THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN HÀ LẦM

Thủ tục, chứng từ Việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ ở công ty đều phải dựavào các chứng từ tăng giảm, khấu hao TSCĐ và các chứng từ khác có liênquan như: - Biên bản giao nh

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN HÀ LẦM – TKV

2.1 Kế toán chi tiết tài sản cố định hữu hình tại Công ty cổ phần Than Hà Lầm – TKV

2.1.1 Thủ tục, chứng từ

Việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ ở công ty đều phải dựavào các chứng từ tăng (giảm), khấu hao TSCĐ và các chứng từ khác có liênquan như:

- Biên bản giao nhận TSCĐ (Mẫu số 01 - TSCĐ)

- Biên bản thanh lý TSCĐ (Mẫu số 02 - TSCĐ)

- Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn đã hoàn thành (Mẫu số 04-TSCĐ)

- Biên bản đánh giá lại TSCĐ (Mẫu số 05 - TSCĐ)

- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ

- Lênh điều động máy móc thiết bị (mẫu của TCT)

- Các tài liệu kỹ thuật liên quan

* Trình tự lập thủ tục:

Quá trình mua bán được tiến hành như sau: Trước tiên công ty lập dự án, kếhoạch sản xuất kinh doanh kế toán chi tiết TSCĐ ở Công ty Cổ phần Than HàLầm - TKV được thực hiện trên các sổ, thẻ TSCĐ, sổ TSCĐ, sổ chi tiết theo dõităng giảm TSCĐ và bảng theo dõi nguyên giá và giá trị còn lại của TSCĐ theonguồn hình thành

TSCĐ của Công ty tăng lên chủ yếu là do mua sắm mới vật tư tăng do côngtrình mua sắm phương tiện, thiết bị hình thành đưa vào sử dụng

Lên danh mục trang thiết bị thuộc TSCĐ cần cho dự án đầu tư sản xuất, khaithác Sau đó lập tờ trình lên chủ tịch hội đồng quản trị phê duyệt Sau khi xemxét đánh giá về tất cả các chỉ tiêu của công ty, mục đích hoạt động sản xuất kinhdoanh, kế hoạch và phương án mua sắm tổ chức quản lý và kế hoạch hoàn trả

vốn đầu tư Bộ phận mua hàng sẽ lên bảng báo giá gửi lên giám đốc công ty.Nếu được chấp nhận thì việc ký kết hợp đồng mua bán mới được tiến hành.Công ty phải lập hội đồng để xác định đúng nguyên giá của TSCĐ.

Khi có TSCĐ tăng thì công ty phải lập “biên bản giao nhận TSCĐ” cùng vớingười giao TSCĐ (Mẫu 01- TSCĐ - hệ thống kế toán doanh nghiệp xây lắp).Bên giao nhận gồm có: giám đốc công ty, phòng kế toán, phòng vật tư thiết bị,nhân viên kỹ thuật (do phòng kỹ thuật phân công), tổ bảo vệ Sau đó bên giaonhận TSCĐ lập một hồ sơ riêng về TSCĐ hồ sơ gồm có:

- Biên bản giao nhận TSCĐ

- Hợp đồng, hóa đơn mua TSCĐ và các chứng từ khá có liên quan

Bộ hồ sơ gồm 2 bản:

1 bản do phòng kế toán gửi để ghi sổ theo dõi

1 bản được phòng vật tư, thiết bị giữ để quản lý

Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty có một số TSCĐ

đã bị cũ đi, hư hỏng hoặc bị lỗi thời do tiến bộ khoa học kỹ thuật, không phùhợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh những TSCĐ mà công ty không cần dùngcho nên công ty phải tiến hành thanh lý hoặc nhượng bán các tài sản đó

Việc tiến hành nhượng bán, thanh lý TSCĐ chỉ được tiến hành sau khi đượcquyết định thanh lý nhượng bán cuả Giám đốc Công ty Người nào đặt giá caonhất trong số những người tham gia đấu giá thì TSCĐ sẽ thuộc về người đó.Ban thanh lý gồm có:

+ Giám đốc công ty

+ Phòng kế toán

+ Phòng vật tư thiết bị

+ Nhân viên kỹ thuật

+ Tổ bảo vệ

Trường hợp nhượng bán thì phải có biên bản giao nhận TSCĐ, hợp đồngmua bán, phải lập hội đồng xác định giá, thông báo công khai

Sau đó cùng nhau tiến hành đánh giá TSCĐ theo hiện trạng

- Giá trị còn lại của TSCĐ

- Giá trị thu hồi

- Chi phí thanh lý (nhượng bán),

Trình tự ghi sổ chi tiết tại Phòng Kế toán Công ty Cổ phần Than Hà Lầm TKV

-*Thẻ TSCĐ: căn cứ để lập thẻ TSCĐ là các chứng từ

- Biên bản giao nhận TSCĐ

- Biên bản đánh giá lại TSCĐ

- Bảng tính khấu hao TSCĐ

- Các tài liệu kỹ thuật có liên quan

* Chứng từ của kế toán chi tiết TSCĐ hữu hình

+ Biên bản giao, nhận TSCĐ (Mẫu số 01- TSCĐ)

+ Biên bản thanh lý TSCĐ (Mẫu số 03 -TSCĐ)

+ Biên bản giao nhận TSCĐ sữa chữa lớn hoàn thành (Mẫu số 04 - TSCĐ) + Biên bản đánh giá lại TSCĐ (Mẫu số 05-TSCĐ)

+ Thẻ TSCĐ

Chứng từ kế toán

Sổ quỹ TSCĐ

HH

Sổ và thẻ chi tiếtTSCĐ HHChứng từ ghi sổ

Ghi chú:

Sơ đồ 2 - 1 Trình tự ghi sổ kế toán TSCĐ trong công ty cổ phần Than Hà Lầm - TKV

2.1.3 Hạch toán chi tiết TSCĐ hữu hình tại bộ phận sử dụng

TSCĐ hữu hình của công ty có nhiều biến động, qua đó bộ phận sử dụngthường xuyên hạch toán chi tiết TSCĐ hữu hình Tuỳ theo nhu cầu của từng bộphận sử dụng mà có những TSCĐ hữu hình cụ thể để hạch toán

Sổ sách sử dụng bao gồm: Thẻ TSCĐ (Mẫu số 23-DN), Sổ TSCĐ (Mẫu

21-DN ), sổ theo dõi TSCĐ tại nơi sử dụng (Mẫu 22-21-DN)

Hạ Long, ngày 20 tháng 10 năm 2009

Bảng cân đốiphát sinh

Báo cáo tàichính

Ghi trong kỳ

Ghi cuối kỳ

Quan hệ đối chiếu

QUYẾT ĐỊNH CỦA GIÁN ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẦN THAN HÀ LẦM - TKV

V/v thanh lý TSCĐ

- Căn cứ vào quyết định số số 288 QĐTC ngày 01-07-2005 của Công ty

Cổ phần Than Hà Lầm – TKV thuộc Tổng Công ty Than Khoáng sảnViệt Nam

- Căn cứ vào nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty

- Theo đề nghị của ông trưởng phòng QLTB - VT

QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Nhượng bán TSCĐ (có biên bản kèm theo)

Thanh lý phương tiện vận tải trên cho ông Nguyễn Hồng Đạt

Địa chỉ: Hoàng Mai – Hà Nội

Tài khoản số: 710A - 40879 tại Ngân hàng No & PTNT Hà Nội

Điều 2: Các phòng kế toán tài chính, quản lý thiết bị có trách nhiệm

thực hiện quyết định này

BIÊN BẢN GIAO NHẬN TSCĐ

Ngày 15 tháng 08 năm 2009

Căn cứ vào quyết định số 17HV/020508 ngày 05 tháng 08 năm 2009 của Giám đốc công ty về việc bàn giao TSCĐ:

I Ban giao nhận TSCĐ gồm:

- Ông/Bà: Phạm Bình Minh chức vụ: Giám đốc Đại diện bên giao

- Ông/Bà:.Nguyễn Tuấn Minh chức vụ: Trưởng phòng Đại diện bên nhận Địa điểm giao nhận TSCĐ: Công ty cổ phần Than Hà Lầm - TKV

Xác nhận việc giao nhận TSCĐ như sau:

Nước sản xuất (XD)

Năm sản xuất

Năm đưa vào sử dụng

Công suất (diện tích thiết kế)

Tính nguyên giá TSCĐ

Giá mua (ZSX )

Chi phí vận chuyển

Chi phí chạy thử

… Nguyên giá TSCĐ

Tài liệu kỹ thuật kèm theo

Trong quá trình sử dụng tài sản sẽ dẫn đến một số TSCĐ HH bị cũ, hao mòn

không phù hợp với hình thức kinh doanh của công ty Nếu sử dụng chỉ gây lãng

phí vốn nên bộ phận sử dụng cần phải thanh lý hoặc nhượng bán để thu hồi vốn

cho công ty

Sau đây là tờ trình thanh lý phương tiện vận tải của tổ trưởng đội xe lập:

Hạ Long, ngày 31 tháng 06 năm 2009

TỜ TRÌNH XIN THANH LÝ PHƯƠNG TIỆN VẬN TẢI

Kính gửi: Giám đốc Công ty cổ phần Than Hà Lầm - TKV

Tên tôi là: Nguyễn Trọng DũngChức vụ: Tổ trưởng đội xe bộ phận vận chuyển

Hiện nay, bộ phận vận chuyển hành khách đang có 1 phương tiện vận tải

cũ nát và hoạt động không có hiệu quả (có kèm theo biên bản xác nhận hiệntrạng xe) Tôi viết tờ trình này xin giám đốc xem xét và cho thanh lý phươngtiện vận tải sau:

ST

hàng hóaKính đề nghị giám đốc công ty giải quyết, cho phép thanh lý phương tiệnvận tải trên

Tổ trưởng đội xe

Để sử dụng tốt các TSCĐ hữu hình của công ty cũng như của từng bộ phận

sử dụng thì việc quản lý và hạch toán chi tiết tại bộ phận sử dụng là hết sứcquan trọng Hầu hết các TSCĐ hữu hình tại bộ phận sử dụng đều được hạchtoán chi tiết và ghi rõ rang từng tài sản dựa trên các chứng từ gốc hay các chứng

từ có liên quan

2.1.4 Hạch toán chi tiết TSCĐ hữu hình tại bộ phận kế toán

Tổ chức hạch toán TSCĐ hữu hình giữ một vị trí quan trọng trong côngtác kế toán Nó cung cấp tài liệu đảm bảo chính xác cho bộ phận quản lý doanhnghiệp để tiến hành phân tích, đánh giá thực hiện tăng, giảm TSCĐ hữu hình ởcông ty Qua đó tăng cường biện pháp kiểm tra, quản lý TSCĐ hữu hình mộtcách đảm bảo an toàn, nâng cao hiệu quả sử dụng Do vậy, việc quản lý và hạchtoán luôn dựa trên một hệ thống đầy đủ các chứng từ gốc chứng minh cho tínhhợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, bao gồm: Hoá đơn GTGT, biên bảnthanh lý TSCĐ, biên bản quyết toán…Căn cứ vào chứng từ gốc và các tài liệukhác mà bộ phận kế toán tiến hành lập sổ và theo dõi trên thẻ chi tiết TSCĐ hữuhình, sổ chi tiết tăng giảm TSCĐ hữu hình

Đơn vị bán hàng: Công ty oto Daewoo Việt Nam

Địa chỉ: Km 12 QL1A - Tứ Hiệp – Thanh Trì – Hà Nội

Số tài khoản: 710A – 00002

Điện thoại MS: 0 1 0 0 1 0 0 7 3 3 / / / /

Họ và tên người mua hàng: Phạm Bình Minh

Tên đơn vị: Công ty cổ phần than Hà Lầm – TKV

Địa chỉ: Phường Hà Lầm – TP Quảng Ninh – Tỉnh Quảng Ninh

STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị

tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

Cộng tiền hàng 630.000.000

Số tiền viết bằng chữ: Sáu trăm chín mươi ba triệu đồng chẵn /

Ngưòi mua hàng

(Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)Thủ trưởng đơn vị

Công ty mua 01 xe ôtô về chưa đưa vào sử dụng ngay mà phải đưa xe điđăng ký, chạy thử Khi hoàn thành bàn giao, kế toán căn cứ vào chứng từ liênquan để hoàn thành ghi sổ Trước khi đưa vào sổ kế toán phải tập hợp lại chứng

từ cho các khoản chi phí đầu tư: thuế trước bạ, giấy đăng ký khám xe…

Biểu 2-5:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh Phúc

Hạ Long, ngày 11 tháng 11 năm 2009

BIÊN BẢN QUYẾT TOÁN XE ÔTÔ HUYNDAI

Căn cứ vào chứng từ liên quan chi cho các khoản chi phí sau:

- Giá mua xe: 693.000.000 đồng

Căn cứ biên bản giao nhận TSCĐ, kế toán lập thẻ TSCĐ:

THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

Số:.17 Ngày 11 tháng 11 năm 2009 lập thẻ

Căn cứ biên bản giao nhận TSCĐ số 05 ngày 15 tháng 08 năm 2009

Tên, ký mã hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCĐ: Ôtô tải Huyndai Số hiệu:

Nước sản xuất: Việt Nam Năm sản xuất:

Bộ phận quản lý, sử dụng: Năm đưa vào sử dụng: 2009

Công suất (diện tích thiết kế): 35 tấn

Trong qúa trình sử dụng TSCĐ hữu hình sẽ dẫn đến một số tài sản cũ, haomòn, lạc hậu Bộ phận sử dụng gửi lên ban lãnh đạo “Tờ trình thanh lý phươngtiện vận tải” Sau khi xét duyệt được sự đồng ý của ban lãnh đạo, kế toán lậpbiên bản thanh lý như sau:

15/2006/QĐ-BIÊN BẢN THANH LÝ TSCĐ

Ngày 27 tháng 11 năm 2009

Số: 04

Nợ:… Có:……

Căn cứ vào quyết định số.532 ngày 20 tháng 11 năm 2009 của Giám đốc công ty về việc thanh lý TSCĐ:

I Ban thanh lý TSCĐ gồm:

- Ông/Bà:Phạm Bình Minh chức vụ:Giám đốc công ty Đại diện: Trưởng ban

- Ông/Bà: Nguyễn Anh Tuấn.chức vụ: Kế toán trưởng.Đại diện: Uỷ viên

- Ông/Bà:Nguyễn Trọng Dũng chức vụ:Tổ trưởng đội xe Đại diện: Uỷ viên

II Tiến hành thanh lý TSCĐ:

- Tên, ký mã hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCĐ: XE ÔTÔ HUYNDAI

- Số hiệu TSCĐ:………

- Nước sản xuất (xây dựng):…… ………

- Năm đưa vào sử dụng:……… Số thẻ TSCĐ:………

- Nguyên giá TSCĐ: 630.000.000 Đồng

- Giá trị hao mòn đã trích đến thời điểm thanh lý: 568.750.000 đồng.

- Giá trị còn lại của TSCĐ:………

III Kết luận của Ban thanh lý TSCĐ: Ban thanh lý quyết định thanh lý phương

tiện vận tải trên

- Chi phí thanh lý TSCĐ………… (viết bằng chữ)……….

- Giá trị thu hồi: 12.705.000 đồng (viết bằng chữ Mười hai triệu bảy trăm linh năm nghìn đồng chẵn.

- Đã ghi giảm sổ TSCĐ ngày… tháng … năm 2009

Ngày 27 tháng 11 năm 2009 Giám đốc

Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Than Hà Lầm - TKV

Địa chỉ: Thành Phố Hạ Long - Tỉnh Quảng Ninh

Số tài khoản: 1482201000287 mở tại chi nhánh NH No & PTNT TP.HạLong

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.155.000

Số tiền viết bằng chữ: Mười hai triệu bảy trăm linh năm nghìn đồng chẵn /

Ngưòi mua hàng

(Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng

(Ký, ghi rõ họ tên)

Thủ trưởng đơn vị

(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Kế toán căn cứ các chứng từ liên quan đến TSCĐ hữu hình để lập sổ kế toán

chi tiết TSCĐ hữu hình của doanh nghiệp Mỗi TS đưa vào sử dụng đều phải

ghi vào cuốn sổ này Số thứ tự của Tài sản được ghi theo thứ tự thời gian, hàng

tháng khi có nghiệp vụ TSCĐ hữu hình phát sinh, kế toán ghi vào sổ chi tiết

TSCĐ hữu hình

Biểu 2-9:

Đơn vị: Công ty Cổ phần Than Hà Lầm - TKV

SỔ CHI TIẾT TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

Năm: 2009Loại Tài sản: TSCĐ hữu hình

Số lượng Đgiá

Số tiền

Thanh lý

xe ôtô huyndai

01 12,705

Cuối kỳ căn cứ vào thẻ TSCĐ hữu hình, sổ chi tiết và các chứng từ liên quanđến việc tăng giảm TSCĐ hữu hình Song song với công tác hạch toán chi tiếtTSCĐ hữu hình công ty tổ chức hạch toán tổng hợp TSCĐ hữu hình Đây làkhâu quan trọng phục vụ đắc lực cho công tác quản lý Mục đích hạch toán tổnghợp nhằm cung cấp thông tin tổng hợp về nguyên giá, giá trị còn lại, giá trị haomòn TSCĐ hữu hình.

2.2 Kế toán tổng hợp tài sản cố định hữu hình tại Công ty cổ phần Than

Hà Lầm – TKV

Để hạch toán tổng hợp TSCĐ hữu hình, Công ty sử dụng tài khoản theo chế

độ quy định hiện hành và sử dụng một số tài khoản liên quan Công ty hạch toánTSCĐ hữu hình trên hệ thống sổ sách được tổ chức theo đúng chế độ quy định.Hiện nay công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTCngày 20/03/2006; niên độ kế toán áp dụng bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúcngày 31/12 hàng năm

2.2.1 Kế toán tổng hợp tăng tài sản cố định của Công ty cổ phần Than Hà Lầm – TKV

Nghiệp vụ mua 01 xe ôtô tải Huyndai 35 tấn sẵn sàng được đưa vào sửdụng, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc (biên bản giao nhận TSCĐ), doanhnghiệp lập thẻ TSCĐ và ghi chép vào sổ chi tiết TSCĐ, sổ theo dõi TSCĐ tạinơi sử dụng

Bút toán 1: Căn cứ biên bản giao nhận TSCĐ số 05 ngày 15/08/2009 vàhoá đơn mua TSCĐ số 02B, kế toán phản ánh tăng TSCĐ theo giá mua:

Nợ TK 211: 630.000.000 đ

Nợ TK 133: 63.000.000 đ

Có TK 341: 554.400.000 đ

Có TK 112: 138.600.000 đBút toán 2: Căn cứ hoá đơn chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt, kế toántập hợp chi phí mua sắm lắp đặt thực tế phát sinh:

Nợ TK 211: 508.349.418 đ

Ngày 30 tháng 11 năm 2009

Căn cứ vào các biên bản giao nhận và hoá đơn GTGT về việc mua sắm hoặccác trường hợp tăng TSCĐ, kế toán tổng hợp tình hình tăng TSCĐ hữu hìnhtháng 11 năm 2009:

Biểu 2-11:

Bảng tổng hợp tăng TSCĐ hữu hình tháng 11 năm 2009 Chứng từ

Tên TSCĐHH

Đơn vị tính

Số lượn g

TSCĐ HH tăng S

Nguồn hình thành

Bộ phận

sử dụng

19 05/11/09

Xe ôtô 24chỗ 14L -0357

chiế

Vậnchuyển

( Ký tên )

Trình tự ghi sổ một trường hợp tăng TSCĐ HH của công ty trong tháng

11 theo hình thức chứng từ ghi sổ như sau:

Căn cứ vào chứng từ gốc về TSCĐ HH phát sinh, kế toán vào chứng từghi sổ theo mẫu:

Biểu 2-12:

Chứng từ ghi sổ

Số: 28Tháng 11 năm 2009

Sau khi phản ánh vào chứng từ ghi sổ về tăng TSCĐ hữu hình, sau đó kếtoán vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ TSCĐ hữu hình.

Biểu 2-13:

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Tháng 11 năm 2009Chứng từ

2.2.2 Kế toán tổng hợp giảm tài sản cố định của Công ty cổ phần Than Hà Lầm – TKV

Hạch toán giảm TSCĐ hữu hình do công ty tiến hành nhượng bán, thanh lýkhi thấy những TS này không đem lại lợi nhuận cho công ty

Trên cơ sở căn cứ vào Biên bản thanh lý sô, hoá đơn GTGT, phiếu báo cócủa ngân hàng và toàn bộ các chứng từ có liên quan tới việc thanh lý TSCĐ hữuhình Kế toán định khoản:

Bút toán 01: Căn cứ biên bản thanh lý TSCĐ số 04 ngày 27/11/2009, vàcác hoá đơn phản ánh chi phí thanh lý kế toán ghi giảm TSCĐ:

Nợ TK 214: 586.750.000 đ

Nợ TK 811: 81.250.000 đ

Có TK 211: 678.000.000 đBút toán 2: Căn cứ giấy báo có của ngân hàng, kế toán phản ánh số thu vềsau thanh lý Kế toán ghi:

TSCĐ hữu hình giảm S

Nguyên giá (đồng)

Nguồn hình thành

Bộ phận

sử dụng

phòng12/11/09 Xe ôtô 14L-

Vănphòng25/11/09 Xe ôtô tải

Vậnchuyển

Biểu 2-15:

Chứng từ ghi sổ

Số: 26Tháng 11 năm 2009

Đơn vị tính: đồng

Giảm TSCĐ hữu hình do thanh lý, nhượng bán

1 Thanh lý xe ôtô tải Huyndai đã sử dụng 214

811

211

568.750.00081.250.000678.0000.000

333

12.705.00011.550.0001.155.000

811

211

46.649.00065.500.000112.149.000

333

72.050.00065.500.0006.550.000

811

211

21.816.799478.86322.295.662

Có chứng từ gốc kèm theo

Từ số liệu của chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ đăng ký chứng từ:

Biểu 2-16:

ghi

sổ

Số hiệu Tài khoản

21.816.799478.863

-1187

214811

46.649.00065.500.000H3 Thanh lý xe ôtô tải

Huyndai 14L-1438

214811

568.750.00081.250.000

2.2.3 Kế toán tổng hợp khấu hao tài sản cố định hữu hình của Công ty cổ phần Than Hà Lầm – TKV

Trong quá trình sử dụng TSCĐ hữu hình bị hao mòn dần về giá trị, do vậy

kế toán phải làm công tác trích khấu hao Khấu hao TSCĐ hữu hình là quá trìnhchuyển dần giá trị của TSCĐ hữu hình một cách có kế hoạch vào giá thành.Khấu hao TSCĐ hữu hình là biện pháp kinh tế nhằm bù đắp khôi phục lại từngphần hoặc toàn bộ giá trị TSCĐ hữu hình