CƠ SỞ LÍ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TRONG ĐƠN VỊ KINH DOANH HÀNG HOÁ XUẤT NHẬP KHẨU

Vai trò của nghiệp vụ kinh doanh nhập khẩu Hàng hóa là sản phẩm của lao động được sản xuất ra để trao đổi thông quamua bán và dùng tiền tệ để làm phương thức thanh toán.. Trong hoạt động

CƠ SỞ LÍ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TRONG ĐƠN VỊ KINH DOANH HÀNG HOÁ XUẤT

NHẬP KHẨU

I VAI TRÒ VÀ ĐẶC ĐIỂM NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU VÀ YÊU CẦU CỦA KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU

1 Vai trò của nghiệp vụ kinh doanh nhập khẩu

Hàng hóa là sản phẩm của lao động được sản xuất ra để trao đổi thông quamua bán và dùng tiền tệ để làm phương thức thanh toán Nếu sản phẩm của laođộng không được đưa ra trao đổi trên thị trường thì đó không phải là hàng hóa.Qúa trình trao đổi hàng hóa thông qua mua bán trên thị trường được gọi là thươngmại Thương mại được coi là hệ thống nối liền giữa sản xuất và tiêu dùng, tạo ra sựliên tục của quá trình sản xuất Thương mại gắn liền với hoạt động sản xuất hànghóa và làm cho sản xuất hàng hóa phát triển, chấn hưng các quan hệ hàng hóa -tiền tệ

Trong hoạt động thương mại nếu nội thương là lĩnh vực hoạt động trongphạm vi một nước (mua hàng hóa từ doanh nghiệp sản xuất trong nước hoặc từ đơn

vị nhập khẩu để bán hàng trong nước) thì ngoaị thương là sự hoạt động thương mại

Hai mặt nhập khẩu bổ sung và nhập khẩu thay thế nếu được thực hiện tốt sẽtác động tích cực đến sự phát triển cân đối nền kinh tế quốc dân Trong đó, cân đốitrực tiếp ba yếu tố sản xuất: tư liệu lao động, đối tượng lao động và lao động, đóngvai trò quan trọng nhất

Trong điều kiện kinh tế nước ta hiện nay, vai trò quan trọng của nhập khẩuđược thể hiện ở những khía cạnh sau:

- Tạo điều kiện thúc đẩy nhanh quá trình xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật,chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hướng từng bước công nghiệp hóa đất nước

- Bổ sung kịp thời những mặt mất cân đối của nền kinh tế, đảm bảo pháttriển kinh tế cân đối ổn định

- Nhập khẩu góp phần cải thiện nâng cao mức sống của nhân dân ở đây,nhập khẩu vừa thoả mãn nhu cầu trực tiếp của nhân dân về hàng tiêu dùng, vừađảm bảo đầu vào của sản xuất, tạo việc làm ổn định cho người lao động

- Nhập khẩu có vai trò tích cực đến việc thúc đẩy xuất khẩu Sự thúc đẩynày thể hiện ở chỗ nhập khẩu tạo đầu vào cho sản xuất hàng xuất khẩu, tạo môitrường thuận lợi cho việc xuất khẩu hàng hóa Việt Nam ra nước ngoài, đặc biệt lànước nhập khẩu

2 Đặc điểm của nghiệp vụ kinh doanh nhập khẩu

Trong chế độ tập trung quan liêu bao cấp trước kia, nền kinh tế Việt Nam lànền kinh tế đóng, chủ yếu tự cung tự cấp Quan hệ quốc tế chỉ thu hẹp trong mộtvài nước xã hội chủ nghĩa dựa trên các khoản viện trợ và mua bán theo Nghị địnhthư đã làm thui chột hoạt động nhập khẩu Sự quản lý quá sâu của Nhà nước đãlàm mất đi tính linh hoạt, uyển chuyển của hoạt động nhập khẩu, do đó không thểphát huy được vai trò của nó trong việc phát triển nền kinh tế xã hội Chủ thể củahoạt động nhập khẩu trong cơ chế cũ là các doanh nghiệp Nhà nước độc quyền thụđộng, cơ cấu cồng kềnh kém năng động, do vậy công tác nhập khẩu rất trì trệ,không đáp ứng đúng lúc nhu cầu về hàng hóa trong nước

Chuyển sang nền kinh tế thị trường, hoạt động nhập khẩu được khởi sắctrong môi trường thuận lợi đã tạo ra thị trường trong nước sôi động tràn ngập hànghóa, tạo ra sự cạnh tranh mạnh mẽ, sự phá sản cũng như sự vươn lên của các doanhnghiệp thuộc đủ các thành phần kinh tế Đó là bước ngoặt giúp nền kinh tế nước tahội nhập vào nền kinh tế thế giới Trong cơ chế thị trường nhập khẩu không nhữngphát huy được những vai trò của mình mà còn thể hiện được tính ưu việt đó là cho

phép thúc đẩy khai thác tiềm năng thế mạnh của đất nước vào việc phát triển kinh

tế đồng thời tạo ra sự cạnh tranh để thị trường trong nước muốn tồn tại và pháttriển phải nâng cao chất lượng Tạo sự cạnh tranh giữa hàng nội và hàng ngoại tức

là tạo ra động lực bắt buộc các nhà sản xuất phải không ngừng vươn lên tạo ra sựphát triển xã hội Nhập khẩu trở thành cầu nối thông suốt nền kinh tế thị trườngtrong và ngoài nước với nhau, tạo điều kiện cho phân công lao động và hợp tácquốc tế, phát huy được lợi thế so sánh của đất nước trên cơ sở chuyên môn hóa.Những điều này đã chứng tỏ tính ưu việt hơn của nền kinh tế thị trường cũng nhưkhẳng định vai trò của hoạt động nhập khẩu trong cơ chế thị trường

II KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ

1 Các phương thức nhập khẩu hàng hoá

Hiện nay tồn tại hai phương thức nhập khẩu chủ yếu là nhập khẩu trực tiếp

và nhập khẩu uỷ thác

Thứ nhất: Nhập khẩu trực tiếp: là hình thức mà trong đó các đơn vị sản xuất

kinh doanh nhập khẩu được Nhà nước cấp giấy phép kinh doanh nhập khẩu, trựctiếp tổ chức giao dịch đàm phán, ký kết hợp đồng hàng hóa với nước ngoài Chỉdoanh nghiệp nào có khả năng về tài chính, có trình độ giao dịch, quản lý kinhdoanh, được thành lập hợp pháp mới được quyền nhập khẩu trực tiếp

- Nhập khẩu trực tiếp có thể tiến hành theo hiệp định hay nghị định thư kýkết giữa hai Nhà nước, hoặc có thể nhập khẩu trực tiếp ngoài nghị định thư theohợp đồng Thương mại ký kết giữa hai hay nhiều tổ chức buôn bán cụ thể thuộcnước nhập hàng và nước xuất hàng

- Nhập khẩu theo nghị định thư: là phương thức mà các doanh nghiệp phải

tuân theo các chỉ tiêu pháp lệnh của Nhà nước, Chính phủ ta ký kết với Chính phủcác nước khác những Nghị định thư hoặc các Hiệp định thư về trao đổi hàng hóagiữa hai nước và giao cho nột số đơn vị có chức năng kinh doanh xuất nhập khẩutrực tiếp thực hiện Các đơn vị này có nhiệm vụ mua hàng hóa ở nước ngoài về bántrong nước Đối với ngoại tệ thu được phải nộp vào quỹ tập trung của Nhà nướcthông qua tài khoản của Bộ thương mại và được thanh toán trả bằng tiền Việt Nam

tương ứng với số ngoại tệ đã nộp căn cứ tỷ giá khóan do Nhà nước qui định Trongđiều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay số lượng các đơn vị kinh doanh theophương thức này rất ít, chỉ trừ những đơn vị hoạt động trong lĩnh vực đặc biệt.

- Nhập khẩu ngoài nghị định thư: là phương thức hoạt động trong đó các

doanh nghiệp phải tự cân đối về tài chính và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngânsách Nhà nước, theo phương thức này các doanh nghiệp hoàn toàn chủ động tổchức hoạt động nhập khẩu của mình từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng Đơn vịphải tự tìm nguồn hàng, bạn hàng, tổ chức giao dịch, ký kết và thực hiện hợp đồngtrên cơ sở tuân thủ các chính sách, chế độ kinh tế của nhà nước Đối với số ngoại tệthu được không phải nộp vào quĩ ngoại tệ tập trung mà có thể bán ở trung tâm giaodịch ngoại tệ hoặc ngân hàng Nhập khẩu theo phương thức này tạo cho doanhnghiệp tính năng động, sáng tạo, độc lập trong hạch toán, kinh doanh, thích ứngvới cơ chế thị trường

Thứ hai: Nhập khẩu uỷ thác: là hình thức nhập khẩu áp dụng đối với các

doanh nghiệp được Nhà nước cấp giấy phép nhập khẩu nhưng chưa có đủ điều kiện

để trực tiếp đàm phán, ký kết, thực hiện hợp đồng với nước ngoài hoặc chưa thểtrực tiếp lưu thông hàng hóa giữa trong và ngoài nước nên phải uỷ thác cho đơn vịkhác có chức năng nhập khẩu hộ hàng cho mình Theo phương thức này, đơn vịgiao uỷ thác nhập khẩu là đơn vị được tính doanh số, đơn vị nhận uỷ thác chỉ làđơn vị làm đại lý và được hưởng hoa hồng theo tỉ lệ thoả thuận giữa hai bên ghitrong hợp đồng uỷ thác nhập khẩu Trong nhiều quan hệ uỷ thác, đơn vị uỷ thácnhập khẩu chỉ giao cho người nhận uỷ thác thực hiện hợp đồng thương mại đã kýbao gồm những khâu: tiếp nhận, thanh toán chi trả hộ tiền hàng, thuế nhập khẩu

Nói chung, đối với các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu tuỳ thuộc vào điềukiện Bộ Thương mại qui định và khả năng tài chính của mình mà lựa chọn phươngthức nhập khẩu hàng hóa thích hợp đem lại hiệu quả kinh doanh cao đảm bảo sựtồn tại và phát triển của doanh nghiệp Song hoạt động nhập khẩu theo phươngthức trực tiếp có lợi hơn vì doanh nghiệp có điều kiện nắm bắt thông tin và tín hiệuthị trường nước ngoài một cách toàn diện, chính xác, kịp thời, không bị phụ thuộc

vào đơn vị khác, lợi nhuận không bị chia sẻ, có điều kiện mở rộng quan hệ và uytín với bạn hàng nước ngoài.

2 Các phương thức thanh toán hàng hoá nhập khẩu

Khái niệm hợp đồng buôn bán ngoại thương ở các nước khác nhau khônggiống nhau tuỳ theo quan điểm luật pháp các nước, tuy nhiên về cơ bản được hiểunhư sau:

Hợp đồng ngoại: hay còn gọi là hợp đồng mua bán quốc tế hoặc hợp đồng

xuất nhập khẩu là sự thoả thuận bằng lời hoặc bằng văn bản của các bên có quốctịch khác nhau, trong đó một bên là người bán có nghĩa vụ chuyển vào quyền sởhữu của bên kia, là người mua, một tài sản nhất định gọi là hàng hóa còn ngườimua có nghĩa vụ nhận hàng và trả một số tiền ngang bằng trị giá của hàng

Phương thức thanh toán: là điều kiện quan trọng bậc nhất trong các điều

kiện thanh toán hợp đồng ngoại và nó cũng ảnh hưởng lớn đến việc hạch toán kếtoán hoạt động nhập khẩu hàng hóa Phương thức thanh toán tức là chỉ người bándùng cách nào để thu tiền về, người mua dùng cách nào để trả tiền Trong buônbán, người ta có thể lựa chọn nhiều phưong thức thanh toán khác nhau để thu tiềnhoặc trả tiền, nhưng xét cho cùng việc lựa chọn phương thức nào cũng phải xuấtphát từ yêu cầu của người bán là thu tiền nhanh, đầy đủ, đúng, và từ yêu cầu củangười mua là nhập hàng đúng số lượng, chất lượng và đúng hạn

Các phương thức thanh toán hợp đồng gồm có:

* Thứ nhất: phương thức chuyển tiền(Remittance): là phương thức mà trong

đó khách hàng (người trả tiền) yêu cầu ngân hàng của mình chuyển một số tiềnnhất định cho người khác (người hưởng lợi) ở một địa diểm nhất định bằng phươngtiện chuyển tiền do khách hàng yêu cầu Việc chuyển tiền này có thể được thựchiện bằng hai hình thức chủ yếu sau:

* Điện báo (T/T- Telegraphic Transfer): là hình thức mà ngân hàng thực

hiện việc chuyển tiền bằng cách điện ra lệnh cho ngân hàng đại lý ở nước ngoài trảtiền cho người nhận

* Thư chuyển tiền( M/T- Mail Transfer): là hình thức mà ngân hàng thực

hiện việc chuyển tiền bằng cách gửi thư ra lẹnh cho ngân hàng đại lý ở nước ngoàitrả tiền cho người nhận Tong hai hình thức này thì hình thức T/T có lợi cho nhàxuất khẩu hơn vì thời gian thực hiện nhanh hơn nhưng chi phí sẽ cao hơn cho nhànhập khẩu

Sơ đồ 1: Trình tự tiến hành nghiệp vụ

(1)Giao dịch thương mại

(2)Viết đơn yêu cầu chuyển tiền(bằng thư hoặc bằng điện) cùng với uỷ nhiệm chi(nếu có tài khoản mở tại ngân hàng)

(3)Chuyển tiền ra nước ngoài qua ngân hàng

(4)Ngân hàng chuyển tiền cho người hưởng lợi

Ưu điểm: của phương pháp này là thủ tục đơn giản, phí thanh toán không

cao, cho nên được áp dụng trong thanh toán những lô hàng có giá trị nhỏ hoặcthanh toán các chi phí dịch vụ ngoại thương, trả tiền vận tải, bảo hiểm, hoa hồng,bồi thường thiệt hại ở Việt Nam phương thức này sử dụng tương đối phổ biến khinhập những lô hàng có giá trị không lớn Tuy nhiên trong phương thức này đơn vịnhập khẩu có thể gặp rủi ro do bộ chứng từ giả, cho nên trong nhiều trường hợpnhà nhập khẩu nhận được hàng rồi mới chuyển tiền cho người bán

* Thứ hai: phương thức nhờ thu (Collection of payment): là phương thức

thanh toán trong đó người bán hoàn thành nghĩa vụ giao hàng hoặc cung ứng mộtdịch vụ cho khách hàng uỷ thác cho ngân hàng của mình thu hộ số tiền ở ngườimua trên cơ sở hối phiếu của người bán lập ra

Các bên tham gia phương thức này:

- Người bán tức là người hưởng lợi

- Ngân hàng bên bán là ngân hàng nhận sự uỷ thác của người bán

(1)

Người hưởng lợi

Người chuyển tiền

Ngân hàng đại lý(3)

Ngân hàng

chuyển tiền

- Ngân hàng đại lý của ngân hàng bên bán là ngân hàng ở nước bên mua

- Người mua tức là người trả tiền

Có hai loại phương thức nhờ thu:

+ Nhờ thu phiếu trơn (Clean collection) là phương thức trong đó người bán

uỷ thác cho ngân hàng thu hộ tiền của người mua căn cứ vào hối phiếu do mình lập

ra, còn chứng từ gửi hàng thì gửi thẳng cho người mua không qua ngân hàng

Sơ đồ 2: Trình tự thực hiện nghiệp vụ nhờ thu phiếu trơn:

(1)Người bán sau khi gửi hàng và chứng từ gửi hàng cho người mua, lập một hốiphiếu đòi tiền người mua và uỷ thác cho ngân hàng của mình đòi tiền hộ bằng chỉthị nhờ thu

(2)Ngân hàng phục vụ bên bán gửi thư uỷ thác nhờ thu kèm hối phiếu cho ngânhàng đại lý của mình nhờ thu tiền

(3) Ngân hàng đại lý yêu cầu người mua trả tiền hối phiếu (nếu trả ngay) hoặc chấpnhận trả tiền hối phiếu (nếu mua chịu)

(4) Ngân hàng đại lý chuyển tiền thu được cho người bán , nếu chỉ là chấp nhậnhối phiếu hoặc chuyển lại cho người bán

Phương thức thanh toán này đơn giản và thường áp dụng với những bạnhàng tin cậy lẫn nhau hoặc có quan hệ liên doanh với nhau, công ty mẹ, công tycon hoặc chi nhánh của nhau Phương thức này không được áp dụng nhiều trong

Người bán Gửi hàng và Người mua

thanh toán mậu dịch vì nó không đảm bảo quyền lợi cho người bán, đối với ngườimua phương thức này cũng có điều bất lợi vì hối phiếu đến sớm hơn chứng từ,người mua phải trả tiền ngay trong khi không biết việc giao hàng của người bán cóđúng hợp đồng không.

- Nhờ thu kèm chứng từ (Documentary collection): là phương thức trong đó

người bán uỷ thác cho ngân hàng thu tiền hộ ở người mua không những căn cứ vàohôí phiếu mà còn căn cứ vào bộ chứng từ gửi hàng gửi kèm theo với điều kiện lànếu người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu thì ngân hàng muốn trao

bọ chứng từ gửi hàng cho người mua để nhận hàng Nhờ thu kèm chứng từ có hailoại:

- Nhờ thu trả tiền đổi chứng từ(Documentary against payment- D/P) : nếubên mua trả tiền hối phiếu Phương thức này được sử dụng trong trường hợp muahàng trả tiền ngay

Sơ đồ 3: Trình tự tiến hành nghiệp vụ:

Trình tự nhờ thu kèm chứng từ cũng giống như nhờ thu phiếu trơn, chỉ khác

ở khâu (1) là lập một bộ chứng từ nhờ ngân hàng thu hộ tiền Bộ chứng từ gồm cóhối phiếu và các chứng từ gửi hàng kèm theo, ở khâu (3) là ngân hàng đại lý chỉ

Người mua Gửi h ng àng

vụ bên bán

trao chứng từ gửi hàng cho người mua nếu người mua chấp nhận trả tiền ngay hoặcchấp nhận trả tiền hối phiếu.

Cũng giống như phương thức nhờ thu phiếu trơn, phương thức này thủ tụcđơn giản dễ thực hiện nhưng có nhược điểm là người mua có thể kéo dài thời giantrả tiền và việc trả tiền thực hiện chậm chạp, trong phương thức này ngân hàng chỉđóng vai trò là người trung gian thu tiêng hộ, còn không có trách nhiệm đến việctrả tiền của người mua

* Thứ ba, tín dụng chứng từ( Letter credit-L/C): là sự thoả thuận trong đó

một ngân hàng( Ngân hàng mở thư tín dụng) theo yêu cầu của khách hàng (ngườiyêu cầu mở thư tín dụng) sẽ trả một số tiền nhất định cho một người khác (ngườihưởng lợi) số tiền của thư tín dụng hoặc chấp nhận hối phiếu do người này kí pháttrong phạm vi số tiền đó khi người này xuất trìng cho ngân hàng một bộ chứng từthanh toán phù hợp với những qui định đề ra trong thư tín dụng

Các bên tham gia:

- Người xin mở L/C là người mua, người nhập khẩu hàng hóa hoặc là ngườimua uỷ thác cho một người khác

- Ngân hàng mở L/C là ngân hàng đại diện cho người nhập khẩu, nó cấp tíndụng cho người nhập khẩu

- Người hưởng lợi L/C là người bán, người xuất khẩu hay bất cứ người nàokhác mà người hưởng lợi chỉ định

- Ngân hàng thông báo L/C là ngân hàng ở nước người hưởng lợi

Sơ đồ 4: Trình tự tiến hành nghiệp vụ phương thức tín dụng chứng từ

Ngân hàng thông báo L/C

(4)

(1)Người nhập khẩu làm đơn xin mở L/C gửi đến ngân hàng của mình yêu cầu mởmột thư tín dụng cho người xuất khẩu hưởng.

(2)Căn cứ vào đơn xin mở thư tín dụng, ngân hàng mở thư tín dụng sẽ lập một thưtín dụng và thông qua ngân hàng đại lý của mình ở nước người xuất khẩu thôngbáo việc mở L/C và chuyển L/C đến người xuất khẩu

(3) Khi nhận được thông báo này ngân hàng thông báo sẽ thông báo cho ngườixuất khẩu toàn bộ nội dung thông báo về việc mở tín dụng đó và khi nhận đượcbản gốc của thư tín dụng thì chuyển ngay cho người xuất khẩu

(4)Người xuất khẩu nếu chấp nhận thư tín dụng thì chấp nhận giao hàng, nếukhông thì tiến hành đề nghị ngân hàng mở L/C sửa đổi, bổ sung thư tín dụng chophù hợp với hợp đồng

(5)Sau khi giao hàng, người xuất khẩu lập bộ chứng từ theo yêu cầu của thư tíndụng xuất trình thông qua ngân hàng thông báo cho Ngân hàng mở thư tín dụngxin thanh toán

(6)Ngân hàng mở thư tín dụng kiểm tra bộ chứng từ ,nếu thấy phù hợp với thư tíndụng thì tiến hành trả tiền cho người xuất khẩu Nếu thấy không phù hợp, ngânhàng từ chối thanh toán và gửi trả lại toàn bộ chứng từ cho người xuất khẩu

(7)Ngân hàng mở L/C đòi tiền người nhập khẩu và chuyển bộ chứng từ cho ngườinhập khẩu sau khi nhận được tiền hoặc chấp nhận thanh toán

(8)Người nhập kiểm tra chứng từ nếu thấy phù hợp với thư tín dụng thì trả tiềnhoặc chấp nhận trả tiền, nếu không phù hợp thì có quyền từ chối trả tiền

Phương thức thanh toán này có tính đảm bảo cao vì vậy được sử dụng phổbiến nhất nhưng có nhược điểm là người nhập khẩu thường gặp rủi ro nhiều hơnnhà xuất khẩu, rủi ro có thể từ phía nhà xuất khẩu, ngoài ra việc thanh toán chỉ dựatrên chứng từ, chi phí thanh toán tốn kém

Ngoài ra, trong thanh toán hợp đồng ngoại còn có các phương thức sau:

+ Phương thức ghi sổ (Open account): Người bán mở một tài khoản (hoặc

một quyển sổ) để ghi nợ người mua sau khi người bán đã hoàn thành trao hàng haydịch vụ, đến từng định kỳ (tháng,quí,nửa năm) người mua trả tiền cho người bán

+ Phương thức thu uỷ thác mua: (Authority to purchase-A/P): là phương

thức mà trong đó ngân hàng nước người mua theo yêu cầu của người mua viết đơnyêu cầu ngân hàng đại lý ở nước ngoài phát hành một A/P trong đó cam kết sẽ muamột hối phiếu của người bán ký phát với điều kiện đặt trong A/P Ngân hàng đại

lý căn cứ vào điều khoản của thư uỷ thác mua mà trả tiền hối phiếu, ngân hàng bênmua thu tiền của người mua và giao chứng từ cho họ

+ Thư bảo đảm trả tiền : (Letter of guarantee-L/G): Ngân hàng bên người

mua theo yêu cầu của người mua viết thư bảo đảm trả tiền cho người bán, đảm bảosau khi hàng của bên bán dã gửi đến địa điểm của bên mua qui định, sẽ trả tiềnhàng

+ Thanh toán qua tài khoản treo ở nước ngoài :( Escrow account ): là

phương thức thanh toán mà hai nhà xuất khẩu và nhập khẩu thoả thuận treo tàikhoản ở nước người nhập khẩu để ghi có số tiền của nhà xuất khẩu bằng tiền củanước nhập khẩu hoặc bằng ngoại tệ tự do, số tiền này dùng để mua lại hàng củanước người nhập khẩu

3 Yêu cầu, nhiệm vụ của kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu

Hạch toán kế toán là một hệ thống điều tra quan sát, tính toán và ghi chépcác hoạt động kinh tế nhằm thực hiện chức năng phản ánh và giám sát các hoạtđộng đó Hạch toán kế toán là nhu cầu khách quan của xã hội và là công cụ quantrọng trong phục vụ cho quản lý kinh tế Hạch toán kế toán ra đời cùng với quátrình kinh tế với tư cách là do yêu cầu sản xuất đòi hỏi phải có sự kiểm tra giám sát

về số lượng những hao phí và kết quả mà quá trình sản xuất kinh doanh tạo ra

Ở các doanh nghiệp xuất nhập khẩu sử dụng Hạch toán kế toán là công cụ đểquản lý kinh doanh, quản lý tài sản và thực hiện hạch toán kinh tế,kế toán nghiệp

vụ hàng hóa trong kinh doanh nhập khẩu thực hiện phản ánh, giám đốc tình hình

ký kết và thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương, kiểm tra tình hình đảm bảo antoàn hàng hóa nhập khẩu, về số lượng, chất lượng, tổ chức kế toán nghiệp vụ hàng

hóa khoa học và hợp lý để đáp ứng nhu cầu quản lý tốt hàng hóa nhập khẩu và tiếtkiệm chi phí, đồng thời phản ánh chi tiết tổng hợp các khoản chi phí phát sinhtrong kinh doanh và để thực hiện thanh toán kịp thời công nợ trong mỗi thương vụnhập khẩu đảm bảo cán cân ngoại thương.

Tổ chức Hạch toán kế toán nói chung và công tác nhập khẩu hàng hóa nóiriêng một cách khoa học và hợp lý chẳng những có ý nghĩa quyết định đối với chấtlượng của công tác kế toán mà còn là nhân tố quan trọng để thực hiện tôt quản lýkinh doanh và bảo vệ tài sản của đơn vị Thực hiện tốt vai trò của hạch toán làcông cụ quản lý kinh tế tài chính của đơn vị

Xuất phát từ nhiệm vụ và ý nghĩa của công tác hạch toán và đặc điểm riêngcủa công tác xuất nhập khẩu thì Hạch toán kế toán nhập khẩu hàng hóa phải thựchiện tốt các chức năng sau:

- Ghi chép, phản ánh, giám sát tình hình thực hiện luân chuyển hàng hóanhập khẩu từ đó theo dõi tinh hình biến động vốn, hàng hóa dự trữ theo từng nhómhàng, mặt hàng, việc thực hiện ký kết và thực hiện hợp đồng, theo dõi tốc độ luânchuyển hàng hóa, vòng quay của vốn, hiệu quả kinh doanh hàng hóa nhập khẩu

- Thông qua ghi chép kế toán để kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kếhoạch kinh doanh xuất nhập khẩu; kế hoạch thu chi tài chính, thu, nộp ngân sách,thanh toán, tín dụng, quản lý ngoại tệ và các chế độ thể lệ kinh tế tài chính khácliên quan đến hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hóa từ đó phát hiện và ngănngừa kịp thời các hành động tham ô, lãng phí, vi phạm chính sách chế độ, thể lệ vềquản lý kinh tế tài chính

- Cung cấp số liệu phục vụ cho việc quản lý hoạt động kinh doanh nhậpkhẩu của đơn vị, cho việc kiểm tra và phân tích hoạt động kinh doanh nhập khẩu từ

đó lập ra và theo dõi việc thực hiện kế hoạch và phục vụ cho việc kiểm tra, kiểmsoát của Nhà nước đối với hoạt động kinh doanh nhập khẩu

- Ngoài ra, đặc trưng của mua bán nhập khẩu hàng hóa có thời gian kéo dài hơn sovới việc mua bán hàng hóa trong nước, đối tác tham gia ở nước khác nên rủi ro dễgặp và thường tổn thất nhiều vì vậy Hạch toán kế toán hàng hóa nhập khẩu cung

cấp thông tin để thành lập quĩ dự phòng một cách đầy đủ chính xác để giảm thiểucác phí tổn và rắc rối khi rủi ro xảy ra.

3.1 Hệ thống tài khoản sử dụng trong kế toán nhập khẩu hàng hoá

Tài khoản kế toán được sử dụng để theo dõi và phản ánh tình hình và sự biếnđộng của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn và từng khoản nợ phải thu phải trả.Tuỳ thuộc vào qui mô, điều kiện kinh doanh cụ thể và vào loại hình hoạt động, sởhữu của mình, trên cơ sở hệ thống tài khoản thống nhất do Nhà nước ban hành,mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn những tài khoản thích hợp để vận dụng vào công tác

kế toán Đối với hoạt động nhập khẩu hàng hóa các tài khoản sau được sử dụng:

TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”, trong kế toán nhập khẩu hàng hóa chủ yếudùng tài khoản 1122 phản ánh ngoại tệ đang gửi tại ngân hàng đã qui đổi raViệtNam đồng, tài khoản này chủ yếu sử dụng trong thanh toán L/C

TK144 “Ký quĩ, ký cược, thế chấp ngắn hạn” - phản ánh sự biến động tănggiảm thế chấp, ký quĩ, ký cược ngắn hạn

TK151 ”Hàng đang đi đường” - phản ánh giá trị của hàng hóa, vật tư muangoài thuộc sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về nhập kho của doanh nghiệp

TK1561 ”Giá mua hàng hóa” - phản ánh những hàng hóa dự trữ qua kho,còn tồn tại các quầy bán Giá mua hàng bao gồm giá mua ghi trên hóa đơn và thuếnhập khẩu

TK1562 ”Chi phí mua hàng” - phản ánh chi phí phát sinh bao gồm chi phíbảo quản, vận chuyển, hao hụt trong định mức, chi phí thuê kho bãi, chi phí bảohiểm, công tác phí của cán bộ thu mua, hoa hồng trả cho đơn vị nhận uỷ thác muahoặc uỷ thác nhập khẩu Khi bán hàng phải phân bổ chi phí thu mua cho hàng bánra

TK157 “Hàng gửi bán” - phản ánh giá trị hàng hóa, thành phẩm gửi bán nhưnhờ bán đại lý, kí gửi, hoặc đã giao cho khách hàng nhưng chưa được chấp nhậnthanh toán

TK311 ”Vay ngắn hạn” - phản ánh khoản tiền vay ngắn hạn của các ngânhàng và các tổ chức tín dụng mà phải hoàn trả trong vòng một chu kỳ hoạt động tối

đa trong vòng một niên độ kế toán Trong hạch toán hàng hóa nhập khẩu TK nàydùng để phản ánh quan hệ thanh toán L/C

TK413 ”Chênh lệch tỷ giá” - phản ánh số chênh lệch do thay đổi giá ngoại tệcủa doanh nghiệp và tình hình xử lý số chênh lệch đó

TK611 “Mua hàng” - dùng để hạch toán hàng tồn kho theo phương phápkiểm kê định kỳ

TK632 ”Giá vốn hàng bán” phản ánh giá trị vốn thành phẩm, hàng hóa, lao

vụ, dịch vụ xuất bán trong kì

Ngoài những tài khoản trên đây, kế toán hạch toán nhập khẩu còn sử dụng những

TK khác như: TK111”Tiền mặt”, TK131”Phải thu của khách hàng”, TK133”ThuếGTGT được khấu trừ”, TK1388”Phải thu khác”, TK311”Phải trả nhà cungcấp”,TK333”Thuế và các khoản phải nộp nhà nứơc”, TK511”Doanh thu bánhàng”, TK641”Chi phí bán hàng”, TK642”Chi phí quản lý doanh nghiệp”,TK911”Xác định kết quả kinh doanh”

3.2 Hệ thống chứng từ sử dụng trong kế toán nhập khẩu

Cũng như các hoạt động mua bán Thương mại khác, hoạt động kinh doanhxuất nhập khẩu sử dụng các chứng từ như: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóađơn kiêm phiếu xuất kho, bảng kê tính thuế, giấy đề nghị tạm ứng, phiếu thu, phiếuchi, giấy báo nợ, giấy báo có, tờ khai hải quan, các bảng kê chi tiết hàng hóa nhập,xuất

Do tính khác biệt của hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa nên ngoàicác chứng từ trên còn sử dụng các chứng từ sau đây:

Hóa đơn thương mại (Comercial Invoice) là chứng từ cơ bản của việc thanh

toán, trên hóa đơn ghi rõ số tiền người mua phải trả cho người bán Hóa đơnthương mại là cơ sở để theo dõi và thực hiện hợp đồng, khai báo Hải quan

Vận đơn (Bill of lading) là chứng nhận việc chuyên chở hàng hóa do người

chuyên chở hoặc người đạidiện cấp cho người gửi hàng sau khi đã xếp hàng lên tàuhoặc sau khi đã nhận hàng để xếp Vân đơn là chứng từ chứng minh việc thực hiệnhợp đồng mua bán, là chứng từ không thể thiếu trong thanh toán, bảo hiểm, khiếunại

Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin) là giấy chứng nhận do nhà

sản xuất hoặc cơ quan có thẩm quyền (như Bộ Thương mại) cấp để xác nhận nơisản xuất hoặc khai thác ra hàng hóa

Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality) là chứng từ xác nhận

chất lượng của hàng thực giao và chứng minh phẩm chất phù hợp với các điềukhoản của hợp đồng Giấy chứng nhận phẩm chất có thể do người cung cấp hànghoặc do cơ quan kiểm nghiệm cấp, tùy theo sự thỏa thuận của các bên ký kết hợpđồng

Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate) là chứng từ do người

bảo hiểm cấp cho người được cấp bảo hiểm và được dùng để điều tiết quan hệ giữa

tổ chức bảo hiểm và người được bảo hiểm Trong mối quan hệ này, tổ chức bảohiểm nhận bồi thường cho những tổn thất xảy ra vì rủi ro mà hai bên đã thoả thuậntrong hợp đồng bảo hiểm, người được bảo hiểm nộp cho người bảo hiểm phí bảohiểm

Giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng (Certificate of quality, Weight) là

chứng từ xác định số lượng trọng lượng của hàng hóa thực giao Chứng từ này cóthể do người cung cấp hoặc tổ chức kiểm nghiệm hàng xuất nhập khẩu cấp tuỳtheo thoả thuận trong hợp đồng

Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate) là chứng từ do cơ quan có

thẩm quyền về phẩm chất hàng hóa hoặc về y tế cấp cho chủ hàng xác nhận hànghóa đã được kiểm tra và bảo đảm vệ sinh

Giấy chứng nhận kiểm dịch là chứng từ do cơ quan kiểm dịch cấp xác nhận

hàng hóa đã được kiểm tra và xử lý chống các bệnh dịch

Phiếu đóng gói (Packing list) là bảng kê khai tất cả hàng hóa trong một kiện

hàng, phiếu đóng gói được lập khi đóng gói hàng hóa và để thuận lợi cho việckiểm tra hàng hóa trong mỗi kiện hàng

Trong các loại chứng từ trên, không phải chứng từ nào cũng đòi hỏi khi nhậpkhẩu hàng hóa mà nó tuỳ thuộc vào từng chủng loại hàng hóa, số lượng, phẩm chấtnhư giấy chứng nhận vệ sinh, phiếu đóng gói

4 Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá trực tiếp

4.1.Doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX)

- Hạch toán nhập khẩu trực tiếp hàng hoá được bắt đầu thực hiện bằngnghiệp vụ mở thư tín dụng L/C theo hợp đồng thương mại đã ký kết

- Nếu đơn vị có tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ để mở L/C thì chỉ cần theodõi chi tiết số tiền gửi ngoại tệ dùng để mở L/C – TK 1122 Chi tiết mở thư tíndụng

- Nếu đơn vị nhập khẩu phải vay ngân hàng mở : L/C thì tiến hàng ký quỹmột tỷ lệ nhất định theo trị giá tiền mở L/C số tiền ký quỹ được theo dõi trên tàikhoản 144 “ký quỹ, ký cược ngắn hạn” Khi ký quỹ số tiền theo tỷ lệ phần trămquy định, kế toán ghi:

Nợ TK 144 - Thế chấp, ký quỹ, ký cược ngắn hạn

Có TK 111, 112 Tiền mặt , TGNHKhi ngân hàng báo có số tiền vay mở L/C kế toán ghi:

Nợ TK 1122 - TGNH bằng ngoại tệ

Có TK 311 vay ngắn hạn ngân hàng

* Đối với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ:

- Trường hợp hàng đã về kiểm nhận, nhập kho trong kỳ: Căn cứ vào thôngtin báo nhận hàng và các chứng từ liên quan đến hàng nhập khẩu (đã hoàn thànhthủ tục hải quan), kiểm nhận hàng, nhập kho ghi:

Nợ TK 156(1561)- Trị giá hàng mua tính theo tỷ giá thực tế đã kiểm nhận,nhập kho

Nợ TK 153(1532)- Trị giá bao bì tính riêng theo tỷ giá thực tế nhập kho.

Nợ( hoặc Có) TK 413- Phần chênh lệch tỷ giá

Có TK 331, 1112, 1122-Giá mua hàng theo tỷ giá hạch toán Phản ánh thuế nhập khẩu phải nộp:

Nợ( hoặc Có) TK 413-Chênh lệch tỷ giá

Có TK 333(3333-Thuế nhập khẩu): Thuế nhập khẩu phải nộp

Có TK 331, 112, 1122: giá mua hàng theo tỷ giá hạch toán

Số thuế VAT của hàng nhập khẩu phải nộp:

Nợ TK 133(1331)

Có TK 3331(33312)Khi hàng đi đường kì trước về kiểm nhận, nhập kho hay bàn giao hàng tiêuthụ trong kì này:

Nợ TK 156(1561)-Trị giá mua của hàng nhập kho

Nợ TK 153(1532)-Trị giá bao bì có tính giá riêng

Nợ TK 157- Chuyển bán không qua kho

Nợ TK 632-Giao hàng trực tiếp tại cảng, ga

Có TK 151-Trị giá thực tế hàng đang đi đường đã kiểm nhận, bàngiao

Ngoài ra, trường hợp mua hàng của nước tham gia triển lãm, hội chợ tạinước ta cũng được coi là nhập khẩu trực tiếp và hạch toán tương tự như trên

*Đối với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp, sốthuế VAT của hàng nhập được tính vào giá thực tế hàng nhập, kế toán ghi:

Nợ TK 151,1561-Trị giá mua hàng tính theo tỷ giá thực tế (cả thuế nhậpkhẩu và thuế VAT)

Nợ (Có) TK 413-Chênh lệch tỷ giá

Có TK 331,1112,1122:-Giá mua hàng tính theo tỷ giá hạch toán

Có TK 333 (3333-Thuế nhập khẩu): Thuế nhập khẩu phải nộp

Có TK 3331(33312):Thuế VAT của hàng nhập khẩu

- Trường hợp hàng đã nhập khẩu nhưng vì một lý do nào đó phải xuất trảchủ hàng hay tái xuất sang nước thứ ba, doanh nghiệp được xét hoàn lại thuế nhậpkhẩu, thuế VAT đã nộp và không phải nộp thuế xuất khẩu:

+Phản ánh trị giá hàng nhập khẩu xuất trả:

Nợ TK 331-Trị giá hàng trả lại chủ hàng( theo giá mua không thuế)

Nợ(hoặc Có) TK 413-Phần chênh lệch tỷ gía

Có TK 151,156, 211Giá trị hàng nhập khẩu xuất trả theo tỷ giá thực tế +Phản ánh số thuế nhập khẩu được hoàn lại:

Nợ TK 333(3333-TNK),111, 112 - Trừ vào số phải nộp hay được hoàn lại

Có TK 151, 152, 156, 211 - Số thuế đã nộp nhưng được hoàn lại +Số thuế VAT của hàng nhập khẩu được hoàn lại:

Nợ TK 111, 112, 3331-Số thuế VAT được hoàn lại bằng tiền hay trừ vào sốphải nộp

Có TK 133-Số thuế VAT của hàng nhập khẩu được hoàn lại-Trường hợp nhầm lẫn trong việc kê khai, số thuế bị truy thu ghi:

Có TK 333(3333-TNK)-Số thuế bị truy thu

Sơ đồ1: Kế toán nhập khẩu hàng hoá trực tiếp theo phương pháp kê khai

TK 413

Hàng đang đi đường CK

Hàng đang đi đường kì trước về nhập kho kỳ

này

TK 157Hàng nhập khẩu kiểm nhận nhập kho