Xây dựng triển khai hệ thống ERP cho một công ty sản xuất thép

Để thực hiện mục tiêu này, nhiệm vụ đặt ra là: NV1- Làm rõ vai trò của triển khai ERP đối với các doanh nghiệp; NV2- Phân tích hiện trạng, tìm nguyên nhân gây ra khó khăn cho Công ty SX

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA -

BÙI ĐỨC TRÍ

XÂY DỰNG & TRIỂN KHAI

HỆ THỐNG ERP CHO MỘT CÔNG TY SẢN XUẤT THÉP

Chuyên ngành: Kỹ Thuật Công Nghiệp

Mã số: 8520117

LUẬN VĂN THẠC SĨ

Cán bộ hướng dẫn khoa học: PGS TS LÊ NGỌC QUỲNH LAM

…

Cán bộ chấm nhận xét 1: TS ĐỖ THÀNH LƯU …

Cán bộ chấm nhận xét 2: TS DƯƠNG QUỐC BỬU …

Luận văn thạc sĩ được bảo vệ tại Trường Đại học Bách Khoa – ĐHQG TP.HCM ngày 05 tháng 01 năm 2020 Thành phần Hội đồng đánh giá luận văn thạc sĩ gồm: 1 Chủ tịch: TS NGUYỄN VẠNG PHÚC NGUYÊN ………

2 Thư ký: TS NGUYỄN HỮU THỌ ………

3 Ủy viên: PGS.TS ĐỖ NGỌC HIỀN ………

4 Phản biện 1: TS ĐỖ THÀNH LƯU ………

5 Phản biện 2: TS DƯƠNG QUỐC BỬU ………

Xác nhận của Chủ tịch Hội đồng đánh giá luận văn và Trưởng khoa quản lý chuyên ngành sau khi luận văn đã được sửa chữa (nếu có)

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA

NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ

Họ tên học viên: BÙI ĐỨC TRÍ MSHV: 1870189

Ngày, tháng, năm sinh: 10/04/1985 Nơi sinh: An Giang Chuyên ngành: Kỹ Thuật Công Nghiệp Mã số: 8520117

I TÊN ĐỀ TÀI: Xây dựng và triển khai hệ thống ERP cho một công ty SX Thép

II NHIỆM VỤ VÀ NỘI DUNG: mục tiêu chính của đề tài là tìm hiểu về tầm quan

trọng của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đối với công ty sản xuất nói chung Lấy trường hợp cụ thể tại một công ty sản xuất đa dạng sản phẩm thép (thép ống, thép hình, tôn, …) ở Việt Nam để khảo cứu phân tích vấn đề khó khăn xảy ra trong quản lý sản xuất vận hành khi không có hệ thống ERP Từ đó

đề xuất, xây dựng giải pháp và triển khai hệ thống ERP cho công ty sản xuất thép này Để thực hiện mục tiêu này, nhiệm vụ đặt ra là: NV1- Làm rõ vai trò của triển khai ERP đối với các doanh nghiệp; NV2- Phân tích hiện trạng, tìm nguyên nhân gây ra khó khăn cho Công ty SX Thép VNOTNS trong vận hành khi không có hệ thống ERP; NV3- Xây dựng & triển khai giải pháp ERP thí điểm tại VNOTNS

III NGÀY GIAO NHIỆM VỤ : 19/08/2019 (theo QĐ giao đề tài)

IV NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ: 08/12/2019 (theo QĐ giao đề tài)

V CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: PGS.TS Lê Ngọc Quỳnh Lam

Tp HCM, ngày tháng … năm 2019

LỜI CẢM ƠN

- Tôi xin chân thành cảm ơn Cô Lê Ngọc Quỳnh Lam & Thầy Đỗ Ngọc Hiền –

Bộ Môn Kỹ Thuật Hệ Thống Công Nghiệp – Khoa Cơ Khí – Trường Đại học Bách Khoa – Đại học Quốc gia TP.HCM đã tận tình hướng dẫn, cung cấp những kiến thức

và kinh nghiệm quý báu, cũng như sự quan tâm tạo điều kiện thuận lợi của Thầy Cô

đã giúp tôi nghiên cứu hoàn thành đề tài luận văn này

Tôi cũng gửi lời cảm ơn đến các thầy cô thuộc Bộ Môn Kỹ Thuật Hệ Thống Công Nghiệp – Khoa Cơ Khí – Trường Đại học Bách Khoa – Đại học Quốc gia TP.HCM với các bài giảng, giáo trình, bài báo, tài liệu tham khảo do Thầy Cô cung cấp Đặc biệt là sự truyền đạt kinh nghiệm quý báu của Thầy Cô bộ môn đã giúp tôi tìm hiểu & giải quyết vấn đề được thuận lợi hơn, nhanh chóng và tháo gỡ khó khăn

để thực hiện báo cáo luận văn này

Chân thành cảm ơn anh chị em Công ty CP SX Thép VNOTNS, Công ty CP Phần mềm PATs, CoresVN,… đã hỗ trợ kinh nghiệm, tạo điều kiện khảo sát phỏng vấn, cung cấp tài liệu và những tri thức kinh nghiệm thực tế đã tích lũy giúp tôi hiểu vấn đề nhanh hơn thực hiện thành công đề tài này

Một lần nữa xin trân trọng cảm ơn!

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2019

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ

Trong thời đại công nghệ thông tin đang phát triển vượt bậc như hiện nay thì các thuật

ngữ như: Thương mại điện tử (e-Commerce), Dữ liệu lớn (Big Data), Điện toán đám

mây (Cloud Computing), Trí tuệ nhân tạo (AI), Robotics, Cuộc cách mạng Công

nghiệp lần thứ 4 đã và đang ngày càng trở nên quen thuộc với mọi người tại Việt

Nam Song song đó, khái niệm “Chuyển đổi số” cũng được nhắc đến nhiều trong

cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam Từ đó đặt ra yêu cầu về ứng dụng công nghệ

nhằm chuẩn hóa, cải tiến chất lượng công việc của người lao động, nâng cao năng

lực cạnh tranh và góp phần chuyển đổi số doanh nghiệp càng trở nên có ý nghĩa hơn

Việc xem xét ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý sản xuất vận hành một mặt

là để phân tích, đánh giá xem có thay thế được các công việc thủ công bằng các hệ

thống phần mềm máy tính hay robot được không? Mặt khác là để thực hiện từng bước

quá trình chuyển đổi số trong “tiền công nghiệp 4.0” Và triển khai hệ thống ERP tại

các doanh nghiệp Việt Nam là một giải pháp hữu hiệu cần xem xét nhằm tự động hóa

dần các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, từng bước chuyển đổi số

tiến đến “sản xuất thông minh” trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 Hệ thống ERP

hay hoạch định nguồn lực doanh nghiệp bằng hệ thống thông tin quản lý là một khái

niệm phổ biến tại Việt Nam trong thời gian gần đây Các sản phẩm ERP nổi trội toàn

cầu đã được triển khai ứng dụng tại các doanh nghiệp Việt Nam như SAP, Oracle,

Infor LN, Microsoft Dynamics, Acumatica, …

Nội dung chính của đề tài là ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý sản xuất vận

hành Cụ thể là nghiên cứu về tầm quan trọng của ERP đối với doanh nghiệp, dựa

vào đối tượng nghiên cứu là một công ty cổ phần mang yếu tố “gia đình” chuyên sản

xuất tôn thép lớn tại Việt Nam để xây dựng & triển khai giải pháp ERP Bằng khảo

sát hiện trạng các công việc còn làm thủ công, thu thập ý kiến các KeyUsers đang

triển khai vận hành hệ thống quy trình để tìm ra các vấn đề bất cập về quản lý vận

hành sản xuất Từ đó đề xuất giải pháp theo hướng xây dựng & triển khai hệ thống

ABSTRACT

In this booming development of Information and Technology (IT), terminologies that are becoming more and more common such as “e-Commerce”, “Big Data”, “Cloud Computing”, “Artificial Intelligence”, “Robotics”, “the 4th Industrial Revolution” Parallelly, the term of data transformation has been spread widely among business communities Therefore, demand for applying technologies to standardize and improve employees’ work performance and/or operational competence has been more significant

In other words, the consideration of applying IT in operation management is essential Firstly, it is about to analyze and evaluate possibility of computerization and automation (using robots) that replaces manual works Secondly, it atcs as a stepping stone in preparing the capability of workforce at the pre-stage of the 4th industrial revelution

So, implementation of enterprise resource planing system (ERP) can be seen as a tactical solution that automates the business’s processes and procedures with an aim of

approaching the highest level in operation – “Smart Operation” In particular, ERP

systems have become well-known in Vietnam these days as their undeniable benefits offered to businesses Apparently, some of market-leading enterprise systems can be named as SAP, Oracle’s system, Infor LN, Microsoft Dynamics, Acumatica, and others which have proved their advantages to businesses for years

In this thesis, the author aims to evaluate and analyze the important of the application of

IT into operation and production management within a business Speciffically, the case study chosen of this research is a family-based steel corporation, named VNOTNS (name

is changed as privacy reason) that is has been on preliminary stages of implementing ERP systems in their manufacturing In this research, it was divided into two main phases The first phase was the investigation of current practices such as manual works, processes and procedures and collection of employees opinion through interviews to understand the whole picture of the corporation in order to point out constraints and wastes in operation and management The second one was to construct the framework of functionalities (Purchasing, Inventory, Production, Quality control and Assurance – QAQC), Human resource management (HRM), Finance and Accounting), included in the ERP system In addition, the author also has sucessfully configurated and completly implimented the ERP for a subsidiary of VNOTNS

LỜI CAM ĐOAN -

Tác giả luận văn có lời cam đoan danh dự về công trình khoa học này của mình, cụ thể chi tiết như sau:

Tôi tên là: BÙI ĐỨC TRÍ

Sinh ngày 10 tháng 04 năm 1985 tại An Giang

Quê quán: huyện Chợ Mới, tỉnh An Giang

Là học viên cao học khóa 2018 ngành Kỹ thuật Công nghiệp của Trường Đại học Bách Khoa – ĐHQG TP.HCM Mã số học viên: 1870189

Cam đoan đề tài: “Xây dựng & Triển khai hệ thống ERP cho một công ty

sản xuất Thép” là đề tài luận văn thạc sĩ ngành Kỹ thuật Công nghiệp được tôi thực

hiện tại Trường Đại học Bách Khoa – ĐHQG TP.HCM Đề tài này là công trình

nghiên cứu của riêng tôi, các kết quả nghiên cứu có tính độc lập riêng và chưa được công bố toàn bộ nội dung này bất kỳ ở đâu; các số liệu, các nguồn trích dẫn, tài liệu tham khảo trong luận văn được chú thích nguồn gốc rõ ràng, minh bạch

Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan danh dự của tôi

TP Hồ Chí Minh, ngày 08 tháng 12 năm 2019

Tác giả Bùi Đức Trí

MỤC LỤC

NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ i

LỜI CẢM ƠN ii

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ iii

ABSTRACT iv

LỜI CAM ĐOAN v

DANH SÁCH CÁC BẢNG BIỂU viii

DANH SÁCH HÌNH VẼ, BIỂU ĐỒ ix

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT xi

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI 1

1.1 Tổng quan về đề tài 1

1.2 Mục tiêu nghiên cứu 3

1.3 Nội dung nhiệm vụ chính thực hiện đề tài 3

1.4 Phạm vi nghiên cứu & giới hạn đề tài 4

1.5 Bố cục luận văn 4

CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP LUẬN & CƠ SỞ LÝ THUYẾT 5

2.1 Phương pháp luận 5

2.2 Phương pháp CDIO & Cách tiếp cận Kỹ thuật hệ thống 6

2.3 Xác định vấn đề theo TPS 7

2.4 Cơ sở lý thuyết về công nghệ phần mềm 10

2.5 Hệ thống ERP 13

2.5.1 Khái niệm về hệ thống ERP 13

2.5.2 Vai trò của ERP 16

CHƯƠNG 3: ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU 21

3.1 Giới thiệu đôi nét về Công ty VNOTNS 21

3.2 Hiện trạng các vấn đề trong QLSXVH tại VNOTNS 23

3.3 Phát biểu vấn đề trọng tâm 25

CHƯƠNG 4: LỰA CHỌN PHƯƠNG ÁN & CHỨC NĂNG HT ERP.VNO 28

4.1 Lựa chọn phương án triển khai ERP 28

4.2 Kế hoạch triển khai & xây dựng đội dự án 36

4.3 Khảo sát & Phân tích yêu cầu nghiệp vụ, chức năng hệ thống ERP 38

CHƯƠNG 5: THIẾT KẾ QUY TRÌNH & MÀN HÌNH CHỨC NĂNG ERP 44

5.1 Quy tắc thiết kế tổng thể hệ thống 44

5.1.1 Thiết kế giải pháp có khả năng mở rộng cấu trúc tổ chức 44

5.1.2 Thiết kế hệ thống tài khoản kế toán quản trị nhất quán 46

5.1.3 Thiết kế cấu trúc tổ chức kho phù hợp 50

5.1.4 Thiết kế cấu trúc mã hàng linh hoạt 52

5.1.5 Thiết kế các bộ mã master data phổ biến 53

5.2 Thiết kế quy trình chức năng hệ thống ERP.VNOTNS 56

5.2.1 Phân hệ Mua hàng 58

5.2.2 Phân hệ Quản lý nghiệp vụ giao dịch Kho 71

5.2.3 Phân hệ Quản lý sản xuất & QAQC 84

5.2.4 Phân hệ Bán hàng 90

5.2.5 Phân hệ Tài chính Kế toán 906

5.2.6 Phân hệ Quản lý hành chính nhân sự tiền lương 99

5.3 Thiết kế màn hình chức năng các phân hệ 100

CHƯƠNG 6: ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ TRIỂN KHAI GIẢI PHÁP 109

6.1 Quản lý mua hàng (PO) 111

6.2 Quản lý kho (INV) 111

6.3 Quản lý bán hàng (OM) 112

6.4 Quản lý sản xuất (MFG) 113

6.5 Quản lý tài chính kế toán (FIN) 113

6.6 Quản lý Kiểm soát chất lượng (QAQC) 113

6.7 Quản lý Hành chính – Nhân sự – Chấm công – Tiền lương (HRM) 114

CHƯƠNG 7: KẾT LUẬN & KHUYẾN NGHỊ 115

7.1 Đánh giá đề tài 115

7.2 Hướng mở rộng, vấn đề tiếp tục nghiên cứu 116

7.3 Hướng đề xuất, kiến nghị 117

7.4 Kết Luận 118

DANH SÁCH CÁC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1 – Các phương pháp áp dụng thực hiện đề tài 5

Bảng 2.2 – Áp dụng phương pháp CDIO & cách tiếp cận KTHT thưc hiện đề tài 6 Bảng 2.3 – Các loại lãng phí theo TPS 9 Bảng 2.4 – 8 loại lãng phí DOWNTIME 10

Bảng 2.5 – Lợi ích triển khai ERP mang lại cho doanh nghiệp 19

Bảng 4.1 – Tham khảo lựa chọn ERP tại doanh nghiệp tôn thép Việt Nam 29

Bảng 4.2 – So sánh ERP nước ngoài với trong nước tự xây dựng 32

Bảng 4.3 – Tiêu chí lựa chọn đối tác triển khai ERP 34

Bảng 4.4 – Khung kế hoạch triển khai dự án ERP.VNOTNS 36

Bảng 4.5 – Các chức năng hệ thống ERP.VNOTNS 43

Bảng 5.1.1 – Yêu cầu thiết kế đối với hệ thống tài khoản kế toán quản trị 51

Bảng 5.1.2 – Danh sách các kho trên hệ thống ERP 53

Bảng 5.1.3 – Thiết kế cấu trúc segment mã items 54

Bảng 5.1.4 – Bảng mã số phân biệt các loại chứng từ cua hệ thống 57

Bảng 5.2.1 – Các ký hiệu thiết kế quy trình 58

Bảng 5.2.2a – Mô tả quy trình mua hàng hóa vật tư thông thường 63

Bảng 5.2.2b – Mô tả quy trình gia công nguyên liệu 69

Bảng 5.2.2c – Mô tả quy trình thanh toán mua hàng 71

Bảng 5.2.3a – Mô tả quy trình lập MPS 85

Bảng 5.2.3b – Mô tả quy trình lập kế hoạch nguyên vật liệu 87

Bảng 5.2.3c – Mô tả quá trình thực thi lệnh sản xuất 89

DANH SÁCH HÌNH VẼ, BIỂU ĐỒ

Hình 1.1 – Mối liên hệ giữa MES & ERP với Kinh doanh thông minh (BI) 2

Hình 1.2 – Thời gian trung bình triển khai ERP một số hãng năm 2018 3

Hình 2.1 – Phương pháp nghiên cứu tổng thể thực hiện đề tài 6

Hình 2.2 – Ba pha của cách tiếp cận kỹ thuật hệ thống 7

Hình 2.3 – Vấn đề là sự chênh lệch giữa hình thái lý tưởng & hiện tại 8

Hình 2.4a – Chu trình phát triển phần mềm SDLC 11 Hình 2.4b – Mô hình WaterFall trong phát triển phần mềm ứng dụng 11 Hình 2.4c – Mô hình xây dựng phần mềm cải tiến linh hoạt 12 Hình 2.4d –V-model trong phát triển phần mềm 12 Hình 2.5a – ERP & các chức năng của doanh nghiệp 13 Hình 2.5b – ERP là hệ thống mở rộng của MRPII 14 Hình 2.5c – ERP là hệ thống thông tin quản lý 15 Hình 2.5d – ERP và các hệ thống SCM, CRM, KMS 16 Hình 2.5e – Tác động của JIT-Infor sinh ra từ ERP đến NLTC & logistics 17 Hình 2.5f – Vai trò của ERP đối với KD thông minh & hỗ trợ ra quyết định 17 Hình 2.5g – ERP với chuỗi giá trị thông tin doanh nghiệp 18 Hình 2.5h – Lợi ích mong đợi của triển khai ERP 19 Hình 2.5i – Lý do để doanh nghiệp triển khai ERP 20 Hình 3.1 – Các công đoạn sản xuất của 03 cụm nhà máy công ty VNOTNS 22 Hình 3.2 – Ví dụ về sự lãng phí trong quy trình mua vật tư 24 Hình 3.3 – Vận dụng phương pháp 5-Whys trong tìm nguyên nhân gốc 26 Hình 4.1a – Đánh giá các SP ERP 2017 – 2018 theo Nucleus Research 28 Hình 4.1b – Khảo sát chọn lựa sản phẩm ERP năm 2018 của Panorama 28 Hình 4.2 – Học kinh nghiệm của các DN Tôn Thép VN đã triển khai ERP 30 Hình 4.3 – Tỷ lệ DN chọn kiến trúc hạ tầng ERP theo Panorama 36

Hình 5.2.1 – QT1.PO1 Quy trình mua vật tư mua vật tư hàng hóa 58 Hình 5.2.2 – QT2.PO2 Quy trình gia công nguyên liệu 64 Hình 5.2.3 – QT3.TT1 Quy trình thanh toán mua hàng hóa/ dịch vụ 69

Hình 5.2.9 – Q.trình QAQC từ kiểm định NgL đầu vào đến BTP/TP đầu ra 89

Hình 5.2.11 – Các quy trình chi tiết phân hệ Kinh doanh 93 Hình 5.2.12 – Minh họa quản lý tài khoản & khoản mục phí 97 Hình 5.2.13 – Mô hình kết nối máy chấm công với hệ thống ERP 99 Hình 5.2.14 – Quy trình tăng ca/ giảm ca & nghỉ phép trong phân hệ HRM 100 Hình 5.3.1 – Màn hình đăng nhập hệ thống ERP 100 Hình 5.3.2 – Giao diện sau đăng nhập & Cây menu chức năng chương trình 101 Hình 5.3.3 – Màn hình chức năng lập yêu cầu mua hàng 101

Hình 5.3.5 – Màn hình chức năng lập đơn hàng mua 103 Hình 5.3.6 – Màn hình demo chức năng xem báo cáo 104 Hình 5.3.7 – Màn hình chức năng lọc xuất file in báo cáo từ ERP 105 Hình 5.3.8 – Chức năng tạo mã items tập trung trên ERP 106

Hình 5.3.10 – Màn hình khai báo chủ động đơn vị thu mua 107

Hình 5.3.12 – Chức năng quản lý hàng hóa theo lô trên ERP 108 Hình 6.1 – Lý do thời gian triển khai ERP quá kế hoạch 109 Hình 6.2 – Nhân sự nội bộ tham gia triển khai fulltime dự án ERP 110 Hình 6.3 – Thời gian bù đắp chi phí triển khai ERP 114Hình 7.1 – Thời gian ghi nhận hiệu quả triển khai ERP 116 Hình 7.2 – Mở rộng tích hợp hệ thống thông tin QLSXVH toàn DN 117

CN 4.0 Cách mạng công nghiệp lần thứ 4 Nền công nghiệp 4.0

CRM Quản lý mối quan hệ khách hàng Customer Relationship

Management ERP Hệ hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERPs: Hệ thống ERP

JIT MES Hệ thống điều hành sản xuất Manufacturing Execution

System MRP Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu Material Requirements

Planning

Management BP/ĐV/PB Bộ phận/ Đơn vị/ Phòng ban

BTP/TP Bán thành phẩm/ thành phẩm

DNVVN VN Doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam SME

DSS Hệ hỗ trợ ra quyết định Decision Support System Entry/Exit Đầu vào/ Đầu ra trong dây chuyền SX

FIN/ TCKT Chức năng tài chính kế toán trong DN Finace & Accounting

IIoT Internet kết nối vạn vật trong vận hành

công nghiệp

Industrial Internet of

Things INV Chức năng quản lý Kho trong DN

NLTC Năng lực tổ chức

NLCTDN Năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp Organisational

Performance OM/ SO Chức năng bản hàng/ Đơn hàng bán Sale Order

PO Chức năng mua hàng/ Đơn hàng mua Purchase Order PPNC Phương pháp nghiên cứu

QAQC Kiểm định đánh giá chất lượng

QLSXVH Quản lý sản xuất & vận hành

SX-KD Sản xuất kinh doanh

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI

1.1 Tổng quan về đề tài

Theo nghị quyết số 52-NQ/TW của Bộ Chính Trị về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư do Tổng Bí thư, Chủ tịch nước Nguyễn Phú Trọng ký ngày 27/9/2019 thì mục tiêu đến năm 2025, Việt Nam

có 100% các xã sử dụng Internet băng thông rộng; “kinh tế số” chiếm 20% GDP cả nước; năng suất lao động tăng bình quân trên 7%/năm; cơ bản hoàn thành “chuyển đổi số” trong các cơ quan đảng, nhà nước, Mặt trận Tổ quốc, các tổ chức chính trị -

xã hội1 Thực hiện theo Nghị quyết này, từ ngày 2 – 3/10/2019, Ban Kinh tế Trung ương Đảng đã phối hợp với các Bộ, ngành tổ chức diễn đàn cấp cao & triển lãm quốc

tế về Công nghiệp 4.0 năm 2019 Tại diễn đàn này, hàng loạt vấn đề liên quan về sự chủ động tham gia Cuộc cách mạng Công nghiệp lần thứ 4 của các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam được nêu ra, trong đó có vấn đề “sản xuất thông minh”, “chuyển đổi số doanh nghiệp” Tiếp thu theo xu thế phát triển của thế giới, và tình hình hạ tầng kỹ thuật, ứng dụng công nghệ thông tin hiện tại của doanh nghiệp Việt Nam, Ban kinh tế Trung ương đề nghị các công ty, doanh nghiệp Việt hãy chủ động đầu tư nâng cấp hệ thống quản lý vận hành, chú trọng yếu tố nhân lực chất lượng cao và ứng dụng công nghệ mới của thế giới2 Một trong các yếu tố công nghệ cần quan tâm là ứng dụng công nghệ thông tin nhằm cải tiến chuẩn hóa quy trình, tự động hóa hệ thống quản lý sản xuất & vận hành Giải pháp được nhiều công ty tư vấn toàn cầu tham gia hội nghị đưa ra là doanh nghiệp Việt Nam3, đặc biệt là khối ngành sản xuất, cần cải tiến nâng cấp hệ thống điều hành sản xuất (MES) bằng công nghệ Robotics

có yếu tố AI, song song đó là triển khai áp dụng trong toàn doanh nghiệp hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đúng nghĩa để tạo dựng cơ sở dữ liệu lớn

về vận hành, minh bạch hóa thông tin, tiến đến “sản xuất thông minh”, “kinh doanh thông minh” & “chuyển đổi số” thành công góp phần thực hiện mục tiêu của Nghị quyết số 52/NQ-TW (hình minh họa 1.1)

Hình 1.1 – Mối liên hệ giữa MES & ERP với Kinh doanh thông minh (BI)

Hiện nay, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp hay ERP đã trở nên ngày càng phổ biến tại các tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam Các công ty tư vấn trong nhóm “Big Four” nổi tiếng thế giới như PwC, Ernst&Young, Deloite, KPMG đều cung cấp dịch vụ triển khai giải pháp ERP tại Việt Nam4 Bên cạnh đó, các sản phẩm ERP nổi trội của các hãng toàn cầu cũng đã dần trở nên phổ biến tại các doanh nghiệp Việt Nam như SAP, Oracle, Infor LN, MS Dynamics, Acumatica, …5 Các sản phẩm ERP này đang làm cho các doanh nghiệp chưa am hiểu nhiều về các giải pháp công nghệ thông tin tại Việt Nam gặp không ít trở ngại trong việc chọn lựa Đặc biệt, đối với các công ty “non trẻ” về công nghệ của Việt Nam, hay doanh nghiệp xuất phát điểm từ nguồn gốc là công ty gia đình, đối tượng mà trước đây chưa ứng dụng nhiều

công nghệ thông tin trong QLSXVH thì họ sẽ đặt câu hỏi: nên chọn giải pháp ERP nào & cách triển khai ra sao là phù hợp với công ty mình? Tại sao?

Để trả lời câu hỏi vừa nêu, bằng việc tìm hiểu cơ sở lý thuyết & các nghiên cứu liên quan, tham khảo các dự án ERP thực tế đã biết, cũng như khảo sát hiện trạng

của đối tượng nghiên cứu, đề tài sẽ trình bày hướng đến lý do & cách lựa chọn giải

pháp ERP phù hợp với doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn nhưng chịu ảnh hưởng

bởi văn hóa “công ty gia đình”, cấp độ ứng dụng công nghệ thông tin chưa cao

Ngoài ra, các dự án triển khai ERP thường mất rất nhiều thời gian (hình 1.2) Vậy làm cách nào để có thể thấy được hiệu quả của giải pháp ERP? Lợi ích cụ thể là

gì để chủ doanh nghiệp đầu tư chi phí xây dựng, triển khai và duy trì hệ thống ERP? Đặc biệt với các chủ doanh nghiệp chưa từng biết qua/ chưa ứng dụng ERP thì liệu làm cách nào để thuyết phục họ về lợi ích mà ERP sẽ mang lại? Từ tìm hiểu vấn đề thực tiễn của đối tượng nghiên cứu & kinh nghiệm triển khai các ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý doanh nghiệp, tác giả thực hiện thí điểm xây dựng giải pháp ERP để QLSXVH một nhà máy điển hình tại doanh nghiệp (đối tượng nghiên cứu)

4 Nguồn: vi.wikipedia.org/wiki/Big4_ , http://cafebiz.vn/ ; 5 Nguồn: https://nucleusresearch.com/

Hình 1.2 – Thời gian trung bình triển khai ERP một số hãng năm 2018 1.2 Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu về ERP, cách lựa chọn giải pháp, ứng dụng ERP vào quản lý sản xuất & vận hành doanh nghiệp Đề tài hướng đến giải quyết vấn đề lãng phí gây nên bởi tác nghiệp bằng thủ công hoặc bán tự động dựa trên các phần mềm rời rạc tại công ty sản xuất Thép VNOTNS Cụ thể, mục tiêu đề tài hướng đến là:

- Tìm hiểu về tầm quan trọng của ERP đối với QLSXVH trong doanh nghiệp

- Phân tích thực trạng các vấn đề khó khăn trong quản lý sản xuất vận hành tại VNOTNS khi không có hệ thống ERP

- Lựa chọn giải pháp phù hợp, xây dựng & triển khai giải pháp ERP thí điểm tại VNOTNS

1.3 Nội dung nhiệm vụ chính thực hiện đề tài

Để đạt được mục tiêu trên, tác giả cần thực hiện các nhiệm vụ sau:

NV1- Làm rõ vai trò của triển khai ERP đối với quản lý sản xuất vận hành tại DN NV2- Phân tích hiện trạng, tìm nguyên nhân gây ra khó khăn cho Công ty CP SX Thép VNOTNS trong vận hành khi không có hệ thống ERP

NV3- Lựa chọn, đề xuất giải pháp khả thi nhằm cải tiến quy trình, tăng hiệu quả

1.4 Phạm vi nghiên cứu & giới hạn đề tài

Đề tài tập trung nghiên cứu về tầm quan trọng cũng như lợi ích ERP mang lại cho doanh nghiệp Phân tích hiện trạng, tìm hiểu vấn đề khó khăn trong vận hành khi không có hệ thống ERP tại đối tượng nghiên cứu là công ty CP Sản xuất Thép VNOTNS Đề xuất, lựa chọn giải pháp ERP phù hợp để xây dựng & triển khai thí điểm phục vụ quản lý sản xuất & vận hành tại một nhà máy của VNOTNS

1.5 Bố cục luận văn

Chương 1: Giới thiệu tổng quan về đề tài Chương này giới thiệu dẫn nhập lý do hình thành ý tưởng đề tài, mục tiêu theo câu hỏi nghiên cứu, nhiệm vụ, phạm vi & giới hạn của đề tài

Chương 2: Phương pháp luận & Cơ sở lý thuyết Nội dung chương này trình phương pháp luận để thực hiện đề tài, các nền tảng cơ sở lý thuyết chính yế được tác giả vận dụng trong đề tài

Chương 3: Đối tượng nghiên cứu Phần này giới thiệu về đối tượng nghiên cứu là VNOTNS, nêu ra các vấn đề của VNOTNS gặp phải do chưa ứng dụng ERP trong quản lý sản xuất vận hành Xác định & phát biểu vấn đề trọng tâm cần giải quyết khi triển khai giải pháp ERP

Chương 4: Lựa chọn giải pháp & Kế hoạch triển khai Chương này nêu ra cách lựa chọn giải pháp, đối tác phối hợp triển khai, cách xây dựng đội ngũ, kế hoạch các giai đoạn triển khai ERP phù hợp với đối tượng nghiên cứu (Công ty VNOTNS)

Chương 5: Thiết kế & triển khai giải pháp ERP Chương này trình bày giải pháp chuẩn hóa quy trình theo các bộ phận chức năng doanh nghiệp tại VNOTNS Các phân hệ chức năng ERP triển khai như HCNSTL, TCKT, Mua hàng, Bán hàng áp dụng toàn công ty, riêng phân hệ Quản lý Sản xuất – Kho – QAQC triển khai cho nhà máy sản xuất Tôn vì tính đặc thù và thời gian phù hợp

Chương 6: Đánh giá kết quả triển khai giải pháp Chương này trình bày cách đánh giá hiệu quả giải pháp & triển khai ERP tại VNOTNS Các lợi ích mang lại thực tế,

so sánh đối chiếu với tiêu chí lợi ích theo nghiên cứu các cuộc khảo sát đã tìm hiểu Chương 7: Kết luận & Khuyến nghị Đây là phần cuối cùng của đề tài luận văn, mục này nêu tổng kết đánh giá các nội dung đã trình bày, hướng mở rộng, khuyến nghị

CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP LUẬN & CƠ SỞ LÝ THUYẾT

- 2.1 Phương pháp luận

Để thực hiện đề tài này, tác giả đã dựa trên các phương pháp chủ yếu sau đây:

PPL1 CDIO Hình thành đề tài, phân tích, thiết kế, hiện thực

giải pháp tổng thể PPL2 Cách tiếp cận

phương thức Toyota

(TPS)

Phân tích 7 loại lãng phí TIMWOOD, 8 loại lãng phí DOWNTIME kết hợp ý niệm “Mura (thiếu cân bằng)-Muri (quá sức)-Muda (lãng phí)” để xác định nguyên nhân

PPL5 Chu trình phát triển

phần mềm SDLC

Thiết lập các bước quá trình thiết kế hiện thực giải pháp, kết hợp cùng mô hình WaterFall để lập kế hoạch xây dựng trong từng cấu phần phân

hệ, kiểm tra đánh giá từng giai đoạn phát triển PPL6 V-Model Kiểm thử, đánh giá các chức năng hệ thống

trong quá trình hiện thực giải pháp phần mềm

Bảng 2.1 – Các phương pháp áp dụng thực hiện đề tài

Trong các phương pháp trên, nhóm PPL1-PPL2-PPL3-PPL4 là các phương pháp thường hay ứng dụng trong chuyên ngành Kỹ thuật công nghiệp, còn PPL5 & PPL6

là hai phương pháp hay áp dụng trong lĩnh vực công nghiệp phần mềm Từ vận dụng các phương pháp này, tác giả đưa ra phương pháp nghiên cứu tổng thể thực hiện đề tài như sau:

Hình 2.1 – Phương pháp nghiên cứu tổng thể thực hiện đề tài

Nhằm làm rõ hơn phương pháp luận thực hiện đề tài, tác giả trình bày chi tiết các phương pháp như bảng 2.1 đã nêu theo các phần nội dung tiếp theo dưới đây

2.2 Phương pháp CDIO & Cách tiếp cận Kỹ thuật hệ thống

Phương pháp CDIO được thực hiện lần đầu ở Viện Công nghệ Massachusets (Mỹ)

vào đầu những năm 1990, cùng với cách tiếp cận kỹ thuật hệ thống (theo Blanchard,

B S., & Adey, B T (2011) Systems engineering Pearson Education), đây là hai

phương pháp thường được áp dụng trong các nghiên cứu chuyên ngành Kỹ thuật công nghiệp Tác giả đã ứng dụng hai phương pháp này để thực hiện đề tài luận văn theo hướng sau:

Giai đoạn Nội dung

Thiết kế ý niệm, thiết kế sơ khởi, thiết

kế chi tiết giải pháp

Xây dựng cải tiến quy trình, sản xuất chương trình phần mềm

“O”:

Operation

Vận hành Kiểm thử, đưa vào vận hành sử dụng,

kiểm tra tính đáp ứng toàn vẹn hệ thống,

Pha 3: hậu phát triển

ghi nhận phản hồi thường xuyên, giải quyết vấn đề phát sinh, cải tiến

Bảng 2.2 – Áp dụng phương pháp CDIO & cách tiếp cận KTHT thưc hiện đề tài

Bảng nêu trên thể hiện cơ bản các bước vận dụng phương pháp CDIO, để rõ hơn về cách tiếp cận kỹ thuật hệ thống, hình sau đây thể hiện ba pha chi tiết của phương pháp tiếp cận này:

Hình 2.2 – Ba pha của cách tiếp cận kỹ thuật hệ thống

Trong pha 1 – “phát triển ý niệm” của cách tiếp cận KTHT cũng như giai đoạn

“Conceive” trong phương pháp CDIO, tác giả sử dụng các công cụ xác định vấn đề, tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ rất phổ biến theo phương thức sản xuất của Toyota (TPS)

đó là Five-Whys và phân tích các loại lãng phí (TIMWOOD/ DOWNTIME) Cách

ứng dụng hai phương thức này sẽ được trình bày chi tiết trong chương 3 khi phân tích hiện trạng của đối tượng nghiên cứu Sau đây là phần giới thiệu tổng quát về TPS cũng như hai công cụ này

2.3 Xác định vấn đề theo TPS

Theo phương thức sản xuất Toyota (TPS – Toyota Production System) thì “vấn đề là

sự chênh lệch giữa ‘hiện tại’ và ‘lý tưởng’” [6]:

Hình 2.3 – Vấn đề là sự chênh lệch giữa hình thái lý tưởng & hiện tại

(nguồn: [6])

Để xác định vấn đề, chúng ta cần tìm ra sự chênh lệch giữa trạng thái hiện tại và cái tương lai mong muốn đạt được (mục tiêu, chỉ tiêu, tiêu chuẩn, …) Theo TPS thì khi xác định vấn đề không nên chỉ nhìn vào bề nổi mà cần tìm ra nguyên nhân cốt lõi, để

thực hiện việc này là hãy hỏi 5 lần “tại sao?” hay chính là công cụ “Five-Whys” mà

cựu quản lý cấp cao nổi tiếng của Toyota – ông Taiichi Ohno là người đi đầu ứng dụng Một ví dụ về 5-Whys [6]:

“Tại sao Toyota có thể sản xuất được dòng xe Prius?(1) → Tại vì Toyota có năng lực cách tân tạo ra đột phá, tại sao? (2) → Bởi vì Toyota có “năng lực tư duy” để hiện thực hóa cách tân, tại sao Toyota có “năng lực tư duy”?(3) → Vì các nhân viên của Toyota đều được đào tạo, rèn luyện suy nghĩ phát hiện & giải quyết các vấn đề Thế tại sao nhân viên có khả năng giải quyết vấn đề? (4) → Vì các bước giải quyết vấn

đề đều rõ ràng, ”

Cũng theo ông Taiichi Ohno “không có vấn đề chính là vấn đề lớn nhất” [6], điều

đó có nghĩa là mỗi doanh nghiệp/tổ chức/ công ty/ bộ phận/ cá nhân đều có vấn đề cần giải quyết Các vấn đề cơ bản nhất cần xem xét giải quyết đối với một tổ chức/ doanh nghiệp chính là “sự lãng phí” Và tại Toyota, lãng phí (Muda) được định nghĩa

là những hiện tượng hay hoạt động không tạo ra giá trị gia tăng cho sản phẩm hoặc dịch vụ, hay nói cách khác là tất cả các yếu tố trong sản xuất/vận hành làm gia tăng

chi phí [7] TPS phân lãng phí thành 7 loại (để dễ nhớ họ viết tắt là “TIMWOOD”) Chi tiết theo hình minh họa & bảng diễn giải sau đây:

LP5 O Overproduction Sản xuất thừa

LP6 O Overprocessing Xử lý, gia công thừa

LP7 D Defects Lỗi sản phẩm/ dịch vụ → có thể làm lại

(Rework)

Bảng 2.3 – Các loại lãng phí theo TPS

Hiện nay, việc phân loại lãng phí còn quan tâm nhiều đến yếu tố nguồn nhân lực, kỹ

năng của con người nên theo các tác giả Standridge , C R., Miller, G., & Pawloski, J (2010) thì có 8 loại lãng phí, được viết tắt chữ cái đầu tiếng Anh ghép lại thành thuật

ngữ “DOWNTIME”:

STT Viết tắt Ngữ nghĩa Loại lãng phí

Tại Toyota, khái niệm “Muda” (lãng phí) thường đi theo với 2 khái niệm khác là

“Muri” (quá sức) và “Mura” (thiếu cân bằng) Ba khái niệm này thường được sắp xếp theo thứ tự “Mura-Muri-Muda”, nghĩa là “vì có sự tồn tại của thiếu cân bằng

sẽ dẫn đến quá sức, làm phát sinh lãng phí” Không chỉ chú trọng việc tìm kiếm lãng

phí, mọi người từ quản lý cấp cao đến cấp cơ sở, công nhân tại Toyota thường xuyên lặp đi lặp lại câu hỏi “tại sao” để xác định vấn đề, tìm ra nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề gây ra sự lãng phí [7]

Trong đề tài này, sau khi xác định & lựa chọn vấn đề cần giải quyết, tìm kiếm nguyên nhân gốc rễ vấn đề quan tâm, tác giả dùng phương án giải quyết theo hướng ứng dụng công nghệ thông tin để xây dựng & triển khai một hệ thống phần mềm Do đó, cần thiết phải hiểu về chu trình phát triển một sản phẩm phần mềm SDLC (Software Development Life Cycle), cũng như các mô hình xây dựng triển khai hệ thống phần mềm Phần 2.4 dưới đây là trình bày sơ lược về SDLC và mô hình ứng dụng thực hiện đề tài

2.4 Cơ sở lý thuyết về công nghệ phần mềm

Chu trình phát triển phần mềm, SDLC (Software Development Life Cycle) hay còn gọi là quy trình phát triển phần mềm gồm 05 giai đoạn cơ bản: Khảo sát phân tích yêu cầu nghiệp vụ, thiết kế hệ thống, phát triển hiện thực sản phẩm phần mềm (sản

xuất phần mềm), kiểm thử (từng phần, tích hợp, toàn hệ thống, tính chấp nhận tất

cả chức năng hệ thống của toàn bộ người sử dụng), vận hành & bảo trì cải tiến hệ

thống Các giai đoạn SDLC được minh họa như hình 2.4a dưới đây:

Hình 2.4a – Chu trình phát triển phần mềm SDLC (nguồn: https://viblo.asia/)

Quá trình xây dựng & triển khai chi tiết một sản phẩm phần mềm là tương đối dài tùy vào độ phức tạp của yêu cầu hệ thống chức năng nghiệp vụ Với các ứng dụng phần mềm đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ đơn giản thì có thể sử dụng mô hình thác nước (WaterFall) để thực hiện, hình 2.4b minh họa mô hình WaterFall:

Hình 2.4b – Mô hình WaterFall trong phát triển phần mềm ứng dụng

(nguồn: http://fit.uet.vnu.edu.vn/ )

Hình 2.4c – Mô hình xây dựng phần mềm cải tiến linh hoạt

(nguồn http://aptech.fpt.edu.vn/)

Qua trên chúng ta có thể thấy công việc kiểm thử thường xuyên tính đáp ứng của chức năng, kiểm soát chất lượng công việc từng giai đoạn xây dựng hệ thống phần mềm là rất quan trọng Do đó, trong công nghiệp phần mềm, để đảm bảo chất lượng sản phẩm phần mềm, mô hình chữ V (V-model) được đề xuất và dần trở nên hiệu quả Minh họa V-model:

Hình 2.4d –V-model trong phát triển phần mềm

(nguồn: techblog.vn, code24h.com)

Theo hình 2.4d, chúng ta thấy rằng việc kiểm thử chức năng phần mềm, kiểm soát quá trình sản xuất & triển khai phần mềm là rất quan trọng Giai đoạn kiểm thử này được chia thành 04 pha từ đơn giản đến phức tạp, từ phạm vi nhỏ đến phạm vi toàn

cục: kiểm tra từng phần module chức năng (Unit Test) → kiểm tra tích hợp nhiều module phân hệ (Integration Test) → kiểm tra chức năng hệ thống các phân hệ

(System Test) → cuối cùng là kiểm tra đánh giá sự chấp nhận của tất cả người sử dụng (users) với hệ thống phần mềm (UAT), xem có thật sự đáp ứng yêu cầu mà họ

mong muốn hay không, đây là công đoạn rất quan trọng, mất nhiều thời gian công sức và phức tạp do liên quan nhiều yếu tố về con người (chấp nhận thay đổi thói quen,

có ý thức tự đào tạo ứng dụng công nghệ thông tin, ) Những điều vừa nêu cho thấy rằng V-model là hữu hiệu trong xây dựng một hệ thống phần mềm ứng dụng lớn như

hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Thế ERP là gì? Có tầm quan trọng thế nào? Để trả lời câu hỏi này, phần sau đây xin được trình bày

2.5 Hệ thống ERP

2.5.1 Khái niệm về hệ thống ERP

Theo Ellen F.Monk & Bret J.Wagner (2013) thì hệ thống ERP hay hệ hoạch định nguồn lực tổ chức (gọi tắt: ERP) là một hệ thống các chương trình ứng dụng phần mềm máy tính được dùng để quản lý thông tin toàn bộ quá trình thực hiện các chức năng nghiệp vụ trong các công ty/ tổ chức/ doanh nghiệp Các chương trình phần mềm này được tổ chức thành một hệ thống thông tin đồng nhất về cơ sở dữ liệu và

có khả năng chia sẻ các công cụ báo cáo quản trị linh hoạt [1] Hãng công nghệ phần mềm toàn cầu SAP cũng thống nhất khái niệm này, SAP còn khẳng định rằng hệ thống ERP rất hiệu quả trong hỗ trợ doanh nghiệp vận hành các quy trình nghiệp vụ một cách xuyên suốt, đồng nhất thông tin, quản lý tốt các chức năng có mối quan hệ gắn kết với nhau trong cùng một luồng quy trình [9] Các chức năng nghiệp vụ mà ERP tích hợp để quản lý vận hành thể hiện hình sau:

Còn theo tác giả Nguyễn Như Phong (2013), ERP là hệ thống thông tin hoạch định hiệu quả mọi nguồn lực doanh nghiệp Nó là hệ thống mở rộng của MRPII với các chức năng kế toán tài chính, quản lý nhân lực & hậu cần, bao gồm cả hậu cần đầu vào (thu mua nguyên liệu từ nhà cung cấp) và hậu cần đầu ra (phân phối vận chuyển thành phẩm đến khách hàng), hình bên dưới minh họa cho định nghĩa này ERP giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn, giảm thiểu thời gian hoạch định hay tái hoạch định nhằm sản xuất đúng loại sản phẩm với thời gian & chi phí cực tiểu ERP cũng hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát tốt vật tư/ nguyên phụ liệu từ quá trình thu mua đến sản xuất cho ra sản phẩm đến khách hàng [8] Trong bộ sách tâm quyết của mình viết về ERP7, chuyên gia công nghệ thông tin kỳ cựu Dương Quang Thiện (người Việt Nam đầu tiên là Kỹ sư hệ thống của IBM) cho rằng MRP II (Manufacturing Resource Planning)

là “bậc tiền bối” của ERP [11] Theo đó, tác giả Dương Quang Thiện định nghĩa ERP

là “một tập hợp các công cụ phần mềm quản lý, được sử dụng trong phạm vi toàn xí

nghiệp giúp cân bằng cung & cầu ERP có khả năng kết nối xí nghiệp với các khách hàng và NCC trong một chuỗi cung ứng vật tư/ hàng hóa đồng bộ, sử dụng những business process đã qua kiểm định để làm quyết định, và đem lại một tích hợp cao độ xuyên các chức năng qua bán hàng (sales), tiếp thị (marketing), sản xuất/ chế tạo/ phát triển sản phẩm mới (manufacturing), tác nghiệp (operation), hậu cần (logistic), cung tiêu (purchasing), tài chính kế toán (accounting & finance), và nguồn nhân lực (human resources) Và như thế, ERP cho phép users xử lý nghiệp vụ của mình ở mức

độ cao đối với dịch vụ khách hàng … đem lại nền tảng tốt cho e-commerce.” [4]

Hình 2.5b – ERP là hệ thống mở rộng của MRPII

7

Nguồn: https://tuoitre.vn/ky-su-duong-quang-thien-va-bo-sach-tam-huyet-123877.htm

Qua trên chúng ta thấy rằng, bản chất của ERP là một hệ thống thông tin quản

lý toàn bộ các chức năng nghiệp vụ của doanh nghiệp Nó bao gồm yếu tố “Công nghệ” (phần cứng, hạ tầng truyền thông, quản trị cơ sở dữ liệu, phần mềm) và yếu tố

“business process – quy trình nghiệp vụ” (chức năng doanh nghiệp, sự phối hợp các

bộ phận trong vận hành, …) Hai yếu tố này có mối quan hệ mật thiết với nhau không thể tách rời trong HTTTQL nói chung, ERP nói riêng (hình 2.5c) Trong đó quan trọng hơn cả là yếu tố “Quy trình nghiệp vụ”, bao gồm cả mối quan hệ giữa con người – với con người, bộ phận này – với bộ phận khác trong phối hợp thực hiện công việc tại doanh nghiệp, hay rộng ra là chứa cả văn hóa quản lý doanh nghiệp [2]

Hình 2.5c – ERP là hệ thống thông tin quản lý (nguồn: [2])

Tóm lại, ERP là hệ thống thông tin quản lý toàn bộ chức năng nghiệp vụ bên trong một doanh nghiệp (hay còn gọi là Enterprise System) Nó được tổ chức trên một nền tảng kỹ thuật công nghệ thông tin tập trung, cho phép truy xuất dữ liệu đồng nhất không phân mảnh, hỗ trợ vận hành các chức năng doanh nghiệp, hoạch định tốt nguồn lực tổ chức, quản lý tập trung xuyên suốt các quy trình nghiệp vụ ERP có khả năng

Hình 2.5d – ERP và các hệ thống SCM, CRM, KMS (nguồn: [2])

2.5.2 Vai trò của ERP

Trong phần giới thiệu về khái niệm ERP, tác giả cũng đã trình bày sơ lược về vai trò của ERP trong quản lý doanh nghiệp, đó là: ERP giúp liên kết thông tin một cách liền mạch giữa các chức năng nghiệp vụ trong tổ chức, hỗ trợ vận hành xuyên suốt trên cùng một hệ thống tập trung tăng hiệu quả truy xuất xử lý thông tin và giá trị quan

trọng của ERP là sinh ra luồng thông tin duy nhất “one single information”

(Rajagopal, 2002) Điều này có nghĩa là hệ thống ERP làm hạn chế sự “bóp méo”

thông tin, giảm nhiễu và “time delays” trao đổi dòng thông tin (Cigolini & cộng sự,

2004) Từ đó, ERP tạo ra khối thông tin đồng nhất không phân mảnh để giúp người

sử dụng có chung một góc nhìn về thông tin sinh ra từ nguồn dữ liệu gốc minh bạch Nói về vai trò này của hệ thống ERP, các tác giả Kenneth W Green Jr, Dwayne

Whitten & R Anthony Inman (2007) đã đưa ra khái niệm Just-In-Time Information

(JIT-Info) [11] Theo nghiên cứu của các tác giả này, JIT-Info là các “thông tin đồng

nhất chất lượng cao” được sản sinh ra từ hệ thống ERP có tác động trực tiếp đến năng

lực của tổ chức & hoạt động logistics của doanh nghiệp, như hình 2.5e bên dưới

Hình 2.5e – Tác động của Just-In-Time Information sinh ra từ ERP đến năng

lực tổ chức & logistics (nguồn: [11])

Dựa trên nguồn thông tin liền mảnh này, hệ thống ERP cung cấp các công cụ phân tích báo cáo, kinh doanh thông minh, từ đó hỗ trợ các cấp quản lý trong doanh nghiệp

ra quyết định như hình minh họa dưới đây (theo nguồn: [2]):

nghiệp kiểm soát quá trình vận hành, hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả Điều này thể hiện qua việc tích hợp các quy trình nghiệp vụ cùng làm trên một hệ thống thông tin đồng nhất Do vậy, các users sẽ có ý thức tự giác “làm đúng ngay từ đầu”

vì có sự giám sát tự động của hệ thống khi user công đoạn sau kiểm tra chất lượng công đoạn trước, từ đó tăng cường tính tự kiểm tra – tác động nhắc nhở lẫn nhau, tăng chuỗi giá trị thông tin DN (hình 2.5g)

Hình 2.5g – ERP với chuỗi giá trị thông tin doanh nghiệp (nguồn: [2])

Nội dung phía trên phần nào trình bày tầm quan trọng, các lợi ích tổng quan của hệ thống ERP Đi sâu hơn về các lợi ích mà triển khai ERP thành công sẽ mang lại cho doanh nghiệp, theo Công ty tư vấn giải pháp Panorama khi nghiên cứu khảo sát 237 công ty vào năm 2018 (có 43% là công ty thuộc khối ngành sản xuất) tại Bắc Mỹ, Châu Âu & Châu Á [10], thì lợi ích của ERP được thể hiện qua bảng sau:

LI02 Cải thiện độ tin cậy của dữ liệu 55%

LI03 Tăng sự tương tác giữa các bộ phận 46%

LI04 Tăng cường năng suất & hiệu quả 44%

LI05 Cải tiến lead-time & mức độ tồn kho 44%

LI08 Giảm chi phí vận hành/ nhân sự 37%

LI09 Giảm thiểu các đầu việc không cần thiết 23%

LI11 Cung cấp thông tin tốt hơn hỗ trợ ra quyết định 17%

LI12 Cải tiến giao thức làm việc với nhà cung cấp 15%

LI13 Giảm chi phí duy trì bộ phận IT 14%

LI14 Theo dõi hoạt động kinh doanh tốt hơn 14%

LI15 Cải tiến giao thức làm việc với khách hàng 13%

Bảng 2.5 – Lợi ích triển khai ERP mang lại cho doanh nghiệp

Hình 2.5h – Lợi ích mong đợi của triển khai ERP

Dựa vào kết quả khảo sát trên, có thể thấy rằng việc cung cấp thông tin minh bạch & cải thiện độ tin cậy của dữ liệu là một lợi ích lớn nhất mà triển khai ERP mang lại cho doanh nghiệp Lợi ích kế đến mà các doanh nghiệp tham gia khảo sát thừa nhận đánh giá cao là ERP làm tăng sự tương tác giữa các bộ phận, năng suất hiệu quả làm

trọng của ERP đã nói phần đầu mục 2.5 Từ đây, để trả lời cho câu hỏi “Tại sao phải triển khai ERP?”, thì ngoài tầm quan trọng & lợi ích vừa nêu là một cách trả lời, trong báo cáo khảo sát của Panorama còn nêu ra các lý do mà doanh nghiệp cần triển khai ERP (hình 2.5h):

Hình 2.5i – Lý do để doanh nghiệp triển khai ERP

Từ tầm quan trọng, lợi ích của ERP mang lại cho doanh nghiệp & lý do cần triển khai ERP, tác giả dùng làm căn cứ để thuyết phục chủ Công ty (đối tượng nghiên cứu) lập

dự án đầu tư triển khai hệ thống ERP nhằm QLSXVH doanh nghiệp tốt hơn

Ngoài ra, tác giả còn sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính định lượng của PGS.TS Nguyễn Đình Thọ [15] để khảo sát thu thập phân tích dữ liệu, đánh giá hiệu quả triển khai Bên cạnh đó, trong các báo cáo nghiên cứu của Panorama Consulting Solutions [10] từ năm 2018 – 2019, kết quả thể hiện một số thông tin đáng quan tâm khác được tác giả tham khảo trong xem xét chọn lựa mô hình kiến trúc hệ thống ERP, chọn loại sản phẩm & đối tác tư vấn triển khai ERP phù hợp, lập thành viên đội dự

án, phân chia các giai đoạn triển khai, các vấn đề quan tâm trong kiểm soát & đánh giá quá trình triển khai, … Nội dung này được trình bày chi tiết trong chi tiết chương thiết kế giải pháp & đánh giá hệ thống Nhưng để có giải pháp khả dĩ thì trước tiên cần xem xét cụ thể vấn đề & phân tích chi tiết hiện trạng của đối tượng nghiên cứu, đây là nội dung của chương kế tiếp (chương 3)

CHƯƠNG 3: ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU

- 3.1 Giới thiệu đôi nét về Công ty VNOTNS

Công ty CP SX Thép VNOTNS có nguồn gốc là doanh nghiệp gia đình tại Đồng

bằng sông Cửu Long, trước đó kinh doanh thương mại phân bón nên thường đầu tư mua sắt thép xây dựng nhà xưởng Từ việc nhận thấy thị trường tiềm năng của vật liệu xây dựng, Công ty mở rộng mảng hoạt động kinh doanh sắt thép từ 2002, ban đầu là thương mại sau là sản xuất thép ống – thép xây dựng Ngành sắt thép đòi hỏi chi phí đầu tư lớn về mặt bằng nhà xưởng, máy móc thiết bị, dây chuyền sản xuất, nên chủ doanh nghiệp dần chuyển đổi mô hình từ doanh nghiệp tư nhân gia đình sang Công ty cổ phần từ 2007 với tầm nhìn “phát triển bền vững để trở thành Nhà sản xuất Thép hàng đầu Việt Nam và khu vực Đông Nam Á” và sứ mạng là “tạo ra giá trị cốt lõi cho khách hàng, cổ đông, nhân viên và cộng đồng”7

Công ty CP Sản xuất Thép VNOTNS đóng trên địa bàn tỉnh Long An, với các sản phẩm chính là thép hình, thép xây dựng, tôn mạ kẽm/ mạ lạnh/ mạ màu và ống thép Tính đến tháng 01/2019, VNOTNS có quy mô hơn 1.500 công nhân viên với 5 nhà máy (gồm: Cán nóng – Luyện phôi, Cán hạ, Cắt – Cuốn ống, Mạ Kẽm tại huyện Bến Lức & nhà máy Tôn Mạ tại huyện Cần Đước) mỗi năm cung ứng ra thị trường 1,2 triệu tấn sản phẩm tôn thép Trong đó, ba nhà máy gồm Cán hạ, Mạ Kẽm & Cắt – Cuốn ống được gom thành cụm nhà máy Cán nguội với sản phẩm chủ lực là thép ống (vuông – hộp – ống) Công suất sản xuất thép ống là hơn 500.000 tấn/ năm, sử dụng trung bình hơn 700 nhân sự & doanh thu đạt mỗi năm >3000 tỷ đồng Bên cạnh đó là nhà máy luyện phôi & sản xuất thép cán nóng với tổng công suất khoảng 400.000 tấn/năm với ~250 nhân sự Nhà máy sản xuất Tôn mới đưa vào hoạt động từ quý 3 năm 2017 có tổng công suất ~ 400.000 tấn/ năm, vận hành với hơn 150 nhân sự Trong đó, cụm nhà máy Cán nguội là có luồng sản xuất chạy qua nhiều công đoạn phức tạp nhất, kế đến là nhà máy Luyện phôi – Cán nóng, nhà máy sản xuất Tôn mạ

Hình 3.1 – Các công đoạn sản xuất của 03 cụm nhà máy công ty VNOTNS

3.2 Hiện trạng các vấn đề trong QLSXVH tại VNOTNS

Do xuất phát từ một công ty gia đình, qua quá trình phát triển sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng, cùng với đà phát triển kinh tế xã hội của đất nước, VNOTNS đã ngày càng lớn mạnh, liên tục mở rộng quy mô, đầu tư nhiều dây chuyền máy móc thiết bị hiện đại cho sản xuất Tuy nhiên, vì mở rộng nhanh quy mô, cộng với việc xuất phát từ văn hóa doanh nghiệp gia đình nên một số hoạt động vận hành bị trì truệ, đôi lúc tắc nghẽn gây lãng phí lớn, mất nhiều chi phí cơ hội Một phần nguyên nhân

là VNOTNS chưa ứng dụng mạnh mẽ công nghệ mới trong quản lý vận hành SX-KD (như công nghệ sản xuất tinh gọn bài bản, hệ thống công nghệ thông tin hiện đại, ERP, …), và chưa thật sự quan tâm đến chuẩn hóa công việc theo quy trình Bởi một phần do mô hình chức năng các phòng/ban/ đơn vị bị chồng chéo, thiếu đồng bộ thông suốt thông tin, thiếu quy trình/ quy trình vận hành chưa rõ ràng, chưa phù hợp thực

tế mở rộng quy mô Mặt khác là do chưa có bộ phận chuyên trách về R&D ứng dụng công nghệ mới vào QLSXVH

Ngoài ra, các vấn đề về lãng phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh, xử lý tác nghiệp hàng ngày hay gây ra bởi quá trình vận hành sản xuất còn khá nhiều Tác giả đã tiến hành quan sát, xem xét hồ sơ lưu trữ về tác nghiệp, khảo sát công nhân viên và vận dụng TPS để nhận dạng các loại lãng phí sau đây:

- Lãng phí nguồn nhân lực:

• Có nhiều bộ phận kiểm soát “thủ công” gồm Kiểm soát hồ sơ, Kiểm soát quản lý thực tế → gây ra chậm vận hành → tạo lãng phí loại LP7(OverProccessing), LP3 (Waiting)? Hình 3.2 minh họa một quy trình mua hàng có sự tham gia của các Ban Kiểm soát tác nghiệp tại VNOTNS (Ban KSHS và Ban KSQLTT);

• Nhân lực vận hành hỗ trợ quản lý rất đông vì ngoài các bộ phận kiểm

soát các chứng từ tác nghiệp như nêu trên còn có đội ngũ chuyên viên trợ lý thư ký kiểm soát chồng chéo chức năng → ngoài việc gây ra lãng phí Rework còn tạo thêm lãng phí tài năng (loại LP8);

• Mất nhiều thời gian trong công tác báo cáo, hỗ trợ ra quyết định quản

<QUY TRÌNH MUA VẬT TƯ>

<BP.Tài Chính -Kế Toán>

<BP.Mua Hàng> <Trưởng BP Mua Hàng /Ban TGĐ> <Ban Kiểm Soát> <BP.KSTT - QAQC> <Nhà cung cấp>

PO1.04 Quy trình cấp phát Tập hợp đề nghị

mua

(Trưởng BP)

Tổng hợp danh sách đề nghị mua (Tập hợp các bộ phận) Không duyệt

PO1.11 Phê duyệt Kiểm tra &ChốtPO1.12

PO1.13 Theo dõi tiến độ đơn hàng mua

PO1.10 Lập ĐH/Hợp đồng

PO1.17 Quy trình Kiểm NVL đầu vào

Kiểm tra (SL, quy cách) Không đạt: SL, Quy Cách

PO1.18 Quy trình Nhập kho

Phiếu nhập kho

ĐH/ Hợp đồng

Đủ tồn Không đủ tồn

PO1.08 Trình duyệt giá

PO1.07 Nhận báo giá NCC

PO1.06 Hỏi giá NCC Duyệt

PO1.09 Phê duyệt Không đạt

Thông tin khiếu nại

ĐH/ Hợp đồng (Nhập khẩu)

PO1.14

Mở LC/

Chuyển tiền

PO1.15 Khai HQ (Hàng nhập

PO1.19 Thủ tục thanh toán

Đề nghị thanh toán Kết thúc

Đạt

Báo cáo khiếu nại

Hình 3.2 – Ví dụ về sự lãng phí trong quy trình mua vật tư

- Lãng phí trong công tác hoạch định, lập kế hoạch:

• Kế hoạch thay đổi liên tục do các căn cứ, dữ liệu đầu vào (inputs) thiếu

đồng bộ, không kịp thời → phải làm lại (LP6 - Rework)

• Hệ thống hỗ trợ hoạch định qua nhiều kênh rời rạc (BKmis, FAST,

MISA, Excel) → gây lãng phí vận hành không cần thiết (LP3, LP7)

- Lãng phí trong đáp ứng nhu cầu khách hàng, đối tác góp vốn:

• Giao xuất hàng trễ, thời gian chờ lấy hàng lâu do thủ tục giấy tờ;

• Quản lý, kiểm soát chu trình đơn hàng không tốt;

• Quản lý, kiểm soát công nợ bán, doanh thu, dự thu, forecast khó khăn

- Lãng phí trong trách nhiệm với đối tác góp vốn, nhà đầu tư:

• Báo cáo quản lý tài chính mất nhiều thời gian, hay làm lại → dẫn đến giảm NLCTDN;

• Chất lượng báo cáo không cao do thiếu phân tích thông tin đa chiều → báo cáo có thể sai → gọi vốn bổ sung/ tái cấp tín dụng gặp khó khăn Bên cạnh đó, vấn đề về xác định chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm gặp nhiều khó khăn, tốn nhiều nhân lực để thực hiện Mỗi dây chuyền sản xuất phải:

+ có nhiều nhân viên QLSX kiêm luôn kế toán Kho để xác định chi phí bằng cách ghi chép thủ công hằng ngày → quá tải công việc, không đáp ứng chất lượng công việc vì không được đào tạo về nghiệp vụ kế toán, dẫn đến cách vận hành theo chủ quan chưa theo chuẩn mực kế toán;

+ có nhiều kế toán sản xuất, kế toán kho ghi nhận chi phí thủ công → chuyển lên cho các phân ban trợ lý tổng hợp báo cáo → rất nhiều nhân lực cho việc tổng hợp báo cáo, ví dụ như là nhân viên các phân ban trợ lý cùng thực hiện báo cáo này gồm:

PB Vật tư – Định mức chi phí, PB Cải tiến chất lượng – Quản lý sản xuất, PB Giám sát Mua hàng trong nước, PB Chứng từ Xuất nhập khẩu, …;

+ kiêm luôn kế toán quản trị vì không có kế toán quản trị thực tế đúng nghĩa thể hiện qua kế toán SX, kế toán Kho, kế toán sổ sách thì tách riêng, kênh giao tiếp thông tin khá rời rạc vì sau khi nhận chứng từ thực tế lại nhập liệu hạch toán lần nữa vào phần mềm FAST để tính toán xử lý → đối chiếu với các báo cáo của các chuyên viên Ban trợ lý

Từ các vấn đề nêu trên, công ty VNOTNS cần xem xét thấu đáu để có biện pháp giải quyết kịp thời Nhằm góp phần hỗ trợ VNOTNS thực hiện điều này, trong phạm vi

đề tài, tác giả xác định vấn đề trọng tâm mà có thể giải quyết được trong lĩnh vực chuyên môn phụ trách, tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của vấn đề để lựa chọn giải pháp phù hợp Mục 3.3 sau đây sẽ trình bày nội dung này

gây ra lãng phí Dẫn chứng điển hình về cách giải quyết hiện tại của VNOTNS là dùng con người tác nghiệp thủ công, lập ra Ban KSHS để kiểm tra phòng ngừa rủi ro vận hành → tốn nhiều công sức, chi phí và thời gian kiểm tra Để làm rõ hơn nguyên nhân của vấn đề, tác giả sử dụng phương pháp 5-Whys của TPS được minh họa trong hình sau:

Hình 3.3 – Vận dụng phương pháp 5-Whys trong tìm nguyên nhân gốc rễ

Từ phương pháp này, kết hợp với khảo sát & tham khảo tài liệu nội bộ, tác giả xác định một số nguyên nhân gây ra các vấn đề lãng phí trên là do:

- VNOTNS chưa có một HTTTQL toàn doanh nghiệp đúng nghĩa:

• Cụm nhà máy Thép cán nguội, cán nóng tại Long Hiệp tuy có các phần mềm quản lý SX-KD nhưng không đầy đủ chức năng, rời rạc

• Cụm nhà máy Thép cán nóng, luyện phôi tại Long Hiệp xem phần mềm như chỉ để nhập liệu biểu mẫu, lấy thông tin in ấn hỗ trợ, không sử dụng thường xuyên các tính năng để QLSXVH, …

• Cụm nhà máy Tôn tại Long Sơn quản lý hoàn toàn bằng Excel

- Hệ thống báo cáo hỗ trợ Ra quyết định (DSS) chưa tốt:

• Vận hành không trơn tru, quy trình, hệ thống quản lý chất lượng còn hình thức, tính thực tiễn chưa cao

• Thông tin rời rạc, thiếu tính kết dính thành một hệ thống thông tin quản

lý đồng nhất toàn doanh nghiệp