CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH QUẢN LÝ SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

Phân loại theo chức năng nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất: theo cáchphân loại này, NVL bao gồm: - Nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất: là các loại NVL tiêu hao trong quá trình

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH QUẢN LÝ SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH

NGHIỆP SẢN XUẤT

I Một số vấn đề chung về nguyên vật liệu.

1.Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu.

- Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao động.NVL là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá, là tài sản lưu động

dự trữ cho quá trình sản xuất kinh doanh, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sảnphẩm

- Đặc điểm chủ yếu của NVL:

+ NVL có hình thái biểu hiện ở dạng vật chất như sắt thép trong doanh nghiệp cơkhí chế tạo, sợi doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giày, vải trong doangnghiệp may mặc

+ Khác với tư liệu lao động, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định

và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu haotoàn bộ hoặc hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm

+ Chi phí về NVL thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giáthành sản phẩm

Những đặc điểm trên đã tạo ra những đặc trưng riêng trong công tác hạch toánNVL trong các doanh nghiệp, đồng thời đặt ra yêu cầu tăng cường công tác quản lý, sửdụng NVL để đảm bảo tiết kiệm, có hiệu quả chi phí và hạ giá thành sản phẩm Do vậy,các doanh nghiệp cần đặt ra yêu cầu cụ thể trong công tác quản lý NVL

2.Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu

Một trong những yếu tố góp phần thực hiện mục tiêu hạ giá thành sản phẩm làviệc quản lý tốt vật liệu Điều đó có nghĩa là doanh nghiệp phải tiến hành quản lý NVLtoàn diện ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ đến sử dụng

Ở khâu thu mua: NVL thường đa dạng về chủng loại, mỗi loại vật liệu có tính chấthoá lý khác nhau, công dụng, mức độ và tỷ lệ tiêu hao khác nhau nên quá trình thu muaphải đáp ứng đủ số lượng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, giảm thiểu hao

hụt Đồng thời, phải quan tâm đến chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí vật liệu một cáchtối đa.

Ở khâu bảo quản: Cần đảm bảo theo đúng chế độ quy định phù hợp với tính chấthoá lý của mỗi loại vật liệu Tức là tổ chức sắp xếp những loại vật liệu có cùng tính chấthoá lý giống nhau ra một nơi riêng, tránh để lẫn lộn với nhau làm ảnh hưởng đến chấtlượng của nhau

Ở khâu dự trữ: Doanh nghiệp cần phải xác định được mức độ dự trữ tối thiểu, tối

đa dể đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị ngừng trệ,gián đoạn do cung cấp không kịp thời gây ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều

Ở khâu sử dụng: Việc sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức và dựtoán chi có ỹ nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, hạ giá thành sảnphẩm, tăng thu nhập và tích luỹ cho doanh nghiệp Tình hình xuất dùng và sử dụng NVLtrong sản xuất kinh doanh cần được tiến hành chính xác, đầy đủ, kịp thời

Mặt khác, để tổ chức tốt công tác quản lý vật liệu nói chung và hạch toán vật liệunói riêng đòi hỏi các doanh nghiệp phải có những điều kiện nhất định Đó là doanhnghiệp phải có đầy đủ hệ thống kho tàng để bảo quản vật liệu, kho phải được trang bị cácphương tiện bảo quản và cân, đong, đo, đếm cần thiết Phải bố trí thủ kho, nhân viên bảoquản đầy đủ và có khả năng nắm vững việc thực hiện ghi chép ban đầu cũng như sổ sáchhạch toán kho Việc bố trí, sắp xếp vật liệu trong kho phải theo đúng yêu cầu kỹ thuật bảoquản, thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm tra nhập xuất tồn vật liệu

Bên cạnh việc xây dựng và tổ chức kho tàng của doanh nghiệp, đối với mỗi loạivật liệu, doanh nghiệp cần xác định mức tiêu hao vật liệu sát thực tế vì đó là điều kiệnquan trọng để tổ chức quản lý và hạch toán vật liệu Hệ thống định mức tiêu hao vật liệukhông những phải đầy đủ cho từng chi tiết, từng bộ phận sản xuất mà còn phải khôngngừng cải tiến và hoàn thiện để đạt tới định mức tiên tiến Mặt khác, doanh nghiệp cầnphải được thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ danh điểm vật tư, thủ tục lập và luânchuyển chứng từ, mở sổ chi tiết và mở sổ hạch toán tổng hợp vật liệu Đồng thời, thựchiện chế độ kiểm tra, kiểm kê vật liệu, xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong công

tác quản lý sử dụng vật liệu trong doanh nghiệp cũng như ở từng phân xưởng, tổ đội sảnxuất.

Quản lý chặt chẽ vật liệu một cách toàn diện là nôi dung quan trọng công tác quản

lý tài sản doanh nghiệp Để đáp ứng yêu cầu quản lý, việc hạch toán NVL trong doanhnghiệp sản xuất phải thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, qua đó góp phần giảm bớt chiphí, hạ giá thành sản phẩm

- Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời tình hình biến động củaNVL(tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập xuất tồn kho NVL) Tínhgiá vật liệu nhập kho và xuất dùng

áp dụng đúng đắn và nhất quán các phương pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp vậtliệu để phản ánh tình hình biến động từng loại NVL Kế toán NVL cần hướng dẫn, kiểmtra các đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán ban đầu về vậtliệu: lập chứng từ, luân chuyển chứng từ, mở sổ thẻ chi tiết Thường xuyên đối chiếu sốliệu trên sổ kế toán với thẻ kho và số tồn thực tế

- Thường xuyên kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vậtliệu vật liệu thừa, thiếu hoặc ứ đọng nhằm hạn chế tối đa mọi thiệt hại có thể xẩy ra

- Xác định chính xác sổ lượng và giá thực tế NVL sử dụng, tiêu hao trong quátrình sản xuất kinh doanh Phân bổ giá trị vật liệu sử dụng cho từng đối tượng tính giáthành phải chính xác, phù hợp

- Định kỳ kế toán tham gia hướng dẫn các đơn vị kiểm kê, đánh giá lại vật liệutheo chế độ Nhà nước quy định Lập báo cáo về vật liệu phục vụ công tác lãnh đạo vàquản lý vật liệu nhằm mục đích nâng cao hiệu quả sủ dụng vốn

- Phân tích tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu trong doanhnghiệp nhằm phát huy nhứng mặt làm được và khắc phục những mặt còn tồn tại góp phầnnâng cao hiệu quả quản lý.

Để hoàn thành tốt nhiệm vụ hạch toán nói trên, một trong những công việc khôngthể thiếu là việc phân loại và tính giá NVL, qua đó góp phần cung cấp đầy đủ, kịp thời,chính xác thông tin cho công tác quản lý NVL nói chung

II Phân loại và tính giá nguyên vật liệu

1.Phân loại NVL

Nguyên vật liệu sử dụng trong cc doanh nghiệp rất đa dạng, phong phú về chủngloại, có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh cũng như có tínhnăng hợp lý, hoá học rất khác nhau Trong điều kiện đó đòi hỏi các doanh nghiệp phảiphân loại NVL thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán NVL

Phân loại nguyên vật liệu theo vai trò và vai trò NVL trong quá trình sản xuất kinhdoanh là cách phân loại thông dụng nhất trong thực tế hạch toán NVL ở các doanhnghiệp Theo đặc trưng này, NVL ở các doanh nghiệp bao gồm:

- Nguyên vật liệu chính:Những nguyên liệu, vật liệu sau quá trình gia công chếbiến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm( kể cả bán thành mua vào).Danh từnguyên liệu ở đây dùng để chỉ đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp

- Vật liệu phụ:Những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụngkết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lượng của sản phẩmhoặc được sử dụng để đảm bảo công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng đểphục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý

- Nhiên liệu: Những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất,kinh doanh Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ, tuynhiên nó được tách ra thành loại một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệuchiếm một tỷ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nhiên liệucũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các loại vật liệu phụ thôngthường

- Phụ tùng thay thế:Những loại vật tư được sủ dụng cho hoạt động sữa chữa, bảodưỡng và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải.

- Thiết bị và xây dựng cơ bản: bao gồm các loại vật liệu và thiết bị( cần lắp,không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ…) mà doanh nghiệp mua vào nhằm phục vụhoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản

- Phế liệu: Những vật liệu thu được trong quá trình hay thanh lý tài sản, có thể sửdụng hay bán ra ngoài( phôi bào,vải vụn, gạch lát…)

- Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại các thưs chưa kể trên như bao bì,vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng

Hạch toán NVL theo cách phân loại nói trên đáp ứng yêu cầu phản ánh tổng quát

về mặt giá trị đối với loại NVL Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản

lý và hạch toán về số lượng và giá trị từng thứ NVL, trên cơ sở phân loại theo vai trò vàcông dụng của NVL, các doanh nghiệp phải hình thành sổ danh điểm vật liệu Sổ này xácđịnh thống nhất tên gọi, ký mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán củatừng danh điểm NVL Sổ danh điểm có tác dụng trong công tác quản lý và hạch toán đặcbiệt là trong điều kiện cơ giới hoá công tác hạch toán doanh nghiệp

Ngoài cách phân loại trên, NVL còn được phân loại theo cách sau:

Phân loại theo nguồn sỡ hữu: theo cách phân loại này, NVL bao gồm:

Nguyên vật liệu tự có: Những NVL do doanh nghiệp mua săm, do nhận cấp phát,tặng thưởng, nhận góp vốn liên doanh

Nguyên vật liệu giữ hộ hay nhận gia công: Những nguyên vật liệu do doanhnghiệp nhận giữ hộ, nhận gia công cho bên ngoài

Cách phân loại này tạo tiền đề cho việc quản lý và sử dụng riêng cho các loại vậtliệu từ từng nguồn nhập khác nhau Trên cơ sở đó đánh giá được hiệu quả sử dụng vậtliệu cho sản xuất kinh doanh

Phân loại theo nguồn hình thành: theo cách phân loại này, NVL bao gồmL

- Nguyên vật liệu mua ngoài: Những NVL do doanh nghiệp mua ngoài bằng tiềnmặt, tiền vay, tiền gửi ngân hàng, mua chịu…

Nguyên vật liệu tự sản xuất: Những sản phẩm của sản xuất chính, sản xuất phụ dodoanh nghiệp sản xuất dùng làm nguyên vật liệu.

- Nguyên vật liệu nhận cấp phát, nhận vốn góp: Những nguyên vật liệu do đượccấp phát, nhận vốn góp

- Nguyên vật liệu hình thành từ các nguồn khác: Những nguyên vật liệu thu hồi từphế liệu, từ thanh lý tài sản cố định, nhận tặng thưởng, viện trợ của các tổ chức, cá nhântrong và ngoài nước

Phân loại theo chức năng nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất: theo cáchphân loại này, NVL bao gồm:

- Nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất: là các loại NVL tiêu hao trong quá trìnhsản xuất tạo ra sản phẩm

- Nguyên vật liệu sử dụng cho bán hàng: là các loại vật liệu phục vụ cho quá trìnhbán hàng

- Nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình quản lý doanh nghiệp: các loại vật liệunhư giấy

Các cách phân loại nêu trên nói chung không thuận tiện cho việc tổ chức tàikhoản, hạch toán và theo dõi chi tiết NVL, gây khó khăn cho công tác tính giá thành Vìvậy, cách phân loại NVL theo vai trò và công dụng kinh tế là ưu việt hơn cả

Trên cơ sở phân loại nêu trên, mỗi doanh nghiệp còn phải tiến hành tính giá NVL,đây là một công tác quan trọng và không thể trong việc tổ chức hạch toán NVL nóichung

2 Tính giá nguyên vật liệu

Tính giá NVL là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo nhữngnguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu trung thực, thống nhất Về nguyên tăd, cũng nhưcác loại hàng tồn kho, NVL hiện có trong các doanh nghiệp được phản ánh trong sổ kếtoán và báo cáo kế toán theo giá thực tế Tuy nhiên, để đơn giản và giảm bớt khối lượngghi chép, tính toán hàng ngày, doanh nghiệp có thể sử dụng giá hạch toán để theo dõi tìnhhình tăng giảm NVL nhưng vẫn phải đảm bảo việc phản ánh tình hình nhập xuất NVLtrên tài khoản và sổ kế toán tổng hợp theo giá thực tế

2.1 Tính giá nguyên vật liệu theo giá thực tế,

Trong công tác hạch toán NVL ở các doanh nghiệp, NVL được tính theo giá thực

tế Đây là chi phí thực tế mà doanh nghiệp bỏ ra để có thể có được NVL, hay nói cáchkhác, là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoảnchi hợp phát của doanh nghiệp để tạo ra vật chất

a Giá thực tế NVL nhập kho trong kỳ:

Giá thực tế của NVL nhập kho được xác định tuỳ theo nguồn nhập, cụ thể:

Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: các yếu tố để hình thành nên giá thựctế là:+ Giá hoá đơn kể cả giá nhập khẩu(nếu có):

- Nếu doanh nghiệp tính thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ: Giá thựckhông bao gồm thuế GTGT đầu vầo

- Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp:Giá thực tế baogồm cả thuế GTGT đầu vào

+ Chi phí thu mua:chi phí thực rế phát sinh như chi phí vận chuyển, bỗc dỡ, chiphí nhân viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho bãi, tiềnphạt lưu kho, lưu hàng…( chi phí này cũng được xác định trên cơ sở phương pháp tínhthuế GTGT mà doanh nghiệp lựa chọn)

Đối với nguyên vật liệu gia công xong nhập kho: Giá thực tế bao gồm giá xuất vàchi phí gia công chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ…

Đối với nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh hoặc cổ phần: giá thực tế củaNVL là giá trị NVL được các bên tham gia góp vốn thừa nhận

Đối với nguyên vật liệu vay, mượn tạm thời của đơn vị khác: giá thực tế NVLnhập kho được tính theo giá thị trường hiện tại của số NVL đó

Đối với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: giáthực tế được tính theo đánh giá hoặc giá bán trên thị trường

b Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ:

Việc tính giá thực tế NVL xuất kho phụ thuộc và đặc điểm của từng doanh nghiệp

về số lượng, danh điểm, số lần nhập xuất NVL, trình độ nhân viên kế toán, điều kiện khotàng doanh nghiệp Song nếu doanh nghiệp áp phương pháp tính gía nào thì phải theo

nguyên tắc thống nhất trong hạch toán( nếu có thay đổi phải có sự giải thích rõ ràng) Cácphương pháp tính giá NVL xuất kho thường dùng là:

Phương pháp giá thực tế đích danh(tính trực tiếp):

Theo phương pháp này vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lôhay giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng Khi xuất vật liệu nào thì sẽ tínhtheo giá thực tế vật liệu đó

Nhược điểm:

Việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi những điều kiện khắt khe, chỉ có thể ápdụng được khi hàng tồn kho có thể phân biệt, chia tách ra thành từng loại, từng thứ riêngrẽ

Điều kiện vận dụng:

Phương pháp này thường được sử dụng trong các doanh nghiệp có ít loại NVLhoặc những NVL ổn định và nhận diện được

Phương pháp nhập trước xuất trước (phương pháp FIFO)

Theo phương pháp này, NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sỏ giả định là

lô vật liệu nào nhập kho trước sẽ được xuất dùng trước, xuất số nhập trước hết rồi mớiđến số nhập sau theo giá thực tế của lô hàng xuất Nói cách khác, cơ sở của phương phápnày là giá thực tế của hàng mua trước sẽ được dùng làm giá thực tế của hàng xuất trước

và do vậy, giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của hàng mua trước sẽ được dùnglàm giá để tính giá thực tế của hàng xuất trước và do vậy, giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ

là giá thực tế số hàng mua vào sau cùng trong kỳ

Ưu điểm:

- Phương pháp này cho phép kế toán có thể tính giá NVL xuất kho kịp thời, cungcấp những thông tin hợp lý,đúng đắn về giá trị hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán.Phương pháp này gần đúng với luồng nhập- xuất hàng trong thực tế Trong trường hợpvật tư được quản lý theo đúng hình thức nhập trước- xuất trướd, phương này gần giốngvới phương pháp giá thực tế đích danh và do đó sẽ phản ánh tương đối chính xác giá trịvật tư tồn kho và xuất kho

- Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho sẽ được phản ánh gần sát giá trị thị trường, vì giátrị hàng tồn kho sẽ bao gồm giá trị của vật tư được mua ở những lần mua sau cùng

- Đặc biệt, khi giá cả có xu hướng tăng lên thì áp dụng phương pháp này, doanhnghiệp có được số lãi nhiều hơn so với khi sủ dụng các phương pháp khác, do giá vốncủa hàng bán bao gồm giá trị của những vật tư mua vào từ trước với giá thấp

Nhược điểm:

Phương pháp này làm doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phíhiện tại, vì doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị của vật tư, hàng hoá đã được muavào từ cách đó rất lâu

Điều kiện vận dụng:

Phương pháp này thường được áp dụng ở những doanh nghiệp có ít danh điểm vậtliệu, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều

Phương pháp nhập sau - xuất trước( phương pháp LIFO)

Phương pháp này tính giá nguyên vật liệu xuất kho trên cơ sở giả định là NVLnào nhập vào kho sau sẽ được xuất dùng trước Vì vậy việc tính giá vật liệu xuất kho nhìnchung ngược với phương pháp nhập trước ở trên

Ưu điểm:

- Phương pháp này làm cho khoản doanh thu hiện tại được phù hợp với khoản chiphí hiện tại, vì theo phương pháp này, doanh thu hiện tại được tạo ra giá trị bởi vật tưvừa mới được mua vào ngay gần đó

- Quan trọng hơn, trong khi giá cả có xu hướng tăng lên, phương pháp này sẽ giúpcho đơn vị kinh doanh giảm được thu nhập doanh nghiệp phải nộp cho Nhà nước Bởi vì,

giá của vật tư mua vào sau cùng, thường cao hơn giá của vật tư được nhập trước tiên, sẽđược tính vào giá vốn và do đó, giảm lợi nhuận dẫn tới số thuế lợi tức phải nộp hoặc sốthu nhập doanh nghiệp.

Nhược điểm:

- Phương pháp này bỏ qua việc nhập xuất vật tư trong thực tế Vật tư, hàng hoáthông thường được quản lý gần như theo kiểu nhập trước - xuất trước Nhưng phươngnày giả định vật tư được giả định theo kiểu nhập sau- xuất trước

- Hơn nữa, với phương pháp này, chi phí quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp

có thể cao vì phải mua thêm vật tư nhằm tính vào giá vốn hàng bán nhưng với chi phícao Điều này trái ngược với xu hướng quản lý hàng tồn kho một cách có hiệu quả, giảmtối thiểu sô lượng hàng tồn kho nhằm cắt giảm chi phí quản lý hàng tồn kho

- Mặt khác, giá trị hàng tồn kho được phản ánh thấp hơn so với giá thực tế của nó.Bởi vì, theo phương pháp này, giá trị hàng tồn kho sẽ bao gôm giá trị của những vậtliệu được nhập vào đầu tiên với giá thấp hơn so với giá hiện thời Do giá trị hàng tồn khođược phản ánh thấp hơn so với giá thực tế Điều này làm khả năng thanh toán của doanhnghiệp bị nhìn nhận là kém hơn so với khả năng thực tế

Phương pháp giá bình quân:

Đây là phương pháp trung hoà giữa hai phương pháp trên, có ỹ nghĩa về mặt thực

tế hơn là cơ sở lý thuyết, chính xác và dễ áp dụng nhất trong thực tiễn Theo phươngpháp này, giá thực tế NVL xuất kho trong kỳ tính theo giá bình quân Trong đó:

Giá thực tế của

NVL xuất kho == Giá đơn vị bình quâncủa 1 đơn vị NVL * * Số lượng NVL tồnkho

+ Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ:

Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL nhưng

số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực

tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định giá đơn vị bình quân của một đơn

vị NVL Căn cứ vào số lượng NVL xuất dùng trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xácđịnh giá thực tế xuất dùng trong kỳ.

Giá đơn vị bình

quân cả kỳ dự

Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

Số lượng thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

- Ưu điểm: Phương pháp này cho phép kế toán tính giá NVL xuất kho kịp thời,

+ Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước

Theo phương pháp này, kế toán xác định giá đơn vị bình quân dựa trên giá thực tế

và lượng NVL tồn kho cuối kỳ trước Dựa vào giá đơn vị bình quân nói trên và lượngNVL xuất kho trong kỳ để kế toán tính giá thực tế NVL xuất kho theo tưng doanh điểm

Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước =

Giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ này

Số lượng NVL tồn kho đầu kỳ này

- Ưu điểm: Phương pháp cho phép giảm nhẹ khối lượng tính toán của kế toán.

- Nhược điểm: Độ chính xác của công việc tính giá phụ thuộc và tình hình biến

động giá cả NVL, trường hợp giá cả thị trường NVL có sự biến động lớn thì việc tính giáNVL xuất kho theo phương pháp này trở nên thiếu chính xác và có trường hợp gây ra bấthợp lý(tồn kho âm)

+ Phương pháp trị giá hàng tồn kho cuối kỳ:

Với phương pháp trên, để tính được giá NVL đòi hỏi kế toán phải xác định lượng NVLxuất kho căn cứ vào chứng từ xuất Tuy nhiên trong thực tế có những doanh nghiệp cónhiều chủng loại NVL với mẫu mã khác nhau, giá trị thấp, lại được xuất dùng thường

xuyên thì sẽ không có điều kiện để kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho Trong điều kiện đó,doanh nghiệp phải tính giá cho số lượng NVL tồn kho cuối kỳ, sau đó mới xác định đượcgiá thực tế của NVL xuất kho trong kỳ.

Giá thực tế của NVL

tồn kho cuối kỳ = Số lượng NVL tồnkho cuối kỳ * Đơn giá NVL nhậpkho lần cuối

2.2 Tính giá NVL theo giá hạch toán

Đối với các doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu, giá cả thường xuyên biến động,nghiệp vụ nhập - xuất vật liệu thường diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giáthực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện được Do đó,việc hạch toán nên sử dụng giá hạch toán

Giá hạch toán là loại giá ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài

để hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu trong khi chưa tính được giá thực tếcủa nó.Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua vật liệu ở một thời điểm nào đóhay giá vật liệu tháng trước để làm giá hạch toán Sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khốilượng cho công tác kế toán nhập, xuất vật liệu hàng ngày nhưng cuối tháng phải tínhchuyển giá hạch toán của vật liệu xuất, tồn kho theo giá thực tế

kho đầu kỳ + Giá hạch toán NVL nhậpkho trong kỳ

Ưu điểm: Phương pháp hệ số giá cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và

hạch toán tổng hợp về NVL trong công tác tính giá, nên công việc tính giá được tiến

hành nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm NVL và số lần nhậpxuất của mỗi loại nhiều hay ít.

Nhược điểm: Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng

loại NVL ( nhiều danh điểm vật tư) và đòi hỏi đội ngũ kế toán phải có trình độ chuyênmôn cao

Những doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính giá hạch toán sử dụng bảng kế số

3 - Bảng kê tính giá thành thực tế nguyên vật liệu Mẫu bảng kế số 3 được lập như sau:

Biểu 1:

BẢNG KÊ SỐ 3Tính giá thành thực tế vật liệu(TK 152)Tháng … năm…

Giá trị NVL xuất dùng trong tháng sẽ được xác địng bằng(=)giá trị NVL xuất khotheo giá hạch toán( ở Bảng phân bổ số 2 - bảng phân bổ NVL)nhân () với hệ số chênhlệch trên Bảng kế số 3

III Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp

1 Tổ chức chứng từ kế toán nguyên vật liệu.

Tuỳ theo nội dung, nghiệp vụ cụ thể mà các doanh nghiệp sử dụng các hình thứcchứng từ khác nhau

Nguyên tắc lập chứng từ kế toán nguyên vật liệu là phải phản ánh kịp thời, đầy

đủ và chính xác theo đúng chế độ quy định ghi chép ban đầu về vật tư.Mỗi chứng từ phảichứa đựng đầy đủ các chỉ tiêu đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung, quy

mô của nghiệp vụ, thời gian và địa điểm xẩy ra cũng như trách nhiệm pháp lý của các đốitượng liên quan

1.1 Tổ chức chứng từ kế toán nhập kho nguyên vật liệu.

Trong doanh nghiệp sản xuất, thủ tục chứng từ nhập kho thường bao gồm:

 Hoá đơn mua hàng

 Biên bản kiệm nghiệm vật tư

 Phiếu nhập kho

 Hoá đơn GTGT

Căn cứ vào nhu cầu vật tư mà bộ phận cung ứng vật tư sẽ liên hệ với nhà cung

cấp, lựa chọn người bán hàng và lập Hợp đồng mua hàng( Hợp đồng kinh tế).

Khi giao nhận vật liệu nếu cần kiểm nghiệm thì phải thành lập Ban kiểm nghiệm.

Ban này có nhiệm vụ kiểm tra số vật liệu cả về số lượng, chất lượng, quy cách vật liệu và

lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư, trong đó ghi rõ kết luận của ban kiểm nghiệm.

Trên cơ sở hoá đơn, Biên bản kiểm nghiệm vật tư(nếu có), bộ phận cung ứng so sánh với Hợp đồng mua hàng để lập Phiếu nhập kho(mẫu số 01 - VT) Tại kho, sau khi kiểm nhận xong, thủ kho ghi rõ số lượng thực nhập vào Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho

sau khi đã có đầy đủ chữ ký của ngườu phụ trách cung ứng, người giao và người nhận,thủ kho gửi một bản cùng biên bản thừa(thiếu) nếu có cho bộ phận cung ứng Bản còn lại

sau khi ghi Thẻ kho được chuyển kế toán ghi sổ, còn Hợp đồng của người bán được giao

cho bộ phận tài vụ làm thủ tục thanh toán rồi chuyển cho bộ phận kế toán làm căn cứ ghi

sổ hạch toán thu mua và nhập vật liệu

1.2Tổ chức chứng từ kế toán xuất kho nguyên vật liệu

Với các doanh nghiệp, vật liệu xuất dùng chủ yếu để phục vụ cho nhu cầu sảnxuất kinh doanh, ngoài ra còn để xuất bán, xuất cho vay, di chuyển nội bộ…

Trong mọi trường hợp xuất kho nguyên vật liệu, dù sử dụng cho bất cứ mục đích

gì đều phải thực hiện đầy đủ các thủ tục chứng từ quy định và phải thực hiện nghiêm ngặtviệc cân, đo,đếm theo từng chất loại vật liệu Trên các chứng từ xuất vật liệu đều phải ghi

rõ mục đích sử dụng vật liệu(cho ai, làm gì)

Chứng từ xuất vật liệu có nhiều loại, phụ thuộc vào mục đích xuất kho Các loạichứng từ xuất vật tư được sử dụng trong các doan nghiệp

 Phiếu xuất kho (mẫu 02 - VT)

 Phiếu xuất kho theo hạn mức (mẫu 04- VT)

 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03 - VT)

 Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho( mẫu 02 - BH )…

Phiếu xuất kho được sử dụng trong các trường hợp xuất kho vật liệu không thường

xuyên, với số lượng ít Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: 1 liên giao cho người lĩnhvật tư, 1 liên giao cho bộ phận cung ứng vật tư và 1 liên giao cho thủ kho giữ để ghi thẻkho rồi chuyển cho phòng kế toán ghi đơn giá, tính thành tiền và ghi sổ Do phiếu xuấtkho chỉ có hiệu lực một lần, không phù hợp với trường hợp sử dụng vật liệu nhiều, phátsinh thường xuyên trong tháng nên các doanh nghiệp thường sử dụng phiếu xuất khotheo hạn mức, phiếu này lập cho tháng nào chỉ có giá trị trong tháng đó Cuối tháng, nếukhông sử dụng hết số vật tư đã lĩnh, đơn vị sử dụng phải lập Phiếu nhập kho đem đến kho

cùng với số vật liệu thừa và Phiếu xuất kho theo han mức, Thủ kho phải ghi số lượng

thừa vào hai phiếu này

Trong trường hợp xuất bán vật liệu, bộ phận cung tiêu căn cứ vào thoả thuận với

khách hàng để lập Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.Phiếu này được lập thành 3 liên:1 liên

giao cho khách hàng, 1 liên giao cho bộ phận cung ứng và 1 liên giao cho thủ kho sủdụng để ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán

Trường hợp xuất vật liệu từ kho này đến kho khác trong nội bộ doanh nghiệp , bộ

phận cung ứng lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

2 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp thường có nhiều chủng loại khác biệtnhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ngừng trệ sản xuất Hạch toán chi tiết NVL làcông việc có khối lượng lớn,là khâu hạch toán khá phức tạp đối với mỗi doanh nghiệp Việc hạch toán chi tiết đòi hỏi phải phản ánh cả về giá trị, số lượng, chất lượng của từngthứ, từng danh điểm vật liệu theo từng kho Vì vậy, việc tổ chức hạch toán chi tiêt NVL ởkho và phòng kế toán có liên hệ chặt chẽ với nhau để những chứng từ về nhâp - xuất vậtliệu được sử dụng một cách hợp lý phù hợp số liệu trong việc ghi chép vào thẻ kho củathủ kho và việc ghi chép vào số kế toán, tránh được sự ghi chép trùng lặp không cần thiết,tăng hiệu quả trong công tác quản lý Trong thực tế công tác kế toán hiện nay ở nước ta,các doanh nghiệp thường áp dụng 1trong 3 phương pháp hạch toán chi tiết NVLlà:Phương pháp thẻ song song, Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển và Phương pháp sổ

số dư

2.1 Phương pháp thẻ song sọng

Theo phương pháp này, để hạch toán nghiệp vụ nhập,xuất, tồn kho NVL ở kho

phải mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng, ở phòng kế toán phải mở Sổ kế toán chi tiết NVL để theo dõi về mặt số lượng và giá trị Công việc cụ thể như sau:

Tại kho: Việc phản ánh tình hình nhập- xuất kho hàng ngày do thủ kho tiến hànhghi chép vào Thẻ kho và chỉ ghi theo số lượng nhập xuất Khi nhận được các chứng từnhập - xuất vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ đó, sau

đó tiến hành phản ánh số thực nhập, thực xuất vào Thẻ kho( mở theo từng danh điểmtrong từng kho) Cuối ngày,thủ kho tính theo số tồn kho ghi vào Thẻ kho Định kỳ, thủkho gửi(hoặc kế toán xuống kho nhận) các chứng từ nhập- xuất đã được phân loại chotừng danh điểm cho phòng kế toán

Tại phòng kế toán: Kế toán NVL cũng dựa trên chứng từ nhập xuất NVL để ghi sốlượng và tính thành tiền NVL nhập, xuất kho Sổ(thẻ) kế toán chi tiết vật liệu(mở tươngứng với Thẻ kho) Về cơ bản, Sổ (thẻ) chi tiết vật liệu có kết cấu giống như Thẻ khonhưng có thêm vật liệu để phản ánh vật liệu

Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ(thẻ) kế toán chi tiết vật liệuvới Thẻ kho tương ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ Sổ kế toán chi tiết vật liệu,

kế toán lấy số liệu để ghi vào Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu theo từng danhđiểm, từng loại vật liệu để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập,xuất vật liệu.

Quy trình hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song có thể khái quátqua sơ đồ sau:

Ưu điểm: Phương pháp này rất đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và

phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập- xuất - tồn của danh điểm của NVLkịp thời chính xác

Nhược điểm: Khối lượng ghi chép trùng lặp lớn nên lãng phí.

Điều kiện vận dụng: Phương pháp này chỉ thích hợp đối với các doanh nghiệp có ítdanh điêm NVL, nghiệp vụ phát sinh không nhiều

2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

Theo phương pháp này, để hạch toán nghiệp vụ nhập- xuất - tồn kho nguyên vậtliệu, ở kho vẫn phải mở Thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng đối với từng loại NVL, ởphòng kế toán sẽ mở sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi sự biến động của NVL về mặtgiá trị và mặt hiện vật Cụ thể như sau:

Tại kho: Thủ kho mở Thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng và hiện vật đối với

từng loại NVL trên cơ sơ các chứng từ nhập, xuất NVL giống như phương pháp thẻ songsong

Tại phòng kế toán: Kế toán chỉ mở sổ đối chiếu luân chuyển NVL theo từng kho,

cuối kỳ trên cơ sỏ phân loại chứng từ nhập, xuất theo từng danh điểm NVL và theo từngkho, kế toán lập Bảng kê nhập vật liệu, Bảng kế xuất vật liệu và dựa vào các bảng kê này

để ghi Sổ đối chiếu luân chuyển NVL Khi nhận được Thẻ kho, kế toán tiến hành đốichiếu tổng lượng nhập, xuất của từng thẻ kho với Sổ đối chiếu luân chuyển NVL, đồngthời từ sổ này lập Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho vật liệu để đối chiếu với số liệu kếtoán tổng hợp vật liệu

Quy trình hạch toán chi tiết có thể khái quát qua sơ đồ 2

Ưu điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán giảm nhẹ do chỉ ghi một lần vào cuối

tháng