THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN DOANH THU CHI PHÍ TẠI CÔNG TY VIỄN THÔNG LÀO CAI

ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ CÔNG TY VIỄN THÔNG - BƯU ĐIỆN TỈNH LÀO CAI 2.1.1 - Một số nét khái quát về Công ty Viễn thông Lào cai : a Nhiệm vụ và đặc điểm chung : Công ty Viễn thông được thành lậ

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN DOANH THU CHI PHÍ

TẠI CÔNG TY VIỄN THÔNG LÀO CAI

2.1 ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ CÔNG TY VIỄN THÔNG - BƯU ĐIỆN TỈNH LÀO CAI 2.1.1 - Một số nét khái quát về Công ty Viễn thông Lào cai :

a ) Nhiệm vụ và đặc điểm chung :

Công ty Viễn thông được thành lập theo QĐ số 3815/ QĐ - TCCB ngày 28 tháng 9 năm 2001 của Tổng giám đốc Tổng Công ty Bưu chính – Viễn thông Việt nam , là đơn vị kinh tế trực thuộc Bưu đện tỉnh Lào cai , là một bộ phận cấu thành trong hệ thống tổ chức và hoạt động của Bưu điện tỉnh , hoạt động sản xuất kinh doanh cùng các đơn vị trực thuộc khác trong một dây chuyền công nghệ Viễn thông liên hoàn thống nhất trong cả nước , có mối liên hệ mật thiết với các đơn vị

về tổ chức mạng lưới , lợi ích kinh tế , tài chính , phát triển dịch vụ Viễn thông để thực hiện những mục tiêu kế hoạch chung của Bưu điện tỉnh đã được phê chuẩn tại quyết định số 264/QĐ -TCCB / HĐQT ngày 28 tháng 9 năm 1996 của Hội đồng quản trị Tổng Công ty Bưu chính – Viễn thông Việt nam và các quy định trong quy chế này

Công ty Viễn thông : Bao gồm văn phòng quản lý của Công ty và 10 đài , huyện thị thuộc quyền quản lý của Công ty

- Có tư cách pháp nhân , chịu trách nhiệm trước pháp luật trong phạm vi quyền hạn và nghĩa vụ được quy định trong quy chế này

- Được tự chủ kinh doanh trên lĩnh vực Viễn thông Chịu sự ràng buộc vềnghĩa vụ và quyền lợi đối với Bưu điện tỉnh

- Có quy chế tổ chức và hoạt động riêng

- Có con dấu riêng theo tên gọi

- Được mở tài khoản riêng tại Ngân hàng Nông nghiệp và PTNT tỉnh Lào cai Số TK : 431101.010052

- Được Bưu điện tỉnh giao quản lý vốn , tài sản và các nguồn lực khác tương ứng với nhiệm vụ kinh doanh và phục vụ của đơn vị Chịu trách nhiệm về việc hoàn thành kế hoạch kinh doanh và phục vụ đã được Bưu điện tỉnh giao để góp phần bảo toàn và phát triển vốn do Bưu điện tỉnh quản lý Tuy nhiên , kế hoạch giao đầu năm mới chỉ là tạm thời , căn cứ vào doanh thu thực hiện hàng tháng , quý đến đầu quý IV Bưu điện tỉnh mới giao kế hoạch chính thức cho Công

ty Viễn thông về các chỉ tiêu doanh thu , chi phí , số máy điện thoại được hoà mạng mới … Kế hoạch đó được giao cụ thể cho các đài và cũng dựa trên các yếu tố : Chi phí vật chất , doanh thu , số lượng lao động có mặt tại các đài

- Có bảng cân đối tài khoản , hệ thống sổ sách kế toán

- Có quỹ và dược sử dụng quỹ của đơn vị theo quy định và hướng dẫn của Bưu điện tỉnh

- Công ty có tên giao dịch là : Công ty Viễn thông

- Có trụ sở đặt tại : Số nhà 020 - đường Trần Đăng Ninh - Phường Cốc Lếu

- Thị xã Lào cai - Tỉnh Lào cai

- Công ty Viễn thông chịu sự lãnh đạo của Đảng uỷ , Giám đốc Bưu đIện tỉnh về chấp hành pháp luật và các hoạt động có liên quan đến việc phục vụ nhu cầu thôgn tin liên lạc của Đảng , Chính quyền , tổ chức kinh tế , xã hội và nhân dân trên địa bàn Gắn nhiệm vụ phát triển Viễn thông với quy hoạch phát triển kinh tế

xã hội của tỉnh Lào cai

b ) Tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty Viễn thông :

Công ty Viễn thông do Giám đốc phụ trách , có Phó Giám đốc giúp việc quản lý điều hành , có kế toán trưởng giúp việc trong lĩnh vực kế toán , thống kê - tài chính

- Giám đốc Công ty : Do Giám đốc Bưu đIện tỉnh quyết định bổ nhiệm ,

miễn nhiệm , khen thưởng , kỷ luật Giám đốc là đại diện pháp nhân của đơn vị , chịu trách nhiệm trước Giám đốc Bưu điện tỉnh và trước pháp luật về hoạt động

của đơn vị trong phạm vi quyền hạn được quy định tại quy chế này và các văn bản quy định của Bưu điện tỉnh Giám đốc là người có quyền điều hành cao nhất của Công ty

Phó Giám đốc, kế toán trưởng Công ty : Do Giám đốc Bưu điện tỉnh quyết

định bổ nhiệm , miễn nhiệm , khen thưởng , kỷ luật

- Phó Giám đốc : Là người giúp Giám đốc lãnh đạo , quản lý , điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của đơn vị theo sự phân công của Giám đốc , chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được phân công

- Kế toán trưởng : Là người giúp Giám đốc thực hiện công tác Kế toán

thống kê - Tài chính của đơn vị , có các quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật

Bộ máy quản lý của Công ty : Các phòng chuyên môn , nghiệp vụ có chức năng , nhiệm vụ tham mưu , giúp việc cho giám đốc Công ty trong công tác quản

lý điều hành sản xuất kinh doanh , chịu sự quản lý điều hành của lãnh đạo Công

- Phòng Kinh tế : Xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng

năm của Công ty , đôn đốc , kiểm tra việc thực hiện kế hoạch , đề xuất với giám đốc Công ty về phương án sản xuất kinh doanh và các biện pháp để thực hiện vượt mức các chỉ tiêu kế hoạch , thực hiện tất cả các khoản thu , nộp với Bưu điện tỉnh đồng thời lập báo cáo và gửi báo cáo theo đúng chế độ quy định , phổ biến hướng dẫn các chế độ chính sách , tài chính kế toán cho các bộ phận liên quan , lưu trữ và bảo quản tất cả các tài liệu chứng từ có liên quan đến công tác kế toán , thống kê -

tài chính theo đúng quy định , thanh toán và giải quyết đúng đủ , kịp thời mọi chế

độ chính sách đối với người lao động

Phòng Kỹ thuật : Xây dựng kế hoạch phát triển mạng lưới Viễn thông phù

hợp cấu hình mạng lưới của Tổng Công ty , Bưu điện tỉnh , hướng dẫn thực hiện các quy trình quy phạm kỹ thuật , thể lệ , thủ tục nghiệp vụ khai thác của ngành và của nhà nước , quản lý chất lượng mạng và các dịch vụ Viễn thông , tin học , tham gia xây dựng định mức lao động , vật tư , kỹ thuật chỉ đạo các đơn vị trực thuộc Công ty về nghiệp vụ , chuyên môn , kiểm tra các đài Viễn thông thực hiện các quy trình quy phạm , thể lệ , thủ tục vận hành khai thác thiết bị và cung cấp các dịch vụ Viễn thông

- Trung tâm chăm sóc khách hàng : Thực hiện tính cước tập trung , kiểm tra

và giám sát thực hiện các vấn đề liên quan tới cước dịch vụ Viễn thông , tin học theo đúng quy định của Tổng Công ty , Bưu điện tỉnh , ứng dụng phát triển các phần mềm tin học , ứng cứu , xử lý các sự cố mạng máy tính của Bưu điện tỉnh , Kiểm tra bảo dưỡng định kỳ các thiết bị vi tính trên mạng theo quy định của Bưu điện tỉnh , quản lý chất lượng hệ thống Payphone , quản lý chặt chẽ công tác thu nợ , giải quyết các khiếu nại về cước , các dịch vụ Viễn thông theo thẩm quyền , đề xuất Giám đốc công ty về việc xử lý các trường hợp vi phạm hợp đồng đấu nối , hoà mạng và sử dụng các dịch vụ Viễn thông , hàng tháng phải báo cáo đầy đủ và kịp thời mọi hoạt động của trung tâm về công ty …

- Trung tâm bảo dưỡng ứng cứu thông tin : Thực hiện các quy trình quy phạm kỹ thuật , thẻ lệ thủ tục nghiệp vụ khai thác mạng lưới của ngành , của nhà nước , điều hành thông tin theo quy định của Bưu điện tỉnh , ứng cứu xử lý trướng ngại vật trên mạng theo phạm vi được phân cấp , thực hiện các biện pháp để nâng cao chất lượng dịch vụ Viễn thông , tin học , sửa chữa thiết bị Viễn thông trên mạng theo quy định , kiểm tra bảo dưỡng định kỳ hệ thống thiết bị Viễn thông của Bưu điện tỉnh …

- Đài Viễn thông thị xã Lào cai : Giám sát , điều khiển về kỹ thuật các trạm Viễn thông , các tổng đài có liên quan trên toàn mạng , mở đầy đủ các loại sổ sách

để theo dõi , cập nhật số liệu hàng ngày , bảo dưỡng , vận hành , khai thác , kinh doanh mạng Viễn thông do Công ty giao , đảm bảo đúng quy trình quy phạm và các quy định của bộ Bưu chính - Viễn thông Tổng Công ty và Bưu điện tỉnh , quản lý , phát triển thuê bao trên địa bàn , hàng tháng báo cáo đầy đủ tình hình hoạt động của Đài về Công ty …

- Đài Viễn thông các huyện : Quản lý tài sản , vật tư thiết bị bảo dưỡng vận hành ,

khai thác , kinh doanh mạng lưới thiết bị viễn thông do công ty giao , quản lý , phát triển , chăm sóc thuê bao trên địa bàn huyện , tổ chức thực hiện các biện pháp kinh doanh , tiếp thị của công ty , thực hiện chế độ hạch toán nội bộ công ty

- Các tổ , trạm : Do Giám đốc công ty quy định trên cơ sở không trái với quy định của nhà nước , của Bộ Bưu chính Viễn thông , của Bưu điện tỉnh

Mô hình tổ chức của Công ty Viễn thông Lào cai được thể hiện sơ bộ qua sơ

đồ sau ( trang 26 )

2.1.2 - Tổ chức công tác hạch toán kế toán ở Công ty Viễn thông Lào cai:

a ) Quy chế phân cấp quản lý tài chính của Bưu điện tỉnh ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán tại Công ty Viễn thông Lào cai :

 Quản lý vật tư , tài sản , hàng hoá :

Vật tư doanh nghiệp nói chung bao gồm vật liệu , nhiên liệu , phụ tùng thay thế , công cụ dụng cụ … đó là tài sản dự trữ cho SXKD

Hàng hoá là những vật phẩm các doanh nghiệp mua về để bán phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội

Đối với những vật tư , ấn phẩm , công cụ , hàng hoá Bưu điện tỉnh mua tập trung , đơn vị phải lấy tại kho của Bưu điện tỉnh ( trường hợp tự mua phải được Bưu điện tỉnh cho phép bằng văn bản )

Các loại công cụ dụng cụ như tủ , bàn ghế , bộ chống sét , máy điện thoại di động …Công ty có quyền chủ động mua sắm phù hợp với nhiệm vụ SXKD và nhu cầu thực tế nhưng phải lập kế hoạch theo quý Mỗi lần chi mua sắm dưới 5 triệu đồng, trường hợp vượt phải báo cáo và được sự đồng ý của Giám đốc Bưu điện tỉnh

Vật tư , văn phòng phẩm đơn vị khi mua về chỉ được hạch toán trực tiếp vào chi phí trường hợp dùng toàn bộ cho sản xuất ngay tại thời điểm đó , tránh tình trạng thực tế xuất dùng nhiều lần nhưng lại hạch toán toàn bộ 1 lần vào chi phí Các loại vật tư có giơí hạn sử dụng ( thẻ cào , thẻ internet …) hàng tuần phải báo cáo số lượng tồn về phòng kế toán thống kê tài chính ( KTTK – TC ) Bưu điện tỉnh theo báo cáo nhanh tuần kể từ ngày có thông báo thời hạn hiệu lực đến hết thời hạn hiệu lực của vật tư đó để Bưu điện tỉnh điều tiết giữa các đơn vị Đồng thời các đơn vị phải nhanh chóng đưa các loại vật tư đó ra tiêu thụ nhằm giảm tối đa chi phí thiệt hại Đơn vị phải tổ chức kiểm kê và báo cáo bằng văn bản gửi phòng KTTK -

TC Bưu điện tỉnh số lượng , chất lượng của vật tư đó tại thời điểm nhận được thông báo và ngay sau thời hạn hiệu lực Trường hợp đơn vị không báo cáo để xảy ra tổn thất thì Giám đốc và kế toán trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm

Đối với nhiên liệu , động lực đơn vị phải mở sỏ theo dõi ngày giờ , thời gian vận hành của máy nổ , mở sổ theo dõi hành trình sử dụng ô tô để từ đó quản

lý chặt chẽ mức tiêu hao nhiên liệu

Đơn vị phải mở sổ sách theo dõi đầy đủ , chính xác , kịp thời việc nhập xuất kho theo đúng chế độ kế toán Hàng quý phải kiểm kê đối chiếu giữa số sách và thực tế , nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và có biện pháp sử lý kịp thời

 Quản lý vốn bằng tiền và vốn nằm trong khâu thanh toán :

- Đối với vốn bằng tiền :

Tiền mặt thu được trong ngày phải lập phiếu thu và nộp ngay vào quỹ các đơn vị không được cho tạm ứng , tạm vay ngoài quỹ Tiền mặt tồn quỹ cuối tháng

không được vượt quá quy định mức tồn quỹ tiền mặt theo quy định của Bưu điện tỉnh Hàng tháng , đơn vị phải tiến hành kiểm kê tiền mặt tồn quỹ thời điểm cuối ngày của ngày cuối tháng biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt cuối tháng phải được lưu vào trang cuối của sổ quỹ tiền mặt tháng đó

- Đối với vốn nằm trong khâu thanh toán :

Đơn vị phải mở sổ theo dõi chi tiết đối với từng đối tượng tạm ứng , tạm vay , phải thu , phải trả và mở sổ tổng hợp tài khoản để đảm bảo an toàn vốn Đối chiếu định kỳ và xác nhận công nợ với đối tượng liên quan ít nhất 1 lần / quý Phải thu hồi thanh toán đúng hạn và đảm bảo nguyên tắc trả tạm ứng lần trước mới được tạm ứng lần sau :

Tiền cước hoà mạng thuê bao điện thoại , bán hàng hoá không được ghi nợ tháng sau Đơn vị không được tự ý vay ngân hàng hoặc vay các đối tượng khác

 Quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương :

Tiền lương phải được quản lý chặt chẽ và chi đúng mục đích , gắn với kết quả kinh doanh trên cơ sở các địch mức lao động , đơn giá tiền lương và trong phạm vi quỹ tiền lương Bưu điện tỉnh giao nếu đơn vị thực hiện vượt kê hoạch doanh thu thì Bưu điện tỉnh sẽ xem xét và bổ xung thêm sau

Chi phí BHXH , BHYT , KPCĐ được tính và quyết toán theo số chi thực tế trên cơ sở quỹ tiền lương của đơn vị theo các chế độ hiện hành của nhà nước

 Quản lý doanh thu :

Doanh thu tại Công ty Viễn thông bao gồm : Doanh thu phát sinh và doanh thu phân chia ở tại các đài Viễn thông trực thuộc

Doanh thu phát sinh bao gồm :

- Doanh thu kinh doanh các dịch vụ Viễn thông

+ Tiền thu cước dịch vụ Viễn thông sau khi trừ đi các khoản hoàn cước , giảm cước …( ghi doanh thu tại các mã 800 và mã 808 của biểu 02-05/GTGT- BCVT ) Doanh thu cước bưu điện phí ghi nợ , doanh thu hoà mạng thuê bao

( ĐIện thoại cố định , FAX , điện thoại di động , Internet ) Doanh thu bán các loại thẻ điện thoại ( di động , cố định )

+ Thu khác : Là phần doanh thu khác phát sinh tại dơn vị cung cấp dịch vụ Viễn thông có các hoạt động kinh doanh kèm theo như : Thu về bán sản phẩm , hàng hoá , cung cấp dịch vụ khác ( ghi doanh thu tại mã 900 của biểu 02-05/GTGT-BCVT )

- Doanh thu các hoạt động khác

+ Thu từ các hoạt động bất thường ( khoản nợ đã được xoá nợ nay lại thu được )

+ Doanh thu từ các hoạt động đầu tư tài chính : Là các khoản thu từ hoạt động lãi tiền gửi ngân hàng

- Doanh thu phân chia của Công ty Viễn thông bao gồm :

Phần doanh thu các hoạt động hỗ trợ kinh doanh Viễn thông phải trả cho Bưu điện huyện , thị xã trên cơ sở khối lượng và doanh thu tương ứng của các hoạt động hỗ trợ kinh doanh Viễn thông theo tỷ lệ quy định của Tổng Công ty

Ngoài ra doanh thu còn được chia thành :

- Doanh thu chịu thuế

- Doanh thu không chịu thuế ( Tỷ lệ hoa hồng tiền phát hành báo chí , hàng khuyến mại )

 Quản lý chi phí và giá thành :

Chi phí kinh doanh tại công ty gồm :

+ Chi phí nguyên , nhiên vật liệu dùng cho khai thác nghiệp vụ và sửa chữa tài sản cố định dùng trong sản xuất kinh doanh Công ty phải quản lý chặt chẽ , theo dõi và kiểm tra thường xuyên , tập thể và cá nhân phải sử dụng tiết kiệm vật

tư

+ Tiền lương , tiền công , các khoản có tính chất lương , tiền ăn giữa ca phải trả cho CBCNV trực tiếp sản xuất kinh doanh theo đúng chế độ chính sách của nhà nước , của ngành và quy định của Bưu điện tỉnh

+ Các chi phí dịch vụ mua ngoài : Chi phí sửa chữa tài sản thuê ngoài , thuê thu Bưu đIện phí , chi phí điện nước , tiền bốc vác , vận chuyển hàng hoá , chi phí cho điểm Bưu điện văn hoá xã , trả tiền hoa hồng đại lý , hoa hồng môi giới , tiền thuê quảng cáo , chi phí cho việc thu hồi các khoản nợ đã xoá , khoản nợ khó đòi

và các dịch vụ mua ngoài khác

+ Các khoản chi sửa chữa tài sản cố định ( trừ sửa chữa lớn ) nhằm khôi phục năng lực của tài sản thì chi phí thực tế hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong năm Đối với chi phí dịch chuyển , thay thế cáp đồng từ 50 đôi trở xuống có giá trị trên 100 triệu đồng thì phải phân bổ cho năm sau Giám đốc Công

ty được quyền chi sửa chữa tài sản cố định trong phạm vi kế hoạch được giao theo quyết định uỷ quyền của Giám đốc Bưu điện tỉnh Kết thúc công việc sửa chữa phải quyết toán trên cơ sở dự toán đã được duyệt , hợp đồng kinh tế đã ký kết và chi phí hợp lý , hợp lệ thực tế đã phát sinh

+ Đối với các chi phí sửa chữa tài sản đặc thù như : Thiết bị chuyển mạch , thiết bị truyền dẫn kể cả mạng cáp , nguồn điện , đường lên trạm thông tin theo dự toán chi sửa chữa được Bưu điện tỉnh duyệt , khi hoàn thành phải báo cáo về phòng

Kế toán thống kê - Tài chính để hạch toán giảm chi phí trích trước tài sản đặc thù

+ Các khoản chi bằng tiền khác : Chi cho đào tạo , thuế sử dụng đất , tiền thuê đất , lệ phí cầu phà , chi quảng cáo , khuyến mại , tiếp thị , chi tiếp dân , khánh tiết , hội họp , giao dịch đối ngoại , chi điện thoại công vụ phải gắn liền với hiệu quả sản xuất kinh doanh , chi Bảo hộ lao động bằng hiện vật , chi trang bị đồng phục bằng hiện vật không quá 500.000đồng /người/năm , chi khác

Các khoản chi trên được thực hiện theo quy định của nhà nước , của Tổng Công ty và của Bưu điện tỉnh

Công ty phải mở số theo dõi chi tiết các khoản chi trên , quản lý chi không vượt quá quy định , hàng quý báo cáo Bưu điện tỉnh ( Phòng Kế toán thống kê - Tài chính )

+ Tiền khoán công tác phí cho các đối tượng thường xuyên phải lưu động ( thủ quỹ , kế toán giao dịch ngân hàng , trưởng phó các đài đội sản xuất ) thực hiện theo quy định của Tổng Công ty và Bưu điện tỉnh

+ Tiền tầu xe , nghỉ phép , đi học tại chức được tập trung thanh toán theo giá

vé và không vượt giá vé tàu hoả giường năm thấp nhất hiện hành

+ Tiền taxi đi công tác trong phạm vi nội thành , nội thị chỉ áp dụng với đối tượng có chức danh là giám đốc , phó giám đốc , trưởng , phó phòng Bưu điện tỉnh , giám đốc công ty Trường hợp đặc biệt phải được Bưu điện tỉnh duyệt

Công ty căn cứ vào kế hoạch chi phí được Bưu điện tỉnh giao để quản lý chi trên cơ sở tiết kiệm chi đúng , chi đủ và chi hợp lý , có hiệu quả Các khoản chi do Giám đốc công ty duyệt và chịu trách nhiệm về quyết định của mình

Công ty phải hạch toán chi phí theo đúng khoản mục phát sinh để xác định giá thành sản xuất kinh doanh các dịch vụ Bưu chính – Viễn thông

- Quản lý chi phí khác

Chi phí khác là các khoản chi phí xẩy ra không thường xuyên

+ Chi phí cho việc thu hồi các khoản nợ phải thu khó đòi đã xoá sổ kế toán + Chi phí tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế

+ Chi phí để thu tiền phạt

+ Các khoản chi bất thường khác

 Quản lý cước điện thoại ghi nợ

Cước điện thoại ghi nợ thuộc khoản thu dịch vụ Viễn thông phát sinh của Công ty Viễn thông , thuộc vốn trong thanh toán của công ty và cần được thanh toán dứt đIểm trước ngày 25 tháng sau Quá thời hạn trên , Công ty phải thông báo

cho thuê bao và tạm dừng dịch vụ Công ty phải chịu trách nhiệm về việc để khách hàng nợ cước phí điện thoại mà không tạm ngừng cung cấp dịch vụ

Công ty hàng tháng đối chiếu công nợ với Bưu điện tỉnh và các Bưu điện Huyện , Thị xã Phân tích tình hình công nợ phải thu , phải trả , xác định nợ đến hạn , nguyên nhân phát sinh các khoản nợ khó đòi , tìm biện pháp xử lý đối với các khoản nợ không có khả năng thu hồi phải lập hồ sơ , báo cáo Bưu điện tỉnh để

xử lý theo hướng dẫn tại thông tư số 107/2001/TT-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn lập và sử dụng dự phòng giảm giá chứng khoán tại doanh nghiệp nhà nước

Hàng tháng trung tâm chăm sóc khách hàng và các đài Viễn thông có trách nhiệm tiếp nhận in ấn hoá đơn VT01 theo tự liên tiếp và chỉ phát hành một lần Sau khi kiểm tra , vào sổ theo dõi thu nợ Bưu điện phí và bàn giao toàn bộ hoá đơn VT01 đã in , bảng kê cho Bưu điện huyện , thị xã để tổ chức thu nợ

Hoá đơn VT01 đã in có giá trị như tiền cần quản lý chặt chẽ trên nguyên tắc

sổ giao nhận hoá đơn và công nợ Bưu điện phí , sổ chi tiết theo dõi công nợ của từng khách hàng để làm cơ sở đối soát công tác thu nợ Bưu điện phí giữa hai bên

Khi thực hiện bàn giao hoá đơn VT01 đã in cho Bưu điện huyện , Thị xã , kế toán Công ty Viễn thông và các đài Viễn thông phải lập biên bản bàn giao hoá đơn kèm bản kê chi tiết và có đầy đủ chữ ký của hai bên

Bưu điện huyện , thị xã có biện pháp tổ chức thu cước của các khách hàng đúng theo số tiền đã in trên hoá đơn VT01

Hàng tháng kế toán các Bưu điện Huyện , thị xã lập bảng kê chi tiết các thuê bao đã trả nợ thực tế trong tháng ( được lập thành 4 bản : 1 bản lưu , 1 bản giao cho Công ty Viễn thông , 1 bản cho đài Viễn thông , 1 bản gửi phòng kế toán Bưu điện tỉnh ) để làm căn cứ tính doanh thu ăn chia , đồng thời bàn giao lại toàn bộ liên 1 của hoá đơn VT01 cho kế toán Công ty Viễn thông và các đài Viễn thông quản lý lưu giữ

Đối với những hoá đơn VT01 chưa thu được , kế toán Bưu điện huyện , thị

xã cũng lập bản kê chi tiết các thuê bao thành 2 bản : 1 bản lưu , 1 bản bàn giao lại cho kế toán Công ty Viễn thông , đài Viễn thông Bản kê này bàn giao tiếp sang tháng sau cộng với phát sinh của tháng để tiếp tục thu nợ

Bưu điện huyện có trách nhiệm kịp thời thông báo và phối hợp giải quyết với Công ty Viễn thông , đài Viễn thông khi có sự khiếu nại của khách hàng về việc thu nợ cước Bưu điện phí

Qua việc tìm hiểu cơ chế phân cấp quản lý tài chính của Bưu điện tỉnh cho Công ty điện báo điện thoại có thể thấy sự phân cấp quản lý chặt chẽ các loại vật tư , tài sản , tiền vốn chính của Bưu điện tỉnh cho các đơn vị trực thuộc , đồng thời việc phân cấp này cũng ảnh hưởng nhiều đến tổ chức công tác kế toán doanh thu , chi phí của Công ty

b) Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán ở Công ty Viễn thông Lào cai :

 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Viễn thông Lào cai :

Kế toán với vai trò là công cụ, quản lý điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp thông tin kịp thời cho việc ra quyết định và lập báo cáo Tài chính Kế toán có nhiệm vụ:

- Ghi chép phản ánh một cách chính xác, kịp thời, kiên tục, có hệ thống số hiện, có tình hình biến động về lao động, tài sản, vật tư, tiền vốn, tính và xác định chi phí, doanh thu, chênh lệch thu chi, kết quả tài chính và các hoạt động khác tại đơn vị Xác định đúng các khoản phải nộp Nhà nước và Tổng Công ty

- Thu thập tổng hợp số liệu về tình hình sản xuất kinh doanh ở từng đơn vị

cơ sở phục vụ cho việc lập kế hoạch và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch phục vụ công tác hạch toán kinh tế, thông tin kinh tế, phân tích hoạt động kinh tế, lập báo cáo theo quy định của Nhà nước và của Tổng công ty

Kiểm tra việc thực hiện các chế độ kế toán , chế độ quản lý kinh tế tài chính nhằm phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng vi phạm tài sản các hiện tượng vi phạm tài sản của doanh nghiệp Bảo đảm việc sử dụng lao động , tài sản , vật tư tiền vốn một cách hợp lý , tiết kiệm , đúng mục đích , đạt hiệu quả kinh tế cao , đáp ứng yêu cầu sử dụng Bưu điện ở địa phương và yêu cầu đảm bảo thông tin trong cả nước

Căn cứ vào điều lệ tổ chức kế toán nhà nước , quy định của Tổng Công ty Bưu chính - Viễn thông Việt nam , với đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình Bộ máy kế toán trong Công ty Viễn thông được tổ chức theo sơ đồ sau :

Kế toán vật tư hàng hoá

và PT thuê bao

Kế toán theo dõi BĐP

Kế toán tiền lương BHXH BHYT

Kế toán

tổng hợp

Kế toán thanh toán

và tập hợp

chi phí

KẾ TOÁN CÁC ĐÀI VIỄN THÔNG

 Chức năng và các mối quan hệ của kế toán trong doanh nghiệp :

1 Kế toán trưởng : Chịu trách nhiệm chung và chỉ đạo mọi công việc của

phòng kế toán, giao nhiệm vụ cho từng nhân viên phụ trách từng bộ phận kế toán Cuối tháng, quý, năm kế toán trưởng tổng hợp số liệu từ các kế toán viên để lập báo

cáo gửi lên Bưu điện tỉnh

2 Kế toán thanh toán và tập hợp chi phí : Thanh toán các khoản tiền theo

đúng chế độ, quy định cho công nhân viên trong toàn công ty, tập hợp các chi phí phát sinh trong công ty

- Thực hiện thanh toán các khoản chi tiêu tiền mặt, tiền gửi ngân hàng theo đúng chế độ hiện hành Quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, công nợ tạm ứng tại công ty và tạm ứng cho các Đài viễn thông

- Mở sổ theo dõi chi tiết các tài khoản:1111, 11211, 141, 334, 3382, 3383,

3384

3 Kế toán tổng hợp doanh thu công nợ: Tổng hợp doanh thu, công nợ phát

sinh tại công ty và các đơn vị nhờ thu hộ (về các loại thẻ, dịch chuyển thuê bao)

4 Kế toán tiền lương theo dõi các khoản phải trích nộp theo lương :

Tiến hành tính toán theo dõi các khoản tiền lương, tiền thưởng cho công nhân viên toàn công ty Lập các bảng biểu thanh toán tiền lương , tiền thưởng, các khoản phụ cấp theo chế độ quy định hiện hành cho CBCVN toàn công ty Đồng thời theo dõi và trích nộp các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ, quỹ ngành đúng quy định

5 Kế toán theo dõi chi tiết bưu điện phí :

- Kế toán theo dõi đối chiếu các khoản thu cước, nộp cước giữa các Bưu điện huyện - Đài Viễn thông – Công ty Kiểm tra, phân tích số liệu cước tồn đọng hàng tháng, đôn đốc công tác thu nợ tại các Đài Viễn thông và Bưu điện huyện, đề xuất các biện pháp nhằm tăng cường quản lý và giảm tỷ lệ cước tồn đọng

- Theo dõi, đối chiếu cước điện thoại ghi nợ giưã chương trình quản lý cước ghi nợ với hạch toán kế toán Quản lý, theo dõi chi tiết công nợ phải thu đến từng khách hàng sử dụngđiện thoại ghi nợ trên địa bàn tỉnh Lào Cai

- Quản lý theo dõi các khoảnnợ cước điện thoại phải thu khó đòi

- Đối chiếu hoá đơn GTGT

- Mở sổ kế toán theo dõi chi tiết tài khoản 11311

6 Kế toán vật tư hàng hoá và phát triển thuê bao : Theo dõi lắp đặt máy điện

thoại, mạng cáp và xuất vật tư hàng hoá theo yêu cầu

điện thoại, mạng cáp và xuất vật tư hàng hoá theo yêu cầu

- Thực hiện quản lý nhập, xuất vật tư tại kho công ty, hàng tháng đối chiếu với thủ kho, đối chiếu công nợ vật tư với các đài Viễn thông

- Kiểm tra, quản lý hướng dẫn hoạt động kế toán vật tư tại các đài Viễn thông

- Kiểm tra, quản lý thanh quyết toán các đợt khuyến mại máy điện thoại, thẻ viễn thông …Quản lý công cụ, dụng cụ, vật rẻ mau hỏng đã xuất dùng đang sử dụng tại công ty

- Mở sổ kế toán theo dõi các tài khoản 1521 , 1531 ,15611 ,3311 ,157

7 Kế toán tổng hợp:

- Là người giúp cho kế toán trưởng tổng hợp toàn bộ doanh thu, chi phí phát sinh trong tháng Lập báo cáo gưỉ Bưu điện tỉnh các khoản: Doanh thu, chi phí và báo cáo tổng hợp theo quy định, Kiểm tra và lập tờ trình quyết toán các công trình sửa chữa thường xuyên, các công trình thuộc nguồn vốn phát triển sản xuất Quản

lý doanh thu các dịch vụ viễn thông, doanh thu hoạt động khác, doanh thu phân chia toàn công ty Kiểm tra, quản lý hướng dẫn phối hợp các phần hành kế toán của Công ty, kiểm tra báo cáo doanh thu, chi phí của các đài Viễn thông

- Mở sổ theo dõi các tài khoản còn lại không quy định cho các phần hành kế toán khác theo dõi

- Mở sổ theo dõi chi phí nhiên liệu, động lực của khối văn phòng và các đơn

vị trực thuộc công ty

- Đối chiếu thanh toán hàng tháng với Phòng KT-TK-TC Bưu điện tỉnh Lào Cai

8 Kế toán đài Viễn Thông:

- Là các kế toán viên độc lập tại các đài Viễn thông cơ sở trực tiếp theo dõi, tập hợp toàn bộ các khoản doanh thu, chi phí phát sinh, trực tiếp theo dõi và đối chiếu công tác thu cước bưu điện phí ghi nợ hàng tháng với các bưu điện huyện

- Trực tiếp thanh toán các khoản tiền lương, tiền thưởng và các chế độ khác cho công nhân viên đài viễn thông

- Thực hiện thanh toán các khoản chi tiêu tiền mặt, tiền gửi ngân hàng đúng chế độ quy định hiện hành Quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, công nợ, tạm ứng cho CBCVN đài viễn thông

- Cuối tháng tập hợp toàn bộ chứng từ thi chi phát sinh lập bảng kê gửi về thanh toán tại Công ty Viễn thông

2.2 NỘI DUNG , PHƯƠNG PHÁP KẾ TOÁN DOANH THU , CHI PHÍ TẠI CÔNG TY VIỄN THÔNG LÀO CAI

2.2.1 - Kế toán doanh thu tại Công ty Viễn thông Lào cai :

a) Nội dung , phân loại doanh thu tại Công ty Viễn thông Lào cai :

Doanh thu của ngành Bưu điện nói chung và công ty Viễn thông nói riêng

có những nét đặc thù riêng do đó việc hạch toán được cho đúng , đủ doanh thu là công việc quan trọng đòi hỏi các nhân viên kế toán phải phản ánh trung thực doanh thu thực hiện , tổng hợp các số liệu và lập báo cáo kế toán cần thiết theo yêu cầu của Công ty

Doanh thu tại Công ty Viễn thông bao gồm : Doanh thu phát sinh và doanh thu phân chia ở tại các đài Viễn thông trực thuộc

 Doanh thu phát sinh bao gồm :

- Doanh thu kinh doanh các dịch vụ Viễn thông :

+ Tiền thu cước dịch vụ Viễn thông sau khi trừ đi các khoản hoàn cước , giảm cước … ( ghi doanh thu tại các mã 800 và mã 808 của biểu 02-05/GTGT-BCVT ) gồm : Doanh thu cước Bưu điện phí ghi nợ ; Doanh thu hoà mạng thuê bao ( điện thoại cố định , Fax , điện thoại di động , Internet ) ; Doanh thu bán các loại thẻ đIện thoại ( di động , cố định )

+ Thu khác : Là phần doanh thu khác phát sinh tại đơn vị cung cấp dịch vụ Viễn thông có các hoạt động kinh doanh kèm theo như :

Thu về bán sản phẩm hàng hoá , cung cấp dịch vụ khác như các dịch vụ gia tăng tổng đài , phí chuyển nhượng sang tên đổi chủ thuê bao ( ghi doanh thu tại

mã 900 của biểu 02-05/GTGT-BCVT )

- Doanh thu các hoạt động khác

+ Thu từ các hoạt động đầu tư tài chính : Là các khoản thu từ lãi tiền gửi ngân hàng

+ Doanh thu từ các hoạt động bất thường

 Doanh thu phân chia của Công ty Viễn thông báo gồm :

Phần doanh thu các hoạt động hỗ trợ kinh doanh Viễn thông phải trả cho Bưu điện huyện , thị xã trên cơ sở khối lượng và doanh thu tương ứng của các hoạt động hỗ trợ kinh doanh Viễn thông theo tỷ lệ quy định của Tổng Công ty

b ) Hạch toán doanh thu tại Công ty Viễn thông Lào cai :

Tại Công ty Viễn thông công tác quản lý tổ chức hoạt động , trực tiếp xây dựng kế hoạch cụ thể cho từng đài , ( dựa trên kế hoạch chung của Công ty Viễn thông ) Theo định kỳ các đài Viễn thông lập báo cáo về tình hình thực hiện kế hoạch hoạt động của đài Viễn thông Trong đó một đIểm lưu ý là các đài không được thu một khoản tiền nào từ phía khách hàng mà các khoản thu này do Bưu điện huyện trực tiếp thu , riêng đài Viễn thông thị xã Lào cai với vị trí là một đài trung tâm được phép giao dịch trực tiếp với khách hàng : Ký nhận hợp đồng lắp đặt

máy mới , thu Bưu điện phí ghi nợ , bán thẻ cho các đại lý …Tiền doanh thu thu được nộp trực tiếp về công ty , đài Viễn thông không được phép sử dụng vào các hoạt động khác Để hỗ trợ cho công tác sản xuất kinh doanh của mình , đài Viễn thông Lào cai có một mạng lưới đại lý , để đảm bảo các đại lý hoạt động tốt có hiệu quả các đại lý cũng cần đáp ứng một số yêu cầu nhất định của đài , quan hệ này dựa trên các hợp đồng ký kết giữa đài Viễn thông và chủ các đại lý

Hàng tháng các đài báo cáo tình hình doanh thu , sản lượng lắp đặt cũng như các hoạt động khác về Công ty theo các mẫu báo cáo đã được quy định Ngoài ra các đài Viễn thông còn phải lập báo cáo doanh thu lắp dặt máy điện thoại về số lượng thuê bao và số máy thuê bao , số liệu trên 2 bản báo cáo phải khớp nhau Mẫu biểu báo cáo doanh thu như sau : ( Bảng báo cáo 2.1 )

CÔNG TY VIỄN THÔNG LÀO CAI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

ĐÀI VIỄN THÔNG Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIỂU BÁO CÁO DOANH THU HOÀ MẠNG MÁY ĐIỆN THOẠI

Tháng … năm 200….

SỐ

TT TÊN THUÊ BAO

SỐ MÁY ĐIỆN THOẠI

SỐ HỢP ĐỒNG

SỐ CT THU TIỀN

NGÀY HOÀ MẠNG

Thị xã lào cai đang phát triển với tốc độ cao , do đó dịch vụ bán hàng hoá trong đó

có bán máy đIện thoại cũng thu được một lượng doanh thu lớn Cuối tháng để thống kê số lượng máy được bán , kế toán đài phải lập biểu báo cáo báo cáo lại với Công ty Viễn thông

 Doanh thu phát sinh trực tiếp tại Công ty :

+ Doanh thu thu được tiền ngay :

Hàng ngày nhân viên giao dịch ở quầy giao dịch căn cứ vào hoá đơn VT.01 ( Phụ

lục 2.1 ) và BĐ.01 ( Phụ lục 2.2 ) sau đó vào sổ nghiệp vụ , sổ chi tiết thu ( Phụ lục 2.3) sau đó lập bảng kê số tiền bán hàng ( tiền bán máy điện thoại , tiền bán

thẻ , sim ) ( Phụ lục 2.4 ), tiền chấp nhận hợp đồng phát triển thuê bao , và nộp

toàn bộ số tiền đó lên kế toán Công ty Viễn thông , khi đó kế toán lập phiếu thu thủ quỹ thu tiền , sau đó nộp chứng từ về bộ phận kế toán và tiền hành hạch toán

Căn cứ vào bảng kê thu tiền cước bán hàng , bán thẻ và các dịch vụ tại trung tâm chăm sóc khách hàng , kế toán đối soát với hoá đơn VT.01 , BĐ.01 kiểm tra

tính chính xác của các số liệu , thủ quỹ ghi vào sổ quỹ ( Phụ lục 2.5 ) , cuối tháng vào sổ tổng hợp thu ( Phụ lục 2.6 ) Kế toán ghi :

Nợ TK 11111 , 11211 Tổng giá thanh toán

Có TK 51131 Doanh thu cung cấp dịch vụ BCVT

( giá bán chưa có thuế )

Có TK 33635 Thuế GTGT phải nộp + Doanh thu bán hàng hoá , cung cấp các dịch vụ , hợp đồng hoà mạng thuê bao khách hàng chưa thanh toán ngay :

Hàng ngày nhân viên quyầy giao dịch nộp các bảng kê bán hàng hoá , hợp đồng cung cấp các dịch vụ đã ký của hai bên , giấy tờ ghi nợ của khách hàng , hợp đồng hoà mạng thuê bao đã ký , bảng theo dõi công nợ của khách hàng lên công ty

Căn cứ vào các chứng từ có liên quan , hợp đồng cung cấp dịch vụ đã ký , công văn , giấy tờ ghi nợ của khách hàng , kế toán ghi :

Nợ TK 13121 , 13114 Phải thu của khách hàng về bán hàng hoá dịch vụ

hoà mạng

Có TK 51131 Doanh thu cung cấp dịch vụ BCVT ( Giá bán chưa

có thuế )

Có TK 33635 Phải trả về thuế GTGT

Nhận xét : Việc ghi nhận và hạch toán doanh thu của Công ty về hợp đồng

hoà mạng thuê bao đã ký được phản ánh như trên chưa gắn với thực tế Trong trường hợp hợp đồng hoà mạng thuê bao đã ký cuối tháng nhưng vì lý do nào đó việc hoà mạng chưa hoàn thành thì việc ghi nhận doanh thu thực hiện như vậy là chưa hợp lý , chưa phản ánh chính xác khoản doanh thu của Công ty

+ Doanh thu Bưu điện phí ghi nợ :

Hàng tháng trung tâm chăm sóc khách hàng chịu trách nhiệm việc in bản tổng hợp cước , in bảng kê chi tiết , hoá đơn VT.01 cho các thuê bao khu vực thị xã Hoá đơn VT.01 đã in được quản lý chặt chẽ trên nguyên tắc phải mở sổ giao nhận hoá đơn và công nợ Bưu điện phí ( BĐP ) , sổ chi tiết theo dõi công nợ của từng khách hàng để làm cơ sở đối soát công tác thu nợ BĐP giữa hai bên Đối với các đài Viễn thông còn lại trung tâm truyền số liệu cho các đài tự in hoá đơn VT.01 , bản tổng hợp cước , bản kê chi tiết cho các khách hàng theo địa bàn quản lý

Trung tâm chăm sóc khách hàng có trách nhiệm hỗ trợ nghiệp vụ chăm sóc khách hàng , lập chương trình quản lý như : Quản lý hợp đồng lắp đặt , quản lý nợ đọng , quản lý khiếu nại cước … Đối với các đài Viễn thông và Bưu điện thị xã , hàng tháng khi đọc và tính cước trung tâm chăm sóc khách hàng có trách nhiệm tổng hợp toàn bộ doanh thu các loại hình dịch vụ Viễn thông của Công ty Viễn thông , chuyển giao số liệu cho phòng kế toán Bưu điện tỉnh quản lý , tổng hợp và lưu giữ làm cơ sở đối soát , kiểm tra các đơn vị trực thuộc Bưu điện tỉnh

Căn cứ vào báo cáo sản lượng doanh thu do bộ phận tính cước gửi về công

ty kế toán đối chiếu số liệu cước chi tiết đã phát hành trên hóa đơn với số liệu trên

bảng báo cáo doanh thu đó Hai số liệu này phải khớp nhau Kế toán tiến hành ghi

sổ :

Nợ TK 13111 Phải thu khách hàng trong nước SD dịch vụ Bưu

điện

Có TK 51131 Doanh thu cung cấp dịch vụ BCVT

Có TK 33635 Thuế GTGT đầu ra phải nộp + Trường hợp giảm cước , hoàn cước cho khách hàng ( Trong trường hợp có xảy ra sai sót )

- Đối với khách hàng đã thanh toán tiền : Căn cứ vào giấy tờ , hồ sơ giảm cước , phải thoái trả lại tiền cho khách hàng , kế toán lập phiếu chi và tiến hành hạch toán như sau :

Nợ TK 51131 Giá trị cước thực tế được hoàn lại

Nợ TK 33635 Giảm trừ thuế GTGT phải trả

Có TK 11111 Tổng số tiền cước được hoàn lại

- Đối với những khách hàng chưa được thanh toán tiền : Căn cứ vào các

chứng từ có liên quan ( các giấy tờ , hồ sơ giảm cước ) kế toán lập chứng từ ghi

sổ :

Nợ TK 51131 Tổng giá cước thực tế được hoàn lại

Nợ TK 33635 Giảm trừ thuế GTGT phải trả do sai sót

Có TK 13111 Giảm trừ tổng giá trị khoản phải thu của khách

hàng Hết tháng kế toán tổng hợp doanh thu sau khi trừ các khoản giảm trừ doanh thu phát sinh tại công ty , căn cứ vào số liệu phát sinh trong tháng và các chứng từ

có liên quan kết chuyển xác định doanh thu đơn vị được hưởng

Nợ TK 51131 Doanh thu cước phát sinh về cung cấp dịch vụ

BCVT

Có TK 5115 Xác định doanh thu đơn vị được hưởng