Việc áp dụng HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9001: 2008 (và nay là TCVN 9001: 2015) tại các cơ quan, đơn vị đã đem lại những hiệu quả khả quan, giúp cán bộ, công chức triển khai công việc và quản lý hồ sơ công việc một cách khoa học, rút ngắn thời gian xử lý các văn bản, giải quyết các TTHC nhanh chóng, đúng thời gian. Từng bước cải tiến phương thức làm việc, giảm tác động tiêu cực khi giải quyết các TTHC cho các tổ chức, công dân.
Trang 1ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐĂK R’LẤP
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ XÂY DỰNG, ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN ISO 9001:2015 TẠI UBND HUYỆN ĐẮK R’LẤP
Họ và tên tác giả:
Đồng tác giả:
Đơn vị công tác: Văn phòng HĐND-UBND huyện
Số điện thoại liên lạc:
Đăk R’lấp, tháng 11 năm 2020
Trang 2MỤC LỤC
1 Đặt vấn đề 2
2 Nội dung sáng kiến 3
2.1 Cơ sở lý luận 3
2.2 Thực trạng của vấn đề 4
2.3 Giải pháp thực hiện 5
2.4 Hiệu quả của sáng kiến 9
3 Kết luận và kiến nghị, đề xuất 9
3.1 Kết luận 9
3.2 Kiến nghị, đề xuất 10
Trang 31 Đặt vấn đề
Trong những năm vừa qua, Chính phủ đã có nhiều nỗ lực trong việc đẩy mạnh quá trình cải cách hành chính với mục đích nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước Ngày 20/6/2006, Thủ tướng Chính phủ đã ký ban hành Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước Đến ngày 05/3/2014, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định 19/2014/QĐ-TTg áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của cơ quan, tổ chức thuộc
hệ thống hành chính nhà nước, thay thế cho Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001, mô hình hệ thống quản lý chất lượng (dưới đây viết tắt là HTQLCL) được xác định như một công cụ quan trọng hỗ trợ cho các
cơ quan hành chính nhà nước trong việc chuẩn hóa các quá trình giải quyết công việc, cải tiến phương thức làm việc với mục tiêu hướng tới sự hài lòng của tổ chức, công dân có liên quan; xây dựng một HTQLCL vào hoạt động của cơ quan để giảm thiểu phiền hà, nhũng nhiễu, minh bạch hóa các quy trình giải quyết thủ tục hành chính
Việc áp dụng HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9001: 2008 (và nay là TCVN 9001: 2015) tại các cơ quan, đơn vị đã đem lại những hiệu quả khả quan, giúp cán bộ, công chức triển khai công việc và quản lý hồ sơ công việc một cách khoa học, rút ngắn thời gian xử lý các văn bản, giải quyết các TTHC nhanh chóng, đúng thời gian Từng bước cải tiến phương thức làm việc, giảm tác động tiêu cực khi giải quyết các TTHC cho các tổ chức, công dân Bên cạnh
đó, việc xây dựng và thực hiện các quy trình tác nghiệp giúp cho thủ trưởng cơ quan và cán bộ nắm vững hơn nội dung, yêu cầu và cách thức xem xét, xử lý công việc theo quá trình, xác định ranh giới trách nhiệm trong nội bộ cơ quan và giữa cơ quan với đơn vị bên ngoài, đảm bảo thực thi công vụ và xử lý công việc theo đúng quy định của pháp luật Qua đó, giúp đơn vị rà soát, đánh giá và xác định rõ hơn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ
Trang 4Việc áp dụng HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9001 còn là phương pháp để giám sát trên thực tế việc áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước HTQLCL là một trong những công cụ hỗ trợ đáng kể cho các
bộ phận và trách nhiệm cụ thể của từng cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan Việc công khai, minh bạch, cụ thể hóa quy trình, thủ tục giải quyết công việc theo yêu cầu của tổ chức và công dân Hồ sơ công việc của các đơn vị được
tổ chức thu thập, sắp xếp và lưu trữ khoa học Hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ hành chính công được nâng cao rõ rệt, từng bước tạo được lòng tin và sự hài lòng của người dân khi tới làm việc tại các đơn vị hành chính
Qua thực tiễn áp dụng ISO 9001 trong hoạt động quản lý nhà nước tại UBND huyện Đắk R’lấp đã mang lại hiệu quả thiết thực và phù hợp với đòi hỏi thực tế và xu thế của nền hành chính phát triển hiện đại Tuy nhiên, từ năm
2019, hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 phải chuyển đổi sang phiên bản ISO 9001:2015 Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là phiên bản mới nhất về Hệ thống quản lý chất lượng, ISO 9001: 2015 nêu bật tầm quan trọng của hoạt động các cơ quan nhà nước, những rủi ro liên quan và các yếu tố nội bộ và bên ngoài ảnh hưởng tới hoạt động quản lý nhà nước, đặc biệt trong công tác giải quyết thủ tục hành chính phục vụ người dân và doanh nghiệp
Nhằm nâng cao hiệu quả xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 tại UBND huyện, ngày từ đầu năm 2019, bản thân chúng tôi chủ
động tham mưu Ban chỉ đạo ISO thực hiện “Một số giải pháp nâng cao hiệu
quả xây dựng, áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 tại UBND huyện Đắk R’lấp”.
2 Nội dung sáng kiến
2.1 Cơ sở lý luận
Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg, ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính
Trang 5nhà nước; Thông tư số 26/2014/TT-BKHCN, ngày 10/10/2014 của Bộ Khoa học
và Công nghệ quy định chi tiết thi hành Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ; Quyết định số 101/QĐ-BKHCN, ngày 21/01/2019 của Bộ Khoa học và Công nghệ công bố Mô hình khung hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 cho các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước tại địa phương; Quyết định
số 930/QĐ-UBND, ngày 14/6/2018 của UBND tỉnh Đăk Nông về việc ban hành
Kế hoạch Xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của các cơ quan,
tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước tỉnh Đắk Nông giai đoạn 2018-2020
2.2 Thực trạng của vấn đề
Thực hiện áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001 tại UBND huyện đã tạo thói quen làm việc khoa học, hiệu quả Thông qua áp dụng hệ thống quản lý chất lượng đã nâng cao hiệu lực và hiệu quả công tác quản lý; tạo điều kiện thuận lợi cho lãnh đạo đơn vị điều hành công việc và thiết lập cơ chế giải quyết công việc rành mạch và thống nhất; cán bộ, công chức được phân công trách nhiệm xử lý công việc đúng người, đúng thẩm quyền
Nhờ đẩy mạnh hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn huyện trong thời gian qua đã góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý hành chính của các cơ quan Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng đã góp phần cải cách hành chính, kiểm soát việc thực hiện các thủ tục hành chính, làm giảm đáng kể hiện tượng nhũng nhiễu, gây phiền hà của cán bộ, công chức đối với người dân Chất lượng, hiệu quả cung cấp dịch vụ hành chính công được nâng cao
Tuy nhiên, thực tiễn trong quá trình triển khai xây dựng HTQLCL cho thấy, do cách tiếp cận và quản lý công việc tại các cơ quan, đơn vị còn mang tính sự vụ, chưa quen với cách tiếp cận và giải quyết công việc theo quá trình,
Trang 6do đó việc xây dựng và áp dụng HTQLCL tại một số đơn vị chưa thực sự gắn kết với hoạt động cải cách hành chính, dẫn đến hiệu quả của việc áp dụng HTQLCL còn chưa cao Các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan thường xuyên thay đổi, đặc biệt là các lĩnh vực môi trường, đất đai, đầu tư… nên khó khăn việc cập nhật, sửa đổi quy trình của HTQLCL
Bên cạnh đó, việc thay đổi thường xuyên các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động chuyên môn như thay đổi về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức trong cơ quan, đơn vị cũng gây ra nhiều khó khăn trong việc xác định phạm vi, đối tượng xây dựng, áp dụng HTQLCL …
2.3 Giải pháp thực hiện
a) Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến để nâng cao hơn nữa trách nhiệm của người đứng đầu các cơ quan, đơn vị và cán bộ, công chức trong việc tuân thủ các quy trình ISO Nâng cao trình độ chuyên môn bồi dưỡng kiến thức về ISO cho toàn bộ CBCC, người lao động
Nhận thức của CBCC, người lao động là một trong yếu tố đảm bảo sự lãnh đạo, sự thành công của việc áp dụng HTQLCT theo tiêu chuẩn ISO 9001
Do vậy việc tuyên truyền, phổ biến giáo dục, nâng cao trình độ chuyên môn, bồi dưỡng kiến thức về ISO cho toàn bộ CBCC, người lao động là điều hết sức cần thiết
Để áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 tại UBND huyện, đội ngũ CBCC của UBND huyện cần được đào tạo chuyên sâu về HTQLCL, nhất là công chức phụ trách đánh giá nội bộ, CBCC trực tiếp thực hiện việc áp dụng tiêu chuẩn ISO
b) Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát việc thực hiện Chính sách chất lượng, Mục tiêu chất lượng của UBND huyện, đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất
Để đảm bảo Chính sách chất lượng, Mục tiêu chất lượng thực hiện thống nhất trong toàn UBND huyện, Ban Lãnh đạo UBND huyện phải tăng cường công tác kiểm tra, giám sát các Phòng ban trực thuộc thông qua việc yêu cầu các
Trang 7đơn vị, Ban chỉ đạo ISO báo cáo tình hình thực hiện Mục tiêu chất lượng theo quý Thường xuyên chỉ đạo Văn Phòng tham mưu cho Lãnh đạo UBND huyện kiểm tra các đơn vị về việc thực hiện các công việc theo đúng quy trình đã ban hành
c) Tổ chức đánh giá nội bộ định kỳ hàng năm để sửa đổi, bổ sung, cập nhật kịp thời các văn bản quy phạm pháp luật, thủ tục hành chính vào các quy trình, và tiến hành hành động khắc phục, cải tiến, chính sách chất lượng
Công tác đánh giá chất lượng nội bộ cần được thực hiện 01 lần/năm, được thực hiện ở tất cả các phòng ban, bộ phận, trong mọi quy trình hoạt động của UBND huyện nhằm tìm ra những điểm không phù hợp và chưa phù hợp với hệ thống văn bản, cách thức quản lý, ý thức trách nhiệm của Ban Lãnh đạo, cán bộ công chức, người lao động; phát huy và nâng cao hơn nữa các tác động của những hoạt động này
Đồng thời tìm ra nguyên nhân và trách nhiệm đối với những điểm không phù hợp và những điểm chưa phù hợp, những vướng mắc trong quá trình hoạt động của UBND huyện để có những biện pháp khắc phục kịp thời Trong quá trình đánh giá nội bộ các chuyên gia đánh giá cần phân loại mức độ không phù hợp để lãnh đạo UBND huyện có thể dễ dàng nắm bắt tình hình và có biện pháp điều chỉnh phù hợp Lãnh đạo xem xét các báo cáo kết quả đánh giá chất lượng nội bộ đã thực hiện, đồng thời cùng với lãnh đạo các phòng ban, đơn vị được đánh giá đưa ra những phương hướng để thống nhất thực hiện khắc phục và cải tiến
d) Hoàn thiện việc chuyển đổi HTQLCL ISO 9001:2008 sang phiên bản ISO 9001:2015.
ISO 9001: 2015 nêu bật tầm quan trọng của hoạt động quản lý nhà nước tại UBND huyện; những rủi ro liên quan và các yếu tố nội bộ và bên ngoài ảnh hưởng tới hoạt động quản lý nhà nước, đặc biệt trong công tác giải quyết thủ tục hành chính phục vụ người dân và doanh nghiệp Phiên bản mới bắt buộc UBND
Trang 8huyện phải xem xét tình hình cụ thể chứ không phải mô tả một "công thức" về thiết kế một hệ thống quản lý QMS UBND huyện sẽ có được sự linh hoạt lớn hơn về lựa chọn cách thức áp dụng cũng như tài liệu cần thiết
Quá trình chuyển đổi Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 sang phiên bản mới 9001:2015 được triển khai theo các bước cơ bản dưới đây:
Bước 1: Chuẩn bị
Tìm hiểu về ISO 9001:2015: Tìm hiểu kỹ về ISO 9001:2015 và khả năng
áp dụng tại UBND huyện
Thành lập ban chỉ đạo ISO: Nhằm đảm bảo việc áp dụng ISO 9001:2015 hiệu quả và thông suốt, cần thành lập một Ban chỉ đạo Ban chỉ đạo gồm Lãnh đạo UBND huyện và các bộ phận nằm trong phạm vi áp dụng ISO 9001:2015 Phân rõ trách nhiệm của các thành viên trong Ban chỉ đạo ISO
Xác định bối cảnh tổ chức của UBND huyện, nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan, phạm vi của HTQLCL Việc đánh giá cần người có kiến thức
về ISO 9001:2015 thực hiện Xác định các công việc cần thực hiện để xây dựng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015
Lập kế hoạch chuyển đổi: Xây dựng một kế hoạch cụ thể, chi tiết để thực hiện việc xây dựng, áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015
Đào tạo: Bao gồm đào tạo nhận thức chung về ISO 9001:2015 cho người lao động và phương pháp xây dựng hệ thống văn bản cho những cá nhân thực hiện chức vụ quản lý về ISO 9001:2015
Bước 2: Lập hệ thống văn bản chất lượng
Xác định các hồ sơ, tài liệu cần thiết: Căn cứ trên thực trạng của UBND huyện và yêu cầu của ISO 9001:2015 về việc duy trì, lưu giữ “thông tin dạng văn bản”, xác định các hồ sơ, tài liệu, quy trình phải xây dựng mới hoặc sửa đổi cho phù hợp với yêu cầu; thiết lập các quy trình để chuẩn hóa cách thức thực hiện, kiểm soát các quá trình trong hệ thống
Trang 9Xây dựng hệ thống văn bản của HTQLCL: Xây dựng chính sách, mục tiêu chất lượng; và các quy trình cần thiết kèm theo các mẫu, biểu mẫu và hướng dẫn thực hiện
Bước 3: Áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015
Phổ biến, hướng dẫn áp dụng: Cần phổ biến, hướng dẫn áp dụng quy trình, tài liệu, những thay đổi cần thực hiện để áp dụng ISO 9001:2015 cho tất
cả cán bộ, công chức, người lao động
Ban hành và áp dụng HTQLCL vào thực tế: Chính thức áp dụng ISO 9001:2015 vào hoạt động tại UBND huyện Ban chỉ đạo ISO cần giám sát việc
áp dụng theo đúng chức năng, nhiệm vụ, và thủ tục được mô tả trong HTQLCL Xem xét và cải tiến các quy trình, tài liệu nhằm đảm bảo kiểm soát công việc một cách thuận tiện, hiệu quả
Bước 4: Đánh giá nội bộ
Đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ: Cử CBCC tham gia đào tạo chuyên gia đánh giá việc thực hiện ISO 9001:2015 tại Sở Khoa học và Công nghệ (đánh giá nội bộ)
Đánh giá nội bộ: Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ để đánh giá sự phù hợp của hệ thống và đề ra các hành động khắc phục đối với sự không phù hợp Đánh giá nội bộ cần được duy trì thường xuyên để đảm bảo luôn tuân theo các yêu cầu mà tiêu chuẩn đưa ra
Thực hiện hành động khắc phục, phòng ngừa sau mỗi lần đánh giá nội bộ Xem xét của lãnh đạo
Bước 5: Tiến hành công bố Hệ thống
Tổ chức công bố Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2015
Bước 6: Duy trì hệ thống sau khi công bố
Trang 10Hàng năm, xây dựng kế hoạch duy trì, áp dụng và cải tiến để đảm bảo HTQLCL tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và luôn có hiệu lực
2.4 Hiệu quả của sáng kiến
Sau khi áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, Cán bộ, công chức, người lao động đã tích cực hơn, chủ động hơn trong công việc, cùng phấn đấu vì mục tiêu chung của cơ quan, đơn vị Do có sự phân định trách nhiệm, quyền hạn rõ ràng giữa Lãnh đạo, CBCC trong giải quyết công việc vì được chuẩn hóa bằng các quy trình, giúp công chức hiểu rõ phương thức, cách thức giải quyết công việc đúng ngay từ đầu, kiểm soát nhất quán các quá trình cung cấp dịch vụ; đơn giản, công khai, minh bạch các TTHC; khắc phục hạn chế, làm theo thói quen, kinh nghiệm Nâng cao nhận thức của công chức từ tư duy “quản lý” sang tư duy “phục vụ”
Chất lượng, hiệu quả của hoạt động tác nghiệp sau khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đã được nâng lên, các hoạt động hợp lý hơn, hạn chế tình trạng tồn đọng hồ sơ giải quyết các yêu cầu của tổ chức, công dân như trước đây, hiện trạng sai sót trong khâu tiếp nhận, trả hồ sơ là rất thấp Thông qua HTQLCL, lãnh đạo đơn vị đã kiểm soát được tiến trình, hiệu quả công việc, đánh giá đúng năng lực công chức; về phía công chức, đã nâng cao tinh thần trách nhiệm đối với công việc, cải thiện thái độ khi tiếp xúc với các tổ chức, cá nhân và thực thi nhiệm vụ theo quy định của pháp luật, thông qua công việc được lãnh đạo đơn
vị đánh giá đúng năng lực và hiệu quả công việc được giao, cải thiện mạnh mẽ mối quan hệ giữa tổ chức, công dân và cơ quan hành chính nhà nước
3 Kết luận và kiến nghị, đề xuất
3.1 Kết luận
Thực tế có thể khẳng định HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 được
áp dụng tại UBND huyện Đăk R’lấp mang lại hiệu quả quản lý thiết thực trong hoạt động CCHC HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cho phép lãnh đạo