Củng cố và hoàn thiện cơ cấu tổ chức ban quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện châu phú

Cho nên, để thực hiện được các chức năng quản lý tốt thì trong bộ máy quản lý phải có nhiều hoạt động của lao động quản lý khác nhau.. - Tổ chức bộ máy quản lý: Là dựa trên những chức nă

ĐẶNG THỊ KIM NGUYÊN

Chuyên ngành: Tài chính doanh nghiệp

BÁO CÁO TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Châu Phú, tháng 12 năm 2009

ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

Chuyên ngành: TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP

Sinh viên thực hiện : Đặng Thị Kim Nguyên Lớp: DT2TCCP MSSV: DTC069449 Giảng viên hướng dẫn : Phạm Trung Tuấn

Châu Phú, tháng 12 năm 2009

LỜI CÁM ƠN

- -

Trong quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, yếu tố con người quyết định sự phát triển tất cả mọi lĩnh vực, tổ chức đầu tư xây dựng cơ bản cũng không ngoại lệ cần có đội ngủ lãnh đạo quản lý tốt, đề quản lý tốt cần phải có đội ngũ nhân viên phục vụ tận tình Do vậy việc cũng cố và hoàn thiện cơ cấu tổ chức là vấn đề then chốt để đi đến thành công cho tất cả các đơn vị

Trước hết, Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến quí thầy cô trường Ðại học An Giang, đặc biệt là các thầy cô trong khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh đã tận tình giảng dạy, truyền đạt, trang bị cho tôi những kiến thức quí báu trong suốt quá trình học tập, đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi thâm nhập thực tế

Tôi xin cảm ơn đến thầy Phạm Trung Tuấn đã tận tình hướng dẫn hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này với tất cả tinh thần trách nhiệm và lòng nhiệt thành

Tôi xin gởi lời cám ơn đến Ban lãnh đạo Ban Quản Lý Dự Án ĐT

& XD Huyện Châu Phú Tỉnh An Giang cùng các cô chú, anh chị…ở các phòng ban đã nhiệt tình hướng dẫn, tạo điều kiện cho tôi trong suốt quá trình thực tập tại đơn vị

Sau cùng, tôi xin cám ơn tất cả bạn bè, những người luôn quan tâm, động viên tôi về tất cả mọi mặt

Trân trọng kính chào

MỤC LỤC Trang

CHƯƠNG I

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:……… … 1

2 Mục tiêu nghiên cứu:……… ……….1

3 Nội dung nghiên cứu:……….……… …1

4 Phương pháp nghiên cứu:……….…… ……… 1

5 Phạm vi nghiên cứu:……… … 2

6 Tiến độ thực hiện ……….2

CHƯƠNG II: LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ MÁY QUẢN LÝ……… 3

I: MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN ……….……… ……….… 3

1 Quản lý……….……3

2 Bộ máy quản lý……… …… 3

3 Lao động quản lý và phân loại lao động quản lý……… ……4

II TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ……….4

1 Khái niệm, nội dung và yêu cầu của tổ chức bộ máy quản lý……….……….4

1.1 Các khái niệm:……….……….…… 4

1.2 Yêu cầu đối với tổ chức bộ máy quản lý:………5

1.3 Nội dung của bộ máy quản lý……… ………5

2 Các mô hình và nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý………6

2.1 Các mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:……… 6

2.2 Các nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý:……… ……13

3 Các nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý:………….……….13

4 Các phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:……… 14

III VAI TRÒ VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN BỘ MÁY QUẢN LÝ BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ & XÂY DỰNG……….… 15

1 Vai trò của tổ chức bộ máy quản lý……… …….….15

2 Sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lý……….………….16

2.1 Tính tất yếu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý……… ………16

2.2 Hoàn thịên bộ máy quản lý có liên quan chặt chẽ đến chiến lược kinh doanh của tổ chức……… 17

CHƯƠNG III: QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐT&XD HUYỆN CHÂU PHÚ………18

I CƠ SỞ LÝ LUẬN……… 18

1 Cơ sở pháp lý:……….18

2 Mục đích yêu cầu việc thành lập:……… ………… ……… 18

3 Chức năng nhiệm vụ của Ban……….18

3.1 Vị trí pháp lý:……….18

3.2 Chức năng:……… ……… 19

3.3 Nhiệm vụ:……… ………19

3.4.Quyền hạn……… ………….19

4 Các mối quan hệ công tác của Ban ………20

4.1.Đối với Uỷ Ban Nhân Dân huyện:……… 20

4.2 Đối với các sở, ban ngành tỉnh:……… 20

4.3 Đối với các cơ quan, tổ chức và đơn vị có liên quan:……… 20

CHƯƠNG IV: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐT & XD HUYỆN CHÂU PHÚ………21

1 Cơ cấn tổ chức…….:……….21

1.1 Nhiệm vụ và quyền hạn của Trưởng Ban:………22

1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Phó Ban:……….….22

1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn của Tổ kế tóan – tài vụ:……….…23

1.4 Nhiệm vụ và quyền hạn của Tổ kế hoạch:……… …23

1.5 Nhiệm vụ và quyền hạn của Tổ kỹ thuật:………23

2 Những khó khăn, tồn tại trong bộ máy tổ chức……… 24

2.1 Về mặt khách quan……… 24

2.2 Về mặt chủ quan ………24

CHƯƠNG V: CÁC GIẢI PHÁP CŨNG CỐ VÀ HÒAN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐT&XD HUYỆN CHÂU PHÚ……… 26

1 Đặt vấn đề ……… 26

2 Các giải pháp cụ thể ……… 26

3 Củng cố và hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Ban theo giải pháp ……….27

3.1 Mô hình hoạt động: ……….27

3.2 Vị trí pháp lý: ……….….27

3.3 Quy chế tổ chức và hoạt động:………27

3.4 Cơ cấu tổ chức:………27

3.5 Hoàn thiện chức năng nhiệm vụ của bộ máy quản lý……….…….28

3.6 Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cán bộ quản lý………….………30

3.7 Hoàn thiện tổ chức nơi làm việc và điều kiện lao động….…… …….…31

3.8 Kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất:……… … 31

KẾT LUẬN……….……….… 37 TÀI LIỆU THAM KHẢO 38

Tổ chức bộ máy quản lí là vấn đề hết sức bức thiết hiện nay, nó góp phần quyết định sự thành công của mỗi tổ chức, đơn vị hành chính nói chung, tổ chức hành chính sự nghiệp nói riêng Vì vậy làm tốt công tác quản lí là yếu tố vô cùng quan trọng tạo nên sức mạnh tổng thể của mỗi tổ chức

Để có thể đáp ứng yêu cầu của nền hành chính nhà nước phục vụ tốt nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa thì việc thường xuyên nghiên cứu, tìm hiểu cái mới nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là một yêu cầu khách quan mang tính cấp thiết đối với bất kì một tổ chức nào

Một tổ chức muốn hoạt động có hiệu quả thì việc hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lí phải được quan tâm một cách đúng mức

Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng huyện Châu Phú được xác định là một đơn vị hành chính sự nghiệp Qua quá trình thực tập tại đơn vị, cá nhân nhận thấy nhiều vấn đề bất hợp lý trong cơ cấu tổ chức hiện nay, hạn chế hoạt động Việc củng

cố và hoàn thiện bộ máy tổ chức Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng huyện Châu Phú là một đề tài mang tính thực tiễn, phản ảnh những ưu điểm, hạn chế trong cơ cấu tổ chức và đưa ra những phương án hoàn thiện

Vì những lý do trên, cá nhân chọn đề tài “Củng cố và hoàn thiện bộ máy tổ chức Ban quản lý dự án đầu tư và xây dựng huyện Châu Phú” làm đề tài báo cáo tốt nghiệp của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu:

Đánh giá thực trạng về hiệu quả tổ chức của Ban quản lý dự án đầu tư & Xây dựng huyện Châu Phú trong những năm qua

Đề xuất các giải pháp cụ thể về hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Ban quản lý

dự án đầu tư & Xây dựng huyện Châu Phú thông qua các chủ trương, đường lối

chính sách, quy hoạch phát triển kinh tế xã hội tại địa phương

3 Nội dung nghiên cứu:

Nội dung đề tài tập trung nghiên cứu tìm hiểu những vấn đề về cơ cấu tổ

chức Ban quản lý dự án đầu tư & Xây dựng huyện Châu Phú

4 Phương pháp nghiên cứu:

- Về phương pháp luận: Trên cơ sở quan điểm về chủ nghĩa duy vật biện

chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử của Chủ nghĩa Mác - Lê nin và Tư tưởng Hồ Chí Minh

- Phương pháp nghiên cứu cụ thể:

 Phương pháp phân tích số liệu:

+ Số liệu thứ cấp:

− Các báo cáo, tài liệu của cơ quan thực tập

− Tham khảo các tài liệu có liên quan

+ Số liệu sơ cấp:

− Quan sát: tiếp cận, tìm hiểu và quan sát thực tế

 Điều tra: phỏng vấn trực tiếp các cán bộ tại Ban

- Thời gian nghiên cứu: Số liệu trong năm 2008

Cơ quan thực tập: Ban quản lý Dự Án Đầu Tư & Xây Dựng trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện Châu Phú

6 Tiến độ thực hiện:

1 Viết đề cương sơ bộ

2 Viết đề cương chi tiết

3 Nộp đề cương chi tiết

CHƯƠNG II

LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ MÁY QUẢN LÝ

I MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN

1 Quản lý

Hiện nay có rất nhiều quan niệm về quản lý, có quan niệm cho rằng, quản lý

là hành chính, là cai trị; có quan niệm lại cho rằng: Quản lý là điều hành, điều khiển, là chỉ huy Các quan niệm này không có gì khác nhau về nội dung mà chỉ khác nhau ở cách dùng thuật ngữ Do vậy ta có thể hiểu khái niệm quản lý theo cách thống nhất như sau:

Quản lý là sự tác động có hướng của con người nhằm mục đích biến đổi đối tượng quản lý từ trạng thái này sang trạng thái khác bằng các phương pháp tác động khác nhau

Quản lý doanh nghiệp là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế, quy luật

xã hội, quy luật tự nhiên trong việc lựa chọn, xác định những biện pháp về kinh tế,

xã hội, tổ chức, kỹ thuật để tác động đến các yếu tố vật chất trong sản xuất kinh doanh để đạt được các mục tiêu đã xác định

Cũng như trong quá trình sản xuất, công tác quản lý cũng cần có ba yếu tố: nhà quản lý, các công cụ quản lý, đối tượng quản lý Sản phẩm của quản lý là các quyết định, các biện pháp, các chỉ thị, các mệnh lệnh để kích thích sản xuất tăng trưởng và phát triển với hiệu quả cao hơn

Nền kinh tế quốc dân cũng như bất cứ một đơn vị kinh tế nào khác đều có thể coi là một hệ thống quản lý bao gồm hai bộ phận là: Chủ thể quản lý và đối tượng quản lý ( hay nhiều khi còn được gọi là bộ phận quản lý và bộ phận bị quản lý)

Hai bộ phận này có liên quan mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn nhau, tạo nên một chỉnh thể thống nhất Chủ thể quản lý trên cơ sở các mục tiêu đã xác định tác động đến đối tượng quản lý bằng những quyết định của mình và thông qua hành vi của đối tượng quản lý - mối quan hệ ngược có thể giúp chủ thể quản lý có thể điều chỉnh các quyết định đưa ra

2 Bộ máy quản lý

Bộ máy quản lý là cơ quan điều khiển hoạt động của toàn bộ cơ cấu tổ chức nói chung, tổ chức doanh nghiệp nói riêng, bao gồm cả khâu sản xuất kinh doanh trực tiếp cũng như khâu phụ trợ, phục vụ cả hoạt động sản xuất tại doanh nghiệp cũng như lao động tiếp thị ngoài dây truyền sản xuất, cả hệ thống tổ chức quản lý cũng như hệ thống các phương thức quản lý doanh nghiệp Bộ máy quản lý là lực lượng vật chất để chuyển những ý đồ, mục đích, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp thành hiện thực, biến những nỗ lực chủ quan của mỗi thành viên trong doanh nghiệp thành hiệu quả sản xuất kinh doanh

Bộ máy quản lý thường được xem xét trên ba mặt chủ yếu sau:

- Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý

- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

- Lực lượng lao động quản lý để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của bộ máy

Trong đó lực lượng lao động quản lý có vai trò quyết định

3 Lao động quản lý và phân loại lao động quản lý

3.1 Lao động quản lý:

Lao động quản lý bao gồm những cán bộ và nhân viên tham gia vào việc thực hiện các chức năng quản lý Trong bộ máy thì hoạt động của lao động quản lý rất phong phú và đa dạng Cho nên, để thực hiện được các chức năng quản lý tốt thì trong bộ máy quản lý phải có nhiều hoạt động của lao động quản lý khác nhau

3.2 Phân loại lao động quản lý:

Căn cứ vào việc tham gia trong các hoạt động và chức năng quản lý, chia lao động quản lý thành ba loại sau:

Một là: Cán bộ quản lý gồm có Thủ trưởng quản lý-người trực tiếp điều

hành, quản lý một tổ chức, các Phó thủ trưởng quản lý-người giúp việc cho Thủ trưởng, kế toán trưởng-phụ trách kế toán đơn vị Các cán bộ này có nhiệm vụ phụ trách từng phần công việc, chịu trách nhiệm về đường lối chiến lược, các công tác tổ chức hành chính tổng hợp của một tổ chức

Hai là: Cán bộ lãnh đạo một tổ chức có nhiệm vụ chỉ đạo thực hiện phương

hướng, đường lối quản lý đã được phê duyệt cho bộ phận chuyên môn của mình

Ba là: Viên chức chuyên môn nghiệp vụ, gồm những người thực hiện

những công việc rất cụ thể và có tính chất thường xuyên

Trong bất kỳ một tổ chức nào thì ba loại lao động quản lý nói trên đều cần thiết và phải có Tuy nhiên, tuỳ theo từng quy mô hoạt động và tình hình sản xuất kinh doanh của từng tổ chức mà có một tỷ lệ thích hợp Trong đó cán bộ lãnh đạo cấp cao và cán bộ lãnh đạo cấp trung gian có vai trò và vị trí hết sức quan trọng, là nhân tố cơ bản quyết định sự thành bại của bộ máy quản lý - đây là linh hồn của tổ chức và nó được ví như người nhạc trưởng của một giàn nhạc giao hưởng

II TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ

1 Khái niệm, nội dung và yêu cầu của tổ chức bộ máy quản lý

1.1 Các khái niệm:

- Tổ chức: Là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người

làm công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc

* Theo cách phân loại các yếu tố sản xuất thì: Tổ chức là sự kết hợp các yếu

tố sản xuất

* Theo quá trình phát triển thì : Tổ chức là sự liên kết tất cả các cá nhân,

quá trình hoạt động trong hệ thống để thực hiện các mục đích đề ra

* Theo mối quan hệ: Tổ chức bao gồm sự xác định cơ cấu và liên kết các

hoạt động khác nhau của tổ chức

- Tổ chức bộ máy quản lý: Là dựa trên những chức năng nhiệm vụ đã xác

định của bộ máy quản lý để sắp xếp về lực lượng, bố trí về cơ cấu, xây dựng mô hình và làm cho toàn bộ hệ thống quản lý hoạt động như một chỉnh thể có hiệu lực nhất

- Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức

thành những bộ phận nhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện những chức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức

- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là những

bộ phận có trách nhiệm khác nhau nhưng quan hệ và phụ thuộc lẫn nhau được tổ chức thành từng khâu, từng cấp quản lý khác nhau để tạo thành một chỉnh thể nhằm thực hiện mục tiêu và chức năng quản lý xác định

1.2 Yêu cầu đối với tổ chức bộ máy quản lý:

Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy cần phải đảm bảo thực hiện những yêu cầu sau:

- Tính tối ưu:

Phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp quản lý đều được thiết lập các mối quan hệ hợp lý, mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ cho mục đích đề ra của một chức đơn vị hành chính sự nghiệp

1.3 Nội dung của bộ máy quản lý

Tổ chức bộ máy quản lý có rất nhiều nội dung, sau đây là các nội dung chủ yếu:

- Xác định mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ mà bộ máy quản lý cần hướng tới

va đạt được Mục tiêu của bộ máy quan lý phải thống nhất với mục tiêu chung trong quản lý hành chính nhà nước

- Xác định cơ cấu tổ chức quản lý theo khâu và cấp quản lý, phụ thuộc vào quy mô của bộ máy quản lý, hệ thống các chức năng nhiệm vụ đã xác định và việc phân công hợp tác lao động quản lý Trong cơ cấu quản lý có hai nội dung thống nhất nhau, đó là khâu quản lý và cấp quản lý

- Xác định mô hình quản lý: Mô hình quản lý là sự định hình các quan hệ của một cơ cấu quản lý trong đó xác định các cấp, các khâu, mối liên hệ thống nhất giữa chúng trong một hệ thống quản lý, về truyền thống có mô hình quản lý theo kiểu trực tuyến, theo kiểu chức năng, theo kiểu tham mưu và các kiểu phối hợp giữa chúng

- Xây dựng lực lượng thực hiện các chức năng quản lý căn cứ vào quy mô sản xuất kinh doanh, từ đó xác định quy mô của bộ máy quản lý và trình độ của lực lượng lao động và phương thức sắp xếp họ trong guồng máy quản lý, vào mô hình tổ chức được áp dụng, vào loại công nghệ quản lý được áp dụng, vào tổ chức và thông tin ra quyết định quản lý

2 Các mô hình và nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý

2.1 Các mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:

2.1.1 Mô hình cơ cấu theo trực tuyến

Đây là kiểu cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó có cấp trên và cấp dưới

Cơ cấu này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ trưởng, người lãnh đạo phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả công việc của người dưới quyền

Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến

Người lãnh đạo

Người L/Đ tuyến 1 Người L/Đ tuyến 2

Các đồi tượng quản lý Các đồi tượng quản lý

Đặc điểm cơ bản của cơ cấu này là người lãnh đạo thực hiện tất cả các chức năng quản lý, hoàn toàn chịu trách nhiệm về hệ thống mình phụ trách Còn người thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận lệnh một người phụ trách và chỉ thi hành lệnh của người đó mà thôi

- Ưu điểm: Bộ máy phải gọn nhẹ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ trưởng

- Nhược điểm: Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp, đồng thời cơ cấu này làm hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có

trình độ cao theo chuyên môn Kiểu cơ cấu này chỉ áp dụng cho các tổ chức có quy

mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp

2.1.2 Mô hình cơ cấu theo chức năng

Theo kiểu cơ cấu này, nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các bộ phận riêng biệt theo các chức năng quản lý, mỗi bộ phận đảm nhiệm một chức năng nhất định

Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức theo kiểu chức năng

Người lãnh đạo

Người LĐ cnăng A Người LĐ cnăng B Người LĐ cnăng C

Đối tượng q u ản lý 1 Đối tượng q u ản lý 2 Đối tượng q u ả n lý 3

Kiểu cơ cấu này sẽ hình thành nên người lãnh đạo được chuyên môn hoá, chỉ đảm nhận thực hiện một số chức năng nhất định Mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức rất phức tạp và chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng Như vậy khác với cơ cấu tổ chức trực tuyến ở chỗ: Người lãnh đạo chia bớt công việc cho người cấp dưới

Ưu điểm: Thu hút được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, sử dụng tốt cán bộ hơn, phát huy tác dụng của người chuyên môn, giảm bớt gánh nặng cho người lãnh đạo

Nhược điểm: Đối tượng quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng khác nhau, kiểu cơ cấu này làm suy yếu chế độ thủ trưởng Mô hình này phù hợp với tổ chức, doanh nghiệp có quy mô lớn, việc tổ chức phức tạp theo chức năng

2.1.3 Mô hình cơ cấu tổ chức theo trực t u yến - chức năng

Cơ cấu này là sự kết hợp của hai cơ cấu trên, theo đó mối liên hệ giữa cấp dưới và lãnh đạo là một đường thẳng, còn những bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm

vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt động của các

cán bộ trực tuyến Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo tổ chức phải thường xuyên giải quyết mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng

Sơ đồ 3: Sơ đồ cơ cấu theo kiểu trực tuyến - chức năng

Lãnh đạo cấp1

Người lđ cnăng A Người lđ cnăng B Người lđ cnăng C

Lãnh đạo cấp2

Người lđ cnăng A Người lđ cnăng B Người lđ cnăng C

Đối tượng qlý 1 Đối tượng qlý 2 Đối tượng qlý 3

Ưu điểm: Lợi dụng được ưu điểm của hai bộ mô hình trực tuyến và chức năng Nó phát huy được năng lực, chuyên môn của các bộ phận chức năng, đồng thời đảm bảo được quyền chỉ huy trực tiếp của lãnh đạo cấp cao của tổ chức

Nhược điểm: Cơ cấu phức tạp, nhiều vốn, cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo

tổ chức phải thường xuyên giải quyết các mối quan hệ giữa các bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng

2.1.4 Mô hình cơ cấu trực t u yến - tham mưu

Người lãnh đạo ra lệnh và chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với người thừa hành trực tiếp của mình, khi gặp các vấn đề phức tạp người lãnh đạo phải tham khảo

ý kiến chuyên gia ở bộ phận tham mưu giúp việc Kiểu cơ cấu này cho phép người lãnh đạo tận dụng được những tài năng, chuyên môn của các chuyên gia, giảm bớt

sự phức tạp của cơ cấu tổ chức, nhưng nó đòi hỏi người lãnh đạo phải tìm kiếm được các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực

Sơ đồ 4: Sơ đồ cơ cấu theo kiểu trực tuyến - tham mưu

Người lãnh đạo

Người lãnh đạo tuyến 1 Người lãnh đạo tuyến 2

Tham mưu 1 Tham mưu 2 Tham mưu 3 Tham mưu 4

Các đối tượng quản lý Các đối tượng quản lý

* Chú ý thêm:

- Đảm bảo thực hiện mục tiêu, chương trình, kế hoạch dự án

- Thống nhất lãnh đạo, điều hành các yêu cầu

- Tổ chức bộ máy, bố trí nhân viên phải tinh gọn

- Quan hệ lãnh đạo, phối hợp giữa các bộ phận phải rõ ràng

- Mỗi người phải thấy rõ vị trí, nhiệm vụ, quyền hạn của mình và chỉ chịu trách nhiệm trước một thủ trưởng trực tiếp

- Trách nhiệm phải đi đôi với quyền hạn, quyền lợi

- Lãnh đạo phải đi đôi với kiểm tra

- Phạm vi nội dụng lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra phải rõ ràng

- Hợp tác phải nhằm thực hiện nhiệm vụ chung

2.2 Các nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý

- Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý gắn liền với phương hướng, mục đích

hệ thống phương hướng, mục đích của hệ thống sẽ chi phối cơ cấu hệ thống Nếu

một hệ thống có quy mô và mục tiêu phương hướng cỡ lớn (khu vực, cả nước) thì cơ

cấu tổ chức của nó cũng phải có quy mô và phương hướng tương đương Còn nếu

có quy mô vừa phải, đội ngũ và trình độ tham gia hệ thống phải ở mức tương

đương Một hệ thống có mục đích hoạt động văn hoá thì tổ chức bộ máy quản lý sẽ

có những đặc thù khác biệt với hệ thống có mục đích kinh doanh

- Nguyên tắc chuyên môn hoá và cân đối

Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo phân công,

phân cấp nhiều phân hệ trong hệ thống theo yêu cầu các nhóm chuyên môn ngành

với đội ngũ nhân lực được đào tạo tương ứng và có đủ quyền hạn để thực hiện được

nguyên tắc này

- Nguyên tắc linh hoạt và thích ứng với môi trường

Nguyên tắc này đảm bảo việc cải tiến bộ máy quản lý phải đảm bảo cho mỗi

phân hệ, mỗi bộ phận một mức độ tự do sáng tạo tương ứng để các cấp quản lý thấp

hơn phát triển được tài năng để chuẩn bị thay thế các cán bộ quản lý cấp trên khi cần

thiết

- Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả

Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức bộ máy quản lý phải mang lại hiệu quả cao

nhất đối với chi phí bỏ ra và đảm bảo hiệu lực hoạt động của các phân hệ về tác động điều khiển của các lãnh đạo

3 Các nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức bộ máy quản lý

Phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý nhằm đưa ra

một mô hình phù hợp với quy mô một tổ chức quản lý và tình hình sản xuất kinh

doanh của doanh nghiệp nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong công tác tổ chức

quản lý Từ đó thúc đẩy tổ chức quản lý có mô hình quản lý nhằm tăng sức cạnh

tranh trên thị trường

- Nhiệm vụ quảnlý

Trong bất kỳ tổ chức nào thì nhiệm vụ quản lý và cơ cấu tổ chức là hai mặt

không thể tách rời nhau Khi sự thay đổi nhiệm vụ quản lý của một tổ chức thì cơ

cấu tổ chức cũng thay đổi theo Vì nếu không thay đổi theo thì bộ máy quản lý cũ sẽ

làm cản trở việc phấn đấu đạt được mục tiêu mới đề ra của tổ chức quản lý Tuy

nhiên, không phải bao giờ cũng đòi hỏi sự thay đổi về nhiệm vụ quản lý cũng như

đòi hỏi sự thay đổi bắt buộc của bộ máy quản lý Song các kết quả nghiên cứu đều

ủng hộ ý kiến bộ máy quản lý cần được thay đổi kèm theo nhiệm vụ quản lý

- Quy mô và mức độ phức tạp của bộ máy quản lý

Bộ máy quản lý có quy mô càng lớn, càng phức tạp thì hoạt động quản lý

cũng phức tạp theo Do đó các nhà quản lý cần phải đưa ra một mô hình cơ cấu quản

lý hợp lý sao cho đảm bảo quản lý được toàn bộ hoạt động của một tổ chức quản lý,

đồng thời phải làm sao để bộ máy quản lý không cồng kềnh và phức tạp về mặt cơ

cấu Còn đối với các tổ chức có bộ máy tổ chức vừa và nhỏ thì bộ máy quản lý phải chuyên nghiệp, tinh thông, gọn nhẹ để dễ tay đổi phù hợp với tình hình quản lý

- Địa bàn hoạt động:

Việc mở rộng hoặc phân tán địa bàn hoạt động của một tổ chức đều có sự thay đổi về sự sắp xếp lao động nói chung và lao động quản lý nói riêng, dẫn đến sự thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý Do vậy, sự thay đổi địa bàn hoạt động của một tổ chức cũng ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức quản lý của tổ chức đó

- Môi trường hoạt động:

Tổ chức bộ máy quản lý hợp lý là điều kiện đủ cho doanh nghiệp thành công trên thương trường Do vậy mức độ phức tạp của môi trường kinh doanh có ảnh hưởng đến tổ chức bộ máy quản lý Nếu môi trường luôn biến động và biến động nhanh chóng thì có được thành công đòi hỏi các doanh nghiệp phải tổ chức bộ máy quản lý có mối quan hệ hữu cơ Việc đề ra các quyết định có tính chất phân tán với các thể lệ mềm mỏng, linh hoạt các phòng ban có sự liên hệ chặt chẽ với nhau

- Cơ sở kỹ thuật của hoạt động quản lý và trình độ của các cán bộ quản

lý

Nhân tố này có ảnh hưởng mạnh đến tổ chức bộ máy quản lý Khi cơ sở kỹ thuật cho hoạt động quản lý đầy đủ, hiện đại, trình độ của cán bộ quản lý cao có thể đảm nhiệm nhiều công việc sẽ góp phần làm giảm lượng cán bộ quản lý trong bộ máy quản lý, nên bộ máy quản lý sẽ gọn nhẹ hơn nhưng vẫn đảm bảo được tính hiệu quả trong quản lý

- Thái độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên

Đối với những người đã qua đào tạo, có trình độ tay nghề cao, có ý thức làm việc thì họ sẽ hoàn thành công việc nhanh chóng hơn, khối lượng công việc lớn hơn

do đó sẽ làm giảm số lao động quản lý dẫn đến việc tổ chức bộ máy quản lý dễ dàng

và hiệu quả hơn Ngược lại, với những lao động không có ý thức làm việc, thiếu chủ động trong làm việc sẽ dẫn đến số lượng lao động quản lý gia tăng, làm cho lãnh đạo

trong tổ chức đông lên, việc tổ chức bộ máy quản lý khó khăn hơn

4 Các phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:

Để hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trước hết bắt nguồn từ việc xác định mục tiêu và phương hướng phát triển của hệ thống, trên cơ sở đó tiến hành tập hợp các yếu tố của cơ cấu tổ chức và xác lập mối quan hệ qua lại giữa các yếu tố đó Việc hình thành cơ cấu tổ chức cũng có thể bắt đầu từ việc mô tả chi tiết hoạt động của các đối tượng quản lý và xác lập tất cả các mối quan hệ thông tin rồi sau đó mới hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Để có một cơ cấu tổ chức hợp lý người ta thường dựa vào hai phương pháp chủ yếu sau:

4.1 Phương pháp kinh nghiệm

Theo phương pháp này cơ cấu tổ chức được hình thành dựa vào việc kế thừa những kinh nghiệm thành công và loại bỏ những yếu tố bất hợp lý của cơ cấu tổ chức có sẵn Những cơ cấu tổ chức có trước, có những yếu tố tương tự với cơ cấu tổ chức sắp hình thành và để hình thành cơ cấu tổ chức mới thì có thể dựa vào một cơ cấu tổ chức mẫu nhưng có tính đến các điều kiện cụ thể của đơn vị mới như so sánh

về nhiệm vụ, chức năng, đối tượng quản lý, cơ sở vật chất kỹ thuật để xác định

cơ cấu tổ chức thích hợp Do vậy, phương pháp này còn được gọi là phương pháp tương tự

 Ưu điểm: Phương pháp này là quá trình hình thành cơ cấu nhanh, chi

tiết để thiết kế nhỏ, kế thừa có phân tích những kinh nghiệm quý báu của quá khứ

 Nhược điểm: Dễ dẫn đến sao chép máy móc, thiếu phân tích những

điều kiện cụ thể

4.2 Phương pháp phân tích

Theo phương pháp này, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý hiện tại được bắt đầu bằng cách nghiên cứu kỹ cơ cấu tổ chức hiện tại, tiến hành đánh giá những hoạt động theo những mục tiêu nhất định, phân tích các chức năng, các quan hệ phụ thuộc của từng bộ phận để đánh giá những mặt hợp lý của cơ cấu hiện hành Trên cơ

sở đó, dự kiến cơ cấu mới, sau đó bổ sung, thay thế, thay đổi cán bộ, xây dựng điều

lệ, nội quy, quy chế hoạt động cho từng bộ phận cũng như đối với cán bộ lãnh đạo, chuyên viên, các nhân viên thừa hành, chủ chốt

 Ưu điểm: Phương pháp này phân tích được những điều kiện thực tế

của cơ quan, đánh giá được các mặt hợp lý và chưa hợp lý để hoàn thiện cơ cấu mới hiệu quả hơn

 Nhược điểm: Phương pháp này tốn nhiều thời gian và chi phí lớn để

thiết kế cơ cấu tổ chức mới

Tuy nhiên, trong hoạt động quản lý, để hình thành và tổ chức được một bộ máy quản lý tốt người ta không chỉ sử dụng thuần nhất một trong hai phương pháp trên Mà tuỳ theo tình hình của mỗi tổ chức quản lý có thể hình thành cơ cấu quản lý theo phương pháp hỗn hợp, nghĩa là kết hợp cả hai phương pháp trên để lợi dụng ưu điểm của chúng

III VAI TRÒ VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN BỘ MÁY QUẢN LÝ

1 Vai trò của tổ chức bộ máy quản lý

Một tổ chức muốn tồn tại và phát triển thì mỗi con người không thể hành động riêng lẻ mà cần phối hợp những nỗ lực cá nhân để hướng tới những mục tiêu chung Quá trình quản lý đòi hỏi phải có sự phân công hợp tác của những con người trong tổ chức

Trong hoạt động của một tổ chức đều phải thực hiện những mục tiêu nhất định Để thực hiện được các mục tiêu đó đòi hỏi phải có lực lượng điều hành toàn bộ

quá trình hoạt động Đó chính là lực lượng lao động quản lý trong một tổ chức và hình thành nên bộ máy quản lý Để đảm bảo sự thống nhất trong điều hành thì mỗi

tổ chức ít nhất phải có một thủ trưởng trực tiếp chỉ đạo lực lượng quản lý để thực hiện các nhiệm vụ: Bố trí, sắp xếp nhân viên cho phù hợp với từng nhiệm vụ cụ thể nhằm đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong tổ chức, nhằm khai thác khả năng chuyên môn sáng tạo của mỗi thành viên trong việc thực hiện các mục tiêu để thực hiện các mục tiêu đề ra như tăng năng suất lao động, tăng hiệu suất công việc

Như vậy, trong mỗi tổ chức quản lý nếu không có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý thì không có một lực lượng có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý và không có quá trình thực hiện nhiệm vụ của tổ chức đó được thực hiện nếu không có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Từ những lập luận trên cho ta thấy rõ vai trò quan trọng của cơ cấu tổ chức

bộ máy, nó quyết định toàn bộ quá trình hoạt động của tổ chức Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, phù hợp với yêu cầu của tổ chức sẽ giúp cho việc thực hiện các nhiệm

vụ một cách nhanh chóng và đạt hiệu quả cao Ngược lại nếu một tổ chức không phù hợp với đều kiện mới, nhiều bộ máy chồng chéo nhau sẽ dẫn đến sự trì chệ, mâu thuẫn và kém hiệu quả Chính vì thế cần phải đánh giá mức độ hợp lý của một

tổ chức, một cơ cấu tổ chức được coi là hợp lý không chỉ đủ các bộ phận cần thiết để thực hiện các chức năng của tổ chức mà phải có một tập thể mạnh với những con người đủ phẩm chất, năng lực để thực hiện các chức năng nhiệm vụ được giao

Mặt khác, sự tồn tại của bộ máy quản lý còn thể hiện sự tồn tại của chính một tổ chức đó Nó như chất keo dính để liên kết các yếu tố sản xuất lại với nhau theo sự thống nhất, có phương hướng rõ ràng; đồng thời làm cho hoạt động của tổ chức ổn định, thu hút được mọi người tham gia và có trách nhiệm với công việc hơn

2 Sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lý

2.1 Tính tất yếu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý

Trong hoạt động, tổ chức phải có bộ máy quản lý chuyên nghiệp, tinh thông, gọn nhẹ và linh hoạt để thực hiện quá trình quản lý một cách có hiệu quả nhất

Với bất kỳ một tổ chức nào, nhà quản lý muốn đạt hiệu quả cao nhất trong công việc thì đòi hỏi nhà quản lý phải trau rồi cả về lý luận và thực tiễn Vì vậy công việc của hệ thống phải thường xuyên điều tra, phân tích, tính toán, cân nhắc, lựa chọn và soạn thảo phương án tối ưu, mang lại hiệu quả cao nhất

Công tác quản lý là một trong những nhân tố quyết định sự phát triển của hệ thống Mà để thực hiện được công tác quản lý tốt thì phải xuất phát từ một bộ máy quản lý ổn định và thích hợp Do đó hoàn thiện bộ máy quản lý là nhân tố quan trọng đảm bảo thực hiện có hiệu quả lý

2.2 Hoàn thiện bộ máy quản lý có liên quan chặt chẽ đến hoạt động của

tổ chức

Hoàn thiện bộ máy theo hướng chuyên, tinh gọn nhẹ và có hiệu lực:

Để đáp ứng được những yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trường khắc nghiệt như hiện nay cũng như để phát huy được hết vai trò năng