TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG Ở CÔNG TY QUẢN LÝ SỦA CHỮA ĐƯỜNG BỘ III

Thứ nhất: Công nhân sản xuất được quản lý thành các đội, mỗi đội chịutrách nhiệm một khu vực sản xuất, khi có công trình công nhân ở mỗi đội đượcđiều động đến công trình.Thứ hai: Tổng cô

TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG Ở CÔNG TY QUẢN LÝ SỦA CHỮA

ĐƯỜNG BỘ III.

2.1 ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG VỀ SỰ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY.

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển.

Công ty quản lý sửa chữa đường bộ III ( Công ty QLSCĐB III) trực thuộc

Sở giao thông vận tải Lai Châu

Công ty có trụ sở đặt tại Tam Đường – Lai Châu, là doanh nghiệp Nhà nước

có tư cách pháp nhân đầy đủ, sử dụng con dấu riêng Hạch toán kinh tế độc lập, mởtài khoản tại Ngân hang đầu tư và phát triển huyện Tam Đường – Lai Châu

* Công ty có qua trình phát triển như sau:

Năm 1988 được thành lập theo quyết định số 102/QĐ -UB ngày 28/4/1988lấy tên là: Xí nghiệp xây dựng quản lý đường bộ III

Ngày 30/3/1993 đổi tên thành Đoạn quản lý sửa chữa đường bộ III – theoquyết định số 48/ QĐ - UB

Ngày 18/8/2000 đổi thành Công ty quản lý và sửa chữa đường bộ III theoquyết định số 40/ QĐ -UB

* Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty:

- Sửa chữa thường xuyên các công trình giao thông

- Sửa chữa vừa các công trình giao thông

- Xây dựng cơ bản các công trình giao thông

- Sản xuất và khai thác vật liệu trên địa bàn công ty quản lý

* Là một doanh nghiệp nhỏ đóng trên đại bàn huyện Tam Đường.:

Vốn kinh doanh năm 2003: 2.934.000.000 đ

- Vốn cố định : 1.285.000.000 đ

- Vốn lưu động : 149.000.000 đ

- Nguồn vốn khác : 1.500.000.000 đ

Qua 16 năm hoạt động công ty luôn hoàn thành kế hoạch giao, đảm bảodoanh thu năm sau tăng cao hơn năm trước, đời sống CBCNV ổn định, hàng nămthực hiện tốt nhiệm vụ thu nộp ngân sách

Trong những năm tới Công ty tích cực mở rộng SXKD, ngoài những kếhoạch được giao Công ty chủ động tham gia đấu thầu các công trình giao thông,toạ công ăn việc làm tăng thu nhập cho CBCNVC

2.1.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty.

Do đặc điểm của ngành XDCB nên quy trình sản xuất kinh doanh ( SXKD )của công ty có đặc điểm sản xuất liên tục trải qua nhiều giai đoạn khác nhau Mỗicông trình đều có thiết kế dự toán riêng biệt và thi công ở những địa điểm khácnhau, sản phẩm xây lắp hoàn thành không đưa vào nhập kho mà sử dụng ngay cho

xã hội Doanh thu được chấp nhận qua biên bản nghiệm thu A –B, giá thành củasản phẩm cũng có nghĩa là tiêu thụ

Côang ty kà một doanh nghiệp Nhà nước với nhiệm vụ được giao quản lý,sửa chữa 180 km đường giao thông trung ương và địa phương

Đường địa phương: Tam Đường – Dào San: 27 km

Đường Trung ương:

Xuất phát từ đặc điểm SXKD của Công ty, do yêu cầu quản lý Công tyQLSCĐB III được tổ chức theo mô hình kiểu trực tuyến – chức năng một thủtrưởng.

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY

* Ban giám đốc: Gồm có giám đốc, 1 phó giám đôcphụ trách kỹ thuật, 1

phó giám đốc phụ trách tài chính

- Giám đốc Công ty giữ vai trò lãnh đạo công ty, là đại diện pháp nhân củaCông ty trước pháp luật, đại diện cho quyền lợi của CBCNV toàn công ty Chịutrách nhiệm chính về kế hoạch SXKD của Công ty

- Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật: Chịu trách nhiệm lãnh đạo trực tiếp củagiám đốc, phụ trách về công tác kỹ thuật và an toàn thi công công trình

- Phó giám đốc phụ trách tài chính: Chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giámđốc, phụ trách công tác tài chính của Công ty

Đội 1

Đội xây dựng

Đội 2Đội 1

Đội xây dựng

Phòng kế hoạch vật tư

Giám đốc

Phòng tài chính kế

hoạch

Bên cạnh Giám đốc và Pháo giám đốc Công ty còn có tổ chức Công đoàn, tổchức đoàn thanh niên đại diện cho quyền lưọi của công nhân lao động, chịu schỉđạo trực tiếp của Giám đốc, bao gồm 3 phong ban – với các chức năng nhiệm vụkhác nhau.

* Phòng tổ chức hành chính.

Giải quyết mọi công việc có liên quan đến nhân sự, tiền lương và công tácquản lý văn phòng của Công ty

- Tổ chức tuyển lao động, tổ chức nhân lực sản xuất theo đúng kế hoạch

- Theo dõi quản lý tiền lương, giải quyết chính sách tiền lương cho ngườilao động theo đúng chế độ Nhà nước quy định

- Quản lý hồ sơ CBCNV, đánh giá, tổng hợp báo cáo

- Xây dựng các nội quy, tiếp đón khách của công ty

- Tiếp nhận chuyển giao công văn đi và đến theo quy định của Công ty

- Kết hợp với bộ phận kỹ thuật của các đơn vị, lập và thống nhất hồ sơ thiết

kế thi công nội bộ như: Kiểm tra chất lượng vật liệu, đảm bảo đúng yêu cầu kỹthuật

- Lập hồ sơ hoàn thành các công trình XDCB hoàn thành

- Lập hồ sơ khối lượng hoàn thành, đơn giá thanh quyết toán

- Tham gia công tác đào tạo dạy nghề cho công nhân thi nâng bậc

- Báo cáo sản lượng hoàn thành hàng tháng, quý, năm.

- Lập kế hoạch vật tư, kế hoạch sửa chữa xe, máy

- Tham mưu mua sắm thiết bị, vật tư cho phù hợp với sản xuất

* Phòng tài chính – kế toán.

Có nhiệm vụ tổng hợp xử lý các thông tin về mọi mặt hoạt động SXKD đểgiúp Ban Giám Đốc đưa ra được biện pháp để khắc phục một cạch tốt hơn và hiệuquả hơn đồng vốn kinh doanh của Công ty, đảm bảo cho Công ty có vốn hoạtđộng liên tục

2.1.4 Tổ chức công tác kế toán của Công ty.

* Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy kế toán.

- Chức năng: Bộ máy kế toán tài chính của Công ty có chức năng ghi chép

xử lý và tổng hợp cung cấp thông tin về tình hình, sự vận động của tài sản, cáckhoản nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, tình hình chi phí, thu nhập và kết quảcủa Công ty

- Nhiệm vụ: Bộ máy kế toán của Công ty có những nhiệm vụ sau:

+ Phản ánh ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạtđộng SXKD

+ Thu nhập phân loại, xử lý, tổng hợp số liệu, thông tin về hoạt động SXKD

+ Lập báo cáo tài chính và cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụngliên quan.

+ Thực hiện việc kiểm tra, giám sát việc chấp hành các chính sách, chế độ

về quản lý kinh tế tài chính nói chung, chế độ thể lệ kế toán nói riêng

Tham gia phân tích các hoạt động kinh tế để giúp lãnh đạo Công ty trongviệc quản lý, điều hành các hoạt động SXKD

* Tổ chức bộ máy kế toán.

Công ty QLSCĐB III áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY

- Kế toán trưởng là người giúp Giám đốc Công ty tổ chức chỉ đạo thực hiệntoàn bộ công tác kế toán, thống kê và hạch toán kinh tế, đồng thời làm nhiệm vụkiểm soát công tác kinh tế tài chính của Công ty

THỦ QUỸ

KẾ TOÁN TSCĐ, VẬT

TƯ, THUẾ VAT

KẾ TOÁN

THANH

TOÁN

KẾ TOÁNNGÂNHÀNG

KẾ TOÁN TRƯỞNG

- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tập hợp các số liệu của các bộ phận, kiểmtra và lập báo cáo kế toán.

- Kế toán ngân hàng: Có nhiệm vụ giao dịch với ngân hàng và các khoảntiền gửi, tiền vay ngắn hạn, dài hạn

- Kế toán chi phí và thuế: Làm công tác tính toán các khoản chi phí và giáthành của các công trình, tách bóc các khoản thuế đầu vào, xác định thuế đầu ra

- Kế toán thanh toán: Đảm nhiệm công việc thanh toán tiền lương, tiền mặt

và các khoản khác

- Thủ quỹ: Thực hiện việc thu – chi quản lý tiền mặt, ngoại tệ và kiêm cả

kế toán điện nước, tiền nhà

* Hình thức kế toán áp dụng:

Công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

Trình tự ghi sổ kế toán như sau:

- Kiểm tra đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ

- Ghi sổ kế toán chi tiết

- Ghi sổ kế hoạch tổng hợp

- Tổng hợp số liệu lập báo cáo tài chính

Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu kiểm tra

* Tổ chức áp dụng hệ thống tài khoản.

Với đặc điểm riêng có của mình, để đáp ứng kịp thời yêu cầu quản lý Công

ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp thống nhất ban hành theo quyết định số

1141 – TC –CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 và chế độ kế toán trong doanhnghiệp xây lắp theo quyết định số 1864/ 1998/ QĐ - BTC ngày 16/ 12/ 1998

* Phương pháp hạch toán hàng tồn kho.

Căn cứ vào tình hình thực tế của Công ty quản lý sửa chữa đường bộ 3 ápdụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ

2.2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG – CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG.

Thứ nhất: Công nhân sản xuất được quản lý thành các đội, mỗi đội chịutrách nhiệm một khu vực sản xuất, khi có công trình công nhân ở mỗi đội đượcđiều động đến công trình.

Thứ hai: Tổng công nhân viên được quản lý theo hai loại, lao động trongdanh sách và lao động ngoài danh sách Đối với lao động trong danh sách là cán bộcông nhân viên do Công ty tính trả lương và đồng thời trích BHXH, BHYT, kinhphí công đoàn Đối với lao động thuê ngoài Công ty chỉ trả lương mà không phảitính các khoản trích theo lương

Thứ ba: Công ty vừa hoạt động trong lĩnh vực xây dựng lại vừa sản xuất cácsản phẩm phục vụ xây dựng, do vậy công nhân kỹ thuật và đội ngũ thợ lành nghềtương đối mạnh Lao động thủ công chủ yếu thuê ngoài

Công ty giao nhiệm vụ cho các đội xây dựng công trình và trực tiếp chỉ đạoviệc xây dựng hoặc quanr lý theo hình thức khoán từng phần

Quy trình được thực hiện qua sơ đồ sau:

Lập dự ánThiết kế

Sở GTVT Lai Châu BIỂU KHAI NĂNG LỰC CÔNG NHÂN

STT Công nhân theo ngành

nghề

Sốlượng

Số lượng lao động của công ty được theo dõi trên sổ sách lao động, bảng báocáo tăng giảm lao động, bảng báo cáo lực lượng lao động theo chức danh, dophòng tổ chức hành chính quản lý.

Lao động trong Công ty được quản lý theo hai loại: Lao động dài hạn và laođộng ngắn hạn

- Lao động dài hạn: Lao động biên chế và lao động hợp đồng trên một nămvới số lượng lao động này công ty quản lý trên “ Sổ danh sách cán bộ công nhânviên”

- Lao động ngắn hạn: Là lao động thuê ngoài với thời hạn dưới một năm với

số lao động này công ty theo dõi trên “ Sổ danh sách lao động thuê ngoài’ Hiệnnay tính đến ngày 31/2/2004 tổng số cán bộ công nhân viên của Công ty là 160 Lao động thuê ngoài 40 ( căn cứ theo sổ danh sách)

Trong đó:

+ Lao động văn phòng, phòng ban, đội trưởng, đội phó là 26 người Đây là

bộ phận gián tiếp quản lý và phục vụ quá trình sản xuất Tiền lương và các khoảntrích theo lương của bộ phận này được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp

+ Lao động tại các đội sản xuất là 134 người được chia thành các đội sau:Đội xe xưởng gồm 19 người; Đôi xây dựng 30 người; Đội quản lý ĐB 1 gồm 23người; Đội quản lý ĐB 2 gồm 23 người; Đồi quản lý ĐB 3 gồm 23 người; Đồiquản lý ĐB 4 gồm 23 người

2.2.2.2 Hạch toán thời gian lao động.

Công ty sử dụng bảng chấm công để hạch toán thời gian lao động, bảngchấm công do người phụ trách trực tiếp ghi, ghi rõ ngày làm việc, ngày nghỉ,nguyên nhân nghỉ việc của từng cá nhân Đối với các đội, người lập bảng chấmcông là thống kê đội, đối với các phòng ban là cán bộ chuyên trách Cuối thángbảng chấm công được dùng làm căn cứ để tổng hợp lương cho từng phòng ban vàđội sản xuất

Đối với các tổ sản xuất trực tiếp công ty sử dụng hình thức trả lương sảnphẩm tập thể, lương khoán theo khối lượng công việc hoàn thành Công nhân làmviệc trực tiếp sản xuất mỗi ngày làm việc 8 giờ được tính là một công, thời gianlàm thêm được tính vào lương ca 3.

* Đối với lao động hưởng lương theo sản phẩm.

Ví dụ: Bảng chấm công cuối tháng 2/2004 của tổ 1 Đội QLĐB2

Ta thấy: Anh Trần Văn Nam có

Số công hưởng lương sản phẩm là 22

Số công hưởng lương thời gian là 2

Số công ca 3 là 1Hiện nay tổng số cán bộ công nhân viên là 160 người

+ Số cán bộ hưởng lương theo sản phẩm là 134 người

+ Số cán bộ hưởng lương theo thời gian là 26 người

* Đối với lao động gián tiếp: Cán bộ văn phòng, các đội trưởng, đội phó,

Công ty trả lương theo hình thức thời gian có tính theo hệ số cấp bậc Hiện nay cácphòng ban vẫn thực hiện tuần làm việc 6 ngày, mỗi ngày làm việc 8 tiếng

Sáng từ 7 giờ đến 11 giờ 30 phút

Chiều từ 13 giờ 30 phút đến 17 giờ

Theo quy định số công hưởng lương thời gian là số ngày trong tuần đi làm

đủ 8 tiếng trong ngày, nếu phát sinh ngày làm thêm thì số ngày làm thêm đượchưởng lương gấp đôi

Ví dụ: Ông Phạm Văn Tuyến

Số công hưởng lương thời gian = 26 công

Không có ngày làm thêm

2.2.2.3 Hạch toán kết quả lao động.

Hạch toán kết quả lao động là phản ánh kết quả lao động của công nhân viênbiểu hiện bằng khối lượng sản phẩm hoàn thành, để hạch toán kết quả lao độngCông ty sử dụng “ Bảng báo cáo khối lượng thực hiện nghiệm thu thanh toán” đốivới các đội hay “ Bảng giao khoán và thanh toán tiền lương của tổ” cho các tổ.Bảng này được lập theo từng tháng căn cứ trên khối lượng công việc hoàn thành,đội lập bảng giao khoán hay nghiệm thu đưa về công ty trên cơ sở đó phòng tiềnlương chia lương cho các đội

Ví dụ: Căn cứ vào bảng “ Báo cáo khối lượng thựuc hiện nghiệm thu thanhtoán” tháng 2/2004 của đội 2 ta thấy: Trong tháng Công ty giao khoán cho độihoàn thành khối lượng công việc tính ra giá trị là 32.561.500 đ trên cơ sở đó độiphân chia công việc cho các tổ Ta thấy “ Báo cáo khối lượng thực hiện nghiệm thuthanh toán” tháng 2/2004 của tổ 1 Dựa vào kết quả thực hiện công việc của các tổ

mà đội đã giao trong tháng, đội trưởng tập hợp để lên bảng báo cáo khối lượnghoàn thành gửi về công ty

Căn cứ vào các bảng tổng hợp khối lượng hoàn thành của các đội sản xuất,phòng tài vụ tổ chức tiến hành chi lương cho các đội theo khối lượng công việchoàn thành và theo đơn giá tiền lương đã tính toán được Đây là một cơ sở quantrọng để thanh toán lương cho người lao động

2.2.3 Tính tiền lương phải trả cho các bộ phận lao động.

Hiện nay Công ty trả lương theo hình thức lương sản phẩm và lương thờigian đồng thời áp dụng một số quy định trả lương cho công ty

2.2.3.1 tính tiền lương phải trả cho bộ phận sản xuất ( đội sản xuất )

Tiền lương phải trả cho đội bao gồm lương sản phẩm và lương thời gian,cách xác định như sau:

)1

(

1

TH SPi CLi

n i

khi

= KH

+ Khối lượng khu vực 1: 9.360.000 đ+ Khối lượng khu vực 2: 1.167.800 đ+ Khối lượng khu vực 3: 15.905.000 đ+ Trị giá ngày công theo chế độ: 5.381.000 đBảng báo cáo khối lượng thực hiện nghiệm thu thanh toán của đội được tổnghợp theo hai cột: Kế hoạch và thanh toán

Cột kế hoạch được tổng hợp theo 3 cột: Cột khối lượng; đơn giá và tiềnlương Căn cứ vào bảng khoán cho mỗi đội Cột thanh toán cũng được theo dõi

như trên nhưng chỉ tiêu đơn giá được thể hiện là cột phần trăm hoàn thành củacông việc Căn cứ vào bảng báo cáo khối lượng thực hiện nghiệm thu thanh toán tathấy trong tháng đội 1 hoàn thành tổng khối lượng làm việc với tổng giá trị là:31.813.000 đ trong đó:

- Lương sản phẩm ( theo công thức 1) = 150 x 100% x 15600 + …

….+ 1170 x 100% x 5000 = 26.422.000đ

- Lương thời gian: = Tổng giá trị công việc trả lương theo

ngày công chế độ là 5.381.000 đ

2.2.3.1.1 Tính tiền lương phải trả cho tổ sản xuất ( tổ 1 )

Tiền lương cho tổ cúng bao gồm lương sản phẩm và lương thời gian trả theocách tính lương mà công ty trả cho đội, cụ thể như sau:

Dựa vào bảng giao khoán khối lượng công việc cho tổ, đội trưởng căn cứvào khối lượng công việc hoàn thành, chất lượng công việc và đơn giá do công tygiao chia lương cho các tổ vào bảng giao khoán và thanh toán lương cho các tổ

Ví dụ: Trên bảng giao khoán và thanh toán lương của tổ 1 tuộc đội QLĐVB

2 ta thấy:

Tổng số sản phẩm tor 1 được tính theo ( 1 ) như sau:

- Té rải nhựa đường = 62,5 x 100% x 15.600 = 975.000đ

( Hệ số lương cơ bản + phụ cấp ) x 290.000đ.

Công ty lập “ Danh sách lao động và quỹ tiền lương” áp dụng cho khối quản

lý các đội ( đội trưởng, đội phó ) và khối văn phòng công ty

2.2.4 TÍNH TIỀN LƯƠNG PHẢI TRẢ CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG.

Căn cứ vào bảng chấm công, tính chất công việc và ý thức lao động của mỗicông nhân, tổ trưởng lập bảng phân phối tiền lương của tổ, thông kê kế toán đội lậpbảng thanh toán tiền lương cho tổ

2.2.4.1 Tính tiền lương phải trả cho công nhân sản xuất trực tiếp.

Công nhân sản xuất trực tiếp được hưởng lương theo sản phẩm và lương thờigian, công thức tính như sau:

(2)

- Tổng quỹ lương sản phẩm là gí trị công việc hoàn thành trong tháng của tổ

- Tổng công hưởng lương sản phẩm là số ngày công tạo ra khối lượng sảnphẩm của toàn tổ

Khi phân phối tiền lương cho cá nhân trong tổ, tổ trưởng phải có biên bảnhọp tổ thông báo cho từng người biết ngày công làm việc trong tháng của, đồngthời thống nhất cách chia lương

* Lương thời gian: Là tiền lương trả cho công nhân trong thời gian đi công

tác, đi họp, đi học…

(3)

Trong đó: Lương ngày công cơ bản = ( 290.000 x hệ số cấp bậc) : số ngày chế độtrong tháng

Ví dụ: Tính tiền lương phải trả cho công nhân sản xuất tỏ 1 đội 2.

Căn cứ vào bảng chấm công tháng 2/2004 dựa trên biên bản họp tổ, tổtrưởng bình công chấm điểm cho từng cá nhân

* Ta thấy: Công sản phẩm

Anh Nam: Được 22 công sản phẩm ( hưởng lương sản phẩm )

Chị Ba: Được 21 công ngày công hưởng lương sản phẩm

Tổng số công tính lương sản phẩm của tổ là 263 công, như vậy, lương sảnphẩm tính theo công thức (2) như sau: