ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH ĐÔNG HẢI

Trong quá trình trao đổi, mua bán hàng hoá, một mặt doanh nghiệp chuyển nhượng cho người mua sản phẩm hàng hoá, mặt khác doanh nghiệp thu được ở người mua lượng giá trị hàng hoá đó.. Bên

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA

CÔNG TY TNHH ĐÔNG HẢI I.ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH ĐÔNG HẢI

BH nhằm mục đích thực hiện giá trị của hàng hoá thông qua trao đổi, làm cho quá trình tái sản xuất được thực hiện, giúp cho nền sản xuất và tái sản xuất phát triển quá trình này diễn ra thoả mãn mục đích của nền kinh tế xã hội và phục vụ tiêu dùng, phục vụ nhu cầu thị trường

Trong quá trình trao đổi, mua bán hàng hoá, một mặt doanh nghiệp chuyển nhượng cho người mua sản phẩm hàng hoá, mặt khác doanh nghiệp thu được ở người mua lượng giá trị hàng hoá đó Qua quá trình mua bán, trao đổi nay doanh nghiệp thu hồi được vốn bỏ ra, bù đắp được chi phí và có nguồn tích luỹ để mở rộng kinh doanh BH là một trong bốn khâu của quá trình tái sản xuất xã hội Đó là một quá trình lao động kỹ thuật nghiệp vụ phức tạp của doanh nghiệp nhằm thoả mãn nhu cầu tiêu dùng cho xã hội Chỉ có thông qua BH thì hữu ích của hàng hoá mới được thực hiện, tạo điều kiện để tái sản xuất xã hội Việc thúc đẩy quá trình BH ở doanh nghiệp là cơ sở để thúc đẩy sản xuất và tiêu thụ ở doanh nghiệp khác trong nền kinh tế quốc dân

BH có vai trò quan trọng trong việc đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng Thông qua BH các đơn vị kinh doanh có thể dự đoán nhu cầu tiêu dùng của xã hội đối với từng loại hàng hoá, từ đó các doanh nghiệp sẽ xây dựng được kế hoạch kinh doanh phù hợp nhằm đạt hiệu quả cao nhất Cũng chính qua đó doanh nghiệp đã góp phần điều hoà giũa cung và cầu trong nền kinh tế

BH là giai đoạn cuối cùng của quá trình tuần hoàn vốn và là cơ sở để xác định KQKD.Với các doanh nghiệp, BH thì mới có thu nhập để bù đắp chi phí đã bỏ ra và

có lãi Xác định chính xác doanh thu BH là cơ sở để đánh giá các chỉ tiêu Kinh tế -Tài chính, trình độ hoạt động của đơn vị và thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước

Quá trình BH còn ảnh hưởng đến quan hệ cân đối giữa các ngành, các doanh nghiệp với nhau, tác động đến quan hệ cung cầu trên thị trường Công tác BH của doanh nghiệp được tổ chức tốt, thông suốt sẽ tác động đến hoạt động mua hàng, sản xuất, dự trữ, tạo điều kiện thúc đẩy quá trình sản xuất kinh doanh tiến hành nhanh chóng, luân chuyển vốn nhanh Kinh doanh có lãi thì doanh nghiệp mới có điều kiện

mở rộng thị trường, nâng cao nghiệp vụ, trình độ quản lý và đời sống của cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp, tạo nguồn tích luỹ quan trọng trong nền kinh tế quốc dân

- KQKD tốt sẽ thúc đẩy các hoạt động của doanh nghiệp đi lên Còn nếu KQKD

thì ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có thể khiến doanh nghiệp ngừng hoạt động kinh doanh, thậm chí có thể phá sản

BH là cơ sở để xác định kết quả kinh doanh, xác định kết quả bán hàng là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp đưa ra các chiến lược kinh doanh đúng đắn và có hiệu quả

Như vậy, giữa BH và xác định KQKD có mối quan hệ mật thiết với nhau KQKD

là mục đích cuối cùng của doanh nghiệp, cồn BH là “phương tiện” để đạt được mục đích đó

Biểu số 1.1 Danh mục hàng bán của Công ty TNHH Đông Hải

05 Thép cây D12-> D32

07 Thép cây D12-> D32

20 Gạch đinh G04

1.1.2 Thị trường của Công ty TNHH Đông Hải

Công ty thường xuyên xúc tiến giới thiệu quảng bá sản phẩm hàng hoá, ra các tỉnh như Quảng Nình, Hưng Yên, Hà Nội… ngày càng khẳng định vị thế của mình trên thương trường và được khách hàng đánh giá cao về năng lực cũng như về chất lượng dịch vụ của sản phẩm chất lượng sản phẩm hàng hoá và phong cách phục vụ

của Công ty làm đòn bẩy uy tín của công ty với các khách hàng Với tư cách pháp nhân của mình công ty có thể đứng ra vay vốn ngân hàng, ký kết các hợp đồng kinh

tế mua bán ký gửi hàng hoá và nhập khẩu Tôn, sắt thép Công ty có một kho bãi rộng để cho thuê làm chỗ lưu trữ hàng hoá, mặt hàng Tôn, sắt, thép được nhập khẩu

từ Trung Quốc, Nhật Bản, Khi qua cửa khẩu thì công ty sẽ làm thủ tục thông quan

và vận chuyển về bến bãi của công ty Nguyên vật liệu sẽ bán cho các cá nhân, các Công ty tư nhân và Công ty nhà nước, các chủ đầu tư về xây dựng và một phần sẽ được công ty sử dụng để xây dựng các công trình nhà xưởng phục vụ nhu cầu của khách hàng trong nước Bên cạnh đó mặt hàng gạch, ngói của Công ty mua từ những chủ lò (thợ đốt gạch ngói từ địa phương) sau đó vận chuyển về kho bãi của mình để kinh doanh và bán hàng với phương châm uy tín chất lượng

1.1.3 Các phương thức bán hàng của Công ty TNHH Đông Hải

- Phương thức bán buôn:

Bán buôn hàng hoá là việc bán hàng cho các đơn vị thương mại khác hoặc bán cho các đơn vị sản xuất tiếp tục sản xuất

Đặc điểm của phương thức bán buôn: hàng hoá chưa đến tay người tiêu dùng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá chưa được thực hiện đầy đủ (hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông)

Các phương thức bán buôn:

Bán buôn qua kho: Hàng hoá nhập vào kho của doanh nghiệp rồi mới xuất bán.

Bán buôn qua kho có hai hình thức: bán trực tiếp và gửi bán hàng hoá

Bán buôn vận chuyển thẳng: Là trường hợp hàng hoá bán cho bên mua được giao

thẳng từ kho của bên cung cấp hoặc giao thẳng từ bến cảng nhà ga chứ không qua kho của công ty Bên mua sẽ ký hợp đồng với doanh nghiệp, doanh nghiệp căn cứ vào hợp đồng sẽ chuyển hàng đến giao cho người mua theo địa điểm đã quy định trước trong hợp đồng Hàng hoá gửi đi vẫn còn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp Khi nào bên mua nhận được hàng và chấp nhận thanh toán thì doanh nghiệp

mới ghi nhận doanh thu.

Bán buôn vận chuyển thẳng có hai hình thức: vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán và vận chuyển thảng không tham gia thanh toán

- Phương thức bán lẻ:

Bán lẻ là giai đoạn cuối cùng của vận động hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng Phương thức bán hàng này có đặc điểm là hàng hoá đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và bắt đầu đi vào tiêu dùng

Phương thức bán lẻ chủ yếu là bán hàng thu bằng tiền mặt, và thường thì hàng hoá xuất giao cho khách hàng và thu tiền trong cùng một thời điểm Vì vậy thời điểm tiêu thụ đối với khâu bán lẻ được xác định ngay khi hàng hoá giao cho khách hàng

Hiện nay việc bán lẻ thường được tiến hành chủ yếu theo 2 phương thức sau:

Phương thức BH thu tiền trực tiếp: Nhân viên BH trực tiếp thu tiền và giao

hàng cho khách hàng Cuối ca hoặc cuối ngày nhân viên BH kiểm hàng, kiểm tiền

và lập các báo cáo BH, báo cáo thu ngân và nộp cho kế toán bán lẻ để ghi sổ kế toán

Xác định số lượng hàng bán ra trong ca, ngày của từng mặt hàng bằng công thức:

Lượng HH

bán ra còn

trong

ca, ngày

=

Lượng hàng còn ở đầu ca, ngày

+

Lượng hàng nhận trong ca, ngày

- Lượng hàng cuối ca, ngày

Và lập báo cáo bán hàng

Tổng doanh số bán ra = Tổng lượng bán x Giá bán

Ngoài ra, bán lẻ còn có các hình thức như bán lẻ tự phục vụ, bán hàng tự động…Chứng từ được sử dụng để ghi chép doanh thu trong bán lẻ bao gồm:

- Báo cáo BH

- Giấy nộp tiền BH

Phương thức BH thu tiền tập trung: Phương pháp này tách rời nghiệp vụ BH và

nghiệp vụ thu tiền Cuối ca hoặc cuối ngày, nhân viên thu ngân tổng hợp tiền, kiểm tiền và xác định doanh số bán hàng Nhân viên BH căn cứ vào số hàng giao theo hoá đơn lập báo cáo BH, đối chiếu với số hàng hoá hiện còn để xác định thừa, thiếu

- BH theo phương thức gửi hàng (BH thông qua đại lý, ký gửi):

BH đại lý, ký gửi là phương thức mà bên chủ hàng giao cho bên nhận đại lý,

ký gửi để bán Bên đại lý sẽ được hưởng hoa hồng Kế toán căn cứ biên bản giao hàng đại lý và quyết toán số hàng đã bán

- Bán hàng trả góp:

BH trả góp là phương thức BH thu tiền nhiều lần Người mua sẽ thanh toán lần đầu tại thời điểm mua Số tiền còn lại người mua chấp nhận trả dần ở các kỳ tiếp theo và chịu một tỷ lệ lãi xuất nhất định Thông thường số tiền trả ở các kỳ bằng nhau, trong đó bao gồm một phần doanh thu gộp và một phần lãi suất trả chậm

Theo phương thức trả góp, về mặt hạch toán khi giao hàng cho người mua thì lượng hàng chuyển giao được coi là tiêu thụ

- BH theo phương thức đặt hàng:

Phương thức BH này ngày càng được áp dụng phổ biến do nhu cầu tiêu dùng ngày càng phong phú của khách hàng Theo phương thức này thì doanh nghiệp

cử người mang hàng đến tận nhà khách hàng và chi phí đó do khách hàng tự chi trả

1.2 Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của công ty TNHH Đông Hải

- Phòng kinh dóanh: Là phòng tham mưu cho giám đốc triển khai các hoạt động kinh doanh tìm kiếm nghiên cứu triển khai mở rộng thị trường tiêu thụ nhằm mục đích sinh lời cho công ty.Nắm bắt được những thông tin về giá cả của các loại

Tôn sắt thép để báo giá cho khách hàng và báo cáo giám đốc để có kế hoạch nhập hàng nắm bắt được thị trường nhằm đưa ra những chiến lược kinh doanh hợp lý mang lại lợi nhuận

- Phòng kế hoạch đầu tư: Là bộ phận tham mưu cho giám đốc theo dõi kế hoạch bán hàng nhanh chóng và hiệu quả theo dõi công tác hợp đồng kinh tế Tìm hiểu nắm bắt yêu cầu của khách hàng phân phối với phòng kinh doanh lựa chọn hình thức biện pháp kinh doanh phù hợp lập dự thảo các hợp đồng kinh tế trình lên giám đốc ký lập kế hoạch nhập hàng và đưa ra phương án kinh doanh hiệu quả

- Phòng vật tư hàng hoá: Xây dựng kế hoạch cung ứng vật liệu cho các hợp đồng kinh tế cho các bộ phận công ty soạn thảo và xây dựng các định mức vật tư hàng hoá các bảng kê vật liệu phế liệu thu hồi để trình giám đốc tổ chức và trực tiếp quản lý bộ phận về hàng hoá Quản lý toàn bộ kho hàng bến bãi tài sản của công ty Định kỳ kiểm tra tài sản vật tư hàng hoá nhập - xuất - tồn và lập báo cáo trình giám đốc

- Phòng kế toán: Phản ánh đầy đủ và kịp thời chi tiết sự biến động của hàng bán ở tất cả các trạng thái, hàng đi đường, hàng trong kho, hàng gửi đại lý…nhằm đảm bảo quản lý hàng hoá ở cả hai chi tiêu hiện vật và giá trị Phản ánh và giám sát tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch BH và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Quan trọng nhất là chỉ tiêu lợi nhuận thuần về hoạt động kinh doanh thương mại Phản ánh chính xác và kịp thời doanh thu BH để xác định kết quả, đôn đốc, kiểm tra việc thu tiền BH đủ và kịp thời, tránh bị chiếm dụng vốn bất hợp lý

1.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH Đông Hải

Hiện nay Công ty TNHH Đông Hải đang sử dụng chế độ kế toán doanh nghiệp

áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành ngày 14 tháng 09 năm 2006 Bộ trưởng bộ Tài chính đã ký quyết đinh số 48/2006/QĐ-BTC

- Kỳ kế toán sử dụng tiền tệ trong kế toán VNĐ(Việt Nam đồng)

Phương pháp giá đơn vị bình quân: Theo phương pháp này, giá thực tế hàng xuất

bán trong kỳ được tính theo giá trị bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ,)

- Phương phảp kế toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên

- Phương pháp khấu hao tài sản cố định áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng

- Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế

- Các sổ chi tiết liên quan đến quá trình bán hàng

+ Sổ chi tiết sản phẩm hàng hoá mở cho TK 156, bảng tổng hợp chi tiết ( Nhập -Xuất - Tồn) sản phẩm hàng hoá

+ Sổ chi tiết giá vốn hàng bán là sổ mở chi tiết cho tài khoản 632, mối loại hàng được mở trên một sổ riêng Cơ sở để ghi là phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng

+ Sổ chi tiết doanh thu bán hàng là sổ mở chi tiết cho từng loại hàng hoá

+ Sổ chi tiết chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là sổ dùng để tập hợp các chi phí bán hàng và chi phí quản lý cuối kỳ số tổng cộng trên sổ này được kết chuyển và phân bổ cho từng loại hàng bán ra

+ Bảng tổng hợp chi tiết hàng bán được lập vào cuối kỳ cơ sở để ghi là số tổng cộng từ sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết giá vốn, sổ chi tiết chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, sổ chi tiết các khoản thuế, mỗi loại hàng ghi một dòng riêng

Chứng từ gốc

Nhật ký chung

Sổ cái

Bảng cân đối tài khoản

Báo cáo tài chính

Nhật ký chuyên dùng

Sổ thẻ hạch toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Sơ đồ 1-3 : Hình thức kế toán Nhật ký chung công ty TNHH Đông Hải

Ghi chú:

Khái niệm bán hàng (BH):

Bán hàng là khâu cuối cùng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại Thông qua bán hàng giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được thực hiện, vốn kinh doanh của doanh nghiệp được chuyển từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị (tiền tệ), doanh nghiệp thu hồi được vốn bỏ ra, bù đắp được chi phí và có nguồn tích luỹ để mở rộng sản xuất kinh doanh

1.31 Khái niệm doanh thu (DT):

Doanh thu là tổng giá trị của lợi ích kinh tế doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu

: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ : Quan hệ đối chiếu kiểm tra

được trong kỳ kế toán, phát sinh từ hoạt động kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần tăng vốn chủ sở hữu Các khoản thu hộ bên thứ ba không phải là nguồn lợi kinh tế, không làm tăng nguồn vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp sẽ không được coi là doanh thu

- Đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, doanh thu bán hàng

là giá bán chư có thuế GTGT

- Đối tượng chịu thuế theo phương pháp trực tiếp hoặc không chịu thuế thì doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán

- Đối tượng chịu thuế TTĐB hoặc thuế XNK thì doanh thu bán hàng là tổng thanh toán bao gồm cả thuế TTĐB và thuế XNK

- các khoản giảm trừ doanh thu:

Chiết khấu thương mại: Là khoản doanh nghiệp bán giảm giá cho khách hàng với

khối lượng lớn

DT hàng bán bị trả lại: Là số tiền doanh nghiệp phải trả lại cho khách hàng đối

với những sản phẩm, hàng hoá bị khách hàng trả lại do lỗi của doanh nghiệp

DT giảm giá hàng bán: Là số tiền doanh nghiệp phải trả cho khách hàng trong

trường hợp hàng bán bị kém, mất phẩm chất so với các điều khoản quy định trong hợp đồng hoặc nội dung đã viết trên hoá đơn BH mà khách hàng yêu cầu hoặc tự doanh nghiệp chấp nhận giảm giá

Chiết khấu thanh toán: Là khoản tiền doanh nghiệp thưởng cho khách hàng do

ngân hàng thanh toán trước hạn, được hạch toán vào chi phí hoạt động tài chính

Giá vốn hàng bán: Phản ánh toàn bộ chi phí cần thiết để mua số hàng bán hoặc

để sản xuất hàng bán đó Đối với hoạt động thương mại giá vốn hàng bán là giá thanh toán hàng mua và toàn bộ chi phí có liên quan đến việc mua hàng

1.3.2 Khái niệm kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp:

Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh là số chênh lệch giữa doanh thu thuần và trị giá bán hàng (gồm cả sản phẩm, hàng hoá, bất động sản đầu tư và dịch vụ, giá thành sản phẩm xây lắp, chi phí liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh bất động sản đầu tư), chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh, kết quả hoạt động tài chính và kết quả hoạt động khác

1.3.3 Các khoản thuế phải nộp liên quan đến bán hàng:

Thuế giá trị gia tăng (GTGT): Là thuế gián thu tính trên phần giá trị tăng thêm

của hàng hoá, dịch vụ phát sinh trong quá trình từ sản xuất, lưu thông đến tiêu dùng

và do người tiêu dùng cuối kỳ chịu

1.3.4 Chi phí bán hàng (CPBH), chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN):

CPBH: Là toàn bộ chi phí liên quan đến phần phục vụ quá trình tiêu thu sản

phẩm, hàng hoá như: (chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng, chi phí vật liệu bao bì, chi phí dụng cụ đồ dùng, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí bảo hành, đóng gói, vận chuyển, chi phí chào hàng, hoa hồng đại lý, giới thiệu, quảng cáo…)

CPQLDN: Là những chi phí cho việc quản lý kinh doanh, quản lý hàng chính và

phục vụ chung khác liên quan đến hoạt động của cả doanh nghiệp Chi phí QLKD gồm nhiều loại như: (chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý, chi phí vật liệu quản lý, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí khấu hao TSCĐ,thuế, phí và lệ phí, chi phí dự phòng, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác…)