CÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN KHI XÂY DỰNG VÀ THIẾT MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ

Đầu ra của hệ thống thông tin này là:cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định chính xác tình hình của mộtquyết định cần phải ra.Hệ thống chuyên gia ES Expert System: Đó là những h

Nguồn Đích

Kho dữ liệu

Hội đồng quản trị

Các báo cáo

Hồ sơ cán bộ &

các dữ liệu liên quan

Xử lí

Hội đồng quản trị

Hội đồng quản trị

Mô hình hoạt động hệ thống thông tin quản lý nhân sự

CÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN KHI XÂY DỰNG VÀ THIẾT MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ

1 Hệ thống thông tin quản lý nhân sự

a.Hệ thống thông tin: là một tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau cùng làm

nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin để nhằm mục đích hỗ trợcho việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch, điều phối kiểm soát tìnhhình hoạt động của cơ quan

b Hệ thống thông tin quản lý nhân sự: là một hệ thống thông tin dùng để thu

thập, xử lý, lưu trữ, truyền đạt, phân phối các thông tin có liên quan Hệ thốngthông tin quản lý nhân sự có vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, cácthông tin do hệ thống mang lại có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định liênquan đến nhân sự tại cơ quan

1 Tìm hiểu các bộ phận cấu thành một Hệ thống thông tin

Một Hệ thống thông tin thường được thể hiện bởi con người, các thủ tục, dữliệu và thiết bị tin học hoặc không tin học

Thứ nhất, Đầu vào (Inputs) của Hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn và

được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từtrước

Thứ hai, Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích hoặc cập nhật

vào các kho lưu trữ dữ liệu

Nó được thể hiện mô hình sau:

Kho dữ liệu

Hội đồng quản trị

Xử lí

Hội đồng quản trị

Phân phối

Hội đồng quản trị

Như hình vẽ trên: mọi Hệ thống thông tin có bốn bộ phận đó là: bộ phận đưa

dữ liệu đầu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra

Những hệ thống thông tin phi chính thức cuat một tổ chức vao chứa các bộphận gần giống như hệ thống đánh giá các cộng sự của ông chủ tịch trong mộtdoanh nghiệp

Tuy các hệ thống thông tin phi chính thức đóng vai trò quan trọng nhưngtrong phạm vi của chuyên đề thực tập chỉ đề cập các nội dung liên quan đến hệthống thông tin chính thức

2 Phân loại Hệ thống thông tin trong một tổ chức

Trên thực tế có hai cách phân loại các hệ thống thông tin trong các tổ chứchay được dùng đó là:

Thứ nhât, Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

Thứ hai, Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp

Theo cá3.1 Theo mục đích phục vụ thông tin đầu ra

ch này thì hệ thống thông tin được chia thành năm loại: Hệ thống thông tin xử

lý giao dịch, Hệ thống thông tin quản lý, Hệ thống thông tin trợ giúp ra quyếtđịnh, Hệ thống thông tin chuyên gia, Hệ thống thông tin tăng cường khả năng

Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System):

Hệ thống thông tin xử lý giao dịch xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổchức thực hiện hoặc với nhân viên, hoặc với khách hàng, hoặc với nhà cung cấpnhững người vay Các giao dịch thu được kết quả là các tài liệu và các giấy tờthể hiện giao dịch đó Nó có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theodõi các hoạt động của tổ chức Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp.Một số hệ thống thông tin thuộc loại này: Hệ thống trả lương, lập đơn đặthàng, làm hoá đơn…

Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System): Là

hệ thống trợ giúo các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ởmức điệu khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược.Đầu vào chủ yếu dựa vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giaodịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức Nhìn chung đầu ra của hệthống thông tin này là các báo cáo cho các nhà quản lý một cách chính xác hoặcđịnh kỳ

Do hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các

hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộcvào rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý các giao dịch

Một số hệ thống thông tin quản lý hay gặp: Hệ thống phân tích năng lực bánhàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng xuất…

Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System): Là

những hệ thống được thiết kế rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định

Quá trình ra quywts định thường được mô tả như là một quy trình được taothành từ ba giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương ángiải quyết và lựa chọn một phương án Đầu ra của hệ thống thông tin này là:cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định chính xác tình hình của mộtquyết định cần phải ra.

Hệ thống chuyên gia ES (Expert System): Đó là những hệt hống cơ sở trí

tuệ, có nguồn gôc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễnbằng các công cụ tin học, những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vựcnào đó Nó được hình thành bởi hệ thống cơ sở dữ liệu trí tuệ và một động cơsuy diễn Hệ thống chuyên gia có nhiệm vụ hỗ trợ việc ra quyết định

Hệ thông thôn tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for Competitive Advantage): Hệ thống thông tin tăng cường khả năng

cạnh tranh sử dụng như một trợ giúp chiến lược Đối tượng sử dụng là ngườingoài tổ chức, khách hàng, nhà cung cấp…và nó là công cụ thực hiện các ý đồchiến lược (vì vậy có thể gọi là hệ thống thông tin chiến lược) Lợi ích thu được

từ việc sử dụng hệ thống thông tin này là: chúng cho phép tổ chức thành côngtrong việc đối đầu với các lực lượng cạnh tranh thể hiện qua khách hàng, cácnhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thaythế và các tổ chức khác trong cùng một ngành công nghiệp

3.2 Trong tổ chức doanh nghiệp

Hình 1.2: Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định:

Tài chính

chiến lược

Marketingchiến lược

Nhân lựcchiến lược

Kinh doan vàsản xuấtchiến lược

Hệ thống thông tin vănphòng

Tài chính

Chiến

thuật

Marketingnhân lực

Nhân lựcchiếnthuật

Kinh doan vàsản xuấtchiến thuật

????????????

Tài chính

chiến tác

nghiệp

Marketingtác nghiệp

Nhân lựctác nghiệp

Kinh doan vàsản xuất tácnghiệp

3 Sự cần thiết phải xây dựng một Hệ thống thông tin tốt

Trên thực tế quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào chất lượng thông tin do các hệ thống thông tin chính thức sinh ra Nếu các hệ thống thông tin hoạt động kém sẽ là nguồn gây ra hậu quả xấu nghiêm trọng Hoạt động củamột hệ thống thông tin tốt hay xấu được đánh giá qua chất lượng thông tin mà

nó cung cấp Tiêu chuẩn của thông tinh:

Độ tin cậy: Được thể hiện qua các mặt về độ xác thực và độ chính xác.

Thông tin ít độ tin cậy gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ

Vi dụ: Hệ thống thông tin lập hoá đơn bán hàng có nhiều sai sót, nhiệu khách

hàng kêu ca về tiền phải trả ghi cao hơn giá trị hàng đã thực mua sẽ dẫn tới hìnhảnh xấu về của hàng  lượng khách hàng giảm  giảm doanh thu Ngược lại

số tiền ít hơn so với giá trị thực thì của hàng bị thất thu

Tính đầy đủ: Tính đầy đủ của thông tinh thể hiện sự bao quát các vấn đề

đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy

đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi củatình hình thực tế

Ví dụ: Một nhà sản xuất ghế tựa yêu ccầu báo cáo về số lượng ghế làm mỗi

tuần Để so sánh, báo cáo cũng có nêu ra số lượng ghế làm ra của tuần trước đó

và của cùng kỳ năm trước So sánh thì thấy tốt nhưng không thấy được kết quảsản xuất  Ông chủ sẽ có những thắc mắc

Tính thích hợp và dễ hiểu: Khi một nhà quản lý nói rằng họ không dùng

báo cáo này hay báo cáo kia mặc dù chúng liên quan tới hoạt động của ông ta.Nguyên nhân chủ yếu là không đúng và khó hiểu Do đó thông tin cần phảithích hợp với nhà quản lý và dễ hiểu nếu không sẽ dần tới những quyết định sai

vì thiếu thông tin

Tính được bảo vệ: Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức cũng

như vốn và tài nguyên Trên thực tế không phải ai trong doanh nghiệp cũngđược tiếp cận vốn và nguyên liệu Do đó người ta cũng phải làm với thông tin:Thông tin phải được bảo vệ, chỉ có những ai có quyền mới được phép tiếp cận

và sử dụng thông tin Nếu không được bảo vệ an toàn có thể gây ra một thiệt hạikhông lường

Tính kịp thời: Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ

an toàn nhưng vẫn không có ích khi nó không được gửi tới người sử dụng vàolúc cần thiết

Từ những vấn đề trên đặt ra với một hệ thống thông tin bất kỳ nào muốnhoạt động tốt không chỉ dựa vào thông tin đầu vào mà còn thấy được tầm quantrọng ý thức của người làm và tham gia vận hành hệ thống

4 Các công đoạn phát triển Hệ thống thông tin

Phát triển một hệ thống là một quá trình lặp Tuỳ theo kết quả của một giaiđoạn có thể, và đôi khi là cần thiết phải quay về giai đoạn trước để tìm cáchkhắc phục những sai sót Trong quá trình xây dựng một hệ thống thông tin thìmột số nhiệm vụ được thực hiện trong suốt quá trình; đó là việc lập kế hoạch

cho giai đoạn tiếp theo, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự

án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

1.1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu1.2 Làm rõ yêu cầu

1.3 Đánh giá tính khả thi1.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống thực tại2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại

2.4 Chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp2.5 Đánh giá lại tính khả thi

2.6 Sửa đổi đề xuất của dự án2.7 Chuẩn bị va trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Giai đoạn 3: Thiết kế lôgic

3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu3.2 Thế kế xử lý

3.3 Thiết kế các dòng vào3.4 Hoàn chỉnh tài liệu logic3.5 Hợp thức hoá mô hình logic

Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

4.1 Xác định các ràng buộc tổ chức và tin học4.2 Xây dựng các phương án của giải pháp4.3 Đánh giá các phương án của giải pháp4.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về các phương án của giảipháp

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

5.1 Lập kế hoạch chi tiết thiết kế vật lý ngoài5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện vào ra5.3 Thiết kế phương thức giao tác với phần tin học hoá5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công

5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật6.2 Thiết kế vật lý trong

6.3 Lập trình6.4 Thử nghiệm kiểm tra6.5 Chuẩn bị các tài liệu cho hệ thống

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

7.1 Lập kế hoạch cài đặt7.2 Chuyển đổi

7.3 Khai thác và bảo trì7.4 Đánh giá

5 Các phương pháp xây dựng một Hệ thống thông tin

6.1 Phương pháp tổng hợp

6.2 Phương pháp phân tích

6.3 Phương pháp phân tích và tổng hợp

6 Công cụ chính dùng trong việc phân tích và Thiết kế Hệ thống thông tin

a Sơ đồ luồng thông tin IFD()

Công dụng chính của sơ đồ luồng thông tin đó là dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động Cách thức động ở đây là mô tả sự di chuyển của

dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ

Một số ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau:

Xử lý

Thủ công Giao tác người- Tin học hoá

Kho lưu trữ dữ liệu

Tài liệu

b Sơ đồ luồng Dữ liệu

Công dụng của sơ đồ luồng dữ liệu dùng mô tả cũng chính là hệ thống thôngtin như sơ đồ luồng thông tin nhưng với góc độ trừu tượng Trên sơ đồ luồng dữliệu chỉ bao gồm Các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưun trữ dữ liệu, các nguồn

Tên người/ bộ phận phát/ nhận tin

8.Một số HTTT cần thiết để thực hiện đề tài

- Hệ thống thông tin quản lí việc làm

Trong khi công việc là một vị trí rất nhỏ được chia ra từ doanh nghiệp thì vị trícông việc là một phần công việc rất nhỏ được thực hiện bởi người lao động riêng.Mục tiêu của hệ thống thông tin quản lí vị trí làm việc là xác định từng vị trí laođộng trong doanh nghiệp, phạm trù nghề nghiệp của vị trí đó là nhân sự đảmđương vị trí đó

Định kỳ hệ thống thông tin quản lí làm việc sẽ cung cấp danh mục các vị trí làmviệc theo ngành nghề, theo từng phòng ban bộ phận, theo nội dung công việc hoặctheo yêu cầu công việc cùng danh mục vị trí làm việc còn thiếu nhân lực Nhữngdanh mục liệt kê vị trí làm việc còn thiếu rất có ý nghĩa cho bột phận quản trị nhân

sự trong cơ quan trong việc ra quyết định tuyển người Hệ thống thông tin quản lí

vị trí làm việc cũng cung cấp nhiều thông tin hữu ích giúp cho các quản trị viên hệthống phát hiện ra các vấn đề liên quan đến nguồn nhân lực để từ đó ra quyết địnhsách lược phù hợp

- Hệ thống thông tin quản lí người lao động

Phòng tổ chức hành chính phải duy trì thông tin về tất cả nhân sự của doanhnghiệp để phục vụ nhiều mục tiêu báo cáo khác nhau Một phần của hệ thống nàythông tin cho người quản lí người lao động là tệp nhân sự Tệp này chứa dữ liệu vềbản thân người lao động và các thông tin có liên quan đến tổ chức như: họ tên, giớitính, quan hệ gia đình, tình trạng hôn nhân, sức khoẻ, trình độ học vấn, kinhnghiệm nghề nghiệp Một phần khác của hệ thống thông tin quản lí người laođộng là danh mục kĩ năng chứa các thông tin về kinh nghiệm làm việc, sở thíchcông việc, các khả năng khác của người lao động Danh mục này có thể giúp chocác nhà quản trị nhân lực xác định được năng lực của người lao động và sắp xếpđúng người, đúng việc để công việc đạt hiệu quả cao nhất, đồng thời danh mục nàycũng sử dụng để đề bạt, đào tạo hay thuyên chuyển công tác, nhằm kích thíchngười lao động hăng say làm việc

- Hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc và con người

Đánh giá tình hình thực hiện công việc là quá trình so sánh tình hình thực hiệncông việc với yêu cầu đề ra Đối với công nhân sản xuất làm việc theo mức laođộng có thể căn cứ vào phần trăm thực hiện mức lao động, chất lượng sản phẩm Đối với nhân viên đánh giá có phần phức tạp và khó khăn

Những đánh giá do hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc vàcon người cung cấp gọi là đánh giá biểu hiện Dữ liệu phục vụ cho các đánh giábiểu hiện được thu thập bằng mẫu các đánh giá người lao động phát tới cấp trên

trực tiếp của người lao động hoặc phát tới người cùng làm việc, tới bản thân ngườilao động.

Thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc có thể dẫn tới hàng loạt cácquyết định tác nghiệp như: sẽ giữ nguyên vị trí làm việc, sẽ thuyên chuyển haybuộc thôi việc người lao động

Thông tin đánh giá tình hình công việc cũng được sử dụng để xác định cácnguồn đáng tin cậy, tránh tuyển dụng công nhân từ các nguồn không bảo đảm chấtlượng Cũng như các thông tin này đặt ra cho tổ chức nhu cầu phát triển mộtchương trình đào tạo bổ sung dành cho người lao động

- Hệ thống thông tin báo cáo lên cấp trên.

Dữ liệu của hệ thống thông tin quản lí lương, quản lí người lao động và hệthống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc có thể sử dụng để lên báocáo theo yêu cầu lãnh đạo doanh nghiệp, của luật quy định

- Hệ thống thông tin tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc

Sau khi xác định các công việc và yêu cầu với những công việc đó, sau khituyển chọn nhân viên, công việc tiếp theo là sàng lọc, đánh giá, lựa chọn và sắp sếpnhững người lao động vào các vị trí còn trống Để chắc chắn phù hợp với luật địnhcủa nhà nước, các thủ tục phải được lập hồ sơ và tiến hành một cách có cấu trúc

Số liệu thu được qua phỏng vấn sát hạch phải được thu thập và lưu trữ lại theođúng yêu cầu của luật định, phục vụ các mục đích sau này

II Phương pháp phát triển HTTT quản lí

1 Nguyên nhân phát triển hệ thống thông tin quản lí

Hệ thống thông tin quản lí có vai trò như vậy, tuy nhiên vấn đề là tại sao lạiphải phát triển hệ thống thông tin quản lí Cái gì buộc một tổ chức phải phát triển

hệ thống thông tin quản lí Tất nhiên là sự hoạt động tồi tệ, kém hiệu quả của hệthống thông tin hiện tại tuy nhiên còn một số nguyên nhân khác nữa đó là:

- Những vấn đề quản lí

- Những yêu cầu mới của nhà quản lí

- Sự thay đổi của công nghệ

- Thay đổi sách lược chính trị

Những yêu cầu mới của quản lí có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án pháttriển một hệ thông thông tin quản lí mới, ví dụ việc chính phủ ban hành một luậtmới, hay hành động mới của doanh nghiệp cạnh tranh cũng là một nguyên nhândẫn đến sự phát triển của hệ thống thông tin quản lí

Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phảixét lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình Chẳng hạn khixuất hiện những hệ quản trị cơ sở dữ liệu mới buộc một tổ chức doanh nghiệp phải

rà soát lại các hệ thông tin của họ để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn

sử dụng những công nghệ mới này

Những thách thức về chính trị cũng là một nguyên nhân dẫn đến phát triển một

hệ thống thông tin, đôi khi một hệ thống thông tin được phát triển chỉ vì ngườiquản lý biết rằng sự phát triển của hệ thống sẽ đem lại quyền lực và nhiều lợi íchkhác cho họ

2 Các bước phát triển hệ thống thông tin quản lý

Phương pháp phát triển hệ thống thông tin gồm có 7 giai đoạn Mỗi giai đoạnbao gồm một dãy các công đoạn và cuối mỗi giai đoạn là phải kèm theo việc raquyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển hệ thống Quyết định này

được trợ giúp dựa vào nội dung báo cáo mà phân tích viên hoặc nhóm phân tíchviên trình bầy cho các nhà sử dụng Phát triển hệ thống là một quá trình lặp Tuỳtheo kết quả của một giai đoạn có thể, và đôi khi là cần thiết, phải quay về giaiđoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót Một số nhiệm vụ được thực hiệntrong suốt quá trình, đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát nhữngnhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án.Dưới đây là mô tả sơ lược các giai đoạn của việc phát triển hệ thống thông tin.

Giai đoạn 1 : Đánh giá yêu cầu

Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồnggiám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệuqủa của một dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này được thực hiện tương đốinhanhvà không đòi hỏi chi phí lớn

Nó bao gồm các công đoạn sau:

1.1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

1.2 Làm rõ yêu cầu

1.3 Đánh giá khả năng thực thi

1.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2 : Phân tích chi tiết

Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu.Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thốngđang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xácđịnh những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt với hệ thống và xác định mục tiêu

mà hệ thống thông tin mới phải đạt được Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tíchchi tiết sẽ quyết định sẽ tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới

Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau: 2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết.

2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại

2.4 Đưa ra chuẩn đoán và xác định yếu tố giải pháp

2.5 Đánh giá lại tính khả thi

2.6 Thay đổi đề xuất của dự án

2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo chi tiết

Giai đoạn 3: Thiết kế lôgic

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lôgic của một hệ thốngthông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đượcnhững mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước Mô hình lôgic của hệ thốngmới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs),nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợpthức hoá sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các Inputs)

Mô hình lôgic sẽ phải được người sử dụng xem xét và chuẩn y

Thiết kế lôgic bao gồm những công đoạn sau:

3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu

3.2 Thiết kế xử lý

3.3 Thiết kế các luồng dữ liệu vào

3.4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức lôgic

3.5 Hợp thức hoá mô hình lôgic

Giai đoạn 4 : Đề xuất các phương án của giải pháp

Mô hình lôgic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm Khi mô hìnhnày được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viên hoặc nhómphân tích viên phải nghiên cứu về các phương tiện để thực hiện hệ thống này Đó

là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình lôgic Mỗi mộtphương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải

là một mô tả chi tiết Tất nhiên là người sử dụng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lựa chọndựa trên những mô hình vật lý ngoài được xây dựng chi tiết nhưng chi phí cho việctạo ra chúng là rất lớn

Để giúp những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn cácmục tiêu đã đặt ra trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợiích (hữu hình và vô hình) cả mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể.Một báo cáo sẽ được trình bày lên những người sử dụng và một buổi trình bày sẽđược thực hiện Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốtnhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức

Dưới đây là các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp:4.1 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

4.2 Xây dựng các phương án của giải pháp

4.3 Đánh giá các phương án của giải pháp

4.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giảipháp

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn.Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trước hết là một tài liệu baochứa tất cả đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật, và tiếp

đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả phần thủ công và cả những giaodiện với những phần tin học hoá

Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là:

5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ ra)

5.3 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá

5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công

5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoácủa hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm Những người chịu trách nhiệm vềgiai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao táccũng như các tài liệu mô tả về hệ thống

Các hoạt động chính của việc thực hiện triển khai kỹ thuật hệ thống là như sau: 6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

6.2 Thiết kế vật lý trong

6.3 Lập trình

6.4 Thử nghiệm hệ thống

6.5 Chuẩn bị tài liệu

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Cài đặt hệ thống là phần công việc trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệthống mới được thực hiện Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những vachạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận

Mô tả về HT hiện tại và HT mới

Hồ sơ dự án

1.0 Xác định các yêu cầu hệ thống

2.0Cấu trúc hoá các yêu cầu

Mô tả HT mới

Ghi chép phỏng vấn , kết quả khảo sát,quan sát, các mẫu

Các yêu cầu hệ thống

III phân tích hệ thống thông tin quản lí nhân sự

1 Mục tiêu của giai đoạn phân tích Hệ thống.

Mục tiêu của giai đoạn phân tích hệ thống là đưa ra được chuẩn đoán về hệthống đang tồn tại - nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như cácnguyên nhân chính của chúng, xác định được mục tiêu cần đạt được của hệ thốngmới và đề xuất ra được các yếu tố giải pháp cho phép đạt được mục tiêu trên

3.0Tìm và lựa chọn các giải pháp

Các bước của giai đoạn phân tích Hệ thống

2 Các phương pháp thu thập thông tin

2.1 Phỏng vấn

Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhấtdùng cho hầu hết các dự án phát triển HTTT Phỏng vấn cho phép thu được những

xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu

Phỏng vấn thường được thực hiện theo các bước sau:

- Chuẩn bị phỏng vấn

- Tiến hành phỏng vấn

2.2 Nghiên cứu tài liệu

Cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức Thông tin trêngiấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức

2.3 Sử dụng phiếu điều tra

Khi cần phải lấy thông tin từ một só lượng lớn các đối tượng và trên một phạm

vi địa lý rộng thì ding tới phiếu diều tra

2.4 Quan sát

Đây là phương pháp mà người thu thập thông tin quan sát trực tiếp để thu đượcnhững thông tin theo yêu cầu

3 Các bước xây dựng hệ thống thông tin quản lý.

3.1 Nghiên cứu và đặt vấn đề xây dựng hệ thống ( chiếm 10% khối lượng công

việc)

Việc khảo sát hệ thống chia ra làm 2 giai đoạn :

- Khảo sát sơ bộ nhằm xác định tính khả thi của đề án Cụ thể là : Phải xác địnhđược những gì cần phải làm, nhóm người sử dụng hệ thống trong tương lai

- Khảo sát chi tiết nhằm xác định chính xác những gì sẽ được thực hiện vàkhẳng định những lợi ích kèm theo

3.2 Phân tích hệ thống ( chiếm 25% khối lượng công việc).

Tiến hành phân tích cụ thể hệ thống hiện tại bằng cách sử dụng các công cụ như:

- Sơ đồ chức năng nghiệp vụ ( Business Function Diagram : BFD )

Để xác định các chức năng nghiệp vụ cần phải được tiến hành bởi hệ thống dựđịnh xây dựng Bước này để :

* Xác định phạm vi hệ thống cần phân tích

* Giúp tăng cường cách tiếp cận lô gic tới việc phân tích hệ thống

* Chỉ ra miền khảo cứu của hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức

- Sơ đồ dòng dữ liệu ( Data Flow Diagram DFD )

Giúp ta xem xét 1 cách chi tiết về các thông tin cần cho việc thực hiện các chứcnăng đã được nêu trên.

- Mô hình thực thể quan hệ

- Mô hình quan hệ

Từ đó tiến hành xây dựng lược đồ khái niệm cho hệ thống mới

3.3 Thiết kế xây dựng hệ thống mới (chiếm 50% khối lượng công việc ).

Thiết kế hệ thống một cách tổng thể

- Xác định rõ các bộ phận nào trong hệ thống xử lý bằng máy tính và bộphận nào xử lý thủ công

- Xác định rõ vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới

Thiết kế chi tiết

- Thiết kế các khâu xử lý thủ công trước khi đưa vào xử lý bằng máy tính

- Xác định và phân phối thông tin đầu ra

- Thiết kế phương thức thu thập, xử lý thông tin cho máy

3.4 Cài đặt hệ thống mới ( chiếm 15% khối lượng công việc ).

- Thiết kế các tệp cơ sở dữ liệu, các giao diện dành cho người sử dụng

Thủ công Giao tác người-

máy Tin học hoá hoàn toàn

Tài liệu

- Vận hành, chạy thử và bảo trì hệ thống

- Hướng dẫn, đào tạo người sử dụng trong hệ thống mới

IV thiết kế hệ thống thông tin quản lí nhân sự

1 Các công cụ mô hình hoá và xây dựng tài liệu cho hệ thống

Tronh thực tế các hệ thống thông tin thường rất phức tạp, do đó tồn tại một số cáccông cụ tương đối chuẩn cho việc mô hình hoávà xây dựng tài liệu cho hệ thống

Đó là sơ luồng thông tin (IFD), sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) và từ điển hệ thống

1.1 Sơ đồ luồng thông tin IFD ( Infomation Flow Diagram )

Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thứcđộng Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giớivật lý bằng các sơ đồ

Các kí pháp dùng trong sơ đồ luồng thông tin như sau :

* Xử lí

*Kho lưu dữ liệu

*Dòng thông tin *Điều khiển