Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ của văn phòng công ty cổ phần cơ điện và xây dựng việt nam

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 1 MỞ ĐẦU 2 Tính cấp thiết của đề tài 2 Mục tiêu nghiên cứu 2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3 Phương pháp nghiên cứu 3 Kết cấu tiểu luận 3 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC. 4 1.1. Khái niệm công tác văn thư lưu trữ 4 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư 4 1.1.2. Khái niệm công tác lưu trữ 4 1.2. Nội dung công tác văn thư lưu trữ 5 1.2.1. Nội dung công tác văn thư 5 1.2.2. Nội dung công tác lưu trữ 5 1.3. Các nghiệp vụ 5 1.3.1. Các nghiệp vụ chủ yếu trong công tác văn thư 5 1.3.2. Các nghiệp vụ chủ yếu trong công tác lưu trữ 8 1.4. Tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức 9 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 11 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN VÀ XÂY DỰNG VIỆT NAM 12 2.1. Khái quát về Công ty cổ phần cơ điện và xây dựng Việt Nam 12 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty cổ phần cơ điện và xây dựng Việt Nam 12 2.1.2. Sơ đồ tổ chức 14 2.2. Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ của văn phòng Công ty Cổ phần Cơ điện và Xây dựng Việt Nam. 14 2.2.1. Công tác văn thư 14 2.2.2. Công tác lưu trữ 22 2.3. Những kết quả đạt được và hạn chế còn tồn tại trong công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Cơ điện và Xây dựng Việt Nam 24 2.3.1. Những kết quả đạt được 24 2.3.2. Những hạn chế còn tồn tại 25 2.4. Nguyên nhân của hạn chế 25 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 26 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ ĐIỆN VÀ XÂY DỰNG VIỆT NAM. 27 3.1. Nâng cao trình độ cán bộ hoạt động trong công tác văn thư – lưu trữ 27 3.2. Tăng cường trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư – lưu trữ 27 3.3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư – lưu trữ 27 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 28 KẾT LUẬN 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 30   DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MECO Công ty cổ phần cơ điện và xây dựng Việt Nam   MỞ ĐẦU Tính cấp thiết của đề tài Ở trên nhiều lĩnh vực, khối lượng thông tin được truyền tải chủ yếu dưới hình thức văn bản. Có thể nói, văn bản là phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin hữu hiệu nhất. Hiện nay có nhiều cơ quan, tổ chức sử dụng phương tiện này trong hoạt động quản lý và điều hành của đơn vị mình. Công tác văn thư – lưu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết, nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lý mà còn liên quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong đơn vị. Làm tốt công tác văn thư – lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lý. Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp hợp lý, kip thời, hiệu quả đảm bảo cho cơ quan, đơn vị thực hiện công việc quản lý và điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao. Từ những lập luận trên cho thấy công tác văn thư – lưu trữ là không thể thiếu được trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào. Công ty cổ phần cơ điện và xây dựng Việt Nam (MECO) là một doanh nghiệp Nhà nước, trong quá trình hoạt động hàng năm, công ty đã ban hành một khối lượng văn bản tương đối lớn để quản lý, điều hành mọi hoạt động trong đơn vị, đồng thời cũng tiếp nhận một khối lượng khá lớn công văn, tài liệu do các cơ quan nhà nước và các đơn vị liên quan gửi tới. Đây là khối lượng tài liệu rất quan trọng cần được tổ chức lưu trữ một cách khoa học và bảo quản tốt để phục vụ cho công tác khai thác và sử dụng sau này. Công tác văn thư lưu trữ của văn phòng Công ty cổ phần cơ điện và xây dựng Việt Nam trong thời gian qua đã có những đóng góp tích cực vào kết quả hoạt động của văn phòng. Tuy nhiên, bên cạnh đó còn tồn tại một số điểm bắt cập, đó là những thiếu sót, sai phạm cả do ý kiến chủ quan lẫn điều kiện khách quan mang lại, đó là những yếu kém về trình độ chuyên môn quản lý, những lạc hậu về cơ sở vật chất kỹ thuật. Vì vậy, nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ trong hoạt động của văn phòng Công ty cổ phần cơ điện và xây dựng Việt Nam là công việc cần thiết. Em đã quyết định chọn đề tài cho bài tiểu luận của mình là “Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ của văn phòng Công ty cổ phần cơ điện và xây dựng Việt Nam”. Mục tiêu nghiên cứu Thông qua quá trình nghiên cứu, tiểu luận tập trung làm rõ 3 mục tiêu sau: Mục tiêu 1: Làm rõ cơ sở lý luận về công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, tổ chức. Mục tiêu 2: Phân tích, đánh giá thực trạng công tác văn thư lưu trữ của văn phòng Công ty cổ phần cơ điện và xây dựng Việt Nam hiện nay. Từ đó rút ra những hạn chế còn tồn tại và những nguyên nhân của hạn chế trong công tác văn thư lưu trữ của đơn vị. Mục tiêu 3: Từ những hạn chế và nguyên nhân đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của văn phòng Công ty cổ phần cơ điện và xây dựng Việt Nam. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Tiểu luận nghiên cứu đối tượng là: Chất lượng công tác văn thư lưu trữ của văn phòng Công ty cổ phần cơ điện và xây dựng Việt Nam. Phạm vi nghiên cứu: Chất lượng công tác văn thư lưu trữ của văn phòng Công ty cổ phần cơ điện và xây dựng Việt Nam hiện nay. Phương pháp nghiên cứu Khi nghiên cứu về đề tài, tiểu luận này đã kết hợp sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu, trong đó chủ yếu sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: Phương pháp thống kê mô tả, phương pháp so sánh, phương pháp tổng hợp, phân tích. Kết cấu tiểu luận Tiểu luận có kết cấu 3 chương như sau: Chương 1: Tổng quan về công tác văn thư lưu trữ của các cơ quan, tổ chức. Chương 2: Thực trạng chất lượng công tác văn thư lưu trữ của văn phòng Công ty cổ phần cơ điện và xây dựng Việt Nam. Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của văn phòng Công ty cổ phần cơ điện và xây dựng Việt Nam. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC. 1.1. Khái niệm công tác văn thư lưu trữ 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị Xã hội, các đơn vị Vũ trang Nhân dân (dưới đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức). Các văn bản hình thành trong công tác văn thư là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của các cơ quan đạt hiệu quả. Quan niệm đúng đắn về công tác văn thư là điều kiện đảm bảo cho công tác này phát triển. Nếu quan niệm không đúng đắn sẽ dẫn tới phương pháp chỉ đạo, quản lý đối với công tác văn thư không đúng và kìm hãm sự phát triển của nó, điều này sẽ ảnh hưởng đến năng suất lao động quản lý trong các cơ quan Nhà nước. Hiện nay, có một số quan điểm khác nhau về công tác văn thư. Có 2 khuynh hướng đáng chú ý là: Công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quản lý công văn giấy tờ trong các cơ quan. Theo khuynh hướng này thì công tác văn thư bao gồm 2 nội dung chủ yếu: tổ chức giải quyết công văn giấy tờ trong cơ quan và quản lý quy trình chu chuyển. Công tác văn thư là toàn bộ công việc về soạn thảo và ban hành văn bản trong các cơ quan, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản trong các cơ quan đó. Theo khuynh hướng này thì công tác văn thư được quan niệm rộng hơn, chính xác hơn. 1.1.2. Khái niệm công tác lưu trữ Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước, bao gồm tất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của công dân. Tài liệu lưu trữ là bản gốc bản chính của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học lịch sử của toàn xã hội. 1.2. Nội dung công tác văn thư lưu trữ 1.2.1. Nội dung công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm 3 nhóm công việc chủ yếu: Thứ nhất, xây dựng văn bản. Nhóm công việc này bao gồm: + Soạn văn bản. + Duyệt văn bản. + Nhân văn bản. + Trình ký, ban hành văn bản. Thứ hai, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, nội dung công việc này bao gồm: + Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến. + Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi. + Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ. + Tổ chức công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ. Thứ ba, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu. Nội dung công tác này bao gồm các quy định về đóng dấu, các văn bản về quản lý con dấu của cơ quan. 1.2.2. Nội dung công tác lưu trữ Xây dựng hệ thống nghiệp vụ lưu trữ tài liệu một cách khoa học bao gồm: Thu thập, bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu và tổ chức sử dụng tài liệu có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Ban hành các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ, tổ chức mạng lưới các cơ quan lưu trữ. Tổ chức nghiên cứu khoa học lưu trữ và đào tạo đội ngũ cán bộ lưu trữ. 1.3. Các nghiệp vụ 1.3.1. Các nghiệp vụ chủ yếu trong công tác văn thư Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến Công văn đến là tất cả tài liệu, công văn, thư từ do cơ quan bên ngoài gửi đến. Khi tiếp nhận công văn đến phải thực hiện theo các bước sau: + Sơ bộ phân loại công văn. + Bóc bì công văn. + Đóng đấu đến vào công văn. + Trình thủ trưởng hoặc người phụ trách xem xét cho ý kiến phân phối giải quyết. + Đăng ký và chuyển giao công văn đến nơi giải quyết. Tổ chức giải quyết và quản lý công văn đi Công văn đi là tất cả tài liệu, công văn, thư từ do cơ quan gửi đi. Để tổ chức tốt công văn đi cần tiến hành theo các bước sau: + Kiểm tra thể thức công văn. + Vào sổ công văn đi. + Chuyển công văn đi. + Sắp xếp bản lưu công văn. Tổ chức quản lý công văn mật của cơ quan Văn bản mật là những văn bản chứa đựng các nội dung bí mật của Đảng, Nhà nước. Mức độ mật được quy định 3 cấp mật, tối mật, tuyệt mật. Việc quản lý hồ sơ tài liệu mật phải được quản lý chặt chẽ. Bộ phận văn thư hành chính phải lập sổ theo dõi công văn, hồ sơ, tài liệu mật đi, đến và theo dõi việc quản lý ở các bộ phận (cán bộ, chuyên viên) có liên quan. Định kỳ 3 tháng một lần, tổ chức kiểm tra việc quản lý hồ sơ tài liệu mật trong cơ quan, có báo cáo kết quả cho người quản lý doanh nghiệp biết, nếu phát hiện có mất mát, thất lạc phải báo cáo kịp thời cho cơ quan có trách nhiệm xử lý theo quy định của ban giám đốc. Tổ chức bảo quản và sử dụng con dấu Nghị định số 62CP ngày 2291993 của Chính phủ quy định việc quản lý và sử dụng con dấu như sau: “Con dấu được sử dụng trong các cơ quan, các đơn vị kinh tế, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang và một số chức danh (gọi tất là các cơ quan tổ chức) khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan tổ chức và các công dân phải được quản lý thống nhất theo quy định của Nghị định này của Chính phủ”, đồng thời chính phủ cũng quy định “Người đứng đầu các cơ quan tổ chức có trách nhiệm quản lý sử dụng con dấu. Mỗi cơ quan tổ chức chỉ được sử dụng một con dấu cùng loại giống nhau, con dấu chỉ được đóng lên các văn bản giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền. Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ, không được tuỳ tiện mang con dấu theo người, con dấu của cơ quan tổ chức phải giao lại cho người có trách nhiệm có trình độ chuyên môn về văn thư giữ, bảo quản và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu”. Công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ Hồ sơ là một tập (hoặc một) văn bản tài liệu có liên quan đến nhau nhằm phản ánh một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm về thể loại hoặc về tác giả được hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của 1 cơ quan, 1 cá nhân. Hồ sơ tài liệu ghi lại các hoạt động về mọi mặt của các cơ quan xí nghiệp cần được giữ gìn tra cứu và sử dụng khi cần thiết. Cho nên, làm công văn giấy tờ và giữ gìn hồ sơ, tài liệu là hai công tác không thể thiếu được đối với việc quản lý nhà nước. Trong các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp cần có quy định về việc lập hồ sơ, quản lý hồ sơ, đặc biệt hồ sơ tài liệu mật. Các công văn tài liệu đã giải quyết xong cần lập thành hồ sơ công việc, sắp xếp theo thứ tự, trình tự logic theo sự hướng dẫn của cán bộ lưu trữ. Hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan là tài sản quý của từng cơ quan nói riêng và của nhà nước nói chung cần được quản lý chặt chẽ theo nguyên tắc tập trung thống nhất. Theo quy định của nhà nước “Cuối mỗi năm cán bộ nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ nhân viên làm công việc liên quan đến công văn giấy tờ phải kiểm điểm lại các hồ sơ mình đang giữ đem nộp cho bộ phận hoặc phòng lưu trữ cơ quan, danh sách những hồ sơ tài liệu đang giữ lại để theo dõi nghiên cứu tiếp”. Khi giao nộp hồ sơ tài liệu phải lập biên bản giao nộp tài liệu, kèm theo là bản danh sách hồ sơ tài liệu nộp lưu và danh sách hồ sơ tài liệu còn giữ lại để nghiên cứu. Để chỉ đạo công tác lập hồ sơ, ở mỗi cơ quan cần lập bảng danh mục hồ sơ của cơ quan mình. Danh mục hồ sơ là bảng kế hoạch hướng dẫn lập hồ sơ, trong đó chỉ rõ các loại hồ sơ cần lập của cơ quan và của mỗi đơn vị trong cơ quan kèm theo các chỉ dẫn và cách lập những loại hồ sơ đó. Việc quản lý hồ sơ tài liệu gắn với yêu cầu sử dụng khai thác. Cá nhân (hay phòng ban) sử dụng hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu của đơn vị qua các nghiệp vụ tiếp nhận, phân loại, sắp xếp, bảo quản lập thành hồ sơ, tài liệu một cách khoa học thuận tiện nhất, hiệu quả nhất cho quá trình khai thác sử dụng đạt hiệu quả cao nhất. Lựa chọn hồ sơ để chuyển vào bảo quản tại các kho lưu trữ cơ quan. Các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan quản lý nói chung không có giá trị đồng nhất. Sau khi đã sử dụng trong hoạt động của các cơ quan, một số văn bản hồ sơ rất cần thiết phải bảo quản lâu dài vì lợi ích của việc kiểm tra công tác về sau, để tổng kết kinh nghiệm... nhưng cũng có những hồ sơ, văn bản không có giá trị lâu dài. Việc quản lý những hồ sơ hết giá trị trong cơ quan sẽ gây tốn kém về nhiều mặt, gây khó khăn cho việc tìm kiếm những văn bản, hồ sơ có giá trị phục vụ cho đời sống và cho hoạt động của cơ quan. Vì vậy, việc lựa chọn các hồ sơ cần thiết là một yêu cầu khách quan. Ngoài ra, cũng cần đánh giá giá trị thực tế, giá trị khoa học và các giá trị của văn bản để xác định thời hạn bảo quản cần thiết cho mỗi loại tài liệu đã được sử dụng.

M C L C Ụ Ụ

DANH M C T VI T T T Ụ Ừ Ế Ắ

MECO Công ty c ph n c đi n và xây d ng Vi t Namổ ầ ơ ệ ự ệ

M Đ U Ở Ầ Tính c p thi t c a đ tài ấ ế ủ ề

trên nhi u lĩnh v c, kh i l ng thông tin đ c truy n t i ch y u

ho t đ ng trong đ n v , đ ng th i cũng ti p nh n m t kh i lạ ộ ơ ị ồ ờ ế ậ ộ ố ượng khá l nớcông văn, tài li u do các c quan nhà nệ ơ ước và các đ n v liên quan g i t i.ơ ị ử ớĐây là kh i lố ượng tài li u r t quan tr ng c n đệ ấ ọ ầ ượ ổc t ch c l u tr m tứ ư ữ ộcách khoa h c và b o qu n t t đ ph c v cho công tác khai thác và sọ ả ả ố ể ụ ụ ử

d ng sau này ụ

Công tác văn th - l u tr c a văn phòng Công ty c ph n c đi n vàư ư ữ ủ ổ ầ ơ ệxây d ng Vi t Nam trong th i gian qua đã có nh ng đóng góp tích c c vàoự ệ ờ ữ ự

k t qu ho t đ ng c a văn phòng Tuy nhiên, bên c nh đó còn t n t i m tế ả ạ ộ ủ ạ ồ ạ ộ

s đi m b t c p, đó là nh ng thi u sót, sai ph m c do ý ki n ch quanố ể ắ ậ ữ ế ạ ả ế ủ

l n đi u ki n khách quan mang l i, đó là nh ng y u kém v trình đẫ ề ệ ạ ữ ế ề ộchuyên môn qu n lý, nh ng l c h u v c s v t ch t kỹ thu t Vì v y,ả ữ ạ ậ ề ơ ở ậ ấ ậ ậnâng cao ch t lấ ượng công tác văn th – l u tr trong ho t đ ng c a vănư ư ữ ạ ộ ủphòng Công ty c ph n c đi n và xây d ng Vi t Nam là công vi c c nổ ầ ơ ệ ự ệ ệ ầthi t Em đã quy t đ nh ch n đ tài cho bài ti u lu n c a mình là ế ế ị ọ ề ể ậ ủ “M t s ộ ố

gi i pháp nâng cao ch t l ả ấ ượ ng công tác văn th – l u tr c a văn ư ư ữ ủ phòng Công ty c ph n c đi n và xây d ng Vi t Nam” ổ ầ ơ ệ ự ệ

- M c tiêu 3: T nh ng h n ch và nguyên nhân đó đ xu t m t s gi iụ ừ ữ ạ ế ề ấ ộ ố ảpháp nh m nâng cao ch t lằ ấ ượng công tác văn th - l u tr c a văn phòngư ư ữ ủCông ty c ph n c đi n và xây d ng Vi t Namổ ầ ơ ệ ự ệ

Đ i t ố ượ ng và ph m vi nghiên c u ạ ứ

- Ti u lu n nghiên c u đ i tể ậ ứ ố ượng là: Ch t lấ ượng công tác văn th - l u trư ư ữ

c a văn phòng ủ Công ty c ph n c đi n và xây d ng Vi t Namổ ầ ơ ệ ự ệ

- Ph m vi nghiên c u: Ch t lạ ứ ấ ượng công tác văn th - l u tr c a văn phòngư ư ữ ủCông ty c ph n c đi n và xây d ng Vi t Namổ ầ ơ ệ ự ệ hi n nay.ệ

Ph ươ ng pháp nghiên c u ứ

Khi nghiên c u v đ tài, ti u lu n này đã k t h p s d ng nhi uứ ề ề ể ậ ế ợ ử ụ ề

phương pháp nghiên c u, trong đó ch y u s d ng các phứ ủ ế ử ụ ương phápnghiên c u sau: Phứ ương pháp th ng kê mô t , phố ả ương pháp so sánh,

Ch ươ ng 3: Gi i pháp nh m nâng cao ch t l ả ằ ấ ượ ng công tác văn th - l u ư ư

tr c a văn phòng Công ty c ph n c đi n và xây d ng Vi t Nam ữ ủ ổ ầ ơ ệ ự ệ

CH ƯƠ NG 1: T NG QUAN V CÔNG TÁC VĂN TH - L U TR C A CÁC C Ổ Ề Ư Ư Ữ Ủ Ơ

QUAN, T CH C Ổ Ứ 1.1 Khái ni m công tác văn th - l u tr ệ ư ư ữ

1.1.1 Khái ni m công tác văn th ệ ư

Công tác văn th là ho t đ ng b o đ m thông tin b ng văn b n ph cư ạ ộ ả ả ằ ả ụ

v cho vi c lãnh đ o, ch đ o, qu n lý, đi u hành công vi c c a các cụ ệ ạ ỉ ạ ả ề ệ ủ ơquan Đ ng, các c quan Nhà nả ơ ước, các t ch c kinh t , t ch c Chính tr -ổ ứ ế ổ ứ ị

Xã h i, các đ n v Vũ trang Nhân dân (dộ ơ ị ưới đây g i chung là các c quan, tọ ơ ổ

ch c) ứ

Các văn b n hình thành trong công tác văn th là phả ư ương ti n thi tệ ế

y u giúp cho ho t đ ng c a các c quan đ t hi u qu Quan ni m đúngế ạ ộ ủ ơ ạ ệ ả ệ

đ n v công tác văn th là đi u ki n đ m b o cho công tác này phát tri n.ắ ề ư ề ệ ả ả ể

N u quan ni m không đúng đ n sẽ d n t i phế ệ ắ ẫ ớ ương pháp ch đ o, qu n lýỉ ạ ả

đ i v i công tác văn th không đúng và kìm hãm s phát tri n c a nó, đi uố ớ ư ự ể ủ ềnày sẽ nh hả ưởng đ n năng su t lao đ ng qu n lý trong các c quan Nhàế ấ ộ ả ơ

nước

Hi n nay, có m t s quan đi m khác nhau v công tác văn th Có 2ệ ộ ố ể ề ưkhuynh hướng đáng chú ý là:

- Công tác văn th là công tác t ch c gi i quy t và qu n lý công vănư ổ ứ ả ế ả

gi y t trong các c quan Theo khuynh hấ ờ ơ ướng này thì công tác văn thưbao g m 2 n i dung ch y u: t ch c gi i quy t công văn gi y t trong cồ ộ ủ ế ổ ứ ả ế ấ ờ ơquan và qu n lý quy trình chu chuy n ả ể

- Công tác văn th là toàn b công vi c v so n th o và ban hành vănư ộ ệ ề ạ ả

b n trong các c quan, t ch c gi i quy t và qu n lý văn b n trong các cả ơ ổ ứ ả ế ả ả ơquan đó Theo khuynh hướng này thì công tác văn th đư ược quan ni mệ

r ng h n, chính xác h n ộ ơ ơ

1.1.2 Khái ni m công tác l u tr ệ ư ữ

Công tác l u tr là m t lĩnh v c ho t đ ng qu n lý Nhà nư ữ ộ ự ạ ộ ả ước, bao

g m t t c nh ng v n đ lý lu n th c ti n và pháp ch liên quan t i vi cồ ấ ả ữ ấ ề ậ ự ễ ế ớ ệ

t ch c khoa h c tài li u, b o qu n và t ch c khai thác, s d ng tài li uổ ứ ọ ệ ả ả ổ ứ ử ụ ệ

l u tr ph c v công tác qu n lý nghiên c u khoa h c và các nhu c uư ữ ụ ụ ả ứ ọ ầchính đáng c a công dân.ủ

Tài li u l u tr là b n g c b n chính c a nh ng tài li u có giá trệ ư ữ ả ố ả ủ ữ ệ ị

ho t đ ng c a c quan, đạ ộ ủ ơ ược b o qu n trong các kho l u tr đ khai thácả ả ư ữ ể

ph c v cho các m c đích chính tr , kinh t , văn hoá, khoa h c l ch s c aụ ụ ụ ị ế ọ ị ử ủtoàn xã h i ộ

1.2 N i dung công tác văn th - l u tr ộ ư ư ữ

1.2.1 N i dung công tác văn th ộ ư

Công tác văn th bao g m 3 nhóm công vi c ch y u: ư ồ ệ ủ ế

- Th nh t, ứ ấ xây d ng văn b n Nhóm công vi c này bao g m: ự ả ệ ồ

1.2.2 N i dung công tác l u tr ộ ư ữ

- Xây d ng h th ng nghi p v l u tr tài li u m t cách khoa h c baoự ệ ố ệ ụ ư ữ ệ ộ ọ

g m: Thu th p, b sung tài li u, xác đ nh giá tr tài li u, b o qu n an toànồ ậ ổ ệ ị ị ệ ả ảtài li u, xây d ng h th ng công c tra c u và t ch c s d ng tài li u cóệ ự ệ ố ụ ứ ổ ứ ử ụ ệ

Công văn đ n là t t c tài li u, công văn, th t do c quan bên ngoàiế ấ ả ệ ư ừ ơ

g i đ n ử ế

Khi ti p nh n công văn đ n ph i th c hi n theo các bế ậ ế ả ự ệ ước sau:

+ S b phân lo i công văn ơ ộ ạ

+ Bóc bì công văn

+ Đóng đ u đ n vào công văn ấ ế

+ Trình th trủ ưởng ho c ngặ ười ph trách xem xét cho ý ki n phânụ ế

ph i gi i quy t ố ả ế

+ Đăng ký và chuy n giao công văn đ n n i gi i quy t ể ế ơ ả ế

- T ch c gi i quy t và qu n lý công văn điổ ứ ả ế ả

Công văn đi là t t c tài li u, công văn, th t do c quan g i đi ấ ả ệ ư ừ ơ ử

Đ t ch c t t công văn đi c n ti n hành theo các bể ổ ứ ố ầ ế ước sau:

+ Ki m tra th th c công văn ể ể ứ

+ Vào s công văn đi ổ

+ Chuy n công văn đi ể

+ S p x p b n l u công văn ắ ế ả ư

- T ch c qu n lý công văn m t c a c quan ổ ứ ả ậ ủ ơ

Văn b n m t là nh ng văn b n ch a đ ng các n i dung bí m t c aả ậ ữ ả ứ ự ộ ậ ủ

Đ ng, Nhà nả ước M c đ m t đứ ộ ậ ược quy đ nh 3 c p "m t", "t i m t", "tuy tị ấ ậ ố ậ ệ

m t" ậ

Vi c qu n lý h s tài li u m t ph i đệ ả ồ ơ ệ ậ ả ược qu n lý ch t chẽ B ph nả ặ ộ ậvăn th hành chính ph i l p s theo dõi công văn, h s , tài li u m t đi,ư ả ậ ổ ồ ơ ệ ậ

đ n và theo dõi vi c qu n lý các b ph n (cán b , chuyên viên) có liênế ệ ả ở ộ ậ ộquan Đ nh kỳ 3 tháng m t l n, t ch c ki m tra vi c qu n lý h s tài li uị ộ ầ ổ ứ ể ệ ả ồ ơ ệ

m t trong c quan, có báo cáo k t qu cho ngậ ơ ế ả ười qu n lý doanh nghi pả ệ

bi t, n u phát hi n có m t mát, th t l c ph i báo cáo k p th i cho c quanế ế ệ ấ ấ ạ ả ị ờ ơ

có trách nhi m x lý theo quy đ nh c a ban giám đ c.ệ ử ị ủ ố

- T ch c b o qu n và s d ng con d u ổ ứ ả ả ử ụ ấ

Ngh đ nh s 62CP ngày 22/9/1993 c a Chính ph quy đ nh vi cị ị ố ủ ủ ị ệ

qu n lý và s d ng con d u nh sau: ả ử ụ ấ ư “Con d u đ ấ ượ c s d ng trong các ử ụ

c quan, các đ n v kinh t , các t ch c xã h i, các đ n v vũ trang và ơ ơ ị ế ổ ứ ộ ơ ị

m t s ch c danh (g i t t là các c quan t ch c) kh ng đ nh giá tr ộ ố ứ ọ ấ ơ ổ ứ ẳ ị ị

pháp lý c a các văn b n, th t c hành chính trong quan h giao d ch ủ ả ủ ụ ệ ị

gi a các c quan t ch c và các công dân ph i đ ữ ơ ổ ứ ả ượ c qu n lý th ng ả ố

nh t theo quy đ nh c a Ngh đ nh này c a Chính ph ” ấ ị ủ ị ị ủ ủ , đ ng th i chínhồ ờ

ph cũng quy đ nh ủ ị “Ng ườ i đ ng đ u các c quan t ch c có trách ứ ầ ơ ổ ứ nhi m qu n lý s d ng con d u M i c quan t ch c ch đ ệ ả ử ụ ấ ỗ ơ ổ ứ ỉ ượ c s ử

d ng m t con d u cùng lo i gi ng nhau, con d u ch đ ụ ộ ấ ạ ố ấ ỉ ượ c đóng lên các văn b n gi y t sau khi đã có ch ký c a c p có th m quy n ả ấ ờ ữ ủ ấ ẩ ề Nghiêm c m vi c đóng d u kh ng ch , không đ ấ ệ ấ ố ỉ ượ c tuỳ ti n mang con ệ

d u theo ng ấ ườ i, con d u c a c quan t ch c ph i giao l i cho ng ấ ủ ơ ổ ứ ả ạ ườ i

có trách nhi m có trình đ chuyên môn v văn th gi , b o qu n và ệ ộ ề ư ữ ả ả

ph i ch u trách nhi m tr ả ị ệ ướ c pháp lu t v vi c gi và đóng d u” ậ ề ệ ữ ấ

- Công tác l p h s , giao n p h s ậ ồ ơ ộ ồ ơ

H s là m t t p (ho c m t) văn b n tài li u có liên quan đ n nhauồ ơ ộ ậ ặ ộ ả ệ ế

nh m ph n ánh m t v n đ , m t s vi c, m t đ i tằ ả ộ ấ ề ộ ự ệ ộ ố ượng c th ho c cóụ ể ặcùng m t đ c đi m v th lo i ho c v tác gi độ ặ ể ề ể ạ ặ ề ả ược hình thành trong quátrình gi i quy t công vi c thu c ph m vi ch c năng, nhi m v c a 1 cả ế ệ ộ ạ ứ ệ ụ ủ ơquan, 1 cá nhân H s tài li u ghi l i các ho t đ ng v m i m t c a các cồ ơ ệ ạ ạ ộ ề ọ ặ ủ ơquan xí nghi p c n đệ ầ ược gi gìn tra c u và s d ng khi c n thi t Cho nên,ữ ứ ử ụ ầ ếlàm công văn gi y t và gi gìn h s , tài li u là hai công tác không thấ ờ ữ ồ ơ ệ ểthi u đế ược đ i v i vi c qu n lý nhà nố ớ ệ ả ước Trong các c quan nhà nơ ước,doanh nghi p c n có quy đ nh v vi c l p h s , qu n lý h s , đ c bi tệ ầ ị ề ệ ậ ồ ơ ả ồ ơ ặ ệ

h s tài li u m t Các công văn tài li u đã gi i quy t xong c n l p thànhồ ơ ệ ậ ệ ả ế ầ ậ

h s công vi c, s p x p theo th t , trình t logic theo s hồ ơ ệ ắ ế ứ ự ự ự ướng d n c aẫ ủcán b l u tr H s tài li u hình thành trong quá trình ho t đ ng c a cộ ư ữ ồ ơ ệ ạ ộ ủ ơquan là tài s n quý c a t ng c quan nói riêng và c a nhà nả ủ ừ ơ ủ ước nói chung

c n đầ ược qu n lý ch t chẽ theo nguyên t c t p trung th ng nh t Theoả ặ ắ ậ ố ấquy đ nh c a nhà nị ủ ướ “Cu i m i năm cán b nhân viên làm công tácc ố ỗ ộ công văn gi y t và cán b nhân viên làm công vi c liên quan đ n công ấ ờ ộ ệ ế văn gi y t ph i ki m đi m l i các h s mình đang gi đem n p cho ấ ờ ả ể ể ạ ồ ơ ữ ộ

b ph n ho c phòng l u tr c quan, danh sách nh ng h s tài li u ộ ậ ặ ư ữ ơ ữ ồ ơ ệ đang gi l i đ theo dõi nghiên c u ti p” ữ ạ ể ứ ế Khi giao n p h s tài li uộ ồ ơ ệ

ph i l p biên b n giao n p tài li u, kèm theo là b n danh sách h s tàiả ậ ả ộ ệ ả ồ ơ

li u n p l u và danh sách h s tài li u còn gi l i đ nghiên c u Đ chệ ộ ư ồ ơ ệ ữ ạ ể ứ ể ỉ

đ o công tác l p h s , m i c quan c n l p b ng danh m c h s c aạ ậ ồ ơ ở ỗ ơ ầ ậ ả ụ ồ ơ ủ

c quan mình Danh m c h s là b ng k ho ch hơ ụ ồ ơ ả ế ạ ướng d n l p h s ,ẫ ậ ồ ơtrong đó ch rõ các lo i h s c n l p c a c quan và c a m i đ n v trongỉ ạ ồ ơ ầ ậ ủ ơ ủ ỗ ơ ị

c quan kèm theo các ch d n và cách l p nh ng lo i h s đó Vi c qu nơ ỉ ẫ ậ ữ ạ ồ ơ ệ ả

lý h s tài li u g n v i yêu c u s d ng khai thác Cá nhân (hay phòngồ ơ ệ ắ ớ ầ ử ụban) s d ng h s , tài li u có trách nhi m qu n lý h s tài li u c a đ nử ụ ồ ơ ệ ệ ả ồ ơ ệ ủ ơ

v qua các nghi p v ti p nh n, phân lo i, s p x p, b o qu n l p thành hị ệ ụ ế ậ ạ ắ ế ả ả ậ ồ

s , tài li u m t cách khoa h c thu n ti n nh t, hi u qu nh t cho quáơ ệ ộ ọ ậ ệ ấ ệ ả ấtrình khai thác s d ng đ t hi u qu cao nh t ử ụ ạ ệ ả ấ

- L a ch n h s đ chuy n vào b o qu n t i các kho l u tr c quan ự ọ ồ ơ ể ể ả ả ạ ư ữ ơCác văn b n hình thành trong quá trình ho t đ ng c a các c quanả ạ ộ ủ ơ

qu n lý nói chung không có giá tr đ ng nh t Sau khi đã s d ng trongả ị ồ ấ ử ụ

ho t đ ng c a các c quan, m t s văn b n h s r t c n thi t ph i b oạ ộ ủ ơ ộ ố ả ồ ơ ấ ầ ế ả ả

qu n lâu dài vì l i ích c a vi c ki m tra công tác v sau, đ t ng k t kinhả ợ ủ ệ ể ề ể ổ ếnghi m nh ng cũng có nh ng h s , văn b n không có giá tr lâu dài.ệ ư ữ ồ ơ ả ị

Vi c qu n lý nh ng h s h t giá tr trong c quan sẽ gây t n kém vệ ả ữ ồ ơ ế ị ơ ố ềnhi u m t, gây khó khăn cho vi c tìm ki m nh ng văn b n, h s có giá trề ặ ệ ế ữ ả ồ ơ ị

ph c v cho đ i s ng và cho ho t đ ng c a c quan Vì v y, vi c l a ch nụ ụ ờ ố ạ ộ ủ ơ ậ ệ ự ọcác h s c n thi t là m t yêu c u khách quan Ngoài ra, cũng c n đánh giáồ ơ ầ ế ộ ầ ầgiá tr th c t , giá tr khoa h c và các giá tr c a văn b n đ xác đ nh th iị ự ế ị ọ ị ủ ả ể ị ờ

h n b o qu n c n thi t cho m i lo i tài li u đã đạ ả ả ầ ế ỗ ạ ệ ượ ử ục s d ng

1.3.2 Các nghi p v ch y u trong công tác l u tr ệ ụ ủ ế ư ữ

- Phân lo i tài li u l u tr ạ ệ ư ữ

Căn c vào nh ng đ c tr ng ph bi n c a vi c hình thành tài li u đứ ữ ặ ư ổ ế ủ ệ ệ ểphân chia chúng ra các kh i ho c các đ n v chi ti t l n nh khác nhau v iố ặ ơ ị ế ớ ỏ ớ

m c đích qu n lý và s d ng có hi u qu nh ng tài li u đó Vi c phân lo iụ ả ử ụ ệ ả ữ ệ ệ ạđòi h i ph i có phỏ ả ương pháp s p x p thích h p, phù h p v i yêu c u sắ ế ợ ợ ớ ầ ử

d ng c a t ng c quan ụ ủ ừ ơ

Có nhi u phề ương pháp phân lo i h s nh : phân lo i theo c c u tạ ồ ơ ư ạ ơ ấ ổ

ch c, theo th i gian, theo ngành ho t đ ng, theo đ c đi m đ c tr ng v nứ ờ ạ ộ ặ ể ặ ư ấ

đ M i nghi p v s p x p h s đ u ph i tính t i yêu c u tra c u sao choề ọ ệ ụ ắ ế ồ ơ ề ả ớ ầ ứnhanh không nh m l n Đ ng th i ph i có nghi p v cho mầ ẫ ồ ờ ả ệ ụ ượn h s vàồ ơ

tr l i h s th t ch t chẽ ả ạ ồ ơ ậ ặ

- Xác đ nh giá tr tài li u ị ị ệ

Là d a trên nh ng nguyên t c tiêu chu n và phự ữ ắ ẩ ương pháp l u tr đư ữ ểquy đ nh th i h n b o qu n cho t ng lo i tài li u hình thành trong quáị ờ ạ ả ả ừ ạ ệtrình ho t đ ng c a c quan, theo giá tr c a chúng v các m t chính tr ,ạ ộ ủ ơ ị ủ ề ặ ịkinh t , văn hoá khoa h c và các giá tr khác T đó l a ch n đ thu th pế ọ ị ừ ự ọ ể ậ

b sung nh ng tài li u có giá tr cho phòng l u tr và lo i ra nh ng tài li uổ ữ ệ ị ư ữ ạ ữ ệ

h t giá tr Thông thế ị ường tài li u c a c quan đệ ủ ơ ược chia làm 3 nhóm:

ho c vĩnh vi n nh h s tài li u v các nhà ho t đ ng khoa h c,ặ ễ ư ồ ơ ệ ề ạ ộ ọvăn h c ngh thu t n i ti ng, các nhà ho t đ ng chính tr ọ ệ ậ ổ ế ạ ộ ị

- B sung tài li u vào các phòng kho l u tr ổ ệ ư ữ

B sung tài li u là công tác s u t m và thu th p thêm, làm phong phúổ ệ ư ầ ậ

và hoàn ch nh thêm tài li u vào các phòng l u tr công ty, các kho l u trỉ ệ ư ữ ư ữNhà nước trung ương và đ a phị ương theo nh ng nguyên t c th ng nh t.ữ ắ ố ấXác đ nh ngu n b sung tài li u: Quy đ nh thành ph n và n i dung tài li uị ồ ổ ệ ị ầ ộ ệ

c n b sung cho m i phòng, kho l u tr , ch rõ các nguyên t c, bi n phápầ ổ ỗ ư ữ ỉ ắ ệ

t ch c đ ti n hành công tác b sung tài li u m t cách h p lý B sung tàiổ ứ ể ế ổ ệ ộ ợ ổ

li u c n ph i ti n hành thệ ầ ả ế ường xuyên, có tính thi t th c k p th i, đ c bi tế ự ị ờ ặ ệchú ý t i kh năng s d ng chúng trong th c t Khi b sung tài li u c nớ ả ử ụ ự ế ổ ệ ầchú ý đ n kh năng s d ng chúng trong ph m vi r ng, trong đi u ki nế ả ử ụ ạ ộ ề ệ

m r ng vi c s d ng các phở ộ ệ ử ụ ương ti n kỹ thu t hi n đ i ệ ậ ệ ạ

- Công tác b o qu n tài li u l u tr ả ả ệ ư ữ

Là nghiên c u s d ng các bi n pháp khoa h c đ kéo dài tu i th vàứ ử ụ ệ ọ ể ổ ọ

b o đ m an toàn cho tài li u nh m ph c v t t các yêu c u nghiên c u,ả ả ệ ằ ụ ụ ố ầ ứkhai thác tài li u trệ ước m t và lâu dài N i dung công tác b o qu n tài li uắ ộ ả ả ệ

l u tr :ư ữ

+ Đ ra và th c hi n đúng các ch đ quy đ nh s d ng các bi n phápề ự ệ ế ộ ị ử ụ ệkhoa h c kỹ thu t nh m ngăn ch n tác đ ng c a các nhân t phá ho i tàiọ ậ ằ ặ ộ ủ ố ạ

li u l u tr ệ ư ữ

+ Áp d ng các bi n pháp khoa h c kỹ thu t cùng các kinh nghi m cụ ệ ọ ậ ệ ổtruy n đ h n ch đ n m c t i đa các quá trình lão hoá t nhiên c a tàiề ể ạ ế ế ứ ố ự ủ

Đ i v i các c quan, t ch c, công tác văn th – l u tr cũng có vai tròố ớ ơ ổ ứ ư ư ữ

đ c bi t quan tr ng Tuy m i c quan, t ch c có ch c năng, nhi m vặ ệ ọ ỗ ơ ổ ứ ứ ệ ụriêng nh ng đ u có m t đ c đi m chung là trong quá trình ho t đ ng đ uư ề ộ ặ ể ạ ộ ề

s n sinh nh ng gi y t liên quan và nh ng văn b n, tài li u có giá tr đ uả ữ ấ ờ ữ ả ệ ị ề

đượ ưc l u gi l i đ tra c u, s d ng khi c n thi t B i đây là nh ng b nữ ạ ể ứ ử ụ ầ ế ở ữ ả

g c, b n chính, là căn c xác nh n s vi c đã x y ra và có giá tr pháp lý r tố ả ứ ậ ự ệ ả ị ấcao Vi c so n th o, ban hành văn b n đã quan tr ng, vi c l u tr , b oệ ạ ả ả ọ ệ ư ữ ả

qu n an toàn và phát huy giá tr c a tài li u l u tr còn quan tr ng h nả ị ủ ệ ư ữ ọ ơnhi u Do đó, khi các c quan, t ch c đề ơ ổ ứ ược thành l p, công tác văn th –ậ ư

l u tr sẽ t t y u đư ữ ấ ế ược hình thành vì đó là “huy t m ch” trong ho t đ ngế ạ ạ ộ

c a m i c quan, t ch c Công tác văn th – l u tr nh m đ m b o thôngủ ỗ ơ ổ ứ ư ư ữ ằ ả ảtin b ng văn b n ph c v k p th i cho vi c lãnh đ o, qu n lý đi u hànhằ ả ụ ụ ị ờ ệ ạ ả ềcông vi c, cho vi c th c hi n ch c năng, nhi m v , nh hệ ệ ự ệ ứ ệ ụ ả ưởng tr c ti pự ế

t i vi c gi i quy t công vi c hàng ngày, t i ch t lớ ệ ả ế ệ ớ ấ ượng và hi u qu ho tệ ả ạ

đ ng c a m i c quan, t ch c.ộ ủ ỗ ơ ổ ứ

Làm t t công tác văn th b o đ m cung c p đ y đ thông tin, gópố ư ả ả ấ ầ ủ

ph n nâng cao hi u su t, ch t lầ ệ ấ ấ ượng công tác c a các c quan, t ch củ ơ ổ ứ

đ ng, t ch c chính tr - xã h i và phòng ch ng n n quan liêu gi y t ả ổ ứ ị ộ ố ạ ấ ờTrong ho t đ ng c a các c quan, t ch c, t vi c đ ra các ch trạ ộ ủ ơ ổ ứ ừ ệ ề ủ ương,chính sách, xây d ng chự ương trình, k ho ch công tác cho đ n ph n ánhế ạ ế ảtình hình, nêu đ xu t, ki n ngh v i c quan c p trên, ch đ o c quan c pề ấ ế ị ớ ơ ấ ỉ ạ ơ ấ

dưới ho c tri n khai, gi i quy t công vi c… đ u ph i d a vào các ngu nặ ể ả ế ệ ề ả ự ồthông tin có liên quan Thông tin càng đ y đ , chính xác và k p th i thì ho tầ ủ ị ờ ạ

đ ng c a c quan càng đ t hi u qu cao, b i lẽ thông tin ph c v qu n lýộ ủ ơ ạ ệ ả ở ụ ụ ả

được cung c p t nhi u ngu n khác nhau, trong đó ngu n thông tin chấ ừ ề ồ ồ ủ

y u nh t, chính xác nh t là thông tin t văn b n vì văn b n là phế ấ ấ ừ ả ả ương ti nệ

ch a đ ng, truy n đ t, ph bi n thông tin mang tính pháp lý.ứ ự ề ạ ổ ế

Làm t t công tác văn th sẽ giúp lãnh đ o các c quan, t ch c đ ng,ố ư ạ ơ ổ ứ ả

t ch c chính tr - xã h i ch đ o công vi c chính xác, hi u qu , không đổ ứ ị ộ ỉ ạ ệ ệ ả ể

ch m tr , sai sót, tránh n n quan liêu, gi y t , m nh l nh hành chính Gópậ ễ ạ ấ ờ ệ ệ

ph n gi gìn bí m t c a Đ ng, Nhà nầ ữ ậ ủ ả ước và c quan M i ch trơ ọ ủ ương,

đường l i c a Đ ng và Nhà nố ủ ả ước k c ch trể ả ủ ương tuy t m t đ u đệ ậ ề ược

ph n ánh trong văn b n Vi c gi gìn bí m t c a Đ ng, Nhà nả ả ệ ữ ậ ủ ả ước và cơquan là r t quan tr ng T ch c t t công tác văn th , qu n lý văn b n ch tấ ọ ổ ứ ố ư ả ả ặchẽ, g i văn b n đúng đ i tử ả ố ượng, không đ m t mát, th t l c là góp ph nể ấ ấ ạ ầ

gi gìn t t bí m t c a Đ ng, Nhà nữ ố ậ ủ ả ước và c quan Đ m b o gi gìn đ yơ ả ả ữ ầ

đ ch ng c v ho t đ ng c a các c quan, t ch c đ ng, t ch c chính trủ ứ ớ ề ạ ộ ủ ơ ổ ứ ả ổ ứ ị

- xã h i N i dung tài li u ph n ánh ho t đ ng c a các c quan, t ch cộ ộ ệ ả ạ ộ ủ ơ ổ ứ

đ ng, t ch c chính tr - xã h i cũng nh c a các đ ng chí lãnh đ o N uả ổ ứ ị ộ ư ủ ồ ạ ếtài li u gi l i đ y đ , n i dung văn b n chính xác, ph n ánh trung th cệ ữ ạ ầ ủ ộ ả ả ự

c quan, t ch c đ u đơ ổ ứ ề ược văn b n hoá Gi i quy t xong công vi c, tài li uả ả ế ệ ệ

đượ ậc l p h s đ y đ , n p l u vào l u tr c quan đúng quy đ nh sẽ t oồ ơ ầ ủ ộ ư ư ữ ơ ị ạthu n l i cho công tác l u tr ti n hành các khâu nghi p v ti p theo nhậ ợ ư ữ ế ệ ụ ế ưphân lo i, xác đ nh giá tr , th ng kê, b o qu n và ph c v t t cho công tácạ ị ị ố ả ả ụ ụ ốkhai thác, s d ng tài li u hàng ngày và lâu dài v sau.ử ụ ệ ề

K T LU N CH Ế Ậ ƯƠ NG 1

Tóm lại, chương 1 đã làm rõ c s lý lu n v ơ ở ậ ề công tác văn th - l u trư ư ữ

c a c quan, t ch củ ơ ổ ứ Cụ thể đưa ra khái niệm, nội dung, nghiệp vụ và tầmquan trọng của công tác văn th - l u tr t i các ư ư ữ ạ c quan, t ch cơ ổ ứ Đây là cơ

sở cho việc đi sâu phân tích và đánh giá thực trạng chất lượng công tác văn thư

- l u tr ư ữ c a văn phòng Công ty c ph n c đi n và xây d ng Vi t Namủ ổ ầ ơ ệ ự ệtrong chương 2

CH ƯƠ NG 2: TH C TR NG CH T L Ự Ạ Ấ ƯỢ NG CÔNG TÁC VĂN TH - L U TR Ư Ư Ữ

C A VĂN PHÒNG CÔNG TY C PH N C ĐI N VÀ XÂY D NG VI T NAM Ủ Ổ Ầ Ơ Ệ Ự Ệ 2.1 Khái quát v Công ty c ph n c đi n và xây d ng Vi t Nam ề ổ ầ ơ ệ ự ệ

2.1.1 L ch s hình thành và phát tri n c a Công ty c ph n c đi n và ị ử ể ủ ổ ầ ơ ệ xây d ng Vi t Nam ự ệ

Tên Công ty: CÔNG TY C PH N C ĐI N VÀ XÂY D NG VI T NAMỔ Ầ Ơ Ệ Ự Ệ(MECO)

Đ a ch Tr s chính: 102 Đị ỉ ụ ở ường Trường Chinh - Phương Mai - Đ ngố

Đa - Hà N i.ộ

Đi n tho i : 04.3869 1229 - 04.2213 8518 Fax: 04.3869 1568ệ ạ

Công ty C ph n C đi n và Xây d ng Vi t Nam (MECO) - (mã CK:ổ ầ ơ ệ ự ệMCG) được thành l p trên c s c ph n hoá doanh nghi p Nhà nậ ơ ở ổ ầ ệ ước Công

ty C đi n Xây d ng Nông nghi p và Thu l i Hà N i T ban đ u là Xơ ệ ự ệ ỷ ợ ộ ừ ầ ưởng250A được thành l p tháng 3 năm 1956 theo Quy t đ nh s 07/NN/QĐ c aậ ế ị ố ủ

B Nông lâm, th c hi n nhi m v s a ch a, ph c h i máy kéo đáp ng yêuộ ự ệ ệ ụ ử ữ ụ ồ ứ

c u c gi i hoá nông nghi p ầ ơ ớ ệ

Tháng 3 năm 1969 B Nông nghi p ra Quy t đ nh s 16/NN/QĐ đ iộ ệ ế ị ố ổtên Xưởng 250A thành Nhà máy đ i tu máy kéo Hà N i.ạ ộ

Tháng 4 năm 1977 B Nông nghi p ra Quy t đ nh s 102/NNCK/QĐộ ệ ế ị ố

đ i tên Nhà máy đ i tu máy kéo Hà N i thành Nhà máy C khí Nông nghi pổ ạ ộ ơ ệ

I Hà N i.ộ

Ngày 23 tháng 03 năm 1993, Văn phòng chính ph có thông báo s :ủ ố81/TB và ngày 24/03/1993 t i Quy t đ nh s 202 BNN - TCCB - QĐ Bạ ế ị ố ộ

trưởng B Nông nghi p và Công nghi p th c ph m nay là B Nông nghi pộ ệ ệ ự ẩ ộ ệ

& PTNT đ i tên Nhà máy C khí Nông nghi p I Hà N i thành Công ty Cổ ơ ệ ộ ổ

ph n C đi n và Xây d ng Vi t Nam ầ ơ ệ ự ệ

Ngày 29 tháng 10 năm 2003, B trộ ưởng B Nông nghi p và Phát tri nộ ệ ểNông thôn ra Quy t đ nh s 4797/QĐ/BNN-TCCB, đ i tên Công ty C ph nế ị ố ổ ổ ầ

C đi n và Xây d ng Vi t Nam thành Công ty C đi n - Xây d ng Nôngơ ệ ự ệ ơ ệ ựnghi p và Thu l i Hà N i, là doanh nghi p Nhà nệ ỷ ợ ộ ệ ước h ch toán đ c l pạ ộ ậ

tr c thu c T ng Công ty C đi n Xây d ng Nông nghi p và Thu l i - Bự ộ ổ ơ ệ ự ệ ỷ ợ ộNông nghi p và Phát tri n Nông thôn ệ ể

Ngày 09 tháng 12 năm 2005 B trộ ưởng B Nông nghi p & PTNT raộ ệQuy t đ nh s 4465/QĐ/BNN-TCCB v vi c Chuy n doanh nghi p Nhàế ị ố ề ệ ể ệ

nước Công ty C đi n xây d ng nông nghi p và th y l i Hà N i thành Côngơ ệ ự ệ ủ ợ ộ

ty C ph n C đi n và Xây d ng ổ ầ ơ ệ ự

Đ n tháng 6/2007 đ i tên Công ty C ph n C đi n và Xây d ng thànhế ổ ổ ầ ơ ệ ựCông ty C ph n C đi n và Xây d ng Vi t Nam (MECO).ổ ầ ơ ệ ự ệ

Tr i qua h n 60 năm hình thành và phát tri n, v i nhi m v chính banả ơ ể ớ ệ ụ

đ u là trung, đ i tu ôtô, máy kéo ph c v nông nghi p, đ n nay MECO đãầ ạ ụ ụ ệ ếphát tri n thành m t doanh nghi p m nh, có năng l c c nh tranh và thể ộ ệ ạ ự ạ ị

trường n đ nh trong lĩnh v c: C khí, Xây d ng, Thổ ị ự ơ ự ương m i, d ch v , Kinhạ ị ụdoanh b t đ ng s n MECO có đ i ngũ g n 1000 kỹ s , chuyên viên, cán bấ ộ ả ộ ầ ư ộ

kỹ thu t, công nhân tay ngh cao, năng l c thi t b hi n đ i, kinh doanh đaậ ề ự ế ị ệ ạngành ngh , ho t đ ng trên ph m vi c nề ạ ộ ạ ả ước… T m t doanh nghi p Nhàừ ộ ệ

nước v i lĩnh v c s n xu t kinh doanh nh h p, doanh thu m i năm chớ ự ả ấ ỏ ẹ ỗ ỉ

đ t vài ch c t đ ng, l i nhu n ch đ t x p x 2 t đ ng Đ n nay doanhạ ụ ỷ ồ ợ ậ ỉ ạ ấ ỉ ỷ ồ ếthu c a Công ty đã đ t g n 1000 t đ ng v i l i nhu n trên 50 t đ ng,ủ ạ ầ ỷ ồ ớ ợ ậ ỷ ồ

v n đi u l tăng t 12 t đ ng lên 575.1 t đ ng.ố ề ệ ừ ỷ ồ ỷ ồ

Trong quá trình ho t đ ng s n xu t kinh doanh Công ty đã đ t đạ ộ ả ấ ạ ượcnhi u thành tích xu t s c đề ấ ắ ược Nhà nước, B nhi u l n khen thộ ề ầ ưởng:Huân chương Lao đ ng h ng ba, h ng nhì, h ng nh t; C thi đua c a Chínhộ ạ ạ ạ ấ ờ ủ

ph ; B ng khen, C thi đua c a B trủ ằ ờ ủ ộ ưởng B Nông nghi p và PTNT cùngộ ệcác gi i thả ưởng cao quý khác nh : Cúp vàng Doanh nghi p tiêu bi u Vi tư ệ ể ệNam l n 1; Doanh nghi p tiêu bi u năm 2009, Doanh nhân tiêu bi u nămầ ệ ể ể2010…

2.1.2 S đ t ch c ơ ồ ổ ứ

(Ngu n: https://www.mecojsc.vn/) ồ

2.2 Th c tr ng công tác văn th – l u tr c a văn phòng Công ty C ự ạ ư ư ữ ủ ổ

ph n C đi n và Xây d ng Vi t Nam ầ ơ ệ ự ệ

2.2.1 Công tác văn th ư

a) T ch c và quân lý văn b n đ n ổ ứ ả ế

 Nh n và vào s “Công văn đ n”: ậ ổ ế

Văn b n đả ược chuy n đ n c quan trể ế ơ ước h t ph i qua b ph n vănế ả ộ ậ

th , sau khi ti p nh n nhân viên văn th xem nhanh qua m t lư ế ậ ư ộ ượt, m cụđích c a bủ ước này là xem các văn b n g i đ n có đúng đ a ch hay không,ả ử ế ị ỉ

n u không đúng thì k p th i g i tr l i cho ngế ị ờ ử ả ạ ười chuy n văn b n Sau khiể ả

th c hi n đ y đ các bự ệ ầ ủ ước trên nhân viên văn th sẽ ph i ký nh n vào sư ả ậ ổgiao nh n văn b n Khi ký nh n công văn, nhân viên văn th có tráchậ ả ậ ưnhi m đóng d u ti p nh n văn b n, ghi s đ n và ngày đ n sau đó vào sệ ấ ế ậ ả ố ế ế ổ

“Công văn đ n” ế

 X lý, phân ph i công văn đ n, theo dõi vi c gi i quy t công văn đ n: ử ố ế ệ ả ế ế

 Sau khi làm th t c ti p nh n công văn đ n, nhân viên văn thủ ụ ế ậ ế ư

có trách nhi m phân lo i công văn đ n ệ ạ ế

 Đ i v i nh ng văn b n g i đ n vi ph m v th th c văn b nố ớ ữ ả ử ế ạ ề ể ứ ảhành chính: không đúng v ngày, tháng, trích y u, tên lo i văn b n và vănề ế ạ ả

b n không thu c th m quy n x lý c a c quan thì nhân viên văn th ph iả ộ ẩ ể ử ủ ơ ư ả

g i tr l i công văn đó cho n i g i theo đúng quy đ nh ử ả ạ ơ ử ị

 Trường h p nh n nh ng công văn quan tr ng ho c do yêu c uợ ậ ữ ọ ặ ầ

c a n i g i công văn có kèm theo phi u g i thì sau khi nh n đ tài li u,ủ ơ ử ế ử ậ ủ ệnhân viên văn th ph i ký xác nh n, đóng d u vào phi u g i r i g i tr l iư ả ậ ấ ế ử ồ ử ả ạphi u đó cho c quan ban hành văn b n.ế ơ ả

 Đóng d u đ n vào công văn nh m xác nh n công văn đã quaấ ế ằ ậvăn th , đ ng th i ghi nh n ngày tháng công văn đ n c quan ư ồ ờ ậ ế ơ

 Sau khi đóng d u đ n, văn th x p văn b n vào c p theo tr tấ ế ư ế ả ặ ậ

t văn b n, trình lên Chánh văn phòng xem xét đ n m đự ả ể ắ ược n i dung vănộ

b n đ n trong ngày và cho ý ki n phân ph i, gi i quy t ả ế ế ố ả ế

 Nhân viên văn th thư ường xuyên tra s xem các văn b n cóổ ả

được gi i quy t đúng th i h n không đ đ c thúc th c hi n và báo cáoả ế ờ ạ ể ố ự ệ

th ng kỳ (hàng ngày, hàng tu n) lên Chánh văn phòng Chánh văn phòng làờ ầ

người có nhi m v báo cáo l i tình hình gi i quy t văn b n c a c quanệ ụ ạ ả ế ả ủ ơcho lãnh đ o c quan ạ ơ

 Th trủ ưởng đ n v , Chánh văn phòng luôn theo dõi, ki m traơ ị ểcông vi c c a đ n v mình, n u có v n đ ph i đ a ra các m nh l nh, bi nệ ủ ơ ị ế ấ ề ả ư ệ ệ ệpháp trong ph m vi quy n hành c a mình đ đi u ch nh kip th i ạ ề ủ ể ề ỉ ờ

 M U S CÔNG VĂN Đ N C A CÔNG TY C PH N C ĐI N VÀ Ẫ Ổ Ế Ủ Ổ Ầ Ơ Ệ

Số

Ng

Tr

Lư

N

Ký

Gh

 Theo “Báo cáo t ng k t s lổ ế ố ượng công văn g i đ n Công ty Cử ế ổ

ph n C đi n và Xây d ng Vi t Nam” thì s lầ ơ ệ ự ệ ố ượng công văn đ n m i nămế ỗ