THỰC TRẠNG KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY MARINE SUPPLY

+ Để thực hiện nhiệm vụ thông tin về hoạt động giữa các chi nhánh và Tổngcông ty một cách thông suốt tạo điều kiện nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanhnhằm phù hợp với sự thay đổi của

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY MARINE SUPPLY

I KHÁI QUÁT CHUNG CỦA MARINE SUPPLY.

1 Lịch sử hình thành của Marine Supply

Công ty xuất nhập khẩu vật tư đường biển có tên giao dịch quốc tế là VIỆTNAM MARINE TECHNICAL MATERIALS IMPORT- EXPORT ANH SUPPLYCOMPANY, viết tắt là MARINE SUPPLY COMPANY

Trụ sở chính của công ty tại số 28A4 Phạm Hồng Thái-Ba Đình-Hà Nội

Quá trình hình thành của công ty có thể chia thành ba giai đoạn:

- Ngày 27/3/1973 Bộ giao thông vận tải ra quyết định số 1459/QĐTC thànhlập nhà máy phụ tùng đường biển dựa trên nền tảng la xưởng bổ trợ của Công tyđường biển Nhà máy chủ yếu tập trung lực lượng lao động dư thừa từ dây truyềnsản xuất kinh doanh của các đơn vị trong ngành dường biển khu vực Hải phòng.Lãnh đạo cấp trên cùng với lãnh đạo nhà máy đã tiến hành nghiên cứu và sản xuấtmột số sản phẩm như cót ép, má phanh ôtô gioăng phốt cao su, kín dầu, phao cứusinh nhằm giải quyết công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên, đồng thời cóvật tư phục vụ cho ngành và cho xã hội

- Ngày 3/1/1983, xuất phát từ tình hình phát triển và yêu cầu của ngànhđường biển Bộ giao thông vậ tải ra quyết định số 003/QĐ-TCCB chuyển nhà máyphụ tùng thành Công ty vật tư kĩ thuật đường biển, công ty vừa làm nhiệm vụ sảnxuất của nhà máy phụ tùng đồng thời làm nhiệm vụ cung ứng vật tư thiết bị chocông tác sửa chữa, đóng mới tàu biển

- Sự tăng trưởng về mọi mặt của ngành Hàng hải và dặc biệt là nhu cầu hiệnđại hoá cơ sở vật chất kỹ thuật đòi hỏi công tác XNK phải vươn lên theo kịp đàphát triển của các ngành trong cả nước Do đánh giá đúng mức vai trò quan trọngcủa lĩnh vực này nên ngày 30/9/1985 tại quyết định số 1801/TCCB Bộ giao thôngvận tải ra quyết định chuyển công ty thành Công ty XNK vật tư đường biển Công

ty là đơn vị XNK trực tiếp đầu tiên của ngành Hàng hải Việt Nam

- Sự thay đổi trên đã đánh dấu bước chuyển hoá về lượng của một số doanhnghiệp làm công tác thương mại chuyên ngành Đó là điều kiện thuận lợi khôngchỉ cho phép công ty thực hiện cả hai nhiệm vụ sản xuất và kinh doanh mà còngiúp cho đơn vị tiếp cận nhanh chóng với thương trường Quốc tế.

2 Quá Trình phát triển của Marine Supply

Từ khi được thành lập (1985), cơ sở vật chất của công ty chỉ có 1400 m2 nhàxưởng và kho, các loại máy đơn giản như máy may, nồi hấp, phao, các loại khuôn

ép cót, phục vụ vận tải có 5 ôtô Zin và một cần cẩu 10 tấn Năng lực sản xuất chủyếu gồm 15.000 - 30.000 phao cứu sinh, 8.000-10.000 m2 cót ép, ngoài ra còn một

số mặt hàng như quần áo bảo hộ găng tay

Với việc chuyển hướng lấy công tác XNK và cung ứng vật tư làm nhiệm vụtrung tâm Công ty đã mở rộng không chỉ cung ứng vật tư cho các ngành trongcùng đơn vị mà còn phục vụ các đơn vị ngoài ngành và các địa phương trong cảnước, đồng thời mở rộng thị trường giao dịch Quốc Tế như : Nhật Bản, Đài Loan,Singapore, philipine, Indonêxia và một số thị trường khác Cơ sở vật chất của công

ty đã được cải thiện, công ty xây dựng mới 1.170 m2 nhà xưởng, văn phòng và nhàkho, vay lắp đặt trạm ôxy với khả năng sản xuất là 90 m3/h trị giá 1.000.000 USDhuy động vốn đào 150 m lạch kéo tầu và xà lan để làm chỗ phá dỡ tầu

Từ khi chính thức được công nhận là doanh nghiệp nhà nước vào năm 1993đến nay công ty đã có những bước phát triển đáng ghi nhận Công ty mở rộng côngtác XNK tổng hợp không chỉ trong nhứng thị trướn sẵn có mà còn mở rộng quan

hệ với thị trường mới ở Châu âu, Trung quốc và nột số nước khác Công ty thựchiện liên doanh liên kết, tận dụng cơ sở vật chất kỹ thuật sẵn có để làm công tácphá dỡ tầu cũ lấy sắt vụn xuất khẩu Đồng thời đơn vị mở rộng sản xuất mặt hàngmới để xuất khẩu và khai thác tốt các mặt hàng phục vụ nhu cầu nội địa

Nhìn chung trong suốt thời gian hoạt động của mình, công ty ngày càng tỏ

rõ sự vững vàng trong cơ chế thị trường đầy biến động và cạnh tranh gay gắt Công

ty luôn hoàn thành nhiệm vụ Tổng công ty Hàng hải giao mà còn phát triển hơn và

đã chiếm được niềm tin của khách hàng

Đặc biệt vốn của công ty vẫn được bảo toàn và tăng trưởng qua các năm.Hiện nay tổng số vốn kinh doanh của công ty đã lên đến 11,5 tỷ VND và liên tụcthực hiện tốt nghĩa vụ nộp thuế cho ngân sách nhà nước Công ty đã tăng cườngchi nhánh của mình tại Thành phố Hồ Chí Minh, Thái nguyên, Đà nẵng với độingũ cán bộ công nhân viên là hơn 160 người.

Ngoài hoạt động kinh doanh XNK, Marine Supply còn là nơi sản xuất vàcung ứng dịch vụ Hiện nay công ty có quan hệ giao dịch hợp đồng khắp trongphạm vi cả nước và mở rộng thị trường giao dịch quốc tế với một số nước

Trải qua 15 năm xây dựng, trưởng thành và phát triển Marine Supply đã liêntục hoạt động kinh doanh có hiệu quả với những thàn tích và đóng góp lớn laotrong sự nghiệp xây dựng và phát triển kinh tế của đất nước

3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Marine Supply

Khi còn hoạt động trong nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung công ty

XNK-VT đường biển giống như một tổng kho vật tư của ngành hàng hải làm nhiệm vụtiếp nhận cấp phát vật tư theo chỉ đạo của cấp trên Vì vậy hàng hoá vật tư củacông ty trong thời gian này đều có kế hoạch cụ thể và hầu như được bao tiêu toàn

bộ, nhờ đó mà đơn vị hoạt động thuận lợi, có đối tượng khách hàng lớn ổn địnhkhong cạnh tranh

Từ năm 1990 trong nước dần dần xoá bỏ bao cấp chuyển sang nền kinh tế

mở cửa Hoạt động trong điều kiện mới công ty không còn là nhà cung ứng độcquyền Vì thực tế trong khắp các địa phương, các ngành, các cấp ngày càng xuấthiện các công ty KDXNK với đủ loại quy mô và đủ loại nghành hàng

Về thị trường, công ty có xu hướng mở rộng thị trường ra nhiều nước trên thế giới,nhưng khu vực Châu á vẫn là thị trường nhập khẩu lớn

Về kết quả KD công ty đã đạt được một số kết quả đáng kể sau:

Bảng kết quả kinh doanh năm 2001 - 2002

- Nhập khẩu USD 14.067.70

7 8.766.569 62,31 121,76

- Xuất khẩu USD 1.715.404 1.298.574 75,7 64,03

có tỷ xuất lợi nhuận cao, tình hình tài chính của công ty ngày một vững mạnh

4 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Marine Supply

Hiện nay công ty có 5 chi nhánh và văn phòng trên cả nước:

+ Văn phòng công ty tại Hà Nội

+ Chi nhánh tại Thành Phố Hồ Chí Minh

+ Chi nhánh tại Thành Phố Hải Phòng

+ Chi nhánh tại Thành Phố Hạ Long

* Giám đốc công ty: Do Tổng công ty Hàng hải Việt nam bổ nhiệm, miễnnhiệm khen thưởng, kỷ luật, giám đốc là người đứng đầu, chịu trách nhiệm về mọi

hoạt động kinh doanh và đời sống đơn vị trước tổng công ty Giám đốc là đại diệnhợp pháp của đơn vị trước pháp luật, có quyền quyết định tổ chức bộ máy quản lý

KD của công ty Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật, nâng lương,thực hiện chế đọ chính sách bảo hiểm xã hội của tổng công ty Hàng hải Việt nam

* Phó giám đốc: Có trách nhiệm giúp việc cho giám đốc trong việc chỉ đạo,

tổ chức thực hiện pháp lệnh về kế toán thống kê và điều lệ tổ chức kế toán tronghoạt động KD của công ty Tại công ty XNK Vật tư đường biển

* Các phòng chuyên môn nghiệp xụ: Có chức năng tham mưu giúp việc choGiám đốc Công ty trong quản lý điều hành công việc được tổ chức như sau:

+ Phòng Thương mại-dịch vụ: Là phòng có chức năng tham mưu cho Giámđốc về các hoạt động SXKD của công ty, thực hiện các giao dịch thương mại, tiếnhành các nghiệp vụ XNK, ngoài ra phòng còn kiêm cả chức năng xây dựng kếhoạch chiến lược

+ Phòng kế toán-Tài chính: Là phòng chuyên trách về quản lý tài sản, tiềnvốn, tổ chức bộ máy kế toán giữa văn phòng công ty và các chi nhánh cho phùhợp, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của Công ty và hoạtđộng theo quy định của Nhà nước Do vậy nhiệm vụ của phòng rất nặng nề baogồm: Cân đối các nguồn vốn để giải quyết vốn kinh doanh, quản lý các hoạt độngchi tiêu của doanh nghiệp dựa trên sự ghi chép chính xác, đầy đủ các nghiệp vụ kếtoán phát sinh và lập các chứng từ hoá đơn, xác định kết quả của hoạt động kinhdoanh của doanh nghiệp

+ Phòng tổng hợp: Tham mưu cho giám đốc về tổ chức dân sự toàn công ty,phòng làm nhiệm vụ lập kế hoạch báo cáo về tiền lương, xây dựng chiến lược đàotạo cán bộ công nhân viên, thực hiện và tiến hành các thủ tục cho cán bộ công nhânviên nghỉ hưu, cấp phát tiền lương, tiền thưởng

+ Các chi nhánh trực thuộc công ty: Các chi nhánh này là đơn vị hạch toánphụ thuộc của công ty, có tư cách pháp nhân không đầy đủ, được mở tài khoản tạicác ngân hàng trong nước theo quy định của nhà nước, được sử dụng con dấuriêng, có các quyền và nghĩa vụ theo phân cấp của công ty, được hoạt động theođiều lệ của công ty và quy chế tổ chức hoạt động của chi nhánh thành phần Cácgiám đốc chịu trách nhiệm trực tiếp trước Giám đốc công ty, ngoài ra cuối kỳ chi

nhánh có trách nhiệm báo cáo số liệu về hoạt động của mình cho các phòng ban đểtổng hợp số liệu thống kê.

Giám đốc

Phó giám đốc

Phòng TC - KT Phòng TM DV Phòng tổng hợp

Chi nhánh Hải

phòng Chi nhánh Tp.Hạ long Chi nhánh Tp Đà Nẵng Chi nhánh TP.HCM

Sơ đồ 1: Tổ chức bộ máy công ty Marine Supply

5 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Marine Supply

5.1 Tổ chức bộ máy kế toán

+ Công ty XNK-Vật tư đường biển là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập,chịu trách nhiệm về các hoạt động kinh doanh của mình, các đơn vị trực thuộchạch toán phụ thuộc Do đó phòng tài chính-kế toán của công ty có trách nhiệm tổchức quản lý hoạt động tài chính-kế toán của công ty với tư cách là đơn vị hạchtoán độc lập đồng thời phải kiểm tra quản lý, chỉ đạo tổng hợp công tác tài chínhtất cả các đơn vị trực thuộc công ty

+ Để thực hiện nhiệm vụ thông tin về hoạt động giữa các chi nhánh và Tổngcông ty một cách thông suốt tạo điều kiện nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanhnhằm phù hợp với sự thay đổi của cơ chế kinh tế, công tác kế toán của công tytừng bước thay đổi cách tổ chức phù hợp với cơ chế mới, Công ty đã áp dụng chế

độ kế toán mới do Bộ Tài Chính ban hành theo QĐ1141TTC/CĐKT từ ngày01/01/1996

+ Về cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán, Công ty áp dụng mô hình tổ chức kếtoán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán, bộ máy kế toán của công ty cónhiệm vụ thực hiện và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán công ty, từ đó giúp bangiám đốc có căn cứ tin cậy để phân tích, đánh giá tình hình hoạt động kinh doanhnhằm đạt hiệu quả cao.

+ Công ty bộ phận kế toán gồm 8 thành viên sau:

+ Kế toán trưởng: Là người phụ trách vào sổ cái và lập báo cáo quyết toán,đánh giá kết quả hoạt động SXKD, phát hiệnk kịp thời những bất hợp lý trong kinhdoanh, đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc và nhà nước về mặt quản lý tàichính, thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ của kế toán trưởng, chấp hànhcác quy định của nhà nước và công ty

+ Phó phòng: Là người theo dõi kiểm tra và xét duyệt các kết quả kinhdoanh, kê khai thuế và lưu giữ sổ kế toán

+ Thủ quỹ: Làm nhiệm vụ quản lý quỹ, thực hiện việc thu chi, lập báo cáoquỹ

+ Kế toán tài sản cố định, chi phí công cụ, dụng cụ, tiền lương, xem xét xácđịnh và phân tích chi tiết trong hoạt động SXKD, trích khấu hao TSCĐ, xác địnhquỹ lương của cán bộ công nhân viên để trích nộp các khoản bảo hiểm theo quyđịnh của nhà nước, theo dõi các khoản thu, chi hoạt động tài chính , thu chi hoạtđộng bất thường, các khoản liên doanh liên kết

+ Kế toán thanh toán: Làm nhiệm vụ theo dõi thanh toán ngoài công ty, thựchiện đầy đủ các nội quy, quy định và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về côngviệc của mình

+ Kế toán tổng hợp chi tiết cập nhật chứng từ: Theo dõi các hợp đồng,chứng từ kế toán mới phát sinh, tổng hợp thu chi và ghi vào sổ có liên quan

+ Kế toán ngân hàng: Theo dõi số liệu hiện có, tình hình biến động tiền gửicủa công ty tại các ngân hàng, nộp tiền vào ngân hàng, theo dõi các lệnh vậnchuyển tiền, xác định tỷ giá hối đoái tại thời điểm chi trả

+ Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ tính công nợ hàng tháng để nộp thanh toán,theo dõi các khoản vay, trả nội bộ, tạm ứng

+ Kế toán chi nhánh: Thực hiện tất cả các bước hạch toán ban đầu ban đầu

và chuyển thông tin về phòng kế toán để xử lý tiếp

Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Marine Supply

Kế toánNgân

h ngàng

Kế toánthanhtoán

Kế toán

T i sàng ản

cố định

Thủ quỹ

Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra kê toán Công ty ghitrực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc các Bảng kê, sổ chi tiết liên quan Cuốitháng chuyển số liệu tổng cộng của Bảng kê, sổ chi tiết vào Nhật ký chứng từ.

Với các chi phí sản xuất kinh doanh Công ty phân bổ căn cứ vào các chứng

từ gốc, tập hợp phân loại và đưa vào các Bảng phân bổ và các Nhật ký chứng từliên quan

Cuối tháng kế toán khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ, kiểm trađối chiếu với các sổ kế toán chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết có liên quan, ghim trựctiếp vào sổ cái

Số liệu tổng cộng ở sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký chứng

từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính

Tại bốn chi nhánh của Công ty (Chi nhánh Thành Phố Hải Phòng, ThànhPhố Hạ Long, Thành Phố Đà Nẵng, Thành Phố Hồ Chí Minh) đều thực hiện hạchtoán độc lập cuối kỳ nên báo cáo quyết toán và gửi về phòng Tài chính Kế toán.Tại phòng Thương Mại và dịch vụ, phòng Tổng hợp thì công tác hạch toán kế toánđược tổ chức tập trung, cuối kỳ lên báo cáo quyết toán Phòng TC - KT sẽ tập hợpbáo cáo quyết toán của các phòng và bốn chi nhánh để lên báo cáo quyết toánchung cho toàn Công ty

5.3 Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản

Tài khoản kế toán Công ty sử dụng trong hạch toán lưu chuyển hàng hoánhập khẩu

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ

:Kiểm tra ,đối chiếu

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc nhận được, kế toán tiến hành kiểmtra tính hợp pháp, hợp lệ đồng thời tiến hành phân loại chứng từ ghi vò các bảng kê,các sổ chi tiết liên quan Các chứng từ thu chi tiền mặt được ghi vào sổ quỹ sau đóghi vào bảng kê, NKCT liên quan Cuối tháng căn cư vào chứng từ gốc để lập bảngphân bổ,căn cứ vào bảng kê, sổ chi tiết để ghi vào các NKCT tương ứng, rồi từ cácNKCT ghi vào sổ cái Trước khi vào sổ cái, kế toán tổng hợp kiểm tra, đói chiếughi chép ở các NKCT, sau đó ghi vào bảng cân đói các tài khoản thứ tự từ NKCT

số 1 đến NKCT số 10,từ đây mới lấy số liệu ghi vào sổ đối chiếu số phát sinh và sổcái.Kế toán căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu chi

Bảng kê 1-11 Sổ chi tiết 1 6

tiết Cuối quý ,kế toán tổng hợp lập các báo cáo kế toán theo quy định và gửi chocác bên liên quan.

II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI MARINE SUPPLY

1 Đặc điểm hàng hoá nhập khẩu tại Marine Supply

- Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực XNK, ngay những ngày đầumới thành lập, với chức năng và nhiệm vụ của mình, công ty đã có những quan hệlàm ăn với các đối tác và khách hàng nước ngoài Do đó, đội ngũ cán bộ trongcông ty, đặc biệt là cán bộ trong phòng kinh doanh và đội ngũ kế toán có khá nhiềukinh nghiệm trong hoạt động kinh doanh XNK và trong quan hệ làm ăn với đối tácnước ngoài Hoạt động kinh doanh NK là hoạt động diễn ra khá thường xuyêntrong công tác kế toán của công ty Đó lá quá trình ghi chép phản ánh khá kịp thời,chính xác và đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ khâu NK đến khâu bán hàngNK

- Để đáp ứng nhu cầu NK trong điều kiện hiện nay, công ty tổ chức kết hợp

cả hai hình thức NK trực tiếp để kinh doanh và NK uỷ thác cho các khách hàng cónhu cầu Khi NK hàng hoá, công ty áp dụng điều kiện giá CIF-Incotem 90 và vậnchuyển hàng hoá NK theo cả 3 loại hình vận tải: đường biển, đường hàng không,đường sắt tuỳ theo điều kiện ký kết trong hợp đồng ngoại

2 Tổ chức hạch toán nhập khẩu hàng hoá tại Marine Supply

2.1 Các phương thức nhập khẩu hàng hoá tại công ty

2.1.1 Nhập khẩu theo phương thức trực tiếp

- Thực chất của NK trực tiếp là thực hiện hợp đồng mua với đối tác nướcngoài để tiêu thụ trong nước Bởi vậy, hoạt động kinh doanh đối ngoại thườngphức tạp hơn các hoạt động kinh doanh đối nội vì rất nhiều lẽ chẳng hạn như bạnhàng ở rất xa nhau, hệ thống tài chính-tiền tệ khác nhau, hoạt động chịu sự điều tiết

của nhiều hệ thống pháp luật ngành ngành kinh doanh của công ty là các mặthàng như sắt thép, bông thô, vải, máy móc thiết bị phục vụ cho ngành hàng hải đặc biệt là xăng dầu.

- Thị trường nhập khẩu của công ty rất đa dạng, vì bất cứ thị trường nào cónguồn hàng chất lượng rẻ đều là bạn của công ty Một số thị trường nhập khẩuquen thuộc của công ty như: Nhật, Trung Quốc, Singapore, Đài Loan

- Công tác lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu của công ty được thực hiện quahai giai đoạn:

+ Giai đoạn 1: Nhập khẩu hàng hoá

+ Giai đoạn 2: Tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu ở thị trường nội địa

Giai đoạn 1: Nhập khẩu hàng hoá

Quy trình nhập khẩu hàng hoá ơ Marine Supply

- Để tiến hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu: công ty đã thực hiện trình tựsau gồm 11 bước:

+ Bước 1: Ký kết kinh doanh nhập khẩu: Tuỳ theo thương vị nhập khẩu mà

công ty có thể tiến hành đàm phán trực tiếp với nhà cung cấp để ký kết hợp đồngnhập khẩu hàng hoá hoặc có thể căn cứ vào “đơn chào hàng” gửi từ phía nhà cungcấp nước ngoài hay công ty có thể lập “ đơn đặt hàng” gửi cho nhà cung cấp nướcngoài sau khi đã nghiên cứu nhu cầu thị trường Dựa vào “đơn chào hàng” hoặc

Ký kết kinh

doanh nhập

khẩu

Xin giấy phép nhập khẩu (nếucó)

Mở L/c,điện chuyển tiền khi bên bán báo

Thuê phượng tiện vận chuyển

Đôn đốc người bán giao hàng

Làm thủ tục hải quan

Tiến hành giao nhận

kiểm tra hàng tục thanhLàm thủ

toán

Khiếu nại

về hàng hoá (nếu có)

Mua bảo

hiểm

hàng hoá

“đợt đặt hàng” cả hai bên có thể sửa đổi một số điều khoản đã ghi trong đơn để điđến quyết định cuối cùng là ký kết hợp đồng.

+ Bước 2: Xin giấy phép nhập khẩu: Sau khi lập phương án kinh doanh và

ký kết xong hợp đồng, công ty phải làm thủ tục xin giấy phép nhập khẩu đối vớinhững mặt hàng Nhà nước hạn chế Mỗi một giấy phép chỉ cấp cho một chủ hàngkihn doanh và được phép nhập khẩu một hoặc một số mặt hàng với một nước nhấtđịnh Tuy nhiên thực tế những mặt hàng nhập khẩu của công ty thường không bịhạn chế và nằm trong danh mục đăng ký kinh doanh, do đó cán bộ kinh doanh cóthể bỏ qua bước này

+ Bước 3: Mở L/C hoặc điện chuyển tiền khi bên bán thông báo (Đây cũng

chính là hai phương thức thanh toán chủ yếu của công ty đối với bạn hàng):

Mở L/C nếu hợp đồng nhập khẩu quy định tiền hàng thanh toán bằng L/C,

thì công ty tiến hành làm thru tục mở L/C với ngân hàng được chọn Thời gian mởL/C nếu hợp đồng không quy định thì phụ thuộc vào thời gian ký hợp đồng (thôngthườn L/C được mở 1 tuần sau khi ký hợp đồng mua hàng nước ngoài) Phòng kinhdoanh làm thủ thục để mở L/C cho người bán Thủ tục gồm: đơn xin mở L/C theomẫu của Ngân hàng cùng với hoạp đồng bán hàng nội địa (bản sao) và hợp đồngmua hàng với nước ngoài (bản sao) kèm theo giấy uỷ quyền của giám đốc đưaphòng kế toán để kế toán ngân hàng mở L/C, thủ tục này kèm với 2 uỷ nhiệm chi,một uỷ nhiệm chi để ký quỹ mở L/C (trong trường hợp công ty mở tài khoản tạingân hàng này) và một uỷ nhiệm chi trả phí cho ngân hàng về việc mở L/C Khi bộchứng từ gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng thì ngân hàng sẽ kiểm tra sau đó yêucầu cán bộ công typhải kiểm tra lại, nếu thấy hợp lệ thì ký đồng ý trả tiền cho ngânhàng và nhận chứng từ gốc có kèm theo chữ ký hậu của ngân hàng về để đi nhậnhàng

Điện chuyển tiền: Cán bộ kinh doanh sẽ xin mẫu của ngân hàng và sau đó

đánh dấu vào mục điện chuyển tiền kèm theo các giấy tờ như hợp đồng bán hàngnội địa, hợp đồng mau hàng nước ngoài và mang sang phòng kế toán, các bước sautương tự như mở L/C Đối với phương thức thanh toán này có 3 laọi như sau:

- Điện chuyển tiền thanh toán trước (thanh toán toàn bộ) chỉ được áp dụngđối với nhà cung cấp có uy tín, đã làm ăn lâu năm với công ty.

- Điện chuyển tiền thanh toán một phần (đặt cọc)

- Điện chuyển tiền thanh toán khi nhận được hàng

+ Bước 4: Thuê phương tiện vận chuyển: Hàng hoá nhập khẩu của công ty

chủ yếu được vận chuyển bằng đường biển, thời điểm hàng được coi là nhập khẩutính từ ngày hàng vào cảng Hải phòng và được hải quan ký vào tờ khai hàng hoánhập khẩu Ngoài ra còn có một số trường hợp hàng hoá đựơc nhập khẩu bằngđường hàng không ( song không phổ biến)

+ Bước 5: Đôn đốc người bán giao hàng: Cán bộ kinh doanh công ty có

trách nhiệm gửi thư hoặc fax tới người bán để giục họ giao hàng đúng với thời giannhư trong hợp đồng đã ký

+ Bước 6: Mua bảo hiểm hàng hoá: Do việc vận chuyển hàng hoá bằng

đường biển gặp nhiều rủi ro, tổn thất nên công ty rất cần mua bảo hiểm Một địachỉ bảo hiểm đáng tin cậy đối với công ty là Tổng công ty bảo hiểm Việt nam (Bảoviệt) Công ty có thể ký hai loại bảo hiểm sau: hợp đồng bảo hiểm bao hợp đồngbảo hiểm chuyến

+ Bước 7: Làm thủ tục hải quan:

-Khai báo hải quan: cán bộ kinh doanh kê khai chi tiết về hàng hoá lên tờkhai để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ Nội dung kê khai gồm: loạihàng, tên hàng, số lượng và khối lượng, chủng loại, giá trị hàng hoá nhập khẩu,phương tiện vận chuyển, nhập khẩu từ nước nào

-Xuất trình hàng hoá: Nếu hàng hoá nhập khẩu ít thì khi lên bờ thì cán bộkinh doanh sẽ chịu trách nhiệm vận chuyển đến kho hải quan kiểm lượng, làm thủtục hải quan và nộp thuế (nếu có) Còn nếu hàng nhập khẩu với khối lượng lớn thìviệc kiểm tra hàng hoá và giấy tờ hải quan có thể diễn ra ở hai nơi: nơi giao nhậnhàng hoá cuối cùng hoặc ngay tại cửa khẩu

- Thực hiện quyết định hải quan: công ty thực hiện nghiêm túc các quyếtđịnh của hải quan khi nhận được quyết định của cơ quan này về số lượng hàngnhập khẩu của công ty.

+ Bước 8: Tiến hàng giao nhận hàng: Theo qui định của Nhà nước các cơ

quan vận tải (ga cảng) có trách nhiệm tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu trên cácphượng tiện vận tải từ nước ngoài vào nên cán bộ kinh doanh chỉ cần hoàn thànhcác công việc như đã được nêu trong chương I

+ Bước 9: Kiểm tra hàng hoá: Hàng hoá nhập khẩu phải được cấp giấy

chứng nhận đảm bảo hàng đủ phẩm chất và được phép nhập khẩu vào Việt nam.Quá trình kiểm tra hàng nhập khẩu nhất thiết phải có sự chứng kiến của người đạidiện công ty

+ Bước 10: Làm thủ tuc thanh toán :

+ Bước 11: Khiếu nại: (nếu có)

2.1.2 Tổ chức chứng từ và quá trình luân chuyển chứng từ

Các phương thức thanh toán khác nhau sẽ sử dụng bộ chứng từ khác nhau vìvậy trình tự luân chuyển chứng từ cũng khác nhau Các phương thức thanh toán màcông ty thường sử dụng là thanh toán chuyển tiền bằng điện báo (T/T), nhờ thu làthanh toán bằng L/C (L/C trả ngay), trong đó thanh toán bằng L/C là chủ yếu.Trong bài viết em xin được đề cập đến quá trình nhập khẩu hàng hoá thông quathanh toán bằng L/C

Các chứng từ sử dụng bao gồm: Hợp đồng mua hàng của khách hàng,phương án kinh doanh, hợp đồng mua hàng hập khẩu ký kết với nước ngoài, hoáđơn thương mại, đơn xin mở L/C, vận đơn, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận phẩmchất, số lượng ,trọng lượng, xuất xứ, chứng từ bảo hiểm, tờ khai hàng hoá nhậpkhẩu, biên lai nộp thuế, biên bản giám định hàng hoá, phiếu nhập kho, hoá đơnkiêm phiếu xuất kho

Quá trình luân chuyển chứng từ được thực hiện như sau:

Phòng Thương mại & dịch vụ lập phương án giá sau đó chuyển lên phòngTài chính Kế toán kiểm tra cân đối giữa giá cả hàng hoá nhập, các chi phí như lãitiền vay ngân hàng, chi phí vận chuyển, thuế nhập khẩu, phí quản lý và các thuếkhác liên quan đến lô hàng định nhập sau đó phương án giá được trình lên choGiám đốc xem xét và duyệt Khi đã được duyệt thì phòng Thương mại & dịch vụđặt hàng và kế toán ngân hàng thực hiện thủ tục mở L/C bằng việc lập đơn xin mởL/C Bộ chứng từ mà bên bán gửi cho bên mua được qui định rõ trong L/C khiCông ty chấp nhận bộ chứng từ này thì báo cho ngân hàng mở L/C biết, ngân hàng

sẽ thực hiện thanh toán cho bên bán đồng thời gửi cho Công ty sổ phụ

Khi đã có giấy báo hàng về cảng, phòng Thương mại & dịch vụ mang bộchứng từ nhập khẩu đến địa điểm nhận hàng xuất trình cho người chuyên chởhàng hoá và làm các thủ tục bốc dỡ, kiểm nhận hàng, các thủ tục hải quan, nộpthuế

Khi hàng hoá về đến kho, phòng nhập khẩu làm thủ tục nhập kho PhòngThương mại & dịch vụ viết giấy đề nghị nhập kho và lập phiếu nhập kho, phiếunhập kho được lập thành 2 liên (đặt dưới giấy than viết 1 lần) và Trưởng phòng ký,người nhập kho mang phiếu đến kho để nhập hàng Nhập xong kho thủ kho ghingày, tháng, năm, nhập vào kho và ký, thủ kho giữ hai liên để ghi vào thẻ kho sau

đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán và kế toán thanh toán hoàn thànhthủ tục thanh toán, liên 1 lưu tại nơi lập phiếu

Theo hợp đồng đã ký trước với khách hàng về lô hàng nhập khẩu hoặc khinhận được lệnh bán hàng kế toán hàng hoá dựa trên lượng hàng khách muốn mua

và đơn gía bán do phòng Thương mại & dịch vụ lập để lập hoá đơn kiêm phiếuxuất kho, rồi xin chữ ký của Kế toán trưởng và Giám đốc Công ty

Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho được chuyển cho thủ quĩ làm thủ tục thu tiền

và séc, được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần) Liên 1 lưu tại cuống; liênmàu đỏ giao cho khách hàng làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán đơn vị mua.Liên màu xanh còn lại chuyển cho kế toán hàng hoá và kế toán thanh toán

Kế toán ngân hàng nhận hoá đơn kiêm phiêu xuất kho căn cứ vào số tiền sécthực thu về để vào bảng kê nộp séc Trường hợp khách hàng trả bằng tiền mặt thì

kế toán thanh toán phải chịu trách nhiệm về mặt chứng từ thanh toán Kế toán phụtrách hàng hoá này sẽ lưu giữ hoá đơn

Dựa trên các chứng từ, kế toán tiến hành phản ánh các nghiệp vụ kinh tếphát sinh trong quá trình nhập khẩu hàng hoá và bán hàng nhập khẩu Trình tựhạch toán được trình bày như phần trên

2.1.3 Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp

Kế toán nghiệp vụ trực tiếp là quá trình ghi chép, phản ánh kịp thời, chínhxác và đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình lưu chuyển hàng hoánhập khẩu Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán quátrình lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu và sử dụng tỷ giá ngoại tệ do ngân hàngngoại thương công bố tại thời điểm thanh toán

SƠ ĐỒ KẾ TOÁN NHẬP KHẨU TRỰC TIẾP TẠI CÔNG TY MARINE SUPPLY

Tỷ giá giảm nhập kho TK 111,112,331

Chiết khấu giảm giá hàng mua trả lại

Chi ra trong nước Trong định mức của hàng NK Thiếu

TK 3381 hàng TK 1381 Hàng thừa chờ xử lý Chờ xử lý

Thuế GTGT được khấu trừ

Sổ theo dõi thuế Sổ chi tiết 331 Sổ chi tiết 151 NKT

ty qui định là 15.355VNĐ/1 USD, số chênh lệch giữa tỷ giá hạch toán và tỷ giámua của ngân hàng Việt Nam công bố ở thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinhđược hạch toán vào TK413

Quá trình hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá và bán hàng hoá nhậpkhẩu được minh hoạ bằng ví dụ cụ thể sau:

Theo đề nghị của khách hàng nhập khẩu bỉm trẻ em Hello baby, phòngThương mại & dịch vụ lập phương án giá, khi phương án giá được xét duyệt thì

Công ty và khách hàng kí kết hợp đồng mua bán trong đó xác định tên hàng, quicách phẩm chất, xuất xứ, đóng gói và tổng giá trị bán, các điều khoản về tráchnhiệm và điều kiện thanh toán,

Sau đó Công ty ký hợp đồng với nhà xuất khẩu về việc nhập khẩu bỉm trẻ

em Hello baby

Hợp đồng mua bán với khách hàng đã đặt hàng được đính kèm theo đây.Ngoài việc thực hiện các điều khoản qui định trong hợp đồng để nhập khẩu

lô hàng này Công ty còn phải thanh toán các chi phí liên quan sau:

Chi phí ngân hàng 1%: 58,47USD (khách hàng trả theo thực chi)

Phí giao nhận: Khách hàng thanh toán theo thực tế

Phí quản lý kinh doanh: 1.107.000đ

Lãi vay ngân hàng 0.8%: 46,77USD (tỷ giá trả theo tỷ giá thực tế ngày trảlãi là 15.355 VNĐ/USD.)

Thuế nhập khẩu: 25.883.332đ

Thuế VAT đầu vào: 11.216.110đ

Tỷ giá 1 USD là: 15.355

Trình tự hạch toán được thực hiện như sau:

 Ngày 15/6/2002 Công ty phát triển sản phẩm mới đặt cọc 20.000.000đ, kế toánthực hiện nhập số liệu vào máy và máy tính thực hiện ghi vào các sổ cái theođịnh khoản sau:

Nợ TK 1111: 20.000.000

Có TK 13113: 20.000.000

 Ngày 17/6/2002 kí quỹ mở L/C 10% giá CIF tại ngân hàng Nông nghiệp vàphát triển nông thôn VN kế toán ghi chép trên máy để vào sổ cái bằng địnhkhoản sau:

Nợ TK 151: 584,7*15.355 = 8.978.068

Nợ TK413: 17.541

Có TK 1122: 584,7*15.385 = 8.995.609