Thực trạng kế toán tài sản cố định hữu hình tại công ty vận tải hàng hóa đường sắt

Thực trạng kế toán tài sản cố định hữu hình tại công ty vận tảicó thể lập chung một biên bản.. Các chứng từ Công ty VTHH ĐS sử dụng như sau : .Hợp đồng mua bán TSCĐ .Giấy thông báo mời t

Thực trạng kế toán tài sản cố định hữu hình tại công ty vận tải

có thể lập chung một biên bản Sau đó phòng kế toán phải sao lại cho mỗi đốitượng ghi TSCĐ một bản để lưu vào hồ sơ riêng cho từng TSCĐ Mỗi bộ hồ sơTSCĐ bao gồm : “Biên bản giao nhận TSCĐ”, hợp đồng mua bán, thanh lý hợp

đồng, hóa đơn tài chính, thẻ TSCĐ Căn cứ vài hồ sơ TSCĐ, kế toán mở thẻ

TSCĐ để theo dõi chi tiết từng TSCĐ của công ty Thẻ TSCĐ do kế toán TSCĐlập, kế toán trưởng ký xác nhận

Các chứng từ Công ty VTHH ĐS sử dụng như sau :

.Hợp đồng mua bán TSCĐ

.Giấy thông báo mời thầu

.Biên bản quyết định mua tài sản của đơn vị trúng thầu

.Quyết định của đơn vị trúng thầu

.Hoá đơn GTGT

.Biên bản bàn giao TSCĐ

.Biên bản nghiệm thu TSCĐ

Tháng, năm đua vào sử dụng: 11/10/2009

Năm khấu hao: N5

Công suất, (diện tích) thiết kế:

Đơn vị quản lý, sử dụng : Công ty vận tải hàng hóa đường sắt

Bộ phận sử dụng: Phòng TCKT – KT

hao mòn Cộng dồn Năm GTCL

21/11/2009 Tăng nguyên

giá TSCĐ Máy tính xách tay

2.1.2.1 Kế toán chi tiết tăng tài sản cố định hữu hình

Tại Công ty vận tải hàng hoá đường sắt thì TSCĐ được hình thành dođược ngân sách cấp, do đầu tư mua sắm mới, TSCĐ tăng do xây dựng cơ bản

hoàn thành, …

- Trường hợp tăng TSCĐ HH do mua sắm mới:

Dựa vào nhu cầu cần tăng TSCĐ HH do bộ phận cần sử dụng đề nghị lậpphiếu đề nghị trình lên Tổng giám đốc công ty Sau khi Tổng Giám đốc phêduyệt, ban quản lý đầu tư tiến hành mua sắm mới TSCĐ.

Sau đó dự án mua TSCĐ được ban quản lý đầu tư chọn nhà thầu bằngcách đấu thầu nhà cung cấp Trên hồ sơ đấu thầu Công ty ký kết hợp đồng kinh

tế với nhà cung cấp, tiếp đó theo hợp đồng kinh tế nhà cung cấp giao TSCĐ HHcho công ty để kiểm tra tài sản theo những điều khoản trong hợp đồng và tiếnhành lập biên bản giao nhận Kết thúc việc bàn giao TSCĐ HH hai bên lập biênbản thanh lý hợp đồng và nhà cung cấp xuất hoá đơn GTGT kèm theo để công tytiến hành thanh toán cho bên nhà cung cấp

Sau đây em xin dùng nghiệp vụ mua xe ôtô Honda Civic làm ví dụ:

Văn phòng Công ty có nhu cầu được trang bị mới một xe ôtô nên lập biên bản đềnghị trình lên Tổng Giám đốc công ty Nếu Tổng Giám đốc phê duyệt thì sẽ raquyết định lập tổ tư vấn về giá, tổ tư vấn có trách nhiệm lựa chọn nhà cung cấp.Sau đó công ty tiến hành ký hợp đồng kinh tế với Honda ôtô Giải Phóng về việcmua ôtô Hai bên tiến hành giao xe, bên bán lập biên bản bàn giao xe, hoá đơnbán hàng giao cho công ty Sau khi hoàn tất hai bên tiến hành thanh lý hợp đồng

và lập biên bản thanh lý Căn cứ vào hoá đơn GTGT từ Honda Ôtô Giải Phóng,công ty tiến hành thanh toán bằng tiền gửi Ngân hàng đồng thời dựa vào cácchứng từ khác để lập thẻ TSCĐ, ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết

Biểu 2.1 : Hợp đồng kinh tế mua xe ôtô

HỢP ĐỒNG KINH TẾ

Số: 09/HĐKT/2009 Căn cứ Luật Dân sự Nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam

Căn cứ Luật Thương Mại của Nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam

Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của hai bên

Hôm nay ngày 23/06/2009, chúng tôi gồm:

I Bên A : Công ty vận tải hàng hoá đường sắt

Đại diện : Ông Bùi Tấn Phương

Chức vụ: Tổng Giám đốc

Địa chỉ: 130 Đường Lê Duẩn – Hà Nội

II Bên B: Honda ôtô Giải Phóng

Đại diện : Ông Lưu Văn Tiến

Chức vụ: Phó giám đốc làm đại diện

Địa chỉ: Km9 Quốc lộ 1A, phường Hoàng Liệt, Quận Hoàng Mai, TP Hà Nội

Hai bên cùng thoả thuận ký vào hợp đồng kinh tế với các điều khoản sau:

Điều 1: Nội dung của hợp đồng :

Bên B đồng ý bán, bên A đồng ý mua 01 xe ôtô Honda Civic 1.8 i-Vtec The Playful

Số khung : TF2-6890074 , Số máy : 8H-0462572

Điều 2: Thanh toán và giao nhận hàng

- Hình thức thanh toán: Tiền mặt, séc, hoặc uỷ nhiệm chi

- Thanh toán: Bên mua kiểm tra chất lượng, chạy thử ngay sau khi nhận xe -Thanh toán 100% giá trị hợp đồng

Thời gian thanh toán: Sau 45 ngày kể từ ngày ký kết hợp đồng

Điều 3: Trách nhiệm các bên

3.1 Trách nhiệm bên mua:

Thực hiện các điều khoản về thanh toán theo điều 2.

3.2 Trách nhiệm bên bán

- Cử cán bộ có đủ chuyên môn để hướng dẫn cho bên mua vận hành máy đúng quy trình quy phạm.

- Lập biên bản nghiệm thu và bàn giao sau khi hoàn thành công việc.

Điều 4: Chất lượng và bảo hành

- Sản phẩm do bên B bàn giao đảm bảo đúng tiêu chuẩn, máy mới 100%.

- Bên B bảo hành miễn phí các sản phẩm trên trong vòng 12 tháng kể từ ngày giao hàng.

Điều 5: Điều khoản chung:

- Hai bên cam kết thực hiện đúng các điều khoản ghi trên, mọi thay đổi trong hợp đồng đều phải được hai bên nhất trí thông qua văn bản Nếu không thống nhất sẽ đưa ra toà án kinh tế Hà Nội, mọi quyết định của toà án hai bên đều phải thực hiện.

- Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký đến khi kết thúc hợp đồng.

- Hợp đồng được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản có giá trị như nhau Hai bên nhất trí ký tên :

Biểu 2.2 : Biên bản giao nhận xe ôtô

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc

BIÊN BẢN

«Về việc bàn giao ôtô Civic 1.8 i-VTEC The Playful »

Căn cứ vào hợp đồng kinh tế số 09/HĐKT/2009 về việc mua bán ôtô Civic 1.8 i-VTEC The Playful ký ngày 23/06/2009 giữa Honda ôtô Giải Phóng với Công ty vận tải hàng hoá đường sắt.

Hôm nay ngày 22/07/2009 :

I Bên A : Công ty vận tải hàng hoá đường sắt

Đại diện : Ông Bùi Tấn Phương

Chức vụ : Tổng Giám đốc

Địa chỉ : 130 đường Lê Duẩn – Hà Nội

II Bên B : Honda Ôtô Giải Phóng

Đại diện : Ông Lưu Văn Tiến

Chức vụ : Phó Giám Đốc

Địa chỉ : Km9 Quốc lộ 1A, phường Hoàng Liệt, Quận Hoàng Mai, TP Hà Nội

Hai bên thống nhất tiến hành bàn giao ôtô Civic 1.8 i-VTEC Playful như sau :

Điều 1 Nội dung bàn giao ôtô

Bên B đồng ý giao và bên A đồng ý nhận 01 ôtô hiệu Civic 1.8 i-VTEC Playful do Việt Nam sản xuất

Điều 2 Thời gian giao ôtô 15h ngày 22/07/2009

Điều 3 Địa điểm giao ôtô Giao ôtô tại Công ty VTHH ĐS (Địa chỉ : 130 đường Lê Duẩn – Hà Nội)

Điều 4 Kết luận Bên B giao ôtô hiệu Civic 1.8 i-VTEC Playful và các hồ sơ pháp lý của ôtô cho bên A Bên A đã thanh toán hết số tiền mua bán máy cho bên B.

Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị pháp lý như nhau mỗi bên giữ 1 bản để cùng thực hiện.

Bảng 2.2 : Hoá đơn GTGT

HOÁ ĐƠN GTGT

Liên 2: Giao cho khách hàng

Ngày 22 tháng 7 năm 2009

Đơn vị bán hàng : Honda Ôtô Giải Phóng

Địa chỉ: Km9 Quốc lộ 1A, phường Hoàng Liệt, Quận Hoàng Mai, TP Hà Nội Đơn vị mua hàng: Công ty vận tải hàng hoá đường sắt

Địa chỉ: 130 đường Lê Duẩn - Hà Nội

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản

Tên hàng hoá, dịch vụ: Xe ô tô Civic 1.8 i-VTEC The Playful

Số tiền: 486.700.000 đồng

Thuế GTGT(Thuế suất VAT 10%): 48.670.000 đồng

Tổng cộng số tiền thanh toán: 535.370.000 đồng

-Hai bên tiến hành lập biên bản thanh lý hợp đồng theo đúng luật sau khi giao nhận TSCĐ và thanh toán hoàn tất

Biểu 2.3 : Biên bản thanh lý hợp đồng

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam

- Căn cứ vào kết quả thực hiện hợp đồng

Hôm nay là ngày 17 tháng 08 năm 2009, chúng tôi gồm:

Bên A

- Tên doanh nghiêp: Công ty công ty vận tải hàng hoá đường sắt

- Địa chỉ: 130 đường Lê Duẩn – Hà Nội

- Đại diện: Ông Bùi Tấn Phương

- Chức vụ: Tổng Giám đốc

Bên B

- Tên doanh nghiêp: Honda Ôtô Giải Phóng

- Địa chỉ: Km9 Quốc lộ 1A, phường Hoàng Liệt, Quận Hoàng Mai, TP Hà Nội

- Đại diện : Lưu Văn Tiến

- Chức vụ: Phó giám đốc

Hai bên thống nhất ký biên bản thanh lý hợp đồng số 09/HĐKT/2009 với những nội dung sau:

1 Xác nhận kết quả thực hiện hợp đồng: Bên B đã hoàn thành công việc cung cấp xe ô

tô đúng chủng loại và nội dung như đã ký kết.

- Chất lượng kỹ thuật: Đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật

- Thời gian và tiến độ: như đã ghi trong hợp đồng.

2 Giá trị hợp đồng và phương thức thanh toán.

Bên A đã thanh toán đầy đủ cho bên B theo phương thức thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt với số tiền là: 535.370.000 đồng.

Bằng chữ: Năm trăm ba mươi lăm triệu, ba trăm bảy mươi nghìn đồng chẵn.

3 Những điều khoản còn tồn tại và trách nhiệm sau khi thanh lý hợp đồng.

- Bên A: Không

- Bên B: Bảo hành thiết bị đã cung cấp theo nội dung hợp đồng.

Biên bản này lập thành 4 bản có giá trị pháp lý như nhau mỗi bên giữ 2 bản.

-Từ hồ sơ của TSCĐ kế toán công ty ghi tăng TSCĐ vào sổ Nhật ký chung và

Lập thẻ ngày 17 tháng 8 năm 2009

Mã TSCĐ:

Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ số… ngày … tháng… năm…

Tên TSCĐ: Ôtô Civic 1.8 i-VTEC The Playful

Ký hiệu, quy cách TSCĐ:

Số thẻ TSCĐ: NC - 16Nước sản xuất: Việt Nam Tháng, năm đưa vào sử dụng: 22/07/2009

Năm khấu hao: N8

Công suất, (diện tích) thiết kế:

Đơn vị quản lý, sử dụng : Công ty vận tải hàng hóa đường sắt

hao mòn Cộng dồn Năm GTCL

22/07/2009 Tăng nguyên

giá TSCĐ Ôtô Civic 1.8 i-VTEC The Playful

535.370.000 2009

535.370.000

Hà nội, ngày 17 tháng 8 năm 2009Lập biểu Kế toán trưởng

Cộng sang trang sau :

211 1332

112

1.595.567.000 486.700.000 48.670.000 2.130.937.000

1.595.567.000

535.370.000 2.130.937.000

Bảng 2.5 : Sổ cái tài khoản 211

Sổ cái Tài khoản 211

2.1.2.2 Kế toán chi tiết giảm tài sản cố định hữu hình

Tại Công ty vận tải hàng hoá đường sắt thì TSCĐ của công ty có thể giảm dođiều chuyển cho đơn vị khác, nhượng bán, thanh lý, … tuỳ theo từng trường hợpgiảm TSCĐ mà công ty lập các chứng từ như biên bản giao nhận TSCĐ, “Biên

bản thanh lý TSCĐ”, … Trên cơ sở này kế toán công ty ghi giảm TSCĐ trên các

“Sổ tài sản cố định”

- Giảm TSCĐ do thanh lý nhượng bán

Ví dụ thanh lý máy photocopy cũ Phòng kỹ thuật giới thiệu bán cho ôngNguyễn Minh Tú, hai bên thỏa thuận giá sau khi Tổng giám đốc phê duyệt, công

ty xuất hóa đơn bán máy cho người mua và giữ liên 1 của hóa đơn lại

Bảng 2.6 : Hoá đơn GTGT HOÁ ĐƠN GTGT

Liên 1: (Lưu)

Ngày 5 tháng 9 năm 2009

Đơn vị bán hàng : Công ty vận tải hàng hoá đường sắt

Địa chỉ: 130 đường Lê Duẩn - Hà Nội

Họ tên người mua hàng : Ông Nguyễn Minh Tú

Đơn vị mua hàng:

Địa chỉ:

Hình thức thanh toán: Tiền mặt

Tên hàng hoá, dịch vụ: Máy Photocopy

Số tiền: 7.000.000

Thuế GTGT(Thuế suất VAT 10%): 700.000

Tổng cộng số tiền thanh toán: 7.700.000

-Hai bên tiến hành lập biên bản thanh lý hợp đồng theo đúng luật sau khigiao nhận TSCĐ và thanh toán hoàn tất

-Lập biên bản thanh lý TSCĐ sau khi thu tiền và giao máy photocopy cho ngườimua

Đại diện bên A Đại diện bên B

Biểu 2.4 : Biên bản thanh lý tài sản cố địnhBIÊN BẢN THANH LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

Ngày 7/9/2009Căn cứ vào quyết định số 25 ngày 3/9/2009 của Tổng Giám đốc Công ty vận tảihàng hóa đường sắt về việc thanh lý TSCĐ

I. Ban thanh lý tài sản cố định gồm :

Ông: Trần Trọng Kim Đại diện công ty Trưởng banÔng: Hoàng Tuấn Khanh Đại diện phòng TCKT-KT Ủy viên

Ông: Vũ Văn Bình Đại diện phòng kỹ thuật Ủy viên

II. Tiến hành thanh lý tài sản cố định :

Tên, mã hiệu, quy cách TSCĐ: Máy Photocopy đã cũ

Giá trị hao mòn đã trích đến thời điểm thanh lý : 48.000.000đồng

III. Kết luận của ban thanh lý TSCĐ:

Máy Photocopy đã cũ, hỏng nhiều sửa chữa tốn kém

IV. Kết quả thanh lý TSCĐ :

Chi phí thanh lý TSCĐ: 0đồng

Giá trị thu hồi: 7.000.000đồng Đã ghi sổ giảm TSCĐ năm 2009

- Dựa vào kết quả thanh lý kế toán hạch toán vào nhật ký chungSau đó kế toánvào sổ cái TK 211 và các tài khoản có liên quan khác

Cộng trang trước chuyển sang : Ghi giảm hao mòn cho máy photocopy

Thu tiền thanh lý máy photocopy

Cộng sang trang sau :

2141

2114 111

3331 7112

Xx 48.000.000 7.700.000

xx

Xx

48.000.000 700.000 7.000.000

xx

2.2 Kế toán tổng hợp tài sản cố định hữu hình của công ty

Công ty VTHH ĐS sử dụng các tài khoản sau đây để hạch toán tổng hợp tăng,giảm TSCĐ :

TK 2118: TSCĐ khác

2.2.1 Kế toán tổng hợp tăng, giảm tài sản cố định hữu hình của công ty

Công ty vận tải hàng hóa đường sắt áp dụng quy trình ghi sổ theo hình thức sổNhật ký chung và công ty phương thức hạch toán tổng hợp tăng, giảm TSCĐ HHtheo quy định của Bộ Tài chính, theo chuẩn mực Kế toán chung Cách hạch toáncủa công ty tương tự như các doanh nghiệp khác

2.2.1.1 Kế toán tổng hợp tăng tài sản cố định hữu hình

- Trường hợp TSCĐ được mua sắm bằng nguồn vốn chuyên dùng :

Đối với những TSCĐ hình thành qua quá trình xây dựng, lắp đặt, chỉnh lý,triển khai thì kế toán tập hợp các khoản chi tiêu phát sinh trong quá trình đóvào TK 241 “chi phí xây dựng cơ bản dở dang”

Nợ TK 241: Chi phí mua sắm, xây dựng, triển khai

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ ( nếu có )

Có TK 111, 112, 141, 152, …Khi công tác xây dựng lắp đặt hoàn thành kế toán phản ánh tình hình quyếttoán chi phí, giá trị tài sản hình thành :

Nợ TK 211, 213: Nguyên giá TSCĐ hình thành đưa vào sử dụng

Nợ TK 155: Giá trị thu được

Nợ TK 138: Khoản chi sai chờ xử lý

Có TK 241: Tổng chi phí mua sắm, xây dựng

Đối với những TSCĐ mua đưa vào sử dụng không qua lắp đặt kế toán ghi:

Nợ TK 211, 213: Theo nguyên giá

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ ( nếu có )

Có TK 111, 112, 331: Giá thanh toán cho người bán

Trường hợp tăng TSCĐ do nhận TSCĐ thuê tài chính :

Khi phát sinh các chi phí trực tiếp ban đầu lien quan đến tài sản thuê tàichính trước khi nhận tài sản thuê ghi :

Nợ TK 142: Chi phi trả trước

Có TK 111, 112, …Khi nhận TSCĐ thuê tài chính kế toán ghi :

Nợ TK 212: Phần tính vào nguyên giá TSCĐ thuê tài chính

Nợ TK 138: Thuế GTGT được khấu trừ ( nếu có )

Có TK 342: Giá trị hiện tại của khoản thanh toán tiền thuê tối thiểuhoặc giá trị hợp lý của tài sản thuê

Chi phí trực tiếp ban đầu liên quan đến hoạt động thuê tài chính được ghinhận như sau :

Nợ TK 212: Tính vào nguyên giá TSCĐ thuê tài chính

Có TK 142: Chi phí trả trướcHoặc Có các TK 111, 112

- Trường hợp mua TSCĐ hữu hình là nhà cửa, vật kiến trúc gắn liền vớiquyền sử dụng đất, đưa vào sử dụng ngay cho hoạt động kinh doanh, ghi:

Nợ TK 213_ TSCĐ VH: Nguyên giá – chi tiết quyền sử dụng đất

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Chi phí XD, lắp đặt,triển khai

TSCĐ hình thànhqua XD, lắp đặt,triển khai

Nhà nước cấp hoặc nhận vốn góp đầu tư bằng TSCĐ

Nhận quà biếu,quà tặng,viện trợ không hoàn lại bằng TSCĐ

TSCĐ thừa không rõ nguyên nhân

Nhận lại vốp góp bằng TSCĐ

Nhậ TSCĐ thuê tài chính

Thuế GTGT nằm trong nợ gốc

138

Sơ đồ 2.1 : Hạch toán tổng hợp tăng TSCĐ

2.2.1.2 Kế toán tổng hợp giảm tài sản cố định hữu hình

- Trường hợp TSCĐ hữu hình giảm do thanh lý nhượng bán, kế toán ghi:

Kế toán ghi giảm các chỉ tiêu giá trị của TSCĐ và chuyển giá trị còn lại vào chi phí khác :

Nợ TK 811: Giá trị còn lại của TSCĐ

Nợ TK 214: Giá trị hao mòn của TSCĐ

Có TK 211, 213: Nguyên giá của TSCĐ

Phản ánh thu nhập từ hoạt động nhượng bán, thanh lý ghi:

Nợ TK 111, 112, 131: Theo giá thanh toán

Nợ TK 221, 222, 223: Theo giá thỏa thuận

Nợ TK 214: Theo giá trị hao mòn

Nợ TK 811: Chênh lệch giảm giá TSCĐ

Có TK 211, 213: Nguyên giá TSCĐ

Có TK 711: Ứng với phần lợi ích của bên khác trong liên doanh

Có TK 3387: Ứng với phần lợi ích của mình trong liên doanh Căn cứ vào thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐ đem đi góp vốn để phân bổ vào thu nhập khác ghi:

Nợ TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện

Có TK 711: Thu nhập khác

- Trường hợp TSCĐ giảm do chuyển thành công cụ dụng cụ căn cứ vào các chứng từ có liên quan kế toán ghi giảm TSCĐ theo bút toán sau:

Nợ TK 214 (Phần giá trị đã khấu hao)

Nợ TK 627, 641, 642 (Phần giá trị còn lại – nếu còn ít)

Nợ TK 242 Chi phí trả trước dài hạn (Nếu phần giá trị còn lại lớn phải phân bổ dần)

Có TK 211 (Ghi theo nguyên giá)

Đối với trường hợp TSCĐ thiếu:

Khi kiểm kê phát hiện TSCĐ thiếu, căn cứ vào biên bản kiểm kê và biên bản xử lý ghi:

Nợ TK 1381: Chờ xử lý

Nợ TK 1388: Yêu cầu bồi thường

Nợ TK 214: Ghi theo giá trị hao mòn

Có TK 211:Nguyên giá TSCĐ

Trường hợp TSCĐ thiếu chờ xử lý khi có quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền ghi:

Nợ TK 1388: Yêu cầu bồi thường

Nợ TK 632: Tính vào giá vốn của doanh nghiệp

Có TK 1388: Giá trị còn lại của TSCĐ thiếu chờ xử lý