MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC ỨNG DỤNG KTQT QUÁ TRÌNH TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY ĐIỆN MÁY

II/ Nhận xét chung về công tác tổ chức quá trình tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty 1/ Công tác tổ chức chi phí Hiện nay, Công ty vẫn chưa tiến hành phân loại chi phí theo

MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN

TỔ CHỨC ỨNG DỤNG KTQT QUÁ TRÌNH TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ

TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY ĐIỆN MÁY & KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ

A/ MỘT SỐ NHẬN XÉT VỀ CÔNG TY ĐIỆN MÁY VÀ KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ

I/ Nhận xét chung về công tác KT tại Công ty

1/ Công tác tổ chức quản lý

Công ty Điện Máy và Kỹ Thuật Công Nghệ có bộ máy quản lý chặt chẽ từ giám đốc đến các nhân viên trong công ty Công ty đã tổ chức quản lý vừa trực tuyến vừa chức năng, đội ngũ nhân viên có trình độ lành nghề, năng động, nhiệt tình tạo điều kiện thuận lợi trong công tác quản lý kiểm soát, phát triển Công ty ngày càng lớn mạnh và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước Các chi nhánh hoạt động riêng lẻ, độc lập dưới sự quản lý của công ty nên đã tạo được tính tự chủ và năng động của các chi nhánh nên các chi nhánh và Công ty đều phát triển ngày càng lớn mạnh

2/ Công tác tổ chức hạch toán tại Công ty

Nhìn chung, công tác hạch toán kế toán tại Công ty được thực hiện tuân theo chế độ kế toán tài chính mới được ban hành và đã phần nào đáp ứng được nhu cầu quản lý kinh tế trong nội bộ Công ty và của Nhà nước

thời, tăng cường hạch toán kế toán nội bộ Tuy nhiên, loại hình này khi áp dụng cũng có một số nhược điểm:

Kế toán tại văn phòng Công ty không trực tiếp giám sát các hoạt động kinh

tế tài chính ở cấp dưới, chỉ quản lý thông qua các báo cáo của cá đơn vị gửi về Như vậy thì việc hợp lý hoá số liệu diều có thể xảy ra Thêm vào đó, do khoảng cách dịa

lý nên công tác kiểm tra kế toán chưa được chú trọng đúng mức, còn mang tính chiếu lệ, chỉ kiểm tra 6 tháng/ 1 lần và một lần vào cuối niên độ kế toán Điều này

sẽ làm cho công tác quản lý các đơn vị trực thuộc của Công ty lỏng lẻo Trong quá trình hoạt động các đơn vị có sai sót thì cũng khó phát hiện và ngăn ngừa kịp thời Tuy nhiên, các đơn vị trực thuộc đều có tổ chức hạch toán riêng, hạch toán độc lập tạo điều kiện phát huy hết khả năng sáng tạo và chủ động trong kinh doanh của các đơn vị nhằm lựa chọn ra phương án kinh doanh, đầu tư tối ưu đem lại hiệu quả cao nhất cho Công ty

b/ Về công tác tổ chức ghi sổ

Hình thức tổ chức sổ sách kế toán áp dụng tại Công ty là “Nhật ký chứng từ”

có cải biên phù hợp với yêu cầu quản lý, được áp dụng thống nhất cho toàn Công ty, thuận tiện trong công tác hạch toán nói chung và công tác hạch toán giữa Công ty với các đơn vị trực thuộc nói riêng Với việc ứng dụng phần mềm kế toán vào trong công tác hạch toán kế toán, Công ty đã tổ chức một hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ sách và báo cáo nhìn chung khá đầy đủ, phù hợp với đặc điểm

SX – KD

c/ Về công tác tổ chức KTQT

Hiện nay, Công ty mới chỉ tổ chức hệ thống KTTC chứ chưa tổ chức KTQT, tuy nhiên, do chịu áp lực cạnh tranh của nền kinh tế thị trường, Công ty cũng đã tổ chức lại hệ thống kế toán DN phù hợp với điều kiện thực tế đáp ứng được phần nào công tác quản lý của đơn vị Công tác KTQT tại Công ty chủ yếu là kiểm soát chi phí thông qua các sổ chi tiết, báo cáo, ngoài ra còn lập kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm Tuy nhiên để công tác KT thực sự là công cụ hữu ích trợ giúp cho nhà quản trị công ty thì công ty cần phải tổ chức lại cơ cấu bộ máy kế toán trong đó bao gồm: KTQT và KTTC

II/ Nhận xét chung về công tác tổ chức quá trình tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty

1/ Công tác tổ chức chi phí

Hiện nay, Công ty vẫn chưa tiến hành phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí thành biến phí và định phí cũng như các cách phân loại chi phí khác trong KTQT như chi phí kiểm soát được, không kiểm soát được… và công ty chỉ tổng hợp chi phí phát sinh cho từng bộ phận, chung cho cả nhóm hàng và không phân bổ

SVTH : Nguyễn Thuỳ Dương - Lớp 23KT2 Trang 2 

cho từng mặt hàng cụ thể Điều này làm cho việc lập kế hoạch chi phí tại Công ty chưa sát với thực tế cũng như quá trình theo dõi chi phí thực tế phát sinh cho từng

bộ phận, từng nhóm hàng, mặt hàng chưa chính xác

2/ Công tác lập kế hoạch

Kế hoạch chung của công ty được lập dựa trên các bản kế hoạch đăng ký từ các đơn vị cấp dưới, căn cứ vào tình hình cụ thể của từng đơn vị Vì vậy, công tác lập kế hoạch mang tính chủ động, linh hoạt, chính xác hơn dẫn đến hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn Tuy nhiên, Công ty mới chỉ lập kế hoạch chung mang tính tổng quát chứ chưa cụ thể hoá một cách chi tiết

Thực tế tại công ty chỉ lập kế hoạch hoạt động kinh doanh vào đầu mỗi năm tài chính song chỉ là kế hoạch về sản lượng và doanh thu mà không chú trọng đến vấn đề chi phí Như vậy, các báo cáo dự toán được lập ở công ty còn thiếu rất nhiều

và việc lập kế hoạch chỉ do ban giám đốc lập chứ tại các phòng ban không lập các

kế hoạch cụ thể cho bộ phận của mình Việc lập kế hoạch được tiến hành theo năm, điều này dẫn đến sự thiếu chính xác và không phản ánh được tính thời vụ cũng như ảnh hưởng của các điều kiện tự nhiên, xã hội, chính trị, kinh tế và một số dự toán chủ yếu thuộc phạm vi KTQT hầu như không được lập Như vậy, Công ty cần phải lập thêm đầy đủ các báo cáo dự toán để công tác lập dự toán mang tính đồng bộ, đảm bảo các hoạt động của công ty được tiến hành và kiểm soát tốt Công ty có thể tham khảo các mẫu báo cáo mà đề tài sẽ trình bày ở phần B

3/ Tổ chức hệ thống sổ chi tiết, báo cáo

Việc tổ chức chi tiết doanh thu và kết quả tiêu thụ chưa được quan tâm nên công tác này chưa đầy đủ, khoa học Vì vậy, Công ty cần phải có tổ chức, sắp xếp lại cho phù hợp hơn

Hiện Công ty không mở Sổ chi tiết Doanh thu và Sổ chi tiết Giá vốn hàng bán Đối với doanh thu Công ty theo dõi theo sổ chi tiết phải thu khách hàng và còn đối với giá vốn hàng bán thì theo dõi theo thẻ kho và tờ kê chi tiết TK 156 xuất Điều này làm cho công tác theo dõi doanh thu và giá vốn của từng nhóm hàng, mặt hàng là rất phức tạp, việc tập hợp lại dễ gây nên sai sót

Việc lập các báo cáo liên quan đến quá trình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ chưa được quan tâm đúng mức nên lãnh đạo công ty gặp khó khăn trong việc đưa ra quyết định kịp thời, phù hợp và chính xác

4/ Ứng dụng KTQT vào công tác định giá bán và lập kế hoạch

Chính vì việc tổ chức kế toán chi tiết doanh thu, chi phí và kết quả tiêu thụ chưa đầy đủ nên những ứng dụng của nó vào công tác định giá và lập kế hoạch chưa

Việc định giá bán hàng hoá chủ yếu dựa vào thị trường, chưa lấy thông tin từ

kế toán cung cấp nên không chủ động về giá, gây khó khăn cho việc xây dựng một

cơ cấu giá linh hoạt do đó gặp khó khăn trong quá trình tiêu thụ… Chính vì thế, kế toán công ty cần cung cấp thông tin một cách chi tiết, cụ thể hơn để quá trình định giá của công ty có được tính chính xác và phù hợp hơn cũng như giúp lãnh đạo công ty đưa ra các quyết dịnh đúng đắn hơn, hiệu quả hơn

Công ty nên lập kế hoạch kết quả tiêu thụ với chi phí phân thành biến phí và định phí Định phí thể hiện dưới dạng tổng số, biến phí ở dạng đơn vị để khi điều chỉnh kế hoạch sẽ không phải điều chỉnh định phí

B/ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT TỔ CHỨC ÁP DỤNG KTQT QUÁ TRÌNH TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY ĐIỆN MÁY VÀ KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ

Trong xu thế toàn cầu hoá, hội nhập hoá ngày nay, với sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp ( DN ) trong và ngoài nước, đòi hỏi Công ty phải luôn cố gắng hết mình , phải biết tận dụng hết năng lực, cơ hội để có thể thích nghi và phát triển Trong đó, thông tin kế toán cung cấp cho nhà quản trị là hết sức quan trọng Tuy nhiên, hiện nay công ty chỉ có hệ thống kế toán tài chính ( KTTC ), với hệ thống kế toán này còn tồn tại một số hạn chế trong việc cung cấp thông tin cho nhà quản trị Do đó, xây dựng hệ thống kế toán quản trị ( KTQT ) nhằm cung cấp thông tin trong tương lai là không thể thiếu được Đặc biệt, Công ty Điện Máy và

Kỹ Thuật Công Nghệ là một DN có thể nói là nặng về kinh doanh thương mại nên thông tin về KTQT quá trình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ cũng như những ứng dụng của nó vào công tác định giá bán và lập kế hoạch là yếu tố quan trọng hàng đầu, phần nào đáp ứng được nhu cầu thông tin của ban lãnh đạo Để bộ máy kế toán tại công ty thực sự là công cụ khoa học hữu ích thì công ty cần phải xây dựng lại tổ chức bộ máy kế toán phù hợp hơn Cụ thể:

I/ Xây dựng mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

Xuất phát từ yêu cầu thông tin của KTQT chỉ dùng để phục vụ cho các nhà quản trị DN trong việc điều hành hoạt động SX – KD cho nên công tác tổ chức KTQT cũng được tổ chức linh hoạt tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động SX – KD tại mỗi DN sao cho đáp ứng thông tin của nhà quản lý

Tuỳ theo quy mô hoạt động của mỗi DN mà lựa chọn phương thức tổ chức

bộ máy KTQT Nếu là DN hoạt động quy mô lớn thì có thể tổ chức một bộ phận chuyên đảm trách KTQT – phương thức riêng biệt Nếu là DN hoạt động quy mô nhỏ, vừa thì phần hành KTQT có thể do các kế toán viên của phần hành KTTC kiêm nhiệm – phương thức kết hợp Dù lựa chọn phương thức tổ chức riêng biệt hay kết hợp phần hành KTQT và KTTC thì yêu cầu về công tác KTQT vẫn phải đảm bảo

SVTH : Nguyễn Thuỳ Dương - Lớp 23KT2 Trang 4 

thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ là dự toán, phân tích, đánh giá, lập báo cáo kế toán quản trị, xem xét đánh giá các dự án và cung cấp thông tin cho lãnh đạo ra các quyết định.

1/ Các nguyên tắc cơ bản khi xây dựng mô hình KTQT

Để xây dựng mô hình KTQT đem lại hiệu quả tốt nhất, Công ty phải dựa trên những nguyên tắc sau:

- Không làm xáo trộn quá nhiều về mặt tổ chức hay phá vỡ hoàn toàn cơ cấu

tổ chức hiện tại của Công ty mà phải dựa vào cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán hiện tại của Công ty để sắp xếp, phân công, bổ sung hoặc điều chỉnh nội dung công việc cho hợp lý với yêu cầu mới, hoàn cảnh mới

- Phải đảm bảo cho bộ máy kế toán mới hoạt động, vận hành bao quát được tất cả nội dung của kế toán tài chính và kế toán quản trị

- Phải đảm bảo lợi ích kinh tế nghĩa là lợi ích đem lại phải lớn hơn chi phí bỏ ra

- Mô hình phải đảm bảo được tính khả thi, tính thực tiễn đối với Công ty

2/ Những yếu tố đặc trưng của Công ty ảnh hưởng đến công tác tổ chức KTQT tại đơn vị

Xuất phát từ đối tượng phục vụ của KTQT là các nhà quản lý DN - Họ cần những thông tin phản ánh tình hình cụ thể tại DN để đưa ra các quyết định điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh ( SX – KD ), cho nên công tác tổ chức KTQT tại mỗi DN sẽ có sự khác biệt chịu ảnh hưởng của đặc điểm sản xuất kinh doanh tại mỗi đơn vị Vì vậy khi xây dựng mô hình tổ chức KTQT tại Công ty, nhà quản trị cần phải chú ý các đặc diểm sau của Công ty:

- Công ty không đơn thuần là một DN thương mại và cũng không phải là một

DN sản xuất mà là một DN Nhà nước vừa kinh doanh thương mại vừa tiến hành hoạt động sản xuất, lắp ráp

- Công ty có địa bàn hoạt động rộng khắp cả nước gồm nhiều chi nhánh, xí nghiệp, các cửa hàng, đại lý trực thuộc Việc tổng hợp số liệu từ các đơn vị trực thuộc nhằm đánh giá mức độ hoạt động cũng như xác định trách nhiệm của từng đơn vị là điều cần thiết

- Công ty kinh doanh nhiều loại mặt hàng cho nên việc tập hợp và phân bổ chi phí cũng như xác định kết quả kinh doanh là rất phức tạp

3/ Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kết hợp KTQT và KTTC

hiện nay thì việc lựa chọn mô hình kết hợp là phù hợp nhất vì sẽ tiết kiệm được nhân lực dẫn đến tiết kiệm được chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương, như vậy sẽ tiết kiệm được chi phí cho Công ty Bên cạnh đó thì hiện nay hệ thống

kế toán Việt Nam tuy chưa có những quy định cụ thể về KTQT nhưng cũng đã có những biểu hiện của KTQT như xây dựng các tài khoản chi tiết cấp 2,3, mở các sổ chi tiết Công việc này là để thuận tiện cho quá trình quản lý DN Vì vậy, có thể nói rằng, hệ thống KTTC tại các doanh nghiệp Việt Nam đã có sự kết hợp với kế toán quản trị nhưng đang ở quy mô nhỏ Trên cơ sở đó thì việc triển khai mô hình KTQT kết hợp với KTTC sẽ có nhiều thuận lợi cho Công ty

Sơ đồ 6 Mối quan hệ chức năng và nhiệm vụ của mô hình kết hợp

KTTC

KTQT

Ghi sổ KT tổng hợp

và KT chi tiết Lập dự toán, phân tích,

tư vấn dự án

Lập BCTCLập BCQT

Xử lý số liệu tổng hợp

Xử lý số liệu

Chi tiết

4/ Thiết lập sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty

Để bộ máy kế toán theo mô hình kết hợp KTQT và KTTC đảm bảo hoàn thành tốt công việc của KTQT và KTTC thì Công ty nên áp dụng mô hình động, nghĩa là mỗi nhân viên sẽ không làm một công việc nhất định mà sẽ tham gia vào các tổ làm việc khác nhau tuỳ thuộc vào yêu cầu công việc và thời điểm khác nhau trong kỳ Bởi vì, một số công việc kế toán chỉ thực hiện vào những thời điểm nhất định, do đó nếu bố trì công việc hợp lý thì việc tham gia vào nhiều tổ xử lý công việc khác nhau sẽ giúp cho Công ty tận dụng được nhân công, tiết kiệm chi phí

Theo mô hình này, các bộ phận kế toán đảm nhận các phần hành KTTC và tương ứng với các phần hành KTTC nói trên thì sẽ bao gồm cả các phần hành KTQT Các nhân viên kế toán từng phần hành vừa thực hiện các công việc của KTTC đồng thời cũng được giao nhiệm vụ KTQT liên quan đến phần hành đó Đối với những trường hợp nhà quản trị yêu cầu các báo cáo KTQT liên quan đến nhiều

SVTH : Nguyễn Thuỳ Dương - Lớp 23KT2 Trang 6 

phần hành thì đòi hỏi phải có sự tham gia của các kế toán viên đảm nhiệm các phần hành dó

Công ty Điện Máy và Kỹ Thuật Công Nghệ có nhiều đơn vị trực thuộc, việc hạch toán ở đó độc lập với văn phòng Công ty nên để điều hành hoạt động

SX - KD tại các đơn vị trực thuộc có hiệu quả thì ở các đơn vị này cũng phải tự xây dựng cho mình một mô hình KTQT phù hợp Qua thời gian tìm hiểu thực tế ở Công

ty thì với điều kiện hiện nay, quá trình vận dụng KTQT bước đầu chỉ nên tập trung vào một số nội dung chủ yếu cần thiết Công ty nên xây dựng bộ máy kế toán một cách đơn giản thể hiện ở sơ đồ sau:

Sơ đồ 7 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN

Tổ KTtổng hợp

Tổ nghiêncứu dựán

Kế toán trưởng

Kế toánquản trị

KT các đơn vị trực thuộc

Kế toán

tài chính

Tổ KT Công nợ

Tổ KT Thanh toán

Tổ KT Mua, bán hàng Tổ

Quan hệ trực tuyến

Quan hệ chức năng

5/ Chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận

Trong mô hình này, mỗi tổ sẽ có một tổ trưởng phụ trách và số lượng người tham gia vào tổ sẽ thay đổi tại các thời điểm khác nhau tuỳ thuộc vào yêu cầu của công việc

 Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm về công tác kế toán toàn Công ty, chỉ

đạo hướng dẫn các nghiệp vụ, tổ chức kiểm tra tính trung thực của các báo cáo kế toán và tư vấn các hoạt động quản trị cho hội đồng quản trị và ban giám đốc

 Tổ kế toán tổng hợp: Theo dõi chi phí phát sinh tại các đơn vị hạch toán

phụ thuộc, đồng thời tổng hợp số liệu từ các phần hành khác để vào sổ sách tổng hợp, xác định kết quả kinh doanh, lập báo cáo tài chính và kiểm tra số liệu kế toán Công việc này được thực hiện vào cuối kỳ kế toán

 Tổ kế toán công nợ: Theo dõi công nợ phải thu khách hàng, phải trả nhà

cung cấp và các khoản phải thu, phải trả nội bộ

 Tổ kế toán thanh toán: Theo dõi các khoản thu chi bằng tiền mặt,

TGNH, theo dõi, phản ánh tiền lương, các khoản trích theo lương, các khoản tạm ứng của cán bộ công nhân viên, theo dõi thuế và các khoản phải nộp cho NSNN

SVTH : Nguyễn Thuỳ Dương - Lớp 23KT2 Trang 8 

 Tổ kế toán mua hàng, bán hàng: Theo dõi, hạch toán tình hình mua

hàng, nhập, xuất hàng, theo dõi hàng tồn kho, theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hoá, xác định doanh thu

 Tổ dự toán: thực hiện các công việc: tập hợp chi phí, phân tích thành

biến phí, định phí, lập các dự toán SX – KD

 Tổ phân tích, đánh giá: Có nhiệm vụ lập các báo cáo KTQT, so sánh,

đánh giá kết quả thực hiện với kế hoach đề ra, tìm nguyên nhân gây ra biến động từ

đó đề xuất các phương án sửa đổi

 Tổ nghiên cứu dự án: Có nhiệm vụ phân tích, đánh giá tính khả thi của

các dự án đầu tư như sản xuất sản phẩm mới, mua sắm mới TSCĐ, mở rộng kinh doanh… và đề xuất các giải pháp

6/ Mối liên hệ cung cấp thông tin của KTQT

a/ Thiết lập mối liên hệ cung cấp thông tin giữa KTQT và KTTC

Giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính có mối quan hệ mật thiết với nhau, thông tin ban đầu của KTQT do kế toán tài chính cung cấp Dựa trên những thông tin này, KTQT xử lý số liệu bằng các phương pháp nghiệp vụ riêng để cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản trị

- Tổ dự toán: Lấy thông tin từ các báo cáo thực hiện của kỳ trước và những

thông tin khác do kế toán chi phí, kế toán doanh thu, kế toán tổng hợp,…cung cấp

để làm cơ sở xây dựng các bảng dự toán cho các hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty trong giai đoạn tiếp theo

- Tổ phân tích, đánh giá: Lấy thông tin về toàn bộ chi phí và kết quả thực

hiện mà kế toán tài chính đã thu thập trong kỳ kinh doanh, trên cơ sở đó phân tích, đánh giá hoạt động của Công ty trong kỳ qua và khả năng có thể đạt được trong tương lai

b/ Thiết lập mối liên hệ cung cấp thông tin giữa KTQT với các phòng ban

KTQT thường xuyên sử dụng một khối lượng thông tin phong phú được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau Bao gồm các thông tin thực tế xảy ra và các thông tin dự đoán của tương lai Bên cạnh nguồn số liệu được cung cấp từ KTTC, KTQT cần phải xây dựng mối liên hệ thông tin với các phòng ban khác Đây là mối liên hệ thông tin hai chiều được thể hiện:

Bảng 17 MỐI QUAN HỆ GIỮA KTQT VỚI CÁC PHÒNG BAN

số lượng hàng hoá, giá bán từ tổ thị trường phòng kinh doanh, phòng kế hoạch, tình hình sản xuất từ các xí nghiệp…

phòng ban làm căn cứ lập kế hoạch cụ thể tổ chức hoạt động

Cung cấp thông tin kết quả phân tích, đánh giá cho các bộ phận kịp thời điều chỉnh

Tổ

nghiên cứu

dự án

Nhận thông tin từ phòng kế hoạch, phòng thị trường, phòng kinh doanh xuất nhập khẩu và ban giám đốc về các dự án

Cung cấp thông tin phân tích các phương án khác nhau của các dự án

Để tạo được mối liên hệ thường xuyên, liên tục thì nhà quản trị cần thiết lập các mẫu báo cáo định kỳ giữa KTQT và các phòng ban liên quan bên cạnh các báo cáo đột xuất khi có yêu cầu

II/ Tổ chức công tác KTQT quá trình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ

1/ Nhận diện và phân tích chi phí phát sinh tại công ty

Do hiện nay Công ty mới chỉ bắt đầu áp dụng KTQT nên công ty vẫn chưa tiến hành phân loại chi phí mà chỉ theo dõi chung cho các khoản mục chi phí Vì vậy, theo em để việc áp dụng KTQT mang lại hiệu quả cao nhất Công ty cần phải tiến hành phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí Trong quá trình kinh doanh

có nhiều loại chi phí phát sinh nhưng có thể chia làm hai loại chính Chi phí phát sinh tỷ lệ với khối lượng hàng tiêu thụ thì gọi là biến phí Chi phí phát sinh cần thiết cho hoạt động kinh doanh của Công ty nhưng không thay đổi tỷ lệ với số lượng hàng bán ra gọi là định phí Ngoài ra còn có chi phí hỗn hợp bao gồm biến phí và định phí Với cách phân loại này sẽ giúp cho nhà quản trị xác định đúng đắn phương hướng để nâng cao hiệu quả kinh doanh như: đối với biến phí thì phương hướng chính là tiết kiệm tổng chi phí và chi phí cho một đơn vị hàng hoá Còn đối với định phí thì cần phải phấn đấu nâng cao hiệu quả của chi phí trong hoạt động kinh doanh Công ty có thể phân loại chi phí như sau: ( xem trang 54 )

Trong đó: - Chi phí BHXH, BHYT, KPCĐ là chi phí hỗn hợp vì: BHXH và BHYT được tính trên lương cơ bản nên xem là định phí, còn KPCĐ được tính trên lương thực trả nên xem là biến phí

- Chi phí dịch vụ mua ngoài gồm tiền điện, nước, điện thoại Là chi phí hỗn hợp vì trong giới hạn cho phép là định phí, khi vượt qua giới hạn thì là biến phí

SVTH : Nguyễn Thuỳ Dương - Lớp 23KT2 Trang 10 

- Chi phí tiền lương là chi phí hỗn hợp vì có bao gồm cả các khoản phụ cấp theo lương.

Bảng 18 BẢNG PHÂN LOẠI CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Khoản mục chi phí Biến phí Định phí Chi phí hỗn hợp

Thuế môn bài, phí, lệ phí

+ TK 6411: Chi phí nhân viên bán hàng

+ TK 6412: Chi phí khấu hao TSCĐ

+ TK 6413: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ

+ TK 6414: Chi phí quảng cáo, tiếp thị

+ TK 6415: Chi phí dịch vụ mua ngoài

- Đối với chi phí QLDN: Từ TK 642- Chi phí QLDN, chi tiết:

+ TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý

+ TK 6422: Chi phí khấu hao TSCĐ

2/ Tổ chức kế toán chi tiết doanh thu và kết quả tiêu thụ

Hiện nay, Công ty mở sổ theo dõi doanh thu, giá vốn hàng bán không phù hợp với công tác KTQT Việc theo dõi doanh thu chỉ được thực hiện trên các sổ chi tiết phải thu khách hàng, phải thu nội bộ và các sổ chi tiết liên quan cho nên việc tập hợp doanh thu theo từng nhóm hàng không khoa học, dễ thiếu sót Hơn nữa, việc theo dõi GVHB chỉ được theo dõi trên “tờ kê chi tiết TK 156 xuất” và Thẻ kho, mà mỗi mặt hàng có nhiều Thẻ kho nên việc tổng hợp GVHB cho từng nhóm hàng hoá

dễ dẫn đến sai sót Vì vậy, để thuận tiện cho việc theo dõi và báo cáo vào bất kỳ thời điểm nào theo yêu cầu quản lý, kế toán Công ty phải thiết lập lại sổ chi tiết doanh thu và giá vốn hàng bán Tuy nhiên, việc mở sổ chi tiết phải tiến hành sao cho dễ theo dõi, đảm bảo tính hiện thực của công tác kế toán nói chungvà kế toán quản trị nói riêng Với những gì hiểu biết về lý luận và thực tiễn tại Công ty, theo em, có thể

mở các sổ chi tiết sau:

 Sổ theo dõi chi tiết giá vốn hàng bán

Do công ty kinh doanh nhiều nhóm hàng nên để thuận tiện cho việc theo dõi, hạch toán, công ty nên mở sổ theo dõi theo từng mặt hàng của từng nhóm hàng Đối với giá vốn hàng bán bị trả lại cũng cần theo dõi chi tiết trên sổ chi tiết giá vốn hàng bán để cho việc báo cáo GVHB vào một thời điểm bất kỳ được thuận tiện và khoa học hơn Giá trị của GVHB bị trả lại thì sẽ được ghi số âm để dễ theo dõi và tổng hợp

Định kỳ, vào thời điểm cuối quý, kế toán sẽ tổng hợp GVHB chung theo từng nhóm hàng

Kết hợp với Bảng kê hàng bán bị trả lại mà công ty đã mở ( trang 35 ), công

ty có thể tham khảo mẫu sổ sau: ( xem trang 56, 57 )

SVTH : Nguyễn Thuỳ Dương - Lớp 23KT2 Trang 12 

 Sổ theo dõi chi tiết doanh thu

Cũng giống như giá vốn hàng bán, Công ty phải tiến hành theo dõi doanh thu theo từng mặt hàng của từng nhóm, và mỗi mặt hàng được theo dõi trên một hay một số tờ sổ nhất định và được lập theo từng quý Đối với các khoản giảm trừ doanh thu cũng cần phải được theo dõi chi tiết trên sổ chi tiết doanh thu để thuận tiện cho việc báo cáo doanh thu vào bất kỳ thời điểm nào khi nhà quản lý yêu cầu Định kỳ vào thời điểm cuối quý, kế toán sẽ tổng hợp doanh thu chung theo từng nhóm hàng

Sau đây là mẫu sổ mà công ty có thể tham khảo: ( xem trang 60, 61 )

 Sổ theo dõi chi tiết chi phí BH và QLDN

Đối với sổ chi tiết chi phí BH &QLDN thì cùng với việc tổ chức hệ thống tài khoản chi tiết ( xem trang 54, 55 ), công ty nên tổ chức lại sổ chi tiết theo tài khoản

để dễ kiểm soát chi phí ( Xem trang 62, 63 )

Hiện nay, Công ty không tiến hành phân bổ chi phí cho từng mặt hàng mà chỉ phân bổ chi phí phát sinh chung cho cả nhóm Điều này là không hợp lý vì sẽ không chỉ ra cho nhà quản trị thấy được mặt hàng nào kinh doanh có hiệu quả và mặt hàng nào thì không để từ đó có phương hướng kinh doanh cụ thể cho từng mặt hàng trong nhóm để đem lại lợi nhuận lớn nhất cho công ty Vì vậy, ngoài quá trình phân bổ chi phí cho từng nhóm hàng ( trang 39 ), Công ty cần phải tiến hành phân

bổ chi phí cụ thể cho từng mặt hàng trong từng nhóm để xác định được mức độ đóng góp của từng nhóm hàng vào tổng doanh thu và mức độ đóng góp của từng mặt hàng vào doanh thu tiêu thụ của nhóm

Chi phí BH và QLDN được phân bổ theo tiêu thức số lượng hàng hóa tiêu thụ như sau:

CPBH (CPQLDN) CPBH (CPQLDN) phân bổ cho nhóm hàng Số lượng phân bổ cho từng tiêu thụ mặt hàng Tổng số lượng tiêu thụ của nhóm hàng từng loại

Trong quý I/2007, chi phí phân bổ cho mặt hàng xe máy là: Tổng chi phí bán hàng là 1.906.861.473 đ, tổng chi phí quản lý DN là 849.063.365 tương ứng với tổng số lượng xe tiêu thụ là 737 xe Hiện tại,công ty kinh doanh các mặt hàng xe máy sau: Deahan Smart, Deahan Super, Deahan Noval 110, Sunny, Halley, Union

1.906.861.473

Xe Deahan Super 289 747.738.081 đ

737

Tương tự với các mặt hàng còn lại

- Chi phí quản lý DN phân bổ cho từng mặt hàng xe máy như sau:

Tương tự với các mặt hàng xe máy khác

Từ các kết quả trên, ta có kết quả tiêu thụ chi tiết của nhóm hàng xe máy như sau: ( xem trang 64 )

Qua bảng kết quả tiêu thụ quý I/2007 của nhóm hàng xe máy ta thấy, tổng lợi nhuận của nhóm hàng này trong quý I là + 438.114.204 đ Trong đó, 3 mặt hàng xe Deahan Smart, Deahan Super, Deahan Nova 110 là kinh doanh có lãi

Đồng thời, để phục vụ cho công tác phân tích, kiểm soát chi phí của KTQT, đồng thời để tin nhanh cho nhà quản trị thì cùng với quá trình tổng hợp chi phí BH

và QLDN vào sổ cái, hàng tháng kế toán tổng hợp cũng phải đồng thời tổng hợp số liệu cho hai khoản mục chi phí này theo từng yếu tố chi phí phát sinh để lập báo cáo nhanh cho lãnh đạo Công ty về tình hình doanh thu, chi phí cuối mỗi tháng Do đó,

để phục vụ thông tin một cách có hiệu quả, ngoài sổ kế toán chi tiết chi phí BH và QLDN mà công ty đã lập, kế toán có thể lập thêm bản báo cáo nhanh như sau ( xem trang 65 )

SVTH : Nguyễn Thuỳ Dương - Lớp 23KT2 Trang 14 

SVTH : Nguyễn Thuỳ Dương - Lớp 23KT2 Trang 16 

SVTH : Nguyễn Thuỳ Dương - Lớp 23KT2 Trang 18 

Bảng 26 BÁO CÁO NHANH CHI PHÍ

Nhóm hàng: Xe máy

Mã nhóm: XEMAY Quý I/2007

………

201.450.000 201.450.00037.019.000 37.019.000

3/ Xây dựng các dự toán kinh doanh

Hoạt động trong nền kinh tế thị trường, các DN phải luôn thể hiện tính chủ của mình nếu muốn tồn tại và phát triển Tính tự chủ của DN thể hiên qua các mặt của quá trình quản lý: từ khâu lập dự toán đến công tác lãnh đạo, kiểm soát, đánh giá và ra quyết định Trong đó, công tác lập dự toán sẽ giúp công ty hướng đến mục tiêu chung trên cơ sở kết hợp tốt nhất các nguồn lực và là cơ sở cho công tác kiểm soát, đánh giá,nâng cao tính chủ động của đơn vị trong hoạt động kinh doanh Dự toán được lập trên cơ sở từng bộ phận theo các trung tâm trách nhiệm, tức là đi từ cấp thấp đến cấp cao hơn, qua đó hình thành luồng thông tin trong phạm vi toàn công ty Đối với một DN kinh doanh hàng hoá công nghiệp thì thông thường báo cáo dự toán rất cụ thể, dễ làm, không đòi hỏi phải có những đặc điểm riêng như một

số ngành mang tính chất đặc thù khác

Các số liệu dự toán cần phải được xây dựng theo từng mặt hàng và tổng hợp cho từng nhóm hàng đồng thời phải đảm bảo tính khả thi và tính kiểm soát Không chỉ có bộ phận KTQT làm công việc lâp dự toán mà quá trình lập dự toán là sự tham gia và phối hợp tất cả các bộ phận trong đơn vị

Dự toán là chức năng không thể thiếu được đối với các nhà quản lý hoạt động trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay Trong KTQT, dự toán thể hiện mục tiêu, nhiệm vụ của công ty , của từng bộ phận, đồng thời còn là cơ sở để kiểm tra, kiểm soát cũng như ra quyết định trong công ty Do vậy, dự toán phải được xây dựng cho toàn công ty và cho từng bộ phận cũng như cho từng nhóm hàng

và mặt hàng trong công ty

Việc lập các dự toán kinh doanh là việc làm rất quan trọng, vì dựa trên các

dự toán này thì Công ty sẽ có các quyết dịnh phù hợp, có phương án kinh doanh cụ thể dể đem lại hiệu quả cao nhất trong khi chi phí bỏ ra là thấp nhất, tránh bị lãng phí Tuy nhiên , Công ty chưa chú trọng đến khâu lập kế hoạch này lắm Việc lập kế hoạch của Công ty mới chỉ mang tính tổng quát chứ chưa đi sâu cụ thể vào trong các khâu của quá trình tiêu thụ Vì vậy, theo em Công ty cần phải tổ chức xây dựng các dự toán sau:

a/ Dự toán tiêu thụ

Đây là dự toán đầu tiên, dự toán nền tảng cho quá trình dự toán tổng thể Dự toán tiêu thụ được lập dựa vào công tác dự báo tình hình tiêu thụ Vì vậy, dự báo này là khâu then chốt trong quá trình xây dựng dự báo tổng thể Dự toán này sẽ làm

cơ sở để lập các dự toán tiếp theo, vì vậy nếu lập dự toán tiêu thụ không chính xác thì sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của dự toán tổng thể Trong dự toán này cần phải trình bày số lượng hàng hoá tiêu thụ ở từng kỳ cũng như đơn giá bán của hàng hoá,

từ đó xác định được doanh thu ở từng kỳ Ngoài ra, để phục vụ cho việc lập dự toán

SVTH : Nguyễn Thuỳ Dương - Lớp 23KT2 Trang 22 

tiền thì trong bảng dự toán này Công ty cần phải trình bày lượng tiền thu được ở từng kỳ từ hoạt động bán hàng.

Khi lập dự toán tiêu thụ, Công ty cần phải dựa vào:

- Số liệu của các năm đã qua

- Chính sách bán hàng của Công ty

- Đối thủ cạnh tranh

- Dự kiến những biến động tự nhiên, kinh tế, chính trị, xã hội…

- Thu nhập của nhười tiêu dùng

- Chính sách, chế độ của Nhà nước

Hiện nay, Công ty kinh doanh đa dạng với nhiều loại hàng hoá khác nhhau, trên cơ sở đặc điểm kinh doanh của các nhóm hàng, Công ty tiến hành lập dự toán cho từng nhóm hàng, từng mặt hàng và tổng cho toàn công ty Điều này giúp cho công ty dễ dàng kiểm soát, thực hiện, kiểm tra quá trình kinh doanh của từng mặt hàng để đưa ra các phương hướng kinh doanh phù hợp nhất cho từng mặt hàng Để

có cơ sở cho việc ra quyết định về giá bán, doanh thu tiêu thụ hợp lý của từng mặt hàng khi quy mô hoạt động thay đổi thì công ty cần phải lập dự toán linh hoạt cho các hoạt động này Vì doanh thu chủ yếu của công ty là từ hình thức bán theo hợp đồng nên số liệu cung cấp trong việc lập dự toán là căn cứ vào các hợp đồng kinh tế cung cấp hàng hoá sẽ ký kết trong kỳ tới

Vì mặt hàng kinh doanh chủ yếu của văn phòng công ty là mặt hàng xe máy nên em sẽ lấy mặt hàng này để lập các dự toán

Bảng dự toán tiêu thụ sau đây ( trang 68 ) được lập dựa trên:

Kế hoạch số lượng tiêu thụ năm 2007 mà công ty đã lập ( trang 44 )

Chính sách bán hàng của công ty trong những năm qua: Vì công ty chủ yếu kinh doanh qua hình thức bán theo hợp đồng nên khách hàng là các công ty, đạil ý thường mua hàng với số lượng lớn nên không thể thu hết tiền hàng ngay được mà phải cho khách hàng nợ theo một tỷ lệ nhất định Đối với những khách hàng lớn, nhằm xây dựng mối quan hệ lâu dài bền vững công ty áp dụng chính sách bán hàng linh hoạt tuỳ thuộc vào từng tình huống cụ thể mà hai bên thoả thuận Nhưng nhìn chung công ty áp dựng chính sách bán hàng: bán hàng thu tiền ngay 90%, 10% còn lại thu hết ở kỳ kế tiếp

Số dư công nợ của nhóm hàng xe máy cuối năm 2006: 1.869.550.000 đ

SVTH : Nguyễn Thuỳ Dương - Lớp 23KT2 Trang 24 

b/ Dự toán tồn kho cuối kỳ

Hiện nay , công ty không lập dự toán tồn kho cho nên có thể dẫn đến tình trạng hàng tồn trong kho quá nhiều dẫn đến vốn kinh doanh bị chiếm dụng tại khâu này làm giảm hiệu quả kinh doanh và phát sinh các chi phí liên quan( bảo quản…) hoặc hàng tồn trong kho quá ít dẫn đến không đủ đáp ứng nhu cầu đột xuất của khách khi có những biến động xảy ra

Vì vậy, để tránh xảy ra các tình trạng trên , Công ty cần phải lập dự toán hàng tồn kho cuối kỳ Đây cũng là tiền đề dể Công ty lập dự toán sản xuất và mua hàng

Việc lập dự toán tồn kho cuối kỳ nhằm xác định được giá trị của hàng hoá vào cuối kỳ để phục vụ cho yêu cầu quản lý và đồng thời để trình bày chúng trên Bảng Cân đối kế toán

Căn cứ vào tình hình tiêu thụ và khả năng sản xuất lắp ráp của xí nghiệp lắp ráp trong các năm qua , theo em công ty có thể dự toán hàng tồn cuối kỳ khoảng 20% số lượng tiêu thụ dự kiến trong kỳ

Sau đây là bảng dự toán tồn kho của nhóm hàng xe máy năm 2007 ( Xem trang 70 )

Trong đó:

Số lượng sản phẩm tồn kho cuối kỳ và giá trị tồn kho cuối kỳ là chỉ tiêu thời điểm nên không thể cộng dồn cho cả năm Vì vây, số lượng và giá trị tồn cả năm chính là của quý 4

c/ Dự toán mua hàng

Tuy tại Công ty không tiến hành sản xuất, lắp ráp mà công việc này là do các

xí nghiệp trực thuộc làm nhưng vì các xí nghiệp này sản xuất ra được bao nhiêu sản phẩm thì đều bán cho Công ty dưới hình thức bán nội bộ nên để Công ty chủ động trong quá trình tiêu thụ - vì liên quan đến các dự toán tiêu thụ, dự toán tồn kho của công ty cho nên sau khi lập dự toán mua hàng công ty gửi bảng dự toán này cho xí nghiệp trực thuộc Còn tại các xí nghiệp đó thì dựa trên bảng dự toán sản xuất mà Công ty đã lập, các xí nghiệp phải tự lập các bảng dự toán nguyên vật liệu trực tiếp,

dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung…để cho hoạt động sản xuất tại đó đạt kết quả tốt nhất

Bảng dự toán này được lập dựa trên:

- Bảng dự toán tiêu thụ

- Chính sách tồn kho của công ty

- Báo cáo tồn kho cuối năm 2006

Bảng 28 BẢNG DỰ TOÁN TỒN KHO CUỐI KỲ

Năm 2007 - Nhóm hàng: Xemáy Mặt

Deahan

Smart

1 Số lượng tồn kho ( Chiếc )

3 Giá trị tồn kho ( Trđ ) 317,3 233,8 233,8 267,2 267,2

2.Giá vốn đơn vị

3 Giá trị tồn kho ( Trđ ) 129,3 38,79 51,72 77,58 77,58

SVTH : Nguyễn Thuỳ Dương - Lớp 23KT2 Trang 26 