- Cần phải quản lý vật liệu cho sản xuất kinh doanh theo từng đối tượng sử dụng như: từng loại sản phẩm, từng đơn vị, từng bộ phận sử dụng theo từng đối tượng tập hợp chi phí để phục vụ
Trang 1NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN
NGUYÊN VẬT LIỆU Ở DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT
I VAI TRÒ, ĐẶC ĐIỂM, YÊU CẦU QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT.
1 Khái niêm, vai trò của nguyên vật liệu.
Vật liệu là những đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hoá Vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vật liệu bị tiêu hao và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ
2 Đặc điểm của vật liệu.
- Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ
- Việc tổ chức bến bãi, kho tàng phải được thực hiện tốt để độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, tránh hư hỏng, mất mát hao hụt Đảm bảo là một trong những yêu cầu quản lý đối với vật liệu
- Sử dụng nguyên vật liệu hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở xác định mức và dự toán chi phí
- Trong khâu dự trữ, đòi hỏi phải xác định được mức dự trữ tối đa và tối thiểu
Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ vật liệu sử dụng ở mọi khâu từ khâu mua, bảo quản tới khâu sử dụng và dự trữ
3 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu.
Vật liệu là một trong những tài sản lưu động của doanh nghiệp đồng thời là một yếu tố chi phí của doanh nghiệp Do đó yêu cầu quản lý chúng thể hiện ở một số điểm sau:
- Doanh nghiệp cần phải có đầy đủ những thông tin tổng hợp vật liệu cũng như từng thứ vật liệu kể cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị về tình hình nhập, xuất, tồn kho
Trang 2- Từng kho, từng người bảo quản đảm bảo an toàn cho vật tư Phát hiện ngăn ngừa những vi phạm làm thất thoát vật tư, tài sản
- Cần phải quản lý vật liệu cho sản xuất kinh doanh theo từng đối tượng sử dụng như: từng loại sản phẩm, từng đơn vị, từng bộ phận sử dụng theo từng đối tượng tập hợp chi phí để phục vụ cho tính giá thành sản phẩm, dịch vụ
- Ngoài ra, doanh nghiệp có thể quản lý định mức dự trữ, tránh tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm vật tư, ảnh hưởng đến tình hình tài chính hoặc tiến độ sản xuất kinh doanh
II NHIỆM VỤ VÀ NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT.
1 Nhiệm vụ của công tác kế toán nguyên vật liệu.
- Tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản
lý thống nhất của nhà nước và của doanh nghiệp
- Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu về tình hình hiện có
và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp
số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành
- Tiến hành việc phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình
sử dụng vật liệu trong sản xuất kinh doanh
2 Phân loại vật liệu.
Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Vật liệu được chia thành các loại sau:
- Nguyên vật liệu chính: là loại vật liệu khi sử dụng vào quá trình sản xuất thì nó tham gia cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm Trong những doanh nghiệp khác nhau thì nguyên vật liệu chính cũng khác nhau Nguyên vật liệu chính dùng vào sản xuất hình thành nên chi phí vật liệu trực tiếp
- Nguyên vật liệu phụ: là khi tham vào quá trình sản xuất thì nó kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, hình dáng để góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm, mẫu mã phong phú
Trang 3- Nhiên liệu: là những thứ tạo ra nhiệt năng như: than đá, củi, dầu Nhiên liệu được sử dụng phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho phương tiện vận tải, máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh
- Bao bì đóng gói: là những thứ vật liệu dùng để đóng gói những sản phẩm đã làm ra
- Phụ tùng thay thế: là phụ tùng thay thế một số bộ phận của dụng cụ, máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải và tài sản cố định
- Phế liệu: là những thứ loại ra trong quá trình sản xuất, có thể sử dụng lại hoặc bán ra ngoài Phế liệu còn có thể thu hồi được khi thanh lý tài sản cố định hay công cụ dụng cụ khi có sản phẩm hỏng không thể thay thế được
3 Nội dung của công tác kế toán nguyên vật liệu.
3.1 Cách tính giá thành thực tế vật liệu.
a) Giá thành thực tế nhập kho.
- Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài thì giá thành thực tế là giá mua ghi trên hoá đơn bao gồm cả thuế nhập khẩu (nếu có) cộng với các chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc rỡ, bảo quản, phân loại ) từ khi mua về đến kho của doanh nghiệp
- Đối với nguyên vật liệu, công cụ thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế là giá vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí vận chuyển và số tiền phải trả cho bên nhận gia công chế biến
- Đối với nguyên vật liệu tự chế thì giá thực tế là giá xuất kho cộng với các chi phí về chế biến
- Đối với nguyên vật liệu đơn vị khác góp vốn liên doanh thì giá thực tế vật liệu
là giá do hội đồng liên doanh quyết định
b) Giá thực tế xuất kho
Để tính giá thực tế xuất kho kế toán áp dụng các phương pháp sau:
Phướng pháp Giá thực tế bình quân gia quyền:
=
Phương pháp Giá thực tế nhập trước xuất trước:
Trang 4Theo phương pháp này ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập Sau đó, căn cứ vào số lượng xuất tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: tính theo đơn giá nhập trước xuất trước đối với lượng xuất kho thuộc lần nhập trước, số còn lại được tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau Như vậy, giá thực tế của vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của vật liệu thuộc lần mua sau cùng
Phương pháp Giá thực tế nhập sau xuất trước:
Ta cũng phải xác định đơn giá thực tế của từng lần nhập Nhưng khi xuất sẽ căn
cứ vào số lượng xuất và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối, sau đó mới lần lượt đến các lần nhập trước để tính giá thực tế xuất kho Như vậy giá thực tế của vật liệu tồn cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu tính theo đơn giá của các lần nhập đầu kỳ
Phương pháp Giá thực tế bình quân kỳ trước:
Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở số lượng vật liệu xuất dùng và đơn giá bình quân vật liệu tồn đầu kỳ
Giá thực tế xuất kho = Số lượng xuất Đơn giá đầu kỳ
Đơn giá đầu kỳ =
Phướng pháp Giá thực tế đích danh:
Phương pháp này thường được áp dụng đối với các loại vật liệu có giá trị cao, các loại vật tư đặc chủng Giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ trên cơ sở hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán theo công thức:
= n x
=
3.2 Tài khoản sử dụng, nội dung và kết cấu.
Kế toán sử dụng TK 152: hạch toán nguyên vật liệu
Bên Nợ TK 152:
- Trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, gia công, nhận góp hoặc được cấp
- Trị giá nguyên vật liệu thừa khi kiểm kê
- Kết chuyển giá trị nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ( Nếu áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ)
Trang 5Bên Có TK 152:
- Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công chế biến hoặc góp vốn
- Trị giá nguyên vật liệu trả lại người bán hoặc giảm giá
- Trị giá nguyên vật liệu thiếu hụt khi kiểm kê
- Kết chuyển giá trị nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ( Nếu áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ)
Dư Nợ TK 152: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn cuối kỳ.
3.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
a) Chứng từ sử dụng.
Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐTC/ QĐ ngày 1/ 11/
1995 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính, các chứng từ bao gồm:
+Phiếu nhập kho: Mẫu 01- VT
+ Phiếu xuất kho: Mẫu 02- VT
+ Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm- hàng hoá:Mẫu 08- VT
+ Hoá đơn kiểm kê phiếu xuất kho: Mẫu 02- BH
+ Hoá đơn cước vận chuyển: Mẫu 03- BH
+ Hoá đơn giá trị gia tăng
Ngoài các chứng từ mang tính chất bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, các doanh nghiệp còn có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như:
- Phiếu xuất vật tư hạn mức: Mẫu 04- VT
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư: Mẫu 05- VT
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ: Mẫu 07- VT
b) Phương pháp kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ.
Hiện nay trong công ty, việc hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và phòng kế toán công ty có thể thực hiện theo ba phương pháp:
- Phương pháp ghi thẻ song song
Trang 6- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
- Phương pháp sổ số dư
Mỗi phương pháp hạch toán đều có ưu, nhược điểm riêng trong việc ghi chép, phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu, kiểm tra đối chiếu số liệu giữa thủ kho
và kế toán trong việc phát huy vai trò trong công tác quản lý vật liệu
Phương pháp ghi thẻ song song:
- Ở kho: việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho của từng thứ vật liệu do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và ghi theo chỉ tiêu số lượng
Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ kế toán về nhập xuất vật liệu, thủ kho thực hiện kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ, tiến hành nhập xuất kho vật liệu, ghi số lượng thực tế vật liệu nhập xuất kho vào chứng từ
Phân loại chứng từ: cuối ngày thủ kho sử dụng các chứng từ nhập xuất vật liệu ghi vào thẻ kho Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất đã được phân loại từng thứ vật liệu cho phòng kế toán
- Ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu sử dụng thẻ kho hay ghi sổ chi tiết vật liệu ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu số lượng và giá trị
+ Khi nhận được chứng từ nhập xuất vật liệu do thủ kho chuyển đến, kế toán thực hiện kiểm tra lại tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ Sau đó tiến hành ghi thẻ hoặc ghi sổ chi tiết vật liệu, tính ra số tồn kho cuối ngày và ghi ngay vào thẻ hoặc sổ chi tiết vật liệu
+ Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết và tiến hành kiểm tra đối chiếu với thẻ kho nhằm quản lý vật liệu chặt chẽ hơn Mặt khác, kế toán chi tiết vật liệu phải tổng hợp
số liệu từ các thẻ hoặc sổ chi tiết vật liệu để lập bảng kê nhập xuất tồn kho vật liệu theo từng nhóm, từng loại để có số liệu đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu
Có thể khái quát nội dung, trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song theo sơ đồ sau:
Trang 7Thẻ kho
Chứng từ nhập Sổ, thẻ kế toán chi tiết vật liệu Chứng từ xuất
Bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn
Sơ đồ 1: Hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song:
Chú thích:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Kiểm tra đối chiếu
+Ưu điểm: Ghi sổ, thẻ đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót trong việc ghi chép, quản lý chặt chẽ sự biến động về số liệu hiện có của từng thứ vật liệu theo số lượng và giá trị
+Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu
số lượng Hơn nữa việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế về chức năng kiểm tra của kế toán
Phương pháp ghi thẻ song song thích hợp cho các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lượng các chủng loại nhập xuất ít, không thường xuyên, trình độ nghiệp
vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế
Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
- Ở kho: thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập xuất tồn vật liệu giống như phương pháp ghi thẻ song song
- Ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép phản ánh tổng hợp số vật liệu luân chuyển trong tháng, tổng hợp số nhập, tổng hợp số xuất
Trang 8Sổ, thẻ kho
Sổ đối chiếu luân chuyển
trong tháng và số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị
+ Sổ đối chiếu luân chuyển được mở dùng cho cả năm theo từng thứ vật liệu, từng người chịu trách nhiệm, vật chất được ghi vào một dòng trong sổ
+ Số liệu để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển là các bảng kê nhập, bảng kê xuất theo từng thứ vật liệu trên cơ sở các chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên
+ Cuối tháng, kế toán sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp Nội dung trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2: Hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp
sổ đối chiếu luân chuyển
Chú thích:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Kiểm tra đối chiếu
- Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng
Trang 9- Nhược điểm: Công việc kế toán dồn vào cuối tháng, việc đối chiếu kiểm tra số liệu giữa kho và phòng kế toán không tiến hành được do trong tháng kế toán không tiến hành ghi sổ, việc ghi sổ của kế toán vẫn còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng
Phương pháp này chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ xuất nhập không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu Do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất trong ngày
Phương pháp sổ số dư:
- Ở kho: thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất tồn vật liệu về mặt
số lượng Cuối tháng phải ghi số tồn kho đã được tính trên thẻ kho (số lượng) vào sổ
số dư trên cột số lượng
- Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư theo từng kho và dùng cho cả năm để ghi chép số tồn kho của từng nhóm, từng loại vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị Trước hết căn cứ vào các chứng từ nhập xuất, kế toán lập bảng kê nhập xuất để ghi chép tình hình nhập xuất vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ
+ Từ các bảng kê nhập xuất, kế toán lập các bảng luỹ kế nhập, luỹ kế xuất Rồi
từ các bảng kê này lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu theo từng nhóm từng loại và theo chỉ tiêu giá trị
+ Cuối tháng khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số dư tồn kho về số lượng mà thủ kho đã ghi ở sổ số dư để đối chiếu với cột số tiền tồn kho trên bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn và số liệu của kế toán tổng hợp Nội dung, trình tự hạch toán của phương pháp sổ số dư được khái quát theo sơ đồ sau:
Trang 10Chứng từ nhập
Bảng kê nhập
Bảng luỹ kế nhập
Thẻ kho
Sổ số dư
Bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu
Chứng từ xuất
Bảng kê xuất
Bảng luỹ kế xuất
Sơ đồ 3: Hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư.
Chú thích:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Kiểm tra đối chiếu
- Ưu điểm: Giảm bớt khối lượng sổ kế toán, công việc được tiến hành đều trong tháng
- Nhược điểm: Do kế toán chỉ ghi theo giá trị, nên qua số liệu kế toán không thể biết được số hiện có và tình hình tăng giảm của từng thứ vật liệu mà phải xem số liệu trên thẻ kho Ngoài ra, việc kiểm tra phát hiện sai sót nhầm lẫn sẽ gặp khó khăn
Phương pháp này áp dụng đối với những doanh nghiệp có các nghiệp vụ kinh tế diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu, xây dựng được hệ thống danh điểm vật liệu, dùng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu, yêu cầu về trình độ của cán bộ kế toán cao
c Sổ sách kế toán:
Trang 11Để kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ( thẻ) kế toán chi tiết sau:
+ Sổ(Thẻ) kho
+ Sổ(Thẻ) kế toán chi tiết vật liệu
+ Sổ đối chiếu luân chuyển
+ Sổ số dư
4 Kế toán tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu.
4.1 Sơ đồ kế toán tổng quát vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên.
