ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ Ở CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HỮU NGHỊ HÀ NỘI

Chính vì lẽ đó m trà m ước khi đi sâu v o tìm hià m ểu thực trạng tổ chức hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty cần phải khái quát sơ qua về đặc điểm chung, đặc điểm tổ c

Đ NH GI TH ÁNH GIÁ TH ÁNH GIÁ TH ỰC TRẠNG CÔNG T C K ÁNH GIÁ TH Ế TO N V ÁNH GIÁ TH ẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ Ở CÔNG TY CỔ PHẦN B NH K ÁNH GIÁ TH ẸO HỮU NGHỊ H N À N ỘI

I ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN B NH K ÁNH GIÁ TH ẸO HỮU NGHỊ H N À N ỘI

1 Quá trình hình th nh v phát tri ành và phát tri ành và phát tri ển của công ty

Đặc thù hoạt động của công ty công nghiệp l mà m ột trong những nhân tố chi phối không nhỏ đến công tác hạch toán kế toán nói chung v kà m ế toán vật liệu nói riêng Chính vì lẽ đó m trà m ước khi đi sâu v o tìm hià m ểu thực trạng tổ chức hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty cần phải khái quát sơ qua

về đặc điểm chung, đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty

Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị l mà m ột doanh nghiệp chuyên sản xuất các loại sản phẩm thuộc về thực phẩm chế biến như bánh, kẹo…

Tiền thân của công ty bánh kẹo h nà m ội trước năm 1954 l mà m ột cơ sở sản xuất do một Việt kiều người trung quốc đảm nhiệm tại 96 Trần Hưng Đạo Đến năm 1954 H Nà m ội được giải phóng v cà m ũng từ đó cơ sở sản xuất bánh kẹo

96 Trần Hưng Đạo do nh nà m ước thu hồi v quà m ản lý được đổi tên th nh Xà m ưởng bánh kẹo sản xuất các loại h ng à m để phục vụ cơ sở Trung Ương Đảng v kháchà m chính phủ

Đứng trước nhu cầu phục vụ của Xưởng ng y c ng cao, Xà m à m ưởng bánh kẹo không ngừng lớn mạnh về mọi mặt Số người lao động đã tăng hơn Mọi công cụ dụng cụ sản xuất không ngừng được nâng cao Vì vậy Xưởng bánh kẹo 96 Trần Hưng Đạo được đổi tên th nh Xí nghià m ệp bánh kẹo 96 trần Hưng Đạo

Do nhu cầu thị trường sản lượng được giao ng y c ng cao à m à m Để đáp ứng được thị trường Xí nghiệp được cấp trên bổ xung nhiều t i sà m ản công cụ mới

v à m đã sản xuất được nhiều mặt h ng phà m ục vụ nhu cầu tiêu dùng xã hội

Năm 1993 Xí nghiệp 1 lần nữa đổi tên th nh Xí nghià m ệp bánh kẹo Hữu Nghị thuộc tổng công ty thực phẩm rau quả miền Bắc- Bộ thương mại

Đến đầu năm 2001 Xí nghiệp bánh kẹo hữu nghị đã được nh nà m ước cổ phần hoá nên không còn mang tên như vậy m à m đổi th nh Công ty cà m ổ phần bánh kẹo Hữu Nghị H Nà m ội

2 Cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý của công ty

Để đáp ứng yêu cầu chuyên môn hoá cũng như thuận tiện cho việc hạch toán kinh tế thì to n bà m ộ cơ cấu sản xuất v quà m ản lý cũng được xắp xếp theo từng bộ phận từng phân xưởng cụ thể:

-Phân xưởng bánh: Có nhiệm vụ sản xuất các loại sản phẩm trên một dây truyền sản xuất như bánh hương thảo, bánh vừng vòng, bánh kem xốp

-Phân xưởng kẹo: có nhiệm vụ sản xuất các loại kẹo như : kẹo cứng, kẹo mềm

Nhìn chung mỗi phân xuởng đều mang tính độc lập về tổ chức v quà m ản lý nên việc hạch toán thống kê v hà m ạch toán kế toán cũng sẽ được độc lập v rõà m

r ng.à m

Mặt khác các sản phẩm sản xuất ra của các phân xưởng đều có chu kỳ ngắn sản xuất h ng loà m ạt v ít có sà m ản phẩm dở cuối kỳ, sản lượng ổn định, sản phẩm mang tính xã hội hoá cao

- Các bộ phận sản xuất phụ trợ: chỉ bao gồm có 1 phân xuởng cơ điện, phân xưởng n y có nhià m ệm vụ gia công cơ khí, sửa chữa lớn v sà m ửa chữa thường xuyên máy móc thiết bị phục vụ cho phân xưởng chính

- Các phòng ban chức năng: to n bà m ộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công

ty được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc Giúp việc cho giám đốc có hai phó giám đốc v 3 phòng chà m ức năng

+Hai phó giám đốc: 1 người phụ trách kinh doanh, 1 người phụ trách kỹ thuật

+3 phòng chức năng gồm:

- Phòng nghiệp vụ kinh doanh

- Phòng kế toán

- Phòng h nh chính.à m

Các phòng ban n y không trà m ực tiếp sản xuất m có nhià m ệm vụ tổ chức quản

lý to n bà m ộ hoạt động của công ty như hoạt động sản xuất, hoạt động văn hoá… cho các nhân viên

Trong phạm vi từng phân xưởng thì trách nhiệm quản lý phân xuởng thuộc

về quản đốc còn trên to n nh máy thì ban giám à m à m đốc (đứng đầu l giám à m đốc và m

2 phó giám đốc) có nhiệm vụ thực hiện quản lý v lãnh à m đạo tập trung, thống nhất đảm bảo hoạt động nhịp nh ng liên tà m ục giữa các bộ phận trong công ty Trong ban lãnh đạo công ty thì giám đốc l ngà m ười có quyết định cao nhất còn 2 phó giám đốc v 3 trà m ưởng phòng sẽ hỗ trợ cho giám đốc hoặc có thể được phân công quản lý trên một mặt n o à m đó

Ngo i ra công ty còn có mà m ột số cửa h ng dà m ịch vụ v già m ới thiệu sản phẩm về danh nghĩa l trà m ực thuộc phòng h nh chính cà m ộng đời sống của công ty nhưng trên thực tế do cửa h ng phà m ụ trách quản lý Các cửa h ng n y hà m à m ạch toán độc lập với công ty

Bộ máy quản lý sản xuất ở công ty có thể được khái quát như sau:

- Phòng nghiệp vụ kinh doanh: có trách nhiệm đảm bảo cung ứng các yếu

tố đầu v o cà m ũng như hoạt động tiêu thụ sản phẩm của công ty

- Phòng kế toán: Có chức năng thu thập xử lý v cung cà m ấp các thông tin kinh tế phục vụ cho công tác quản lý Qua đó kiểm tra tình hình thực tế kế hoạch, giám đốc bằng đồng tiền việc sử dụng vật tư lao động tiền vốn v mà m ọi hoạt động sản xuất kinh doanh trong công ty, thúc đẩy thực hiện tốt chế độ hạch toán kinh tế nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh trong công ty

- Phòng h nh chính: Và m ới trách nhiệm theo dõi nhân sự cũng như việc kế toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên Bên cạnh đó còn đảm bảo các tiêu chuẩn chế độ cho công nhân viên như: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, trợ cấp…

BAN GIÁM ĐỐC

Phòng nghiệp vụ Phòng kế toán Phòng h nh chínhà m

Tổ phục

vụ

Tổ bảo vệ

Tổ

kỹ thuật

Tổ

bán

h ngà m

KD

Phân xưởng sản xuất

Phân xưởng Phân xưởng Phân xưởng điện

- Phân xưởng sản xuất: L nà m ơi trực tiếp sản xuất v chià m ếm đa số nguồn nhân lực của công ty Trong phân xưởng sản xuất được chia th nh 3 phânà m xưởng khác nhau Mỗi phân xưởng có những hoạt động sản xuất riêng biệt

Với sự phát triển không ngừng Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị Hà m Nội nhiều năm hoạt động sản xuất kinh doanh tổng số vốn hiện có của công ty tính đến năm 2003 l :à m

Vốn sản xuất :

- Tổng số vốn lưu động: 4,5 tỷ

- Vốn lưu động 3,1 tỷ

- Nguồn vốn khác: 300 triệu

- Vốn thanh toán: 4,2 tỷ

Từ những đặc điểm công nghệ sản xuất v tà m ổ chức quản lý nêu trên đòi hỏi công tác tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị Hà m Nội phải phù hợp nhằm đạt được hiệu quả cao nhất

3 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty

Bộ máy kế toán của công ty bao gồm 7 nhân viên, mỗi nhân viên đảm nhận một phần kế toán Nhiệm vụ bộ máy kế toán của công ty l hà m ạch toán chi tiết, tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp chi phí sản xuất tính giá th nh, là m ập báo cáo t i chính, hà m ướng dẫn kiểm tra công tác kế hoạch cho các nhân viên thống kê các phân xưởng

Nhiệm vụ của các phân ng nh trong phòng kà m ế toán l :à m

- Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: l ngà m ười kiểm tra đôn đốc số liệu

kế toán

- Kế toán phó kiêm kế toán tập hợp chi phí v tính giá th nh: l ngà m à m à m ười hạch toán chi tiết v tà m ổng hợp chi phí phát sinh cho các đối tượng chịu phân bổ

Tổng hợp chi phí theo từng đối tượng v tià m ến h nh tính giá th nh nhà m à m ập kho.

Mở sổ hạch toán chi tiết v tà m ổng hợp cho chi phí sản xuất, giá th nh cà m ủa công

ty Đồng thời l ngà m ười có quyền thay thế kế toán trưởng khi kế toán trưởng vắng mặt để kiểm tra v à m đôn đốc số liệu kế toán

- Kế toán h ng hoá và m ật liệu công cụ dụng cụ: L ngà m ười chuyên ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình mua bán vận chuyển bảo quản nhập xuất

h ng tà m ồn kho vật liệu, công cụ lao động nhỏ tính giá thực tế vật liệu xuất kho Các loại sổ chi tiết được bộ phận n y sà m ử dụng v quà m ản lý

- Kế toán công nợ v t i sà m à m ản cố định: l ngà m ười giám sát thu chi ở t ià m khoản tại ngân h ng, theo dõi công nà m ợ của công ty với khách h ng Ngo i ra kà m à m ế toán còn kiêm luôn cả việc theo dõi tình hình tăng giảm v mà m ức khấu hao t ià m sản cố định

- Kế toán tiền lương v các khoà m ản bảo hiểm: l ngà m ười tổng hợp số liệu

từ các phân xưởng ghi chuyển lên để phối hợp cùng các bộ phận khác tính toán tiền lương, phụ cấp cho cán bộ công nhân viên để kế toán thực hiện công việc của mình

- Một thủ quỹ: có nhiệm vụ cùng với kế toán công nợ tiến h nh thu chi và m à m theo dõi chặt chẽ các khoản thu chi v tà m ồn quỹ tiền mặt của đơn vị

- Kế toán th nh phà m ẩm v tiêu thà m ụ th nh phà m ẩm: L ngà m ười tổ chức hạch toán chi tiết v tà m ổng hợp sản phẩm ho n th nh nhà m à m ập kho v tiêu thà m ụ của công ty Xác định doanh thu, kết quả tiêu thụ, theo dõi tình hình bán h ng, tà m ổ chức ghi

sổ sách chi tiết

Bộ phận kế toán tuy có chức năng nhiệm vụ riêng song giữa chúng lại có mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong phạm vi chức năng v quyà m ền hạn cho phép của mình Mỗi cán bộ kế toán đều phải kiêm nghiệm phần việc cụ thể dưới sự phân công của kế toán trưởng

Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty cổ phần bánh kẹo hữu nghị.

II THỰC TRẠNG CÔNG T C K ÁNH GIÁ TH Ế TO N C ÁNH GIÁ TH ỦA CÔNG TY CỔ PHẦN

B NH K ÁNH GIÁ TH ẸO HỮU NGHỊ H N À N ỘI

1 Sơ đồ hạch toán kế toán tổng hợp

Công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị H Nà m ội l mà m ột doanh nghiệp nhà m nước được tổ chức sản xuất v quà m ản lý sản xuất theo mô hình tập trung Trực thuộc công ty l các th nh viên (các phân xà m à m ưởng) không có tư cách pháp nhân, không trực tiếp với ngân sách

Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng

hợp

Kế toán phó kiêm kế toán tổng hợp chi phí v tính giá th nh s à m à m ản phẩm

Kế toán tiền lương v à m các khoản bảo hiểm

Kế toán

th nh ph à m ẩm

v tiêu th à m ụ

th nh ph à m ẩm

Kế toán bán

h ng à m hoá, vật liệu v à m CCDC

Kế toán công

nợ v à m TSCĐ

Thủ

quỹ

Nhân viên thống kê các phân xưởng

a) Hình thức tổ chức công tác kế toán

Công tác tổ chức kế toán của công ty được tập trung tại phòng kế toán

-t i và m ụ Mỗi phân ng nh kà m ế toán được giao cho một nhân viên kế toán đảm nhiệm

Dưới các phân xưởng không tổ chức bộ máy kế toán m chà m ỉ có các nhân viên thống kê phân xưởng hỗ trợ cho công tác tập trung như thu thập số liệu, chứng từ xử lý sơ bộ rồi gửi chúng về phòng kế toán

b) Hình thức kế toán

Về mặt hình thức kế toán công ty áp dụng hình thức nhật ký chứng từ.Trình tự ghi chép sổ sách như sau: h ng ng y khi có nghià m à m ệp vụ phát sinh kế toán căn cứ v o các chà m ứng từ nhập xuất để ghi v o sà m ổ chi tiết sổ quỹ sổ nhật ký chứng từ từ số liệu ở nhật ký chứng từ ghi v o sà m ổ cái Cuối tháng kế toán tập hợp số liệu của từng loại vật liệu trên sổ chi tiết để ghi v o bà m ảng tổng hợp chi tiết Đồng thời lấy số liệu từ sổ quỹ để ghi v o sà m ổ cái liên quan Cuối cùng là m lập báo cáo t i chính cuà m ối tháng, cuối quý

Sơ đồ:

Ghi chú:

Ghi h ng ng y hoà m à m ặc định kỳ:

Sổ quỹ Chứng từ gốc

Sổ chi tiết

Nhật ký – Chứng từ

Sổ cái Báo cáo t i chínhà m Bảng tổng hợp chi

tiết

Ghi cuối tháng:

Đối chiếu kiểm tra:

Thực tế tại công ty kế toán vật liệu chỉ cần đem chứng từ gốc (hợp lệ đã xếp theo từng loại vật liệu ) lên máy mở mã số chi tiết nhật ký chứng từ , sổ cái Sau khi gõ số liệu v o sà m ổ chi tiết sổ nhật ký chứng từ Từ nhật ký chứng từ

v o sà m ổ cái (chi tiết đến từng khoản)

Như vậy trong công tác kế toán kế toán vật liệu ít phải l m công vià m ệc hơn

2 Sơ đồ hạch toán kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ:

Do việc đối chiếu vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng không hết nhập lại kho, số liệu nhập xuất trên sổ tổng hợp nhập - xuất - tồn v báo cáo tà m ồn kho là m không khớp nhau nên kế toán phải tiến h nh à m đối chiếu với số liệu ở từng đơn

vị Trình tự hạch toán kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của công

ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song:

đối chiếu

khối lượng

Ghi chú

Nhật ký

chứng từ số

Hoá đơn

Sổ chi tiết phải trả ngườ

Nhật

ký

chứng

từ số 5

Phiếu nhập kho

Báo cáo tồn kho vật liệu

Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu

Sổ chi tiết Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Bảng

kê số 4

Nhật

ký

chứng

từ số 7

Ghi h ng ng y hoà m à m ặc định kỳ:

Ghi cuối tháng:

Đối chiếu kiểm tra:

Qua công tác hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ bằng phương pháp ghi thẻ song song đã giúp cho việc ghi chép được dễ d ng, dà m ễ kiểm tra đối chiếu số liệu v quà m ản lý chặt chẽ về mặt hiện vật v giá trà m ị của từng loại vật liệu

Song theo phương pháp n y công vià m ệc thường dồn v o cuà m ối tháng nên việc kiểm tra kịp thời của kế toán bị hạn chế, nhất l công ty có nhià m ều chủng loại vật liệu, tình hình nhập - xuất nguyên vật liệu thường phát sinh nên áp dụng phương pháp n y c ng bià m à m ểu lộ rõ mặt hạn chế trên

 Trong quá trình hạch toán tổng hợp nhập xuất NVL, CCDC kế toán sử dụng các chứng từ v các sà m ổ sau:

- Các chứng từ:

+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư

+ Phiếu nhập kho

+ Phiếu xuất kho

+ Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức

+ Phiếu chi

+ Hoá đơn

- Các sổ:

+Nhật ký chứng từ số 1

+ Nhật ký chứng từ số 2

+ Nhật ký chứng từ số 5

+ Nhật ký chứng từ số 7

+ Bảng kê số 4

+ Sổ chi tiết số 2 “Phải trả người bán”

+ Sổ cái TK 152