MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU VÀ PHƯƠNG HƯỚNG NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI

MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU VÀ PHƯƠNG HƯỚNG NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI-XÂY DỰNG NÀ NỘI VIETRACIMEX-I I

MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN LƯU

CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU VÀ PHƯƠNG HƯỚNG NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI-XÂY DỰNG NÀ NỘI (VIETRACIMEX-I)

I Đánh giá chung về công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu ở công

ty thương mạI và xây dựng Hà nội.

Mặc dù trong bối cảnh kinh tế phức tạp, đầy biến động, mang tính cạnh tranhcao, song hoạt động kinh doanh của công ty nói chung cũng như công tác kế toánnói riêng vẫn không ngừng hoàn thiện và phát triển, giúp cho công ty ngày càng ổnđịnh và lớn mạnh trên thị trường

1 Những ưu điểm trong công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu ở công ty thương mại và xây dựng Hà nội.

Qua tình hình thực tế về tổ chức hạch toán kế toán các nghiệp vụ lưu chuyển hànghoá nhập khẩu ở công ty, ta thấy nổi lên một số ưu điểm sau:

+ Thứ nhất: Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh và tổ chức hệ thống kinh doanh của mình, công ty đã chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán Hình thức tổ chức này tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát tại chỗ của kế toán đối với hoạt động ở chi nhánh và các đơn vị trực thuộc cũng như toàn công ty Bộ máy kế toán được tổ chức chặt chẽ từ trên xuống dưới, dưới

sự chỉ đạo chung của kế toán trưởng bao gồm: kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán, kế toán mua hàng, kế toán các chi nhánh phần nào đã có sự hợp lý, giúp cho các kế toán viên vừa có điều kiện thực hiện tốt phần việc của mình, vừa phát huy tính liên kết, cộng tác với nhau, góp phần năng cao hiệu quả của công tác hạchtoán

+ Thứ hai: Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ để phản ánh các nghiệp vụkinh tế phát sinh Hình thức này khá đơn giản về qui trình hạch toán Với hình thứcghi sổ này, công việc kế toán được phân đều trong tháng, thuận tiện cho việc đối

chiếu và kiểm tra Hình thức này phù hợp với đặc điểm kinh doanh và đặc điểmquản lý của công ty, đem lại hiệu quả hoạt động cao.

+ Thứ ba: Phương pháp hạch toán được áp dụng để hạch toán các nghiệp vụ lưuchuyển hàng hoá nhập khẩu là phương pháp kê khai thường xuyên Phương phápnày tạo điều kiện cho việc phản ánh, ghi chép và theo dõi thường xuyên sự biếnđộng của tài sản, hàng hoá không phụ thuộc vào kết quả kiểm kê Hơn nữa,phương pháp giá thực tế đích danh được công ty sử dụng để tính giá trị hàng xuấtbán là phù hợp Các mặt hàng của công ty thường có giá trị lớn, tiêu thụ chủ yếutheo hình thức bán buôn nên dễ quản lý theo kho Vì vậy, khi xuất lô hàng nào lấyngay giá mua thực tế đích danh của lô hàng đó để xác định trị giá vốn của hàngxuất bán là rất chính xác, công việc lại đơn giản

+ Thứ tư: Hệ thống tài khoản sử dụng trong hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩuđược chi tiết tương đối phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty Với đặcđiểm là tham gia hoạt động xuất nhập khẩu, công ty đã chi tiết các tài khoản 1121,

1122 theo từng ngân hàng giao dịch và tài khoản 131, 331 được chi tiết theo từngkhách hàng Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý ngoại tệ và công nợcủa từng khách hàng, từng nhà cung cấp, góp phần vào việc nâng cao hiệu quảkinh doanh của doanh nghiệp

+ Thứ năm: Công tác tổ chức và quản lý hoạt động nhập khẩu tại công ty hết sứcchặt chẽ Một hợp đồng nhập khẩu được thực hiện phải được sự phê duyệt củagiám đốc công ty sau khi đã xem xét phương án kinh doanh và sự tham mưu củaphó giám đốc, kế toán trưởng

+Thứ sáu: Đội ngũ cán bộ và nhân viên kế toán trong công ty còn trẻ, năng động,

có kiến thức đều được đào tạo qua các trường đại học chuyên ngành tài chính-kếtoán, có trình độ ngoại ngữ đáp ứng được yêu cầu trong kinh doanh, có khả năngnắm bắt nhạy bén thông tin kinh tế, phục vụ cho công tác kế toán

Bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác kế toán nhập khẩu của công ty vẫncòn những tồn tại cần được xem xét và tiếp tục hoàn thiện.

2 Những nhược điểm trong công tác kế toán lưu chuyển hàng nhập khẩu ở công ty.

+Thứ nhất: Trong hạch toán lưu chuyển hàng nhập khẩu, hàng hoá mua trực tiếp từthời điểm về tới cảng, có xác nhận của hải quan cửa khẩu cho đến khi hàng nhậpkho là hàng thuộc sở hữu của doanh nghiệp Tuy nhiên, trong quá trình này kế toánkhông phản ánh gì về hàng hoá Do một số nguyên nhân nào đó, trong quá trình vậnchuyển giá trị của hàng hoá không còn được chính xác như đã ghi trong hoá đơnthương mại, có thể là thiếu hụt, mất mát hoặc hư hại

+Thứ hai: Trong việc theo dõi ngoại tệ, công ty không sử dụng TK 007, cũngnhư mở “Sổ chi tiết theo dõi ngoại tệ” trong quan hệ thanh toán với nhà cung cấpnước ngoài Điều này gây khó khăn cho việc muốn kiểm tra số ngoại tệ và từngloại mà doanh nghiệp hiện có

+ Thứ ba: Mặc dù lượng hàng tồn kho của công ty chiếm tỷ trọng khá lớn trongtài sản lưu động nhưng kế toán tại công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồnkho

+ Thứ tư: Công ty chỉ xác định kết quả hoạt động bán hàng cho toàn bộ sản phẩmhàng hoá của công ty mà không mở “Sổ chi tiết theo dõi kết quả hoạt động bán hàngtheo từng loại hàng hoá”.Điều này gây khó khăn cho việc theo dõi khả năng tiêu thụ,tồn kho của từng lại hàng hoá trên thị trường, để từ đó xây dựng những kế hoạchtiếp thị, marketing phù hợp cho mỗi loại hàng cụ thể

+ Thứ năm: Về các khoản chiết khấu, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại.Đây là những vấn đề thường xuyên xảy ra trong kinh doanh nhưng tại công ty chưa

áp dụng hình thức này

Trên đây, là một số vấn đề còn tồn tại trong công tác kế toán lưu chuyển hàng hoánhập khẩu tại công ty thương mạI-xây dựng hà nội.Đòi hỏi cần phảI được xem xét

và tìm các biện pháp khắc phục những mặt tồn tại đó, để cho thông tin kế toáncung cấp được chính xác và nhanh hơn đáp ứng được yêu cầu của hoạt động quản

lý trong cơ chế thị trường

II Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá tại công ty thương mại và xây dựng Hà nội.

Để góp phần hoàn thiện công tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tạicông ty thương mại và xây dựng Hà Nội (VIETRACIMEX-I), em xin đưa ra một

Trên thực tế, công ty Thương mại và xây dựng Hà Nội là một doanh nghiệp có sốlượng khách hàng và nhà cung cấp rất đa dạng, lượng hàng tồn kho có giá trị lớnphụ thuộc nhiều vào tình hình biến động của thị trường Nhưng công ty không tiếnhành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, cũng như lập dự phòng phải thu khóđòi Do đó, nếu xảy ra giảm giá thực tế của hàng hoá, thì đó sẽ là một thiệt hại đốivới công ty Hay trường hợp nếu các khách hàng mất khả năng thanh toán hoặctrốn tránh trách nhiệm thanh toán thì công ty sẽ thiệt hại lớn Ngoài ta, việc công tylập các khoản dự phòng thì trên phương diện kinh tế các tài khoản dự phòng giảmgiá sẽ làm cho bảng cân đối kế toán của công ty phẩn ánh một cách chính xác hơngiá trị thực của tài sản Đồng thời trên phương diện thuế: Dự phòng giảm giá đượcghi nhận như một khoản chi phí làm giảm lợi nhuận phát sinh để tính ra số lợi

nhuận thực tế của công ty Do đó, công ty cần thiết phải lập dự phòng phải thu khóđòi và dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

Theo chế độ kế toán, việc xác định dự phòng về đối tượng cũng như mức dựphòng cần lập, hoàn nhập phải thực hiện vào cuối mỗi niên độ báo cáo trên cơ sởcác bằng chứng tin cậy về sự giảm giá của từng đối tượng cụ thể Kế toán sẽ xácđịnh số dự phòng giảm giá cần lập cho niên độ tới, với điền kiện số dự phòngkhông được vượt quá số lợi nhuận phát sinh của doanh nghiệp

Việc lập dự phòng phải tiến hành riêng cho từng loại vật tư, hàng hoá, từng khoản

nợ phải thu khó đòi, sau đó phải tổng hợp toàn bộ các khoản dự phòng vào bảng kêchi tiết dự phòng từng loại Do hàng hoá nhập khẩu của công ty chủ yếu là máymóc, thiết bị, vật tư phục vụ cho ngành giao thông vận tải có số lượng lớn, giá trịlớn Vì vậy công ty phải lập hội đồng để thẩm định mức độ giảm giá vật tư hànghoá tồn kho và xác định các khoản nợ khó đòi căn cứ vào giá cả thực tế của thịtrường và tình hình thanh toán công nợ phải thu với khách hàng

Hội đồng thành lập với các thành phần bắt buộc là: Giám đốc, kế toán trưởng,trưởng phòng xuất nhập khẩu (trưởng phòng kinh doanh)…

Kế toán công ty sẽ hạch toán như sau:

* Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho

- Cuối niên độ kế toán, công ty căn cứ vào tình hình giảm giá số lượng tồn khothực tế của loại vật tư hàng hoá, kế toán tính toán xác định mức trích lập dự phòngcho niên độ kế toán sau Kế toán ghi:

Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

- Cuối niên độ kế toán sau, kế toán tiến hành hạch toán hoàn nhập toàn bộ khoản

dự phòng đã lập cuối niên độ kế toán trước vào thu nhập bất thường, kế toán ghi:

Nợ TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Có TK 721: Các khoản thu nhập bất thường

- Đồng thời tính và xác định mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho mớicho năm sau, kế toán ghi:

Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Sơ đồ: Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Hoàn nhập dự phòng giảm Trích lập dự phòng giảm giá hàng

giá hàng tồn kho tồn kho vào cuối niên độ kế toán

* Hạch toán trích lập và hoàn nhập các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi

- Cuối niên độ kế toán, công ty căn cứ vào các khoản phải thu khó đòi, dự kiếnmức tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch, kế toán tính và xác định mức lập

dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi, kế toán ghi:

Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi

- Cuối niên độ kế toán sau, kế toán tiến hành hạch toán hoàn nhập toàn bộ khoản

dự phòng đã lập cuối niên độ kế toán trước vào thu nhập bất thường, kế toán ghi:

Nợ TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi

Có TK 721: Các khoản thu nhập bất thường

- Đồng thời tính, xác định mức trích lập dự phòng mới các khoản nợ phải thu khóđòi cho niên độ kế toán sau, kế toán ghi:

Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi

+ Hạch toán xử lý xoá nợ các khoản phải thu khó đòi, không có khả năng đòiđược, phải căn cứ vào chế độ tài chính hiện hành Khi có quyết định cho phép xoá

nợ, kế toán ghi:

Nợ TK 139: Bù đắp bằng số dự phòng đã trích

Nợ TK 415: Bù đắp bằng quỹ dự phòng tài chính

Nợ TK 821: Tính vào chi phí bất thường

Có TK 131: Phải thu khách hàng không đòi được

Có TK 138: Phải thu khác đòi được

Ghi số nợ khó đòi đã xử lý vào bên nợ TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý”

- Đối với các khoản nợ phải thu khó đòi, đã xử lý cho xoá nợ, nếu sau đó lại thuhồi được, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ thu hồi được, kế toán ghi:

Nợ TK 111: Tiền mặt

Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng

Có TK 721: Thu nhập bất thường

Đồng thời ghi đơn vào bên có TK 004” Nợ khó đòi đã xử lý”

Sơ đồ : Hạch toán dự phòng các khoản phải thu khó đòi

Hoàn nhập dự phòng phải Trích lập dự phòng phải thu khó

thu khác hàng đòi vào cuối niên độ kế toán

* ý kiến 2: Công ty nên sử dụng TK 007 – Ngoại tệ trong hạch toán ngoại tệ,cũng như mở sổ chi tiết theo ngoại tệ trong quan hệ thanh toán với các nhà cungcấp nước ngoài

Để tập hợp được chi phí, doanh thu và xác định được kết quả hoạt động kinhdoanh, hạch toán ngoại tệ ở các doanh nghiệp phải tuân thủ các nguyên tắc sauđây:

Phải quy đổi ngoại tệ thành VNĐ để hạch toán quá trình luân chuyển vốn.Nguyên tắc này đòi hỏi khi có các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến ngoại tệ thì kếtoán phải quy đổi ngoại tệ thành VNĐ theo tỷ giá hợp lý (tỷ giá công ty áp dụngtrong niên độ kế toán, để ghi sổ kế toán) Bên cạnh đó phải mở sổ chi tiết để theođõi các loại vốn bằng ngoại tệ, các khoản phải thu, phải trả bằng ngoại tệ theo đơn

vị nguyên tệ nhằm cung cấp đầy đủ thông tin cho công tác quản lý ngoại tệ và điềuchỉnh tỷ giá ngoại tệ kịp thời và chính xác

Thực tế, tại công ty không sử dụng TK 007, cũng như mở sổ chi tiết ngoại tệtrong quan hệ thanh toán với nhà cung cấp nước ngoài Khi cần điều chỉnh theo tỷgiá thực tế, kế toán lấy tổng số tiền VNĐ chia cho tỷ giá hạch toán để ra số ngoại

tệ, sau đó điều chỉnh theo tỷ giá thực tế

Đây là một công việc hết sức thủ công và tốn công sức cũng như dễ gây nhầm lẫn Vì vậy để hạch toán chi tiết vốn bằng tiền là ngoại tệ theo đơn vị nguyên tệ,

kế toán công ty nên sử dụng TK 007- Ngoại tệ các loại (Tài khoản ghi đơn)

Kết cấu và nội dung của TK 007

Bên nợ : Số ngoại tệ tăng trong kỳ (Nguyên tệ)

Bên có : Số ngoại tệ giảm trong kỳ (Nguyên tệ)

Số dư bên Nợ: Số ngoại tệ còn dư cuối kỳ

Trên tài khoản này không quy đổi các đồng ngoại tệ ra VNĐ

Kế toán có thể chi tiết TK 007 cho tiền tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và chi tiết chotừng loại ngoại tệ

00711 (USD)0071

Lượng ngoại tệ tại quỹ cuối kỳ = Số dư nợ TK 007

Lượng ngoại tệ tại ngân hàng cuối kỳ = Số dư nợ TK 007

Để theo dõi tình hình tăng giảm ngoại tệ và có kế hoạch dự trữ trong trường hợp

tỷ giá ngoại tệ tăng so với VNĐ, kế toán có thể áp dụng mở sổ chi tiết ngoại tệ.Mẫu sổ chi tiết ngoại tệ như sau:

*ý kiến 3: Công ty nên áp dụng chiết khấu, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lạitrong quá trình tiêu thụ hàng hoá

Việc áp dụng chiết khấu, giảm giá hàng bán là vấn đề kinh tế quan trọng trong cơ chế thị trường tự do cạnh tranh như hiện nay Nó sẽ đem lại nhiều mặt lợi cho côngty: Số lượng khách hàng sẽ đến với công ty nhiều hơn và sẽ duy trì được những mối quan hệ buôn bán lâu dài Nhiều khi giảm giá hàng bán sẽ đem lại lợi nhuận lớn hơn khi không giảm giá, bởi số lượng hàng hoá tiêu thụ tăng lên Do đó, cần có

Mức điều chỉnh Lượng ngoại tệ Tỷ giá thực

ngoại tệ tại quỹ = tại quỹ cuối kỳ x tế cuối kỳ - Số dư TK 111(1112)

Mức điều chỉnh ngoại Lượng ngoại tệ tại Tỷ giá thực

tệ tại ngân hàng = ngân hàng cuối kỳ x tế cuối kỳ - Số dư TK 1122

sự phối hợp giữa phòng kế toán và phòng kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty

để đưa ra quy trình, tỷ lệ chiết khấu, giảm giá thích hợp Thông thường, tỷ lệ chiết khấu thường thấp hơn so với lãi suất ngân hàng Bởi khi khách hàng thanh toán

chậm, thì vòng luân chuyển vốn của công ty sẽ chậm lại cũng như số tiền đó nếu

công ty phải vay ngân hàng thì công ty phải trả lãi, thì khi chiết khấu, khách hàng

sẽ thanh toán nhanh hơn Khi đó công ty sẽ giảm được chi phí và nâng cao được

hiệu quả kinh doanh của mình

Sổ chi tiết ngoại tệ

Tài khoảnLoại ngoại tệN

T

Chứng từ Diễn

giải

TKĐƯ

Tỷgiá

NT VNĐ NT VNĐ NT VNĐ NT VNĐ

1.Số dưđầu kỳ2.Sốphátsinh

Cộngphátsinh

3 Số

dư cuốikỳ

Kế toán trưởng

Khi công ty áp dụng chiết khấu, giảm giá quy trình hạch toán như sau:

- Giảm giá hàng bán cho khách hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 532: Giảm giá hàng bán

Có TK 131: Trừ bớt số tiền phải thu

Có TK liên quan (111,112, ): Trả cho khách hàng bằng tiền Cuối kỳ kết chuyển khoản giảm giá hàng bán, ghi giảm doanh thu:

Nợ TK 511

Có TK 532

- Đối với các khoản chiết khấu thanh toán kế toán phản ánh như sau:

Nợ TK 811: Chi phí tài chính

Có TK 131: Trừ bớt số tiền phải thu

Có TK liên quan (111,112): Trả bằng tiền

Sơ đồ hạch toán quá trình chiết khấu giảm giá hàng bán cho khách hàng

TK 111,112,131 TK 532 TK 511

TK 811

(3)

Ghi chú: (1): Giảm giá hàng bán cho khách hàng.

(2): Kết chuyển giảm giá hàng bán cuối kỳ

(3): Chiết khấu thanh toán cho khách hàng

* ý kiến 4: Hoàn thiện hạch toán giai đoạn nhập khẩu hàng hoá

Trong quá trình hạch toán giai đoạn nhập khẩu hàng hoá, kế toán công ty không

sử dụng tài khoản 151, điều đó không phù hợp với bản chất của giai đoạn này.Theonguyên tắc, kế toán chỉ phản ánh Nợ TK 156 khi hàng hoá đã nhập kho, có đầy đủcác chứng từ cần thiết và khi hàng còn đang đi đường mà chứng từ đã về thì kếtoán sử dụng TK151 để phản ánh Thực tế tại công ty khi chứng từ về trước, kếtoán đợi hàng về mới ghi sổ Cũng như đối với trường hợp nhập khẩu uỷ thác, khigiao hàng tại cảng do không sử dụng TK 151 kế toán đã phản ánh:

Nợ TK152: Trị giá mua hàng nhập khẩu (tỷ giá thoả thuận)

Có TK 331, 1112, 1122: Giá mua hàng hoá (tỷ giá thoả thuận)

Khi giao hàng cho doanh nghiệp giao uỷ thác, giao uỷ thác, kế toán ghi trị giámua của hàng giao trả theo tỷ giá thoả thuận:

Nợ TK 131 (1388): Chi tiết đơn vị giao uỷ thác

Có TK 151: Giao trực tiếp tại nơi nhận hàng

* ý kiến 5: Về sổ theo dõi kết quả hoạt động bán hàng

Công ty mới chỉ xác định kết quả hoạt động bán hàng cho toàn bộ sản phẩm củacông ty Để tiện cho việc theo dõi và quản lý, công ty nên mở sổ chi tiết theo dõikết quả hoạt động bán hàng theo từng loại hàng hoá

Những thông tin chi tiết này sẽ rất có ích cho quản trị kinh doanh của doanh nghiệp khi trả lời câu hỏi “cho ai” có nghĩa là hàng hoá của công ty bán ở đâu là cólãi nhất và hàng hoá nào được ưa chuộng ở vùng nào Từ đó có chiến lược bán hàng phù hợp đưa lại hiệu quả kinh doanh tối ưu

III- Phương hướng nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh tại công ty Thương mại - xây dựng Hà Nội.

Hiệu quả kinh doanh là mục tiêu hàng đầu của bất kỳ nhà doanh nghiệp nào

Đó là phạm trù kinh tế phản ánh trình độ sử dụng các nguồn nhân tài vật lực củacác doanh nghiệp để đạt được kết quả cao nhất trong hoạt động kinh doanh Vìvậy, điều cần thiết là phải tìm ra các giải pháp, phương hướng thích hợp để nângcao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Trước hết, ta cần đánh giá hiệu quảkinh doanh của công ty Thương mại - xây dựng Hà Nội qua một số chỉ tiêu sau:

1- Đánh giá hiệu quả kinh doanh của công ty Thương mại và xây dựng Hà Nội.

1.1- Đánh giá khái quát hiệu quả kinh doanh