Quy trình chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký do công chứng viên theo quy định của pháp luật việt nam đề xuất hướng hoàn thiện

LỜI MỞ ĐẦU 1.1. Tính cấp thiết của việc nghiên cứu Tại văn phòng công chứng hiện nay, đối với các công chứng viên công tác chứng thực cũng là một lĩnh vực quan trọng được thực hiện rất nhiều bởi nhu cầu về chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký của người dân là rất lớn. Để đảm bảo công tác chứng thực được vận hành theo khuôn khổ cũng như giảm tải áp lực của cơ quan nhà nước trong công tác chứng thực, ngày 16 tháng 02 năm 2015, Chính phủ tiếp tục ban hành Nghị định số 232015NĐCP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch thay thế Nghị định số 792007NĐCP của Chính phủ. Nghị định số 232015NĐCP của Chính phủ . Tuy nhiên trong quá trình thực hiện vẫn còn tồn tại một số vấn đề bất cập, bản thân tôi là một công chứng viên tại văn phòng công chứng trải qua thực tiễn tôi xin đóng góp một số ý kiến của bản thân với các đồng nghiệp thông qua báo cáo với nội dung chuyên đề “Quy trình chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký do công chứng viên theo quy định của pháp luật Việt Nam đề xuất hướng hoàn thiện”. 1.2. Nhiệm vụ, đối tượng nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Nghiên cứu quy trình chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký Đánh giá ưu điểm, hạn chế bất cập của quy định pháp luật về quy trình chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký Đề xuất các biện pháp, giải pháp nhằm thúc đẩy việc hoàn thiện pháp luật về quy trình chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký Đối tượng nghiên cứu Các quy định quy trình chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký Kỹ năng cần thiết để Công chứng viên thực hiện quy trình chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký 1.3. Cơ cấu của bài báo cáo Báo gồm có Mở đầu, Nội dung, Kết luận. Trong đó, Nội dung của báo cáo được chia thành 3 phần như sau: Phần mở đầu Phần Nội dung Chương 1: Quy định của pháp luật về quy trình chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký Chương 2: Thực trạng và giải pháp để hoàn thiện quy trình chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký tại văn phòng công chứng Phần Kết luận   CHƯƠNG 1:QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ QUY TRÌNH CHỨNG THỰC BẢN SAO, CHỨNG THỰC CHỮ KÝ 1.1 Cơ sở pháp lý chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký 1.1. 1 Khái niệm Khái niệm về chứng thực Chứng thực được hiểu là “việc của Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của Nghị định nà”. Tuy nhiên, đối chiếu các quy định pháp luật hiện hành thì chưa có văn bản nào quy định cụ thể về thuật ngữ chứng thực. Như vậy, thuật ngữ “Chứng thực” có thể được hiểu là một hoạt động của cơ quan, tổ chức được pháp luật trao quyền thực hiện nhiệm vụ để chứng nhận tính xác thực của một loại văn bản, giấy tờ là đúng với bản chính, chữ ký của người ký trong văn bản, giấy tờ hoặc chứng nhận tính xác thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, năng lực hành vi dân sự, ý chí…của các bên tham gia hợp đồng giao dịch. Khái niệm về chứng thực bản sao từ bản chính Theo Nghị định số 232015NĐCP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ, có quy định: “Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính”. Như vậy bản sao được khái niệm theo hình thức liệt kê, cụ thể gồm hai loại: bản sao là bản được chụp từ bản chính hoặc là bản được đánh máy một cách chính xác và đầy đủ từ sổ gốc. Bản chính được hiểu là “những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền”6. Như vậy, để được xem là bản chính trước phải được thể hiện bằng hình thức là giấy tờ, văn bản, thứ hai giấy tờ văn bản này phải do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc do cá nhân tự lập và có xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Khái niệm về chứng thực chữ ký Căn cứ tại khoản 3 Điều 2 Nghị định số 232015NĐCP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ quy định về thuật ngữ chứng thực chữ ký, cụ thể như sau: “Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực”. Như vậy, theo quy định kể trên thì chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng nhận và xác thực “chữ ký” của người yêu cầu chứng thực trên các văn bản, giấy tờ mà họ đề nghị. 1.2. Các trường hợp không được chứng thự bản sao, chứng thực chữ ký 1.2.1. Các loại giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao Bản chính bị tẩy xóa, sữa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ. Về nguyên tắc bản chính là những loại giấy tờ, văn bản cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc là các giấy tờ, văn bản do cá nhân lập nhưng có xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Như vậy, các loại văn bản, giấy tờ được xem là bản chính thì tất yếu văn bản, giấy tờ đó đã được cơ quan, tổ chức kiểm duyệt, xác nhận từ hình thức đến nội dung của văn bản, việc sữa chữa, tẩy xóa, thêm, bớt nội dung khác phải được thực hiện theo đúng trình tự và có xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, việc tự ý sữa chữa, tầy xóa, thêm bớt một cách tùy tiện thì các giấy tờ, văn bản đó không còn đúng bản chất của bản chính. Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung. Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động, chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân. Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định này. Tuy nhiên, có một số loại văn bản, giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp như: “hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ thì không cần phải hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính…. Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Về nội dung này hoàn toàn phù hợp với bản chất của định nghĩa về bản chính được quy định tại Khoản 5 Điều 2 của Nghị định số 232015NĐCP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ. Do đó, các giấy tờ này không được xem là bản chính để làm cơ sở chứng thực bản sao theo quy định. 1.2.2. Trường hợp không được chứng thực chữ ký Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình. Trường hợp này, xét về năng lực hành vi dân sự của chủ thể có yêu cầu là chưa đầy đủ theo quy định pháp luật về dân sự, trong khi đó nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực chữ ký là họ “…phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản mà mình yêu cầu chứng thực chữ ký…”12. Do đó, tại thời điểm chứng thực người yêu cầu chứng thực không nhận thức và điều khiển hành vi của mình thì tất nhiên họ cũng không thể tự mình chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản mà họ yêu cầu chứng thực. Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo. Xét về bản chất của chứng thực chữ ký là việc chứng nhận tính xác thực chữ ký của người yêu cầu trong văn bản, giấy tờ, theo đó căn cứ để xác định tư cách chủ thể của gười yêu cầu chính là giấy tờ tùy thân. Việc người yêu cầu chứng thực xuất trình giấy tờ chứng minh tư cách chủ thể của mình không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo sẽ không phản ánh được bản chất và mục đích mà việc chứng thực chữ ký muốn đạt đến. Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực chữ ký vào có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định 232015NĐCP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ. Văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch trừ các trường hợp quy định tại điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định này hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác. Hợp đồng, giao dịch là một phạm trù khác và việc chứng thực hợp đồng, giao dịch được Nghị định 232015NĐCP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ điều chỉnh tại một quy định riêng biệt. 1.3. Quy trình chứng thực bản sao và chứng thực chữ ký 1.3.1. Quy trình chứng thực bản sao Bước 1: người yêu cầu chứng thực xuất trình bản chính giấy tờ văn bản làm căn cứ chứng thực và bản sao cần chứng thực. Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp. Bước 2: Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao. Bước 3: Ghi đầy đủ lời chứng theo mẫu. Bước 4: Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính. Bước 5: Ghi vào sổ chứng thực và trả hồ sơ chứng thực cho người yêu cầu. Trong quá trình thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính, người yêu cầu chứng thực và người chứng thực phải lưu ý một số nội dung sau: Thứ nhất, về thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính. Theo quy định tại Điều 5 của Nghị định số 232015NĐCP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ quy định thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính bao gồm: Phòng Tư pháp cấp huyện; Ủy ban nhân dân cấp xã; Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và Công chứng viên tổ chức hành nghề công chứng. Nghị định 232015NĐCP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ là một bước tiến trong quy định về công tác chứng thực, theo đó quy định thêm trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính cho các Công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng. Điều này phần nào san sẽ áp lực cho cơ quan nhà nước, mặt khác là nhằm thực hiện chủ trương xã hội hóa trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp cho các tồ chức xã hội thực hiện cho phù hợp với xu hướng phát triển của thế giới. Thứ hai, về địa điểm chứng thực. Tại Điều 10 Nghị định số 232015NĐCP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ có quy định: “Việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực…”. Thứ ba, về trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực và người chứng thực. Theo đó, “người yêu cầu chứng thực có trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp, hợp lệ của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao”14. Đối với người có thẩm quyền chứng thực “phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao đúng với bản chính”15. Người yêu cầu chứng thực và người thực hiên chứng thực cần nắm rõ trách nhiệm của mình trong quá trình thực hiện quy trình chứng thực bản sao từ bản chính, đó cũng là cơ sở phân định trách nhiệm pháp lý trong trường hợp có phát sinh rủi ro về sau. 1.3.2. Quy trình chứng thực chữ ký Cũng giống như chứng thực bản sao từ bản chính, Nghị định số 232015NĐCP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ cũng quy định trình tự, thủ tục chứng thực chữ ký theo Điều 24, có thể tóm lược thông qua các bước cụ thể như sau: Bước 1: Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình xuất trình các giấy tờ gồm bản chính hoặc bản sao giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng và giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký. Bước 2: Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực. Bước 3: Người yêu cầu chứng thực ký trước mặt người thực hiện chứng thực và người ghi đầy đủ lời chứng theo mẫu, ký ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực (đối với trường hợp ký tại bộ phận tiếp nhân và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận kiểm tra giấy tờ, đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực). Riêng tại đại bàn Thành phố Hồ Chí Minh. Đối với thủ tục chứng thực

LỜI MỞ ĐẦU

1.1 Tính cấp thiết của việc nghiên cứu

Tại văn phòng công chứng hiện nay, đối với các công chứng viên công tác chứng thực cũng là một lĩnh vực quan trọng được thực hiện rất nhiều bởi nhu cầu về chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký của người dân là rất lớn Để đảm bảo công tác chứng thực được vận hành theo khuôn khổ cũng như giảm tải áp lực của cơ quan nhà nước trong công tác chứng thực, ngày 16 tháng 02 năm

2015, Chính phủ tiếp tục ban hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao

từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch thay thế Nghị định số 79/2007/NĐ-CP của Chính phủ Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ

Tuy nhiên trong quá trình thực hiện vẫn còn tồn tại một số vấn đề bất cập, bản thân tôi là một công chứng viên tại văn phòng công chứng trải qua thực tiễn tôi xin đóng góp một số ý kiến của bản thân với các đồng nghiệp thông qua báo

cáo với nội dung chuyên đề “Quy trình chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký

do công chứng viên theo quy định của pháp luật Việt Nam - đề xuất hướng hoàn thiện”.

1.2 Nhiệm vụ, đối tượng nghiên cứu

*Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu quy trình chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký

- Đánh giá ưu điểm, hạn chế bất cập của quy định pháp luật về quy trình chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký

- Đề xuất các biện pháp, giải pháp nhằm thúc đẩy việc hoàn thiện pháp luật về quy trình chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký

* Đối tượng nghiên cứu

- Các quy định quy trình chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký

- Kỹ năng cần thiết để Công chứng viên thực hiện quy trình chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký

1.3 Cơ cấu của bài báo cáo

Báo gồm có Mở đầu, Nội dung, Kết luận Trong đó, Nội dung của báo cáo được chia thành 3 phần như sau:

- Phần mở đầu

- Phần Nội dung

Chương 1: Quy định của pháp luật về quy trình chứng thực bản sao, chứng

thực chữ ký

Chương 2: Thực trạng và giải pháp để hoàn thiện quy trình chứng thực

bản sao, chứng thực chữ ký tại văn phòng công chứng

Phần Kết luận

CHƯƠNG 1:QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ QUY TRÌNH CHỨNG

THỰC BẢN SAO, CHỨNG THỰC CHỮ KÝ 1.1 Cơ sở pháp lý chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký

1.1 1 Khái niệm

* Khái niệm về chứng thực

Chứng thực được hiểu là “việc của Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của Nghị định nà” Tuy nhiên, đối chiếu các quy định pháp luật hiện hành thì chưa có văn

bản nào quy định cụ thể về thuật ngữ chứng thực

Như vậy, thuật ngữ “Chứng thực” có thể được hiểu là một hoạt động của

cơ quan, tổ chức được pháp luật trao quyền thực hiện nhiệm vụ để chứng nhận tính xác thực của một loại văn bản, giấy tờ là đúng với bản chính, chữ ký của người ký trong văn bản, giấy tờ hoặc chứng nhận tính xác thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, năng lực hành vi dân sự, ý chí…của các bên tham gia hợp đồng giao dịch

* Khái niệm về chứng thực bản sao từ bản chính

Theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của

Chính phủ, có quy định: “Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính” Như vậy bản sao được khái niệm theo hình thức liệt kê, cụ thể gồm hai loại: bản sao là bản được chụp từ bản

chính hoặc là bản được đánh máy một cách chính xác và đầy đủ từ sổ gốc Bản

chính được hiểu là “những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền”6 Như vậy,

để được xem là bản chính trước phải được thể hiện bằng hình thức là giấy tờ, văn bản, thứ hai giấy tờ văn bản này phải do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc do cá nhân tự lập và có xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền

* Khái niệm về chứng thực chữ ký

Căn cứ tại khoản 3 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng

02 năm 2015 của Chính phủ quy định về thuật ngữ chứng thực chữ ký, cụ thể

như sau: “Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy

định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực”.

Như vậy, theo quy định kể trên thì chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng nhận và xác thực “chữ ký” của người yêu cầu chứng thực trên các văn bản, giấy tờ mà họ đề nghị

1.2 Các trường hợp không được chứng thự bản sao, chứng thực chữ ký

1.2.1 Các loại giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao

-Bản chính bị tẩy xóa, sữa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ Về nguyên tắc bản chính là những loại giấy tờ, văn bản cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc là các giấy tờ, văn bản do cá nhân lập nhưng có xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền Như vậy, các loại văn bản, giấy tờ được xem là bản chính thì tất yếu văn bản, giấy tờ đó đã được cơ quan, tổ chức kiểm duyệt, xác nhận từ hình thức đến nội dung của văn bản, việc sữa chữa, tẩy xóa, thêm, bớt nội dung khác phải được thực hiện theo đúng trình tự và có xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, việc tự ý sữa chữa, tầy xóa, thêm bớt một cách tùy tiện thì các giấy tờ, văn bản đó không còn đúng bản chất của bản chính

- Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung

- Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động, chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân

- Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định này Tuy nhiên, có một số loại văn bản, giấy tờ

do cơ quan nước ngoài cấp như: “hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt

nghiệp, chứng chỉ thì không cần phải hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính….

- Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng

dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền Về nội dung này hoàn toàn phù hợp với bản chất của định nghĩa về bản chính được quy định tại Khoản 5 Điều 2 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ Do

đó, các giấy tờ này không được xem là bản chính để làm cơ sở chứng thực bản sao theo quy định

1.2.2 Trường hợp không được chứng thực chữ ký

- Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình Trường hợp này, xét về năng lực hành

vi dân sự của chủ thể có yêu cầu là chưa đầy đủ theo quy định pháp luật về dân

sự, trong khi đó nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực chữ ký là họ “…phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản mà mình yêu cầu chứng thực chữ ký…” 12 Do đó, tại thời điểm chứng thực người yêu cầu chứng thực không

nhận thức và điều khiển hành vi của mình thì tất nhiên họ cũng không thể tự mình chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản mà họ yêu cầu chứng thực

- Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo Xét về bản chất của chứng thực chữ ký là việc chứng nhận tính xác thực chữ ký của người yêu cầu trong văn bản, giấy tờ, theo đó căn cứ để xác định tư cách chủ thể của gười yêu cầu chính là giấy tờ tùy thân Việc người yêu cầu chứng thực xuất trình giấy tờ chứng minh tư cách chủ thể của mình không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo sẽ không phản ánh được bản chất và mục đích mà việc chứng thực chữ ký muốn đạt đến

- Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực chữ ký vào có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ

-Văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch trừ các trường hợp quy định tại điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định này hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác Hợp đồng, giao dịch là một phạm trù khác và việc chứng thực hợp đồng, giao dịch được Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ điều chỉnh tại một quy định riêng biệt

1.3 Quy trình chứng thực bản sao và chứng thực chữ ký

1.3.1 Quy trình chứng thực bản sao

- Bước 1: người yêu cầu chứng thực xuất trình bản chính giấy tờ văn bản làm căn cứ chứng thực và bản sao cần chứng thực Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp

- Bước 2: Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao

- Bước 3: Ghi đầy đủ lời chứng theo mẫu

- Bước 4: Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính

- Bước 5: Ghi vào sổ chứng thực và trả hồ sơ chứng thực cho người yêu

cầu

Trong quá trình thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính, người yêu cầu chứng thực và người chứng thực phải lưu ý một số nội dung sau:

- Thứ nhất, về thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính Theo quy định tại Điều 5 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ quy định thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính bao gồm: Phòng Tư pháp cấp huyện; Ủy ban nhân dân cấp xã; Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và Công chứng viên tổ chức hành nghề công chứng Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ là một bước tiến trong quy định về công tác chứng thực, theo đó quy định thêm trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản

chính cho các Công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng Điều này phần nào san sẽ áp lực cho cơ quan nhà nước, mặt khác là nhằm thực hiện chủ trương xã hội hóa trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp cho các tồ chức xã hội thực hiện cho phù hợp với xu hướng phát triển của thế giới

- Thứ hai, về địa điểm chứng thực Tại Điều 10 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ có quy định:

“Việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực…”.

- Thứ ba, về trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực và người chứng thực Theo đó, “người yêu cầu chứng thực có trách nhiệm về nội dung, tính

hợp pháp, hợp lệ của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao” 14 Đối với người có thẩm quyền chứng thực “phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao đúng với bản chính” 15 Người yêu cầu

chứng thực và người thực hiên chứng thực cần nắm rõ trách nhiệm của mình trong quá trình thực hiện quy trình chứng thực bản sao từ bản chính,

đó cũng là cơ sở phân định trách nhiệm pháp lý trong trường hợp có phát sinh rủi ro về sau

1.3.2 Quy trình chứng thực chữ ký

Cũng giống như chứng thực bản sao từ bản chính, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ cũng quy định trình tự, thủ tục chứng thực chữ ký theo Điều 24, có thể tóm lược thông qua các bước cụ thể như sau:

- Bước 1: Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình xuất trình các giấy tờ gồm bản chính hoặc bản sao giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng và giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký

- Bước 2: Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực

- Bước 3: Người yêu cầu chứng thực ký trước mặt người thực hiện chứng thực và người ghi đầy đủ lời chứng theo mẫu, ký ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực (đối với trường hợp ký tại bộ phận tiếp nhân và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận kiểm tra giấy tờ, đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực)

Riêng tại đại bàn Thành phố Hồ Chí Minh Đối với thủ tục chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản được Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh chuẩn hóa theo Quy trình số 04 ban hành kèm theo Quyết định số 860/QĐ-UBND ngày 11 tháng 3 năm 2020 Cụ thể Quy trình thể hiện đầy đủ các nội dung như: thành phần hồ sơ cần chứng thực chữ ký; nơi tiếp nhận,

trả kết quả, thồi gian và phí; trình tự xử lý công việc và các biểu mẫu kèm theo trong thủ tục chứng thực chữ ký

Đối với quy trình chứng thực chữ ký, người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực cần lưu ý một số nội dung sau để công tác chứng thực chữ ký được thực hiện đảm bảo theo quy định, cụ thể như sau:

- Thứ nhất, về thẩm quyền chứng thực chữ ký Theo quy định tại Điều

5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ quy định thẩm quyền chứng thực chữ ký bao gồm: Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã; Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và Công chứng viên tổ chức hành nghề công chứng Việc chứng thực chữ ký không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực

Thứ hai, về địa điểm chứng thực Tại Điều 10 Nghị định số 23/2015/

NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ có quy định: “Việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực…”.

- Thứ ba, về trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực và người

chứng thực được quy định tại Điều 23 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày

16 tháng

02 năm 2015 của Chính phủ, cụ thể: “Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản mà mình ký…; Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký của người yêu cầu chứng thực trong giấy tờ, văn bản”.

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH CHỨNG THỰC BẢN SAO, CHỨNG THỰC CHỮ KÝ TẠI VĂN

PHÒNG CÔNG CHỨNG

2.1 Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính trong quy trình chứng thực

bản sao, chứng thực chữ ký tại văn phòng công chứng

– Luật Công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014 (có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2015)

– Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (có hiệu lực kể từ ngày 10 tháng 4 năm 2015

– Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29 tháng 12 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 củaChính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (có hiệu lực kể từ ngày 15 tháng 02 năm 2016

– Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11 tháng 01 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên (có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2016)

2.2 Quy trình thủ tục Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản tại các

văn phòng công chứng

a) Trình tự thực hiện

– Bước 1: Người yêu cầu chứng thực nộp hồ sơ trực tiếp tại Tổ chức hành

nghề Công chứng (Phòng Công chứng hoặc Văn phòng Công chứng), từ thứ hai đến thứ sáu (buổi sáng từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút, buổi chiều từ 13 giờ 00 phút đến 17 giờ 00 phút) và buổi sáng thứ bảy (từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút) và thời gian Tổ chức hành nghề Công chứng làm việc thêm hoặc yêu cầu chứng thực ngoài trụ sở của Tổ chức hành nghề Công chứng nếu người