TÌNH HÌNH THỰC VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY IN BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI

Công ty in Bộ LĐ - TB và XH la loại doanh nghiệp sản xuất cỡ vừa, sảnxuất làm ra phụ thuộc vào đơn đặt hàng của khách hàng yêu cầu thông qua hợpđồng kinh tế nên chủng loại sản phẩm rất p

TÌNH HÌNH THỰC VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY IN BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ

HỘI.

2.1 Đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh và quản lý sản xuất kinh doanh tại công ty.

2.1.1 Lịch sử hình thành, quá trình phát triển của công ty.

Công ty in Bộ lao động thương binh và xã hội là một doanh nghiệp nhànước trực thuộc Bộ lao động thương binh và xã hội, hoạt động theo nguyên tắchạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và được mở tàikhoản tại ngân hàng nhà nước Công ty được thành lập từ ngày 8 – 11 – 1983 vớiquy mô ban đầu là xưởng in nhằm phục vụ cho công tác in trong ngành (quyết địnhthành lập số 287 QĐ/TB – XH ngày 8 – 11 – 1983 của bộ trưởng Bộ TB và XH)

Doanh nghiệp được phép đặt trụ sở chính tại ngõ Hoà Bình 4, phường MinhKhai, quận Hai Bà Trưng thành phố Hà Nội

Sau một thời gian hoạt động xưởng in TB đã phát triển với quy mô lớn hơn

và nhiệm vụ được giao cũng nặng nề hơn Bộ TB và XH đã quyết định chuyểnxưởng in TB thành xí nghiệp in Bộ TB và XH (quyết định thành lập số163/QĐTB-XH ngày 4 – 9 – 1986)

Sau khi hai bộ là Bộ LĐ và Bộ TB – XH được xát nhập thành Bộ LĐ-TB và

XH thì xí nghiệp in được sát nhập với xí nghiệp sản xuất dịch vụ đời sống

Năm 1990, do chuyển đổi từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nềnkinh tế thị trường để phù hợp với tình hình mới, Bộ LĐ-TB và XH lại quyết địnhthành lập xí nghiệp in và sản xuất dụng cụ người tàn tật (quyết định số 18/LĐTB –

QĐ ngày 16 – 1 – 1991)

Nhưng sau một năm hoạt động Bộ LĐ - TB và XH lại ra quyết định thànhlập nhà in Bộ LĐ - TB và XH ( theo quyết định số 152/LĐTB – XH – QĐ ngày 20– 3 – 1992) trên cơ sở tách từ xí nghiệp in và sản xuất dụng cụ người tàn tật

Cho tới năm 2001, theo quyết định số 171/LĐTB – XH – QĐ ngày 7 – 4 –

2001 nhà in Bộ LĐ - TB và XH lại đổi tên thành Công ty in Bộ LĐ - TB và XH

Là một công ty thuộc hệ thống kinh tế quốc doanh, Công ty in Bộ LĐ - TB

và XH Phải thực hiện các nhiệm vụ do nhà nước giao cho vừa phải tự vận động tìmnguồn hàng để đứng vững trong nền kinh tế thị trường Nhiều năm qua nhờ việctăng cường trong lĩnh vực quản lý, đổi mới trang thiết bị, máy móc, công suất chấtlượng của Công ty đã tăng lên nhiều lần so với trước, sản phẩm của công ty đã vàluôn luôn khẳng định được chỗ đứng của mình trên thị trường cả nước Do đódoanh thu của công ty năm sau luôn luôn cao hơn năm trước, đời sống của cán bộcông nhân viên được cải thiện Hàng năm Công ty thực hiện nghĩa vụ đầy đủ vớiNhà nước

Sau đây là một số chỉ tiêu của công ty in Bộ LĐ - TB và XH:

STT Chỉ tiêu ĐVT Năm 2001 Năm 2002

Đến nay Công ty đã là một trong những doanh nghiệp có tên tuổi và có uytín trên thị trường in ấn toàn quốc Các sản phẩm của Công ty không ngừng đượchoàn thiện và tạo được lòng tin vững chắc với khách hàng Các khách hàng quenthuộc của công ty đều là những doanh nghiệp đang phát triển mạnh như:…

Tất cả những điều đó khẳng định Công ty in Bộ LĐ - TB và XH đang ngàycàng phát triển và có một chỗ đứng vững chắc, uy tín trong lĩnh vực in ấn, chế bản

2.1.2 Tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty in Bộ LĐ - TB và XH.

Công ty in Bộ LĐ - TB và XH la loại doanh nghiệp sản xuất cỡ vừa, sảnxuất làm ra phụ thuộc vào đơn đặt hàng của khách hàng yêu cầu thông qua hợpđồng kinh tế nên chủng loại sản phẩm rất phong phú: in các ấn phẩm, tài liệu, biểumẫu, tạp chí, báo và sổ sách, nhãn mác khác nhau….Các máy móc thiết bị sản xuấtcủa Công ty hiện nay đều là các máy móc hiện đại, phù hợp với quy trình in Độingũ công nhân viên làm việc lâu năm và có trình độ chuyên môn cao Tất cả mọiphần việc trong quy trình sản xuất đều được chuyên môn hoá theo lao động và theomáy móc Đặc biệt là hiện nay chỉ còn rất ít các chi tiết sản phẩm được làm thủcông, cả dây truyền sản xuất đã được hiện đại hoá Sau mỗi loạt sách được sản xuất

ra, sản phẩm được đóng gói và giao ngay cho khách hàng từ phân xưởng hoànthiện sách

 Quy trình công nghệ chế tạo sản phẩm:

Do đặc điểm cũng như tính chất sản xuất của nhà in, ở đây quy trình sảnxuất sản phẩm của Công ty được chia làm các bước công nghệ chủ yếu:

Khi nhận được hợp đồng ký kết của khách hàng với tài liệu gốc ban đầu, bảnthảo đánh máy, tranh ảnh,…Phòng kế hoạch sẽ chuyển xuống các bộ phận, quátrình sản xuất phải qua các bước công nghệ sau:

- Thiết kế kỹ thuật: Khi nhận được tài liệu gốc, bộ phận thiết kế kỹthuật trên cơ sở nội dung in thiết kế nên các yêu cầu in.

- Vi tính: Nhiệm vị của bộ phận này là đưa bản thiết kế vào vi tính, tiếnhành điều chỉnh bố trí các trang in: Tranh ảnh, dòng, cột, kiểu chữ….Nếu kháchhàng có yêu cầu chụp ảnh thì sẽ tiến hành chụp ảnh Thông thường thì khách hàngvẫn thường có ảnh kèm theo

Công tác phim tiến hành sửâ và sắp xếp phim để khi in hợp với khổ giấy in

- Bình bản: Trên cơ sở các tài liệu, phim ảnh, bình bản làm nhiệm vụ bốtrí tất cả các loại ( chữ, hình ảnh…) có cùng một màu vào các tấm mi ca theo từngtrang in

- Phơi bản: Trên cơ sở các tấm mi ca do bộ phận bình bản chuyển sang,

bộ phận phơi bản có nhiệm vụ chế bản vào khuôn nhôm hoặc kẽm

- In: Khi nhận được các chế bản khuôn in nhôm hoặc kẽm (đã đượcphơi) lúc này bộ phận in offset 4 trang, offset 8 trang, offset 10 trang, offset 16trang sẽ tiến hành ion hàng loạt theo các chế bản khuôn in đó

- Thành phẩm: Khi nhận được các bản in, bộ phận thành phẩm sẽ tiếnhành đóng quyển (xén, pha, xén thành phẩm) kiêm thu thành phẩm, đóng gói nhậpkho và chuyển cho khách hàng

SƠ ĐỒ QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ SẢN XUẤT

Ở CÔNG TY IN BỘ LĐ - TB VÀ XH

Tương ứng với mỗi giai đoạn công nghệ ở nhà in có một bộ phận công nhân

để đảm nhiệm, được sắp xếp, tổ chức thành các phân xưởng sản xuất, tổ sản xuất

- Phân xưởng chế bản: Đây là phân xưởng được đầu tư máy móc thiết

bị hiện đại nhất như: máy vi tính, máy tráng ly tâm, máy phơi Tại đây, các bảnthảo mẫu mã của khách hàng do bộ phận kế hoạch sản xuất chuyển xuống đượcđưa vào bộ phận sắp chữ điện tử để tạo ra các bản ion màu và nếu có yêu cầu thì

Thiết kế kỹ thuật

Chụp ảnhBình bảnPhơi bảnInHoàn thiện, nhập kho, xuất hàng

các bức ảnh sẽ được phân màu Sau đó, các bản in mầu được sắp xếp theo mộttrình tự nhất định rồi được chuyển tới bộ phận sửa, chụp phim, bình bản để tạo nêncác tờ in theo từng tiêu chuẩn kỹ thuật và chuyển tới bộ phận phơi bản để hiện hìnhtrên bản nhôm.

- Phân xưởng in: Đây là phân xưởng có vai trò trọng yếu trong toàn bộquy trình sản xuất do các tổ offset đảm nhận: offset 4 trang, offset 8 trang, offset

10 trang, offset 16 trang

Khi nhận được chế bản khuôn in do phân xưởng chế bản chuyển sang, phânxưởng in sử dụng kết hợp: bản in + giấy + mực để tạo ra các trang in theo yêu cầu (

có thể là in offset, in lưới, in cuốn,…)

Nguyên tắc của quy trình in là sử dụng 4 màu: Xanh, đỏ, vàng, đen Tuỳthuộc vào yêu cầu của màu sắc của từng đơn đặt hàng mà bộ phận pha màu tiếnhành pha ra để được yêu cầu đó

- Phân xưởng hoàn thiện: Là phân xưởng cuối cùng của quy trình côngnghệ sản xuất Do tổ sách và tổ kiểm hoá đảm nhiệm Sau khi bộ phận in in thànhcác tờ rời, bộ phận hoàn thiện có nhiệm vụ hoàn chỉnh thành một sản phẩm theođúng yêu cầu của khách hàng

Tổ kiểm hoá tiến hành kiểm tra lại các yêu cầu, tiêu chuẩn kỹ thuật

Tổ sách đảm nhiệm các công đoạn: cắt, gấp, soạn, khâu, vào bìa, đóng góisau đó nhập kho thành phẩm và chuyển đến khách hàng

2.1.3 Tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh ở Công ty in Bộ LĐ - TB và XH

Để đảm bảo sản xuất có hiệu quả và quản lý tốt quá trình sản xuất, Công ty

in Bộ LĐ TB và XH tổ chức theo mô hình trực tuyến Bộ máy quản lý gọn nhẹ Giám đốc là người chỉ huy cao nhất chịu mọi trách nhiệm trước Công ty, trướckhách hàng và trước tập thể cán bộ công nhân viên trong Công ty Giám đốc làngười đại diện cho nhà nước, là người quyết định mọi hoạt động sản xuất kinhdoanh trong Công ty, đồng thời là người trực tiếp chỉ đạo các phòng hành chính vàcác phân xưởng sản xuất

Phó giám đốc: là người thay mặt giải quyết các công việc của giámđốc khi giám đốc đi vắng, trực tiếp phụ trách lĩnh vực kỹ thuật, thiết bị và điều độsản xuất Ngoài ra, phó giám đốc còn phụ trách lĩnh vực về hành chính, quản trịtrong đơn vị

Giúp việc cho ban giám đốc là các phòng ban chức năng nghiệp vụ:

- Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ chỉ đạo kiêm kiểm tra cácmặt công tác hành chính, tổ chức, sử dụng và quản lý lao động

- Phòng kinh doanh tiếp thị: Phòng này có nhiệm vụ thường xuyên tiếpcận với khách hàng, nhằm gây uy tín và thu hút được khách hàng trên cơ sở cáchợp đồng kinh tế đôi bên cùng có lợi

- Phòng kế hoạch sản xuất: Có nhiệm vụ lập định mức tiêu hao nguyênvật liệu cho từng loại sản phẩm sản xuất, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật và

những phát minh sáng kiến để cải tạo sản phẩm làm cho sản phẩm ngày càng cóchất lượng cao, mẫu mã đẹp, có thể thay thế các nguyên vật liệu đắt tiền bằng cácnguyên vật liệu rẻ tiền nhưng vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm Ngoài ra bộ phậnnày còn được theo dõi việc sử dụng máy móc thiết bị, sửa chữa bảo quản máy

- Phòng kế toán tài vụ: Có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh tình hình hoạtđộng sản xuất kinh doanh của Công ty theo đúng chính sách chế độ mà nhà nướcquy định làm tham mưu cho giám đốc về mặt quản lý tài chính của Công ty, thựchiện kinh doanh tiết kiệm và có lãi

- Phòng bảo vệ: Có nhiệm vụ đảm bảo an ninh cho Công ty cả ngày vàđêm, không để xảy ra mất mát, gây rối…ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất kinhdoanh của Công ty

- Phòng y tế: Có nhiệm vụ chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ công nhânviên trong Công ty

- Nhà ăn: Trong nền kinh tế thị trường nhịp độ làm việc rất khẩntrương, thời gian nghỉ trưa của công nhân viên không đáng kể vì vậy nhà ăn là một

bộ phận không nên thiếu trong bất cứ một nhà máy, xí nghiệp, đơn vị sản xuất nào

Nó đảm bảo dinh dưỡng, sức khoẻ và đảm bảo an toàn hơn Công nhân viên trongbữa trưa

Có thể tóm tắt cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty qua sơ đồ sau:

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán

 Hình thức công tác kế toán, bộ máy kế toán:

Phân xưởng cơ

khí

Phân xưởngchế bảnPhân xưởng in

Phân xưởng

hoàn thiện

Phơi bản

Bình bản

Vi tính

offsetoffset

offsetoffset

SáchSách

Kiểm

Máy

Nhà ăn

P

y tế

Phòng kếhoạchsảnxuất

Phòngkinhdoanh

Phòng

tổ chức

hành

Phó giám đốcGiám đốc

Việc vận dụng hình thức tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toánthích hợp với điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp là một nội dung quan trọngcủa tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp, nó chi phối nhiều đến việc sửdụng cán bộ, nhân viên kế toán.

Do đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý gọn nhẹ nên Công ty đã sử dụnghình thức tổ chức kế toán tập trung Theo hình thức này thì toàn bộ công việc kếtoán được thực hiện tập trung tại phòng kế toán của Công ty

Công ty có quy mô vừa, địa bàn lại tập trung nên sử dụng hình thức kế toánnày là rất phù hợp Tại các phân xưởng, cuối tháng tổ trưởng mang bảng chấmcông cùng các phiếu sản phẩm của cá nhân lên phòng kế toán Hình thức tổ chứccông tác kế toán tập trung tạo điều kiện kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sựlãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời củalãnh đạo doanh nghiệp đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và công tác

kế toán của doanh nghiệp

Mọi vấn đề liên quan đến tài chính kế toán của Công ty đều được tập trunggiải quyết tại phòng kế toán

Tại phòng kế toán của Công ty, đứng đầu là kế toán trưởng, người có nhiệm

vụ phối hợp hoạt động của các nhân viên kế toán, phối hợp hoạt động giữa các nộidung của công tác kế toán nhằm đảm bảo sự thống nhất về mặt số liệu và quy trình

kế toán Ngoài ra còn có nhiệm vụ đôn đốc, kiểm tra công tác của các nhân viên kếtoán Bên cạnh đó thì kế toán trưởng cũng trực tiếp theo dõi các phần hành sau:

- Dựa vào số liệu, sổ sách của kế toán viên xác định doanh thu lỗ, lãicủa Công ty

- Lập các báo cáo tài chính của Công ty theo quy định

- Phổ biến, hướng dẫn và cụ thể hoá kịp thời các chính sách, chế độ thể

lệ tài chính kế toán của nhà nước

- Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế

- Chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty

+ kế toán thanh toán: Có các nhiệm vụ sau:

- Theo dõi tiền vay, tiền gửi ngân hàng, viết phiếu thu, phiếu chi, uỷnhiệm thu, uỷ nhiệm chi

- Theo dõi thanh toán với người bán, Ngân sách, phải thu của kháchhàng

+ Kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ theo dõi ngày công của từng cán bộ côngnhân viên thông qua bảng chấm công do các phân xưởng gửi lên và do bản thântheo dõi.Căn cứ bảng chấm công tính chính xác tiền lương và các khoản trích theolương cho cán bộ công nhân viên trong Công ty Đồng thời kế toán tiền lương cũngphải lập bảng phân bổ số 1 để chuyển cho kế toán tổng hợp.

+ Thủ quỹ: là người quản lý tiền mặt tại Công ty, chịu trách nhiệm thu tiềnbán hàng, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

+ Thủ kho: quản lý vật tư, vật liệu, thành phẩm, làm nhiệm vụ nhập xuấtkho khi có chứng từ hợp lệ

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty in Bộ LĐ - TB và XH

 Hình thức kế toán, hệ thống kế toán:

Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ đượcthực hiện trên máy vi tính theo chương trình phần mềm Kế Toán Việt Nam Đây làhình thức phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty

Theo hình thức này việc ghi sổ kế toán tách rời giữa việc ghi theo thứ tự thờigian (ghi nhật ký) và ghi theo hệ thống (ghi theo tài khoản) giữa việc ghi sổ kế toántổng hợp và sổ kế toán chi tiết

- Hệ thống sổ kế toán doanh nghiệp áp dụng:

+ Sổ kế toán tổng hợp: Sổ cái tài khoản

Một số sổ cái mà doanh nghiệp sử dụng là: Sổ cái TK 111, TK 112, TK 131,

Do doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng nên sản phẩm của doanhnghịêp tạo ra được tiêu thụ luôn vì thế không có sản phẩm tồn kho và doanhnghiệp không sử dụng TK 155 đồng thời cũng không có hàng bán bị trả lại, không

có giảm giá hàng bán và chiết khấu thương mại nên không sử dụng TK 531, TK

+ Các chứng từ cần hạch toán chi tiết được ghi vào sổ kế toán chi tiết

+ Các chứng từ thu, chi tiền mặt được thủ quỹ ghi vào sổ quỹ rồi chuyển chophòng kế toán

+ Căn cứ vào các chứng từ ghi sổ đã lập ghi vào sổ cái tài khoản

+ Cuối tháng, căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu chitiết, căn cứ vào sổ cái các tài khoản lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản

+ Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ cái với bảng tổng hợp số liệu chi tiết,giữa bảng cân đối số phát sinh các tài khoản với chứng từ ghi sổ

+ Tổng hợp số liệu lập báo cáo kế toán

Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ được thực hiện trên phầnmềm Kế toán Việt Nam có thể khái quát theo sơ đồ sau:

Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ trên phần mềm KTVN

Ghi sổnhật kýchứng từ

Tham khảo tra cứu tức thời các số liệu, sổ sách, báo cáo ở trên tại mọithời điểm và khoảng thời gian Xem trên màn hình hoặc in ra giấy

Lập các báo cáo phục vụ quản lý kế toán và báo cáo quyết toán

Ghi sổ cái

Ghi sổ kếtoán chitiết

Nhập cácchứng từ gốcĐăng ký và cập nhật hệ thống sổ sách tổng hợp, chi tiết

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng phương pháp kê khaithường xuyên.

Một số tài khoản chủ yếu sử dụng để phục vụ cho phương pháp kê khaithường xuyên ở Công ty là: TK 152, TK 153, TK 154, TK 131, TK 331, TK 241,

Hiện nay, các loại vật liệu dùng cho công nghệ in của Công ty đều sẵn cótrên thị trường, giá cả ít biến động Đây cũng là một điều kiện thuận lợi để choCông ty đỡ phải dự trữ nhiều vật liệu ở trong kho, mà thường thì khi thấy sản xuất

có nhu cầu bộ phận cung ứng vật tư mới đi mua về

Các nguồn nhập nguyên vật liệu của Công ty đều mua ngoài va mua chủ yếu

là từ các đơn vị đã có quan hệ mua bán lâu dài với Công ty in như: Công ty in Tiến

Bộ, Công ty văn hoá phẩm, Cơ sở vật tư ngành in…Tất cả các vật tư mua về hầunhư Công ty đều thanh toán ngay bằng Ngân phiếu, bằng séc hoặc bằng tiền mặt

Mỗi loại vật liệu có tính chất lý học và hoá học riêng của nó nên việc dự trữbảo quản ở kho, hệ thống kho tàng bến bãi của Công ty rất được trú trọng để tránh

hư hỏng, mất mát, hao hụt, tránh mối mọt

Để quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng vật liệu, giảm chi phí trong giá thànhsản phẩm, tiết kiệm nguyên vật liệu, giám đốc Công ty đã quyết định ban hành quychế tạm thời về định mức và hạn mức một số loại vật tư dùng cho sản xuất.

Việc xây dựng một hệ thống các định mức và hạn mức sử dụng vật tư sẽ tạođiều kiện cho bộ phận sản xuất – Kỹ thuật điều độ chủ động lập kế hoạch mua vàcung ứng vật tư kịp thời đảm bảo chất lượng sản phẩm tốt, tiết kiệm được vật tư

Phân xưởng in offset

GiấyMực in đen ( Đ, N)

Dầu hoảGiẻ lau

Xà phòng

3,82kg/ 1 triệu trang in thực tế

1,75 lit/ 1 triệu trang in thực tế

122 kg/ tháng

30 hộp/ thángĐịnh mức bản DIAZO

Bản Diazo In ruột Trame

màu nét, đơn giản In ruột 4 màu In bìaBản N, Đ

Bản TQ

55.000 lần in

36 000 lần in

40.000 lần in26.000 lần in

35.000 lần in23.000 lần in

- Danh mục các đối tượng cần quản lý có liên quan đến việc tổ chức kế toánnguyên vật liệu tại Công ty:

+ Các loại nguyên vật liệu

+ Chứng từ sử dụng trong tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu

+ Tài khoản kế toán sử dụng rong tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu+ Các loại sổ sách kế toán liên quan

+ Báo cáo kế toán liên quan tới tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu

- Yêu cầu quản lý đặt ra cho từng đối tượng

+ Đối với nguyên vật liệu:

Nguyên vật liệu phải được quản lý một cách chặt chẽ , theo dõi sát tình hìnhnhập, xuất, tồn Để tiện cho việc quản lý và sử dụng thì Công ty đã tiến hành phân

loại nguyên vật liệu theo yêu cầu quản lý của mình.Công ty đã xây dựng được Sổdanh điểm các loại nguyên vật liệu để tiện cho việc cài đặt mã hoá chúng trongchương trình phần mềm kế toán

+ Đối với chứng từ kế toán:

Chứng từ kế toán sử dụng trong công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công tygồm các chứng từ sau: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, phiếu lĩnh vật tư, hoá đơnmua hàng…Trước khi ghi sổ kế toán thì phòng kế toán phải kiểm tra một cách chặtchẽ các chứng từ kế toán Điều đó chẳng những hạn chế được những hành vi thiếutrung thực của những người trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, tài chínhphát sinh liên quan tới nguyên vật liệu mà còn đảm bảo được tính chính xác của sốliệu kế toán

Phòng kế toán đã quy định rõ trách nhiệm của kế toán vật liệu trong việckiểm tra chứng từ kế toán trước khi ghi sổ kế toán.Để quản lý tổt chứng từ kế toáncũng như kế toán nguyên vật liệu thì kế toán nguyên vật liệu đã phải không ngừnghọc hỏi để nắm chắc các chế độ thể lệ về quản lý kinh tế, tài chính, các kỷ luật vềthanh toán, tín dụng, các định mức kinh tế, kỹ thuật có liên quan, nắm giá cả thịtrường và thực tế phát sinh của các nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từđồng thời phải luôn cập nhật để nắm bắt được những sửa đổi của chế độ, chuẩnmực kế toán

Công ty đã xây dựng được chương trình luân chuyển chứng từ kế toán thíchhợp để để tiện cho việc kiểm tra, kiểm soát của các bộ phận liên quan

+ Đối với tài khoản sử dụng

Tài khoản sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu gồm:

- TK 152: Nguyên liệu vật liệu

- TK 621, TK 627, TK 642

- TK liên quan: TK 111, Tk 112, TK 331, …

Công ty đã được xây dựng danh mục các tài khoản liên quan tới kế toán chitiết và kế toán tổng hợp nguyên vật liệu sau đó tiến hành khai báo, đăng ký vớichương trình phần mềm kế toán để khi nhập liệu xong thì số liệu sẽ được tự độngkết chuyển tới các sổ liên quan

+ Đối với sổ kế toán:

Sổ kế toán là phương tiện để hệ thống hoá thông tin kế toán nhằm cung cấpcác thông tin phục vụ quản lý kinh tế, tài chính.Sổ kế toán được quản lý theo trình

tự thời gian và theo nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để khi cần thiết thì cóthể dễ dàng tra cứu và kiểm tra đối chiếu Các sổ kế toán sau khi được in ra đểtrình cấp trên hoặc để cung cấp thông tin cho đối tượng nào đó thì đều được lưugiữ một cách cẩn thận tránh thất lạc, mất hay hư hỏng

Công ty sử dụng kế toán máy nên việc lưu trữ hệ thống sổ sách cũng gọnnhẹ hơn và tiện lợi hơn mỗi khi tìm kiếm

Chương trình đã có sẵn một hệ thống các sổ sách liên quan tới hình thức kếtoán chứng từ ghi sổ Nếu muốn sử dụng thêm sổ nào nữa thì kế toán phải tiếnhành khai báo, đăng ký với chương trình.

+ Đối với báo cáo kế toán: Báo cáo kế toán liên quan tổ chức công tác kếtoán nguyên vật liệu chủ yếu là Báo cáo tổng hợp nhập – xuất – tồn nguyên vậtliệu

Báo cáo này phản ánh toàn bộ tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệutrong tháng Nó được lập vào cuối tháng nhưng do sử dụng kế toán máy nên cuốitháng khi nhập liệu hết chứng từ nhập, xuất kho vào máy thì chương trình sẽ tựđộng kết chuyển

Khi lập báo cáo này thì kế toán vật liệu phải kiểm tra đối chiếu số liệu vớithủ kho

- Tổ chức mã hoá, khai báo, cài đặt

Để sử dụng được kế toán nguyên vật liệu trên phần mềm máy vi tính thìngay từ khi cài đặt chương trình phần mềm kế toán, kế toán phải tiến hành khaibáo, mã hoá thêm các thông tin cần thiết như mã hoá các nhà cung cấp vật liệu, mãhoá danh điểm các loại vật liệu…

Trước khi tiến hành mã hoá, khai báo thì kế toán vật liệu phải lập danhđiểm các loại vật tư sau đó tiến hành khai báo mã hoá chúng trên máy để phục vụcho công tác kế toán chi tiết vật liệu và để quản lý thông tin về từng loại vật liệuđược khoa học, thuận lợi hơn Việc mã hoá các loại vật liệu trên máy phải được sựgiúp đỡ và hướng dẫn của nhà cung cấp phần mềm kế toán đó

+ Đăng ký nhóm chứng từ:

Công việc này chỉ dành cho kế toán tổng hợp thực hiện Khi thực hiện chức năngnày, chương trình yêu cầu khai báo mật khẩu của kế toán tổng hợp (nếu chưa cómật khẩu thì sẽ là đăng ký mật khẩu lần đầu)

Việc đăng ký chứng từ được tiến hành theo nhóm Đăng ký nhóm chứng từ vật tư

ta tiến hành như sau:

Từ Menu Phát sinh chọn Đăng ký chóm chứng từ Khi đó màn hình sẽ hiện lêngiao diện cho ta đăng ký Mỗi nhóm chứng từ muốn đăng ký sẽ được quản lý trênmột dòng Sau khi đăng ký xong nhóm chứng từ thì ấn Kết thúc Để đăng ký chứng

từ cho từng nhóm thì trên dòng chỉ tên nhóm ta ấn F5 và nhập tên của chứng từ,

mã của chứng từ vào rồi nhấn ESC

Chương trình phần mềm mà doanh nghiệp sử dụng quản lý chứng từ theo nhóm,

mã chứng từ nên thuận tiện cho việc quản lý

+ Đăng ký Tài khoản:

Chọn Menu Hệ thống/ Đăng ký các Tài khoản

Sau đó tiến hành nhập thông tin cần thiết của từng tài khoản Mỗi tài khoản cũngđược quản lý trên một dòng nhưng có nhiều vùng Khi đăng ký ta phải nhập đầy đủthông tin cho ba vùng sau: Mã TK, Tên TK, Dư Nợ đầu năm, Dư Có đầu năm

Ví dụ khi ta đăng ký tài khoản 152 thì phải tiến hành như sau:

Hệ thống/Đăng ký nhóm chứng từ

152 Nguyên liệu, vật liệu

Khi muốn đăng ký chi tiết cho tài khoản chủ thì tiến hành như sau:

Trên vệt sáng chỉ tên TK chủ ta nhấn phím F9 khi đó sẽ hiện lên danh sách các chitiết cấp 1 của TK đó Nhập Thông tin vào các vùng cần thiết của chi tiết đó đểđăng ký.Ta cũng phải nhập vào 4 vùng: Mã chi tiết, tên chi tiết, dư Nợ đầu năm,

Dư Có đầu năm Bên dư chính là bên dư của TK chủ

Tương tự như trên ta cũng có thể đăng ký chi tiết cấp 2 cho tài khoản chủ

+ Đăng ký hệ thống sổ sách

Hệ thống sổ sách chỉ cần cài đặt một lần duy nhất trong năm đầu tiên sửdụng chương trình Việc đăng ký phải gắn liền với mã để khi tìm thì sẽ dễ dànghơn và cũng tiện quản lý hơn

2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu thực tế tại Công ty in Bộ LĐ - TB và XH

2.2.2.1 Phân loại nguyên vật liệu:

Nhìn chung vật liệu tại Công ty in Bộ LĐ - TB và XH có rất nhiều chủngloại, quy cách, kích cỡ và đơn vị tính khác nhau cho nên có được phân thành nhiềuloại khác nhau

Việc phân loại vật liệu của Công ty được căn cứ vào nội dung kinh tế vàchức năng của vật liệu đối với quá trình sản xuất kinh doanh, bao gồm 5 loại chủyếu sau:

- Vật liệu chính: Gồm giấy in các loại có kích cỡ khác nhau, mực in các màucủa Nhật, Đức, Trung Quốc, VN… và bản kẽm

- Vật liệu phụ: Gồn nhiều chủng loại khác nhau như: ghim, thép đóng sách,dây nilon, chỉ khâu…phục vụ cho sản xuất, các loại giấy, phấn, mực phục vụ chovăn phòng

- Nhiên liệu: Nhiên liệu của Công ty in không nhiều bao gồm: xăng, dầuthắp sáng và dầu rửa lô máy in

- Phụ tùng thay thế: Có nhiều loại phụ tùng thay thế, bao gồm các chi tiếtcủa máy móc thiết bị (máy in, máy dao, máy khâu…) và các vật liệu điện như: dâyđiện, bóng điện…