Sổ chi tiết tài khỏan khác: sổ này không theo mẫu của Bộ Tài Chính nhưng cung cấp nhiều thông tin như có thể xem chi tiết tài khoản theo tài khỏan đối ứng, theo số chứng từ hoặc theo cả
Trang 1TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ KẾ TÓAN HÀNG TỒN KHO CỦA PHẦN MỀM KẾ
TÓAN ACSOFT
A GIỚI THIỆU CHUNG VỀ PHẦN MỀM KẾ TÓAN ACSOFT MÀ PHÒNG THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM PHỤC VỤ CHO KHÁCH HÀNG
I.Giới Thiệu Chung
Phần mềm quản lý tài chính kế tóan ACSoft do Trung Tâm Xúc Tiến Phát Triển Phần Mềm Doanh Nghiệp thuộc Phòng Thương Mại Và Công Nghiệp Việt Nam(VCCI- VSDC)xây dựng ngày 29/04/1999 theo QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT,hệ thống báo cáo theo
QĐ số 167/2000/QĐ-BTC và được viết theo ngôn ngữ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Visual Foxpro 6.0
Đặc biệt , ACSoft thường xuyên cập nhật và hòan chỉnh phù hợp với các quy định mới nhất về Thuế và Kế Tóan của Bộ Tài Chính như Hệ Thống Tài Khỏan,Phương Pháp Hạch Tóan,Chế Độ Báo Cáo Tài Chính và phần mềm đã được cập nhật theo 16 chuẩn mực kế tóan mới theo QĐ 149/2001/QĐ-BTC,TT89/2002/TT-BTC ngày 9/10/2002 của BTC, QĐ165/2002/QĐ-BTC,TT105/2003/TT-BTC ngày 4/11/2003,các biểu mẫu kê khai thuế GTGT bổ sung theo thông tư số 82/2000/TT-BTC ngày 18/9/2002,thông tư số 120/2003/TT- BTC ngày 12/12/2003, thông tư số 84/2004/TT-BTC ngày 18/8/2004 của BTC, QĐ 206/2003/ QĐ-BTC về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định.
Với hai phiên bản theo hai hình thức kế tóan Nhật Kí chung và Nhật Kí chứng từ , phiên bản tiếng Việt và phiên bản tiếng Anh,phần mềm kế tóan ACSoft phù hợp và đáp ứng nhu cầu của nhiều doanh nghiệp Cho đến nay đã có trên 5000 doanh nghiệp Việt Nam trên tòan quốc đánh giá cao và sử dụng ACSoft như một giải pháp hữu hiệu cho công tác kế tóan của mình
II.Một Số Ưu Điểm Nổi Bật Của Acsoft
Hạch tóan doanh thu, chi phí, lãi lỗ
Tính giá thành và theo dõi doanh thu chi tiết đến từng mặt hàng , loại dịch vụ, hợp đồng…theo yêu cầu quản lý của đơn vị
Theo dõi chi phí cho từng bộ phận sản xuất,từng dự án theo từng khoản mục riêng biệt
Hạch toán riêng tiền lương, tự động tính các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
Tự động trích khấu hao tài sản cố định ,kết chuyển và phân bổ các chi phí theo yêu cầu đơn vị.
Quản lý hàng hóa, vật tư
Trang 2 Quản lý chi tiết số lượng, giá trị hàng hóa, thành phẩm, vật tư theo yêu cầu đơn vị.
Công cụ lao động, phân bổ nhiều lần có thể xem chi tiết số tháng phân bổ, giá trị còn lại…
Quản lý hàng xuất gởi bán cho từng đại lý và tình hình thanh tóan của đại lý.
Quản lý tài sản, vốn , công nợ
Theo dõi chi tiết từng lọai công nợ , khách hàng, hợp đồng mua bán… hoặc theo các tiêu thức quản trị.
Quản lý tài sản theo chủng lọai, bộ phận quản lý, nguồn hình thành tài sản
Hạch tóan chi tiết tiền mặt, tiền gởi theo từng ngân hàng,tình hình góp vốn của doanh nghiệp
Theo dõi công nợ,tiền…theo nhiều lọai ngọai tệ khác nhau và xử lý chênh lệch tỷ giá linh họat.
Các báo cáo kế tóan
Lập đầy đủ các báo cáo kế tóan,báo cáo tài chính: bảng cân đối kế tóan, Báo cáo kết quả họat động sản xuất kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính, Hệ thống báo cáo VAT theo TT 120/2003/TT-BTC và TT số 84/2004/TT-BTC ngày 18/08/2004 của Bộ Tài Chính.
Cung cấp các báo cáo và sổ sách kế tóan quản trị chi tiết theo yêu cầu quản lý.
Báo cáo từ Acsoft có thể chuyển sang Excel để sửa đổi phù hợp với yêu cầu từng d0ơn vị.
Khóa sổ kế tóan theo từng thời điểm sau khi đã hòan tất sổ sách.
Acsoft có thể tự điều chỉnh, mở rộng chương trình theo nhu cầu phát triển kinh doanh.
Trang 3III Danh sách khách hàng của acsoft
BAO BÌ- GIẤY
Cty TNHH SX TM Bao Bì Phương Nam
Cty Cp Giấy Rạng Đông
Cty Cp Mai Lan
Xn Bao Bì Tây Ninh
GIAO NHẬN-VẬN TẢI
Cty Giao Nhận Vận Tải Công Thành
Cty TNHH TM DV Đại Dương
Cty TNHH Giao Nhận QT APS
Cty TNHH TM DV GN VTGT Trường Giang
Cty CP Đầu Tư PT Vận Tải Mê Công
Cty CP Giao Nhận Và Thương Mại KL
CƠ KHÍ
Cty Chế Tạo Động Cơ VINAPRO
Cty Sản Xuất Cơ Khí An Bình Cơ
Nhà Máy Cơ Khí Lâm Nghiệp Sài Gòn
Cty Máy Nông Nghiệp Miền
Nam(VIKYNO)
DỆT MAY
Cty TNHH May Mặc Thăng Long
DNTN May Mặc Cao Minh
Cty tnhh XNK May Mặc Sai Gon
Cty TNHH Hikoti Vina
DA GIẦY
Cty Giày An Giang
Cty Giày Sài Gòn
Cty SX Giày Khải Hoàn
BÁNH KẸO, THỰC PHẨM , HẢI SẢN
Cty Mía Đường Sóc Trăng
Cty TNHH TM CB Thực Phẩm Vĩnh Lộc
Cty CP Chế Biến Thuỷ Sản Xk Minh Hải
Cty Bánh Kẹo Phạm Nguyên
Thương mại, xuất nhập khẩu,sản xuất
Cty TNHH Thương Mại Nguyên Hà
Cty TNHH TM DV An Nhơn
Cty TNHH SX Tcông MNghe Và Tm Tỉ Cơ
Cty TNHH SX TM Mỹ Phẩm Sam Sa Ra
Cty TNHH DV TM Tiếp Thị Thể Thao QVT
Cty XNK Vĩnh Long
Cty XNK Nông Lâm Sản Sai Gòn
Cty SX XNK Diện Điện Máy Phú Yên
Htx Thủ Công Mĩ Nghệ Xk Vĩnh Long
Cty TV XD TM Đông Nam
Cty Muối Miền Nam
Cty CP Bê Tông Ly Tâm An Giang
Cty TNHH Gốm Sứ Cường Phát
Cty Thiết Bị Hàn Phong Dủ
DU LỊCH
Cty Đầu Tư Du Lịch Vũng Tàu
Cty SX XNK và DL Hacota DƯỢC PHẨM
Cty CP Dược Phẩm Nam Hà
Cty CP SXHD Dược Và Trang TBYT Việt Mỹ
Cty TNHH TM Dựơc Phẩm Bình Nguyên LINH KIỆN –MÁY VI TÍNH
Cty TNHH TM Khánh Bình
Cty TNHH TM DV Era
Cty Máy Tính Rôbô
Cty TNHH TM DV VT và Tin Học Vt
Cty TNHH TV XD và TH lĩnh phong conic DẦU KHÍ, GAS
Cty Cổ Phần Nhiên Liệu Sài Gòn
Cty TNHH Khí Đốt Vịnh Phát
Cty Gas Thái Bình Dương
Cty TNHH Gas Bình Dương
Cn CTY CP ĐT và Vt Dầu Khí Vinashin
Cty Universal Petrolfeum Việt Nam THIẾT BỊ ĐIỆN
HTX Điện Quang
Cty SX XNK Điện Máy Phú Yên
Cty TNHH Điện Mạnh Phương
Cty TNHH Thiết Bị Điện Trường Phú
Cty TNHH Cơ Điện Lạnh Đông Sapa
IN ẤN- BÁO CHÍ –QUẢNG CÁO
Nhà In Thông Tấn Xã
Xn In Hồ Văn Tẩu
Nhà In Thanh Niên
Cty Quảng Cáo Kì Sơn
Cty Quảng Caó Sài Gòn
Cty TNHH TMDV Quảng Cáo Chung Trí Tuệ
Cty Saachi And Saachivn XÂY DỰNG – CẦU ĐƯỜNG
Cty Vật Liệu Xây Dựng Và Khí Đốt
Cty TNHH XD TM An Tâm
Cty TNHH XD Cầu Đường Tây Ninh
CTY TNHH XD An Cư
Cty TNHH XD TM DV Ích Minh Phương
Cty TNHH XD DV MINH KHÔI
Cty TNHH Xây Dựng Bách Khoa
Cty CP Vật Tư Và Xây Dựng Daklak
Cty XÂY DỰNG PHÁT TRIỂN NHÀ VĨNH LONG
Cty Cổ Phần Đầu Tư Việt Kiều
Cty TNHH TM XD Điện Việt Nhật
Trang 4IV.ĐẶC ĐIỂM ÁP DỤNG CỦA PHIÊN BẢN ĐANG NGHIÊN CỨU:
Hình thức sổ kế tóan: Nhật ký chung
Phương pháp khấu hao TSCĐ: đường thẳng
Thuế VAT tính theo phương pháp khấu trừ
Phương pháp tính giá xuất hàng tồn kho: bình quân gia quyền
B GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ PHẦN MỀM KẾ TÓAN ACSOFT NHẬT KÝ CHUNG:
I Khởi Tạo Và Quản Lý Dữ Liệu:
1.1 Cài đặt phần mềm:
a) Yêu cầu về máy tính: phần mềm được chạy trong chương trình Window9x trở lên: tốc độ máy tối thiểu CPU>=233MZ, RAM >=64MB, đĩa cứng trống tối thiểu 200MB.
b) Cài đặt chương trình kế tóan Acsoft: khởi động máy tính, vào Window: đưa đĩa CD có chương trình kế tóan ACsoft vào ổ đĩa: chọn file Setup.exe , vì phần mềm dược thiết kế cài đặt dưới dạng Wizard nên chỉ cần thực hiện theo yêu cầu, chỉ lưu số serial của phần mềm thì doanh nghiệp sẽ gõ số thuế vào.
1.2 Màn hình khởi động ban đầu:
Sau khi cài đặt xong, ta double click vào Shortcut Acsoft trên màn hình để vào chương trình, màn hình xuất hiện
Máy chủ, máy trạm là dùng cho chương trình Acsoft mạng, tức là có nhiều kế toán sử dụng chung cơ sỡ dữ liệu Acsoft của máy chủ Biệt lập là dùng cho chương trình Acsoft máy đơn cho 1 kế tóan sử dụng phần mềm
Sau khi chọn máy chủ máy tram hay biệt lập xong màn hình xuất hiện:
Trang 5Họ và tên: họ tên người sử dụng chương trình, được đặt ngay từ đầu khi khởi động máy đối với chương trình biệt lập và được khai báo phân quuyền làm việc với chương trình mạng Chức vụ: tương tự Họ và Tên.
Mật kẩu: đối với chương trình biệt lập thì do người sử dụng đặt khi sử dụng phần mềm, đối với chương trình mạng thì được khai báo chung với phần Họ và Tên và chức vụ khi phân quuyền làm việc cho mỗi nhân viên.
Niên độ: niên độ kế tóan khi sử dụng phần mềm.
Sau khi nhập các thông tin cần thiết, click Xác Nhận để vào chương trình.
II CÁC CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ PHẦN MỀM:
Sau khi vào chương trình, ta thấy thanh thực đơn chính và phụ:
Thanh thực đơn chính bao gồm tất cả các chức năng quản trị phần mềm, còn thanh thực đơn phụ là hệ thống các nút nhấn để thao tác nhanh 1 số các chức năng thường dùng trong thanh thực đơn chính.
2.1 Sơ lược các chức năng trên thanh thực đơn chính
2.1.1 Kế tóan chi tiết:
Đối với phần tiền vay là để xử lý các nghiệp vụ vay tiền không nhập quỹ tiền mặt cũng không nhập vào ngân hàng như vay trả tiền ngay cho người bán vay trả thẳng cho người lao động…
Trang 6Trong mỗi from nhập của phần này, trước khi lưu nghiệp vụ phần mềm hỏi tính chất thu chi để phục vụ cho việc lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp.
Kế tóan hàng hóa nguyên vật liệu: bao gồm Hàng hóa, Thành phẩm, Nguyênvật liệu, Công cụ, theo đồng Việt Nam và Ngọai tệ
Trong phần này người sử dụng sẽ lập và in các Phiếu nhập kho theo mẫu 01-VT và Phiếu xuất kho theo mẫu 02-VT và in Hóa đơn GTGT theo mẫu của Bộ Tài Chính Riêng đối với Thành phẩm không có phần nhập khẩu và thành phẩm được nhập kho theo giá tạm tính, sau khi tính giá thành đơn vị ở phần kế tóan tổng hợp thì sẽ bổ sung phần chênh lệch của giá thành nhập kho.
Ngòai ra trong mỗi phần đều có Nhập khác, Xuất khác: đây chính là phần mở cho phép
ta nhập tất cả nghiệp vụ có liên quan đến số lượng.
Kế tóan hàng đại lý:trong phần này ta sử dụng các bút tóan xuất kho hàng hóa, thànhphẩm gởi đại lý, đại lý xuất hàng bán và nhập hàng đại lý trả lại; in phiếu xuất kho hàng gởi đại lýtheo mẫu số 04/ XKĐL-3LL của bộ tài chính, in hóa đơn GTGT khi đại lý xuất bán hàng
Kế tóan tài sản cố định: ở phần này ta có thể xem và sửa các thông tin trên Thẻ tàisản cố định Tuy nhiên xem và sửa là 2 from khác nhau, thời gian xem phụ thuộc vào ngày tính khấuhao trên thẻ, ta có thể xem theo Lọai tài sản và Bộ phận quản lý Ta chỉ sửa được tài sản khi ta biếtchính xác tài sản đó được nhập vào ngày nào, điều này cũng là 1 thủ tục kiểm sóat ngăn ngừa nhữngngười không có thẩm quyền sửa thông tin trên thẻ
Kế tóan khác: phục vụ các nghiệp vụ hòan ứng của nhân viên, ghi nhận doanh thudịch vụ, và các nghiệp vụ còn lại, phần này cho phép nhập tất cả các nghiệp vụ trừ các nghiệp vụ cóchất lượng
Kế tóan tài sản ngòai bảng: nhập số dư đầu kỳ tài khỏan ngoài bảng và các nghiệp vụcó liên quan
Nhập hàng trả lại: ghi nhận bút tóan nhập kho, giảm nợ, Tăng hàng bán bị trả lại,đồng thời kết chuyển làm giảm doanh thu
Xuất điều chuyển nội bộ: thực hiện bút tóan chuyển kho và in phiếu xuất kho kiêmvận chuyển nội bộ theo mẫu 03/VT-3LL
Trong tất cả các from nhập các phần hành có ngoại tệ đều có ô nhập tỷ giá và tự động tính chênh lệch tỷ giá.
2.1.2 Kế tóan tổng hợp:
Phân bổ công cụ dụng cụ: phần này sẽ thực hiện kết chuyển chi phí công cụ dụng cụđược treo trên tài khỏang Chi phí trả trước-1421, chi phí trả trước dài hạn-242 vào các tài khỏan chiphí liên quan
Trích khấu hao tài sản cố định: tại phần này phần mềm sẽ trích khấu hao tài sản cốđịnh vào chi phí kiên quan theo từng tháng và in các Bảng tính khấu hao tổng hợp hay theo loại tàisản, bộ phận quản lý
Bảng phân bổ chi phí mua hàng: phần này sẽ phân bổ chi phí mua hàng treo ở tàikhỏang 1562 vào Giá vốn hàng bán theo nhiều tiêu thức và tỷ trọng phân bổ
Xác định giá vốn: đây là phần xác định lại giá vốn các lần xuất hàng theo phươngpháp bình quân gia quyền một lần cuối kỳ
Kết chuyển khác: thực hiện các bút tóan kết chuyển làm giảm doanh thu như chiếtkhấu thương mại, giảm giá hàng bán
Trang 7 Tính lương và bảo hiểm xã hội: thực hiện bút tóan kết chuyển lương và tính Bảo hiểmxã hội, Bảo hiểm y tế, Kinh phí công đòan vào các lọai chi phi.
Chỉ thực hiện kết chuyển lương khi doanh nghiệp đã có bút tóan chi lương trước đó, và phải theo đúng tài khỏan 3341: lương công nhân trực tiếp, 3342: lương quản lý phân xưởng, 3343: lương nhân viên bán hàng, 3344: lương nhân viên quản lý vì khi kết chuyển phần mềm sẽ căn cứ vào đó kết chuyển vào chi phí tương ứng Nếu doanh nghiệp không có bút tóan chi lương trước thì sẽ vào phần Kế tóan khác thực hiện bút tóan kết chuyển lương, sau đó vào phần này tính Bảo Hiểm Xã Hội, Bảo Hiểm Y Tế, Kinh Phí Công Đòan Đồng thời thực hiện bút tóan kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp vào chi phí` sản xuất dở dang.
Tổng hợp giá thành: phần này sẽ làm nhiệm vụ kết chuyển các chi phí nguyên vậtliệu trực tiếp vào chi phí sản xuất dở dang, và phân bổ chi phí sản xuất chung vào chi phí sản xuất dởdang theo tiêu thức do người dùng tùy chọn Đồng thời tính giá thành đơn vị của sản phẩm theo cáctrường hợp sản phẩm qua nhiều công đọan sản xuất, sản phẩm chỉ có 1 công đọan sản xuất, bổ sunggiá thành nhập kho, bổ sung giá thành vào giá vốn hàng bán ra
Xác định kết quả: đây là phần cuối của công việc tổng hợp dữ liệu, phần này sẽ kếtchuyển giá vốn hàng bán, phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khỏan Xácđịnh kết quả, xác định kết quả họat động tài chính và họat động khác sau đó kết chuyển lãi, lỗ vàoLợi nhuận chưa phân phối năm nay
Tất cả các phần này trong kế tóan tổng hợp đều thực hiện tự động.
2.1.3 Sổ chi tiết
Các báo cáo chi tiết:
Sổ quỹ tiền mặt
Sổ tiền gởi ngân hàng.
Sổ chi tiết vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa.
Sổ chi tiết các tài khỏan: in tất các sổ chi tiết tài khỏan theo đúng mẫu của Bộ Tài Chính.
Sổ chi tiết theo nhiệm vụ: in Sổ chi tiết theo vụ việc đã khai báo trong phần Hệ Thống.
Nhật ký hàng hóa:
Nhật ký mua hàng: liệt kê các chứng từ mua hàng theo từng mặt hàng.
Nhật ký bán hàng: liệt kê các chứng từ bán hàng theo từng mặt hàng và các mặt hàng 1 khách hàng đã mua trong kỳ, đồng thời cũng có thể xem theo nhóm khách hàng.
Sổ đối chiếu công nợ phải thu: cung cấp thông tin về số dư nợ, các chứng từ thanh tóan của tất cả các khách hàngvà chi tiết từng khách hàng
Sổ đối chiếu công nợ phải trả: cung cấp thông tin về số tiền doanh nghiệp nợ, các chứng từ thanh tóan của tất cả các người bán ra và chi tiết từng người bán
Báo cáo chi tiết xuất hàng: liệt kê từng chứng từ xuất hàng theo số lượng, đơn giá các khoảng chiết khấu, thuế GTGT.
Báo cáo tổng hợp xuất hàng:liệt kê số lượng giá trị hàng xuất không theo chứng từ mà theo từng mặt hàng.
Sổ chi tiết bán hàng: ghi nhận các nghiệp vụ bán hàng theo từng chứng từ.
Trang 8Sổ chi tiết lợi nhuận: cho biết doanh thu giá vốn và lãi gộp của từng mặt hàng, từng nhóm hàng.
Thẻ kho: là Sổ chi tiết tài khỏan khác nhưng in theo tài khỏan 1561 do phần mềm đề xuất nhưng cũng có thể in theo tài khỏan khác.
Sổ chi tiết tài khỏan khác: sổ này không theo mẫu của Bộ Tài Chính nhưng cung cấp nhiều thông tin như có thể xem chi tiết tài khoản theo tài khỏan đối ứng, theo số chứng từ hoặc theo cả hai, xem chi tiết cho từng mã cấp tài khỏan, theo số lượng, ngọai tệ, tiêu thức quản lý, và có thể sửa tiêu đề báo cáo theo nhu cầu sử dụng.
Sổ chi tiết tài khỏang 131: sổ này liệt kê chi tiết từng khách hàng nợ, số phát sinh của họ theo chứng từ và những lần thanh tóan nợ, đồng thời cho biết số dư nợ của từng khách hàng.
Biên bản đối chiếu công nợ: lập và in Biên bản đối chiếu công nợ với từng khách hàng,nhà cung cấp
Sổ tổng hợp chi tiết:
Sổ tổng hợp chi tiết công nợ:liệt kê công nợ theo từng mã cấp, từng đối tượng chi tiết Sổ tổng hợp chi tiết vật tư, hàng hóa:liệt kê hàng tồn kho theo từng mã cấp,từng đối tượng chi tiết,theo tiêu thức quản lý nhưng không có số lượng
Sổ tổng hợp chi tiết khác: xem sổ tổng hợp chi tiết các tất cả các tài khỏan , mỗi tài khỏan liệt kê theo đối tượng chi tiết,có thể xem theo số lượng ,tiêu thức quản lý,ngọai tệ, theo tài khỏan đối ứng và có thể sửa tiêu đề báo cáo Tại đây ta có thể in Bảng kê nhập xuất tồn hàng , vật tư
Bảng kiểm kê cuối kỳ: in tồn kho theo sổ sách của từng đối tượng phục vụ cho việc kiểm kê cuối kỳ
Báo cáo thuế giá trị gia tăng:
Tờ khai thuế GTGT:xem và in tờ khai thuế GTGT theo mẫu 01-GTGT của Bộ Tài Chính
Thuế giá trị gia tăng đầu vào: chính là bảng kê hóa đơn hàng hóa, dịch vụ mua vào,bảng này có thể in theo mẫu hóa đơn 03/GTGT,04/GTGT,05/GTGT
Thuế giá trị gia tăng đầu ra:chính là bảng kê hóa đơn hàng hóa,dịch vụ bán ra
Tài khỏan ngòai bảng:xem và in Báo cáo các tài khoản ngoài bảng
Báo cáo tình hình tài sản: xem và in bảng khấu hao tài sản tổng hợp hay có thể intheo loại tài sản của bộ phận quản lý
Sổ chi tiết hàng phải trả, gửi đại lý: in bảng kê hàng trả lại, hàng gửi đại lý theo từngchứng từ phát sinh
2.1.4 Sổ tổng hợp
Báo cáo chi tiết doanh thu:liệt kê chi tiết doanh thu, các khoản giảm trừ,thuế GTGTtheo từng chứng từ
Báo cáo tổng hợp doanh thu:liệt kê doanh thu, các khoản giảm trừ và doanh thuthuần hoặt động sản xuất kinh doanh và chi tiết từng mặt hàng
Báo cáo tiêu thụ hàng hoá:lợi nhuận gộp của từng mặt hàng và nhóm mặt hàng kinhdoanh
Trang 9 Báo cáo chi phí theo khoản mục: bao gồm Báo cáo chi tiết chi phí theo khoản mục vàbáo cáo tổng hợp chi phí theo khoản mục, báo cáo chi tiết liệt kê khoản mục phí theo từng chứngtừ,còn báo cáo tổng hợp liệt kê tất cả các khoản mục phí cho mỗi bộ phận
Báo cáo giá thành phân xưởng: cung cấp thông tin về các chi phí cấu thành từng sảnphẩm
Báo cáo giá thành đơn vị:cung cấp thông tin về từng loại chi phí cho tất cả các mặthàng, dịch vụ, đồng thời cũng có thể xem riêng từng loại hàng, dịch vụ
Báo cáo chi tiết lãi lỗ: chi tiết lãi lỗ cho từng mặt hàng đã bán trong kỳ
Sổ cái kế toán: theo mẫu của Bộ Tài Chính cho tất cả các tài khoản
Nhật ký chung :theo đúng mẫu sổ của Bộ Tài Chính, liệt kê tất cả các nghiệp vụ phátsinh trong khoảng thời gian người dùng tự chọn
Bảng cân đối số phát sinh: cho ngừơi dùng xem và in bảng cân đối số phát sinh theotài khoản cấp 1 hoặc cấp 2
Bảng cân đối kế toán: theo mẫu 01-DN ban hành theo QĐ số 167/2000/QĐ- BTCngày 25/10/2000, bổ sung theo Thông tư 89/2002/TT-BTC này 09/10/2000 và Thông tư số105/2003/TT-BTC ngày 04/11/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính
Báo cáo kết quả kinh doanh: theo mẫu B02-DN của Bộ Tài Chính, và báo cáo này cóthể cho chúng ta nhập số liệu và in trực tiếp
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: được lập theo phương pháp trực tiếp căn cứ vào tính chấtthu chi mà chúng ta đã chọn khi nhập các nghiệp vụ thu chi tiền
Thuyết minh báo cáo tài chính: ở phần này phần mềm chỉ lấy một số thông tin về sốliệu, các phần còn lại chúng ta nhập thông tin vào và in ra
Các bảng phân bổ: gồm tính tiền lương và BHXH, bảng phân bổ nguyên vật liệu,bảng phân bổ chi phí chung- nhân công , bảng phân bổ chi phí quản lý và bán hàng, bảng tính khấuhao
Có một điểm lưu ý là tất cả các báo cáo đều có thể kết xuất ra Excel được
Tìm kiếm và xoá số liệu: tìm kiếm dữ liệu phát sinh và có thể xoá nghiệp vụ đó
Sửa VAT đầu vào: phần này giúp sửa, xóa hóa đơn VAT đầu vào để lên bảng kêVAT đầu vào và lên tờ khai thuế GTGT
Sửa tính chất thu chi: nếu trong quá trình nhập liệu ta chọn sai tính chất thu chi thì tasửa trong phần này, do đó phần này phục vụ cho việc lên báo cáo lưu chuyển tiền tệ được chính xác
Sửa khoản mục phí: nếu trong quá trình nhập liệu ta chọn sai khoản mục phí thì phầnnày sẽ cho phép ta chọn lại mục phí Phần này chỉ thực hiện được khi Khai báo khoản mục phí trongphần Hệ thống
Sửa giá kế hoạch: đối với những doanh nghiệp có sử dụng giá kế hoạch để hạch toánthì phần này cho phép ta sửa lại giá đó
2.1.6 Hệ thống
Trang 10Đây là phần thiết kế ban đầu cho từng doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm, do ACSoft làphần mềm đóng gói nên phần này sẽ giúp các doanh nghiệp có đặc điểm kinh doanh khác nhau cóthể sử dụng phần mềm Do đó đây là phần quan trọng nhất của chương trình nên em tách ra mô tả chitiết ở phần sau
2.1.7 Trợ giúp
Đây chính là phần hướng dẫn ngắn gọn cách sử dụng từng phần hành
2.2 Mô tả chi tiết phần hệ thống
Hệ thống gồm hai phần chính là quản lý hệ thống và khai báo hệ thống
2.2.1 Khai báo hệ thống:
Đây là phần quan trọng trong hệ thống, phần này được xây dựng theo đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp và nhu cầu thông tin của họ Sau đây là chi tiết các bộ phận:
Khai báo chi tiết các tài khoản: đây chính là phần mở sổ kế toán trên phần mềm, sốlượng sổ được mở và mở chi tiết đến đâu là tuỳ vào nhu cầu của doanh nghiệp và sự thoả mãn củachứng từ đầu vào
Form nhập như sau:
Loại tài khoản: dùng để quy định tài khoản sẽ khai báo là loại tài sản trong bảng hay ngoài bảng, bởi vì hai loại tài khoản này có chức năng khai báo và nhập dữ liệu khác nhau
Nhập tài khoản: nhập mã tài khoản cần khai báo, và xác nhận nếu tài khoản đã được khai báo sổ chi tiết, chương trình sẽ liệt kê tất cả các sổ chi tiết của tài khoản này và sắp xếp theo hệ thống mã số của sổ, giúp chúng ta thuận tiện hơn trong vấn đề khai báo thêm hay xoá sửa sổ chi tiết
Khai báo kèm theo: đối với các tài khoản khác nhau thì các tiêu thức đi kèm theo cũng khác nhau
Trang 11Ví dụ:các tài khoản công nợ sẽ có các khai báo kèm theo như địa chỉ , mã số thuế Số lượng cấp: cấp của tài khoản, tối đa được 5 cấp
Sau khi chọn tài khoản cần khai báo thì ta vào phần khai báo:
Các cấp trong phần mềm được thiết lập theo dạng thư mục hình cây, cấp 5 là con cấp 4, cấp 4 là con cấp 3… mỗi mã cấp có độ rộng kí tự là 4 ký tự, tương ứng với 9999 sổ chi tiết có thể được mở ở mỗi cấp
Còn phần đơn vị tính và sử dụng tiêu thức quản lý chỉ xuất hiện khi khai báo tài khoản có đơn vị tính và có khai báo tiêu thứcquản lý
Khai báo khoản mục phí: khoản mục phí dùn để theo dõi các bút toán phát sinh liênquan đến các tài khoản chi phí gián tiếp(các tài khoản có đầu 6, ngoại trừ tài khoản Giá vốn hàngbán) Thao tác và form nhập của phần này giống khai báo chi tiết tài khoản nhưng số cấp chỉ tối đa là
Khai báo vụ việc: phần này cho người sử dụng thiết lập danh mục vụ việc thôngthường dùng để quản lý các hợp đồng, khế ước, vụ việc có nhiều phát sinh, phát sinh trong khoản thờigian dài, khó quản lý tại một thời điểm bất kỳ
Ví dụ: một khế ước vay ngân hàng 1 tỷ đồng, ngân hàng giải ngân nhiều lần vào nhiều thờiđiểm khác nhau Vào một thời điểm bất kỳ, nhà quản trị muốn xem xét rằng phát sinh của khế ước đãthực hiện được bao nhiêu thì phần vụ việc này sẽ giải quyết vấn đề đó
Trang 12Form nhập của phần này như sau :
Phương pháp tính thuế VAT: phần này cho ngừơi sử dụng chọn giá bán đã có thuế giátrị gia tăng(GTGT) hay chưa
Khai báo tài sản cố định:
Nguyên tắc theo dõi tài sản cố định là theo dõi đơn chiếc và theo dõi theo nguyên giá, việctheo dõi này đã được khai báo trong phần khai báo chi tiết tài khoản Phần khai báo tài sản cố địnhnày là để khai báo loại tài sản và bộ phận quản lý và theo dõi việc tách nguồn tài sản (nếu tài sảnđược hình thành từ nhiều nguồn như nguồn tự có, nguồn vay, nguồn ngân sách cấp…nhằm cung cấpthông tin tổng hợp cho nhà quản trị và phục vụ việc lên thẻ tài sản
Form nhập liệu như sau (trong quá trình nhập thì có hệ thống các phím tắt để hướng dẫn phíadưới để hỗ trợ người dùng nhập):
Các vận hành đặc thù khác: trong phần này có 3 thẻ là thẻ Tài khoản đồng cấp, chếđộ hiển thị và sử dụng vận hành nhập
Tài khoản đồng cấp:
Trang 13Tài khoản đồng cấp là những tài khoản có theo dõi chi tiết các đối tượng, hay có phần mởsổ chi tiết giống nhau
Tác dụng của việc chọn nhóm đồng cấp: có 2 tác dụng chính
Làm cho phần khai báo sổ chi tiết tài khoản được nhanh hơn Ví dụ: nếu đặt các tài khoản155,1561,157 vào nhóm đồng cấp, khi khai báo chi tiết cho tài khoản 155 thì tài khoản 1561,157 sẽđược tự động khai báo chi tiết hệt như tài khoản 155 cả mã số chi tiết lẫn tên sổ chi tiết Bên cạnh đó,khi sửa , xoá một sổ chi tiết trong 1 tài khoản thuộc nhóm đồng cấp thì tất cả các tài khoản trongnhóm đồng cấp đó sẽ được sửa, xoá theo tài khoản bị sửa, xoá
Tác dụng của nhóm tài khoản đồng cấp trong việc phục vụ tốt công tác tổng hợp: quá trìnhtổng hợp bao gồm từ phân bổ chi phí đến tổng hợp giá thành sẽ được nhóm tài khoản đồng cấp phụcvụ đắc lực Ví dụ: nếu tài khoản 154 và tài khoản 622 trong cùng một nhóm đồng cấp thì khi tập hợpchi phí từ tài khoản 622 sang tài khoản 154 ta chỉ cần tích vào lựa chọn kết chuyển, mọi chi phí đãđược tập hợp trong kỳ của tài khoản 622 sẽ được tự động đưa sang tài khoản 154 theo từng đối tượngđã được khai báo trong sổ chi tiết Quá trình kết chuyển giá vốn,doanh thu để xác định kết quả cũngđược chương trình thực hiện tự động để xác định kết quả của từng hoặt động , từng mặt hàng chi tiết
Tài khoản nguồn: liệt kê tất cả các tài khoản thuộc danh mục tài khoản của nhà nước quy
định và không bao gồm các tài khoản nằm trong các nhóm đồng cấp đã được khai báo Danh mục tàikhoản nguồn giúp chúng ta lựa chọn các tài khoản có thể đưa vào nhóm tài khoản đồng cấp màchúng ta cần khai báo
Tài khoản đích: liệt kê tất cả các tài khoản thuộc nhóm đồng cấp hiện tại đang làm việc Nếu
chúng ta không làm việc với nhóm đồng cấp nào thì ô này sẽ để trống và hai nút lựa chọn “thêm” và
“bớt” sẽ bị mờ đi Danh mục tài khoản đích giúp chúng ta có thể thấy được các tài khoản đã được đưavào nhóm tài khoản đồng cấp mà chúng ta đã được khai báo
Tất cả các tài khoản nguồn và các tài khoản trong nhóm đồng cấp hợp lại thành bảng hệ thống tàikhoản, bảng này đã được cập nhật theo quyết định 1141 và 10
Chuẩn mực kế toán
Nút thêm/bớt: ta có thể thêm bớt một số tài khoản từ tài khoản nguồn sang tài khoản đích (nhóm
tài khoản đồng cấp) và ngược lại
Chương trình đã có sẵn một nhóm tài khoản đồng cấp chúng ta có thể thêm bớt cho phù hợp Tacó thể tạo nhiều nhóm tài khoản đồng cấp
Chế độ hiển thị:
Trong phần này chúng ta có thể tuỳ khai báo chế độ hiển thị trên màn hình bao gồm:
Trang 14Số chữ thập phân: định dạng chữ số thập phân cho các tiêu thức đồng Việt Nam Tỷ lệ chiết
khấu, tỷ lệ thuế, ngoại tệ, tỷ giá, số lượng, đơn giá… nhằm giúp chúng ta quản lý chính xác số tiềncủa mình từ 1 đến 4 số sau dấu phẩy
Gía vốn dự kiến, giá bán kế hoạch: chúng ta muốn sử dụng giá vốn dự kiến hoặc giá bán kế
hoạch của bất kỳ hàng hóa nào mà nếu đặc thù doanh nghiệp có nhu cầu thì ta sẽ tích chọn Sau khichọn xong, khi khai báo chi tiết các mặt hàng ACSoft sẽ hỏi giá vốn dự kiến và giá vốn kế hoạch củahàng hoá đó Và khi xuất kho bán hàng thì phần mềm sẽ sử dụng Giá vốn dự kiến đề xuất ghi Nợ tàikhoản Giá vốn hàng bán và sử dụng Giá bán kế hoạch ghi có tài khoản Doanh thu
Chế độ sử dụng: hiển thị năm 2000 khi chúng ta tích chọn thì năm trong tất cả các ngày tháng
của phần mềm sẽ hiển thị 4 chữ số Cộng nội dung: hỗ trợ thao tác nhanh xuất kho bán hàng, nếuchọn thì khi xuất kho phần mềm sẽ cập nhật nội dung
Phiếu thu chi: cho phép ngừơi dùng tuỳ chọn định khoản trên phiếu và kèm theo chứng từ gốc
khi in phiếu
Khai báo tiêu thức quản lý:
Tiêu thức quản lý nhằm hỗ trợ người sử dụng theo dõi chi tiết tài khoản theo các yêu cầu quảntrị như khai báo kho, theo dõi doanh thu nội địa, doanh thu xuất khẩu
Trang 15quản lý, do đó nếu khai báo tiêu thức quản lý sau thì lúc đầu khi khai báo chi tiết tài khoản ô này sẽkhông xuất hiện và ta không sử dụng được tiêu thức quản lý
2.2.2 Quản lý hệ thống
Màn hình chính bên ngoài như sau:
Dọn dẹp dữ liệu: mỗi khi ta xóa một bút toán, thì nó chưa được xoá hẳn khỏi phầnmềm, lâu ngày phần mềm sẽ bị chạy chậm lại, thì phần dọn dẹp dữ liệu này sẽ giúp làm dữ liệu gọnnhẹ lại và phần mềm chạy nhanh hơn
Sao lưu dữ liệu:phần này có tác dụng sao lưu những dữ liệu mà người sử dụng nhậpvào chương trình
Phục hồi dữ liệu: hồi phục dữ liệu đã bị mất
Khoá sổ kế toán: kiểm tra tổng kết lại những nghiệp vụ đã làm để lập báo cáo
Kết chuyển số dư: phần mềm kế toán ACSoft này sử dụng phương pháp bình quân giaquyền để tính giá xuất kho, vì thế khi sử dụng phần mềm thì ACSoft tính trước giá xuất kho, nên sốlượng trong kho khi xuất sẽ khác với số lượng tồn thực tế trên bảng kê nhập xuất tồn , tác dụng củaphần này là xác định chính xác lại số lượng hàng tồn thực tế trong kho
Quản lý người sử dụng: đây chính là phần máy chủ sẽ phân quyền sử dụng cho cácmáy trạm Người quản lý máy chủ sẽ cấp quyền sử dụng cho các nhân viên thông qua Họ tên, chứcvụ, mật khẩu riêng cho từng người Khi chọn phần này, màn hình sau xuất hiện:
Toàn quyền truy cập: khi tích vào thì người được phân quyền sẽ có thể truy nhập được tất cả
các phần hành, quyền này tương tự như quyền của ngưởi quản trị mạng
Khi chọn truy nhập một phần kết hợp với việc chọn chi tiết phần hành dành cho người được
phân quyền thì người đó chỉ có thể truy nhập được phần hành mà mình được cấp quyền mà thôi Việc phân quyền này tuỳ thuộc vào nhu cầu và bộ máy kế toán của mỗi doanh nghiệp
2.2.3 Khả năng đáp ứng nhu cầu cập nhật khi có sự thay đổi về chế độ kế toán
Trang 16Đây chính là một dịch vụ mà Trung Tâm Xúc Tiến Và Phát Triển Phần Mềm Doanh Nghiệp cung cấp Tức là khi có sự thay đổi của bộ tài chính về chế độ kế toán, các biểu mẫu báo cáo thì nhân viên phần mềm sẽ hỗ trợ khách hàng bằng cách ghi đĩa gửi cho khách hàng Khi đó khách hàng sẽ cài phần mềm nâng cấp và sẽ chuyển dữ liệu qua phần mềm mới và tiếp tục sử dụng, thao tác chuyển dữ liệu cũng khá đơn giản, chỉ cần copy thư mục cần chuyển qua phần mềm mới và chạy chương trình là được
2.3 Kiểm soát chung
Kiểm soát quyền sử dụng hệ thống và quyền truy cập dữ liệu:
S
TT
Các thủ tục kiểm soát cần có Các thủ tục kiểm
soát hiện có
5 Sử dụng hộp lưu (lưu lại ngày
giờ truy nhập hệ thống)
Sao lưu dự phòng tập tin
Backup database tự động
Có
Dấu vết kiểm toán
Hệ thống thông báo lỗi và hướng dẫn sửa lỗi:
S
TT
tục kiểm soáthiện có
1 Sau khi chuyển sổ cái và khoá sổ, không được
xoá hay sửa số liệu, mà phải nhập bút toán đảo,
bút toán bổ sung, bút toán ghi số âm, đồng thời
lập chứng từ sửa sổ
Không cóthủ tục này
2 Tự động ghi nhận các hành vi truy nhập hệ
thống, chỉnh, sửa, xoá, thêm dữ liệu trên một tập
tin riêng Tập tin này phải được bảo mật tối đa ,
không được xem, xoá, hay sửa, người có quyền cao
nhất trong hệ thống chỉ được xem và in báo cáo dấu
vết kiểm toán từ nội dung dữ liệu của tập tin
này(dữ liệu cần được ghi nhận: ngày, giờ, phân hệ
được truy cập, người truy cập, số chứng từ, dữ liệu
gốc, dữ liệu sau khi chỉnh sửa…)
Không cóthủ tục này
Trang 17Phần mềm có hệ thống thông báo lỗi khá đầy đủ như: khi truy nhập ngày thì phần mềm sẽ căn cứvào ngày dư đầu kỳ và ngày khoá sổ trong phần quản lý hệ thời gian sử dụng, số tiền không đượcbằng 0, các mã cấp, tên cấp chi tiết không được trùng cũng không được rỗng ….
Tuy nhiên phần mềm còn chưa có hệ thống hướng dẫn sửa lỗi khi nhập liệu
Các chức năng hỗ trợ khác
Công cụ sao lưu dự phòng (backup): khi thoát khỏi chương trình bằng cách click vào biểu tượng
thì màn hình xuất hiện:
Bình thừơng trong mỗi form nhập đều có một nút lưu để ta lưu nghiệp vụ rồi nên nếu màn hìnhnày hiện lên mà ta chọn NO thì dữ liệu ta vẫn không bị mất vì phần này chỉ là phần lưu dự phòng dữliệu Nếu ta chọn YES thì phần mềm sẽ yêu cầu ta đặt tên cho thư mục sẽ lưu và tự động lưu
Phần mềm còn có một hệ thống giúp sửa chữa trong quá trình nhập liệu khá hoàn chỉnh, đó là
thanh thực đơn tìm kiếm dữ liệu,thanh này đã được mô tả trong phần trước
C.MÔ TẢ VÀ ĐÁNH GIÁ PHÂN HỆ THỐNG KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO
I Cách thức xử lý nghiệp vụ kế toán
Bút toán trùng
Các nghiệp vụ kế toán phát sinh sẽ có trường hợp cả hai kế toán của 2 phần hành khác nhau sẽđịnh khoản cùng một bút toán như nhau
Ví dụ: mua hàng trả tiền ngay, kế toán hàng hoá định khoản:
Nợ 1561:X
Có 1111:X
Và kế toán tiền mặt cũng sẽ định khoản tương tự
Nếu làm kế toán bằng thủ công, công việc lên báo cáo là rất dễ dàng bởi vì người thực hiện có thể bóc tách phần trùng nhau này Nhưng khi làm bằng chương trình kế toán thì khác, khi khai thác báo cáo kế toán thì chương trình chỉ lấy số liệu trên các tài khoản và tài khoản đối ứng Như vậy là số tiền trong sổ quỹ tiền mặt sẽ bị gấp đôi, số phát sinh trong sổ chi tiết tài khoản 1561 cũng sẽ gấp đôi tương tự
Các nghiệp có thể phát sinh bút toán trùng
Nộp tiền từ quỹ vào tài khoản ngân hàng,rút tiền từ ngân hàng về quỹ tiền mặt
Mua, bán ngoại tệ
Mua hàng hoá, nguyên vật liệu,công cụ dụng cụ trả tiền ngay
Bán hàng hoá, thành phẩm thu tiền ngay
Đối với phần mô tả kế toán hàng tồn kho thì ta chỉ cần quan tâm đến hai nghiệp vụ phát sinh búttoán trùng sau
Phương pháp xử lý bút toán trùng
Xử lý qua tài khoản trung gian: nghĩa là các bút toán trùng phát sinh, ta hạch toán qua một tàikhoản chung để cả hai kế toán thuộc 2 phần hành khác nhau đều có thể hạch toán độc lập
Với ví dụ trên , cách xử lý qua tài khoản trung gian như sau: sử dụng tài khoản 331: phải trả ngườibán làm tài khoản trung gian
Trang 18Kế toán hàng hoá định khoản ( theo dõi cả số lượng và giá trị)
Và kế toán tiền mặt không làm gì trong nghiệp vụ này
Vì mỗi cách xử lý bút toán trùng trong phần mềm đều có ưu và nhược điểm nhất định nên việcchọn cách xử lý nào là tuỳ thuộc vào doanh nghiệp, riêng phần mềm được thiết kế có thể ứng dụngcách xử lý nào cũng được
II Mô tả phân hệ thống kế toán hàng tồn kho
2.1 Chức năng xử lý nghiệp vụ và cung cấp thông tin
Ghi nhận các bút toán nhập, xuất kho
Cho phép in các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,hoá đơn GTGT, thẻ kho
Cung cấp các báo cáo liên quan như: bảng kê nhập xuất tồn hàng hoá nguyên liệu, nhật ký mua hàng, nhật ký bán hàng, sổ chi tiết các tài khoản hàng tồn kho…
Thao tác nhập liệu: người dùng sẽ đối thoại trực tiếp với phần mềm thông qua màn hình, dùng phím mũi tên di chuyển để thao tác và nếu ta muốn thực hiện lệnh thì nhấn phím Enter hoặc click chuột trái để chọn hoặc sẽ nhấn tổ hợp Alt+kí tự được gạch dưới
Trong menu kế toán chi tiết, hàng tồn kho gồm có: hàng hoá nguyên vật liệu , hàng đại lý, nhập hàng trả lại , xuất điều chuyển nội bộ
2.2 Hàng hoá nguyên liệu
Mô tả màn hình / thao tác nhập liệu / dữ liệu nhập
Các form nhập liệu của các loại Hàng Tồn Kho của phần mềm được thiết kế giống nhau nên em sẽ mô tả chi tiết hàng hoá tiền VNĐ, còn các loại hàng tồn kho còn lại thì em chỉ nêu những điểm khác biệt.
a) Hàng hoá tiền VNĐ:
Mua nội địa: khi ta chọn thì màn hình sau sẽ xuất hiện:
Trang 19Giải thích các nút ấn:
Nhập: chúng ta sẽ bắt đầu nhập nghiệp vụ sau khi chọn nút này
Tìm kiếm: nút này cho phép ngừơi dùng tìm lại các chứng từ đã nhập , màn hình xuất hiện giốngnhư menu tìm kiếm dữ liệu , tìm kiếm và xoá số liệu nhưng tài khoản đề xuất sẵn là 1561 Tuynhiên, tìm kiếm ở đây không chỉ cho xoá mà còn cho sửa dữ liệu bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl +Svào bút xoá muốn sửa, khi đó bút toán đã nhập sẽ được thể hiện lại trên form nhập để chúng ta sửa.In: nút này phục vụ cho việc in chứng từ khi nhập xong và lưu nghiệp vụ nhưng nghiệp vụ vẫncòn thể hiện trên form nhập Và nút này chỉ xuất hiện khi trong menu Hệ thống, phần Khai báo hệthống , các vận hành đặc thù khác, sử dụng vận hành nhập ta chọn chế độ In phiếu
Thoát: thoát khỏi form nhập
Danh mục và trình tự nhập liệu:
Tên dữ
liệu nhập
Thứ tự
Nội dung nhậpliệu
Ghi chú
phiếu nhập kho Số
Vụ việc 5 Sự việc diễn ra
việcTài
Trang 20tiền 0
Tài
khoản có
11
Chi tiết tàikhoản 331
4
tất cả hoá đơn