THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG

2.1.1.Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu: *Nhập nguyên vật liệu gia công: Sau khi hợp đồng gia công được kí kết giữa Công ty Cổ phần MayThăng Long và các hãng nước ngoài ,toàn bộ vật liệu

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG

TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG

2.1.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần May Thăng Long.

2.1.1.Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu:

*Nhập nguyên vật liệu gia công:

Sau khi hợp đồng gia công được kí kết giữa Công ty Cổ phần MayThăng Long và các hãng nước ngoài ,toàn bộ vật liệu được bên nước ngoàichuyển sang cho công ty.Các nhân viên phòng sản xuất có trách nhiệm hoàntất thủ tục giao nhận và tổ chức vận chuyển vật liệu về kho của công ty.Tạiđây,căn cứ vào Pack list(bảng thể hiện mã hàng,loại vải) để kiểm tra vậtliệu.Nếu số lượng và loại vải thực thế có sai lệch gì so với bảng mã hànghóa,nhân viên phòng chuẩn bị sản xuất phải lập biên bản và gửi giấy mời phíacông ty nước ngoài đã kí hợp đồng sang giải quyết.Nếu thực tế vật liệu nhập

về phù hợp với bảng mã thì nhân viên phòng CBSX lập phiếu nhập kho.Phiếunhập kho được lập thành 3 liên:

Một liên phòng CBSX giữ

Một liên thủ kho giữ

Một liên phòng kế toán giữ làm căn cứ ghi sổ

Trên phiếu nhập kho chỉ ghi số lượng thực nhập và yêu cầu thủ kho kívào.Phiếu nhập kho là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho,trên thẻ kho chỉ ghichỉ tiêu số lượng

*Nhập vật liệu mua ngoài

Để đảm bảo đủ vật liệu cho sản xuất,phòng kế hoạch xuất nhậpkhẩu(Phòng KHXNK)Phải lập kế hoạch sản xuất trong tháng và phải nghiêncứu khảo sát thị trường và lên kế hoạch thu mua từng loại vật liệu.Vật liệucủa công ty được mua từ nhiều nguồn khác nhau:từ các công ty dệt may trongnước hoặc nhập khẩu từ nước ngoài.

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất,nhân viên phòng KHXNK tiến hành thumua và vận chuyển vật liệu về kho công ty.Khi vật liệu về đến kho ,nhân viênphòng chuẩn bị sản xuất sẽ xem xét,kiểm tra hóa đơn,chứng từ về tính hợplý,hợp pháp.Nếu nội dung ghi trong hóa đơn phù hợp với chủng loại, đơngiá,chất lượng và hình thức thanh toán với hợp đồng đã kí kết thì phòngCBSX lập phiếu nhập kho.Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên:

Một liên phòng CBSX giữ

Một liên phòng kế toán giữ kèm theo hóa đơn bán hàng

Một liên thủ kho giữ

Và đề nghị thủ kho nhập số vật liệu đó.Trước khi nhập,thủ kho kiểm tra

về chủng loại,số lượng chất lượng của loại vật tư đó.Nếu thấy đúng với phiếunhập kho thì tiến hành cho nhập.Trên phiếu nhập kho ghi cả chỉ tiêu số lượng

và giá trị.Căn cứ vào phiếu nhập kho để thủ kho ghi vào thẻ kho và trên thẻkho thủ kho chỉ ghi chỉ tiêu số lượng

Hóa đơn bán hàng

Ngày 03 tháng 1 năm 2010

Đơn vị bán hàng: Công ty Dệt Nam Định

Địa chỉ: 43 - Tô Hiệu - Nam Định

Sổ tài khoản

Họ tên người mua hàng:

Tên đơn vị: Công ty cổ phần may Thăng Long

Địa chỉ:Số 250 - Minh Khai - Hà Nội

Số tài khoản

Hình thức thanh toán: Trả sau 'MST: 101473411

STT Tên hàng hóa,dịch vụ ĐV Số lượng Đơn giá Thành tiền

Số tiền viết bằng chữ: Sáu mươi ba triệu không

trăm sáu mươi nghìn hai trăm linh bảy phẩy bảy

*Nhập vật liệu do tiết kiệm được:

Sau khi tiếp nhận vật tư tiết kiệm được từ các phân xưởng,nhân viênphòng CBSX cùng thủ kho lập phiếu nhập kho.Phiếu nhập kho được lậpthành 2 liên:

Một liên thủ kho giữ

Một liên phòng CBSX giữ

Trên phiếu nhập kho ghi cả chỉ tiêu số lượng và giá trị.Chỉ tiêu giá trịđược tính bằng 50% của 80% giá vật liệu thực tế ghi trên thị trường.Phiếunhập kho là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho.Ở xí nghiệp,các nhân viên hạchtoán theo dõi số lượng các loại vật liệu đó,cuối tháng lập báo cáo gửi lênphòng phòng kế toán để kế toán vật liệu theo dõi

*)Nhập kho phế liệu thu hồi:

Phế liệu thu hồi được tiến hành nhập kho giống như đối với vật liệu muangoài.Sau khi nhập phế liệu từ xí nghiệp chuyển đến,nhân viên phòng CBSXlập phiếu nhập kho.Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên:

Một liên thủ kho giữ

Một liên phòng kế toán giữ

Một liên phòng CBSX giữ

Biểu: Mẫu phiếu nhập kho

1141-TC/Q§/C§KT Ngµy 1 th¸ng 11 n¨m 1995 cña Bé Tµi chÝnh

Phiếu nhập kho

Số 02/01Ngày 3/1/2009

Nhập tại kho Nguyên liệu

2.1.2.Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu

*Xuất kho vật liệu gia công

Căn cứ vào hợp đòng và định mức sản xuất hàng gia công được ký kếtphòng KHXNK lập ra kế hoạch sản xuất trong tháng.Căn cứ vào bảng kếhoạch đó,phòng CBSX lập phiếu xuất kho và xuất vật tư cho xí nghiệp.Phiếuxuất kho được lập thành 3 liên:

Một liên thủ kho giữ

Một liên xí nghiệp giữ

Một liên phòng kế toán giữ

Phiếu xuất kho chỉ ghi chỉ tiêu số lượng và là căn cứ để thủ kho ghi thẻkho

Bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu

*)Xuất kho nguyên vật liệu mua ngoài

Để đản bảo đủ nguyên vật liệu phục vu cho nhu cầu sản xuất,phòngKHXNK căn cứ vào sản lượng định mức và định mức tiêu hao vật liệu trongsản xuất để lập kế hoạch sản xuất và ra lệnh xuất kho.Phòng CBSX căn cứvào lệnh xuất kho để lập phiếu xuất kho thành 3 liên.Khi lĩnh vật tư,đơn vịlĩnh phải đem phiếu xuất kho này xuống kho,thủ kho ghi số thực xuất vào thẻkho.Cuối tháng,thủ kho thu lại phiếu của các đơn vị,tính tổng số vật tư đãxuất ra và kí vào 3 liên:

Một liên phòng chuẩn bị sản xuất giữ

Một liên xí nghiệp giữ

Một liên phòng kế toán giữ

Biểu số Mẫu Phiếu xuất kho

Số lượng

Đơn giá

Thành tiền

Yêu cầu Thực xuất

Xuất, ngày 7 tháng 1 năm 2009

Phụ trách bộ phận

( Ký, họ tên)

*)Xuất kho bán phế liệu

Việc bán phế liệu sau khi được Giám đốc quyết định và kí duyệt thìphòng CBSX cùng thủ kho tiến hành xuất kho phế liệu gio cho ngườimua.Hóa đơn bán hàng được lập thành 3 liên

Một liên người mua giữ

Một liên thủ kho giữ

Một liên phòng kế toán giữ

2.1.3.Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Để đảm bảo theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động của từngloại ,từng thứ vật liệu về số lượng chất lượng chủng loại và giá trị,công ty đã

tổ chức hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song.Theophương pháp này phòng kế toán kết hợp với thủ kho hạch toán chi tiết nguyênvật liệu dựa trên các chứng từ nhập xuất kho,từ đó để ghi chép vào các sổ thẻliên quan

*Ở kho:

Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập-xuất-khocủa từng loại vật liệu hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng.Mỗi loại vật liệu đượctheo dõi trên một thẻ kho nhất định.Thẻ kho được mở cho cả năm.Căn cứ đểghi thẻ kho là các chứng từ nhập xuất được kiểm tra tính chất pháp lý và đãđược hoàn chỉnh.Cuối ngày,thủ kho tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trênthẻ kho.Định kì 3-5 ngày,thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất tồn đã phân loạitheo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán

Thẻ kho

Ngày lập thẻTên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Vải lót

Số Ngày

N_

xác nhận

4,930.1

0

*) Ở phòng kế toán:

Kế toán sử dụng sổ chi tiết theo dõi ghi chép tình hình nhập xuất theotình hình nhập xuất từng loại vật liệu.Sổ chi tiết được mở cho từng loại ,từngthứ vật liệu tương ứng với thẻ kho của thủ kho.Căn cứ để ghi sổ kế toán chitiết là các chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên sau khi đã được kế toán viênkiểm tra và hoàn chỉnh.Mỗi chứng từ được ghi một dòng

-Với vật liệu nhận gia công: Sổ chi tiết chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng.-Với vật liệu mua ngoài:Sổ chi tiết theo dõi các chỉ tiêu số lượng và chỉtiêu giá trị.Với vật liệu nhập kho thì chỉ tiêu giá trị căn cứ vào giá trị thực tế

để ghi.Với vật liệu xuất kho thì căn cứ vào đơn giá bình quân để ghi

Cuối tháng, kế toán đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với thẻ khocủa thủ kho theo từng loại, từng thứ vật liệu.Nếu phù hợp,kế toán căn cứ vàodòng tổng cộng của từng loại vật tư trên sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập–xuất –tồn của từng nhóm vật liệu

BiÓu

Sæ chi tiÕt vËt liÖu

Th¸ng 1 n¨m 2005 Tªn nh·n vËt t: V¶i lãt

2.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần May Thăng Long

Ở Công ty Cổ phần May Thăng Long, kế toán sử dụng phương pháp kêkhai thường xuyên để hạch toán tổng hợp Nguyên vật liệu.Phương pháp nàycho phép theo dõi tình hình biến động nguyên vật liệu một cách thườngxuyên, liên tục Đồng thời,phương pháp này còn đóng vai trò quan trọng trongviệc cung cấp những số liệu cần thiết cho công tác điều hành hoạt động sảnxuất kinh doanh

TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp

TK 627: Chi phí sản xuất chung …

2.2.2 Kế toán tổng hợp nhập vật liệu.

*Đối với hàng gia công: Công ty Cổ phần May Thăng long chủ yếu sốlượng sản phẩm là sản phẩm gia công (sản phẩm gia công chiếm 80% tổngsản phẩm công ty) Đối với nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm này,kế toánchỉ theo dõi về mặt số lượng chứ không định khoản và xác định giá trị

*Đối với vật liệu mua ngoài:

Việc hạch toán và theo dõi nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất cầnđược tiến hành chặt chẽ để đảm bảo cho công tác sản xuất được liên tục ,tậndụng hết nguồn lực của công ty và đảm bảo việc sản xuất hiệu quả và có lãi.Căn cứ vào nhu cầu sản xuất trong tháng,phòng KHXNK tìm nguồncung cấp nguyên vật liệu và có kế hoạch thu mua Khi phát sinh nhập nguyênvật liệu các trường hợp xảy ra như sau:

+Nguyên vật liệu nhập kho được thanh toán bằng tiền tạm ứng:

Khi mua nguyên vật liệu về,căn cứ vào các chứng từ nhập kho,kế toánghi vào sổ chi tiết theo dõi tạm ứng và ghi sổ theo bút toán hoàn ứng khôngqua quỹ

Ví dụ:

Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 099851 và phiếu nhập kho số 26/12 ngày20/12/2004: Trị giá vải Kate là 12.157.852

Thuế GTGT là 1.215.785.2

Tổng giá thanh toán : 13.373.637,2

Số tiền trên được thanh toán bằng tiền tạm ứng Kế toán ghi sổ theođịnh khoản:

Nợ TK 133 1.215.785,2

Có TK 141 13.373.637,2Cuối tháng,căn cứ vào số cộng trên sổ chi tiết tạm ứng ở phần ghi có đểghi vào nhật kí chứng từ số 10.Sau đó xác định số phát sinh bên có của các tàikhoản trên NKCT số 10 và lấy dòng tổng cộng để ghi vào các sổ cái

+Nguyên vật liệu nhập kho nhưng chứa được thanh toán ngay cho ngườibán

Kế toán công nợ: sổ chi tiết 331-phải trả cho người bán.Sổ chi tiết 331được mở hàng quý dùng để theo dõi công nợ với từng đối tượng công ty cóquan hệ mua bán bao gồm cả số phát sinh nợ và có.Sổ chi tiết 331 được đóngthành một quyển,tất cả các người cung cấp được ghi trên cùng một quyển.Mỗiđơn vị một trang và mỗi hóa đơn ghi trên một dòng và ghi theo trình tự thờigian phát sinh theo bút toán :

Nợ TK 152 57.327.461,6

Nợ TK 133 5.732.746,16

Có TK 331 63.060.207,76

Biểu số :sổ chi tiết tài khoản 331

sæ chi tiÕt tk 331: ph¶i tr¶ cho ngêi b¸n

Khi khoản nợ của công ty được thanh toán,kế toán căn cứ vào phiếu chi,

… để phản ánh tình hình thanh toán với người bán vào sổ chi tiét vá hạch toántrên TK 331 đối ứng với TK 111,TK 112,TK 311…

Cuối tháng,kế toán khóa sổ chi tiết 331 theo từng đối tượng.Toàn bộ số liệu ở dòng tổng cộng của từng người bán trên sổ sẽ được ghi sang NKCT số 5.Số liệu tổng cộng của mỗi người bán được ghi trên một dòng.Sau khi đối chiếu số liệu tổng cộng

ở Nhật kí chứng từ số 5(dòng tổng cộng) để kế toán ghi sổ cái TK 331 ở dòng tổng phát sinh Có.

Tæng céng 69,345,500.00 669,412,867.00 66,941,286.70 736,354,153.70 441,332,500.00 292,009,700.00 733,342,200.00

+)NVL nhập kho được thanh toán bằng tiền mặt.

Kế toán tiền mặt căn cứ vào phiếu nhập kho ,Phiếu chi tiền mặt để để ghi vào sổ Nhật kí chứng từ số 1 theo định khoản:

Nợ TK 152

Nợ TK133

Có TK 111

Ví dụ:Căn cứ vào phiếu nhập kho số 22/1 ngày 10/1 công ty thanh toán khoản

+)NVL nhập kho được thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng:

Khi nhận được giấy báo nợ của ngân hàng ,hóa đơn,phiếu nhập kho,kếtoán ghi sổ NKCT số 2 theo định khoản:

Nguồn:

Tương tự các trường hợp thanh toán tiền mua nguyên vật liệu bằng tiềnmặt hay tiền gửi ngân hàng,kế toán căn cứ vào các phiếu tạm ứng(số đượcduyệt),các giấy báo giá để viết UNC,khế ước,hợp đồng kinh tế và chứng từliên quan đến khoản vay.Kế toán tập hợp các chứng từ hàng ngày để ghi vàoNKCT số 4-ghi có TK 311.

Đó là quy trình ghi sổ và phương pháp hạch toán nghiệp vụ nhập kho vậtliệu do mua từ bên ngoài của công ty và quá trình thanh toán tiền mua

Công ty thường tiến hành kiểm kê kho vào cuối năm.khi phát sinhnguyên vật thừa hoặc thiếu kế toán ghi sổ theo định khoản:

-)Nếu kiểm kê phát hiện thừa:

Trong quản lý vật liệu,công tác xuất vật liệu cũng cần được quản lý chặtchẽ việc xuất dùng vật liệu.Công ty Cổ phần May Thăng Long yêu cầu ngườiquản lý phải biết được vật liệu xuất nào ,số lượng,chủng loại và dùng cho bộphận nào.Nguyên vật liệu là một bộ phận cấu thành của giá thành sản phẩmnên kế toán nguyên vật liệu ngoài việc theo dõi ,xác định và phản ánh khốilượng,giá trị vật liệu xuất dùng còn phải tính toán giá trị và phân bổ cho từngđối tượng sử dụng.Đó là tiền đề để hạch toán và tập hợp chi phí một cách đầyđủ,chính xác và kịp thời.Từ đó tạo điều kiện tính giá thành sản phẩm thuậnlợi,chính xác.

Để phù hợp với hình hình sản xuất,cách thức sản xuất,quy trình côngnghệ trình độ,yêu cầu quản của công tác hạch toán và tính giá thành sản phẩmCông ty Cổ phần May Thăng Long đã xác định đối tượng tập hợp chi phí làtừng loại sản phẩm như áo sơ mi,bộ quần áo đông xuân,quần Jean…

*)Đối với hàng gia công

Khi xuất kho nguyên vật liệu,kế toán không tính giá thực tế vật liệu xuấtkho mà chỉ theo dõi về mặt số lượng mà không phân bổ chi phí vật liệu xuấtkho cho từng đối tượng sử dụng.phần chi phí đó được tính hết vào chi phí sảnxuất gia công

*)Đối với nguyên vật liệu mua ngoài

Khi xuất kho vật liệu theo nhu cầu của đối tượng sử dụng,trên cơ sở cácchứng từ xuất kho như phiếu xuất kho,phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nộibộ…kế toán tiến hành phân loại từng nhóm vật liệu và đối tượng sử dụng,đốitượng tập hợp chi phí tính giá thành thực tế vật liệu xuất dùng cho từng đốitượng sử dụng theo từng loại vật tư.Sau đó kế toán lập bảng kê xuất vật liệutheo trình tự nhất định của số phiếu:phiếu nào xuất trước thì được phản ánhtrước,mỗi phiếu xuất được ghi trên một dòng của bảng kê.Bảng kê vật liệuđược lập vào cuối tháng.Sau khi lập xong bảng kê vật liệu,kế toán tiến hànhtính cột tổng cộng trên bảng kê xuất vật liệu và ghi vào bảng kê số 4-Tập hợpchí phí sản xuất toàn công ty theo định khoản:

Nợ TK 621

Có TK 152

Sau đó mở NKCT số 7 và từ các NKCT số 1,2,4,5.7 để ghi vào sổ cái

TK 152

Biểu số Mẫu sổ cái 1521

1,153,102,785.8

3 NKCT số 7

Khi xuất kho công ty sử dụng phương pháp bình quân gia quyền để xácđịnh giá trị thực tế của vật liệu xuất kho.Công thức như sau:

Giá thực tế của NVL xuất kho= Giá BQ của 1 đơn vị NVL* lượng vật liệu xuất kho

Tại xí nghiệp:Nhân viên thống kê lập báo cáo nhập vật liệu của xí nghiệptrong tháng,lập báo cáo chế biến,báo cáo Nhập –Xuất –Tồn nguyên vậtliệu.Cuối tháng gửi báo cáo lên phòng kế toán công ty.Khi kế toán nhận đượccác báo cáo đó sẽ đối chiếu với số lượng nguyên vật liệu trên bảng kê xuất.Sốlượng từng loại nguyên vật liệu xuất kho ở công ty phải khớp với báo cáonhập vật liệu tại xí nghiệp,nếu không khớp phải tìm hiểu lý do và điều chỉnhngay

+Đối với vật liệu nhận gia công: các báo cáo được lập theo hãng nhậngia công

+Đối với vật liệu mua ngoài: Các báo cáo được lập hàng tháng

b¸o c¸o chÕ biÕn th¸ng 1/2005

XÝ nghiÖp Nam H¶i

STT Kh¸ch hµng hµng M· Lo¹i vËt liÖu §vÞ B¸n TP

Lîng XuÊt kh¸c

chÕ biÕn Tr¶ kho §Çu tÊm Nguyªn liÖu chÝnh

-Số nguyên vật liệu chính:trong số vật liệu chính công ty xuất dùng trịgiá:1.153.102.785,83 đồng(đã được nêu ở bảng kê xuất nguyên vật liệu)thì4.372.668 đồng giá trị vật liệu được sử dụng cho công tác bán hàng,còn lạiđược dùng để sản xuất.

Kế toán ghi vào bảng kê số 4 theo định khoản: