NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

quản lí, có chức năng cung cấp các thông tin, dữ liệu tài chính và kiểm tra kiểmsoát các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.Kế toán phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời tình

NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT.

I Khái niệm về nguyên vật liệu và vai trò của nguyên vật liệu đối với doanh nghiệp.

1- Khái niệm về nguyên vật liệu:

Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động, thể hiện dưới dạng vật hóa khitham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh tạo thành thực thể chủ yếu của sảnphẩm Như vậy nguyên vật liệu là một bộ phận trọng yếu của tư liệu sản xuất.CÁC MÁC đã viết: “Đối tượng lao động trước kia rồi thì gọi là nguyên vật liệu”.Vậy tất cả các nguyên vật liệu đều là đối tượng lao động, nhưng không phải mọiđối tượng lao động đã trải qua tác động của con người

Như chúng ta đã biết, mục đích cơ bản nhất của quá trình con người sử dụng

tư liệu lao động làm thay đổi hình dáng, kích thước, tính chất hóa lý của đối tượnglao động là để tạo ra sự đa dạng phong phú về chủng loại, mẫu mã sản phẩm đápứng đầy đủ nhu cầu đa dạng của thị trường

Như vậy nguyên vật liệu là một trong ba bộ phận trọng yếu của quá trình sảnxuất (sức lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động) trực tiếp cấu tạo lênthực thể sản phẩm Nội dung cơ bản của đối tượng lao động là nguyên vật liệu

2- Đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.

a- Đặc điểm:

Một doanh nghiệp sản xuất phải có đủ ba yếu tố: Lao động, tư liệu lao động,đối tượng lao động Ba yếu tố này có tác động qua lại với nhau để tạo ra của cải vậtchất cho xã hội Đối tượng lao động là tất cả mọi vật có sẵn trong tự nhiên mà laođộng có ích của con người có thể tác động vào Đối tượng lao động được chia làmhai loại: Loại thứ nhất có sẵn trong tự nhiên như: Quặng trong lòng đất… Loại thứhai đã qua chế biến, nghĩa là đã có sự tác động của con người gọi là vật liệu

Nguyên vật liệu có các đặc điểm sau:

- Về mặt hiện vật: Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kì sản xuấtnhất định Khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động chúng

bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình tháivật chất của sản phẩm

- Về mặt giá trị: Khi tham gia vào quá trình sản xuất toàn bộ giá trị củanguyên vật liệu bị hao phí và chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanhtrong kỳ

- Nguyên vật liệu thuộc loại tài sản lưu động, giá trị nguyên vật liệu tồnkho là vốn lưu động dự trữ cho sản xuất của doanh nghiệp

b- Vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.

Từ những đặc điểm cơ bản của nguyên vật liệu ta có thể thấy rõ tầm quantrọng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất Nguyên vật liệu có ý nghĩa vôcùng quan trọng đối với sự sống còn của doanh nghiệp, kế hoạch sản xuất kinhdoanh sẽ bị ảnh hưởng nếu việc cung cấp nguyên vật liệu không được đầy đủ, kịpthời Chất lượng của sản phẩm cũng phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng củanguyên vật liệu làm ra nó Do vậy, để đảm bảo sản xuất được những sản phẩm tốt,đáp ứng được nhu cầu của thị trường cần phải có những nguyên vật liệu có chấtlượng cao, đảm bảo đúng quy cách chủng loại

Về mặt chi phí thì nguyên vật liệu thường chiếm một tỉ trọng rất lớn trongtoàn bộ chi phí sản xuất, trong giá thành sản phẩm của ngành công nghiệp giá trịnguyên vật liệu chiếm khoảng 50% – 60% giá thành sản xuất, trong sản phẩm chếbiến giá trị nguyên vật liệu chiếm khoảng 70% - 80% giá thành sản xuất Do vậy,việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu một cách hợp lí có ý nghĩa vô cùng quantrọng đến giá thành sản phẩm, giúp cho doanh nghiệp thu được nhiều lợi nhuậnhơn Chỉ cần 1% giá thành của các sản phẩm công nghiệp hạ đã giảm mức tiêu haovật tư có giá trị tương đương hàng tỉ đồng Vì vậy, tập trung quản lý chặt chẽ

nguyên vật liệu ở các khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản và giảm mức tiêu haovật liệu trong sản xuất có ý nghĩa rất lớn trong việc hạ thấp chi phí sản xuất sảnphẩm và trong chừng mực nhất định giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu là cơ sở đểtăng thêm sản phẩm xã hội Hơn nữa với mức tiêu hao như cũ, doanh nghiệp có thểlàm ra một khối lượng sản phẩm lớn hơn, mà chất lượng vẫn được đảm bảo, thúcđẩy khoa học kĩ thuật trong sản xuất, đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường.

3 Yêu cầu và nội dung của công tác quản lý nguyên vật liệu.

Trong điều kiện ngày nay, khi mà xã hội ngày càng phát triển, khoa học kĩthuật phát triển như vũ bão, nhu cầu của con người và xã hội ngày càng cao Việc

sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hợp lí và có hiệu quả ngày càng được coi trọng

Do vậy công tác quản lý là yêu cầu tất yếu của mọi phương thức sản xuất Tuynhiên trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ và phương pháp quản lýcũng khác nhau…

Từ xa xưa để xây dựng một túp lều tranh hay chế một công cụ thô sơ, người

ta đã tính toán xemphải dùng loại vật liệu gì là hợp lý, khối lượng bao nhiêu và sửdụng ra sao cho hiệu quả nhất Xã hội càng phát triển kéo theo phương pháp hạchtoán ngày càng hoàn thiện hơn Nhu cầu vật chất và tinh thần ngày càng tăng, buộcsản xuất phải được mở rộng tức là mục đích cốt lõi phải đạt được lợi nhuận Muốnvậy phải giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm Bởi vậy công tác quản lýnguyên vật liệu là nhiệm vụ của tất cả mọi người, là yêu cầu của phương thức kinhdoanh trong nền kinh tế thị trường, đó là với sự hao phí vật liệu ít nhất mà mang lạihiệu quả kinh tế cao nhất

Ở nước ta, nguồn nguyên vật liệu sản xuất trong nước chưa đáp ứng đầy đủyêu cầu sản xuất trong nước nên một số nguyên vật liệu còn phải nhập khẩu màvấn đề vận chuyển, thanh toán…gặp rất nhiều khó khăn Vì vậy quản lý nguyên vậtliệu là thật sự cần thiết và quan trọng, song cần phải quản lý ở tất cả các khâu, từkhâu mua đến bảo quản, dự trữ và sử dụng

- Ở khâu thu mua: Mỗi loại vật liệu có tính chất lý hóa khác nhau, côngdụng khác nhau, mức độ và tỉ lệ tiêu hao khác nhau do đó khi thu mua phải làm saocho đủ số lượng, đúng chủng loại, chất lượng tốt, giá cả hợp lí, chỉ cho phép mứchao hụt trong định mức Đặc biệt quan tâm đến chi phí thu mua làm hạ thấp chi phínguyên vật liệu một cách tối đa.

- Ở khâu bảo quản: Cần bảo quản theo đúng quy định, theo tính chất lí hóa

và công dụng của mỗi loại nguyên vật liệu, sắp xếp vật liệu trong kho một cáchhợp lí từ đó có phương pháp bảo quản tốt tránh tình trạng vật liệu này gây hỏng vậtliệu kia

- Ở khâu dự trữ: Để quá trình sản xuất được tiến hành liên tục thì phảiquản lí tốt khâu này, dự trữ vật liệu hợp lí tức là không thừa nhiều gây ứ đọng vốn,tốn diện tích kho… và không thiếu gây gián đoạn sản xuất Nhất là đối với cácdoanh nghiệp sản xuất mang tích chất thời vụ thì đây là vấn đề cần đặc biệt quantâm

- Ở khâu sử dụng: Cần phải làm tốt tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánhtình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu Phải xây dựng được hệ thống địnhmức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng chi tiết, từng công đoạn Sử dụng vật liệuhợp lí, tiết kiệm… là một trong những yêu cầu của công tác quản lí vật liệu trongsản xuất

Vậy, công tác quản lí nguyên vật liệu vô cùng cần thiết và đặc biệt coi trọngsong không thể quản lí dập khuôn máy móc mà phải phù hợp với tình hình thực tế

ở doanh nghiệp Vì trên thực tế rất nhiều doanh nghiệp đã để thất thoát, hư hỏngmột khối lượng nguyên vật liệu khá lớn do không quản lí tốt nguyên vật liệu ở cáckhâu, thực hiện lệch lạc các kế hoạch, định mức

4- Nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu:

Kế toán có vai trò quan trọng trong nền kinh tế nói chung và đặc biệt quantrọng trong điều kiện nền kinh tế thị trường cạnh tranh Nó là công cụ phục vụ

quản lí, có chức năng cung cấp các thông tin, dữ liệu tài chính và kiểm tra kiểmsoát các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Kế toán phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời tình hình hiện có và sự biếnđộng của nguyên vật liệu có tác động tích cực đến công tác quản lí nguyên vật liệu

- Áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán nguyên vật liệu, hướngdẫn kiểm tra các đơn vị, bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chế độhạch toán ban đầu về vật liệu (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ), mở sổ (thẻ) kếtoán chi tiết Thực hiện đúng phương pháp qui định nhằm đảm bảo sự thống nhấttrong công tác kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, chỉ đạo công tác kếtoán trong phạm vi ngành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân

- Tổ chức chứng từ, tài khoản sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toánhàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp được số liệu vềtình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu sử dụng trong quá trìnhsản xuất, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sảnphẩm

- Giám sát, kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản dự trữ và sử dụngnguyên vật liệu Phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý vật liệuthừa, thiếu, ứ đọng hoặc mất phẩm chất.

- Tính toán chính xác số lượng và giá trị vật tư thực tế đưa vào sử dụng và

đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh Phân tích tình hình thu mua, bảoquản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu nhằm hạ giá thành sản phẩm

II Phân loại nguyên vật liệu

Để tiến hành sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp sản xuất phải sử dụngnhiều loại nguyên liệu khác nhau với khối lượng lớn Mà mỗi loại nguyên vật liệu

có nội dung kinh tế, chức năng trong sản xuất, tình năng lý hoá khác nhau, bởi vậy,

để quản lý tốt cần phải tiến hành phân loại Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếpcác vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từngnhóm để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán Phân loại nguyên vật liệu có thểdựa trên những tiêu thức sau:

1- Căn cứ vào công dụng của nguyên vật liệu:

Theo cách phân loại này nguyên vật liệu được phân thành:

- Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nênthực thể chính của sản phẩm (ví dụ như sắt trong Nhà máy thép Thái Nguyên, mủcao su trong Nhà máy Cao Su Sao Vàng…)

- Nguyên vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sảnxuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng,mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hayphục vụ cho lao động của công nhân viên chức (Ví dụ: Dầu nhờn, hồ keo, thuốctẩy, thuốc nhuộm, thuốc chống gỉ, xà phòng, hương liệu, giẻ lau…)

- Nhiên liệu: Là những vật liệu dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quátrình sản xuất kinh doanh như than, củi, xăng dầu, khí đốt, hơi đốt…

- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thếcho máy móc, thiết bị phương tiện vận tải…

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị(cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ…) mà doanh nghiệp mua vàonhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản

- Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh

lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, sắt…)

- Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kểtrên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng…

Việc phân loại này giúp cho doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chi tiết, dễdàng hơn trong việc quản lý hạch toán vật liệu Ngoài ra còn giúp cho doanhnghiệp nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò chức năng của từng loại vật liệutrong quá trình sản xuất kinh doanh từ đó đề ra biện pháp thích hợp trong việc tổchức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu

2- Căn cứ vào chức năng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất.

Theo cách phân loại này nguyên vật liệu được chia thành các loại sau:

- Nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất: Là các loại nguyên vật liệu tiêuhao trong quá trình sản xuất Gồm có:

+ Nguyên vật liệu trực tiếp: Là các loại vật liệu tiêu hao trực tiếp trongquá trình sản xuất sản phẩm

+ Nguyên vật liệu gián tiếp: Là các loại vật liệu tiêu hao gián tiếp trongquá trình sản xuất sản phẩm (thường là chi phí dầu mỡ, bảo dưỡng máy móc thiếtbị)

- Nguyên vật liệu sử dụng cho bán hàng

- Nguyên vật liệu sử dụng cho quản lý

3- Căn cứ vào nguồn hình thành.

Theo tiêu thức này thì toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chiathành:

- Nguyên vật liệu mua ngoài: Là những nguyên vật liệu sử dụng cho sảnxuất kinh doanh được doanh nghiệp mua ngoài thị trường

- Nguyên liệu tự sản xuất: Là những nguyên vật liệu do doanh nghiệp tựchế biến và nguyên vật liệu thuê ngoài gia công để sử dụng cho sản xuất ở giaiđoạn sau

- Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh hoặc được biếu tặng cấp phát

- Phế liệu thu hồi: Là những vật liệu bị thải loại ra khỏi quá trình sản xuất,

có thể được tái sử dụng hoặc đem bán

4- Căn cứ vào quyền sở hữu:

Nguyên vật liệu được chia thành:

- Nguyên vật liệu thuộc sở hữu của doanh nghiệp: Gồm các loại nguyênvật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất, mua ngoài đã thanh toán hoặc chấp nhậnthanh toán

- Nguyên vật liệu thuộc sở hữu của doanh nghiệp: Gồm các nguyên vậtliệu nhận gia công chế biến hay nhận giữ hộ

Tuy nhiên trong các cách phân loại trên thì cách phân loại theo công dụng là

ưu việt hơn cả

III Tính giá nguyên vật liệu.

Tính giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị củanguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo những yêu cầu thốngnhất Việc tình giá nguyên vật liệu mang một ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc

tổ chức hạch toán nguyên liệu

Nguyên tắc: Phải xác định theo giá thực tế, tuy nhiên do đặc điểm củanguyên vật liệu là thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh vàyêu cầu của kế toán vật liệu là phải phản ánh kịp thời tình hình nhập, xuất hàng

ngày của vật liệu, vì vậy trong kế toán nguyên vật liệu ngoài việc dùng giá thực tế

ra Vật liệu còn có thể đánh giá theo giá hạch toán

1- Các phương pháp xác định giá nguyên vật liệu nhập kho:

Nguyên vật liệu nhập kho được tính theo giá thực tế, cá biệt chỉ có một số íttrường hợp phải sử dụng giá hạch toán để ghi nhận nhập kho Chẳng hạn khinguyên vật liệu nhập kho nhưng chưa có chứng từ hoá đơn, kế toán phải sử dụnggiá hạch toán để ghi nợ Đến khi có chứng từ hoá đơn thì kế toán phải điều chỉnhgiá hạch toán thành giá thực tế

Giá nguyên vật liệu nhập kho được xác tuỳ thưo từng nguồn nhập như sau:

- Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Giá thực tế nguyên vật liệu muangoài là giá ghi trên hoá đơn của người bán, cộng (+) thuế nhập khẩu (nếu có),thuế giá trị gia tăng (nếu áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp) và các khoản chiphí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phíthuê kho bãi…) trừ đi các khoản giảm giá hàng mua được hưởng

- Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự gia công, chế biến thì giáthực tế bao gồm: Giá thực tế vật liệu xuất kho gia công chế biến cộng với các chiphí gia công chế biến

- Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế nguyênvật liệu tính bằng giá trị vật liệu xuất kho thuê gia công chế biến cộng với các chiphí liên quan (tiền thuê gia công, chi phí vận chuyển, bốc dỡ…)

- Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế là giá docác bên liên doanh đánh giá cộng với các chi phí tiếp nhận (nếu có)

- Đối với phế liệu nhập kho: Giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụngđược hay giá trị thu hồi tối thiểu

- Đối với nguyên vật liệu được tặng thưởng: Giá thực tế tính theo giá thịtrường tương đương cộng với chi phí liên quan đến việc tiếp nhận

2- Các phương pháp xác định giá nguyên vật liệu xuất kho.

Việc tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được căn cứ vào đặc điểm hoạtđộng của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ

kế toán, có thể sử dụng các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạchtoán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng:

2.1- Phương pháp giá đơn vị bình quân: Theo phương pháp này giá thực tế

vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo công thức:

Giá thực tế vật liệu

Số lượng vật liệu xuất dùng 

Giá đơn vịbình quânTrong đó: Giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong ba cách sau:

Cách 1:

Giá đơn vị bình

quân cả kỳ dự trữ =

Giá thực tế vật liệutồn đầu kỳ và nhậptrong kỳ

/

Lượng thực tế vậtliệu tồn đầu kỳ vànhập trong kỳCách tính này tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao Hơn nữacông việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nóichung

Cách 2:

Giá đơn vị bình

Giá thực tế vậtliệu tồn kho đầu

kỳ (cuối kỳ trước)

/

Lượng thực tế vậtliệu tồn kho đầu

kỳ (cuối kỳ trước)Cách này mặc dù khá đơn giản & phản ánh kịp thời tình hình biến động vậtliệu trong kỳ tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cảvật liệu kỳ này

Lượng thực tế vậtliệu tồn kho saumỗi lần nhậpCách tính giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập khắc phục được nhượcđiểm của hai phương pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật Nhược điểm củaphương pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều hơn

2.2- Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO).

Theo phương pháp này, giả định rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuấttrước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng sốhàng xuất Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệumua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và do vậygiá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng.Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xuhướng giảm

2.3- Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO).

Phương pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ được xuất trướctiên, ngược lại với phương pháp FIFO ở trên, phương pháp LIFO thích hợp trongtrường hợp lạm phát

2.4- Phương pháp giá trị thực tế đích danh (trực tiếp).

Theo phương pháp này, nguyên vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếuhay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợpđiều chỉnh) Khi xuất nguyên vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của nguyên vật

liệu đó Do vậy, phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp đặc điểm riênghay phương pháp trực tiếp và thường sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và

có tính tách biệt

2.5- Phương pháp giá hạch toán.

Theo phương pháp này, toàn bộ nguyên vật liệu biến động trong kỳ đượctính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một giá ổn định trong kỳ) Cuối kỳ kếtoán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức:Giá thực tế vật liệu xuất dùng = giá hạch toán vật liệu xuất dùng x hệ số giávật liệu

Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm, hoặc từng thứ nguyên vậtliệu (chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý)

Hệ số giá

vật liệu =

(Giá thực tế vật liệu tồnkho đầu kỳ cộng với giáthực tế vật liệu nhậptrong kỳ)

/

(Giá hạch toán vật liệutồn đầu kỳ cộng với giáhạch toán vật liệu nhập

- Hóa đơn bán hàng của đơn vị bán

- Hợp đồng mua hàng

- Phiếu nhập kho (mẫu 01 – VT: Bắt buộc).

- Phiếu xuất kho (mẫu 02 – VT: Bắt buộc).

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03 – VT: Bắt buộc).

- Mẫu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04 – VT: Hướng dẫn).

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05 – VT: Hướng dẫn).

- Thẻ kho (mẫu 06 – VT: Bắt buộc).

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối tháng (mẫu 07 – VT)

- Biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hóa (mẫu 08 - VT)

- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02 - BH)

- Hoá đơn cước phí vận chuyển (mẫu 03 - BH)

- Hoá đơn VAT

2- Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.

Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi phản ánh cả về giá trị, số lượng,chất lượng của từng loại nguyên vật liệu theo từng kho và từng người phụ trách vậtchất Tuỳ theo quy mô yêu cầu quản lý và điều kiện cụ thể doanh nghiệp có thểchon một trong ba phương pháp hạch toán chi tiêt nguyên vật liệu sau đây:

2.1- Phương pháp thẻ song song.

Phương pháp này yêu cầu phải mở thẻ chi tiết đồng thời tại kho và phòng kếtoán

* Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vậtliệu về mặt số liệu, thẻ kho được mở chi tiết cho từng danh điểm vật liệu Hàngngày căn cứ vào từng chứng từ nhập xuất, thủ kho ghi số lượng thực nhập xuất vàcuối mỗi ngày tính ra số lượng tồn trên thẻ kho Mỗi chứng từ ghi một dòng vàothẻ kho Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu với sổ chi tiết vật liệu để đảm bảoluôn khớp nhau Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập xuất, tính ra

số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm đầu tư

* Tại phòng kế toán: Kế toán vật tư mở thẻ kế toán chi tiết vật tư cho từngdanh điểm vật tư tưng ứng với thẻ kho đã mở ở kho Thẻ này có nội dung tưng tựthẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhậnđược các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán vật tư

Phiếu nhập kho

Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Thẻ hoặc sổ chi tiết nguyên vật liệu

Bảng tổng hợp nhập, xuất tồn kho nguyên vật liệu

Kế toán tổng hợp

phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán vào thẻ kế toán chi tiết vật tư vàtính ra số tiền Sau đó, lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ chi tiết vật

tư có liên quan Cuối tháng tiến hành đối chiếu với thẻ kho

SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP THẺ

* Điều kiện áp dụng của phương pháp: Phương pháp này ghi chép đơngiản, dễ kiểm tra, đối chiếu Tuy nhiên, trong điều kiện sản xuất lớn áp dụngphương pháp này mất nhiều công sức do ghi chép trùng lặp Vì vậy, phương phápnày thường được áp dụng đối với đơn vị vừa và nhỏ, ít chủng loại vật tư, khốilượng các nghiệp vụ nhập xuất ít, không thường xuyên

Chứng từ nhập Bảng kê nhập

Thẻ kho

Chứng từ xuất

Sổ đối chiếu luân chuyển

Bảng kê xuất

Kế toán tổng hợp

2.2- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

* Ở kho: Theo phương pháp này thì việc ghi chép của thủ kho cũng đượcthực hiện trên thẻ kho giống phương pháp thẻ song song

* Ở phòng kế toán: kế toán không mở thẻ kế toán chi tiết mà mở sổ đốichiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng danh điểm vật tư theotừng kho Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp cácchứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng vật liệu, mỗi loại chỉ ghi mộtdòng trong sổ Cuối tháng, đối chiếu số lượng vật liệu trên sổ đối chiếu luânchuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp

SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP SỔ

ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN:

: Ghi hàng ngày

: Ghi cuối tháng

: Quan hệ đối chiếu

* Điều kiện áp dụng: Số lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉphải ghi vào cuối tháng nhưng việc ghi sổ vẫn còn trùng lặp Do vậy, thường áp

dụng ở doanh nghiệp có quy mô vừa, chủng loại hàng tồn kho thường tương đốinhiều

2.3- Phương pháp sổ số dư:

* Ở kho: Giống như các phương pháp trên Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho,thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng loạivật liệu quy định Sau đó, lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán theocác chứng từ nhập, xuất vật liệu

Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng theo từngdanh điểm vật liệu vào sổ số dư, sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và dùngcho cả năm, trước ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ Ghixong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền

* Ở phòng kế toán : Định kỳ, kế toán phải xuống kho để hướng dẫn vàkiểm tra việc ghi chép của thủ kho và thu nhận chứng từ Khi nhận được chứng từ

kế toán phải kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ (giá hạch toán), tổng cộng sốtiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ Đồng thời ghi số tiền vừatính được của từng nhóm vật liệu (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập,xuất, tồn kho vật liệu Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, được ghitrên cở sở các phiêu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu Tiếp đó, cộng số tiềnnhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng củatừng nhóm vật liệu Số dư này được dùng để đối chiếu với cột “số tiền” trên sổ số

dư (số liệu trên sổ số dư cho kế toán tính bằng cách lấy số lượng tồn kho nhân vớigiá hạch toán)

Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho

Phiếu giao nhận chứng từ xuất

3- Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu.

3.1- Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên.

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánhtình hình hiện có, biến động tăng, giảm nguyên vật liệu một cách thường xuyên,

liên tục trên sổ kế toán Vì vậy, nguyên vật liệu tồn kho trên sổ kế toán có thể xácđịnh ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán.

a- Tài khoản (TK) sử dụng:

- TK 152: Nguyên vật liệu

Tài khoản này được dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảmnguyên vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng nhóm, loại, thứ… tuỳtheo yêu cầu quản lý và phương tiện thanh toán

+ Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá thực tế củanguyên vật liệu trong kỳ

+ Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệutrong kỳ

+ Dư nợ: Giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho

- TK 151: Hàng mua đang đi đường

Tài khoản này dùng để theo dõi nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đãmua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuốitháng chưa về nhập kho (kể cả số đang gửi kho người bán)

TK 151 được chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu đang đi đườngtính đến ngày cuối kỳ

+ Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đường tăng trong kỳ

+ Bên có: Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho haychuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng

+ Dư nợ: Giá trị hàng đang đi đường (đầu và cuối kỳ)

- TK 133: Thuế giá trị gia tăng (GTGT) được khấu trừ

TK 133 dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đượchoàn lại

+ Bên nợ: Tập hợp số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ phát sinhtrong kỳ

+ Bên có: Các nghiệp vụ làm giảm thuế GTGT đầu vào được khấutrừ.

+ Dư nợ: Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ, sẽ được hoàn lạinhưng chưa nhận

Ngoài ra trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng một số TK liênquan khác như: 331, 111, 112, 141, 621, 627, 641…

b- Hạch toán tình hình biến động nguyên vật liệu.

b1- Hạch toán tình hình biến động tăng nguyên vật liệu:

(*) Đối với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ

* Trường hợp mua ngoài, hàng và hoá đơn cùng về:

Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nhận và phiếu nhậpkho, kế toán ghi:

Nợ TK 152 (chi tiết): Giá mua thực tế không có thuế

Nợ TK 133 (1331): VAT được khấu trừ

Có TK liên quan (331, 111, 112, 141…): Tổng giá thanh toán

Trường hợp doanh nghiệp được giảm giá hàng mua hoặc hàng mua trảlại ghi:

Nợ TK 331 (chi tiết): Trừ vào số tiền hàng phải trả

Nợ TK 111, 112: Số tiền được người bán trả lại

Nợ TK 138 (1388): Số được người chấp nhận

Có TK 152 (chi tiết): số giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại

theo giá không thuế

Có TK 133 (1331): Thuế GTGT tương ứng Trường hợp doanh nghiệp được hưởng chiết khấu mua hàng:

Nợ: TK 111, 112, 331, 138: Số tiền được hưởng

Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính

* Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn:

Về nguyên tắc, khi phát hiện thừa phải làm văn bản báo cáo cho cácbên biết để cùng xử lý Về mặt kế toán ghi:

+ Nếu nhập toàn bộ:

Nợ TK 152 (chi tiết): Giá trị toàn bộ số hàng (không có thuế)

Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT tính theo số hoá đơn

Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn

Có TK 338 (3381): Tổng số hàng thừa không có thuế VAT căn cứvào quyết định xử lý, ghi:

+) Nếu trả lại cho người bánNợTK 338 (3381): Giá trị hàng thừa (không có thuế)

Có TK 152 (chi tiết): Trả lại số thừa

+) Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:

Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa (không có thuế)

Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT của hàng thừa

Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa

+) Nếu thừa không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập khác:

Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa (không có thuế)

Có TK 711: Số thừa không rõ nguyên nhân

+ Nếu nhập theo số hoá đơn: Ghi nhận số nhập như trường hợp hàng

và hoá đơn cùng về Số thừa coi như giữ hộ người bán và ghi: Nợ TK 002 Khi sửdụng số thừa ghi:

Có TK 002 Đồng thời, căn cứ cách sử lý cụ thể hạch toán như sau:+) Nếu đồng ý mua tiếp số thừa:

Nợ TK 152 (chi tiết): Giá trị hàng thừa (không có VAT)

Nợ TK 133 (1131): Thuế GTGT của số hàng thừa

Có TK 331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa

Đồng thời ghi: Có TK 002