PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 134

Nhận xét đánh giá ưu, nhược điểm về tình hình quản lý , sử dụng và hạch toán nguyên vật liệu tại công tycông trình giao thông 134 Nguyên vật liệu có vai trò đặc biệt quan trọng trong qu

PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY

CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 134

I Nhận xét đánh giá ưu, nhược điểm về tình hình quản lý , sử dụng

và hạch toán nguyên vật liệu tại công tycông trình giao thông 134

Nguyên vật liệu có vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình sản xuất, công tycông trình giao thông 134 đã nhận thức rõ về vấn đề này nên đã tổ chức khá tốtcông tác quản lý, sử dụng và hạch toán kế toán nguyên vật liệu Qua thời gian thựctập, nghiên cứu thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CTGT 134 emrút ra một số nhận xét sau:

Những ưu điểm:

Việc tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty tương đối hoàn chỉnh

Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu nói riêng và tổ chức kế toán hàng tồn kho nóichung phần nào đảm bảo tuân thủ theo chế độ kế toán do Bộ tài chính quy định.Công ty đã thay đổi phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo thông tư số 89TT/2002 hướng dẫn 4 chuẩn mực kế toán

Công ty áp dụng và sử dụng hệ thống sổ sách hợp lý, phù hợp với loại hình ghi

sổ kế toán “ Nhật ký- chứng từ” mà Công ty đã áp dụng Hệ thống sổ cung hệthống tài khoản kế toán được sử dụng theo đúng chế độ kế toán đảm bảo cho việclập báo cáo quyết toán chính xác

Tuy các công trình, tổ đội sản xuất ở rải rác nhiều nơi nhưng việc tập hợp chiphí nhiều loại vào cuối tháng vẫn đầy đủ, hợp lý, chính xác

Công tác quản lý, sử dụng và hạch toán được thực hiện bởi những nhân viên kếtoán, thủ kho có trình độ, năng lực cao và có nhiều kinh nghiệm Công ty luôn có

sự đối chiếu, kiểm tra giữa phòng vật tư, kế toán vật tư và thủ kho trong quá trình

sử dụng, hạch oán nguyên vật liệu , giải quyết nhanh chóng những trường hợp cácchứng từ không khớp nhau Các chứng từ ban đầu được xem xét, ghi chép chính

xác và được quản lý chặt chẽ nên tổ chức kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp rấtkhoa học và hiệu quả.

Công ty đã tổ chức khá tốt công tác quản lý, hạch toán kế toán nguyên vật liệu

từ khâu nhập, xuất nguyên vật liệu đến khâu ghi sổ kế toán, đáp ứng được yêu cầuquản lý nguyên vật liệu , có như vậy là do Công ty đã tổ chức được hệ thống khohợp lý Với những doanh nghiệp xây lắp như Công ty CTGT 134 việc tổ chức khobãi, quản lý vật liệu là vấn đề phức tạp, nhưng thực tế tại Công ty thì số dư tàikhoản 138 và 338 ( phải thu , phải trả hàng tồn kho bị thừa, thiếu, hao hụt mất mát)rất ít hoặc không có., chứng tỏ chuyện mất mát, hao hụt vật tư ít hoặc không có Hệthống kho Công ty và kho công trường được tổ chức, bảo vệ và giám sát chặt chẽnên việc hạch toán thừa, thiếu nguyên vật liệu ít xảy ra nên sẽ giảm công việc hạchtoán kế toán

Hiện nay, Công ty đang áp dụng phương pháp tính giá hàng tồn kho là giá thực

tế đích danh Phương pháp này rất phù hợp với đơn vị có vật tư đa dạng về chủngloại, quá trình nhập xuất thường xuyên với mức độ nhiều Công ty áp dụngphương pháp sổ số dư giúp việc ghi chép, đối chiếu, kiểm tra được tiến hànhthường xuyên và tiết kiệm sổ sách

Công ty hạch toán vật liệu qua kho vừa giảm được chi phí vận chuyển vật tư,công sức đi lại từ công trường đến Công ty hoặc ngược lại vừa đảm bạơ quản lýchặt chẽ của công ty Việc lập các bảng kê nhập, xuất vật tư, bảng phân bổ vật liệu,bảng tổng hợp nhập, xuất vật tư do kế toán đội (nhân viên thống kê) lập tạo điềukiện thuận lợi cho kế toán Công ty ghi sổ kế toán được nhanh chóng, dễ dàng.Trong công tác kế toán NVL, do Công ty áp dụng phương pháp kê khai thườngxuyên nên tại bất kỳ một thời điểm nào cũng có thể biết được giá trị vật liệu nhậpxuất, tăng giảm và hiện có, vì vậy có điều kiện quản lý tốt việc nhập xuất NVL

Hệ thống định mức NVL được xây dựng rất chi tiết, cụ thể cho từng loại vật tư,

từ loại sản phẩm (công trình) do đó tiết kiệm được vật tư, mang lại hiệu quả kinh tếcao

Tồn tại :

Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác tổ chức hạch toán kế toán nguyên vậtliệu tại Công ty CTGT 134 còn tồn tại một số điểm chưa hợp lý cần phải hoànthiện để nâng cao hiệu quả quản lý chi phí nói chung và công tác hạch toán chi phínguyên vật liệu nói riêng:

Thứ nhất, về tài khoản sử dụng: Công ty không chi tiết tài khoản 152 thành cáckhoản mục mà mọi nguyên vật liệu đều được ghi trên tài khoản 152 nên sẽ khó biếtđược chi tiết đối tượng sử dụng và khó theo dõi

Thứ hai, về lập bảng phân bổ: Với việc không phân loại tài khoản “ 152”chitiết ra thì không biết rõ chi phí cho từng đối tượng sử dụng

Thứ ba, về xây dựng hệ thống danh điểm vật tư: Công ty chưa xây dựng được

hệ thống danh điểm cho từng loại vật tư như vậy sẽ không thuận lợi cho việc chichép từng khoản mục vật tư, sẽ gây lộn xộn không đúng loại vật tư

Thứ tư, về tình hình quản lý, sử dụng nguyên vật liệu: Thường thì vật liệu tồnkho tại Công ty là số dư vật tư còn lại ở công trường đem nhập lại kho công trườnghoặc kho Công ty Mà giá vật liệu luôn thay đổi, nên việc xác định giá vật liệu trên

sổ số dư chỉ là tương đối, không chính xác Do Công ty thực hiện khoán gọn côngtrình, hạng mục công trình, giao khoán một phần chi phí sản xuất nên hầu hết mọinghiệp vụ nhập, xuất được ghi chép, tập hợp vào cuối tháng chỉ là hình thức Tại

đa số các công trình, vật tư mua về( viết phiếu nhập) và đem ra công trường (viếtphiếu xuất) cùng ngày nên hầu hết các vật tư còn tồn lại trong kho vẫn giữ nguyên.Chính điều này sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn lưu động vì lượng tồn vật

tư không thay đổi, số vật tư cũ để lâu trong kho sẽ dẽ bị hao hụt, mất giá trị

II Những kiến nghị nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu

1 Ý kiến đề xuất với chế độ kế toán

Những điểm đạt được của chế độ:

* Về công tác hạch toán nguyên vật liệu

- Về phương pháp tính giá nguyên vật liệu:

+ NVL nhập kho được tính theo giá thực tế mua vào, phản ánh đúng số tiền

mà doanh nghiệp bỏ ra Cách tính này hoàn toàn phù hợp với Chuẩn mực kế toánquốc tế (IAS 2- Cách đánh giá và trình bày hàng tồn kho theo hệ thống giá phínguyên thuỷ), phù hợp với Chuẩn mực kế toán Việt Nam (Chuẩn mực số 2: Hàngtồn kho) và phù hợp với nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận (nguyên tắc giáphí)

+ Phương pháp tính giá NVL xuất kho: Có nhiều phương pháp tính giá NVLxuất kho để doanh nghiệp lựa chọn để phù hợp với đặc điểm, tình hình hoạt độngcủa đơn vị mình mặc dù trong chuẩn mực kế toán quốc tế và chuẩn mực kế toánViệt Nam chỉ quy định có 4 phương pháp tính (Phương pháp tính theo giá đíchdanh; Phương pháp bình quân gia quyền; Phương pháp nhập trước, xuất trước;Phương pháp nhập sau, xuất trước) Đặc biệt là phương pháp giá hạch toán, mộtphương pháp có rất nhiều ưu điểm nếu doanh nghiệp xác định được một giá hạchtoán phù hợp, vì phương pháp này giúp cho người làm kế toán đơn giản và giảmthiểu được công việc, thuận lợi cho việc phản ánh trong sổ sách kế toán, báo cáotài chính chứ nếu luôn theo giá thị trường thì tuy rất chính xác, cập nhật nhưng rấtphức tạp vì sự biến động liên tục của nó

- Về tài khoản sử dụng: Hệ thống tài khoản cấp 1 và cấp 2 khá đầy đủ cho việchạch toán các nghiệp vụ về NVL phát sinh trong kỳ

- Về phương pháp hạch toán NVL: Doanh nghiệp xây lắp áp dụng phươngpháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi phản ánh một cách thườngxuyên liên tục có hệ thống tình hình biến động tăng giảm, hiện có của từng loại

hàng tồn kho nói chung và từng loại NVL nói riêng vào các tài khoản tương ứngbởi vậy tại bất kỳ thời điểm nào cũng có thể biết được giá trị vật liệu nhập xuấttăng giảm và hiện có Đây là một ưu điểm của chế độ kế toán doanh nghiệp xây lắprút ra từ 2 phương pháp hạch toán hàng tồn kho trong QĐ 1141/TC-QĐ-CĐKTngày 01/11/1995 là phương pháp kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ Đâycũng là một ưu điểm khi so sánh với phương pháp hạch toán hàng tồn kho của Chế

độ kế toán Pháp (sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ) vì phương pháp kiểm kêđịnh kỳ chỉ theo dõi số tồn trên các tài khoản tồn kho, không theo dõi thườngxuyên liên tục tình hình nhập xuất tồn kho trên sổ kế toán nên có nhiều hạn chếtrong theo dõi tình hình biến động và quản lý chung đối với nguyên vật liệu nhập,xuất, tồn kho

- Về hạch toán tổng hợp NVL: những sửa đổi mới nhất trong chế độ kế toánđược quy định tại Thông tư số 89/2002/TT-BTC nhằm hướng dẫn kế toán thựchiện 4 chuẩn mực kế toán Việt Nam đầu tiên đã khắc phục được một số tồn tại cơbản trong chế độ kế toán doanh nghiệp nói chung và chế độ kế toán doanh nghiệpxây lắp nói riêng, phù hợp với điều kiện mới của nền kinh tế như:

+ Kế toán các khoản hao hụt, mất mát hàng tồn kho:

Trước đây, các khoản hao hụt mất mát hàng tồn kho sau khi trừ phần bồithường của tổ chức cá nhân gây ra, được phản ánh vào các TK tuỳ thuộc theoquyết định xử lý (hoàn toàn do quyết định chủ quan của nhà quản lý chứ khôngphản ánh được bản chất của khoản thiếu hụt đó):

Nợ TK 111, 334, : Phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường

Nợ TK 411: ghi giảm nguồn vốn kinh doanh

Nợ TK 821: ghi tăng chi phí bất thường

Có TK 138 (1381) - Tài sản thiếu chờ xử lý

Nay, những khoản thiếu hụt đó được đưa về TK 632 - Giá vốn hàng bán NVLmua về phục vụ sản xuất Nếu NVL mất mát thiếu hụt mà DN phải chịu sẽ làmtăng chi phí sản xuất của DN Do vậy làm tăng tổng giá thành sản phẩm, hoạchtoán tăng giá vốn hàng bán là hoàn toàn hợp lý.

+ Kế toán chiết khấu thanh toán:

Thông tư đã bổ sung TK515 Doanh thu hoạt động tài chính, xoá bỏ TK711 Thu nhập hoạt động tài chính đã làm cho nghiệp vụ phản ánh số tiền chiết khấuthanh toán được hưởng do thanh toán tiền mua NVL trước thời hạn được ngườibán chấp thuận thay đổi từ:

-Nợ TK 331- Phải trả người bán

Có TK 711- Thu nhập hoạt động tài chính

thành:

Nợ TK 331- Phải trả người bán

Có TK 515- Doanh thu hoạt động tài chính

Thay đổi này một ưu điểm của chế độ làm thay đổi cơ bản quan niệm về hoạtđộng tài chính của DN Những khoản thu từ hoạt động tài chính được coi là khoảnthu từ hoạt động kinh doanh và của TK loại 5 doanh thu chứ không phải là mộtkhoản thu nhập

+ Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho:

Số chênh lệch của khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kếtoán năm trước và năm nay trước được phản ánh vào TK642- Chi phí quản lýdoanh nghiệp và sau khi thông tư ra đời, khoản chênh lệch này được phản ánh vàoTK632- Giá vốn hàng bán Điều này là hoàn toàn phù hợp, vì nếu phản ánh vàoTK642 thì không phản ánh được bản chất của những khoản dự phòng này

Những bất cập còn tồn tại:

* Về công tác hạch toán nguyên vật liệu

- Phương pháp tính giá nguyên vật liệu:

Ta thấy rằng phương pháp tính giá NVL xuất kho theo phương pháp giá hạchtoán là một phương pháp có rất nhiều ưu điểm, mang lại thuận lợi cho người làm

kế toán Thế nhưng, khi chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 về hàng tồn kho ra đờiquy định cụ thể về phương pháp tính giá NVL xuất kho nhưng không quy định đây

là một phương pháp được sử dụng trong DN thì liệu rằng phương pháp đó có cònđược sử dụng

Thêm nữa, một vấn đề đặt ra là: Trong chế độ kế toán Pháp, để xác định giá trịNVL xuất kho, chỉ sử dụng 3 phương pháp: phương pháp bình quân (bình quân cả

kỳ dự trữ và bình quân sau mỗi lần nhập) và phương pháp nhập trước-xuất trước,còn trong chuẩn mực kế toán quốc tế về hàng tồn kho (IAS 2) cũng chỉ có 4phương pháp, mà trong chế độ của Việt Nam phân ra quá nhiều phương pháp, liệurằng điều đó có quá phức tạp, gây cản trở, ảnh hưởng đến công tác tính giá và quản

lý NVL xuất kho

- Về tài khoản sử dụng:

Trong các tài khoản chi tiết của TK152- nguyên vật liệu chưa có tài khoản chitiết cho phế liệu nhập kho chờ xử lý, mà phế liệu là một khoản mục khá lớn ở cácđơn vị XDCB trong quá trình thi công và sau khi quyết toán công trình, HMCT.Nếu hạch toán phế liệu đó vào TK 1528 “Vật liệu khác” là không phù hợp vìnhững phế liệu này chỉ có thể chờ để thanh lý chứ không tham gia vào quá trìnhsản xuất kinh doanh nữa

Một vấn đề khác, đó là những khoản mua về phục vụ nhu cầu khác ngoài hoạtđộng sản xuất như thuốc men, văn phòng phẩm không phải là những yếu tố đầuvào, không tham gia vào chu kỳ sản xuất kinh doanh và cấu thành sản phẩm củadoanh nghiệp Do đó, không thể coi đó là một loại NVL như cát ,sỏi, xi măng,thép nhưng vẫn phải nhập kho và khi xuất sử dụng đều phải viết phiếu xuất kho.Vậy, những khoản này sẽ được hạch toán vào đâu, vì nếu không quy định cụ thể,

các doanh nghiệp rất dễ hạch toán vào TK1528- Vật liệu khác, mà điều đó thì hoàntoàn không hợp lý.

- Về quản lý nguyên vật liệu: Đối với vật tư do đội tự mua, phòng cung ứng vẫn

tiến hành lập phiếu nhập kho, và khi xuất cũng viết phiếu xuất kho như đối vớitrường hợp qua kho Đây là một cách quản lý vật tư chặt chẽ của đơn vị xây lắptheo mô hình khoán tập trung, tuy nhiên nó lại gây ra nhiều phiền hà trong việcnhập xuất Thứ nhất là do đặc điểm vật liệu của đơn vị xây lắp thường không dựtrữ lâu dài đối với những vật tư có khối lượng lớn vận chuyển khó khăn như cát,sỏi, đất đá thì việc nhập xuất kho chỉ là hình thức, thứ hai là do các công trình ở

xa đơn vị nên các chứng từ nhập xuất không được cập nhật một cách thường xuyên

do các đội không có điều kiện hễ khi nào nhập xuất vật tư là lại lên cơ quan làmthủ tục nhập xuất vật liệu sử dụng cho các công trình

- Về tình hình luân chuyển chứng từ : Do nhiều lý do khách quan và chủ quan

mà việc tập hợp chứng từ lên phòng kế toán được thực hiện chậm, dẫn đến thiếuchứng từ để hạch toán kịp thời, chính xác Ví dụ khi kế toán tạm ứng cho tổ, đội thicông đi mua vật liệu, có khi vật liệu đã đưa vào sử dụng nhưng chứng từ lại chưađược chuyển lên phòng kế toán để thanh toán tạm ứng và ghi sổ chi tiết Điều nàylàm nảy sinh thực trạng là đến cuối kỳ hạch toán, khối lượng công việc hoàn thànhxác định bằng kiểm kê luôn lớn hơn so với chi phí nguyên vật liệu stập hợp trên sổsách Ngoài ra, chứng từ ở các đội, xí nghiệp được chuyển lên phòng kế toán dễ tậptrung vào cuối tháng (hạn cuối để nộp chứng từ) nên vào thời điểm này, khối lượngcông việc thường rất lớn khiến việc tập hợp chi phí và phân bổ đôi khi gặp khókhăn

Kiến nghị về công tác kế toán nguyên vật liệu

* Về tính giá nguyên vật liệu:

- Đối với NVL nhập kho, ngoài hình thức cung ứng vật liệu tại kho, doanhnghiệp cần khai thác triệt để nguồn vật liệu mua ngoài giao thẳng cho công trình

Theo hình thức này, các khoản vận chuyển, lưu trữ, bảo vệ sẽ được giảm thiểu nên

sẽ giảm được chi phí thực tế của NVL mua vào

- Đối với NVL xuất kho, mỗi phương pháp tính giá NVL xuất kho đều cónhững ưu, nhược điểm và đem lại những hiệu quả khác nhau Tuỳ thuộc vào đặcđiểm hoạt động cụ thể của mình mà từng doanh nghiệp có thể lựa chọn mộtphương thức thích hợp nhất nhưng phải bảo đảm tính thống nhất trong việc sửdụng phương pháp định giá hàng tồn kho trong kỳ kế toán và giữa các kỳ phù hợpvới nguyên tắc liên tục của kế toán Theo em, trong doanh nghiệp nên hạn chế sửdụng nhiều phương pháp tính giá đối với các loại NVL khác nhau để tránh sự phứctạp, sai sót trong công tác quản lý và kế toán NVL Đối với các loại NVL xuấtdùng tại các công trình, kế toán nên sử dụng phương pháp giá thực tế đích danh đểxác định giá NVL xuất kho vì đặc điểm các loại vật tư này mua về được sử dụngngay không để tồn trữ nhiều

* Về tài khoản sử dụng:

- Nên mở thêm TK 1527 “Phế liệu” chi tiết cho khoản phế liệu thu hồi

- Không nên dùng TK 152 để hạch toán các khoản liên quan đến thuốc men, vănphòng phẩm vì những khoản này nếu xét theo tiêu chuẩn NVL thì nó không phải làNVL

+ Do vậy, khi mua thuốc men, văn phòng phẩm kế toán nên sử dụng TK Chi phí quản lý doanh nghiệp để tập hợp chi phí :

642-Nợ TK 642 (6428) - Chi phí bằng tiền khác

Nợ TK 133(1331) - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Có TK 111, 112 : Tổng giá trị thanh toán

+ Đối với các đội sản xuất, thì chi phí thuốc men, văn phòng phẩm thì sử dụng tài khoản 627 “ chi phí sản xuất chung”

Nợ TK 627: chi phí bằng tiền

Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Có TK 111,331…: Tổng giá trị thanh toán

+ Các chi phí liên quan đến quá trình thu mua đuợc phản ánh như sau :

Nợ TK 642 (6427) - Chi phí dịch vụ mua ngoài

Có TK 111, 112, 141

+ Trong trường hợp trị giá thuốc men văn phòng phẩm trong kỳ mua về quálớn trong khi không sử dụng hết trong kỳ do vậy trong trường hợp này ngoài phầnkết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh kế toán nên hạch toánphần còn lại vào bên Nợ TK 1421- Chi phí trả trước, sang kỳ sau sẽ kết chuyển sốchi phí này

Nợ TK911- Phân bổ chi phí quản lý DN vào kết quả kinh doanh trong kỳ

Nợ TK 1421- Chi phí chờ phân bổ

Có TK 642- Chi phí quản lý DN trong kỳ

* Về quản lý nguyên vật liệu:

- Phải có biện pháp tiết kiệm NVL để giảm hao phí đến mức thấp nhất để giảmchi phí sản xuất như:

+ Trên cơ sở khối lượng công việc đặt ra, đơn vị tiến hành giao vật liệu chotừng tổ sản xuất, yêu cầu họ phải chấp hành định mức nguyên vật liệu nhưng phảiđảm bảo yêu cầu kỹ thuật và chất lượng công trình

+ Có chế độ khen thưởng, xử phạt thích đáng với những cá nhân, tập thể tiếtkiệm được hay sử dụng lãng phí nguyên vật liệu Bên cạnh đó, nâng cao ý thức tiếtkiệm vật tư của mỗi công nhân

+ Giảm thiểu chi phí thu mua, vận chuyển và sử dụng vật tư cũng như không

để vật tư bị hao hụt, mất mát hay xuống cấp bằng cách hạn chế nguồn vật liệu nhậpkho của đơn vị (chỉ nhập kho của đơn vị những loại vật liệu rất cần cho sản xuất ,cho nhu cầu dự trữ của doanh nghiệp, không sẵn có trên thị trường); tăng cườngnguồn vật liệu giao thẳng tới chân công trình