TÌNH HÌNH THỰC TẾ CễNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN NHẬP KHO THÀNH PHẨM TIÊU THỤ CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH Ở CÔNG TY DƯỢC LIỆU IW I

Khi đó công ty có tên là Công ty Dượcliệu cấp I – theoQuyết định số 170/BYT-QĐ ngày 01/04/1971 của Bộ Y Tế .Công ty Dược liệu cấp I là đơn vị bán buôn theo chếđộ hạch toán kinh tế độclập

TèNH HèNH THỰC TẾ CễNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN NHẬP KHO THÀNHPHẨM TIấU THỤ, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH Ở

CÔNG TY DƯỢC LIỆU TW I

I ĐẶC ĐIỂM, TèNH HèNH CHUNG CỦA CễNG TY DƯỢC LIỆU TW I:

1 Quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển của Cụng ty:

Tên công ty: Công ty Dược liệu TW I

Tờn giao dịch: Central Medican Plant Company No-1

Trụ sở hoạt động: KM6 đường Giải Phóng – Hà Nội

Phone: 04 8643668- 04 8641549

Fax: 04.8641584

Tiền thân công ty Dược liệu TW I là một quốc doanh thuốc Nam, thuốc BắcTrung ương trực thuộc Bộ Nội thương Khi đó công ty có tên là Công ty Dượcliệu cấp I – theoQuyết định số 170/BYT-QĐ ngày 01/04/1971 của Bộ Y

Tế Công ty Dược liệu cấp I là đơn vị bán buôn theo chếđộ hạch toán kinh tế độclập với nhiệm vụ kinh doanh các mặt hàng: thuốc Nam, thuốc Bắc, cao đơn hoàntán, giống cây chồng dược liệu…nhằm phục vụ cho công tác phũng bệnh, sảnxuất và xuất khẩu Hàng năm Công ty thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch cácchỉ tiêu mà cấp trên đó giao

- Năm 1985, tên của Công ty được đổi thành Công ty Dược liệu TW I trực thuộcLiên Hiệp các xí nghiệp Dược Việt Nam (nay là Tổng Công ty Dược Việt Nam)

- Đến năm 1993 theo quyểt định số 95/BYT-QĐ của Bộ Y Tế ngày 09/02/1993

về điều lệ tổ chức và hoạt động sản xuất kinh doanh: "Bổ xung ngành nghề kinhdoanh chủ yếu của công ty kinh doanh thành phẩm tân dược, dụng cụ y tế thôngthường, bao bỡ và hương liệu mỹ liệu để hỗ trợ cho việc phát triển dược liệu"

- Từ năm 1994 đến nay, công ty lấy tên giao dịch là Centra Medican PlantCompany N1 (viết tắt là MEDIPLANTEX) trực thuộc Liên hiệp các xí nghiệpDược Việt Nam với tên giao dịch VINAFA- BỘ Y TẾ

- Cũng như hầu hết các đơn vị kinh tế quốc doanh, công ty Dược liệu TW I cómột quá trỡnh phỏt triển khụng ngừng để tồn tại và khẳng định vai trũ của mỡnh

- Trước đây, khi mới thành lập trong nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp,công ty chủ yếu là trao đổi với các công ty, xí nghiệp Dược cấp II, cấp III, cácbệnh viện, nông trường, trạm trại, viện nghiên cứu và xuất nhập khẩu theo chỉtiêu kế hoạch của Bộ y tế Ngoài ra, công ty cũn thực hiện chỉ tiờu một số mặthàng chủ yếu là cõy, con làm thuốc đồng thời cũn làm nhiệm vụ vừa hướng dẫn,vừa nuôi trồng, thu hái, chế biến dược liệu trong nước

- Ngày nay, cùng với sự biến đổi cơ chế của nền kinh tế từ tập trung quan liêubao cấp sang cơ chế thị trường dưới sự điều tiết của Nhà nước, Công ty Dược liệu

TW I

cũng đó cú sự thay đổi trong hoạt động kinh doanh của mỡnh, phự hợp với nhữngyờu cầu trong cơ chế kinh doanh mới Với tư cách là một đơn vị kinh tế quốcdoanh, hạch toán kinh tế độc lập dưới sự quản lý của Liờn hiệp cỏc xớ nghiệpDược Việt Nam, Bộ y tế, Công ty Dược liệu TW I đó và đang chứng tỏ được làmột trong những doanh nghiệp chủ chốt của Tổng công ty Dược Việt Nam xéttrên cả lĩnh vực kinh tế và xó hội

- Trong cơ chế thị trường, công ty đó ỏp dụng mụ hỡnh kinh doanh mới, vừa sảnxuất thuốc theo hướng công nghiệp Dược hiện đại, vừa kinh doanh thươngnghiệp về thuốc chữa bệnh đông tây y và xuất nhập khẩu Các mặt hàng củaCông ty ngày càng được đa dạng hoá, với các hỡnh thức bỏn hàng phong phỳ,phục vụ tận nơi, thanh toán tại chỗ được thực hiện với nhiều hỡnh thức và mởrộng khắp trong và ngoài nước

- Mặt khác, do công ty chuyển hướng kinh doanh cho phù hợp với nền kinh tếnhiều thành phần nên sản xuất kinh doanh của công ty đa dạng và phong phú hơnđũi hỏi cỏn bộ cụng nhõn viờn năng động hơn, chuyên môn hơn nên hàng nămcông ty gửi các cán bộ đi đào tạo thêm chuyên môn nghiệp vụ tại các trường của

TW và địa phương đóng trên địa bàn Hà Nội, tổ chức cho công nhân học nângcao tay nghề, nâng bậc kỹ thuật để đáp ứng với nhiệm vụ được giao

- Đặc biệt trong những năm gần đây cơ chế thị trường luôn có sự cạnh tranh gaygắt, công ty đó tỡm cho mỡnh một hướng đi riêng phù hợp trên cơ sở đảm bảochất lượng và hiệu quả cao Chính vỡ vậy, trong suốt thời gian hoạt động, tuy cũngặp nhiều khú khăn song công ty luôn là lá cờ đầu trong ngành Dược của TW vềlàm ăn có hiệu quả Đời sống của cán bộ công nhân viên ổn định và ngày càngtăng cao cùng với doanh sô của công ty Hơn thế nữa, Công ty luôn thực hiện đầy

đủ nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước và cung cấp các loại thuốc chữa bệnh vớichất lượng cao đáp ứng nhu cầu của nhõn dõn

2.Chức năng và nhiệm vụ của công ty Dược liệu TW I:

2.1 Chức năng:

Công ty Dược liệu TW I là doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Bộ y tế Công

ty có chức năng sản xuất và kinh doanh các mặt hàng thuốc chữa bệnh, trong đóhoạt động kinh doanh thương mại là chủ yếu cũn hoạt động sản xuất chỉ là phụ

2.2 Nhiệm vụ:

- Xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh dựa trên cơ sở kế hoạch

mà công ty đó đặt ra và thích ứng với nhu cầu của thị trường về mặt hàng tândược cũng như đông dược

- Công ty có nhiệm vụ tự hạch toán kinh doanh đảm bảo bù đắp chi phí và chịutrách nhiệm về việc duy trỡ và phỏt triển nguồn vốn do Nhà nước cấp

- Thực hiện quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh phải đảm bảo mục tiêu an toàn laođộng, bảo vệ môi trường, tuân thủ pháp luật về ngành nghề mà đơn vị đó đăngký

- Thực hiện đầy đủ các quyền lợi của cán bộ công nhân viên theo luật lao động

và tham gia các hoạt động có ích cho xó hội

- Tăng cường đầu tư cho cơ sở vật chất, áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuậtvào quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh

Với chức năng và nhiệm vụ như trên, Công ty đó và đang tiến hành những hoạtđộng sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao vị thế trên thị trường trong và ngoàinước Để chuẩn bị trước khi Việt Nam tham gia khối mậu dịch tự do AFTA vàchuẩn bị tham gia tổ chức thương mại thế giới WTO, những mục tiêu mà công ty

đề ra là:

- Hoàn thiện và nõng cao trỡnh độ bộ máy quản lý

- Tăng cường phát triển nguồn tài chính

- Xây dựng đầu tư phát triển hơn nữa cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại

- Nõng cao trỡnh độ của cán bộ công nhân viên bằng cách đào tạo dài hạn vàngắn hạn

- Tăng cường hơn nữa việc mở rộng thị phần trong nước và ngoài nước

3 Đặc điểm về tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty:

- Phân xưởng đông dược: nhiệm vụ chủ yếu là sản xuất các mặt hàng đông dược

- Phân xưởng hoá chất: chuyên sản xuất để chiết xuất ra các mặt hàng thuốcchống sốt rét

Trong 3 phân xưởng sản xuất đó thỡ phõn xưởng sản xuất thuốc viên là phânxưởng có sản lượng sản xuất lớn hơn cả cũn phõn xưởng đông dược và phânxưởng hoá dược công việc sản xuất chưa đều, sản lượng sản xuất cũn nhỏ

Do mặt hàng thuốc là mặt hàng đặc biệt, nó liên quan đến sức khoẻ và sinhmạng của con người , nên quy trỡnh sản xuất cú đoạn phải đảm bảo khép kín và

vô trùng Đặc biệt là đối với sản phẩm thuốc viên, đơn vị phải chính xác đếnmiligam, mililit nhưng lại có giá trị rất lớn, phải đảm bảo theo tiêu chuẩndượcViệt Nam.

Sau đây là 3 quy trỡnh cụng nghệ sản xuất ra một số sản phẩm chớnh tại 3xưởng của Công ty như sau:

SƠ ĐỒ QUY TRèNH CễNG NGHỆ SẢN XUẤT THUỐC VIấN

SƠ ĐỒ QUY TRèNH CễNG NGHỆ CHIẾT XUẤT HOÁ CHẤT

SƠ ĐỒ QUY TRèNH CễNG NGHỆ SẢN XUẤT RƯỢU BỔ SÂM

Nguyờn

vật

Xay , rõy

Pha chế

Sấy khụ

Kiểm nghiệm bỏn thành phẩm

Dập viờn

ộp vỉ

Kiểm nghiệm thành phẩm

Đóng gói thành phẩm

nghiệm

Đóng gói thành phẩm

Nhập kho thành phẩm

Pha chế

kiểm nghiệm

Kiểm tra đóng gói Giao nhập thành

phẩm

3.2 Đặc điểm tổ chức kinh doanh:

Hiện nay, Công ty đang áp dụng cả hai hỡnh thức phõn phối thuốc chủ yếu:Phõn phối trực tiếp và phõn phối giỏn tiếp

- Phân phối trực tiếp: Được áp dụng tại các quầy hàng bán buôn cho các bệnhviện, bán nguyên liệu sản xuất cho các xí nghiệp dược và tại các quầy bán lẻ trựctiếp cho người tiêu dùng

- Phõn phối giỏn tiếp: Áp dụng chủ yếu tại cỏc phũng kinh doanh và một phầntại cỏc cửa hàng bỏn buụn của Cụng ty Qua hỡnh thức này, Cụng ty bỏn ra thịtrường thông qua các Công ty phân phối trung gian, đó là các Công ty Dượcphẩm của các tỉnh, huyện, các Công ty tư nhân và các cửa hàng thuốc

Để khẳng định vai trũ của một doanh nghiệp kinh doanh thương mại trong nềnkinh tế thị trường, cho đến nay, Công ty đó thay đổi đáng kể về con người,cơ cấu

tổ chức, mạng lưới kinh doanh của mỡnh.Cỏc mặt hàng kinh doanh của Cụng tyrất phong phỳ, đa dạng, đầy đủ các chủng loại về thuốc, kể cả hàng đi mua lẫnhàng tự

sản xuất tại các phân xưởng sản xuất của Công ty Ngoài ra, Công ty cũn chỳtrọng kinh doanh đến cả các mặt hàng thuốc quý hiếm, đẩy mạnh công tác tỡmkiếm thị trường và tạo nguồn xuất khẩu

Nhờ sự năng động, phối hợp đồng bộ nhiều biện pháp tích cực nên Công ty

đó cú doanh thu tăng lên đáng kể Đó là những tín hiệu đáng mừng đối với mộtdoanh nghiệp Nhà nước đó từng chịu ảnh hưởng nặng nề của cơ cấu tập trungquan liêu bao cấp trước đây

Xét riêng kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty qua 2 năm 2001 và 2002

đó thấy cú sự gia tăng rừ rệt

Cỏc chỉ tiờu kinh tế trong những năm gần đây:

Trong những năm gần đây, doanh thu năm nay luôn cao hơn năm trước Tuynhiên , tỷ suất lợi nhuận / doanh thu của năm 2002(0.0018) thấp hơn năm2001( 0.0029) chứng tỏ khả năng sinh lời giảm đi Hệ sô lợi nhuận trên vốn củanăm 2002 ( 0.0060) lại cao hơn năm 2001 ( 0.0055), như vậy là doanh nghiệp đó

sử dụng nguồn vốn cú hiệu quả hơn năm trước Năm nay tuy số lượng lao độngtăng thêm nhiều ( 56 người) nhưng thu nhập bỡnh quõn một người vẫn tăng ( từ1.052.000 lên 1172 000 đ)

4.Tổ chức bộ mỏy quản lý của cụng ty:

Với diện tích 10000 m, Công ty Dược liệu TW I đó bố trớ một phần diện tớchcho khối văn phũng gồm cỏc cửa hàng phõn phối trực tiếp và giỏn tiếp nhằm đápứng nhu cầu phục vụ cho nhân dân Ngoài ra Công ty cũn bố trớ nơi sản xuất cho

ba phân xưởng với nhiệm vụ khác hẳn nhau và chịu trỏch nhiệm trực tiếp dophũng kế hoạch giao

Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty được thực hiện theo phương pháp quản

lý trực tiếp, tập trung dưới sự chỉ đạo của ban giám đốc Cơ cấu tổ chức của công

ty được chia thành 5 phũng ban phân xưởng và một hệ thống kho tàng cùng nhiềucửa hàng phân phối ở nhiều địa điểm khác nhau trong khu vực Hà Nội

Phũng xuất

Phũng kinh doanh và nhập khẩu

Phũng kiểm nghiệm

Các phân xưởng

Cỏc cửa hàng

* Chức năng nhiệm vụ của cỏc phũng ban:

- Giám đốc: chịu trách nhiệm điều hành chung toàn công ty và quản lý trực tiếpphũng tổ chức hành chớnh và phũng kế toỏn

- Phó giám đốc:

+ Một phó giám đốc kinh doanh xuất nhập khẩu, quản lý các kho và cỏc cửahàng

+ Một phú giỏm đốc phụ trách kỹ thuật, quản lý các phân xưởng

- Phũng tổ chức hành chớnh: cú chức năng quản lý, sử dụng nhân lực cho phùhợp, xây dựng nội quy, chế độ làm việc, nội quy lao động; quản lý cụng tỏc antoàn mọi mặt trong Cụng ty, phụ trỏch cỏc cụng trỡnh xõy dựng cơ bản thuộcCông ty

- Phũng kế toỏn tài vụ: cung cấp toàn bộ vốn cho sản xuất kinh doanh, quản lývốn đúng chế độ của Nhà nước và phân tích hiệu quả sử dụng vốn trong sản xuất– kinh doanh

- Phũng kinh doanh và nhập khẩu: Nhập khẩu thuốc và nguyờn liệu làm thuốctheo kế hoạch của Cụng ty,nhập thuốc của cỏc xớ nghiệp, cụng ty trong toànquốc, tổ

chức mạng lưới mua bán hàng hoá, cung ứng toàn bộ nguyên liệu, phụ liệu, bao

bỡ cho cỏc xưởng sản xuất của Công ty

- Phũng xuất khẩu: thăm dũ, tỡm kiếm thị trường nước ngoài, cung ứng toàn bộhàng hoá cho xuất khẩu

- Phũng kỹ thuật kiểm nghiệm: quản lý, theo dừi chất lượng của toàn bộ hànghoá ( gồm cả hàng nhập khẩu và tự sản xuất) Ngoài ra, phũng cũn đảm nhiệmviệc nghiên cứu cỏc mặt hàng mới, mẫu mó mới nhằm thu hỳt khỏch hàng

- Các phân xưởng sản xuất;

+ Xưởng thuốc viên: sản xuất các loại thuốc viên tân dược trong đó bao gồmthuốc kháng sinh, thuốc chữa bệnh và thuốc bổ các loại

+ Xưởng hoá dược: chuyên chiết xuất Antemisinin từ cây thanh hao hoa vàngphục vụ cho việc sản xuất thuốc sốt rét theo chủ trương của Bộ y tế

Cỏc cửa hàng

+ Xưởng đông dược: sản xuất các loại thuốc đông dược dầu cao xoa, bào chếthuốc, rượu thuốc theo đơn đặt hàng từ phũng kế hoạch, cung cấp sản phẩm chophũng kinh doanh tiờu thụ.

- Hệ thống kho tàng: là nơi dự trữ, bảo quản, tập kết các loại sản phẩm, hàng hoánhập kho

Hệ thống kho bao gồm:

+ Kho vật tư hàng hoá

+ Kho thành phẩm

+ Kho hàng hoỏ mua ngoài

- Hệ thống cửa hàng: là nơi trưng bày, giới thiệu sản phẩm tiêu thụ trong nước

mở rộng ở nhiều địa điểm như cửa hàng Giáp Bát, Láng Hạ, Ngọc Khánh…

5.Tỡnh hỡnh chung về cụng tỏc kế toỏn:

5.1 Tổ chức bộ mỏy kế toỏn ở Cụng ty:

Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý, xuất phát từ điềukiện và trỡnh độ quản lý, Công ty Dược liệu TW I tổ chức bộ máy kế toán theohỡnh thức tập trung

Bộ máy kế toán của Công ty được khái quát theo sơ đồ sau:

SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN Ở CÔNG TY DƯỢC LIỆU TW I

Kế toán trưởng

Kế toỏn tổng hợp

Phũng kế toỏn gồm 14 người:

- 1 kế toán trưởng ( trưởng phũng): Phụ trỏch cụng việc chung của phũng dưới

sự chỉ đạo trực tiếp từ Giám đốc, tham mưu cho Giám đốc trong việc điều hành

và quản lý của Cụng ty

- 1 kế toỏn tổng hợp (phú phũng ): cú nhiệm vụ tổng hợp cỏc bảng kờ, nhật ký,lờn sổ cỏi, kiểm tra đối chiếu với các bộ phận liên quan, lập các báo cáo tài chính

- 3 kế toỏn kho hàng: cụng việc phụ trỏch là theo dừi về mặt số lượng và giá trịhàng hoá nhập- xuất tại các kho, thực hiện đối chiếu với các thủ kho theo định kỳ

và cuối tháng lập bảng kê nhập - xuất hàng hoá Mỗi kế toán có trách nhiệm theodừi một kho hàng

- 1 kế toỏn cửa hàng: theo dừi tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn thành phẩm ở cửa hàng

- 1 kế toỏn tiờu thụ sản phẩm và cửa hàng theo dừi cụng nợ: căn cứ vào cácchứng từ gốc và các hoá đơn nhập, xuất bản, kế toán có nhiệm vụ theo dừi chi tiếtcụng sự đối với từng khỏch hàng trỏnh cú sự nhầm lẫn

- 1 kế toán thanh toán: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc, hoá đơn, nhậphàng, hoá đơn bán hàng để viết phiếu thu, chi Cuối tháng, kế toán cộng sổ lênbảng kê số 1 và nhật ký chứng từ số 1

- 1 kế toỏn ngõn hàng: theo dừi vốn bằng tiền tại Ngõn hàng, căn cứ vào uỷnhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc chuyển khoản, séc lĩnh tiền mặt… kế toán lên bảng

kê số 2 sau đó lên nhật ký chứng từ số 2, số 3, số 4

- 1 thủ quỹ: làm nhiệm vụ thu, chi khi cú phiếu thu, chi Ngoài ra cũn phải đingân hàng để nộp, rút tiền

- 1 kế toán tiền lương, BHXH và khấu hao TSCĐ: có nhiệm vụ phản ánh vớigiám đốc việc mua sắm bảo quản và sử dụng TSCĐ, lập bảng phân bổ cho cácđối tượng sử dụng lên bảng kê số 4 vào nhật ký sổ cỏi cho phự hợp

- 3 kế toán phân xưởng và tính giá thành: có nhiệm vụ hạch toán quá trỡnh sảnxuất sản phẩm của cỏc xưởng, tập hợp chi phí phát sinh của các phân xưởng, tính

sp và cụng nợ

KT than

h toỏn

KT ngõn

quỹ

KT tiền lương BHXH

và KH TSCĐ

KT phân xưởng

và tính giỏ thành

giá thành công xưởng đối với từng sản phẩm Cuối mỗi quý cỏc kế toỏn phảihạch toỏn về chi phí tiêu hao và sản phẩm làm được, tính kết quả lói hay lỗ.

5.2.Hỡnh thức số ỏp dụng trong cụng ty:

Phương pháp hạch toán tại công ty theo phương pháp kê khai thường xuyên,

và để phù hợp với đặc điểm sản xuất, yêu cầu và trỡnh độ tay nghề của cỏn bộ kếtoỏn cụng ty ỏp dụng sổ kế toỏn theo hỡnh thức "nhật ký- chứng từ"

Đây là một hỡnh thức kế toỏn được xây dựng trên cơ sở kết hợp chặt chẽ giữa kếtoán tổng hợp và kế toán chi tiết đảm bảo được việc tiến hành thường xuyên côngviệc đồng đều tất cả các khâu trong tất cả các phần việc kế toán, đảm bảo chínhxác số liệu, kịp thời, phục vụ nhạy bén cho nhu cầu quản lý kinh tế của Công ty

SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN

-Hoá đơn GTGT -Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ

Thẻ kho Sổ chứng từ KT

xuất thành phẩm Bảng kờ tiờu thụ

Sổ chi tiết thành phẩm

Bảng kờ

5.3 Hệ thống bỏo cỏo:

Công ty áp dụng đúng chế độ kế toán do Bộ tài chính ban hành Hệ thống báo cáocủa Công ty bao gồm các biểu, bảng sau:

-Bản cân đối tài sản

-Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

-Thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh

II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN THÀNH PHẨM, TIÊU THỤ, CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH Ở CÔNG

Ở công ty Dược liệu TW I mọi thành phẩm nhập kho và đem tiêu thụ đềuđược phũng kỹ thuật - kiểm nghiệm của Cụng ty kiểm tra một cỏch nghiờm ngặt

NK – CT 8

Bảng kờ

từ nguyờn liệu đầu vào, quy trỡnh thực hiện sản xuất đến sản phẩm đầu ra tại cácphân xưởng.

Các sản phẩm của Công ty do bộ phận phân xưởng sản xuất làm ra đượchỡnh thành ba nhúm chớnh: hàng đông dược( rượu bổ, sâm…), các loại dược liệu

và các dạng thuốc viên nén vỉ, nhộng như thuốc kháng sinh, cảm sốt, vitamin…Mỗi nhóm này lại bao gồm nhiều chủng loại, mẫu mó khỏc nhau nhưng được lậpmột hệ thống hồ sơ theo dừi hoặc phõn loại theo tờn sản phẩm cú mó số Hồ sơtheo dừi trong quỏ trỡnh sản xuất bao gồm tập hợp đánh giá về chất lượng vậtliệu đầu vào, chỉ tiêu thực hiện và kiểm nghiệm quy trỡnh sản phẩm đảm bảochất lượng của Cục quản lý Dược Việt Nam Quá trỡnh quản lý và bảo quảnthành phẩm cũng được chú trọng trong từng giai đoạn, có những quy định chặtchẽ và thời gian sử dụng do đó thành phẩm của Công ty đem nhập kho hay tiêuthụ đều đảm bảo tính thời hạn sử dụng của từng loại

Trong quỏ trỡnh sản xuất cũng như quá trỡnh tiờu thụ Cụng ty phải luụn giữđược chữ tín, đồng thời đảm bảo an toàn cho khách hàng, từ đó đẩy nhanh khốilượng thành phẩm tiêu thụ nhằm đạt được kết quả cao trong quá trỡnh kinhdoanh Để đạt được điều này công tác quản lý tiờu thụ thành phẩm của Công ty

đó chỳ ý cỏc mặt sau:

- Về khối lượng thành phần xuất bản: Hạch toán chi tiết thành phẩm đảm bảocho bộ phận kinh doanh nắm chắc được tỡnh hỡnh hiện cũn của từng loại, từngthứ thành phẩm làm cơ sở cho việc ký kết các hợp đồng mua hàng được dễ dàng

- Về quy cách phẩm chất thành phẩm nhập kho và tiêu thụ:Trước khi nhập khothành phẩm được bộ phận KCS kiểm tra một cách nghiêm ngặt về chất lượng vàquy cách, kiên quyết không cho nhập kho những thành phẩm không đạt yêu cầu

- Về khách hàng: Đây là bộ phận có ảnh hưởng rất lớn đến sự tồn tại và pháttriển của Công ty Đối với Công ty Dược liệu TW I khách hàng lớn nhất củaCông ty là thị trường các tỉnh và thị trường xuất khẩu Do vậy trong những nămqua Công ty không ngừng củng cố mối quan hệ tốt đối với bạn hàng truyền thống

và thiết lập tỡm kiếm cỏc bạn hàng mới để thúc đẩy hoạt động tiêu thụ sản phẩm

- Về giá bán: Để thu hút được khách hàng, Công ty có một chính sách giá cả hếtsức linh hoạt Giá bán được xác định trên 3 căn cứ: giá thành sản phẩm của thànhphẩm nhập kho, giá cả thị trường và mối quan hệ giữa khách hàng với Công ty.Công ty thực hiện giảm giá với khách hàng mua thường xuyên; mua với khốilượng lớn, với khách hàng ở tỉnh xa hoặc với khách hàng bằng thanh toỏn ngay.Phần giảm

giá này Công ty có thể thực hiện trên hoá đơn hoặc cuối mỗi chu kỳ kinh doanh,sau khi xem xét toàn bộ số khách mua hàng trong kỳ để giảm giá cho những

khách hàng mua nhiều với tỉ lệ 1% đến 1,5% trên tổng doanh số bán cả năm chokhách hàng đó.

- Về phương thức thanh toán: Công ty đó thực hiện cỏc phương thức thanh toánhết sức đa dạng, phụ thuộc vào sự thoả thuận giữa hai bên theo hợp đồng kinh tếbao gồm tiền mặt, ngân phiếu, séc chuyển khoản, séc bảo chi,uỷ nhiệm chi…Việcthanh toán có thể thanh toán ngay hoặc thanh toán sau một khoản thời gian nhấtđịnh ( tối đa là 3 tháng ) sau khi nhận được hàng Công ty luôn tạo điều kiệnthuận lợi cho khách hàng trong khâu thanh toán, đồng thời đảm bảo không gâythiệt hại kinh tế cho bản thân doanh nghiệp mỡnh

Phương thức thanh toán chậm hiện nay đang áp dụng phổ biến đối với hỡnhthức bỏn buụn Do đó để quản lý chặt chẽ khoản phải thu, trong hợp đồng kinh tếbao giờ cũng xác định thời hạn thanh toán hoặc tính lói xuất 1,5 %/ thỏng trêntổng giá trị hàng bán nếu thanh toán chậm quá thời gian quy định Đồng thờiviệc bán chịu chỉ thực hiện đối với các doanh nghiệp có quan hệ làm ăn lâu dàivới Công ty, không bán chịu cho tư nhân hoặc vóng lai trừ khi cú tài sản thế chấphoặc ngõn hàng bảo lónh

2 Tớnh giỏ vốn của thành phẩm:

2.1.Giỏ vốn thực tế nhập kho:

Thành phẩm nhập kho được xác định theo giá thành sản xuất thực tế được tínhcho từng sản phẩm, số liệu này do bộ phận kế toán giá thành tính toán và cungcấp trên:" Bảng tính giá thành thực hiện" Bảng tính giá thành này được lập riêngcho từng phân xưởng

2.2 Giá vốn của thành phẩm được xác định là tiêu thụ:

Công ty Dược liệu TW I sử dụng phương pháp tính giá hàng hoá xuất bántheo phương pháp giá thực tế nhập trước, xuất trước ( phương pháp FIFO) Theophương pháp này, hàng hoá được nhập trước được xuất bán hết mới xuất bán đếnlần nhập sau Do đó, giá hàng hoá xuất bán được tính hết theo giá nhập kho lầntrước, xong mới tính theo giá nhập kho lần sau Phương pháp này rất phù hợp vớiđặc điểm của mặt hàng thuốc chữa bệnh, là loại sản phẩm có quy định thời hạn sửdụng Với việc nhập kho và tính giá như trên, sẽ không xảy ra trường hợp cónhững loại dược phẩm đến ngày quá hạn sử dụng mà chưa được xuất bán

- Thường giá thành sản phẩm được tính khi thành phẩm nhập kho, kế toán tiêuthụ căn cứ vào bảng tính giá thành thực hiện, lấy giá thành đơn vị từng loại nhânvới số lượng thành phẩm xác định là tiêu thụ sẽ xác định được tổng giá vốn thực

tế của thành phẩm đó Trường hợp thành phẩm nhập kho vẫn chưa được tính giá

đó cú nhu cầu tiờu thụ thỡ thành phẩm vẫn được xuất bán theo giá bán trên thịtrường, lúc này giá thành không cũn là căn cứ của giá vốn, chờ đến khi nào cóbảng tính giá thành, kế toán tiêu thụ mới hạch toán phản ỏnh giỏ vốn

3 Các phương thức tiêu thụ mà Công ty áp dụng:

3.1 Bỏn buụn qua kho của Cụng ty:

Để quản lý chặt chẽ vốn thành phẩm, phương thức bán buôn chủ yếu màCông ty áp dụng là phương thức lấy hàng tại kho

Bỏn buụn tại cỏc kho của Cụng ty dưới hỡnh thức xuất bỏn trực tiếp cho cỏc cửahàng thuốc, cỏc đại lý thuốc, công ty Dược ở các tỉnh…Theo phương thức này,khách hàng có thể được hưởng chiết khấu từ 1%, trong trường hợp lấy hàngnhiều có thể được hưởng chiết khấu từ 1,5% đến 2% trong hoá đơn hoặc ngoàihoá đơn tuỳ khách hàng Công ty thuộc diện nộp thuế theo phương pháp khấu trừ,

do đó chứng từ sử dụng là hoá đơn GTGT theo mẫu 01/GTKT bán hàng theoQuyết định số 855 ngày 16/07/1998 của Bộ tài chính

3.3 Xuất khẩu trực tiếp ra nước ngoài:

Trong những năm gần đây, Công ty đó xuất khẩu một số mặt hàng ra nướcngoài Đây là một thành công chứng tỏ chất lượng sản phẩm của Công ty đượcquốc tế chấp nhận Bên cạnh đó, doanh số toàn Công ty được nâng lờn nhờ doanhthu xuất khẩu chiếm tỷ trọng lớn

Về phương pháp hạch toán, cơ bản giống phương thức bán buôn qua kho,nhưng chỉ khác doanh thu xuất khẩu được phản ánh trên tài khoản riêng và sảnphẩm xuất khẩu không phải nộp thuế GTGT

B QUÁ TRèNH HẠCH TOÁN THÀNH PHẨM VÀ TIấU THỤ THÀNH PHẨM:

1.Thủ tục nhập, xuất kho và chứng từ kế toỏn:

Công ty Dược liệu TW I hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khaithường xuyên.Do vậy việc nhập, xuất thành phẩm phải được ghi hàng ngày theonghiệp vụ kinh tế phỏt sinh

* Thủ tục nhập kho:

Mọi thành phẩm trước khi nhập kho đều phải được kiểm nghiệm và lập "Biênbản kiểm nghiệm thành phẩm" Việc kiểm nghiệm thành phẩm nhập kho do bộphận KCS của Công ty kiểm tra, theo dừi theo từng lụ hàng sản xuất ra Công ty

chỉ nhập kho số thành phẩm đó kiểm nhận, mọi sai lệch đều phải được lập biênbản làm cơ sở cho việc xử lý và ghi sổ kế toỏn.

Sau khi nhận được biên bản kiểm nghiệm kế toán lập phiếu nhập kho thành hailiên:

- Liên 1: Lưu tại phũng kế toỏn

- Liờn 2: Thủ kho dùng để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho phũng kế toỏn đểghi sổ

BIấN BẢN KIỂM NGHIỆM THÀNH PHẨM

Ngày 20/01/2003Ban kiểm nghiệm :

Ông ( bà ) : Nguyễn Văn Nghiêm

Phương thức kiểm nghiệm

Đơn vị tớnh

Sốlượng theo chứng từ

Kết quả kiểm nghiệm

Ghi chỳ

Số lượng đúng quy định

Số lượng không đúng quy định

toàn bộ

Đại diện kỹ thuật Kế toán trưởng Thủ kho Trưởng ban kiểmnghiệm (ký, họ tờn ) (ký , họ tờn ) (ký , họ tờn ) ( ký ,

họ tờn )

Đơn vị : Công ty Dược liệu TW I

Địa chỉ : Km 6 đường Giải Phóng

PHIẾU NHẬP KHO Số 155A/60/4

tại………

ST Tờn, nhón hiệu, quy Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền

để phản ánh số thuốc xuất kho chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị.

Đồng thời căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán tiêu thụ sản phẩm của Công tylập hoá đơn GTGT

Đối với trường hợp bán lẻ hàng hóa thỡ Cụng ty sử dụng cỏc chứng từ nhưhoá đơn GTGT bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ…

Cỏc chứng từ sử dụng trong quỏ trỡnh xuất kho là căn cứ để Công ty hạchtoán thành phẩm, hạch toán doanh thu, cũn khỏch hàng làm chứng từ đi đường

2.Kế toỏn thành phẩm:

2.1.Kế toỏn chi tiết thành phẩm :

Ở Công ty Dược liệu TW I sản xuất và kinh doanh nhiều loại thành phẩm,công tác nhập xuất thành phẩm diễn ra một cách thường xuyên Việc theo dừi chitiết thành phẩm được thực hiện đồng thời ở phũng kế toỏn và ở kho theo phươngpháp thẻ song song

* Ở kho :

- Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép, phản ánh hàng ngày tỡnh hỡnh nhập,xuất, tồn kho thành phẩm Mỗi thẻ kho được mở cho một loại mặt hàng thuốctheo dừi về mặt hiện vật

- Phương pháp ghi thẻ kho: Căn cứ vào chứng từ nhập phiếu xuất kho, thủ khotiến hành lập thẻ kho Cuối tháng thủ kho kiểm kê đối chiếu với kế toán thànhphẩm và tiêu thụ Thẻ kho được lập chi tiết cho từng mặt hàng Thẻ kho có mẫunhư sau:

Cụng ty Dược Nam ĐịnhCông ty Dược Thái BỡnhCửa hàng số 7- NgọcKhỏnh

Singapo

218.000 35.000

100.000 50.000 10.000 100.000

100 000

Tổng tồn cuối thỏng

Thủ kho Kế toán trưởng

(ký, họ tờn ) (ký , họ tờn )

*Ở phũng kế toỏn:

Kế toỏn thực hiện việc theo dừi thành phẩm cả về mặt hiện vật lẫn mặt giỏ trị

Sau khi nhận được chứng từ nhập, xuất kế toán mở sổ chi tiết thành phẩm theo

dừi tỡnh hỡnh nhập xuất, tồn của từng loại thuốc Mỗi loại thuốc được lập trên

một trang sổ và các loại thuốc của một kho được tổng hợp trong một quyển sổ

Phương pháp lập sổ chi tiết thành phẩm: Hàng ngày, kế toán ghi sổ chi tiết

thành phẩm nhập theo chỉ tiêu số lượng Cuối tháng, khi bộ phận kế toán tính giá

thành chuyển bảng giá thực hiện đó tớnh xong cho bộ phận kế toỏn thành phẩm,

kế toỏn tiến hành ghi sổ chi tiết phần nhập kho theo chỉ tiêu giá trị Đồng thời, kế

toán tập hợp số lượng trên " Bảng kê tiêu thụ" ( Xuất bán trực tiếp, xuất cho các

cửa hàng) để

ghi phần xuất theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị ( giá vốn) Từ số lượng, giá

trị nhập, xuất kế toán tính ra số lượng tồn kho

Sổ chi tiết thành phẩm có mẫu như sau:

12/2002 Tháng 1/2003 Phân xưởng viên

218000 180,2 39290490

100000 18.000.

000

31 /1

31/ 1

Bảng kê tiêu thụ xuất qua kho

Bảng kê tiêu thụ xuất qua cửa hàng

35.000 250.000

10.000

180 180 ,2

180 ,2

6.300.000 45.050.000

Cuối tháng, kế toán cộng sổ tính ra tổng số nhập - xuất - tồn của từng thứ thành

phẩm “ Bảng kê nhập xuất thành phẩm” phản ánh tình hình nhập -xuất - tồn kho

thành phẩm theo chỉ tiêu giá vốn

Phương pháp lập: Thành phẩm của mỗi phân xưởng được tổng hợp và theo dõi

trên một bảng kê nhập - xuất Mỗi loại thuốc được ghi trên một dòng trong bảng

này

Cột dư đầu kỳ căn cứ vào số dư cuối kỳ trước của bảng kê nhập - xuất

Cột phát sinh Nợ , Có căn cứ Sổ chi tiết thành phẩm, từ đó rút ra giá trị tồn kho

Phụ lục 2

2.2 Kế toán tổng hợp thành phẩm:

Công ty sử dụng TK 155 “ Thành phẩm” để phản ánh tình hình nhập

-xuất kho thành phẩm Quá trình nhập - -xuất kho được hạch toán như sau:

 Nhập kho thành phẩm:

Căn cứ vào các chứng từ liên quan đến nhập kho thành phẩm và Bảng tínhgiá thành, kế toán xác định giá trị thực tế thành phẩm nhập kho để ghi Sổ cáiTK155 theo định khoản:

Nợ TK 155

Có TK 154

Sau đó, căn cứ vào số liệu tổng cộng trên Sổ cái TK 155 để ghi vào Bảng

kê nhập -xuất thành phẩm ( phần ghi Nợ TK155, phần ghi Có TK 154) theo giáthành thực tế thành phẩm nhập kho

Ví dụ : Cuối tháng 01/ 2003, dựa vào Sổ chi tiết thành phẩm, kế toán tổnghợp và đối chiếu tính ra giá thành thực tế nhập kho của thuốc Ampicilin 0,25 gnén là: 218.000  180,2 = 39.290.490

Phần số liệu được tính như trên được thực hiện trong Bảng tính giá thànhsản phẩm, sau đó được ghi vào sổ cái TK 155 và Bảng kê nhập - xuất thànhphẩm theo định khoản:

Nợ TK 632

Có TK 155 - Giá thực tế thành phẩm xuất kho

Nghiệp vụ này cũng đồng thời ghi Sổ cái TK 632 - “ Giá vốn hàng bán ”,sau đó ghi vào Bảng kê nhập - xuất thành phẩm để phản ánh số hàng bán trong

kỳ Cụ thể:

Cuối tháng 01/ 2003 , kế toán tập hợp được 295.000 viên Ampicilin 0,25gnén được xuất bán thực tế từ Sổ chi tiết thành phẩm Sau khi đối chiếu số liệunày với số liệu tổng cộng cuối tháng trên Thẻ kho do thủ kho lập , kế toán tính

ra giá thực tế Ampicilin 0,25g xuất kho theo phương pháp nhập trước - xuấttrước :

Giỏ thực tế của Giá thực tế đơn vị của Số lượng thành phẩm thànhphẩm xuất = thành phẩm nhập kho theo  xuất dựng trong kỳthuộckho trong k ỳ từng lần nhập kho trước số lượng từng lần nhập 100.000  180 + 185.000  180,2 = 53.139.000

Số liệu này được ghi trên Sổ cái TK 155 và Sổ cái TK 632 theo định khoản :

Nợ TK 632 53.139.000

Có TK 155 53.139.000

Sau đó kế toán ghi định khoản này vào Bảng kê nhập – xuất thành phẩm(phần ghi Có TK 155)

 Phương pháp lập Sổ cái TK 155 như sau:

Sổ cái TK 155 đưopực lập để phản ánh tình hình nhập – xuất kho thànhphẩm theo giá thực tế Trên Sổ cái có các cột : “ Số thứ tự” , “ Diễn giải”, “Tài khoản đối ứng ” (Nợ , Có) và cột “Số phát sinh ” (Nợ,Có)

Dòng “Số dư đầu kỳ” và “ Số dư cuối kỳ” căn cứ vào Sổ chi tiết thành phẩm

Đơn vị : Công ty Dược liệu TW I

SỔ CÁI

TK 155 – Thành phẩm( Sản phẩm: Ampicilin 0,25g nén)

Sổ cái TK 632 được lập để phản ánh trị giá vốn của thành phẩm xuất bán

trong kỳ Sổ gồm có các cột giống như TK 155

Cột “ Số phát sinh Nợ” của TK 632 đối ứng với bên Có TK 155 phản ánhgiá vốn hàng xuất bán trong kỳ

Cột “ Số phát sinh Có ” của TK 632 đối ứng với bên Nợ TK 911-

“ Kết chuyển trị giá vốn hàng xuất bán ” để xác định kết quả.

Đơn vị : Công ty Dược liệu TW I

SỔ CÁI

TK 632 – Giá vốn hàng bán( Sản phẩm : Ampicilin 0,25g nén)

3.1 Kế toán chi tiết tiêu thụ thành phẩm:

Công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừnên khi bán hàng Công ty phải lập hoá đơn GTGT , trong đó ghi rõ giá bán chưa cóthuế GTGT , thuế GTGT và tổng số tiền người mua phải thanh toán Doanh thubán hàng mà doanh nghiệp được hưởng là doanh thu chưa có thuế GTGT

a Hạch toán nghiệp vụ bán buôn hàng hoá ( hình thức bán buôn hàng hoá quakho):

Ở Công ty có ba kho hàng : Kho giữ hàng thuốc viên, kho gữi hàng đôngdược, kho gữi hàng hoá chất

Trình tự hạch toán nghiệp vụ bán buôn qua kho thể hiện qua sơ đồ sau:

TK 155 TK 632

Giá vốn thành phẩm tiêu thụ tại kho

Giá vốn thành phẩm bị trả lại