THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CƠ KHÍ TRẦN HƯNG ĐẠO

Do đặc điểm cuả sảnphẩm sản xuất đã quyết định đến số lượng, chủng loại nguyên vật liệu sử dụngtrong công ty hết sức đa dạng, phong phú và phức tạp với khối lượng lớn như:gang, thép, đồn

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CƠ KHÍ

TRẦN HƯNG ĐẠO.

1 Đặc điểm cuả vật liệu và tình hình thực hiện kế hoạch cung cấp vật liệu:

Công ty cơ khí Trần Hưng Đạo hàng năm sản xuất các sản phẩm cơ khí phục

vụ nông nghiệp chủ yếu theo đơn đặt hàng cuả khách hàng Do đặc điểm cuả sảnphẩm sản xuất đã quyết định đến số lượng, chủng loại nguyên vật liệu sử dụngtrong công ty hết sức đa dạng, phong phú và phức tạp với khối lượng lớn như:gang, thép, đồng…do đó việc quản lý và sử dụng chúng gặp không ít khó khăn

Trong tổng giá thành sản xuất ra sản phẩm thì chi phí về nguyên vật liệuchiếm 65 – 70% Công ty thường xuyên sử dụng nhiều loại vật liệu với khối lượngtương đối lớn Toàn bộ nguyên vật liệu được mua ở các đơn vị và chủ yếu đượcmua theo hợp đồng, ngoài ra còn được mua theo hình thức tự do trên thị trường.Việc thu mua theo hợp đồng nên người bán thường chở đến tận công ty, còn một

số vật liệu mua ngoài thì công ty phải dùng xe tải cuả mình để chuyên chở

Với lượng vốn có hạn, giá cả lại hay biến động nên công ty chỉ dự trữ ở mứctối thiểu cần thiết và có thể dùng đơn đặt hàng này thay cho đơn đặt hàng kia hoặc

có thể đem bán khi không sử dụng bị tồn kho Tuy nhiên, hiện nay công ty vẫn cònmột khối lượng vật tư tồn đọng ở kho lâu chưa được giải quyết sẽ gây hư hỏng,mất phẩm chất

Công ty có nguồn cung cấp vật liệu tương đối ổn định chủ yêú từ các nguồnsau: Công ty gang thép Thái Nguyên, Công ty cơ khí Việt Nhật, Công ty tổng hợpThái Bình, nhà máy chế tạo bơm (sà lan), Nhà máy bơm Hải Dương, Nhà máy điện

cơ Hà Nội, Công ty kim khí Hà Nội, cơ sở đúc Mai Lâm… và chủ yếu các chi tiếtphụ tùng được mua của Tổng công ty máy Động lực và máy Nông nghiệp ViệtNam

Với những đặc điểm nêu trên, việc quản lý vật liệu là rất cần thiết Vì vậycông ty cần phải quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết chi phí nguyên vật liệu ở tất

cả các khâu: bảo quản, thu mua, dự trữ và sử dụng Đây là yêu cầu khách quan củacông tác quản lý vật tư và cũng là tiêu chuẩn để đánh giá hiệu quả kinh tế, kỹ thuậtcuả công ty nên kế toán phải hoàn thành tốt các nhiệm vụ cuả mình mà trung tâm

là quản lý nguyên vật liệu chính

2 Phân loại vật liệu:

Với một khối lượng vật liệu lớn, chủng loại rất phong phú và đa dạng, mỗiloại có một nội dung tinh tế, tính năng và chức năng cơ, lý, hoá khác nhau Vì vậy

để quản lý và hạch toán chính xác công ty đã phân loại thành 5 loại vật liệu sau:

 Nguyên vật liệu chính:

Là đối tượng lao động chủ yếu của công ty, là cơ sở vật chất cấu thành nênthực thể sản phẩm mới, nguyên vật liệu chính cuả công ty bao gồm các loại như:sắt, thép, gang, xăng, dầu… chiếm 40%, còn các chi tiết bán thành phẩm chiếm tới60% Trong mỗi loại lại được chia thành nhiều loại khác nhau, ví dụ: thép C4525C45 45

 Nguyên vật liệu phụ:

Là đối tượng lao động không cấu thành nên thực thể cuả sản phẩm nhưng nólàm cho sản phẩm bền đẹp hơn, phục vụ cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật trong quátrình chế tạo sản phẩm: sơn, giẻ lau, đinh, bóng đèn…

 Phế liệu:

Là những vật liệu đã loại ra trong quá trình sản xuất đã mất hoàn toàn hoặcphần lớn giá trị sử dụng như: sắt thép vụn, đồng phế liệu…

Cuối năm công ty tiến hành tổng hợp kiểm kê và lập biên bản kiểm kê

3 Đánh giá vật liệu:

Đánh giá vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị cuả vật liệutheo những nguyên tắc nhất định nhằm đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất

Nguyên vật liệu cuả doanh nghiệp chủ yếu là mua ngoài, về nguyên tắc thì

kế toán vật liệu phải phản ánh theo giá vốn thực tế nhưng để thuận tiện cho côngtác kế toán cuả công ty hiện nay vật liệu được đánh giá theo giá hạch toán để hạchtoán chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu…

* Giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho trong kỳ:

+ Trường hợp mua nguyên vật liệu chở đến tận nơi thì trị giá vốn thực tế làgiá ghi trên hoá đơn

Công ty là cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phươngpháp khấu trừ thuế, vì vậy giá nguyên vật liệu mua vào là giá trị thực tế không cóthuế GTGT đầu vào

VD: Theo hoá đơn số 1058 ngày 12/1/2003, Công ty mua thép C45 40 là1012kg với đơn giá là 4809/1kg cuả Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây Công ty vật

tư tổng hợp Hà Tây vận chuyển đến tận nơi bán vì vậy giá thực tế cuả vật liệu muangoài gồm:

-Giá mua thép ghi trên hoá đơn 4.809 x 1012 = 4.866.708 đồng

-Thuế GTGT: 5% x 4.866.708 = 243.335,4 đồng Tổng số tiền phải thanhtoán cho người bán là: 4.866.708 + 243.335,4 = 5.110.043,4 đồng

+Trường hợp mua nguyên vật liệu doanh nghiệp phải chịu chi phí vậnchuyển thì:

Trị giá vốn thực tế Giá mua trên Chi phí

vật liệu nhập kho hoá đơn vận chuyển

Nếu chi phí vận chuyển liên quan đến nhiều đối tượng thì phải phân bổ chocác đối tượng liên quan

Việc chuyên chở vật liệu mua ngoài về nhập kho do đội xe cuả xí nghiệpđảm nhận, đội xe được điều động chuyên chở vật tư hàng hoá Cho nên việc thanhtoán với người thực hiện chuyên chở vật liệu đã có sự xác nhận cuả thủ trưởng đơn

vị và kế toán trưởng cuả xí nghiệp

Ví dụ: Theo hóa đơn số 2370 ngày 20/1/2003, Công ty mua cuả Công ty cơ

khí Việt Nhật (VIE) Hải Phòng thân máy Việt Nhật (D15): 200 chiếc, đơn vị 44kg/chiếc, đơn giá 431.925 đồng/chiếc, chi phí vận chuyển 20.000đồng/tấn

Vậy trị giá vật liệu thực tế nhập kho là:

-Giá mua vật liệu: 200 x 431.925 = 86.385.000đồng

-Chi phí vận chuyển: 200 x 44 = 8800kg

8,8 x 20.000 = 176.000 đồng

-Thuế GTGT: (86.385.000 + 176.000) x 5% = 4.328.050 đồng Tổng số tiềnthanh toán: 86.385.000 + 4.328.050 = 90.889.050 đồng

Căn cứ vào bảng giá hạch toán đơn giá vật liệu tồn đầu kỳ, kế toán ghi sổtheo giá hạch toán để tiện theo dõi

* Việc xác định giá hạch toán vật liệu xuất kho như sau:

Trị giá vật liệu Giá hạch toán vật liệu Số lượng vật liệu xuất kho nhập kho từng lần nhập xuất dùng trong kỳ

Ví dụ: Trong tháng 1/2003 Công ty có nhập – xuất loại thép C45 55 như sau:

- Nhập: +Ngày 3/1 nhập 900 kg với đơn giá 4800 đ/kg

+Ngày12/1 nhập 1200 kg với đơn giá 4900 đ/kg

- Xuất: +Ngày 14/1 xuất 600 kg ở lô nhập lần 1

+Ngày 15/1 xuất 1200 kg ở lô nhập lần 2

Vậy trị giá vật liệu được xuất dùng như sau:

Ngày 14/1: 600 x 4800 = 2.880.000 đồng.

Ngày 15/1: 1200 x 4900 = 5.880.000 đồng

Cuối tháng kế toán tổng hợp toàn bộ giá trị thực tế và trị giá hạch toánnguyên vật liệu, vật liệu tồn đầu tháng và nhập trong kỳ, sau đó xác định hệ số giá(H), giữa giá thực tế và giá hạch toán cuả vật liệu theo công thức sau:

Trị giá vốn thực tế Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn đầu tháng nguyên vật liệu nhập trong kỳ



Trị giá hạch toán Trị giá hạch toán nguyên vật liệu tồn đầu tháng nguyên vật liệu nhập trong kỳ

Sau đó kế toán xác định trị giá vật liệu xuất kho như sau:

Trị giá thực tế NVL Trị giá hạch toán NVL xuất kho trong tháng H xuất kho trong tháng

 1 liên giao cho thủ kho sau đó định kỳ giao lại cho kế toán nguyên vật liệu.

 1 liên để lại phòng kế hoạch sản xuất

 1 liên giao cho cán bộ cung tiêu (người đi mua vật tư)

Người đi mua kẹp hoá đơn GTGT cuả đơn vị bán với PNK và giấy đề nghịchuyển tiền lên cho trưởng phòng kế hoạch ký, sau đó đem lên cho kế toán thanhtoán

Khi nhập kho nguyên vật liệu, thủ kho phải ký vào PNK Căn cứ vào số liệughi trên PNK có cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị nhưng khi ghi vào thẻ kho thì chỉghi theo chỉ tiêu số lượng Các loại vật tư mua về được nhập kho theo đúng quyđịnh, thủ kho phải có trách nhiệm sắp xếp các loại nguyên vật liệu trong kho một

P.kế hoạch sản xuất NVL

cách hợp lý, khoa học đảm bảo yêu cầu bảo quản cuả từng loại, từng thứ vật liệu đểtiện cho việc kiểm tra và xuất nguyên vật liệu.

Ví dụ: Căn cứ vào Hoá đơn cùng Biên bản kiểm nghiệm vật tư, phòng kế

hoạch viết phiếu nhập kho như sau:

PHIẾU NHẬP KHO QĐ số: 1141 TC/CĐKT Ngày 16 tháng 3 năm 2003 Ngày 1-11-1995 cuả BTC

Họ tên người giao hàng: Cửa hàng kim khí số 4 Số : 07

Theo-HĐ-số 87296 ngày 16/3/2003 cuả… Nợ TK 152

Đơnvịtính

Liên 2 (giao cho khách hàng) DH/00-B

Ngày 16 tháng 3 năm 2003 N, 087296

Đơn vị bán hàng: Cửa hàng kim khí số 4 ( Công ty kinh doanh thép và vật tư HN)Địa chỉ: 75 Tam Trinh-HN Số tài khoản: 73010333A Ngân hàng đầu tưHN.

Điện thoại:……… Mã số:

0 1 0 0 1 0 0 5 7 9

Họ tên người mua hàng: Anh Thông

Đơn vị: Công ty cơ khí Trần Hưng Đạo

Điạ chỉ: Số 114 Mai Hắc Đế Số tài khoản:………

Số lượng Đơn giá Thành tiền

01 Thép C45 25

TQ(13 cây)

Thuế suất GTGT: 5% Cộng tiền hàng 1.545,142

Tiền thuế GTGT 77.258

Tổng cộng tiền thanh toán 1.622.400

Số tiền viết bằng chữ: Một triệu sáu trăm hai mươi hai nghìn bốn trăm đồng

chẵn

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

4.2 Thủ tục xuất kho.

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong tháng (do phòng kế hoạch sản xuất lập),căn cứ vào định mức chi phí nguyên vật liệu sản xuất sản phẩm ( do phòng kỹthuật lập ), các phân xưởng khi có nhu cầu sử dụng vật tư sẽ viết vào sổ lĩnh vật tư

và có xác nhận cuả Quản đốc hoặc Kỹ thuật phân xưởng để tổ đó được lĩnh vật tư.Sau khi đã viết sổ lĩnh vật tư, quản đốc phân xưởng đưa lên phòng kế hoạch Căn

cứ vào các định mức chi phí nguyên vật liệu, căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất kinhdoanh trong tháng, xem xét thấy nhu cầu về sử dụng nguyên vật liệu cuả phânxưởng đó là hợp lý, hợp lệ, phòng kế hoạch sẽ lập phiếu xuất kho Phiếu xuất khođược lập làm 3 liên:

- 1 liên thủ kho giữ

- 1 liên người lĩnh hàng giữ

- 1 liên lưu lại kho phòng kế hoạch sản xuất giữ

Ví dụ: Ngày 10/3/2003, phân xưởng dụng cụ có nhu cầu sử dụng nguyên vật

liệu Sau khi quản đốc viết và ký xác nhận vào sổ lĩnh vật tư cho phân xưởngchuyển lên phòng kế hoạch sản xuất để xem xét Thấy việc sử dụng nguyên vậtliệu là phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và phù hợp với định mức chi phínguyên vật liệu sản xuất sản phẩm, phòng kế hoạch viết phiếu xuất kho

Phòng kế hoạch sản xuất lập:

5 Kế toán chi tiết vật liệu

Kế toán chi tiết vật liệu ở Công ty cơ khí Trần Hưng Đạo được kết hợp giữathủ kho và phòng kế toán nhằm theo dõi chặt chẽ tình hình nhập – xuất – tồn khocuả từng loại, từng thứ vật liệu cả về số lượng, chủng loại, chất lượng, giá trị Đểgiám sát được sự biến động đó, kế toán sử dụng các chứng từ sau:

 Ở phòng kế toán: Định kỳ, sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất từ thủkho, kế toán thực hiện kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ Sau đó, thực hiện tậphợp các chứng từ nhập, xuất theo từng thứ vật tư, hàng hoá, lập bảng kê nhập,lập bảng kê xuất vật tư, hàng hoá để thuận lợi cho việc theo dõi và ghi sổ đốichiếu luân chuyển cuối tháng.

Sổ đối chiêú luân chuyển được mở cho cả năm và ghi vào cuối tháng Sổ theodõi cả chỉ tiêu số lượng và giá trị trong tháng cuả từng hàng nhập, xuất, tồn kho.Mỗi thứ vật tư, hàng hoá được ghi vào một dòng trên sổ Sau khi hoàn tất việc ghi

sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán thực hiện đối chiếu số liệu trên sổ này với số liệutrên thẻ kho và số liệu trên sổ kế toán tài chính liên quan ( nếu cần)

Ví dụ: về trình tự ghi sổ cuả công ty cơ khí Trần Hưng Đạo như sau:

PHIẾU NHẬP KHO QĐ số: 1141 TC/CĐKT Ngày 13 tháng 3 năm 2003 Ngày 1-11-1995 cuả BTC

Họ tên người giao hàng: Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây Số : 26

Theo-HĐ-số 88497 ngày 8/3/2003 cuả… Nợ TK 152

Đơnvịtính

20061002

20061002

4809.524789.50

9.647.8974.799.079

HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 01.GTKT-3LL Liên 2 (giao cho khách hàng) DH/00-B

Ngày 8 tháng 3 năm 2003 N, 087296

Đơn vị bán hàng: Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây

Địa chỉ: 126 Quang Trung-Hà Đông Số tài khoản: 73010333A Ngân hàng đầu

tư HN

Điện thoại: 034820209 Mã số:

0 5 0 0 2 3 2 2 8 8

Họ tên người mua hàng: Anh Tiến

Đơn vị: Công ty cơ khí Trần Hưng Đạo

Điạ chỉ: Số 114 Mai Hắc Đế Số tài khoản:………

Số lượng Đơn giá Thành tiền

01 Thép C4555

Thép C4570

KgKg

20061002

4809,524789,50

9.647.8974.799.078

Thuế suất GTGT: 5% Cộng tiền hàng

14.446.976

Tiền thuế GTGT

722.349

Tổng cộng tiền thanh toán 15.169.325

Số tiền viết bằng chữ: Mười lăm triệu một trăm sáu mươi chín nghìn ba

trăm hai mươi nhăm đồng chẵn

Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)(nhận séc số AD 115266 ngày 8/3/2003 là 15.000.000, tiền mặt là 169.325)

PHIẾU LĨNH VẬT TƯ THEO HẠN MỨC Mẫu số 7-VT

Số…07… QĐ Liên bộ TCKT-TC Ngày 15 tháng 3 năm 2003 Mẫu số 583 LB ngày 1-9-1995

Tên đơn vị lĩnh: PX cơ điện Định khoản: Nợ TK 621 Lĩnh tại kho:…021… Có TK 152

STT Tên nhãn

hiệu và quy

cách vật tư

Đơnvịtính

Hạn mức được lĩnh trong tháng

Lý dosửdụngtạiđâu

Số lượng Đơn giá Thành

tiềnTheo

chứng từ

Theo thực tế

1 C4555x279 Kg

Làm trục 2 của hộp số

223,6 223,6 4.809,52 1.075.409

Cộng thành tiền (viết bằng chữ):…

Người lĩnh Phụ trách cung tiêu Phụ trách kế toán Thủ kho

PHIẾU LĨNH VẬT TƯ THEO HẠN MỨC Mẫu số 7-VT

Số 15 QĐ Liên bộ TCKT-TC Ngày 28 tháng 3 năm 2003 Mẫu số 583 LB ngày 1-9-1995

Tên đơn vị lĩnh: PX cơ điện Định khoản: Nợ TK 621 Lĩnh tại kho:…021… Có TK 152

STT Tên nhãn

hiệu và quy

cách vật tư

Đơnvịtính

Hạn mức được lĩnh trong tháng

Lý dosửdụngtạiđâu

Số lượng Đơn giá Thành

tiềnTheo

chứng từ

Theo thực tế

Làmtrục 2củahộpsốD12Làmtấm

532

4.809,524.789,5

1.976.712 2.548.014

cữgạt sốHS12-42Cộng thành tiền (viết bằng chữ):… 4.524.726

Người lĩnh Phụ trách cung tiêu Phụ trách kế toán Thủ kho

Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất, thủ kho ghi vào thẻ kho như sau:

THẺ KHONgày lập thẻ: 1/1

Tồn đầu tháng 3 C/ty vật tư TH

Hà Tây

2006

2002206

15

1528

PX cơ điện

PX cơ điện

223,6411

1982,41571,4

Tồn đầu tháng 3 C/ty vật tư TH

Định kỳ từ 5 tới 10 ngày, kế toán xuống kho nhận các chứng từ và ký vào thẻkho Căn cứ vào các chứng từ nhận đuợc kế toán vật liệu ghi vào bảng kê vật tưnhập, bảng kê vật tư xuất.

Trích Bảng kê vật liệu nhập tháng 3 như sau:

Trích bảng kê vật tư xuất tháng 3:

BẢNG KÊ VẬT TƯ XUẤTTháng 3 năm 2003Kho: 021 (kim khí)

STT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

223,6411532

4809,524809,524789,50

1.075.4091.976.7122.548.014

 Tài khoản kế toán và sổ sách kế toán Công ty sử dụng:

- TK 152 _ “Nguyên vật liệu”

- TK 331 _ “Phải trả cho người bán”

Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản sau:

- TK 111 _ “Tiền mặt”

- TK 112 _ “Tiền gửi ngân hàng”

+ Đối với việc xuất vật liệu:

- Bảng kê xuất vật liệu

- Bảng phân bổ nguyên vật liệu, CCDC

- Trường hợp mua nguyên vật liệu về nhập kho, kế toán ghi:

Nợ TK 152 (chi tiết liên quan)

Nợ TK133 (Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ)

Khi mua nguyên vật liệu về chưa thanh toán với người bán, căn cứ vào cácchứng từ kế toán mở sổ chi tiết TK331_phải trả cho người bán, để theo dõi chi tiếttừng đối tượng.

Để phản ánh đầy đủ mối quan hệ thanh toán với người bán, Công ty đã mở

sổ chi tiết TK331 và mở riêng cho mỗi khách hàng tên một vài trang sổ, theo dõitừng trang

Ví dụ: Mẫu biểu số 1 (TK331-Phải trả cho người bán)

+Phương pháp ghi sổ chi tiết TK331

- Số dư bên Nợ, có căn cứ vào số dư cuối tháng của sổ chi tiết TK331, tháng trước TK331 là tài khoản lưỡng tính nên có thể có số dư bên Nợ hoặc bên Có Số

dư bên Nợ phản ánh số tiền trả trước cho người bán tháng trước còn dư, số dư bên

Có phản ánh số tiền còn phải trả người bán tính đến cuối tháng trước

Cụ thể ở Công ty số dư Có là 12.000.000 đồng là số tiền mà Công ty còn

nợ Công ty vật tư tổng hợp Hà Tây tính đến cuối tháng 2

- Hàng ngày căn cứ vào hoá đơn chứng từ để ghi vào cột số liệu ngày tháng

- Số phát sinh: +Cột ghi Có: Căn cứ vào phiếu nhập kho, ghi tiền theo giáthực tế

+ Cột ghi Nợ: Phản ánh số tiền đã thanh toán hoặc số tiền mua hàng ứng trước

Cụ thể ở Công ty, số tiền ứng trước mua hàng cho Công ty vật tư tổng hợp

Hà Tây là: 15.169.325 đồng

Để theo dõi tình hình nhập vật liệu và theo dõi thanh toán với người bán, kếtoán vật liệu sử dụng Nhật ký chứng từ số 5

+ Phương pháp ghi NKCT số 5:

Căn cứ vào sổ dư cuối tháng của NKCT số 5 tháng trước để ghi vào cột số

dư tháng của tháng này