THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY KHAI THÁC NƯỚC NGẦM I

Một số chỉ tiêu đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty khai thác nước ngầm I trong hai năm 2001, 2002 như sau:... của Công ty và chịu trách nhiệm về các hoạt động sản

THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY KHAI THÁC NƯỚC NGẦM I

I/ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY KHAI THÁC NƯỚC NGẦM I

1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty khai thác nước ngầm I

Công ty khai thác nước ngầm được thành lập ngày 15 tháng 01 năm 1962 với tên gọi “Đoàn thuỷ địa chất” thuộc Bộ nông nghiệp với nhiệm vụ chủ yếu là

tìm kiến và khai thác nước ngầm.

Từ năm 1970 đến nay trong nền kinh tế thị trường Công ty đã đứng trước những thử thách gay go, quyết liệt và thực sự được đầu với muôn vàn khó khăn Với khả năng vốn có của mình Công ty đã từng bước tháo gỡ những khó khăn để tìm hướng đi mới cho mình Công ty đã tiến hành cải tiến mới các máy móc thiết

bị, nâng cao chất lượng, hạ giá thành sản phẩm, mở rộng phạm vi khai thác và kinh doanh

Tháng 11 năm 1973 “ Đoàn thuỷ địa chất” được chuyển thành “ Xí nghiệp khai thác nước ngầm I”(quyết định 447 – 112/ XD) Bằng những nỗ lực phấn đấu của cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp mà doanh thu của Xí nghiệp ngày đượcnâng cao và một điều đáng khích lệ là ngày 16 tháng 04 năm 1993 Bộ nông nghiệp

ra quyết định số 751/ TCCB/QD công nhận Xí nghiệp khai thác nước ngầm I lên thành Xí nghiệp cấp III trực thuộc Bộ

Với đội ngũ cán bộ có trình độ và công nhân có tay nghề cao ngày 02 tháng

03 năm 1993 quyết định số 134/ NN/ TCCB của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn đã cho phép Xí nghiệp khai thác nước ngầm I chuyển thành “ Công ty khai thác nước ngầm I” là doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Bộ

Trụ sở chính của Công ty đặt tại Km số 08 - đường Giải phóng – pháp vân – Thanh Trì - Thành phố Hà nội

Số vốn pháp định của Công ty là 2.000.000.00

Công ty được tổ chức dưới hình thức doanh nghiệp quốc doanh, giấy đăng

ký kinh doanh được cấp số 108348 do Bộ kế hoạch và đầu tư cấp ngày 19 thàng 04năm 1993

Qua 40 năm thành lập đến nay Công ty đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể:Cung cấp nước cho các trạm trại, các nông trường, trường học, bệnh viện, các cơ quan, xí nghiệp Từ năm 1993 đến nay, trong nền kinh tế thị trường có nhiều khókhăn về tìm kiếm việc làm cho người lao động, nhưng Ban lãnh đạo của Công ty luôn sáng suốt đoàn kết tìm kiến Khai thác nước những tiềm năng sẵn có của mình, tìm đủ việc làm cho người lao động, đời sống của người lao động được đảmbảo, trích các khoản thu cho ngân sách Nhà nước đầy đủ kịp thời Bảo tồn được vốn và mua sắm thêm máy móc, thiết bị đáp ứng được cơ chế thị trường như hiện nay

Một số chỉ tiêu đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty khai thác nước ngầm I trong hai năm 2001, 2002 như sau:

ty Mặc dù kết quả năm 2002 so với 2001 tăng không nhiều và không ổn định giữa các chỉ tiêu, song đó là sự cố gắng chung của cán bộ công nhân viên trong Công ty,đời sống cán bộ công nhân viên trong Công ty cũng là động lực thúc đẩy mỗi người trong Công ty phấn đấu làm việc góp phần đưa Công ty ngày càng phát triểnt vững mạnh và ổn định trong nền kinh tế thị trường như hiện nay.

2 Đặc điểm, chức năng và nhiệm vụ của Công ty khai thác nước ngầm I 2.1 Đặc điểm.

Sản phẩm của Công ty khai thác nước ngầm I là những công trình khai thác nước ngầm Sản phẩm của Công ty là sản phẩm đặc biệt bởi:

- Cấu tạo của sản phẩm đặc biệt: các giếng, các đường ống dẫn nước

- Nó là sản phẩm cố định, không di chuyển và có tuổi thọ dài

- Sản phẩm này không được sản xuất hàng loạt mà sản xuất theo loạt nhưmột số sản phẩm của công ty khác mà được sản xuất theo đơn đặt hàng của khách hàng

- Mức tiêu hao nguyên vật liệu và chi phí tính giá thành rất lớn

- Khoan phụt vữa chống mối mọt, chống thấm gia cố thân đê, thân đập, hồchứa nước

- Xây dựng và lắp đặt hệ thống đường ống cung cấp và phân phối nước

- Cung ứng vật tư thiết bị chuyên ngành

- Dịch vụ cho thuê sân bãi gửi xe máy, ôtô

2.3 Nhiệm vụ

Tổ chức quản lý tài sản, vật tư tiền vốn và tổ chức sản xuất kinh doanh vớimục tiêu lấy thu bù chi, làm nghĩa vụ đối với Nhà nước và không ngừng nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên trong Công ty.

3 Tình hình tổ chức sản xuất và kinh doanh của Công ty.

3.1.Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm

Công ty khai thác nước ngầm I là Công ty trực thuộc Bộ nông nghiệp và phát

triển nông thôn chuyên ngành khảo sát và tham dò, khai thác nước ngầm Quy trìnhsản xuất của Công ty là một công trình khép kín từ khi thăn dò đến khi tìm

đượcnguồn nước đưa vào sử dụng Công việc của Công ty chủ yếu là làm theo đơn đặt hàng củakhách Do đó, mọi quy trình công nghệ đều được bắt đầu khi có đơn đặt hàng của khách

Sơ đồ dây truyền sản xuất sản phẩm của Công ty

(1) (2) (3) (4) (5)

Công đoạn 1: Mục đích xác định xem đIúm nào có khả năng có nước

Công đoạn 2: Mục đích khoan khai thác thăm dò xem lưu lượng nước đạt được là bao nhiêu

Công đoạn 3: Mục đích khoan khai thác để lấy nước

Công đoạn 4: Mục đích để làm nước sạch phục vụ cho sinh hoạt và sản xuất Công đoanh 5: Công đoạn cuối cùng đưa nước đến nơI sử dụng

3.2 Mô hình tổ chức quản lý và sản xuất kinh doanh của Công ty.

Công ty khai thác nước ngầm I là một doanh nghiệp Nhà nước, Công ty tổchức theo mô hình tổ chức tập trung dưới hình thức tham mưu trực tuyến

Công trình khai thác nước ngầm

Khảo sát khoan giếng thăm dò

Hệ thống phân phối nước

Hệ thống

xử lý nước

Khoan khai thác Thăm dò

địa lý

Sơ đồ Bộ máy quản lý và sản xuất kinh doanh của Công ty.

Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban

* Đứng đầu là Ban giám đốc người có quyền điều hành toàn bộ hoạt động của Công ty, dưới quỳên giám đốc là phó giàm đốc phụ trách kế họach và kỹ thuật sản xuất Dưới phó giàm đốc là các cán bộ tham mưu trợ giúp việc cho Ban giám đốc Các đơn vị trực thuộc Công ty

 Đứng đầu là Giám đốc: Có nhiệm vụ tổ chức, điều hành các hoạt động

Giám đốc

Phó giám đốc

Tổ khoan 2,5A

Xưởng

cơ khí

Tổ xây lắp

Tổ khoan URB1

Tổ khoan URB2

Tổ khoan RIP50

Phòng tổ chức

hành chính

Phòng kỹ thuật thi công

Phòng kinh doanh Phòng tài vụ

của Công ty và chịu trách nhiệm về các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

 Phòng tổ chức hành chính: Tham gia tổ chức bộ máy quản lý và tuyểdụng đào tạo đội ngũ lao động tham mưu và trợ giúp cho Ban giám đốc thực hiện công tác quản lý cũng như đào tạo bố trí lao động, giải quyết công việc hành chính hằng ngày

 Phòng kinh doanh: Lập kế hoạch giúp Giám đốc ký các hợp đồng kinh tế

có kế hoạch cung ứng các vật tư cho các công trình đang thi công

 Phòng tài vụ: Tổ chức hạch toán kế toán, thống kê kết quả hoạt động sảnxuất kinh doanh của Công ty, quản lý và sử dụng toàn bộ nguồn vốn của Công ty

để phát triển có hiệu quả cao, lập các báo cáo thu, chi tài chính

 Phòng kỹ thuật thi công: Theo dõi sự phát triển của khoa học công nghệ trong lĩnh vực kinh doanh mà Công ty đang hoạt động sản xuất kinh doanh để nắm bắt được các thông tin cần thiết của các công trình đang thi công, có nhiệm vụ thiết

kế sản phẩm sản xuất của Công ty

 Các bộ phận sản xuất: Thực hiện chức năng sản xuất theo chỉ đạo củaphòng kỹ thuật thi công và Ban giám đốc Bộ phận gồm các tổ khoa, tổ xây lắp và xưởng cơ khí ….là các đơn vị trực tiết sản xuất ra các sản phẩm của Công ty

3.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toàn của Công ty.

Từ năm 1997 cho đến nay, bộ phận kế toán được trang bị mới hai máy vi tính

và phần mềm kế toán Cads Hình thức kế toán mà hiện nay Công ty áp dụng là hình thức nhật ký chứng từ.Với hệ thống sổ sách bao gồm: Nhật ký chứng từ, bảng

kê, sổ cái, sổ và thẻ kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp

Để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và phân cấp quản lý, tận dụngnhững năng lực chuyên môn của đội ngũ kế toán, đảm bảo thông tin một cách kịp thời và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Đồng thời để có thể kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị, Công ty áp dụng hình thức bộ máy kế toán tập

trung, theo mô hình một cấp Theo hình thức này toàn bộ công việc kế toàn của Công ty được thực hiện ở phòng tài vụ.

Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty

Chức năng nhiệm vụ của từng phần hành kế toán:

* Kế toán trưởng: Là người trực tiếp cung cấp thông tin tài chính kế toán choGiám đốc Công ty, chịu trách nhiệm chung về số liệu do phòng kế toán cung cấp, thay mặt Giám đốc tổ chức công tác kế toán của Công ty, đồng thời thực hiện chứcnăng của kế toán tổng hợp số liệu, tính chi phí và giá thành sản phẩm, tiền hành lậpbáo cáo quyết toán trình lên cấp trên duyệt

* Kế toán vật tư: theo dõi các loại vật tư xuất, nhập cho các công trình, viết hoá đơn xuất, nhập vật tư cho các công trình Hàng tháng đối chiếu sổ sách với thủ kho về số lượng nhập, xuất, tồn kho

* Kế toán thanh toán và tiền lương: Theo dõi các hoạt động tiến hành khai thác của Công ty và thực hiện thanh toán tiền lương, viết các phiếu thu, chi và thựchiện các nghiệp vụ có liên quan đến ngân hàng Căn cứ vào bảng chấm công và các báo sản xuất chuyển sang để tính lương phảI trả cho cán bộ công nhân viên trong Công ty, trên cơ sở tiền lương thực hiện trích nộp các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ

* Kế toán theo dõi TSCĐ và các công nợ các công trình: Theo dõi các công

trình thi công xong đã chuyển tiền từ bên A về Công ty là bao nhiêu? còn nợ bao nhiêu? để Giám đốc Công ty biết và trình Giám đốc Công ty cũng như kế toán trưởng những văn bản, tài liệu liên quan đến công nợ.

* Thủ quỹ: Làm nhiệm vụ thu, chi hàng ngày

Hàng ngày phòng kế toán có nhiệm vụ thu các báo cáo kế toán của cácphòng ban, bàn giao các bảng biểu cho các bộ phận, theo dõi để tập hợp thành nhật

ký và các bảng kê chung của toàn bộ Công ty làm cơ sở để báo cáo cấp trên

3.4 Đặc điểm hình thức sổ sách kế toán của Công ty.

Hệ thống sổ sách kế toán mà hịên nay Công ty đang sử dụng là theo hình thức “ nhật ký chứng từ”, gồm các mẫu sổ in sẵn do Nhà nước quy định:

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Báo cáo tài chính

Sổ cái Bảng kê Nhật ký chứng từ

Chứng từ gốc và bảng phân bổ

Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu, kiểm tra

 Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty

- Phương pháp đánh giá tài sản cố định: nguyên tắc đánh giá lại tài sản cốđịnh theo nguyên giá, khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên

- Công tác kế toán nguyên vật liệu áp dụng: phương pháp kê khai thườngxuyên

- Đơn vị sử dụng tiền tệ trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam

- Liên độ kế toán Công ty áp dụng: từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng

12 hàng năm

- Các loại báo cáo Công ty thường sử dụng;

Bảng cân đối kế toán – Mẫu số B01 – DN

Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh – Mẫu số B02 – DN

Thuyết minh báo cáo tàI chính - Mẫu số B03 – DN

Các báo cáo tài chính được thành lập và nộp cho các cấp chủ quản theo quý,năm

Ngoài ra Công ty còn lập báo cáo hàng tháng báo cáo thống kê (Biểu số 01/ CNCS) , trình bày tình hình sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, lợi nhuận và các tình hình khác cho tổng cục thuế, tổng cục thống kê, cục quản lý vốn và tài sản của doanh nghiệp Báo cáo thuế GTGT phải nộp cho cục thuế trước ngày10 hàng tháng Báo cáo tăng giảm tài sản cố định được lập khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Một số báo cáo nội bộ dưới hình thức báo cáo quản trị

Nội dụng báo cáo quản trị phụ thuộc vào các yếu tố quản lý gồm:

- Báo cáo công nợ (thường xuyên)

- Báo cáo phân tích tình hình tài chính (thường xuyên)

- Báo cáo phân tích giá thành.

II/ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY KHAI THÁC NƯỚC NGẦM I.

1 Đặc điểm và cách phân loại nguyên vật liệu trong Công ty.

Công tác tổ chức và thi công các công trình, hạng mục công trình gắn liền với công tác tổ chức mua sắm các loại vật tư thiết bị cần thiết cho quá trình thi công các công trình

Các loại vật liệu mà Công ty khai thác nước ngầm sử dụng rất đa dạng Công ty khai thác nước ngầm có ngành nghề kinh doanh chủ yếu là khai thác nước ngầm, cung cấp nước sạch cho các trạm, trại, các nông trường, các cơ quan, xí nghiệp…

Để tiến hành kinh doanh Công ty khai thác nước ngầm I tiến hành phân loại theo công dụng và vai trò của nguyên vật liệu Do hoạt động của Công ty nên nguyên vật liệu được chia thành các loại chủ yếu sau:

- Nguyên liệu chính (1521): bao gồm ống inox, ống thép, ống mã kẽm, các loại van, tê, cút, than lọc nước, máy bơm, đá và ximăng…

- Vật liệu phụ (1522): bao gồm cút nối, xilanh, pittông… và các loại vật liệu

2 Bảo quản và quản lý, sử dụng nguyên vật liệu

Công ty khai thác nước ngầm I sản xuất và lợi nhuận thu được là nhờ bán được sản phẩm mà Công ty sản xuất ra, nên công tác quản lý và bảo quản, sử dụng nguyên vật liệu là một vấn đề hết sức quan trọng mà toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty phải làm

Khi nguyên vật liệu mua về nhập kho thì các phòng được giao nhịêm vụ

quản lý là phòng kế toán, phòng kinh doanh, đặc biệt là thủ kho và kế toán nguyên vật liệu phải quản lý về khối lượng, giá cả, chi phí phụ khi mua nguyên vật liệu để làm sao hạn chế tối đa sự mất má, hư hỏng nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu của Công ty có nhiều loại nên việc quản lý chặt chẽ là rất cần thiết Việc sử dụng nguyên vật liệu của Công ty được tính toán hợp lý sao cho tiết kiệm và hiệu quả nhất Các phòng ban có liên quan đến nhập, xuất nguyên vật liệu luôn phải tính toán cân nhắc sao cho nguyên vật liệu dùng cho sản xuất được liên tục, có lượng dự trữ phù hợp không để xảy ra tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu

3 Đánh giá nguyên vật liệu của Công ty.

Tính giá nguyên vật liệu nhập – xuất là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng của công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu Hiện nay Công ty khai thác nước ngầm I áp dụng phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu vừa đơn giản, gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo tính chính xác, phù hợp với giá cả thị trường, phù hợp vơí

số lượng, chất lượng nguyên vật liệu nhập kho

 Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho.

Nguyên vật liệu của Công ty mua ngoài Vì vậy, kế toán căn cứ vào giá muathực tế của nguyên vật liệu nhập kho kế toán thường dùng để ghi sổ trong tháng là giá mua thực tế ghi trên hoá đơn cộng thuế xuất nhập khẩu và các chi phí thu mua thực tế khác ( nếu có )

Ví dụ: Nhập kho ống thép tròn D50 của cửa hàng Sơn Bình theo hoá đơn

số 001478 ngày 10 tháng 03 năm 2003 số lượng 1000m giá ghi trên hoá đơn là 35.000đ/m thuế GTGT 10% Công ty đã thanh toán bằng tiền mặt với số tiền là 38.500.000đ

 Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho.

Trong năm phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho của Công ty khai thác nước ngầm I áp dụng thực tế nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp đơn giá thực tế bình quân tồn kho đầu tháng và nhập kho trong tháng Trong đó, giá thực tế nguyên vật liệu nhập trong tháng là giá mua thực tế ghi trên hoá đơn

Trị giá thực tế vật Trị giá vật liệu

Đơn giá bình quân liệu tồn đầu tháng + nhập trong tháng

Giá trị NVL xuất kho trong tháng = 700 * 34.555,5 = 24.188.850

4 Thủ tục nhập – xuất kho nguyên vật liệu của Công ty

Đặc đIểm sản xuất kinh doanh của Công ty khai thác nước ngầm I nó ảnh hưởng đến thủ tục nhập – xuất kho nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu củaCông ty mua ngoài, căn cứ vào hoá đơn bán hàng, hoá đơn vật tư… để thủ kho tiền hành làm thủ tục nhập – xuất kho nguyên vật liệu như sau:

phiếu xuất kho nguyên vật liệu giao lại cho kế toán tổng hợp để tính chi phí và giá thành sản phẩm.

- Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho ghi vào thẻ kho số lượng hàng nhập,

kế toán ghi vào sổ nhật ký chứng từ ghi:

Nợ TK 152

Nợ TK 133

Có TK 111,112, 331 … và các tài khoản có liên quan khác

Kế toán nguyên vật liệu ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu

 Khi xuất kho

Xuất kho nguyên vật liệu thủ kho căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho

Số liệu trên chứng từ như: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, …sẽ được dùng

để ghi vào thẻ kho, sổ kế toán có liên quan và sổ cái….trong hạch toán chi tiết cũng như hạch toán tổng hợp