Hoàn thiện công tác kế toán chi hoạt động tại trường tiểu học trung nhứt 1

1.1 Khái niệm chi hoạt động: Chi hoạt động là các khoản chi mang tính chất thường xuyên theo dự toán chi ngân sách đã được duyệt như: chi dùng cho công tác nghiệp vụ, chuyên môn và chi

NGUYỄN THỊ DẠ THẢO

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN

CHI HOẠT ĐỘNG TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC

TRUNG NHỨT 1

Chuyên ngành: Kế toán doanh nghiệp

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

An Giang, tháng 09 năm 2014

’

NGUYỄN THỊ DẠ THẢO

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN

CHI HOẠT ĐỘNG TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC

TRUNG NHỨT 1

Chuyên ngành: Kế toán doanh nghiệp

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

GVHD: TS TÔ THIỆN HIỀN

An Giang, tháng 09 năm 2014

ĐÁNH GIÁ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Tên đơn vị: Trường tiểu học Trung Nhứt 1 – P Trung Nhứt – Q Thốt Nốt – TP Cần Thơ

Người đánh giá: Nguyễn Thụy Như Ý

Chức vụ: Hiệu trưởng Điện thoại:

Tên sinh viên thực tập: Nguyễn Thị Dạ Thảo MSSV: DKT105233

Lớp: DT6KT2 – Ngành: Kế toán doanh nghiệp

hình của đơn vị

Trung Nhứt, ngày…… tháng…….năm 2014

Người đánh giá

KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG

Người hướng dẫn: Tiến sĩ Tô Thiện Hiền

Người chấm, nhận xét 1: ………

Người chấm, nhận xét 2: ………



Trong suốt quá trình học tập tại trường Đại học An Giang và thời gian thực tập tại trường tiểu học Trung Nhứt 1, em đã được học và tích lũy được nhiều kiến thức quý báu cho chính bản thân mình

Đầu tiên em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến quý thầy cô trường Đại học An Giang, đặc biệt là các thầy cô khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh đã tận tình giảng dạy, trang bị cho em những kiến thức quý báu trong suốt 04 năm qua

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến Thầy Tiến sĩ Tô Thiện Hiền đã nhiệt tình hướng dẫn, chỉnh sửa những sai sót và đóng góp ý kiến để em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này

Chúc quý thầy cô được nhiều sức khỏe và gặt hái nhiều thành công trong cuộc sống!

Em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu trường tiểu học Trung Nhứt 1, xin cảm ơn chị Nguyễn Thị Trúc Phương cùng các anh chị trong tổ văn phòng đã tận tình hướng dẫn, tạo điều kiện cho em làm quen với môi trường làm việc thực tế tại đơn vị và hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp Xin chúc Ban giám hiệu cùng toàn thể giáo viên tại đơn vị dồi dào sức khỏe, nhiều may mắn và ngày càng thăng tiến trong công việc, trong cuộc sống! Chúc trường tiểu học Trung Nhứt 1 ngày càng phát triển, hoạt động ngày càng hiệu quả và đạt được nhiều thành tích hơn trong sự nghiệp “Trồng người”

Em xin chân thành cảm ơn !



BBNT Biên bản nghiệm thu

BHTN Bảo hiểm thất nghiệp BHXH Bảo hiểm xã hội

BHYT Bảo hiểm y tế

ƯĐ Ưu đãi

VNĐ Việt Nam đồng

XDCB Xây dựng cơ bản

Trang DANH MỤC SƠ ĐỒ

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 1

3 Đối tượng nghiên cứu 1

4 Phạm vi nghiên cứu 1

5 Phương pháp nghiên cứu 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KẾ TOÁN CHI HOẠT ĐỘNG TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 2

1.1 Khái niệm về chi hoạt động 2

1.2 Nội dung chi hoạt động 2

1.3 Nguyên tắc các khoản chi hoạt động trong đơn vị HCSN 2

1.4 Khoản chi ảnh hưởng đến chi hoạt động trong đơn vị HCSN 3

1.4.1 Chứng từ kế toán sử dụng 3

1.4.2 Tài khoản kế toán sử dụng 3

1.4.3 Các nghiệp vụ kế toán chủ yếu ảnh hưởng đến chi hoạt động 4

1.4.4 Các hình thức kế toán 9

1.4.4.1 Hình thức kế toán nhật ký chung 9

1.4.4.2 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ 10

1.4.4.3 Hình thức kế toán nhật ký sổ cái 12

1.4.4.4 Hình thức kế toán trên máy vi tính 15

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI HOẠT ĐỘNG TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC TRUNG NHỨT 1 16

2.1 Khái quát chung về trường tiểu học Trung Nhứt 1 16

2.1.1 Quá trình hình thành trường tiểu học Trung Nhứt 1 16

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 16

2.1.2.1 Chức năng 16

2.1.2.2 Nhiệm vụ 16

2.1.2.3 Nguồn kinh phí hoạt động 16

2.1.2.4 Tổ chức bộ máy của trường 16

2.1.3 Đặc điểm tổ chức kế toán của đơn vị 17

2.1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán 17

2.1.3.2 Chính sách kế toán đơn vị áp dụng 17

2.2 Thực trạng công tác kế toán chi hoạt động tại trường tiểu học Trung Nhứt 1 19

2.2.1 Dự toán chi hoạt động năm 19

2.3.1 Nội dung kế toán chi hoạt động 23

2.3.2 Chứng từ kế toán sử dụng 24

2.3.3 Tài khoản sử dụng 24

2.3.4 Quy trình kế toán các nghiệp vụ liên quan đến chi hoạt động 25

2.3.4.1 Kế toán phải trả tiền lương, phụ cấp, cho công chức, viên chức tính vào chi hoạt động 25

2.3.4.2 Kế toán phải trả các khoản trích theo lương tính vào chi hoạt động 28

2.3.4.3 Kế toán chi mua sắm, sửa chữa TSCĐ tính vào chi hoạt động 29

2.3.4.4 Kế toán phải trả về các dịch vụ điện, điện thoại, nước, bưu phí, tính vào chi hoạt động 31

2.3.4.5 Kế toán thanh toán các khoản tạm ứng tính vào chi hoạt động 32

2.3.5 Công tác quyết toán 33

2.3.5.1 Căn cứ lập quyết toán quý 33

2.3.5.2 Cách lập quyết toán quý 33

2.3.6 Đánh giá chung về công tác kế toán tại trường tiểu học Trung Nhứt 1 33

2.3.6.1 Ưu điểm 34

2.3.6.2 Nhược điểm 36

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI HOẠT ĐỘNG TẠI TRƯỜNG TH TRUNG NHỨT 1 38

3.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán chi hoạt động tại Trường tiểu học Trung Nhứt 1 38

3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thu, chi hoạt động tại Trường tiểu học Trung Nhứt 1 38

3.2.1 Về tổ chức công tác kế toán tại Trường tiểu học Trung Nhứt 1 38

3.2.2 Về sử dụng phần mềm kế toán tại đơn vị 38

3.2.3 Một số giải pháp khác 39

Kết luận 40 Kiến nghị 40

TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC



Sơ đồ 1.1 Sơ đồ kế toán chi hoạt động 8

Sơ đồ 1.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung 10

Sơ đồ 1.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ 12

Sơ đồ 1.4 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký – sổ cái 14

Sơ đồ 1.5 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính 15 Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy nhà trường 16

Sơ đồ 2.2 Sơ đồ phòng kế toán tài vụ 17

Sơ đồ 2.3 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ 18

Sơ đồ 2.4 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính 19

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

Ngày nay, trong xu thế chung của thời đại “Khu vực hoá” và “Toàn cầu hoá”; để hội nhập và phát triển Việt Nam không ngừng đẩy mạnh Công nghiệp hoá - Hiện đại hoá đất nước, đổi mới toàn diện nền kinh tế và tích cực tìm kiếm những chính sách, những công cụ kinh tế quan trọng Đảng và Nhà nước ta đã

có nhiều cải cách quan trọng trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, đặc biệt quan trọng là những cải cách về lĩnh vực hành chính, về tổ chức bộ máy cũng như việc nhấn mạnh tầm quan trọng của công tác tài chính, kế toán trong

các đơn vị hành chính sự nghiệp Trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, cơ

quan nhà nước sử dụng nguồn kinh phí hoạt động chủ yếu là từ ngân sách nhà nước Chính vì thế, để đảm bảo cho quá trình hoạt động thường xuyên, liên tục của các cơ quan nhà nước thì công tác kế toán thu, chi hoạt động đóng một vai trò rất quan trọng

Trong các đơn vị hành chính sự nghiệp thì việc nắm vững công tác kế toán thu, chi hoạt động cũng như quá trình tiến hành thu, chi là hết sức quan trọng nó đảm bảo công tác kế toán được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật, thực hiện theo đúng các chỉ tiêu, định mức cho phép và dự toán được giao Đặc biệt trong việc hạch toán kế toán thu, chi hoạt động phải đảm bảo thống nhất công tác lập dự toán và đảm bảo sự khớp đúng, thống nhất giữa sổ kế toán với chứng

từ và báo cáo tài chính

Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này, nên em chọn đề tài:

“Hoàn thiện công tác kế toán chi hoạt động tại trường Tiểu học Trung

Nhứt 1” để làm chuyên đề tốt nghiệp

2 Mục tiêu nghiên cứu:

- Tổng hợp cơ sở lý luận về kế toán thu chi hoạt động trong đơn vị Hành

chính sự nghiệp

- Tìm hiểu thực tế công tác kế toán thu chi hoạt động tại đơn vị

- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thu chi hoạt động tại đơn vị

3 Đối tượng nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu của đề tài này là tình hình quản lý, sử dụng NSNN, công tác kế toán thu chi hoạt động tại đơn vị trường tiểu học Trung Nhứt 1

4 Phạm vi nghiên cứu:

Đề tài thu chi hoạt động là một đề tài lớn với phạm vi nghiên cứu rộng thì mới phản ánh được đầy đủ thực tế của nó Tuy nhiên em chỉ nghiên cứu đề tài này ở phạm vi của một đơn vị trường tiểu học Trung Nhứt 1 và dừng lại ở mức

độ xem xét, đánh gia ở một khía cạnh của vấn đề về chi hoạt động tại một đơn vị trường tiểu học nên em chỉ nghiên cứu và thu thập số liệu kế toán chi hoạt động tháng 6 năm 2013 ở đề tài này

5 Phương pháp nghiên cứu:

Trong quá trình thực hiện đề tài, em thực hiện một số phương pháp như:

- Phương pháp thống kê, thu thập số liệu

- Phương pháp hạch toán kế toán

- Và một số phương pháp khác

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KẾ TOÁN CHI HOẠT ĐỘNG

TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP

1.1 Khái niệm chi hoạt động:

Chi hoạt động là các khoản chi mang tính chất thường xuyên theo dự toán chi ngân sách đã được duyệt như: chi dùng cho công tác nghiệp vụ, chuyên môn

và chi quản lý bộ máy hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các đơn vị sự nghiệp, các tổ chức xã hội, cơ quan đoàn thể, lực lượng vũ trang, các hội, tổng hội do Ngân sách Nhà nước cấp, do thu phí, lệ phí, hoặc do các nguồn tài trợ, thu hội phí và các nguồn khác đảm bảo, nhằm duy trì các hoạt động thường xuyên của đơn vị bằng nguồn kinh phí hoạt động

1.2 Nội dung chi hoạt động:

Chi hoạt động bao gồm các khoản chi thường xuyên và không thường xuyên:

*Các khoản chi thường xuyên: là các khoản chi mang tính chất thường xuyên diễn ra tại đơn vị Bao gồm các khoản như:

- Chi cho công chức, viên chứ và lao động như chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng, phụ cấp lương, phúc lợi tập thể, các khoản trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN theo chế độ hiện hành

- Chi quản lý hành chính: là chi điện, nước, xăng, dầu, vệ sinh môi trường, mua vật tư văn phòng, dịch vụ công cộng, công tác phí, hội nghị phí, thông tin liên lạc, tuyên truyền, cước phí điện thoại, fax

- Chi nghiệp vụ chuyên môn trực tiếp cho hoạt động của đơn vị theo chức năng, nhiệm vụ được giao

- Chi mua sắm sửa chữa thường xuyên: chi mua sắm dụng cụ thay thế, sửa chữa thường xuyên TSCĐ phục vụ công tác chuyên môn và duy tu bảo dưỡng các công trình, cơ sở hạ tầng

- Chi đào tạo, tập huấn nâng cao trình độ cho người lao động tại đơn vị

- Chi thường xuyên liên quan đến công tác thu phí, lệ phí theo quy định hiện hành

- Chi hợp tác quốc tế: đoàn ra đoàn vào

- Chi khác: sử dụng nguồn thu sự nghiệp đóng góp từ thiện xã hội, chi trật

tự an ninh, chi trợ cấp học sinh nghèo học giỏi

*Các khoản chi không thường xuyên: là các khoản chi mang tính chất đột xuất, bất thường diễn ra tại đơn vị Bao gồm các khoản như:

- Chi thực hiện tinh giảm biên chế theo chế độ do Nhà nước quy định

- Chi đầu tư phát triển: Chi đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị, sửa chữa lớn TSCĐ…

- Chi thực hiện các nhiệm vụ đột xuất được cấp có thẩm quyền giao…

1.3 Nguyên tắc các khoản chi hoạt động trong đơn vị Hành chính sự nghiệp

- Phải mở sổ kế toán chi tiết chi hoạt động theo từng nguồn kinh phí , theo niên độ kế toán và theo mục lục ngân sách Nhà nước

- Hạch toán chi hoạt động phải đảm bảo thống nhất với công tác lập dự toán và đảm bảo sự khớp đúng, thống nhất giữa hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, giữa sổ sách kế toán với chứng từ và báo cáo tài chính Các khoản chi hoạt động phải thực hiện đúng các quy định hiện hành và quy chế chi tiêu

nội bộ do đơn vị xây dựng theo quy định của chế độ tài chính Trong kỳ, các đơn vị hành chính sự nghiệp được tạm chia thu nhập tăng thêm cho công chức viên chức và tạm trích các quỹ để sử dụng từ số tăng thu, tiết kiện chi thường xuyên theo quy định của chế độ tài chính

- Hạch toán những khoản chi thuộc nguồn kinh phí hàng năm của đơn vị, bao gồm cả những khoản chi thường xuyên và không thường xuyên như chi tinh giảm biên chế, chi thực hiện nhiệm vụ đột xuất, chi mua sắm, sửa chữa lớn TSCĐ

- Đơn vị phải hạch toán theo mục lục ngân sách Nhà nước các khoản chi hoạt động phát sinh từ các khoản tiền, hàng viện trợ phi dự án và từ số thu phí,

lệ phí đã thu phải nộp ngân sách được để lại chi nhưng đơn vị chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách theo quy định của chế độ tài chính

- Đơn vị không được xét duyệt kế toán ngân sách năm các khoản chi hoạt động từ các khoản tiền, hàng viện trợ và từ số phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách được để lại chi nhưng chưa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách theo quy định Các khoản chi hoạt động như trên chưa được xét duyệt quyết toán như đã nêu trên được phản ánh vào số dư bên Nợ TK 661 “Chi hoạt động” (Chi tiết chi hoạt động chưa có nguồn kinh phí) Đơn vị chi được xét duyệt quyết toán các khoản chi này khi có đủ chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách về các khoản tiền hàng viện trợ phi dự án và số phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách để lại chi theo quy định

- Hết kỳ kế toán năm, nếu quyết toán chưa được duyệt thì toàn bộ số chi hoạt động trong năm trước được chuyển từ TK 6612 “Năm nay” sang TK 6611

“Năm trước” để theo dõi đến khi báo cáo quyết toán được duyệt Riêng đối với

số chi trước cho đến năm sau theo dõi ở TK 6613 “Năm sau” sang đầu năm được kết chuyển sang TK 6612 “Năm nay” để tiếp tục tập hợp chi hoạt động năm nay

1.4 Khoản chi hoạt động trong đơn vị Hành chính sự nghiệp

1.4.1 Chứng từ kế toán sử dụng

- Hóa đơn mua hàng hóa, dich vụ, phiếu kiểm kê mua hàng

- Bảng thanh toán lương, bảng kê tính trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN

- Phiếu xuất kho vật tư, phiếu chi

- Bảng kê thanh toán công tác phí, quyết toán chi hội nghị, bảng kê chi trợ cấp khó khăn

- Các chứng từ khác có liên quan

1.4.2 Tài khoản kế toán sử dụng

- Kế toán sử dụng TK 661 – Chi hoạt động: để phản ánh các khoản chi mang tính chất thường xuyên theo dự toán cho ngân sách đã được duyệt như: chi dùng cho công tác nghiệp vụ, chuyên môn và chi quản lý bộ máy hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các đơn vị sự nghiệp, các tổ chức xã hội, cơ quan đoàn thể, lực lượng vũ trang, các hội, tổng hội do Ngân sách Nhà nước cấp, do thu phí, lệ phí, hoặc do các nguồn tài trợ, viện trợ, thu hội phí và các nguồn khác đảm bảo, nhằm duy trì các hoạt động thường xuyên và không thường xuyên của đơn vị bằng nguồn kinh phí hoạt động

*Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 661 – Chi hoạt động:

- Bên Nợ: các khoản chi hoạt động phát sinh ở đơn vị

*Các TK cấp 2: TK 661 được chia thành 3 tài khoản cấp 2

- TK 6611 – Năm trước: dùng để phản ánh các khoản chi hoạt động thuộc kinh phí năm trước chưa được quyết toán Tài khoản 6611 có 2 tài khoản cấp 3 là:

+ TK 66111 – Chi thường xuyên: dùng để phản ánh các khoản chi thường xuyên bằng nguồn kinh phí thường xuyên thuộc năm trước chưa được quyết toán

+ TK 66112 – Chi không thường xuyên: dùng để phản ánh các khoản chi không thường xuyên như chi thực hiện nhiệm vụ đột xuất Nhà nước giao, chi thực hiện giảm biên chế, chi sửa chữa, mua sắm TSCĐ… bằng nguồn kinh phí không thường xuyên thuộc năm trước chưa được quyết toán

- TK 6612 – Năm nay: dùng để phản ánh các khoản chi hoạt động thuộc nguồn kinh phí năm nay Tài khoản 6612 có 2 tài khoản cấp 3 là:

+ TK 66121 – Chi thường xuyên: dùng để phản ánh các khoản chi hoạt động thường xuyen bằng nguồn kinh phí thường xuyên thuộc năm nay Cuối ngày 31/12 nếu quyết toán chưa được duyệt, số chi tập hợp trên TK này sẽ được kết chuyển sang TK 66111 “Chi không thường xuyên” ( Thuộc năm trước)

+ TK 66122 – Chi không thường xuyên: dùng để phản ánh các khoản chi không thường xuyên b ằng nguồn kinh phí không thường xuyên thuộc năm nay Cuối ngày 31/12 nếu quyết toán chưa được duyệt, số chi tập hợp trên TK này được kết chuyển sang TK 66112 “ Chi không thường xuyên” ( Thuộc năm trước)

- TK 6613 – Năm sau: tài khoản này chỉ sử dụng ở những đơn vị được cấp phát kinh phí cho năm sau để phản ánh các khoản chi trước cho năm sau, đến cuối ngày 31/12 số chi tài khoản này được chuyển sang tài khoản 6612 “Năm nay” Tài khoản 6613 có 2 tài khoản cấp 3 là:

- TK 66131 – Chi thường xuyên: dùng để phản ánh các khoản chi hoạt động thường xuyên bằng nguồn kinh phí thường xuyên thuộc năm sau

- TK 66132 – Chi không thường xuyên: dùng để phản ánh các khoản chi không thường xuyên bằng nguồn kinh phí không thường xuyên thuộc năm sau

1.4.3 Các nghiệp vụ kế toán chủ yếu ảnh hướng đến chi hoạt động

- Xuất vật liệu, dụng cụ sử dụng cho hoạt động, ghi:

Nợ TK 661: chi hoạt động

Có TK 152, 153: NVL, CC-DC

+ Nếu xuất kho công cụ, dụng cụ ra sử dụng, đồng thời ghi Nợ TK 005 “ dụng cụ lâu bền đang sử dụng”

Có TK 334: Phải trả công chức, viên chức

Có TK 335: Phải trả các đối tượng khác

- Hàng tháng trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi hoạt động thường xuyên, ghi:

Nợ TK 661: chi hoạt động

Có TK 332: (3321, 3322, 3323): các khoản phải nộp theo lương

- Phải trả về các dịch vụ điện , nước, điện thoại, bưu phí căn cứ vào hóa đơn của bên cung cấp dịch vụ, ghi:

Nợ TK 661: chi hoạt động

Có TK 466: Nguồn kinh phí hình thành TCSĐ Trường hợp sử dụng dự toán chi hoạt động, phải đồng thời ghi giảm dự toán:

Có TK 008: Dự toán chi hoạt động

- Rút dự toán chi hoạt động để trực tiếp chi, ghi:

Nợ TK 661: Chi hoạt động

Có TK 461: Nguồn kinh phí hoạt động + Đồng thời, ghi giảm dự toán chi hoạt động:

Có TK 008: Dự toán chi hoạt động

- Phân bổ chi phí trả trước vào hoạt động thường xuyên, ghi:

Nợ TK 661: Chi hoạt động

Có TK 643: Chi phí trả trước Cuối năm (31/12) căn cứ vào biên bàn kiểm kê vật tư, hàng hóa tồn kho, bảng xác nhận khối lượng XDCB chưa hoàn thành có liên quan đến số kinh phí trong năm được duyệt quyết toán vào chi hoạt động năm báo cáo, ghi:

Nợ TK 661: Chi hoạt động

Có TK 337(371,3372,3373): Kinh phí quyết toán chuyển sang

năm sau

- Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ

Nợ TK 661: Chi hoạt động

Có TK 3113: Thuế GTGT được khấu trừ

- Khi sử dụng các khoản tiền, hàng viện trợ phi dự án để chi hoạt động theo mục đích viện trợ, ghi:

Nợ TK 661: chi hoạt động (chi tiết chi kinh phí viện trợ)

Có TK 11, 112, 152…

- Xác định học bổng, sinh hoạt phí…phải trả cho các đối tượng khác (học sinh, sinh viên) trong đơn vị, ghi:

Nợ TK 661: chi hoạt động

Có TK 335: Phải trả các đối tượng khác

- Kết chuyển số chi trả thực tế về các khoản theo chế độ cho người có công vào chi hoạt động, ghi:

Nợ TK 661: chi hoạt động

Có TK 335: Phải trả các đối tượng khác

- Khi phát sinh các khoản thu giảm chi hoạt động, ghi:

Nợ TK 6611: Chi hoạt động năm trước

Có TK 6612: Chi hoạt động năm nay

- Năm sau, khi báo cáo quyết toán chi hoạt động được duyệt, ghi:

Nợ TK 461: Nguồn kinh phí hoạt

động

Sơ đồ 1.1 SƠ ĐỒ KẾ TOÁN CHI HOẠT ĐỘNG

Khi được duyệt quyết toán

Lãi tỉ giá hối đoái phát sinh

TK 661

1.4.4 Các hình thức kế toán

1.4.4.1 Hình thức kế toán nhật ký chung

Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh

tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký mà trọng tâm là sổ Nhật

ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế nghiệp vụ đó Sau

đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký để ghi vào Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh Hình thức kế toán nhật ký chung bao gồm các loại sổ chủ yếu sau:

- Sổ tổng hợp: Sổ nhật ký chung, sổ cái TK 6612

- Sổ chi tiết: Sổ chi tiết TK 66121, sổ chi tiết TK 66122

*Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán nhật ký chung

- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán được dùng làm căn cứ để ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi Sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh phải được ghi vào các Sổ kế toán chi tiết liên quan

- Cuối tháng, cuối quí, cuối năm công số liệu trên Sổ cái, lập Bảng cân đối

số phát sinh

- Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) dùng để lập các Báo cáo tài chính

- Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ

Sơ đồ 1.2 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG

Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu cuối tháng

1.4.4.2 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là việc ghi sổ kế toán tổng hợpđược căn cứ trực tiếp vào “chứng từ ghi sổ” Chứng từ ghi sổ là một loại sổ kế toán để phân loại, hệ thống hóa và xác định nội dung kinh tế của các hoạt động kinh tế tài chính đã phát sinh Việc ghi sổ kế toán trên cơ sở Chứng từ ghi sổ sẽ được tách biệt thành hai quá trình riêng rẽ:

- Ghi theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế tài chính trên

Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

- Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trên

Sổ cái

- Các loại sổ kế toán chủ yếu của hình thức Chứng từ ghi sổ:

- Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ, sổ cái,

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ bao gồm các loại sổ chủ yếu sau:

- Sổ tổng hợp: Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái TK

6612

- Sổ chi tiết: Sổ chi tiết TK 66121, sổ chi tiết TK 66122

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT

BẢNG CÂN ĐỐI SỔ

PHÁT SINH

BÁO CÁO QUYẾT TOÁN CHI HOẠT ĐỘNG

* Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán căn cứ vào chứng từ đã kiểm tra để lập Chứng từ ghi sổ hoặc để lập Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, sau đó mới căn cứ vào số liệu của chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng chứng từ kế toán để lập Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ đã được lập chuyển cho phụ trách kế toán

ký duyệt, rồi chuyển cho kế toán tổng hợp đăng ký vào Sổ đăng ký chứng từ ghi

sổ Chứng từ ghi sổ chỉ sau khi đã ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (lấy số và ngày) mới được dử dụng để ghi vào Sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Sau khi phản ánh tất cả các Chứng từ ghi sổ đã được lập trong tháng vào

Sổ cái, kế toán tiến hành cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính số dư cuối tháng của từng tài khoản Sau khi đối chiếu kiểm tra, số liệu trên Sổ cái được sử dụng để lập “Bảng cân đối tài khoản” và các báo cáo tài chính khác Đối với các tài khoản phải mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì Chứng từ kế toán, Bảng tổng hợp chứng từ kế toán kèm theo Chứng từ ghi sổ là căn cứ để ghi vào

sổ, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản Cuối tháng, tiến hành cộng các sổ, thẻ kế toán chi tiết, lấy kết quả lập Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với số liệu trên Sổ cái của tài khoản đó Các

Bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản sau khi đối chiếu được dùng làm căn

cứ lập Báo cáo tài chính

Sơ đồ 1.3 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ

: Ghi cuối tháng : Đối chiếu số liệu cuối tháng

1.4.4.3 Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái

Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký - Sổ cái các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và phân loại, hệ thống hóa theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp là sổ Nhật ký - Sổ cái và trong cùng một quá trình ghi chép

Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Hình thức sổ kế toán Nhật ký - sổ cái gồm có các loại sổ kế toán chủ yếu sau:

- Sổ tổng hợp: Sổ Nhật ký – sổ cái

- Sổ chi tiết: Sổ chi tiết TK 66121, Sổ chi tiết TK 66122

* Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký – sổ cái

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp

chứng từ kế toán đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có

để ghi vào Sổ Nhật ký - sổ cái Mỗi chứng từ hoặc bảng tổng hợp chứng từ được ghi một dòng đồng thời ở cả hai phần Nhật ký và Sổ cái Bảng tổng hợp chứng

từ được lập cho những chứng từ cùng loại, phát sinh nhiều lần trong một ngày

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

CHI TIẾT

BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG

TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI

BÁO CÁO QUYẾT TOÁN CHI HOẠT ĐỘNG

(như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập vật liệu,…)

Chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ sau khi được dùng để ghi Nhật ký - sổ cái phải được ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan

Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào sổ Nhật ký và các sổ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng Nhật ký-

sổ cái ở cột phát sinh của phần Nhật ký và cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần sổ cái để ghi vào dòng cột phát sinh cuối tháng Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này để tính ra số phát sinh lũy kế từ đầ quí đến cuối tháng này Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quí) và số phát sinh trong tháng, tính ra số dư cuối tháng (cuối quí) của từng tài khoản

Việc kiểm tra đối chiếu các số liệu sau khi cộng Nhật ký - sổ cái phải đảm bảo yêu cầu sau:

Tổng số dư Nợ các tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản

Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có

và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng; căn cứ số liệu của từng đối tượng chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản Số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết từng tài khoản được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh

Có và số dư của tài khoản đó trên Nhật ký - sổ cái

Số liệu trên Nhật ký- sổ cái, trên các sổ, thẻ kế toán chi tiết và Bảng tổng hợp chi tiết sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng được sử dụng để lập Bảng cân đối tài khoản và các báo cáo tài chính khác

Sơ đồ phản ánh trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký- sổ cái:

Tổng số phát sinh

ở phần Nhật ký

Tổng số phát sinh Nợ của tất cả các tài khoản

của tất cả các tài khoản

Sơ đồ 1.4 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ - SỔ CÁI

TK 661

BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG

1.4.4.4 Hình thức kế toán trên máy vi tính

Sơ đồ 1.5 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH

In sổ, báo cáo cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

Tóm tắt chương 1

Với mục tiêu nghiên cứu của phần mở đầu, chương 1 là cơ sở cho những lý luận khoa học về khái niệm chi hoạt động trong đơn vị hành chính sự nghiệp Qua đó

đã khái quát về vai trò, quy trình, những nội dung của chi hoạt động và các yếu

tố ảnh hưởng đến công tác kế toán chi hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp

Những nội dung trên làm cơ sở cho việc nghiên cứu, đối chiếu, so sánh giữa cơ

sở lý luận và thực trạng tổ chức công tác kế toán tại trường tiểu học Trung Nhứt

1 sẽ được trình bày tại chương 2 của đề tài

BẢNG TỔNG HỢP

CHỨNG TỪ KẾ

TOÁN CHI HOẠT ĐỘNG MÁY VI TÍNH

KẾ TOÁN

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI HOẠT ĐỘNG

TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC TRUNG NHỨT 1 2.1 Khái quát chung về trường tiểu học Trung Nhứt 1

2.1.1 Quá trình hình thành trường tiểu học Trung Nhứt 1

Trường tiểu học Trung Nhứt 1 được thành lập theo quyết định số

516/TCCB ngày 02/10/1990 của Sở giáo dục và đào tạo Cần Thơ Sau hơn 24

năm hình thành và phát triển trường đã đạt được nhiều thành tích đáng kể trong

hoạt động giáo dục và đào tạo Từ ngày thành lập trường đến nay trường đã nổ

lực vượt qua mọi khó khăn thử thách tạo được nhiều thành tích đáng kể về giáo

dục - đào tạo cũng như xây dựng đội ngủ Nổi bật là phong trào học sinh giỏi

nhiều cá nhân đạt giải cao trong các kỳ thi học sinh giỏi cấp tỉnh, cấp quận,

nhiều năm liền được phòng GD – ĐT quận tặng cờ toàn đoàn Các phong trào

văn hóa, văn nghệ , thể dục thể thao được đẩy mạnh và tạo được nhiều thành

tích Đặc biệt là 2 năm trở lại đây chất lượng đội ngủ thầy giáo, cô giáo ngày

càng khởi sắc 100% cán bộ quản lý – giáo viên đều đạt chuẩn

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ

2.1.2.1 Chức năng

Trường tiểu học Trung Nhứt 1 là cơ quan chuyên môn thuộc Phòng giáo

dục đào tạo Quận Thốt Nốt, TP Cần Thơ thực hiện chức năng nhiệm vụ là đào

tạo học sinh giúp cho các em kiến thức sâu hơn về mọi mặt

2.1.2.2 Nhiệm vụ

Tổ chức giảng dạy học tập và các hoạt động giáo dục do Bộ trưởng Bộ

giáo dục và đào tạo Quyết định ban hành

Tổ chức cho giáo viên, học sinh tham gia các hoạt động xã hội trong

phạm vi cộng đồng

Đào tạo các em là những người công dân tốt có ích cho xã hội

2.1.2.3 Nguồn kinh phí hoạt động

Nhà trường duy trì mọi hoạt động bằng nguồn kinh phí Nhà nước cấp

dựa vào dự toán hàng năm, hàng quý, và hàng tháng

2.1.2.4 Tổ chức bộ máy của trường

Sơ đồ 2.1 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY NHÀ TRƯỜNG

Đoàn

Hội CMHS

Hiệu Trưởng

Phó Hiệu Trưởng