Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư đối với dự án mở rộng kho xăng dầu bến gót của công ty xăng dầu phú thọ

Trong phạm vi của bài luận văn, xin được trình bày một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư đối với dự án Mở rộng kho xăng dầu Bến Gót.. Trong quá trình thực hiện c

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

VŨ QUANG SÁNG

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ ĐỐI VỚI DỰ ÁN MỞ RỘNG KHO XĂNG DẦU BẾN GÓT CỦA CÔNG TY XĂNG DẦU PHÚ THỌ

LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH

VŨ QUANG SÁNG

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ ĐỐI VỚI DỰ ÁN MỞ RỘNG KHO XĂNG DẦU BẾN GÓT CỦA CÔNG TY XĂNG DẦU PHÚ THỌ

LUẬN VĂN THẠC SỸ KHOA HỌC NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS PHẠM CẢNH HUY

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan, đây là công trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi Các số liệu trong luận văn có nguồn gốc rõ ràng Kết quả của luận văn chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào

Học viên

Vũ Quang Sáng

Khóa: CH 2009-2012

MỤC LỤC

Trang

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT 7

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU 8

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ 9

PHẦN MỞ ĐẦU 10

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ DỰ ÁN ĐẦU TƯ VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ 13

1.1 Các khái niệm cơ bản về Đầu tư và Dự án đầu tư 13

1.1.1 Khái niệm về đầu tư và dự án đầu tư 13

1.1.1.1 Khái niệm Đầu tư, Dự án, Dự án đầu tư 13

1.1.1.2 Các nội dung chính của dự án đầu tư 14

1.1.2 Phân loại đầu tư và dự án đầu tư 14

1.1.2.1 Phân loại đầu tư 14

1.1.2.2 Phân loại dự án đầu tư 14

1.1.3 Các giai đoạn đầu tư 16

1.1.3.1 Chu kỳ của một dự án đầu tư 16

1.1.3.2 Đặc điểm của mỗi giai đoan đầu tư 16

1.1.4 Vai trò và các yêu cầu của dự án đầu tư 17

1.1.4.1 Vai trò của dự án đầu tư 17

1.1.4.2 Các yêu cầu của dự án đầu tư 18

1.2 Quản lý dự án đầu tư và các nội dung của quản lý dự án đầu tư 19

1.2.1 Khái niệm về quản lý dự án đầu tư 19

1.2.2 Các nội dung của quản lý dự án đầu tư 20

1.2.2.1 Quản lý vĩ mô và quản lý vi mô 20

1.2.2.2 Quản lý dự án theo các lĩnh vực 21

1.2.2.3 Quản lý theo chu kỳ của dự án 21

1.3 Mô hình tổ chức quản lý dự án và cán bộ quản lý dự án 24

1.3.1 Các mô hình tổ chức quản lý dự án 25

1.3.1.1 Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án 25

1.3.1.2 Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án 26

1.3.1.3 Mô hình chìa khóa trao tay 27

1.3.1.4 Mô hình tổ chức quản lý dự án theo chức năng 28

1.3.1.5 Mô hình tổ chức chuyên trách quản lý dự án 29

1.3.1.6 Mô hình tổ chức quản lý dự án theo ma trận 29

1.3.2 Những căn cứ để lựa chọn mô hình tổ chức quản lý dự án 30

1.3.3 Cán bộ quản lý dự án 32

1.3.3.1 Chức năng của cán bộ quản lý dự án 32

1.3.3.2 Trách nhiệm của Chủ nhiệm (Giám đốc) dự án 33

1.3.3.3 Kỹ năng cần có của Chủ nhiệm (Giám đốc) dự án 34

1.4 Kết luận chương I và nhiệm vụ chương II 36

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ ĐỐI VỚI DỰ ÁN MỞ RỘNG KHO XĂNG DẦU BẾN GÓT CỦA CÔNG TY XĂNG DẦU PHÚ THỌ 37

2.1 Khái quát về Công ty xăng dầu Phú Thọ 37

2.2 Phân tích các yếu tố cần thiết ảnh hưởng đến quyết định đầu tư đối với dự án Mở rộng kho xăng dầu Bến Gót của Công ty xăng dầu Phú Thọ .40 2.2.1 Dự báo nhu cầu tiêu thu xăng dầu tại khu vực Phú Thọ và phụ cận,

2.2.1.3 Sơ bộ về thị trường xăng dầu khu vực Phú Thọ và phụ cận

41

2.2.1.4 Dự báo nhu cầu tiêu thu xăng dầu tại khu vực Phú Thọ và phụ cận 43

2.2.1.5 Dự báo nhu cầu cần mở rộng của kho Bến Gót 43

2.2.2 Vận tải xăng dầu của Petrolimex cung cấp cho khu vực Phú Thọ và phụ cận 44

2.2.3 Vận tải xăng dầu của các doanh nghiệp khác cung ứng cho khu vực Phú Thọ và phụ cận 46

2.2.4 Kết luận về sự cần thiết phải đầu tư 46

2.3 Thực trạng trong công tác Quản lý dự án đầu tư đối với dự án Mở rộng kho xăng dầu Bến Gót của Công ty Xăng dầu Phú Thọ 47

2.3.1 Các thông tin về dự án và giai đoạn đầu tư hiện nay 47

2.3.1.1 Thông tin chung về dự án 47

2.3.1.2 Quy mô đầu tư 47

2.3.1.3 Giai đoạn đầu tư hiện nay 50

2.3.2 Các nội dung quản lý dự án đầu tư đang thực hiên 50

2.3.2.1 Quản lý vĩ mô dự án đầu tư 50

2.3.2.2 Quản lý dự án theo các lĩnh vực 51

2.4 Đánh giá những ưu, nhược điểm trong công tác Quản lý dự án đầu tư đối với dự án Mở rộng kho xăng dầu Bến Gót của Công ty Xăng dầu Phú Thọ .55

2.4.1 Đánh giá các kết quả đạt được trong công tác quản lý dự án 55

2.4.1.1 Quản lý tiến độ thực hiện dự án 55

2.4.1.2 Quản lý chất lượng thực hiện dự án 55

2.4.1.3 Quản lý chi phí thực hiện dự án 55

2.4.2 Đánh giá những hạn chế về mô hình tổ chức quản lý dự án 60

2.4.3 Đánh giá những hạn chế trong công tác quản lý dự án trên các lĩnh

vực 62

2.4.3.1 Hạn chế trong quản lý tiến độ thực hiện dự án 63

2.4.3.2 Hạn chế trong quản lý chất lượng thực hiện dự án 63

2.4.3.3 Hạn chế trong quản lý chi phí thực hiện dự án 64

2.4.3.4 Hạn chế trong công tác quản lý dự án ở một số lĩnh vực khác .65

2.4.3.5 Nguyên nhân của những hạn chế trong công tác quản lý dự án trên các lĩnh vực 65

2.5 Kết luận chương II và nhiệm vụ chương III 66

CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ ĐỐI VỚI DỰ ÁN MỞ RỘNG KHO XĂNG DẦU BẾN GÓT CỦA CÔNG TY XĂNG DẦU PHÚ THỌ 68

3.1 Giải pháp về mô hình tổ chức quản lý dự án 68

3.1.1 Lựa chọn mô hình tổ chức quản lý dự án phù hợp 68

3.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý dự án 68

3.2 Nhóm giải pháp quản lý tiến độ thực hiện dự án 73

3.2.1 Áp dụng phương pháp phân tích hiện đại để quản lý tiến trình thực hiện dự án 73

3.2.2 Giám sát chặt chẽ tiến độ thực hiện của nhà thầu 74

3.2.3 Công tác lựa chọn các nhà tư vấn 75

3.3 Nhóm giải pháp quản lý chất lượng thực hiện dự án 76

3.3.1 Thực hiện quản lý chất lượng trong suốt chu kỳ của dự án đầu tư .77

3.4 Nhóm giải pháp quản lý chi phí thực hiện dự án 83

3.4.1 Dự toán ngân sách theo phương pháp kết hợp 83

3.4.2 Thiết lập các quy trình thanh toán 84

3.4.2.1 Quy trình thanh toán nội bộ 84

3.4.2.2 Quy trình thanh toán cho nhà thầu 85

3.5 Nhóm giải pháp quản lý thông tin 86

3.5.1 Tổ chức dữ liệu dự án 87

3.5.2 Trao đổi thông tin 87

3.6 Nhóm giải pháp Quản lý nhân lực 88

3.6.1 Lập kế hoạch nhân lực .88

3.6.2 Quy trình tuyển dụng nhân sự 90

3.7 Nhóm giải pháp quản lý hoạt đông cung ứng và mua bán 92

3.7.1 Quy trình lựa chon nhà thầu cung cấp hàng hóa và thi công xây lắp 92

3.7.2 Quy trình quản lý thực hiện hợp đồng 94

3.8 Nhóm giải pháp quản lý rủi ro dự án 95

3.8.1 Nhận dạng và phân tích các loại rủi ro 96

3.8.2 Lập chương trình quản lý rủi ro 97

3.8.3 Áp dụng các phương pháp quản lý rủi ro 98

3.9 Kết luận chương III 101

KẾT LUẬN CHUNG 102

DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO 104

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DAĐT Dự án đầu tư

HTQLCL Hệ thống Quản lý chất lượng

CP Cổ phần

Petrolimex, Tập đoàn Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam

CBĐT Chuẩn bị đầu tư

DO Dầu Diezen

FO Dầu FO hay dầu Mazut (nhiên liệu đốt lò)

BGĐ Ban Giám đốc Công ty Xăng dầu Phú Thọ

LĐB Lãnh đạo Ban quản lý dự án Công ty Xăng dầu Phú Thọ P.QLKT Phòng Quản lý kỹ thuật Công ty Xăng dầu Phú Thọ

Bộ phận QLTK Bộ phận Quản lý thiết kế của Ban quản lý dự án

Bộ phận QLTC Bộ phận Quản lý thi công của Ban quản lý dự án

Bộ phận KT - TC Bộ phận Kế toán – Tài chính của Ban quản lý dự án TVTK Tư vấn thiết kế

BVTC Bản vẽ thi công

DT Dự toán

TDT Tổng dự toán

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

BẢNG 1.1 CÁC LĨNH VỰC QUẢN LÝ DỰ ÁN

BẢNG 2.1 SẢN LƯỢNG CỦA CÔNG TY XĂNG DẦU PHÚ THỌ

BẢNG 2.2 MỘT SỐ THÔNG TIN VỀ CÁC TỈNH TRONG KHU VỰC NGHIÊN CỨU BẢNG 2.3 DỰ BÁO NHU CẦU TIÊU THỤ XĂNG DẦU Ở KHU VỰC NGHIÊN CỨU BẢNG 2.4 DỰ BÁO SẢN LƯỢNG KHO BẾN GÓT CẦN ĐƯỢC MỞ RỘNG

BẢNG 2.5 SỨC CHỨA KHO BẾN GÓT SAU KHI ĐƯỢC MỞ RỘNG

BẢNG 2.6 KHÁI TOÁN VỐN ĐẦU TƯ

BẢNG 2.7 SO SÁNH TIẾN ĐỘ THỰC TẾ THỰC HIỆN VỚI TIẾN ĐỘ THEO KẾ HOẠCH

BẢNG 2.8 QUÁ TRÌNH DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TỪ TRÊN XUỐNG

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ

Hình 1.1 Các giai đoạn của chu kỳ dự án

Hình 1.2 Các quy trình trong mỗi giai đoạn phát triển dự án

Hình 1.3 Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án

Hình 1.4 Mô hình Chủ nhiệm điều hành dự án

Hình 1.5 Mô hình tổ chức dạng chìa khóa trao tay

Hình 1.6 Mô hình tổ chức quản lý dự án theo chức năng

Hình 1.7 Mô hình tổ chức chuyên trách quản lý dự án

Hình 1.8 Một mô hình tổ chức dự án dạng ma trận

Hình 1.9 Các nhóm liên kết với việc quản lý dự án

Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức của Công ty Xăng dầu Phú Thọ

Hình 2.2 Sơ đồ vận tải xăng dầu của Petrolimex

Hình 2.3 Biểu đồ so sánh thời gian thực tế đã thực hiện và thời gian theo kế hoạch Hình 2.4 Quy trình xúc tiến đầu tư

Hình 2.5 Quy trình chuẩn bị đầu tư

Hình 2.6 Mô hình tổ chức quản lý dự án đang thực hiện

Hình 3.1 Mô hình tổ chức quản lý dự án điều chỉnh

Hình 3.2 Quan hệ giữa các quá trình trong công tác quản lý chất lượng

Hình 3.3 Quy trình quản lý chất lượng công tác thiết kế

Hình 3.4 Quy trình quản lý chất lượng công tác thi công xây lắp

Hình 3.5 Quy trình thanh toán nội bộ

Hình 3.6 Quy trình thanh toán cho nhà thầu

Hình 3.7 Xem xét các nguồn lực quan trọng

Hình 3.8 Quy trình tuyển dụng nhân sự

Hình 3.9 Quy trình lựa chon nhà thầu cung cấp hàng hóa và thi công xây lắp

Hình 3.10 Quy trình quản lý thực hiện hợp đồng

MỞ ĐẦU

1 Sự cần thiết của đề tài

Hiện nay, khái niệm ‘‘dự án’’ đã trở nên thân quyen với các nhà quản lý các cấp Có rất nhiều hoạt động trong các tổ chức, doanh nghiệp được thực hiện theo hình thức dự án Phương pháp quản lý dự án đã trở nên quan trọng đối với nhiều hoạt động trong xã hội Để thành công trong thế giới thương mại đầy cạnh tranh, các nhà quản lý buộc phải mang lại kết quả công việc đúng thời hạn và trong phạm

vi ngân sách nhất định Việc áp dụng các quy trình, công cụ và kỹ thuật của phương pháp quản lý dự án sẽ giúp nâng cao tối đa hiệu suất làm việc, đảm bảo đem lại các kết quả tối ưu

Trong phạm vi của bài luận văn, xin được trình bày một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư đối với dự án Mở rộng kho xăng dầu Bến Gót Chủ đầu tư của dự án là Công ty Xăng dầu Phú Thọ, một doanh nghiệp trực thuộc Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex)

Trong nhiều năm qua, Công ty Xăng dầu Phú Thọ đã làm chủ đầu tư và trực tiếp quản lý dự án đầu tư đối với nhiều dự án, chủ yếu là các dự án đầu tư xây dựng cửa hàng xăng dầu trên địa bàn tỉnh Phú Thọ Tuy nhiên, đây là các dự án có quy mô nhỏ so với dự án Mở rộng kho xăng dầu Bến Gót Các dự án này sử dụng mô hình Chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án, các phòng ban trong Công ty phối hợp với nhau

để thực hiện công tác quản lý dự án Công ty Xăng dầu Phú Thọ cũng đang áp dụng

mô hình này cho việc thực hiện dự án Mở rộng kho xăng dầu Bến Gót

Hiện nay, dự án Mở rộng kho xăng dầu Bến Gót đã hoàn thành giai đoạn chuẩn bị đầu tư, đang triển khai ở giai đoạn thực hiện đầu tư Trong quá trình thực hiện công tác quản lý dự án, Chủ đầu tư cũng như cơ quan cấp trên là Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam nhận thấy có một số vấn đề cần xem xét như sau:

- Công tác quản lý dự án chưa chuyên nghiệp, nhiệm vụ được giao đối với từng cán bộ chuyên trách vẫn có sự thiếu rõ ràng, chồng chéo nhau

- Quá trình phối hợp trong công tác quản lý dự án của chủ đầu tư và cơ quan cấp trên, đơn vị tư vấn chưa mang lại hiệu quả cao về hiệu suất làm việc

- Kinh nghiệm quản lý đầu tư xây dựng của đội ngũ cán bộ chưa được chuyên môn hóa, các cán bộ làm quản lý dự án mang tính chất kiêm nhiệm

- Tiến độ thực hiện công việc của các đơn vị tư vấn còn chậm và chất lượng thì còn có những thiếu sót, có những công việc phải thực hiện lại nhiều lần dẫn đến chậm tiến độ chung của dự án

- Công tác cấp phát vốn còn chậm, việc quản lý nguồn vốn chưa đạt hiệu quả cao

Như vậy, việc nâng cao hiệu quả của công tác quản lý dự án đầu tư đối với dự

án Mở rộng kho xăng dầu Bến Gót của Công ty xăng dầu Phú Thọ là vấn đề cần thiết hiện nay Tuy nhiên, để có các giải pháp phù hợp và khả thi trong điều kiện thực tế của doanh nghiệp thì cần có nghiên cứu trên cả bình diện lý luận và thực tiễn

Với lý do trên, tác giả lựa chọn đề tài nghiên cứu “ Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư đối với dự án Mở rộng kho xăng dầu Bến Gót của Công ty Xăng dầu Phú Thọ” Đây là một đề tài có ý nghĩa thực tiễn áp dụng vào doanh nghiệp hiện nay để nâng cao hiệu quả đầu tư của dự án Đồng thời, việc nghiên cứu đề tài cũng giúp cho tác giả hệ thống hóa các kiến thức của môn hoc quản lý dự án, từ đó có thể áp dụng những kiến thức và kinh nghiệm có được vào các hoạt đông thực tiễn

2 Mục đích nghiên cứu

Luận văn được thực hiện với ba mục đích chính :

- Hệ thống hóa các cơ sở lý thuyết về dự án đầu tư, quản lý dự án đầu tư

- Phân tích thực trạng trong công tác quản lý dự án đầu tư đối với dự án Mở rộng kho xăng dầu Bến Gót của Công ty xăng dầu Phú Thọ

- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý dự án đầu tư đối với dự án Mở rộng kho xăng dầu Bến Gót

3 Đối tượng và phạm vi của luận văn

Đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu công tác quản lý dự án đầu tư tại Công ty Xăng dầu Phú Thọ

Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu về dự án Mở rộng kho xăng dầu Bến Gót

dụng để đạt được mục tiêu của luận văn Phương pháp phân tích, tổng hợp và xử lý những số liệu thống kê và dữ liệu thực tế thu được từ các nguồn tài liệu sẵn có được xem là cơ bản nhất

5 Những đóng góp của luận văn

Vận dụng những nguyên tắc, lý luận chung về dự án đầu tư và quản lý dự án đầu tư để phân tích những vấn đề cần giải quyết trong công tác quản lý dự án Mở rộng kho xăng dầu Bến Gót ở Công ty Xăng dầu Phú Thọ

Đề xuất các giải pháp có thể áp dụng ở Công ty xăng dầu Phú Thọ trong công tác quản lý dự án Mở rộng kho xăng dầu Bến Gót

Phân tích và chỉ ra một số vấn đề trong công tác quản lý dự án mà Công ty Xăng dầu Phú Thọ nên tập trung vào để dự án Mở rộng kho xăng dầu Bến Gót mang lại hiệu quả cao

6 Kết cấu của luận văn

Tên đề tài:

Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tư đối với dự

án Mở rộng kho xăng dầu Bến Gót của Công ty Xăng dầu Phú Thọ

Bố cục của luận văn:

Mở đầu

Chương I: Cơ sở lý luận về dự án đầu tư và quản lý dự án đầu tư

Chương II: Phân tích thực trạng trong công tác Quản lý dự án đầu tư đối với

dự án Mở rộng kho xăng dầu Bến Gót của Công ty xăng dầu Phú Thọ

Chương III : Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác Quản lý dự án đầu tư

đối với dự án Mở rộng kho xăng dầu Bến Gót của Công ty xăng dầu Phú Thọ

Kết luận

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DỰ ÁN ĐẦU TƯ

VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ

1.1 Các khái niệm cơ bản về Đầu tư và Dự án đầu tư

1.1.1 Khái niệm về Đầu tư và Dự án đầu tư

1.1.1.1 Khái niệm Đầu tư, Dự án, Dự án đầu tư

Dự án đầu tư (DADT)

DAĐT là tập hợp những đề xuất về việc bỏ vốn để tạo mới , mở rộng hoặc cải tạo những đối tượng nhất định nhằm đạt được sự tăng trưởng về số lượng, cải tiến hoặc nâng cao chất lượng của sản phẩm hay dịch vụ nào đó trong một khoảng thời gian xác định

Xét về mặt hình thức, DAĐT là hồ sơ tài liệu trình bày một cách chi tiết và

có hệ thống các hoạt động, chi phí theo một kế hoạch để đạt được những kết quả và thực hiện được những mục tiêu nhất định trong tương lai

Xét về mặt nội dung, DAĐT là một tập hợp các hoạt động có liên quan với nhau được kế hoạch hoá nhằm đạt được các mục tiêu đã định bằng việc tạo ra các

1.1.1.2 Các nội dung chính của dự án đầu tư

Mục tiêu của dự án: là các mục tiêu cần đạt được khi thực hiện dự án Cụ thể

là khi thực hiện, dự án sẽ mang lại những lợi ích gì cho đất nước nói chung và cho bản thân chủ đầu tư nói riêng

Các kết quả: đó là những kết quả cụ thể, có thể định lượng, được tạo ra từ các hoạt động khác nhau của dự án Đây là điều kiện cần thiết để thực hiện các mục tiêu của dự án

Các hoạt động: là những nhiệm vụ hoặc hành động được thực hiện trong dự

án để tạo ra các kết quả nhất định Những nhiệm vụ hoặc hành động này cùng với một lịch biểu và trách nhiệm cụ thể của các bộ phận thực hiện sẽ tạo thành kế hoạch làm việc của dự án

Các nguồn lực: gồm có vật chất, tài chính và con người cần thiết để tiến hành các hoạt động của dự án Giá trị hoặc chi phí của các nguồn lực này chính là vốn đầu tư cần cho dự án

1.1.2 Phân loại đầu tư và dự án đầu tư

1.1.2.1 Phân loại đầu tư :

- Theo mức độ tham gia quản lý của Chủ đầu tư vào đối tượng mà mình bỏ vốn: Đầu tư trực tiếp, đầu tư gián tiếp, cho vay (tín dụng)

- Theo tính chất đầu tư: Đầu tư mới, đầu tư mở rộng, đầu tư cải tạo

- Theo thời gian sử dụng: Đầu tư ngắn hạn, đầu tư trung hạn, đầu tư dài hạn

- Theo nội dung kinh tế: Đầu tư xây dựng cơ bản, đầu tư vào tài sản lưu động, đầu tư vào lực lượng lao động

- Theo lĩnh vực đầu tư: Đầu tư cho sản xuất, đầu tư cho quản lý, đầu tư cho nghiên cứu khoa học

- Theo chủ thể đầu tư: Đầu tư Nhà nước, đầu tư của các ngành kinh tế khác

1.1.2.2 Phân loại DAĐT :

- Theo cơ cấu tái sản xuất: DAĐT theo chiều rộng, DAĐT theo chiều sâu

- Theo lĩnh vực hoạt động trong xã hội: DAĐT phát triển sản xuất kinh doanh, DAĐT phát triển khoa học kỹ thuật, DAĐT phát triển cơ sở hạ tầng

- Theo sự phân cấp quản lý dự án : Dự án nhóm A, dự án nhóm B, dự án nhóm C tùy theo tầm quan trọng và quy mô của dự án

- Theo cấp độ nghiên cứu : Dự án tiền khả thi, dự án khả thi

Dự án tiền khả thi : Nội dung của dự án còn sơ bộ, chưa chi tiết, chưa đề cập tới tác động của các yếu tố thay đổi, chưa đi vào phân tích từng năm mà chỉ chọn một năm làm đại diện để nghiên cứu Do đó kết quả nghiên cứu có mức độ chính xác chưa cao Dự án tiền khả thi chỉ được lập cho những dự án có quy mô đầu tư lớn, giải pháp đầu tư phức tạp và thời gian đầu tư dài

Dự án khả thi : Là dự án chi tiết, các giải pháp có căn cứ và mang tính hợp

lý, có thể thực hiên được và khả năng mang lại kết quả được xem xét kỹ lưỡng Trong giai đoạn nghiên cứu khả thi các nội dung chính của dự án được xem xét ở trạng thái động, theo tình hình từng năm trong suốt vòng đời dự án Dó đó mọi yếu

tố không ổn định đều được đề cập đến, các kết quả nghiên cứu một cách chi tiết và đạt độ chính xác cao

Thông thường một dự án nghiên cứu khả thi gồm các nội dung sau :

+ Nghiên cứu tình hình kinh tế tổng quát của dự án đầu tư

+ Nghiên cứu về thị trường

+ Nghiên cứu kỹ thuật dự án

+ Nghiên cứu tài chính

+ Nghiên cứu về tổ chức và quản lý

+ Nghiên cứu về lợi ích kinh tế, xã hội của dự án

- Theo nguồn vốn : Đầu tư từ vốn ngân sách nhà nước, đầu tư từ vốn tín dụng

do nhà nước bảo lãnh, đầu tư từ vốn tín dụng đầu tư phát triển của nhà nước, đầu tư

từ vốn đầu tư phát triển của doanh nghiệp nhà nước, Đầu tư từ các nguồn vốn khác như vốn đầu tư trực tiếp từ nước ngoài, vốn liên doanh Việc phân loại này cho thấy tình hình huy động vốn từ mỗi nguồn, vai trò của mỗi nguồn vốn đối với sự phát triển của kinh tế - xã hỗi của từng ngành, từng địa phương và toàn bộ nền kinh

tế, đưa ra các giải pháp thích hợp đối với việc quản lý các dự án đối với từng nguồn vốn huy động

Ngoài ra trong thực tế, để đáp ứng yêu cầu quản lý và nghiên cứu kinh tế, người ta còn phân chia dự án đầu tư theo quan hệ sở hữu, theo quy mô và theo nhiều tiêu thức khác

1.1.3 Các giai đoạn đầu tư

1.1.3.1 Chu kỳ của một dự án đầu tư

Chu kỳ của một dự án đầu tư là các giai đoạn mà một dự án phải trải qua, bắt đầu từ khi dự án mới chỉ là ý đồ cho đến khi dự án được hoàn thành và chấm dứt hoạt động

Ta có thể minh họa chu kỳ của một dự án đầu tư theo sơ đồ sau:

Ý đồ về dự án đầu tư → ( Chuẩn bị đầu tư → Thực hiện đầu tư → Vận

hành kết quả đầu tư: Sản xuất, kinh doanh, dịch vụ ) → Ý đồ dự án mới

Chu kỳ của một dự án đầu tư được thể hiện thông qua ba giai đoạn

Giai đoạn 1: Chuẩn bị đầu tư

Giai đoạn 2: Thực hiện đầu tư

Giai đoạn 3: Vận hành kết quả đầu tư

1.1.3.2 Đặc điểm của mỗi giai đoạn đầu tư

Giai đoạn chuẩn bị đầu tư: Tạo tiền đề và quyết định sự thành công hay thất bại ở 2 giai đoạn sau, đặc biệt là với giai đoạn vận hành kết quả đầu tư Ở giai đoạn

quả đầu tư

dự án đầu tư)

Đánh giá và

ra quyết định (thẩm định

dự án)

Đàm phán

và ký kết các hợp đồng

Thiết

kế thi công

và lập

dự toán các loại

Thi công, lắp đặt thiết bị, chuyển giao công nghệ

Chạy thử và nghiệm thu sử dụng

Sử dụng chưa hết công suất

Sử dụng công suất ở mức cao nhất

Công suất giảm dần

và thanh

lý

này, vấn đề chất lượng, chính xác của kết quả nghiên cứu là tối quan trọng Tổng chi phí giai đoạn chuẩn bị đầu tư chiếm từ 0.5-15% vốn đầu tư chảy vào dự án Làm tốt công tác chuẩn bị đầu tư sẽ tạo tiền đề cho việc sử dụng tốt phần vốn còn lại, tạo

cơ sở cho quá trình hành động của dự án được thuận lợi, nhanh chóng thu hồi vốn đầu tư, nhanh chóng phát huy hết nguồn lực phục vụ dự kiến

Giai đoạn thực hiện đầu tư: Vấn đề thời gian là tối quan trọng, 85-95.5% vốn đầu tư được chia ra và huy động trong suốt những năm thực hiện đầu tư Đây là những năm vốn không sinh lời, thời hạn thực hiện đầu tư càng kéo dài, vốn ứ đọng càng nhiều, tổn thất càng lớn

Giai đoạn vận hành các kết quả đầu tư: Vận hành các kết quả của giai đoạn thực hiện đầu tư nhằm đạt được các mục tiêu của dự án, nếu các kết quả do giai đoạn thực hiện đầu tư tạo ra đảm bảo tính đồng bộ, chất lượng tốt, đúng tiến độ tại thời điểm thích hợp, với quy mô tối ưu thì hiệu quả hoạt động của các kết quả này

và mục tiêu của dự án chỉ còn phụ thuộc trực tiếp vào quá trình tổ chức quản lý hoạt động Làm tốt công tác của giai đoạn chuẩn bị và thực hiện đầu tư sẽ tạo thuận lợi cho quá trình tổ chức quản lý phát huy tác dụng của các kết quả đầu tư Thời gian phát huy tác dụng của các kết quả đầu tư chính là vòng đời của sản phẩm, dịch vụ ở trên thị trường

1.1.4 Vai trò và các yêu cầu của dự án đầu tư

1.1.4.1 Vai trò của dự án đầu tư

Đối với chủ đầu tư:

DAĐT là một căn cứ quan trọng nhất để nhà đầu tư quyết định có nên tiến hành đầu tư dự án hay không

DAĐT là công cụ để tìm đối tác trong và ngoài nước liên doanh bỏ vốn đầu

tư cho dự án

DAĐT là phương tiện để chủ đầu tư thuyết phục các tổ chức tài chính tiền tệ trong và ngoài nước tài trợ hoặc cho vay vốn

DAĐT là căn cứ quan trọng để soạn thảo hợp đồng liên doanh cũng như để giải quyết các mối quan hệ tranh chấp giữa các đối tác trong quá trình thực hiện dự

án

Đối với nhà tài trợ, các ngân hàng thương mại: DAĐT là căn cứ quan trọng

để các cơ quan này xem xét tính khả thi của dự án, từ đó sẽ đưa ra quyết định có nên tài trợ cho dự án hay không và nếu tài trợ thì tài trợ đến mức độ nào để đảm bảo rủi ro ít nhất cho nhà tài trợ

Đối với các cơ quan quản lý Nhà nước: DAĐT là tài liệu quan trọng để các cấp có thẩm quyền xét duyệt, cấp giấy phép đầu tư

DADT là căn cứ pháp lý để toà án xem xét, giải quyết khi có sự tranh chấp giữa các bên tham gia đầu tư trong quá trình thực hiện dự án sau này

1.1.4.2 Các yêu cầu của Dự án đầu tư

Tính khoa học

Tính khoa học của dự án được thể hiện trên những khía cạnh chủ yếu sau:

- Về số liệu thông tin: Những dữ liệu, thông tin để xây dựng dự án phải đảm bảo trung thực, chính xác, tức là phải chứng minh được nguồn gốc và xuất xứ của những thông tin và những số liệu đã thu thập được (do các cơ quan có trách nhiệm cung cấp, nghiên cứu tìm hiểu thực tế )

- Về phương pháp lý giải: Các nội dung của dự án không tồn tại độc lập, riêng rẽ mà chúng luôn nằm trong một thể thống nhất, đồng bộ Vì vậy, quá trình phân tích, lý giải các nội dung đã nêu trong dự án phải đảm bảo logic và chặt chẽ

- Về phương pháp tính toán: Khối lượng tính toán trong một dự án thường rất lớn Do đó, khi thực hiện tính toán các chỉ tiêu cần đảm bảo đơn giản và chính xác Đối với các đồ thị, các bản vẽ kỹ thuật phải đảm bảo chính xác về kích thước,

trương, chính sách của Nhà nước và các văn bản luật pháp có liên quan đến các hoạt động đầu tư đó

Tính thực tiễn

Tính thực tiễn của dự án đầu tư thể hiện ở khả năng ứng dụng và triển khai trong thực tế Các nội dung, khía cạnh phân tích của dự án đầu tư không thể chung chung mà dựa trên những căn cứ thực tế, phải được xây dựng trong điều kiện và hoàn cảnh cụ thể về mặt bằng, thị trường, vốn

1.2 Quản lý dự án đầu tư và các nội dung của quản lý dự án đầu tư

1.2.1 Khái niệm về quản lý dự án đầu tư

Quản lý dự án là ngành khoa học nghiên cứu về việc lập kế hoạch, tổ chức

và quản lý, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ thể của dự án và các mục đích đề ra Dự án là tổng thể những chính sách, hoạt động và chi phí liên quan với nhau được thiết kế nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong một thời gian nhất định

Quản lý dự án là việc áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động của dự án nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra

- Thực hiện dự án

- Sản xuất kinh doanh theo dự án

- Đánh giá kết quả, hiệu quả thực tế của dự án qua từng thời kỳ và cả thời hạn đầu tư

- Kết thúc dự án, thanh lý, phân chia tài sản

Để đảm bảo tính hiệu quả và thành công, dự án phải được phân tích, đánh giá trong suốt quá trình thực hiện Điều này đòi hỏi người quản lý cũng như nhân sự tham gia dự án phải luôn được cập nhật thông tin và nắm rõ tiến trình, yêu cầu thực hiện dự án, phối hợp các giai đoạn của dự án với nhau làm cho dự án hoạt động nhịp nhàng và có hiệu quả cao

1.2.2 Các nội dung của quản lý dự án đầu tư

1.2.2.1 Quản lý vĩ mô và quản lý vi mô

Quản lý vĩ mô đối với dự án

Quản lý vĩ mô hay quản lý nhà nước đối với dự án bao gồm tổng thể các biện pháp vĩ mô tác động đến các yếu tố của quá trình hình thành, thực hiện và kết thúc

dự án

Trong quá trình triển khai dự án, Nhà nước mà đại diện là các cơ quan quản

lý nhà nước luôn theo dõi chặt chẽ, định hướng và chi phối hoạt động của dự án, nhằm đảm bảo cho dự án đóng góp tích cực vào việc phát triển kinh tế - xã hội Những công cụ quản lý vĩ mô chính của Nhà nước để quản lý dự án bao gồm hệ thống luật pháp, các chính sách về tài chính tiền tệ, chính sách đầu tư, chính sách thuế, những quy định về chế độ tiền lương, bảo hiểm,

Quản lý vi mô đối với dự án

Quản lý dự án ở tầm vi mô là quản lý các hoạt động cụ thể của dự án nó bao gồm nhiều khâu công việc như lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát, báo cáo các hoạt động của dự án Quản lý dự án bao gồm hàng loạt các vấn đề như quản lý thời gian, chi phí, nguồn vốn đầu tư, hoạt động mua bán, rủi ro, Quá trình quản lý được thực hiện trong suốt các giai đoạn từ chuẩn bị đầu tư đến giai đoạn vận hành các kết quả của dự án Trong từng giai đoạn, tuy đối tượng quản lý cụ thể có khác nhau nhưng đều phải gắn với ba mục tiêu cơ bản của hoạt động quản lý dự án là: thời gian, chi phí và kết quả hoàn thành

- Quản lý những thay đổi phạm vi

Quản lý thời gian:

- Lập kế hoạch chất lượng

- Đảm bảo chất lượng

- Quản lý chất lượng

Quản lý nhân lực:

- Lập kế hoạch nhân lực, tiền lương

- Tuyển dụng, đàotạo

phân phối thông tin

- Báo cáo tiến độ

Quản lý hợp đồng, hoạt động mua bán:

- Kế hoạch cung ứng

- Lựa chon nhà cung ứng, tổ chức đấu thầu

- Quản lý hợp đồng, tiến độ cung ứng

Quản lý rủi ro dự

án :

- Xác định rủi ro

- Đánh giá mức độ rủi ro

- Xây dựng chương trình quản lý rủi ro đầu tư

hiện Mỗi giai đoạn được đánh dấu bởi việc thực hiện một hoặc nhiều công việc Tổng hợp các giai đoạn này được gọi là chu kỳ của dự án Chu kỳ dự án xác định thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc và thời hạn thực hiện dự án Chu kỳ dự án xác định những công việc nào sẽ được thực hiện trong từng pha và ai sẽ tham gia thực hiện Nó cũng chỉ ra những công việc nào còn lại ở giai đoạn cuối nằm trong phạm

vi dự án

Tùy theo mục đích nghiên cứu có thể chia chu kỳ dự án thành nhiều giai đoạn khác nhau Chu kỳ của một dự án đầu tư thông thường được chia thành 4 giai đoạn như trong hình 1.1

Giai đoạn chuẩn bị đầu tư

Hình 1.1 Các giai đoạn của chu kỳ dự án

Giai đoạn xây dựng ý tưởng

Xây dựng ý tưởng là việc xác định bức tranh toàn cảnh về mục tiêu, kết quả cuối cùng và phương thức thực hiện kết quả đó Xây dựng ý tưởng dự án được bắt đầu ngay khi ý đồ về dự án được hình thành Giai đoạn này cần tập hợp số liệu, xác định nhu cầu, đánh giá độ rủi ro, dự tính nguồn lực, so sánh lựa chọn dự án, Quyết định lựa chon dự án là những quyết định chiến lược dựa trên mục đích, nhu cầu, và các mục tiêu lâu dài của tổ chức, doanh nghiệp Phát triển ý tưởng không nhất thiết phải lượng hóa hết các tiêu chí nhưng nó phải ngắn gọn và được diễn đạt trên cơ sở thực tế

Xây dựng

ý tưởng

Giai đoạn phát triển

Giai đoạn thực hiện đầu tư

Nguồn

lực

Giai đoạn kết thúc đầu tư (vận hành các kết quả đầu tư)

Giai đoạn phát triển là giai đoạn chi tiết xem dự án cần được thực hiện như thế nào, nội dung chủ yếu của nó tập trung vào công tác thiết kế và lập kế hoạch Thông thường, đây là giai đoạn chứa đựng những công việc phức tạp nhất của một

dự án Nội dung của giai đoạn này gồm những công việc như sau:

- Thành lập nhóm dự án, xác định cấu trúc tổ chức dự án

- Lập kế hoạch tổng quan

- Phân tích công việc của dự án

- Lập kế hoạch tiến độ thời gian

- Lập kế hoạch ngân sách

- Thiết kế sản phẩm và quy trình sản xuất

- Lập kế hoạch nguồn lực cần thiết

- Lập kế hoạch chi phí và dự báo dòng tiền thu

- Xin phê chuẩn thực hiện

Kết thúc giai đoạn này, tiến trình thực hiện dự án có thể được bắt đầu Thành công của dự án phụ thuộc khá lớn vào chất lượng và sự chuẩn bị kỹ lưỡng của giai đoạn này

Giai đoạn thực hiện

Giai đoạn thực hiện là giai đoạn quản lý dự án bao gồm các công việc cần thực hiện như thiết kế bản vẽ thi công, xây dựng nhà xưởng, lựa chon công cụ, mua sắm và lắp đặt thiết bị, Đây là giai đoạn chiếm nhiều thời gian và đòi hỏi sự nỗ lực cao nhất Kết thúc giai đoạn này, các hệ thống được xây dựng và kiểm định, dây truyền sản xuất được đưa vào vận hành

Giai đoạn kết thúc

Trong giai đoạn kết thúc của chu kỳ dự án, cần thực hiện những công việc còn lại như hoàn thành sản phẩm, bàn giao công trình và những tài liệu liên quan, đánh giá dự án, giải phóng nguồn lực Một số công việc cụ thể cần được thực hiện

để kết thúc dự án là:

- Đối với việc vận hành dây chuyền sản xuất, cần bàn giao sổ tay hướng dẫn lắp đặt, các bản vẽ chi tiết

- Bàn giao dự án, bao gồm cả việc lấy chữ ký của khách hàng về việc hoàn thành

- Bố trí lại lao động, giải phóng và bố trí lại thiết bị

Các dự án thường bao gồm một số quy trình liên kết với nhau Các quy trình này lặp đi lặp lại và diễn ra trong từng giai đoạn của vòng đời dự án và tác động lẫn nhau Hình 1.2 mô tả các mối quan hệ giữa các quy trình:

Hình 1.2 Các quy trình trong mỗi giai đoạn phát triển dự án

Khởi tạo: Sự cấp phép cho dự án hay giai đoạn nào đó

Lập kế hoạch: Sàng lọc các mục tiêu của dự án và lựa chọn phương án hành động tốt nhất để đạt được các mục tiêu đó

Thực hiện kế hoạch: Quản lý, phân bổ các nguồn lực để thực hiện kế hoạch Kiểm soát: Là giai đoạn giám sát và xem xét mức độ tiến hành trên cơ sở nguyên tắc xác định những điểm khác biệt so với kế hoạch đã đề ra để thực hiện các hoạt động cần thiết nhằm hiệu chỉnh, đảm bảo dự án đang đi đúng hướng, đáp ứng tốt nhất các mục tiêu của dự án

1.3 Mô hình tổ chức quản lý dự án và cán bộ quản lý dự án

Lập kế hoạch Khởi tạo

Thực hiện Kiểm soát

Kết thúc

1.3.1 Các mô hình tổ chức quản lý dự án

Căn cứ vào điều kiện năng lực của cá nhân, tổ chức và căn cứ vào yêu cầu của

dự án, có thể chia hình thức tổ chức dự án thành hai nhóm chính:

- Hình thức chủ đầu tư trực tiếp thực hiện quản lý dự án

- Hình thức thuê tư vấn quản lý dự án: Gồm mô hình tổ chức theo hình thức chủ nhiệm điều hành sự án và mô hình chìa khóa trao tay

Đối với hoạt động đầu tư trong doanh nghiệp, căn cứ vào đặc điểm hình thành, vai trò và trách nhiệm của ban quản lý dự án, các mô hình tổ chức quản lý dự án được chia cụ thể hơn như sau:

- Mô hình tổ chức quản lý dự án theo chức năng

- Mổ hình tổ chức chuyên trách quản lý dự án

- Mô hình tổ chức quản lý dự án theo ma trận

Dưới đây trình bày cụ thể từng loại hình tổ chức này

1.3.1.1 Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án

Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án là mô hình mà chủ đầu tư tổ chức thực hiện dưới các hình thức sau:

- Chủ đầu tư thực hiện dự án: Tự sản xuất, tự xây dựng, tự tổ chức giám sát và

tự chịu trách nhiệm trước pháp luật

- Chủ đầu tư lập ra ban quản lý dự án để quản lý việc thực hiện các công việc

dự án theo sự ủy quyền

Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án được thể hiện như trong hình 1.3

Hình 1.3 Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án

1.3.1.2 Mô hình Chủ nhiệm điều hành dự án

Mô hình tổ chức “Chủ nhiệm điều hành dự án” là mô hình tổ chức quản lý trong đó chủ đầu tư giao cho ban quản lý dự án chuyên ngành làm chủ nhiệm điều

hành hoặc thuê một tổ chức tư vấn quản lý có đủ điều kiện, năng lực chuyên môn

phù hợp với quy mô và tính chất của dự án, họ được đại diện chủ đầu tư để quản lý

việc thực hiện dự án

Chủ nhiệm điều hành dự án là một pháp nhân độc lập, có năng lực, sẽ là người

quản lý, điều hành và chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ quá trình thực

hiện dự án Mọi quyết định của chủ đầu tư liên quan đến quá trình thực hiện dự án

sẽ được triển khai thông qua chủ nhiệm điều hành dự án Mô hình tổ chức quản lý

này áp dụng cho những dự án quy mô lớn, tính chất kỹ thuật phức tạp

Ban quản lý dự án

Tự thực hiện

Chủ đầu tư

Tổ chức thực hiện dự án 3

Tổ chức thực hiện dự án 2

Tổ chức thực hiện dự án 1

Hình 1.4 Mô hình Chủ nhiệm điều hành dự án

1.3.1.3 Mô hình chìa khóa trao tay

Mô hình tổ chức dự án dạng chìa khóa trao tay là hình thức tổ chức trong đó ban quản lý dự án không chỉ là đại diện toàn quyền của chủ đầu tư mà còn là “chủ” của dự án Hình thức này áp dụng khi chủ đầu tư được phép đấu thầu để lựa chon nhà thầu thực hiện tổng thầu toàn bộ dự án như thể dự án là của chính họ Khác với hình thức chủ nhiệm điều hành, giờ đây mọi trách nhiệm thực hiện dự án được giao cho nhà quản lý và họ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn đối với việc thực hiện dự án Trong một số trường hợp nhà quản lý dự án không chỉ được giao quyền thực hiện dự án mà còn được phép cho người khác nhận thầu từng phần việc trong dự án

Thuê tư vấn

Thuê nhà thầu B

Chủ nhiệm điều hành dự ánChủ đầu tư

Thuê tư

vấn

Hình 1.5 Mô hình tổ chức dạng chìa khóa trao tay

1.3.1.4 Mô hình tổ chức quản lý dự án theo chức năng

Hình thức tổ chức quản lý dự án theo chức năng có các đặc điểm là:

- Dự án được đặt vào một phòng chức năng nào đó trong cơ cấu tổ chức của

doanh nghiệp tùy thuộc vào tính chất của dự án

- Các thành viên quản lý dự án được điều động tạm thời từ các phòng chức

năng khác nhau đến và họ vẫn thuộc quyền quản lý của phòng chức năng nhưng lại

đảm nhận phần việc chuyên môn của mình trong quá trình quản lý điều hành dự án

Mô hình tổ chức quản lý dự án theo chức năng được thể hiện như trong hình

1.6

Thầu phụ B Thầu phụ A

Tổng thầu thực hiện toàn bộ dự ánChủ đầu tư

Thầu phụ C

Tổ chức đấu thầu tuyển chon

Thuê lại

Hình 1.6 Mô hình tổ chức quản lý dự án theo chức năng

1.3.1.5 Mô hình tổ chức chuyên trách quản lý dự án

Mô hình tổ chức chuyên trách quản lý dự án là hình thức tổ chức quản lý mà

các thành viên ban quản lý dự án tách hoàn toàn khỏi phòng chức năng chuyên

môn, chuyên thực hiện quản lý điều hành dự án theo yêu cầu được giao

`

Hình 1.7 Mô hình tổ chức chuyên trách quản lý dự án

Ban giám đốc

Phòng kế toán

Phòng kỹ thuật

Các phòng ban khác

Phòng kinh

doanh

Chuyên viên marketting

Phòng tổ chức hành chính

Ban kế toán – tài chính Phòng khác

dự án Một trong những mô hình tổ chức dự án dạng ma trận được trình bày trong hình vẽ 1.8

Hình 1.8 Một mô hình tổ chức dự án dạng ma trận

1.3.2 Những căn cứ để lựa chọn mô hình tổ chức quản lý dự án

Phương pháp quản lý dự án có thể áp dụng hiệu quả cho những trường hợp sau: (1) Dự án có mục tiêu cụ thể; (2) Mang tính đơn chiếc, không liên tục, không thân quyen với tổ chức hiện tại; (3) Công việc cụ thể, tương tác phức tạp

Để lựa chọn một mô hình tổ chức quản lý dự án phù hợp cần dựa vào các nhân

tố cơ bản sau:

- Mô hình tổ chức của Chủ đầu tư và các đơn vị liên quan

- Quy mô của dự án

- Thời gian thực hiện dự án

- Công nghệ sử dụng

- Độ bất định và rủi ro của dự án

- Địa điểm thực hiện dự án

- Nguồn lực và chi phí cho dự án

đ/c D đ/c F

đ/c G đ/c I

đ/c A đ/c C

đ/c L đ/c K

đ/c M đ/c E

Chủ nhiệm

dự án 3

Giám đốc kinh doanh

Giám đốc tài chính

Giám đốc sản xuất

đ/c G đ/c H

đ/c A đ/c B

đ/c K đ/c L

đ/c M đ/c N

- Số lượng dự án thực thi trong cùng thời kỳ và tầm quan trong của nó

Ngoài ra, khi xem xét lựa chọn một mô hình tổ chức quản lý dự án, cũng cần phân tích bốn tham số rất quan trọng khác là:

- Phương thức thống nhất các nỗ lực

- Cơ cấu quyền lực

- Mức độ ảnh hưởng của mô hình tổ chức quản lý dự án

ra Ban quản lý dự án thì Ban này cần có đủ năng lực đáp ứng công tác quản lý dự

- Mô hình tổ chức chuyên trách quản lý dự án áp dụng có hiệu quả trong trường hợp có một số dự án tương tự nhau được thực hiện hoặc trong trường hợp thực hiện những công việc mang tính đồng nhất, yêu cầu cụ thể cao, đòi hỏi quản lý

tỉ mỉ, chi tiết đồng thời không phù hợp với lĩnh vực chức năng nào

1.3.3 Cán bộ quản lý dự án

1.3.3.1 Chức năng của cán bộ quản lý dự án

Những chức năng cơ bản của các nhà quản lý là lập kế hoạch, tổ chức, giám sát, chỉ đạo, hướng dẫn, đào tạo và tuyển dụng cán bộ Mặc dù những chức năng này được nhấn mạnh chủ yếu đối với cơ cấu tổ chức quản lý truyền thống, nhưng gần đây chúng được đổi mới nội dung để áp dụng cho các tổ chức quản lý tạm thời như tổ chức dự án Ý nghĩa cơ bản của nó như nhau nhưng việc áp dụng trong hai môi trường có khác nhau

Chỉ đạo hướng dẫn

Sau khi nhận nhiệm vụ, cán bộ quản lý dự án chỉ đạo và hướng dẫn, ủy quyền, khuyến khích động viên, phối hợp mọi thành viên trong nhóm thực hiện tốt dự án, phối hợp các lực lượng từ tư vấn, nhà thầu, khách hàng, đến các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan nhằm đảm bảo thực hiện thành công dự án

Kiểm tra giám sát

Cán bộ quản lý dự án có chức năng kiểm tra giám sát sản phẩm dự án, chất lượng, kỹ thuật, ngân sách và tiến độ thời gian Trước tiên, nhà quản lý dự án phải

am hiểu các tiêu chuẩn, chính sách, thủ tục quản lý, phải có đủ năng lực kỹ thuật để giám sát công việc, đánh giá đúng hiện trạng và xu hướng tương lai Một nhà quản

lý dự án sẽ không có uy tín cao đối với khách hàng nếu không trả lời được những thắc mắc về mặt kỹ thuật

Kiểm tra giám sát là một quá trình bao gồm việc đo lường, đánh giá và điều chỉnh những đo lường, đánh giá đó trong suốt quá trình thực hiện dự án Cần xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện, các mốc thời gian và dựa vào đó để so sánh đánh giá tình hình thực hiện dự án, đồng thời, phải xây dựng một hệ thống thông tin hữu hiệu

để thu thập và sử lý số liệu đi kèm với tiến trình báo báo

Chức năng thích ứng

Trong hoạt động thường ngày, nhà quản lý thường xuyên phải đối đầu với những thay đổi Do đó, những kế hoạch, các hành động, chuẩn mực thực hiện cũng thay đổi theo, các nhà quản lý cần phải linh hoạt thích ứng với môi trường cả bên trong lẫn bên ngoài

1.3.3.2 Trách nhiệm của Chủ nhiệm (Giám đốc) dự án

Trách nhiệm của Chủ nhiệm dự án về cơ bản có thể được chia thành ba nhóm lớn Đó là trách nhiệm đối với tổ chức cấp trên, đối với dự án và đối với các thành viên dự án

Đối với cấp trên

Chủ nhiệm dự án phải bảo tồn mọi nguồn lực và quản lý hiệu quả dự án được giao Cần báo cáo đầy đủ, trung thực những thông tin về tình trạng hiện tại, chi phí, tiến độ và triển vọng của dự án cho cấp trên

Đối với dự án

Chủ nhiệm dự án cần phải thực hiện những nhiệm vụ sau:

- Điều hành, quản lý thời gian, chi phí, nhân lực, thông tin, quản lý chất lượng

dự án Đảm bảo hoàn thành dự án đúng mục tiêu, thời hạn đã quy định trong phạm

vi nguồn lực và chi phí được duyệt

- Lãnh đạo nhóm quản lý dự án, phối hợp nỗ lực của mọi thành viên theo hướng phát huy tối đa khả năng và tính chủ động sáng tạo của từng thành viên

Tổ chức quản lý dự án là một tổ chức tạm thời và có thời hạn nên Chủ nhiệm

dự án cần quan tâm đến mọi thành viên trong nhóm Khi dự án sắp kết thúc, Chủ nhiệm dự án có kế hoạch giúp đỡ, tạo điều kiện cho mọi người tìm công việc mới hoặc trở về đơn vị cũ theo nguyện vọng cũng như yêu cầu công việc

1.3.3.3 Kỹ năng cần có của Chủ nhiệm dự án

Kỹ năng lãnh đạo

Lãnh đạo là kỹ năng cơ bản để Chủ nhiệm dự án chỉ đạo, định hướng, khuyến khích và phối hợp các thành viên trong nhóm cùng thực hiện dự án Đây là kỹ năng đòi hỏi nhà quản lý dự án có những phẩm chất cần thiết, có quyền lực nhất định để thực hiện thành công mục tiêu của dự án

Kỹ năng giao tiếp, tiếp nhận và trao đổi thông tin

Chủ nhiệm dự án có trách nhiệm phối hợp, thống nhất các hoạt động giữa các

bộ phận chức năng và những cơ quan liên quan như trong hình vẽ 1.9

Hình 1.9 Các nhóm liên kết với việc quản lý dự án

Vì mối quan hệ trên nên Chủ nhiệm dự án cần thiết phải thông thạo các kỹ năng giao tiếp Chủ nhiệm dự án phải thân quyen, hiểu biết các công việc của các

Các phòng ban chức năng

Các thể chế tài chính

Các nhà cung cấp nguyên vật liệu

Các nhà thầu xây lắp, cung cấp thiết bị

Nhà tư vấn (kiến thức, nguồn lực)

Chủ đầu tư (các quyết định về vốn)

Quản lý

dự án

Nhà quản lý dự án cũng cần giỏi kỹ năng thông tin, kỹ năng tiếp nhận và trao đổi thông tin giữa các thành viên dự án và những người liên quan trong quá trình triển khai dự án

Kỹ năng thương lượng và giải quyết khó khăn vướng mắc

Chủ nhiệm dự án trong quá trình thực hiện trọng trách của mình có quan hệ với rất nhiều nhóm người như chỉ ra ở hình 1.7 Ngoài ra, cùng với đà phát triển của

tổ chức, trách nhiệm của Chủ nhiệm dự án ngày càng tăng nhưng quyền lực của họ hình như chưa tương xứng Để phối hợp mọi cố gắng trong và ngoài tổ chức, buộc các nhà quản lý dự án phải có kỹ năng thương lượng giỏi với đối tác, với nhà quản

lý cấp trên và người đứng đầu các phòng chức năng chuyên môn, tranh thủ tối đa sự quan tâm của các cấp để giành đủ nguồn lực cần thiết cho dự án

Các bất đồng thường nảy sinh giữa Chủ nhiệm dự án với các thành viên tham gia, giữa các cán bộ quản lý dự án với các nhà quản lý chức năng, Nguyên nhân

có nhiều nhưng có thể chỉ ra một số nguyên nhân chính sau:

Do vậy, Chủ nhiệm dự án cần có phương pháp giải quyết đúng, đặt mục tiêu

và quyền lợi của tập thể trên lợi ích cá nhân để giải quyết những bất đồng

Kỹ năng tiếp thị và quan hệ với khách hàng

Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của cán bộ quản lý dự án là trợ giúp đơn vị, doanh nghiệp trong hoạt động marketing Làm tốt công tác tiếp thị sẽ giúp cho doanh nghiệp giữ được khách hàng hiện tại, tăng thêm khách hàng tiềm năng

Kỹ năng ra quyết định

Ngoài những kỹ năng quan trọng nêu trên, nhà quản lý dự án giỏi cần trang

bị cho mình những kỹ năng cần thiết khác như lập kế hoạch, quản lý thời gian, dự toán ngân sách và kiểm soát chi phí, kỹ năng quản lý nhân sự và kỹ thuật

1.4 Kết luận chương I và nhiệm vụ chương II

Quản lý dự án đầu tư là một hoạt động phức tạp, gồm nhiều công việc đan xen với nhau và phải được thực hiện trong cùng một thời gian thì dự án mới có hiệu quả

Chương I của luận văn đã tập trung phân tích các vấn đề: Khái niệm cơ bản

về dự án đầu tư và quản lý dự án đầu tư; các nội dung của quản lý dự án đầu tư; mô hình tổ chức quản lý dự án và cán bộ quản lý dự án

Để có thể phân tích được tình hình quản lý dự án đầu tư đối với dự án Mở rộng kho xăng dầu Bến Gót cũng như có thể đề xuất những giải pháp thích hợp nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án, tác giả đã tập trung ở chương I phần nghiên cứu cơ sở lý luận về dự án đầu tư và quản lý dự án đầu tư

Do đó, đối với chương tiếp theo của luận văn thì tác giả sẽ vận dụng cơ sở lý luận đã trình bày ở chương I để phân tích và đánh giá công tác quản lý dự án đầu tư đối với dự án Mở rộng kho xăng dầu Bến Gót của Công ty Xăng dầu Phú Thọ

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ

DỰ ÁN ĐẦU TƯ ĐỐI VỚI DỰ ÁN MỞ RỘNG KHO XĂNG DẦU BẾN GÓT

CỦA CÔNG TY XĂNG DẦU PHÚ THỌ

2.1 Khái quát về Công ty xăng dầu Phú Thọ

Tên doanh nghiệp: Công ty Xăng dầu Phú Thọ

• Trụ sở : Số 2470- Đại lộ Hùng Vương- Thành phố Việt Trì - Tỉnh Phú Thọ

• Điện thoại: 0210-952 341

• Fax: 0210-952 352

• Quyết định số 3372/XD-QĐ-HĐQT ngày 28-6-2010 của Hội đồng quản trị Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam (nay là Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam) về việc chuyển Công ty Xăng dầu Phú Thọ thành Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam làm chủ sở hữu

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 2600108866 đăng ký ngày 13 tháng 7 năm 2010

Công ty Xăng dầu Phú Thọ là đơn vị thành viên của Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam thuộc Bộ Công Thương, có nhiệm vụ bảo đảm cung ứng xăng dầu trên địa bàn tỉnh Phú Thọ và trung chuyển xăng dầu cho các tỉnh miền núi phía Bắc: Yên Bái, Lào Cai, Lai Châu, Tuyên Quang , Hà Giang Công ty cũng được giao nhiệm

vụ dự trữ quốc gia mặt hàng xăng dầu

Công ty có 02 kho xăng dầu: Kho Phủ Đức và kho Bến Gót là đầu mối tiếp nhận xăng dầu để cung cấp cho các hộ tiêu thụ và trung chuyển đến các kho cấp phát ở các tỉnh Kho Phủ Đức đã được trang bị hệ thống tự động xuất hàng từ năm

2001

Nguồn nhập hàng của hai kho là hệ thống công trình B12 của Tập đoàn Xăng

chiếm lĩnh thị trường Mạng lưới tổng đại lý, đại lý cũng được xây dựng rộng khắp địa bàn tỉnh Phú Thọ Mặt hàng cung ứng của Công ty Xăng dầu Phú Thọ là các loại xăng dầu nhiên liệu, dầu mỡ nhờn, gas, nhựa đường, hoá chất nguyên liệu công nghiệp

Công ty Xăng dầu Phú Thọ là doanh nghiệp Nhà nước chủ đạo trong việc cung cấp xăng dầu, có chức năng điều tiết thị trường Công ty có nhiệm vụ chính trị rất quan trọng là bảo đảm nguồn hàng và bình ổn giá cả xăng dầu cho tỉnh Phú Thọ

và phụ cận Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt với các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu khác như Petec, Vinapco, PetroVietnam, Xăng dầu Quân đội Khi giá cả xăng dầu có nhiều biến động, đặc biệt là địa bàn cung ứng là khu vực trung du miền núi có chi phí vận chuyển rất cao, kinh doanh không có lãi Công ty Xăng dầu Phú Thọ vẫn phải bảo đảm đủ nguồn xăng dầu theo nhiệm vụ Nhà nước giao cho Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam

Tổ chức bộ máy của Công ty Xăng dầu Phú Thọ được thể hiên ở sơ đồ hình 2.1