SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI Xí nghiệp thoát nước số 2- thuộc Công ty TNHH NN một thành viên thoát nước Hà nội

MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI Xí nghiệp thoát nước số 2- thuộc Công ty TNHH NN một thành viên thoát nước Hà nội 3.1 ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUY

MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN

VẬT LIỆU TẠI Xí nghiệp thoát nước số 2- thuộc Công ty TNHH NN một thành viên thoát nước Hà nội

3.1 ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI Xí nghiệp thoát nước số 2- thuộc Công ty TNHH NN một thành viên thoát nước Hà nội 3.1.1 Ưu điểm:

3.1.1.1 Về việc cung cấp nguyên vật liệu tới công trình:

Hiện nay, tại xí nghiệp, nguyên vật liệu sẵn bán trên thị trường như xi măng, cát, sỏi, sắt, thép có đường kính nhỏ sử dụng cho thi công công trình chủ yếu là do các đội thi công mua và chuyển tới tận công trình không qua kho xí nghiệp Theo cách này, xí nghiệp có thể giảm chi phí vật tư phục vụ thi công vì hầu hết các công trình do xí nghiệp thực hiện đều ở

xa xí nghiệp Ngoài ra, với các nguyên vật liệu đặc biệt như ống thép Nam Triều Tiên, ống thép đen thì xí nghiệp xuất từ kho để đảm bảo chất lượng công trình

3.1.1.2 Về phương pháp hạch toán nguyên vật liệu:

Qua tiếp xúc thực tế và tìm hiểu tình hình hạch toán nguyên vật liệu ở Xí nghiệp thoát nước số 2- thuộc Công ty TNHH NN một thành viên thoát nước Hà nội, em nhận thấy: Nhìn chung công tác hạch toán nguyên vật liệu được tiến hành

có nề nếp, chấp hành đúng các quy định, chế độ kế toán của bộ tài chính ban hành Các phòng ban, tổ đội cũng phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán đảm boả công tác hạch toán nguyên vật liệu diễn ra đều đặn nhịp nhàng, phù hợp với điều kiện của xí

nghiệp và đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý, thực hiện tốt phần dự trữ

 Đối với hạch toán chi tiết:

Xí nghiệp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song đã đảm bảo được tính thống nhất về phạm vi phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán và các bộ phận liên quan Số liệu ghi chép rõ ràng, phản ánh chính xác tình hình hiện có tăng, giảm và tồn kho nguyên vật liệu Mặt khác kế toán vật liệu đã sử dụng các tài khoản kế toán thích hợp theo dõi sự biến động của vật liệu, thực hiện việc cân đối giữa các chỉ tiêu

số lượng và chỉ tiêu giá trị, giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, thường xuyên đối chiếu đảm bảo các thông tin chính xác về tình hình biến động của vật liệu

 Đối với hạch toán tổng hợp:

Xí nghiệp hạch toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp này phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, phù hợp với yêu cầu

về công tác quản lý nguyên vật liệu cũng như phù hợp với trình độ kế toán tại xí nghiệp

3.1.1.3 Về phương pháp tính giá:

Đối với nguyên vật liệu xuất qua kho, chi nhánh cho các công trình thì giá xuất kho được

sử dụng là giá thực tế đích danh Điều này rất phù hợp với đặc điểm của xí nghiệp vì hầu hết nguyên vật liệu sử dụng thi công công trình đều do các đội mua thẳng tới công trình, ít qua kho của xí nghiệp Kế toán xí nghiệp có thể kiểm tra lượng và giá trị nguyên vật liệu một cách chính xác vì thường có rất ít vật tư được nhập kho

3.1.2 Nhược điểm:

Bên cạnh những ưu điểm đó, công tác nguyên vật liệu tại xí nghiệp vẫn còn một số nhược điểm sau:

3.1.2.1 Về việc phân loại nguyên vật liệu:

Mặc dù xí nghiệp có rất nhiều chủng loại nguyên vật liệu như xi măng, sắt, thép, ống gang, van xả khí Nhưng xí nghiệp chưa phân loại nguyên vật liệu một cách rõ ràng nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ hoặc phân loại theo nguồn nhập trong xí nghiệp sử dụng máy vi tính Điều này không được thuận tiện trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp

3.1.2.2 Về việc mua nguyên vật liệu:

Trong giá thành sản phẩm xây lắp của xí nghiệp, nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn nên việc tiết kiệm nguyên vật liệu là một trong những hướng chính để hạ giá thành sản phẩm Việc khoán sản phẩm đi đôi với việc khoán nguyên vật liệu, giờ công và các chi phí khác phân bổ theo định mức là khá hiệu quả Tuy nhiên, lại có sự hạn chế về chi phí nguyên vật liệu do các đội tự đảm nhiệm Theo tiến độ thi công công trình, xí nghiệp mua nguyên vật liệu thì phải chấp nhận sự biến động giá cả trên thị trường, giá cả lúc lên lúc xuống nên có thể nguyên vật liệu làm cho giá thành sản phẩm có phần cao hơn so với việc lĩnh tại kho hoặc chất lượng không đảm bảo

3.1.2.3 Về việc sử dụng tài khoản kế toán:

Theo như quy định của Bộ tài chính ban hành về hệ thống tài khoản kế toán nói chung với từng phần hành kế toán nói riêng để phản ánh tình hình vật tư đã mua nhưng cuối tháng chưa về nhập kho hoặc đã về nhưng đang làm thủ tục nhập kho, trong tường hợp như vậy kế toán sẽ tiến hành hạch toán vào TK 151 “Hàng mua đang đi đường” Song ở Xí nghiệp thoát nước số 2- thuộc Công ty TNHH NN một thành viên thoát nước Hà nội kế toán vật tư không sử dụng tài khoản này Đây là một vấn đề cần phải được khắc phục để tránh trường hợp phải lưu chứng từ sang tháng sau mới hạch toán, dễ xảy ra trường hợp nhầm lẫn, số liệu không chính xác Ngoài ra xí nghiệp nên xem xét và đề ra biện pháp cụ thể để phù hợp với đặc điểm riêng của mình Bên cạnh đó xí nghiệp chưa sử dụng tài khoản cấp hai của TK 152 Nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế xí nghiệp đều hạch toán vào

TK 152 Mà không qua các tài khoản cấp hai của TK 152 Do đó, khi hoàn thành công trình thì xí nghiệp không hạch toán được nguyên vật liệu chính chiếm chính xác bao nhiêu phần trăm trong giá thành

3.1.2.4 Về việc lập sổ danh điểm vật liệu:

Xí nghiệp đã mở sổ chi tiết vật liệu để theo dõi tên, qui cách, chủng loại nguyên vật liệu đang sử dụng thi công công trình cũng như giá cả trên thị trường khi mua nguyên vật liệu Nhìn vào sổ chi tiết vật liệu, nguyên vật liệu chưa được chi tiết tỷ mỉ vì vật liệu chưa được chia thành loại, nhóm, thứ cụ thể Do đó, công tác quản lý vật liệu chưa được thuận tiện nhiều trong xí nghiệp

3.2 PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI Xí nghiệp thoát nước số 2- thuộc Công ty TNHH NN một thành viên thoát nước Hà nội

3.2.1 Sự cần thiết và yêu cầu hoàn thiện:

Như chúng ta đã biết, hạch toán nguyên vật liệu là một phần hành kế toán không thể thiếu được trong các doanh nghiệp xây lắp bởi vì ở những doanh nghiệp này, nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Do đó, việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu là một vấn đề mà các doanh nghiệp rất quan tâm và chú trọng đến

Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu giúp cho việc hạch toán nguyên vật liệu được chính xác, kịp thời, ngăn ngừa được rủi ro do sự giảm giá nguyên vật liệu trên thị trường mang lại Đồng thời, nó cũng góp phần làm cho việc tính giá thành sản phẩm và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được chính xác hơn

Không những thế, việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu còn góp phần thúc đẩy công tác kế toán ở doanh nghiệp hòa nhập với xu hướng tiến bộ chung của thế giới nhằm hiện đại hoá công tác kế toán nguyên vật liệu, đảm bảo công tác thông tin một cách chính xác, kịp thời, phục vụ đắc lực cho chỉ đạo sản xuất

3.2.2 Nội dung và biện pháp hoàn thiện:

Qua quá trình nghiên cứu, tìm hiểu thực tế công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng tại xí nghiệp xây lắp cấp thoát nước số 101, em nhận thấy bên cạnh những ưu điểm mà xí nghiệp đã đạt được về công tác kế toán nguyên vật liệu thì vẫn còn có một số nhược điểm nhất định Vậy em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến riêng của mình với mong muốn góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác

kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp thoát nước số 2- thuộc Công ty TNHH NN một thành viên thoát nước Hà nội

.Ý KIẾN 1: Về việc phân loại nguyên vật liệu

Tại xí nghiệp, nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại, nhiều thứ với nội dung khác nhau Do vậy, để quản lý chặt chẽ, xí nghiệp nên phân loại nguyên vật liệu theo các tiêu thức nhất định Thực tế, nguyên vật liệu tại xí nghiệp có thể phân loại như sau:

Căn cứ vào vai trò và yêu cầu quản lý, nguyên vật liệu được chia thành các loại:

 Nguyên liệu, vật liệu chính: Khi tham gia vào quá trình xây lắp thì nguyên liệu, vật liệu chính sẽ cấu thành nên thực tế vật chất như: Gạch, cát, đá, sỏi, xi măng, sắt, thép để đổ vào các bể lắng, bể lọc, xây dựng các giàn mưa, các trạm bơm, ống gang, ống thép có đường kính lớn từ 800-1000mm, van, tê, cút để xây dựng, lắp đặt các đường ống nước

 Vật liệu phụ như nhựa đường, đất sét, dây đay, gỗ ván, đà giáo, ván

 Nhiên liệu như xăng, dầu để vận hành máy móc

 Phụ tùng thay thế như săm, lốp ô tô

 Vật liệu thiết bị xây dựng cơ bản như thiết bị vệ sinh, các bình nóng lạnh, điều hòa

để lắp đặt các công trình xây dựng, dây điện, đèn trang trí nhà ở

 Phế liệu như sắt vụn, thép vụn, mạt sắt, gỗ không đúng phẩm chất, quy cách

Căn cứ vào nguồn nhập nguyên vật liệu ta có thể chia thành các loại như sau:

 Nguyên vật liệu mua ngoài: Đây là nguồn nhập chủ yếu của doanh nghiệp Nguyên vật liệu mua ngoài có thể nhập khẩu như nhập khẩu tê, cút, ống gang dẻo từ Hàn Quốc để phục vụ thi công công trình hoặc có thể bán cho các đơn vị khác có nhu cầu

 Nguyên vật liệu tự gia công chế biến : Với các lỗ khoan khai thác nước có đường kính nhỏ dùng làm ống lọc ở giếng, các tấm thép khoan đục lỗ làm giàn mưa, doanh nghiệp tự gia công chế biến phục vụ cho quá trình thi công

 Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Với những mũi khoan lớn như mũi khoan có đường kính từ 20mm, đường ống dài từ 800 - 1000mm doanh nghiệp thuê gia công chế biến ở những đơn vị chuyên nghiệp

Ý KIẾN 2: Về việc sử dụng TK 152

Như chúng ta đã biết, xí nghiệp xây lắp cấp thoát nước số 101 có rất nhiều chủng loại nguyên vật liệu Bên cạnh việc phân loại nguyên vật liệu thành nguyên vật liệu chính, phụ thì theo em xí nghiệp nên sử dụng các tài khoản cấp hai của TK 152 để có thể quản lý một cách chặt chẽ hơn tình hình biến động của từng loại nguyên vật liệu trong xí nghiệp Cụ thể, xí nghiệp có thể sử dụng:

• TK 1521: Nguyên vật liệu chính ( xi măng, sắt, thép, ống )

• TK 1522: Vật liệu phụ (đà giáo, ván, khuôn )

• TK 1523: Nhiên liệu ( xăng, dầu, mỡ )

• TK 1524: Phụ tùng thay thế ( xăm, lốp ô tô, bạc biên )

• TK 1526: Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản (thiết bị vệ sinh, đèn trang trí, điều hoà )

• TK 1528: Phế liệu ( mạt sắt, sắt vụn )

Mặt khác vật liệu tại xí nghiệp được quản lý theo từng kho, do đó cần lập bộ mã vật liệu thống nhất để quản lý vật liệu theo từng kho

Chẳng hạn như:

TK152.1.01 Nguyên vật liệu chính ở kho A

TK 152.1.02 Nguyên vật liệu chính ở kho B

TK 152.2.01 Nguyên vật liệu phụ ở kho A

TK 152.2.02 Nguyên vật liệu phụ ở kho B

Việc phân loại một cách cụ thể, tỉ mỉ nguyên vật liệu như trên có thể cung cấp thông tin một cách đầy đủ và rõ ràng cho ban giám đốc cũng như các bộ phận có liên quan Đồng thời, khi phân loại nguyên vật liệu như vậy thì khi xác định kết quả và tính giá thành của công trình rất rõ ràng, cụ thể

Ý KIẾN 3: Về việc lập sổ danh điểm vật liệu

Sau khi phân loại và sử dụng tài khoản cấp hai của TK 152, theo em Xí nghiệp thoát nước số 2- thuộc Công ty TNHH NN một thành viên thoát nước Hà nội nên tiến hành xây dựng và lập sổ danh điểm vật liệu nhằm thống nhất tên gọi, quy cách,

kí mã hiệu của từng nguyên vật liệu trong xí nghiệp Danh điểm của nguyên vật liệu

sẽ được sử dụng để được ghi vào Thẻ kho và các Sổ chi tiết nguyên vật liệu Việc lập Sổ danh điểm nguyên vật liệu như vậy sẽ giúp cho việc quản lý nguyên vật liệu được tốt, kế toán nguyên vật liệu sẽ chính xác, tạo điều kiện thuận lợi cho việc vi tính hoá kế toán nguyên vật liệu, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời về tình hình biến động của nguyên vật liệu phục vụ yêu cầu quản lý và chỉ đạo sản xuất kinh doanh Việc lập Sổ danh diểm nguyên vật liệu ở xí nghiệp có thể được thực hiện như sau:

Đơn vị sổ danh điểm vật tư.

TT

Danh điểm

Tên vật tư ĐVT Đơn giá

HT

Ghi chú Nhóm Danh điểm

152.1.01.1 ống vật liệu:

- ống thép φ159

- ống thép φ 114

m m

170.000 101.000

152.1.02.1 Xi mang Bỉm Sơn:

- Lô 386

- Lô 412

Tấn Tấn

704.550 704.550

Ý KIẾN 4: Thay đổi phương pháp hạch toán nguyên vật liệu

Như trên đã trình bày, công tác hạch toán chi tiết quá trình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu tại xí nghiệp áp dụng phương pháp ghi thẻ song song Tuy nhiên nó chỉ phù hợp với những doanh nhiệp có ít chủng loại vật tư, nhưng trong mấy năm gần đây, quá trình hoạt động kinh doanh của xí nghiệp liên tục được mở rộng, chủng loại vật tư phong phú, mức

độ nhập xuất cao Nếu tiếp tục phương pháp này sẽ xảy ra sự ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán, khối lượng công việc cồng kềnh phức tạp Do đó cần có biện pháp

cụ thể để khắc phục tình trạng này

Để khắc phục nhược điểm khi áp dụng phương pháp thẻ song song, trên cơ sở những đặc điểm của hiện vật hiện có trong xí nghiệp, theo em kế toán vật tư nên áp dụng hạch toán chi tiết theo phương pháp sổ số dư Phương pháp này tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số lượng chính xác, kịp thời

Theo phương pháp này, ở kho thực hiện việc ghi chép tương tự như phương pháp thẻ song song, chỉ khác ở chỗ là cuối tháng trên cơ sở số liệu của thẻ kho, thủ kho lập số dư do kế toán chuyển đến

Trên phòng kế toán, kế toán vật liệu chỉ theo dõi sự biến động nhập - xuất - tồn vật liệu về mặt giá trị trên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho Số liệu giữa bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn phải phù hợp với số liệu ghi trên sổ số dư

Trình tự ghi sổ theo phương pháp này được mô tả ở phần thứ nhất Ở đây xin đưa ra một số mẫu sổ mà kế toán sử dụng theo phương pháp này

SỔ SỐ DƯ

Kho C – Quý II/ 2009

điểm

1 152.1.02.1

152.1.02.2

Tấn Tấn

30 20

21.136.500 14.091.000

50 15

35.277.500 10.568.250

0 30

0 21.136.500

Cộng

 Khi áp dụng phương pháp này đòi hỏi kế toán vật liệu phải có trình độ và tinh thần trách nhiệm cao, thủ kho phải tháo vát trong công việc và phải có trách nhiệm đén cùng số liệu đưa lên phòng kế toán

 Thực hiện ghi chép thường xuyên vào các sổ kế toán liên quan

Ý KIẾN 5: Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Hiện nay giá cả của bất kỳ loại hàng hoá nào cũng như vật liệu các loại thường xuyên không ổn định có thể tháng này vật liệu lên cao hơn tháng trước và ngược lại đã ảnh hưởng đến việc tính chính xác thực tế vật liệu mua vào và càng khó hơn cho việc hạch toán kết quả kinh doanh vì vậy để đảm bảo ổn định giá trị vật liệu tránh được cú sốc của thị trường thì chúng ta nên lập dự phòng

 Các doanh nghiệp tiến hành tính dự phòng giảm giá hàng tồn kho tại thời điểm cuối niên độ kế toán

Trường hợp số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn năm trước

số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên đọ kế toán năm trước, thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm, ghi:

Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán

Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Trường hợp số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán năm trước, thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, ghi:

Nợ TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Có TK 632 - Giá vốn hàng bán

 Chỉ trích dự phòng đối với nhiều mặt hàng tồn kho mà giá thị trường giảm xuống

so với giá gốc

 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tính riêng cho từng mặt hàng không lấy phần tăng của mặt hàng này để bù phần giảm giá của mặt hàng khác

 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho chỉ được tính theo khối lượng hàng tồn kho thực

tế tại thời điểm tính dự phòng

Mức tính dự phòng =

số lượng hàng tồn kho bị giảm giá

x Giá trị hàng tồn kho trên sổ

-Giá trị hàng tồn kho trên thị trường

TK sử dụng:

TK159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”

Bên nợ: Hoàn nhập dự phòng

Bên có: Trích lập dự phòng

Dư có: dự phòng đã trích chưa hoàn nhập

Ý kiến 6: Trang bị và sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán nguyên vật liệu

Với một khối lượng tương đối nhiều trong công việc sản xuất kinh doanh như hiện nay của

xí nghiệp việc vi tính hoá công tác kế toán là một trong những công việc rất cần thiết cho phòng kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng vì thế để giúp các nhân viên

kế toán nhanh chóng thích nghi với sử dụng trên máy vi tính xí nghiệp định kỳ cho các nhân viên đi dự lớp bồi dưỡng kiến thức về sử dụng máy vi tính và các phần mềm kế toán

để nhân viên kế toán sẽ hoàn chỉnh theo hình thức nhật ký chung, theo đó mọi nghiệp vụ