Quy trình ghi nhận công nợ phải trả tại công ty cổ phần nam việt

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP QUY TRÌNH GHI NHẬN CÔNG NỢ PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NAM VIỆT HUỲNH THỊ ĐÀO DTC142243 DH15TC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

QUY TRÌNH GHI NHẬN CÔNG NỢ PHẢI TRẢ

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NAM VIỆT

HUỲNH THỊ ĐÀO

AN GIANG, 11 – 4 - 2018

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

QUY TRÌNH GHI NHẬN CÔNG NỢ PHẢI TRẢ

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NAM VIỆT

HUỲNH THỊ ĐÀO DTC142243 DH15TC

CHUYÊN NGHÀNH TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

TS NGUYỄN HỮU TRÍ

AN GIANG, 11 – 4 - 2018

ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO THỰC TẬP

LỜI CẢM TẠ

Để hoàn thành bài báo cáo thực tập tốt nghiệp này, em xin chân thành cảm

ơn đến giáo viên hướng dẫn của em là TS Nguyễn Hữu Trí đã tận tình hướng dẫn

em trong suốt thời gian em thực tập và hoàn thành báo cào này

Em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc và cảm ơn chân thành đến các giảng viên trường Đại học An Giang đã đồng hành và tận tình truyền đạt những kiến kỹ năng, kiến thức quý báu trong suốt 4 năm vừa qua

Xin cảm ơn phía lãnh đạo Công ty Cổ phần Nam Việt và các anh chị cán bộ nhân viên trong phòng Kế toán đã tạo điều kiện cho em được thực tập tiếp xúc với môi trường làm việc, cung cấp số liệu và tạo điều kiện thuận lợi để em hoàn thành báo cáo thực tập

Với sự nỗ lực và thời gian hạn hẹp trong thời gian thực tập, cùng với những hạn chế của bản thân về trình độ và kỹ năng thì không tránh khỏi những sai sót trong báo cáo thực tập Mong giảng viên và đơn vị thực tập đóng góp, bổ sung để bản thân được hoàn thiện hơn

Cuối cùng em xin chúc quý Thầy Cô, các cán bộ của Trường Đại học An Giang, các anh chị của Công ty và người thân, bạn bè thật nhiều sức khỏe và đạt được nhiều thành công trong tương lai, chúc hoạt động của công ty ngày càng phát triển

Em xin chân thành cảm ơn!

Long Xuyên, ngày 11 tháng 4 năm 2018

Người thực hiện

Huỳnh Thị Đào

MỤC LỤC

ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO THỰC TẬP i

LỜI CẢM TẠ ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC BẢNG v

DANH MỤC HÌNH v

DANH MỤC SƠ ĐỒ v

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT v

PHẦN 1 1

PHẦN 2 2

2.1 LỊCH LÀM VIỆC 2

2.2 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY 3

2.2.1 Thông tin tổng quát 3

2.2.2 Quá trình hình thành và phát triển 3

2.2.3 Tổ chức nhân sự 4

2.2.4 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh 5

2.2.5 Sản phẩm 6

2.3 THỰC TRẠNG CỦA QUY TRÌNH GHI NHẬN CÔNG NỢ PHẢI TRẢ 7 2.3.1 Quy trình ghi nhận công nợ phải trả 7

2.3.2 Đánh giá công nợ phải trả của công ty giai đoạn 2015-2017 8

2.3.3 Môi trường làm việc của công ty 9

2.3.4 Nhận xét 10

2.4 NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CÔNG 11

2.4.1 Nội dung công việc của kế toán công nợ 11

2.4.2 Nội dung công việc được đơn vị thực tập phân công 12

2.5 PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN CÔNG VIỆC 15

2.5.1 Phương pháp quan sát 15

2.5.2 Phương pháp lắng nghe 15

2.5.3 Phương pháp ghi nhận 15

2.5.4 Phương pháp phân tích 15

2.6 KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC QUA ĐỢT THỰC TẬP 16

2.6.1 Những nội dung kiến thức được củng cố 16

2.6.2 Những kỹ năng cá nhân giữa các cá nhân và thực hành nghề nghiệp đã học hỏi được 17

2.6.3 Những kinh nghiệm đã tích lũy được sau khi đi thực tập 18

2.6.4 Kết quả công việc đã đóng góp cho đơn vị thực tập 19

TÀI LIỆU THAM KHẢO 21

PHỤ LỤC 22

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1: Nội dung công việc đƣợc phân công 13

DANH MỤC HÌNH Hình 1: Cơ cấu tổ chức phòng tài chính của Công ty Cổ phần Nam Việt 4

Hình 2: Nuôi trồng thủy sản 5

Hình 3: Chế biến bảo quản thủy sản và các sản phẩm từ thủy sản 5

Hình 4: Sản xuất chế biến thức ăn thủy sản 6

Hình 5: Sản xuất dầu, mở động thực vật 6

DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1: Quy trình ghi nhận công nợ phải trả tại công ty Cố phần Nam Việt… 7 Sơ đồ 2: Phân tích nợ phải trả của công ty Cổ phần Nam Việt 8

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

TNHH MTV Trách nhiệm hữu hạn một thành viên

TP HCM Thành phố Hồ Chí Minh

Sunsoft Phần mềm dành riêng cho kế toán của công ty

PHẦN 1

MỞ ĐẦU

Bất kì doanh nghiệp nào trong hoạt động sản xuất kinh doanh điều bao gồm rất nhiều mối quan hệ kinh tế liên quan đến việc mua hang và nợ phải trả cho nhà cung cấp sẽ ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp yêu cầu nghiệp

vụ đối với mỗi kế toán công nợ cũng vì thế mà cao hơn Do đó cần phải hiểu rõ

và nắm được quy trình làm việc của một kế toán công nợ để theo dõi chặt chẽ công nợ đảm bảo nguồn vốn của doanh nghiệp

Công ty Cổ phần Nam Việt là công ty hoạt động trong lĩnh vực nuôi trồng

và chế biến thủy sản tiêu thụ trong nước và xuất khẩu ra nước ngoài Hoạt động khép kín từ khâu chế biến thức ăn, nuôi con giống, nuôi cá nguyên liệu đến chế biến Bên cạnh đó, là một công ty xuất nhập khẩu nên cần phải chi trả khá nhiều loại chi phí về vấn đề vận chuyển Chính vì vậy, công ty luôn phải đối mặt với việc đảm bảo thanh toán những khoản phải trả cho khách hàng Việc theo dõi, quản lý công nợ và khả năng thanh toán là vấn đề đã và đang được ban lãnh đạo công ty quan tâm

Từ thực tế đó, trong thời gian thực tập tốt nghiệp, tôi đã chọn đề tài: “Quy trình ghi nhận công nợ phải trả tại công ty Cổ phần Nam Việt” Để thấy được quá

trình làm việc và cách thanh toán nợ của một nhân viên kế toán

- Nhận hóa đơn, chứng từ rồi kiểm tra nội dung có hợp lệ không

- Kiểm tra bảng báo giá và đối chiếu số tiền

- Lập bảng kê công nợ chi tiết và phiếu hạch toán

- Tìm chứng từ cho bảng kê

- Sắp xếp chứng từ mua hàng

- Trình kế toán trưởng ký bảng hạch toán

Chiều:13h đến 15h

- Nghe điện thoại nhà cung cấp

- Lập danh sách đối chiếu cắn trừ công nợ

- Nhận lại chứng từ từ kế toán trưởng rồi lập phiếu ủy nhiệm chi

2.2 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY

Theo công ty Cổ phần Nam Việt (năm 2018), có những nội dung mô tả như sau:

2.2.1 Thông tin tổng quát

Tên công ty: Công ty Cổ phần Nam Việt

Logo công ty:

Ngoài ra, Công ty Cổ phần Nam Việt còn có thêm 3 công ty con là Công ty TNHH MTV Ấn Độ Dương, Công ty TNHH Đại Tây Dương, Công ty TNHH thủy sản Biển Đông và 1 Công ty liên kết là Công ty Cổ phần rau quả Nông Trại Xanh

Năm 2012 xây dựng nhà máy chế biến thức ăn và đi vào hoạt động với 4 dây chuyển sản xuất tổng công suất 400 tấn/ngày

Đến năm 2016, Công ty đã có 8 dây chuyền sản xuất thức ăn với tổng công suất lên đến 800 tấn/ ngày đáp ứng 100% nhu cầu thức ăn cho 250 ha vùng nuôi

2.2.3 Tổ chức nhân sự

Công ty Cổ phần Nam Việt có một cơ cấu tổ chức khá tốt và chặt chẽ Được phân chia thành 11 phòng ban khác nhau, mỗi phòng ban có những nhiệm vụ chức năng riêng biệt bao gồm: Đại hội đồng cổ đồng, Hội đồng quản trị, Ban tổng giám đốc, Ban kiểm soát, Khối tài chính, Khối kinh doanh, Khối sản xuất, Khối nuôi trồng thủy sản, Khối quản lý chất lượng, Ban thanh tra pháp chế, Các bộ phận trực thuộc ban Tổng Giám Đốc

Trong đó, khối tài chính được thành lập và hoạt động dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc tài chính Với đội ngũ cán bộ công nhân viên trẻ, chuyên nghiệp, năng động, sáng tạo, có tinh thần trách nhiệm trong công việc và có mối quan hệ với nhau

Hình 1: Cơ cấu tổ chức phòng tài chính của Công ty Cổ phần Nam Việt

Kế toán công

nợ

Kế toán hàng tồn kho

Kế toán thuế

Kế toán tổng hợp

Kế toán tài sản

cố

định

Kế toán vốn

Thông qua sơ đồ cơ cấu tổ chức có thể thấy, đứng đầu phòng tài chính đó

là Giám Đốc tài chính tiếp theo là Phó Tổng Giám Đốc, sau đó là 2 Kế Toán Trưởng và cuối cùng là các nhân viên Mỗi bộ phận đảm nhận một chức năng và nhiệm vụ như sau:

Giám Đốc tài chính: là người lãnh đạo cao nhất phụ trách quản lý và chỉ

đạo mọi hoạt động của phòng tài chính Quyết định toàn bộ vấn đề liên quan đến hoạt động tài chính của công ty xem xét các báo cáo hoạt động và hoạch định kế hoạch

Phó Giám Đốc tài chính: là người giúp giám đốc từng mặt công tác do

giám đốc phân công và chịu trách nhiệm trước giám đốc về những quyết định của mình Thay thế Giám Đốc tài chính giải quyết những công việc khi vắng mặt

Kế toán trưởng: là người hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, điều chỉnh

những công việc mà các kế toán viên đã làm sao cho hợp lý nhất Vì công ty Cổ phần Nam Việt là một công ty lớn lại có tới 3 công ty con nên cần phải có 2 kế toán trưởng để xử lý công việc nhanh chống và hiệu quả

Kế toán viên: thực hiện các chức năng tổ chức hệ thống sổ sách kế toán

tại đơn vị, theo dõi ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác toàn bộ các hoạt động của công ty

2.2.4 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh

Công ty kinh doanh nhiều lĩnh vực nhưng chủ yếu là 4 lĩnh vực chính sau:

Hình 2: Nuôi trồng thủy sản Hình 3: Chế biến bảo quản thủy

sản và các sản phẩm từ thủy sản

(Nguồn: http://www.navicorp.com.vn/)

2.2.5 Sản phẩm

Các sản phẩm của công ty sản xuất rất đa dạng nhƣng chủ yếu có 2 loại là

Cá rô phi và Cá tra phi lê đƣợc chế biến theo hình thức còn da, còn vẫy hoặc lột

da đƣợc đóng gói thuận tiện dễ dàng chuẩn bị và tạo ra chất dinh dƣỡng thay cho thịt gà hoặc bất kì loại cá khác

Hình 4: Sản xuất chế biến thức ăn

thủy sản

Hình 5: Sản xuất dầu, mở

động thực vật

2.3 THỰC TRẠNG CỦA QUY TRÌNH GHI NHẬN CÔNG NỢ PHẢI TRẢ

Để hiểu rõ hơn về kết quả đạt đƣợc qua đợt thực tập thì ta cần tìm hiểu 2 nội dung sau:

2.3.1 Quy trình ghi nhận công nợ phải trả

Kiểm tra hóa đơn chứng từ

Lập giao dịch vào phần mềm của hệ thống

Trả thông tin lại cho

có không

Thanh toán Phiếu ủy

nhiệm chi

Quy trình quản lý công nợ được thể hiện qua các bước như sau:

Bước 1: Bộ phận hoặc đơn vị có phát sinh công nợ phải trả cho nhà cung cấp phải làm yêu cầu đề nghi đối với kế toán công nợ

Bước 2: Sau khi nhận hóa đơn xong tiến hành tra cứu hóa đơn Kiểm tra các chỉ tiêu trên hóa đơn về tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, mộc dấu, chữ ký người mua hàng, bán hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, số tiền bằng chữ có đầy đủ và đúng không

Bước 3: Nếu khi nhận hóa đơn chứng từ gốc chưa hợp lệ thì kế toán công

nợ phải có trách nhiệm thông tin lại cho bộ phận, đơn vị đã yêu cầu để giải quyết

Bước 4: Đối với chứng từ và hóa đơn hợp lệ kế toán công nợ lập giao dịch

tương ứng và hệ thống

Bước 5: Kế toán công nợ kiểm tra xem có các khoản trả trước hay không?

Nếu có thì chọn chứng từ trả trước còn không thì hoàn thành giao dịch Sau đó, lập phiếu kế toán, tiến hành hạch toán và lập phiếu ủy nhiệm chi, sau đó gửi cho

kế toán tiền gửi để thanh toán

2.3.2 Đánh giá công nợ phải trả của công ty giai đoạn 2015-2017

Công ty Cổ phần Nam Việt hoạt động trong lĩnh vực nuôi trồng và chế biến thủy sản gồm có vay ngắn hạn và dài hạn được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2: Phân tích nợ phải trả của công ty Cổ phần Nam Việt

(nguồn: trích từ Báo cáo tài chính công ty giai đoạn 2015-2017)

Qua sơ đồ 2 ta thấy, nhìn chung về tổng nợ phả trả đang có xu hướng giảm

điều qua 3 năm, cụ thể năm 2016 là 1.708.818 triệu đồng giảm (13.6%) so với năm 2015 có giá trị là 1.978.296 triệu đồng, năm 2017 là 1.308.352 triệu đồng giảm (23.4%) so với 2016 Điều này cho thấy công ty đang quản lý hiệu quả về mặt nợ phải trả, giảm bớt được chi phí nợ thể hiện được mặt tích cực của công ty

Về phần, Nợ ngắn hạn cũng có xu hướng giảm, năm 2016 là 1.486.752 triệu đồng giảm (9.31%) so với năm 2015 là 1.639.410, năm 2017 có giá trị là 1.232.274 triệu đồng giảm (17.12%) so với năm 2016 Nguyên nhân là do công ty

đã cải cách nhiều chính sách mớ tiết kiệm được nhiều chi phí để có thể chi trả các khoản nợ của nhà cung cấp và tiếp tục mua nguyên vật liệu để sản xuất

Về phần, Nợ dài hạn cũng đang có xu hướng giảm điều qua 3 năm, cụ thể năm 2016 là 222.066 triệu đồng giảm (34.47%) so với năm 2015 có giá trị là 338.886 triệu đồng, năm 2017 là 76.078 triệu đồng giảm (65.74%) so với năm

2016, nguyên nhân là do công ty đã hạn chế về phần cho vay và thuê tài chính Thay vào đó là sử dụng nguồn vốn tự có, giải phóng hàng tồn kho,…điều này hạn chế được chi phí về lãi vay và phần đi thuê mướn

Tóm lại, Các chỉ số nợ phải trả của công ty Cổ phần Nam Việt giai đoạn 2015-2017 khá tốt điều có xu hướng giảm điều này thể hiện được khả năng thanh toán nợ của công ty đang hiệu quả Tuy nhiên, công ty còn sử dụng khoản vay và cho thuê tài chính khá cao do đó công ty cần có giải pháp để hạn chế khoản này Công ty có thể kêu gọi đầu tư, giải phóng lượng hàng tồn kho và tăng cường các khoản phải thu để nâng cao khả năng thanh toán của công ty

2.3.3 Môi trường làm việc của công ty

Môi trường làm việc năng động thân thiện và tôn trọng người lao động Tất

cả các cán bộ công nhân viên đều được tạo cơ hội để phát huy tối đa khả năng và vốn kiến thức hiểu biết của mình Những đóng góp, chia sẻ và cống hiến luôn được ghi nhận và đánh giá kịp thời Cán bộ nhân viên thuộc khối văn phòng làm việc một tuần 6 ngày, ngày làm việc 8 giờ theo giờ hành chính Buổi sáng làm việc từ 7 giờ đến 11 giờ, còn buổi chiều từ 13 giờ đến 17 giờ

Khi đến Công ty làm việc phải mang đồng phục đã được cấp phát, đi đúng giờ giấc quy định phù hợp với công việc cụ thể của mỗi cán bộ công nhân viên, sớm nhất trước giờ làm việc không quá 30 phút và không được đến trễ giờ quy

định trừ trường hợp đi công tác và phải thông báo cho bộ phận bảo vệ thường trực biết

Cơ sở vật chất đầy đủ, phù hợp cho nhu cầu và tính chất công việc của nhân viên Trang bị máy vi tính cho từng nhân viên, máy điều hòa tạo môi trường thoải mái cho nhân viên làm việc, máy in, máy photocopy, máy scan đáp ứng đầy đủ phục vụ quá trình làm việc giúp nâng cao chất lượng công việc Có máy quyét vân tay có thể dễ dàng giám sát nhân viên đi ra, đi vào Công ty, tạo tinh thần làm việc chăm chỉ và thể hiện tính chuyên nghiệp của Công ty

Công ty áp dụng chính sách tiền lương và khen thưởng cho cán bộ công nhân viên theo đúng quy định pháp luật và quy chế lương thưởng của công ty dựa trên các cơ sở theo hiệu quả công việc, theo mức độ hoàn thành kế hoạch sản xuất

và lợi nhuận và theo sáng kiến cải tiến

Ngoài ra, công ty còn có các chính sách, chế độ đãi ngộ khác cho cán bộ công nhân viên như: được hưởng chế độ bảo hiểm theo đúng quy định của pháp luật, tổ chức ăn giữa ca cho các đơn vị sản xuất, khối văn phòng, phụ cấp thu hút, phụ cấp tách nhiệm, phụ cấp kiêm nhiệm, phụ cấp độc hại, phụ cấp công tác,…

2.3.4 Nhận xét

Quy trình ghi nhận công nợ đảm bảo tính chuyên nghiệp, thống nhất giữa bộ phần kế toán công nợ và nhà cung cấp Mọi thao tác điều được thực hiện trên phần mềm của công ty giúp cho kế toán công nợ thực hiện nhanh chống và kế toán trưởng có thể dễ dàng theo dõi

Mọi người rất hòa đồng sẵn sàng giúp đở lẫn nhau Không tạo áp lực cao hay nghiêm khắc về thời gian làm việc nhưng phải đảm bảo hoàn thành tốt công việc ngoài ra, Còn có nhiều chính sách và chế độ cho nhân viên như: tặng quà tết, quà 8/3, đi du lịch điều này làm cho nhân viên hăng hái và tích cực hơn trong công viêc

Bên cạnh đó, còn có một số hạn chế là thiết bị đã cũ làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và gây mất thời gian Việc lưu giữ chứng từ kế toán trong thời gian đợi thanh toán thường bị thất lạc, mất mát hơn nữa do không có nghiệp vụ nên việc xử lý chứng từ thường muộn và không được tổ chức phát hành hóa đơn

xử lý kịp thời