Tóm tắt: Nhìn thấy vai trò vô cùng quan trọng của các kỹ năng mềm trong thực tế hiện nay, đặc biệt là kỹ năng quản trị thời gian của con người nói chung và sinh viên nói riêng, tác giả nhận thấy cần thiết phải xây dựng một phương pháp quản trị cụ thể để cải thiện lối sống, lối tư duy của con người theo hướng tích cực hơn nhằm đáp ứng nhu cầu của xã hội. Bài viết đặt vấn đề về sự quan trọng của việc quản trị thời gian cho sinh viên và thực trạng thực hiện nó, từ đó nêu lên quan điểm cá nhân, đưa ra phương hướng cụ thể để khắc phục tình trạng trên.Từ khóa: Kỹ năng quản trị thời gian, thời gian biểu, mạng xã hội, phương pháp đá sỏi – cát – nước, ma trận Eisenhower.
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC
KHOA
BÀI VIẾT HỘI THẢO KHOA HỌC SINH VIÊN
“SINH VIÊN LUẬT VỚI VẤN ĐỀ CẢI THIỆN KỸ NĂNG MỀM TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP”
CHỦ ĐỀ:
SINH VIÊN LUẬT VỚI KỸ NĂNG QUẢN TRỊ THỜI GIAN
Sinh viên:
Lớp:
Sđt:
Mail:
Trang 2
Tóm tắt: Nhìn thấy vai trò vô cùng quan trọng của các kỹ năng mềm trong thực tế
hiện nay, đặc biệt là kỹ năng quản trị thời gian của con người nói chung và sinh viên nói riêng, tác giả nhận thấy cần thiết phải xây dựng một phương pháp quản trị cụ thể để cải thiện lối sống, lối tư duy của con người theo hướng tích cực hơn nhằm đáp ứng nhu cầu của xã hội Bài viết đặt vấn đề về sự quan trọng của việc quản trị thời gian cho sinh viên
và thực trạng thực hiện nó, từ đó nêu lên quan điểm cá nhân, đưa ra phương hướng cụ thể
để khắc phục tình trạng trên
Từ khóa: Kỹ năng quản trị thời gian, thời gian biểu, mạng xã hội, phương pháp
đá-sỏi – cát – nước, ma trận Eisenhower
Đặt vấn đề:
Trong xu hướng của nền kinh tế mở, trong thời kỳ hội nhập, con người – cá thể tác động và cũng đồng thời là cá thể bị tác động bởi những ảnh hưởng mà xu thế toàn cầu hóa mang lại Đồng thời với việc tích lũy kiến thức chuyên môn, con người còn phải đáp ứng
cả những kỹ năng mềm để không bị chơi vơi khi “hội nhập” Ngoài những kỹ năng cơ bản phải có như: kỹ năng ngoại ngữ, kỹ năng tin học, kỹ năng giao tiếp,… kỹ năng quản trị thời gian cũng là một kỹ năng quan trọng mà mỗi con người cần phải rèn luyện cho bản thân mình
Kỹ năng quản trị thời gian tưởng chừng như là một kỹ năng đơn giản, không mấy quan trọng để rèn luyện, tuy nhiên nó lại đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc định hình tính cách và lối sống của con người nói chung và học sinh – sinh viên nói riêng Chúng ta chỉ có 24 tiếng trong một ngày, không ai có thể làm cho nó dài thêm Cuộc sống của chúng ta cũng là một con số hữu hạn, tuổi thọ trung bình của một người trên thế giới chỉ là 71 tuổi.1 Thời gian thật sự rất quý giá, bạn không thể quay lại quá khứ khi nó đã qua
đi, bạn phải làm gì để một ngày của bạn trôi qua thật hiệu quả? Đa số các bạn sinh viên ngày nay không mấy quan trọng trong vấn đề quản lý thời gian của bản thân mình Qũy thời gian mà các bạn có chưa được sử dụng một cách hợp lý và hiệu quả Trung bình một ngày bạn có hơn 8 tiếng để ngủ, 4 tiếng ngồi trên ghế giảng đường, 2 tiếng đồng hồ để ăn,
2 tiếng để sinh hoạt cá nhân, vệ sinh cá nhân, vậy còn 8 tiếng đồng hồ còn lại bạn làm gì?
1 https://vi.wikipedia.org/wiki/Tu%E1%BB%95i_th%E1%BB%8D_trung_b%C3%ACnh , truy cập ngày 20/04/2018
2
Trang 3Tại sao bạn luôn nói “tôi không có thời gian để học”, “tôi không có thời gian để tham gia hoạt động của trường”, “tôi không có thời gian để đọc sách”? Chính những cụm từ “tôi không có thời gian để…” của bạn đã kéo bạn tụt lùi lại so với những thành viên khác của
xã hội Nếu bạn nghĩ mình không có thời gian vậy có bao giờ bạn nghĩ mình cần có một giải pháp để quản trị vốn thời gian mà mình có hay chưa? Hay vừa nhắc đến việc lập trình một thời gian biểu bạn đã cảm thấy uể oải và cho rằng “việc thực hiện được nó là một điều xa vời”? hay thâm chí khi bạn đã làm, nhưng chỉ được 2 ngày lại thôi? Hầu như khoảng thời gian “8 tiếng” một ngày của bạn đã bị mạng xã hội lấy đi, lấy đi một cách trắng trợn, thậm chí, thời gian bạn ở bên nó còn nhiều hơn thời gian bạn ngủ Đó là thực trạng hiện hữu ở giới trẻ ngày nay nói chung và sinh viên nói riêng mà báo chí cũng tốn không ít giấy mực để lên án
Bạn có bao nhiêu thời gian? 2
Thành thật mà nói nhiều người trong chúng ta đã phải công nhận rằng chúng ta chưa bao giờ dành thời gian để suy nghĩ về cách thức sử dụng thời gian của mình sao cho tốt
2 Bạn có bao nhiêu thời gian trong đời, http://khoahoc.tv/ban-co-bao-nhieu-thoi-gian-trong-doi-59576 , truy cập ngày 20/04/2018
3
Trang 4hơn Chúng ta làm việc theo những phương thức nhất không nhất định, chúng ta tìm cách
để đương đầu với công việc hằng ngày và tự bằng lòng để mọi việc diễn ra như là chúng vốn thế Có thể chắc chắn một điều là nếu bạn không quản lý và kiểm soát được thời gian của chính mình, bạn sẽ thấy khó khăn hơn trong việc kiểm soát và quản lý những thứ khác
Nhận thấy việc tìm ra và khắc phục yếu điểm mang tính “cố hữu” này là vấn đề mang tính cốt lõi và cần thiết trong việc quản trị thời gian của mỗi sinh viên Bài viết này
sẽ giúp sinh viên có một cách nhìn thẳng thắn hơn, tập trung vào những thiếu sót và khắc phục, giúp cho bản thân ngày càng hoàn thiện hơn về cả tri thức, lối sống của mình
1 Các khái niệm cơ bản cần làm rõ
1.1 Quản trị thời gian:
Hiện nay không có khái niệm chính thức “quản trị thời gian” là gì, tùy thuộc vào quan điểm cá nhân của mỗi người, tác giả bài viết cho rằng “quản trị thời gian” có nghĩa
là kiểm soát tốt hơn cách bạn sử dụng thời gian và đưa ra những quyết định sáng suốt về cách bạn sử dụng nó
1.2 Mạng xã hội:
Dịch vụ mạng xã hội (tiếng Anh: social networking service) là dịch vụ nối kết các thành viên cùng sở thích trên Internet lại với nhau với nhiều mục đích khác nhau không phân biệt không gian và thời gian Những người tham gia vào dịch vụ mạng xã hội còn được gọi là cư dân mạng.3
Một số dịch vụ mạng xã hội chủ yếu hiện nay được phần lớn số lượng sinh viên tham gia và có tài khoản: Facebook, Instagram, Zalo, Line
2 Lợi ích của việc quản trị thời gian đem lại:
Để giải thích cho câu hỏi “vì sao phải quản trị thời gian”, sau đây là một số lợi ích của việc quản trị thời gian mà tác giả bài viết nghĩ rất cần thiết trong việc xác định lại tư tưởng của sinh viên ngay bây giờ đối với quỹ thời gian mà họ có
3 https://vi.wikipedia.org/wiki/D%E1%BB%8Bch_v%E1%BB%A5_m%E1%BA%A1ng_x%C3%A3_h%E1%BB%99i , truy cập ngày 20/04/2018
4
Trang 5Thứ nhất, quản trị thời gian là sử dụng thời gian của bản thân mình để đạt được những gì bạn muốn
Thứ hai, cải thiện được hiệu suất làm việc và đạt được nhiều điều mà lại ít tốn công sức hơn so với những người làm việc theo ngẫu hứng, không lập trình sẵn thời gian biểu Thứ ba, tập trung được nguồn lực thời gian tối đa vào những việc quan trọng đối với bản thân bạn
Thứ tư, giảm đi sự lo lắng của bản thân, khiến cho bản thân tránh khỏi những căng thẳng khi ngập đầu trong công việc
Thứ năm, khiến bản thân luôn thấy trước được những cơ hội và chuẩn bị cho những
cơ hội mới tốt hơn Người điều khiển được thời gian của bản thân mình luôn nhìn thấy những cơ hội tuyệt vời trước những người bị thời gian điều khiển mình
3 Nguyên nhân của việc sinh viên quản trị thời gian không tốt.
Một là, sinh viên nhìn nhận chưa đúng bản chất của việc quản trị thời gian, vai trò
của thời gian trong việc xác lập mục tiêu, mục đích học tập và rèn luyện bản thân
Hai là, các yếu tố bên ngoài như mạng xã hội, sự rủ rê lôi kéo của bạn bè, những thú
vui ngoài luồng cũng là nguyên nhân tác động rất lớn đến ý thức của sinh viên
Ba là, một phần không nhỏ sinh viên nhận thức được sự quan trọng của quỹ thời
gian mà mình có nhưng chưa có phương pháp quản trị hợp lý và hiệu quả
4 Giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị thời gian cho sinh viên.
Tìm ra những nguyên nhân nêu ở phần 2, tác giả bài viết cho rằng rất cần thiết để ngay bây giờ đưa ra những giải pháp hữu hiệu để sinh viên áp dụng vào cuộc sống của mình, hỗ trợ cho việc học tập, việc tham gia các hoạt động trên trường, việc tự học và nghiên cứu tại nhà, và xa hơn là việc định hình lối sống của sinh viên sau khi ra trường Như vậy, khi đã có phương pháp hiệu quả, sinh viên sẽ không cảm thấy bản thân thiếu thời gian để học tập như bài viết đã đề cập ở trên
Trước khi áp dụng những phương pháp quản trị thời gian để đạt hiệu quả, đầu tiên ta phải xác định mục tiêu mà bản thân cần hướng tới, trước hết là ở mức độ rộng lớn hơn: xác định mục tiêu cho cả bốn năm học đại học, sau đó triển khai mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ hơn như: mục tiêu cho từng năm học, mục tiêu cho kỳ, mục tiêu cho tháng,
5
Trang 6mục tiêu cho tuần và cho từng ngày cụ thể Ví dụ như bạn muốn sau bốn học đại học, bạn phải ra trường có bằng giỏi, vậy thì để đạt được điều đó, bạn phải đặt mục tiêu nhỏ hơn là mỗi năm phải được loại giỏi, và những mục tiêu nhỏ hơn nữa để đạt được mục tiêu lớn
đó Tùy vào mục tiêu cụ thể mà sinh viên cần hướng tới, tuy nhiên phải đảm bảo các yếu
tố cốt yếu sau đây:
Thứ nhất, bạn cố gắng để đạt được điều gì?
Thứ hai, điều gì bạn nghĩ nó sẽ cản trở mình nhất khi thực hiện điều đó?
Thứ ba, bạn nghĩ bạn sẽ phải làm gì để loại bỏ nó ra khỏi đường đua của bạn?
Xác định được ba câu hỏi trên, bạn sẽ có được một mục tiêu cụ thể cho bản thân mình Tuy nhiên khi thực hiện mục tiêu của bạn, bạn cũng cần phải phân biệt được sự khác nhau giữa các đòi hỏi đối với quỹ thời gian của bạn và xác định ưu tiên của chính bạn
3.1 Phương pháp để quản trị thời gian hiệu quả:
3.1.1 Phương pháp xây dựng kế hoạch:
Như tác giả bài viết đã nêu ở trên, căn cứ vào mục tiêu lớn nhất mà bản thân đặt ra, bạn cần chia thành các mục tiêu nhỏ để đạt được Tương ứng với từng chặng đường cụ thể, thời gian biểu của bạn nên đặt ra theo ngày, theo tuần, theo tháng và theo năm Để bắt đầu đặt bút vạch ra một lịch trình cụ thể, đầu tiên bạn phải có một phương pháp xây dựng
kế hoạch một cách chi tiết và khoa học Trong bài viết này, tác giả xin cung cấp một số phương pháp cụ thể có thể tham khảo để xây dựng kế hoạch như sau:
Một là, áp dụng nguyên tắc đá – sỏi – cát – nước,4 tùy vào quan điểm và mục tiêu của mỗi người thứ tự đá – sỏi – cát – nước tượng trưng cho thứ tự ưu tiên các công việc phải làm trong cuộc sống của bạn Nếu bạn đặt cát vào bình đầu tiên, nó sẽ chiếm lấy tất
cả không gian và không còn chỗ cho các viên sỏi hoặc đá Cũng chính vì vậy, trong cuộc sống, nếu bạn dành tất cả năng lượng và thời gian của mình cho những việc nhỏ nhặt, bạn
sẽ không bao giờ có chỗ cho những điều thật sự quan trọng đối với bạn Hãy chăm sóc
của những tảng đá đầu tiên - điều đó thực sự quan trọng Biết cách sắp xếp các ưu tiên của
4 https://www.youtube.com/watch?v=sLPhXK74IyQ , truy cập ngày 20/04/2018
6
Trang 7bạn trong cuộc sống cũng có nghĩa là bạn đã làm chủ được một phần lớn cuộc sống của mình Phần còn lại chỉ là cát - đừng quá lo lắng hay bận tâm đến nó
Hai là, nguyên tắc ma trận Eisenhower5, theo phương pháp này, trước hết bạn sẽ phân tách các hành động của mình theo 4 khả năng
1 Khẩn cấp và quan trọng (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức)
2 Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau).
3 Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nhiệm vụ sẽ được giao phó cho người khác).
4 Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ sẽ được loại bỏ)
Để có thể sử dụng thời gian một cách hiệu quả với hiệu suất làm việc cao nhất thì chúng ta buộc phải dành thời gian vào những thứ quan trọng (Important) chứ không phải vào những thứ khẩn cấp (Urgent) Việc quan trọng thường ít khẩn cấp và việc khẩn cấp ít khi quan trọng Để làm được điều này cũng như để giảm tải áp lực của việc có quá nhiều deadline với thời gian gần kề thì trước hết, chúng ta phải phân biệt rõ:
- Việc quan trọng là những việc mà sau khi được hoàn thành sẽ tạo ra kết quả giúp chúng ta tiến gần hơn với mục tiêu đã đặt ra, bất kể đó là mục tiêu cá nhân hay trong công việc Cụ thể hơn, chúng đóng góp trực tiếp vào các nhiệm vụ, giá trị và mục tiêu mang tính chất dài hạn
- Việc khẩn cấp là những việc mà bạn cảm thấy cần phải giải quyết ngay lập tức như: email, điện thoại, tin nhắn, tin tức mới
Khi biết rõ việc gì quan trọng và việc gì khẩn cấp thì chúng ta sẽ vượt qua được thói quen mang tính chất bản năng là tập trung vào những công việc không quan trọng, đồng thời có đủ thời gian để làm những điều cần thiết cho thành công trong tương lai
5 https://blog.onetech.vn/quan-ly-thoi-gian-theo-thu-tu-uu-tien-phuong-phap-eisenhower-429 , truy cập ngày 20/04/2018
7
Trang 8Điều tuyệt vời về ma trận này đó là nó có thể được sử dụng cho cả những kế hoạch lớn Ví dụ, “Tôi nên sử dụng thời gian như thế nào mỗi tuần?" và những kế hoạch nhỏ hơn, “Tôi nên làm gì trong ngày hôm nay?"
Ma trận Eisenhower cho một ngày 6
Phương pháp của Eisenhower đặc biệt hữu ích vì nó buộc chúng ta đặt ra câu hỏi liệu một hành động có thật sự cần thiết, từ đó dần dần chúng ta tiến tới "Bỏ đi" nhiệm vụ
đó chứ không phải còn lặp lại nó một cách vô thức
3.1.2 Tổ chức và thực hiện:
Khi đã chọn lựa được một phương pháp phù hợp, bạn thường hay vướng phải một vấn đề cũng khá nghiêm trọng, đó là việc tổ chức và thực hiện sao cho có hiệu quả Để thực hiện các phương pháp trên, cần chú ý kết hợp với những vấn đề sau:
Một là tận dụng thời gian một cách thông minh nhất Trong thời gian biểu của bạn, nên vạch ra những giờ cố định để làm những công việc “ít quan trọng” như nhắn tin, lướt web, check mail,… Ví dụ chỉ nên gửi và check mail vào những giờ cố định trong ngày
6 https://www.google.com.vn/search?q=ma+tr%E1%BA
%ADn+eisenhower&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0ahUKEwiO9pzrm8naAhUBUZQKHQTBD3EQ_AUICigB&bi w=1366&bih=614#imgrc=ayuO9VODS138AM , truy cập ngày 20/04/2018
8
Trang 9(nếu không phải là trường hợp khẩn cấp, phát sinh) như đầu giờ sáng, trước khi nghỉ trưa, cuối giờ chiều, )
Hai là, tổ chức sắp xếp chỗ học tập và làm việc thật ngăn nắp Bạn có muốn mỗi lần ngồi vào bàn học, bạn lại mất thời gian tìm kiếm sách vở, dụng cụ học tập của mình? Việc sắp xếp chỗ học tập và làm việc ngăn nắp sẽ giúp bạn không mất thời gian tìm kiếm khi cần thiết, giảm được một phần lớn thời gian để bạn thực hiện kế hoạch một cách khoa học
và có hiệu quả
Ba là, tránh bị ngắt quãng trong khi thực hiện kế hoạch Bạn có thể đóng cửa trong lúc học tập và làm việc để tránh bị làm phiền, phân tâm bởi tiếng ồn, tiếng nói chuyện, Nếu bạn đang bận, đang có việc quan trọng phải giải quyết mà có người đến làm phiền, đừng ngần ngại mà hãy nói: Tôi đang bận, bạn có thể quay lại sau Không vừa làm việc, vừa giải quyết việc cá nhân: lướt web, facebook, nhắn tin điện thoại, vì bạn đã có một thời gian cố định để thực hiện công việc đó (như đã nêu ở trên)
Bốn là, luôn đảm bảo tiến độ công việc bạn đang thực hiện theo lịch trình Khi đã triển khai công việc bạn cần làm và thời gian hoàn thành nó lên thời gian biểu, phải đảm bảo rằng bạn phải thực hiện nó đúng như đã triển khai Con người rất dễ bị chi phối bởi những công việc khác, những cuộc vui khác, hãy áp dụng hai phương pháp đã nêu ở trên
để nhắc nhở bản thân loại bỏ những công việc không mang lại lợi ích và từ chối nó một cách dễ dàng, nếu bạn có một công việc khẩn cấp và quan trọng cần phải thực hiện và buộc phải gián đoạn công việc đã được lập trình sẵn, hãy thực hiện nó ngay sau đó, và tất nhiên năng suất làm việc phải được tăng lên gấp đôi để hoàn thành đúng như lịch trình
3.2 Giải pháp kiểm soát tối ưu thời gian sử dụng mạng xã hội
Mạng xã hội ngày nay luôn là một công cụ cần thiết cho mỗi con người, nó không những có chức năng giải trí mà còn là một công cụ thông báo về tất cả các hoạt động từ trường lớp đến gia đình, bạn bè Tuy nhiên việc làm sao để sử dụng mạng xã hội đạt hiệu quả cao thì luôn là một vấn đề trắc trở, bởi sức hút của nó đối với người sử dụng là vô cùng to lớn Facebook Messenger là ứng dụng được dùng nhiều nhất, theo sau là Zalo Facebook Messenger được 87% người dùng sử dụng 77% người dùng Facebook
9
Trang 10Messenger mỗi ngày, tương đối cao hơn nếu so sánh với các dịch vụ khác 46% người dùng dịch vụ gửi tin nhắn miễn phí khoảng 3 tiếng mỗi ngày, 82% người dùng hơn 1 tiếng mỗi ngày.7 Qua số liệu trên ta thấy thời gian mà con người bỏ ra một ngày để sử dụng mạng xã hội là không hề nhỏ Để quản lý thời gian sử dụng mạng xã hội sao cho hợp lý và hiệu quả, tác giả cho rằng cần thiết phải sử dụng các biện pháp sau:
Một là, đặt ra câu hỏi cho bản thân: “mục đích sử dụng mạng xã hội của mình là gì? Bao nhiêu % cho công việc, bao nhiêu % cho học tập và bao nhiêu % cho việc giải trí? Hai là, thực hiện đúng theo thời gian biểu đối với thời gian được sử dụng mạng xã hội trong một ngày
Ba là, bỏ theo dõi những trang thông tin không lành mạnh, không bổ ích, các trang, các group bán hàng online, có thể đây là bước khó khăn đối với một số bạn, vì phần lớn các bạn theo dõi những trang này là theo sở thích Tuy nhiên phải hiểu được rằng, việc đó mang lại lợi ích gì cho bạn khi mà bạn vừa mất thời gian để theo dõi những bài live stream, vừa mất tiền bạc và sức khỏe?
Bốn là, tìm kiếm và theo dõi những trang liên quan đến công việc và ngành học của bạn, hiện nay có rất nhiều trang được lập ra với những thông tin bổ ích, ngoài những thông tin thế giới, chính trị, thời tiết, ngoại ngữ mà bạn quan tâm còn có rất nhiều fan page hoặc group liên quan đến chuyên ngành của bạn Tại đó mọi người trao đổi với nhau những thông tin nóng hổi, đặt câu hỏi và giải đáp cho nhau những thắc mắc mà mình gặp phải Khi theo dõi những thông tin đó một thời gian bạn sẽ dần hình thành nên thói quen cho bản thân, tư duy của bản thân cũng dần được cải thiện vì luôn cập nhật được những thông tin mới nhất đồng thời vận dụng kiến thức đã học để giải quyết chúng theo những
gì mình đã được học, được biết Việc sử dụng mạng xã hội một cách tích cực như vậy là không có gì để lên án cả, bản thân mỗi người cần phải ý thức được và tự giác thực hiện điều đó để mạng xã hội trở thành “bạn” của mỗi chúng ta chứ không phải là “bè” kéo ta xuống
7 https://qandme.net/vi/baibaocao/khao-sat-mang-xa-hoi-o-viet-nam.html , truy cập ngày 20/04/2018
10