THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY ĐIỆN TỬ CÔNG NGHIỆP

Sau nhiều năm đổi mới cùng với sự đổi mới của đất nước, Công ty ngày càng nhận được nhiều các đơn đặt hàng, các hợp đồng kinh tế, cung cấp sản phẩm trên toàn quốc chiếm lĩnh được thị trư

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY ĐIỆN TỬ CÔNG NGHIỆP

1 ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY ĐIỆN TỬ CÔNG NGHIỆP.

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công Ty Điền tử Công nghiệp.

Tên Công ty : Công ty Điện tử Công nghiệp (cdc)

Tên giao dịch quốc tế : Industrial Electronic Company

Trụ sở chính : 444 - Đường Bạch Đằng - Hoàn Kiếm - Hà Nội.Công ty Điện tử tiền thân là Công ty dịch vụ điện tử VESCOI là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tổng công ty Điện tử và tin học Việt Nam, được thành lập ngày 24/10/1984 theo quyết định số 169 của Tổng cục trưởng Tổng cục Điện tử

và kỹ thuật tin học Đến ngày 26/6/1996 theo quyết định số 1719/QĐ-TCCB của

bộ trưởng bộ Công nghiệp được đổi tên là Công ty Điện tử Công nghiệp

Sau hơn 20 năm thành lập, cùng với sự phát triển chung của cả nước cũng như của ngành, Công ty đã lớn mạnh không ngừng về doanh số, cơ sở vất chất kỹ thuật, tài sản và nhân sự nhờ việc tăng cường về quản lý và thay đổi máy móc, thiết

bị hiện đại, sản phẩm của Công ty được khách hàng tín nhiệm Từ chỗ bắt đầu thành lập Công ty không có địa điểm sản xuất kinh doanh, phải đi thuê địa điểm tại phố Huế, thì nay Công ty đã có địa điểm sản xuất kinh doanh của riêng mình tại

444 - Bạch Đằng - Hoàn Kiếm - Hà Nội khang trang, rộng rãi với đầy đủ trang thiết bị Nhân sự toàn Công ty đã phát triển từ 7 người lên tới 140 người, trong đó

có 4 tiến sỹ, 6 thạc sỹ, 105 kỹ sư, 25 nhân viên hành chính Doanh thu và nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước ngày càng tăng

Năm 1997 Công ty đã có 7 trung tâm, chi nhánh đạt rải rác trên địa bàn Hà Nội Trong các trung tâm, chi nhánh thì có 3 bộ phận sản xuất được lắp đặt hệ thống dây truyền sản xuất hiện đại công nghệ cao Đến năm 1999 Công ty có thêm

3 thành viên thuộc bộ phận bán hàng Năm 2001, Công ty có thêm một bộ phận sản xuất chính và một bộ phận kinh doanh Và cũng tại năm này Công ty được nhận quyết định tăng lương, đời sống của cán bộ công nhân viên ngày càng cao

Sau nhiều năm đổi mới cùng với sự đổi mới của đất nước, Công ty ngày càng nhận được nhiều các đơn đặt hàng, các hợp đồng kinh tế, cung cấp sản phẩm trên toàn quốc chiếm lĩnh được thị trường trong cả nước, đáp ứng lòng mong mỏi của khách hàng.

Hiện nay Công ty có bốn bộ phận sản xuất với hệ thống công nghệ lắp ráp hiện đại và tám bộ phận kinh doanh, doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp ngày càng tăng

1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Điện tử Công nghiệp.

Công ty Điện tử Công nghiệp là một doanh nghiệp Nhà nước, thực hiện chế

độ hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân, có tài khoản tại ngân hàng Thương mại cổ phần xuất nhập khẩu Việt Nam tại Hà Nội và được sử dụng con dấu riêng theo thể thức Nhà nước quy định Theo giấy phép kinh doanh số 338014, cấp ngày 4 tháng 10 năm 1997 ngành nghề được phép hoạt động kinh doanh của Công ty bao gồm:

- Thiết kế sửa chữa, bảo hành, bảo trì các thiết bị điện và điện tử, kinh doanh các sản phẩm diện, điện tử và tin học

- Xây lắp đường dây và trạm điện

- Kinh doanh thương mại sản phẩm tự động hoá và chất trợ nghiền xi măng

- Sản xuất kinh doanh thiết bị truyền hình số, truyền hình vệ tinh

- Sản xuất kinh doanh các thiết bị đo lường và điều khiển công nghiệp

- Cung cấp các thiết bị điện tử

Do đó mà nhiệm vụ chính của Công ty là:

- Nghiên cứu, chế tạo, sản xuất lắp ráp, bảo dưỡng, sửa chữa các máy móc thết bị điện tử trong ngành công nghiệp, nông nghiệp, giao thông vận tải, bưu chính viễn thông, phát thanh truyền hình, an ninh quốc phòng

- Tư vấn, đầu tư, khảo sát thiết kế, lập dự án đầu tư, ký kết và lắp đặt chuyển giao công nghệ cho các dự án đầu tư của các bộ ngành trên toàn quốc

- Cung cấp các giải pháp kỹ thuật mang tính hệ thống cho các cơ sở công nghiệp thuộc lĩnh vực sản xuất khai thác: sắt thép, xi măng, than, giấy, phân bón

- Kinh doanh xuất nhập khẩu các thiết bị vật tư, máy móc trong lĩnh vực công, nông nghiệp, phát thanh truyền hình như thiết bị thu phát truyền hình, các thiết bị trường học, y tế, hệ thống truyền hình cáp trên nhiều kênh, hệ thống báo động

- Được phép huy động nguồn vốn và liên doanh với mọi thành phần kinh tế trong nước và nước ngoài để phát triển sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước

- Làm đại lý, tổ chức hệ thống mua bạn giới thiệu sản phẩm mới thuộc ngành công nghiệp và các ngành khác do nhiều hãng nước ngoài cung cấp

- Thực hiện các hoạt động kinh doanh theo quy định của pháp luật

1.3 Công tác tổ chức quản lý của Công ty Điện tử Công nghiệp.

1.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Điện tử Công nghiệp

Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo kiểu giám đốc lãnh đạo trực tuyến, nghĩa là giám đốc là người trực tiếp chỉ đạo và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Điện Tử Công nghiệp (trang bên)

* Giải thích sơ đồ:

- Đứng đầu Công ty là giám đốc, giám đốc là người đại diện cho quyền lực

và nghĩa vụ của toàn thể Công ty trước cơ quan cấp trên và pháp luật Giám đốc chịu trách nhiệm chung về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty, trực tiếp phụ trách khâu tổ chức lao động, giao nhiệm vụ và quyền hạn cho các phòng ban chức năng, quyết định mọi phương hướng điều kiện và hoạt động của Công ty

Dưới giám đốc là phó giám đốc và các phòng ban chức năng:

- Công ty Điện tử Công nghiệp chỉ có một giám đốc, phó giám đốc là người giúp việc cho giám đốc trong việc điều hành quản lý Công ty Phó giám đốc là người trực tiếp điều hành hoạt động của các phòng ban thuộc phạm vi của mình theo quy chế của Tổng Công ty

- Phòng hành chính quản trị: Có nhiệm vụ bao quát về mọi hành vi thủ tục

có liên quan đến hành chính như: quản lý công văn đi, công văn đến

- Phòng tổ chức nhân sự đào tạo: có nhiệm vụ tổ chức, quản lý sắp xếp đội ngũ cán bộ công nhân viên, theo dõi công tác thi đua khen thưởng, giải quyết các vấn đề về nhân sự, nhân lực và các vấn đề về các chế độ chính sách

- Phòng tài chính kế toán: Có nhiệm vụ theo dõi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, phòng kế toán là tham mưu đắc lực cho lãnh đạo Công ty thông qua quản lý tình hình mua sắm, nhập vật tư, thiết bị, tập hợp chi phí, và tính giá thành sản phẩm, tình hình tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh Ngoài ra, phòng còn tham gia cho giám đốc trong mọi vấn đề điều hành Công ty, nâng cao hiệu quả kinh tế Lãnh đạo phòng kế toán là kế toán trưởng, phòng kế toán được đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc Công ty

- Phòng kế hoạch kinh doanh: có nhiệm vụ giúp giám đốc trong việc tổ chức mua bán hàng hoá đồng thời theo dõi sự biến động của hàng hoá về cả chỉ tiêu chất lượng và số lượng

- Phòng khoa học: Thực hiện giám sát kiểm tra kỹ thuật chế tạo lắp đặt các thiết bị đảm bảo chất lượng Nghiên cứu các biện pháp nâng cao chất lượng các hạng mục công trình, nghiên cứu chế tạo các thiết bị mới

- Các phòng chức năng thực hiện các chức năng chính của mình đồng thời là

bộ phận tham mưu cho giám đốc để điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh Mối quan hệ giữa các phòng là mối quan hệ bình đẳng

- Các cửa hàng và trung tâm là đơn vị trực thuộc Công ty Trong công tác sản xuất kinh doanh đều chịu sự chỉ đạo quản lý của Công ty mà trực tiếp là giám đốc

và các phòng chức năng Các cơ sở sản xuất, kinh doanh này đều tổ chức bộ máy quản lý riêng, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, định kỳ sẽ báo sổ chi tiết,

tổng hợp về Công ty để kế toán tổng hợp lập báo cáo tài chính và bảng cân đối kế toán để hoàn thành nhiệm vụ Công ty giao.

Như vậy theo kiểu tổ chức quản lý này thì ban giám đốc sẽ được sự giúp đỡ của các phòng ban chức năng, các chuyên gia, các hội đồng tư vấn trong việc suy nghĩ, bàn bạc tìm ra các giải pháp tối ưu cho những vấn đề phức tạp Và giám đốc còn toàn quyền quyết định trong điều kiện, mệnh lệnh được tập trung, tránh tình trạng phân tán quyền hành Tuy nhiên theo kiểu tổ chức này thì người lãnh đạo phải thường xuyên giải quyết quan hệ với các bộ phận chức năng nên phải tổ chức họp điều hành nhiều và tốn thời gian Đồng thời các thông tin từ ban lãnh đạo xuống các phòng ban phải mất nhiều thời gian, có khi thiếu chính xác

1.3.2 Cơ cấu sản xuất kinh doanh của Công ty Điện tử Công nghiệp.

Toàn bộ cơ cấu sản xuất kinh doanh của Công ty được chia thành hai bộ phận chính:

+ Bộ phận 1: Bộ phận sản xuất của Công ty

+ Bộ phận 2: Bộ phận kinh doanh của Công ty (đây là bộ phận chủ đạo của Công ty )

- Bộ phận 1 bao gồm:

+ Trung tâm tự động hoá

+ Trung tâm xây lắp điện

+ Trung tâm quản lý và phát triển dự án

+ Trung tâm đo lường và điều khiển

Ở bộ phận này chỉ sản xuất khi có đơn đặt hàng vì sản phẩm ra có giá trị lớn, mang tính đơn chiếc, Công ty không thể sản xuất đồng loạt được Khi có đơn đặt hàng thì các bộ phận này sẽ đi đấu thàu, và khi trúng thầu bắt đầu đi khảo sát, thiết

kế, chế tạo, lắp đặt Cuối cùng là hoàn thành sản phẩm nghiệm thu và bàn giao công trình

- Bộ phần 2 bao gồm:

+ Trung tâm điện tử và KHCN+ Trung tâm thiết bị điện

+ Cửa hàng viễn thông+ Trung tâm điện lạnh+ Trung tâm tin học+ Trung tâm tư vấn và thiết kế điện+ Trung tâm công nghệ cao

+ Trung tâm hỗ trợ kỹ thuật

Bộ phận này tham gia và quá trình kinh doanh, cung cấp các dịch vụ, các sản phẩm điện tử và điện lạnh viễn thông, vật liệu điện

1.4 Đặc điểm tổ chức kế toán

1.4.1 Đặc điểm bộ máy kế toán

Căn cứ vào đặc điểm, quy trình sản xuất của các ngành điện, điện tử và công tác thực tế của quá trình sản xuất kinh doanh tại Công ty Điện tử Công nghiệp mà

bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức phân tán Theo hình thức

kế toán này thì các chi nhánh, trung tâm của công ty đều tổ chức bộ máy kế toán riêng, kế toán của các cửa hàng, trung tâm có nhiệm vụ báo cáo sổ tổng hợp lên văn phòng công ty, để kế toán ỏ công ty tổ hợp số liệu, lập báo cáo tài chính

Trong phòng kế toán của công ty hiện nay đã sử dụng phần mềm kế toán do chính công ty viết (Phần mềm SOFT trong nền FOXPRO) Việc sử dụng kế toán máy đã đem lại nhiều thuận lợi và tiện ích cho việc quản lý chứng từ và phục vụ cho nhu cầu quản lý của công ty, tạo điều kiện thuận lợi trong việc kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo kịp thời của Giám đốc Công ty đối với toàn

bộ hoạt động sản xuất kinh doanh Tuy nhiên, do mới ứng dụng kế toán máy và do trình độ nhân viên kỹ thuật của Công ty còn nhiều hạn chế, nên phần mềm kế toán của công ty chưa được hoàn thiện, có phần kế toán phải vào sổ bằng tay Ví dụ như:

+ Sổ chi tiết bán hàng: do yêu cầu quản lý thì kế toán phải mở sổ chi tiết theo từng đối tượng, nhưng phần mềm kế toán của công ty chỉ mới được chi tiết theo từng khoản, do đó với sổ chi tiết bán hàng, kế toán phải vào bằng tay

+ Sổ quỹ tiền mặt: do thủ quỹ viết

+ Các chứng từ thì kế toán đều phải viết bằng tay .v.v

Bộ máy kế toán của công ty được bố trí như sau:

* Chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán

Phòng kế toán của công ty bao gồm 6 người, trong đó:

- Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán: chịu trách nhiệm chỉ đạo chung toàn bộ hoạt động của bộ máy kế toán công ty Kế toán trưởng là người tham mưu cho Giám đốc về mọi mặt trong quản lý hoạt động tài chính kế toán Chỉ đạo và điều hành trực tiếp các nhân viên, các đơn vị trực thuộc thực hiện đúng chế độ kế toán quy định, đôn đốc các đơn vị trực thuộc, nhân viên kế toán hoàn thành tốt các chỉ tiêu, nhiệm vụ của kế hoạch được giao trong năm tài chính

- Kế toán tổng hợp (phó phòng kế toán): có niệm vụ kiểm tra, đối chiếu làm các báo cáo tổng hợp theo định kỳ, phản ánh giá thành thực hiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh, lập báo cáo tài chính gửi lên cấp trên, cục thuế, ngân hàng, bộ tài chính.

- Kế toán thanh toán: hàng ngày theo dõi các phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, thanh toán công nợ

-Kế toán hàng hoá: theo dõi tình hình xuất nhập tồn hàng hoá trong ngày, kiểm tra đối chiếu số liệu và đảm bảo độ chính xác cao trong từng đơn đặt hàng.

- Kế toán thuế: là người chịu trách nhiệm theo dõi tình hình thanh toán, thực hiện nghĩa vụ đối với ngân hàng nhà nước Căn cứ vào các chứng từ, bảng kê mua bán hàng hoá, dịch vụ của toàn công ty tính ra khoản thuế phải nộp hay các khoản được khấu trừ, lập kế hoạch nộp ngân sách và bảng tổng hợp thuế

- Thủ quỹ: có nhiệm vụ quản lý lượng tiền thực có trong quỹ và trực tiếp thu , chi quỹ tiền mặt của Công ty

- Kế toán các trung tâm, chi nhánh: phải mở sổ kế toán thực hiện toàn bộ khối lượng công tác kế toán từ giai đoạn hạch toán ban đầu đến giai đoạn lập báo cáo kế toán, tổng hợp số liệu đưa lên phòng kế toán của công ty Kế toán công ty chỉ quan tâm đến lợi nhuận, doanh thu của các trung tâm và chi nhánh nên chỉ vào những con số tổng hợp mà không cần quan tâm đến chi tiết từng tài khoản

1.4.2 Một số đặc điểm chủ yếu của công tác kế toán tại Công ty Điện tử Công nghiệp

- Niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1N đến 31/12/N

- Hình thức kế toán: Nhật ký chung,

- Phương pháp hạch toán bán hàng tồn kho: theo phương pháp thường xuyên, tính trị giá thực tế của hàng xuất kho theo giá thực tế, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, áp dụng khấu hao TSCĐ theo phương pháp tuyến tính

Trình tự nhập dữ liệu vào máy vi tính:

Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán: Nhật ký chung

2 THỰC TẾ VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY ĐIỆN TỬ CÔNG NGHIỆP.

2.1 Một số đặc điểm chung về quá trình bán hàng tại Công ty.

2.1.1 Đặc điểm về sản phẩm của Công ty

Công ty Điện tử Công nghiệp là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng Công ty tin học Việt Nam, có hoạt động sản xuất kinh doanh chính là sản xuất kinh doanh các sản phẩm thuộc về lĩnh vực hàng điện, điện tử viễn thông Đây

là những mặt hàng có đặc tính kỹ thuật cao đòi hỏi phải có trình độ kỹ thuật mới có thể lắp đặt và đưa vào sử dụng được Vì thế sản phẩm của Công ty thường được sản xuất theo đơn đặt hàng, hàng hoá của Công ty được bán nguyên đai, nguyên kiện hoặc qua hợp đồng cung cấp, lắp đặt của Công ty

2.1.2 Phương thức bán hàng

Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay, để có thể cạnh tranh được với các Công ty lớn hơn, đứng vững được trên thị trường và kinh doanh có lãi thì đòi hỏi các phương thức bán hàng và thủ tục chứng từ mà công ty sử dụng phải vừa phù hợp với ngành nghề, mặt hàng kinh doanh, vừa thuận tiện, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và yêu cầu quản lý của công ty

Việc bán hàng có thể thực hiện được ở văn phòng của công ty, cũng có thể thực hiện tại các trung tâm, chi nhánh của Công ty Hiện nay, Công ty áp dụng hai phương thức bán hàng chủ yếu là bán buôn và bán lẻ

a) Bán hàng ở văn phòng Công ty.

Văn phòng công ty cũng được coi là một bộ phận tiến hành hoạt động kinh doanh Việc bán hàng chủ yếu do phòng kế toán kinh doanh của công ty thực hiện, ngoài ra ở văn phòng công ty cũng bố trí một số các cửa hàng ở trên địa bàn Hà Nội để thực hiện việc bán hàng

- Đối với hình thức bán buôn: Cơ sở cho việc nghiệp vụ bán hàng hoá ở

công ty là các hợp đồng đã ký kết hoặc các đơn đặt hàng Trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng phải ghi rõ: tên đơn vị đồng, thời gian, địa điểm giao hàng, thời gian thanh toán

Việc bán buôn hàng hoá thường do phòng kế hoạch kinh doanh của công ty đảm nhiệm Các nhân viên kinh doanh sẽ tự mình đi tìm các hợp đồng, đơn đặt hàng, lên kế hoạch kinh doanh rồi trình lên giám đốc ký duyệt

Để quản lý vốn hàng hoá chặt chẽ, phương thức bán buôn chủ yếu mà công

ty áp dụng là phương thức bán buôn trực tiếp qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng

+ Bán buôn qua kho: Theo hình thức này, hàng hoá mua về sẽ được nhập vào kho của công ty (Công ty có kho hàng ở 444 Bạch Đằng) Đến thời hạn giao hàng, khách hàng sẽ đến nhận hàng tại kho của Công ty

Chứng từ sử dụng trong tưrờng hợp này bao gồm:

+ Hoá đơn GTGT: Do phòng kế hoạch kinh doanh lập và có 4 liên

(Mẫu số 01).

 Liên 1: lưu tại cuống

 Liên 2: Gửi đến phòng Tài chính – Kế toán

 Liên 3 : giao cho khách hàng

 Liên 4: giap cho bộ phận kholàm thủ tục xuất hàng

+ Phiếu mẫu kho (Mẫu số 02):

Vào sử dụng các chứng từ khác như: phiếu thu, giấy báo có

- Bán buôn là hình thức vận chuyển thẳng: Thực chất của hình thức này là: Công ty sản xuất sản phẩm theo đơn đặt hàng hay hợp đồng kinh tế tại đơn vị khác hàng, do đó khi sản phẩm hoàn thành thì số sản phẩm này không nhập kho mà sẽ được bàn giao ngay tại đơn vị của khách hàng.

Trong trường hợp này, kế toán ở văn phòng công ty sẽ mở sổ theo dõi chi tiết theo từng đơn đặt hàng Khi sản phẩm hoàn thành, căn cứ vào biên bản nghiệm thu

và bàn giao sản phẩm, kế toán ở văn phòng công ty sẽ tiến hành hạch toán doanh thu và nhập dữ liệu vào máy tính

Chứng từ sử dụng bao gồm:

+ Hợp đồng kinh tế hay đơn đặt hàng

+ Biên bản nghiệm thu và bàn giao sản phẩm Biên bản này do phòng kế toán kinh doanh lập và được thành lập 3 bản:

 1 bản sẽ do phòng kế hoạch kinh doanh giữ

 1 bản giao cho khách hàng

 1 bản chuyển tới phòng kế toán để làm căn cứ ghi vào sổ kế toán.Trong biên bản nghiệm thu và bàn giao sản phẩm ghi rõ: giá trị của hợp đồng và số thuế GTGT đầu ra:

- Đối với hình thức bán lẻ: Hàng hoá bán lẻ chủ yếu là sản phẩm phục vụ

cho nhu cầu tiêu dùng của gia đình như: các sản phẩm điện tử (tivi, máy giặt, ), các sản phẩm điện lạnh (tủ lạnh, điều hoà, ), các sản phẩm tin học (máy vi tính, )

Việc bán lẻ hàng hoá của công ty do các cửa hàng của công ty thực hiện Hiện nay, văn phòng của công ty đã bố trí các cửa hàng sau trên địa bàn Hà Nội:

+ Cửa hàng điện tử : 109K1 Giảng Võ

+ Cửa hàng tin học : 15 Đặng Văn Ngữ

+ Cửa hàng điện lạnh và thiết bị điện tử: 23 Quang Trung