THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XƯỞNG IN NHÀ XUẤT BẢN VĂN HOÁ DÂN TỘC

4 : ghi sổ cái từ các nhật ký – chứng từ 5 : lập báo cáo kế toán tài chính Mỗi một doanh nghiệp theo một ngành nghề khác nhau, kinh doanh các mặthàng khác nhau nên yêu cầu sản xuất về ch

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI

XƯỞNG IN NHÀ XUẤT BẢN VĂN HOÁ DÂN TỘC

I ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA DOANH NGHIỆP :

Xưởng in nhà xuất bản văn hoá dân tộc tuy là một doanh nghiệp nhỏ nhưngquá trình sản xuất kinh doanh luôn đảm bảo chặt chẽ từ khâu quản lý đến khâu sảnxuất ra sản phẩm hàng hoá Xưởng in không ngừng tìm cách hoàn thiện bộ máycông tac quản lý, phục vụ sản xuất phù hợp yêu cầu từng giai đoạn, đổi mới côngtác nhằm đảm bảo sản xuất gắn liền với nhiệm vụ được giao, với các hợp đồng in

ấn từ bên ngoài Từ các mặt của một quá trình sản xuất kinh doanh đến giai đoạncuối cùng là thành phẩm đều được ban quản lý chỉ đạo một cách sát sao từ khâuchế bản đến nhà sách

Bộ máy kế toán của Xưởng in được tổ chức theo kiểu trực tuyến, hoạt độngtheo phương thức trực tiếp, phụ trách phòng kế toán trực tiếp điều hành nhân viên

kế toán phần hành mà không phải thông qua khâu trung gian

Hình thức kế toán sử dụng trong Xưởng in là Nhật ký – chứng từ bao gồmcác loại nhật ký chứng từ sau :

Xưởng in hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên vìXưởng in thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, tìnhhình khấu hao tái sản cố định theo phương pháp bình quân

Niên độ kế toán của Xưởng in bắt đầu từ 1/1 đến 31/12 hàng năm và đơn vị tiền tệ sử dụng là VND

Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký chung

1

5

4 5

3

3 1

1 2

1

2 1

Báo cáo kế toán

Chứng từ kế toán

Sổ quỹ

Bảng phân bổ chi phí

Sổ cái Nhật ký – Chứng từ

Sổ chi tiết Bảng kê

Ghi chú :

1: ghi sổ các loại từ chứng từ gốc hàng ngày

2 : kết chuyển nội bộ số liệu từ mạng phân bổ, sổ chi tiết vào bảng kê liênquan

3 : kết chuyển nội bộ số liệu từ bảng kê, sổ chi tiết vào nhật ký – chứng từliên quan

4 : ghi sổ cái từ các nhật ký – chứng từ

5 : lập báo cáo kế toán tài chính

Mỗi một doanh nghiệp theo một ngành nghề khác nhau, kinh doanh các mặthàng khác nhau nên yêu cầu sản xuất về chủng loại, số lượng vật liệu cũng khácnhau Do đó vật liệu ở mỗi doanh nghiệp có những đặc điểm riêng biệt Là mộtXưởng in công nghiệp nên vật liệu trong Xưởng in chiếm một tỷ trọng khá lớn, gần40% tổng số vốn lưu động và gần 70% chi phí sản xuất để tạo ra sản phẩm in củaXưởng in hàng năm Hàng tháng, Xưởng in sử dụng hàng trăm loại vật liệu khácnhau với sản lượng lớn nên một sự thay đổi nhỏ cũng làm chi phí giá thành của sảnphẩm in thay đổi

Với những đặc điểm trên, việc quản lý vật liệu là rất cần thiết ở Xưởng in, vì

những vật liệu có nhu cầu sử dụng thường xuyên như bản kẽm, mực in, chỉ khâusách, ghim đóng sách, keo sơ dừa

II THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU.

1 Cách phân loại nguyên liệu, vật liệu tại doanh nghiệp :

Với đặc thù sản xuất ngành in, khối lượng vật liệu lớn, chủng loại rất phongphú và đa dạng, mỗi loại vật liệu có nội dung kinh tế, tính năng và chức năng cơ lýhoá riêng như giấy, mực, phim, kẽm, keo Do đó để tiến hành quản lý và hạch toánchính xác công việc dễ dàng, không tốn nhiều công sức thì phân loại phải khoa hoc.Xưởng in cũng đã ý thức, căn cứ vào vai trò và công dụng của vật liệu được sửdụng, Xưởng in đã phân loại vật liệu thành 4 loại chính :

- Loại 1 : nguyên vật liệu chính ( TK 1521 ) là đối tượng lao động chủ yếucủa Xưởng in, là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm mới như giấy,mực, phim, kẽm Trong mỗi loại lại có sự khác nhau như giấy couchéhoặc giấy conqueror, giấy Duplex Trong giấy couché lại có loại 230 g/

m2, loại 150 g/m2, loại 80 g/m2

- Loại 2 : vật liệu phụ ( TK 1522) là đối tượng không cấu thành nên thực tếsản phẩm nhưng nó làm cho sản phẩm bền đẹp hơn cả về số lượng lẫnhình thức hoặc có tác dụng phụ trợ như : bột ẩm, cồn, kem giặt, thuốchiện phim

- Loại 3 : nhiên liệu ( TK 1523) là loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệtlượng trong quá trình sản xuất, trong Xưởng in nhiên liệu có xăng, dầuhoả, dầu nhớt

- Loại 4 : phụ tùng thay thế ( TK 1524) gồm những loại phụ tùng cần dựtrữ để sửa chữa, thay thế các bộ phận của máy móc, thiết bị sản xuất như :

vòng bi, mỏ vồ, giấy, bánh răng tốc độ Ngoài việc phân loại nguyên vậtliệu như trên, để phục vụ cho việc mở các sổ kế toán chi tiết nhằm đểkiểm tra giám sát tình

2 Kế toán chi tiết Nguyên vật liệu

* Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu : vật liệu của Xưởng in được giao cho bộ phậnvật tư thu mua Khi mua vật liệu về đến Xưởng in, cán bộ thu mua sẽ đem hoá đơnGTGT hoặc hoá đơn bán hàng lên bộ phận kế hoạch Bộ phận kế hoạch sẽ có mộtnhân viên quản lý các phiếu nhập xuất Khi nhận được hoá đơn này, nhân viên sẽviết phiếu nhập kho gồm 4 liên viết một lần trên giấy than :

- Một liên lưu lại

- Một liên giao cho người thu mua kèm hoá đơn bán hàng (GTGT) mang lênphòng kế toán làm thủ tục thanh toán

- Một liên giao cho cán bộ thu mua đưa xuống kho giao cho thủ kho để làm căn

cứ nhận hàng và ghi vào thẻ

Ví dụ : Ngày 2/3/2002 Xưởng in đã mua của cửa hàng Toàn Thắng 123BT150kg mực đen và căn cứ vào hoá đơn số 060277 đem lên, nhân viên quản lýchứng từ nhập xuất viết phiếu nhập kho B03 Xưởng in

Họ tên người giao hàng : Cửa hàng Toàn Thắng 123BT

Theo hoá đơn số : 060277 ngày 2/3/2005

Nhập lại kho : Vinh

Thựcnhập

Cộng tiền bằng chữ : Hai mươi triệu bảy trăm hai bốn nghìn đồng

Phụ trách cung tiêu Người giao Thủ kho Kế toán Thủ trưởng

cầu nhập)

( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)

Bảng số 3

Thẻ kho

Năm 2005 Số tờ : 01Tên vật tư : Mực đen TQ Đơn vị tính :

* Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu :

Khi có nhu cầu sd vật liệu ( trừ giấy), các phân xưởng phải lập giấy xin lĩnh vật tưlên Giám đốc duyệt Nếu Giám đốc đồng ý, quản đốc sẽ đem phiếu lĩnh xuống bộphận kế hoạch để viết phiếu xuất Phiếu này được lập làm 3 liên :

- Một liên nhân viên quản lý chứng từ nhập xuất lueu lại

- Một liên giao cho quản đốc đem xuống kho để lĩnh vật tư

- Một liên đưa cho phòng tài vụ ( kế toán vật liệu) vào máy

Đối với vật liệu chính là giấy, thông qua các hợp đồng in của Xưởng in vớikhách hàng, bộ phận kế hoạc sẽ tính ra số lượng giấy cần xuất Trường hợp khổgiấy cần in không có trong kho mà chỉ có khổ to, bộ phận kế hoạc sẽ giao cho

kỹ sư công nghệ tính số giấy khổ to cần xuất để xén vừa đủ với số lưoưng giấykhổ nhỏ sử dụng Sau khi tính xong sẽ giao số liệu đó cho nhân viên quản lýphiếu nhập xuất vật liệu ghi phiếu xén Phiếu xén này cũng được lập làm 3 liên :

- Một liên lưu lại

- Một liên giao cho thủ kho để làm căn cứ xuất giấy khổ to xuống để xén

- Một liên giữ lại để đội giấy xén xong nhập kho sẽ gửi luôn phiếu nhập kho cho

kế toán vật liệu

Sau khi xén xong, các quản đốc lại đem số giấy đã xén vào kho và nhập vào

cần cho nhu cầu in đã có sẵn trong kho) việc xuâts kho cũng tương tự như cácvật liệu khác.

VD : Ngày 2/3 bộ phận kế hoạch nhận được phiếu lĩnh vật tư của phânxưởng in màu đã có sự đồng ý của Giám đốc

Trích

Bảng số 4

Phiếu lĩnh vật tư

Số 09Đơn vị đề nghị : bộ phận in màu

Thực xuất

Tại Xưởng in, phiếu xuất kho không ghi phần tiền mà chỉ ghi số lượng Dohiện nay, tại Xưởng in công tác kế toán đã được máy tính hỗ trợ rất nhiều Từ phiếuxuất này, kế toán chỉ cần gõ số lượng vật liệu đó ( theo phương pháp nhập trước –xuất trước đã được cài đặt trong bộ nhớ của máy)

Riêng với giấy, do một số loại giấy ( hầu hết là giấy cuộn) khi mua về nhấtthiết phải qua giai đoạn gia công (tời, cắt, xén) thành tờ có khổ thích hợp với hợpđồng in mới được đưa vào in vì vậy với giấy ngoài việc phản ánh việc nhập từ bênngoài, kế toán còn phải theo dõi cả việc xuất giấy gia công và nhận giấy gia công

để xuất cho bộ phận có nhu cầu

Về sản lượng giấy hao hụt và số lượng giấy xuất dùng được phòng kế hoạchtính toán kế toán vật liệu có nhiệm vụ theo dõi giá trị thực tế của lô giấy xuất giacông và của lô giấy đã được gia công nhập kho Hiện nay tại Xưởng in, để tính giátrị thực tế của lô giấy đã gia công nhập về và giá trị hao hụt, kế toán sử dụng cácphương pháp cụ thể sau :

- Trường hợp xuất một loại giấy khổ to đi xén một loại giấy khổ nhỏ Trongtrường hợp này giá trị của số giấy xuất đi luôn bằng giá trị của số giấy nhập về,điều đó có nghĩa là hao hụt cúa số giấy xuất gia công được gộp vào đơn giá củamột tờ sau khi gia công về

Giá trị tờ giấy (khổ to)đem gia côngĐơn giá của một tờ giấy nhập về =

Số tờ giấy gia công nhập về

- Trường hợp xuất một loại giấy khổ to đi xén nhiều loại giấy khổ nhỏ : ( vềnguyên tắc giá trị cúa số giấy xuất đó vẫn bằng tổng giá trị của các khổ nhỏnhập về)

Số kg giấy = Số tờ x Định lượng ( g/m2) x Khổ dọc x Khổ ngang

Giá trị giấy cuộn gia công

* Đơn giá thực tế 1 kg xuất gia công =

Số Kg giấy xuất gia công

* Giá trị giấy đã gia công Số kg giấy đã Đơn giá thực tế một kg nhập về từng loại = gia công x giấy xuất gia công

Giá trị giấy xuất - Giá trị giấy đã gia

* Giá trị hao hụt = gia công công nhập về các loại

Sau khi tính được giá trị hao hụt, giá trị này sẽ được phân bổ cho giá trị cácloại giấy đã gia công nhập về

Giá trị lô giấy Giá trị giấy đã gia Giá trị hao hụt từng loại nhập về = công nhập về từng loại + được phân bổ

3 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

Hạch toán tổng hợp vật liệu là một công cụ rất quan trọng có hiệu quả trongcông tác quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh Nó đảm bảo cung cấp nhữngthông tin kinh tế về sản xuất kinh doanh, về tài sản hiện có và tình hình biến độngcủa các loại tài sản đó trng doanh nghiệp, để tiến hành các hoạt động kiểm tra, kiểmsoát đối với các hoạt động đó nhằm đảm bảo cho những hoạt động này có hiệu quảthiết thực

Hiện nay tại Xưởng in, công tác kế toán vật liệu được thực hiện theo phươngpháp kê khai thường xuyên Theo phương pháp này kế toán tổng hợp sử dụng cáctài khoản : TK 152, TK 331, TK 141, TK 621, TK 133

* Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu :

+ Tại Xưởng in chưa bao giờ được hưởng chiết khấu vì thường thanh toánmuộn

+ Việc thanh toán tiền hàng bao giờ cũng thông qua TK 141 và TK 331, không

có trường hợp trả tiền mặt trực tiếp khi mua hàng

Từ những đặc điểm trên, hiện nay khi vật liệu mua về có các trường hợp thanhtoán như sau :

+ Trường hợp mua vật liệu về nợ tiền hàng ( thường áp dụng với vật liệu chính

do mua của bạn hàng quen)

Kế toán ghi :

Nợ TK 1521

Nợ TK 133

Có TK 331+ Trường hợp Xưởng in ứng trước một phần tiền hàng ghi ( hợc trả tiền mua vậtliệu nợ)

Nợ TK 331

Có TK 111,112

- Hình thức kế toán áp dụng cho kế toán tổng hợp nhập vật liệu

Để hạch toán tổng hợp nhập vật liệu, Xưởng in sử dụng hệ thống sổ kế toántheo hình thức Nhật ký – chứng từ

Bảng liệt kê này cũng được mở riêng : vật liệu chính như kẽm , phim, vậtliệu phụ, công cụ – dụng cụ được lập vào một bảng còn giấy được mở riêng mộtbảng Để phản ánh tình hình tổng hợp vật liệu, kế toán vào bảng liệt kê cácchứng từ nhập vật tư ( giấy), còn để phản ánh tình hình tổng hợp xuất vật liệu,

kế toán vào bảng liệt kê xuất chứng từ vật tư (giấy)

- Bảng liệt kê các chứng từ nhập vật tư : được mở ra để theo dõi, phản ánh các

- Về phương pháp ghi phần TK Nợ, TK Có, kế toán căn cứ vào các chứng từ địnhkhoản bình thường theo phần trình tự kế toán các nội dung khác ghi tương ứngnhư phiếu nhập kho.

331A72/3/05 B03 V M004 Mực vàng TQ Kg 105 42.000 4.410.000 1521 Cửa hàng Toàn Thắng –

331A7

….

- Bảng liệt kê các chứng từ nhập giấy ( theo dõi các phiếu nhập giấy)

Cơ sở số liệu và phương pháp ghi :

Bảng này về cơ sở số liệu và phương pháp ghi không có gì khác với

“Bảng liệt kê các chứng từ nhập vật tư” Tuy nhiên để phù hợp và quản lý chặtchẽ vật liệu giấy, bảng nầy được thêm một số cột nhập – xuất, cột loại giấy vàtên giấy

Dòng tổng cộng ở cuối các bảng đều phản ánh tất cả các khoản tiền đã phát sonh

để mua vật liệu đó và cả thuế GTGT của chúng ( nếu có)

Đơ n giá

Số tiề n

Tài khoản

Nợ Có 3/3/05 101 V M02

4 Mực vàng Nhật Kg 2 0 0 621 1523/3/05 102 V K014 Kẽm TQ

Để theo dõi tình hình nhập vật liệu và thanh toán với người bán, kế toán dựa vàobảng liệt kê các phiếu nhập vật tư (giấy) để vào sổ cái chi tiết TK 331, sổ cái –tổng theo TK đối ứng của TK 331 đồngthời cũng từ các chứng từ nhập đó kếtoán cũng vào sổ chi tiết TK 331, bảng tổng hợp chi tiết TK 331

* Hạch toán tổng hợp xuất vật liệu :

Trình tự kế toán :

Tại Xưởng in tất cả các khoản vật liệu chính khi xuất ra trong lỳ kế toán ghi :

Nợ TK 621

Có TK 1521

Tất cả các khoản vật liệu phụ, công cụ-dụng cụ phát sinh ghi :

Nợ TK 6272

Có TK 1552, TK 1523, TK1524, TK153Như đã nêu ở trên, khi xuất kho vật liệu trên phiếu xuất và khi vào máy, kế toánkhông ghi số tiền của vật liệu mà chỉ cần vào số lượng máy sẽ tự đưa đơn giá vàgiá trị của số vật liệu xuất kho theo phương pháp nhập truức, xuất trước

* Hình thức kế toán áp dụng cho kế toán tổng hợp xuất vật liệu :

Để kế toán tổng hợp xuất vật liệu, kế toán sử dụng bảng liệt kê phiếu xuấttrong chứng từ vật tư (giấy)

Cơ sở số liệu và phương pháp ghi của bảng liệt kê chứng từ xuất vật tư(giấy) : do kết cấu của bảng liệt kê xuất và nhập hoàn toàn gióng nhau nên cáchvào không có gì khác nhau Kế toán cùng căn cứ vào các chứng từ ( phiếu xuấtkho) để vào máy, các nội dung trong bảng liệt kê xuất cũng được vào tương ứngvới phiếu xuất kho, chỉ khác dòng số tiền kế toán để trống TK Nợ và TK Cócũng được kế toán định khoản phù hợp với nội dung chứng từ xuất theo trình tựhạch toán Sau khi kế toán vào các chỉ tiêu trong bảng liệt kê, kế toán sẽ đưa chỉtiêu giá trị của từng vật liệu vào bảng liệt kê các chứng từ nhập – xuất vật tư.Thông thường dựa trên các phiếu và chứng từ nhập xuất kế toán vào sổ chi tiết

Xưởng in Nhà xuất bản văn hoá dân tộc