Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý thông tin điện tử tại UBND thành phố hà tĩnh

LỜI CAM ĐOAN Tác giả của đề tài: “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý thông tin điện tử tại Ủy Ban Nhân dân thành phố Hà Tĩnh” xin cam đoan: Luận văn này là công trình ng

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

-

LÊ ANH TUẤN

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN

THÀNH PHỐ HÀ TĨNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH

Hà Nội – Năm 2018

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

-

LÊ ANH TUẤN

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN

THÀNH PHỐ HÀ TĨNH

Chuyên ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH

LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

PGS.TS BÙI XUÂN HỒI

Hà Nội – Năm 2018

LỜI CAM ĐOAN

Tác giả của đề tài: “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý

thông tin điện tử tại Ủy Ban Nhân dân thành phố Hà Tĩnh” xin cam đoan:

Luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi, được tập hợp từ nhiều tài liệu, tự thu thập các thông tin liên quan và liên hệ thực tế trong công tác quản lý

để đưa ra các giải pháp với mong muốn góp phần nhỏ bé của mình vào việc hoàn thiện công tác ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử trong quản lý

và điều hành tại Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Tĩnh

Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung của luận văn

Tác giả

Lê Anh Tuấn

LỜI CẢM ƠN

Sau một thời gian làm việc nghiêm túc, luận văn thạc sỹ của tôi đã được hoàn thành dưới sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo PGS.TS Bùi Xuân Hồi Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến thầy giáo PGS.TS Bùi Xuân Hồi trong suốt quá trình nghiên cứu và viết đề tài đã nhiệt tình chỉ bảo phương hướng nghiên cứu và truyền đạt cho tôi những kinh nghiệm, kiến thức quý báu để tôi hoàn thành đề tài này

Tôi xin chân thành cảm ơn tập thể các thầy, cô giáo trong khoa Kinh tế và Quản lý - trường Đại học Bách Khoa Hà Nội đã tận tình hướng dẫn, đóng góp ý kiến giá trị cho luận văn của tôi

Bên cạnh đó, tôi xin chân thành cảm ơn Viện đào tạo sau Đại học - Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội, cơ quan Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Tĩnh đã tạo điều kiện cho tôi nghiên cứu và cung cấp số liệu thực tế để tôi hoàn thành luận văn thạc sỹ này

Cuối cùng, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới sự quan tâm, động viên của gia đình, bạn bè và đồng nghiệp trong thời gian vừa qua đã giúp tôi có thời gian và nghị lực đề hoàn thành tốt nhất luận văn tốt nghiệp này

Tác giả

Lê Anh Tuấn

M ỤC LỤC

L ỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

M ỤC LỤC iii

DANH MỤC HÌNH vii

DANH M ỤC BẢNG viii

M Ở ĐẦU 1

Chương 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN ĐIỆN TỬ TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH 4

1.1 Các khái niệm, đặc điểm về quản lý, quản lý hành chính nhà nước 4

1.1.1 Khái niệm 4

1.1.2 Đặc điểm quản lý hành chính nhà nước 6

1.1.3 Các hình thức quản lý hành chính nhà nước 7

1.1.4 Vai trò của quản lý hành chính nhà nước 10

1.2 Một số vấn đề chung về hệ thống quản lý thông tin điện tử 10

1.2.1 Khái niệm về hệ thống 10

1.2.2 Khái niệm về thông tin 11

1.2.3 Khái niệm về hệ thống thông tin 12

1.2.4 Khái niệm hệ thống quản lý thông tin điện tử 12

1.3 Hệ thống quản lý thông tin điện tử trong các đơn vị hành chính 14

1.3.1 Phạm vi ứng dụng của hệ thống quản lý thông tin điện tử tại các đơn vị hành chính 14

1.3.2 Các yêu cầu và chức năng của hệ thống quản lý thông tin điện tử tại các đơn vị hành chính 15

1.3.2.1 Yêu cầu hệ thống quản lý thông tin điện tử 15

1.3.2.2 Chức năng của hệ thống quản lý thông tin điện tử trong đơn vị hành chính 15

1.3.3 Nguyên lý hoạt động của hệ thống quản lý thông tin điện tử trong đơn vị hành chính 17

1.4 Đánh giá hiện trạng hệ thống quản lý thông tin điện tử tại các đơn vị hành chính 18

1.4.1 Các chỉ tiêu đánh giá 18

1.4.1.1 Chỉ tiêu đánh giá về hạ tầng kỹ thuật 18

1.4.1.2 Chỉ tiêu đánh giá về hạ tầng nhân lực 19

1.4.1.3 Chỉ tiêu đánh giá về mức độ ứng dụng hệ thống quản lý thông tin

điện tử 20

1.4.2 Các phương pháp phân tích số liệu 20

1.5 Các yếu tố ảnh hưởng tới hệ thống quản lý thông tin điện tử tại các đơn vị hành chính 22

1.5.1 Các yếu tố thuộc môi trường bên ngoài 22

1.5.2 Các yếu tố thuộc môi trường nội bộ 23

1.6 Kinh nghiệm ở các địa phương và bài học cho Thành phố Hà Tĩnh về hệ thống quản lý thông tin điện tử 25

Kết luận chương 1 27

Chương 2 PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC ỨNG DỤNG HỆ TH ỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN ĐIỆN TỬ TẠI UBND THÀNH PHỐ HÀ TĨNH 28

2.1 Tổng quan về khối văn phòng tại Ủy Ban Nhân dân thành phố Hà Tĩnh 28

2.1.1 Chức năng và nhiệm vụ 28

2.1.1.1 Vị trí, chức năng 28

2.1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 28

2.1.2 Cơ cấu tổ chức khối văn phòng tại UBND thành phố Hà Tĩnh 30

2.2 Hiện trạng hệ thống quản lý thông tin điện tử của khối văn phòng UBND thành phố Hà Tĩnh 32

2.2.1 Sự trao đổi thông tin giữa các phòng, ban, bộ phận 32

2.2.1.1 Phân loại thông tin để triển khai ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử 32

2.2.1.2 Phân loại các hoạt động thông tin 32

2.2.1.3 Kết quả đạt được 35

2.2.2 Các phân hệ thông tin tại Văn phòng UBND thành phố Hà Tĩnh 36

2.2.2.1 Phân hệ xử lý văn bản 36

2.2.2.2 Phân hệ xử lý thông tin tổng hợp 37

2.2.2.3 Phân hệ lưu trữ và khai thác thông tin 38

2.2.2.4 Phân hệ quản lý lưu trình công việc 38

2.2.2.5 Phân hệ quản trị nội bộ 38

2.3 Phân tích, đánh giá hiện trạng hệ thống quản lý thông tin Ủy Ban Nhân dân thành phố Hà Tĩnh 39

2.3.1 Phân tích Hệ thống quản lý thông tin điện tử trong phục vụ quản lý,

điều hành tại UBND thành phố Hà Tĩnh 39

2.3.1.1 Các ứng dụng phục vụ quản lý, cập nhật, khai thác văn bản hiện hành trên nền Lotus Notes 8.5 39

2.3.1.2 Các ứng dụng phục vụ công tác quản lý, điều hành và cơ sở dữ liệu 41

2.3.1.3 Quy trình trao đổi thông tin trên hệ thống mạng 44

2.3.2 Quy mô và độ sâu của hệ thống quản lý thông tin điện tử 45

2.3.2.1 Quy mô triển khai 45

2.3.2.2 Độ sâu của hệ thống quản lý thông tin điện tử 46

2.3.3 Đánh giá hiện trạng hệ thống quản lý thông tin tại Ủy Ban Nhân dân thành phố Hà Tĩnh 47

2.3.3.1 Đánh giá về hạ tầng hệ thống quản lý thông tin điện tử 47

2.3.3.2 Đánh giá theo hạ tầng nhân lực 49

2.3.3.3 Đánh giá về mức độ ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử 52 2.3.4 Tổng hợp các kết quả phân tích đánh giá chung về hệ thống quản lý thông tin UBND thành phố Hà Tĩnh 54

2.3.4.1 Các kết quả đạt được 54

2.3.4.2 Một số tồn tại, hạn chế, nguyên nhân 56

Kết luận chương 2 59

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ TĨNH 60

3.1 Mục tiêu và phương hướng phát triển ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử tại Ủy Ban Nhân dân thành phố Hà Tĩnh giai đoạn 2017-2020 60

3.1.1 Mục tiêu chung 60

3.1.2 Phương hướng phát triển hệ thống quản lý thông tin tại UBND TP Hà Tĩnh giai đoạn 2017-2020 62

3.1.2.1 Nâng cấp, phát triển cơ sở hạ tầng kỹ thuật 62

3.1.2.2 Hệ thống thông tin 62

3.1.2.3 Phát triển ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử 62

3.1.3 Nhiệm vụ của khối Văn phòng UBND thành phố Hà Tĩnh 63

3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác ứng dụng CNTT trong quản lý và điều hành 63

3.2.1 Giải pháp 1: Nâng cao nhận thức về CNTT và vai trò, tác dụng của ứng

dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử trong quản lý điều hành đơn vị hành

chính tại UBND thành phố Hà Tĩnh 63

3.2.1.1 Cơ sở đề xuất giải pháp 63

3.2.1.2 Nội dung, đối tượng và cách thức thực hiện giải pháp 64

3.2.1.3 Kết quả kỳ vọng từ giải pháp 67

3.2.2 Giải pháp 2: Đào tạo, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ chuyên trách và người sử dụng HTQLTT cơ quan UBND thành phố Hà Tĩnh 68

3.2.2.1 Cơ sở đề xuất giải pháp 68

3.2.2.2 Nội dung, đối tượng và cách thức thực hiện giải pháp 69

3.2.2.3 Kết quả kỳ vọng từ giải pháp 71

3.2.3 Giải pháp 3: Đầu tư xây dựng và thực hiện các chương trình phần mềm về quản lý điều hành phù hợp, tiện lợi và hiệu quả 72

3.2.3.1 Cơ sở đề xuất giải pháp 72

3.2.3.2 Nội dung của giải pháp 72

3.2.3.3 Kết quả kỳ vọng từ giải pháp 76

K ết luận chương 3 76

KẾT LUẬN 78

TÀI LI ỆU THAM KHẢO 81

DANH MỤC HÌNH

Hình 1.1 Mô hình cơ bản của hệ thống quản lý thông tin điện tử 18 Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND thành phố Hà Tĩnh 31 Hình 2.2 Mô hình hóa quy trình trao đổi và xử lý thông tin trên hệ thống quản

lý thông tin điện tử của UBND thành phố 33

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1.1 Chỉ tiêu đánh giá về hạ tầng kỹ thuật 19

Bảng 1.2 Chỉ tiêu đánh giá về hạ tầng nhân lực 19 Bảng 1.3 Chỉ tiêu đánh giá về ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử 20 Bảng 2.1 Hạ tầng kỹ thuật 48 Bảng 2.2 Bảng xếp hạng chỉ số hạ tầng kỹ thuật CNTT của các tỉnh, thành năm

2016 49Bảng 2.3 Bảng xếp hạng chỉ số hạ tầng nhân lực CNTT của các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương năm 2016 50 Bảng 2.4 Hạ tầng nhân lực sử dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử 51 Bảng 2.5 Kết quả sử dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử 53 Bảng 3.1 Mục tiêu phát triển hệ thống quản lý thông tin điện tử tại UBND thành phố Hà Tĩnh giai đoạn 2017 - 2020 61

M Ở ĐẦU

I Lý do chọn đề tài

Ngày nay, trước sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, cuộc cách

mạng về công nghệ thông tin (CNTT) đang diễn ra trên quy mô toàn cầu, đã và đang làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế xã hội của nhân loại Trong mọi lĩnh

vực, nhất là quản lý nhà nước, quản lý xã hội, các hoạt động liên quan đến công nghệ thông tin đang ngày càng trở nên phổ biến Vì thế việc đẩy mạnh phát triển

và ứng dụng CNTT nhằm khai thác triệt để mọi năng lực của lĩnh vực khoa học mũi nhọn này, nhằm thay đổi phương thức quản lý, đem lại hiệu quả cao trong công việc và đổi mới nền sản xuất đã trở thành cần thiết và tất yếu đối với các

quốc gia đang phát triển khi bước vào giai đoạn công nghiệp hóa, hiện đại hóa Công nghệ thông tin (CNTT) là một trong bốn trụ cột của kinh tế tri thức,

giữ vai trò nền tảng, thúc đẩy sự phát triển nhanh, bền vững của đất nước Ở nước ta, trong quá trình thực hiện công cuộc đổi mới, để phát triển nhanh và

hiện đại hoá các ngành kinh tế, tăng cường năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp, hỗ trợ có hiệu quả cho quá trình chủ động hội nhập kinh tế quốc tế, nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân, bảo đảm an ninh, quốc phòng và tạo khả năng đi tắt đón đầu để thực hiện thắng lợi sự nghiệp CNH, HĐH; Đảng ta chủ trương đẩy mạnh ứng dụng và phát triển CNTT Nhận thức rõ điều đó, trong

những năm qua, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đầu tư và phát triển CNTT, như việc ban hành Đề án “Đưa Việt Nam sớm trở thành nước mạnh về CNTT”; Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 của Bộ Chính trị về đẩy

mạnh ứng dụng, phát triển CNTT đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội

nhập quốc tế; Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử; Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng CNTT trong

hoạt động của cơ quan Nhà nước giai đoạn 2016-2020 Kế thừa và phát triển tư tưởng của Đảng về khoa học, công nghệ trong các Đại hội trước, Văn kiện trình Đại hội XII của Đảng xác định: “Phát triển mạnh mẽ khoa học và công nghệ, làm cho khoa học và công nghệ thực sự là quốc sách hàng đầu, là động lực quan

trọng nhất để phát triển lực lượng sản xuất hiện đại, kinh tế tri thức, nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả và sức cạnh tranh của nền kinh tế; bảo vệ môi trường, bảo đảm quốc phòng, an ninh.” và “Xây dựng chiến lược phát triển

công nghệ của đất nước, chiến lược thu hút công nghệ từ bên ngoài và chuyển giao công nghệ từ các doanh nghiệp FDI đang hoạt động trên đất nước ta” So

với các văn kiện tại các Đại hội trước, tại Văn kiện trình Đại hội XII lần này, khoa học, công nghệ đã được Đảng ta nhận thức đầy đủ hơn và đã có sự phát triển mới

Tại thành phố Hà Tĩnh, việc ứng dụng và phát triển CNTT trong thời gian qua đã được tăng cường, nhiều lĩnh vực đã đạt những thành quả nhất định, song

so với yêu cầu vẫn còn nhiều hạn chế, chưa khai thác, phát huy được tối đa tính năng, lợi ích, hiệu quả sử dụng thiết bị CNTT; chưa thực sự đánh giá đúng tầm quan trọng của ứng dụng CNTT, đặc biệt là ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử trong hoạt động chỉ đạo, điều hành, chưa thực sự coi hệ thống quản lý thông tin điện tử là phương tiện chủ lực để đi tắt đón đầu, rút ngắn khoảng cách phát triển Do vậy, việc đẩy mạnh phát triển và ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử phục vụ cho nhu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa đang là vấn đề

cần quan tâm, đòi hỏi phải có những công trình nghiên cứu về lĩnh vực này, cả

dưới góc độ lý luận và góc độ thực tiễn Chính vì vậy, đề tài: “Một số giải pháp

nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý thông tin điện tử tại Ủy Ban Nhân dân thành ph ố Hà Tĩnh” đã được tác giả chọn làm Luận văn Thạc sỹ

II M ục đích nghiên cứu của đề tài

- Hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản liên quan đến quản lý điều hành đơn vị hành chính, hệ thống quản lý thông tin điện tử và ứng dụng hệ thống

quản lý thông tin điện tử

- Đánh giá thực trạng công tác ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện

tử trong quản lý điều hành tại Ủy Ban Nhân dân thành phố Hà Tĩnh

- Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện việc ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử trong quản lý điều hành tại Ủy Ban Nhân dân thành phố Hà Tĩnh

III Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu về thực trạng công tác ứng

dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử trong quản lý, điều hành tại Ủy Ban Nhân dân thành phố Hà Tĩnh

- Phạm vi nghiên cứu: Giới hạn phạm vi nghiên cứu ở công tác ứng dụng

hệ thống quản lý thông tin điện tử trong quản lý, điều hành tại Ủy Ban Nhân dân thành phố Hà Tĩnh từ năm 2017 đến năm 2020

IV Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu lý luận: Tham khảo các tài liệu lý luận khoa

học, tạp chí, sách, báo, các báo cáo của Ủy Ban Nhân dân thành phố Hà Tĩnh

- Phương pháp so sánh, chuyên gia

- Phương pháp phân tích - tổng hợp: thống kê các số liệu, phân tích và đánh giá

V Nh ững đóng góp của luận văn

- Luận văn tập trung nghiên cứu, hệ thống hóa các vấn đề lý thuyết về ứng

dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử rộng rãi và hiệu quả trong mọi hoạt động

của cơ quan, làm cơ sở để phục vụ cải cách hành chính, triển khai thực hiện ứng

dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử kết hợp với Hệ thống quản lý chất lượng ISO (ISO điện tử), nâng cao năng suất lao động, góp phần hiện đại hóa nền hành chính, nâng cao năng lực cạnh tranh của thành phố, đảm bảo an ninh mạng, an

toàn thông tin

- Phân tích, đánh giá về công tác ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử trong hoạt động quản lý và điều hành dựa trên cơ sở mục tiêu, những kết

quả đạt được của việc triển khai ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử trong hoạt động quản lý và điều hành tại Ủy Ban Nhân dân thành phố Hà Tĩnh

- Trên cơ sở các kết luận về thực trạng ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử trong quản lý và điều hành tại Ủy Ban Nhân dân thành phố Hà Tĩnh, đặc biệt là các tồn tại, hạn chế ảnh hưởng đến công tác ứng dụng hệ thống quản

lý thông tin điện tử trong hoạt động quản lý và điều hành, luận văn đề xuất một

số giải pháp và những kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện việc ứng dụng hệ

thống quản lý thông tin điện tử cho hoạt động quản lý điều hành tại Ủy Ban Nhân dân thành phố Hà Tĩnh, nâng cao chất lượng hoạt động trên lĩnh vực CNTT, hướng tới mục tiêu xây dựng đô thị thông minh

VI K ết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn gồm

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác ứng dụng hệ thống

quản lý thông tin điện tử trong quản lý, điều hành tại Ủy Ban Nhân dân thành phố

Hà Tĩnh

Đầu thế kỷ XX, nhà văn quản lý Mary Parker Follett định nghĩa quản lý là

"nghệ thuật khiến công việc được làm bởi người khác" [12, tr.62]

Theo Stoner (1995): "Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo

và kiểm tra công việc của các thành viên trong tổ chức, sử dụng các nguồn lực

sẵn có để đạt được các mục tiêu của tổ chức" [12, tr.62]

Theo PGS.TS Đinh Văn Mậu, quản lý “là hoạt động nhằm tác động một cách có tổ chức và định hướng của chủ thể quản lý vào một đối tượng nhất định

để điều chỉnh các quá trình xã hội và hành vi của con người, nhằm duy trì tính

ổn định và phát triển của đối tượng theo những mục tiêu đã định” [12, tr.62] Theo các cách diễn đạt trên, quản lý có 2 yếu tố là chủ thể (người, tổ chức)

quản lý và đối tượng bị quản lý Nội dung của quản lý chính là hoạt động của

chủ thể quản lý, nhằm tác động một cách “có tổ chức và định hướng” vào “một đối tượng nhất định”, nhằm mục đích là “điều chỉnh các quá trình xã hội và hành

vi của con người, nhằm duy trì tính ổn định và phát triển của đối tượng theo

những mục tiêu đã định”

Trong quản lý có thể phân ra các yếu tố chủ yếu sau:

- Chủ thể quản lý: Là tác nhân tạo ra các tác động quản lý Chủ thể có thể là

cá nhân hoặc tổ chức Chủ thể quản lý tác động lên đối tượng quản lý bằng các công cụ, với những phương pháp thích hợp, theo những nguyên tắc nhất định

- Đối tượng quản lý: Là yếu tố con người hay tổ chức và cơ sở vật chất, tiếp

nhận trực tiếp sự tác động của chủ thể quản lý

- Khách thể quản lý: Là các yếu tố chịu sự tác động hay sự điều chỉnh của

chủ thể quản lý, đó là hành vi của con người và các quá trình xã hội

- Mục tiêu quản lý: Là cái đích cần phải đạt tới tại một thời điểm nhất định

do chủ thể quản lý định trước Đây là căn cứ để chủ thể quản lý thực hiện các tác động quản lý cũng như lựa chọn các phương pháp quản lý thích hợp

Như vậy, có thể nói, quản lý là những hoạt động rất phức tạp và phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau Hoạt động quản lý bắt nguồn từ sự phân công, hợp tác lao động, nảy sinh khi cần có sự nỗ lực tập thể để thực hiện mục tiêu chung

Quản lý ra đời chính là nhằm đưa đến năng suất lao động cao hơn, hiệu quả lớn hơn trong công việc Quản lý diễn ra ở mọi tổ chức, từ phạm vi nhỏ đến lớn, từ đơn giản đến phức tạp Trình độ xã hội hóa càng cao thì yêu cầu quản lý càng cao và vai trò của nó càng tăng lên Quản lý còn có tính thời gian, tính không gian, tính hướng đích…

b Khái ni ệm về quản lý hành chính nhà nước

Quản lý nhà nước xuất hiện cùng với sự xuất hiện của Nhà nước Quản lý nhà nước thay đổi phụ thuộc vào chế độ chính trị, trình độ phát triển kinh tế - xã

hội của mỗi quốc gia qua các giai đoạn lịch sử Ngày nay quản lý nhà nước bao

gồm hoạt động lập pháp của cơ quan lập pháp, hoạt động hành pháp của Chính

phủ và hoạt động tư pháp của cơ quan tư pháp

Có thể hiểu quản lý nhà nước là một dạng quản lý xã hội đặc biệt, mang tính quyền lực nhà nước và sử dụng pháp luật nhà nước để điều chỉnh các hành

vi của con người trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội do các cơ quan trong bộ máy nhà nước thực hiện, nhằm thỏa mãn nhu cầu hợp pháp của con người, duy trì sự ổn định và phát triển của xã hội

Quản lý hành chính nhà nước có phạm vi hẹp hơn so với quản lý nhà nước vì:

- Quản lý hành chính nhà nước là hoạt động thực thi quyền hành pháp, tức

Khái niệm trên có ba điểm cần lưu ý:

- Một là, quản lý hành chính nhà nước có tính quyền lực nhà nước;

- Hai là, quản lý hành chính nhà nước là hoạt động thực hiện hàng ngày, tổ

chức và điều chỉnh các quan hệ xã hội và hành vi hoạt động của công dân bằng

việc ra các quyết định quản lý hành chính và thực hiện các hành vi hành chính

- Ba là, quản lý hành chính nhà nước được thực hiện bởi các pháp nhân công quyền Trong hệ thống này đứng đầu là Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các Bộ, các cơ quan hành chính nhà nước Trung ương, các cấp quản lý hành chính nhà nước địa phương [26, chuyên đề 3 Một số vấn đề chung về quản lý hành chính nhà nước]

1.1.2 Đặc điểm quản lý hành chính nhà nước

Đối với nhà nước xã hội chủ nghĩa, quản lý hành chính nhà nước gồmcó

những đặc điểm cơ quản sau:

M ột là, quản lý hành chính nhà nước luôn mang tính quyền lực, tính tổchức

chặt chẽ Đặc điểm pháp lý của quan hệ quản lý là sự không bình đẳnggiữa các bên trong quan hệ quản lý, vì vậy, trong quản lý hành chính nhà nước, mọi mệnh

lệnh, quyết định quản lý luôn luôn mang tính đơn phương, một chiều, bắt buộc

thực hiện và khi cần thiết các chủ thể quản lý có thể áp dụng các biện pháp cưỡng chế thi hành Các mệnh lệnh, quyết định quản lýphải được chấp hành một cách nghiêm túc, triệt để, xác định rõ trách nhiệm pháp lý và xử lý nghiêm minh

mọi trường hợp vi phạm, hoặc làm trái các qui

định đã được đưa ra

Hai là, quản lý hành chính nhà nước là các hoạt động có mục tiêu rõ ràng,

có chiến lược và kế hoạch cụ thể để thực hiện các mục tiêu đưa ra Đặcđiểm này đòi hỏi các cơ quan hành chính nhà nước phải xác định mục tiêu,xây dựng chiến lược và kế hoạch hoạt động của mình nhằm đạt được các mụctiêu đã xác định trên cơ sở chiến lược, kế hoạch của cấp trên và đường lốichính sách của Đảng Như vậy, các cơ quan hành chính nhà nước phải xácđịnh cho mình những mục tiêu và kế hoạch dài hạn, trung hạn và hang năm.Bên cạnh việc xác định các

mục tiêu, định hướng chủ yếu cần dự báo tìnhhình, những biến động, những thay đổi có thể xảy ra để dự kiến các biện phápđiều chỉnh, cân đối, nhằm thực

hiện được các mục tiêu và định hướng chủyếu, có tính chiến lược

Ba là, quản lý hành chính nhà nước là hoạt động dựa trên những quiđịnh

chặt chẽ của pháp luật, đồng thời là hoạt động có tính chủ động, sáng tạo và linh

hoạt trong thực tiễn điều hành, quản lý Trên cơ sở những qui định của pháp luật

và mục tiêu, định hướng, kế hoạch đã xác định, các cơ quan quản lýhành chính các cấp phải phát huy tối đa tính chủ động, sang tạo của mìnhtrong quản lý, điều hành, nhằm động viên được mọi tiềm năng, nguồn lực tạo nên sức mạnh tổng

hợp, thực hiện có hiệu lực, hiệu quả chức năng, nhiệm vụcủa mình theo đúng quy định của pháp luật

B ốn là, quản lý hành chính nhà nước phải bảo đảm nguyên tắc côngkhai,

dân chủ Nhà nước là nhà nước của dân, do dân và vì dân Vì thế, trong hoạt động của mình, các cơ quan, cán bộ, công chức thực hiện chức năng quản lý hành chính nhà nước phải công khai mọi hoạt động của mình, thểhiện tinh thần tôn trọng nhân dân, để mọi việc dân biết, dân bàn, dân làm, dânkiểm tra; phải

biết lắng nghe ý kiến của dân, có biện pháp thu hút, tổ chức cho nhân dân tham gia quản lý nhà nước và xã hội

Mặc dù quản lý hành chính nhà nước luôn có tính đơn phương , mệnh lệnh nhưng một văn bản phải đề cao các biện pháp giáo dục, thuyết phục, vận động

quần chúng, chống quan liêu, cửa quyền ức hiếp dân chúng Mặc khác, phải

từng bước hiện đại hoá nền hành chính, khắc phục tình trạng tuỳtiện, xuề xoà,

luộm thuộm, xây dựng phong cách làm việc chính qui, bảo đảm hiệu lực của các quyết định, mệnh lệnh quản lý

1.1.3 Các hình th ức quản lý hành chính nhà nước

Đặc trưng của hình thức quản lý hành chính nhà nước là những hình thức pháp lý liên kết chặt chẽ với nhau trên cơ sở sự thống nhất của chức năng chấp hành và điều hành Ta có thể chia hình thức quản lý hành chính nhà nước thành hai loại cơ bản sau:

- Những hình thức quản lý mang tính pháp lý

- Những hình thức quản lý ít mang tính pháp lý

[26, chuyên đề 3 Một số vấn đề chung về quản lý hành chính nhà nước]

a) Những hình thức quản lý mang tính pháp lý

Những hình thức quản lý mang tính pháp lý được pháp luật quy định cụ thể

về nội dung, trình tự, thủ tục Hình thức quản lý mang tính pháp lý bao gồm:

* Văn bản có tính chất chủ đạo

Là văn bản do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành nhằm đề ra

những chủ trương, nhiệm vụ và biện pháp lớn đề cập đến những vấn đề chung

có tính chính trị - pháp lý của quốc gia và địa phương

Các văn bản này là cơ sở trực tiếp để ban hành văn bản quy phạm pháp luật

và thường thể hiện dưới hình thức nghị quyết, quyết định Nó đảm bảo sự thống

nhất trong lãnh đạo của các cơ quan hành chính nhà nước

* Văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các quy tắc xử sự chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa

Thông qua các văn bản quy phạm pháp luật, các cơ quan hành chính nhà nước quy định những quy tắc xử sự chung trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước; những nhiệm vụ, quyền hạn và nghĩa vụ cụ thể của các bên tham gia quan hệ quản lý hành chính nhà nước; xác định rõ thẩm quyền và thủ tục tiến hành hoạt động của các đối tượng quản lý Ban hành văn bản quy phạm pháp

luật là hình thức pháp lý quan trọng nhất trong hoạt động của các chủ thể quản

lý hành chính nhà nước nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình

* Văn bản cá biệt

Là loại văn bản do các cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền ban hành theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình để giải quyết những vụ việc cụ

thể, đối với những đối tượng cụ thể

Ban hành văn bản cá biệt là hình thức hoạt động chủ yếu của các cơ quan hành chính nhà nước, đặc biệt là cấp cơ sở Nội dung của nó là áp dụng một hay nhiều quy phạm pháp luật vào một trường hợp cụ thể, trong những điều kiện cụ

thể Việc ban hành văn bản cá biệt làm phát sinh, thay đổi hay chấm dứt những quan hệ pháp luật hành chính cụ thể

* Văn bản hành chính thông thường

Là những văn bản mang tính thông tin, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc, đề xuất… của cơ quan, tổ chức nhà nước nói chung, bao

gồm: thông báo, báo cáo, tờ trình, công văn hành chính, biên bản, công điện,

giấy mời, giấy đi đường…

- Cung cấp dịch vụ công: là hoạt động phục vụ các lợi ích chung thiết yếu, các quyền và nghĩa vụ của công dân, tổ chức do các cơ quan nhà nước trực tiếp

thực hiện hoặc ủy quyền cho tổ chức phi nhà nước thực hiện

b) Nh ững hình thức quản lý ít mang tính pháp lý

Những hình thức quản lý ít mang tính pháp lý được pháp luật quy định về nguyên tắc, khuôn khổ chung để tiến hành chứ không quy định cụ thể về nội dung, trình tự, thủ tục Pháp luật cho chủ thể có quyền được lựa chọn biện pháp

thực hiện để bảo đảm tính chủ động, sáng tạo của các cơ quan quản lý Hình

thức quản lý ít mang tính pháp lý bao gồm:

* Hình thức hội nghị

Hình thức hội nghị có mục đích chủ yếu là để thống nhất ý kiến của tập thể lãnh đạo và điều phối công việc Hình thức hội nghị còn sử dụng để thông báo, truyền đạt chủ trương, chính sách và pháp luật, triển khai các kế hoạch, giáo dục

và đào tạo và giải quyết những công việc chuyên môn

Hội nghị có nhiều hình thức như: hội nghị truyền thống, hội nghị chuyên môn, hội nghị chuyên đề, phổ biến, hội thảo

Trong hình thức hội nghị, điều quan trọng là chương trình nghị sự, nội dung

và cách chủ trì hội nghị phải được thực hiện theo phương pháp khoa học, người đứng ra tổ chức hội nghị phải có kỹ năng tổ chức, điều hành

* Hình thức hoạt động điều hành bằng các phương tiện thông tin kỹ thuật

hiện đại

Đó là việc các cơ quan hành chính nhà nước và các cán bộ, công chức hành chính nhà nước sử dụng các phương tiện kỹ thuật vào hoạt động quản lý như: máy điện thoại, máy Fax, mạng máy tính, chính phủ điện tử, chính phủ kỹ thuật

số v.v…

Ưu điểm của hình thức này là nhanh chóng, kịp thời, song có nhược điểm là

không đảm bảo được bí mật khi cần thiết và tốn kém

1.1.4 Vai trò c ủa quản lý hành chính nhà nước

Quản lý hành chính nhà nước có quan hệ mật thiết với nền hành chính nhà nước, nên vai trò của quản lý hành chính nhà nước được thể hiện thông qua vai trò của nền hành chính nhà nước

Th ứ nhất, nền hành chính nhà nước là bộ phận lớn nhất trong hệ thốngcác

cơ quan của bộ máy nhà nước, được tổ chức thành hệ thống chặt chẽ theo nghành và cấp từ Trung ương đến cơ sở Vậy quản lý hành chính tốt sẽ giúphệ

thống có thể hoạt động thông suốt và hiệu quả

Th ứ hai, nền hành chính nhà nước có vai trò là hệ thống chuyển tảiđường

lối, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước vào cuộc sống, trực tiếp tổ

chức thực hiện đường lối, chính sách, pháp luật đúng đắn nhưng nếu không có

nền hành chính nhà nước tổ chức khoa học, đủ năng lực, quyền lực, hoạt động

có hiệu lực, hiệu quả thì đường lối, chính sách pháp luật không thể đi vào cuộc

sống hoặc không được thực hiện tốt trong thực tiễn Mặt khác, trong quá trình tổ

chức thực hiện đường lối, chính sách, phápluật, các cơ quan hành chính nhà nước còn góp phần cụ thể hoá và sửa đổi, điều chỉnh, bổ sung, hoàn thiện đường

lối, chính sách và pháp luật

Th ứ ba, hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước có vai trò trực tiếpxử lý

công việc hang ngày của nhà nước, thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với nhân dân, giải quyết các yêu cầu chính đáng, hợp pháp của nhân dân, là cầu nối trực

tiếp giữa Đảng, Nhà nước với nhân dân Do tiếp xúc trực tiếp với cán bộ, nhân dân hang ngày nên hệ thống cơ quan hành chính nhà nước là “bộ mặt” của Nhà nước Nhân dân sẽ đánh giá nhà nước qua hoạt động của các cơquan hành chính nhà nước và qua cử chỉ, hành vi, thái độ và cung cách làm việc của các cơ quan này, cũng như của các cán bộ, công chức tiếp dân

Thứ tư, nền hành chính nhà nước bảo đảm cho hoạt động quản lý nhànước

đối với các lĩnh vực đời sống xã hội được thực hiện theo chương trình, kế hoạch

đã được dự kiến, xử lý các tình huống, bảo đảm trật tự, an toàn xã hội, từng bước nâng cao đời sống vật chất, tinh thần của nhân dân

1.2 M ột số vấn đề chung về hệ thống quản lý thông tin điện tử

1.2.1 Khái ni ệm về hệ thống

Có nhiều cách diễn đạt về hệ thống, như “Hệ thống là một tập các thành

phần được điều hành cùng nhau nhằm đạt được cùng một mục đích nào đó”.[12,

tr 22]

Hoặc: “Hệ thống là một tập hợp gồm nhiều phần tử, có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục đích chung” [4, tr.26]

Mỗi hệ thống là một tập hợp vật chất và phi vật chất, như người, máy móc, thông tin dữ liệu, các phương pháp xử lý, các quy tắc, quy trình ứng xử…Trong

mỗi hệ thống, các phần tử có mối quan hệ tương tác (ràng buộc) với nhau và cùng hoạt động để hướng tới mục đích chung Trong quá trình hoạt động có thể

có trao đổi vào, ra với môi trường bên ngoài

Phần tử ở đây được hiểu theo nghĩa rộng, là các thành phần hợp thành hệ

thống Các phần tử có khi rất đa dạng và không đơn giản, có thể là những thực

1.2.2 Khái ni ệm về thông tin

Trong hoạt động của con người, thông tin được hình thành từ những dữ liệu (ban đầu là những thông tin rời rạc, không có chủ ý, không có mục đích, còn gọi

là “thông tin thô”)

- Trong khoa học quản lý, người ta phân biệt sự khác nhau giữa dữ liệu và thông tin Dữ liệu là “thông tin thô” Thông tin là dữ liệu đã được xử lý, sắp xếp,

diễn giải theo một hình thức nhất định nhằm phục vụ cho công tác quản lý [5, tr.124]

- Các nhà thống kê hiểu “thông tin là những gì làm cho sự hiểu biết một sự

kiện đơn giản hơn, giảm đi những gì bất định (không xác định) [5, tr.125]

- Các nhà làm công tác nghiên cứu thông tin và truyền thông tin cho rằng

“Thông tin là những gì có thể truyền được từ người này sang người khác thông qua nhiều kênh lan truyền khác nhau”) [5, tr.125]

- Trong quản lý, thông tin được các nhà quản lý hiểu theo một nghĩa thực

dụng hơn Nói đến thông tin là nói đến những gì mà họ cần cho việc ra quyết định quản lý

Thông tin có thể được phân loại theo chức năng; theo nội dung, hoặc nhóm

nội dung; theo nguồn gốc cung cấp; theo mức độ sử dụng; theo mục đích phục

vụ quản lý; theo góc độ tổ chức; theo mạng thông tin…

1.2.3 Khái ni ệm về hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là tập hợp những người, bộ phận, tổ chức, làm nhiệm vụ khai thác, tiếp nhận, xử lý, cung cấp thông tin, tạo thành hệ thống thông tin Ngày nay, khoa học kỹ thuật phát triển hiện đại, CNTT ngày càng tác động sâu sắc đến mọi mặt của đời sống xã hội và vai trò của CNTT đã được khẳng định, chúng ta có thể hiểu "Hệ thống thông tin là hệ thống sử dụng nguồn lực con người và CNTT để tiếp nhận các nguồn dữ liệu như yếu tố đầu vào và xử lý chúng thành các sản phẩm thông tin là các yếu tố đầu ra" [15, tr.152]

Hệ thống thông tin có 3 thành phần cơ bản, gồm:

- Nguồn lực con người: Bao gồm người sử dụng và các chuyên gia về hệ

thống thông tin Đây là lực lượng chủ yếu trong sử dụng và nâng cao chất lượng,

hiệu quả hoạt động của hệ thống thông tin

- Công nghệ thông tin: Bao gồm các thiết bị và phương tiện kỹ thuật dùng

để xử lý thông tin CNTT là yếu tố quan trọng tạo nên giá trị, hiệu quả của hệ

thống thông tin

- Nguồn dữ liệu: Dữ liệu là các thông tin sơ cấp, thông tin ban đầu của một

tổ chức được thu thập, duy trì và phân tích để từ đó tạo ra những thông tin có giá

trị gia tăng (Value added information) Có thể coi dữ liệu như là “vật liệu thô”

của một hệ thống thông tin Dữ liệu có thể xuất hiện dưới nhiều hình thức khác nhau như: Văn bản, hình ảnh, âm thanh

1.2.4 Khái ni ệm hệ thống quản lý thông tin điện tử

Hệ thống quản lý thông tin là tập hợp các quy tắc, kỹ năng và phương pháp được mô tả rõ ràng nhờ đó mà con người và thiết bị thực hiện việc thu thập và phân tích dữ liệu nhằm tạo các thông tin cần thiết cho các nhà soạn thảo quyết định

Hệ thống thông tin điện tử là một hệ thống thông tin được sử dụng để tạo ra

một hoặc nhiều trang có thông tin được trình bày dưới các chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hay đặc biệt hơn là các ký hiệu để phục vụ cho việc cung cấp thông tin trên internet

Hệ thống thông tin điện tử có 5 loại chính là: báo mạng điện tử, trang thông tin điện tử tổng hợp, trang thông tin điện tử nội bộ, trang thông tin điện tử cá nhân và trang thông tin điện tử chuyên ngành Mỗi loại đều có những đặc thù và ứng dụng riêng của mình

a Báo mạng điện tử

Báo mạng điện tử là một phương tiện truyền thông đại chúng, luôn cập nhật

những tin tức chính trị xã hội nóng hổi trên cả nước để cung cấp thông tin cho người dân Báo mạng điện tử cũng giống như một trang thông tin điện tử nhưng

lại được thiết lập và hoạt động theo những quy tắc của báo chí

b Trang thông tin điện tử tổng hợp

Trang thông tin điện tử tổng hợp là gì? Là một trang tin tức thể hiện trên nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội Trang thông tin điện tử tổng hợp không

giống báo mạng điện tử ở chỗ là không được tự ý sản xuất các thông tin và đưa lên web mà phải lấy các thông tin từ những trang báo hoặc trang web khác có trích nguồn cung cấp và đã được thỏa thuận giữa hai bên

Trang thông tin điện tử tổng hợp có 2 loại chính là loại thuộc cơ quan báo chí và loại không thuộc cơ quan báo chí Về giao diện thì trang thông tin điện tử

tổng hợp có nhiều điểm giống với báo mạng điện tử từ cách trình bày và cách thiết kế các bản tin

c Trang thông tin điện tử nội bộ

Là trang thông tin của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp sử dụng để

quảng báo thương hiệu, hình ảnh, sản phẩm hay các dịch vụ của cơ quan, tổ

chức, doanh nghiệp đó

d Trang thông tin điện tử cá nhân

Trang thông tin điện tử cá nhân là trang thông tin của riêng một cá nhân, được cá nhân đó thiết lập nhằm sử dụng các dịch vụ mạng internet để cung cấp,

giới thiệu các thông tin của cá nhân đó đến với mọi người trên internet Trang thông tin điện tử cá nhân không mang tính chất đại diện cho một tổ chức nào và cũng không cung cấp các thông tin tổng hợp

Trang thông tin điện tử cá nhân và trang thông tin điện tử nội bộ phải tuân

thủ theo các quy định của nhà nước về việc đăng ký và sử dụng các tài nguyên

có trên internet

e Trang thông tin điện tử chuyên ngành

Trang thông tin điện tử chuyên ngành là trang thông tin của các cơ quan, tổ

chức và doanh nghiệp được xây dựng để cung cấp các dịch vụ, sản phẩm chuyên ngành của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp đó Chỉ cung cấp các thông tin chuyên ngành mà không cung cấp các thông tin tổng hợp

Trang thông tin điện tử chuyên ngành được thiết lập và hoạt động theo

những quy định của nhà nước về chuyên ngành

1.3 H ệ thống quản lý thông tin điện tử trong các đơn vị hành chính

1.3.1 Phạm vi ứng dụng của hệ thống quản lý thông tin điện tử tại các đơn vị hành chính

- Ứng dụng trong công việc thu thập, xử lý thông tin: Các hình thức thu

thập tư liệu qua sách báo và phải sử dụng hình thức viết tay trước kia, nay có thể được dùng bằng máy tính và qua mạng (chia sẻ, khai thác qua mạng nội bộ, internet ) Sử dụng thư điện tử cho phép nhanh gấp nhiều lần so với cách làm thông thường Thư điện tử còn có thể gửi kèm theo hình ảnh, nhờ đó thông tin thu thập sẽ trở nên cụ thể, rõ rang, nhanh chóng, tiện lợi, chất lượng tốt hơn, tiết

kiệm thời gian và hiệu quả hơn

- Ứng dụng trong công tác lưu trữ: Trước đây, các hồ sơ được lưu trữ trong các cặp và tủ tài liệu, rất dễ hư hỏng, mục nát, thất thoát, lại mất nhiều thời gian tìm kiếm Khi ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử vào công tác lưu trữ, các thông tin được lưu trữ trong máy tính, trong các tệp tài liệu đã được mã hóa Như vậy các thông tin luôn được bảo quản một cách tốt nhất, đảm bảo tính bí

mật của thông tin và dễ dàng trong việc tìm kiếm, sử dụng

- Ứng dụng trong công tác lập kế hoạch, tham mưu: Với chức năng, nhiệm

vụ của mình, nhà lãnh đạo phải xây dựng các chương trình kế hoạch hoạt động

của đơn vị và phải dựa trên những thông tin thu thập được, qua quá trình xử lý, phân tích, tổng hợp, để đưa ra những phương án thực hiện thích hợp Việc ứng

dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử trong công tác lập kế hoạch, tham mưu

sẽ dễ dàng cho phép xem xét và lựa chọn một phương án tối ưu để thực hiện Như vậy không những tiết kiệm thời gian mà còn có thể tham khảo được nhiều phương án, giúp cho việc ra quyết định chỉ đạo đúng đắn hơn Điều này hết sức quan trọng đối với mỗi cơ quan, đơn vị

- Ứng dụng trong công tác quản lý điều hành trực tiếp Với việc ứng dụng

hệ thống quản lý thông tin điện tử vào công tác quản lý điều hành đơn vị hành chính sẽ giúp cho việc quản lý điều hành khoa học bài bản hơn, giảm thiểu bớt

những động tác thủ công như trước đây, tiết kiệm thời gian công sức, đỡ phải tổ

chức những cuộc hội họp hay gặp mặt không cần thiết mà vẫn tiến hành quản lý điều hành trực tiếp được

- Ứng dụng trong công tác kiểm tra, giám sát: Việc kiểm tra, giám sát sẽ giúp cho lãnh đạo nắm được thực trạng tình hình, kịp thời có những quyết định

khắc phục những sai sót và rút ra được những bài học kinh nghiệm Kết quả của công việc có tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào việc kiểm tra, giám sát có

chặt chẽ hay không Ứng dụng hệ thống quản lý hệ thống thông tin trong công tác kiểm tra, giám sát cho phép công việc được tiến hành dễ dàng, thường xuyên, tiện lợi và hiệu quả hơn

1.3.2 Các yêu c ầu và chức năng của hệ thống quản lý thông tin điện tử

t ại các đơn vị hành chính

1.3.2.1 Yêu cầu hệ thống quản lý thông tin điện tử

Hệ thống phải cho phép định nghĩa quy trình xử lý thủ tục hành chính, hệ

thống biểu mẫu kèm theo thông qua giao diện người dùng

Bên cạnh phương thức giao dịch truyền thống là tổ chức, cá nhân tiếp xúc

trực tiếp cơ quan hành chính để được hướng dẫn và phục vụ giải quyết thủ tục hành chính, Hệ thống phải cung cấp mở rộng các kênh giao tiếp đơn giản, thuận

tiện cho tổ chức, cá nhân như sử dụng mạng internet, mạng điện thoại, sử dụng

hệ thống tin nhắn (SMS),

Hệ thống phải cung cấp công cụ chỉ đạo, điều hành, tác nghiệp, chuyên môn cho cơ quan hành chính nhà nước, cho phép cán bộ, công chức trong cơ quan hành chính nhà nước phối hợp giải quyết thủ tục hành chính xuyên suốt,

nhất quán nhưng vẫn đảm bảo công khai, minh bạch trên môi trường mạng

Hệ thống phải cung cấp công cụ, phục vụ cơ quan hành chính nhà nước trong công tác tổ chức, quản lý, lưu trữ khoa học, nhất quán, lâu dài hồ sơ thủ

tục hành chính của tổ chức, cá nhân

Hệ thống phải cung cấp một nền tảng ứng dụng để từng bước cho phép các

cơ quan hành chính nhà nước phối hợp giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường mạng một cách xuyên suốt, nhất quán theo tinh thần “một cửa liên thông”

1.3.2.2 Ch ức năng của hệ thống quản lý thông tin điện tử trong đơn vị hành chính

Trong thực tiễn hoạt động của các cơ quan, đơn vị hành chính, để đảm bảo phù hợp với nhiệm vụ, hệ thống quản lý thông tin điện tử phải đảm nhận các

chức năng cụ thể như sau:

- Quản lý các chủ thể tham gia hệ thống: Các chủ thể được hiểu là những người tham gia vào việc sử dụng hệ thống thông tin Việc quản lý các chủ thể tham gia hệ thống thông tin là cần thiết Điều này nhằm tạo nên tính ổn định, tính trật tự và xác định trách nhiệm của các chủ thể khi tham gia vào hệ thống thông tin

- Quản lý văn bản đi - đến và các văn bản nội bộ: Trong thực tiễn các cơ quan hiện nay, việc ứng dụng tin học để quản lý văn bản đã trở nên phổ biến Tuy nhiên, xem xét và triển khai ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử để

quản lý văn bản thì hiện nay mới chỉ có một số ít các cơ quan nhà nước hoặc các doanh nghiệp lớn có điều kiện đầu tư và triển khai thực hiện

Chức năng quản lý văn bản đi - đến và văn bản nội bộ của hệ thống thực

chất là quản lý thông tin của các loại văn bản

- Kiểm soát tiến độ và kết quả xử lý công việc: Công việc được giao cho

một cá nhân hoặc tập thể nào đó trong cơ quan thông qua hệ thống thông tin này, tại máy tính của cá nhân hoặc tập thể đó sẽ hiển thị thông báo rằng có công

việc cần giải quyết Người giao việc có thể xem và biết được công việc đó đã được thực hiện hay chưa, hoặc đang thực hiện, hoặc đã thực hiện xong thông qua bảng chỉ thị màu đã được xác định Qua đó người lãnh đạo có thể nhắc nhở, đôn đốc nhân viên của mình thực hiện công việc được giao Việc này cũng mang

ý nghĩa tích cực đối với người thực hiện, tránh được tình trạng chây lười hoặc quên công việc

- Kiểm soát công việc có liên quan tới các đối tác bên ngoài và theo dõi hồi báo Hệ thống quản lý thông tin điện tử cung cấp giải pháp cho vấn đề này qua

việc tự động tập hợp toàn bộ văn bản đi và văn bản đến có liên quan tới công việc Người sử dụng chỉ cần mở tên công việc hoặc vấn đề quan tâm sẽ biết được tiến

độ thực hiện đến đâu thông qua các văn bản được tập hợp trong đó

- Các chức năng hỗ trợ khác: Hệ thống quản lý thông tin điện tử còn có thể

hỗ trợ lịch công tác, tra tìm số điện thoại, nhắn tin giữa các máy trạm của hệ

thống, tích hợp với Internet và Intranet

Như vậy, với tất cả các chức năng của hệ thống thông tin hành chính đã trình bày ở trên, chúng ta nhận thấy vai trò của hệ thống quản lý thông tin điện

tử là rất quan trọng và không thể phủ nhận Vì vậy, để xây dựng được một hệ

thống thông tin hành chính hoạt động có hiệu quả thì việc thiết kế và xây dựng các mạng LAN hoặc WAN phải như một yếu tố thông thường của mỗi một cơ

quan hành chính Việc ứng dụng công nghệ hiện đại phục vụ cho hoạt động hành chính có thể nâng cao năng suất lao động, tạo điều kiện cho việc tổ chức,

sắp xếp các trang thiết bị làm việc mới khoa học và tiến hành tập trung hoá một

số dịch vụ hành chính, đào tạo các nhân viên theo hướng chuyên môn hoá và phát triển các quy trình làm việc có hiệu quả hơn

1.3.3 Nguyên lý ho ạt động của hệ thống quản lý thông tin điện tử trong đơn vị hành chính

Ta có thể hình dung hoạt động của các hệ thống thông tin như sau:

- Nhập dữ liệu vào: Các dữ liệu vào đã được thu thập phải được biên tập và

nhập vào theo một biểu mẫu nhất định Khi đó dữ liệu được ghi trên các vật mang tin đọc được bằng máy như đĩa từ, băng từ…

- Xử lý dữ liệu thành thông tin: Dữ liệu được xử lý bằng các thao tác như tính toán, so sánh, sắp thứ tự, phân loại, tóm tắt, phân tích để biến thành các thông tin dành cho người sử dụng

- Đưa thông tin ra: Mục đích của các hệ thống thông tin là cung cấp những

sản phẩm thông tin phù hợp cho người sử dụng Các sản phẩm đó có thể là các thông báo, biểu mẫu, báo cáo, danh sách, đồ thị, hình ảnh hiển thị trên màn hình

và điều chỉnh hiệu quả hoạt động của hệ thống

Ngày nay, máy tính đóng vai trò rất quan trọng trong việc xây dựng các hệ

thống thông tin, cho nên khi nói đến hệ thống thông tin luôn được hiểu là nói đến hệ thống thông tin có sử dụng máy tính Từ đó có thể đưa ra mô hình cơ bản

về hệ thống thông tin (có sử dụng máy tính) như sau:

Hình 1 1 Mô hình cơ bản của hệ thống quản lý thông tin điện tử

Mô hình cơ bản của hệ thống thông tin có ứng dụng CNTT Mô hình cơ bản nêu trên có thể làm rõ mối quan hệ giữa các thành phần và các hoạt động của hệ

thống thông tin [26, chuyên đề 7 Hệ thống thông tin trong quản lý hành chính nhà nước]

1.4 Đánh giá hiện trạng hệ thống quản lý thông tin điện tử tại các đơn

v ị hành chính

1.4.1 Các chỉ tiêu đánh giá

Để đánh giá về hiệu quả hệ thống quản lý thông tin điện tử tại các đơn vị hành chính, thông thường căn cứ vào các yếu tố như: hạ tầng kỹ thuật, hạ tầng nhân lực và mức độ hiệu quả của hệ thống quản lý thông tin điện tử tại mỗi đơn

vị Trong mỗi nội dung đánh giá lại có thể có các yếu tố cụ thể như sau:

1.4.1.1 Ch ỉ tiêu đánh giá về hạ tầng kỹ thuật

Chỉ tiêu đánh giá này gồm những nội dung liên quan đến cơ sở vật chất như hạ tầng công nghệ, trang bị máy tính, các loại mạng được sử dụng (xem

Bảng 1.1)

Ngu ồn nhân lực: Người sử dụng trực tiếp và các chuyên gia CNNT

Điều khiển thực hiện hệ thống

Nhập dữ liệu Xử lý Thông tin ra

L ưu trữ dữ liệu

Nguồn phần mềm các chương trình và

Bảng 1.1 Chỉ tiêu đánh giá về hạ tầng kỹ thuật

1 Tỷ lệ số máy tính/tổng số CBCNV

(bao gồm máy tính xách tay, máy tính để bàn) %

2 Mạng LAN được bảo vệ hệ thống tường lửa, hệ thống phát hiện

và phòng chống truy cập trái phép

3 Tỷ lệ máy tính được trang bị phần mềm diệt virus có bản quyền %

4 Mạng LAN đã có hệ thống an toàn dữ liệu (tủ/băng

đĩa/SAN/NAS)

5 Tổng số máy tính kết nối mạng cục bộ (LAN)/tổng số máy tính

6 Tỷ lệ máy tính có kết nối Internet/tổng số máy tính của cơ quan %

7 Cơ quan đang sử dụng công nghệ Internet băng thông rộng

xDSL/3G

8 Kết nối với mạng truyền số liệu chuyên dùng của các cơ quan

Đảng và Nhà nước

9 Có đầu tư cho hạ tầng kỹ thuật 2 năm gần đây

1.4.1.2 Ch ỉ tiêu đánh giá về hạ tầng nhân lực

Chỉ tiêu này đánh giá các nội dung liên quan đến lực lượng cán bộ chuyên trách và những người sử dụng máy tính; gồm số lượng, chất lượng, trình độ, tình hình đào tạo, sử dụng…(Xem Bảng 1.2)

Bảng 1.2 Chỉ tiêu đánh giá về hạ tầng nhân lực

1 Tỷ lệ CBCV đã được đào tạo ngắn hạn về CNTT (Chứng chỉ A,

Tỷ lệ cán bộ chuyên trách được đào tạo nâng cao về CNTT

(MCSA, CCNA, CCNP, Network Sucurity, Quản trị mạng mã

nguồn mở )

%

4

Tỷ lệ cán bộ chuyên trách về CNTT được tập huấn, hướng dẫn

sử dụng các phần mềm nguồn mở thông dụng (OpenOffice,

Mozilla ThunderBird, Mozilla FireFox và Unikey)

%

5 Tỷ lệ cán bộ chuyên trách về CNTT sử dụng thành thạo các

6 Tỷ lệ CBCV được hướng dẫn sử dụng (OpenOffice, Mozilla

ThunderBird, Mozilla FireFox và Unikey)

%

7 Tỷ lệ CBCV sử dụng các phần mềm nguồn mở nói trên trong

8 Tỷ lệ CBCV biết sử dụng máy tính trong công việc %

9 Chi cho đào tạo CNTT 2 năm gần đây

1.4.1.3 Chỉ tiêu đánh giá về mức độ ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử

Chỉ tiêu này đánh giá các nội dung liên quan đến chất lượng, hiệu quả của

việc ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử trong cơ quan, đơn vị, như chất lượng khai thác sử dụng máy, sử dụng mạng, hoạt động chỉ đạo, điều hành (xem Bảng 1.3)

Bảng 1.3 Chỉ tiêu đánh giá về ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử

1 Tỷ lệ trang bị máy tính/tổng số CBCV chuyên môn %

2 Tỷ lệ CBCV được cấp hòm thư điện tử trong công việc %

3 Tỷ lệ CBCV thường xuyên sử dụng thư điện tử trong

4 Cơ quan đã triển khai Website/trang thông tin điện tử

5 Cơ quan đã triển khai ứng dụng quản lý điều hành trên

môi trường mạng (quản lý văn bản, đơn thư )

6

Tỷ lệ CBCV thường xuyên tham gia Website/trang

thông tin điện tử hoặc quản lý điều hành trên môi

trường mạng

%

7

Tỷ lệ thông tin chỉ đạo điều hành của Cơ quan được đưa

lên cổng/trang thông tin điện tử hoặc ứng dụng quản lý

điều hành trên môi trường mạng

%

8 Tỷ lệ văn bản điện tử/tổng số văn bản của cơ quan %

10 Chi cho ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử 2

năm gần đây

1.4.2 Các phương pháp phân tích số liệu

Để đánh giá tình hình ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử cũng như ứng dụng CNTT trong quản lý hành chính tại UBND thành phố Hà Tĩnh,

Luận văn sử dụng các phương pháp đánh giá cơ bản như:

- Phương pháp phân tích tổng hợp: Phân tích và tổng hợp thực ra là 2 mặt khác nhau nhưng lại luôn được sử dụng gắn liền với nhau Phân tích được sử

dụng khi cần thiết phải mổ xẻ, chia nhỏ để nghiên cứu, xem xét, làm rõ các mặt, các chi tiết của vấn đề, sự vật Tổng hợp là trên cơ sở kết quả của phân tích sẽ khái quát lại, để hiểu rõ hình hài, bản chất, xu hướng phát triển của vấn đề, sự

vật Phương pháp phân tích-tổng hợp là phương pháp cơ bản giúp ta đi sâu nghiên cứu tường tận các mặt của vấn đề, chỉ ra được nguyên nhân, rút ra được

bản chất, xu hướng vận động của sự vật, vấn đề Song sự phân biệt giữa phân tích và tổng hợp nhiều khi cũng chỉ có tính chất tương đối Trong phân tích đã

có tổng hợp, trong tổng hợp cũng đã có phân tích; thường phân tích và tổng hợp được sử dụng gắn liền với nhau thành phương pháp phân tích-tổng hợp Trong

luận văn, phân tích được sử dụng khi trình bày các mặt của từng nội dung, vấn đề; tổng hợp được sử dụng khi đánh giá, khái quát hoặc kết luận (kể cả kết luận

từng chương và kết luận chung của luận văn)

- Phương pháp thống kê: Là phương pháp được dùng khi phải khai thác, trình bày nhiều số liệu, dãy số liệu như các số liệu của các cơ quan chức năng, các báo cáo về hạ tầng công nghệ và quá trình triển khai ứng dụng CNTT của tổ

chức, từ đó có thể so sánh, nhìn thấy, rút ra được xu hướng phát triển của sự vật (Phương pháp thống kê đưa lên đầu tiên, sau đó đến so sánh, cuối cùng là phương pháp phân tích chi tiết- tổng hợp

- Phương pháp so sánh: Là phương pháp cơ bản được sử dụng trong đánh giá các chỉ tiêu phân tích Mục đích sử dụng phương pháp so sánh để đánh giá

xu hướng, nhận dạng vị trí của cơ quan, đơn vị, nhận dạng hiện trạng của chỉ tiêu cần so sánh Thực chất, so sánh để định vị vấn đề, mức độ đáp ứng chuẩn

Để phương pháp này phát huy hết tính chính xác và khoa học, trong quá trình phân tích cần thực hiện đầy đủ 3 bước sau:

Bước 1: Lựa chọn các tiêu chuẩn để so sánh

Trước hết chọn chỉ tiêu của một kì làm căn cứ để so sánh, được gọi là kì gốc Tùy theo mục đích nghiên cứu mà lựa chọn kì gốc so sánh cho thích hợp Kì gốc có

thể là năm trước, là năm kế hoạch (hay năm định mức), kì gốc là chỉ tiêu trung bình

của ngành (hay khu vực hoặc quốc tế) và kì gốc là năm thực hiện

Bước 2: Điều kiện so sánh được

Cần đảm bảo tính chất so sánh được về thời gian và không gian:

Về thời gian: Phải cùng thời gian và phải đồng nhất trên cả 3 mặt (cùng nội dung, cùng một phương pháp tính toán, cùng một đơn vị đo lường)

Về không gian: Các chỉ tiêu kinh tế cần được quy đổi về cùng quy mô Bước 3: Kỹ thuật so sánh

- So sánh bằng số tuyệt đối: Là kết quả của phép trừ giữa trị số của kỳ phân tích so với kì gốc Kết quả so sánh này là biểu hiện số lượng, quy mô của các

hiện tượng kinh tế - xã hội

- So sánh giản đơn bằng số tương đối: Số tương đối phản ánh kết cấu, mối quan hệ, tốc độ phát triển và mức độ phổ biến của các chỉ tiêu phản ánh đối tượng nghiên cứu Các loại số tương đối:

Số tương đối động thái: Phản ánh xu thế bao gồm tốc độ tăng giảm (định

gốc, liên hoàn) và tốc độ phát triển (định gốc, liên hoàn)

Số tương đối kết cấu: Phản ánh cơ cấu, tỷ trọng của từng bộ phận

Số tương đối hiệu suất (hay hiệu quả)

1.5 Các yếu tố ảnh hưởng tới hệ thống quản lý thông tin điện tử tại các đơn vị hành chính

1.5.1 Các yếu tố thuộc môi trường bên ngoài

- Hệ thống phải có môi trường hoạt động: Môi trường là tập hợp các phần

tử không thuộc hệ thống nhưng có thể tác động vào hệ thống hoặc bị tác động

bởi hệ thống Hệ thống và môi trường không thể tách rời nhau Ví dụ các yếu tố kinh tế xã hội không thuộc hệ thống quản lý thông tin điện tử nhưng có thể tác

động (tích cực hoặc tiêu cực) vào hệ thống và có thể bị tác động (tích cực hoặc tiêu cực) bởi hệ thống

- Các yếu tố ảnh hưởng tới hệ thống quản lý thông tin điện tử tại các đơn

vị hành chính thuộc môi trường bên ngoài, gồm:

+ Các y ếu tố thuộc môi trường kinh tế:

Các nhân tố kinh tế có vai trò quan trọng hàng đầu và ảnh hưởng có tính

chất quyết định đến hoạt động phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin tại các đơn vị hành chính Vì vậy cần phải có sự đầu tư thích đáng từ ngân sách nhà

nước cho lĩnh vực công nghệ thông tin phù hợp với khả năng tăng chi ngân sách hàng năm của thành phố Ưu tiên nguồn vốn ngân sách để hỗ trợ thực hiện các

dự án phát triển, ứng dụng công nghệ thông tin; tập trung đầu tư cho một số dự

án trọng điểm có tính đột phá và tạo ra tăng trưởng nhanh; quan tâm phát triển chính quyền điện tử

Bên cạnh đó, cần có sự tăng cường thu hút các nguồn vốn đầu tư cho ứng

dụng và phát triển công nghệ thông tin Nghiên cứu, áp dụng mô hình hợp tác công tư phù hợp cho các dự án phát triển hạ tầng và cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin

+ Các yếu tố thuộc về môi trường văn hóa - xã hội:

Văn hóa xã hội ảnh hưởng một cách chậm chạp hơn song cũng rất sâu sắc

đến hoạt động phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin tại các đơn vị hành chính Các vấn đề về phong tục tập quán, thói quen, lối sống… có tác động trực

tiếp đến việc hình thành môi trường văn hóa công sở, văn hóa nhóm cũng như thái độ cư xử, ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức tiếp xúc với khách hàng

là doanh nghiệp, là nhân dân

1.5.2 Các yếu tố thuộc môi trường nội bộ

Các yếu tố ảnh hưởng tới hệ thống quản lý thông tin điện tử tại các đơn vị hành chính thuộc môi trường nội bộ, gồm:

- Y ếu tố thuộc về nhận thức của lãnh đạo: Đây là yếu tố để tạo môi trường

pháp lý cho việc triển khai thực hiện hệ thống quản lý thông tin điện tử, xác định chiến lược phát triển, nâng cao vai trò và hiệu quả quản lý, điều hành Tuy nhiên

từ chủ trương đến thực hiện là một khoảng cách khá lớn, đặc biệt trong lĩnh vực tin học hoá Do đó, cần có nhận thức đúng về vai trò to lớn của công nghệ thông tin và có tư tưởng tích cực trong việc ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện

tử, đặc biệt là người đứng đầu đơn vị

- Y ếu tố thuộc về nhân lực: Yếu tố này được thực hiện tốt sẽ xây dựng

được đội ngũ cán bộ và những người sử dụng máy có khả năng trình độ để đáp ứng công việc đề ra Thực tế hiện nay nhiều sinh viên ra trường chưa đáp ứng yêu

cầu của nhà tuyển dụng, phải tái đào tạo để phù hợp với yêu cầu Các trường Cao đẳng, Đại học của thành phố ít liên kết với các trường quốc tế để đào tạo nhân lực trong lĩnh vực điện tử viễn thông, công nghệ thông tin nên chất lượng đào tạo còn

hạn chế, sinh viên chưa được cập nhật kiến thức, công nghệ mới của khu vực và thế

giới trong khi đây là lĩnh vực có tốc độ thay đổi công nghệ rất nhanh

- Y ếu tố về tổ chức: Phát triển và ứng dụng hệ thống quản lý thông tin

điện tử sẽ làm thay đổi phương pháp, qui trình làm việc, sẽ dẫn tới thay đổi về

mô hình tổ chức phù hợp với qui trình làm việc mới, đó là quá trình tất yếu, khách quan Nếu mô hình tổ chức không được chuyển đổi tương thích sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của hệ thống quản lý thông tin điện tử, thậm chí hệ

thống quản lý thông tin điện tử không những không phát huy tác dụng, mà còn

bị cản trở đến công việc Đây là thách thức chung của các đơn vị tiến hành tin

học hoá qui trình hoạt động của đơn vị

- Y ếu tố về tài chính của đơn vị: Kinh phí cho việc đẩy mạnh ứng dụng và

phát triển công nghệ thông tin là yếu tố được đặc biệt quan tâm Tuy nhiên, nguồn vốn sự nghiệp cho công nghệ thông tin của thành phố bố trí còn thấp, chưa đủ khả năng để tập trung vào một số nhiệm vụ có tính trọng điểm, quy mô

và phạm vi ảnh hưởng lớn

- Y ếu tố về hạ tầng công nghệ của đơn vị: Hạ tầng công nghệ được chú

trọng đầu tư, cơ bản đáp ứng được yêu cầu phục vụ ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin Yếu tố này bao gồm cơ sở vật chất trang thiết bị phục vụ hệ

thống quản lý thông tin điện tử, tỷ lệ máy tính trên tổng số cán bộ công nhân viên chức… Đồng thời quan tâm triển khai các giải pháp đảm bảo an toàn thông tin, dữ liệu cho hệ thống mạng máy tính nội bộ như các giải pháp về tường lửa,

phần mềm diệt virus, sao lưu dữ liệu, ngành giáo dục và y tế đã triển khai một số

phần mềm sử dụng dịch vụ trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây của các nhà cung cấp như FPT, Viettel Đây là điều kiện đảm bảo và cũng là yếu tố quan

trọng để kết nối, góp phần hoàn thiện hệ thống quản lý thông tin điện tử, phục

vụ nhiệm vụ đổi mới hoạt động hành chính

1.6 Kinh nghi ệm ở các địa phương và bài học cho Thành phố Hà Tĩnh

về hệ thống quản lý thông tin điện tử

Kinh nghiệm tại nhiều địa phương cho thấy, nhiều tỉnh đã thành lập Ban

Chỉ đạo điều hành hệ thống quản lý thông tin điện tử và ra nhiều văn bản chỉ đạo

cụ thể Hệ thống mạng (kể cả internet và mạng nội bộ) và hệ thống máy tính

khối văn phòng cấp ủy đã được lắp đặt tới tận cấp huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh Hầu hết các địa phương đã triển khai hệ thống thư điện tử chính thức (tên miền.gov.vn) để trao đổi thông tin, tài liệu qua mạng và hệ thống quản lý văn bản và điều hành phục vụ công việc Việc triển khai các hệ thống này đã phát huy hiệu quả rõ rệt, tiết kiệm thời gian, chi phí Ví dụ, nhờ việc sử dụng hệ

thống thư điện tử và hệ thống chuyển, nhận văn bản điện tử, thành phố Hà Nội trung bình mỗi ngày tiết kiệm được khoảng 100 triệu đồng; tỉnh Bắc Giang tiết

kiệm được hơn 14 tỷ đồng trong năm 2014 Bên cạnh đó, 100% các tỉnh, thành

phố trực thuộc Trung ương đã có trang/cổng thông tin diện tử đáp ứng nhu cầu tuyên truyền, quản lý, điểu hành của cơ quan nhà nước; nhu cầu tìm hiểu, tra

cứu, khai thác thông tin của người dân và doanh nghiệp Trên trang/cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước, các dịch vụ công trực tuyến đã được cung cấp đầy đủ ở mức độ 1, mức độ 2; dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 và 4 đang được các cơ quan đầu tư và đưa vào sử dụng với số lượng ngày càng tăng Các địa phương tiêu biểu có số lượng hồ sơ tiếp nhận và giải quyết qua dịch vụ công

trực tuyến lớn là: tỉnh Thừa Thiên-Huế, thành phố Đà Nẵng, thành phố Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, tỉnh Thanh Hóa [26]

Trong năm 2016, tỉnh Thanh Hóa tiếp tục xây dựng, hoàn thiện và ứng

dụng hiệu quả hạ tầng kỹ thuật, các hệ thống thông tin trong hoạt động của các

cơ quan nhà nước gắn kết chặt chẽ với chương trình cải cách hành chính, tăng

tốc độ xử lý công việc, giảm chi phí hoạt động Đồng thời, cung cấp đầy đủ thông tin, dịch vụ hành chính công trực tuyến mức độ 3,4 trên diện rộng, đảm

bảo an toàn, an ninh thông tin, tạo nền tảng phát triển Chính quyền điện tử tỉnh Thanh Hóa phù hợp với khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam, đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế, giúp cải thiện môi trường đầu

tư kinh doanh, ngày càng nâng cao năng lực cạnh tranh của tỉnh Mặt khác, tỉnh còn triển khai tập huấn, bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng ứng dụng CNTT cho 50% cán bộ, công chức từ cấp tỉnh đến cấp xã; triển khai đào tạo kiến thức về an toàn,

an ninh thông tin cho 100% cán bộ chuyên trách CNTT của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh

Công tác ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin trong phát triển kinh

tế - xã hội tại Thành phố Hải Phòng ngày càng phát triển mạnh Công nghệ thông tin đã được ứng dụng rộng rãi trong các cơ quan Đảng, quản lý hành chính nhà nước, trong các tổ chức, đơn vị sản xuất kinh doanh, dịch vụ, góp phần nâng cao năng lực trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của các cơ quan đảng

và bộ máy quản lý hành chính nhà nước; góp phần tích cực vào việc cải cách hành chính và đổi mới phương pháp, lề lối công tác của các cấp uỷ và chính quyền; phục vụ hiệu quả người dân và doanh nghiệp; nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp, từ đó nâng cao hiệu quả, năng lực cạnh tranh của kinh

tế thành phố Hạ tầng công nghệ thông tin được chú trọng đầu tư, cơ bản đáp ứng được yêu cầu phục vụ ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin Công nghiệp công nghệ thông tin được ưu tiên, quan tâm khuyến khích phát triển; việc thu hút đầu tư phát triển công nghiệp công nghệ thông tin tại các khu công nghiệp của thành phố được triển khai tích cực Công tác chuẩn bị nguồn nhân

lực phục vụ cho ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin được quan tâm,

bước đầu đã xây dựng được đội ngũ cán bộ chuyên môn đủ trình độ và năng lực đảm đương các nhiệm vụ cơ bản của ngành thông tin và truyền thông

Tại thành phố Hà Tĩnh đội ngũ cán bộ quản trị mạng và người sử dụng máy tính khá đông đảo, nhiệt tình, cơ bản đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ Một số chương trình phần mềm chuyên dụng đã được ứng dụng trong quản lý điều hành, như: Chương trình quản lý văn bản, chương trình quản lý hồ sơ nhân sự; chương trình quản lý đơn thư khiếu nại, tố cáo;…Các yếu tố trên đã góp phần hoàn thiện hệ thống quản lý thông tin điện tử trong các lĩnh vực ngày càng được nâng lên Tuy nhiên, việc hoàn thiện hệ thống quản lý thông tin điện tử trong

quản lý điều hành ở các địa phương nói chung và ở UBND Thành phố Hà Tĩnh nói riêng, trên các lĩnh vực về nhận thức tư tưởng, về đầu tư xây dựng hạ tầng công nghệ, xây dựng hạ tầng nhân lực, xây dựng và áp dụng các phần mềm đặc

dụng… vẫn còn nhiều tồn tại cần khắc phục; chất lượng hiệu quả của việc hoàn thiện hệ thống quản lý thông tin điện tử trong quản lý điều hành đơn vị còn hạn

chế Điều đó đặt ra bài học cho Thành phố Hà Tĩnh là phải nghiên cứu, xem xét, đánh giá một cách cụ thể những kết quả đạt được, những tồn tại cơ bản của công tác này để đề ra những giải pháp hữu hiệu nhất, nhằm hoàn thiện hệ thống quản

lý thông tin điện tử trong quản lý điều hành đơn vị hành chính nói chung và UBND Thành phố Hà Tĩnh nói riêng, đóng góp thiết thực vào sự nghiệp đổi

mới, công nghiệp hóa, hiện đại hóa quê hương, đất nước

K ết luận chương 1

Chương 1 đã trình bày khái quát các nội dung về quản lý, quản lý hành chính; thông tin, hệ thống thông tin và hệ thống quản lý thông tin điện tử; hệ

thống hóa các vấn đề hết sức cơ bản về công tác ứng dụng hệ thống quản lý

thông tin điện tử trong đơn vị hành chính Đồng thời cũng chỉ rõ chức năng chính của hệ thống quản lý thông tin điện tử Căn cứ vào những chức năng và tiêu chí trong xây dựng hệ thống quản lý thông tin điện tử cũng chính là cơ sở cho việc nghiên cứu phân tích và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ

thống quản lý thông tin điện tử tại UBND thành phố Hà Tĩnh

Trên cơ sở lý luận chung của chương 1, tác giả sẽ tiếp tục đi sâu nghiên cứu

và phân tích đánh giá thực trạng tình hình triển khai ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử tại UBND thành phố Hà Tĩnh những năm gần đây để làm rõ

những kết quả đạt được và những hạn chế, chỉ ra những nguyên nhân chủ yếu

của những hạn chế đó, làm cơ sở cho việc đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện

hệ thống quản lý thông tin điện tử tại UBND thành phố Hà Tĩnh

Chương 2

PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC ỨNG DỤNG HỆ THỐNG

QU ẢN LÝ THÔNG TIN ĐIỆN TỬ TẠI UBND THÀNH PHỐ HÀ TĨNH 2.1 Tổng quan về khối văn phòng tại Ủy Ban Nhân dân thành phố Hà Tĩnh

2.1.1 Ch ức năng và nhiệm vụ

2.1.1.1 V ị trí, chức năng

Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố là cơ quan chuyên môn tham mưu,

tổng hợp và phục vụ sự quản lý tập trung thống nhất, sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành mọi mặt công tác của lãnh đạo UBND thành phố; chịu sự chỉ đạo, quản lý

về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân thành phố; chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh

2.1.1.2 Nhi ệm vụ, quyền hạn

- Trực tiếp tham mưu hoặc phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp, các cơ quan chuyên môn có liên quan giúp lãnh đạo UBND thành phố ban hành các Nghị quyết, Quyết định, các văn bản điều hành các hoạt động kinh tế - xã

hội, an ninh - quốc phòng của thành phố theo quy định hiện hành

- Xây dựng chương trình làm việc của UBND thành phố; Chủ tịch, Phó Chủ

tịch UBND thành phố; giúp lãnh đạo UBND thành phố giám sát việc thực hiện các Nghị quyết, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước; giúp UBND thành phố quản lý theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố thực hiện các chương trình đó; giúp UBND tổ chức các kỳ họp, các

kỳ sinh hoạt và các phiên họp

- Phối hợp các cơ quan chuyên môn tham mưu cho lãnh đạo UBND thành

phố chuẩn bị báo cáo kết quả về hoạt động của UBND thành phố; biên tập và

quản lý hồ sơ, biên bản, Nghị quyết các phiên họp của UBND thành phố, các

cuộc họp và làm việc của lãnh đạo UBND; tổ chức soạn thảo các đề án do Chủ

tịch, Phó Chủ tịch UBND thành phố trực tiếp giao

- Giúp UBND thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ

- Theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố trong

việc chuẩn bị các đề án (bao gồm dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, văn bản

áp dụng pháp luật, các đề án thuộc các lĩnh vực kinh tế- xã hội, quốc phòng, an ninh và các dự án khác); tham gia ý kiến về việc chuẩn bị nội dung, hình thức văn bản; về tư liệu đáp ứng với yêu cầu của UBND thành phố Thẩm tra đề án

của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố trình cấp có thẩm quyền quyết định

- Phối hợp với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố chuẩn bị các chương trình, đề án phát triển kinh tế - xã hội để UBND thành phố xem xét, quyết định hoặc trình HĐND thành phố, Thành ủy thông qua

- Bảo đảm việc thu thập, cung cấp và xử lý thông tin được thường xuyên,

kịp thời, chính xác phục vụ cho công tác của Thành uỷ, Thường trực HĐND và

sự chỉ đạo, điều hành của UBND và Chủ tịch UBND thành phố Kiểm tra, đôn đốc các đơn vị, UBND xã phường thực hiện và giải quyết công việc đúng thời gian, tiến độ mà UBND giao Giúp UBND thành phố thực hiện chế độ thông tin báo cáo lên UBND tỉnh và các cơ quan nhà nước cấp trên theo đúng quy định

- Phối hợp với các cơ quan chức năng tham mưu giúp lãnh đạo UBND thành phố chỉ đạo công tác bầu cử đại biểu Quốc hội và đại biểu HĐND các cấp theo quy định của pháp luật

- Giúp UBND thành phố duy trì mối quan hệ làm việc với Văn phòng

HĐND, Văn phòng UBND tỉnh, Văn phòng, các Sở, Ban, ngành cấp tỉnh, các cơ quan Trung ương

- Phối hợp với Văn phòng Thành ủy và các Ban của Đảng trong việc tổ

chức mối quan hệ làm việc giữa UBND thành phố với Thành ủy, HĐND và Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam thành phố

- Duy trì, tổ chức các buổi làm việc định kỳ giữa UBND, Chủ tịch UBND thành phố với Thường trực HĐND, các Ban HĐND thành phố, UBMTTQVN và các Đoàn thể nhân dân thành phố; phục vụ cho hoạt động của Thường trực HĐND, UBND thành phố trong việc tổ chức tiếp dân, tiếp nhận và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân theo quy định của pháp luật

- Tham mưu và giúp UBND thành phố tổ chức công bố, truyền đạt Nghị quyết của HĐND, Quyết định của UBND, Chỉ thị của UBND tỉnh và thành phố cho các ngành, các cấp và theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các ngành, các cấp thực

hiện các Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị đó

- Tổ chức và phục vụ các phiên họp, các kỳ họp của UBND thành phố; các

cuộc họp và làm việc của Chủ tịch UBND, Phó chủ tịch UBND thành phố với

các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố, với UBND xã, phường và các

tổ chức đoàn thể nhân dân thành phố Kịp thời tổng hợp và ban hành thông báo

nội dụng các kỳ họp UBND thành phố

- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND thành phố bảo đảm đúng quy định hiện hành của pháp luật

- Tổ chức, quản lý công tác hành chính - văn thư, lưu trữ của UBND thành

phố; Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố, UBND xã, phường về công tác văn thư, lưu trữ và nghiệp vụ hành chính thống

nhất theo quy định của nhà nước

- Bảo đảm các điều kiện về vật chất, kỹ thuật cho các phòng, ban của UBND thành phố làm việc có hiệu quả

- Quản lý tổ chức, biên chế, cán bộ, ngân sách, tài sản được giao theo quy định của nhà nước

- Giúp UBND thành phố tổ chức, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, địa phương thực hiện quy chế làm việc của UBND thành phố

- Giúp UBND thành phố thực hiện chế độ làm việc định kỳ (hoặc đột xuất)

với các cơ quan thông tấn báo chí

- Trình Ủy ban nhân dân thành phố chương trình, kế hoạch cải cách hành chính trong lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của đơn vị và chịu trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt; phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan thực hiện công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật trong lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của đơn vị

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật, theo sự phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố

2.1.2 Cơ cấu tổ chức khối văn phòng tại UBND thành phố Hà Tĩnh

Cơ cấu tổ chức văn phòng được biên chế thành phòng, bộ phận hay cán bộ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm:

- Lãnh đạo Văn phòng, gồm: Chánh Văn phòng và các Phó Chánh văn phòng Chánh Văn phòng phụ trách chung và có thể phụ trách một hoặc một số phòng (bộ phận) chuyên môn Phó Chánh văn phòng phụ trách các mảng công tác, trực tiếp phụ trách một hoặc một số phòng (bộ phận) chuyên môn

- Bộ phận Hành chính - Quản trị: Có nhiệm vụ đảm bảo các điều kiện vật

chất phục vụ quá trình hoạt động của lãnh đạo và các phòng ban chức năng

- Bộ phận Văn thư - Lưu trữ: Đảm nhiệm việc tiếp nhận công văn, báo cáo

và các thông tin khác; xử lý sơ bộ, phân loại thông tin chuyển tới lãnh đạo Văn phòng xử lý tiếp và tiếp nhận chuyển tới người có trách nhiệm giải quyết Riêng