Mô tả quy trình bán hàng tại công ty cổ phần dược phẩm agimexpharm

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP MÔ TẢ QUY TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM NGÀNH: KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP An Giang, Ngà

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

MÔ TẢ QUY TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM

NGÀNH: KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP

An Giang, Ngày 11 Tháng 04 Năm 2018

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

MÔ TẢ QUY TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM

NGÀNH: KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP

An Giang, Ngày 11 Tháng 04 Năm 2018

ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO THỰC TẬP

MỤC LỤC

Trang

ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO THỰC TẬP i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC BẢNG iv

DANH MỤC HÌNH ẢNH iv

DANH MỤC SƠ ĐỒ iv

DANH MỤC LƯU ĐỒ v

KÝ HIỆU LƯU ĐỒ vi

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vii

1 NHẬT KÝ THỰC TẬP 1

2 GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP 3

2.1 THÔNG TIN KHÁI QUÁT VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP 3

2.2 CƠ CẤU BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM AGIMEXPHAMR 4

2.2.1 Sơ đồ tổ chức quản lý tại Công ty 4

2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban 5

2.3 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 6

2.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 6

2.3.2 Chức năng và nhiêm vụ của phòng Kế toán 6

2.3.3 Chính sách, chế độ kế toán và hình thức sổ kế toán 8

3 BÁO CÁO KẾT QUẢ TÌM HIỂU VỀ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG VÀ MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM AGIMEXPHARM 10

3.1 MÔ TẢ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY 10

3.1.1 Hoạt động bán hàng tại Công ty 10

3.1.2 Sơ đồ kế toán bán hàng và hàng bán bị trả lại tại Công ty áp dụng 10

3.1.3 Bảng mô tả hoạt động kế toán bán hàng 11

3.1.4 Lưu đồ kế toán hoạt động bán hàng 13

3.1.5 Nghiệp vụ và hạch toán quy trình bán hàng 16

3.2 MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM

AGIMEXPHARM 19

3.3 NHẬN XÉT 19

3.3.1 Ưu điểm 20

3.3.2 Nhược điểm 21

4 CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CÔNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM AGIMEXPHARM 22

5 PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM AGIMEXPHARM 23

6 KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC QUA ĐỢT THỰC TẬP 23

6.1 NỘI DUNG KIẾN THỨC ĐƯỢC CỦNG CỐ 23

6.1.1 Hoạt động bán hàng 23

6.1.2 Quy trình doanh thu 24

6.2 NHỮNG KỸ NĂNG CÁ NHÂN, GIỮA CÁC CÁ NHÂN VÀ THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP ĐÃ ĐƯỢC HỌC HỎI 25

6.2.1 Những kỹ năng cá nhân, giữa các cá nhân 25

6.2.2 Những kỹ năng thực hành nghề nghiệp được học hỏi 25

6.2.3 Kinh nghiệm thực tiễn đã được tích lũy 26

6.2.4 Chi tiết các kết quả công việc đã đóng góp cho Công ty 26

DANH MỤC BẢNG

Trang

Bảng 1: Bảng Tổng hợp chứng từ gốc cùng loại từ ngày19/01/2018 đến 05/ 02/2018 18

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Trang

Hình 1: Hình ảnh nghiệp vụ 1 16

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Trang

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty 4

Sơ đồ 2: Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công ty 6

Sơ đồ 3 : Sơ đồ hình thức kế toán trên máy vi tính (theo chứng từ ghi sổ) 9

Sơ đồ 4: Sơ đồ kế toán giá vốn hàng bán 10

Sơ đồ 5:Sơ đồ kế toán hàng bán và cung cấp dịch vụ 11

Sơ đồ 6: Sơ đồ kế toán các khoản giảm trừ 11

Sơ đồ 7: Sơ đồ mô tả quy trình bán hàng 12

Sơ đồ 8: Sơ đồ mô tả quy trình theo dõi công nợ 12

DANH MỤC LƯU ĐỒ Trang Lưu đồ 1: Lưu đồ quy trình hoạt động bán hàng 13

Lưu đồ 2: Lưu đồ quy trình hoạt động giao hàng 14

Lưu đồ 3: Lưu đồ quy trình theo dõi công nợ khách hàng 15

Nhập liệu

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

CTy Công ty CTCP Công ty Cổ phần

CT TNHH Công ty trách nhiệm hữu hạn

DP Dược phẩm GVHD Giáo viên hướng dẫn

KD Kinh doanh TSCĐ Tài sản cố định HĐQT Hội đồng quản trị

PP Phương pháp GTGT Giá trị gia tăng BPBH Bộ phận bán hàng

1 NHẬT KÝ THỰC TẬP

( Kế hoạch trước và sau tết) Tuần Thời gian Công Việc Dự Tính Nhận Xét Của GV Hướng Dẫn

1 Từ 22-01 đến 28-01

-Tìm hiểu sơ lược về công ty, nơi mình thực tập – CT CPDP

AGIMEXPHARM

- Xem lại sách nguyên lí kế toán

- Tìm hiểu lại những vấn đề liên quan đến hoạt động bán hàng

- Gửi đơn xác nhận thực tập đến đơn

- Làm quen với các anh chị trong đơn

vị nơi mình thực tập

3 Từ 05-02 đến 11-02

-Báo cáo tình hình thực tập đến GVHD

- Tìm hiểu rõ hơn về công việc thực tập và các vấn đề liên quan

- Thực hiện những công việc có thể được nhờ và được giao để học hỏi thêm kinh nghiệm

4 Từ 12-02 đến 18-02 Nghỉ tết

5

Từ 19-02 đến 25-02 Nghỉ tết

6 Từ 26-02 đến 04-03

- Xin đi quan sát làm sao để có những mẫu chứng từ nhƣ: phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT tại quầy bán hàng

- Xem quy trình bán hàng tại quầy thuốc của Công ty để đối chiếu với quy trình có sẳn tại đơn vị thực tập

- Xin những bộ chứng từ có liên quan đến hoạt động bán hàng tại đơn vị

- Sẽ xin photo, đóng cuốn và sắp xếp các chứng từ để quan sát và học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm

7 Từ 05-03 đến 11-03

-Báo cáo tình hình thực tập và những công việc cần làm gì đến GVHD

- Xin 3 đến 4 nghiệp vụ khác nhau để thấy đƣợc cách ghi sổ liên quan đến hoạt động bán hàng

- Tổng hợp các bản câu hỏi và những thắc mắc liên quan đến quy trình bán hàng

- Lập bảng nháp của bài báo cáo

- Quan sát cô Thu Hồng làm những

gì và ghi những gì

8 Từ 12-03 đến 18-03

- Xin lịch rảnh của chị Ngọc và hẹn chị Ngọc để hỏi những vấn đề mình không hiểu hoặc thắc mắc

- Hoàn thiện bản nháp của bài báo cáo

- Thực hiện hết các công việc đƣợc giao và quan sát học hỏi thêm những kinh nghiệm, tích lũy kiến thực, trao dồi các kiến thức

9 Từ 19-03 đến 25-03

-Hoàn thành và nộp bản nháp và báo cáo tình hình thực tập đến GVHD

- Nộp bản chính thức cho GVTT

2 GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP

2.1 THÔNG TIN KHÁI QUÁT VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP

- Tên giao dịch: CÔNG TY CỔ PHẦN DƢỢC PHẨM AGIMEXPHARM

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh lần đầu do Sở KH&ĐT Tỉnh An Giang cấp ngày 03 tháng 06 năm 2004 và đăng ký thay đổi lần thứ 11 số 1600699279

do Sở Kế hoạch & Đầu tƣ Tỉnh An Giang cấp ngày 24 tháng 7 năm 2015

- Vốn điều lệ đăng ký: 43.558.800.000 đồng

- Vốn đầu tƣ của chủ sỡ hữu: 39.5599.400.000 đồng

- Địa chỉ: 27, Nguyễn Thái Học, P.Mỹ Bình, TP Long Xuyên, Tỉnh An Giang

+ Tinh dầu thảo dƣợc

+ Thuốc, hóa dƣợc và dƣợc liệu

- Địa bàn kinh doanh:

+ Đồng Bằng Sông Cửu Long,

+ TP Hồ Chí Minh,

+ Một số tỉnh miền Trung, miền Bắc

P.TGĐ QUẢN LÝ CHẤT

LUỢNG P.TGĐ THUỜNG TRỰC

GĐ ĐẢM BẢO CHẤT LUỢNG

GĐ KIỂM TRA CHẤT LUỢNG

NHÓM NCPT (RD)

GĐ KỸ THUẬT – CƠ

ĐL

Q.QĐ XUỞNG SẢN XUẤT

2.2.1 Sơ đồ tổ chức quản lý tại Công ty

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty

(Nguồn: Phòng Kế Toán)

2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban

- Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty

có những trách nhiệm chính: thảo luận và phê chuẩn những chính sách dài hạn

và ngắn hạn về phát triển của Công ty, quyết định về cơ cấu vốn, bầu ra bộ máy quản lý và điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

- Hội đồng quản trị là cơ quan quản trị Công ty, có toàn quyền nhân danh

Công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại Hội Đồng Cổ Đông mà không được ủy quyền

- Ban Kiểm soát: là cơ quan có nhiệm vụ giúp Đại Hội Đồng Cổ Đông

giám sát và đánh giá kết quả hoạt động sản xuất và kinh doanh của Công ty một cách khách quan nhằm đảm bảo lợi ích cho các cổ đông

- Ban Giám đốc: chịu trách nhiệm điều hành, quản lý toàn bộ hoạt động

của Công ty, quyết định về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Công ty, chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các quyết định của Hội Đồng Quản Trị về phương án kinh doanh và phương án đầu tư của Công ty

- Phòng Tổ chức hành chính: có nhiệm vụ quản lý hồ sơ cán bộ công

nhân viên, quản trị hành chánh văn thư lưu trữ, tuyển dụng, giải quyết các vấn

đề về tiền lương, chế độ chính sách cho công nhân viên, công tác đời sống và trật tự, an toàn công ty

- Phòng Kinh doanh: Lập các hợp đồng kinh tế, theo dõi và thống kê quá

trình sản xuất kinh doanh,phụ trách các quầy thuốc, hiệu thuốc, đại lý

- Phòng Kế toán: có nhiệm vụ hạch toán, phân bổ chi phí, tổng hợp,

quyết toán theo Luật kế toán đã ban hành Lập báo cáo sản xuất, báo cáo tài chính đúng kỳ

- Phòng Nghiên cứu phát triển: đảm nhận vai trò nghiên cứu, xây dựng

công thức, quy trình sản xuất thuốc mới đồng thời kết hợp với phân xưởng sản xuất, phòng kiểm tra chất lượng để nghiên cứu, khắc phục những thay đổi liên quan đến quy trình sản xuất

- Phòng Đảm bảo chất lượng: có nhiệm vụ quản lý hệ thống chất lượng

của công ty bao gồm: theo dõi, giám sát nhằm đảm bảo cho ra những sản phẩm luôn luôn đạt tiêu chuẩn chất lượng Việt Nam quy định

- Xưởng sản xuất: là một phân xưởng chuyên sản xuất dược phẩm do

trưởng phân xưởng điều hành, có nhiệm vụ sản xuất sản phẩm dược theo kế hoạch sản xuất của công ty

- Kho: bộ phận kho có nhiệm vụ tồn trữ, bảo quản nguyên liệu và thành

phẩm theo đúng những tiêu chuẩn và điều kiện quy định

Kế toán tập hợp chi phí

Kế toán Giá thành

Kế toán công

nợ bán

Kế toán công

- Phòng Kiểm tra chất lượng: có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, kiểm

nghiệm chất lượng nguyên vật liệu, hàng hóa, thành phẩm sản xuất khi nhập kho và xuất kho

- Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh/Thành phố Đà Nẵng: có chức

năng chủ yếu là kinh doanh, giao thuốc cho các nhà phân phối tại khu vực Thành phố Hồ Chí Minh/ Thành phố Đà Nẵng và các tỉnh lân cận, làm đầu mối trong việc nghiên cứu thị trường, tiêu thụ sản phẩm, kiểm tra và quản lý công nợ

- Các nhà thuốc: có chức năng bán hàng của Công ty sản xuất, tư vấn cho

khách hàng về chất lượng cũng như cách sử dụng thuốc cho người tiêu dùng

2.3 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÔNG TY

2.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

tế, tài chính của Công ty, Phòng Kế toán là một bộ phận tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc quản lý tài chính, kiểm tra và giám sát tình hình sử dụng

vốn và khả năng huy động nguồn vốn và khả năng huy động nguồn vốn vào hoạt động sản xuất KD của Công ty

- Nhiệm vụ:

+ Tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với quy định của Nhà nước, tổng công

ty, công ty và đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị

+ Theo dõi và quản lý chặc chẽ các nguồn thu của đơn vị, tình hình trích lập, tiếp nhận, quản lý và sử dụng các quỹ

+ Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế và các khoản khác cho Nhà nước theo quy định

+ Thực hiện việc kiểm kê TSCĐ, vật tư vốn bằng tiền, công nợ định kỳ hoặc đột xuất theo quy định và theo hướng dẫn của Công ty

+ Theo dõi, hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện các chế độ quản lý và chỉ tiêu tài chính tại các tổ, đội, phân xưởng trực thuộc công ty

+ Lập và gửi BCTC định kỳ, quý, năm và các báo cáo khác cho Công ty

và các cơ quan quản lý Nhà nước theo quy định

- Chức năng và nhiệm vụ của nhân viên phòng kế toán:

+ Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm trước HĐQT và Ban Giám đốc về mọi hoạt động của phòng kế toán Báo cáo và theo dõi tình hình tài chính của Công

ty

+ Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ tổng hợp các chứng từ, tài liệu, số liệu

để lập các báo cáo tài chính, nhằm phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp Thường xuyên kiểm tra, theo dõi việc mở sổ, ghi chép các nghiệp vụ

+ Kế toán công nợ bán: theo dõi nợ mà khách hàng phải trả, nợ quá hạn,

nợ trong hạn

+ Kế toán công nợ mua: theo dõi các khoản nợ do mua hàng hóa

+ Thủ quỹ: quản lý tiền mặt tại Công ty

2.3.3 Chính sách, chế độ kế toán và hình thức sổ kế toán

- Chế độ kế toán:Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành kèm

theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC, ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính về

việc ban hành Thông tư “Hướng dẫn Chế độ kế toán Doanh nghiệp”

+ Kỳ kế toán: Kỳ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 và kết

thúc ngày 31 tháng 12 hàng năm

+ Đơn vị tiền tệ ghi sổ kế toán: Là Đồng Việt Nam (VND)

+ PP khấu hao TSCĐ: theo PP đường thẳng, theo quy định Thông tư số 45/2013/TT-BTC ngày 25/04/2013 của Bộ Tài Chính

+ PP kê khai và nộp thuế GTGT: theo PP khấu trừ

+ Chu kỳ sản xuất kinh doanh thông thuờng: Không quá 12 tháng

+ Công ty đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định của Chuẩn mực kế toán Việt Nam, các Thông tư huớng dẫn và Chế độ kế toán doanh nghịêp do Bộ Tài Chính ban hành trong việc lập và trình bày báo cáo tài chính

- Chính sách kế toán

+ Chính sách kế toán đối với hàng tồn kho:

 Hàng tồn kho được xác định trên cơ sở giá gốc Giá gốc hàng tồn khi bao gồm chi phí mua hàng, chi phí sản xuất và các khoản chi phí liên quan trực tiếp khá phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại

 Phương pháp tính giá trị hàng tồn: Bình quân gia quyền cuối kỳ

 Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên

 Phương pháp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng Cuối niên

độ kế toán 2016, Công ty không có hàng tồn kho nào hư hỏng, lỗi thời, giá bán

bị giảm cần lập dự phòng

+ Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu:

Chứng từ kế toán

 Báo cáo tài chính

 Báo cáo kế toán quản trị

 Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn

 Doanh nghiệp đã hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng

 Xác định được các chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

- Hình thức sổ kế toán

+ Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty: Công ty áp dụng hình thức

kế toán trên máy vi tính, hình thức Chứng từ ghi sổ được khai báo sử dụng trong phần mềm kế toán ORACLE

Sơ đồ 3: Hình thức kế toán trên máy vi tính (theo chứng từ ghi sổ)

(Nguồn: Phòng Kế toán)

Ghi chú

: Nhập số liệu hàng ngày

: In số, báo cáo cuối tháng, cuối năm

: Đối chiếu, kiểm tra

- Phương pháp ghi chép của phòng kế toán:

 Trình tự và công tác kế toán máy tính

Công việc hàng ngày:

Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán bảng tổng hợp chứng từ cùng loại và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

Công việc cuối tháng, cuối năm hoặc bất kỳ thời điểm nào cần thiết:

Kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán và báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay

3 BÁO CÁO KẾT QUẢ TÌM HIỂU VỀ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG VÀ MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM

AGIMEXPHARM

3.1 MÔ TẢ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY

3.1.1 Hoạt động bán hàng tại Công ty

Hoạt động bán hàng tại Công ty được thể hiện qua 2 hình thức bao gồm: Bán sỉ và lẻ các loại thuốc dược phẩm

Việc phân phối và bán hàng: chủ yếu các mặt hàng thuốc tại Công ty được phân phối cho các nhà thuốc của Công ty quản lý, các nhà thuốc trong và ngoài tỉnh và đặc biệt là nhà thầu cho các bệnh vện lớn

3.1.2 Sơ đồ kế toán bán hàng và hàng bán bị trả lại Công ty áp dụng

Sơ đồ 4: Sơ đồ kế toán giá vốn hàng bán

Mua xong bán ngay

Mua xong gửi

bán

Hàng gởi bán đã bán được

156

Gởi bán Xuất kho bán trực tiếp

Kết chuyển giá vốn hàng

đã bán trong kỳ

157

Hàng hóa đã bán bị trả lại

tính trừ vào doanh thu (nếu không tách riêng khi

ghi nhận doanh thu

Các khoản thuế gián thu Bán hàng thu bằng tiền

TK 113

TK 131

TK 521

TK 641, 642

Khách mua hàng trả

K bằng thẻ tín dụng

Doanh thu bán hàng thuần

Cuối kỳ kết chuyển hết

khấu trừ thương mại, hàng

bán bị trả lại, giảm giá

hàng

Doanh thu đươc chuyển thẳng để trả nợ

Các khoản tiền hoa hồng, phí ngân hàng trích từ doanh thu

TK 3332,3333,

TK 341 TK 911

Sơ đồ 5: Sơ đồ Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Sơ đồ 6: Sơ đồ kế toán các khoản giảm trừ

3.1.3 Bảng mô tả hoạt động kế toán bán hàng tại Công ty

3.1.3.1 Quy trình bán hàng

TK 511

Thuế GTGT hoãn lại cho khách hàng

TK 632

Giá vốn của hàng bị trả lại

Kết chuyển khoản giảm trừ doanh thu

TK 33311

TK 156

Khoản CK thương mại, doanh thu hàng bán bị trả lại, khoản giảm giá hàng bán phát sinh

- Nhân viên xuất hóa đơn kiểm tra thông tin khách hàng, đối chiếu giá, chương trình khuyến mãi, điều kiện thanh toán công nợ,…

- Kích xuất hóa đơn

- In hóa đơn

- Luân chuyển hóa đơn:

+ Liên trắng + liên xanh => kế toán

+ Liên đỏ + liên vàng => kho

Nhân viên bán hàng

P.Kinh Doanh

Nhận đơn hàng (Fax, Điện thoại, Mail…)

- Kho phát hàng khi có hóa đơn tài chính (liên đỏ + vàng)

- Kiểm tra thông tin hàng hóa so với đơn hóa đơn

- Lập phiếu xuất kho 2 liên

- 1 liên lưu tại kho, 1 liên giao cho phòng Kế toán

Kho

- Giao hàng + hóa đơn cho khách hàng

- Phải có sổ giao nhân và thu tiền theo biểu mẫu qui định và có đóng mọc giáp lai của công ty trên sổ

- Phải ký xác nhận giữa bên nhận và bên giao (hàng, tiền) + ngày tháng năm

Nhân viên bán hàng Logistics

- Giao hàng + hóa đơn cho khách hàng

- Nếu giao trực tiếp cho khách hàng

phải có sổ giao nhận và chữ ký xác

nhận giữa bên nhận và bên giao +

ngày tháng năm (theo biểu mẫu qui

định của công ty, sổ có đóng mọc giáp

lai của công ty)

Phân loại khách hàng

- Khách hàng thanh toán tốt: có chính sách ưu đãi, chính sách bán hàng phù hợp,…

- Nợ khó thu (>90 ngày): lock sales (đối với hệ OTC)

Sơ đồ 7: Sơ đồ mô tả quy trình bán hàng

(Nguồn: Phòng Kinh doanh)

3.1.3.2 Quy trình theo dõi công nợ

Sơ đồ 8: Sơ đồ mô tả quy trình theo dõi nợ

(Nguồn: Phòng Kinh doanh)