MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KẾ TOÁN Ở CÔNG TY XÂY DỰNG BƯU ĐIỆN

•Về tổ chức hoạt động sản xuất : Bộ máy tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty gọn nhẹ, các phòng ban chức năng phục vụ có hiệu quả cholãnh đạo công ty trong việc giám sát thi

MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KẾ TOÁN Ở CÔNG

TY XÂY DỰNG BƯU ĐIỆN

I NHỮNG ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN Ở CÔNG TY.

1 Ưu điểm.

Hoạt động sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp đều hướng tới mục đíchcuối cùng là lợi nhuận Để đạt được mục đích này mỗi doanh nghiệp có mộtbước đi khác nhau và sử dụng những biện pháp khác nhau Song một trongnhữngbiện pháp cơ bản được nhiều doanh nghiệp quan tâm là không ngừng tiếtkiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm

Trong doanh nghiệp sản xuất xây dựng cơ bản, tổ chức kế toán là một yếu tốchiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, việc tăng cường quản lý Công ty

và hoàn thiện tổ chức công tác kế toán là một trong những biện pháp hạ giáthành sản phẩm.ở Công ty Xây dựng Bưu Điện đây cũng là một vấn đề đangđược ban lãnh đạo Công ty quan tâm sâu sắc

Qua thời gian thực tập tại Công ty Xây dựng Bưu Điện vận dụng lý luận vàothực tiễn của công tác kế toán, tôi thấy có những mặt nổi bật sau

• Về tổ chức bộ máy quản lý : Công ty đã xác định được bộ máy quản lý khoa

học, cán bộ lãnh đạo có năng lực và có trình độ chuyên môn cao, có uy tín

•Về tổ chức hoạt động sản xuất : Bộ máy tổ chức hoạt động sản xuất kinh

doanh của công ty gọn nhẹ, các phòng ban chức năng phục vụ có hiệu quả cholãnh đạo công ty trong việc giám sát thi công xây lắp, quản lý kinh tế, tổ chứcsản xuất được tiến hành hợp lý, đạt kết quả tốt và phù hợp với khoa học hiệnnay,

•Về bộ máy kế toán : Được phân công chức năng, nhiệm vụ từng người rất

rõ ràng, cụ thể cộng với trình độ năng lực nhiệt tùnh, sự trung thực trong côngtác của cán bộ phòng kế toán đã góp phần đắc lực vào công tác hạch toán vàquản lý tài chính của công ty

•Về tổ chức sổ kế toán : Công ty áp dụng hình thức Chứng từ - ghi sổ ,

hình thức này rất phù hợp quy mô, loại hình, đặc điểm sản xuất kinh doanh củacông ty Mặt khác hình thức này rất thuận tiện cho việc cho việc sử dụng kế toánmáy Công ty đã trang bị đầy đủ máy vi tính cho cán bộ phòng kế toán làm việc

Kế toán sử dụng máy vi tính dã giảm bớt được việc ghi chép và tính toán, tạođiều kiện thuận lợi trong thu thập xử lý và cung cấp thông tin kế toán nhanhchóng kịp thời cũng như tăng thêm niềm tin trong các báo cáo tài chính.

•Về công tác tổ chức kế toán : Công ty xác định được mô hình hạch toán

khoa học, hợp lý, phù hợp với nền kinh tế thị trường Từ công tác hạch toán banđầu việc kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ được tiến hành khá cẩn thận,đảm bảo số liệu hạch toán có căn cứ pháp lý, tránh được sự phản ánh sai lệchnghiệp vụ kinh tế phát sinh Bên cạnh đó ban kiểm toán nội bộ của công ty hoạtđộng chặt chẽ, có hiệu quả đảm bảo tính hợp lý trung thực của thông tin kế toán

- Cùng với sự lớn mạnh của Công ty, công tác kế toán nói chung và côngtác kế toán vật liệu nói riêng dã không ngừng được hoàn thiện và đáp ứng yêucầu sản xuất kinh doanh của Công ty, đảm bảo tính thống nhất về phạm vi,phương pháp tính toán, các chỉ tiêu kinh tế giữa bộ phận kế toán với các bộ phận

có liên quan Đồng thời số liệu kế toán được phản ánh một cách trung thực,chính xác rõ ràng tình hình hiện có và sự biến động của vật liệu Do đó về cơbản tổ chức kế toán vật liệu ở Công ty đã phù hợp với các điều kiện cụ thể củaCông ty với quy mô sản xuất lớn phục vụ ngành BCVT, công nghiệp dân dụngtrong nền kinh tế, phù hợp với điều kiện nền kinh tế thị trường

- Công ty đã tiến hành phân loại vật liệu và xây dựng hệ thống danh điểmvật liệu rõ ràng thống nhất trong toàn Công ty, phục vụ tốt cho công tác quản lývật liệu và thực hiện chương trình kế toán trên máy

- Việc tổ chức thu mua vật liệu ở Công ty do phòng Kinh Doanh XuấtNhập Khẩu đảm nhận, với một đội ngũ thu mua nhanh nhẹn hoạt bát, trong việcnắm bắt giá cả thị trường tìm nguồn nguyên liệu và thu mua đầy đủ kịp thời cácloại nguyên vật liệu đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh góp phần đảm bảođúng tiến độ sản xuất cũng như việc tiết kiệm chi phí ngày càng mở rộng đượcmặt hàng sản xuất

- Khâu bảo quản vật liệu: Công ty có một hệ thống kho tàng bến bãi bảoquản vật liệu khá tốt, tránh được những hư hỏng mất mát gây thiệt hại cho Công

ty Giúp cho quá trình quản lý vật liệu được dễ dàng Công ty lập kế hoạch thumua vật liệu một cách khoa học do đó việc dự trữ vật liệu cũng rất phù hợp vớitình hình sử dụng vật liệu ở các đơn vị sản xuất kinh doanh, tránh lãng phí ứ

đọng vốn, giải phóng được một số vốn lưu động đáng kể do giảm bớt được sốvật liệu dự trữ tồn kho không cần thiết.

- Việc sử dụng chứng từ cũng như luân chuyển chứng từ của Công ty cũngđược tuân theo một trình tự hợp lý, các chứng từ được ghi chép một cách khoahọc đảm bảo tính chính xác của số liệu, đảm bảo cho chứng từ được lập ra dựatrên cơ sở thực tế và cơ sở pháp lý, giúp cho công tác kế toán vật liệu ở Công tyđược kịp thời, lãnh đạo Công ty có thể nắm bắt được tình hình công nợ chiếmdụng vật tư của người bán hàng một cách dễ dàng

- Trong khâu sử dụng: Vật liệu mua về được sử dụng vào đúng mục đíchsản xuất và phục vụ quản lý sản xuất Công ty đã xây dựng được hạn mức vật tưtương đối sát với tình hình sử dụng thực tế của từng đơn vị vào sản xuất từngloại sản phẩm, giúp được giảm đáng kể số vật liệu bị lãng phí

- Hệ thống sổ kế toán: Công ty đã có một hệ thống sổ kế toán khá đầy dủ rõràng, phù hợp với hình thức chứng từ ghi sổ Công ty thực hiện một cáchnghiêm túc chế độ sổ sách kế toán do Bộ Tài Chính ban hành, điều đó giúp chocông tác kế toán được phản ánh một cách chính xác và đầy đủ

- Công ty có một đọi ngũ chuyên môn kế toán với một trình độ chuyên môncao, có kinh nghiệm swr dụng thành thạo chương trình kế toán trên máy, đem lạihiệu quả cao trong công tác kế toán, giảm bớt được công việc tính toán ghi chép,hơn nữa quá trình tính toán nhanh kết quả chính xác Công việc kế toán đượctiến hành khẩn trương đều đặn thường xuyên trong niên độ kế toán và có sự phốihợp chặt chẽ, đối chiếu kiểm tra chính xác giữa các bộ phận kế toán có liênquan Do đó đảm bảo cho công tác kế toán được thực hiện một cách nhanhchóng, mọi công việc đều được hoàn thành trong niên độ kế toán đồng thời tránhđược những sai sót đáng tiếc xảy ra

Như vậy nhìn chung công tác kế toán vật liêụ ở Công ty Xây Dựng Bưu Điệnđược thực hiện một cách khoa học nhịp nhàng từ khâu thu mua bảo quản dự trữcho đến khâu sản xuất và tiêu thụ Công việc nhập xuất diễn ra một cách gọnnhẹ đáp ứng được yêu cầu quản lý, tạo điều kiện để tính toán phân bổ chính xáccho từng đối tượng sử dụng, đảm bảo đúng giá trị vật liệu trong giá thành sảnphẩm, giúp cho công tác tập hợp chi phí sản xuất được kịp thời đầy đủ

2 Hạn chế.

Bên cạnh những mặt tích cực trên, công tác kế toán tại công ty còn có một

số vấn đề cần hoàn thiện sau:

 Tài khoản sử dụng

 Tồn tại về việc hạch toán thiệt hại trong sản xuất

 Tồn tại trong việc xác định đối tượng tính giá thành

 Tồn tại trong việc luân chuyển chứng từ

Thứ hai với một Công ty có quy mô sản xuất kinh doanh lớn, vật liệu phongphú đa dạng về chủng loại, nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên liên tục.Trong khi đó Công ty lại hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp ghithẻ song song, mà phương pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp cóquy mô vừa, ít chủng loại hàng tồn kho, nghiệp vụ nhập xuất diễn ra khôngthường xuyên liên tục

Thứ ba Công ty không tiến hành trích dự phòng giảm giá hàng tồn kho, trongkhddod giá cả vật liệu trên thị trường thường xuyên biến động, đo đó vật liệu doCông ty thu mua lúc giá cao lúc giá thấp ảnh hưởng tới chi phí vật liệu, hơn nữanhững loại vật liệu nhập khẩu Công ty thường dự trữ với khối lượng lớn do đókhó tránh khỏi những thiệt hại về mặt giá trị gây ảnh hưởng tới giá thành sảnxuất sản phẩm và vấn đề tài chính của Công ty

Thứ tư việc áp dụng chương trình kế toán trên máy chưa được áp dụng mộtcách triệt để vì có những công việc kế toán vẫn phải làm thủ công bằng tay nhưđịnh khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập chứng từ ghi sổ , kế toán phải tựtính toán số liệu để phản ánh vào các sổ cho phù hợp với từng chứng từ ghi sổ

có liên quan và từ chứng từ ghi sổ ghi voà sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để quản lýchứng từ ghi sổ đó cho phù hợp

Thứ năm một số sổ sách kế toán kế toán do Công ty tự lập không theo đúngchế độ kế toán quy định,việc gọi tên các sổ kế toán còn nhiều trùng lắp và khôngphản ánh đúng nội dung của nó Chẳng hạn như trong chế độ kế toán có quyđịnh phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp ghi thẻsong song, ở kho thủ kho sử dụng thẻ kho để phản ánh số lượng vật liệu nhậpxuất, còn ở phòng kế toán, kế toán sử dụng sổ chi tiết hàng tồn kho để theo dõitình hình nhập xuất vật liệu cả về số lượng và thành tiền, nhưng ở phòng kế toáncủa Công ty lại gọi sổ chi tiết hàng tồn kho là Thẻ kho vật tư nó trùng với têngọi của Thẻ kho mà thủ kho sử dụng, điều này sẽ gây ra sự nhầm lẫn trong côngtác kế toán.

Thứ sáu đánh giá vật liệu xuất kho theo giá thực tế Để sản xuất các loại sảnphẩm nhựa và xây dựng các công trình thông tin phục vụ ngành BCVT, thìCông ty phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, việc nhập xuất diễn

ra thường xuyên liên tục mỗi ngày vỡi một giá cả luôn biến động mà Công tychỉ sử dụng một loại giá thực tế để đánh giá vật liệu hàng ngày Do đó việc tínhtoán tốn nhiều công sức chưa phù hợp cho việc áp dụng máy vi tính, không đảmbảo kịp thời cho công tác kế toán vật liệu, làm ảnh hưởng tới tính chính xác kịpthời trong công tác tính giá thành Vì vậy Công ty nên xem xét lại và nên sửdụng giá hạch toán để đánh giá vật liệu cho phù hợp với đặc điểm của Công ty

II MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN Ở CÔNG TY:

Xuất phát từ thực trạng của công tác kế toán, với mục đích hoàn thiện hơnnữa vai trò của công tác kế toán, đảm bảo tuân thủ hệ thống kế toán doanhnghiệp hiện hành và phù hợp với đặc điểm quy rình công nghệ, đặc điểm sảnphẩm và yêu cầu quản lý của Công ty Qua thời gian thực tập tại Công ty trên cơ

sở vận dụng lý luận vào thực tiễn, Tôi xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến vàgiải pháp nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán của Công ty

1.Về quản lý vật liệu.

-Trong khâu cung cấp vật liệu ngoài những bạn hàng lâu năm, Công ty nên

mở rộng quy mô ra cả những bạn hàng gần, có khả năng cung cấp vật liệuthường xuyên cho Công ty để trở thành những đối tác tín nhiệm, điều này sẽđảm bảo có lợi cho Công ty về tiết kiệm chi phí vận chuyển, khả năng dự trữ…

và còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc thnah toán chiếm dụng vốn

-Ngoài các hình thức thu mua vật liệu mà Công ty đang thực hiện, Công tynên mở rộng quan hệ hợp tác đôi bên cùng có lợi như hình thức đối lưu sảnphẩm hay hợp tác liên doanh Trường hợp mua vật tư từ nước ngoài Công ty nên

mở văn phòng đại diện ở Hải Phòng để đến khi hàng về đại diện đứng ra nhận,giảm bớt được chi phí đi lại, thuê bến bãi không cần thiết

-Trong khâu nhập xuất bảo quán vật liệu Công ty nên có những quy định về bảoquản, cấp phát để từ đó có cơ sở hay hướng giải quyết thoả đáng tránh tình trạnghạch toán vào thiệt hại sản xuất, nên có chế độ thưởng phạt thích hợp để khuyếnkhích mọi người có trách nhiệm trong việc bảo quản vật liệu

2.Tổ chức kho tàng về nhập xuất vật liệu.

Vấn đề sắp xếp kho tàng cho phù hợp là điều kiện rất cần thiết cho việc quản

lý và sử dụng vật liệu ở Công ty có kho cô Lợi là một kho lớn đại diện cho trụ

sở phía Bắc, còn một kho tại chi nhánh ở Thành phố Hồ Chí Minh Trong đónhà máy nhựa có một kho riêng, hàng ngày khi vật liệu về được nhập vào kho côLợi sau đó theo kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty thì số vật liệu đó sẽđược xuất từ kho cô Lợi sang kho Nhà máy nhựa để đơn vị sản xuất tiến hànhsản xuất ra sản phẩm.Nhwngcos trường hợp nguyên liệu mới về nhập kho, thì cónhu cầu sử dụng ngay nên ngay sau khi nhập kho cô Lợi nguyên vật lệu lại phảixuất sang kho Nhà máy nhựa, do đó lại phải thêm một lần vận chuyển bốc xếpvật liệu Trong quá trình này không thể không tránh khỏi những hao hụt mất mát

mà khoản này lại được tính vaò giá trị vật tư Do đó làm tăng chi phí về nguyênvật liệu cho sản xuất kinh doanh sản phẩm sẽ dẫn đến tăng giá thành sản phẩm.Tôi nghĩ rằng không cần thiết phải nhập vào kho cô Lợi ma có thể giao trựctiếp vật liệu về kho Nhà máy nhựa theo kế hoạch sản xuất kinh doanh Do đó sẽgiảm đi những chi phí đáng kể về vận chuyển bốc xếp va những hao hụt mất mátkhông đáng có

3.Kiểm kê hàng tồn kho:

Cuối tháng Công ty nên tổ chức thành một đội kiểm kê tất cả số hàng thực tếcòn lại trong kho Sau đó đối chiếu với số lượng trên thẻ kho của thủ kho, đểxác định được số lượng thực tế vật liệu tồn kho cuối tháng, đảm bảo tính chínhxác, giúp cho việc quản lý vật liệu trong kho có hiệu quả hơn

4.Sử dụng giá hạch toán để đánh giá vật liệu nhập xuất kho.

Kế toán vật liệu nên sử dụng giá hạch toan để đánh giá vật liệu theo từngnghiệp vụ nhập xuất vật liệu hàng ngày Việc sử dụng giá hạch toán giúp cho kếtoán có thể hạch toán nghiệp vụ nhập xuất vật liệu hàng ngày theo chỉ tiêu giátrị, cung cấp những thông tin quan trọng về hoạt động sản xuất kinh doanh, giảmnhẹ được công việc tính oán hàng ngày tạo ra những thuận lợi cho việc tăngcường chức năng kiểm tra của kế toán góp phần sử dụng hợp lý tiết kiệm có hiệuquả vật liệu trong sản xuất kinh doanh, giảm thấp giá thành sản phẩm.

Hàng tháng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty lập kế hoạch thu muavật liệu cả về số lươngj và đơn giá, vì vậy Công ty có thể dùng giá kế hoạch làmgiá hạch toán ổn định trong một thời gian dài Giá hạch toán được thể hiện trên

sổ danh điểm vật liệu ( Mời xem biểu 20 )

Biểu 16:

SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU

kgkg

8.074,57.458,6

3.458,67.092,52

Để đảm bảo phản ánh chính xác trung thực giá trị của vật liệu nhập xuất tồnkho phục vụ kế toán tổng hợp và kế toán tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh,phục vụ quản lý vật liệu theo đúng giá vốn thực tế của vật liệu thì sử dụng giáhạch toán, nhưng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán của vật liệu thànhgiá thực tế Việc tính chuyển được xác định theo công thức sau:

Trị giá vốn thực tế vật liệu xuất kho = Trị giá HTVL xuất kho x Hệ số giá

Giá TT VL liệu tồn đầu kỳ + Giá TT VL nhập trong kỳ

Hệ số giá = Giá HTVL tồn đầu kỳ + Giá HT VL nhập trong kỳ

Ví dụ:

Theo sổ danh điểm vật liệu ở Biểu 25 ta có:

- Giá hạch toán của bột CaCO3 là 3458,6 đ

- (Theo Biểu 9 ) Đầu kỳ bột CaCO3 tồn với số lượng là 14422 kg, đơn gía5419,55, thành tiền 78160721đ

- Trong tháng số lượng CaCo3 nhập là 114000, đơn giá 3218,5 dd, thành tiền366.909.000 đ Số lượng bột CaCo3 xuất là 99.080 kg

Ta có

78.160.721 + 366.909.000

Hệ số giá = = 1,128

3.458,6 + ( 114.000 x 3.458,6 )

Vậy gía thực tế vật liệu xuất kho là: 1,128 x 3.458,6 = 3.901,3008

Hệ số giá này được tính theo từng loại hoặc từng nhóm vật liệu

5.Hạch toán chi tiết vật liệu tồn kho:

Việc sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết hàng tồnkho la chưa thiachs hợp với tình hình cụ thể của Công ty hiện nay Hơn nữa vớiviệc áp dụng phương pháp này kế toán phải ghi chép với số lượng lớn, việc ghichép trùng lắp chỉ tiêu số lượng giữa thủ kho và kế toán Phương pháp này chỉthích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại hàng tồn kho, khối lượng cácnghiệp vụ nhập xuất ít phát sinh không thường xuyên, trình độ của nhân viên kếtoán chưa cao Đối chiếu với điều kiện cụ thể của Công ty thì Công ty nên sửdụng phương pháp “ Sổ số dư “ để hạch toán chi tiết hàng tồn kho Vì theophương pháp này sẽ giảm bớt được khối lượng công việc, đồng thời kế toán thựchiện việc kiểm tra thường xuyên đối với ghi chép của thủ kho trên thẻ ko vàkiểm tra thường xuyêneecj bảo quản hàng trong kho của thủ kho

Với phương pháp này việc hạch toán chi tiết hàng tồn kho có thể được thực hiệnnhư sau

Căn cứ vào phiếu nhập xuất kho trong tháng 12 năm 2002 như Biểu 3, Biểu

4, Biểu 6, Biểu 8, đã nêu trên

ở kho: thủ kho cũng sử dụng thẻ kho ( Mời xem Biểu 7 và Biểu 5 ) để

phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho của nguyên vật liệu, theo từng thứ nhómhàng của từng chứng từ nhập xuất tương ứng Sau đó thủ kho sắp xếp lại chứng

từ và lập “ Phiếu giao nhận chứng từ “, ghi số lượng của từng nhóm thứ vật liệu

riêng cho từng chứng từ nhập xuất, và phiếu này được đính kèm với phiếu nhậpkho và phiếu xuất kho sau đó giao cho phòng kế toán ( Mời xem Biểu 26 )Đồngthời sử dụng sổ số dư để theo dõi cho từng nhóm thứ vật liệu ( Mời xem Biểu 27)

chứngtừ

SHchứngtừ

4.516.928,16

8.090.000138.344.000

040219

023373

040219

4.287.023,282.476.855,2 34.586.000

ở phòng kế toán: Định kỳ nhân viên kế toán xuống kho để kiểm tra việc

ghi chép của thủ kho và trực tiếp nhận các chứng từ nhập xuất kho Sau đó kếtoán tính gía cho các chứng từ theo giá hạch toán để ghi vào cột thành tiền củaphiếu giao nhận chứng từ Số liệu thành tiền trên phiếu này sẽ được ghi vào “Bảng kê luỹ kế nhập “ và “ Bảng kê luỹ kế xuất “ của hàng tồn kho ( Mời xemBiểu 28 và Biểu 29 )

138.344.000

6.456.928 162.008.000

Cộng 49.058.000 80.000.000 198.814.000

8.686.2035.476.455 50.576.000 Cộng 600.000.890 78.689.000 645.764.579

Các bảng này mở theo từng kho hoặc nhiều kho Cuối tháng cộng số liệu trêncác “ Bảng kê luỹ kế nhập “và “ Bảng kê luỹ kế xuất “ để ghi vào phần “nhập “

“ xuất “ trên “ Bảng tổng hợp nhập xuất lưu kho “ ( Mời xem Biểu 20 )

Biểu 20:

Tháng 12 năm 2002 Bảng kê tổng hợp nhập xuất lưu kho

Mã số Lưu kho đầu

tháng

Nhập kho Xuất kho Lưu kho cuối

tháng

49.879.929,2

6.456.928

162.088.000

14.102.652

50.756.00

67.379.857,54

161.311.929,2Cộng 162.308.452 178.060.000 88.456.000 231.361.236,87

Lưu kho cuối tháng = Lưu kho đầu tháng + nhập kho trong tháng – xuất khotrong tháng

Số lưu kho cuối tháng trùng với số liệu của tháng 12 trên “ Sổ số dư “ năm

2002 Sau đó lập báo cáo hàng tông kho cuối tháng ( Mời xem mẫu Biểu 10 vàmẫu Biểu 11)

Kế toán sau khi nhận được phiếu giao nhận chứng từ thì tính thiền trên cácchứng từ nhập xuất, bằng việc dựa vào đơn giá hạch toán.Như ở Ví dụ trên thìđơn giá hạch toán của lõi thép 15 x 35 là 7.458,6 đồng, còn đơn giá hạch toán

của bột CaCO3 là 3.458,6 đồng Từ đó xác định được số tiền trên từng chứng từ

và tổng số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ

Phiếu nhập kho số 192 số lượng lõi thép nhập là 605,6 thành tiền 4.516.928,16.Phiếu nhập kho số 190 số lượng bột CaCo3 nhập là 40.000 thành tiền138.344.000.Phiếu xuất kho số 023373, 040219 ngày 31/12/02

Sau đó từ các phiếu giao nhận chứng từ ghi vào bảng luỹ kế nhập xuất vậtliệu tương ứng Cuối tháng lấy số liệu từ các bảng này để ghi vào Bảng tổng hợpnhập xuất tồn

ở phòng kế toán: sau khi nhận được Sổ số dư do thủ kho chuyển lên, kế toán

căn cứ vào số lượng tồn cuối tháng và đơn giá hạch toán để tính thành tiền.Cuối tháng kế toán kiểm tra đối chiếu số liệu giữa Sổ số dư và Bảng kê tổng hợpnhập xuất tồn thấy khớp như lõi thép 15 x 35 trên cả 2 sổ đều có số dư cuốitháng là 67.739.587,54 đồng và Bột CaCO3 cũng đều có số dư cuối tháng là161.311.929,2 đồng Như vậy chứng tỏ việc ghi chép tính toán số liệu là hoàntoàn chính xác,

Qua việc sử dụng giá hạch toán trên sổ số dư và đối chiếu kiểm tra số liệuđảm bảo được tính chính xác, tránh nhầm lẫn sai sót trong ghi sổ, thực hiện sựkiemr tra giám sát thường xuyên của kế toán đối với việc nhập xuất vật liệuhàng ngaỳ và kiểm tra đối chiếu ghi chép trên thẻ kho bảo quản vật liệu ở khocủa thủ kho không làm giảm bớt việc tính toán trên cho kế toán Vật liệu đókhông phải tính giá theo giá thị trường biến động hàng ngày mà chỉ tính theomột giá cố định trong một thian dài đối với mỗi thứ vật liệu

6.Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Trong điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trường, để hạn chế rủi ro trongquá trình sản xuất kinh doanh và tôn trọng nguyên tắc “ thận trọng “ của kế toán,Công ty cần thực hiện việc dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Công ty là một dơn vị sản xuất kinh doanh với quy mô lớn, vật liệu trên khốilượng sản phẩm đa dạng do đó nếu có một sự biến động nhỏ nào về giá cả thịtrường cũng làm ảnh hưởng rất lớn tới quá trình và kết quả sản xuất kinh doanhcủa Công ty Lập dự phòng giảm gía hàng tồn kho đối với Coont ty sẽ tích luỹđược một số vốn, mà số vốn này dùng để bù đắp các khoản giảm giá hàng tồn

kho thật sự phát sinh hoặc để tài trợ cho các khoản chi ra hay lỗ đã được dựphòng khi các chi phí này phát sinh ở niên độ sau.

Theo chế độ kế toán tài chính hiện hành có quy định như sau :

-Việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện vào thờiđiểm khoá sổ kế toán để lạp báo cáo tài chính năm Số dự phòng đã trích lập tínhvào chi phí quản lý doanh nghiệp ở cuối niên độ kế toán rước đến cuối niên độ

kế toán sau phải được hoàn nhập toàn bộ vào thu nhập bất thường

để phản ánh tình hình trích lập dự phòng và xử lý các khoản tiền đã lập dựphòng giảm giá hàng tônf kho, kế toán sử dụng tài khoản 159 Dự phòng giảmgiá hàng tồn kho

Ví dụ

Khi kết thúc niên độ kế toán vào ngày 31 tháng 12 năm 1998 ta có:

Giá trị bột tồn kho ngày 31 tháng 12 là 80.985.756 đ

Đến ngày 31 tháng 12 năm 2002 số dư bột của công ty là 95.515.368 đồng trong

đó dư bột CaCO3 là 75.316.957 đồng khả năng giảm giá bột CaCO3 cuối năm

2002 là 8% =6.025.356,56 đồng kế toán ghi các nghiệp vụ trên ở ngày 31 tháng

Ta có thể phản ánh các nghiệp vụ trên qua sơ đồ tài khoản kế toán như sau:

7.Hạch toán nguyên vật liệu bị hao hụt kém phẩm chất

Công ty chưa kiểm soát chặt chẽ đợc từ khâu thu mua vật liệu giá cả vật liệu cụthể là trong quá trình thu mua và nhập vật liệu vẫn còn xảy ra tình trạng thiếu

hụt vật liệu ngoài định mức cho pheps nhất là đối với bột nhựa, nhưng khoảnthiếu hụt này được hạch toán vào chi phí mua theo số tiền của số hàng đủ theohợp đồng… Điều này làm cho giá thành sản xuất cao, vì vậy phải hạn chế cáckhoản tiêu hao, tránh lãng phí khi sử dụng nguyên vật liệu và phải hạch toán hợp

lý số nguyên vật liệu thiếu hụt trong quá rình nhập kho để góp phần giảm bớtnhững chi phí bất hợp lý

8 HOÀN THIỆN VỀ VIỆC SỬ DỤNG TK CPSX

Hiện nay tại công ty cũng như tại các xí nghiệp trực thuộc, các khoản mụcchi phí đều được chỉ hạch toán vào tài khoản cấp I, không chi tiết đến tài khoảncấp II, kể cả TK 623, 627 Đây là hai khoản mục chi phí bao gồm nhiều loại chiphí phát sinh khác nhau như chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phíkhấu hao Theo quyết định 1864/1998/QĐ/BTC ban hành ngày 26/12/1998dùng cho các doanh nghiệp xây lắp thì các TK 623, 627 được chi tiết làm 6 tàikhoản cấp 2:

6231 : Chi phí nhân công sử dụng máy

6232 : Chi phí vật liệu

6233 : Chi phí dụng cụ sản xuất

6234 : Khấu hao máy thi công

6237 : Chi phí dịch vụ mua ngoài

6238 : Chi phí bằng tiền khác

6271 : Chi phí nhân viên

6272 : Chi phí vật liệu

6273 : Chi phí dụng cụ sản xuất

6274 : chi phí khấu hao TSCĐ

6277 : Chi phí dịch vụ mua ngoài

6278 : Chi phí bằng tiền khácTheo em, kế toán công ty và xí nghiệp nên chi tiết các khoản mục chi phíphát sinh theo yếu tố Việc chi tiết các khoản mục chi phí sẽ tạo điều kiện thuậnlợi khi kiểm tra đối chiếu một số yếu tố chi phí trong từng khoản mục cũng như

để công tác kiểm toán được tiến hành dễ dàng hơn, tránh phiền toái

Thêm vào đó, ở công ty việc hạch toán chi phí thuê ngoài máy thi công vào

TK 623 là không đúng với chế độ ban hành của Bộ Tài chính về hạch toán kếtoán trong doanh nghiệp xây lắp

Ở công ty nếu chủ nhiệm công trình thuê máy thi công thì khi nhận đượcchứng từ có liên quan kế toán xí nghiệp ghi:

Nợ TK 623

Nợ TK 133

Có TK 141Còn ở công ty thì toàn bộ chi phí liên quan đến sử dụng máy thi công ở các

xí nghiệp không kể là thuê ngoài hay sử dụng máy thi công của công ty đều hạchtoán vào TK 623

Theo quyết định 1864/1998/QĐ-BTC ban hành ngày 16/12/1998 đối vớicác đơn vị sử dụng máy thi công thuê ngoài thì toàn bộ chi phí này sẽ được tậphợp vào TK 627 (6277-Chi tiết chi phí sử dụng máy thi công)

Như vậy công ty nên mở thêm TK cấp 2 là TK 6277 để theo dõi đối với chiphí thuê máy thi công Việc làm này không làm thay đổi cơ cấu chi phí theokhoản mục trong giá thành sản phẩm xây lắp nhưng có thể đễ dàng quản lý từngkhoản chi phí nào do sử dụng máy thi công của đơn vị và khoản chi phí nào dothuê máy thi công từ bên ngoài

9 HOÀN THIỆN VỀ HẠCH TOÁN THIỆT HẠI TRONG SẢN XUẤT

Tổ chức sản xuất của ngành xác định nói chung chịu ảnh hưởng rất lớn bởiyếu tố thiên nhiên Đa số công việc diễn ra ngoài trời nên những ngày thời tiếtxấu sẽ ảnh hưởng tới tiến độ thi công cũng như tới công việc dở dang Ngoài racòn có những thiệt hại chủ quan như sản phẩm không đạt yêu cầu phải phá đilàm lại Hiện nay công ty thực hiện giao công trình cho các xí nghiệp thi công

do đó đòi hỏi các đội thi công của xí nghiệp phải quản lý chặt chẽ quá trình hoạtđộng sản xuất để tránh thiệt hại xảy ra Tuy nhiên nếu thiệt hại xảy ra thì sẽ ảnhhưởng không tốt tới kết quả hoạt động sản xuất của công ty Trên thực tế cáckhoản thiệt hại này chưa được theo dõi và phản ánh đúng Do đó mọi thiệt hạitrong sản xuất đều được tính vào giá thành công trình

Nhiều khi các thiệt hại do công nhân gây ra xí nghiệp không quy tráchnhiệm cho người lao động mà tính luôn vào giá thành Vì vậy em mạnh dạn đềnghị những thiệt hại trong sản xuất do nguyên nhân khách quan ảnh hưởng tớichi phí nguyên vật liệu, chi phí sử dụng MTC, chi phí nhân công thì mới phảnánh vào giá thành

• Nếu thiệt hại do đơn vị xây lắp gây ra:

Nợ TK 111, 141: Giá trị phế liệu thu hồi

Nợ TK 138 (1388), 334: Giá trị cá nhân phải bồi thường

Nợ TK 821: Giá trị tính vào chi phí bất thường

Nợ TK 415: Thiệt hại trừ vào quỹ dự phòng tài chính

Có TK 1381 (Chi tiết thiệt hại phá đi làm lại)

• Nếu do chủ đầu tư yêu cầu và chịu bồi thường:

Nợ TK 111, 141: Giá trị phế liệu thu hồi

Nợ Tk 131: Giá trị chủ đầu tư đồng ý bồi thường

Có TK 1381 (Chi tiết thiệt hại phá đi làm lại)

• Nếu thiệt hại phát sinh trong thời gian bảo hành sản phẩm thì chi phí thiệthại sẽ được tập hợp riêng trên các TK 621, 622, 627 (Chi tiết theo từng côngtrình bảo hành - Nếu doanh nghiệp tự làm) Khi việc bảo hành hoàn thành toàn

bộ chi phí bảo hành sẽ được tổng hợp vào Tk 154 (1544) Sau đó toàn bộ sẽđược kết chuyển như sau:

Nợ TK 641 (6415): Nếu doanh nghiệp không trích trước chi phí bảo hành

Nợ TK 335: Nếu doanh nghiệp trích trước chi phí bảo hành

Có TK 154 (1544)

• Trường hợp doanh nghiệp thuê ngoài bảo hành, các khoản phải trả cho người bảo hànhghi:

Nợ TK 335, 6415: Chi phí bảo hành

Có Tk 133 (1331): VAT đầu vào được khấu trừ

Có TK 111, 112,141, 331 : Tổng giá thanh toán

Đối với những thiệt hại do nguyên nhân chủ quan, xí nghiệp cần kiểm traquản lý chặt chẽ để xác định biện pháp xử lý thích hợp Không nên đưa nhữngkhoản này vào giá thành vì một mặt vừa để nâng cao trách niệm của người laođộng trong công việc mặt khác phản ánh đúng giá thành thực tế công trình thicông

10 HOÀN THIỆN VỀ VIỆC XÁC ĐỊNH ĐỐI TƯỢNG TÌNH GIÁ

THÀNH

Đối với công tác tính giá thành, việc xác định đối tượng tính giá thành làrất quan trọng Giá thành sẽ không phản ánh đúng thông tin nếu đối tượng tínhgiá thành được xác định không đúng

Hiện tại công ty tính giá thành theo công ty hoàn thành, toàn bộ chi phíphát sinh được tập hợp và phân bổ trực tiếp hoặc gián tiếp Kế toán chỉ việc xác

định giá trị sản phẩm dở dang đầu kỳ, giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ, kết hợptoàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ là tính ra được giá thành công trình bàn giao.Các xí nghiệp không tính giá thành cho các hạng mục công trình Do đó nếu xínghiệp có nhu cầu thuê thêm nhà thầu phụ thì sẽ rất khó khăn trong việc xácđịnh mức giá hợp lý Việc xác định đối tượng tính giá thành là các hạng mụccông trình có dự toán riêng sẽ giúp xí nghiệp chủ động trong sản xuất, trongquản lý tiến độ thi công của các đội cũng như là cơ sở để công ty lập hồ sơ dựtoán chi phí cho các công trình tiếp theo Mặt khác việc tính giá thành theo hạngmục công trình tạo điều kiện tính giá thành nhanh chóng khi công trình hoànthành

Để khắc phục khó khăn và đạt được những thuận lợi trên theo em các xínghiệp nên xác định đối tượng tính giá thành là các hạng mục công trình Còntrong các báo cáo tổng hợp lên công ty mới tính theo công trình

11 HOÀN THIỆN VỀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ.

Ở Công ty Xây dựng Bưu điện, hàng quý các chủ nhiệm công trình sẽchuyển chứng từ gốc về các xí nghiệp để tập hợp chi phí sản xuất và để xínghiệp hạch toán vào các sổ chi tiết Cuối năm, kế toán xí nghiệp mới tổng hợpchi phí sản xuất và gửi báo cáo về công ty Như vậy trong năm, mọi chi phí phátsinh ở từng giai đoạn là bao nhiêu công ty không quản lý Mà đặc điểm củangành xây dựng là chi phí phát sinh thường lớn, chu kỳ sản xuất kéo dài nêntrong quá trình hoạt động cần một vốn rất lớn Nếu công ty theo dõi sát tình hìnhtăng giảm chi phí trong từng thời kỳ đối với từng xí nghiệp thì sẽ chủ động hơntrong việc hỗ trợ kinh phí cho các xí nghiệp tiến hành thi công Công ty có thểđứng ra vay vốn cho các xí nghiệp mới mức hợp lý, đủ để tiến độ thi công cáccông trình không bị ảnh hưởng nhưng cũng không bị lãng phí vì cấp quá số cầnthiết Mặt khác nếu hàng quý hoặc 6 tháng kế toán gửi báo cáo tổng hợp chi phísản xuất và giá thành cho công ty theo dõi thì công ty có thể nắm được tiến độcông việc của từng xí nghiệp, công tác kiểm toán nội bộ đựơc tiến hành thuậnlợi hơn Đồng thời cũng tránh được trường hợp có quá nhiều việc dồn vào cuốinăm, trước khi lập báo cáo quyết toán năm sẽ rất vất vả cho cả kế toán và kiểmtoán viên

Do vậy, em xin đề xuất ý kiến là công ty nên theo dõi tình hình biến độngchi phí ở các xí nghiệp không chỉ vào dịp cuối năm mà theo từng quý hoặc 6tháng để các thông tin kiểm kế toán thực sự phản ánh chính xác, kịp thời tìnhhình tài chính của công ty nói chung và chi phí sản xuất, giá thành nói riêng, tạođiều kiện thuận lợi cho việc thu thập và xử lý thông tin kế toán.

12 HOÀN THIỆN VỀ HỆ THỐNG GIÁ DỰ TOÁN

Giá thành dự toán được xác định trên cơ sở định mức chi phí ban hành vàđơn giá dự toán Giá thành dự toán là cơ sở hình thành giá đấu thầu của công ty,

là căn cứ để ghi nhận doanh thu Nhưng chi phí thực tế phát sinh trong quá trìnhsản xuất chỉ lấy giá dự toán làm thước đo chứ không phụ thuộc vào giá dự toán.Như vậy nếu công tác xác định giá dự toán không tốt sẽ dẫn đến tình trạng chiphí bỏ ra lớn hơn doanh thu ghi nhận Trong trường hợp này công ty bị lỗ Do

đó có thể thấy xác định giá dự toán là công việc hết sức quan trọng đối với hoạtđộng cả công ty Trên thực tế đây cũng là công việc hết sức khó khăn do giá cảthị trường không ổn định Để công tác xác định giá dự toán chính xác hơn, thựchiện vai trò định hướng cho việc đầu tư vốn và các yếu tố đầu vào em xin đềxuất là công ty nên xây dựng hệ thống định mức trên cơ sở điều kiện tổ chức sảnxuất, kỹ năng kỹ thuật công nghệ hiện có của mình Đồng thời đơn giá dự toánphải được xác định trên cơ sở giá cả thị trường tại thời điểm lập dự toán và tạiđịa bàn thi công công trình do công ty chủ yếu thi công công trình ở đâu thì tiếnhành mua vật tư và thuê nhân công cũng tại địa bàn đó

13 HOÀN THIỆN HỆ THỐNG SỔ SÁCH

 Việc thiết kế sổ chi tiết của công ty ở các xí nghiệp không chi tiết được cácyếu tố chi phí trong các khoản mục chi phí phát sinh đặc biệt đối với TK 623,

627 là hai TK theo quy định của Bộ Tài Chính được chi tiết thành 6 TK cấp

II Việc thiết kế sổ như vậy chỉ có tác dụng tập hợp chi phí, gây khó khăntrong việc đối chiếu so sánh các dữ liệu phát sinh cũng như không thuận tiệnkhi muốn phân tích chi phí Theo em kế toán ở xí nghiệp nên sử dụng mẫu sổchi tiết

Mẫu 21:

SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ SẢN XUẤT

Tài khoản: