Bài giảng Quản lý học - Bài 6: Chức năng kiểm soát (ĐH Kinh tế Quốc dân)

Bài giảng Quản lý học - Bài 6: Chức năng kiểm soát trình bày khái niệm kiểm soát; bản chất của kiểm soát; vai trò của kiểm soát; hệ thống kiểm soát. Mời các bạn cùng tham khảo bài giảng để nắm chi tiết hơn nội dung kiến thức.

BÀI 6 CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT

Hướng dẫn học

 Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia thảo luận trên diễn đàn

 Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email

 Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học

Nội dung

Tổng quan về kiểm soát Hình thức kiểm soát Quy trình kiểm soát

 Khái niệm kiểm soát

 Bản chất của kiểm soát

 Vai trò của kiểm soát

 Hệ thống kiểm soát

 Xét theo cấp độ của hệ thống kiểm soát

 Xét theo phương thức kiểm soát

 Xét theo quá trình hoạt động

 Xét theo phạm vi của kiểm soát

 Xét theo tần suất của quá trình hoạt động

 Xác định mục tiêu, nội dung

và tiêu chuẩn kiểm soát

 Xác định chủ thể, hình thái, công cụ và kỹ thuật kiểm soát

 Giám sát đo lường hoạt động

 Đánh giá kết quả hoạt động

 Hiểu khái niệm kiểm soát

 Hiểu được những đặc điểm cơ bản của hệ thống kiểm soát - thước đo cho phép nhà quản lý đánh giá tính hiệu quả của tổ chức trong hoạt động quản lý

 Nắm được những yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát

 Hiểu được quy trình kiểm soát và có thể thực hiện được quy trình kiểm soát đối với những hoạt động nhất định

 Hiểu, có khả năng sử dụng các công cụ kiểm soát nói chung, kiểm soát thời gian, kiểm soát tài chính và kiểm soát chất lượng

T ình huống dẫn nhập

Sinh viên đánh giá chất lượng giảng dạy của giảng viên - Nhiều ý kiến trái chiều

Bộ Giáo dục và Đào tạo Việt Nam đã công bố Dự thảo phát triển

giáo dục Việt Nam giai đoạn 2009-2020 Nhằm nâng cao chất lượng

đội ngũ giáo viên, một trong những biện pháp Bộ đề ra là tổ chức

cho sinh viên đánh giá giảng viên Đến thời điểm hiện nay, nhiều

trường đại học tại Việt Nam đã tổ chức cho sinh viên đánh giá công

tác giảng dạy của giảng viên Cách thức mà các trường thường thực

hiện đó là xây dựng hệ thống các tiêu chí đánh giá, tổ chức đánh giá

khi kết thúc môn học mà giáo viên giảng dậy Mục tiêu của Bộ Giáo

dục và Đào tạo và các trường đại học khi tiến hành “Sinh viên đánh giá chất lượng giảng dạy của giảng viên” là để thu thập thông tin từ sinh viên - “những khách hàng” về quá trình giảng dạy của giảng viên, những thông tin thu thập được sẽ là cơ sở để các giảng viên điều chỉnh nội dung, phương pháp giảng dạy của mình, là cơ sở để trường điều chỉnh công tác giảng dạy và biết được kết quả làm việc của giảng viên - “những nhân viên” của trường, từ đó phục vụ cho công tác nhân sự của trường

Để đánh giá, các trường xây dựng một bảng hỏi gồm các tiêu chí đánh giá và gửi tới các sinh viên khi kết thúc môn học Các tiêu chí đánh giá thường xoay xung quanh những vấn đề như: Thời gian giảng dậy của giảng viên, tài liệu mà giảng viên cung cấp cho sinh viên, các nội dung kiến thức có đúng theo đề cương hay không, giảng viên có chuẩn bị bài giảng tốt hay không, giảng viên truyền đạt bài giảng rõ ràng, dễ hiểu, cuốn hút, mức độ sinh viên được tham gia thảo luận, các thức kiểm tra, đánh giá của giảng viên và các tiêu chí khác Trong bảng hỏi còn có các câu hỏi mở để sinh viên có thể bày tỏ quan điểm của mình về chất lượng giảng dậy

Việc “Sinh viên đánh giá chất lượng giảng dạy của giảng viên” đã làm phát sinh nhiều ý kiến, quan điểm trái chiều Những ý kiến ủng hộ cho rằng, thông qua công việc này giảng viên sẽ nhận kết quả nhận xét để tham khảo, nhìn lại cách truyền giảng của mình và cải tiến, nếu thấy cần thiết Đối với các trường, khi thấy khi thấy giảng viên được sinh viên đánh giá không tốt nhà trường sẽ có cách xử

lý phù hợp, từ đó sẽ giúp nâng cao chất lượng đào tạo Sinh viên nhận xét, nêu nguyện vọng về giảng viên chính là cách để bảo vệ quyền lợi chính đáng của họ, đây là một việc thể hiện tính dân chủ trong nhà trường

Các ý kiến phản đối thì cho rằng đây không phải là một việc hợp lẽ thường Sinh viên có thể sẽ đánh giá mang tính chất cảm tính, cho điểm theo ý thích Kết quả là các thầy cô có phong cách nhẹ nhàng, vui vẻ, cho điểm dễ dãi, thậm chí cho đọc chép dễ đạt điểm cao hơn các thầy hay đòi hỏi học trò phải động não và cho điểm chặt chẽ, sát, đúng Những ý kiến phản đối cũng cho rằng đây là một hình thức “dân chủ” trái chiều, không cần thiết, lãng phí và có thể gây tác hại, và do vậy các trường đại học cần có hình thức khác để kiểm soát chất lượng đào tạo hơn là để sinh việc sinh viên đánh giá chất lượng giảng dậy của giảng viên

1 Với mục tiêu tăng cường chất lượng giáo dục, bạn ủng hộ hay phản đối việc sinh

viên đánh giá chất lượng giảng dậy của giáo viên, Tại sao?

2 Nếu ủng hộ, các trường đại học cần làm gì để tăng hiệu quả công việc đánh giá này

3 Nếu phản đối, các trường đại học cần có hình thức kiểm soát khác như thế nào để

tăng cường chất lượng giáo dục

Chức năng kiểm soát là một trong bốn chức năng quản lý mà nhà quản lý phải thực hiện.Trong một môi trường luôn biến động, việc thực hiện chức năng kiểm soát là bắt buộc đối với nhà quản

lý Thực hiện tốt chức năng kiểm soát, nhà quản lý sẽ có được thông tin về việc thực hiện công việc của nhân viên, nắm bắt được những thay đổi trong thực tế so với kế hoạch và từ đó có các điều chỉnh phù hợp Mặt khác, việc thực hiện chức năng kiểm soát cũng là một cách thức hiệu quả để cho nhân viên có động lực trong việc thực hiện các kế hoạch đã đề ra, hướng tới một kết quả cao nhất

6.1 Tổng quan về kiểm soát

Kiểm soát là chức năng quan trọng của nhà quản lý

nhằm thu thập thông tin về các quá trình, hiện tượng

đang diễn ra trong một tổ chức

Tính chất quan trọng của kiểm soát được thể hiện ở cả

hai mặt Một mặt, kiểm soát là công cụ quan trọng để

nhà quản lý phát hiện ra những sai sót và có biện pháp

điều chỉnh Mặt khác, thông qua kiểm soát, các hoạt

động sẽ được thực hiện tốt hơn và giảm bớt được sai sót có thể nảy sinh Thường thường, người ta chỉ nhấn mạnh đến ý nghĩa thứ nhất (phát hiện sai sót) của kiểm soát

vì cho rằng mọi hoạt động đều không tránh khỏi sai sót và kiểm soát là bước cuối cùng để hạn chế tình trạng này Điều đó đúng, nhưng chưa đủ, vì trong thực tế, kiểm soát có tác động rất mạnh đến các hoạt động Một công việc, nếu không có kiểm soát

sẽ chắc chắc nảy ra nhiều sai sót hơn nếu được theo dõi, giám sát thường xuyên Điều

đó khẳng định rằng kiểm soát không chỉ là giai đoạn cuối cùng trong quá trình hoạt động của hệ thống hoặc là khâu sau cùng của chu trình quản lý (từ lập kế hoạch đến tổ chức lãnh đạo) Kiểm tra cũng không phải là hoạt động đan xen mà là một quá trình liên tục về thời gian và bao quát về không gian Nó là yếu tố thường trực của nhà quản

lý ở mọi lúc, mọi nơi

Như vậy, chức năng quản lý của hoạt động kiểm soát là giám sát, đo lường và chấn chỉnh việc thực hiện nhằm để đảm bảo rằng các mục tiêu của tổ chức và các kế hoạch vạch ra để đạt tới các mục tiêu này đã và đang được hoàn thành Nhiều nhà quản lý, đặc biệt là ở cấp thấp thường cho rằng trách nhiệm đầu tiên đối với thực hiện kiểm soát thuộc về các nhà quản lý cấp cao, còn họ thường quan tâm nhiều đến việc thực thi

kế hoạch Đôi khi, do quyền lực của nhà quản lý cấp cao và trách nhiệm tổng hợp của

họ, việc kiểm soát cấp cao nhất và các cấp phía trên được nhấn mạnh tới mức mà mọi người cho rằng ở các cấp dưới chỉ cần công việc kiểm soát ít mà thôi Mặc dầu quy

mô của việc kiểm soát thay đổi theo cấp bậc của các nhà quản lý, nhưng tại mọi cấp, các nhà quản lý đều phải có trách nhiệm đối với việc thực thi các kế hoạch, và do đó kiểm soát là một chức năng quản lý cơ bản ở mọi cấp

Từ nhận định trên, có thể khái quát rằng: Kiểm soát là quá trình giám sát, đo lường, đánh

giá và điều chỉnh hoạt động nhằm đảm bảo sự thực hiện theo kế hoạch

Như vậy, kiểm soát gắn liền với quá trình giám sát nhưng đồng thời cũng sẽ chỉ ra những biện pháp cần thiết để khắc phục những sai lệch của kế hoạch

6.1.1.2 Vai trò của kiểm soát

Giúp hệ thống theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường

Trong thực tế, việc kiểm soát có tác động rất mạnh tới các hoạt động Một công việc nếu không có kiểm soát sẽ chắc chắn nảy ra nhiều sai sót hơn nếu được theo dõi, giám sát thường xuyên Điều đó khẳng định rằng kiểm soát không chỉ là giai đoạn cuối cùng trong quá trình hoạt động của hệ thống hoặc là khâu sau cùng của chu trình quản

lý (từ lập kế hoạch đến tổ chức lãnh đạo) Kiểm soát cũng không phải là hoạt động đan xen mà là một quá trình liên tục về thời gian và bao quát về không gian Nó là yếu

tố thường trực của nhà quản lý ở mọi nơi, mọi lúc

Thông qua hoạt động kiểm soát nhằm thu thập thông tin về các quá trình, hiện tượng diễn ra trong xã hội, về các cấu thành cụ thể của xã hội với các mục đích đã được dự tính, về các hành vi của công dân, cơ quan, tổ chức đối chiếu với các quy định pháp luật về đánh giá xem các hành vi đó có phù hợp với quy định pháp luật hay không, từ

đó có thể đưa ra được các quyết định quản lý sáng tạo và có hiệu quả

Ngăn chặn các sai phạm có thể xảy ra trong quá trình quản lý

Trong hoạt động quản lý, chức năng kiểm soát có

một ý nghĩa rất quan trọng Nhiều nhà quản lý cho

rằng, kiểm soát là quá trình nhà quản lý giám sát

và điều tiết tính hiệu quả và hiệu lực của một tổ

chức và các thành viên trong việc thực hiện các

hoạt động nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức

Tuy nhiên, kiểm soát không có nghĩa là chỉ phản

ứng lại những sự kiện sau khi đã xảy ra Kiểm soát

cũng có nghĩa là giữ cho tổ chức theo đúng định hướng và dự kiến các sự kiện có thể xảy ra Kiểm soát quan tâm đến khuyến khích người lao động tập trung vào những vấn

đề quan trọng của tổ chức, làm việc cùng nhau để khai thác các cơ hội có thể giúp tổ chức hoạt động tốt hơn Thực hiện chức năng này cũng có nghĩa là phải đánh giá hoạt động đã làm và so sánh với kế hoạch đã đề ra và điều chỉnh để hoạt động đi vào đúng quỹ đạo

Đảm bảo thực thi quyền lực của các nhà quản lý

Nhờ chức năng này, các nhà quản lý có thể kiểm soát được những yếu tố sẽ ảnh hưởng đến sự thành công của tổ chức Điều này rất quan trọng vì mất quyền kiểm soát có nghĩa là nhà quản lý đã bị vô hiệu hóa, hệ thống có thể bị lái theo hướng không mong muốn Quá trình kiểm soát cho phép nhà quản lý giám sát hoạt động đang diễn ra trong tổ chức, đặt nền tảng quan trọng cho quá trình ra quyết định

Trong quá trình quản lý, ủy quyền cho cấp dưới là một vấn đề quan trọng và luôn làm cho các nhà quản lý lo lắng Nếu xây dựng được hệ thống kiểm soát có hiệu quả thì việc ủy quyền sẽ thuận lợi và hiệu quả hơn

Hoàn thiện các quyết định quản lý

Kiểm soát là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản lý Kiểm soát thẩm định tính đúng sai của đường lối, chiến lược, kế hoạch, chương trình và dự án; tính tối ưu của cơ cấu tổ chức quản lý; tính phù hợp của các phương pháp mà cán bộ quản lý đã và đang sử dụng để đưa hệ thống tới mục tiêu của mình

Giảm thiểu các chi phí trong quá trình quản lý

Kiểm soát đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao và chi phí thấp Trong thực tế, những kế hoạch tốt nhất cũng có thể không được thực hiện như ý muốn Các nhà quản lý cũng như cấp dưới của họ đều có thể mắc sai lầm và kiểm soát cho phép chủ động phát hiện, sửa chữa các sai lầm đó trước khi chúng trở nên nghiêm trọng để mọi hoạt động của hệ thống được tiến hành theo đúng kế hoạch đã đề ra

Tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới

Với việc đánh giá các hoạt động, kiểm soát khẳng định những giá trị nào sẽ quyết định

sự thành công của tổ chức Những giá trị đó sẽ được tiêu chuẩn hóa để trở thành mục đích, mục tiêu, quy tắc, chuẩn mực cho hành vi của các thành viên trong hệ thống Đồng thời, kiểm soát giúp các nhà quản lý cải tiến lại mọi hoạt động của hệ thống thông qua việc xác định những vấn đề và cơ hội cho hệ thống Ví dụ, kiểm soát góp phần tạo nên những sáng kiến mới về sản phầm nhờ việc xem xét khả năng đáp ứng của doanh nghiệp đối với nhu cầu của người tiêu dùng; nêu yêu cầu đổi mới một cơ cấu bộ máy quản lý không còn phù hợp với thực trạng phát triển của tổ chức; gợi ý một hình thức phân phối thu nhập mới đáp ứng hơn lợi ích của các thành viên trong tổ chức… Chính yếu tố này của kiểm soát làm cho quản lý trở thành quá trình liên tục với những sự hoàn thiện và đổi mới không bao giờ ngừng Chúng ta khó và không thể cưỡng lại được sự thay đổi, lại càng không thể lờ chúng đi Vấn đề là chúng ta có thể

và cần kiểm soát những thay đổi đó sao cho có hiệu quả nhất và tìm kiếm những nguồn lợi từ bối cảnh do những thay đổi đó tạo ra

6.1.2 Bản chất của Kiểm soát

6.1.2.1 Kiểm soát là hệ thống phản hồi về kết quả của các hoạt động

Thông thường, cơ chế kiểm soát trong quản lý được xây dựng theo nguyên tắc của hệ thống phản hồi thường thấy trong các hệ thống vật lý, sinh học và xã hội học (Hình 6.1)

Hệ thống này trình bày việc kiểm soát dưới một quan niệm toàn diện và hiện thực hơn

là khi ta chỉ xem xét nó đơn thuần như vấn đề thiết lập các tiêu chuẩn, đo lường kết quả thực hiện, và điều chỉnh các sai lệch Các nhà quản lý tiến hành đo lường kết quả thực hiện thực tế, so sánh kết quả đo lường này đối với các tiêu chuẩn, rồi xác định và phân tích những sai lệch Nhưng sau đó, để thực hiện những sự điều chỉnh cần thiết,

họ phải đưa ra một chương trình cho hoạt động điều chỉnh và thực hiện chương trình này nhằm để đi tới kết quả mong muốn

Hình 6.1 Vòng liên hệ ngược của kiểm soát

Cơ chế xác định sai lệch trong kết quả hoạt động như ở trên của hệ thống kiểm soát được thực hiện trong một thời gian dài nhưng đã bộc lộ nhiều khiếm khuyết như:

So sánh thực tại với các tiêu chuẩn

Đo lường kết quả thực tế

Xác định các sai lệch

Kết quả thực tế

Xây dựng chương trình điều chỉnh

Thực hiện điều chỉnh

Phân tích các nguyên nhân sai lệch Kết quả mong

muốn

Gây tốn kém cho tổ chức

Theo bản chất của vòng kiểm soát quản lý liên hệ ngược trên hình 6.1 chỉ rõ: Trong nhiều lĩnh vực có thể thu thập được các số liệu đo lường kết quả thực hiện theo thời gian thực Trong nhiều trường hợp cũng có thể so sánh các số liệu này vơi các tiêu chuẩn, và thậm chí có thể xác định các sai lệch, việc đưa ra các chương trình điều chỉnh, và việc thực thi các chương trình này hầu như là những nhiệm vụ tốn kém nhiều thời gian

Ít có tác dụng đối với việc nâng cao chất lượng trong quá trình hoạt động

Chỉ thông qua việc kiểm soát kết quả cuối cùng rất khó có thể xác định và đánh giá chính sách tác nhân ảnh hưởng trong quá trình hoạt động… Trong nhiều trường hợp, khi đối tượng kiểm soát hoạt động trong nhiều ngành và lĩnh vực thì phải cần rất nhiều thời gian để làm cho các biện pháp điều chỉnh có hiệu lực

Kiểm soát kết quả cuối cùng nhiều khi chỉ đem lại những bài học đắt giá cho giai đoạn

kế hoạch sau

Độ trễ thời gian chính là điểm yếu của hệ thống kiểm soát chỉ dựa trên những mối liên

hệ ngược từ đầu ra của hệ thống Nó cho thấy tính không hiệu quả của các dữ liệu lịch

sử Các nhà quản lý cần một hệ thống kiểm soát có thể báo cho họ những vấn đề nảy sinh nếu họ không có tác động kịp thời tại một thời điểm nhất định Người quản lý biết càng sớm các tác động mà họ chịu trách nhiệm không được đi theo kế hoạch thì

họ càng sớm có thể có tác động điều chỉnh Yêu cầu đó làm ra đời hệ thống kiểm soát

dự báo

6.1.2.2 Kiểm soát là hệ thống phản hồi dự báo

Các hệ thống phản hồi đơn giản đo lường đầu ra của quá trình, rồi đưa vào hệ thống hoặc đầu vào của hệ thống những tác động điều chỉnh để thu được kết quả mong muốn tại chu kỳ sau

Trong hệ thống kiểm soát dự báo trái lại sẽ giám sát đầu vào của hệ thống và quá trình thực hiện để khẳng định xem những đầu vào và cả quá trình đó có đảm bảo cho hệ thống thực hiện kế hoạch hay không Nếu không thì đầu vào hoặc quá trình trong hệ thống sẽ được thay đổi để thu được kết quả mong muốn Bản chất của hệ thống kiểm soát dự báo được mô tả trên hình 6.2

Có thể nói hệ thống kiểm soát dự báo trên thực tế cũng là một hệ thống liên hệ ngược Nhưng ở đây sự phản hồi nằm ở phía đầu vào và quá trình hoạt động sao cho những tác động điều chỉnh có thể thực hiện trước khi đầu ra của hệ thống bị ảnh hưởng

Hình 6.2 Hệ thống kiểm soát dự báo

Hệ thống kiểm soát Quá trình thực hiện

Những vấn đề mà các nhà quản lý cần phải chú trọng cho việc kiểm soát quản lý hiệu quả là một hệ thống kiểm soát mà nó có thể báo cho họ biết những vấn đề sẽ nảy sinh nếu họ không làm một tác động gì đó đối với chúng từ ngay bây giờ đúng vào lúc mà

họ tiến hành điều chỉnh Sự phản hồi về đầu ra của hệ thống không đủ tốt cho việc kiểm soát có hiệu quả

Ví dụ, có thể tiến hành các hoạt động cần thiết để thuê công nhân ngay sau khi có được hợp đồng ký kết Mặc dù chưa có hợp đồng những sự chuẩn bị trước có thể làm cho công ty có thể tránh được nhiều điều khi thuê thêm công nhân Điều đó đảm bảo cho công ty thực hiện được cam kết Như vậy, kiểm soát lường trước giúp các nhà quản lý ngăn ngừa được các vấn đề có thể gây khó khăn trước khi nó xảy ra Loại hình kiểm soát này đòi hỏi phải có nhiều thông tin và thời gian để xử lý

Việc thu thập thông tin về đầu vào và cả quá trình hoạt động cũng như xác định một cách đều đặn ảnh hưởng của chúng lên kết quả kế hoạch là một vấn đề rất khó khăn

Để xây dựng được một hệ thống kiểm soát dự báo có hiệu quả cần thực hiện một số yêu cầu sau đây:

Thứ nhất, thực hiện phân tích toàn bộ và kỹ càng về hệ

thống lập kế hoạch và kiểm soát cũng như về các biến

đầu vào quan trọng

Thứ hai, xây dựng mô hình của hệ thống thể hiện mối

quan hệ giữa đầu vào và đầu ra thông qua những hoạt

động nhất định

Thứ ba, mô hình phải được quan sát đều đặn để sao

cho đầu vào, đầu ra và mối liên hệ giữa chúng luôn

phản ánh thực tại

Thứ tư, thu thập dữ liệu về các biến đầu vào và quá trình thực hiện một cách đều đặn

và đặt chúng vào mô hình

Thứ năm, đánh giá thường xuyên những sai lệch của đầu vào và quá trình hoạt động

thực tế so với kế hoạch và ảnh hưởng của chúng tới các kết quả mong đợi cuối cùng

Thứ sáu, tiến hành tác động kịp thời lên các đầu vào và quá trình để điều chỉnh sai

lệch nhằm thực hiện đúng mục tiêu trong thực tế Hệ thống kiểm soát có hiệu quả phải

là sự kết hợp của kiểm soát kết quả cuối cùng và kiểm soát dự báo

Kiểm soát là nền tảng cơ bản cho các chủ thể tham gia trên thị trường hoạt động một cách hợp pháp Do vậy hệ thống thể chế kinh tế và thể chế quản lý kinh tế cần được xem xét và điều chỉnh phù hợp với mức độ phát triển của nền kinh tế, trình độ và năng lực hoạt động của doanh nghiệp sẽ tạo điều kiện và cơ hội cho doanh nghiệp phát triển mạnh hơn và Nhà nước có thể quản lý tốt hơn sự vận động của nền kinh tế

Nguyên tắc này tạo ra một cơ chế trách nhiệm báo cáo lẫn nhau giữa các cơ quan, tổ chức thực thi quyền lực, phân định rõ chức năng, quyền hạn giữa các thành viên trong

hệ thống kiểm soát: Theo nguyên tắc này, hoạt động kiểm soát phải căn cứ vào quy định của pháp luật Các cơ quan tổ chức tiến hành hoạt động này phải thực thi đúng chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mình

6.1.3.2 Chính xác, khách quan

Đây là hoạt động quan trọng của hoạt động kiểm soát bởi bất kỳ một số liệu, tư liệu, nhận định nào trong kiểm soát không đảm bảo tính chính xác đều dẫn đến hậu quả tai hại,

thậm chí nghiêm trọng và sẽ dẫn đến việc nhìn nhận, đánh giá sai đối tượng, từ đó có những quyết định xử lý sai Vì thế, chỉ đảm bảo tính chính xác trong hoạt động kiểm soát mới có thể giúp cho việc đánh giá đúng thực trạng tình hình, giúp cơ quan, tổ chức

và người vi phạm nhận thấy rõ khuyết điểm của mình, và giúp cho cơ quan tiến hành kiểm soát có những quyết định xử lý đúng pháp luật, bảo vệ lợi ích Nhà nước, xã hội cũng như quyền và lợi ích hợp pháp của công dân

Muốn đảm bảo tính chính xác trong hoạt động kiểm soát,

đòi hỏi các chủ thể kiểm soát phải quán triệt nguyên tắc

trung thực, khách quan trong quá trình tác nghiệp của

mình Tính chính xác của hoạt động kiểm soát đòi hỏi các

chủ thể khi tác nghiệp phải thu thập thông tin đầy đủ

nhưng có chọn lọc kỹ càng để loại bỏ những thông tin

không chính xác, không cần thiết gây ảnh hưởng đến kết

quả kiểm soát

Tính khách quan trong hoạt động kiểm soát nhằm đảm bảo phản ánh đúng sự thật, không thiên lệch và bóp méo sự thật Để đảm bảo tính khách quan đòi hỏi chủ thể khi tác nghiệp phải xuất phát từ thực tế cuộc sống, tôn trọng sự thật; phải xem xét, đánh giá sự vật, hiện tượng trên quan điểm lịch sử, cụ thể, biện chứng, logic

Nguyên tắc chính xác, khách quan đòi hỏi các kết luận, kiến nghị trong hoạt động kiểm soát phải được chứng minh bằng những chứng cứ khách quan, trung thực Mọi kết luận, nhận định phải rõ ràng, có nguyên nhân cụ thể, không được suy diễn chủ quan, thiếu căn cứ Tính chính xác, khách quan có mối quan hệ tác động qua lại lẫn nhau Có khách quan mới đảm bảo chính xác, có chính xác mới đảm bảo khách quan

6.1.3.3 Công khai, minh bạch

Công khai là một nguyên tắc cơ bản trong hoạt động kiểm soát Tính công khai của hoạt động này thể hiện ở chỗ, vào những thời điểm thích hợp, phải thông báo đầy đủ nội dung cơ bản của kiểm soát để những người có trách nhiệm và có liên quan biết, nhằm khuyến khích sự tham gia của người dân và tổ chức vào hoạt động này, góp phần đảm bảo tính chính xác, khách quan của hoạt động kiểm soát

Việc công khai bao gồm nhiều vấn đề cụ thể như: công khai quyết định kiểm soát; tiếp xúc công khai đối tượng; công khai kết luận kiểm soát… Tuỳ từng đối tượng, nội dung mà có hình thức công khai thích hợp, có thể thực hiện trên các phương tiện thông tin đại chúng, có thể trong phạm vi địa phương hoặc hẹp hơn là chỉ trong đơn vị đối tượng… Tuy nhiên, pháp luật cũng quy định có những thông tin phải giữ bí mật, hay nói cách khác có những thông tin không thể công khai rộng rãi, nhất là khi chưa

có kết luận chính thức, chẳng hạn như những vấn đề liên quan đến bí mật quốc gia, an ninh quốc phòng hoặc bí mật liên quan đến hoạt động sản xuất của doanh nghiệp Những người thực thi nhiệm vụ kiểm soát chỉ được phép hành động theo quy chế đã được công bố cho cả hệ thống biết Phải làm cho kiểm soát trở thành hoạt động cần thiết vì mục tiêu hướng tới sự hoàn thiện của mỗi con người cũng như toàn hệ thống chứ không phải sự phiền hà, đánh đố, đe dọa người bị kiểm soát Việc đánh giá con người và hoạt động phải dựa vào những thông tin phản hồi chính xác, đầy đủ, kịp thời

và hệ thống tiêu chuẩn rõ ràng, thích hợp Tránh thái độ định kiến và cách đánh giá chỉ bằng cảm tính mà không có những luận cứ vững chắc để minh chứng

Cần quan tâm đến chất lượng của cả quá trình hoạt động chứ không chỉ đến kết quả cuối cùng của hoạt động

6.1.3.5 Điểm kiểm soát thiết yếu

Để giảm thiểu các sai sót xẩy ra trong quá trình thực

hiện công việc của nhân viên, hệ thống kiểm soát phải

đảm bảo tính đồng bộ như đã phân tích ở trên Tuy

nhiên, nếu thực hiện như vậy thì hệ thống kiểm soát sẽ

rất phức tạp, tốn kém về chi phí và thời gian Mặt

khác, không phải mọi yếu tố đầu vào hay các hoạt

động đều có rủi ro như nhau, do vậy, tiến hành kiểm

soát cần tập trung vào các điểm thiết yếu

Điểm kiểm soát thiết yếu là những điểm có những đặc

điểm sau: (1) Rất dễ xẩy ra sai sót; (2) Khi sai sót xẩy

ra, chi phí khắc phục lớn; (3) khi sai sót xẩy ra, ảnh hưởng đến tiến độ chung của toàn

bộ công việc

Các kỹ thuật và cách tiếp cận kiểm soát là có hiệu quả khi chúng có khả năng làm sáng tỏ nguyên nhân và điều chỉnh những sai lệch tiềm năng và thực tế so với kế hoạch với mức chi phí nhỏ nhất

Yêu cầu đòi hỏi lợi ích của kiểm soát phải tương xứng với chi phí cho nó Điều này nêu lên thì thật đơn giản nhưng khó thực tế Những nhà quản lý thường gặp khó khăn trong việc xác định giá trị cũng như chi phí của một hệ thống kiểm soát nhất định Để giảm chi phí cần biết lựa chọn để kiểm soát các yếu tố thiết yếu trong các lĩnh vực quan trọng đối với họ Việc kiểm soát sẽ đem lại lợi ích kinh tế nếu được thiết kế phù hợp với công việc và quy mô của đối tượng, với cơ cấu bộ máy quản lý của một tổ chức Vì trên thực tế, chi phí kiểm soát sẽ phụ thuộc vào mức độ phức tạp của vấn đề, phạm vi của việc lập kế hoạch, sự khó khăn của việc phối hợp các kế hoạch và sự thông tin kém về quản lý trong một tổ chức…

6.2 Hệ thống kiểm soát

6.2.1 Chủ thể kiểm soát

Chủ thể kiểm soát là người hoặc đơn vị đưa ra các tác động kiểm soát hoặc thực hiện chức năng kiểm soát Do vậy, cần phải làm rõ:

Chủ thể kiểm soát là cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nào?

Chủ thể kiểm soát có vị trí, vai trò như thế nào trong bộ máy quản lý?

Chủ thể kiểm soát có những nhiệm vụ, quyền hạn gì trong quy trình kiểm soát?

Chủ thể kiểm soát đã và đang thực hiện nhiệm vụ như thế nào?

Ví dụ: Các chủ thể kiểm soát trong doanh nghiệp bao gồm:

6.2.1.1 Chủ thể bên ngoài

Chủ thể kiểm soát bên ngoài bao gồm các nhóm tổ chức: (1) các cơ quan quản lý nhà

nước (Giám sát của Quốc hội, Hội đồng nhân dân, Tòa án; Kiểm tra của Chính phủ và

Ủy ban nhân dân, của các cơ quan quản lý ngành; Thanh tra của Thanh tra Nhà nước

và chuyên ngành; Kiểm sát của Viện Kiểm sát nhân dân các cấp và Kiểm toán Nhà nước); (2) các tổ chức trong môi trường ngành (đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhà cung cấp…), (3) các tổ chức chính trị xã hội (các hiệp hội, đoàn thể quần chúng, các

cơ quan thông tấn báo chí )

6.2.1.2 Chủ thể bên trong

Hội đồng quản trị (HĐQT)

Là cơ quan quản trị cao nhất trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm cao nhất về sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp Những chức năng cơ bản của hội đồng quản trị là chức năng chiến lược, tổ chức và kiểm tra Vấn đề mà HĐQT cần quan tâm nhất là những kết quả với những mục tiêu tổng thể thay vì quan tâm đến những hoạt động cụ thể chi tiết vụn vặt

Ban kiểm soát

Ban kiểm soát là cơ quan kiểm soát do đại hội đồng bầu ra

nhằm thực hiện chức năng kiểm soát đối với hoạt động của

doanh nghiệp

Ban kiểm soát có những nhiệm vụ và quyền hạn sau:

 Kiểm tra sổ sách kế toán, tài sản, các bảng tổng kết tài

chính của công ty và triệu tập đại hội đồng khi xét thấy cần thiết

 Trình đại hội đồng báo cáo thẩm tra các bảng tổng kết tài

chính của công ty

 Báo cáo về những sự kiện tài chính bất thường xảy ra, về ưu, khuyết điểm trong quản trị tài chính của HĐQT

Kiểm tra của hội viên (những người chủ sở hữu)

Về mặt lý thuyết, các hội viên có quyền sinh quyền sát, có quyền bãi miễn sau khi bổ nhiệm các vị lãnh đạo doanh nghiệp Về chức năng kiểm tra, họ có những quyền hạn chủ yếu sau:

 Quyền được thông tin về các sổ sách kế toán và các chương trình kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp

 Có quyền kiểm tra việc chuyển nhượng vốn cũng như kiểm tra việc tham gia hoặc không tham gia vào doanh nghiệp của các hội viên

Giám đốc doanh nghiệp

Giám đốc doanh nghiệp có trách nhiệm:

 Tổ chức và thực hiện chế độ kiểm tra, thanh tra việc thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch, chính sách, pháp luật và xét, giải quyết khiếu nại, tố cáo theo thẩm quyền trong phạm vi cơ quan, đơn vị mình

 Thực hiện yêu cầu, kiến nghị, quyết định về thanh tra của tổ chức thanh tra, đoàn thanh tra, thanh tra viên hoặc cơ quan quản lý cấp trên thuộc trách nhiệm của cơ quan, đơn vị mình

 Tạo điều kiện cho ban thanh tra nhân dân trong cơ quan

và về nguyên tắc, họ không phải giám sát bất kỳ một nhà quản lý nào khác

Kiểm tra của người làm công

Người làm công ăn lương trong doanh nghiệp không phải là hội viên của doanh nghiệp, nhưng do sự đóng góp vào hoạt động của doanh nghiệp nên trong phạm vi nhất định có quyền tham gia kiểm tra các lĩnh vực sau:

 Có quyền thông qua những quản trị viên là người làm công trong hội đồng quản trị

để kiểm tra việc thực hiện các hợp đồng đối với người làm công

 Kiểm tra việc thực hiện chế đô trả công, thù lao, sử dụng lao động bồi dưỡg theo quy định cho người làm công của doanh nghiệp

 Đòi hỏi giám đốc theo định kỳ (quý, năm) phải có thông báo qua hội đồng quản trị cho người làm công biết tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, thông tin

về mọi vấn đề liên quan đến tình hình tổ chức, quản trị và sự phát triển của doanh nghiệp

 Tổ chức thanh tra nhân dân làm nhiệm vụ phát hiện, ngăn chặn kịp thời các hiện tượng vi phám pháp luật, phản ánh ý kiến của người lao động với lãnh đạo doanh nghiệp giám sát việc thực hiện các kiến nghị đó

Các dữ liệu thống kê

Các dữ liệu thống kê dù mang tính chất lịch sử hay dự

đoán đều rất quan trọng đối với công tác kiểm soát Chúng

phản ánh rõ ràng kết quả thực hiện kế hoạch trong từng

lĩnh vực hay toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp (lãi, lỗ,

doanh số, giá cả, chi phí, khả năng thu hồi vốn đầu tư,

năng suất, tình hình sản xuất sản phẩm ) Hơn nữa, các

dữ liệu thống kê qua phân tích sẽ cho thấy xu thế vận động

của các sự vật, hiện tượng và do đó là công cụ hữu hiệu cho kiểm soát lường trước

Các dữ liệu thống kê có thể được thể hiện dưới nhiều dạng như biểu, bảng Muốn cho các dữ liệu trở nên có ý nghĩa, ngay cả khi chúng được thể hiện trên các biểu đồ cũng cần so sánh với một số tiêu chuẩn có thể có Chẳng hạn việc tăng hoặc giảm 3% hay 5% chi phí hoặc doanh số với kế hoạch có ý nghĩa gì? Sự sai lệch đó nghiêm trọng tới mức nào? Điều gì có thể xẩy ra trong thời gian tới? Ai chịu trách nhiệm

Trong doanh nghiệp có rất nhiều loại dữ liệu thống kê như phiếu kiểm tra, các biểu đồ thống kê, nhưng một trong những dữ liệu thống kê quan trọng nhất được cung cấp thông qua các báo cáo kế toán tài chính

Ngân quỹ

Như đã trình bày ở bài 3 Chức năng lập kế hoạch, ngân quỹ là sự trình bày về mặt

lượng một kế hoạch hành động cho một giai đoạn xác định Có hai loại ngân quỹ là ngân quỹ tiền tệ (dự toán) và ngân quỹ phi tiền tệ Các nhà quản lý cố gắng đưa nó về loại ngân quỹ tiền tệ, đặc biệt ở các tổ chức kinh doanh Như vậy ngân quỹ chính là một kế hoạch tác nghiệp được thể hiện bằng tiền để các tổ chức thực hiện trong kỳ kế hoạch Thông qua hệ thống ngân quỹ, nhà quản lý có thể kiểm soát được toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp trong năm tài chính kế tiếp cũng như những nguồn lực phân bổ để thực hiện được dự toán đó Nói cách khác các ngân quỹ là các tiêu chuẩn để kiểm soát Mục tiêu của các bộ phận sẽ cố gắng hoàn thành, đạt được (tuân thủ) các ngân quỹ đã được phê duyệt Sau từng giai đoạn thực hiện (tháng, quý, năm), các nhà quản lý sẽ so sánh giữa kết quả thực hiện thực tế và ngân quỹ, từ đó xác định mức độ hoàn thành kết quả công việc của các bộ phận

Hình 6.3 Hệ thống ngân quỹ hoạt động của doanh nghiệp

Để việc kiểm soát bằng ngân quỹ hiệu quả, nhà quản lý phải tuân thủ những nội dung sau:

Thứ nhất, việc lập và quản lý ngân quỹ phải thu hút được sự quan tâm đặc biệt của cả

những nhà lãnh đạo doanh nghiệp và những nhà quản lý cấp dưới Khi đã được lập, kiểm tra và phê chuẩn, ngân quỹ mang tính bắt buộc thực hiện đối với các bên liên quan, chỉ thay đổi trong những trường hợp đặc biệt Các nhà quản lý phải luôn tập trung mọi nguồn lực để hoàn thành các bản ngân quỹ

Thứ hai, việc kiểm soát ngân quỹ phải được tiến hành định kỳ, tất cả những biến động

phải được phân tích và giải trình chi tiết

Thứ ba, nhà quản lý phải xác định được những tiêu chuẩn hợp lý mà dựa vào đó các

chương trình và công việc có thể chuyển thành nhu cầu về lao động, chi phí hoạt động, chi phí về vốn, về thời gian, không gian và các nguồn lực khác Đó chính là cơ

Ngân quỹ lao động trực tiếp

Ngân quỹ doanh thu

Ngân quỹ sản xuất

Ngân quỹ chi phí bán hàng và quản lý DN

Ngân quỹ chi phí sản xuất chung

Ngân quỹ nguyên vật liệu trực tiếp

Ngân quỹ

sở để lập và phê duyệt ngân quỹ Nhiều ngân quỹ thất bại vì thiếu các tiêu chuẩn như

vậy Lúc đó nhà quản lý cấp trên sẽ lưỡng lự trong việc cho phép các bộ phận cấp

dưới đưa ra các kế hoạch ngân quỹ vì sợ rằng họ không có cơ sở để xét duyệt các yêu

 Kỹ thuật sơ đồ ngang (Gantt bar chart)

Sơ đồ ngang là một trong những công cụ cổ điển nhất mà vẫn được sử dụng phổ biến trong quản lý tiến độ thực hiện dự án Sơ đồ này được xây dựng vào năm 1915 bởi Henry L Gantt, một trong những nhà tiên phong về lĩnh vực quản lý khoa học

Trong sơ đồ Gantt, các công tác được biểu diễn trên trục tung bằng thanh ngang, thời gian tương ứng được thể hiện trên trục hoành

Ví dụ: Một công ty đang xây dựng một nhà máy sản xuất, thời gian tối đa để hoàn thành nhà máy là 15 tuần Những công việc để xây dựng nhà máy được viết tắt từ

A đến H Bảng sau đây là trình tự công việc xây dựng nhà máy

Bảng 6.1 Trình tự công việc lắp đặt thiết bị kiểm soát ô nhiểm không khí

1 PGS,TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền, TS Nguyễn Thị Hồng Thủy, (1997), Lý thuyết quản trị kinh doanh, NXB Khoa học

kỹ thuật

Hộp 6.1 Kiểm soát tại cơ quan quản lý nguồn lực con người ở thành phố New York

“Barbarra, lãnh đạo Cơ quan quản lý nguồn lực con người ở thành phố New York đã quyết định tìm

hiểu tận gốc rễ hoạt động trợ cấp của thành phố, Bà muốn biết liệu một người dân nếu muốn xin trợ

cấp sẽ gặp những khó khăn hay thuận lợi gì về hồ sơ, thủ tục Các yêu cầu hành chính mà thành

phố đưa ra, đội ngũ nhân viên thực thi có thực hiện được mục tiêu sàng lọc chính xác những

người đủ điều kiện xin trợ cấp và thuận tiện, dễ thực hiện đối với họ, đó là những băn khoăn của

Barbarra Cải trang trong chiếc áo sơ mi đầy mồ hôi, quần bò, khăn quàng cổ và tóc giả, Sabol đã

đóng giả là người xin trợ cấp Trong những lần đi xin trợ cấp của mình, bà đã phải gửi rất nhiều hồ

sơ và đều không thấy có phản hồi, ngoài ra khi đến văn phòng trợ cấp, bà cũng phải chịu sự quát

mắng, coi thường của những nhân viên công quyền, phải chờ đợi trong không khí nóng nực và

chen chúc Từ những lần đi thực tế với tư cách là “khách hàng” đó, Sabol nhận thấy luôn có sự

khác nhau giữa quan điểm, các báo cáo của nhân viên trong tổ chức với cách nhìn của “khách

hàng”- những người mà bà thật sự quan tâm và muốn được phục vụ họ”

dự án) Các công tác B-C-E-F không nằm trên đường găng và chúng có thể dịch chuyển trong giới hạn cho phép mà không ảnh hưởng tới thời gian hoàn thành dự án

Bảng 6.2 Sơ đồ thanh ngang

Thời gian (tuần) STT Công tác

Công tác găng Công tác không găng

Ưu điểm của sơ đồ thanh ngang:

hiện của các công tác

Nhược điểm của sơ đồ thanh ngang:

công nghệ Trong dự án có nhiều công tác thì điều này thể hiện rất rõ nét

 Kỹ thuật sơ đồ PERT - đường găng (PERT - CPM)

Trước đây để kiểm soát thời gian thực hiện một công việc lớn, bao gồm các công việc nhỏ, người ta thường dùng sơ đồ ngang (Gantt bar chart) Nhược điểm của sơ đồ ngang là không xác định được quan hệ giữa các công việc nhỏ, nên không áp dụng được cho các công việc lớn, đòi hỏi việc lập kế hoạch, điều hành thực hiện và kiểm tra một cách hệ thống Vì vậy, gần như đồng thời vào năm 1956-1958, hai phương pháp kế hoạch, điều hành và kiểm soát đã ra đời, đây là công cụ rất quan trọng giúp nhà quản lý có thể kiểm soát được thời gian thực hiện tổng thể các công việc

Hai phương pháp đó là Phương pháp đường găng (Critical path method, viết tắt là CPM) được E.I.du Pont de Nemous đưa ra và phương pháp thứ hai có tên là Kỹ thuật xem xét và đánh giá dự án (Project evaluation and review technique, viết tắt

là PERT) - đây là kết quả nghiên cứa của một công ty tư vấn theo đặt hàng của hải quân Mỹ, dùng để điều hành các hoạt động nghiên cứu và phát triển chương trình tên lửa đối cực Hai phương pháp được hình thành độc lập nhưng rất giống nhau, cùng nhằm vào mục đích điều hành, kiểm soát thời gian

Phương pháp điều hánh dự án PERT-CPM gồm ba pha (tức là ba khâu): kế hoạch, điều hành và kiểm soát Trong đó việc kiểm soát bao gồm việc sử dụng sơ đồ mạng lưới, và biểu đồ thời gian để theo dõi và báo cáo định kỳ tiến triển của công việc Nếu cần thì phải phân tích lại và xác định sơ đồ mới cho phần dự án còn lại

Ví dụ: Ta có một dự án có 14 công việc nhỏ như sau:

Công việc Thời gian chi phí (tuần) Trình tự công việc

x 9 3 Làm sau khi x 5 , x 6 , x 8 xong

x 10 5 Làm sau khi x 5 , x 6 , x 8 xong

x 11 2 Làm sau khi x 5 , x 6 , x 8 xong

Trình tự sử dụng phương pháp sơ đồ mạng lưới như sau:

Bước 1: Vẽ sơ đồ logic của toàn bộ các công việc, mỗi công việc biểu thị bằng

một mũi tên, mỗi đầu có một vòng tròn gọi là các đỉnh, trên mỗi mũi tên ghi rõ nội dung và thời gian thực hiện các công việc Trong vòng tròn sẽ có 4 ô Ô trên: tên đỉnh, ghi theo trình tự tăng dần từ bắt đầu đến kết thúc Ô bên trái là thời hạn bắt đầu sớm các đỉnh Ô bên phải là thời hạn kết thúc muộn các đỉnh Ô bên dưới sẽ là hiệu số của thời hạn kết thúc muộn trừ thời hạn bắt đầu sớm

Việc vẽ sơ đồ được thực hiện trên máy vi tính hoặc trên bản tính vẽ tay (giấy, bảng ) phản ánh đúng logic của bảng các công việc đã cho

Để vẽ được một công việc nhỏ, cần xác định điểm (đỉnh) đầu và điểm (đỉnh) kết thúc của công việc đó, nếu các công việc nhỏ là điểm đầu cho công việc khác thì

Bước 2: Tính thời hạn bắt đầu sớm các đỉnh, ghi vào góc bên trái, theo quy tắc:

o Các đỉnh còn lại lấy số lớn nhất của tổng giữa thời hạn bắt đầu ở đỉnh liền trước cộng với thời gian thực hiện công việc tiến về nó

3 tuần, nên thời hạn bắt đầu sớm ở đỉnh 2 sẽ là: 0 + 3 = 3

3 sẽ là: max (0 + 3; 3 + 4) = 7

Bước 3: Tính thời hạn kết thúc muộn các đỉnh ghi vào góc phải của đỉnh; theo quy tắc:

Trong ví dụ đang xét đỉnh 9 là đỉnh cuối có thời hạn bắt đầu sớm bằng thời hạn kết thúc muộn = 21 tuần

Hình 6.4 Sơ đồ mạng Pert

Các đỉnh còn lại lấy số nhỏ nhất của hiệu giữa thời hạn kết thúc muộn đỉnh trước trừ với thời gian thực hiện công việc của tên (công việc) lùi về nó

Chẳng hạn, trong hình vẽ sau khi tính thời hạn kết thúc muộn đỉnh 9 là 21, lùi về

thời gian thực hiện 3 tuần, đỉnh 8 sẽ có thời hạn kết thúc muộn là 21  3 = 18; tương tự, đỉnh 8 sẽ có thời hạn kết thúc muộn là 21  3 = 18; tương tự, đỉnh 7 có thời hạn kết thúc muộn là 21  2 = 19 tuần Đỉnh 6 có thời hạn kết thúc muộn là

và x11 (2 tuần)

Thời hạn kết thúc muộn đỉnh 5 sẽ là: min (19  3, 18  5, 14  2) = 12

Bước 4: Tìm các đỉnh găng, là các đỉnh có hiệu số giữa thời hạn kết thúc muộn

với thời hạn bắt đầu sớm bằng 0, (ghi ở góc dưới); trong hình 6 là các đỉnh: 1, 2,

3, 5, 6, 8, 9

Bước 5: Tìm các công việc găng là các công việc nối liền 2 đỉnh găng và có thời

gian dự trữ bằng 0 Trong hình 5 là các công việc x1, x2, x3, x6, x11, x12, x14 Nếu công việc găng thực hiện chậm trễ sẽ ảnh hưởng tới công việc khác và ảnh hưởng tới kết quả công việc cuối cùng

Bước 6: Tìm đường găng: Là đường nối liền các công việc găng và đỉnh găng liên

tục từ đỉnh 1 về đỉnh cuối và có tổng thời hạn thực hiện các công việc bằng đúng

Trong một nhóm các hoạt động có điểm khởi đầu và điểm kết thúc, luôn có ít nhất

1 đường găng

Đường găng biểu thị tất cả các công việc xung yếu mà nhà quản lý tổ chức phải đặc biệt quan tâm Những công việc găng không được phép làm trễ vì nếu trễ sẽ ảnh hưởng đến kết quả tổng thể công việc Nhà quản lý phải tập trung kiểm soát nguồn lực để hoàn thành đúng hẹn các công việc găng

Nếu muốn giảm thời gian hòan thành công việc thì nhà quản lý cũng phải bắt đầu

từ các công việc găng Nhà quản lý phải tăng năng suất lao động, dựa vào kỹ thuật

và công nghệ, trình độ của người lao động để có thời gian thực hiện các công việc găng ngắn hơn Lúc này sẽ hình thành các công việc găng mới và các đường găng mới với thời hạn ngắn hơn

 Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO

ISO (International Standardization Organization)

là tổ chức quốc tế phi Chính phủ về tiêu chuẩn hóa được thành lập từ năm 1946 trên phạm vi toàn thế giới ISO hoạt động trên nhiều lĩnh vực như văn hóa, khoa học, kỹ thuật, kinh tế, môi trường Trụ sở chính của ISO ở Geneve (Thụy Sĩ) Ngôn ngữ sử dụng là Anh, Pháp và Tây Ban Nha ISO có trên một trăm thành viên Việt Nam là thành viên chính thức của ISO từ năm 1977 Việt Nam đã được bầu vào ban chấp hành ISO nhiệm kỳ 1997 - 1998

Theo quan điểm của ISO hệ thống bộ máy của một tổ chức nào đó có hoạt động tốt mới cho ra sản phẩm hoặc dịch vụ có chất lượng cao Để hệ thống bộ máy đó hoạt động tốt, tổ chức phải thực hiện các nguyên tắc sau: "viết những gì đã làm, làm những gì đã viết, kiểm tra những gì đã viết so với những gì đã làm, lưu trữ hồ

sơ, xem xét và duyệt lại hệ thống một cách thường xuyên"

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 được tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế (ISO) công bố năm

1987 Sự ra đời của bộ tiêu chuẩn ISO-9000 đã tạo ra một bước ngoặt trong hoạt động tiêu chuẩn và chất lượng trên thế giới nhờ nội dung thiết thực của nó và ở sự hưởng ứng rộng rãi, nhanh chóng của nhiều nước, đặc biệt là trong các ngành công nghiệp.Trong lịch sử phát triển 50 năm của Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế thì bộ tiêu chuẩn này là những tiêu chuẩn quốc tế có tốc độ phổ biến áp dụng cao nhất, đạt được kết quả chung rộng lớn nhất

ISO 9000 thực chất là một phương thức quản lý hay nói cách khác là hệ thống quản lý chất lượng chứ không phải chỉ là chất lượng sản phẩm ISO 9000 là tổng hợp, tổng kết và chuẩn hóa định hướng những thành tựu và kinh nghiệm quản lý chất lượng của nhiều nước giúp cho việc quản lý các doanh nghiệp, quản lý các định chế công ích một cách có hiệu quả hơn Có thể áp dụng bộ ISO 9000 để kiểm soát chất lượng ở bất kỳ loại hình tổ chức nào (doanh nghiệp, trường học, bệnh viện, hiệp hội, ủy ban )