Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động công chứng qua thực tiễn tại quận gò vấp

Khái niệm về công chứng Công chứng theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng năm 2014 thì: “Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tín

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Tình hình nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Kết cấu khóa luận 4

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ VỀ CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC 5

1.1 Khái quát lịch sử hình thành và phát triển của pháp luật về công chứng, chứng thực ở nước ta 5

1.1.1 Thời kì Pháp thuộc đến trước Cách mạng tháng Tám năm 1945 5

1.1.2 Thời kì sau cách mạng tháng Tám năm 1945 đến năm 1991 5

1.1.3 Thời kì từ năm 1991 đến nay 6

1.2 Khái niệm về công chứng, chứng thực 8

1.2.1 Khái niệm về công chứng 8

1.2.2 Khái niệm về chứng thực 8

1.3 Đặc điểm và vai trò công chứng, chứng thực 9

1.3.1 Đặc điểm công chứng, chứng thực 9

1.3.2 Vai trò công chứng, chứng thực 11

1.4 Phân biệt hoạt động công chứng và hoạt động chứng thực 11

1.5 Một số quy định pháp luật về công chứng 15

1.5.1 Phạm vi công chứng 15

1.5.2 Công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng 16

1.5.3 Thủ tục công chứng 21

1.6 Một số quy định pháp luật về chứng thực 27

1.6.1 Thẩm quyền chứng thực 27

1.6.2 Thủ tục các loại việc chứng thực 28

ĐỘNG CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC QUA THỰC TIỄN TẠI QUẬN GÒ

VẤP 38

2.1 Thực trạng về hoạt động công chứng, chứng thực tại quận Gò Vấp Thành phố Hồ Chí Minh 38

2.1.1 Những bất cập trong quy định pháp luật về công chứng, chứng thực…… 38

2.1.2 Kết quả về hoạt động công chứng, chứng thực tại quận Gò Vấp, thành phố Hồ Chí Minh 41

2.1.3 Những bất cập trong hoạt động công chứng, chứng thực quận Gò Vấp 56

2.1.4 Nguyên nhân những xảy ra những bất cập trong hoạt động công chứng, chứng thực 59

2.2 Định hướng để nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý hoạt động công chứng, chứng thực 60

2.2 Giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động công chứng, chứng thực trên địa bàn quận Gò Vấp 61

TIỂU KẾT CHƯƠNG II 65

PHẦN KẾT LUẬN 67

TÀI LIỆU THAM KHẢO 69

PHỤ LỤC 71

Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường đại học đến nay, tôi đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy, Cô, gia đình và bạn

bè

Trước hết, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Thạc sĩ Vũ Anh Sao, người

đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình làm khoá luận

Tôi cũng xin chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trường Đại học Công nghệ Thành phố Hồ Chí Minh nói chung và quý Thầy, Cô của Khoa Luật nói riêng, đã truyền đạt cho tôi những kiến thức quý báu Từ đó, giúp tôi có được nền tảng kiến thức vững vàng, để phục vụ cho quá trình nghiên cứu khóa luận và cũng là hành trang quý báu, để tôi bước vào đời vững chắc và tự tin

Đồng thời, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Hội đồng chấm khóa luận Với kinh nghiệm còn nhiều hạn chế, khóa luận này không thể tránh được những thiếu sót, tôi rất mong nhận được sự chỉ bảo, ý kiến đóng góp của Hội đồng

để tôi có điều kiện bổ sung, giúp khóa luận hoàn thành tốt hơn

Sau cùng, tôi xin kính chúc quý Thầy, Cô thật dồi dào sức khỏe và giữ vững niềm tin, để tiếp tục thực hiện sứ mệnh cao đẹp của mình là truyền đạt kiến thức cho thế hệ mai sau

Tôi tên: Nguyễn Kim Phụng, MSSV: 1411270323

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học của bản thân tôi dưới sự hướng dẫn của Giảng viên hướng dẫn: Thạc sĩ Vũ Anh Sao Những vấn đề được trình bày trong khóa luận dựa trên kết quả nghiên cứu, tìm hiểu của tôi từ nhiều nguồn khác nhau: văn bản pháp luật, sách, báo, internet,…và từ thực tế tìm hiểu của bản thân tôi Những phần tham khảo được trích dẫn và có ghi rõ nguồn đầy

đủ

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 28 tháng 08 năm 2018

Sinh viên

Nguyễn Kim Phụng

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Nhận thức được tầm quan trọng cũng như vai trò của hoạt động công chứng, chứng thực đối với nền kinh tế - xã hội trong thời kỳ hội nhập phát triển kinh tế của nước ta hiện nay Cùng với mục tiêu, đến năm 2020 nước ta cơ bản trở thành nước công nghiệp theo hướng hiện đại, đặc biệt là trong mối quan hệ với cải cách thủ tục hành chính, cải cách tư pháp và thực hiện xã hội hóa một số lĩnh vực quản lý nhà nước; trong những năm qua, công tác công chứng, chứng thực luôn được các cấp, các ngành quan tâm, chỉ đạo Song hành với sự phát triển kinh tế - xã hội, nhu cầu giao dịch ngày càng tăng; hoạt động công chứng, chứng thực đã dần đi vào nề nếp

và có nhiều chuyển biến tích cực: trình tự, thủ tục chứng thực được niêm yết công khai, việc triển khai thực hiện đúng quy trình, thủ tục theo quy định pháp luật; tạo điều kiện thuận lợi cho các cá nhân, tổ chức khi có nhu cầu công chứng, chứng thực

Ngày 20 tháng 6 năm 2014, tại Kỳ họp thứ 7, Quốc hội khóa XIII đã thông qua Luật Công chứng số 53/2014/QH13, có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 1 năm 2015 Đồng thời, ngày 16 tháng 2 năm 2015 Chính Phủ đã ban hành Nghị định

số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch Việc ban hành Luật Công chứng năm 2014 và Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, đã tạo ra những điểm mới trong hoạt động công chứng, chứng thực Từ đó, công tác công chứng, chứng thực được các cấp, các ngành quan tâm chỉ đạo, thực hiện nghiêm túc

Tuy nhiên, cùng với sự phát triển của hoạt động công chứng, chứng thực thì trong những năm qua, tình trạng giả mạo cùng nhiều bất cập khác trong hoạt động này cũng ngày một tăng cao, rất nhiều vụ việc đã để lại những hậu quả nặng nề Thế nhưng, vẫn còn khá nhiều khó khăn trong việc phòng chống giả mạo công chứng, chứng thực

Về nguyên nhân tồn tại những hạn chế, bất cập trong hoạt động công chứng, chứng thực chủ yếu là: việc tiếp nhận hồ sơ, thẩm định công chứng, chứng thực các hợp đồng, giao dịch do cán bộ, công chứng viên không đủ trình độ chuyên môn thực hiện, dẫn đến nhiều hợp đồng công chứng, chứng thực không được lưu trữ hồ

sơ theo đúng quy định; năng lực, trình độ của một bộ phận cán bộ, công chứng viên làm công tác công chứng, chứng thực còn hạn chế Những hạn chế trên đã gây ra một số hậu quả đáng tiếc, một số trường hợp xảy ra mâu thuẫn, tranh chấp khiếu kiện gây mâu thuẫn, mất ổn định

Trong bối cảnh, hoạt động công chứng, chứng thực có nhiều cơ hội nhưng cũng tồn tại không ít khó khăn, thì hoạt động công chứng, chứng thực cần nắm bắt

cơ hội và vượt qua những thách thức để phát triển và hoàn thiện Hơn lúc nào hết, đội ngũ cán bộ, công chứng viên cần tiếp tục phát huy truyền thống, thế mạnh để lan tỏa kinh nghiệm cho nhau, phát huy vai trò của tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tăng cường đoàn kết sức mạnh để cùng nhau phát triển, cùng nhau thực hiện chức năng xã hội mà Nhà nước ủy nhiệm; bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch; phòng ngừa tranh chấp Góp phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức; ổn định và phát triển kinh tế - xã hội

Quận Gò Vấp là một quận nội thành thuộc thành phố Hồ Chí Minh, là một trong ba quận có tốc độ tăng dân số cơ học cao nhất thành phố Theo thống kê vào năm 2011 của Cục Thống kê Thành phố Hồ Chí Minh, dân số quận Gò Vấp là 561.068 người, vì vậy nhu cầu giao dịch là rất lớn Tuy nhiên, hoạt động công chứng, chứng thực trên địa bàn quận còn nhiều hạn chế, bất cập Vì vậy, tôi chọn đề

tài khóa luận "Thực trạng và giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động công chứng, chứng thực qua thực tiễn tại quận Gò Vấp" nhằm nêu lên thực trạng và

kiến nghị những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công chứng, chứng thực qua thực tiễn tại quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh

- Tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước ở nước ta hiện nay, Luận án tiến

sĩ của tác giả Dương Khánh

- Thẩm quyền của Ủy ban nhân dân trong lĩnh vực thực hiện các việc công chứng, luận văn thạc sĩ của tác giả Lê Thị Thúy

- Hoàn thiện pháp luật về công chứng, chứng thực ở Việt Nam hiện nay - lý luận và thực tiễn, Luận văn thạc sĩ của tác giả Tuấn Đạo Thanh

- Xã hội hóa công chứng ở Việt Nam hiện nay - một số vấn đề lý luận và thực tiễn, Luận văn thạc sĩ của tác giả Nguyễn Quang Minh năm 2009

- Quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực ở nước ta hiện nay và những vấn đề đặt ra, Đặng Văn Trường - Quản lý nhà nước - Học viện Hành chính Quốc gia số 1/2010

Các đề tài, công trình nghiên cứu trên đã nghiên cứu những vấn đề mang tính tổng thể hoặc những khía cạnh, phạm vi cụ thể khác nhau của hoạt động công chứng, chứng thực Nhưng đến nay, đa số chưa có nhiều công trình nghiên cứu nào

đi sâu vào thực trạng của cả về hoạt động công chứng lẫn chứng thực, đặc biệt trong phạm vi một địa phương cụ thể: quận Gò Vấp, thành phố Hồ Chí Minh

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng:

Trong các quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực tại Việt Nam

và thực trạng áp dụng những quy định pháp luật trên địa bàn quận Gò Vấp

- Phạm vi nghiên cứu:

 Về nội dung: Luật Công chứng số 53/2014/QH13 đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 7 thông qua ngày 20 tháng 6 năm 2014 và chính thức có hiệu lực từ ngày 01/01/2015; Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 2 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch và một số văn bản pháp luật có liên quan

 Về không gian: Quận Gò Vấp, thành phố Hồ Chí Minh

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp liệt kê: Liệt kê các số liệu nhằm phản ánh chi tiết về thực

trạng hoạt động công chứng, chứng thực

- Phương pháp so sánh: So sánh các số liệu qua từng thời kỳ, từ đó sẽ thấy

được nhu cầu thực tế và sự gia tăng của nhu cầu công chứng, chứng thực Đồng thời, so sánh quy định các văn bản pháp luật qua từng thời kỳ để tìm ra điểm tiến bộ

và những bất cập của pháp luật về công chứng, chứng thực Từ đó, đưa ra đánh giá khách quan, những đề xuất nhằm khắc phục những hạn chế, ảnh hưởng đến người dân So sánh sự khác nhau giữa công chứng và chứng thực nhằm có cái nhìn tổng quan hơn về sự khác biệt của hai hoạt động này

- Phương pháp phân tích: Phân tích cụ thể vào hoạt động công chứng, chứng

thực để thấy những mặt tích cực và tiêu cực tác động đến đời sống người dân Từ

đó, đưa ra nguyên nhân chủ quan và khách quan về những tác động trên

- Phương pháp điều tra khảo sát: Đi sâu vào tìm hiểu, cọ xác thực tế để nắm

được những tâm tư, nguyện vọng của người dân

5 Kết cấu khóa luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, nội dung của khóa luận gồm 2 chương như sau:

Chương 1: Những vấn đề về công chứng, chứng thực

Chương 2: Bất cập và giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động công chứng, chứng

thực qua thực tiễn tại quận Gò Vấp

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ VỀ CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC

1.1 Khái quát lịch sử hình thành và phát triển của pháp luật về công chứng, chứng thực ở nước ta

1.1.1 Thời kì Pháp thuộc đến trước Cách mạng tháng Tám năm 1945

Thời kì này, hoạt động chứng thực chưa xuất hiện ở nước ta, trong khi đó hoạt động công chứng đang dần hình thành, việc hình thành này phần lớn để thực hiện chính sách cai trị của Pháp tại Đông Dương và trên phạm vi cả nước Theo đó, nước ta thực hiện hoạt động công chứng thông qua việc sử dụng mô hình công chứng của Pháp, trong đó có các quy định như: công chứng viên (CCV) bắt buộc phải do Tổng thống Pháp bổ nhiểm và giữ chức vụ công chứng viên suốt đời, đồng thời CCV phải mang quốc tịch Pháp, hoạt động với tư cách là người thi hành công

vụ Nhìn chung, trong thời kì này hoạt động công chứng tuy đã xuất hiện ở nước ta nhưng chưa thật sự rõ nét và cũng chưa thật sự mang lại nhiều lợi ích cho người dân

1.1.2 Tiếp theo là thời kì sau cách mạng tháng Tám năm 1945 đến năm

1991

Cùng với hoạt động công chứng, hoạt động chứng thực của nước Việt Nam dân chủ cộng hòa chỉ được chính thức đặt nền móng từ sau Cách mạng tháng Tám thành công năm 1945, thời kì này trừ những quy định trái với chính thể Việt Nam dân chủ cộng hòa thì những quy định cũ về công chứng vẫn được áp dụng

Cùng với việc tập trung xây dựng Nhà nước kiểu mới, để phục vục cho nhu cầu về giao dịch dân sự của nhân dân, ngày 15 tháng 11 năm 1945 Hồ Chủ tịch đã thay mặt Chính phủ lâm thời của nước Việt Nam dân chủ cộng hòa ký Sắc lệnh 59/SL quy định về thể lệ thị thực các giấy tờ Hoạt động công chứng trong giai đoạn này nhìn chung không được phát triển vì sau khi Sắc lệnh 59/SL được ban hành thì việc triển khai thực hiện Sắc lệnh này còn mang nặng tính hình thức Mặt khác, do hoàn cảnh nước ta lúc bấy giờ đang trong giai đoạn chiến tranh, kinh tế chưa phát triển, nhà nước ta ngoài quốc doanh và tập thể thì không thực hiện chế độ các thành phần kinh tế khác, trong khi hoạt động công chứng lại rất cần các quan hệ sở hữu tư nhân Do vậy, nên các tổ chức công chứng không được thành lập trong giai đoạn này Sau đó, để tạo điều kiện cho các địa phương tiếp cận với hoạt động công chứng, Bộ tư pháp đã ban hành Thông tư số 858/QLTPK ngày 15 tháng 10 năm

1987 hướng dẫn thực hiện các việc làm công chứng, tại thời điểm này chủ thể duy nhất thực hiện công chứng là phòng công chứng Từ đó, các tỉnh thành trên cả nước đã lập ra các phòng công chứng và dần dần hình thành mạng lưới các phòng công chứng trên phạm vi cả nước

1.1.3 Sau cùng là thời kì từ năm 1991 đến nay

1.1.3.1 Thời kì từ năm 1991 đến trước khi Luật Công chứng năm

2006 được ban hành

Thời kì này, tình hình nước ta đã có nhiều thay đổi to lớn theo chiều hướng tích cực Theo đó, ngày 18 tháng 5 năm 1996 Chính phủ ban hành Nghị định số 31/CP về tổ chức và hoạt động của công chứng Nhà nước, theo đó phòng công chứng là thuộc Sở tư pháp với mục đích tạo nền tảng cho việc chuyên môn hóa hoạt động công chứng và giảm tải cho Ủy ban nhân dân (UBND)

Cùng với sự phát triển về kinh tế - xã hội, nhu cầu về các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại ngày càng tăng ngày 08 tháng 2 năm 2000 Chính phủ ban hành Nghị định 75/2000/NĐ-CP về công chứng, chứng thực; quy định về phạm vi của công chứng, chứng thực; tổ chức phòng công chứng, chứng thực; nguyên tắc hoạt động, trình tự thủ tục của việc công chứng, chứng thực; công tác chứng thực của UBND cấp huyện, thị xã thành phố thuộc tỉnh và UBND cấp xã, phường, thị trấn1 Đây được xem là Nghị định có nhiều điểm nhất mới so với các văn bản trước đây như: phân biệt rạch ròi giữa khái niệm công chứng và chứng, phạm vi công chứng, chứng thực rộng hơn, trình tự thủ tục cụ thể,…

Mặt khác, giai đoạn này những hạn chế, tiêu cực của hoạt động công chứng, chứng thực không những vẫn tồn tại như giai đoạn trước đây mà còn có xu hướng gia tăng Đồng thời, hoạt động chứng thực chưa khẳng định được vị trí độc lập của mình bên cạnh hoạt động công chứng Hoạt động chứng thực chữ ký người dịch vẫn được giao cho các Phòng Công chứng, các Phòng Tư pháp không có thẩm quyền này Hoạt dộng công chứng bản sao vẫn đổ dồn vào các Phòng Công chứng, trong khi đó số lượng các Phòng Công chứng lại rất hạn chế Trong khi đó, tình hình kinh

tế - xã hội của nước ta đã có chuyển biến mạnh mẽ, vượt bậc so với giai đoạn trước, nhu cầu công chứng, chứng thực của cơ quan, tổ chức, cá nhân ngày càng tăng Tuy nhiên, UBND cấp xã vẫn chưa được giao thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính làm cho tình trạng quá tải tại các Phòng công chứng ngày càng trầm trọng hơn

Như vậy, giai đoạn này hoạt động công chứng, chứng thực chưa thực hiện tốt vai trò của mình với tư cách là công cụ pháp lý hỗ trợ sự phát triển triển kinh tế - xã hội của đất nước Bởi việc pha trộn giữa hoạt động công chứng với hoạt động chứng thực đã dẫn tới tình trạng không phân biệt hành vi nào là hành vi mang tính dịch vụ,

1

Chính phủ (2000), Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 về công chứng, chứng thực

có thu phí hoặc lệ phí và hành vi nào là hành vi hành chính, là trách nhiệm của cơ quan hành chính phải phục vụ nhân dân Bên cạnh đó, các quy định về công chứng, chứng thực có phần đơn giản và chưa có văn bản hướng dẫn chi tiết về trình tự, thủ tục công chứng, chứng thực nên có thể nói hoạt động công chứng, chứng thực chưa

có tính chuyên môn cao

1.1.3.2 Giai đoạn từ khi Luật Công chứng năm 2006 và Nghị định số 79/2007/NĐ-CP được ban hành cho đến trước thời điểm Luật Công chứng năm

2014 và Nghị định số 23/2015/NĐ-CP được ban hành

Giai đoạn này, hoạt động công chứng, chứng thực ở nước ta đã có những bước ngoặc quan trọng thông qua việc ban hành một loạt các văn bản pháp luật Ngày 02 tháng 6 năm 2005 Nghị quyết số 49-NQ/TW về Chiến lược Cải cách tư pháp đến năm 2020 của Bộ Chính trị được ban hành, với mục đích tạo điều kiện cho công tác công chứng, chứng thực ở Việt Nam phát triển cả về chiều rộng và chiều sâu, phục vụ tốt hơn nhu cầu công chứng, chứng thực của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong xã hội Ngày 29 tháng 11 năm 2006, Quốc Hội đã thông qua Luật Công chứng năm 2006, cùng với việc ban hánh Luật Công chứng thì Chính phủ cũng đã đã ban hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký Những động thái trên của Nhà nước ta là cần thiết và kịp thời đáp ứng yêu cầu bức xúc của nhân dân

Việc ban hành Luật Công chứng năm 2006 và Nghị định số 79/2007/NĐ-CP

là phù hợp trong giai đoạn này, hoạt động công chứng và chứng thực đã có sự tách bạch, nhiệm vụ của hoạt động công chứng và chứng thực đã được phân biệt, phù hợp với tình hình nước ta Tuy nhiên, giai đoạn này nhiệm vụ của hoạt động công chứng và chứng thực vẫn có sự chồng chéo, chưa thể hoàn toàn phân định tách bạch bản chất của hai loại hoạt động này Nguyên nhân là do hiện nay mạng lưới tổ chức hành nghề công chứng chưa đủ để đáp ứng được nhu cầu của nhân dân trên địa bàn toàn quốc nên UBND cấp huyện, cấp xã tại một số địa bàn nơi chưa có tổ chức hành nghề công chứng hoặc có nhưng chưa đáp ứng được nhu cầu của người dân

1.1.3.3 Giai đoạn từ khi Luật Công chứng năm 2014 và Nghị định số 23/2015/NĐ-CP được ban hành cho đến nay

Sau quá trình thực hiện xã hội hóa hoạt động công chứng số lượng các tổ chức hành nghề công chứng và CCV ở nước ta đã tăng lên đáng kể, tình trạng quá tải tại các tổ chức hành nghề công chứng cũng không còn Cùng với đó, cơ chế xin - cho trước đây đã được thay thế bằng cơ chế dịch vụ, mà ở đó khách hàng được coi trọng, những tiêu cực trước đây trong hoạt động công chứng cũng dần được khắc phục Trước tình hình này, ngày 20 tháng 6 năm 2014 Quốc hội nước ta đã thông qua Luật Công chứng năm 2014 và đã giao trở lại cho tổ chức hành nghề công

chứng thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và thẩm quyền công chứng bản dịch Có thể nói, quy định này là hoàn toàn phù hợp với tình hình hiện nay, một mặt vừa tạo thêm một nơi để người dân lựa chọn, một mặt vừa tạo điều kiện cho các tổ chức hành nghề công chứng duy trì và nâng cao hiệu quả hoạt động

Còn với sự ra đời của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 2 năm

2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, thì về cơ bản hoạt động chứng thực vẫn được duy trì tại UBND cấp huyện, cấp xã, bên cạnh đó là hoạt động chứng thực bản sao, chữ ký tại tổ chức hành nghề công chứng Tuy nhiên, để đảm bảo phù hợp với điều kiện, năng lực của đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác chứng thực, việc chứng thực hợp đồng, giao dịch đã được đơn giản hóa, đặc biệt là giá trị pháp lý của hợp đồng, giao dịch được chứng thực Việc chứng thực hợp đồng, giao dịch theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP một mặt vừa làm giảm thủ tục, lệ phí cho người dân, mặt khác vẫn đảm bảo yêu cầu của pháp luật trong trường hợp giao dịch đó buộc phải có công chứng, chứng thực 2

1.2 Khái niệm về công chứng, chứng thực

Tìm hiểu khái niệm về công chứng, chứng thực ta có thể hiểu chung nhất về hoạt động công chứng, chứng thực như sau:

1.2.1 Khái niệm về công chứng

Công chứng theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng năm 2014

thì: “Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc

từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.”3

Nguyễn Thu Hương (2016), “Quá trình phát triển của hoạt động Chứng thực ở Việt

Nam”, Cổng thông tin điện tử của Bộ tư pháp trang thông tin hộ tịch, quốc tịch, chứng thực.

3

Khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng năm 2014

quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính

để chứng thực bản sao là đúng với bản chính "Chứng thực chữ ký" là việc cơ quan,

tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong

giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực “Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng

thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch

Như vậy, trải qua các thời kỳ đến nay, chưa có văn bản pháp luật nào đưa ra một khái niệm rõ ràng, bao quát được đúng bản chất của hoạt động chứng thực, mà chủ yếu đưa ra khái niệm chứng thực của một việc cụ thể nào đó Tuy nhiên, phân tích từ các khái niệm nêu trên thì có thể đưa ra một khái niệm chung nhất: Chứng thực là việc các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực xác nhận tính chính xác, tính có thực của các giấy tờ, văn bản, chữ ký của cá nhân, các sự kiện pháp lý, thông tin cá nhân để phục vụ trong các quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính…

1.3 Đặc điểm và vai trò công chứng, chứng thực

Thực tế trong thời gian qua, một số tổ chức, cơ quan do vô tình hoặc cố ý đã quy định quá sâu về nghiệp vụ công chứng, chứng thực, gây khó khăn cho việc thực hiện hai hoạt động này Đây là vấn đề mà những người làm công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật cần hết sức lưu ý để tránh dẫn tới sự chồng chéo, mâu thuẫn, khó áp dụng này Cụ thể: Thông tư số 15/2014/TT- BCA ngày 4/4/2014 của

Bộ Công an quy định về đăng ký xe đã quy định Giấy bán, cho, tặng xe phải có công chứng theo quy định của pháp luật về công chứng hoặc chứng thực của UBND cấp xã, phường, thị trấn đối với chữ ký của người bán, cho, tặng xe theo quy định

của pháp luật về chứng thực 4 Như vậy, các văn bản này đã quy định “lấn sân” sang lĩnh vực chứng thực, thay vì chỉ nên quy định giấy bán, cho, tặng xe phải có công

chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực thì Bộ

Công an đã quy định rõ việc chứng thực chữ ký trong Giấy bán, cho, tặng xe Trong khi đó, chức năng quản lý nhà nước về công tác chứng thực là thuộc Bộ Tư pháp

Tóm lại, để tránh tình trạng chồng chéo, mâu thuẫn như trên, các cá nhân, tổ chức có thẩm quyền xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật thuộc các chuyên ngành pháp luật nội dung có liên quan cần lưu ý vấn đề này Còn việc công chứng, chứng thực theo trình tự, thủ tục, cơ quan nào có thẩm quyền công chứng, chứng thực thì sẽ do pháp luật về công chứng, chứng thực quy định 5

1.3.1.2 Pháp luật về công chứng, chứng thực là nhịp cầu nối trong

hệ thống pháp luật của Việt Nam

Có thể nói, hệ thống pháp luật nước ta rất đa dạng, dù trong lĩnh vực nào của đời sống thì cũng được điều chỉnh bằng pháp luật: từ dân sự, đất đai, nhà ở, hợp đồng, giao dịch cho đến tuyển dụng, tuyển sinh,…Do đó có thể thấy, pháp luật về công chứng, chứng thực có mối liên hệ chặt chẽ với hầu như tất cả các văn bản khác trong hệ thống pháp luật, đặc biệt là pháp luật về về dân sự, đất đai, nhà ở, hôn nhân

và gia đình Vì vậy, việc công chứng, chứng thực luôn được đặt trong một quy trình thủ tục hành chính để thực hiện quyền của người dân, đảm bảo theo đúng quy định, tạo điều kiện để các giao dịch đó tiếp tục được các cơ quan có thẩm quyền thực hiện các bước tiếp theo Ví dụ như: chứng thực chữ ký người dịch để nộp hồ sơ kết hôn, xin việc, công chứng, chứng thực hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền để nhờ người khác giải quyết một việc cụ thể,…hoặc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch

để hoàn thành quy trình chuyển quyền sở hữu tài sản Vì vậy, trong đời sống dân sự

có bao nhiêu lĩnh vực con người phải tiếp cận tới, thì gần như có bấy nhiêu lĩnh vực

mà công chứng, chứng thực cũng phải tiếp cận

Về việc thực hiện các thủ tục hành chính, đặc biệt việc thực hiện các giao dịch về dân sự, đất đai, nhà ở,… cần tới công cụ không thể thiếu, đó là lòng tin, là

sự xác nhận Mà pháp luật về công chứng, chứng thực chính là công cụ pháp lý để đảm bảo lòng tin đó Đây là một công cụ cần thiết và hết sức quan trọng, công cụ này một mặt đảm bảo được lòng tin, ngăn ngừa sự lừa dối giữa các bên, mặt khác phòng ngừa tranh chấp, vi phạm pháp luật, góp phần ổn định xã hội; pháp luật về

4

Bộ Công an (2014), Thông tư số 15/2014/TT- BCA ngày 04 tháng 4 năm 2014 về đăng

ký xe đã quy định Giấy bán, cho, tặng xe

5

Nguyễn Thu Hương (2015), “Vị trí, vai trò của pháp luật chứng thực trong hệ thống pháp

luật Việt Nam”, Cổng thông tin điện tử của Bộ tư pháp trang thông tin hộ tịch, quốc tịch, chứng thực

công chứng, chứng thực cũng đang từng bước chuyển mình để tạo ra những công cụ hữu ích hơn, thuận tiện hơn 6

1.3.2 Vai trò công chứng, chứng thực

Công chứng, chứng thực vừa là công cụ đảm bảo an toàn pháp lý, phòng ngừa tranh chấp vừa là công cụ quản lý của Nhà nước trong một số lĩnh vực và tạo

lập và cung cấp chứng cứ cho hoạt động xét xử

Ví dụ trên thực tế, có rất nhiều trường hợp mua bán nhà chỉ qua giấy tờ viết tay, khi có tranh chấp xảy ra, hợp đồng này sẽ bị tòa án tuyên bố vô hiệu, người mua nhà có nguy cơ mất trắng cả nhà và tiền bạc, công sức bỏ ra Trong trường hợp này, nếu hợp đồng đó có công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật thì căn nhà hoàn toàn thuộc quyền sử dụng của người mua mà không lo ngại bị tranh chấp, và nếu có tranh chấp xảy ra thì sẽ được pháp luật bảo vệ Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ, những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là

vô hiệu

Hai hoạt động này là một loại hình dịch vụ công ích quan trọng, một thể chế không thể thiếu được của Nhà nước pháp quyền để đảm bảo giá trị pháp lý, sự

an toàn của các giao dịch nói trên Các văn bản công chứng, chứng thực bảo đảm sự

an toàn của các giao dịch, tạo nên sự yên tâm tin tưởng của người dân, hạn chế đến mức thấp nhất các tranh chấp có thể xảy ra Về phương diện Nhà nước cũng đảm bảo trật tự, kỷ cương, ổn định trong việc quản lý các giao dịch; từ đó cũng góp phần làm giảm đáng kể việc giải quyết tranh chấp luôn là gánh nặng của các cơ quan chức năng và giúp các cơ quan chức năng quản lý tốt hơn các hoạt động giao dịch

1.4 Phân biệt giữa hoạt động công chứng và hoạt động chứng thực

Công chứng và chứng thực là hai khái niệm, hai hoạt động hoàn toàn khác nhau Tuy vậy, đến nay vì một số lý do khác nhau nên vẫn tồn tại sự nhầm lẫn, đồng nhất hai hoạt động này với nhau, khiến cho quá trình tuyên truyền pháp luật về công chứng, chứng thực đến người dân gặp không ít khó khăn Ta có thể so sánh hoạt động công chứng và hoạt động chứng thực theo Luật Công chứng năm 2014 và Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thông qua Bảng 1.1 với một số tiêu chí sau:

6

Nguyễn Thu Hương (2015), “Vị trí, vai trò của pháp luật chứng thực trong hệ thống pháp

luật Việt Nam”, Cổng thông tin điện tử của Bộ tư pháp trang thông tin hộ tịch, quốc tịch, chứng thực

Bảng 1.1 So sánh hoạt động công chứng và hoạt động chứng thực

Khái niệm

“Là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản, tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại mà theo quy định pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.”7

Chứng thực là việc cơ quan

có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính, hoặc chứng thực chữ

ký trong các giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực Có 3 loại chứng thực:

- “Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan,

tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính

- Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực

- Chứng thực hợp đồng, giao dịch là việc cơ quan

có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu

7Khoản 1, Điều 2 Luật Công chứng năm 2014

điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.”8

Thẩm quyền

Do cơ quan bổ trợ tư pháp thực hiện

- Phòng công chứng (do UBND cấp tỉnh quyết định thành lập, là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở

Tư pháp, có trụ sở, con dấu

và tài khoản riêng)

- Văn phòng công chứng (do 02 công chứng viên hợp danh trở lên thànhlập theo loại hình tổ chức của công ty hợp danh, có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc

tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng

và các nguồn thu hợp pháp khác

Chủ yếu do cơ quan nhà nước thực hiện, bao gồm:

- Phòng Tư pháp quận, huyện

- UBND xã, phường

- Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh

sự và cơ quan khác được

ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam

ở nước ngoài

- Công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng

Theo đó, tùy từng loại giấy

tờ mà thực hiện chứng thực

ở các cơ quan khác nhau

Lưu ý: Thẩm quyền chứng

thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực

Các loại văn bản

Những hợp đồng, giao dịch

có liên quan tới nhà đất như việc chuyển nhượng đất, mua bán hay cho thuê nhà ở là những văn bản pháp luật yêu cầu phải có công chứng mới được công nhận giá trị pháp lý

Những văn bản không thuộc danh sách những văn bản bị cấm tại Điều 22 của Nghị định số 23/2015/NĐ-

CP đều có thể được chứng thực sao y bản chính Với việc chứng thực chữ ký, Chứng minh nhân dân và

Hộ chiếu có chữ ký xuất trình phải là thật, văn bản không thuộc loại văn bản bị cấm

8Điều 2, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP

(Xem khoản 4 Điều 22 và khoản 4 Điều 25 Nghị định

số 23/2015/NĐ-CP)

Bản chất

- Là hoạt động bổ trợ tư pháp: công chứng là hoạt động gắn liền với bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của các cá nhân, tổ chức khi tham gia các hợp đồng, giao dịch; đồng thời hỗ trợ,

bổ sung cho các hoạt động quản lý nhà nước và hoạt động tư pháp nên được xếp vào hoạt động bổ trợ tư pháp

- Bảo đảm nội dung của một hợp đồng, một giao dịch, công chứng viên chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch đó và qua việc bảo đảm tính hợp pháp để giảm thiểu rủi ro Đồng thời, mang tính pháp lý cao hơn

- Là hoạt động hành chính

tư pháp: Hoạt động chứng thực gắn chặt với vai trò của cơ quan hành chính nhà nước Quan hệ xã hội trong hoạt động chứng thực

là quan hệ mang tính chất hành chính nhà nước

- Chứng nhận sự việc, không đề cập đến nội dung

và chủ yếu chú trọng về mặt hình thức

Giá trị pháp lý

- Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng

- Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên

có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định pháp luật, trừ trường

- Bản sao được chứng thực

từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật

có quy định khác

- Chữ ký được chứng thực

có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực

đã ký chữ ký đó là căn cứ

để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản

hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác

- Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết,

sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu

- Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ được dịch

- Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên

đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân

sự, ý chí tự nguyện, chữ

ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch

Qua những thông tin được thể hiện trong Bảng 1.1, chúng ta có thể thấy công chứng bảo đảm nội dung của một hợp đồng, một giao dịch, trong đó công chứng viên chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch đó và qua việc bảo đảm tính hợp pháp để giảm thiểu rủi ro Còn chứng thực chỉ thực hiện đối với bản sao, đối với chữ ký trong các giấy tờ của người yêu cầu hay chứng thực sự việc và người chứng nhận không đề cập đến nội dung

Công chứng hợp đồng, giao dịch do cơ quan bổ trợ tư pháp (Phòng công chứng và Văn phòng công chứng) thực hiện Còn chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký do cả cơ quan bổ trợ tư pháp và cơ quan hành chính Nhà nước (UBND cấp xã, Phòng Tư pháp cấp huyện) thực hiện

1.5 Một số quy định pháp luật về công chứng

1.5.1 Về phạm vi công chứng

Theo quy định tại Điều 1 Luật Công chứng năm 2014 thì: “Luật này quy định về công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng, việc hành nghề công chứng, thủ tục công chứng và quản lý nhà nước về công chứng.” 9 Công chứng viên

được giao nhiệm vụ chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy

tờ, văn bản; việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật về chứng thực Bên cạnh đó, phạm vi công chứng theo quy định của Luật Công chứng năm 2014 được mở rộng hơn so với Luật Công chứng năm 2006 Theo đó, nhiệm vụ công chứng bản dịch được giao lại cho công chứng viên; công chứng viên chịu trách nhiệm về nội dung

9

Điều 1 Luật Công chứng năm 2014

bản dịch mà mình công chứng trước người yêu cầu công chứng chứng, người dịch

sẽ chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch trước công chứng viên Quy định này nhằm nâng cao chất lượng bản dịch, tạo điều kiện thuận lợi và bảo đảm quyền lợi của cá nhân, tổ chức có yêu cầu chứng nhận bản dịch, làm rõ mối quan

hệ giữa công chứng viên, người yêu cầu công chứng và người dịch

1.5.2 Công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng

1.5.2.1 Công chứng viên

Thứ nhất, về thời gian đào tạo công chứng: Luật Công chứng năm 2014 tăng

thời gian đào tạo công chứng từ 06 tháng lên 12 tháng

Thứ hai, về tiêu chuẩn công chứng viên: Luật Công chứng 2014 quy định

chặt chẽ hơn về tiêu chuẩn công chứng viên, quy định thời gian đào tạo nghề công chứng là mười hai tháng; quy định người được miễn đào tạo nghề công chứng phải tham gia khóa bồi dưỡng trước khi đề nghị bổ nhiệm, được giảm một nửa thời gian tập sự và cũng phải tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng; bổ sung quy định về bổ nhiệm lại; bổ sung một số quyền và nghĩa vụ đối với công chứng viên Cụ thể tại Điều 8 Luật Công chứng năm 2014 có quy định:

“Công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, có phẩm chất đạo đức tốt và có đủ các tiêu chuẩn sau đây thì được xem xét, bổ nhiệm công chứng viên:

4 Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng;

5 Bảo đảm sức khỏe để hành nghề công chứng.” 10

“1 Phòng công chứng do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập

2 Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng

Người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng là Trưởng phòng Trưởng phòng công chứng phải là công chứng viên, do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức

3 Tên gọi của Phòng công chứng bao gồm cụm từ “Phòng công chứng” kèm theo

số thứ tự thành lập và tên của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi Phòng công chứng được thành lập

4 Phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy Phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định thành lập Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.” 11

Về việc thành lập Phòng công chứng được quy định tại Điều 20 Luật Công chứng năm 2014 theo đó, cần phải căn cứ vào nhu cầu công chứng tại địa phương,

Sở Tư pháp xây dựng Đề án thành lập Phòng công chứng trình UBND cấp tỉnh xem xét, quyết định Đề án nêu rõ về sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện Trong thời hạn ba mươi ngày, kể từ ngày có quyết định thành lập Phòng công chứng, Sở Tư pháp phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi quyết định thành lập trong ba số liên tiếp về các nội dung như: Tên gọi, địa chỉ trụ sở của Phòng công chứng; số, ngày, tháng, năm quyết định thành lập và ngày bắt đầu hoạt động của Phòng công chứng; trong trường hợp UBND cấp tỉnh quyết định thay đổi tên gọi hoặc trụ sở của Phòng công chứng thì Sở Tư pháp phải đăng báo những nội dung thay đổi đó theo quy định tại khoản 2 Điều 20 Luật Công chứng năm 2014

đề án thành lập Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện; bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng

11

Điều 19 Luật Công chứng năm 2014

 Trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, UBND cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do

 Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập

 Nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng bao gồm tên gọi của Văn phòng công chứng, họ tên Trưởng Văn phòng công chứng, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng, danh sách công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và danh sách công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng của Văn phòng công chứng (nếu có)

 Hồ sơ đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng gồm đơn đăng ký hoạt động, giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng phù hợp với nội dung đã nêu trong đề án thành lập và hồ sơ đăng ký hành nghề của các công chứng viên hợp danh, công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng công chứng Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do

Ðây là một loại hình dịch vụ được khá nhiều khách hàng lựa chọn khi cần công chứng những hợp đồng có giá trị lớn và có mức độ quan trọng cao Để nâng cao tính cạnh tranh, các văn phòng công chứng đã áp dụng nhiều dịch vụ tiện ích, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng khi có nhu cầu công chứng, thực hiện lịch làm việc cả ngày thứ bảy và chủ nhật, làm việc theo yêu cầu của khách hàng, bảo đảm thuận lợi, an toàn, tiết kiệm thời gian Các tổ chức công chứng cũng thay đổi cung cách phục vụ theo hướng linh hoạt, thuận tiện, nhanh chóng hơn, để có được khách hàng và những phần việc cụ thể hơn Từ khi có các văn phòng công chứng, theo ý kiến của một số người dân thì họ không phải đi lại nhiều lần hay chờ lâu như trước nữa, mọi nhu cầu về công chứng giấy tờ hay làm bất cứ dịch vụ công chứng nào cũng được đáp ứng nhanh chóng Khi người dân có vấn đề không hiểu hoặc gặp rắc rối với hồ sơ đều được giải thích cặn kẽ, cán bộ lịch sự, niềm nở Ðó chính là những điểm khác biệt mà lâu nay các phòng công chứng nhà nước chưa làm được

Trước những chiều hướng tích cực, cũng như do nhu cầu công chứng, chứng thực ngày một lớn của người dân: Ngày 14/3/2018, UBND Thành phố đã có Công văn số 952/UBND-NCPC chấp thuận đề xuất của Sở Tư pháp về việc cho phép thành lập Văn phòng công chứng năm 2018: Cho phép thành lập 13 Văn phòng công chứng tại 13 quận (huyện) gồm quận 2, 3, 4, 9, 10, 11, Bình Thạnh, Bình Tân, Gò Vấp, Phú Nhuận, Tân Bình, Bình Chánh và Cần Giờ vào quý II năm 2018 [10] Cùng ngày, UBND Thành phố ban hành Quyết định số 987/QĐ-UBND ban

hành Quy định về tiêu chí và quy trình xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng năm 2018 trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh

Về quy hoạch tổ chức hành nghề công chứng: Dự thảo sửa đổi, bổ sung

Luật Công chứng theo hướng bỏ quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề

công chứng, việc bãi bỏ nội dung này là phù hợp Vì theo đó:

 Công chứng là nghề nghiệp đặc thù cần phải quản lý chặt chẽ chứ không phải là hoạt động kinh doanh thông thường, bởi lẽ văn phòng công chứng là tổ chức

bổ trợ tư pháp được điều chỉnh theo luật chuyên ngành là Luật Công chứng, không phải theo Luật Doanh nghiệp Công chứng trước đây là dịch vụ công do Nhà nước thực hiện, nay Nhà nước ủy quyền cho tư nhân làm và theo Luật Công chứng và pháp luật về tố tụng thì văn bản công chứng có giá trị chứng cứ những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh, Với tính chất đặc thù như vậy, cho nên hoạt động công chứng rất cần thiết phải quản lý chặt chẽ, bảo đảm chất lượng khi cho phép thành lập

 Luật Công chứng năm 2014 cũng đã có một số quy định về điều kiện thành lập Văn phòng công chứng Hiện nay, với điều kiện để thành lập văn phòng công chứng tương đối dễ dàng, số lượng các văn phòng công chứng đã tăng lên rất nhanh, kéo theo đó là một loạt các vấn đề phát sinh: sự cạnh tranh khốc liệt giữa các

tổ chức công chứng để tranh dành khách hàng, tăng doanh thu của Văn phòng công chứng Để lôi kéo khách hàng, nhiều tổ chức công chứng chấp nhận rủi ro, bỏ qua các nguy cơ về mặt pháp lý để linh động khi ký các hợp đồng giao dịch dân sự cho người dân và doanh nghiệp Khi đó, rủi ro về mặt pháp lý là rất lớn và cả tổ chức công chứng và người yêu cầu công chứng đều phải đối diện với những nguy cơ rủi

ro này

Hiện tượng công chứng viên bắt tay với người đi công chứng bằng việc công chứng viên chứng kiến việc mua bán, chuyển nhượng bất động sản nhiều lần nhưng chỉ đóng dấu nộp thuế một lần để giúp người mua trốn thuế khi ký kết các hợp đồng mua bán, chuyển nhượng bất động sản diễn ra ngày càng phổ biến Những quy định

về xử phạt vi phạm hành chính hiện nay cũng chưa có để xử lý vấn đề trên hoặc việc quy định tổ chức công chứng phải có trụ sở để hoạt động nhưng chưa có quy định cụ thể về diện tích trụ sở, hay thời gian hoạt động ổn định tại trụ sở, dẫn đến nhiều văn phòng công chứng thay đổi trụ sở liên tục hoặc có diện tích trụ sở chật hẹp 12

Trước yêu cầu cần thiết là bảo đảm lợi ích của nhà nước, người dân, doanh nghiệp trong việc giao quyền công chứng cho tổ chức hành nghề công chứng, phải đảm bảo chất lượng đầu vào khi cho phép thành lập Văn phòng công chứng để tránh thiệt hại, rủi ro cho người dân và doanh nghiệp Việc dự thảo giao cho Chính phủ quy định chi tiết các điều kiện phát triển tổ chức hành nghề công chứng, là rất cần thiết và phù hợp với tình hình hiện nay

1.5.2.3 Về những đối tượng được miễn đào tạo nghề công chứng

Bên cạnh việc kéo dài thời gian công tác thực tế đối với thẩm phán, kiểm sát

viên, điều tra viên, luật sư từ 3 năm lên 5 năm, Luật Công chứng năm 2014 cũng bổ

sung quy định những đối tượng được miễn đào tạo này phải tham gia khóa bồi dưỡng với thời gian là 3 tháng về kỹ năng hành nghề công chứng và Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng tại cơ sở đào tạo nghề công chứng trước khi đề nghị bổ nhiệm công chứng viên Cụ thể tại khoản 1 Điều 10 Luật Công chứng năm 2014

quy định các đối tượng được miễn đào tạo nghề công chứng như sau:

“Những người sau đây được miễn đào tạo nghề công chứng:

a) Người đã có thời gian làm thẩm phán, kiểm sát viên, điều tra viên từ 05 năm trở lên;

b) Luật sư đã hành nghề từ 05 năm trở lên;

c) Giáo sư, phó giáo sư chuyên ngành luật, tiến sĩ luật;

d) Người đã là thẩm tra viên cao cấp ngành tòa án, kiểm tra viên cao cấp ngành kiểm sát; chuyên viên cao cấp, nghiên cứu viên cao cấp, giảng viên cao cấp trong lĩnh vực pháp luật.” 13

1.5.2.4 Về chuyển nhượng văn phòng công chứng

Văn phòng công chứng đã hoạt động từ 02 năm trở lên, nếu có nhu cầu có thể chuyển nhượng cho các công chứng viên khác nếu công chứng viên đó đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên, cam kết hành nghề tại văn phòng nhận chuyển nhượng và cam kết sẽ kế thừa quyền, nghĩa vụ của văn phòng đó Đặc biệt, công chứng viên đã chuyển nhượng văn phòng công chứng thì không được phép tham gia thành lập văn phòng công chứng mới trong thời hạn 05 năm kể từ ngày chuyển nhượng

1.5.2.5 Về các hành vi công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng bị nghiêm cấm

Đáng lưu ý là không cho phép công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng mở chi nhánh, văn phòng đại diện, cơ sở, địa điểm giao dịch khác ngoài trụ

sở của tổ chức hành nghề công chứng; thực hiện các hoạt động sản xuất, kinh

13

Khoản 1 Điều 10 Luật Công chứng năm 2014

doanh, dịch vụ ngoài phạm vi hoạt động đã đăng ký; ép buộc người khác sử dụng dịch vụ của mình hay quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng về công chứng viên và tổ chức mình; công chứng viên cũng không được phép tham gia quản

lý doanh nghiệp ngoài tổ chức hành nghề công chứng; thực hiện hoạt động môi giới, đại lý; tham gia chia lợi nhuận trong hợp đồng, giao dịch mà mình nhận công chứng hay đồng thời hành nghề tại 02 tổ chức hành nghề công chứng trở lên hoặc kiêm nhiệm công việc thường xuyên khác

1.5.3 Về thủ tục công chứng

1.5.3.1 Quy trình chung khi công chứng hợp đồng, giao dịch

Bước 1: Công chứng viên trực tiếp tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ của người có yêu cầu

công chứng theo thứ tự Việc kiểm tra bao gồm cả kiểm tra hồ sơ có thuộc các trường hợp được phép giao dịch theo quy định của pháp luật hay không (theo thông tin, số liệu được lưu trữ tại Phòng Công chứng)

 Thứ nhất, trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết : CCV giải thích rõ lý do và từ chối tiếp nhận hồ sơ Trong trường hợp giữa người yêu cầu công chứng và công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng có tranh chấp liên quan đến hoạt động hành nghề công chứng thì các bên có quyền khởi kiện vụ việc

ra Tòa án để giải quyết tranh chấp đó

 Thứ hai, trường hợp hồ sơ thiếu: CCV ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung (phiếu ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và họ, tên của CCV tiếp nhận hồ sơ)

 Thứ ba, trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: CCV tiếp nhận hồ sơ

 Thứ tư, trường hợp công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn thì CCV xem xét hồ sơ, nếu phù hợp thì CCV chuyển đánh máy phần lời chứng

Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn

đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợp đồng, giao dịch là không có thật thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm

rõ được thì có quyền từ chối công chứng

Bước 2: CCV trực tiếp thực hiện hoặc chuyển chuyên viên nghiệp vụ để thực hiện

những việc cụ thể do CCV phân công, soạn thảo, đánh máy văn bản, hợp đồng

Bước 3: CCV hoặc chuyên viên nghiệp vụ hướng dẫn khách đọc, kiểm tra nội dung

bản hợp đồng Trường hợp khách có yêu cầu sửa đổi, bổ sung, CCV xem xét và thực hiện việc sửa đổi, bổ sung ngay trong ngày hoặc hẹn lại (thời gian hẹn lại: trong vòng 02 ngày làm việc) Nếu khách đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong hợp

đồng, CCV kiểm tra năng lực hành vi dân sự của khách, giải thích quyền, nghĩa vụ

và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng; hướng dẫn khách ký, điểm chỉ vào các bản hợp đồng trước mặt mình

Bước 4: CCV ký chứng nhận hợp đồng và chuyển hồ sơ cho Bộ phận thu phí

Bước 5: Khách chờ gọi tên nộp phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác

theo quy định và nhận hồ sơ đã được công chứng tại Bộ phận thu phí

- Thời hạn giải quyết hồ sơ: không quá hai ngày làm việc; đối với hợp đồng,

giao dịch yêu cầu công chứng phức tạp thì thời hạn công chứng không quá mười ngày làm việc

- Về thời điểm công chứng: Theo khoản 2 Điều 45 Luật Công chứng năm

2014 quy định: “Thời điểm công chứng phải được ghi cả ngày, tháng, năm; có thể ghi giờ, phút nếu người yêu cầu công chứng đề nghị hoặc công chứng viên thấy cần thiết Các con số phải được ghi cả bằng số và chữ, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.” 14

1.5.3.2 Quy trình công chứng văn bản thỏa thuận phân chia thừa

kế, khai nhận di sản

Bước 1: CCV trực tiếp tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ của người có yêu cầu công chứng

theo thứ tự

 Thứ nhất, trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết:

CCV giải thích rõ lý do và từ chối tiếp nhận hồ sơ Trong trường hợp giữa người yêu cầu công chứng và công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng có tranh chấp liên quan đến hoạt động hành nghề công chứng thì các bên có quyền khởi kiện

vụ việc ra Tòa án để giải quyết tranh chấp đó

 Thứ hai, trường hợp hồ sơ thiếu: CCV ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu

bổ sung (phiếu ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và

họ, tên của CCV tiếp nhận hồ sơ)

 Thứ ba, trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ : CCV tiếp nhận hồ sơ, hướng

dẫn khách đến Bộ phận thu phí để nộp tiền tạm ứng phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác theo quy định và cấp phiếu hẹn (phiếu hẹn ghi rõ ngày nhận hồ

sơ, thời gian, địa điểm hẹn ký văn bản và các lưu ý khác)

Bước 2: CCV trực tiếp hoặc Cán bộ nghiệp vụ thực hiện những việc cụ thể do CCV

phân công để chuẩn bị văn bản niêm yết; văn bản thỏa thuận phân chia di sản hoặc văn bản khai nhận di sản CCV ký văn bản niêm yết và giao cho bộ phận đã được phân công của Phòng Công chứng đi niêm yết tại trụ sở UBND cấp xã Việc niêm yết phải có sự xác nhận của đại diện UBND cấp xã nơi thường trú hoặc tạm trú của người để lại di sản

14

Khoản 2 Điều 45 Luật Công chứng năm 2014

Trường hợp nơi niêm yết ngoài thành phố Hồ Chí Minh, CCV gửi văn bản niêm yết bằng đường công văn cho UBND cấp xã nơi niêm yết

Bước 3: Người có yêu cầu công chứng đến Phòng Công chứng theo phiếu hẹn

 Thứ nhất, trường hợp có khiếu nại, tố cáo, cán bộ nghiệp vụ hướng dẫn người có yêu cầu công chứng gặp CCV để được giải thích, hướng dẫn (tùy theo nội dung khiếu nại, tố cáo)

 Thứ hai, trường hợp không có khiếu nại, tố cáo, cán bộ nghiệp vụ hướng

dẫn khách đọc, kiểm tra nội dung văn bản khai nhận di sản hoặc thỏa thuận phân chia di sản.Trường hợp khách có yêu cầu sửa đổi, bổ sung văn bản thì CCV xem xét

và thực hiện việc sửa đổi, bổ sung ngay trong ngày hoặc hẹn lại (thời gian hẹn lại :

02 ngày làm việc) Nếu khách đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong văn bản, CCV kiểm tra năng lực hành vi dân sự của khách, giải thích quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng; hướng dẫn khách

ký, điểm chỉ vào văn bản trước mặt mình

 Thứ ba, trường hợp công chứng văn bản khai nhận di sản hoặc thỏa thuận phân chia di sản đã được soạn thảo sẵn: CCV xem xét văn bản, nếu phù hợp thì CCV chuyển đánh máy phần lời chứng

Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu trong dự thảo văn bản khai nhận di sản hoặc thỏa thuận phân chia di sản có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của văn bản không phù hợp với thực tế thì CCV phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng

Bước 4: CCV ký chứng nhận văn bản và chuyển hồ sơ cho Bộ phận thu phí

Bước 5: Khách chờ gọi tên nộp phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác

theo quy định và nhận lại hồ sơ đã được công chứng tại Bộ phận thu phí

- Thời hạn giải quyết hồ sơ: 20 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ (gồm 05 ngày

chuẩn bị hồ sơ niêm yết, 15 ngày niêm yết)

1.5.3.3 Quy trình cấp bản sao văn bản công chứng

Bước 1: Bộ phận được phân công tiếp nhận Phiếu yêu cầu cấp bản sao văn bản

công chứng Kèm theo Phiếu yêu cầu phải có bản photocopy giấy chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ tuỳ thân khác của người yêu cầu đã được cán bộ tiếp nhận kiểm tra, đối chiếu bản chính

Người có quyền yêu cầu cung cấp bản sao là: người tham gia hợp đồng, giao dịch; người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng; các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản việc cung cấp

hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng

Bước 2: Lãnh đạo Phòng công chứng xem xét, trường hợp xét thấy không có cơ sở

để cấp bản sao văn bản công chứng thì Trưởng Phòng ghi rõ lý do không cấp Trường hợp đồng ý cấp bản sao thì Trưởng phòng chuyển phiếu yêu cầu sao lục cho

Bộ phận lưu trữ thực hiện Cán bộ lưu trữ photocopy văn bản công chứng từ hồ sơ lưu trữ, trình Trưởng phòng ký chứng nhận bản sao và chuyển Bộ phận thu phí

Bước 3: Khách nộp phí công chứng, thù lao công chứng theo quy định và nhận bản

sao văn bản công chứng tại Bộ phận thu phí;

- Thời hạn giải quyết hồ sơ: ngay trong ngày tiếp nhận yêu cầu

1.5.3.4 Một số quy trình thực hiện công chứng riêng:

- Một là, công chứng ngoài trụ sở:

Trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu không thể đi lại được, người bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của cơ quan công chứng, thì việc công chứng được thực hiện tại chỗ ở hoặc nơi có mặt của người yêu cầu công chứng

Trình tự công chứng ngoài trụ sở như sau :

Bước 1: CCV trực tiếp tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ xin công chứng ngoài trụ sở Hồ sơ

gồm đơn yêu cầu công chứng ngoài trụ sở nêu rõ lý do yêu cầu công chứng ngoài trụ sở, văn bản dự thảo về nội dung giao dịch (di chúc, hợp đồng…) và các giấy tờ liên quan đến giao dịch

 Thứ nhất, trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết: CCV giải thích rõ lý do và từ chối tiếp nhận hồ sơ Nếu khách đề nghị từ chối bằng văn bản CCV báo cáo Trưởng Phòng xin ý kiến và ký văn bản trả lời Thời hạn trả lời:

03 ngày làm việc kể từ ngày có yêu cầu

 Thứ hai, trường hợp hồ sơ thiếu: CCV ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung (phiếu ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và họ, tên của CCV tiếp nhận hồ sơ)

 Thứ ba, trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: CCV tiếp nhận hồ sơ, báo cáo Trưởng phòng; Tuỳ thuộc tình hình công tác của Phòng, Trưởng Phòng chấp thuận hoặc phân công CCV khác thực hiện việc công chứng ngoài trụ sở CCV được phân công hướng dẫn khách đến Bộ phận thu phí để nộp tiền tạm ứng theo quy định, cấp phiếu hẹn cho khách (trong phiếu hẹn ghi rõ ngày nhận hồ sơ, ngày hẹn công chứng ngoài trụ sở và các lưu ý khác) và chuyển hồ sơ cho cán bộ nghiệp vụ

Bước 2: CCV trực tiếp thực hiện hoặc chuyển chuyên viên nghiệp vụ thực hiện

những việc cụ thể do CCV phân công để chuẩn bị hồ sơ công chứng

Bước 3: Theo phiếu hẹn, CCV đến nơi công chứng ngoài trụ sở CCV kiểm tra

năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng, giải thích quyền, nghĩa vụ

và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu qủa pháp lý của việc công chứng, cho họ đọc dự thảo văn bản công chứng, nếu nội dung văn bản thể hiện đúng ý chí của họ thì hướng dẫn họ ký, điểm chỉ vào văn bản; Trường hợp người yêu cầu công chứng yêu cầu sửa đổi, bổ sung văn bản và có điều kiện để thực hiện việc sửa đổi,

bổ sung ngay tại chỗ thì CCV xem xét và thực hiện việc sửa đổi, bổ sung; nếu không thì hẹn lại (thời gian hẹn lại : 02 ngày làm việc)

Bước 4: CCV ký chứng nhận văn bản công chứng

Bước 5: Văn bản công chứng được đóng dấu và nộp phí công chứng, thù lao công

chứng và chi phí khác theo quy định tại Bộ phận thu phí của Phòng Công chứng Văn bản công chứng ngoài trụ sở phải ghi rõ thời gian và địa điểm thực hiện việc công chứng

+ Thời hạn giải quyết hồ sơ: từ hai đến mười ngày làm việc kể từ ngày nhận

quy định tại khoản 2 Điều 47: “Trường hợp người yêu cầu công chứng không đọc được, không nghe được, không ký, điểm chỉ được hoặc trong những trường hợp khác do pháp luật quy định thì việc công chứng phải có người làm chứng Người làm chứng phải là người từ đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến việc công chứng Người làm chứng do người yêu cầu công chứng mời, nếu người yêu cầu công chứng không mời được thì công chứng viên chỉ định.” 15

Trường hợp người yêu cầu công chứng không thông thạo tiếng Việt thì phải

có người phiên dịch Cơ quan công chứng phải hướng dẫn và giải thích cho người

có yêu cầu công chứng về việc phải có người làm chứng và người phiên dịch cũng như các điều kiện có liên quan theo quy định của pháp luật Người yêu cầu công chứng được tự mời người làm chứng, người phiên dịch, nếu họ không mời được thì CCV chỉ định người làm chứng

- Ba là, sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng theo yêu cầu của các bên giao kết hợp đồng:

15

Khoản 2 Điều 47 Luật Công chứng năm 2014

Một trong các bên giao kết hợp đồng có thể yêu cầu Phòng Công chứng sửa

lỗi kỹ thuật trong văn bản đã được công chứng

Bước 1: Người có yêu cầu sửa văn bản công chứng thì nộp văn bản đã công chứng

(bản chính) kèm các giấy tờ liên quan chứng minh cho yêu cầu sửa lỗi kỹ thuật tại phòng làm việc của các CCV Sau khi đối chiếu với lỗi cần sửa với các giấy tờ trong hồ sơ công chứng, CCV thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật theo các bước kế tiếp hoặc cấp phiếu hẹn cho khách (trong phiếu hẹn ghi rõ ngày nhận hồ sơ, ngày hẹn trả kết qủa và các lưu ý khác) Trong trường hợp từ chối, CCV giải thích rõ lý do

Bước 2: CCV trình Phiếu đề nghị cho lãnh đạo Phòng cho lục hồ sơ lưu trữ Sau khi

có ý kiến chấp thuận của Lãnh đạo Phòng, CCV yêu cầu bộ phận lưu trữ lục hồ sơ gốc lưu có liên quan để kiểm tra, đối chiếu

Khi sửa lỗi kỹ thuật do sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in ấn thì CCV gạch chân chỗ cần sửa, sau đó ghi chữ, dấu hoặc con số đã được sửa vào bên lề kèm theo chữ ký của mình và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng Việc sửa lỗi

kỹ thuật trong văn bản công chứng phải được thực hiện cùng lúc trên văn bản cấp cho người yêu cầu và bản gốc lưu trữ tại Phòng Công chứng

Bước 3: Theo phiếu hẹn khách đến phòng làm việc của CCV nơi đã nộp hồ sơ để

nhận kết quả

+ Thời hạn giải quyết hồ sơ: giải quyết ngay trong ngày, trường hợp cần thiết

phải kiểm tra xác minh lại thì thời gian giải quyết không quá hai ngày làm việc kể

từ ngày nhận hồ sơ

Từ những quy định trên của Luật Công chứng năm 2014, chúng ta có thể nhìn nhận một cách khách quan hơn về trách nhiệm của CCV đối với việc công chứng hợp đồng, giao dịch Bởi vì, CCV là người kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ, xem xét hồ sơ nếu thấy đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì mới thụ lý Những hồ sơ có vấn đề chưa rõ, hoặc thấy việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng, nghi ngờ vê đối tượng của hợp đồng, giao dịch là không có thật thì công chứng viên phải đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc công chứng viên phải xác minh hoặc yêu cầu giám định

Cần phải nói thêm rằng, trách nhiệm của công chứng viên đối với hợp đồng, giao dịch không chỉ có những điểm đã nêu trên mà còn liên quan đến nhiều vấn đề khác như: nếu văn bản công chứng có lỗi về kỹ thuật như sai sót do đánh máy, do ghi chép, do in ấn mà làm ảnh hưởng đến quyền, lợi ích của người tham gia hợp đồng, giao dịch thì công chứng viên là người thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật đó Việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch đã có sự thoả thuận, cam kết của tất cả những người tham gia hợp đồng, giao dịch thì phải được công chứng

Đối với việc công chứng di chúc, nếu công chứng viên phát hiện thấy việc lập di chúc có dấu hiệu bị lừa dối, đe doạ, cưỡng ép hoặc nghi ngờ người lập di chúc bị bệnh tâm thần hay bị bệnh khác mà không thể làm chủ được hành vi của mình thì công chứng viên có quyền từ chối hoặc theo đề nghị của người lập di chúc tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định Trách nhiệm của công chứng viên trong việc công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản là phải kiểm tra để xác định người để lại di sản đúng là người có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản

và những người yêu cầu công chứng đúng là người được hưởng di sản Trong khi, kiểm tra thấy chưa rõ hoặc có căn cứ cho rằng việc để lại di sản và hưởng di sản là không đúng pháp luật thì phải từ chối công chứng hoặc phải tiến hành xác minh

Ngoài ra, để phòng tránh sự lạm dụng quyền hạn của công chứng viên làm ảnh hưởng đến sự công bằng và sai phạm khi thực hiện nhiệm vụ công chứng, Luật Công chứng năm 2014 đã có quy định nghiêm cấm một số hành vi đối với công chứng viên như: không được tiết lộ thông tin về nội dung công chứng mà mình biết được khi hành nghề, không được sử dụng thông tin đó để xâm hại quyền, lợi ích hợp pháp của người khác; không được nhận hoặc đòi hỏi bất kỳ một khoản tiền, lợi ích nào khác ngoài phí công chứng, thù lao công chứng khi đã được thoả thuận; không được thực hiện công chứng khi mục đích và nội dung hợp đồng, giao dịch trái với đạo đức xã hội, vi phạm pháp luật Công chứng viên không được công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân và gia đình,

1.6 Một số quy định của pháp luật về chứng thực

1.6.1 Thẩm quyền chứng thực

1.6.1.1 Phòng Tư pháp

Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản; chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài; chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản; chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản

1.6.1.2 Ủy ban nhân dân cấp xã, phường

Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch; chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản; chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai; chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở; chứng thực di

chúc; chứng thực văn bản từ chối nhận di sản; chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản, đất đai và nhà ở

1.6.1.3 Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài

Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản; chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài; chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản

1.6.1.4 Công chứng viên

Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch

1.6.2 Thủ tục các loại việc chứng thực

1.6.2.1 Chứng thực bản sao từ bản chính

“Người yêu cầu chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính

hợp lệ, hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao; không được yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 của Nghị định này Người thực hiện chứng

Theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP

“Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là

chứng thực sẽ phối hợp với Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao xác định cụ thể danh mục các nước được miễn hợp pháp hóa lãnh sự và sẽ thông báo cho các địa phương

“Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan,

- Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính được tiến hành thực hiện như sau:

Một là: Yêu cầu xuất trình bản chính giấy tờ làm cơ sở chứng thực

Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ

sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có

đi, có lại

Hai là: Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ

quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp

cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp

Ba là: Tiến hành chứng thực

Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì thực hiện chứng thực như sau: ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định; ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực

Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai

Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực

- Địa điểm chứng thực bản sao từ bản chính

Căn cứ theo quy định tại Điều 10 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì:

“1 Việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực, trừ trường hợp chứng thực di chúc, chứng thực hợp đồng, giao dịch,

chứng thực chữ ký mà người yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể đi lại được, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác

2 Khi thực hiện chứng thực phải ghi rõ địa điểm chứng thực; trường hợp chứng thực ngoài trụ sở phải ghi rõ thời gian (giờ, phút) chứng thực

3 Cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải bố trí người tiếp nhận yêu cầu chứng thực các ngày làm việc trong tuần; phải niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian giải quyết và lệ phí, chi phí chứng thực tại trụ sở của

cơ quan, tổ chức.”19

Khi thực hiện chứng thực phải ghi rõ địa điểm chứng thực; trường hợp chứng thực ngoài trụ sở phải ghi rõ thời gian (giờ, phút) chứng thực Cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải bố trí người tiếp nhận yêu cầu chứng thực các ngày làm việc trong tuần; phải niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian giải quyết và lệ phí, chi phí chứng thực tại trụ sở của cơ quan, tổ chức

- Trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính

Theo quy định Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì có 6 bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao, gồm:

Một là, bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ Hai là, bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung

Ba là, bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc

không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp

Bốn là, bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền,

kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức;

vi phạm quyền công dân

Năm là, bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp,

công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định

Sáu là, giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng

dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền

- Thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính

“Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ; trừ trường hợp quy định tại các Điều 21, 33 và Điều 37 của

19

Điều 10 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP

Nghị định này.” 20 Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn quy định tại Điều 7 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực

1.6.2.2 Chứng thực chữ ký

Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản mà mình ký để yêu cầu chứng thực chữ ký; không được yêu cầu chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản có nội dung quy định tại khoản 4 Điều 22

và khoản 4 Điều 25 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký của người yêu cầu chứng thực trong

giấy tờ, văn bản (Điều 23) “Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp

nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp

điều kiện quy định tại Khoản 2 Điều này thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký

Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại khoản 1, 2 và 3 Điều 24 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP cũng được áp dụng đối với các trường hợp: chứng thực chữ

ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản; chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân; chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật; chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản (khoản 4 Điều 24)

- Thủ tục chứng thực chữ ký

Theo quy định tại Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ ngày

16 tháng 2 năm 2015, Về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, thủ tục chứng thực chữ ký được quy định như sau:

Một là, người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy

tờ sau đây: Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc

Hộ chiếu còn giá trị sử dụng; giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký

20

Điều 7 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP

Hai là, người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu

thấy đủ giấy tờ theo quy định tại Khoản 1 điều này, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 25 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP:

“1 Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình

2 Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo

3 Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định này

4 Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp quy định tại Điểm d Khoản 4 Điều 24 của Nghị định này hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác.” 22 thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt và thực hiện chứng thực như sau: Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;

ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai

Ba là, đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết

quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định tại Khoản 2 điều này thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực

Bốn là, thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại khoản 1, 2 và 3 điều này cũng

được áp dụng đối với các trường hợp sau đây: Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản; chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân; chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật; chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản

nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực

1.6.2.3 Người dịch và việc chứng thực chữ ký người dịch

“Người dịch phải chịu trách nhiệm trước khách hàng, trước cơ quan thực hiện chứng thực về tính chính xác của nội dung bản dịch; không được dịch những giấy tờ, văn bản quy định tại Điều 32 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP để yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính

Theo quy định tại khoản 1 Điều 30 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP

- Cộng tác viên dịch thuật:

 Người có đủ tiêu chuẩn, điều kiện theo quy định tại Điều 27 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP được làm cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp trong phạm vi cả nước Phòng Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra tiêu chuẩn, điều kiện của cộng tác viên dịch thuật và lập danh sách cộng tác viên dịch thuật của Phòng, báo cáo Sở Tư pháp phê duyệt

 Trên cơ sở danh sách cộng tác viên dịch thuật đã được Sở Tư pháp phê duyệt, Phòng Tư pháp niêm yết công khai tại trụ sở của Phòng Tư pháp để tạo điều kiện thuận lợi cho người yêu cầu chứng thực trong việc liên hệ với người dịch Người không phải là cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp nhưng có đủ tiêu chuẩn, điều kiện của người dịch theo quy định tại Điều 27 thì có quyền tự dịch giấy tờ, văn bản phục vụ mục đích cá nhân và yêu cầu chứng thực chữ ký trên bản dịch (khoản 2 Điều 31)

- Người dịch và việc chứng thực chữ ký người dịch:

Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 158/2015/TTLT-BTC-BTP trong hai trường hợp là: Người dịch là cộng tác viên của Phòng Tư pháp và người không phải là cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp mà tự dịch giấy tờ, văn bản phục vụ mục đích cá

nhân.Trang đầu tiên của bản dịch phải được ghi rõ chữ "BẢN DỊCH" vào chỗ trống

phía trên bên phải Nếu bản dịch có từ hai trang trở lên thì phải đánh số trang theo thứ tự và phải đóng dấu giáp lai giữa các tờ Bản dịch phải được đính kèm với bản sao của giấy tờ cần dịch

Theo Điều 31 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 2 năm 2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và

chứng thực hợp đồng, giao dịch thì thủ tục chứng thực chữ ký người dịch được quy định như sau:

Một là, người dịch là cộng tác viên của Phòng Tư pháp yêu cầu chứng thực

chữ ký phải xuất trình bản dịch và giấy tờ, văn bản cần dịch

Hai là, khi thực hiện chứng thực, người thực hiện chứng thực phải đối chiếu

chữ ký của họ trên bản dịch với chữ ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực; trường hợp nghi ngờ chữ ký trên bản dịch so với chữ ký mẫu thì yêu cầu người dịch ký trước mặt

Đối với người không phải là cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp mà

tự dịch giấy tờ, văn bản phục vụ mục đích cá nhân và có yêu cầu chứng thực chữ ký trên bản dịch thì phải xuất trình các giấy tờ như: Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng; bản chính hoặc bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực một trong các giấy tờ quy định tại khoản 2 Điều 27 của Nghị định này, trừ trường hợp dịch những ngôn ngữ không phổ biến

mà người dịch không có bằng cử nhân ngoại ngữ, bằng tốt nghiệp đại học nhưng thông thạo ngôn ngữ cần dịch; bản dịch đính kèm giấy tờ, văn bản cần dịch

Người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 24 của Nghị định này Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, tùy theo từng trường hợp, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định tại khoản 1 hoặc khoản 2 Điều này và giấy tờ, văn bản được dịch không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 32 của Nghị định này thì thực hiện chứng thực như sau: Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký người dịch theo mẫu quy định; ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực Đối với bản dịch giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai Trường hợp người dịch là viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự đồng thời là người thực hiện chứng thực tại các Cơ quan đại diện thì viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự phải cam đoan về việc đã dịch chính xác nội dung giấy tờ, văn bản; ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của Cơ quan đại diện

1.6.2.4 Chứng thực hợp đồng, giao dịch

theo quy định của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP, việc chứng thực hợp đồng, giao dịch tại UBND cấp huyện, cấp xã thực hiện nên người thực hiện chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung của hợp đồng, giao dịch và văn bản được chứng thực có giá trị ngang với văn bản được công chứng Điều này chưa phản ánh đúng bản chất của hoạt động chứng thực Do vậy, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã có quy định mới, phù hợp hơn: người yêu cầu chứng thực chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; tính hợp lệ, hợp pháp của các giấy tờ

quy định tại điểm c khoản 1 Điều 36 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP: “Bản sao

giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;

thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch (Xem Điều 35)

Ba là, các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt người thực

hiện chứng thực Trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực thì có thể ký trước vào hợp đồng; người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực, nếu nghi ngờ chữ ký trong hợp đồng khác với chữ ký mẫu thì yêu cầu người đó ký trước mặt

Bốn là, trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải điểm

chỉ; nếu người đó không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được thì phải có 02 (hai) người làm chứng Người làm chứng phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch

Năm là, người thực hiện chứng thực ghi lời chứng tương ứng với từng loại

hợp đồng, giao dịch theo mẫu quy định; ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực Đối với hợp đồng, giao dịch có từ

02 trang trở lên, thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực; số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối của hợp đồng, giao dịch Trường hợp hợp đồng, giao dịch có từ 02

tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai

Sáu là, trường hợp phải phiên dịch thì người phiên dịch có trách nhiệm dịch

đầy đủ, chính xác nội dung của hợp đồng, giao dịch, nội dung lời chứng cho người yêu cầu chứng thực và ký vào từng trang hợp đồng với tư cách là người phiên dịch

Bảy là, cách thức thực hiện: Nộp hồ sơ trực tiếp tại UBND cấp xã Việc

chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại UBND cấp xã nơi có đất Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại UBND cấp xã nơi có nhà

Tám là, người yêu cầu chứng thực nộp 01 bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm

các giấy tờ như: Dự thảo hợp đồng, giao dịch; bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu chứng thực; bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó

- Thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch

Theo quy định tại Điều 37 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP: “Không quá 02 (hai) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.” 25

Trên đây là một số điểm mới của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, với những quy định tiến bộ hơn so với các Nghị định trước, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đã

có những quy định tương đối rõ ràng, cụ thể và đơn giản hơn Từ đó, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, tổ chức khi có nhu cầu chứng thực cũng như người thực hiện chứng thực, qua đó thúc đẩy sự phát triển trong các giao dịch dân sự 26

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1

Ngày 20 tháng 6 năm 2014 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 7 thông qua Luật Công chứng số 53/2014/QH13 (chính thức có hiệu lực từ ngày 01 tháng 1 năm 2015) và ngày 16 tháng 2 năm 2015 Chính phủ ban hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch

Những điểm mới của Luật Công chứng năm 2014 và Nghị định số 23/2015/NĐ-CP như rút ngắn thời gian thực hiện công chứng, chứng thực, đơn giản trong thủ tục đã tạo điều kiện thuận lợi cho người dân khi có nhu cầu công chứng, chứng thực hoặc thực hiện các hợp đồng, giao dịch dân sự và nhất là đối với người dân ở vùng sâu, vùng xa, những nơi chưa có phòng hoặc văn phòng công

chứng, theo Điều 6, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định: “Trường hợp pháp

chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.”, Cổng thông tin điện tử của

Bộ tư pháp trang thông tin hộ tịch, quốc tịch, chứng thực