CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ VÀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO KIỂM TOÁN NỘI BỘ THỰC HIỆN

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ VÀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG BÁO CÁO TÀI CHÍNH DOKIỂM TOÁN NỘI BỘ THỰC HIỆN I - TỔNG QUAN CHUNG VỀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ 1.. Với phân

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ VÀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO

KIỂM TOÁN NỘI BỘ THỰC HIỆN

I - TỔNG QUAN CHUNG VỀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ

1 Sự cần thiết của Kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ là một trong ba loại hình kiểm toán gồm Kiểm toán nội bộ,Kiểm toán Nhà nước, Kiểm toán độc lập Mỗi loại kiểm toán có chức năng, tínhchất địa vị pháp lý và phạm vi khác nhau, không thể thay thế nhau được

Kiểm toán Nhà nước: Có nhiệm vụ kiểm tra, xác nhận việc chi tiêu đúng

mục đích, đúng dự toán, có hiệu quả ngân sách Nhà nước và sử dụng có hiệu quảvốn và tài sản của Nhà nước tại các doanh nghiệp Nhà nước

Kiểm toán độc lập: Vừa là công cụ quản lý của các chủ doanh nghiệp, vừa là

công cụ của chủ đầu tư, các nhà quản lý

Kiểm toán nội bộ: Là công cụ quản lý của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp để

kiểm soát, đánh giá, và điều chỉnh chiến lược kinh doanh sao cho có hiệu quả nhất.Kiểm toán nội bộ cũng là công cụ để phân tích, đánh giá chất lượng của hệ thống

kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ

Có thể nói, Kiểm toán nội bộ là công cụ giúp cho lãnh đạo doanh nghiệpphân tích hoạt động đầu tư, kinh doanh, kiểm soát, đánh giá các chiến lược pháttriển doanh nghiệp, các hành vi quản lý Kiểm toán nội bộ cung cấp các căn cứ đểlãnh đạo doanh nghiệp điều hành sản xuất kinh doanh có hiệu quả và chiếm lĩnh thịtrường

Kiểm toán nội bộ là công cụ để kiểm tra, đánh giá hoạt động của ở từng bộphận, ở tất cả các giai đoạn trước, trong và sau quá trình kinh doanh Kiểm toán nội

bộ là công việc thường xuyên theo yêu cầu và chỉ đạo của lãnh đạo doanh nghiệp

Ở nước ta, khả năng dự báo và phân tích của các doanh nghiệp còn rất nhiềuhạn chế, còn nhiều dáng dấp của thời quản lý bao cấp Doanh nghiệp Nhà nước vẫnmuốn ỷ lại, dựa dẫm vào Nhà nước Doanh nghiệp chưa có hệ thống phân tích

chức năng, do đó việc tổ chức bộ phận Kiểm toán nội bộ ở các doanh nghiệp là hếtsức đúng dắn và cần thiết Kiểm toán nội bộ là tai mắt cho doanh nghiệp Mục đíchcủa Kiểm toán nội bộ là tạo ra công cụ để phân tích toàn bộ hoạt động chiến lược

để rút kinh nghiệm trong quản lý, trong điều hành, đồng thời đề ra chiến lược pháttriển của riêng bản thân doanh nghiệp Thông qua hoạt động kiểm toán mà kiểmsoát hoạt động tài chính của doanh nghiệp, đảm bảo chi tiêu có lợi, tiết kiệm, minhbạch về số liệu kế toán

Cùng với Kiểm toán độc lập, Kiểm toán nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp có thểcông khai báo cáo tài chính với độ tin cậy và củng cố lòng tin, giảm rủi ro cho cácnhà đầu tư

Kiểm toán nội bộ là công cụ trực tiếp của doanh nghiệp Nhà nước chi phối,hình thành quy chế kiểm toán, tạo môi trường cho Kiểm toán nội bộ hoạt động cóhiệu quả Trong tương lai không xa, Kiểm toán nội bộ phải trở thành nhu cầu thiếtyếu của doanh nghiệp, cũng như Kiểm toán độc lập phải trở thành nhu cầu thiếtyếu của nền kinh tế, của các nhà đầu tư và cũng của chính doanh nghiệp

2 Khái niệm về Kiểm toán nội bộ

Theo tổ chức quốc tế về Kiểm toán nội bộ (IIA) định nghĩa: "Kiểm toán nội

bộ là một chức năng đánh giá độc lập được thiết lập trong một tổ chức để kiểm tra

và đánh giá các hoạt động của tổ chức như là một hoạt động phục vụ cho tổ chức".

Mục đích của Kiểm toán nội bộ là giúp đỡ các thành viên trong doanhnghiệp hoặc trong tổ chức hoàn thành trách nhiệm của họ một cách có hiệu quả Đểđạt được mục đích này, Kiểm toán nội bộ cung cấp cho họ các phân tích đánh giá,kiến nghị và tư vấn các thông tin liên quan đến hoạt động được kiểm tra Bộ phậnKiểm toán nội bộ là một phần không thể tách rời của một doanh nghiệp, một tổchức thúc đẩy việc kiểm soát hữu hiệu với chi phí hợp lý

3- Mục tiêu của Kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ xuất phát từ yêu cầu của người quản lý Do vậy, mục tiêucủa Kiểm toán nội bộ cũng phải hướng vào mục tiêu, yêu cầu của người quản lýtrong doanh nghiệp, tổ chức bao gồm:

- Bảo đảm và nâng cao độ tin cậy, tính tích đáng, phù hợp của các thông tin kinh tế,tài chính trước khi Giám đốc phê duyệt hoặc báo cáo với Ban giám đốc, Hội đồngquản trị

- Bảo đảm mọi bộ phận trong đơn vị đều tuân thủ các văn bản quy định của Nhànước và các văn bản quy định của bản thân doanh nghiệp

- Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, bao gồm tài sản ghi trên bảng cân đối kếtoán, các tài sản phi vật chất nhưng có vai trò quan trọng trong việc nâng cao chấtlượng hoạt động của doanh nghiệp như bầu không khí làm việc và quan hệ vớikhách hàng, các thủ tục, quy trình nghiệp vụ, nội quy bảo vệ tài sản

- Nâng cao tính hiệu quả của các hoạt động bao gồm việc sử dụng các nguồnlực trong đơn vị (giảm chi phí sản xuất kinh doanh, tăng thị phần, nâng cao chấtlượng hàng hoá, chất lượng dịch vụ) và lựa chọn các phương án, các quyết địnhkinh tế

- Đưa ra những kiến nghị có tính thực tiễn, có kế hoạch hành động cụ thể nhằmhoàn thiện, cải tiến, khắc phục những khâu yếu và ngăn chặn những khả năng,biểu hiện gian lận

Tuy nhiên, trong từng cuộc kiểm toán cụ thể, do yêu cầu của công tác quản

lý cũng như mức độ rủi ro được đánh giá, một trong các mục tiêu trên có thể trởthành mục tiêu kiểm toán chủ yếu

4- Chức năng và nhiệm vụ của Kiểm toán nội bộ

Theo chuẩn mực thực hành nghề nghiệp Kiểm toán nội bộ thì Kiểm toán nội

bộ có chức năng: Kiểm tra và đánh giá sự đầy đủ và hữu hiệu của hệ thống kiểmsoát nội bộ của tổ chức và chất lượng hoạt động trong quá trình thực hiện nhiệm vụđược giao

Cụ thể hoá chức năng trên, Kiểm toán nội bộ có những nhiệm vụ sau:

- Kiểm tra tính trung thực, đáng tin cậy của các thông tin và hoạt động tài chínhcũng như các phương thức ghi nhận, đo lường, phân loại, báo cáo các loại thôngtin này.

- Thẩm tra hệ thống đã được thiết lập để đảm bảo tính tuân thủ các chính sách,thủ tục, luật pháp và quy định có thể ảnh hưởng quan trọng đến các hoạt động vàbáo cáo, đồng thời phải xác định tổ chức có tính tuân thủ thực tế hay không

- Xem xét các phương thức bảo vệ tài sản và khi cần thì kiểm tra sự hiện diệncủa chính những tài sản đó

- Đánh giá việc sử dụng tiết kiệm và hiệu quả các nguồn lực

- Thẩm tra các nghiệp vụ hoặc chương trình để chắc chắn rằng kết quả đạt được

có sát mục tiêu và mục đích đã định hay không? Các nghiệp vụ hoặc chương trình

có thực hiện đúng kế hoạch hay không?

5- Nội dung công việc của Kiểm toán nội bộ

Để thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình, kiểm toán nội bộ có ba nộidung công việc: Kiểm toán hoạt động, kiểm toán tuân thủ và kiểm toán báo cáo tàichính Tuỳ theo yêu cầu của Ban giám đốc và các bộ phận được kiểm toán, tuỳnăng lực và hoàn cảnh, điều kiện có thể thực hiện ba nội dung công việc hoặc mộttrong ba công việc hoạt động kiểm toán

Kiểm toán hoạt động: Là sự xem xét tất cả các thủ tục và phương pháp hoạt

động trong tổ chức nhằm mục đích đánh giá tính hiệu quả và tính hiệu lực Ở Giaiđoạn hoàn tất cuộc kiểm toán hoạt động, Kiểm toán viên thường đưa ra những kiếnnghị nhằm cải tiến các hoạt động của đơn vị được kiểm toán

Kiểm toán tuân thủ: Là hoạt động xác minh tính tuân thủ của các đơn vị

được kiểm toán đối với nguyên tắc, quy định đặc thù trong quản lý mà các cơ quan

có thẩm quyền đề ra

Kiểm toán báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị: Là kiểm tra, xác nhận

các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị được lập có trung thực và hợp lýkhông, có phù hợp với các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán thông dụng đã đượcchấp nhận không

Với phân chia các loại hình hoạt động của Kiểm toán nội bộ như trên, Kiểmtoán nội bộ sẽ hoạt động hiệu quả hơn nếu thực hiện cuộc kiểm toán hoạt động.Bởi vì Kiểm toán nội bộ là một bộ phận của doanh nghiệp nên am hiểu sâu sắc vềtình hình sản xuất kinh doanh trong nội tại doanh nghiệp Tuy nhiên trên thực tếhầu hết tại các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay Phòng Kiểm toán nội bộ chủyếu thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính

Điều này xuất phát từ nhiều lý do nhưng trước hết phải kể đến đó là: Nghịđịnh 59/CP ngày 03/10/1996 của Chính phủ về “Quy chế quản lý tài chính và hạchtoán kinh doanh đối với doanh nghiệp Nhà nước” và Thông tư số 73/TC/TCDN

“Hướng đẫn lập, công bố, công khai và kiểm tra Báo cáo tài chính, kiểm tra kếtoán các doanh nghiệp Nhà nước” ngày 12/11/1996 của Bộ Tài chính đã bãi bỏ chế

độ quyết toán thuế, yêu cầu doanh nghiệp Nhà nước phải thực hiện Kiểm toán nội

bộ Báo cáo tài chính của mình hay thuê Kiểm toán độc lập nếu thấy cần thiết Dovậy, Kiểm toán nội bộ được triển khai trong các doanh nghiệp Nhà nước chủ yếu là

để kiểm toán Báo cáo tài chính trước khi nộp cho các cơ quan quản lý chức nănghoặc phối hợp với Kiểm toán độc lập thực hiện kiểm toán một phần Báo cáo tàichính của đơn vị

Một lý do nữa phải kể đến là thực trạng chứng từ làm cơ sở cho nghiệp vụphát sinh còn nhiều bất cập Chỉ có Kiểm toán viên nội bộ với hiểu biết sâu rộng vềtình hình tài chính của doanh nghiệp, trong nhiều trường hợp, kiểm toán báo cáotài chính chính bản thân doanh nghiệp sẽ có hiệu quả cao hơn Kiểm toán độc lập

Mặt khác, mặc dù có sự giống nhau về tính chất công việc nhưng có mộtđiểm khác biệt lớn giữa hoạt động kiểm toán báo cáo tài chính của Kiểm toán nội

bộ và Kiểm toán độc lập Mục tiêu của Kiểm toán độc lập là xem xét báo cáo tàichính công khai có chứa đựng các sai sót trọng yếu hay không Trong khi đó, mụctiêu của Kiểm toán nội bộ là bảo đảm sự chính xác của số liệu trên báo cáo tàichính trước khi ký duyệt và phát hành Hơn nữa, Kiểm toán nội bộ còn đặc biệtquan tâm đến công tác kế toán và những vấn đề quản lý tài chính của đối tượngkiểm toán, qua đó đưa ra những kiến nghị để hoàn thiện, cải tiến, khắc phục nhữngkhâu yếu, ngăn chặn những khả năng, biểu hiện gian lận

Tuy nhiên, do Kiểm toán nội bộ là bộ phận nằm trong đơn vị, mục tiêu củaKiểm toán nội bộ có thể thay đổi tuỳ theo yêu cầu của Ban giám đốc nên tính độc

lập của Kiểm toán nội bộ là không cao Điều đó có nghĩa là báo cáo kiểm toán doKiểm toán nội bộ lập sẽ không có đủ độ tin cậy như Báo cáo kiểm toán do Kiểmtoán viên bên ngoài lập

Các bước triển khai cụ thể của kiểm toán báo cáo tài chính do Kiểm toán nội

bộ được thực hiện theo trình tự và nội dung như sau:

Chuẩn bị kiểm toán

- Lập chương trình kế hoạch, xác định mục tiêu, nội dung, phạm vi và thời giantiến hành kiểm toán nội bộ

- Xác định quy mô, phương pháp, cách thức tiến hành kiểm toán, biện pháp tổchức thực hiện, tổ chức lực lượng kiểm toán

- Nghiên cứu các văn bản, tài liệu liên quan đến tình hình hoạt động kinh doanhcủa doanh nghiệp

- Tìm hiểu chính sách, quy định mới và các chủ trương, biện pháp phát sinhtrong kế toán, kiểm toán

Thực hiện kiểm toán

- Trong quá trình thực hiện cuộc kiểm toán, Kiểm toán viên nội bộ phải xem xét,thu thập và đánh giá đủ các bằng chứng cần thiết có liên quan

- Xem xét, đánh giá việc thực hiện các chính sách, quy định trong thực tế hoạtđộng của doanh nghiệp

- Đánh giá khả năng sai sót, nhầm lẫn, gian lận đối với từng loại nghiệp vụ, từnghoạt động kinh tế Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro của các nghiệp vụ phát sinhtrong nội bộ doanh nghiệp

- Thực hiện phân tích, khảo sát các khoản mục chính, khảo sát bổ sung các chitiết, xem xét các sự kiện tiếp sau, đánh giá kết quả cuộc kiểm toán

Kết thúc kiểm toán

- Khi kết thúc cuộc kiểm toán Kiểm toán viên nội bộ phải lập báo cáo kiểm toántrong đó phải trình bày đầy đủ các nội dung và kết quả kiểm toán theo mục tiêu,yêu cầu đã đề ra cho từng cuộc kiểm toán, xác nhận tính đầy đủ, hợp lý của báocáo tài chính, và báo cáo kế toán quản trị hàng năm trước khi trình ký duyệt, đềxuất các kiến nghị và biện pháp xử lý các sai sót, gian lận, các vi phạm, nêu cácgiải pháp cần thiết để nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý của doanh nghiệp

- Báo cáo kiểm toán được gửi cho Chủ tịch Hội đồng quản trị, cho (Tổng) Giámđốc doanh nghiệp Việc lưu hành và công bố báo cáo kiểm toán nội bộ tuỳ theotính chất kiểm toán và do Chủ tịch Hội đồng quả trị, (Tổng) Giám đốc quyết định

Theo dõi sau kiểm toán

Là công việc tiếp sau cuộc kiểm toán nhằm kiểm tra lại việc triển khai thựchiện những kiến nghị, những đề xuất và giải pháp nêu trong báo cáo kiểm toán ởcác bộ phận quản lý, điều hành kinh doanh trong doanh nghiệp

Các bước triển khai của trình tự kiểm toán báo cáo tài chính của Kiểm toánnội bộ thực hiện có thể khái quát qua bảng 1

Bảng 1: Trình tự tiến hành kiểm toán Báo cáo tài chính của Kiểm toán nội bộ

Giai đoạn 1

Chuẩn bị

kiểm toán

Lập kế hoạchchiến lược

- Lựa chọn đối tượng kiểm toán

- Cử Kiểm toán viên

- Thu thập thông tin của đối tượng kiểm toán

- Lập kế hoạch chiến lượcThiết kế

chương trìnhkiểm toán

- Thử nghiệm kiểm soát

- Thử nghiệm chính thức về nghiệp vụThực hiện thủ tục phân tích

Thực hiện khảo sát chi tiết số dư

II - KIỂM TOÁN CHU TRÌNH, MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH CỦA KIỂM TOÁN NỘI BỘ

1- Chu trình mua hàng và thanh toán

Trong nền kinh tế thị trường, hoạt động kiểm toán đã trở thành một nhu cầu

tất yếu đối với hoạt động kinh doanh và nâng cao chất lượng quản lý doanh nghiệp

bởi dù trong bất cứ lĩnh vực kinh tế nào, kết quả kinh doanh hàng năm của doanh

nghiệp đều thể hiện trên báo cáo tài chính Do đó khi thực hiện kiểm toán báo cáo

tài chính, Kiểm toán viên thường chia công việc kiểm toán ra thành các chu trình,

các nghiệp vụ và các tài khoản có liên quan chặt chẽ với nhau được xếp trong cùng

một phần hành Với cách phân chia như vậy, một chu trình hoạt động của doanh

nghiệp có thể coi là sự liên kết của các chu trình: Tiếp nhận và hoàn trả vốn, mua

hàng và thanh toán, tiền lương và nhân viên, hàng tồn kho, bán hàng và thu tiền

Các chu trình này có mối quan hệ mật thiết với nhau, giữa chúng không có điểm

bắt đầu và điểm kết thúc Mối quan hệ này được thể hiện qua sơ đồ 1

Sơ đồ 1: Mối quan hệ giữa các chu trình

Nhìn sơ đồ trên cho thấy, chu trình mua hàng và thanh toán có mối quan hệ

mật thiết với các chu trình khác và là khâu giữ vai trò quan trọng trong quá trình

sản xuất kinh doanh Thật vậy, trong đơn vị sản xuất, quá trình kinh doanh bao

gồm ba giai đoạn: Cung ứng, sản xuất và tiêu thụ Còn ở doanh nghiệp thương mại

quá trình kinh doanh bao gồm hai giai đoạn: Mua và bán Tóm lại, dù là loại hình

doanh nghiệp nào thì quá trình mua hàng nhằm cung cấp các yếu tố đầu vào hết

Tiền mặt

Mua hàng và thanh toán

Hàng tồn kho

Huy động và hoàn trả

Tiền lương và nhân viên Bán hàng và thu

tiền

sức quan trọng Chi phí cho việc mua hàng chiếm một tỷ lệ lớn trong tổng chi phísản xuất kinh doanh Mặt khác, giá cả, chất lượng của các yếu tố đầu vào cũng cóảnh hưởng quyết định đến các yếu tố đầu ra Do đó việc thực hiện có hiệu quả quátrình mua hàng và thanh toán là điều kiện cần thiết để doanh nghiệp làm ăn có lãi.

1.1- Bản chất cuả chu trình

Chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm các quyết định và các quá trìnhcần thiết để có hàng hoá và dịch vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp Chu kỳ này thường bắt đầu bằng một đơn đặt mua hàng của người có tráchnhiệm trong đơn vị có nhu cầu về hàng hoá hoặc dịch vụ đó và kết thúc bằng việcthanh toán cho cung cấp hàng hoá, dịch vụ

Trong chuyên đề thực tập này em chỉ giới hạn việc mua hàng hoá và dịch vụđầu vào phục vụ quá trình sản xuất ở doanh nghiệp sản xuất sản phẩm vật chất,không bao gồm quá trình cung ứng lao động hay quá trình tiếp nhận vốn

1.2- Chức năng của chu trình

Chu trình mua hàng và thanh toán thường bao gồm 4 chức năng cơ bản sau:

1.2.1- Xử lý đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ

Đơn đặt hàng (yêu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ) được lập bởi Công tykhách hàng là điểm khởi đầu của chu kỳ Mẫu của đơn đặt hàng và sự phê chuẩnquy định phụ thuộc vào bản chất của hàng hoá, dịch vụ và quy định của Công ty

Sự phê chẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là phần chính của chức năng này vì nóbảo đảm hàng hoá và dịch vụ được mua theo mục đích đã được phê chuẩn củaCông ty và tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết.Sau khi việc mua đã được phê chuẩn thì phải có đơn đặt mua hàng hoá hoặc dịch

vụ Một đơn đặt hàng được gửi cho người bán ghi rõ mặt hàng cụ thể ở một mứcgiá thoả thuận mua và thời hạn của việc giao hàng Đơn đặt hàng là một chứng từ

hợp pháp như hợp đồng kinh tế ký kết hoặc có thể là một đề nghị mua hàng hoáhay dịch vụ Trong một số trường hợp, nếu người mua và người bán mới có quan

hệ giao dịch hoặc thực hiện những giao dịch lớn và phức tạp thì đòi hỏi phải ký kếthợp đồng cung ứng hàng hoá hay dịch vụ nhằm đảm bảo việc thực hiện các quyềnlợi và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng

1.2.2- Nhận hàng hoá hay dịch vụ

Việc nhận hàng hoá từ người bán là một điểm quyết định trong chu trìnhnghiệp vụ vì đây là thời điểm tại đó bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đối vớibên bán Khi hàng hoá nhận được, cần phải có quá trình kiểm soát thích hợp vềkiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian đến và các điều kiện khác đã cam kết về việcmua hàng

Hầu hết các công ty có phòng tiếp nhận để lập báo cáo nhận hàng như mộtbằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá và số hàng đã được tiếpnhận Một bản sao thường được gửi cho thủ kho và một bản khác gửi cho kế toáncác khoản phải trả để thông báo Để ngăn ngừa sự mất mát và sự lạm dụng thì điềuquan trọng là hàng hoá phải được kiểm soát chặt chẽ từ lúc nhận chúng cho đếnkhi chúng được chuyển để tiếp tục sử dụng cho quá trình sản xuất kinh doanh.Nhân viên trong phòng tiếp nhận hàng hoá dịch vụ phải độc lập với thủ kho vàPhòng Kế toán Cuối cùng, sổ sách kế toán sẽ phản ánh việc chuyển giao giao tráchnhiệm đối với hàng hoá khi hàng hoá được chuyển từ phòng tiếp nhận qua kho và

từ kho vào quá trình sản xuất hay tiêu thụ

1.2.3- Ghi nhận các khoản nợ người bán

Sự ghi nhận đúng đắn khoản nợ về hàng hoá hay dịch vụ nhận được đòi hỏiviệc ghi sổ chính xác và nhanh chóng Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quantrọng đến các báo cáo tài chính và đến khoản thanh toán thực tế, do đó kế toán chỉđược phép ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo số tiền đúng

Kế toán các khoản phải trả thường có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắncủa các lần mua vào và ghi chúng vào sổ nhật ký và sổ hạch toán chi tiết các khoảnphải trả Khi kế toán các khoản phải trả nhận được hoá đơn của người bán thì phải

so sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức và chi phí vận chuyển ghi trên hoáđơn với thông tin đặt mua và báo cáo nhận hàng (nếu hàng đã về) Thường thì cácphép nhân và các phép cộng tổng được kiểm tra lại và được ghi vào hoá đơn Sau

đó, số tiền phải trả nhà cung cấp được ghi vào sổ kế toán theo dõi chi tiết cáckhoản phải trả nhà cung cấp

1.2.4- Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán

Đối với hầu hết các công ty, các hoá đơn về các khoản nợ phải trả lưu giữtheo thời hạn quy định về lưu trữ chứng từ Việc thanh toán cho nhà cung cấp vềcác khoản nợ thường được thực hiện bằng uỷ nhiệm chi, séc hoặc phiếu chi làmthành nhiều bản, một bản gửi cho người được thanh toán, một bản sao được lưu lạitrong hồ sơ theo dõi nhà cung cấp đã được thanh toán

1.3- Thủ tục kiểm soát nội bộ đối với chu trình

Đối với hầu hết các doanh nghiệp thì mua hàng và thanh toán là những hoạtđộng chủ yếu nhằm đáp ứng nhu cầu cho sản xuất kinh doanh Do đó việc đưa raquy trình kiểm soát nội bộ quy trình này có ý nghĩa rất quan trọng đối với doanhnghiệp, giúp doanh nghiệp củng cố nề nếp trong quản lý, bảo đảm độ tin cậy củacác thông tin và bảo vệ tài sản của đơn vị

Tuy nhiên, dù bất cứ biện pháp nào được áp dụng thì một tổ chức kế toán tốtphải dựa trên sự chính xác, chặt chẽ trong việc quản lý chu kỳ của một hoá đơn vàcho phép công ty bảo đảm rằng những khoản nợ là:

- Có lý do chính đáng;

- Cho phép;

- Ghi đúng;

- Hạch toán đúng kỳ;

- Thanh toán đủ;

- Kết toán đúng

Cụ thể chu kỳ này diễn ra như sau:

 Bộ phận mua: Chịu trách nhiệm đặt hàng, thoả thuận với người bán Việc đặthàng chỉ được thực hiện theo nhu cầu, với một khối lượng tối ưu và phải theo đơn

đề nghị mua hàng nhằm đảm bảo việc mua hàng là được phép Bộ phận mua sẽchính thức hoá sự đồng ý của họ bằng cách ký đề nghị mua hàng Người chịu tráchhiệm mua sẽ hỏi lại người bán để biết giá cả và thời gian giao hàng Sau đó bộphận mua gửi một phiếu đặt hàng (được đánh số thứ tự) cho người bán Phiếu này

sẽ được kiểm tra bởi người chịu trách nhiệm mua và được chuyển cho cửa hàng đểkiểm tra việc giao hàng hoá đã đặt Liên 2 sẽ được lưu ở bộ phận mua Quá trìnhthực hiện này giúp doanh nghiệp nắm được những thông tin như :

- Người đưa ra đơn đặt hàng;

- Thời điểm đặt hàng;

- Số lượng đặt hàng;

- Người cung cấp hàng;

- Việc theo dõi các đơn đặt hàng

 Bộ phận kho: Bảo đảm việc nhận hàng Cửa hàng nhận hàng hoá đã được nhậpbằng cách ghi phiếu nhận hàng (hoặc nhập) Phiếu này được lập bởi Công ty (đượcđánh số trước) và cửa hàng sẽ miêu tả hàng hoá nhận được, số lượng, ngày nhận.Phiếu nhận hàng có thể được thay thế bằng phiếu giao hàng của người cung cấphàng Nhân viên cửa hàng tiếp tục kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hoá (bằngđối chiếu hàng đặt với hàng đã giao) đánh dấu việc kiểm tra này trên phiếu nhậnhàng (hoặc phiếu giao hàng) Nếu hàng hoá không khớp với đơn đặt mua hoặc vớinhững phẩm chất quy định, nhân viên cửa hàng gửi trả lại hàng hoá và mô tả sự trảlại này trên phiếu nhận hàng và bảo đảm rằng: Số lượng trên hoá đơn có hoàn toànkhớp với số lượng hàng hoá gửi trả lại, được ghi sổ và lưu giữ cẩn thận

 Bộ phận thư tín: Bảo đảm việc nhận các hoá đơn Bộ phận này ghi rõ ngàynhận và đánh số các hóa đơn theo trật tự ngày đến

 Bộ phận kế toán mua: Hạch toán các khoản mua và chuẩn bị cho việc thanhtoán, kiểm tra chứng từ (hoá đơn, đơn đặt hàng, phiếu nhận hàng…) Việc kiểm tra

phải được thực hiện trước khi thanh toán, trước khi ghi sổ và được tiến hành nhưsau:

- Kiểm tra số lượng: Đặt hàng, giao hàng và ghi trên hoá đơn.

- Kiểm tra tiền: Đối chiếu khoản tiền trên hoá đơn với phiếu đặt hàng, khoản tiền

được giảm với điều kiện thường được chấp nhận Với những hoá đơn viết tay nênkiểm tra lại sự tính toán

- Kiểm tra điều kiện thanh toán: Đối chiếu điều kiện thanh toán với các điều kiện

đã thoả thuận Tất cả công việc kiểm tra phải được thực hiện trước khi thanh toán

và được đánh dấu trên hoá đơn nhằm bảo đảm rằng:

 Tất cả hàng hoá đã nhận phải có hoá đơn

 Tất cả hàng hoá đã nhận phải được thanh toán đúng

 Tất cả các hoá đơn đã hạch toán được thanh toán trong thời hạn đã định

Những phiếu đặt hàng và nhận hàng chưa được người cung cấp lập hoá đơnphải được theo dõi bởi người có trách nhiệm của bộ phận kế toán mua Nếu doanhnghiệp có sử dụng tài khoản nhà cung cấp thì tài khoản này phải được phân tíchđều đặn, thường xuyên (ít nhất một lần trong một tháng) kế toán chi tiết phải đượcđối chiếu với kế toán tổng hợp

 Bộ phận kế toán quỹ: Bảo đảm việc thanh toán

Việc thanh toán được thực hiện nếu có phiếu chi tiền được phát hành phốihợp bởi người chịu trách nhiệm của bộ phận kế toán mua Người có trách nhiệmcủa bộ phận kế toán tiền mặt phục tùng quá trình đặc biệt hoặc cụ thể hoá trên hoáđơn sau khi đã được kiểm tra bằng sự đối chiếu

1.4- Chứng từ, sổ sách và các tài khoản liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán

 Nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp: Thường xảy ra khi doanh nghiệp

mua hàng theo phương thức trả chậm tiền hàng hoặc trả trước tiền hàng so với thờiđiểm thực hiện việc giao nhận hàng Trong cả hai tình huống đều dẫn đến quan hệ

nợ nần giữa doanh nghiệp với người bán trong thời hạn thoả thuận và được thểhiện trên tài khoản nợ phải trả, nợ phải thu với nhà cung cấp Hạch toán chi tiết và

tổng hợp công nợ phải trả, phải thu với nhà cung cấp đều dựa trên bộ chứng từ bánhàng bao gồm: hợp đồng mua bán, hoá đơn bán hàng, chứng từ lập khi giao nhậnhàng, tiền ứng trước, tiền đặt cọc và các chứng từ thanh toán tiền mua hàng khiđến hạn trả hoặc trực tiếp hoặc thông qua ngân hàng gồm: phiếu chi, giấy báo nợ

 Nghiệp vụ mua hàng: được ghi chép nhằm phản ánh tình hình thực hiện kếhoạch mua hàng, xác định giá thành thực tế của hàng mua, qua đó kiểm tra việcthực hiện kế hoạch mua hàng, các hợp đồng mua hàng, cung cấp thông tin kịp thời

về tình hình mua hàng phục vụ cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh.Thông thường việc mua hàng được tiến hành theo hai phương thức :

- Mua trực tiếp;

- Mua theo phương thức chuyển hàng hoặc uỷ thác thu mua

Cụ thể theo phương thức mua hàng trực tiếp, doanh nghiệp cử cán bộ nghiệp vụ đến mua hàng của bên bán và trực tiếp nhận hàng chuyển về doanh nghiệp bằng phương tiện hiện có hoặc có thể thuê ngoài Tiền mua hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt ứng mua hàng, qua ngân hàng hay trả chậm tuỳ thuộc vào hợp đồg mua hàng Còn theo phương thức chuyển hàng, doanh nghiệp ký hợp đồng mua hàng với bên bán Căn cứ vào hợp đồng, định kỳ bên bán chuyển hàng cho doanh nghiệp bằng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài giao hàng cho doanh nghiệp tại địa điểm quy định trong hợp đồng chi phí vận chuyển bên nào phải trả tuỳ thuộc vào quy định trong hợp đồng.

 Chứng từ, sổ sách

Để cung cấp cho dòng vận động của số liệu trong chu trình mua hàng vàthanh toán, một số chứng từ và sổ sách thường được sử dụng:

- Đơn đề nghị mua hàng: Là một bản yêu cầu về hàng hoá hoặc dịch vụ của các

nhân viên có trách nhiệm

- Đơn đặt mua hàng: Là loại chứng từ ghi rõ loại hàng, số lượng và các thông tin

liên quan của hàng hoá và dịch vụ mà doanh nghiệp có ý định mua Chứng từ nàyphải được phê duyệt bởi người có trách nhiệm trước khi gửi tới nhà cung cấp

- Biên bản giao nhận hàng: Dùng để ghi rõ mặt hàng, số lượng nhận được, ngày

nhận và các dữ kiện thích đáng có liên quan lúc giao nhận hàng hoá hay dịch vụ