Đề cương ôn tập chi tiết môn Quản Trị Sự Kiện

Bộ môn Quản Trị Sự Kiện, Khoa Khách Sạn Du Lịch, Đại học Thương MạiĐề cương chi tiết ôn tập cuối kì:Câu 1: Khái niệm và vai trò của sự kiện?2Câu 2: Nhân tố ảnh hưởng đến sự kiện?3Câu 3: Khái niệm quản trị sự kiện và nội dung cơ bản của Quản trị sự kiện?5Câu 4: Thị trường Tổ chức sự kiện và xu hướng phát triển ở Việt Nam8Câu 5: Công tác chuẩn bị Tổ chức sự kiện? Bao gồm: Nghiên cứu nhu cầu và các loại hình Tổ chức sự kiện, thành lập ban tổ chức sự kiện, ký kết hợp đồng Tổ chức sự kiện (Khái niệm, nội dung, các loại, các bước xây dưng). Các kiểu thương lượng.11Câu 6: Trình bày các bước của quá trình lập kế hoạch Tổ chức sự kiện?166.1. Nội dung Xác định mục tiêu của sự kiện và lấy ví dụ minh họa?166.2. Nội dung Xác định chủ đề của sự kiện176.3. Nội dung Xác định đối tượng đại biểu và liên hệ về thực trạng hiện nay?186.4. Nội dung Xây dựng chương trình kế hoạch? Ví dụ minh họa?196.5. Nội dung lập thời gian biểu và lựa chọn địa điểm. Quy trình lựa chọn địa điểm và lấy ví dụ minh họa? Lấy ví dụ minh họa về lập thời gian biểu?216.6. Nội dung xác định ngân sách226.7. Nội dung tài trợ sự kiện23Câu 7: Những vấn đề pháp lý của Quản trị sự kiện?247.1. Khái niệm đàm phán và hợp đồng phục vụ sự kiện. Mẫu hợp đồng247.2. Khái niệm đàm phán và các nguyên tắc cơ bản trong đàm phán?287.3. Các phương pháp đàm phán?287.4. Quá trình đàm phán?297.5. Trình bày nội dung an toàn, an ninh và bảo hiểm sự kiên? Nêu ý nghĩa29Câu 8: Trình bày khái niệm, ý nghĩa, công cụ, mô hình và nội dung Truyền thông marketing sự kiện?31Câu 9: Trình bày nội dung xác định các loại phương tiện trở khách? Lấy ví dụ minh họa?34Câu 10: Trình bày nội dung đưa đón và tiếp khách trong sự kiện? Lấy ví du minh họa?35Câu 11: Trình bày nội dung tổ chức không gian, âm thanh, ánh sáng. Nêu ý nghĩa trong quá trình tổ chức sự kiện?37Câu 12: Trình bày nội dung tổ chức ăn uống trong sự kiện và nêu ý nghĩa?39Câu 13: Trình bày nội dung tổ chức quay phim, chụp ảnh, hoạt động giải trí và nêu ý nghĩa trong tổ chức sự kiện?40Câu 14: Trình bày nội dung các hoạt động sau sự kiện?42Câu 15: Trình bày những tình huống có thể xảy ra trong tổ chức sự kiện. Lấy ví du cụ thể về một số tình huống và đưa ra một số giải pháp hạn chế.44Câu 16: Khái niệm đánh giá hoạt động tổ chức sự kiện? Trình bày nội dung các tiêu chí đánh giá? Trình bày nội dung các phương pháp đánh giá và quá trình đánh giá? Nêu ý nghĩa? Liên hệ vẽ bảng chỉ tiêu đánh giá?46Câu 17: Liên hệ thực tiễn xác định yêu cầu và các bước quá trình tổ chức cho sự kiện Hội nghị hội thảo?49Câu 18: Liên hệ thực tiễn xác định yêu cầu và các bước quá trình tổ chức cho sự kiện khai trương?51Câu 19: Liên hệ thực tiễn xác định yêu cầu và các bước quá trình tổ chức cho sự kiện khánh thành?53Câu 20: Liên hệ thực tiễn xác định yêu cầu và các bước quá trình tổ chức cho sự kiện giới thiệu sản phẩm mới?54

MỤC LỤC

Câu 1: Khái niệm và vai trò của sự kiện? 2

Câu 2: Nhân tố ảnh hưởng đến sự kiện? 3

Câu 3: Khái niệm quản trị sự kiện và nội dung cơ bản của Quản trị sự kiện? 5

Câu 4: Thị trường Tổ chức sự kiện và xu hướng phát triển ở Việt Nam 8

Câu 5: Công tác chuẩn bị Tổ chức sự kiện? Bao gồm: Nghiên cứu nhu cầu và các loại hình Tổ chức sự kiện, thành lập ban tổ chức sự kiện, ký kết hợp đồng Tổ chức sự kiện (Khái niệm, nội dung, các loại, các bước xây dưng) Các kiểu thương lượng 11

Câu 6: Trình bày các bước của quá trình lập kế hoạch Tổ chức sự kiện? 16

6.1 Nội dung Xác định mục tiêu của sự kiện và lấy ví dụ minh họa? 16

6.2 Nội dung Xác định chủ đề của sự kiện 17

6.3 Nội dung Xác định đối tượng đại biểu và liên hệ về thực trạng hiện nay? 18

6.4 Nội dung Xây dựng chương trình kế hoạch? Ví dụ minh họa? 19

6.5 Nội dung lập thời gian biểu và lựa chọn địa điểm Quy trình lựa chọn địa điểm và lấy ví dụ minh họa? Lấy ví dụ minh họa về lập thời gian biểu? 21

6.6 Nội dung xác định ngân sách 22

6.7 Nội dung tài trợ sự kiện 23

Câu 7: Những vấn đề pháp lý của Quản trị sự kiện? 24

7.1 Khái niệm đàm phán và hợp đồng phục vụ sự kiện Mẫu hợp đồng 24

7.2 Khái niệm đàm phán và các nguyên tắc cơ bản trong đàm phán? 28

7.3 Các phương pháp đàm phán? 28

7.4 Quá trình đàm phán? 29

7.5 Trình bày nội dung an toàn, an ninh và bảo hiểm sự kiên? Nêu ý nghĩa 29

Câu 8: Trình bày khái niệm, ý nghĩa, công cụ, mô hình và nội dung Truyền thông marketing sự kiện?31 Câu 9: Trình bày nội dung xác định các loại phương tiện trở khách? Lấy ví dụ minh họa? 34

Câu 10: Trình bày nội dung đưa đón và tiếp khách trong sự kiện? Lấy ví du minh họa? 35

Câu 11: Trình bày nội dung tổ chức không gian, âm thanh, ánh sáng Nêu ý nghĩa trong quá trình tổ chức sự kiện? 37

Câu 12: Trình bày nội dung tổ chức ăn uống trong sự kiện và nêu ý nghĩa? 39

Câu 13: Trình bày nội dung tổ chức quay phim, chụp ảnh, hoạt động giải trí và nêu ý nghĩa trong tổ chức sự kiện? 40

Câu 14: Trình bày nội dung các hoạt động sau sự kiện? 42

Câu 15: Trình bày những tình huống có thể xảy ra trong tổ chức sự kiện Lấy ví du cụ thể về một sốtình huống và đưa ra một số giải pháp hạn chế 44Câu 16: Khái niệm đánh giá hoạt động tổ chức sự kiện? Trình bày nội dung các tiêu chí đánh giá?Trình bày nội dung các phương pháp đánh giá và quá trình đánh giá? Nêu ý nghĩa? Liên hệ vẽ bảng chỉtiêu đánh giá? 46Câu 17: Liên hệ thực tiễn xác định yêu cầu và các bước quá trình tổ chức cho sự kiện Hội nghị hộithảo? 49Câu 18: Liên hệ thực tiễn xác định yêu cầu và các bước quá trình tổ chức cho sự kiện khai trương? 51Câu 19: Liên hệ thực tiễn xác định yêu cầu và các bước quá trình tổ chức cho sự kiện khánh thành? 53Câu 20: Liên hệ thực tiễn xác định yêu cầu và các bước quá trình tổ chức cho sự kiện giới thiệu sảnphẩm mới? 54

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ SỰ KIỆN Câu 1: Khái niệm và vai trò của sự kiện?

Có rất nhiều khái niệm nói về sự kiện như:

- Theo từ điển chambers: “Sự kiện là bất cứ điều gì diễn ra có kết quả; bất kỳ sự ảnhhưởng bất ngờ hoặc có khả năng xảy ra gây sự chú ý hay đơn giản là một mục trong mộtchương trình”

- Theo APEX: “Một dịp được tổ chức như một cuộc họp, hội nghị, triển lãm, sự kiện đặcbiệt, tiệc chiêu đãi Một sự kiện thường bao gồm nhiều chức năng khác nhau nhưng liên quanđến nhau”

- Theo từ điển tiếng Việt: “Sự kiện đó là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có ýnghĩa với đời sống xã hội.”

Từ ba khái niệm trên, ta có thể rút ra KHÁI NIỆM về sự kiện là:

KHÁI NIỆM: Sự kiện đó là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh

doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng, và các hoạtđộng khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục- tập quán…

* Vai trò của sự kiện:

 Đối với xã hội:

 Giúp đáp ứng và thỏa mãn các nhu cầu của đời sống con người, đặc biệt là đời sốngtinh thần, góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống.

 Sự nâng cao niềm tự hào về cộng đồng dân tộc, củng cố tình đoàn kết, thắt chặt mốiliên hệ cộng đồng, đối ngoại và làm tăng thêm sự hiểu biết lẫn nhau giữa các dân tộc và cácnước trên thế giới

 Trực tiếp và gián tiếp tác động đến việc bảo tồn các di sản văn hóa của quốc gia, nângcao truyền thống, lòng tự hào dân tộc, tính tự trọng, vâng cao bản sắc văn hóa dân tộc

 Tạo điều kiện phát triển cơ sở hạ tầng cũng như tạo khối lượng việc làm lớn cho xãhội

 Đối với doanh nghiệp

 Truyền tải thông điệp của doanh nghiệp đến với khách hàng để có thể xây dựng, duytrì, khuyếch trương và phát triển hình ảnh, khẳng định uy tín của mình trên thị trường

 Tạo ra lợi thế cạnh tranh

 Thu hút nhân tài đến với doanh nghiệp

 Là cơ hội đề các nhà cung ứng dịch vụ trung gian bán được các sản phẩm của mình,quảng bá hình ảnh, sản phẩm của mình

 Với lợi thế trong lĩnh vực quan hệ báo chí và truyền hình, sự kiện góp phần "đánhbóng" cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty

Câu 2: Nhân tố ảnh hưởng đến sự kiện?

a Nhân tố vĩ mô

- Nhân tố kinh tế: Thể hiện ở tốc độ tăng trưởng kinh tế, cơ cấu vùng từ đó tạo ra tính

hấp dẫn về thị trường và sức mua, cơ cấu chi tiêu khác nhau đối với các thị trường hàng hoákhác nhau Theo đánh giá của nhiều chuyên gia tổ chức sự kiện thì các sự kiện liên quan đếnhoạt động kinh doanh, thương mại của các doanh nghiệp chiếm hơn 60% về số lượng và 75%

về ngân sách tổ chức sự kiện Ngoài ra cùng với sự phát triển của đời sống xã hội mà yếu tố chiphối lớn nhất là thu nhập của người dân sẽ tác động đến tổ chức sự kiện

- Nhân tố tự nhiên: bao gồm hệ thống các yếu tố tự nhiên ảnh hưởng đến đầu vào cần

thiết cho các nhà sản xuất kinh doanh và gây ảnh hưởng cho các hoạt động tổ chức sự kiện Cácyếu tố ảnh hưởng rõ rệt nhất từ môi trường tự nhiên có thể là thời tiết, khí hậu ảnh hưởng trực

tiếp đến việc tổ chức sự kiện đặc biệt là những sự kiện tổ chức ngoài trời; hay các vấn đề về ônhiễm và bảo vệ môi trường tác động đến việc lựa chọn các chủ đề và hoạt động trong sự kiện.

- Nhân tố chính trị: Là 1 trong những yếu tố ảnh hưởng mạnh mẽ đến các quyết định tổ

chức sự kiện của cả nhà đầu tư và tổ chức sự kiện Nó bao gồm hệ thống luật và các văn bảndưới luật, các công cụ, chính sách của nhà nước, tổ chức bộ máy, cơ chế điều hành của chínhphủ và các tổ chức chính trị, xã hội

- Nhân tố nhân khẩu học: bao gồm các vấn đề về dân số và con người như quy mô,

mật độ, phân bố dân cư, tỷ lệ sinh, tỷ lệ tử, tuổi tác, giới tính, sắc tộc, nghề nghiệp,… tạo ra cácloại thị trường cho doanh nghiệp tổ chức sự kiện, vì vậy nhân tố nhân khẩu học là mối quantâm lớn của các nhà hoạt động thị trường

- Nhân tố công nghệ, kỹ thuật: bao gồm các nhân tố gây tác động ảnh hưởng đến công

nghệ mới, sáng tạo sản phẩm và cơ hội thị trường mới, ảnh hưởng đến việc thực thi các giảipháp cụ thể của tổ chức sự kiện Tiến bộ kỹ thuật hỗ trợ cho tổ chức sự kiện ở nhiều lĩnh vựcnhư quản lý, lập kế hoạch tổ chức, chuẩn bị sự kiện, thông tin liên lạc hỗ trợ tổ chức sự kiện

- Nhân tố văn hoá: Văn hoá được coi là 1 hệ thống giá trị, quan niệm, niềm tin, truyền

thống và các chuẩn mực hành vi đơn nhất với 1 nhóm người cụ thể nào đó được chia sẻ 1 cáchtập thể, bao gồm: những giá trị văn hoá truyền thống căn bản, những giá trị văn hoá thứ phát,các nhánh văn hoá của 1 nền văn hoá Sự đa dạng hoá, giao thoa của các nền văn hoá, sắc tộc

và tôn giáo khiến các hoạt động Tổ chức sự kiện cần phải thích ứng để phù hợp với các diễnbiến đó

b Nhân tố vi mô

- Yếu tố trong doanh nghiệp tổ chức sự kiện: nguồn lực của nhà tổ chức sự kiên

(resource) bao gồm nguồn nhân lực, cơ sở vật chất kỹ thuật, kinh nghiệm tổ chức sự kiện, cácmối quan hệ với nhà cung ứng dịch vụ, với chính quyền,…

- Khách hàng: Khách hàng là đối tượng mà doanh nghiệp tổ chức sự kiện phục vụ và

mang lại nguồn thu cho nhà tổ chức sự kiện, tuỳ theo hình thức tổ chức sự kiện mà khách hàngcủa sự kiện có thể khác nhau Các đòi hỏi của khách hàng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động

tổ chức sự kiện, vì nhà tổ chức sự kiện phải tạo ra các sự kiện đáp ứng nhu cầu hay đạt đượcmục tiêu của khách hàng Đây là yếu tố quyết định đến chủ đề cũng như nội dung của sự kiện

- Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ: là các doanh nghiệp và cá nhân đảm bảo cung ứng các

yếu tố cần thiết cho nhà tổ chức sự kiện và các đối thủ cạnh tranh để có thể thực hiện triển khaiđược các sự kiện Các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ sẽ ảnh hưởng đến các yếu tố như địa điểm

tổ chức sự kiện, cách thức phục vụ, hình thức giải trí, cách trang trí, âm thanh ánh sáng,… Bất

kỳ có sự thay đổi nào từ phía người cung ứng sẽ gây ra ảnh hưởng tới hoạt động tổ chức sựkiện

- Đối thủ cạnh tranh: Mọi doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp tổ chức sự

kiện nói riêng đều phải đối đầu với các đối thủ cạnh tranh với nhiều mức độ khác nhau Trongquá trình tiến hành tìm kiếm các nhà đầu tư sự kiện, cần phải hết sức quan tâm đến đối thủ cạnhtranh để đưa ra các chính sách, chiến lược cạnh tranh hợp lý Quá trình cạnh tranh sẽ ảnhhưởng đến sự kiện (ảnh hưởng đến ngân sách, chương trình, ý tưởng,… do tác động từ đối thủcạnh tranh)

Câu 3: Khái niệm quản trị sự kiện và nội dung cơ bản của Quản trị sự kiện?

3.1 Khái niệm quản trị sự kiện

Quản trị sự kiện là sự tác động liên tục, có tổ chức, có định hướng của chủ thể sự kiệnlên tập thể lao động, sử dụng 1 cách tốt nhất mọi tiềm năng và cơ hội để đạt mục tiêu đề ra theođúng luật pháp và chuẩn mực xã hội

3.2 Nội dung cơ bản của Quản trị sự kiện

a Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Khái niệm: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện là quá trình xác định trước các công việc 1cách chi tiết theo 1 hệ thống nhất định dựa trên chương trình và ngân sách sự kiện đã được xácđịnh

- Tối thiểu hoá các tác động tiêu cực của sự cố và chủ động tiến hành các biện pháp khắcphục

- Dự trù, tính toán và điều chỉnh dự toán ngân sách tổ chức sự kiện 1 cách đầy đủ chínhxác hơn

- Nội dung:

- Công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện

• Nghiên cứu nhu cầu và loại hình tổ chức sự kiện

• Xác định đối tượng đại biểu

• Xây dựng chương trình kế hoạch

• Lập thời gian biểu và lựa chọn địa điểm

• Xác định ngân sách

• Tài trợ sự kiện

b Những vấn đề pháp lý và truyền thông marketing sự kiện

- Những vấn đề pháp lý của quản trị sự kiện

+ Đàm phán và hợp đông phục vụ sự kiện

+ Giấy phép và những quy định

+ Nhãn hiệu và biểu tượng

+ An toàn, an ninh và bảo hiểm sự kiện

-Truyền thông marketing sự kiện

+ Ý nghĩa của truyền thông marketing sự kiện

• Truyền tải đến khán giả thông điệp, thương hiệu của công ty

• Thúc đẩy sự gắn kết giữa sản phẩm của DN với nhà tài trợ và KH

• Thu hút thêm nhiều khách tham dự và xây dựng một cộng đồng trực tuyến trong tất cảcác giai đoạn của sự kiện

- Lựa chọn các công cụ truyền thông

• Trước khi sự kiện diễn ra: quảng cáo, khuyến mại, banner, poster, báo giấy, truyềnhình, radio, báo điện tử, social media,…

• Sau khi sự kiện diễn ra: Báo, truyền hình, internet,…

- Nội dung truyền thông marketing sự kiện

• Xác định KH mục tiêu

• Xác định mục tiêu truyền thông

• Thiết kế thông điệp

• Lựa chọn phương tiện truyền thông

• Xác định ngân sách truyền thông

• Đánh giá kết quả truyền thông

c Tổ chức triển khai hoạt động sự kiện

- Tổ chức đưa đón, tiếp khách

+ Xác định loại phương tiện chở khách

+ Xác định điểm đỗ và đưa đón khách

+ Tổ chức tiếp khách trong sự kiện

- Tổ chức không gian, âm thanh, ánh sáng

+ Tổ chức không gian sự kiện

+ Tổ chức âm thanh, ánh sáng trong sự kiện

+ Tổ chức ăn uống trong sự kiện

+ Lên thực đơn với nhà cung ứng sản phẩm ăn uống đáp ứng các tiêu chuẩn

+ Thông báo chính xác địa điểm và thời gian diễn ra bữa ăn của đoàn

+ Thông báo rõ ràng thực đơn của bữa ăn

+ Thông tin phản hồi về chất lượng và cách thức phục vụ bữa ăn cho nhà hàng

- Tổ chức quay phim chụp ảnh và hoạt động giải trí

+ Tổ chức quay phim chụp ảnh

+ Tổ chức các hoạt động giải trí

d Đánh giá sự kiện và những thông tin về các loại sự kiện thường gặp

* Hoạt động sau sự kiện và những tình huống

- Hoạt động sau sự kiện

• Viết báo cáo

• Quyết toán với công ty

• Họp rút kinh nghiệm, tổng kết và đánh giá kết quả của sự kiện

- Những tình huống

• Những sự cố xảy ra liên quan đến luật lệ

• Vấn đề thời gian diễn ra sự kiện

• Người dẫn chương trình

• Giờ giấc và trang phục của Sao

* Đánh giá hoạt động tổ chức sự kiện

- Khái niệm: Đánh giá sự kiện là hoạt động có liên quan chủ yếu đến việc đo lường sựthành công của 1 sự kiện về mục tiêu của nó bằng cách thu thập và phân tích các dữ liệu liênquan từ sự kiện này

- Xác định những tiêu chí và phương pháp đánh giá

- Quá trình đánh giá và đo lường chi phí

Với các sự kiện mang tính chất văn hóa, phong tục tập quán… hoặc các sự kiện đơngiản như đám cưới, hội họp, gặp mặt… việc tổ chức không quá phức tạp, người chủ trì chỉ cần

có một số kinh nghiệm nhất định cũng có thể thực hiện được

Tuy nhiên để bắt kịp với sự phát triển của xã hội, đòi hỏi cần có những nhà tổ chức sựkiện chuyên nghiệp Đặc biệt, đối với các sự kiện liên quan đến kinh doanh, thương mại như:các buổi lễ khai trương, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, quan hệ công chúng, triển lãm, hộichợ, gặp mặt khách hàng… do tầm quan trọng, mức độ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh

doanh của doanh nghiệp nên nếu chủ đầu tư là các doanh nghiệp tất yếu cần đến các nhà tổchức sự kiện chuyên nghiệp để đạt được các mục tiêu của mình.

Ngoài ra, do tính chất rất phức tạp của các sự kiện, cũng như để đạt được ý tưởng, mụctiêu của một đất nước đang phát triển như Việt Nam gần 90 triệu dân đầy tiềm năng, khi tổchức sự kiện cần phải có các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để tận dụng kinh nghiệm vàkhả năng tổ chức của đội ngũ này

Một lý do khác, khi diễn ra một sự kiện đặc biệt là các sự kiện tương đối lớn các dịch vụcần có cho sự kiện rất đa dạng (như các dịch vụ về trang trí, sân khấu, dẫn chương trình, tiếpđón, lưu trú, ăn uống…) một doanh nghiệp, một tổ chức vừa đóng vai trò là chủ đầu tư sự kiệnkiêm nhà tổ chức sự kiện sẽ không đủ thông tin, kinh nghiệm để đảm đương hết tất cả các dịch

vụ này

Đối với cung tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam có thể thấy số công ty chuyên về kinhdoanh tổ chức sự kiện còn rất ít Các công ty có tham gia tổ chức sự kiện chủ yếu là tổ chứcđan xen như: Các doanh nghiệp quảng cáo, các công ty du lịch, khách sạn và một số doanhnghiệp có cơ sở tổ chức hội thảo hội nghị, sân vận động…

Một số sự kiện được tổ chức theo kiểu lập ban tổ chức Ban tổ chức được thành lập từnhiều thành phần khác nhau, trong đó giữ vai trò chính là chủ đầu tư sự kiện Khi sự kiện kếtthúc thì ban tổ chức cũng thường tự giải thể, như vậy vừa không tận dụng được kinh nghiệmcủa các nhà tổ chức sự kiện quen thuộc, vừa tốn kém, lãng phí

Về chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện, các doanh nghiệp chủ yếu thực hiện theo hìnhthức tự học hỏi là chính Hiện nay nhân sự tốt cho lĩnh vực tổ chức sự kiện còn chưa nhiều TạiViệt Nam cũng có một số ít trường lớp đào tạo bài bản, chính quy cho nghề tổ chức sự kiện,tuy cũng đã lác đác có một vài trường đã đưa môn học vào giảng dạy ( ĐH Thương Mại, ĐHNhân Văn, ) còn ngoài ra chủ yếu dựa vào kinh nghiệm học hỏi được Ngay cả các thông tin

về việc tổ chức sự kiện ở Việt Nam cũng còn rất hạn chế, chưa mang tính hệ thống

Có thể nói, hoạt động cung ứng dịch vụ tổ chức sự kiện còn ở quy mô nhỏ, chất lượngdịch vụ còn thấp, tính cạnh tranh chưa cao, các doanh nghiệp nước ngoài cũng chưa tham giasâu vào thị trường này Theo đánh giá của nhiều chuyên gia, xu hướng tất yếu sẽ có nhiều công

ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp ra đời đáp ứng các yêu cầu cơ bản về tính chuyên nghiệp, sự

phong phú về sản phẩm, đạt chất lượng dịch vụ cao đáp ứng nhu cầu về dịch vụ tổ chức sự kiệntrên thị trường Việt Nam.

b Xu thế phát triển thị trường tổ chức sự kiện ở Việt Nam

Nếu trước đây chỉ có những công ty lớn của nước ngoài chú ý đến việc tổ chức các sựkiện thì hiện tại nhiều doanh nghiệp lớn trong nước cũng đã bắt đầu quan tâm đến hình thứcquảng bá thương hiệu mới mẻ này

Những doanh nghiệp làm nghề tổ chức sự kiện có thể sống quanh năm vì mỗi năm mộtđơn vị tổ chức ít nhất vài sự kiện lớn nhỏ Lớn thì kinh phí từ vài trăm triệu đến vài tỉ đồng,nhỏ thì vài chục triệu: tổ chức liveshow (chương trình ca nhạc lớn có ngôi sao, truyền hình trựctiếp), sự kiện cộng đồng (đi bộ vì người nghèo), road show (triển lãm di động qua nhiều địaphương); hội nghị khách hàng, những buổi họp báo, hội thảo Mỗi sự kiện có thể chỉ diễn ratrong vài giờ đến kéo dài cả năm

Xuất hiện ở VN khoảng năm 1995 chỉ với một vài công ty của người nước ngoài, đếnnay số công ty làm nghề tổ chức sự kiện đã khá nhiều Theo kết quả nghiên cứu độc lập gầnđây của Công ty FTA thì ngành PR/event ở Việt Nam đang tăng trưởng nhanh, ước tính 30%với hơn 20 công ty chuyên về PR/event và hàng trăm công ty quảng cáo làm “kèm” 66% cáccông ty tự làm và 77% công ty thuê làm các hoạt động PR/event

Khách hàng được phỏng vấn cho biết họ “hài lòng” với kết quả đem lại Những yếu tố

mà họ mong đợi là “có mối quan hệ tốt” (với báo chí, cơ quan chức năng), “nhiệt tình”,

“chuyên nghiệp”, “hiệu quả” và điều không hài lòng là các dịch vụ “thiếu sáng tạo” Vì vậy,44% đặt yếu tố “sáng tạo” lên hàng đầu, sau đó đến “phục vụ khách hàng”, “kỹ năng truyền đạtthông tin”, “kỹ năng giải quyết vấn đề” cùng với yêu cầu “không đụng hàng”

Các công ty có lợi thế là thành lập từ lâu, am hiểu thị trường nên đưa ra những ý tưởngvừa độc đáo vừa phù hợp với bản sắc dân tộc, quan trọng hơn là chi phí cũng nhẹ hơn các công

ty đa quốc gia Hơn nữa, thị trường ở Việt Nam dù phát triển mạnh song vẫn còn là “mẩu bánhquá nhỏ” không bõ để các đại gia này nhảy vào

CHƯƠNG 2: LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN Câu 5: Công tác chuẩn bị Tổ chức sự kiện? Bao gồm: Nghiên cứu nhu cầu và các loại hình Tổ chức sự kiện, thành lập ban tổ chức sự kiện, ký kết hợp đồng Tổ chức sự kiện (Khái niệm, nội dung, các loại, các bước xây dưng) Các kiểu thương lượng.

5.1 Nghiên cứu nhu câu và loại hình Tổ chức sự kiện

5.1.1 Nghiên cứu nhu cầu

- So với quảng cáo, thị trường tổ chức sự kiện có thể có quy mô nhu cầu lớn hơn nhiều.Những nhu cầu đó bao gồm:

+ Nhu cầu của các tổ chức xã hội

+ TC phi chính phủ

+ Các doanh nghiệp

+ Nhu cầu của các gia đình, các cá nhân

- Kinh tế xã hội càng phát triển thì nhu cầu về tổ chức sự kiện càng cao Cụ thể là

+ Sự tác động của các phương tiện thông tin đại chúng (đặc biệt là Internet) nhu cầu,mục tiêu của chủ đầu tư sự kiện thường cao hơn rất nhiều

+ Với các sự kiện liên quan đến kinh doanh, thương mại như: các buổi lễ khai trương,giới thiệu sản phẩm, quảng cáo,triển lãm, hội chợ các doanh nghiệp tất yếu cần đến các nhà tổchức sự kiện chuyên nghiệp để đạt được các mục tiêu của mình

- Nhu cầu về tổ chức sự kiện rất đa dạng bởi vì:

+ Khi diễn ra một sự kiện đặc biệt các dịch vụ cần có cho sự kiện rất đa dạng

+ Việt Nam gần 90 triệu dân, hơn 60 tỉnh thành, hơn 500 quận huyện với hàng chụcngàn thôn xã, nền kinh tế nước ta lại gồm nhiều thành phần với hàng trăm ngàn doanh nghiệpthuộc các ngành

- Khi nghiên cứu nhu cầu tổ chức sự kiện thì nhà tổ chức còn cần phải nghiên cứu tìmhiểu về:

+ Khán giả của sự kiện

+ Những nhu cầu, mong muốn của họ

+ Tìm hiểu về văn hoá, luật lệ của địa phương

- Về việc nghiên cứu đối tượng tham dự sự kiện, chúng ta nên chú ý các yếu tố sau:+ Độ tuổi, Giới tính

- Tổ chức buổi lễ giới thiệu sản phẩm mới

- Tổ chức lễ hội, hội trợ, sự kiện cộng đồng

- Tổ chức trương trình ca nhạc, biểu diễn nghệ thật

- Tổ chức các sự kiện cho trẻ em

Loại hình sự kiện quyết định đến chương trình, ngân sách cũng như kế hoạch chuẩn bị,triển khai thực hiện sự kiện… hay nói cách khác nó có tầm ảnh hưởng quyết định đến toàn bộquy trình tổ chức sự kiện Do đó việc phân loại loại hình sự kiện có một vai trò quan trọng Vớinhững mục tiêu chính của chủ đầu tư sự kiện đòi hỏi nội dung sự kiện phải được thiết kế vàthực hiện để đạt được Tuy nhiên, bên cạnh đó các loại hình sự kiện cụ thể khác cũng đòi hỏi cócác ý tưởng, chương trình sát thực với chúng

Ban tổ chức sự kiện có thể gồm những thành viên thuộc những thành phần khác nhau,

có khả năng tổ chức và có kỹ năng chuyên môn nghề nghiệp để chủ động thực hiện, quản lý

các hoạt động có liên quan đến lĩnh vực của mình trong quá trình tổ chức sự kiện Nhà tổ chức

sự kiện thường cử người có đủ kinh nghiệm và năng lực đảm nhận chức trưởng ban tổ chức

Trong trường hợp, khi nhà đầu tư đã ký kết hợp đồng thuê và ủy quyền cho nhà tổ chức

sự kiện Ban tổ chức sự kiện được thành lập từ quyết định của nhà tổ chức sự kiện Trongtrường hợp có các thành viên của chủ đầu tư sự kiện tham gia vào ban tổ chức sự kiện, cần mô

tả rõ và thống nhất với chủ đầu tư sự kiện về vị trí, trách nhiệm, quyền hạn của các thành viênnày tránh trường hợp chồng chéo và cản trở các hoạt động tổ chức sự kiện

- Nhà quản trị tổ chức sự kiện sẽ đảm nhận vai trò trưởng Ban tổ chức với những nhiệmvụ:

+ Trực tiếp điều hành các thành viên trong Ban

+ Ra quyết định trực tiếp, kịp thời về nội dung các công việc về việc kết hợp các kỹnăng chuyên môn

+ Thực hiện điều hòa tạo nên sự ăn khớp chương trình riêng biệt nhằm duy trì sự đồng

bộ công việc giữa các thành viên trong Ban

5.3 Ký kết hợp đồng tổ chức sự kiện

5.3.1 Khái niệm hợp đồng:

Là một cam kết thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên (thể nhân hay pháp nhân) để làm hoặckhông làm một việc nào đó trong khuôn khổ pháp luật Hợp đồng thường gắn liền với dự án,trong đó một bên thỏa thuận với các bên khác thực hiện dự án hay một phần dự án cho mình.Hợp đồng có thể được thể hiện bằng văn bản hay bằng lời nói có thể có người làm chứng, nếu

vi phạm hợp đồng hay không theo cam kết thì 2 bên sẽ cùng nhau ra tòa và bên thua sẽ chịumọi phí tổn

5.3.2 Nội dung hợp đồng:

Theo Goldblatt (2008) giải thích, một hợp đồng sự kiện điển hình sẽ chứa các nội dung

cơ bản, bao gồm:

- Tên của các bên tham gia ký kết hợp đồng,

- Thông tin chi tiết về dịch vụ hay sản phẩm được đặt hàng (ví dụ, thiết bị, giải trí…)

- Bồi hoàn hoặc các điều khoản trao đổi để lấy sản phẩm, dịch vụ

- Quyền lợi và nghĩa vụ của các bên

- Phương thức giải quyết tranh chấp

- Chữ ký của cả hai bên thể hiện sự nhất trí với các điều khoản và các thoả thuận tronghợp đồng.

5.3.4 Các loại hợp đồng

- Hợp đồng Giải trí

+ Một đặc điểm chung của hợp đồng giải trí là “phụ lục”, bao gồm những sửa đổi, bổsung cho hợp đồng

+ Một điều khoản quan trọng khác trong hợp đồng giải trí là vấn đề độc quyền

+ Hợp đồng phải chứa một điều khoản quy định rằng các bên thamgia hợp đồng cóquyền ký thay

- Hợp đồng Địa điểm

+Tiền đặt cọc: một khoản tiền, thường được xác định bằng một tỷ lệ nhất định trên lệphí thuê địa điểm

+ Hủy: bồi thường cho việc hủy bỏ sự kiện

+ Truy cập: bao gồm thời gian mở cửa, đóng cửa, và thời gian sử dụng thực tế

+ Giải quyết trễ giờ: hình phạt cho nếu sự kiện vượt quá thời gian quy định

+ Ghế mời: đây là vé miễn phí dành cho đơn vị quản trị địa điểm

+ Bổ sung hoặc thay đổi: sự kiện có thể yêu cầu một số thay đổi về cấu trúc của địađiểm

+ Biển hiệu: bao gồm các yếu tố tượng trưng cho nhà tài trợ và các hoạt động quảng cáokhác

+ Chi phí

- Hợp đồng Tài trợ

- Hợp đồng Phát sóng

5.3.5 Các kiểu thương lượng

được mối quan hệ

Giành đc thắng lợibằng mọi giá

Giải quyết vấn đềhiệu quả và thân thiệnXuất phát điểm Nhượng bộ để giữ

mối quan hệ

Bắt ép đối tác nhượngbộ

Tách con người rakhỏi vấn đề

Tìm phương án có lợicho cả 2 bên

chí

Căn cứ tiêu chuẩnkhách quan để đạtthỏa mãn

Bước 3: Chấp nhận ban đầu: nhà cung cấp sau đó được thông báo rằng đề nghị của họđược tạm chấp nhận;

Bước 4: Thỏa thuận về các điều khoản: các cuộc thảo luận sau tiếp tục diễn ra chi tiếthơn,gồm các yếu tố như điều khoản thanh toán và chiết khấu để đáp ứng mục tiêu số lượng

Bước 5: Ký hợp đồng: khi tất cả các chi tiết được chấp thuận, chúng sẽ được thiết lậptrong hợp đồng và sau đó những người có trách nhiệm của nhà cung cấp và quản trị sự kiện sẽ

ký vào hợp đồng

Câu 6: Trình bày các bước của quá trình lập kế hoạch Tổ chức sự kiện?

Bao gồm các bước:

Bước 1: Xác định mục tiêu của sự kiện

Bước 2: Xác định chủ đề của sự kiện

Bước 3: Xác định đối tượng đại biểu

Bước 4: Xây dựng chương trình kế hoạch

Bước 5: Lập thời gian biểu và lựa chọn địa điểm

Bước 6: Xác định ngân sách

Bước 7: Tài trợ sự kiện

6.1 Nội dung Xác định mục tiêu của sự kiện và lấy ví dụ minh họa?

Mục tiêu của sự kiện đó là những kết quả mà nhà đầu tư sự kiện, nhà tổ chức sự kiệncũng như các thành phần tham gia khác định ra nhằm phấn đấu đạt được trong quá trình thựchiện sự kiện

Xác định mục tiêu của sự kiện gồm:

+ Gia tăng doanh số

Ví dụ: Mục tiêu của một số sự kiện.

- Với sự kiện hội họp, hội nghị, hội thảo:

+Tập hợp các thành viên có liên quan nhằm bàn bạc, trao đổi thông tin

+ Cung cấp thông tin về sản phẩm mới, ý tưởng mới

+ Trao đổi ý kiến

- Với sự kiện ra mắt sản phẩm mới:

+ Gia tăng doanh thu cho công ty

+ Mở rộng quan hệ với đối tác, khách hàng

+ Thâm nhậm vào thị trường dịch vụ giải trí mới lạ

+ Tìm kiếm them khách hàng mục tiêu

+ Tăng sự nhận biết về công ty đối với khách hàng tiềm năng

6.2 Nội dung Xác định chủ đề của sự kiện

Chủ đề cho sự kiện được hiểu là nội dung ngắn gọn mang tính khái quát, biểu tượngchứa đựng các ý tưởng, mục đích, nội dung, hình thức… của sự kiện

Chủ đề sự kiện và tên sự kiện có thể giống hoặc khác nhau tùy theo quyết định của nhà

tổ chức sự kiện

Hình thành chủ đề sự kiện: có 2 kiểu hình thành là nhà đầu tư xác định chủ đề và yêucầu các nhà tổ chức SK thực hiện theo hoặc nhà đầu tư sự kiện thường đưa ra mục đích trongviệc đầu tư SK của mình, việc hình thành chủ đề cho sự kiện được giao cho nhà tổ chức sựkiện Sau đó, nhà đầu tư vs các chuyên gia marketing của mình sẽ cùng vs nhà tổ chứ sự kiệnbàn bạc và thống nhất chủ đề cho sự kiện

6.3 Nội dung Xác định đối tượng đại biểu và liên hệ về thực trạng hiện nay?

Khách mời tham gia sự kiện là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân được chủ đầu

tư sự kiện chủ động mời tham dự vào các diễn biến, hoạt động của sự kiện, họ là đối tượngchính mà mục tiêu sự kiện muốn tác động đến

Phân loại khách mời:

- Theo kế hoạch tổ chức sự kiện: khách mời chính thức và km dự bị.

- Theo vị trí, vai trò hiện tại của khách: nhân vật quan trọng, cơ quan truyền thông,khách hàng, các nhà cung ứng

Các công việc cần chuẩn bị là: Lập danh sách khách mời; chuẩn bị và gửi thiếp mời/giấy mời cho khách; tiếp nhận thông tin phản hồi từ khách mời

Liên hệ thực tiễn:

- Sự kiện ra mắt sản phẩm dịch vụ mới “Tự bịa tên”:

Công ty xác định đối tượng đại biểu/ khách mời theo vị trí, vai trò hiện tại của khách

 Nhân vật quan trọng gồm:

 Người đại diện hình ảnh: ca sĩ Ngô Kiến huy

 Khách mới nổi tiếng: ca sĩ Suiboi, ca sĩ Only C, ca sĩ Chi Dân, người mẫu Hồ Diễm

My, giải nhất tìm kiếm tài năng Hà Nội – Ms Đào Vân Anh

 Giám đốc công ty giải trí: Mr Nguyễn Quốc Toản

 Người đại diện chính quyền địa phương

 Phó giám đốc công ty giải trí: Ms Nguyễn Phương

 Đại diện các phòng ban trong công ty

 Cơ quan truyền thông bao gồm:

 Đại diện báo điện tử của báo 24h, vnexpress, vietnamnet

 Đại diện báo truyền thống của báo sinh viên, báo thanh niên,…

 Khách hàng: lập danh sách khách hàng VIP của công ty

 Nhà đầu tư

 Đại diện khách sạn The Time, khách sạn Old Town

 Đại diện công ty lữ hành Vietravel, công ty lữ hành Hà Nội tourism, công ty lữ hànhANZ travel

 Đại diện khu vui chơi giải trí Phương Hiền Chi

6.4 Nội dung Xây dựng chương trình kế hoạch? Ví dụ minh họa?

- Xây dựng chương trình: là cách tạo sản phẩm sự kiện trên giấy tờ.

Từ chương trình tổng thể của sự kiện sẽ là cơ sở để lập kế hoạch chuẩn bị, tổ chức; cóthể xác định các dịch vụ cần thiết cho chương trình và có thể từ đây xác định được sơ bộ giáthành của chương trình

Quy trình xây dựng chương trình:

+ Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng

+ Xđ chủ đề, xd ý tưởng cho SK

+ Xd chương trình và lập dự toán ngân sách cho SK

+ Thảo luận, thống nhất và điều chỉnh chương trình

+ Hoàn thiện chương trình

+ Thống nhất chương trình chính thức

+ Lập kế hoạch chi tiết về chuẩn bị và tổ chức SK

+ Điều chỉnh CT trong khi chuẩn bị, hoàn thiện CT lần cuối trước khai mạc SK

- Xây dựng kế hoạch:

Kế hoạch tổ chức sự kiện có thể được hiểu là một bản thiết kế những nội dung, côngviệc của sự kiện (từ khâu chuẩn bị cho đến khi kết thúc sự kiện), được sắp xếp có khoa họctheo một trình tự nhất định về thời gian cho phép nhà tổ chức sự kiện triển khai có hiệu quả cáchoạt động chuẩn bị cũng như thực hiện được các nội dung công việc có trong sự kiện nhằm đạtđược các mục tiêu của tổ chức sự kiện

Các yêu cầu:

+ Dựa trên chương trình,mục tiêu,các ý tưởng chính của SK

+ Dựa trên hợp đồng, dự toán ngân sách cũng như các thỏa thuận với nhà đầu tư SK+ Dựa trên cơ sở khả năng và nguồn lực của nhà tổ chức SK

+ Tính đến những tác động của các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình tổ chức SK

+ Xem xét yếu tố thời gian

+ Phải đảm bảo tính hệ thống, toàn diện và đầy đủ

+ Phải tính đến yếu tố rủi ro, sự cố và các phương án dự phòng

+ Phải đảm bảo tính khả thi

Quy trình xây dựng:

+ Hệ thống hóa các hoạt động sẽ diễn biến trong sự kiện

+ Lập kế hoạch chuẩn bị chi tiết

+ Lập kế hoạch chuẩn bị tổng thể

+ Lập kế hoạch về việc triển khai thực hiện sự kiện

+ Lập kế hoạch cho các công việc bổ trợ trong sự kiện

+ Điều chỉnh dự toán ngân sách tổ chức sự kiện và lập kế hoạch chuẩn bị kinh phí cho

sự kiện

+ Lập kế hoạch xử lý các sự cố trong sự kiện

+ Tiến hành thảo luận và lấy ý kiến của các bên tham gia về các nội dung nói trên

+ Kiểm tra đánh giá và hoàn thiện kế hoạch tổng thể

* Liên hệ thực tiễn: Sự kiện ra mắt sản phẩm dịch vụ giải trí “tự bịa tên” mới:

Công ty xây dựng chương trình như sau:

1 Đón tiếp khách tham dự, cài biểu tượng lên áo cho khách

2 Tổ chức văn nghệ, tổ chức các không gian trang trí

3 MC lên dẫn chương trình theo kịch bản

4 Giới thiệu và mời tổng giám đốc công ty giải trí lên tuyên bố lý do, múc đích và ýnghĩa của buổi lễ

5 Giới thiệu và mời chủ đầu tư lên phát biểu

6 Giới thiệu các cơ quan địa phương, các bị đại biểu khác

7 MC giới thiệu về dịch vụ giải trí Các PG và PB đưa tài liệu giới thiệu về dịch vụ giảitrí cho khách và hướng dẫn quy tắc trò chơi

8 Mời các khách hàng bắt đầu tham gia trải nghiệm dịch vụ giải trí

9 Phỏng vấn khách hàng sau khi tham gia

6.5 Nội dung lập thời gian biểu và lựa chọn địa điểm Quy trình lựa chọn địa điểm và lấy

ví dụ minh họa? Lấy ví dụ minh họa về lập thời gian biểu?

- Xác định thời gian: Khống chế toàn bộ thời gian các hạng mục công việc chuẩn bị, xácđịnh thời gian cho từng hạng mục công việc, đặc biệt là những hạng mục công việc chủ yếuquan trọng, xác định thêm mức thời gian dự phòng cho toàn bộ hệ thống công việc, xác địnhphương pháp chuẩn bị cho thích hợp

- Xác định địa điểm:

+ Phân loại địa điểm: theo không gian( trong phòng, ngoài trời, không gian hỗn hợp),CSVCKT vốn có của địa điểm( chuyên nghiệp, bị động)

+ Yêu cầu: Cần phải phù hợp với chủ đề của sự kiện, cần phải phù hợp với quy mô của

sự kiện, có vị trị,mỹ thuật và cảnh quan phù hợp, đảm bảo các dịch vụ ăn uống, lưu trú, anninh, lưu ý các vấn đề về nguồn điện, nước; các yêu cầu về thông tin liên lạc; khu vực giảiquyết tình huống khẩn cấp; vấn đề giá cả, có phù hợp với kinh phí

+ Quy trình lựa chọn địa điểm:

1 Mô tả các yêu cầu cơ bản về địa điểm tổ chức SK

2 Lập danh sách các nhà cung ứng địa điểm tổ chức

3 Liên hệ nhà cung ứng khảo sát địa điểm

4 Đàm phán và thống nhất lựa chọn

5 Ký kết hợp đồng địa điểm

* Liên hệ thực tiễn:

- Tổng độ dài thời gian tổ chức sự kiện là: 5 tiếng

- Thời gian tổ chức sự kiện: từ 18h00p – 23h00p

3 18 giờ 50 phút: MC lên dẫn chương trình theo kịch bản (10 phút)

4 19 giờ 05 phút: Giới thiệu và mời tổng giám đốc công ty giải trí lên tuyên bố lý do,múc đích và ý nghĩa của buổi lễ (5 phút)

5 19 giờ 15 phút: Giới thiệu và mời chủ đầu tư lên phát biểu (5 phút)

6 19 giờ 25 phút: Giới thiệu các cơ quan địa phương, các bị đại biểu khác (5 phút)

7 19 giờ 40 phút: MC giới thiệu về dịch vụ giải trí Các PG và PB đưa tài liệu giới thiệu

về dịch vụ giải trí cho khách và hướng dẫn quy tắc trò chơi (10 phút)

8 19 giờ 55 phút: Mời các khách hàng bắt đầu tham gia trải nghiệm dịch vụ giải trí (180phút)

9 Phỏng vấn khách hàng sau khi tham gia (trong suốt thời gian còn lại).

10 Tiếp khách và tổ chức vãn nghệ (trong suốt thời gian còn lại)

11 Tiễn khách ra về (trong suốt thời gian còn lại)

12 Kết thúc buổi lễ

Tổng thời gian là 300 phút tính cả thời gian dự phòng và 260 phút không tính thời gian

dự phòng

6.6 Nội dung xác định ngân sách

- Là việc liệt kê và tính toán các khoản chi phí theo kế hoạch, dự tính sẽ phát sinh trongquá trình tổ chức sự kiện

Các yêu cầu đối với nhà tổ chức sự kiện và nhà đầu tư sự kiện khi lập dự toán ngân sách

- Đối với nhà đầu tư sự kiện cần khẳng định được các yêu cầu sau:

+ Xem xét, thống nhất với nhà tổ chức sự kiện về dự toán kinh phí

+ Quyết định chấp thuận dự toán ngân sách tổ chức sự kiện

+ Khẳng định có đủ kinh phí để tiến hành tổ chức sự kiện

- Đối với nhà TCSK

+ Cần sát với chương trình đã được thỏa thuận với nhà đầu tư SK

+ Dự kiến và tính toán một cách tương đối chính xác các chi phí cần chi trả cho cáchàng hóa, dịch vụ cần có để thực hiện chương trình

+ Đưa ra những đề xuất, điều chỉnh theo yêu cầu của nhà đầu tư SK hoặc nhằm mụcđích đảm bảo đạt được các mục tiêu của SK

+ Giao việc lập dự toán cho người có kinh nghiệm trong việc lập chương trình, kếhoạch, lập dự toán của SK

- Các nhóm chi phí cơ bản: thông thường người ta chia các khoản mục vào 4 nhóm cơbản sau: Chi phí trực tiếp cho tổ chức sự kiện, giá trị trả cho nhà tổ chức sự kiện, các khoảnthuế, lệ phí phải nộp cho nhà nước, các chi phí dự phòng và chi phí liên quan đến việc thay đổichương trình

6.7 Nội dung tài trợ sự kiện

- Tài trợ là hỗ trợ tài chính cho sự kiện quan trọng do tổ chức hoặc cá nhân tiêu biểu

- Đặc điểm của tài trợ: Thông qua tài trợ doanh nghiệp sẽ tranh thủ được những cơ hộiquảng bá trên các phương tiện thông tin truyền thông với chi phí thấp hơn quảng cáo nhưng lạiđạt hiệu quả cao hơn

- Phân loại: 2 loại

+ Tài trợ thương mại: Thể Thao, Nghệ thuật, văn hóa, giair trí…

+ Tài trợ bảo trợ: Khoa học, giáo dục, từ thiện

- 6 bước vận động tài trợ:

1 Lên ý tưởng chương trình

2 Chuẩn bị hồ sơ tài trợ

3 Kế hoạch truyền thông, báo chí

4 Liên lạc, đàm phán với nhà tài trợ

5 Thực hiện chương trình

6 Báo cáo quyết toán

- 6 bước thực hiện tài chợ:

1 Xác định đối tượng

2 Hoạch định ngân sách

3 Xác định mục tiêu

4 Xây dựng thông điệp

5 Theo dõi thực hiện

6 Đánh giá kết quả

Phục lục: Mô hình hình thành ý tưởng cho sự kiện

CHƯƠNG 3: NHỮNG VẤN ĐỀ PHÁP LÝ VÀ TRUYỀN THÔNG MARKETING

SỰ KIỆN Câu 7: Những vấn đề pháp lý của Quản trị sự kiện?

Bao gồm 4 nội dung

đ ng liên quan) ộng liên quan)

Hình thành các

ý tưởng sơ phát

(Có kiểm tra và thẩm định từng phần)

Phát triển ý tưởng thành chủ đề của sự kiện

(hoàn tất quá trình tư duy)

2 Giấy phép và những quy định liên quan

3 Nhãn hiệu và biểu tượng

4 An toàn, an ninh và bảo hiểm sự kiện

7.1 Khái niệm đàm phán và hợp đồng phục vụ sự kiện Mẫu hợp đồng

Đàm phán là quá trình mà qua đó nhà tổ chức sự kiện và đại diện nhà cung cấp, kháchhàng đi đến một thỏa thuận về thời gian và điều kiện mà chi phối quan hệ của họ trước, trong

và sau hội nghị, hội thảo, triển lãm hay sự kiện

Hợp đồng phục vụ sự kiện là việc nhà cung cấp cam kết cung cấp các dịch vụ mà bên tổchức sự kiện thuê để phục vụ cho sự kiện Nghĩa vụ của các bên trong hợp đồng phục vụ sựkiện sẽ dựa trên các điều khoản thỏa thuận 2 bên Hợp đồng cung cấp dịch vụ có thể chịu sựđiều chỉnh của điều ước quốc tế về thương mại dịch vụ, luật quốc gia, tập quán thương mạiquốc tế và thâm chí cả án lệ

Ví dụ như: Hợp động phân phối như vận chuyện, lưu kho, bán lẻ; hợp đồng dịch vụ xãhội như: y tế, giao dục,… ; hợp đồng dịch vụ cá nhân như: dịch vụ khách sạn, nhà hàng, giảitrí,…

Mẫu hợp đồng tổ chức sự kiện

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc - HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ

Số: ./HĐDV

- Căn cứ vào Bộ Luật Dân sự hiện hành số 33/2005/QH11 ngày 14/06/2005 có hiệu lựcngày 01/01/2006 và Bộ Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14/06/2005 có hiệu lực từngày 01/01/2006 của Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam;

- Căn cứ vào nhu cầu và khả năng đáp ứng của các bên;

Hôm nay, ngày tháng năm 2012 tại văn phòng Công ty, chúng tôi gồm có:

Bên A (Bên đặt hàng ) :

Địa chỉ:

Người đại diện:

Chức vụ:

Nay các bên hợp đồng như sau

Điều 1: NỘI DUNG DỊCH VỤ THỰC HIỆN

Bên A đồng ý chọn Bên B thực hiện tổ chức chương trình … tại

Thời gian: Ngày tháng năm 2009 đến ngày tháng năm 2009 Từ 8h00 – 17h30 hàngngày

Đính kèm bảng kê chi tiết hạng mục là một phần không tách rời hợp đồng này

2.3 Phương thức thanh toán: (Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản)

- Bên A sẽ thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản cho bên B 100% phần giá trịdịch vụ kể trên và phát sinh (nếu có) căn cứ trên Biên bản thanh lý hợp đồng trong thời gian 5

ngày làm việc kể từ khi kết thúc thời gian thực hiện chương trình và bên A nhận được biên bảnthanh lý hợp đồng và hóa đơn tài chính hợp pháp của bên B

- Sau thời gian 7 ngày làm việc, kể từ khi bên A nhận được biên bản thanh lý hợp đồng

và hóa đơn GTGT của bên B mà vẫn chưa thanh toán đầy đủ cho bên B thì phần giá trị chưathanh toán sẽ được tính lãi theo giá tiền gửi ngân hàng không thời hạn tại ngân hàngVietcombank với lãi suất tại thời điểm tương ứng

Điều 3: THỜI HẠN THỎA THUẬN

3.1 Thời gian hiệu lực hợp đồng: Bắt đầu từ khi bản hợp đồng này được ký kết đến khithanh toán hợp đồng kèm theo biên bản thanh lý hợp đồng này

3.2 Trong trường hợp hết thời gian hiệu lực ghi trong hợp đồng mà bên A chưa thanhtoán dứt điểm các khoản tiền liên quan đến hợp đồng này thì thời gian hiệu lực của hợp đồng sẽmặc nhiên được gia hạn cho đến khi các khoản tiền được thanh toán dứt điểm cho bên B và hợpđồng này mặc nhiên đựơc cả hai bên A và B coi như đã được thanh lý

3.3 Trường hợp một trong hai bên vi phạm bất kỳ điều khoản nào trong bản hợp đồngnày hoặc các phụ lục hoặc văn bản bổ sung đính kèm có liên quan đến hợp đồng này thì bên bị

vi phạm được quyền chấm dứt trước thời hạn Bên vi phạm phải bồi thường cho bên bị vi phạmnhững thiệt hại do việc vi phạm này của mình gây ra

Điều 4: QUYỀN LỢI VÀ NGHĨA VỤ CỦA BÊN A

Quyền lợi

a) Nhận được dịch vụ tốt nhất và đầy đủ nhất do bên B cung cấp

b) Quản lý và giám sát các hoạt động do bên B cung cấp và thực hiện

Nghĩa vụ

a) Thanh toán cho bên B theo như thoả thuận tại điều

b) Phối hợp với bên B giải quyết các vấn đề phát sinh xảy ra trong chương trình thuộc

về trách nhiệm của bên A

Điều 5: QUYỀN LỢI VÀ NGHĨA VỤ CỦA BÊN B

Quyền lợi

Nhận được đầy đủ thanh toán của bên A như điều 2

Nghĩa vụ

a) Bảo đảm tuyển dụng, cung cấp cho bên A các hạng hạng mục đã nêu với số lượng ,chất lượng như yêu cầu

b) Trong quá trình diễn ra chương trình, Bên B cam kết sẽ trực tiếp theo dõi, giám sát,ghi chép và chụp hình lại trong biên bản nghiệm thu bàn giao cho Bên A

c) Cung cấp hóa đơn tài chính hợp pháp đối với dịch vụ cung cấp theo hợp đồng này vàcác hạng mục phát sinh được bên A chấp thuận ( nếu có)

d) Phối hợp với bên A giải quyết các vấn đề phát sinh xảy ra trong chương trình thuộc

về trách nhiệm của bên B

e) Bên B sẽ không chịu trách nhiệm về những dịch vụ nào khác ngoài nội dung và Bảngdanh mục dịch vụ

f) Bên B cam kết không cung cấp và tiết lộ bất kỳ thông tin nào liên quan trực tiếp haygián tiếp đến sản phẩm của Bên A cũng như các nội dung khác cho bất kỳ bên thứ ba nào màkhông có sự đồng ý trước của Bên A bằng văn bản

Điều 6: GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP

Hai bên cam kết thực hiện đúng và đầy đủ các nội dung trong hợp đồng này Mọi sửađổi bổ sung đối với hợp đồng này và bản kê chi tiết hạng mục đính kèm phải được hai Bênthống nhất và lập thành văn bản

Hai bên chủ động thông báo cho nhau biết tiến độ thực hiện hợp đồng, nếu có các bấtđồng và tranh chấp phát sinh liên quan đến việc thực hiện Hợp đồng, trước tiên sẽ được giảiquyết thông qua thương lượng hữu nghị, nếu không giải quyết được vụ việc sẽ được đưa lên cơquan tòa án Việt nam có thẩm quyền để giải quyết

Hợp đồng được lập được thành hai (02) bản được đóng dấu và ký bởi đại diện có thẩmquyền của 2 bên có giá trị như nhau, mỗi bên giữ một (01) bản chính

ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B

7.2 Khái niệm đàm phán và các nguyên tắc cơ bản trong đàm phán?

Các nguyên tắc cơ bản của đàm phán:

- Đàm phán là một hoạt động tự nguyện

- Một bên muốn thay đổi tình hình hiện tại và tin rằng có thể đạt được

- Mục đích của đàm phán là thỏa thuận

- Không phải mọi cuộc đàm phán đều kết thúc bằng thỏa thuận

- Thời gian là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tiến trình và kết quả đàmphán

- Tiến trình bị ảnh hưởng bởi những người đàm phán của các bên;Phẩm chất, năng lực,

+ Khó kiểm soát được ý đồ của đối tác

+ Việc trao đổi bằng thư từ đòi hỏi thời gian dài, do đó dễ mất cơ hội kinh doanh

* Đàm phán qua điện thoại

- Ưu điểm

+ Tiết kiệm được thời gian

+ Cho phép ta nắm bắt được cơ hội kinh doanh nhanh chóng

- Nhược điểm

Không có gì làm bằng chứng hợp pháp cho sự thoả thuận của các bên

* Đàm phán trực tiếp

- Ưu điểm

+ Các bên nắm bắt được tâm lý và phản ứng của nhau

+ Các bên có thể tác động đến quan điểm và mong muốn của nhau bằng cách thức

cụ thể để đi đến sự thống nhất chung, tìm ra giải pháp dung hoà lợi ích của các bên

- Nhược điểm: Đòi hỏi chi phí cao cả về thời gian và tiền bạc