Khi đảm nhận vai trò là một nhà quản trị dự án sẽ có những thuận lợi và khó khăn như sau: Nó có thể trở thành bàn đạp cho sự thăng tiến Nó đòi hỏi sức chịu đựng đáng kể đối với sự mơ
Trang 1, CHUONG II
TỔ CHỨC QUẦN LÝ DỰ ÁN
I QUAN TRỊ GIA DỰ ÁN:
1) Định nghĩa:
Nhà quản trị dự án là người chịu trách nhiệm về sự thành công hay thất bại của dự án
Nhà quản trị dự án đặc cách là một cá nhân được giao nhiệm vu dam nhận vai trò của nhà quản trị dự án theo nhu cầu của tổ chức hay theo một cơ hội thay vì theo thiết kế đã định trước Khi đảm nhận vai trò là một nhà quản trị dự án sẽ có những thuận lợi và khó khăn như sau:
Nó có thể trở thành bàn đạp cho sự thăng tiến Nó đòi hỏi sức chịu đựng đáng kể đối với sự mơ hồ
và không chắc chắn
Nó giúp nhà quản trị ý thức được đối với thành tích | Có nhiều trách nhiệm hơn song có ít hoặc thậm chí
Sự đa dạng đáng kể trong công việc, không có hai | Có cảm giác bị tách rời với công việc chuyên môn
Tạo cơ hội đem lại sự thay đổi qua tổ chức Có thể bị một số cá nhân cho là nhà quản trị không
2) Trách nhiệm của nhà quản trị:
s% Đối với dự án:
Phải điều hành dự án hiệu qủa và phải hành động như là một người trọng tài phân xử với các
mục tiêu khác nhau sẽ có thể xuất hiện trong nhóm hoặc đội dự án
Phải đáp ứng được các đích đến của đự án là: chi phí, lịch biểu, chất lượng và công năng mà dự
án đã đặt ra
% Với tổ chức:
Phải mang đến cho tổ chức một khoản thu nhập hữu hình từ dự án mà mình đang quản lý
Nhà quản trị được xem như là một tác nhân của tổ chức và cho giới quản trị của tổ chức Chính
vì thế bạn được tổ chức mong đợi là bám sát các chính sách của tổ chức và hành động trong giới hạn thẩm quyền của bạn để đưa ra những quyết định phù hợp với các quyền lợi tốt nhất cho tổ chức.kỳ
vọng này đôi lúc trở thành một thách thức lớn bởi quyết định có thể có lợi cho tổ chức nhưng lại không
phái là cách tốt nhất của dự án
Báo cáo kịp thời, chính xác về tình trạng của dự án và các dự báo về tác động tốt xấu đến dự
án cho giới quản trị của tổ chức biết Trách nhiệm này rất quan trọng và thậm chí đối với sự sống còn cho cương vị của bạn Mặt khác trách nhiệm này cũng giúp bạn nhận được sự hỗ trợ của giới quản trị khi chỉ đạo dự án
s* Với đội du an:
Tạo sự cân đối phù hợp giữa các nhu cầu của các thành viên riêng lẻ trong đội với các nhu cầu của đội như là một đơn vị
Công nhận thành tích của đơn vị một cách công bằng, tích cực và hợp lý
Cung cấp các thông tin về cơ hội thăng tiến cho các thành viên trong đội khi có điều kiện s* Với chính nhà quản trị dự ấn:
Đây là nhiệm vụ sống còn đối với bản thân nha quan tri đặc biệt là trong trường hợp bạn coi công việc quản trị dự án là một nghề mà bạn đã chọn
3) Phân biệt giám đốc dự án và giám đốc chức năng:
Trang 2GIÁM ĐỐC DỰ ÁN GIÁM ĐỐC CHỨC NĂNG
Đi vào lĩnh vực tổng hợp vì vậy có thể gọi giám
đốc dự án là nhà quản trị tổng hợp
Đi sâu vào lĩnh vực chuyên môn vì vậy có thể gọi giám đốc chức năng là nhà quản trị chuyên môn
Nhìn nhận và đánh giá vấn để toàn diện và có
tính chất hệ thống
Nhìn nhận và đánh giá vấn để theo chuyên môn, riêng lẻ , theo phương pháp phân tích
Là những người làm cho công việc thuận lợi và
có sự liên hệ với các phòng ban
Luôn đặt ra những câu hỏi làm cái gì? Luôn đặt ra những câu hỏi ai sẽ làm?
Làm nhiệm vụ cố vấn, giám sát chuyên môn
4) Các yêu cầu về kỹ năng đối với nhà quản trị dự án:
s* Kỹ năng về tiến trình quản lý dự án hay còn gọi là kỹ năng cứng: kỹ năng này yêu cầu nhà quản
trị phải thật thành thạo về các công cụ quản lý dự án, các kỹ thuật, các công nghệ tiến trình và có khả
năng áp dụng chúng trong quá trình làm việc
Ví dụ: nhà quản trị phải biết cách chuẩn bị một tư liệu các yêu cầu khách hàng đó là mô tả vấn
đề sẽ được giải quyết, tác động hoặc hiệu ứng của vấn để, định danh ai hoặc cái gì bị tác động, tác
động của việc bỏ qua vấn để, kết quả mong muốn, giá trị hoặc quyền lợi kết hợp với việc đạt được kết
quả đơ, những điểm không chắc chắn hoặc chưa biết, các giả thiết, các hạn chế, các thông tin hỗ trợ, các yếu tố môi trường v.v Xây dựng sơ đồ mạng, xây dựng một cấu trúc phân chia công việc Nếu không có kỹ năng này thì nhà quản trị sẽ rất khó phối hợp và tạo được thuận lợi cho việc xây dựng
một dự án có chất lượng và vì vậy khó có thể duy trì được quyển điều khiển của mình trong khi thực
hiện dự án
s* Kỹ năng về hành vi và giữa cá nhân với cá nhân hay còn gọi là kỹ năng mém: do quan ly dự án
là hoàn thành công việc thông qua người khác, vì thế kỹ năng ứng phó của cá nhân nhà quản trị với
các cá nhân khác có một ý nghĩa rất quan trọng Gắn chặt với kỹ năng cá nhân với cá nhân là kỹ năng hành vi đó là phong cách, cách tiếp cận, cách cư xử trong công việc cũng như trong sinh hoạt là rat quan trọng ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu qúa lãnh đạo của nhà quản trị
Ví dụ:
—_ Lãnh đạo cá nhân với đội
—_ Khả năng giao tiếp nói và viết
—_ Khả năng giải quyết mâu thuẫn
— Khả năng đàm phán thương lượng
—_ Khả năng biết lắng nghe
—_ Khả năng ảnh hưởng đến người khác
— Kha nang uỷ quyền cho người khác
—_ Khả năng hướng dẫn và kèm cặp người khác
%* Các kỹ năng quản lý công nghệ: đó là khả năng hướng dẫn và phối hợp ứng dụng các công nghệ trong quá trình lãnh đạo dự án là một trong những yếu tố quan trọng đối với sự thành công của
nhà quản trị dự án
Ví dụ:
— Phải thành thạo về công nghệ chủ chốt của dự án và các lĩnh vực công nghệ hỗ trợ
- Kỹ năng thiết kế và các kiến thức về sản phẩm của dự án
—_ Khả năng quản lý tài sản trí tuỆ và các kiến thức liên quan đến phát minh sáng chế
“ Những đặc điểm cá nhân mong muốn:
—_ Có khả năng suy nghĩ như một chuyên viên bách khoa
— Có khả năng chịu đựng cao đối với những sự md hồ, tính không chắc chắn
— Đức tính trung thực và thẳng thắn
Trang 3— Khả năng tự nhận thức, biết suy nghĩ và quyết đoán trong các công việc
— Kiên quyết nhưng phải có sức thuyết phục
— _ Cởi mở và dễ gần sẽ tạo được nhiều thuận lợi trong công việc
- _ Vững vàng và sắc sảo về chính trị để nắm vững mục tiêu mà dự án cần đạt được
5) Nhà quản trị thành đạt:
Nhà quản trị thành đạt là người biết kết hợp các thành phân xác định, giám sát và điều hành
chúng có hiệu quả nghĩa là biết áp dụng những kỹ năng lãnh đạo đã được dùng trong trong công tác điều hành một phòng ban chức năng và phải luôn nhìn về tương lai Nói cách khác một nhà quản lý có khả năng lãnh đạo cấp phòng thì người đó hội đủ những kinh nghiệm và kỹ năng để trở thành một nhà quản trị dự án thành đạt
Vấn đề là ở chỗ dự án được giao có liên quan trực tiếp tới những kỹ năng cần có để thực hiện hay không?
> Kinh nghiệm tổ chức và lãnh đạo: khi tìm kiếm một nhà quản trị dự án có khả năng người ta thường xem xét những ai biểu lộ được năng lực tổ chức và lãnh đạo người khác Người như vậy sẽ có khả năng thành công trong việc thực hiện một dự án phức tạp và dài hạn
> Quan hệ giao tiếp linh hoạt: những dự án đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng
ban, don vi, chỉ nhánh thì nhà quản trị dự án phải là người có các quan hệ rộng vượt ra khỏi phạm vi
phòng ban, đơn vị của mình
> Năng lực điều phối một tập thể phức hợp:
Ngoài năng lực giao tiếp thì nhà quan trị dự án còn phải có năng lực phối hợp với nhiều người,
nhiều phòng ban khác nhau thậm chí những người và phòng ban có địa vị, chuyên môn khác nhau tức
là phải có năng lực giao và kiểm soát những công việc không thuộc chuyên môn của mình
> Kỹ năng trao đổi thông tin và thủ tục thực hiện:
Biết cách truyền đạt thông tin một cách chính xác và dễ hiểu cho các thành viên của đội dự án
và tiếp nhận thông tin từ họ một cách chủ động
> Năng lực phân công và theo dõi kiểm tra công việc:
Nhà quản trị dự án phải biết giao việc gì cho các thành viên nào của đội và có phương pháp kiểm tra, theo dõi sao cho các công việc thành phần của dự án được tiến hành đồng bộ, theo đúng lịch trình và nằm trong khuôn khổ ngân sách đã xác định
>» Dé tin cay:
Độ tin cậy về kỹ năng quản lý chỉ có thể được kiểm nghiệm bằng cách duy nhất là giao trách nhiệm và cơ hội cho người thực hiện tự định liệu Một khi điều đó được thực hiện và thật sự đáp ứng được kết quả mong đợi thì có nghĩa là người đó đủ điều kiện để đảm nhận một dự án
6) Nhà quản trị dự án có phương pháp:
Nhà quản lý dự án có phương pháp là người biết đặt ra các câu hỏi tương ứng, thích hợp khi điều hành, kiểm tra hoạt động của dự án Thông thường có 7 loại câu hỏi sau:
s% Mục đích của dự án này là gì? Dựa trên bằng mô tả công việc người ta có thể phỏng đoán về những điều mong muốn của người giao việc nhưng thực tế phỏng đoán và mong muốn ấy thường lại rất khác nhau Vì vậy nhà quản trị dự án cần phải xác định rõ ràng các vấn để truyền đạt cho thành viên
s* Kết quả cuối cùng sẽ ra sao? Nhà quần trị dự án phải biết chính xác rằng chủ đầu tư mong muốn thấy được cái gì khi dự án kết thúc?
s* Sẽ gặp phải những vấn đề gì? Và cần giải quyết như thế nào? Không ai có thể liệt kê hết mọi vấn để có thể nảy sinh bởi vì thực tế dự án được xây dựng là nhằm xác định vấn đề hơn là nhằm khắc phục chúng vả lại dự án luôn luôn tổn tại trong môi trường không chắc chắn
Trang 4Cần phải xác định rõ vấn đề nếu chưa xác định được thì không nên tiến hành cho đến khi những vấn đề đó chưa được bàn bạc và làm sáng tỏ
%% Nhiệm vụ và trách nhiệm của tôi là gì? Nhà quản trị dự án phải xác định rõ:
— Nhiệm vụ của mình phải làm gì?
— Phải có trách nhiệm tìm ra giải pháp và thực hiện giải pháp đó hay chỉ để xuất giải pháp?
— Phải biết chắc khoảng cách cân đi và giới hạn của những trách nhiệm được giao
s* Chức trách và quyên hạn của tôi là gì?
Ví dụ: tình trạng các phòng ban của công ty hiện nay là có phòng quá rộng nhưng lại có phòng
quá hẹp đã ảnh hưởng không tốt đến công việc của phòng ban Ông giám đốc công ty đã giao cho một
nhà quản lý sắp xếp lại chỗ làm việc của các phòng ban Khi nhà quản lý này thông báo cho các
trưởng phòng ban biết về sự thay đổi sắp tới này thì phần lớn các ý kiến đều phản đối Nhà quản lý dự
án tìm gặp ông giám đốc và sau khi nghe phản ánh tình hình ông giám đốc đã thực sự bất ngờ vì rằng
nhà quản trị dự án đã không hiểu ý đổ của ông Ong giám đốc lúc này mới nói rằng: “ tôi chỉ muốn
ông đưa ra một đề xuất là nên sắp xếp lại như thế nào chứ không phải bằng hành động là sắp xếp lại bàn ghế “ Như vậy trường hợp này cho thấy nhà quản trị đã không xác định được mức độ chức trách cuả mình mà lại hiểu là ông được giao một nhiệm vụ cụ thể Sự mơ hồ trong truyền đạt thông tin đã làm cho nhà quản trị dự án gặp phải những trục trặc trong điều hành công việc vì hiểu sai lệch thông tin Chính vì vậy vấn đề quan trọng đặt ra ở đây là nhà quản trị dự án phải biết mức độ chức trách và quyền hạn của mình đối với dự án đến đâu
s* Giới hạn ngân sách là bao nhiêu?
Chỉ nên thực hiện dự án khi nhà quản trị dự án biết rõ giới hạn ngân sách là bao nhiêu, nếu không tiến độ thực hiện dự án chắc chắn sẽ bị ảnh hưởng và vì thế mục tiêu về thời gian khó lòng đáp ứng đúng yêu cầu
s*_ Hạn chót là khi nào?
Đây là một trong những điều kiện bắt buộc để có cơ sở lập lịch trình và xác định ngân sách nhằm giúp dự án thực hiện một cách thành công
II TỔ CHỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN
Hiệu quả hoạt động của một đơn vị kinh tế hoặc dự án phụ thuộc vào các yếu tố như: phạm vi hoạt động, lực lượng lao động, máy móc thiết bị, khả năng tài chính, trình độ quản lý v.v và sự phối hợp giữa các yếu tố này trong quá trình hoạt động của tổ chức hay dự án Vấn để đặt ra ở đây là bộ máy quần lý phải được xây dựng như thế nào để đảm đương được sự phối hợp này là một việc làm không đơn giản Vì thế cần phải nắm chắc nội đung quần lý dự án là những vấn để gì để có cơ sở xác định bộ máy quản lý phù hợp
1) Các yếu tố chỉ phối đến nội dung quản lý dự án:
~ _ Nhóm các yếu tố nội tại của dự án: đó chính là những yêu cầu xuất phát từ khía cạnh thị trường, kỹ thuật, tài chính của dự án đòi hỏi đối với bộ máy quản lý
— _ Nhóm các yếu tố môi trường xung quanh dự án
- _ Ý đô của người để xuất dự án chi phối đến sự phức tạp hay đơn giản, số lượng các công việc quản lý nhiều hay ít và do đó ảnh hưởng đến cơ cấu bộ máy quản lý
2) Các nguyên tắc cần quán triệt khi xây dựng bộ máy quản lý:
s*_ Nguyên tắc một thủ trưởng:
Nguyên tắc này xác định mỗi cá nhân phải biết rõ người phụ trách mà mình phải báo cáo và nhận mệnh lệnh là ai.? Điều này có nghĩa là mỗi cá nhân chỉ nhận mệnh lệnh và thi hành mệnh lệnh
từ một người phụ trách trực tiếp để tránh tình trạng chồng chéo hoặc tiếp nhận những mệnh lệnh đối
Trang 5lập nhau sẽ gây ra những lúng túng cho nhân viên thừa hành, nguyên tắc này còn gọi là nguyên tắc thống nhất của mệnh lệnh
% Nguyên tắc thống nhất về chức năng:
Tất cả các bộ phận của dự án phải phối hợp làm việc theo nguyên tắc thống nhất nhằm đạt mục tiêu hiệu qủa cho dự án Muốn vậy các công việc của từng bộ phận phải được xác định rõ ràng và cụ thể tránh tình trạng trùng lắp hoặc bỏ sót công việc
“* Khả năng quản lý được hay nguyên tắc về phạm vì kiểm soát:
Nguyên tắc này yêu cầu phải chỉ ra số lượng nhân viên dưới quyển mà một nhà quản trị có thể chỉ đạo và kiểm soát có hiệu lực Khả năng này tùy thuộc vào phẩm chất và hoàn cảnh cụ thể của mỗi nhà quản lý Chính vì thế cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi bố trí nhân viên vào từng bộ phận của bộ máy quản lý
** Nguyên tắc quyền lực phải tương xúng với trách nhiệm:
Mỗi cá nhân tham gia trong bộ máy quản lý phải được trao quyển hạn tương xứng với trách nhiệm nhằm giúp họ có đủ điều kiện hoàn thành công việc của mình Nguyên tắc này còn gọi là
nguyên lý SCALAR, SCALAR nói rằng quyền lực và trách nhiệm trong tổ chức phải thông suốt từ trên
xuống dưới không bị đứt đoạn ở bất kỳ một khâu nào( dây xích chỉ huy) có nghĩa là “đỉnh” gián tiếp
điều khiến đáy không có trường hợp ngoại lệ
s* Nguyên tắc tỉnh gọn:
Phải xác định rõ ràng mối quan hệ giữa các bộ phận của dự án, xác định số cấp cần thiết trong
bộ máy quản lý để tránh tình trạng cổng kểnh vì quá nhiễu tầng nấc trung gian vừa làm tăng số lượng
nhân viên vừa làm tăng thời gian lưu chuyển thông tin trong bộ máy quản lý và điều đó không tránh khỏi sự sai lệch của thông tin
Il! LANH DAO HIEU QUA
Như ta đã biết quản trị dự án vừa là một nghệ thuật vừa là một khoa học Nghệ thuật quản trị dự
án đề cập đến cách ứng phó với con người và cách hoàn thành công việc thông qua người khác Vì vậy quản trị dự án yêu cầu một kiến thức sắc bén về hành vi con người và khả năng áp dụng khéo léo các
kỹ năng phù hợp giữa cá nhân với cá nhân Nhà quản trị dự án phải làm việc với một nhóm người đa
dạng ( không hoặc chưa quen làm việc với nhau, có thói quen, kỹ năng, và tính nết khác nhau v.v ) vì
thế nha quan trị dự án phẩi có phương pháp để tập hợp họ lại thành một đội làm việc có hiệu qủa hay nói cách khác hãy là một nhà quản trị dự án mà các nhân viên muốn tìm đến chứ không phải họ muốn
né tránh Muốn vậy nhà quản trị dự án phải:
1 / Chọn loại phong cách lãnh đạo phù hợp:
Có nhiều loại phong cách lãnh đạo, vấn để đặt ra là tuỳ theo từng giai đoạn với cơ cấu của tổ chức, tính chất của dự án, đặc trưng của nhóm và tính cách của cá nhân mà chọn phong cách lãnh đạo sao cho phù hợp và giúp đạt hiệu quả cao nhất
Là phong cách ra quyết định cá nhân , dám chấp nhận rủi ro, độc đoán và luôn muốn kiểm soát
moi viéc
Điều kiện áp dụng: khi dự án gặp khủng hoảngvà không còn đủ thời gian để tham khảo ý kiến của những người khác
Lưu ý: không nên lạm dụng phong cách này vì dễ làm nắn lòng các thành viên trong đội dự án s* Phong cách phân tích:
Thu thập tất cả các đữ liệu, quan sát và phân tích kỹ lưỡng trước khi ra quyết định
Trong trường hợp dự án đã bị chậm so với kế hoạch hoặc gặp những rắc rối có khả năng gây bất
lợi cho dự án nên cần nhanh chóng ra quyết định
Trang 6** Phong cách tham khảo ý kiến:
Là dựa vào ý kiến của các thành viên trong nhóm để tham khảo và là căn cứ đưa ra quyết định Phong cách này tạo được sự tự tin cho mỗi thành viên đồng thời cũng giúp họ hiểu rang ho dang được tổ chức đánh giá cao về các ý kiến đóng góp Từ đó kích thích sự nhiệt tình trong mỗi thành viên
để họ có điều kiện đóng góp cho dự án nhiều hơn
s* Phong cách dân chủ:
Khuyến khích nhóm tham gia ra quyết định, đây là phong cách cần được sử dụng thường xuyên nhằm nâng cao vai trò của từng thành viên và mức độ cam kết của họ đối với dự án
Trong các phong cách lãnh đạo trên không có phong cách nào là tốt hoặc xấu tuyệt đối Vì vậy cần phải xuất phát từ những điều kiện và hoàn cảnh cụ thể để lựa chọn lấy phong cách lãnh đạo phù hợp nhất
Mặt khác đặc trưng về văn hoá cũng ảnh hưởng không nhỏ đến việc lựa chọn phong cách lãnh đạo Chẳng hạn:
Ở ANH các giám đốc dự án thường chọn một nhóm nhỏ các thành viên chính để đẩy nhanh quá trình ra quyết định
Ở MỸ cả nhóm thường cùng họp để ra quyết định
Còn ở NHẬT tất cả mọi quyết định đưa ra đều phải được mọi người thống nhất sau khi đã bàn bạc
kỹ lưỡng
2/ Biết cách hướng dẫn phù hợp:
Mỗi thành viên trong nhóm có những tâm tư, cách suy nghĩ riêng vì thế nhà quản trị dự án phải
dành thời gian cần thiết để tìm hiểu và biết cái gì có tác dụng khích lệ họ làm việc có trách nhiệm và
có kết qủa cao để sử dụng khi cần thiết Khích lệ những thành viên có năng lực và kinh nghiệm bằng cách cho phép họ sử dụng sáng kiến riêng của mình, còn nhà quản trị chỉ hỗ trợ và hướng dẫn không can thiệp quá nhiều vào công việc của họ Với những người kém tự tin hoặc là những thành viên mới cần giải thích cặn kẽ điều mà nhà quản trị kỳ vọng ở họ, giám sát chặt chẽ và khích lệ họ kịp thời Không nên kỳ vọng nhóm làm việc theo cách của bạn miễn là họ làm tốt công việc đã nhận với bạn
3/ Gỉai quyết mâu thuẫn:
Xung đột cá nhân là không thể tránh khỏi khi một nhóm người cùng làm việc chung với nhau, có
vô vàn lý do để giải thích cho sự xung đột đó Nào là mỗi người có cá tính, quan điểm và ý kiến riêng Hoặc là thiếu tỉnh thần hợp tác, tính bảo thủ, tự ái cá nhân v.v.và v.v khi xảy ra tình trạng như vậy nhà quản trị phải đóng vai trò là một nhà ngoại giao để tìm giải pháp hợp lý giải quyết xung đột sao cho các bên hài lòng Biết cách nhượng bộ như vậy mâu thuẫn chắc chắn sẽ được giải quyết và dự án
sẽ tiến triển tốt
4/ Không can thiệp:
Một bài học quý báu nhưng khó thuộc đó là: một nhà quản lý giỏi nên cho phép nhân viên của mình phạm sai lâm Trên thực tế đôi khi nhờ có kinh nghiệm mà bạn biết rằng nhóm đang có một quyết định không phải là tốt nhất cho dự án nhưng nếu bạn can thiệp vào chưa chắc tình hình được cải thiện nếu như họ chưa thấy được ảnh hưởng của quyết định mà họ đưa ra, và vì thế họ chẳng bao giờ rút ra bài học cho những quyết định đó Nhà quản trị phải tâm niệm một điều là phát triển nhóm là quan trọng nhưng đạt được mục tiêu của dự án mới quan trọng hơn
5/ Điều chỉnh phong cách lãnh đạo đội qua từng thời gian:
Tính linh hoạt là một trong những tài sản quý giá nhất giúp bạn chủ động trong công việc Vì thế cần phải điều chỉnh phong cách lãnh đạo để đáp ứng yêu cầu của đội qua mỗi giai đoạn
> Giai đoạn hình thành đội: Lúc này các thành viên của đội thường chờ nhà quan tri cung
cấp thông tin của tổ chức do đó họ thường quan tâm đến những gì họ phải làm, có ai trong nhóm, họ sẽ
Trang 7hòa hợp với những người khác như thế nào Như vậy phong cách lãnh đạo lúc này là thiên về chi thị để
đảm bảo cho mọi người hiểu rõ dự án, hiểu rõ các kỳ vọng của bạn về họ và các quy chế, nguyên tắc
phải tuân theo
>_ Giai đoạn bão tấp:
Trong giai này các thành viên sẽ có những phản ứng lại những gì họ đã biết ở giai đoạn đầu, vì
thế họ sẽ quyết định mức độ đối với các vai trò và trách nhiệm của họ, các nhu cầu mà bạn đặt ra cho
họ, mâu thuẫn có khuynh hướng nảy sinh lớn nhất là ở giai đoạn này Vì thế phong cách hướng dẫn luyện tập là thích hợp nhất bởi bạn phải bỏ ra thời gian cân thiết để giải quyết những thắc mắc, các mối quan tâm của họ và ngay cả những thách thức của đội đối với đường lối hành động của bạn
> Giai đoạn mẫu mực:
Lúc này sự tham gia trực tiếp của ban sẽ giảm dân và thay vào đó là khuyến khích họ tham gia tích cực hơn, nếu họ không có cảm giác này thì đội khó có thể tiến sang giai đoạn kế tiếp Vì thế phong cách thích hợp cho giai đoạn này là hỗ trợ — khuyến khích
>_ Giai đoạn thực hiện:
Đây là giai đoạn tuyệt vời cho nhà quản trị dự án vì áp lực lên nhà quản trị ít căng thẳng hơn, bạn
có thể giao các trách nhiệm để các thành viên đóng vai trò là người lãnh đạo trong việc xác định và
tìm phương pháp tốt nhất để thực hiện chúng, giao quyển ra quyết định trong giới hạn có thể còn nhà
quản trị dự án chủ yếu là người kích hoạt, quần lý theo ngoại lệ tức tập trung vào giải quyết những biến dạng từ đường lối đã vạch ra Như vậy phong cách lãnh đạo ở giai đoạn này là uỷ quyên và tạo
thuận lợi
> Giai doan kết thúc:
Lúc này các thành viên cố gắng phát hiện điều họ cần làm để kết thúc thành công dự án vì thế
nhà quản trị nên trở về phong cách cñỉ :hj để tổ chức công việc còn lại, cung cấp hướng đi cụ thể để tránh rơi vào tình trạng không thể kết thúc dự án
Tóm lại để lãnh đạo nhóm đạt hiệu quả nhà quản trị phẩi có các kỹ năng đó là:
—_ Đảm bảo mọi người đều hướng đến những mục tiêu đã được mọi người nhất trí ngay từ ban đầu
— Phê bình mang tính chất xây dựng, khen ngợi kịp thời kết quả tốt cũng như phát hiện chính xác những sai lầm
—_ Liên tục theo dõi những hoạt động của nhóm bằng cách thu thập những ý kiến phản hồi thông quacác báo cáo thường xuyên hoặc họp nhóm
— _ Thường xuyên khuyến khích và tổ chức những buổi phát triển ý tưởng mới trong nhóm, sử dụng
các kỹ thuật như động não và khuyến khích tinh thần làm việc theo nhóm Sự khác biệt về văn hóa
cũng ảnh hưởng đến những kỹ năng này Chẳng hạn ở MỸ các giám đốc dự án thường hay dùng những
lời lẽ hoa mỹ để khích lệ nhân viên, xây dựng tinh thần đồng đội ØỞ ANH một bài nói chuyện hùng hồn cũng sẽ nâng cao được mức độ cam kết của nhân viên nhưng cách nói phải nhẹ nhàng, khéo léo
6 VIET NAM khéo léo, dùng tình cảm thân thiện ở NHẬT vun đắp lòng trung thành bằng cách nhấn
mạnh tầm quan trọng của dự án đến tổ chức của họ
—_ Luôn đòi hỏi các thành viên theo những tiêu chuẩn cao nhất trong việc thực hiện dự án
— Phat triển các kỹ năng cá nhân và tập thể của nhóm đồng thời củng cố đội ngũ bằng các khóa đào
tạo hoặc tuyển nhân viên mới