MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNGTÁC KẾ TOÁN THÀNH PHẨM TIÊU THỤ THÀNHPHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH ỞCÔNG TY DƯỢC LIỆU TW I

Để có được những kết quả trên , nhất là trong điều kiện cạnh tranh gay gắt với các đơn vị cùng ngành và sản phẩm thuốc nhập ngoaị ngày càng nhiều không thể không nói đến sự phối hợp giữa

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNGTÁC KẾ

TOÁN THÀNH PHẨM TIÊU THỤ THÀNHPHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH ỞCÔNG TY DƯỢC LIỆU TW I

I ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN THÀNH PHẨM, TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH Ở CÔNG

TY DƯỢC LIỆU TW I :

Khi nền kinh té chuyển từ cơ chế từ bao cấp sang cơ chế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước Để đảm bảo cho việc đứng vững và phát triển trong điều kiện mới Công ty Dược liệu TW I đã có những thay đổi đáng kể trong hoạt động sản xuát kinh doanh của mình Công ty đã đa dạng hoá các mặt hàng kinh doanh, chủ động tìm kiếm nguồn hàng, mở rộng các mạng lưới cửa hàng bán buôn và bán

lẻ, đẩy mạnh công tác tìm kiếm thị trường, tạo nguồn xuất khẩu.Nhờ việc thực hiện tốt phối hợp đồng bộ nhiều biện pháp tích cực nên Công ty đã khắc phục được khó khăn và từng bước kinh doanh có lãi Sau 30 năm hoạt động, Công ty đạt được những thành tựu hết sức khả quan Doanh thu bán hàng không ngừng tăng , thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước, cung cấp các loại thuốc chữa bệnh cho nhân dân với khối lượng cao Kết quả đó thể hiện rõ qua Số liệu phản ánh tình hình kinh doanh của Công ty trong năm 2001 và những tháng đầu năm 2002

Để có được những kết quả trên , nhất là trong điều kiện cạnh tranh gay gắt với các đơn vị cùng ngành và sản phẩm thuốc nhập ngoaị ngày càng nhiều không thể không nói đến sự phối hợp giữa các khâu trong sản xuất và tiêu thụ giưã các phòng ban trong Công ty , trong đó có sự đóng góp không nhỏ của phòng Tài chính kế toán Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức phù hợp với công việc ,chuyên môn mỗi người một cách khoa học và hợp lý Công ty đã áp dụng chế độ kế toán mới một cách nhuần nhuyễn, sáng tạo và chủ động Bên cạnh đó, Công ty đã từng bước áp dụng kế toán trên máy vi tính, giảm nhẹ khối lượng công việc và nâng cao hiệu quả công tác kế toán Với cách bố trí công việc hiện nay công tác kế toán nói chung và công tác kế toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm nói riêng đã đi vào nề nếp và có hiệu quả

 Công tác kế toán thành phẩm ,tiêu thụ thành phẩm ở Công ty có những ưu điểm lớn sau:

Trước hết , Công ty có sự quan tâm đúng mức tới chế độ quản lý thành phẩm

và kế toán thành phẩm của Công ty cũng đang được hoàn thiện Hệ thống kho được bố trí khoa học, hợp lý đảm bảo quản lý theo từng thứ, từng loại , chủng loại

thành phẩm , thuận tiện cho việc nhập - xuất hàng Công ty quản lý thành phẩm cũng được đánh

giá cao qua việc xác định đúng đắn , rõ ràng nội quy , quy chế , tránh nhiệm của các bên (Bảo vệ , KCS, thủ kho , kế toán) trong quản lý tránh nhầm lẫn hao hụt mất mát

Bên cạnh đó , công tác quản lý tiêu thụ thành phẩm , theo dõi thanh toán công nợ với từng khách hàng cũng được tiến hành đều đặn , gắn với thực tế của Công ty Với một khối lượng hàng bán ra tương đối lớn , lại phong phú về chủng loại , quy cách , kế toán tiêu thụ thành phẩm cũng rất nỗ lực để hoàn thành một khối lượng công việc như hiện nay

Về tổ chức công tác kế toán phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty Quy

mô kinh doanh lớn , nhiều phân xưởng ,cửa hàng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều nên hình thức sổ kế toán phù hợp nhất mà Công ty lựa chọn là hình thức Nhật ký - Chứng từ có cải tiến và được thực hiện hoàn toàn trên máy vi tính trong toàn Công ty

Việc tận dụng hình thức kế toán trên trong những năm qua đã giúp Công ty khai thác được những khả năng về chuyên môn của đội ngũ nhân viên kế toán toàn Công ty , giảm nhẹ được rất nhiều khối lượng công việc, giảm lao động trong phòng kế toán mà vẫn đảm bảo tốt chức năng nhiệm vụ của kế toán và cung cấp thông tin kinh tế từ chi tiết đến tổng hợp đảm bảo yêu cầu chính xác , đầy đủ, kịp thời, phục vụ cho công tác điều hành quản lý doanh nghiệp

Khối lượng công việc kế toán của Công ty phát sinh rất lớn do quy mô kinh doanh lớn , số lượng kho hàng , cửa hàng phân tán Mặc dù vậy , phòng kế toán vẫn phản ánh sát sao tình hình quản lý thành phẩm , tiêu thụ thành phẩm chi tiết cho từng cửa hàng , kho hàng để thấy được hiệu quả kinh doanh của từng kho Bên cạnh những ưu điểm nói trên , tổ chức kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm ở Công ty cũng còn một số tồn tại cần sớm được hoàn thiện

II MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THÀNH PHẨM , TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH Ở CÔNG TY DƯỢC LIỆU TW I :

Lý luận và thực tiễn cho thấy , nền kinh tế càng phát triển thì các doanh nghiệp càng tìm biện pháp đổi mới và hoàn thiện phương pháp quản lý kinh doanh

để đạt hiệu quả cao

Mặc dù chế độ kế toán ban hành thống nhất , song các doanh nghiệp có đặc điểm , cơ cấu , ngành nghề khinh doanh khác nhau Do vậy , không phải doanh nghiệp nào cũng hoàn toàn theo khuân mẫu của chế độ mà có những điểm doanh nghiệp sử dụng khác chế độ nhưng lại cho là hợp lý , phù hợp với doanh nghiệp mình

Việc hoàn thiện công tác kế toán phải căn cứ vào văn bản quy định , chế độ hướng dẫn và đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp để đề xuất những biện pháp

có hiệu quả cao

Sau một thời gian thực tập tại Công ty Dược liệu TW I , với kiến thức còn hạn chế em mạnh dạn đưa ra một số nhận xét và biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thành phẩm , tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh :

1 Ý kiến thứ 1: Về luân chuyển chứng từ

Trong phần bán buôn sản phẩm, các Hoá đơn GTGT do phòng kinh doanh lập

và nhập vào hệ thống máy vi tính nối mạng, các chứng từ máy này tự động chuyển sang phòng kế toán Nhân viên kế toán trên cơ sở các chứng từ máy đó để tiến hành định khoản , lập Bảng kê tiêu thụ và vào các sôe kế toán liên quan Cuối tháng , phòng kinh doanh mới chuyển chứng từ gốc sang phòng kế toán , nhân viên kế toán tiến hành đối chiếu kiểm tra

Như vậy , việc cuối tháng phòng kinh doanh mới chuyển chứng từ gốc sang phòng kế toán là chưa hợp lý Trong quá trình phòng kinh doanh nhập chứng từ vào máy nếu có sai sót thì khi định khoản và ghi sổ , nhân viên kế toán ghi theo số sai Cuối tháng, phòng kế toán nhận được chứng từ gốc kế toán mới kiểm tra được

và phải sửa chữa lại rất mất nhiêù thời gian , công sức

Do đó, phòng kinh doanh mà định kỳ 5 ngày hoặc 1 tuần chuyển chứng từ gốc cho phòng kế toán để có thể kiểm tra, đối chiếu một cách liên tục, tránh tình trạng công việc dồn vào cuối tháng

2 Ý kiến thứ 2: Về hạch toán chi tiết thành phẩm

Do Công ty sản xuất và kinh doanh nhiều loại thành phẩm , công tác nhập -xuất thành phẩm diễn ra thường xuyên , vì vậy ngoài việc lập các sổ chi tiết , kế toán còn phải lập các Bảng kê nhập , Bảng kê xuất , Bảng tổng hợp nhập - xuất thành phẩm nhưng trong kỳ chỉ theo dõi được về mặt số lượng Tuy nhiên Công

ty lại thực hiện kế toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp ghi thẻ song song chỉ thích hợp với doanh nghiệp có ít chủng loại sản phẩm , giá trị thành phẩm lớn , các nghiệp vụ nhập xuất không thường xuyên Vì vậy khối lượng công việc kế toán phải thực hiện nhiều nhưng lại trùng hợp với công tác kho (trong kỳ kế toán thành phẩm chỉ theo dõi về mặt số lượng )

Mặt khác , Công ty cũng đã xây dựng hệ thống mã hoàn chỉnh cho các loại thành phẩm

Theo em, Công ty nên áp dụng phương pháp Sổ số dư để hạch toán chi tiết thành phẩm phù hợp hơn phương pháp thẻ song song Theo phương pháp này, công việc kế toán được giảm bớt mà vẫn theo dõi được tình hình nhập -xuất thành phẩm cả về mặt giá trị

Thủ kho ghi thẻ kho, đến cuối yháng phản ánh số tồn thành phẩm cuối kỳ vào cột số lượng trên Sổ số dư do kế toán lập Kế toán căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất thành phẩm theo chỉ tiêu giá trị cuối kỳ lập Bảng tổng hợp nhập - xuất

- tồn thành phẩm

Đồng thời, cuối tháng sau khi nhận được Sổ số dư do thủ kho chuyển tới kế toán tính giá trị trên cột số tiền và đối chiếu với số tồn kho thành phẩm trên Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn về mặt giá trị

Sơ đồ và mẫu Số số dư như sau:

SƠ ĐỒ

Ghi chú:

Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng

Đối chiếu kiểm tra

MẪU SỔ SỐ DƯ

Năm:

Kho:

Tên thành

phẩm Mã

Đơn giá

Dư đầu năm Tồn tháng 1 Tồn tháng 2 … Tồn cuối

năm

SL ST SL ST SL ST … … SL ST

Chứng từ nhập

Bảng kê Chứng từ xuất

Bảng tôngr hợp Nhập - xuất - tồn

Sổ số dư

Phiếu xuất kho

Thẻ kho

3 Ý kiến thứ 3: Về hạch toán chi tiết hàng tồn kho

Thành phẩm xuất kho cho cửa hàng vẫn coi nằm trong kho chỉ khi nào được xác định là tiêu thụ mới ghi vào thẻ kho Như vậy phản ánh không chính xác lượng thành phẩm tồn kho vì nếu xuất kho cho cửa hàng thì trách nhiệm bảo quản và quản

lý không thuộc về kho kế toán nữa mà thuộc về cửa hàng, thực chất thành phẩm không còn trong kho nữa mà chỉ còn trên sổ sách Do đó , Công ty nên mở thẻ kho theo dõi riêng cho thành phẩm xuất cho cửa hàng

4 Ý kiến thứ 4: Về phương thức thanh toán

Với phương thức thanh toán hầu hết là trả chậm hiện nay của khách hàng , số tiền mà khách hàng nợ luôn vào khoảng 8 10 tỷ Khách hàng thường ký nợ 20

30 ngày mới thanh toán ( mặc dù Công ty chỉ cho phép trả chậm trong vòng 15

-20 ngày ), các cửa hàng phụ thuộc nhận thuốc của Công ty để bán sau một tháng cũng không thanh toán tiền hàng cho Công ty mà cũng trả dần Như vậy, có một lượng vốn đáng kể của Công ty bị chiếm dụng hợp pháp , trong khi Công ty phải

đi vay vốn , phải trả lãi hàng tháng ( số vốn đi vay chiếm tới 60% vốn kinh doanh )

Do đó, Công ty cần kiểm tra , đối chiếu chặt chẽ hơn định mức nợ Đối với khách hàng gần đến hạn trả , Công ty gửi thông báo yêu cầu trả tiền trước khi đến hạn 2 - 3 ngày để nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn Đối với những khách hàng nợ quá hạn , định kỳ 15 ngày cần gửi thông báo yêu cầu thanh toán có tính lãi xuất quá hạn Ngân hàng quy định Tốm lại , để làm tốt công tác thanh toán công nợ , kế toán Công ty cần theo dõi thường xuyên, rà soát lại tất cả những khách hàng thanh toán chậm và lập báo cáo về tình hình công nợ Về phía Công ty nên có chính sách khuyến khích trong công việc thanh toán và quy định

tỷ lệ lãi do quá hạn trả Việc khuyến khích thanh toán nhanh làm khả năng thu hồi vốn kinh doanh được tăng , đồng thời giảm được những khoản nợ khó đòi do tình trạng tài chính của khách hàng gặp khó khăn không có khả năng thanh toán

Ngoài ra , Công ty thường bán chịu hàng hoá , lấy phương thức thanh toán trả chậm làm chủ yếu làm phát sinh những khoản thu không thể thu hồi được Điều đó

có nghĩa là phải lập dự phòng cho những chi phí đó Hiện nay, Công ty chưa có quy định cụ thể về việc lập dự phòng phải thu khó đòi Theo ý kiến của em , Công

ty có những

quy định cụ thể , chi tiết hơn về phải thu khó đòi, nên sử dụng TK 139 – “ Dự phòng phải thu khó đòi” theo như quy định của chế độ kế toán hiện hành

5 Ý kiến thứ 5 : Về lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Là một Công ty Dược liệu cấp trung ương với quy mô kinh doanh lớn nên lượng thành phẩm nhập – xuất của Công ty có giá trị lớn , tình hình biến động giá

cả trên thị trường diễn ra thường xuyên Nhưng ở Công ty lại không có kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Như vậy , rất dễ gây ra lỗ lớn trong kinh doanh khi xảy ra rủi ro do các tác nhân khách quan như giảm giá hàng hoá Do vậy, Công ty nên tiến hành trích dự phòng đối với những hàng hoá có khả năng giảm giá

Khoản trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho được theo dõi trên TK 159 và được trích vào chi phí trên TK 6426

Trình tự hạch toán như sau :

- Cuối niên độ kế toán đầu tiên khi tính được dự phòng giảm giá hàng tồn kho , kế toán ghi:

Nợ TK 642 (6426)

Có TK 159

- Cuối niên độ kế toán tiếp theo , hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm trước đã lập , kế toán ghi :

Nợ TK 159

Có TK 721

- Sau đó , tính dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho cuối năm tiếp theo:

Nợ TK 642 (6426)

Có TK 159 Ngoài ra, Công ty cần có biện pháp sử lý nhanh số lượng hành thuốc ứ đọng Hàng càng để lâu càng dễ mất phẩm chất , chi phí bảo quản tăng , vốn ứ đọng , ảnh hưởng tới hiệu quả kinh doanh Công ty có thể quảng cáo , hạ giá bán những sản phẩm tồn kho Đối với những hàng kém phẩm chất Công ty nên tái chế hoặc huỷ đi vì thuốc đó sẽ gây hại cho sức khoẻ con người

Công ty cần xác định mức dự trữ hàng tồn kho , luân chuyển cho hợp lý , chẳng hạn tăng lên 2- 3 vòng/ năm

Tăng cường các biện pháp kinh tế tài chính có tính chất đòn bẩy , đẩy mạnh bán hàng:

a.Có một chính sách giá cả phù hợp:

Một cơ chế giá mềm dẻo sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kinh doanh

- Đối với những mặt hàng khan hiếm , Công ty có thế mạnh về nguồn hàng , thị trường tiêu thụ thì Công ty nên giữ mức giá cao để thu được nhiều lợi nhuận

- Đối với những mặt hàng thông thường , ít biến động giá cả , Công ty nên cố gắng giảm giá bán để thu hút khách hàng Giảm giá một chút để bán được nhiều hàng hơn là một biện pháp rất hữu ích để tăng doanh thu bán hàng

b Áp dụng các biện pháp khuyến khích khách hàng ( chiết khấu , bớt giá , hồi khấu … ):

Trong điều kiện hiện nay , để mở rộng thị trường tăng khối lượng sản phẩm tiêu thụ , các doanh nghiệp cần chiết klhấu lại cho các cửa hàng hoặc người mua với khối lượng lớn một số tiền để họ bù đắp chi phí và thu được một phần lợi nhuận Như vậy bản chất của chiết khấu bao gồm 2 yếu tố : chi phí và lợi nhuận

Do đó sự phát sinh của yếu tố chiết khấu bán hàng ngày càng phổ biến

Công ty Dược liệu TW I hoạt động trong cơ chế kinh tế mở cũng nên nghiên cứu kỹ để đưa ra những chính sách chiết khấu, giảm giá phù hợp

Chẳng hạn:

- Khi khách hàng thanh toán trước thời hạn hoặc mua hàng bằng tiền mặt , Công ty nên đưa ra một tỷ lệ chiết khấu hợp lý ( tuỳ theo thời gian thanh toán trước thời hạn và số tiền mua hàng)

- Đối với những khách hàng có quan hệ thường xuyên,lâu dài ,Công ty nên dành cho họ những khoản hồi khấu ( chẳng hạn theo định kỳ hàng tháng )

- Đối với những khách hàng mua với số lượng lớn , Công ty nên áp dụng chính sách giảm giá theo doanh số mua hàng

Ví dụ : 100.000.000  DT  200.000.000 thì giảm giá 1%

200.000.000  DT  400.000.000 Thì giảm giá 2%

DT  400.000.000 thì giảm giá 4%

c Các giải pháp chất lượng quảng cáo ttổng hợp , nhiều hình thức nhưng tránh lãng phí, kém hiệu quả để phục vụ cho công tác bán hàng hoàn thành kế hoạch đã đặt ra:

Đã từ lâu, nghệ thuật chào hàng thông qua quảng cáo đã được biết đến như một biện pháp , có lúc như mở đường đối với sản phẩm mới , có lúc như con đường “ cứu cánh cho doanh nghiệp” Thông qua quảng cáo, người tiêu dùng mới biết được sự hiện hữu của sản phẩm trên thị trường và tiêu dùng nó cho phù hợp với nhu cầu

Công ty Dược liệu TW I đã thực hiện chiến dịch quảng cáo tại các cửa hàng với những món quà tặng kèm theo như: bút bi , dây đeo chìa khoá…có biểu tượng của Công ty Vào những dịp gần đây , số lượng sản phẩm bán ra tăng lên rõ rệt , kéo theo doanh thu tăng Nếu Công ty tiếp tục duy trì và ngày càng đổi mới , đa dạng hơn nữa các chương trình quảng cáo , khuyến mại, chắc chắn Công ty sẽ gặt hái được nhiều thành tựu hơn nữa trên bước đường hoạt động kinh doanh của mình

KẾT LUẬN

Qua thời gian thực tập ở Công ty Dược liệu TW I , bước đầu em đã làm quen được với công việc của người cán bộ kế toán , tìm hiểu tổ chức bộ máy kế toán cũng như phương phấp hạch toán của Công ty Có thể nói rằng những thành tựu

mà Công ty dã đạt được trong những năm qua là kết quả không nhỏ của công tác quản lý và công tác tài chính kế toán, hoạt động kinh doanh thống nhất và ổn định Doanh nghiệp đã có chỗ đứng trên thị trường

Tuy nhiên, sự phát triển về quy mô hoạt động và khối lượng tiêu thụ ngày càng tăng đòi hỏi công tác tổ chức kế toán của Công ty phải chính xác và kịp thời Với bài viết hoàn thiện công tác kế toán thành phẩm , tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh, trong điều kiện thời gian nghiên cứu hạn chế và lượng kiến thức ít ỏi của mình em xin mạnh dạn nêu ra một số vấn đề đã đạt được

và những tồn tại , vướng mắc cần tháo gỡ trong công tác hạch toán thành phẩm , tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty

Nhằm mục đích thực hiện được nhiệm vụ kinh doanh trong cơ chế mới , Công ty Dược liệu TW I cần phải hoàn thiện công tác quản lý , trong đó trọng tâm

là đổi mới hoàn thiện công tác kế toán , tổ chức hợp lý quá trình hạch toán kế toán thành phẩm , tiêu thụ thành phẩm , lưu chuyển chứng từ , tài liệu, từ đó làm tăng hiệu quả sử dụng nhân lực , tăng cường tính kịp thời của công tác thông tin Để đạt được điều đó còn phụ thuộc nhiều vào thời gian, đòi hỏi có sự nghiên cứu kỹ lưỡng về mặt xây dựng chế độ và khảo sát tình hình thực tế

Bằng lưọng kiến thức tích luỹ được mới chỉ là cơ bản và lượng thời gian tiếp cận thực tế quá ngắn ngủi cho nên đề tài của em thực hiện không tránh khỏi những thiếu sót , em rất mong có được những ý kiến đóng góp của các thầy cô cùng toàn thể các cô chú trong phòng kế toán của Công ty Dược liệu TW I

Cuối cùng, em xin trân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn Quang Hưng , các

thầy cô giáo giảng dạy bộ môn kế toán doanh nghiệp cũng như các cô chú phòng

kế toán của Công ty Dược liệu TW I đã chỉ bảo , hướng dẫn tận tình giúp em hoàn thành báo cáo chuyên đề này

Em xin trân thành cảm ơn !

Hà Nội , tháng 03/ 2003 Sinh viên

Bùi Tiến Thành