Trắc nghiệm năng lực quản lý nhóm Sau loạt bài về kỹ năng phỏng vấn, một phần trong quản lý nhân sự dành cho các lãnh đạo cấp trung - hay còn gọi là Cán bộ quản lý nhóm trực tiếp, xin giới thiệu tiếp loạt bài về Kỹ năng quản lý nhóm dự án. Tài liệu training dành cho nhân viên FPT - do thầy Vũ Văn Tuấn - công ty Organizational Capacity Development (ODC) biên soạn. Xin vui lòng dùng trong hạn chế. Để bắt đầu, xin mời mọi người tham gia một tình huống trắc nghiệm gồm có 20 câu hỏi theo suốt quá trình thực hiện dự án. Mỗi câu trả lời sẽ có điểm từ 0 đến 5 điểm, mọi người khi trả lời yêu cầu có giải thích vì sao mình chọn đáp án đó. Ai có số điểm trên 75/100 thì xin chúc mừng, bạn là một người quản lý nhóm thiên tài (hihi, mình được 73/100 - sắp thành thiên tài - hay thiên tai ). Và đây là tình huống: Tổ chức bạn vừa ký hợp đồng với khách hàng bên ngoài. Hợp đồng này kéo dài trong một năm và chia nhỏ ra từng giai đoạn như sau: - Giai đoạn nghiên cứu và phát triển: 6 tháng. - Giai đoạn thử nghiệm: 1 tháng. - Tổ chức sản xuất: 5 tháng. Bên cạnh những rủi ro trong giai đoạn nghiên cứu và phát triển, cả ban quản lý trong tổ chức của bạn và khách hàng đều khẳng định tầm quan trọng của việc đảm bảo hoàn thành dự án đúng hạn, tiết kiệm chi phí và với kết quả tốt. Khi chuẩn bị bàn luận chứng kỹ thuật sáu tháng trước đây, bạn đã lên kế hoạch và dự toán ngân sách cho dự án. Cán bộ dự án dự tính sẽ bao gồm 5 nhân viên làm toàn bộ thời gian cho dự án cùng với sự ủng hộ và hỗ trợ của các nhân viên của các bộ phận chức năng khác. Vì nguồn lực của tổ chức có hạn, do vậy ban giám đốc quyết định phân phối cán bộ cho dự án như sau: - Tiến: là một kỹ sư tài ba, đôi chút hay tự ái, song phối hợp rất tốt với bạn ở các dự án trước. Bạn đã đề nghị đích danh Tiến và rất may là anh ta đã được cấp trên đồng ý cho dù dự án của bạn chưa phải là dự án được ưu tiên cao trong đơn vị tại thời điểm này. Tiến được đánh giá cao cả về mặt chuyên môn kỹ thuật và năng lực quản lý. Có lẽ anh được xếp vào một trong các kỹ sư giỏi nhất đơn vị. Tiến sẽ được biệt phái hoàn toàn cho dự án của bạn torng suốt thời gian diễn ra dự án. - Bình: Bắt đầu làm tại đơn vị hơn một năm trước đây và có thể hơi ủy mị. Người quản lý trực tiếp của Bình đặt rất nhiều hy vọng vào anh ta. Ông ta muốn đào tạo Bình qua việc tham gia vào dự án này. Bình cũng là người được biệt phái hoàn toàn cho dự án. - Cành: Cô đã làm việc ở tổ chức này được 20 năm và chưa bao giờ làm việc trong dự án trước đây của bạn. Cành cũng được biệt phái hoàn toàn cho dự án. - Giang: Anh ta đã làm việc ở đơn vị được 6 năm, nhưng cũng chưa bao giờ làm việc cùng dự án với bạn. Người quản lý của Giang nói với bạn rằng Giang sẽ chỉ dành nửa thời gian làm việc cho dự án của bạn cho đến khi nào anh ta hoàn thành công việc cần thiết của một dự án khác. Về mặt lý thuyết, Giang sẽ có khả năng làm việc hoàn toàn trong dự án của bạn sau 1 hoặc 2 tháng nữa. Giang cũng được đánh giá là một trong các nhân viên có khả năng của tổ chức. Ban quản lý mới thông báo cho bạn rằng sẽ không còn ai nữa cho vị trí thứ 5 trong dự án. Bạn sẽ phải tăng công việc cho các thành viên khác. Điều rõ ràng là khách hàng không hoàn toàn yên tâm và thoải mái với thực tế này. Trong các tình huống dưới đây, xin hãy chọn một câu trả lời mà bạn cho là tốt nhất. Xin lưu ý rằng các cá nhân này chỉ làm việc với bạn "tạm thời", họ sẽ làm việc "lâu dài" với những người quản lý trực tiếp trong đơn vị họ, cho dù hiện nay tất cả họ đang làm việc tại văn phòng dự án bạn. Tình huống 1: Các thành viên trong dự án đã được thông báo là có cuộc họp đầu tiên vào sáng hôm nay. Tất cả họ đã nhận được thư báo về địa điểm, thời gian của cuộc họp đầu tiên này. Tuy nhiên, họ chưa nhận được các thông tin chi tiết liên quan đến dự án trừ một điều là dự án sẽ kéo dài ít nhất là một năm. Đối với tổ chức bạn thì đây được xem là một dự án dài hạn. Chiến lược của bạn trong cuộc họp này nên là: A - Vì các thành viên trong nhóm dự án đã nhận thức rõ động lực của việc tham gia dự án này. (Nếu không, họ đã không được phân công vào dự án), do vậy, trong cuộc họp bạn chỉ đơn giản chào đón họ và phân công công việc. B - Phân tích và chỉ rõ những lợi ích mà nhóm dự án sẽ nhận được, qua đó tạo ra động lực khuyến khích các thành viên trong nhóm. Trong cuộc họp bạn hạn chế tối đa các thảo luận về chi tiết dự án. C - Bạn sẽ giải thích chi tiết về nội dung, yêu cầu của dự án và đề nghị các thành viên góp ý kiến. Bạn cố gắng khuyến khích mọi người đưa ra các giải pháp và có các quyết định mang tính tập thể. D - Cuộc họp này nên tập trung vào việc thảo luận và xác định các chi tiết về mặt kỹ thuật của dự án như: các yêu cầu, các tiêu chuẩn thực hiện, và những mong muốn về kết quả khi dự án hoàn thành. Đáp án Tình huống 1: A - Bạn có thể thực hiện giải pháp này trong trường hợp uy tín lãnh đạo của bạn được thể hiện rõ. Vì trước đây, ba người trong số những người tham gia dự án này chưa làm việc cho bạn, do vậy cần phải có một số hành động để thể hiện mình (0 điểm) B - Sự khuyến khích và động viên toàn nhóm sẽ rất có ích. Việc xây dựng nhóm cần phải được bắt đầu bằng việc chỉ ra cho nhân viên thấy họ sẽ có được những lợi ích như thế nào khi tham gia vào dự án. Thường thường, đây là phương pháp tiếp cận tốt nhất cho các dự án dài hạn (5 điểm) C - Đây là phương pháp tiếp cận tốt nhất nếu như mọi nhân viên đều hiểu rõ dự án. Tuy nhiên trong trương hợp này, không nên hy vọng quá nhiều vào sự đóng góp của nhân viên khi mới bắt đầu dự án (3 điểm) D - Cách tiếp cận theo kiểu này là quá mạnh, trong thời điểm này bạn nên nhấn mạnh vào việc xây dựng nhóm. Đối với các dự án dài hạn, trước tiên, mọi người nên có cơ hội để biết về những người cùng làm việc với mình (2 điểm) Tình huống 2: Bạn phát cho các thành viên trong nhóm mỗi người một bản copy của luận chứng kinh tế kỹ thuật của dự án (bản chính thức mang đấu thầu và đã thắng thầu) cùng một mẩu thư "mật" mô tả các giả định và những hạn chế mà bạn đã cân nhắc khi viết bản dự án đề xuất. Bạn đề nghị nhóm xem xét lại các tài liệu và chuẩn bị đưa ra các kế hoạc chi tiết thực hiện dự án vào cuộc họp vào ngày thứ hai tới. Trong cuộc họp xây dựng kế hoạch ngày thứ hai, bạn phát hiện ra rằng Tiến (người đã làm việc với bạn trước đây) đã thực hiện vai trò "chịu trách nhiệm" và làm một số công việc mà đáng ra thuộc trách nhiệm của người khác. Bạn nên: A - Không làm gì cả. Điều này có thể là một tình huống có lợi. Tuy nhiên, bạn muốn hỏi liệu các thành viên khác có muốn xem xét các kế hoạch của Tiến hay không. B - Hỏi riêng các thành viên trong nhóm dự án về cảm nhận của họ đối với hành của Tiến. Nếu họ có gì phàn nàn thì trao đổi lại với Tiến. C - Đề nghị các thành viên tự xây dựng lịch trình dự án và sau đó so sánh kết quả với nhau. D - Trao đổi riêng với Tiến về những tác động của các hành vi của anh ta đối với hoạt động lâu dài của nhóm dự án. Đáp án tình huống 2: A - Không làm gì cả. Không nên phản ứng quá mức. Bạn có thể cải thiện được hiệu suất công việc mà không làm tổn hại về mặt tinh thần. Trước tiên. Hãy xem xét những ảnh hưởng của Tiến đến toàn nhóm. Nếu các thành viên khác chấp nhận Tiến như là một người lãnh đạo không chính thức, vì trước đây anh ta đã làm việc cho bạn, thì kết quả có thể rất khả quan (5 điểm) B - Việc này có thể làm cho cả nhóm tin rằng có một vấn đề gì đó giữa bạn và Tiến, nhưng trong thực tế không có vấn đề gì cả (0 điểm) C - Điều này làm tăng năng suất công việc và sự cố gắng của mọi người và nó thể hiện khả năng lãnh đạo của bạn. Hiệu suất công việc có thể không giống nhau (2 điểm) D - Đây có thể là một quyết định vội vàng và có thể làm cho Tiến phản ứng quá mức và làm giảm hiệu suất làm việc (3 điểm) Tình huống 3: Nhóm của bạn đang gặp khó khăn trong việc đặt ra các lịch trình thực tế thỏa mãn các yêu cầu quan trọng của khách hàng. Họ luôn đưa ra các câu hỏi thích đáng và dường như là luôn có các quyết định đúng, song vẫn còn nhiều khó khăn. A - Bạn sẽ chẳng làm gì cả. Nếu nhóm của bạn tốt, cuối cùng rồi họ cũng giải quyết được vấn đề này. B - Khuyến khích các thành viên của nhóm tiếp tục công việc, và gợi ý với họ về một số giải pháp có thể. Sau đó để ho tự quyết định và giải quyết vấn đề này. C - Chủ động tham gia tích cực giúp nhóm giải quyết vấn đề. Giám sát chặt chẽ quá trình xây dựng kế hoạch cho đến khi hoàn thành. D - Nhận trách nhiệm về mình và trực tiếp giải quyết vấn đề cho nhóm. Bạn có thể sẽ phải tiếp tục định hướng họ Đáp án tình huống 3: A - Bạn có thể tạo sức ép cho các thành viên trong nhóm bằng cách để cho cả nhóm phải quá cố gắng. Động lực làm việc có thể bị ảnh hưởng và kết quả sẽ dẫn đến sự thất vọng hay không hài lòng (1 điểm) [...]... với các báo cáo hiện nay, song họ vẫn có thể có được thông tin sau khi thuyết phục cán bộ quản lý chức năng Bạn nên: A - Không làm gì cả Đây là cách mà cán bộ quản lý chức năng muốn thể hiện quyền lực Nhưng nhóm của bạn vẫn có thể lấy được các thông tin mà họ cần B - Yêu cầu các thành viên trong nhóm sử dụng các kỹ năng cá nhân trong việc thu thập thông tin ... 14: Một trong số các cán bộ quản lý chức năng yêu cầu bạn phải có đánh giá về những nhân viên của họ đang làm việc cho dự án của bạn (loại trừ các nhân viên của văn phòng dự án) Nhân viên văn phòng dự án của bạn thường xuyên làm việc gần gũi với các nhân viên của các bộ phận chức năng khác hơn bạn Bạn nên: A - Không thực hiện yêu cầu của các cán bộ quản lý các bộ phận chức năng vì đó không phải là công... trở sự sáng tạo Nhóm có thể sẽ để cho bạn làm tất cả mọi việc (0 điểm) Tình huống 4: Nhóm của bạn đã lập được một lịch trình lạc quan cho dự án Những người quản lý các bộ phận chức năng của Tổ chức đã xem xét lịch trình này và khẳng định rằng họ không thể giúp nhóm bạn thực hiện theo đúng tiến độ đề ra Tâm lý của nhóm bạn hiện đang rất nặng nề Họ đã mong đợi được chấp nhận những góp ý xây dựng chứ... B - Điều này có thể tạo ra sự chủ quan cho các thành viên trong nhóm và có thể là thảm họa khi mọi thành viên trong nhóm không có các nổ lực lớn C - Điều này rất có thể sẽ phá vỡ tinh thần làm việc tốt của nhóm, bởi vì họ có thể cho rằng chương trình họ đang thực hiện sẽ bị phá bỏ (3 điểm) D - Đây là toàn bộ trách nhiệm của người quản lý dự án Trong thực tế có những trường hợp thông tin không cần phải... viên của nhóm luôn hy vọng nhận được sự ủng hộ và ý kiến góp ý từ người quản lý dự án Làm nhu vậy, bạn sẽ củng cố được mối quan hệ với cả nhóm (5 điểm) C - Phương pháp tiếp cận này sẽ tốt nếu như có rất ít sự quan tâm của bạn Bạn cần phải để cho nhóm tự suy nghĩ, tìm ra giải pháp mà không cần có những hướng dẫn tiếp theo (4 điểm) D - Hành động này là quá sớm và nó có thể cản trở sự sáng tạo Nhóm có... hội tốt thì có thể sẽ ảnh hưởng đến các thành viên khác trong nhóm dự án Tình huống 16: Nhóm của bạn nói với bạn rằng một trong số các cán bộ quản lý sản xuất của bộ phận chức năng đã thực hiện việc kiểm soát chặt chẽ hoạt động của phòng ông ta và yêu cầu mọi thông tin phải thông qua ông Quy định này tồn tại hai năm qua Các thành viên trong nhóm dự án đã gặp rất nhiều phiền toái với các báo cáo hiện... thời điểm cả nhóm đang trông chờ vào sự lãnh đạo cứng rắn của bạn Hiệu quả của nhóm trong trường hợp này không phải là vấn đề quan trọng vì họ không thể giải quyết được mọi vấn đề (5 điểm) Tình huống 9: Những cố gắng thay đổi lịch trình của bạn đã thành công Các nhà quản lý chức năng đã có sự ủng hộ đầy đủ và bạn muốn mọi việc sẽ tiến hành theo đúng lịch trình này Bạn nên: A - Không làm gì cả Nhóm của... tất cả các công việc mà họ phải làm B - Cố gắng áp dụng một số hình thức khuyến khích cả bằng tiền và không bằng tiền cho nhóm của bạn (ví dụ: thưởng cho các nhà quản lý một số ngày nghỉ, hay tổ chức các buổi ăn tối cho cả nhóm) C - Thường xuyên có lời động viên cho các thành viên nhóm dự án và cùng chia sẻ các ý tưởng để rút ngắn thời gian của giai đoạn III D - Rõ ràng là trước đây vai trò lãnh đạo... Bạn nên: A - Không làm gì cả Nhóm dự án đã có được những khuyến khích rất lớn và họ sẽ tiến hành tốt mọi nhiệm vụ như trước đây B - Nhấn mạnh vào sức mạnh của nhóm và khuyến khích mọi người vượt qua khó khăn C - Sắn tay áo của bạn lên và giúp nhóm tìm ra được các giải pháp hợp lý Bạn có thể đưa ra một số gợi ý cần thiết D - Thể hiện vai trò lãnh đạo và giám sát chặt chẽ Nhóm của bạn sẽ tin tưởng vào... của bạn tới việc giúp đỡ anh ta tiến bộ (5 điểm) C - Đây không phải là vấn đề của nhóm Vì sao lại đề nghị nhóm làm công việc của chính bạn? Bạn nên trực tiếp giải quyết là tốt nhất (0 điểm) D - Như đã nói ở trên, đây là vấn đề của bạn, không phải là vấn đề của nhóm Bạn có thể hỏi ý kiến của nhóm, nhưng đừng có đề nghị nhóm làm công việc của bạn (0 điểm) Tình huống 7: Giang, người chỉ dành một nửa thời . Trắc nghiệm năng lực quản lý nhóm Sau loạt bài về kỹ năng phỏng vấn, một phần trong quản lý nhân sự dành cho các lãnh đạo. lãnh đạo cấp trung - hay còn gọi là Cán bộ quản lý nhóm trực tiếp, xin giới thiệu tiếp loạt bài về Kỹ năng quản lý nhóm dự án. Tài liệu training dành cho nhân