HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CPSX VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM Ở CÁC DNSXDP TRONG ĐIỀU KIỆN ÁP DỤNG KẾ TOÁN MÁY

Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài này, tôi xin đề cập đến một số vấn đề cơ bản cần phải hoàn thiện và phương hướng hoàn thiện công tác kế toán CPSX và tính giá thành sản phẩm ở các DNS

HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CPSX VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM Ở CÁC DNSXDP TRONG ĐIỀU KIỆN ÁP DỤNG

KẾ TOÁN MÁY.

Từ các phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán CPSX, giá thành sản phẩm trong điều kiện áp dụng kế toán máy ở các DNSXDP ta nhận thấy còn nhiều DN chưa áp dụng kế toán máy (nhất là các DNSXDP ở các địa phương) và kể cả những DN đã áp dụng kế toán máy thì vẫn còn nhiều bất cập Chương trình cũng như bộ phận sử dụng chương trình chưa thật sự hoàn chỉnh

và đồng bộ Điều đó làm giảm đi tính hiệu quả của việc ứng dụng chương trình

kế toán trên máy Kế toán máy không thể thay thế hoàn toàn cho con người trong công việc kế toán, nó chỉ là phương tiện trợ giúp cho kế toán viên trong việc tính toán, xử lý và cung cấp thông tin kế toán với điều kiện phải có một chương trình kế toán máy phù hợp Sử dụng kế toán máy là cần thiết và điều quan trọng hơn là phải biết hoàn thiện nó để có thể ứng dụng được trong một thời gian dài Vì thế bản thân DN áp dụng kế toán máy cũng như các nhà cung cấp phần mềm và các cơ quan quản lý Nhà nước phải biết đề ra các biện pháp hữu hiệu để hoàn thiện công tác kế toán nói chung và công tác kế toán CPSX, giá thành sản phẩm nói riêng

Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài này, tôi xin đề cập đến một số vấn đề cơ bản cần phải hoàn thiện và phương hướng hoàn thiện công tác kế toán CPSX và tính giá thành sản phẩm ở các DNSXDP trong điều kiện áp dụng kế toán máy

3.1 Đối với DN áp dụng kế toán máy

Nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển, nghiệp vụ kinh tế phát sinh ngày càng nhiều, độ phức tạp cao thì việc áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán là một yêu cầu khách quan Để kế toán máy thực sự đáp ứng được yêu cầu của DN trong tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán CPSX, giá thành sản phẩm nói riêng cần đặc biệt chú ý tới các vấn đề sau:

3.1.1 Tổ chức mã hóa tài khoản kế toán

Bất kỳ tổ chức công tác kế toán như thế nào, các DN đều phải xây dựng cho mình một hệ thống tài khoản kế toán để sử dụng Trong điều kiện áp dụng kế toán máy, hệ thống kế toán quản trị có khả năng đáp ứng, cung cấp thông tin chi tiết hơn về tình hình chi phí, các khoản mục chi phí cụ thể…Muốn vậy, phải tổ chức hệ thống tài khoản kế toán chi tiết cho phù hợp Do đặc điểm của máy tính

là nhận dạng đối tượng qua từ mã mà không biết nghĩa của các chữ, số thì các tài khoản phải được thể hiện qua từ mã của tài khoản đó Tất cả các đối tượng cần quản lý trong chương trình cần phải mã hóa bởi vì việc trao đổi và xử lý thông tin trên máy phải phù hợp với ngôn ngữ của máy tính Có nhiều phương pháp mã hóa các đối tượng (Ví dụ như: Phương pháp mã hóa theo đăng ký thứ tự, đồng nhất trong phạm vi phân loại, phân loại và đồng nhất tách biệt, đăng ký thự tự theo lô, mã hóa kết hợp…) , việc DN lựa chọn phương pháp nào thì tùy thuộc vào yêu cầu quản lý cụ thể của DN đối với đối tượng đó, tuy nhiên, việc mã hóa phải tôn trọng nguyên tắc:

- Phân cấp

- Phải đảm bảo khả năng bao quát tất cả các đối tượng đã xác định trong toàn bộ

hệ thống chứ không chỉ của một phân hệ

- Phải có khả năng mở rộng để có thể bổ sung thêm các thông tin chi tiết về đối tượng

- Không có sự trùng mã đối tượng

- Ký hiệu mã cho tất cả các đối tượng trong cùng hệ thống phải giống nhau

- Các tài khoản khác nhau phải có mã khác nhau

- Đơn giản, có thể dễ nhớ như là một quy luật, dễ khai thác trên máy

Việc mở tài khoản kế toán chi tiết đến cấp nào là phụ thuộc yêu cầu kiểm tra, chỉ đạo chuyên môn, nghiệp vụ của các nhà quản trị DN nhưng phải đảm bảo

thống nhất trong việc sử dụng hệ thống mã hóa trong toàn DN và nhất thiết phải ghi định khoản đúng quy định trên các chứng từ kế toán được lập

Sau khi xây dựng xong hệ thống tài khoản kế toán tổng hợp và chi tiết, phải lập một tệp dữ liệu riêng với tư cách là một tệp từ điển để tra cứu trong quá trình

sử dụng, gồm hai thuộc tính: Số hiệu tài khoản và tên tài khoản để ghi lại các tài khoản cần sử dụng Tệp này phải có khả năng bổ sung thêm hoặc loại bỏ các bản ghi

3.1.2 Tổ chức mã hóa các đối tượng quản lý liên quan đến CPSX và giá thành sản phẩm.

Nguyên tắc chung để mã hóa các đối tượng quản lý là: Từ mã tài khoản tổng hợp ta bổ sung thêm các nhóm ký tự là chữ hoặc số để thành mã của tài khoản chi tiết

Sau khi xây dựng xong bộ mã, phải lập một tệp từ điển tương tự như khi mã hóa tài khoản

Song song với các đòi hỏi trong chương trình kế toán phải đạt được, DN phải thông báo sử dụng thống nhất bộ mã đến tất cả các cá nhân, bộ phận có liên quan tới bộ mã trong DN, quy định ngày áp dụng cụ thể Nghiêm cấm mọi hành vi tự

ý sửa chữa, thay đổi các từ mã trong bộ mã Trong trường hợp cần thiết phải có

sự thay đổi trong bộ mã, phải thông báo tới từng cá nhân, bộ phận có liên quan

về sự thay đổi đó

Vấn đề mã hóa các đối tượng quản lý là bắt buộc phải thực hiện khi áp dụng

kế toán máy vào công tác kế toán, đặc biệt kế toán CPSX, giá thành sản phẩm Việc mã hóa trực tiếp cho các đối tượng quản lý quyết định trực tiếp tới khả năng cung cấp thông tin kế toán quản trị ở DN trong điều kiện áp dụng kế toán máy

Các đối tượng quản lý liên quan đến CPSX, giá thành sản phẩm bao gồm: nguyên vật liệu, TSCĐ, cán bộ công nhân viên, phân xưởng, thành phẩm… Đối với hệ thống đối tượng có số lượng đối tượng cần theo dõi ít thì có thể sử dụng hệ thống tài khoản rồi hệ thập phân để chi tiết hoặc kết hợp với chữ cái gợi nhớ tên đối tượng (+) hệ thập phân (Ví dụ: Trích mã hóa tài khoản chi tiết của công ty Cổ Phần TRAPHACO- phụ lục 3)

Đối với danh mục công nhân viên, vật tư, tài sản cố định…phải yêu cầu lập báo cáo theo nhóm đối tượng thì sử dụng mã phân cấp, mức độ phân cấp và độ dài các cấp tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và số lượng đối tượng trong nhóm

3.1.3 Hoàn thiện các yếu tố của chứng từ kế toán và quy trình luân chuyển, xử

lý chứng từ

Hệ thống chứng từ bắt buộc của Nhà nước ban hành chỉ phù hợp với tổ chức công tác kế toán thủ công, khi xử lý bằng máy tính ta thấy có nhiều bất cập (chủng loại chứng từ kế toán khá nhiều gây khó khăn cho khâu nhập chứng từ và khâu xử lý chứng từ, các yếu tố của chứng từ rất thiếu thông tin khi cung cấp các thông tin quản trị, đặc biệt là rất khó phân loại để tập hợp theo đối tượng quản lý

vì ít dùng mã đối tượng, gây ra sự lộn xộn khi nhận dạng đối tượng) Khi áp dụng kế toán máy cần tìm cách giảm bớt các nhược điểm đó Cụ thể:

- Những chứng từ có mẫu tương tự nhau có thể ghép thành một nhóm và bổ sung thêm thông tin nhận dạng từng loại chứng từ ngay trong yếu tố “số chứng từ”

- Trên mỗi chứng từ kế toán sau khi xử lý nghiệp vụ phải có thông tin cơ bản sau: Số chứng từ, ngày lập chứng từ, nội dung chứng từ, định khoản nợ- có, số tiền

Ngoài ra, để mở các sổ chi tiết tập hợp CPSX, tính giá thành sản phẩm cần bổ sung thêm các thông tin sau (nếu còn thiếu): mã nợ (có): ghi mã đối tượng theo chi tiết gắn với tài khoản nợ (có); vụ việc, sản phẩm

Riêng với các đối tượng kế toán là nguyên vật liệu, sản phẩm hàng hóa thì cần phải có thêm các thông tin: mã vật tư (hàng hóa), đơn vị tính, khối lượng, đơn giá, %VAT, tài khoản thuế, mã kho nhập/xuất

Khi lập các chứng từ phải ghi đầy đủ các yếu tố trên chứng từ, trong đó các yếu tố dùng mã bắt buộc phải ghi đúng theo hệ thống mã đã được xây dựng và

đã ban hành trong DN (gồm mã tài khoản, mã đối tượng)

Dù làm kế toán thủ công hay kế toán máy thì quy trình luân chuyển chứng từ vẫn dựa trên nền là quy trình luân chuyển chứng từ khi thực hiện kế toán theo kiểu thủ công Để dung hòa 2 cách làm kế toán bằng thủ công và bằng máy, có thể thiết kế một quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tập hợp CPSX, tính giá thành sản phẩm cho một DN sản xuất độc lập theo quy trình ở Phụ lục 10

Nên tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán theo mô hình: Các chứng từ kế toán được lập, dùng hai liên cho bộ phận kế toán Một liên của tất cả các chứng

từ được đưa về một bộ phận kế toán gọi là bộ phận nhập dữ liệu- để nhập toàn

bộ các chứng từ này vào máy chủ trong mạng, còn một liên kia dùng để kiểm tra quá trình nhập có sai sót không Tổ chức kiểm tra có thể do kế toán ở các bộ phận tự kiểm tra các chứng từ kế toán của mình thực hiện hoặc thành lập một bộ phận riêng để thực hiện việc này

Việc luân chuyển chứng từ kế toán như hiện nay gây ra sự trùng lắp thông tin,

do đó phải tổ chức khử thông tin trùng lắp Có nhiều cách để làm việc này song chủ yếu là hai cách sau:

Cách 1: Khử trùng thủ công- Để tránh trùng lắp phải khử trùng trước khi nhập

dữ liệu vào máy, tức là chọn ra các chứng nào được nhập vào máy, chứng từ nào không nhập để tránh trùng lắp

Theo cách này, thường người ta quy định chỉ nhập vào máy các chứng từ nào liên quan đến số phát sinh phải ghi có của tài khoản liên quan trong định khoản

kế toán Sau khi nhập xong chứng từ, phải tổ chức kiểm tra việc nhập có sai sót không, nếu có phải tiến hành sửa chữa ngay rồi mới tiến hành xử lý và lưu trữ Cách 2: Khử trùng bằng máy tính nhờ chương trình - Theo cách này, ở mỗi bộ phận kế toán đều nhập mọi chứng từ thuộc phần hành của mình vào máy giống như làm thủ công Tất cả các chứng từ được nhập vào máy đều được lưu trữ tập trung tại máy chủ Sau đó dùng kỹ thuật lập trình để loại các chứng từ trùng lắp Việc nhận dạng các chứng từ trùng nhau dựa vào số chứng từ nên khi nhập số chứng từ phải đặc biệt chú ý để tránh sai sót

Quy trình xử lý chứng từ thể hiện trong phụ lục 11

3.1.4 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán tại DN

Để tổ chức tốt công tác kế toán nói chung và kế toán CPSX, giá thành sản phẩm nói riêng trong điều kiện áp dụng kế toán máy thì cần thực hiện phân quyền sử dụng Theo cách quản lý chung hiện nay, các bộ phận kế toán thực hiện các phần hành kế toán khác nhau đều phải tiến hành các công việc từ việc kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ, nhập chứng từ vào máy đến khâu kết xuất thông tin từ máy ra thuộc phần hành kế toán được giao Riêng kế toán tổng hợp, kiểm toán nội bộ, kế toán trưởng được phép truy nhập để nhận thông tin từ các bộ phận kế toán khác của DN Có thể phân nhiệm ở phòng kế toán thành các bộ phận như sau:

- Kế toán trưởng

- Bộ phận kế toán tổng hợp

- Bộ phận kế toán CPSX và giá thành sản phẩm

- Bộ phận kế toán thanh toán

- Bộ phận kế toán vốn bằng tiền

- Bộ phận kế toán vật tư

- Bộ phận kế toán TSCĐ

3.1.5 Hoàn thiện hình thức kế toán và tổ chức hệ thống sổ kế toán.

Thực tế cho thấy chỉ có hình thức kế toán Nhật ký chung là thích hợp nhất trong việc tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán CPSX, giá thành sản phẩm nói riêng khi áp dụng kế toán máy

Đặc điểm chủ yếu của hình thức kế toán Nhật ký chung là các nghiệp vụ kinh

tế tài chính phát sinh, căn cứ vào chứng từ gốc để ghi theo thứ tự thời gian và nội dung kinh tế theo đúng quan hệ đối ứng tài khoản Đặc điểm này rất thích hợp cho việc áp dụng kế toán máy.(Với hình thức Nhật ký chung, trong điều kiện áp dụng kế toán máy, trình tự hạch toán theo sơ đồ ở phụ lục 12.)

Tuy nhiên, hệ thống sổ kế toán cần được thiết kế lại cho phù hợp với điều kiện áp dụng kế toán máy (các nguyên tắc chủ yếu khi thiết kế sổ kế toán để áp dụng kế toán máy là nguyên tắc thông tin đầy đủ, nguyên tắc hợp pháp)

3.1.6 Tổ chức công tác kế toán chi phí nhân công trực tiếp theo đúng đối tượng

kế toán tập hợp CPSX và đối tượng tính giá thành sản phẩm.

Tiền lương phải trả cho người lao động được căn cứ vào các chứng từ như

“ Bảng chấm công”, phiếu xác nhận khối lượng sản phẩm, công việc hoàn thành…Trên cơ sở các chứng từ này, nhân viên kế toán hoặc nhân viên thống kê phân xưởng hoặc nhân viên phòng lao động tiền lương tính ra số lương phải trả cho người lao động và lập “ Bảng thanh toán lương” Từ bảng thanh toán lương,

kế toán tổng hợp tiền lương phải trả theo từng đối tượng sử dụng lao động, các khoản trích theo lương được tính theo tỷ lệ quy định cho các đối tượng Việc tính toán rất khó khăn nếu DN có nhiều lao động và công việc tính toán hoàn toàn thủ công Nếu áp dụng phần mềm kế toán thì việc tính lương phải trả, các khoản trích theo lương vào các đối tượng hoàn toàn có thể tự động Tuy nhiên, thực trạng các DNSXDP hiện nay cho thấy rất nhiều phần mềm kế toán không tự động tính lương theo chương trình mà phải tính thủ công Bên cạnh đó cũng có một số DN cài đặt chương trình tính lương riêng, có tính chất độc lập với phần mềm kế toán, kết quả chương trình cung cấp là các “Bảng thanh toán lương”,

“Bảng tổng hợp lương toàn công ty” cho kế toán xử lý tiếp ở chương trình của phòng kế toán Tại phòng kế toán, kế toán phải nhập số liệu tổng hợp rồi cuối tháng phân bổ

Từ thực tế về công tác tiền lương trên, theo tôi các DN cần phải xây dựng được một chương trình tính lương tự động, phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của DNSXDP gồm các nội dung sau:

- DN phải xây dựng được danh mục cán bộ công nhân viên và khai báo vào cơ

sở dữ liệu gồm các thông tin sau: họ và tên, bộ phận làm việc, hệ số lương cấp bậc, đơn giá lương sản phẩm… danh mục này chỉ thay đổi khi có sự thuyên chuyển công tác, điều động nội bộ, hệ số lương, đơn giá lương thay đổi Việc thay đổi này hàng năm chỉ xảy ra một vài lần đối với một số công nhân viên chứ không phải toàn bộ nên khối lượng công việc không nhiều cho kế toán mỗi khi

có sự thay đổi

- Chương trình cho phép tạo lập “Phương thức tính lương” linh hoạt mà nhân viên kế toán có thể thực hiện được mỗi khi có sự thay đổi trong phương thức tính lương mà không cần đến chuyên gia phần mềm

- Phải mã hóa TK 622 chi tiết theo từng sản phẩm tương ứng với mã hóa TK621,627,154,155

- Phải tổ chức nối mạng thông tin nội bộ giữa các phòng ban, phân xưởng liên quan với phòng kế toán Chứng từ sử dụng nhập liệu là các chứng từ hạch toán kết quả lao động và thời gian lao động (chứ không phải là các bảng thanh toán lương hay bảng tổng hợp lương của toàn DN) Có như vậy cho dù công tác cập nhật dữ liệu ban đầu là ở phòng, ban, bộ phận nào (dù là ở phòng kế toán hay ở phòng lao động tiền lương hay ở phân xưởng) thì chương trình đều cho phép kết xuất thông tin chi phí nhân công trực tiếp đến từng đối tượng tập hợp CPSX và tính giá thành sản phẩm mà kế toán không cần thực hiện phân bổ (ví dụ: Nợ TK

154N03/ Có TK622N03: 5.845 852- chi phí nhân công nước súc miệng T-B –

Sổ Cái TK 6222-Công ty TRAPHACO)

3.1.7 Tổ chức hạch toán theo đúng quy định hiện hành.

Có một số DN do chưa nắm bắt được những thay đổi của chế độ kế toán hiện hành nên hạch toán không đúng Thậm chí có những DN biết rõ quy định mới nhưng vẫn cố tình thực hiện theo cách hạch toán cũ do đội ngũ cán bộ kế toán đã cao tuổi nên ngại thay đổi lề thói cũ Do vậy, thông tin kế toán đưa ra không phản ánh trung thực tình hình của DN theo chế độ hiện hành Vì vậy, các DN cần phải chủ động cập nhật các thông tư, chính sách mới và cố gắng thực hiện ngay từ đầu theo đúng quy định Vì như vậy tuy có mất công một lần đầu nhưng

sẽ có được các thông tin cần thiết đúng chế độ cho các giai đoạn tiếp sau, các giai đoạn sau không phải tốn mất nhiều công sức và tiền của để sửa chữa những sai sót do giai đoạn trước gây ra mỗi khi có một cuộc kiểm toán hoặc quyết toán thuế…

3.1.8 Công tác đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ

Phương pháp đánh giá giá trị SPDD là một trong các yếu tố ảnh hưởng đến tính chính xác của giá thành sản phẩm Thông thường các DNSXDP không tổ chức đánh giá SPDD (đối với những loại sản phẩm có ít SPDD hoặc SPDD tương đối đồng đều ổn định giữa các kỳ) hoặc nếu có thì áp dụng phương pháp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Khi đó, giá trị SPDD thiếu chính xác đối với các sản phẩm có tỷ trọng chi phí giữa các khoản mục xấp xỉ nhau Theo tôi, các DNSXDP nên tổ chức đánh giá SPDD cho những loại sản phẩm này theo phương pháp khối lượng sản phẩm hoàn thành tương đương Cụ thể:

- Cuối tháng, tổ chức kiểm kê khối lượng SPDD tại các phân xưởng, bộ phận sản xuất, đồng thời đánh giá mức độ hoàn thành theo các khoản mục CPSX của từng sản phẩm

- Kế toán hoặc thống kê phân xưởng nhập dữ liệu vào máy tính đã nối mạng nội bộ

- Cuối tháng chương trình kết chuyển chỉ cho phép kết chuyển những chi phí liên quan đến sản phẩm hoàn thành Mặc dù làm theo cách này việc tính toán phức tạp, khối lượng tính toán nhiều hơn nhưng mức độ chính xác lại cao hơn, tính toán khoa học hơn, do vậy tính toán giá thành sẽ hợp lý hơn

3.1.9 Công tác phân bổ, kết chuyển và tính giá thành sản phẩm cuối kỳ

Ở hầu hết các DNSXDP, khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp hàng tháng đã được tổng hợp theo từng đối tượng, sản phẩm Còn với khoản mục chi phí nhân công trực tiếp thì có một số DN tập hợp trực tiếp theo từng đối tượng, sản phẩm còn ở một số DN thì khoản mục này lại được tập hợp chung sau đó mới phân bổ cho từng đối tượng, sản phẩm như khoản mục CPSX chung Các CPSX chung được tổng hợp theo các yếu tố CPSX (theo các tài khoản cấp 2) Vì vậy, đến cuối tháng, kế toán cần phải thực hiện các công việc phân bổ chi phí gián tiếp (CPSX chung, chi phí nhân công trực tiếp (nếu trong tháng chi phí nhân công trực tiếp được tập hợp chung cho các đối tượng, sản phẩm)) theo những tiêu thức thích hợp Trong chương trình phân bổ của các phần mềm có thể cho phép DN lựa chọn rất nhiều tiêu thức phân bổ khác nhau Tuy nhiên, các

DN lại không sử dụng hết các tính năng, tác dụng của phầm mềm nên chi phí nhân công trực tiếp (nếu phải phân bổ) và toàn bộ CPSX chung được phân bổ vào các sản phẩm theo cùng một tiêu thức (thậm chí là phân bổ “ bốc thuốc” không theo một tiêu chuẩn nào cả - mà tùy thuộc vào tình hình và yêu cầu thực

tế của DN mà lựa chọn tiêu chuẩn phân bổ tại thời điểm đó sao cho đáp ứng được yêu cầu của DN Như vậy, sẽ không đảm bảo nguyên tắc nhất quán) Theo tôi, các DN cần phải tổ chức phân bổ chi phí chung một cách hợp lý theo từng yếu tố CPSX trên cơ sở tài khoản cấp 2 của CPSX chung đã tập hợp Khi đó, chương trình kết chuyển chi phí, tính giá thành sản phẩm không cần phải kết