Một số giải pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tại cơ quan đảng thành phố Hà Nội

Một số giải pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tại cơ quan đảng thành phố Hà Nội Một số giải pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tại cơ quan đảng thành phố Hà Nội luận văn tốt nghiệp thạc sĩ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

-

NGUYỄN HOÀI NAM

MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ

TẠI CƠ QUAN ĐẢNG THÀNH PHỐ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS NGUYỄN DANH NGUYÊN

HÀ NỘI - 2012

MỤC LỤC

DANH MỤC HÌNH VẼ, BẢNG BIỂU iii

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT iv

M Ở ĐẦU v

CHƯƠNG I CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ 1

1.1 Khái niệm về công nghệ thông tin 1

1.2 Ứng dụng của công nghệ thông tin 5

1.2.1 Trong hoạt động quản lý của tổ chức 5

1.2.2 Trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp 7

1.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước 9

1.3.1 Sự cần thiết 9

1.3.2 Vai trò 11

1.3.3 Hệ thống chính sách pháp lý định hướng và thúc đẩy ứng dụng CNTT trong quản lý nhà nước tại Việt Nam 12

1.3.4 Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước 14

1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình ứng dụng công nghệ thông tin của tổ chức 21

1.4.1 Chủ trương chính sách 22

1.4.2 Yếu tố con người 24

1.4.3 Điều kiện cơ sở vật chất 26

1.4.4 Cơ cấu tổ chức 27

1.5 Kết quả triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan Đảng và Nhà nước 29

1.5.1 Kết quả đạt được 29

1.5.2 Những tồn tại, hạn chế 32

1.5.3 Nguyên nhân 34

1.5.4 Bài học kinh nghiệm 35

1.6 Tóm tắt chương I 36

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI

CƠ QUAN ĐẢNG THÀNH PHỐ HÀ NỘI 37

2.1 Chức năng nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Thành ủy Hà Nội 37

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ 37

2.1.2 Tổ chức bộ máy 38

2.1.3 Hệ thống tổ chức, nhiệm vụ của các cơ quan Thành ủy 39

2.1.4 Tầm quan trọng của việc tổ chức ứng dụng CNTT tại các cơ quan đảng thành phố Hà Nội trong giai đoạn tới 42

2.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan đảng thành phố Hà Nội 44

2.2.1 Kết quả triển khai ứng dụng CNTT giai đoạn 1998-2000 44

2.2.2 Kết quả triển khai ứng dụng CNTT giai đoạn 2001-2011 47

2.2 3 Đánh giá tổng quát 79

2.3 Tóm tắt chương II 84

CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG THỜI GIAN TỚI 85

3.1 Định hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan đảng thành phố Hà Nội giai đoạn 2012-2015 85

3.1.1 Mục tiêu chung 86

3.1.2 Mục tiêu cụ thể 86

3.2 Đề xuất một số giải pháp nhằm đẩy mạnh ứng dụng CNTT 88

3.2.1 Giải pháp 1: Hoàn thiện cơ chế, chính sách 88

3.2.2 Giải pháp 2: Đào tạo nâng cao chất lượng nguồn nhân lực 94

3.2.3 Giải pháp 3: Phát triển cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin 100

3.3 Tóm tắt chương III 112

KẾT LUẬN 113

TÀI LIỆU THAM KHẢO 116

DANH MỤC HÌNH VẼ, BẢNG BIỂU

Danh mục hình vẽ

Hình 1.1 Nội dung ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý của CQNN 16

Hình 1.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình ứng dụng CNTT của tổ chức 22

Hình 2.1 Sơ đồ hệ thống tổ chức của Thành ủy Hà Nội 41

Hình 2.2 Sơ đồ quan hệ thông tin của Thành ủy Hà Nội 41

Hình 3.1 Mô hình tiếp nhận, chuyển giao hệ thống thông tin 105

Hình 3.2 Mô hình xây dựng và triển khai các phần mềm ứng dụng 106

Danh mục bảng biểu Bảng 2.1 Một số văn bản chủ yếu về tổ chức ứng dụng CNTT 49

Bảng 2.2 Tổng hợp thực trạng hạ tầng kỹ thuật CNTT 55

Bảng 2.3 Tổng hợp nguồn nhân lực ứng dụng CNTT 58

Bảng 2.4 Hiện trạng triển khai các ứng dụng công nghệ thông tin 64

Bảng 3.1 Khối lượng đào tạo, tập huấn CNTT giai đoạn 2012-2015 96

Bảng 3.2 Kinh phí đào tạo giai đoạn 2012-2015 98

Bảng 3.3 Tiến độ triển khai kế hoạch đào tạo giai đoạn 2012-2015 99

Bảng 3.4 Dự toán kinh phí triển khai các HTTT và phần mềm ứng dụng 109

Bảng 3.5 Dự toán kinh phí nâng cấp hạ tầng kỹ thuật ứng dụng CNTT 110

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU

1 Lựa chọn chủ đề nghiên cứu

Công nghệ thông tin và tin học hóa không còn là một khái niệm xa lạ đối với mọi người Chúng ta thường nghe các khái niệm như tin học hóa quản lý, tin học hóa hành chính, tin học hóa sản xuất, chính phủ điện tử, thương mại điện tử,… các khái niệm đó đều có một điểm chung, thực chất là việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào các hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức và doanh nghiệp dưới các hình thức khác nhau Trong xu thế hội nhập của nền kinh tế tri thức, việc ứng dụng CNTT vào công tác lãnh đạo, quản lý, hỗ trợ chuyên môn nghiệp vụ tại các cơ quan hành chính nhà nước thể hiện tính tất yếu Chúng là nhân tố, động lực giúp cho hoạt động chuyên môn nghiệp vụ được thuận lợi, phát triển nhanh và hiệu quả

Trong những năm gần đây, Đảng và Nhà nước ta đã có nhiều chủ trương biện pháp nhằm tăng cường đầu tư, đẩy mạnh quá trình ứng dụng và phát triển CNTT phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá theo tinh thần Chỉ thị số 58-CT/TW của Bộ Chính trị khoá VIII Các cơ quan Trung ương tới địa phương đã cụ thể hóa thành các đề án, dự án, kế hoạch ứng dụng và phát triển CNTT

Việc triển khai ứng dụng CNTT trên địa bàn thành phố Hà Nội nói chung và trong các cơ quan đảng thành phố Hà Nội nói riêng đã có nhiều chuyển biến và đạt được những kết quả ban đầu quan trọng góp phần nâng cao khả năng quản lý điều hành, lãnh đạo và tổ chức công việc của các cơ quan Tuy nhiên, việc triển khai ứng dụng CNTT trong các cơ quan đảng thành phố Hà Nội còn nhiều hạn chế và gặp không ít khó khăn Việc đánh giá đúng thực trạng và kịp thời phát hiện những tồn tại, bất cập làm cơ sở để nâng cao hiệu quả và đẩy mạnh công tác ứng dụng CNTT trong giai đoạn tới

là một đòi hỏi khách quan, cần thiết Đó chính là lý do đề tài “Một số giải

pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tại

cơ quan đảng thành phố Hà Nội” được lựa chọn để nghiên cứu

2 Mục tiêu của đề tài

Hệ thống hóa một số nội dung cơ bản về CNTT và ứng dụng CNTT trong công tác quản lý của tổ chức; phân tích sự cần thiết, vai trò, hệ thống chính sách pháp lý, nội dung triển khai ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước Tìm hiểu các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình ứng dụng CNTT, đánh giá kết quả đạt được, tìm hiểu những hạn chế, xác định nguyên nhân và bài học kinh nghiệm rút ra trong quá trình triển khai ứng dụng CNTT tại cơ quan Đảng và Nhà nước

Phân tích, đánh giá thực trạng tình hình triển khai ứng dụng CNTT trong công tác quản lý tại cơ quan đảng thành phố Hà Nội Tìm hiểu các thành tựu đạt được, những thuận lợi, khó khăn, đánh giá mặt hạn chế yếu kém, các tác nhân cản trở, tìm hiểu nguyên nhân để có cơ sở đề ra các biện pháp khắc phục và thúc đẩy quá trình triển khai ứng dụng CNTT trong công tác quản lý tại cơ quan đảng thành phố Hà Nội

Trên cơ sở phân tích thực trạng, tìm hiểu nguyên nhân, kết hợp với các nội dung định hướng triển khai ứng dụng CNTT trong thời gian tới, đề xuất được một số giải pháp nhằm đẩy nhanh tiến trình ứng dụng CNTT góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý, lãnh đạo, điều hành tại các cơ quan đảng thành phố Hà Nội nhằm đạt được các mục tiêu đề ra

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu các vấn đề về ứng dụng CNTT trong công tác quản lý tại cơ quan đảng thành phố Hà Nội

- Phạm vi nghiên cứu: Tại cơ quan Thành ủy Hà Nội, các quận, huyện, thị ủy và đảng ủy trực thuộc

Luận văn nghiên cứu thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác quản

lý tại cơ quan đảng thành phố Hà Nội trong giai đoạn 1998-2011 và có thể

bổ sung một số số liệu đến tháng 11 năm 2012

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp phân tích hệ thống: Luận văn sử dụng phương pháp phân tích hệ thống, phương pháp phân tích thống kê, vận dụng tổng hợp các kiến thức về khoa học quản lý như khoa học quản lý nhân lực, quản lý công nghệ, quản lý dự án, quản lý hoạt động tác nghiệp, hệ thống thông tin quản lý,… trên cơ sở sử dụng các số liệu của Thành ủy Hà Nội để tổng hợp, phân tích đánh giá, làm sáng tỏ các vấn đề cốt lõi ảnh hưởng đến quá trình triển khai ứng dụng CNTT của tổ chức, đánh giá hiện trạng và đưa ra những nhận xét, đề xuất các giải pháp thực hiện cho vấn đề nghiên cứu

Phương pháp phân tích so sánh: Vận dụng phương pháp tổng hợp, phân tích so sánh đối tượng nghiên cứu với một chuẩn mực nhất định, trên cơ sở điều tra, quan sát, đánh giá thực tế và các số liệu thống kê thu thập thông tin

từ các tài liệu nghiên cứu chuyên ngành có liên quan, các báo cáo tổng kết trong lĩnh vực ứng dụng và phát triển CNTT trong các cơ quan đảng và nhà nước, làm cơ sở để phân tích so sánh và đưa ra các nhận xét, đánh giá phù hợp với tình hình triển khai tại cơ quan đảng thành phố Hà Nội

Phương pháp phỏng vấn, điều tra: Phỏng vấn cán bộ quản lý, cán bộ công chức tham gia trong quá trình triển khai ứng dụng CNTT thông qua các biểu mẫu Điều tra, khảo sát thực tế tại các cơ quan trong hệ thống để có thông tin về thực trạng quá trình triển khai ứng dụng CNTT trong công tác lãnh đạo quản lý; phân tích để tìm ra nguyên nhân và các tác nhân cản trở làm chậm tiến trình

5 Cơ sở khoa học và thực tiễn của đề tài

Trên cơ sở nghiên cứu và hệ thống hoá những vấn đề lý luận và thực tiễn đề tài có những đóng góp sau:

- Sử dụng kiến thức tổng hợp về khoa học quản lý để phân tích, làm sáng tỏ các vấn đề cốt lõi ảnh hưởng đến quá trình triển khai ứng dụng CNTT của tổ chức

- Phân tích thực trạng, ưu và nhược điểm của quá trình triển khai ứng dụng CNTT phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý tại các cơ quan đảng thành phố Hà Nội giai đoạn đến năm 2012 để tìm ra nguyên nhân và các tác nhân gây cản trở làm chậm tiến trình

- Nghiên cứu phương hướng triển khai ứng dụng CNTT của các cơ quan đảng thành phố Hà Nội: xác định mục tiêu, yêu cầu ứng dụng CNTT trong thời gian tới, trên cơ sở đánh giá thực trạng, tìm hiểu nguyên nhân và bài học kinh nghiệm trong quá trình triển khai, từ đó xây dựng và đưa ra một

số giải pháp nhằm thúc đẩy tiến trình ứng dụng CNTT để đạt được các mục tiêu đã đặt ra

6 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung của luận văn được kết cấu theo 3 chương :

• Chương 1 Công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý

• Chương 2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại cơ quan đảng thành phố Hà Nội

• Chương 3 Một số giải pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin

trong thời gian tới

CHƯƠNG I CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ ỨNG DỤNG CÔNG

NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ

1.1 Khái niệm về công nghệ thông tin

Công nghệ thông tin (viết tắt CNTT, tiếng Anh: Information

Technology) là ngành ứng dụng công nghệ quản lý và xử lý thông tin, đặc biệt trong các cơ quan, tổ chức lớn Cụ thể, CNTT là ngành sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền và thu thập thông tin Do đó, những người làm việc trong ngành này thường được gọi là các chuyên gia CNTT (IT specialist), và bộ phận của một tổ chức chuyên làm việc về CNTT thường được gọi là phòng, ban CNTT Tại Việt Nam, khái niệm công nghệ thông tin được hiểu và xác định trong Nghị quyết 49/CP ký ngày 04/8/1993 về phát triển công nghệ thông tin của Chính phủ Việt Nam, như sau: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông – nhằm tổ chức khai thác và sử dụng

có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội”

Theo định nghĩa của Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/06/2006 của Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam thì công nghệ thông tin

là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số Thông tin số là thông tin được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu số; môi trường mạng là môi trường trong đó thông tin được cung cấp, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông qua cơ sở hạ tầng thông tin

Cơ sở hạ tầng thông tin là hệ thống trang thiết bị phục vụ cho việc sản

xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số, bao gồm

mạng viễn thông, mạng Internet, mạng máy tính và cơ sở dữ liệu

Công nghệ thông tin là một ngành khoa học nhằm khai thác có hiệu quả tài nguyên thông tin phục vụ cho hoạt động mọi mặt của con người Do

đó có thể khẳng định rằng ở bất kỳ lĩnh vực hoạt động nào con người cần xử

lý thông tin thì ở đó có chỗ cho CNTT

CNTT có các chức năng quan trọng như sáng tạo (bao gồm nghiên cứu khoa học, công trình thiết kế, giáo dục, đào tạo, v.v ), truyền tải thông tin (bao gồm mạng internet, phát hành, xuất bản, phát thanh truyền hình, phương tiện thông tin đại chúng, ), xử lý thông tin (gồm biên tập, trình bày, phát triển phần mềm, quản lý, xử lý dữ liệu, phân tích hỗ trợ ra quyết định, v.v ) và lưu giữ thông tin (gồm thư viện điện tử, cơ sở dữ liệu, v.v )

Ứng dụng công nghệ thông tin là việc sử dụng CNTT vào các hoạt

động thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại, quốc phòng, an ninh và các hoạt động khác nhằm nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả của các hoạt động này Ứng dụng CNTT là một nhân tố quan trọng nhằm đẩy nhanh quá trình toàn cầu hoá Mạng Internet làm cho thế giới ngày càng trở nên nhỏ bé, tri thức và thông tin không biên giới làm cho hoạt động kinh tế vượt ra khỏi phạm vi quốc gia và trở thành hoạt động mang tính toàn cầu Với những thành tựu và khả năng ứng dụng rộng rãi của CNTT, viễn thông và mạng Internet, v.v ngành CNTT cùng với các dịch vụ liên quan đang trở thành ngành mang tính chủ đạo trong mọi nền kinh tế

Một số hình thức ứng dụng CNTT chủ yếu:

- Mạng thông tin: là môi trường lý tưởng cho sự sáng tạo, là phương

tiện quan trọng để quảng bá và nhân nhanh vốn tri thức - động lực của sự phát triển, thúc đẩy dân chủ trong xã hội, phát triển năng lực con người, v.v

- Thương mại điện tử (E-Commerce): là các giao dịch tài chính và

thương mại bằng phương tiện điện tử thông qua ứng dụng CNTT Thương mại điện tử góp phần thúc đẩy mạnh mẽ các ngành sản xuất dịch vụ trên phạm vi toàn cầu

- Giáo dục, đào tạo từ xa (E-Learning): là sự phân phát các nội dung

học tập sử dụng các công cụ điện tử hiện đại như máy tính, mạng vệ tinh, mạng Intranet, Internet,…; người dạy và người học có thể giao tiếp với nhau qua mạng dưới các hình thức như e-mail, thảo luận trực tuyến (chat), diễn đàn (forum), hội nghị truyền hình (video conference)… E-learning giúp nâng cao chất lượng các chương trình giảng dạy và học tập

- Chính phủ điện tử (E-Government): là việc sử dụng CNTT để tự động

hoá, điện tử hóa và triển khai các thủ tục hành chính của Chính phủ, áp dụng vào các quy trình quản lý, hoạt động của Chính phủ và Nhà nước Chính phủ điện tử đang trở thành mô hình phổ biến đối với nhiều quốc gia, cung cấp dịch vụ, thông tin trực tuyến cho mọi người dân, doanh nghiệp một cách nhanh chóng, thuận lợi ở khắp mọi nơi, mọi lúc

- Ứng dụng CNTT trong lĩnh vực an ninh, quốc phòng: An ninh, quốc

phòng cũng có những thay đổi cơ bản do tác động của CNTT CNTT đã tạo

ra những thế hệ vũ khí, phương tiện chiến tranh “thông minh”; từ đó xuất hiện hình thái chiến tranh, phương thức tác chiến mới, làm thay đổi sâu sắc học thuyết quân sự của nhiều quốc gia,…

CNTT đã có những mốc quan trọng nhất trong sự phát triển trong hơn nửa thế kỷ qua, đó là:

- Giai đoạn 1946-1950: Với sự ra đời của các máy tính điện tử đầu tiên, tiếp đó là máy tính điện tử thế hệ thứ nhất và thứ hai, chủ yếu được sử dụng

trong tính toán khoa học - kỹ thuật

- Giai đoạn giữa thập kỷ 60: Sự ra đời của các máy tính điện tử thế hệ thứ ba với kỹ thuật mạch tích hợp và các bộ nhớ bán dẫn Tuy nhiên, máy lớn và đắt; cuối những năm 60 sang đầu những năm 70 bắt đầu có các mạng nối các trung tâm tính toán với nhau

- Giai đoạn giữa thập kỷ 70: Ra đời các bộ vi xử lý; kỹ thuật vi xử lý khởi đầu một cuộc cách mạng trong tin học, tạo cơ sở cho sự ra đời từ thập

kỷ 80, hàng triệu rồi hàng chục, hàng trăm triệu máy vi tính với năng lực ngày càng cao, giá ngày càng rẻ, được sử dụng trong mọi lĩnh vực

- Giai đoạn cuối thập kỷ 80 đến nay: Sự phát triển bùng nổ của các mạng viễn thông truyền dữ liệu quốc gia và quốc tế trên cơ sở kỹ thuật cáp sợi quang, vệ tinh đã có khả năng nối mạng không chỉ giữa các trung tâm tính toán mà còn nối được đến máy vi tính của từng cá nhân Xuất hiện những hệ thống “siêu xa lộ thông tin” liên kết hàng trăm triệu người trong từng quốc gia cũng như trong phạm vi khu vực và toàn cầu Xây dựng “kết cấu hạ tầng về thông tin” làm nền móng cho một “xã hội thông tin” trong những năm cuối của thế kỷ XX đã trở thành hiện thực, và được xác định trong chính sách của nhiều nước trên thế giới

Trong số những thay đổi đang diễn ra ngày càng nhanh, mạnh trong xã hội thông tin ngày nay, những phát minh về công nghệ, khả năng ứng dụng CNTT và truyền thông trong các hoạt động đa dạng của tổ chức và doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng tác động tới sự thay đổi đang diễn ra trong các tổ chức Có bốn xu hướng phát triển của CNTT, đó là:

Xu hướng 1, phần cứng ngày càng nhanh hơn, nhỏ hơn và rẻ hơn, cùng với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt của các hãng máy tính, thiết bị CNTT

Xu hướng 2, phần mềm dần được chuẩn hoá và tích hợp, dễ sử dụng và thân thiện hơn, cùng với sự phát triển của công nghệ “điện toán đám mây”

Xu hướng 3, mạng máy tính ngày càng nhanh hơn, có độ rộng băng thông lớn, phát triển các xu hướng mạng không dây và mạng tích hợp (mạng LAN, WAN, Internet, Wifi, WiMax, 3G, 4G, )

Xu hướng 4, sử dụng các thông tin số hoá và đa phương tiện ngày càng trở lên phổ biến Thông tin số hóa ngày càng hỗ trợ đắc lực cho các hoạt động đa dạng khác nhau của tổ chức và doanh nghiệp

Tại Việt Nam, ngay từ những năm cuối thập kỷ 80 của thế kỷ XX, trong lúc nền kinh tế của Việt Nam còn chậm phát triển, Chính phủ đã quyết

định đi thẳng vào kỹ thuật số thông qua con đường mở rộng hợp tác quốc tế, thu hút đầu tư nước ngoài, tiếp thu công nghệ mới để phát triển và mở rộng sang lĩnh vực mới đó là lĩnh vực CNTT, đồng thời mở rộng đào tạo nguồn nhân lực cho CNTT Thập kỷ 90 của thế kỷ XX chứng kiển một bước tiến mạnh trong phát triển CNTT tại Việt Nam, việc ứng dụng CNTT vào các ngành, các lĩnh vực bước đầu được quan tâm và đầu tư mạnh mẽ, đặc biệt là tại các cơ quan hành chính nhà nước từ Trung ương tới địa phương Hệ thống hạ tầng kỹ thuật CNTT được đầu tư xây dựng, mạng internet được đưa vào khai thác sử dụng, các cơ quan hành chính nhà nước được quan tâm đầu tư phát triển ứng dụng CNTT, cùng với đó là hệ thống các trường đào tạo, các cơ sở đào tạo nguồn nhân lực cho CNTT được mở rộng, bước đầu xây dựng hệ thống văn bản pháp lý cho ứng dụng và phát triển CNTT

Dưới sự chỉ đạo của Đảng và Chính phủ, trong giai đoạn 2001-2010, CNTT và truyền thông Việt Nam đã đạt được nhiều thành tựu quan trọng, Việt Nam đã trở thành một trong những nước có số lượng người dùng internet cao nhất Đến nay, ứng dụng CNTT đã trở thành yếu tố quyết định cho sự phát triển của một số ngành kinh tế trọng yếu như ngân hàng, tài chính, bảo hiểm, du lịch, viễn thông, hàng không, v.v Ứng dụng CNTT đã tương đối phổ biến trong hệ thống các cơ quan Đảng và Nhà nước, tại các địa phương, trong quốc phòng và an ninh CNTT và truyền thông đang góp phần ngày càng quan trọng đưa Việt Nam ngày càng phát triển nhanh hơn, góp phần hội nhập quốc tế hiệu quả hơn CNTT còn là động lực cho sự phát triển, hạ tầng quan trọng cho sự phát triển kinh tế xã hội

1.2 Ứng dụng của công nghệ thông tin

1.2.1 Trong hoạt động quản lý của tổ chức

Ứng dụng CNTT trong quản lý của tổ chức là việc sử dụng CNTT vào các hoạt động của tổ chức nhằm phát huy hiệu quả các hoạt động lãnh đạo, quản lý điều hành và các hoạt động chuyên môn của tổ chức

Quản lý là lĩnh vực sử dụng CNTT nhiều nhất, người ta ước tính có tới 85% đầu tư CNTT là dành cho quản lý Những hệ thống như quản lý ngân hàng, quản lý tài chính kế toán, quản lý tài sản, quản lý nhân sự, quản lý văn bản hồ sơ hành chính một cửa, quản lý giao thông, quản lý dân cư,… đều là những ứng dụng CNTT trong lĩnh vực quản lý

Có thể nói rằng tại bất kỳ thời điểm nào, bất cứ nơi đâu có tổ chức là ở

đó có nhu cầu quản lý Các hoạt động quản lý rất đa dạng nhưng có một đặc điểm chung đó là phải xử lý một khối lượng thông tin lưu trữ lớn (hồ sơ, tài liệu,…) nhưng các quy trình xử lý nói chung là đơn giản

Thông thường, đối với một hoạt động ứng dụng CNTT trong quản lý của tổ chức, cần thực hiện những công việc sau:

- Tạo lập cơ sở dữ liệu (CSDL): tập hợp các dữ liệu về một lĩnh vực hoạt động của tổ chức được lưu trữ và quản lý một cách thống nhất trên máy

vi tính được gọi là một cơ sở dữ liệu Ví dụ, để quản lý nhân sự ta phải lập

cơ sở dữ liệu về cán bộ, các thông tin, tiêu chí gắn với cán bộ như: trình độ, quê quán, quá trình học tập, công tác, quan hệ gia đình,…

- Duy trì cơ sở dữ liệu: Cập nhật dữ liệu thường xuyên để đảm bảo dữ liệu phản ánh đúng và kịp thời thế giới thực Các hoạt động cập nhật có thể

là thêm các đối tượng mới, sửa thông tin về một đối tượng phù hợp với tình trạng thực tế, hay xóa một đối tượng không còn sử dụng khỏi CSDL

- Khai thác cơ sở dữ liệu: có hai dạng khai thác là kiểu khai thác tra cứu và kiểu khai thác thống kê Khai thác tra cứu là nhằm tìm ra các thông tin vốn có trong CSDL theo một tiêu chuẩn nào đó; để làm điều này người ta phải lập ra các chương trình, nó sẽ truy cập tới cơ sở dữ liệu để xử lý, trích lọc thông tin và có báo cáo kết quả tra cứu Một loại hình khai thác khác là thống kê, nếu như hoạt động tra cứu chỉ trích ra các dữ liệu có sẵn trong CSDL thì các hoạt động thống kê thiên về tính đếm để rút ra các đặc trưng như tính tổng có điều kiện, lấy trung bình, tính giá trị lớn nhất hay nhỏ nhất

- Mục đích cuối cùng của các hệ thống thông tin quản lý là hỗ trợ cho quá trình ra quyết định của một tổ chức hay cá nhân Ví dụ thông qua thống

kê hàng tồn kho mà quyết định có giảm giá hay không, tra cứu sinh viên đủ điều kiện để quyết định hình thức khen thưởng,… Vì thế các phần mềm quản lý thường phải được xây dựng trên cơ sở các hoạt động hỗ trợ ra quyết định, chứ không chỉ đơn giản là tra cứu hay thống kê

1.2.2 Trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp

Ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp là việc đưa CNTT vào các hoạt động của doanh nghiệp nhằm tối đa hóa các hoạt động điều hành, sản xuất

và kinh doanh của doanh nghiệp Đầu tư vào CNTT sẽ giúp quá trình điều hành của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn, thông qua đó doanh nghiệp có khả năng cắt giảm chi phí, tăng chất lượng sản phẩm, hoàn thiện quá trình phân phối sản phẩm và dịch vụ của mình

CNTT đang hiện diện và đóng vai trò quan trọng không thể thiếu trong quá trình quản trị, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Sự phát triển và ứng dụng của Internet đã làm thay đổi mô hình và cách thức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, chuyển dần các giao dịch truyền thống sang giao dịch điện tử, ảnh hưởng đến vị trí, vai trò và cả nhu cầu của các bên hữu quan (khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư…) đến hoạt động của doanh nghiệp Việc tin học hoá các hoạt động quản lý của doanh nghiệp thông qua việc ứng dụng các hệ thống quản lý cùng với việc chia sẻ một cách “cởi mở” các tài nguyên thông tin đòi hỏi các nhà quản lý phải có những thay đổi phù hợp trong cơ cấu tổ chức, phương pháp quản lý doanh nghiệp để đáp ứng trong điều kiện mới

Nhìn chung khi ứng dụng CNTT, cụ thể là các hệ thống thông tin, doanh nghiệp đều nhằm đến các mục tiêu từ thấp đến cao sau đây: hỗ trợ cho các hoạt động tác nghiệp, hỗ trợ cho việc ra các quyết định quản lý, và

hỗ trợ việc xây dựng các chiến lược nhằm đạt lợi thế cạnh tranh,…

Một số hình thức ứng dụng CNTT phổ biến trong quản lý của doanh nghiệp:

- Hệ thống quản lý bán hàng và marketting: Các doanh nghiệp thường

sử dụng cho việc lên kế hoạch sản xuất, định giá cho sản phẩm, thiết kế các chiến dịch quảng cáo, chiến dịch khuyến mại, quản trị bán hàng, dự báo thị trường tiềm năng cho các sản phẩm mới và cũ, xác định các kênh phân phối

- Hệ thống quản lý sản xuất: hỗ trợ cho chức năng điều hành, sản xuất bao gồm các hoạt động lập kế hoạch, điều khiển việc sản xuất hàng hóa và dịch vụ, quản lý vật tư,…

- Hệ thống quản lý nhân sự: mục đích để sử dụng một cách hiệu quả nhất nguồn nhân lực cho các hoạt động của doanh nghiệp

- Hệ thống kế toán: là một trong những hệ thông tin lâu đời và được sử dụng rộng rãi nhất trong doanh nghiệp Chúng ghi lại các chứng từ, lập các báo cáo về các giao dịch của doanh nghiệp và các sự kiện kinh tế khác Hệ thống kế toán xử lý các giao dịch như quá trình đặt hàng, kiểm soát hàng tồn kho, các khoản phải thu phải trả, bảng lương và các hệ thống sổ cái chung

- Hệ thống tài chính: hỗ trợ nhà quản lý ra các quyết định liên quan tới tình trạng tài chính của doanh nghiệp, phân phối và kiểm soát các nguồn tài chính trong doanh nghiệp Một hệ thông tin tài chính thông thường bao gồm

cả việc quản lý dòng tiền mặt, lập ngân sách tiền mặt, dự báo tình hình tài chính và lập kế hoạch tài chính

- Thương mại điện tử (E-Commerce hay E-Bussiness): là các giao dịch tài chính và thương mại bằng phương tiện điện tử thông qua ứng dụng CNTT Nó bao gồm các hoạt động mua, bán, dịch vụ khách hàng, liên kết với các đối tác và thiết lập các giao dịch điện tử giữa bên bán và bên mua thông qua mạng internet Một số hình thức cụ thể của thương mại điện tử là quảng cáo, thương thảo hợp đồng, mua hàng và thanh toán qua mạng

Trong xu thế hiện nay, để đáp ứng những nhu cầu quản lý mới trong môi trường động, các doanh nghiệp bắt đầu xây dựng hoặc triển khai các ứng dụng CNTT tích hợp Hệ thống thông tin tích hợp của doanh nghiệp là hệ thống có thể liên kết các hoạt động, các quyết định, dữ liệu xuyên suốt nhiều

bộ phận chức năng, cấp bậc tổ chức và đơn vị kinh doanh Hệ thống thông tin tích hợp của doanh nghiệp chủ yếu gồm 4 loại: Hệ thống hoạch định các nguồn lực doanh nghiệp (ERP - Enterprise Resource Planning); Hệ thống quản lý chu trình cung ứng (SCM - Supply Chain Management); Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM - Customer Relationship Management);

Hệ thống thông tin quản lý tri thức (KM - Knowledge Management), v.v

1.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước

1.3.1 Sự cần thiết

Ứng dụng CNTT trong quản lý hành chính nhà nước đóng một vai trò quan trọng ở nước ta trong giai đoạn hiện nay Bối cảnh trong nước và xu thế hội nhập quốc tế đặt ra sự cần thiết tất yếu của sự thay đổi này

Một mặt, dưới tác động của cuộc cách mạng khoa học công nghệ hiện đại, đặc biệt là CNTT, công nghệ sinh học, công nghệ vật liệu mới, công nghệ tự động hoá, công nghệ năng lượng v.v nền kinh tế thế giới đang biến đổi rất sâu sắc, mạnh mẽ về cơ cấu, về chức năng, về phương thức hoạt động Đây là một bước ngoặt lịch sử có ý nghĩa trọng đại: nền kinh tế thế giới đang chuyển từ kinh tế công nghiệp sang nền kinh tế thông tin - kinh tế tri thức, nền văn minh loài người đang chuyển từ văn minh công nghiệp sang văn minh trí tuệ

Mặt khác, Đại hội Đảng lần thứ XI đã khẳng định: đẩy mạnh xây dựng kết cấu hạ tầng đồng bộ nhằm đưa nước ta cơ bản trở thành nước công nghiệp theo hướng hiện đại vào năm 2020, Nghị quyết 13-NQ/TW ngày 16/01/2012 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng đã khẳng định “Đẩy

mạnh ứng dụng CNTT vào quản lý, khai thác, vận hành hệ thống kết cấu hạ tầng kinh tế – xã hội và toàn bộ nền kinh tế Coi phát triển và ứng dụng CNTT là nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu trong lộ trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa từng ngành, từng lĩnh vực” Đồng thời cũng xác định là chúng ta sẽ phải

“tận dụng mọi khả năng để đạt trình độ tiên tiến, hiện đại về khoa học và công nghệ, đặc biệt là CNTT Phát triển kinh tế tri thức trên cơ sở hạ tầng khoa học, công nghệ, trước hết là CNTT, truyền thông, công nghệ tự động hóa, nâng cao năng lực nghiên cứu - ứng dụng gắn với phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao”

Cùng với xu thế phát triển của nhân loại, CNTT và ứng dụng CNTT trên thế giới hay tại Việt Nam phát triển với tốc độ rất cao, các tổ chức, doanh nghiệp hay người dân được tiếp cận với CNTT và thường xuyên sử dụng

CNTT vào công việc và cuộc sống hàng ngày Nhận thấy tầm quan trọng của CNTT và ứng dụng CNTT, từ những đòi hỏi của xã hội trong nền kinh

tế tri thức, hay từ chính bản thân các cơ quan nhà nước mà việc triển khai ứng dụng CNTT trong quản lý hành chính nhà nước là một xu thế tất yếu Ứng dụng CNTT và tin học trong quản lý hành chính nhà nước nhằm đẩy mạnh cải cách hành chính, xây dựng nền hành chính điện tử (Chính phủ điện tử); giúp cho việc xử lý thông tin nhanh gọn, chính xác, đầy đủ, phục

vụ tốt cho tổ chức, người dân, doanh nghiệp và chính bản thân cơ quan nhà nước Ứng dụng CNTT trong quản lý hành chính nhà nước là vấn đề quan trọng trong tình hình hiện nay, đẩy mạnh việc ứng dụng và phát triển CNTT góp phần đắc lực vào công cuộc phát triển kinh tế - xã hội; đóng góp trực tiếp và hiệu quả cho cải cách hành chính nhà nước, cho sự phát triển đất nước trong giai đoạn mới – khi cả nước cùng toàn nhân loại đang bước vào một kỷ nguyên mới – kỷ nguyên của kinh tế tri thức

và tạo khả năng đi tắt đón đầu để thực hiện thắng lợi sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá”

Ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước nhằm nâng cao năng lực, chất lượng, hiệu quả quản lý điều hành của các cơ quan nhà nước; phục vụ tốt hơn, có hiệu quả hơn cho người dân và doanh nghiệp, góp phần đẩy nhanh tiến trình đơn giản hóa thủ tục hành chính, đẩy mạnh cải cách hành chính và bảo đảm công khai, minh bạch

Cải cách hành chính và hiện đại hóa quản lý đang là một trong những mục tiêu mà Việt Nam đặt ra nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Chính phủ, tạo thuận lợi cho doanh nghiệp và các cá nhân CNTT giúp doanh nghiệp và công dân dễ dàng tiếp cận tới các chính sách của Đảng và Chính phủ trên nguyên tắc công khai minh bạch Cải cách, đơn giản hóa thủ tục hành chính có thể đo lường được cần phải ứng dụng CNTT, ngược lại ứng dụng CNTT phải được xem là chìa khóa để “mở và đo lường được” nhận thức về công khai, minh bạch trong công cuộc cải cách thủ tục hành chính như các quốc gia phát triển đã từng thành công

Triển khai tốt ứng dụng CNTT trong quản lý hành chính nhà nước góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước Xây dựng thành công Chính phủ điện tử nhằm nâng cao năng lực lãnh đạo, điều hành của Chính phủ đáp ứng với yêu cầu của quá trình đổi mới và hội nhập

1.3.3 Hệ thống chính sách pháp lý định hướng và thúc đẩy ứng dụng CNTT trong quản lý nhà nước tại Việt Nam

Đảng và Nhà nước ta đã xác định CNTT và truyền thông là công cụ quan trọng hàng đầu để thực hiện mục tiêu thiên niên kỷ, hình thành xã hội thông tin, rút ngắn quá trình CNH, HĐH đất nước Ứng dụng rộng rãi CNTT

và truyền thông là yếu tố có ý nghĩa chiến lược, góp phần tăng trưởng kinh

tế, phát triển xã hội và tăng năng suất, hiệu suất lao động

Ngày 29/06/2006, Quốc hội khóa XI đã thông qua Luật Công nghệ thông tin Có thể nói đây là văn bản pháp lý vô cùng quan trọng, cụ thể hóa chủ trương của Đảng đã được nêu ra tại Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17/10/2000 của Bộ Chính trị về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển CNTT phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa Khoản 1 Điều 5 của Luật Công nghệ thông tin đã quy định rõ “Ưu tiên ứng dụng và phát triển CNTT trong chiến lược phát triển kinh tế - xã hội và sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước” Luật CNTT đóng vai trò hết sức quan trọng, đặt nền móng cho sự phát triển CNTT của cả nước, trong đó có phần quan trọng là ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước

Môi trường chính sách pháp lý cho ứng dụng và phát triển CNTT tương đối hoàn thiện, hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật được xây dựng khá đồng bộ, góp phần quan trọng thúc đẩy ứng dụng và phát triển CNTT Một số văn bản pháp lý định hướng ứng dụng CNTT trong quản lý hành chính nhà nước như sau:

Thứ nhất là: Quyết định của Thủ tướng Chính phủ số

246/2005/QĐ-TTg ngày 06/10/2005 về việc phê duyệt chiến lược phát triển CNTT và truyền thông Việt Nam đến 2010 và định hướng đến năm 2020, đã chỉ ra một số nội dung định hướng phát triển ứng dụng CNTT trong quản lý hành chính nhà nước như sau:

Mục tiêu đến năm 2015: Ứng dụng rộng rãi CNTT và truyền thông

trong mọi lĩnh vực, khai thác có hiệu quả thông tin và tri thức trong tất cả các ngành Xây dựng và phát triển Việt Nam điện tử với công dân điện tử, Chính phủ điện tử, doanh nghiệp điện tử, giao dịch và thương mại điện tử để Việt Nam đạt trình độ khá trong khu vực Asean; hình thành xã hội thông tin

Thứ hai là: Quyết định số 1755/QĐ-TTg ngày 22/9/2010 của Thủ

tướng Chính phủ về định hướng ứng dụng và phát triển CNTT Việt Nam đến 2015 và tầm nhìn đến 2020, đưa ra một số nội dung chủ yếu:

Đến năm 2015, cung cấp hầu hết các dịch vụ công cơ bản trực tuyến tới người dân và doanh nghiệp ở mức độ 2 và 3 (nhận mẫu hồ sơ trên mạng và trao đổi thông tin, gửi, nhận hồ sơ qua mạng) 80% doanh nghiệp và tổ chức

xã hội ứng dụng CNTT trong quản lý, điều hành, sản xuất kinh doanh Phổ cập ứng dụng CNTT trong hệ thống giáo dục, y tế Đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong quốc phòng, an ninh Bước đầu ứng dụng CNTT để giải quyết các vấn đề kinh tế - xã hội quan trọng, phạm vi ảnh hưởng rộng, bao gồm ứng dụng CNTT trong quản lý giao thông đô thị, trong công tác vệ sinh, an toàn thực phẩm, trong công tác dự báo thời tiết, v.v…

Đến năm 2020, Chính phủ điện tử Việt Nam thuộc loại khá trên thế giới Việt Nam nằm trong nhóm 1/3 nước dẫn đầu trong bảng xếp hạng của Liên hiệp quốc tế về mức độ sẵn sàng Chính phủ điện tử Hầu hết các dịch

vụ công cơ bản được cung cấp trên mạng cho người dân và doanh nghiệp ở mức độ 4 (thanh toán phí dịch vụ, nhận kết quả dịch vụ qua mạng); 100% các ngành công nghiệp then chốt của đất nước, các doanh nghiệp và tổ chức

xã hội ứng dụng CNTT trong quản lý, điều hành, sản xuất kinh doanh

Thứ ba là: Chính phủ đã ban hành Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày

10/04/2007 về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước Nội dung Nghị định không chỉ bao gồm các quy định về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước mà còn cả các điều kiện bảo

đảm cho việc ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nước bao gồm tổ chức, cơ

sở hạ tầng, đầu tư và nhân lực cho ứng dụng CNTT Có thể nói Nghị định 64/2007/NĐ-CP đã tạo ra môi trường pháp lý thuận lợi hơn rất nhiều để triển khai công tác ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước sau khi Luật Công nghệ thông tin được ban hành

Thứ tư là: Chính phủ đã ban hành Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày

27 tháng 8 năm 2010 về phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2011-2015 Chương trình đưa ra một số nội dung chủ yếu:

Mục tiêu đến năm 2015: Xây dựng và hoàn thiện cơ sở hạ tầng thông tin, tạo nền tảng phát triển Chính phủ điện tử Ứng dụng rộng rãi CNTT trong hoạt động nội bộ của các cơ quan nhà nước, hướng tới nâng cao năng suất lao động, giảm chi phí hoạt động Cung cấp thông tin, dịch vụ công trực tuyến mức độ cao, trên diện rộng cho người dân và doanh nghiệp, làm cho hoạt động của cơ quan nhà nước minh bạch hơn, phục vụ người dân và doanh nghiệp tốt hơn

Trên cơ sở các mục tiêu đề ra, chương trình đưa ra 4 nhóm nội dung cần tập trung vào các vấn đề như: Phát triển hạ tầng kỹ thuật; phát triển các

hệ thống thông tin và CSDL lớn; ứng dụng CNTT trong nội bộ cơ quan nhà nước; ứng dụng CNTT phục vụ người dân và doanh nghiệp Sáu nhóm giải pháp được đưa ra là: giải pháp về nâng cao chất lượng công tác tổ chức, điều hành; về bảo đảm ứng dụng CNTT đồng bộ; về nâng cao nhận thức, đào tạo nguồn nhân lực; về học tập kinh nghiệm quốc tế; về bảo đảm môi trường pháp lý; tăng cường kiểm tra, đánh giá công tác ứng dụng CNTT

1.3.4 Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước

Ứng dụng CNTT trong quản lý nhà nước là việc sử dụng CNTT vào các hoạt động của cơ quan nhà nước nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả

trong hoạt động nội bộ của cơ quan nhà nước và giữa các cơ quan nhà nước,

trong giao dịch của cơ quan nhà nước với tổ chức và cá nhân; hỗ trợ đẩy

mạnh cải cách hành chính và bảo đảm công khai, minh bạch

Ngày 10 tháng 4 năm 2007, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 64/2007/NĐ-CP về việc ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước; tiếp đó ngày 27 tháng 8 năm 2010, Chính phủ đã ban hành Quyết định

số 1605/QĐ-TTg về phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2011-2015 Theo đó, một

số nội dung ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước, gồm:

- Phát triển hạ tầng kỹ thuật đáp ứng cho nhu cầu ứng dụng CNTT; Phát triển các hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu lớn của các cơ quan Trung ương và địa phương; Ứng dụng CNTT phục vụ người dân và doanh nghiệp; Ứng dụng thư điện tử và điều hành công việc qua mạng; Ứng dụng CNTT

để tin học hóa hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc trong cơ quan nhà nước; Cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước

- Triển khai nâng cấp và hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý văn bản

và điều hành của các cấp; phát triển hệ thống quản lý thông tin tổng thể; xây dựng mới, nâng cấp và hoàn thiện các ứng dụng CNTT trong các hoạt động nghiệp vụ, đáp ứng nhu cầu công tác tại mỗi cơ quan; nâng cấp, hoàn thiện các hệ thống ứng dụng CNTT khác trong công tác nội bộ theo hướng hiệu quả hơn, mở rộng kết nối

Nội dung ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước được triển khai phổ biến đó là: Phần mềm thư điện tử; Hệ thống quản

lý văn bản và hỗ trợ quản lý, điều hành công việc trên môi trường mạng; Hệ thống phần mềm một cửa điện tử; Cổng thông tin điện tử; Hệ thống hội nghị truyền hình qua mạng; Ứng dụng chữ ký điện tử trong việc gửi nhận văn bản

và thư điện tử Tiếp theo là một số phần mềm phục vụ quản lý nội bộ như

phần mềm quản lý nhân sự; phần mềm quản lý tài chính - kế toán; phần mềm quản lý tài sản, Chi tiết nội dung được biểu diễn theo sơ đồ sau:

Ứng dụng chữ ký điện

tử trong việc GNVB và thư điện tử

Hệ thống phần mềm một cửa điện tử

Cổng thông tin điện tử

Quản lý văn bản và điều hành công việc trên mạng

lý của cơ quan nhà nước

Hệ thống hội nghị truyền hình qua mạng

Phần mềm thư điện tử là phần mềm cho phép người sử dụng tiến hành soạn thảo, gửi đi, nhận về, đọc, in, xoá hay lưu giữ các thư, các thông tin (thường là dạng ký tự, và có thể là hình ảnh, âm thanh, video,…) Có hai loại phần mềm thư điện tử là email client và webmail

- Lợi ích của việc triển khai phần mềm: Cung cấp một môi trường trao đổi thông tin nhanh, hiệu quả và tin cậy thống nhất cho các CQNN trên phạm vi toàn quốc Từng bước tăng cường nhận thức, trình độ và kỹ năng khai thác ứng dụng CNTT phục vụ công tác quản lý, điều hành, tác nghiệp trong các CQNN

1.3.4.2 Hệ thống quản lý văn bản và điều hành

Phần mềm quản lý văn bản và điều hành được hiểu là việc ứng dụng CNTT để tin học hóa hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc trong CQNN

Hệ thống quản lý văn bản và điều hành là một phần mềm cho phép thực hiện các thao tác về quản lý văn bản đi đến, quản lý hồ sơ công việc, đồng thời theo dõi, quản lý, điều hành công việc của cán bộ công chức trong CQNN Lợi ích của việc triển khai phần mềm: Nâng cao trình độ ứng dụng và

sử dụng các công cụ CNTT, từng bước tạo ra thói quen làm việc trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, bên cạnh đó nâng cao trình độ quản lý, góp phần tạo thay đổi đột phá trong các quy trình xử lý thông tin, giải quyết công việc của cán bộ, công chức với sự hỗ trợ hiệu quả của các phần mềm hoạt động trên mạng, từng bước góp phần thực hiện cải cách hành chính Xây dựng hệ thống các kho văn bản điện tử, khắc phục một cách cơ bản tình trạng cát cứ thông tin, cung cấp thông tin về văn bản phục

vụ yêu cầu của cán bộ lãnh đạo quản lý và chuyên môn một cách thuận tiện, chính xác, đầy đủ, kịp thời thông qua môi trường mạng

1.3.4.3 Cổng thông tin điện tử (Portal)

Cổng thông tin điện tử là một trung tâm tích hợp thông tin; là điểm truy cập tập trung và duy nhất; tích hợp các kênh thông tin các dịch vụ, ứng dụng; là một sản phẩm hệ thống phần mềm được phát triển trên một sản phẩm phần mềm cổng lõi (Portal core), thực hiện trao đổi thông tin, dữ liệu với các hệ thống thông tin, đồng thời thực hiện cung cấp và trao đổi thông

tin với người sử dụng thông qua một phương thức thống nhất trên nền tảng Web tại bất kỳ thời điểm nào và từ bất kỳ đâu

Lợi ích của việc triển khai phần mềm: Cung cấp thông tin và các dịch

vụ công một cách kịp thời, chính xác cho người dân (G2C), cho doanh nghiệp (G2B) và trong trao đổi thông tin giữa các CQNN (G2G) Làm đầu mối duy nhất - điểm truy cập “một cửa” của CQNN về thông tin, dịch vụ của cơ quan Thống nhất các nội dung thông tin và dịch vụ thông tin trên cổng, bảo đảm cổng đóng vai trò tích hợp và trao đổi thông tin giữa các hệ thống thông tin điện tử Các giao dịch giữa các cá nhân, tổ chức với cơ quan nhà nước và ngược lại được diễn ra thuận lợi, kịp thời; góp phần thúc đẩy cải cách hành chính và xây dựng chính phủ điện tử tại các CQNN

1.3.4.4 Hệ thống phần mềm một cửa điện tử

Phần mềm một cửa điện tử được hiểu là một ứng dụng CNTT nhằm tin học hóa các giao dịch giữa tổ chức, cá nhân với cơ quan hành chính nhà nước và giữa các cơ quan hành chính nhà nước theo cơ chế “một cửa, một cửa liên thông”, để giải quyết công việc của tổ chức, cá nhân thuộc trách nhiệm, thẩm quyền của cơ quan HCNN thông qua các thủ tục hành chính Phần mềm một cửa điện tử cung cấp một môi trường nhất quán, là một đầu mối thống nhất cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quá trình giải quyết công việc và thủ tục hành chính Hệ thống phần mềm một cửa điện tử

là thành phần ứng dụng quan trọng tích hợp với cổng thông tin điện tử, trang thông tin điện tử để cung cấp dịch vụ công trực tuyến

Lợi ích của việc triển khai phần mềm: Cung cấp công cụ chỉ đạo, điều hành, tác nghiệp, chuyên môn cho cơ quan HCNN, cho phép cán bộ, công chức trong cơ quan HCNN phối hợp giải quyết thủ tục hành chính xuyên suốt, nhất quán theo tinh thần “một cửa liên thông” nhưng vẫn đảm bảo công khai, minh bạch trên môi trường mạng Là công cụ phục vụ cơ quan

HCNN trong công tác tổ chức, quản lý, lưu trữ khoa học, nhất quán, lâu dài

hồ sơ thủ tục hành chính của tổ chức, cá nhân

1.3.4.5 Hệ thống hội nghị truyền hình qua mạng

Hệ thống hội nghị truyền hình qua mạng thực chất là việc triển khai ứng dụng CNTT vào việc tổ chức các hội nghị trực tuyến, giao lưu trực tuyến giữa các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp với cơ quan nhà nước thông qua mạng, với sự hỗ trợ của hệ thống mạng và các thiết bị đa phương tiện Lợi ích của việc triển khai hệ thống: Hỗ trợ đắc lực cho công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành của lãnh đạo cơ quan thông qua việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị trên hệ thống mạng giữa các cá nhân, tổ chức và CQNN được nhanh chóng, chính xác, kịp thời Thay thế cách thức tổ chức các hội nghị tập trung một chỗ theo phương thức truyền thống sang hình thức mới thông qua mạng với sự hỗ trợ của hệ thống mạng và thiết bị đa phương tiện Góp phần thúc đẩy hoạt động cải cách hành chính và xây dựng chính phủ điện tử tại các CQNN Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu chi phí đi lại, góp phần “xanh hóa” môi trường bằng việc giảm thiểu sử dụng năng lượng và khí thải so với việc đi lại bằng các phương tiện giao thông nếu tổ chức họp theo cách thông thường

1.3.4.6 Ứng dụng chữ ký điện tử trong việc gửi nhận văn bản và thư điện tử

Ứng dụng chữ ký điện tử trong việc gửi nhận văn bản và thư điện tử là việc sử dụng chữ ký số vào việc gửi nhận văn bản và trao đổi thông tin chính thống trong giao dịch của cơ quan nhà nước với các cơ quan nhà nước và với các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân thông qua các chương trình phần mềm Chữ ký số - một dạng chữ ký điện tử là thông tin được mã hóa bằng khóa riêng (tương ứng với một khóa công khai) của người gửi, được đính kèm theo văn bản nhằm đảm bảo cho người nhận định danh và xác thực

đúng nguồn gốc, tính toàn vẹn của dữ liệu nhận được Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương như chữ ký tay trong các giao dịch phi điện tử

Lợi ích của việc triển khai hệ thống: Hỗ trợ đắc lực cho công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành và xử lý công việc qua mạng của cơ quan nhà nước Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu chi phí do áp dụng chữ ký điện tử (thay cho hình thức trao đổi bằng giấy tờ truyền thống) trong các giao dịch của cơ quan nhà nước với cơ quan nhà nước, các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp Tăng cường sử dụng văn bản điện tử như một hoạt động cải cách hành chính, phát triển Chính phủ điện tử, chuyển từ phương thức làm việc chủ yếu dựa trên giấy sang phương thức làm việc qua mạng với văn bản điện tử của cơ quan nhà nước

1.3.4.7 Phần mềm quản lý cán bộ

Phần mềm quản lý cán bộ công chức là việc ứng dụng CNTT trong việc tổ chức, quản lý và lưu trữ thông tin hồ sơ về cán bộ công chức trên hệ thống máy tính và mạng máy tính Quản lý thông tin về cán bộ công chức trong các cơ quan nhà nước là một bài toán quan trọng, có nhiều ứng dụng trong việc quản lý nguồn nhân lực và chính sách cán bộ

Lợi ích của việc triển khai phần mềm: Tiết kiệm thời gian, thuận lợi trong quá trình quản lý, tìm kiếm, tra cứu, cập nhật thông tin về cán bộ, do đặc thù thông tin của cán bộ công chức có sự biến đổi thường xuyên Quản

lý chặt chẽ, kịp thời các biến động về nhân sự; đáp ứng nhanh chóng nhu cầu báo cáo, thống kê cho các biểu mẫu, báo cáo về quản lý cán bộ công chức theo các quy định

1.3.4.8 Phần mềm quản lý tài chính - kế toán

Phần mềm Quản lý tài chính - kế toán là việc ứng dụng CNTT vào

công tác theo dõi, quản lý công tác tài chính, kế toán của cơ quan nhà nước thông qua việc sử dụng các chương trình máy tính Giúp CQNN theo dõi, quản lý nguồn vốn ngân sách nhà nước, từ đó dữ liệu thu - chi có thể được

kết chuyển trực tiếp cho bộ phận kế toán, tránh hiện tượng quản lý và lưu trữ trùng lặp trong toàn bộ hệ thống

Lợi ích của việc triển khai phần mềm: Tiết kiệm thời gian, thuận lợi trong quá trình quản lý, tìm kiếm, tra cứu, cập nhật thông tin về tình hình tài chính, công tác kế toán của cơ quan Giúp lãnh đạo, cán bộ tài chính kế toán quản lý chặt chẽ, kịp thời tình hình tài chính, sổ sách, chứng từ kế toán của

cơ quan; đáp ứng nhanh chóng nhu cầu báo cáo, tìm kiếm, thống kê theo các biểu mẫu theo quy định

1.3.4.9 Phần mềm quản lý tài sản

Phần mềm Quản lý tài sản là việc ứng dụng CNTT vào công tác theo dõi, quản lý tài sản của CQNN thông qua việc sử dụng các chương trình máy tính Phần mềm cho phép quản lý mọi thông tin về tài sản (máy móc, thiết bị, công cụ, dụng cụ) từ khi mua về, quản lý quá trình hoạt động cho đến khi thanh lý tài sản Quản lý vật tư, thiết bị theo một quy trình xuyên suốt từ khâu nhập hàng, xuất hàng cho đến khâu thống kê báo cáo và đánh giá tình hình tồn kho

Lợi ích của việc triển khai phần mềm: Giúp người lãnh đạo, quản lý theo dõi, thống kê, báo cáo và đưa ra quyết định kịp thời, chính xác phục vụ cho hoạt động của CQNN Giúp lãnh đạo, cán bộ theo dõi công tác tài sản

có thể quản lý chặt chẽ, kịp thời tình hình tài sản của cơ quan

1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình ứng dụng công nghệ thông tin của tổ chức

Để đánh giá khả năng ứng dụng CNTT của một tổ chức người ta thường xem xét 2 yếu tố chủ yếu, đó là mức độ ứng dụng CNTT vào trong các hoạt động của tổ chức và khả năng thực hiện các ứng dụng CNTT của các thành viên trong tổ chức đó Việc ứng dụng CNTT trong tổ chức không chỉ phụ thuộc vào khả năng tài chính của tổ chức mà nó còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác như con người, môi trường, chính sách, v.v

Có thể chia thành bốn nhóm yếu tố chủ yếu ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình ứng dụng CNTT của tổ chức, đó là: Điều kiện vật chất; yếu tố con người và nguồn nhân lực; hiệu quả của cơ cấu tổ chức; sự hỗ trợ về mặt chủ trương chính sách

Hình 1.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình ứng dụng CNTT của tổ chức

1.4.1 Chủ trương chính sách

1.4.1.1 Vai trò của chủ trương chính sách

Chủ trương chính sách của tổ chức là yếu tố quyết định và đóng vai trò quan trọng nhất trong các yếu tố tác động để thúc đẩy quá trình ứng dụng và phát triển CNTT của tổ chức

Tổ chức chịu ảnh hưởng bởi 2 loại chính sách: chính sách bên trong và chính sách bên ngoài Chính sách bên trong là các chính sách do tổ chức đề

ra còn chính sách bên ngoài là chính sách môi trường, đây có thể là chính sách của Chính phủ, Nhà nước hoặc của tổ chức cấp trên mà tổ chức đó chịu ảnh hưởng ban hành

Chính sách là một hệ thống các mục tiêu và biện pháp nhằm phát triển tiềm lực và ứng dụng CNTT của tổ chức Nó bao gồm hệ thống các văn bản pháp quy của Nhà nước hay của ngành, từ định hướng chiến lược cho đến

Chủ trương chính sách Yếu tố con người

Điều kiện cơ sở vật chất

Cơ cấu tổ chức

Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình ứng dụng CNTT

các khía cạnh cụ thể nhằm đạt được các mục tiêu đẩy mạnh ứng dụng CNTT của tổ chức Chính sách đảm bảo tính pháp lý cho các văn bản, các thủ tục khi triển khai ứng dụng CNTT như: tính pháp lý của văn bản điện tử, chữ ký

số, chính sách công nhận các giao dịch qua mạng, thanh toán điện tử, v.v Chính sách thu hút và khuyến khích các hoạt động CNTT rất quan trọng, nó đảm bảo cho sự chuẩn bị đầy đủ về mặt nhân lực để triển khai ứng dụng CNTT Bên cạnh đó chính sách ứng dụng và phát triển CNTT cần sự nhất quán và định hướng lâu dài, có định hướng rõ ràng, khoa học, kịp thời cập nhật sự biến động nhanh chóng của công nghệ Vấn đề này rất quan trọng đối với các tổ chức nhà nước khi thay đổi người quản lý cấp cao thường dẫn đến việc thay đổi chính sách

1.4.1.2 Nâng cao chất lượng chính sách

Mỗi yếu tố về mặt chính sách đều có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình ứng dụng và phát triển CNTT của tổ chức Vì vậy, để nâng cao chất lượng chính sách khi triển khai ứng dụng CNTT cần quan tâm đến các vấn đề sau: Xác định rõ mức độ cần đạt được của đầu tư ứng dụng CNTT trên cơ

sở đánh giá đầy đủ những khó khăn thách thức khi triển khai để phát triển theo hướng bền vững

Đối với tổ chức đã có xuất phát điểm tốt về CNTT thì lưu ý đến vấn đề cải thiện tình hình hiện có, so sánh với mặt bằng chung để có hướng điều chỉnh cho phù hợp tránh bị tụt hậu Đối với tổ chức có mặt bằng CNTT thấp cần phải cải thiện từ nguồn nhân lực đến kinh phí thực hiện

Tiến hành các thay đổi cần thiết về tổ chức bộ máy và hoạt động cho phù hợp với mục tiêu đặt ra của quá trình đầu tư ứng dụng CNTT, có thể thí điểm và rút kinh nghiệm để triển khai mở rộng

Có chính sách cho cán bộ chuyên trách quản lý CNTT cấp cao và trao quyền lực cần thiết đảm bảo sự bình đẳng với lãnh đạo cấp cao khác nhằm tạo quyền lực và vị thế trong việc đảm bảo việc thực thi chính sách CNTT

Triển khai đồng bộ, tránh đầu tư dàn trải, hiệu quả thấp; đồng thời ban hành các quy chế phối hợp trong hoạt động giữa các bộ phận và cá nhân của

tổ chức trong quá trình triển khai ứng dụng CNTT

Các hoạt động cần xoay quanh chính sách của tổ chức mà trong đó lấy mục tiêu đưa CNTT làm trọng tâm cho các hoạt động Nâng cao nhận thức

và tuyên truyền sâu rộng về ứng dụng CNTT sẽ làm cho các thành viên đồng tình và ủng hộ, cũng như giám sát các quá trình cải cách đạt kết quả

1.4.2 Yếu tố con người

1.4.2.1 Ảnh hưởng của yếu tố con người

Nguồn nhân lực là yếu tố then chốt của việc triển khai ứng dụng CNTT Nếu đánh giá cơ sở vật chất là phần xác thì đây được coi là phần hồn trong quá trình ứng dụng CNTT của bất cứ tổ chức nào

Yếu tố con người có vai trò rất quan trọng đối với quá trình ứng dụng CNTT, một quốc gia, địa phương, hay một tổ chức có nguồn nhân lực, nền tảng tri thức khoa học cao thì việc triển khai tin học hóa sẽ dễ dàng, thuận lợi hơn rất nhiều so với các quốc gia, địa phương hay tổ chức có nền tảng thấp hơn bởi vì với nền tảng tri thức ở mức cao có thể rút ngắn được thời gian trong quá trình tiếp thu và ứng dụng tri thức đó vào thực tế

Nhân lực trong hoạt động ứng dụng CNTT bao gồm đội ngũ lãnh đạo

và các nhà hoạch định chính sách, nhà khoa học, chuyên gia CNTT, đội ngũ nhân viên Để tiến hành ứng dụng CNTT đòi hỏi phải có nguồn nhân lực có chất lượng

Nhận thức, khả năng hoạch định chiến lược và đưa ra những quyết sách đúng đắn của nhà lãnh đạo, quản lý là sự hỗ trợ tốt nhất cho công tác ứng dụng CNTT của tổ chức CNTT là một lĩnh vực còn khá mới mẻ, do vậy cơ cấu về tuổi tác của cán bộ, nhân viên là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến tốc

độ nhanh hay chậm và chiều sâu của quá trình tổ chức ứng dụng CNTT

Ứng dụng và phát triển CNTT rất cần đến khả năng của đội ngũ chuyên gia trong việc triển khai và phát triển ứng dụng Để xây dựng nền tảng tri thức và nhân lực CNTT đòi hỏi cần phải có chiến lược đúng đắn để tích lũy, nâng cao tri thức và có kế hoạch sử dụng, củng cố nguồn nhân lực đó

Sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực CNTT sẽ dẫn đến việc ứng dụng CNTT có hiệu quả Ngoài vấn đề về khả năng của đội ngũ cán bộ, cần nâng cao ý thức và định hướng kỹ năng làm việc của tổ chức cho họ

1.4.2.2 Cải thiện yếu tố con người

Để cải thiện yếu tố con người, mỗi tổ chức khi tiến hành ứng dụng CNTT cần phải quan tâm đến một số vấn đề sau:

Xác định nhu cầu về nhân lực triển khai ứng dụng CNTT; từng bước đưa các tiêu chuẩn về CNTT theo vị trí công việc và đánh giá năng suất, chất lượng công việc của từng thành viên, từng bộ phận trong tổ chức

Đảm bảo đáp ứng được nhu cầu nhân lực theo lộ trình triển khai ứng dụng CNTT mà tổ chức đã vạch ra, đồng thời cần giữ vững chất lượng nguồn nhân lực đầu vào

Cần định rõ yêu cầu về trình độ và trách nhiệm của người lao động trong hoạt động ứng dụng CNTT vào công việc, có chính sách thưởng phạt

rõ ràng Hợp lý hóa cơ cấu và điều chỉnh bổ sung nhân lực CNTT cho các

bộ phận còn yếu trong chuỗi hoạt động của tổ chức

Tăng cường các nội dung về đào tạo, tập huấn CNTT, trong đó cần phân ra các loại đối tượng khác nhau để có chương trình đào tạo phù hợp, có

3 đối tượng chủ yếu là: Đối tượng cán bộ lãnh đạo, quản lý, đào tạo về mặt quản lý, chủ trương, chính sách, cải thiện và nâng cao nhận thức về CNTT Đối tượng chuyên gia, cán bộ CNTT đào tạo chuyên sâu về công nghệ mới, đào tạo kỹ năng triển khai, khả năng tổ chức và triển khai ứng dụng Đối tượng là nhân viên phổ biến về chủ trương của tổ chức, đào tạo kỹ năng sử dụng và quy trình tác nghiệp

1.4.3 Điều kiện cơ sở vật chất

1.4.3.1 Ảnh hưởng của cơ sở vật chất đến ứng dụng CNTT

Cơ sở vật chất hạ tầng là yếu tố rất quan trọng đặc biệt đối với công tác ứng dụng CNTT, do yếu tố đặc trưng của CNTT là phải có phương tiện để thực hiện, không thể ứng dụng CNTT khi tổ chức không có những yêu cầu đáp ứng tối thiểu về trang bị cơ sở vật chất

Các hoạt động ứng dụng CNTT của tổ chức bị ảnh hưởng, chi phối trực tiếp từ các yếu tố liên quan đến sự phát triển của hạ tầng kỹ thuật CNTT Hạ tầng kỹ thuật phát triển tốt thì việc áp dụng CNTT trong tổ chức được thuận lợi, ngược lại, hạ tầng kỹ thuật kém, lạc hậu thì việc ứng dụng CNTT sẽ khó triển khai, việc thực hiện cần có sự lựa chọn và bước đi phù hợp

Tình trạng cơ sở vật chất về CNTT của tổ chức ảnh hưởng đến hiệu quả của việc triển khai ứng dụng CNTT Tổ chức có tình trạng cơ sở vật chất tiên tiến, phân bổ hợp lý sẽ thuận lợi để triển khai ứng dụng CNTT, ngược lại, nếu vật chất lạc hậu hoặc phân bổ không hợp lý sẽ dẫn đến không đáp ứng được các yêu cầu khi triển khai, hiệu quả sẽ thấp

Quá trình triển khai ứng dụng CNTT cũng bị chi phối rất lớn bởi yếu tố chi phí mà tổ chức sẵn sàng bỏ ra Quốc gia, địa phương có sự phát triển tốt

về KTXH sẽ hỗ trợ tốt cho việc đảm bảo kinh phí cho hoạt động ứng dụng CNTT, ngược lại, KTXH kém phát triển, có rất nhiều hoạt động cần quan tâm đầu tư, do vậy hoạt động ứng dụng CNTT cũng bị ảnh hưởng ít nhiều Yếu tố đánh giá sự quyết tâm của tổ chức với việc ứng dụng CNTT là mức độ sẵn sàng chi trả kinh phí cho mục tiêu ứng dụng CNTT Các loại chi phí chính cho hoạt động ứng dụng CNTT bao gồm chi phí duy trì hệ thống, chi phí hoạt động, đầu tư thiết bị và ứng dụng phụ trợ, phí đào tạo và đãi ngộ, v.v Hoạt động ứng dụng CNTT là liên tục vì vậy việc duy trì nguồn kinh phí, tiến độ đầu tư cũng như đảm bảo và cân đối kinh phí cho phù hợp với quy mô và mục tiêu ứng dụng CNTT của tổ chức là rất quan trọng

Quy mô đầu tư cho các hoạt động CNTT ảnh hưởng đến kết quả của việc ứng dụng CNTT một cách rộng rãi hay trong phạm vi hẹp, chiều sâu của ứng dụng CNTT trong tổ chức Đây là yếu tố quyết định sự đồng bộ và tốc độ triển khai của dự án đầu tư ứng dụng CNTT

1.4.3.2 Nâng cao hiệu quả đầu tư vật chất cho ứng dụng CNTT

Để khắc phục những ảnh hưởng của vật chất là thách thức rất lớn đối với các tổ chức trong quá trình triển khai ứng dụng CNTT, vì vậy trước, trong và sau quá trình triển khai ứng dụng CNTT cần lưu ý đến bốn vấn đề: Ước lượng đánh giá giữa cơ sở vật chất hiện có để có những điều chỉnh thích hợp với yêu cầu triển khai thời gian tới

Đầu tư CNTT phù hợp với quy mô và mục tiêu triển khai ứng dụng Sau khi đầu tư phải tiến hành khảo sát để phân bổ trang thiết bị sát với nhu cầu, tránh dàn trải, lãng phí

Đầu tư phải đồng bộ, nghiên cứu về quy mô đầu tư phải xem xét đến yếu tố hiện trạng và hướng phát triển của tổ chức

1.4.4 Cơ cấu tổ chức

1.4.4.1 Vai trò của cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức là một yếu tố tác động khá nhiều đối với quá trình ứng dụng CNTT của một tổ chức Nếu coi yếu tố vật chất là phần xác, yếu tố con người là phần hồn thì cơ cấu tổ chức là việc sắp xếp, phối hợp và trao đổi qua lại giữa 2 yếu tố trên để có thể hoạt động một cách hoàn hảo Việc bố trí, phối hợp một cách hợp lý sẽ làm tăng hiệu quả công việc và ngược lại Tính hiệu quả của cơ cấu tổ chức quyết định đến sự phát triển và việc triển khai ứng dụng CNTT của tổ chức Sự phối hợp nhịp nhàng, đồng bộ giữa các thành phần của tổ chức là yếu tố làm đơn giản hóa quá trình ứng dụng CNTT vào hoạt động của mình Tổ chức có bộ máy càng tinh giản, gọn nhẹ thì việc triển khai ứng dụng CNTT sẽ thuận lợi hơn những tổ chức

có bộ máy cồng kềnh, phức tạp

Việc bố trí rõ chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận, điều hành tổ chức thống nhất từ trên xuống dưới sẽ tạo ra cách tiếp cận mang tính tổng quát và các quy trình phối hợp chặt chẽ, rõ ràng, gắn trách nhiệm cụ thể cho từng đối tượng giúp cho việc triển khai các hệ thống CNTT mà tổ chức xây dựng trở nên đơn giản, dễ triển khai áp dụng

1.4.4.2 Hợp lý hóa cơ cấu tổ chức

Việc cải tổ cơ cấu hoạt động, hợp lý hóa cơ cấu tổ chức khi tiến hành ứng dụng CNTT là một công việc rất khó khăn, không phải tổ chức nào cũng sẵn sàng đánh đổi việc cải tổ để thúc đẩy quá trình ứng dụng CNTT hoạt động hiệu quả hơn

Xác định rõ các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận trong tổ chức, sắp xếp tổ chức lại các bộ phận chuyên môn theo hướng trách nhiệm rõ ràng, bộ máy gọn nhẹ, tăng cường tính chuyên nghiệp Cải tiến phương thức làm việc theo định hướng áp dụng CNTT, giảm bớt giấy tờ đồng thời kiện toàn đội ngũ cán bộ, đặc biệt là cán bộ CNTT có đầy

đủ trình độ, khả năng hỗ trợ cho quá trình tin học hoá của tổ chức

Xác định rõ mục tiêu ứng dụng CNTT, trên cơ sở đó cải tiến bộ máy hoạt động phù hợp, đảm bảo khả thi, tránh gây xáo trộn lớn ảnh hưởng đến hoạt động chính của tổ chức

Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu trong việc triển khai ứng dụng CNTT; nâng cao quyền hạn cho bộ phận CNTT, đặc biệt là các bộ phận phụ trách việc cải cách hành chính và ứng dụng CNTT của tổ chức Việc cải tổ cơ cấu tổ chức cần phải chuẩn bị các nguồn lực cần thiết như tài chính, cơ sở vật chất, kỹ thuật Các nguồn lực này không phải là nội dung trực tiếp, cũng không phải là điều kiện tiên quyết của quá trình cải cách cơ cấu tổ chức và triển khai ứng dụng CNTT nhưng có vai trò quan trọng, nhất là trong điều kiện phát triển kinh tế xã hội hiện nay

1.5 Kết quả triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan Đảng và Nhà nước

1.5.1 Kết quả đạt được

Ngày 04/8/1993, Chính phủ ban hành Nghị quyết 49/CP về phát triển CNTT trong những năm 1990, sau đó là chương trình Quốc gia về CNTT đến năm 2000, các bộ, ngành, địa phương bắt đầu ứng dụng CNTT vào công

tác điều hành, tổ chức và quản lý, CNTT nước ta phát triển bước đầu, nhận thức của các cấp lãnh đạo có chuyển biến, một số bộ, ngành, đơn vị làm tốt, nhưng nhìn chung vẫn là một bước tập dượt, không đồng bộ, hiệu quả thấp Dưới sự chỉ đạo của Đảng và Chính phủ, trong giai đoạn 2001-2011, CNTT Việt Nam đã đạt được nhiều thành tựu quan trọng, đáp ứng mục tiêu

đề ra theo Chỉ thị 58-CT/TW ngày 17/10/2000 của Bộ Chính trị Ban Chấp hành Trung ương Đảng (khoá VIII) về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển CNTT phục vụ sự nghiệp CNH, HĐH CNTT trở thành công cụ không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan Đảng, Nhà nước, doanh nghiệp và người dân Việc ứng dụng CNTT đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động quản lý, chỉ đạo điều hành và thực thi chính sách của các cơ quan nhà nước, nâng cao chất lượng phục vụ người dân Việc xây dựng chính phủ điện tử, chính quyền điện tử đã trở thành xu thế chủ đạo trong các

cơ quan, chính quyền từ Trung ương đến địa phương Một số kết quả cụ thể:

1.5.1.1 Về hạ tầng kỹ thuật

Hạ tầng kỹ thuật CNTT trong các cơ quan Đảng và Nhà nước đã được cải thiện, tạo nền tảng cho phát triển Chính phủ điện tử Đặc biệt, các đề án tin học hoá hoạt động của các cơ quan Đảng giai đoạn 2001-2005 (Đề án 47), và giai đoạn 2006-2010 (Đề án 06) đã được triển khai tích cực, khá đồng bộ, có kết quả cụ thể, hiệu quả và thiết thực, trong đó đến nay 100% các cơ quan Đảng từ cấp Trung ương đến cấp Quận/Huyện đều sử dụng hệ thống điều hành tác nghiệp để trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản (trừ văn bản

có nội dung tối mật, tuyệt mật) trên mạng LAN và kết nối với mạng diện rộng của Đảng, đồng thời đang triển khai mở rộng kết nối mạng tới khoảng 55% các đơn vị cấp xã/phường/thị trấn

Đối với các cơ quan quản lý HCNN thuộc các Bộ, cơ quan ngang Bộ, các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, theo thống kê đến cuối năm

2010, tại các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ, tỷ lệ máy tính trên cán bộ công chức là 88,5%, tỷ lệ máy vi tính có kết nối internet là 88,37%; tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương là tỷ lệ máy tính trên cán bộ công chức là 63,19%, tỷ lệ máy vi tính có kết nối internet là 85,53%;

tỷ lệ đơn vị có mạng cục bộ LAN và có đơn vị chuyên trách về CNTT đạt tỷ

lệ 100%; một số cơ quan đơn vị đã triển khai mạng diện rộng WAN kết nối các đơn vị ở các vị trí địa lý khác nhau, giữa các cấp chính quyền

Hạ tầng kỹ thuật phục vụ các cuộc họp giao ban trực tuyến trên môi trường mạng được đầu tư và sử dụng tương đối hiệu quả, giúp tăng cường công tác chỉ đạo, điều hành đặc biệt trong các trường hợp khẩn cấp, qua đó góp phần giảm thời gian đi lại, cũng như chi phí cho hội họp Tỷ lệ các cơ quan đã tổ chức được các cuộc họp, giao ban trên môi trường mạng đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ là 63%, đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương là 38%

1.5.1.2 Về triển khai ứng dụng công nghệ thông tin

Ứng dụng CNTT trong các cơ quan Đảng và Nhà nước đã trở thành một trong những yếu tố quan trọng nhất góp phần đổi mới lề lối làm việc, cải cách hành chính, phát triển Chính phủ điện tử ở các cấp đã trở thành xu thế và được sự quan tâm của Chính phủ

Ứng dụng CNTT phục vụ các công tác nghiệp vụ, quản lý và điều hành

đã tương đối phổ biến trong hệ thống các cơ quan Đảng, Quốc hội, Bộ, ngành và địa phương, trở thành yếu tố rất quan trọng đối với các hoạt động quản lý, chỉ đạo và điều hành Việc cung cấp thông tin về tổ chức, hoạt động

của các cơ quan Đảng và Nhà nước, chính sách và hướng dẫn các thủ tục hành chính trên mạng đang được triển khai ngày một tốt hơn là một bước tiến quan trọng tạo nền tảng để hướng tới Chính phủ điện tử ở Việt Nam Trước năm 2000, các bộ, ngành và địa phương hầu như chưa có trang thông tin, cổng thông tin điện tử chính thức của mình thì đến năm 2011 đã

có 28/30 Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ (trừ 02 bộ đặc thù là Bộ Quốc phòng và Bộ Công an), và tương ứng đạt 63/63 đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Các trang tin điện tử của cơ quan Đảng, Quốc hội, một số Bộ, ngành và địa phương hoạt động khá tốt, cập nhật thông tin thường xuyên Điển hình như trang (cổng) thông tin điện tử của: Đảng (www.dangcongsan.vn), Chính phủ (http://www.chinhphu.vn), v.v Trước năm 2000, số dịch vụ hành chính công trực tuyến cung cấp trên mạng hầu như chưa có thì đến 12/2010 đã có 775 dịch vụ công trực tuyến mức độ 2, 3 (mức độ cho phép điền và gửi trực tuyến các mẫu đơn, hồ sơ) được cung cấp trên mạng của một số Bộ, ngành, địa phương Bên cạnh đó, cùng với kết quả của đề án đơn giản hoá thủ tục hành chính (Đề án 30), bộ

cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính đã được công bố trên mạng Internet đã góp phần thúc đẩy ứng dụng CNTT cũng như cung cấp thông tin phục vụ người dân, doanh nghiệp và cộng đồng quốc tế

Nhiều địa phương đã ứng dụng CNTT để xây dựng mô hình một cửa liên thông nhằm cung cấp dịch vụ công cho người dân đến cấp xã, qua đó hỗ trợ việc theo dõi và kiểm soát các thủ tục hành chính từ khâu tiếp nhận cho đến khi hoàn thành và trả kết quả, giúp nâng cao hiệu suất, hiệu quả công việc và góp phần minh bạch hoá các thủ tục hành chính

Công tác triển khai ứng dụng CNTT trong các ngành, các cấp đã có nhiều chuyển biến tích cực, hiệu quả rõ nét Các ứng dụng CNTT phục vụ giáo dục và đào tạo, y tế, thể thao, văn hoá, xã hội, nông nghiệp và phát triển nông thôn bước đầu phát triển phục vụ các nhu cầu thiết thực của cộng