THỰC TRẠNG KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MÙA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO KIỂM TOÁN NỘI BỘ THỰC HIỆN TẠI CÔNG TY HOÁ CHẤT MỎ

THỰC TRẠNG KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MÙA HÀNG VÀTHANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO KIỂM TOÁN NỘI BỘ THỰC HIỆN TẠI CÔNG TY HOÁ CHẤT MỎ I - TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOAN

THỰC TRẠNG KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MÙA HÀNG VÀ

THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO KIỂM TOÁN NỘI BỘ THỰC HIỆN TẠI CÔNG TY HOÁ CHẤT MỎ

I - TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY HOÁ CHẤT MỎ

1- Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty Hoá chất Mỏ là thành viên của Tổng công ty Than Việt Nam trựcthuộc Bộ Công Nghiệp, có trụ sở đặt tại tổ 27, Phường Phương Liệt - Quận ThanhXuân - Hà Nội

Tiền thân của Công ty Hoá chất Mỏ là Xí nghiệp Hoá chất Mỏ thuộc Công

ty Xuất nhập khẩu than và cung cấp vật liệu (Coalimex) Trước yêu cầu sử dụng

và quản lý vật liệu nổ công nghiệp ngày càng cao Được sự đồng ý của chính phủ,

Bộ Năng lượng (nay là Bộ Công nghiệp) ra Quyết định 204/TCCB-LĐ ngày1/4/1995 thành lập Công Ty Hoá Chất Mỏ thuộc Tổng công ty Than Việt Nam,Công ty Hoá chất Mỏ mới thực sự trở thành doanh nghiệp Nhà nước hạch toán độclập Sự kiện này đánh dấu bước trưởng thành của ngành Hoá chất Mỏ, đồng thờicũng thể hiện sự quan tâm, chăm lo của Nhà nước và lãnh đạo Tổng công ty ThanViệt Nam trong việc xây dựng Ngành hoá chất mỏ đảm bảo đáp ứng nhu cầu bứcxúc tăng nhanh sản lượng sản xuất và cung ứng vật liệu nổ công nghiệp cho sựphát triển của ngành than nói riêng và của toàn bộ nền kinh tế đất nước nói chung

Khi thành lập Công ty có 7 phòng ban và 6 đơn vị trực thuộc Đến nay Công

ty Hoá chất Mỏ đã có 9 phòng ban và 14 chi nhánh ở miền trong cả nước (BắcKạn, Lai Châu, Thái Nguyên, Bắc Ninh, Hà Nội, Hải Phòng, Quảng Ninh, NinhBình, Nghệ An, Đà Nẵng, Gia Lai, Khánh Hoà, Vũng Tàu)

Công ty có các nhiệm vụ:

- Sản xuất, đóng gói, bảo quản, cung ứng vật liệu nổ.

- Xuất nhập khẩu thuốc nổ, nguyên liệu hoá chất để sản xuất vật liệu nổ

- Dịch vụ nổ mìn cho các đơn vị trong cả nước

- Sản xuất dây nổ mìn, dây điện dân dụng, giấy và bao bì vật liệu nổ và giấy sinhhoạt

- Dịch vụ cung ứng xăng dầu và vật tư hàng hoá khác

- Sản xuất than sinh hoạt, vật liệu xây dựng

- May hàng bảo hộ lao động, hàng may mặc xuất khẩu

- Kinh doanh vận tải đường thuỷ, đường bộ

- Kinh doanh vật tư thiết bị, phụ tùng và làm uỷ thác tiếp nhận vận chuyển chocác đối tượng có nhu cầu

Trong quá trình phát triển, Công ty đã khẳng định vị trí số một trong sảnxuất và cung cấp dịch vụ vật liệu nổ công nghiệp cho ngành than nói riêng và nềnkinh tế Việt Nam nói chung Sản phẩm của Công ty đóng góp cho nền kinh tế rất

đa dạng khẳng định tầm quan trọng, vị thế của Công ty trong nền kinh tế Quy môvốn của Công ty được bảo toàn và phát triển qua các năm

Thị trường của Công ty không chỉ dừng ở trong nước và đã vươn ra thịtrường quốc tế Số liệu tài chính trong những năm gần đây minh hoạ cho sự pháttriển của Công ty

Bảng 3: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây

2- Đặc điểm hoạt động của Công Ty Hoá Chất Mỏ

2.1- Đặc điểm sản phẩm, sản xuất sản phẩm

Công ty Hoá Chất Mỏ từ năm 1995 đã đăng ký và được Nhà nước và TổngCông ty Than Việt Nam giao nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh về thuốc nổ côngnghiệp Ngoài ra còn kinh doanh về vận tải, dịch vụ sửa chữa phương tiện vận tảithuỷ, đại lý vận tải biển Sản xuất dây nổ mìn, dây điện dân dụng, giấy bao bì, hàngmay mặc bảo hộ lao động, dịch vụ cung ứng vật tư khác, xây lắp dân dụng, sửachữa ô tô và tư vấn thiết kế mỏ, kinh doanh đa dạng các ngành nghề

Mặc dù Công ty kinh doanh nhiều loại hàng như vậy Sản phẩm chính củaCông ty vẫn là sản xuất và cung ứng vật liệu nổ công nghiệp Công ty tổ chức sảnxuất 4 loại thuốc nổ: Anfo thường, anfo chịu nước, thuốc nổ an toàn hầm lò AH1,thuốc nổ zecnô

Mỗi loại thuốc nổ đều được sản xuất theo quy trình công nghệ và trên dâytruyền sản xuất khác nhau Tuy nhiên chúng phải tuân theo một quy trình chungsau:

Phối trộn Tháo sản phẩm cho vào bao bì

Kiểm tra chất lượng sản phẩm

Đóng gói Nhập kho, bảo quản

Chuẩn bị

Nguyên vật liệu

Bao bì đóng gói

Máy móc thiết bị

hộ cũng được cung cấp ra thị trường, đặc biệt là cung cấp cho ngành xây dựng cầuđường và xây dựng cơ sở hạ tầng.

2.2- Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh

Căn cứ vào đặc điểm sản phẩm và sản xuất sản phẩm, Công ty Hoá chất Mỏ

đả tổ chức quá trình sản xuất theo ba giai đoạn cung ứng vật liệu và sản xuất, cungcấp các dịch vụ

Cung ứng là giai đoạn quan trọng vì khối lượng vật tư sử dụng lớn và mangtính chất đặc thù Đây chính là giai đoạn quyết định về chất lượng và giá trị thực tếcủa sản phẩm

Công ty tổ chức 14 đơn vị sản xuất, hạch toán độc lập theo hình thức Xínghiệp, trung tâm

Hình thức tổ chức sản xuất kinh doanh mà Công ty sử dụng là tổ chức theoloại hình sản phẩm sản xuất:

- Các Xí nghiệp cung ứng vật liệu nổ: Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Quảng Ninh,

Trung tâm vật liệu nổ công nghiệp, Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Ninh Bình, Xí nghiệpHoá chất Mỏ Đà Nẵng, Chi nhánh Hoá chất Mỏ Gia Lai, Chi nhánh Hoá chất MỏKhánh Hoà, Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Bắc Thái, Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Sơn La, Xínghiệp Hoá chất MỏVũng Tàu, Chi nhánh Hoá chất Mỏ Bắc Kạn, Xí nghiệp Hoáchất Mỏ và cảng Bạch Thái Bưởi

- Các Xí nghiệp vận chuyển: Xí nghiệp vận tải sông biển Hải Phòng, Xí nghiệp

vận tải thuỷ bộ Bắc Ninh

- Xí nghiệp sản xuất khác: Xí nghiệp dịch vụ Hà Nội.

2.3- Đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh

Để quản lý điều hành mọi hoạt động của sản xuất kinh doanh các doanhnghiệp phải tổ chức bộ máy quản lý Tuỳ thuộc vào quy mô, loại hình doanhnghiệp, đặc điểm và điều kiện sản xuất cụ thể mà thành lập ra các bộ phận quản lýthích hợp Công Ty Hoá Chất Mỏ là một đơn vị hoạch toán kinh tế độc lập, bộ máyquản lý được tổ chức theo một hệ thống gồm nhiều bộ phận và được phân thành

các khâu, các cấp quản lý với chức năng và quyền hạn nhất định Trong hệ thốngnày các phòng ban chức năng giúp Giám đốc theo lĩnh vực chuyên môn được phâncông và chịu trách nhiệm trước Giám đốc, trước pháp luật về lĩnh vực hoạt độngcủa mình.

Hiện nay Công ty có khoảng 1695 cán bộ công nhân viên trong đó cókhoảng 15,95% là lao động gián tiếp Công ty tổ chức bộ máy quản lý và sản xuấttheo phương thức kết hợp giữa trực tuyến và chức năng Do Công ty sử dụng cả haihình thức quản lý kết hợp nên thể hiện được cả tính tập trung hoá, phi tập trunghoá, tận dụng được ưu điểm cũng như hạn chế được nhược điểm của hai phươngpháp quản lý này

Toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đặt dưới sự chỉ đạo củaGiám đốc, giúp việc cho Giám đốc có 4 Phó giám đốc Công ty có 9 phòng ban đểthực hiện các chức năng được giao là: Phòng Kế toán; Phòng Kiểm toán; PhòngThương mại; Phòng Kỹ thuật và chỉ huy sản xuất; Phòng Nhân sự; Phòng Thanhtra, bảo vệ, pháp chế; Phòng Kỹ thuật an toàn; Phòng Thiết kế, đầu tư và Vănphòng Công ty

Tại các Xí nghiệp thành viên bộ máy được tổ chức tương tự bộ máy quản lýcủa Công ty Tuy nhiên do quy mô khác khác nhau nên một Xí nghiệp sẽ khôngbao gồm đủ 9 phòng ban chức năng như ở Công ty

Sơ đồ 7 minh hoạ cho cơ cấu và tổ chức quản lý và sản xuất tại Công ty Hoáchất Mỏ

2.4- Đặc điểm tổ chức công tác kế toán

Công ty Hoá chất Mỏ là một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập, có đầy đủ

tư cách pháp nhân bao gồm 14 xí nghiệp thành viên trực thuộc hoàn toàn không có

sự phân tán quyền lực, về quản lý hoạt động kinh doanh cũng như hoạt động tàichính Do vậy mô hình tổ chức kế toán tài chính là mô hình kế toán tập trung

Công ty tổ chức bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ởmọi phần hành kế toán Phòng kế toán tại các Xí nghiệp trực thuộc thực hiện toàn

bộ các công tác kế toán từ tiếp nhận chứng từ ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thốngbáo cáo của mình Các Xí nghiệp thành viên hạch toán phụ thuộc được Công tygiao cho quản lý tài sản, vật tư hàng hoá của mình để tự chủ hoạt động sản xuấtkinh doanh Các Xí nghiệp này thực hiện hạch toán kế toán theo phương thức bánhàng thành tiền nộp trả vốn về Công ty sau khi đã trừ các chi phí trực tiếp tại Xínghiệp

Kết quả cuối cùng do Phòng Kế toán Công ty phụ trách dựa vào các báo cáoquyết toán hàng tháng, hàng quý, hàng năm của các Xí nghiệp thành viên gửi về.Trên cơ sở của số liệu đã tổng hợp để có quyết định quản lý vốn, tổ chức phân phốitài chính giữa các Xí nghiệp

* Bộ máy Kế toán của Công ty bao gồm:

- Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ tổ chức Bộ máy Kế toán ở Công ty trên cơ sở

xác định đúng khối lượng công tác kế toán nhằm thực hiện hai chức năng là thôngtin và kiểm tra hoạt động kinh doanh tài chính ở doanh nghiệp, lập kế hoạch tàichính, chịu trách nhiệm về hoạt động chuyên môn kế toán, kiểm tra việc thực hiệnchế độ, thể lệ, quy định của nhà nước về lĩnh vực kế toán cũng như tài chính

- Kế toán phó: Phụ trách công tác, thống kê thay thế Kế toán trưởng khi được

uỷ thác và có nhiệm vụ trợ giúp Kế toán trưởng

- Kế toán tổng hợp: Giúp Kế toán trưởng trong công tác tổng hợp ghi sổ lập báo

cáo kế toán, bảo quản lưu trữ hồ sơ

- Kế toán thanh toán: Theo dõi, phản ánh tình hình thanh toán của khách hàng

và thanh toán cho người cung cấp

- Kế toán tiền mặt: Hạch toán chi tiết, tổng hợp tình hình thu chi cho quỹ tiền

mặt, tổng hợp tình hình thanh toán nội bộ của Công ty

- Kế toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, các khoản trích nộp theo lương.

- Kế toán tài sản cố định: chịu trách nhiệm ghi chép, phản ánh tình hình tăng,

giảm tài sản cố định, tính và phân bổ khấu hao

- Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành: chịu trách nhiệm theo dõi và tập

hợp các chi phí phát sinh từ đó tính giá thành cho các sản phẩm

- Kế toán tiêu thụ: Theo dõi và phản ánh tình hình biến động tăng giảm sản

phẩm, tình hình tiêu thụ sản phẩm

- Thủ quỹ: Theo dõi thu chi hàng ngày.

- Kế toán các Xí nghiệp trực thuộc: tiếp nhận các chứng từ ghi sổ, xử lý thông

tin trong các xí nghiệp mình và gửi báo cáo quyết toán hàng tháng, hàng quý lênPhòng Kế toán của Công ty

Sơ đồ 7 : Mô hình tổ chức bộ máy kế toán

Kế toán trưởng

Kế toán phó

Kế toán chi phí

Kế toán tiền mặt

Kế toán tổng hợp

Kế toán tiêu thụ

Thủ quỹ

Kế toán tiền lương

và

BHXH H

3- Phòng Kiểm toán nội bộ của Công ty Hoá chất Mỏ

3.1- Chức năng và nhiệm vụ của Phòng Kiểm toán nội bộ

Khi Quyết định 832TC/CĐ/CĐKT của Bộ Tài chính được ban hành Banlãnh đạo Công ty đã quan tâm tới vấn đề thành lập Phòng Kiểm toán nội bộ donhững yêu cầu của đặc điểm sản xuất kinh doanh, sự phân cấp tài chính Ngày19/01/1999 Giám đốc Công ty đã có quyết định số 108QĐ/HCM quyết định thànhlập Phòng Kiểm toán nội bộ

Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao phó Phòng Kiểm toán nội bộ

có trách nhiệm tuân thủ các quy định như: Quyết định số 832 TC/CĐ/CĐ Kiểmtoán ngày28/10/1997 về Quy chế Kiểm toán nội bộ của Bộ Tài chính Quyết định

số 497/TVN/KTNB ngày 18/2/1997 về Quy chế Kiểm toán nội bộ của Tổng công

ty Than Việt Nam

Chức năng và nhiệm vụ của bộ phận Kiểm toán nội bộ của Công ty đượcquy định trong điều 4 và 5 của Quy chế hoạt động Kiểm toán nội bộ của Công ty

Hoá chất Mỏ: "Phòng Kiểm toán nội bộ và các Kiểm toán viên có có trách nhiệm

kiểm tra xác nhận tính xác thực của các báo cáo kinh tế - tài chính, sản xuất kinh doanh theo quý, sáu tháng và hàng năm của các Xí nghiệp trực thuộc, văn phòng Công ty và báo cáo tổng hợp chung toàn Công ty”.

 Kiểm tra xác nhận đánh giá trên các mặt:

- Tình hình thực hiện các nguyên tắc, chính sách, chế độ luật pháp của Nhànước, quy định của cấp trên

- Độ tin cậy của các thông tin báo cáo thống kê về tình hình kinh tế, tài chính củacấp dưới và báo cáo của cấp mình lên cấp trên

- Phát hiện những sơ hở, yếu kém, gian lận trong quản lý bảo vệ tài sản củadoanh nghiệp

- Đề xuất các biện pháp nhằm cải tiến, hoàn thiện hệ thống quản lý điều hànhkinh doanh của đơn vị.

3.2- Cơ cấu Phòng Kiểm toán nội bộ của Công ty Hoá chất Mỏ

Phòng Kiểm toán nội bộ của Công ty gồm 4 người có trình độ đại họcchuyên nghành tài chính kế toán và có kinh nghiệm trong công tác thanh tra tàichính hay kế toán tổng hợp, chức năng và nhiệm vụ của từng Kiểm toán viên đượcquy định như sau:

Trưởng Phòng Kiểm toán: Phụ trách công việc chung của phòng, chịu trách

nhiệm trước Giám đốc Công ty về toàn bộ công tác của phòng Điều hành và tổchức các cuộc kiểm toán, phụ trách công tác đối ngoại của phòng, sưu tầm tài liệuliên quan đến chế độ, chính sách và công việc của phòng

- Quản lý bồi dưỡng về mặt chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ Kiểm toán viêntrong Công ty

- Báo cáo định kỳ thường xuyên kết quả kiểm toán cho Giám đốc Công ty theoquy định

- Chuyên sâu kiểm toán nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, hàng tồn kho

Phó Phòng Kiểm toán: chịu trách nhiệm phụ trách công tác chung của phòng khi

trưởng phòng đi vắng, phụ trách công tác thi đua, khen thưởng của phòng phốihợp với trưởng phòng thực hiện các cuộc kiểm toán Ngoài ra còn chịu tráchnhiệm thực hiện các công tác chuyên môn: Thực hiện kiểm toán vốn bằng tiền, chiphí, các thủ tục, chứng từ thanh toán, tài sản cố định

Hai chuyên viên: Thực hiện công tác theo dõi công văn đi và đến phòng, thực

hiện kiểm toán doanh thu và các khoản nợ phải thu, thuế và các khoản phải nộpcho Nhà nước theo sự chỉ đạo của trưởng phòng

Sơ đồ 8: Mô hình tổ chức Phòng Kiểm toán nội bộ của Công ty:

Trưởng Phòng Kiểm toán

Phó Phòng Kiểm toán

Bên cạnh việc tổ chức Phòng Kiểm toán nội bộ thì Công ty đã chú trọng xâydựng các quy định cho hoạt động kiểm toán nội bộ có thể vận hành tốt Cụ thểtrong Kiểm toán nội bộ của Công ty đã áp dụng theo Quyết định 832/ TC/CĐKiểm toán ngày 28/10/1997 của Bộ Tài chính để quy định về trình tự nội dung,phương pháp Kiểm toán nội bộ của bản thân đơn vị.

3.3- Nội dung hoạt động của Phòng Kiểm toán nội bộ

Trong giai đoạn đầu Phòng Kiểm toán nội bộ tập trung các công việc:

- Duyệt quyết toán báo cáo tài chính của các đơn vị

- Thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính và kiểm toán tuân thủ

Khi kiểm toán báo cáo tài chính, công việc chủ yếu của Kiểm toán nội bộ làkiểm toán kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Do đó, chuyên đề thực tập này đisâu nghiên cứu thực tế công tác kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trongKiểm toán Báo cáo tài chính của Phòng Kiểm toán nội bộ của Công ty thực hiện

II - KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI XÍ NGHIỆP HOÁ CHẤT MỎ QUẢNG NINH

1 Mục tiêu, nội dung và phương pháp kiểm toán chu trình mua hàng

và thanh toán của trong kiểm toán báo cáo tài chính

1.1- Mục tiêu kiểm toán

Chuyên viên 2 Chuyên viên 1

Tại Phòng Kiểm toán nội bộ của Công ty Hoá chất Mỏ, kiểm toán chu trìnhmua hàng và thanh toán hướng tới:

- Tính trung thực và hợp lý của các nghiệp vụ mua hàng, nghiệp vụ thanhtoán được phản ánh trong sổ sách kế toán

- Tính tuân thủ các chế độ, quy định về phản ánh các nghiệp vụ trong sổ sách kếtoán

- Tính chính xác và đầy đủ các khoản mục liên quan đến chu trình trong bảngcân đối kế toán

- Đánh giá tính hiệu lực, hiệu quả của kiểm soát nội bộ đối với chu trình muahàng và thanh toán

1.2- Nội dung kiểm toán

Từ mục tiêu kiểm toán nêu trên Phòng Kiểm toán nội bộ xác định nội dungkiểm toán tương ứng bao gồm: Thu thập bằng chứng thích đáng để xác minh tínhtrung thực, hợp lý của các nghiệp vụ mua hàng và nghiệp vụ thanh toán

Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán nhằm tìm ra các gian lận và saisót trong việc phản ánh các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán trong sổ sách kếtoán để từ đó có cách xử lý thích hợp và đưa ra những kiến nghị cải tiến công táckiểm soát nội bộ của quá trình mua hàng và thanh toán với người bán

1.3- Phương pháp kiểm toán

Phòng Kiểm toán nội bộ đã kết hợp cả hai phương pháp kiểm toán chứng từ

và kiểm toán ngoài chứng từ để thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanhtoán trong kiểm toán báo cáo tài chính

Thủ tục kiểm toán bao gồm: Khảo sát các nghiệp vụ, thủ tục phân tích và thử

nghiệm chi tiết số dư

Các kỹ thuật kiểm toán thường sử dụng: Kiểm tra chứng từ, theo dõi nghiệp vụ,

phân tích (so sánh, đối chiếu), tính toán lại, quan sát và phỏng vấn những người cóliên quan

Trong đó khi thực hiện cuộc Kiểm toán Báo cáo tài chính thì kiểm tra chứng

từ, theo dõi nghiệp vụ và tính toán lại là những kỹ thuật chủ yếu của các Kiểm toánviên do hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty lưu trữ chứng từ, hồ sơ chặt chẽ đểđảm bảo tính bảo mật

2 Trình tự kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính tại Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Quảng Ninh

Phòng Kiểm toán nội bộ của Công ty thực hiện một cuộc kiểm toán báo cáo tàichính theo 4 giai đoạn:

(1) Chuẩn bị kiểm toán

(2) Thực hiện kiểm toán

(3) Kết thúc kiểm toán

(4) Theo dõi sau kiểm toán

2.1- Chuẩn bị kiểm toán

2.1.1- Lập kế hoạch chiến lược

Lựa chọn đơn vị được kiểm toán

Với những nhiệm vụ được giao nhưng nhân sự hạn chế (phòng chỉ có 4người) do đó Phòng Kiểm toán nội bộ chỉ kiểm toán báo cáo tài chính của các đơn

vị thành viên theo kế hoạch kiểm toán quý, năm

Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Quảng Ninh là một trong số 7 đơn vị thành viênđược kiểm toán trong kế hoạch kiểm toán 2002 và được thực hiện ngay trong quý Inăm 2002

 Cử kiểm toán viên và phụ trách kiểm toán

Với số lượng 4 người, một cuộc kiểm toán của Phòng Kiểm toán nội bộthường chỉ bao gồm 2 hoặc 3 kiểm toán viên tuỳ thuộc vào phạm vi kiểm toán.Trong cuộc kiểm toán tại Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Quảng Ninh, nhân sự bao gồm:

(1) Ông Trương Trọng Thành - phó phòng kiểm toán;

(2) Ông Lê Văn Bách - chuyên viên;

(3) Ông Lê Ngọc Tuấn - chuyên viên

 Thu thập thông tin của đơn vị được kiểm toán

Kiểm toán nội bộ có ưu điểm là thông tin về đơn vị được kiểm toán luônđược cập nhật Chính vì vậy, các Kiểm toán viên nội bộ không mất nhiều thời giantrong việc tiếp xúc, điều tra đơn vị được kiểm toán như các Kiểm toán viên độclập Hồ sơ thường xuyên của Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Quảng Ninh đã được lập, do

đó ở bước này Kiểm toán viên đã rút ngắn được thời gian thực hiện Tuy nhiêntrong chuyên đề thực tập em xin được khái quát chung về tình hình hoạt động cũngnhư hệ thống kiểm soát nội bộ của Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Quảng Ninh vì chínhnhững điều này sẽ làm rõ nét cho bước thực kiểm toán tiếp theo

 Đặc điểm tình hình hoạt động của Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Quảng Ninh

- Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Quảng Ninh có trụ sở đặt tại phường Hoà Khánh - HạLong - Quảng Ninh

- Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của Xí nghiệp: Sản xuất và cung cấp các dịch vụ

về vật liệu nổ công nghiệp

 Hệ thống kiểm soát nội bộ của Xí nghiệp

Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Quảng Ninh có một Giám đốc điều hành chung vềcông việc sản xuất kinh doanh của đơn vị, giúp việc cho Giám đốc có hai Phó giámđốc là Phó giám đốc kinh doanh và Phó giám đốc kỹ thuật Cơ cấu tổ chức bộ máycủa Xí nghiệp được biểu hiện như sau:

Sơ đồ 9: Cơ cấu tổ chức bộ máy của Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Quảng Ninh

Phòng

Kỹ

thuật

Phòng Kế hoạch, vật tư

Phòng TT,BV AT

- Phòng Kế toán - Tài chính của Xí nghiệp gồm 6 người và được phân công,phân nhiệm như sau: 1 kế toán tổng hợp kiêm theo dõi hàng hoá, 1 kế toán thanhtoán kiêm vật tư, 1 kế toán tài sản cố định kiêm thuế, 1 kế toán công nợ phải thu,phải trả, 1 kế toán ngân hàng, doanh thu, lương, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế,Kinh phí công đoàn và 1 trưởng phòng phụ trách chung.

- Xí nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán: Nhật ký chứng từ - hình thức sổ nàyđược thống nhất sử dụng trong toàn Công ty

- Kế toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên

- Thuế giá trị gia tăng hạch toán theo phương pháp khấu trừ

 Lên kế hoạch chiến lược

Sau khi lựa chọn đơn vị được kiểm toán, thu thập thông tin về đơn vị phụ tráchkiểm toán lên kế hoạch chiến lược với nội dung:

- Đặc điểm tình hình tài chính của Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Quảng Ninh

- Phạm vi kiểm toán:

 Kiểm toán tình hình tài chính Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Quảng Ninh

 Kiểm toán kết quả kinh doanh của Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Quảng Ninh năm2001

 Kiểm toán tính tuân thủ pháp luật về kế toán - thống kê, các chế độ quản lýtài chính - kinh tế của Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Quảng Ninh

Thời điểm kiểm toán giới hạn là năm tài chính 2001

- Thời gian kiểm toán: từ 02/01/2002 đến 08/01/2002

2.1.2- Thiết kế chương trình kt

Sau khi lên kế hoạch kiểm toán chiến lược, phụ trách kiểm toán thiết kếchương trình kiểm toán cụ thể như sau:

Bảng 4: Chương trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán

hiện

Ngày dựkiến thựchiện

Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và điều tra sự

chấp hành các thủ tục kiểm soát nội bộ

- Cập nhật thủ tục kiểm soát nội bộ

- Xác định hệ thống kiểm soát phải kiểm tra và ưu

tiên hệ thống kiểm soát ở mức cao

- Tiến hành điều tra

TrươngTrọng Thành 02/01/2002

Thực hiện các thủ tục phân tích

- So sánh tài khoản phải trả người bán với các tài

khoản có liên quan ở liên độ trước

- So sánh thời hạn tín dụng nhà cung cấp ở các niên

độ trước với các tời hạn đã thương lượng

- Kiểm tra, phân tích các dịch vụ bên ngoài và các

chi phí khác so với niên độ trước

Lê Văn Bách 02/03/2002

Kiểm tra chi tiết

- Phân tích các thành phần hoạt động mua hàng và

tập trung vào những nhà cung cấp thường xuyên

- Kiểm tra các tài khoản phải trả người bán và các

tài khoản có liên quan ở bảng cân đối kế toán

- Đối chiếu với các nhà cung cấp thường xuyên, số

lượng lớn yêu cầu các nhà phân phối này xác nhận số

dư

- Dự kiến các thủ tục thay thế cho phép kiểm tra

tính hiện hữu nếu nhà cung cấp không trả lời

- Đối với các các số dư lớn không được đảm bảo

bằng xác nhận, phải bảo đảm tính pháp lý các số dư

tại ngày khoá sổ nếu thấy nghi ngờ về tíh hiện hữu

Lê Văn Bách

Lê Ngọc Tuấn

04/07/2002

của các khoản nợ.

- Kiểm tra tính có hệ thống các tài khoản phải trả

người bán có số dư nợ

- Kiểm tra việc giảm giá thương mại trong niên độ

đã được hạch toán đấy đủ chưa

- Phỏng vấn ban lãnh đạo về các quyết định đưa ra

để đảm bảo việc chia cắt niên độ

- Bảo đảm rằng các phiếu nhập kho của niên độ

phải được hạch toán theo giá hoá đơn hoặc theo giá

ước tính

- Phân tích tài khoản phải trả người bán, hoá đơn

chưa nhận Phân tích tài khoản phải trả người bán,

hoá đơn chưa nhận

- Bảo đảm rằng lô hàng nhận đầu tiên của niên độ

sau không thuộc giá trị đã được hạch toán ở năm

trước

- Trên cơ sở Nhật ký chứng từ số 1 chọn ra các

nghiệp vụ chi về mua hàng hoá, dịch vụ và kiểm tra

cách hạch toán kế toán

- Kiểm tra lại xem tỷ giá hối đoái áp dụng đối với

các khoản nợ bằng ngaọi tệ có được hạch toán chinhs

xác hay không? Phân tích các nguyên tắc hạch toán

có liên quan đến chênh lẹch tỷ giá (nếu có)

2.1.3- Thông báo cho Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Quảng Ninh

Để kiểm toán các đơn vị thành viên, trưởng Phòng Kiểm toán nội bộ thôngbáo lịch kiểm toán báo cáo tài chính bằng văn bản đầu năm 2002 đoàn Kiểm toánnội bộ của Tổng công ty Than sẽ tiến hành kiểm toán Công ty hoá chất Mỏ nênPhòng Kiểm toán nội bộ của Công ty Hoá chất mỏ thực hiện kiểm toán trước cácđơn vị thành viên cuả mình Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Quảng Ninh là một trong

những đơn vị thành viên được chọn để kiểm toán trong đợt này Sau đây là thôngbáo kiểm toán của Phòng Kiểm toán nội bộ gửi cho các đơn vị được kiểm toán.

Tổng công ty Than Việt Nam

(11 THÁNG ĐẦU NĂM 2001 VÀ CẢ NĂM 2001)

Kính gửi : CÁC ĐỒNG CHÍ GIÁM ĐỐC CÁC XÍ NGHIỆP

Để chuẩn bị cho Đoàn kiểm tra Tổng công ty Than Việt nam kiểm toán Báo cáo tàichính năm 2001 của Công ty Phòng Kiểm toán nội bộ Công ty xin thông báo lịchkiểm toán Báo cáo tài chính 11 tháng và cả năm 2001 tại các đơn vị sau:

1 Xí nghiệp HCM Vũng Tàu 17/12 - 22/12/01 Kiểm toán 11 tháng

9 Xí nghiệp HCM Bắc kạn 30/01 - 02/02/02 nt

Nội dung kiểm toán:

Bao gồm các tài liệu liên quan đến quyết toán tài chính 11 tháng và cả năm2001

Nhận được thông báo này, đề nghị các đơn vị chuẩn bị tài liệu, sổ sách và tạo điềukiện để đợt kiểm toán đạt hiệu quả cao

2.2- Thực hiện kiểm toán

Để thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán một cách có hiệuquả, Kiểm toán viên nội bộ đánh giá tổng quát về quá trình kiểm soát nội bộ đốivới chu trình

2.2.1- Kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng và thanh toán

Tại Xí nghiệp Hoá chất Mỏ Quảng Ninh Phòng Kế toán có 6 người, trưởngphòng Kế toán đóng vai trò quản lý chỉ đạo công việc, kiểm tra các báo cáo kếtoán và ký duyệt các chứng từ cần thiết Trong chu trình mua hàng và thanh toán

Xí nghiệp đã sử dụng các thủ tục kiểm soát nội bộ như sau:

 Đối với nghiệp vụ mua hàng

Xí nghiệp chủ yếu tiến hành mua hàng theo phương thức trực tiếp, khi hoáđơn mua hàng và phiếu nhập kho chuyển lên Phòng Kế toán, kế toán Xí nghiệptiến hành các công việc sau: