THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ XUẤT KHẨU HÀNG HOÁ TẠI TỔNG CÔNG TY CÀ PHÊ VIỆT NAM

Tổng công ty Cà phê Việt Nam có tên giao dịch quốc tế làVietnam NationalCoffee Corporration viết tắt là VINACFE có quy mô lớn bao gồm các đơn vịthành viên là doanh nghiệp hạch toán độc l

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ XUẤT KHẨU HÀNG

HOÁ TẠI TỔNG CÔNG TY CÀ PHÊ VIỆT NAM

I Đặc điểm kinh tế và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Tổng công ty Cà phê Việt Nam.

1 Quá trình hình thành và phát triển của Tổng công ty Cà phê Việt Nam.

Tổng công ty Cà phê Việt Nam có tên giao dịch quốc tế làVietnam NationalCoffee Corporration (viết tắt là VINACFE) có quy mô lớn bao gồm các đơn vịthành viên là doanh nghiệp hạch toán độc lập (55 đơn vị), đơn vị hạch toán phụthuộc (4 đơn vị) và đơn vị sự nghiệp (3 đơn vị), có quan hệ mật thiết về lợi íchkinh tế, tài chính công nghệ, dung ứng tiêu thụ dịch vụ, thông tin đào tạo, nghiêncứu, tiếp thị… Hoạt động sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu trong ngành cà phêdoThủ Tướng Chính phủ quyết định thành lập nhằm tăng cường tích tụ tập chung,phân công chuyên môn hoá và hợp tác sản xuất để thực hiện nhiệm vụ Nhà nươcgiao và hiệu quả kinh doanh của các đơn vị thành viên của toàn Tổng công ty, đápứng nhu cầu của nề kinh tế

Tổng công ty Cà phê Việt Nam là Doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Chínhphủ (TCT91), trụ sở chính đóng tại số 5 Ông Ích Khiêm, quận Ba Đình Thành phố

Hà Nội Tổng công ty được thành lập theo quyết định số 251 TTg ngày 29/4/1995của Thủ Tướng Chính phủ và chính thức đi vào hoạt động từ tháng 9/1995 với vốnđiều lệ là: 309.575.000 VND Tổng công ty được thành lập trên cơ sở Liên hiệpcác xí nghiệp cà phê trước đây và các đơn vị sản xuất cà phê thuộc các tỉnh như:Phú Yên, Quảng Ngãi, Quảng Trị…Thành lập ngày 13/10/1982

Trải qua hơn 20 năm xây dựng và trưởng thành, Liên hiệp các xí nghiệp Càphê Việt Nam trước đây- Tổng công ty Cà phê Việt Nam hiện nay đã có nhữngđóng góp quan trọng trong sự phát triển của sự nghiệp cà phê nói riêng và của nềnkinh tế Việt Nam nói chung Hàng năm Tổng công ty sản suất ra từ 50 đến 55 ngàntấn cà phê, xuất khẩu 150 đến 200 ngàn tấn cà phê với kim ngạch đạt từ 100 đến

200 triệu Hàng triệu hecta đất trước kia bị bỏ hoang nay đã trở thành vùng kinh tếtrù phú, tạo việc làm cho hàng vạn lao động, kinh tế xã hội phát triển, góp phần giữvững an ninh chính trị trên địa bàn chiến lược Tây Nguyên, và vị thế uy tín của càphê ngày càng được củng cố và nâng cao cả trên thị trường trong nước và thị

trường nước ngoài Phải nói rằng ngành cà phê Việt Nam đã trở thành một ngànhkinh tế quan trọng góp phần vào sự nghiệp công nghiệp hoá- hiện đại hoá đất nước.

2 Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động kinh doanh của Tổng công ty Cà phê Việt Nam.

a Chức năng:

Tổng Công ty Cà phê Việt Nam có các chức năng chủ yếu sau:

+ Quản lý, sử dụng vốn, đất đai tài nguyên và các nguồn lực khác của Nhànước theo quy định của Pháp luật

+ Tổng công ty có chức năng xuất khẩu cà phê và hàng hoá khác theo mụctiêu chiến lược đã đề ra

+ Ngoài ra, Tổng công ty còn còn thực hiện các chức năng khác như: tổ chứcthực hiện các dịch vụ phục vụ cho nhu cầu tiêu thụ trong và ngoài nước

b Nhiệm vụ:

+Thực hiện sản xuất, kinh doanh cà phê theo quy hoạch và kế hoạch pháttriển: đầu tư, tạo nguồn vốn đầu tư, cung ứng vật tư, thiết bị trồng trọt, chế biến,tiêu thụ sản phẩm trong và ngoài nước, xuất nhập khẩu, liên doanh, liên kết với các

tổ chức kinh tế trong và ngoài nước phù hợp với chính sách và pháp luật của Nhànước

+Nhận và sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn do Nhà nước cấp,bao gồm cả phần vốn đầu tư của cả các doanh nghiệp khác Nhận và sử dụng cóhiệu quả tài nguyên, đất đai và các nguồn lực do Nhà nước giao để thực hiện nhiệm

vụ kinh doanh và các nhiệm vụ khác dược giao

+ Tổ chức, quản lý công tác nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ,công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ và công nhân phục vụ cho kinh doanh cà phê

c Đặc điểm hoạt động kinh doanh tại Tổng công ty Cà phê Việt Nam:

+ Khối lưu thông xuất nhập khẩu: mua trực tiếp sản phẩm thô của nôngtrường, của dân để xuất khẩu

+ Khối sản xuất: chủ yếu là sản phẩm của cây công nghiệp phục vụ cho xuấtkhẩu dưới dạng sản phẩm thô, còn sản phẩm dành cho người tiêu dùng là chưađáng kể

Hội đồng quản trị Ban kiểm soát

Tổng giám đốc

Phó TGĐ dhụ trách XDCB Phó TGĐ điều hành sản xuất Phó TGĐ điều hành tài chính Phó TGĐ tổ chức cán bộ kinh doanh XNK

Văn phòng tổng hợp Ban tài chính kế toán Ban tổ chức CBTT Ban kế hoạch đầu tư Ban xuât nhập khẩu Ban dự án ADF Ban kinh doanh tổng hợp

+ Khối dich vụ: Chủ yếu cung cấp dịch vụ cho công tác khai hoang, trồngmới, đường giao thông của công trường trong và ngoài Tổng công ty

Ngoài ra, Tổng công ty còn có cán đại lý thu mua rải rác trên toàn quốc, đápứng nhu cầu thu mua, chế biến xuất nhập khẩu

3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Tổng công ty Cà phê Việt Nam.

Tổng công ty thực hiện sắp xếp bộ máy tổ chức phân công theo sơ đồ sau:

Sơ đồ5: Tổ chức bộ máy của Tổng công ty Cà phê Việt Nam.

Trong đó:

+ Hội đồng quản trị: gồm 4 thành viên do Chính phủ bổ nhiệm là các thànviên chuyên trách bao gồm: 1 chủ tịch hội đồng quản trị; 1 thành viên của Bankiểm soát, 1 tổng giám đốc, 1 chuyên gia lĩnh vực tài chính kinh tế, quản trị kinhdoanh và pháp luật Hội đồng quản trị thực hiện chức năng quản lý hoạt động vàchị trách nhiệm về sự phát triển của Tổng công ty theo nhiệm vụ được Nhà nướcgiao cho Hội đồng quản trị xem xét, phê duyệt thẩm định các dự án, kế hoạch đầu

tư do ban giám đốc trình lên, xét duyệt việc giao vốn và các nguồn khác cho đơn vịthành viên, đồng thời giám sát việc thực hiện phương án đó

+ Ban kiểm soát: Gồm 5 thành viên trong đó trưởng ban kiểm soát đồng thời

là thành viên của HĐQT, Ban kiểm soát được lập ra để giúp đỡ HĐQT việc kiểmsoát, giám sát Tổng giám đốc, bộ máy giúp việc và các đơn vị thành viên của Tổngcông ty

+ Tổng giám đốc: do Chính phủ bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật.Tổng giám dốc có quyền điều hành cao nhất trong Tổng công ty, là đại diện phápnhân của Tổng công ty chịu trách nhiệm trước HĐQT, Thủ Tướng Chính phủ vàpháp luật về mọi hoạt động của Tổng công ty

* Các bộ phận trực thuộc ban Tổng giám đốc:

- Phó tổng giám: là người giúp tổng giám đốc trong việc điều hành những

lĩnh vực của công ty theo sự phân công và uỷ quyền của tổng giám, chịu tráchnhiệm trước tổng giám đốc và pháp luật của Nhà nước về nhiệm vụ được phâncông và uỷ quyền

- Kế toán trưởng: giúp tổng giám đốc điều hành chỉ đạo tổ chức thực hiện

công tác kế toán thống kê của Tổng công ty, có quyền và nhiệm vụ theo quy địnhcủa pháp luật

- Văn phòng Tổng công ty, các ban chuyên môn có chức năng tham mưu cho

Tổng giám đốc và HĐQT trong quản lý và điều hành,cụ thể:

+ Văn phòng tổng hợp: chuyên về tổng hợp tình hình chung của tổng công ty.+ Ban tổ chức thanh tra: Tiến hành tổ chức, bố trí tổ chức bộ máy hoạt độngsản xuất, kinh doanh, xâu dựng quy chế và quản lý nội bộ

+ Ban kế toán tài chính: quản lý nguồn tài chính và quản lý thu, chi, tổng hợpphân tích hoạt động kinh tế tài chính trong hoạt động sản xuất kinh doanh Xây

dựng cơ sở hạch toán kinh doanh về giá cả, tỷ giá xuất nhập khẩu và các định mứctrong sản xuất kinh doanh.

+ Ban xuất nhập khẩu: điều hành công tác kinh doanh xuất nhập khẩu, tìmkiếm, khai thác và mở rộng thị trường xuất nhập khẩu, phụ trách về các quan hệquốc tế, khai thác khả năng đầu tư từ nước ngoài

+ Ban kế hoạch đầu tư: Xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh về các dự

án đầu tư, thu mua cà phê ở các tỉnh phía Bắc để xuất khẩu, tập hợp về tình hìnhphát triển và sản xuất cà phê

+ Các đơn vị tành viên có con dấu được mở tài khoản tại kho bạc Nhà nước

và các ngân hàng phù hợp với phương thức hạch toán của mình

+ Các đơn vị thành viên của Tổng công ty là những doanh nghiệp hạch toánđộc lập, những doanh nghiệp hạch toán phụ thuộc có điều lệ và tổ chức hoạt độngriêng Các điều lệ và quy chế này do HĐQT phê chuẩn phù hợp với pháp luật vàđiều lệ của Tổng công ty

4 Đặc điểm hoạt động xuất khẩu hàng hoá tại Tổng Công ty cà phê Việt Nam.

a.Thị trường xuất khẩu của Tổng công ty Cà phê Việt Nam.

Cây cà phê có mặt ở Việt nam trên một thế kỷ, song chỉ từ năm 1980 trở lạiđây mới hình thành là một ngành sản xuất có giá trị kinh tế lớn Tính đến hàngnông sản xuất khẩu, những năm gần đây mặt hàng xuất khẩu đứng thứ 2 kimngạch, riêng vụ cà phê năm 1994-1995 kim ngạch xuất khẩu của cà phê đã vượt lênđứng thứ nhất trong ba vụ cà phê kế tiếp theo đó đã khẳng định phần nào sựtrưởng thành và vị trí của ngành cà phê trong nền kinh tế của cả nước Hai vụ càphê gần đây, do tình hình giá cả cà phê trên thị trường có nhiều biến động bất lợinên các doanh nghiệp kinh doanh xuất khẩu cà phê đã gặp rất nhiều khó khăn Tuyvậy không thể phủ nhận được rằng cà phê Việt Nam đã, đang và sẽ xâm nhập hơnnữa vào thị trường cà phê thế giới Hiện nay cà phê Việt Nam có mặt ở trên 60nước trên thế giới trong đó có 10 nước nhập khẩu cà phê lớn nhất, chiếm 80% sảnlượng hàng năm Dẫn đầu là các nước: Bỉ, Đức, Tây ban nha, ý, Pháp…

Từ năm 1990-1991 trở về trước VINACFE chủ yếu xuất khẩu sang các nướcthuộc khối Đông âu, năm 1992 xuất nhiều sang Singapore, từ năm 1993-1998 sốquốc gia mua cà phê Việt Nam ngày càng tăng Hiện nay,thị trường tiêu thụ cà phê

mở rộng trên 52 quốc gia trên toàn thế giới Riêng vụ 1997-1998 10 nước tiêu thụ

cà phê của Tổng công ty Cà phê Việt Nam lớn nhất, chiếm 84,01% tổng sản lượng

cà phê xuất khẩu, trong đó: Mỹ (21,15%), Đức (17,74%), Italya (8,81%),UK(8,04%), Tây ban nha (7,86%), Pháp (5,42%), BaLan(4,45%), Nhật (3,7%),Hànquốc (3,55%), Bỉ (3,29%) và 42 nước khác nhập khẩu cà phê của VINACAFE chỉchiếm 15,99%

b Quá trình lưu chuyển hàng hoá xuất khẩu.

Như đã nghiên cứu ở phần lý luận chung về nghiệp vụ kinh doanh xuất khẩu,quá trình lưu chuyển hàng hoá xuất khẩu bao gồm hai giai đoạn đó là: Thu mua sảnphẩm hàng hoá trong nước hoặc từ nguồn nhập khẩu; Bán ra nước ngoài theo hợpđồng ngoại thương ký kết giữa hai Chính phủ ( xuất khẩu theo nghị định thư) hoặcgiữa hai tổ chức kinh doanh thương mại ( xuất khẩu tự cân đối)

Trình tự quá trình lưu chuyển hàng xuất khẩu được biểu hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 6: Sơ đồ XK hàng hoá được áp dụng tại Tổng công ty cà phê Việt Nam.

Giải thích sơ đồ:

* Ký kết hợp đồng xuất khẩu và thu mua nguồn hàng: Sau khi giao dịch, nếuđặt được sự thoả thuận giữa tổng công ty và phía khách hàng về các điều kiện muabán sẽ dẫn yới ký kết hợp đồng thương mại quốc tế

Xin giấy phép XK.

Kiểm tra hàng XK.

Chuẩn bị hàng XK.

Thủ tục hải quan.

Giao nhận hàng với tàu.

Khi hợp đồng xuất khẩu đãc được ký kết xong, phía tổng công ty tiến hànhthu gom nguồn hàng theo các điều khoản về số lượng, chất lượng, bao gói… củahợp đồng.

* Xin giấy phép xuất khẩu: Chuẩn bị chu toàn từ việc tập trung hàng xuấtkhẩu theo đúng các điều khoản trong hợp đồng đã ký

* Kiểm tra hàng: kiểm tra về số lượng, chất lượng hàng xuất khẩu theo đúngcác điều khoản trong hợp đồng đã ký kết

* Thuê tàu và mua bảo hiểm: Hầu hết các hợp đồng xuất khẩu của Tổng công

ty cà phê Việt Nam đều bán theo giá FOB, trừ một số ít hợp đồng xuất khẩu kýtrên cơ sở giá CIF,CFR… thì khi đó công ty phải thuê tàu biển để vận chuyển hànghoá xuất khẩu

Tổng công ty trong một số trường hợp phải tiến hành mua bảo hiểm cho lôhàng xuất khẩu Khi đó thông qua Bảo việt hay công ty bảo hiểm có uy tín nào đó

do bên mua chỉ định, Tổng công ty có thể mua bảo hiểm bao hoặc bảo hiểmchuyến cho toàn bộ lô hàng xuất khẩu

* Thủ tục thông qua xuất khẩu (làm thủ tục hải quan): Tổng công ty thườnglàm thủ tục hải quan tại hai cảng là cảng Sài sòn và cảng Hải phòng Khi đó phíaTổng công ty phải tiến hành khai báo hàng và xác định thuế xuất cũng như các loạigiấy tờ về kiểm định hải quan

* Giao nhận hàng với tàu: là quá trình xếp hàng xuất khẩu và Container, sau

đó chủ hàng giám sát và giao tàu ký nhận vào Bill of Lading hoặc Packing List

* Làm thủ tục thanh toán: hầu hết các thương vụ của Tổng công ty đều đượcthanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ (L/C) Tổng công ty có ngân hàngthông báo chính thức là CREDIT LYONAIS, CHATORED BANK, và ngân hàngCông thương Ba Đình

II Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Tổng công ty Cà phê Việt Nam.

1 Tổ chức bộ máy kế toán tại tổng công ty cà phê Việt Nam.

KẾ TOÁN TRƯỞNG (TRƯỞNG BAN TỔ CHỨC KINH TẾ).

Phó tưởng ban kế toán tài chính. Phó ban tài chính phụ trách dự án AFD.

Kế toán Ngân hàng.Kế toán tổng hợp (theo dõi chi nhánh, các đơn vị SXKD, HCSN, kế toán tiền lương.Kế toán thanh toán.

Trưởng phòng kế toán các bộ phận phụ thuộc (các chi nhánh) Trưởng phòng kế toán các đơn vị trực thuộc (đơn vị SXKD).

Trưởng phòng kế toán các đơn vị HCSN.

Các bộ phận kế toán của các đơn vị

Bộ máy kế toán tại Tổng công ty Cà phê Việt Nam được tổ chức theosơđồsau:

Sơ đồ 7: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tài chính.

Nhiệm vụ của các phòng kế toán kể trên:

- Kế toán trưởng- trưởng ban tài chính kế toán: điều hành chung mị công việctheo chức năng và nhiệm vụ của trưởng ban Kế toán trưởng là người phụ tráchcông việc tài chính và nguồn vốn của Tổng công ty và văn phòng tổng công ty

- Kế toán phụ trách công tác tài chính kế toán các đơn vị thành viên của Tổngcông ty phần xây dựng cơ bản:

+ Kiểm tra, hướng dẫn việc sử dụng vốn xây dựng cơ bản, mua sắm TSCĐtrong các đơn vị thành viên đảm bảo đúng nguyên tắc, đúng mục đích và đạt hiệuqủa kinh tế cao

+ Kiểm tra, hướng dẫn việc chấp hành các chính sách, các chế độ về tài chính

kế toán, các quy định của Nhà nước về đầu tư XDCB tại các đơn vị thành viên vàtổng hợp các báo cáo định kỳ theo quy định Phần liên quan đến XDCB, kiểm tratrình cấp có thẩm quyền phê duyệt, quyết toán vốn đầu tư XDCB hàng năm chocác đơn vị của Tổng công ty

+ Tổng hợp báo cáo quyết toán vốn XDCB toàn Tổng công ty với Nhà nước

- Kế toán phụ trách phần hành công việc về công tác tài chính kế toán các đơn

vị sự nghiệp thuộc Tổng công ty:

+ Lập kế hoạch cấp phát và kiểm tra sử dụng kinh phí, tài sản, vật tư, tiền vốntrong các đơn vị sự nghiệp Kiểm tra hướng dẫn các đơn vị thực hiện tốt công tàichính kế toán, chấp hành tốt các chế độ, chính sách tài chính kế toán của Nhànước

+ Kế toán tài sản, vật tư, văn phòng phẩm…thuộc văn phòng Tổng công ty tại

Hà Nội

+ Tính lương phải trả, BHXH, BHYT, KPCĐ phải nộp, thanh toán công tácphí… trong văn phòng Tổng công ty Cùng phối kết hợp với các bộ phận có liênquan trong văn phòng Tổng công ty để thực hiện việc sản xuất kinh doanh

- Kế toán thanh toán với người mua hàng, người bán hàng:

+ Theo dõi chi tiết từng đối tượng mua hàng, bán hàng về tình hình thanh toáncác lô hàng, tình hình công nợ với khách hàng và thanh lý hợp đồng với kháchhàng

+ Kế toán doanh thu, chi phí theo từng lô hàng; kế toán thanh toán với Ngânhàng; kế toán tiền gửi; tiền vay Ngân hàng; theo dõi hoạt động sản xuất kinh

doanh, công tác tài chính kế toán chi nhánh; đôn đốc các chi nhánh thực hiện chế

độ báo cáo định kỳ theo quy định của Nhà nước và của Tổng công ty

+ Tổng hợp phân tích báo cáo tài chính của chi nhánh; tham mưu đề suất cholãnh đạo trong công tác chỉ đạo, điều hành và quản lý sản xuất kinh doanh cũngnhư trong công tác quản lý tài chính; phối hợp chặt chẽ với các phần hành kháctrong công tác có liên quan

Kế toán phụ trách phần hành công việc kế toán tiền gửi, tiền vay Ngân hàng;

kế toán phần ghóp vốn liên doanh, liên kết, vốn tài trợ các dự án ODA:

+ Theo dõi các khoản công nợ cũ liên quan đến vốn vay cho các tỉnh phía Bắctrồng cà phê, kế toán quỹ tập chung của toàn Tổng công ty

+ Kế toán nguồn vốn đầu tư XDCB và thanh toán vốn đầu tư XDCB phát sinhtại văn phònh Tổng công ty

+ Kế toán phần vốn XDCB và các khoản phải nộp ngân sách cùng phối kếthợp với các Bộ khác có liên quan

- Kế toán phụ trách tổng hợp văn phòng Tổng công ty:

+ Tổng hợp báo cáo quyết toán định kỳ của văn phòng Tổng công ty tại HàNội Toàn bộ các văn phòng Tổng công ty (bao gồm cả chi nhánh); kiểm tra hướngdẫn các chi nhánh trong việc thực hiện các chính sách, chế độ tài chính- kế toáncủa Nhà nước, thực hiện quy định của Tổng công ty về công tác tài chính kế toán.+ Kiểm tra hướng dẫn các chi nhánh trong việc quản lý vốn và tài sản, việc sửdụng vốn, tài sản và các nguồn lực khác đạt hiệu quả kinh tế cao

+ Kế toán tiền mặt, vốn kinh doanh, và các quỹ xí nghiệp văn phòng Tổngcông ty; kế toán công nợ, thanh toán tạm ứng, tạm thu trong nội bộ văn phòng;phối kết hợp chặt chẽ với các phần hành có liên quan để thu thập số liệu phục vụtốt công việc tổng hợp

` - Thủ quỹ, thủ kho:

Có trách nhiệm quản lý tiền mặt bảo đảm tuyệt đối an toàn, cuối mỗi ngàylàm việc phải chủ động kiểm tra, kiểm kê lại quỹ tền mặt và đối chiếu với sổ kếtoán Cuối tháng hoặc đột xuất cùng kế toán trưởng thực hiện việc kiểm kê quỹ tiềnmặt

2 Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán của Tổng công ty Cà phê Việt Nam.

Hình thức kế toán doanh nghiệp đang áp dụng là hình thức chứng từ ghi sổ và

hệ thống sổ kế toán được sử dụng bao gồm: sổ tổng hợp, sổ cái các tài khoản, sổchi tiết

Niên độ kế toán được áp dụng từ ngày 1/1/N đến ngày 31/12/N+1 cuối niên

độ doanh nghiệp lập báo cáo theo chế độ hiện hành bao gồm:

+ Bảng cân đối số phát sinh

+ Bảng cân đối kế toán

+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

+ Thuyết minh báo cáo tài chính

III Thực trạng kế toán hoạt động xuất khẩu hàng hoá tại Tổng công ty

Cà phê Việt Nam.

1 Chứng từ kế toán.

Do đặc tính của hoạt động xuất khẩu khác hẳn so với các hoạt động mua bántrong nước thông thường nên chứng từ trong xuất khẩu thường rất nhiều Chúngphát sinh ở nhiều địa điểm và thời gian khác nhau, phụ thuộc vào giá xuất khẩu màTổng công ty ký kết trong hợp đồng ngoại thương Thông thường chứng từ trongxuất khẩu bao gồm: hợp đồng kinh tế; giấy thông báo thư tín dụng (L/C); giấyphép xuất khẩu;hoá đơn thương mại; vận đơn đường biển và bộ chứng từ thanhtoán

Để thực hiện một hợp đồng xuất khẩu, Tổng công ty thường tiến hành theocác bước cơ bản sau:

- Kiểm tra L/C (nếu hợp đồng quy định phương thức sử dụng chứng từ)

- Tổng công ty thực hiện kiểm tra hợp đồng Sau khi đã tập hợp đầy đủ hàngxuất khẩu và chuẩn bị giao hàng, Tổng công ty phải xin giấy phép xuất khẩu (do

Bộ thương mại cấp), xin giấy kiểm dịch thực vật, giấy chứng nhận khử trùng, giấychứng nhận xuất xứ Thêm nữa, Tổng công ty còn tiến hành thuê tàu hoặc lưucước, kiểm nghiệm và kiểm dịch hàng hoá, làm thủ tục hải quan và giao hàng lêntàu

- Khi hàng hoá lên tàu, Tổng công ty căn cứ vào bộ chứng từ để lập hoá đơnthương mại Hóa đơn thương mại phải thể hiện đầy đủ các yếu tố như: phương tiệnvận chuyển, ngày giao hàng, nơi giao hàng, nơi nhận hàng chứng nhận về xuất xứcủa hàng hoá và bảng kê hàng hoá Hoá đơn thương mại được lập làm 4 liên, trong

đó: 1 liên để lưu, 1 liên để gửi theo hàng, 1 liên giao kế toán công nợ, 1 liên lập bộchứng từ thanh toán gửi Ngân hàng.

- Khi bốc hàng lên tàu, cán bộ nghiệp vụ nhận vận đơn đường biển (B/L) dohãng tàu biển xác nhận Trường hợp xuất thoe giá CIF, Tổng công ty phải mua bảohiểm và giấy chứng nhận bảo hiểm do công ty bảo hiểm cung cấp Nhưng do có sựkhó khăn trong việc thuê tàu biển nên Tổng công ty thường sử dụng giá FOB tronghoạt động xuất khẩu hàng hoá

- Sau khi giao hàng xong, Tổng công ty lập bộ chứng từ thanh toán theo yêucầu của L/C thông qua Ngân hàng thông báo, xuất trình bộ chứng từ do Ngân hàng

mở L/C xin thanh toán Bộ chứng từ theo yêu cầu của L/C bao gồm các chứng từsau:

+ Hợp đồng xuất khẩu hàng hoá

+ Hoá đơn thương mại (CI)

+ Vận đơn (B/L)

+ Giấy chứng nhận xuất xứ

+ Giấy chứng nhận kiểm nhận thực vật

+ Giấy chứng nhận khử trùng

+ Giấy kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hoá của VINACONTROL

+ Thư đề ghị thanh toán

Số liên của mỗi chứng từ trong bộ chứng từ thanh toán tuỳ thuộc vào yêu cầucủa L/C Khi tiền hàng về đến ngân hàng, Ngân hàng này sẽ gửi giấy thông báocho Tổng công ty, căn cứ vào giấy báo, kế toán sẽ tiến hành ghi sổ chi tiết TK112.2, TK 511

Trường hợp tổng công ty nhận uỷ thác xuất khẩu, ngoài những chứng từ đó

ra, còn có cả hợp đồng uỷ thác xuất khẩu và chứng từ thanh toán tiền hàng cho đơn

vị giao uỷ thác, các chứng từ về chi phí vận chuyển, bốc dỡ, kiểm dịch hàng hoá…Các chứng từ này là căn cứ ghi sổ chi tiết TK 138, TK 136.8, TK 641, khoản hoahồng uỷ thác sẽ được Tổng công ty hạch toán vài TK 511

Căn cứ vào các chứng từ chi phí trong quá trình xuất khẩu hàng hoá như: chiphí vận chuyển bốc dỡ, chi phí kiểm dịch, lệ phí hải quan… kế toán tổng hợp cáckhoản chi phí đó vào TK 641

2 Kế toán tổng hợp và chi tiết nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá tại Tổng công ty Cà phê Việt Nam.

a Trường hợp xuất khẩu trực tiếp.

* Tài khoản sử dụng:

- Tài khoản 511- Doanh thu bán hàng.

Dùng để phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ củaTổng công ty Tài khoản này được mở chi tiết cho nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá

Số liệu được ghi trên chỉ tiêu này được lấy từ sổ chi tiết doanh thu bán hàng- phầnbán hàng hoá xuất khẩu trong kỳ báo cáo

Tài khoản 511 được mở chi tiết thành:

+ TK 511.1- Doanh thu bán hàng hoá

+ TK 511.2- Doanh thu bán thành phẩm

- Tài khoản 632- Giá vốn hàng bán.

Dùng để phản ánh trị giá hàng hoá, thành phẩm xuất khẩu trong báo cáo củacông ty

- Tài khoản 157- Hàng gửi bán.

Dùng để phản ánh trị giá hàng hoá thành phẩm gửi đi bán xuất khẩu nhưngchưa được chấp nhận tại thời điểm báo cáo

- Tài khoản 641- Chi phí bán hàng.

Dùng để phản ánh tổng hợp các khoản chi phí hoạt động xuất khẩu của Tổngcông ty như: cước vận chuyển nội địa, tiền chống mối mọt, tiền chi trả cho bao bìđóng gói, chi phí giám định cà phê, chi phí vận chuyển hàng trên biển, phí bảohiểm, phí gửi chứng từ

- Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản sau:

+ Tài khoản 111- Tiền mặt.

TK 111.1- Tiền Việt Nam

TK 111.2- Tiền ngoại tệ

+ Tài khoản 112- Tiền gửi ngân hàng.

* Ví dụ: