Thiết lập quy trình kiểm soát nợ phải thu tại công ty cổ phần điện nước an giang

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP THIẾT LẬP QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN NƯỚC AN GIANG SINH VIÊN THỰ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

THIẾT LẬP QUY TRÌNH KIỂM SOÁT

NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

ĐIỆN NƯỚC AN GIANG

SINH VIÊN THỰC HIỆN: PHẠM TRẦN PHƯƠNG THẢO

MSSV: DTC142320 LỚP: DH15TC NGÀNH: TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP

AN GIANG, THÁNG 4 NĂM 2018

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

THIẾT LẬP QUY TRÌNH KIỂM SOÁT

NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

ĐIỆN NƯỚC AN GIANG

SINH VIÊN THỰC HIỆN: PHẠM TRẦN PHƯƠNG THẢO

MSSV: DTC142320 LỚP: DH15TC NGÀNH: TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP

GVHD: Th.S TRẦN ĐỨC TUẤN

AN GIANG, THÁNG 4 NĂM 2018

ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO THỰC TẬP CỦA GIẢNG VIÊN

ii

LỜI CẢM TẠ

Để hoàn thành báo cáo thực tập này trước hết em xin gửi đến quý thầy, cô giáo trong khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh trường Đại học An Giang lời cảm ơn chân thành Đặc biệt, em xin gửi đến thầy Trần Đức Tuấn, người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành báo cáo thực tập này lời cảm ơn sâu sắc nhất

Em xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh Đạo, các phòng ban của Công ty cổ phần Điện nước An Giang, đã tạo điều kiện thuận lợi cho em được tìm hiểu thực tiễn trong suốt quá trình thực tập tại công ty Cuối cùng em xin cảm ơn các anh chị phòng Kế toán của công ty cổ phần Điện nước An Giang đã giúp

đỡ, cung cấp những số liệu thực tế để em hoàn thành tốt báo cáo thực tập tốt nghiệp này

Đồng thời nhà trường đã tạo cho em có cơ hội được thực tập nơi mà em yêu thích, cho em bước ra đời sống thực tế để áp dụng những kiến thức mà các thầy cô giáo đã giảng dạy Qua công việc thực tập này em nhận ra nhiều điều mới mẻ và bổ ích trong việc kinh doanh để giúp ích cho công việc sau này của bản thân Vì kiến thức bản thân còn hạn chế, trong quá trình thực tập, hoàn thiện báo cáo này em không tránh khỏi những sai sót, kính mong nhận được những ý kiến đóng góp từ thầy cũng như quý công ty

Sinh viên thực hiện

Phạm Trần Phương Thảo

MỤC LỤC

Trang

DANH MỤC BẢNG iv

DANH MỤC HÌNH v

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT vi

1 LỊCH LÀM VIỆC CÓ NHẬN XÉT VÀ KÝ XÁC NHẬN CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN MỖI TUẦN 1

2 GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP 2

3 MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TẠI ĐƠN VỊ THỰC TẬP 4

4 NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CÔNG 5

4.1 Tên công việc 5

4.2 Nội dung công việc được phân công 5

4.3 Phương pháp thực hiện công việc được phân công 5

5 BÁO CÁO KẾT QUẢ VỀ THIẾT LẬP QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỢ PHẢI THU 6

6 KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC QUA ĐỢT THỰC TẬP 7

6.1.Những nội dung kiến thức nào được củng cố 7

6.2 Những kỹ năng cá nhân, giữa các cá nhân và thực hành nghề nghiệp

nào đã học hỏi được 8

6.3 Những kinh nghiệm hoặc bài học thực tiễn nào đã được tích lũy 9

6.4 Chi tiết các kết quả công việc mà mình đã đóng góp cho đơn vị thực tập 10

TÀI LIỆU THAM KHẢO 11

iv

DANH MỤC BẢNG

Trang

Bảng 1 Qui mô tài sản của CTCP Điện nước An Giang năm 2017 4

DANH MỤC HÌNH

Trang

Hình 1 Tình hình hoạt động DT, CP và LN trong 3 năm 2015 – 2017

3

Hình 2 Tỷ suất lợi nhuận trong 3 năm 2015 – 2017 3

Hình 3 Cấu trúc nguồn vốn năm 2017 4

Hình 4 Quy trình kiểm soát nợ phải thu của khách hàng 7

vi

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

Ký hiệu viết tắt Tên đầy đủ

1 LỊCH LÀM VIỆC CÓ NHẬN XÉT VÀ KÝ XÁC NHẬN CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN MỖI TUẦN

Tuần Ngày Nội dung công việc được phân công

22/01-28/01/2018

Trưởng phòng giới thiệu và làm quen các nhân viên trong văn phòng, biết được người hướng dẫn trong quá trình thực tập

29/01-4/02/2018 Xem các hồ sơ liên quan đến khoải phải thu

5/02/-11/02/2018 Giao nhận các hóa đơn về các Xí nghiệp

4 26/02-4/3/2018 Kiểm tra hóa đơn

5 05/3-11/3/2018 Đi thu tiền điện, nước trực tiếp tại nhà khách

hàng

12/03-18/03/2018

Đi thu tiền điện, nước trực tiếp tại nhà khách hàng

19/03-25/03/2018 Phân loại kiểm tra các hóa đơn còn tồn đọng

26/03-01/4/2018 Đi thu tiền các hóa đơn tồn đọng

Xác nhận của GVHD

2

2 GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP

 Tên doanh nghiệp: CÔNG TY CỔ PHẨN ĐIỆN NƯỚC AN GIANG

 Tên tiếng anh: AN GIANG POWER AND WATER SUPPLY JOINT STOCK COMPANY

 Tên viết tắt: POWACO

 Địa chỉ: Số 821 Trần Hưng Đạo, tổ 13, khóm Bình Thới 1, phường Bình Khánh, TP Long Xuyên, tỉnh An Giang

 Số điện thoại: 0296.3856100 Fax: 0296.3857800

 Công ty cổ phần Điện Nước An Giang tiền thân là Ban Quản Lý và Phát triển Điện Nước Nông thôn An Giang Lúc đầu có nhiệm vụ triển khai thi công đường dây cao thế ở hầu hết các huyện, thị trong tỉnh An Giang Sau khi được sự chỉ định của UBND tỉnh An Giang, công ty đã tiến hành cổ phần hóa và cổ đông lớn nhất thuộc về UBND tỉnh An Giang Công ty bắt đầu hoạt động từ tháng 03/2011 với mã số thuế là 1600249791 do Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp với số vốn điều lệ là 486.6 tỉ đồng

 Về lĩnh vực hoạt động bao gồm:

Sản xuất, truyền tải và phân phối điện

Khai thác, xử lý và cung cấp nước

Lắp đặt hệ thống điện

Lắp đặt hệ thống cấp nước, thoát nước, lò sưởi và điều hòa không khí Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc chủ sở hữu, chủ sử dụng hoặc

đi thuê

 Đối với việc kinh doanh điện, nước thì đây là mặt hàng thuộc lĩnh vực tiện ích với mong muốn được cung cấp điện và nguồn nước sạch tới mọi gia đình đặc biệt là những gia đình ở vùng sâu vùng xa Công ty đã không ngừng nâng cấp, chủ trương xây dựng mở rộng và phát triển các đường dây, các hệ thống cùng với các dự án truyền tải và phân phối điện, xử lý và cung cấp nước

 Cơ cấu tổ chức: Công ty cổ phần nào nhìn chung cũng đều có cơ cấu tổ chức như nhau, công ty cổ phần Điện Nước An Giang cũng không ngoại lệ với cơ cấu tổ chức chính gồm: Đại Hội Đồng Cổ Đông, Hội Đồng Quản Trị, Ban Kiểm Soát, Ban Điều Hành, các phòng chức năng Ngoài ra còn có các Xí nghiệp điện nước chịu sự giám sát của các phòng chức năng

 Giới thiệu khái quát về tài chính của doanh nghiệp

Tình hình hoạt động kinh doanh

ĐVT: Tỉ đồng

Hình 1 Tình hình hoạt động DT, CP, LN trong 3 năm 2015 – 2017

Nguồn: http://finance.vietstock.vn/

Tỉ suất lợi nhuận

ĐVT: %

Hình 2 Tỷ suất lợi nhuận trong 3 năm 2015 – 2017

Nguồn: http://finance.vietstock.vn/

1201

1322

1401

173

107 0

200

400

600

800

1000

1200

1400

1600

Doanh thu Chi phí Lợi nhuận Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017

4.67

6.47

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

ROS ROA ROE

4

Qui mô tài sản và cấu trúc nguồn vốn

Bảng 1 Qui mô tài sản năm 2017

ĐVT: Tỉ đồng

Chỉ tiêu Số liệu

Nguồn: http://finance.vietstock.vn/

Tài sản lưu động 272

Tài sản cố định 2.038

Tổng tài sản 2.310

Nguồn: http://finance.vietstock.vn/

3 MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TẠI ĐƠN VỊ THỰC TẬP

Điều kiện làm việc: Để đảm bảo năng suất lao động cao và an toàn cho

CBCNV thì công ty luôn trang bị các công cụ bảo hộ lao động, bình chữa cháy

ở trước phòng làm việc, có nhiều lối thoái hiểm khi xảy ra sự cố Cơ sở vật chất, trang thiết bị đáp ứng được nhu cầu làm việc của các nhân viên trong văn phòng, mỗi nhân viên đều được trang bị bàn làm việc, máy vi tính và được phân công công việc cụ thể Để đáp ứng nhu cầu công việc thì mỗi phòng làm việc đều có máy lạnh, máy in, máy photo, bàn ghế, giá đựng hồ sơ,… tạo cảm giác thoải mái khi làm việc Thời gian làm việc bắt đầu từ thứ hai đến thứ sáu: Sáng bắt đầu từ 7 giờ 30 đến 11 giờ, chiều 13 giờ đến 17 giờ Thứ bảy làm việc buổi sáng (chiều thứ bảy, chủ nhật và ngày lễ được nghỉ theo quy định)

Văn hóa ứng xử và nội quy: Tác phong làm việc chuyên nghiệp thể hiện

sự tận tình, chu đáo với khách hàng, đối tác Trong khi nói chuyện với mọi người phải nói ngắn gọn, rõ ràng, không ảnh hưởng đến những người xung quanh, giọng nói vui vẻ, tích cực thể hiện sự sẵn sàng giúp đỡ Chăm chỉ, tập trung trong làm việc, sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp hoàn thành nhiệm vụ Nghiêm túc trong công việc, làm đúng các yêu cầu được giao, đúng hẹn với đồng nghiệp, khách hàng, đối tác Xưng hô theo chức danh đối với người có chức vụ, xưng hô bằng tên đối với người cùng trang lứa, đối với người lớn tuổi nên dùng đại từ nhân xưng, không nên xưng hô theo kiểu gia đình Khi đi làm phải mặc đồng phục quy định, khi rời vị trí làm việc phải báo cáo cho cán

bộ quản lý phòng, ban Không được la cà đến các phòng, ban khác ảnh hưởng đến công việc của người khác

Chính sách của công ty: Để tạo điều kiện cho các nhân viên nổ lực, cố

gắng trong công việc thì công ty luôn có các chính sách khen thưởng, phúc lợi trong quá trình làm việc Những CBCNV làm việc có hiệu quả cao, chất lượng phục vụ tốt thì Ban giám đốc căn cứ vào kết quả lao động, quy chế của công ty

để xét thưởng Các CBCNV trẻ trung và năng động luôn được trau dồi kỹ năng, kinh nghiệm từ những chính sách đào tạo của công ty Công ty luôn tạo điều kiện cho người lao động được học tập, nâng cấp kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ Công ty thường xuyên cử cán bộ tham gia các khóa tập huấn, đào tạo ngắn ngày và dài ngày về các nghiệp vụ kinh doanh, đồng thời tổ chức những lớp tập huấn phổ biến công nghệ cho cán bộ kỹ thuật

Tương tác giữa các nhân viên trong phòng, ban: Công việc được thực

hiện theo các khâu, mắc xích với nhau theo hệ thống Vì thế đòi hỏi các nhân viên cởi mở, vui vẻ, hòa đồng với nhau khi thực hiện công việc nên việc trao đổi trở nên dễ dàng hơn, nâng cao hiệu quả trong quá trình làm việc

4 NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CÔNG

4.1 Tên công việc

Tên công việc được phân công: Đi thu tiền khách hàng, kiểm tra hóa đơn 4.2 Nội dung công việc được phân công

Giao nhận các hóa đơn về Xí nghiệp

Kiểm tra hóa đơn

Đi thu tại nhà khách hàng

Xử lý nợ tồn thu

4.3 Phương pháp thực hiện công việc được phân công

Giao nhận các hóa đơn về Xí nghiệp

Được sự cho phép của Trưởng phòng Kế toán và nhân viên hướng dẫn khi

đã có kế hoạch cho từng thu ngân, được Giám đốc Xí nghiệp ký duyệt gồm:

Số lượng hóa đơn dự kiến phải thu trong tháng, tổng số tiền phải thu, địa điểm thu, số tiền thu mỗi ngày, thời gian nhận hóa và thời gian nộp tiền Phân loại các hóa đơn cho các Xí nghiệp Sau khi phân loại xong phải báo cáo lại cho

Kế toán Trưởng kiểm tra lại và trình Giám đốc Xí nghiệp ký duyệt

Kiểm tra hóa đơn

6

Khi hóa đơn được giao để chuẩn bị đi thu tiền khách hàng thì kiểm tra xem hóa đơn đó có đầy đủ chưa, có thiếu sót gì không có thể đem ra đối chiếu số tiền thu nộp cuối kỳ với hóa đơn giao nhận, xác định đúng, thừa thiếu, nếu thừa nêu rõ lý do, nếu thiếu phải nộp tiền tiếp số tiền thiếu vào Xí nghiệp

Đi thu tại nhà khách hàng

Đi thu tiền điện, nước theo lộ trình được phân công, thu ngân đến nhà khách hàng lần 1, nếu không thu tiền được, thu ngân gửi giấy báo “Giấy báo tiền Điện (lần 1)”; “Giấy báo tiền Nước” tiền tiêu thụ điện nước cho khách hàng (Thu ngân phải ghi rõ ngày gửi giấy báo)

Đến nhà khách hàng thu tiền điện, nước lần 2, nếu không thu được tiền, thu ngân gửi giấy báo thông báo thanh toán tiền điện, nước cho khách hàng và thu ngân phải ghi rõ ngày hạn chót tiền điện, nước để khách hàng đến Xí nghiệp thanh toán

Xử lý nợ tồn thu

Đối với khách hàng còn ở địa phương có khả năng thanh toán nhưng không chịu thanh toán, trường hợp này ngoài việc cắt điện, Xí nghiệp phải xử lý không cho các hộ khác câu chuyền qua, (Xí nghiệp phải nhắc nhở hộ cho câu chuyền) Tùy theo số tiền điện, nước mà khách hàng nợ dưới 1.000.000 đồng (một triệu đồng), Phòng Kế toán tổng hợp danh sách trình Giám đốc Xí nghiệp làm văn bản báo cáo chính quyền địa phương (UBND xã, phường, thị trấn,…)

để hỗ trợ thu tiền Nếu khách hàng còn nợ tiền điện, nước lớn hơn 1.000.000 đồng (một triệu đồng) Xí nghiệp lập hồ sơ chuyển đến cơ quan pháp luật để xử

lý theo từng trường hợp cụ thể

5 BÁO CÁO KẾT QUẢ VỀ THIẾT LẬP QUY TRÌNH KIỂM SOÁT

NỢ PHẢI THU

Nội dung chính: Công ty bán các sản phẩm như: mua bán vật tư, thu tiền

sử dụng điện nước, các chi phí trả trước hay tạm ứng cho các công trình xây dựng và cải tạo điện, nước cho khách hàng,… sau đó bên bộ phận giao hàng

sẽ giao nhận cho khách hàng Khi giao hàng sẽ ghi nhận doanh thu và thu tiền đối chiếu công nợ khi thu tiền Điều đó làm phát sinh các khoản phải thu mà muốn thu hồi được vốn về đúng hạn thì cần phải thiết lập quy trình kiểm soát

nợ phải thu như sau:

Hình 4 Quy trình kiểm soát nợ phải thu của khách hàng

Nguồn: Phỏng vấn trực tiếp Kế toán công nợ

Thực trạng về quy trình kiểm soát nợ phải thu: Việc tiếp cận thông tin

khách hàng hàng chưa được cung cấp đầy đủ, khó kiểm soát các hợp đồng của khách hàng Việc bán hàng nhiều thì không kiểm soát, phân loại được các mặt hàng khi bán ra Lập phiếu thu đơn giản có thể xảy ra tranh chấp về việc thu tiền hoặc chưa thu Bên cạnh đó việc thu tiền trở nên khó khăn khi khách hàng bận, vắng nhà Có quá nhiều các hồ sơ, tài liệu thì việc sắp xếp lưu hồ chưa ngăn nắp nên việc tìm kiếm trở nên khó khăn

Nhận xét, đề xuất: Công việc chưa thực hiện theo quy trình nên hiệu quả

tạo ra không cao Khi thực hiện theo quy trình được đưa ra thì việc tìm kiếm thông tin và phân loại khách hàng dễ hơn khi cần thiết Việc bán hàng khi xuất kho phải chứng kiến tận mắt trong quá trình bán Nên phân loại khách hàng trong việc thu tiền như: thu tại nhà khách hàng, hay thu qua kho bạc để tránh trường hợp mất thời gian Đối chiếu kiểm tra số liệu không chỉ có trên giấy mà còn có trên phần mềm máy vi tính để có thể so sánh, đối chiếu tránh trường hợp gian lận, sai sót Việc lưu hồ sơ thì sắp xếp các hồ sơ theo năm, viết giấy ghi chú dán vào các hồ sơ để dễ dàng tìm kiếm

6 KẾT QUẢ ĐẠT ĐƢỢC QUA ĐỢT THỰC TẬP

6.1 Những nội dung kiến thức nào đƣợc củng cố

Trong quá trình thực tập ngoài việc được tiếp xúc với môi trường làm việc chuyên nghiệp ra thì bản thân cũng áp dụng và củng cố phần nào đó kiến thức chuyên môn gồm: Vận hành và xử lý chính sách tín dụng, kiến thức về giám

sát nợ phải thu, các quy định về thuế, các chuẩn mực kế toán,…

Vận hành và xử lý chính sách tín dụng: Chính sách tín dụng ảnh hưởng

rất quan trọng tới tới doanh thu, khoản phải thu và thời gian trả nợ của công

ty Quản lý tốt chính sách tín dụng sẽ giảm được các khoản nợ quá hạn thu từ khách hàng và giúp công ty tránh được các rủi ro về thanh toán

Thu tiền

Đối chiếu, kiểm tra số liệu báo cáo Lưu hồ sơ

8

Các kiến thức về giám sát nợ phải thu: Các khoản phải thu bình quân, kỳ

thu tiền bình quân, các tỉ số khoản phải thu trên doanh thu, lập báo cáo thời hạn thu tiền, các khoản phải thu quá hạn

Các quy định về thuế, các chuẩn mực Kế toán: Trong quá trình ghi chép

trên các phần mềm phải tuân thủ các luật Kế toán cho nghiệp vụ khoản phải thu tại công ty, khi ghi doanh thu thì phải có nghiệp vụ thực tế phát sinh và số tiền thực thu, còn đối với các vật tư điện nước nếu kho vật tư thực tế chưa thu tiền thì chưa ghi nhận doanh thu cho khoản đó mà phải ghi về tài khoản phải thu Đối với các hóa đơn thu tiền điện nước thì có quy định mức thuế suất rõ ràng Cụ thể là 10% đối với điện và 5% với nước

6.2 Những kỹ năng cá nhân, giữa các cá nhân và thực hành nghề nghiệp nào đã học hỏi đƣợc

Qua hai tháng thực tập không những giúp bản thân áp dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn mà còn trau dồi được những kỹ năng cần thiết trong công việc đó là:

Kỹ năng giao tiếp, ứng xử: Trong quá trình thực tập giao tiếp mạch lạc, tự

tin khi thu tiền khách hàng cũng là yếu tố quan trọng tạo niềm tin, sự khéo léo trong công việc Giao tiếp hiệu quả không phải là nói nhiều mà phải tuỳ từng hoàn cảnh để có cách giao Bên cạnh đó cách trả lời cũng cần thể hiện sự chậm rãi, từ tốn thân thiện vui vẻ

Kỹ năng sắp xếp, quản lý thời gian: Khi thực tập đặc biệt là thu tiền

khách hàng tác giả nên sắp xếp thời gian một cách khoa học, theo thứ tự ưu tiên và xác định thời gian cụ thể để thực hiện công việc đó, quản lí thời gian chặt chẽ không lãng phí Đừng để công việc không quan trọng làm mất nhiều thời gian mà hãy đặt nó vào việc quan trọng hơn

dù ở bất kỳ môi trường làm việc nào cũng sẽ có lúc phải làm việc nhóm Để tạo sự kết hợp hài hòa với các thành viên trong đội để có được kết quả cuối cùng tốt nhất Đặc biệt là việc thu tiền của các hóa đơn điện nước Một mình thì không bao giờ thu hết tiền của từng hộ gia đình trong tỉnh An Giang này Vậy kỹ năng làm việc nhóm rất cần thiết, là cơ hội để bạn thể hiện năng lực,

sự nhiệt tình của bản thân trong công việc chung

Kỹ năng giải quyết vấn đề: Trong quá trình thực tập sẽ có những vấn đề

phát sinh Khi thu tiền khách hàng thiếu, thừa thì đừng hốt hoảng mà phải bình tĩnh nhớ lại xem mình có lấy thiếu tiền hay đưa nhầm tiền cho khách hàng hay