Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán quản trị doanh thu phải thu kho hàng tại trung tâm thông tin di động khu vực 1

Một trong những nội dung quan trọng của kế toán quản trị là cung cấp thông tin chính xác theo yêu cầu của nhà quản trị về doanh thu, khoản phải thu, hàng tồn kho để có những quyết định p

PHẠM HỮU KIÊN

MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ DOANH THU, PHẢI THU, KHO HÀNG TẠI TRUNG

TÂM THÔNG TIN DI ĐỘNG KHU VỰC 1

Chuyên ngành : QUẢN TRỊ KINH DOANH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Thị Lan

Hà nội - 2011

Tác giả của luận văn xin cam đoan đây là công trình do tác giả tự nghiên cứu các tài liệu, thu thập các thông tin, số liệu thực trạng về công tác kế toán quản trị doanh thu, khoản phải thu, hàng tồn kho để đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán quản trị doanh thu, khoản phải thu, hàng tồn kho tại Trung tâm thông tin di động khu vực 1 nơi tác giả đang công tác

Học viên

Phạm Hữu Kiên

Khóa: Cao học QTKD 2009-2011

Trước tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến TS Nguyễn Thị Lan, người đã

tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tác giả trong suốt quá trình nghiên cứu đến khi hoàn thành

luận văn này

Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Lãnh đạo, các anh chị đồng nghiệp

thuộc các Phòng ban Trung tâm thông tin di động Khu vực 1: Phòng Kế toán thống kê

tài chính, Phòng Tổ chức hành chính, Phòng Kế hoạch bán hàng, Phòng Công nghệ

thông tin, các Chi nhánh thông tin di động đã giúp đỡ, cung cấp thông tin, số liệu, góp ý

để tôi hoàn thành luận văn này

Học viên

Phạm Hữu Kiên

Bảng 2.1 Một số chỉ tiêu kinh tế chủ yếu 41

Bảng 2.3 Kết quả thống kê kiểm tra công tác bán hàng EZ năm 2010 69

Bảng 2.4 Tỉ trọng khoản phải thu khách hàng trả sau 72

Sơ đồ 1.2 Qui trình ra quyết định bán chịu 26

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức Trung tâm thông tin di động Khu vực I 42

Sơ đồ 2.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ 47

Sơ đồ 2.5 Qui trình ghi nhận doanh thu cước trả sau 54

Sơ đồ 2.9 Qui trình quản trị nợ phải thu của khách hàng trả sau 76

Sơ đồ 2.12 Qui trình bán hàng bằng chứng thư bảo lãnh 87

Chương I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ, DOANH THU, KHOẢN

PHẢI THU VÀ HÀNG TỒN KHO

1

1.1.2 Nhiệm vụ và vai trò của kế toán quản trị trong quản trị doanh nghiệp 3

1.1.5 Một số nội dung cơ bản của kế toán quản trị 9

1.3 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÁC KHOẢN PHẢI THU VÀ QUẢN TRỊ KHOẢN

PHẢI THU

19

1.3.3.4 Lập dự phòng phải thu khó đòi 27

1.4 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HÀNG TỒN KHO VÀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO 30

2.1 TỔNG QUAN VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN DI ĐỘNG KHU VỰC 1,

CÔNG TY THÔNG TIN DI ĐỘNG

402.1.1 Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển 402.1.2 Đặc điểm hoạt động, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 41

2.1.3.2 Tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán và phần mềm kế toán 46

THÔNG TIN DI ĐỘNG KV1

48

TÂM THÔNG TIN DI ĐỘNG KV1

59

2.4 THỰC TRẠNG QUẢN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU TẠI

TRUNG TÂM THÔNG TIN DI ĐỘNG KHU VỰC 1

702.4.1 Đặc điểm và phân loại khoản phải thu tại Trung tâm 1 70

2.4.2.1 Quản trị khoản phải thu của khách hàng trả sau 72

Chương III MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC

KẾ TOÁN QUẢN TRỊ DOANH THU, KHOẢN PHẢI THU VÀ HÀNG TỒN KHO TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN DI ĐỘNG KHU VỰC I

90

3.1 TÍNH CẤP THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ DOANH

THU, KHOẢN PHẢI THU, HÀNG TỒN KHO TẠI TRUNG TÂM 1

lý tình trạng bộ trọn gói, thẻ cào

93

3.2.2.2 Kết nối hệ thống quản lý EZ với chương trình quản lý bán hàng tập trung để

quản lý doanh thu, tồn kho EZ

95

3.2.3.1 Giải pháp 1: sử dụng chặn cắt online khi công nợ của khách hàng vượt mức

đặt cọc 100%

97

3.2.3.2 Giải pháp 2: Quản lý tình hình sử dụng hóa đơn của đại lý, gắn việc thu cước

gạch nợ cho khách hàng với việc sử dụng hóa đơn thu cước

99

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Trong bối cảnh nền kinh tế có nhiều cơ hội cũng như thách thức cho các doanh nghiệp như hiện nay, thông tin chính xác, kịp thời và thích hợp về các nguồn lực kinh

tế và về các mặt hoạt động của doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng đối với sự thành công của mỗi doanh nghiệp Trong bối cảnh ấy, kế toán quản trị đã và đang trở thành một lĩnh vực không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp Kế toán quản trị cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp Một trong những nội dung quan trọng của kế toán quản trị là cung cấp thông tin chính xác theo yêu cầu của nhà quản trị về doanh thu, khoản phải thu, hàng tồn kho để có những quyết định phù hợp

Trung tâm thông tin di động Khu vực I, Công ty Thông tin di động là đơn vị quản

lý, vận hành khai thác mạng thông tin di động Mobifone trên địa bàn 14 tỉnh miền Bắc Cũng như trên các thị trường khác, Trung tâm 1 phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt từ các đối thủ Các nhà quản lý của Trung tâm vì vậy luôn yêu cầu phải được được cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, đúng yêu cầu về doanh thu, công nợ, hàng tồn kho, trên cơ sở phân tích, đánh giá để đưa ra những quyết định kịp thời đối phó với thị trường luôn biến động

Vì vậy kế toán quản trị tại Trung tâm thông tin di động Khu vực 1 bước đầu đã được hình thành và đáp ứng được cơ bản yêu cầu thông tin của nhà quản trị về doanh thu, công nợ phải thu, hàng tồn kho Tuy nhiên công tác kế toán quản trị tại Trung tâm cũng tồn tại những hạn chế nhất định Là một nhân viên tại Phòng Kế toán của Trung tâm, với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nói chung và công tác kế toán quản trị nói riêng đáp ứng tốt nhất yêu cầu cung cấp thông tin cho các nhà quản lý

Trung tâm, tôi đã lựa chọn đề tài “ Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán

quản trị doanh thu, phải thu, kho hàng tại Trung tâm thông tin di động Khu vực I”,

hy vọng đề tài sẽ có ý nghĩa và đóng góp thiết thực trong việc hoàn thiện một phần công tác kế toán quản trị tại Trung tâm Thông tin di động Khu vực I

2 Mục đích nghiên cứu:

động Khu vực 1, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán quản trị doanh thu, khoản phải thu, hàng tồn kho tại Trung tâm thông tin di động Khu vực I theo kịp với yêu cầu cung cấp thông tin của nhà quản lý

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu chủ yếu của luận văn là công tác kế toán quản trị doanh thu, khoản phải thu, hàng tồn kho tại Trung tâm thông tin di động Khu vực I

Luận văn sẽ hệ thống hóa các cơ sở lý luận về công tác kế toán quản trị, doanh thu, khoản phải thu, hàng tồn kho áp dụng vào tình hình thực tế và phù hợp với đặc điểm, đặc thù kinh doanh tại Trung tâm thông tin di động Khu vực 1

Luận văn sẽ đi sâu nghiên cứu, phân tích, đánh giá công tác quản trị doanh thu, khoản phải thu, hàng tồn kho đang thực hiện tại Trung tâm thông tin di động khu vực

I Bao gồm phân loại, phân tích đặc điểm doanh thu, khoản phải thu, hàng tồn kho tại Trung tâm 1; qui trình ghi nhận, quản lý, cung cấp thông tin về doanh thu, khoản phải thu, hàng tồn kho từ đó đưa ra các đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán quản trị doanh thu, khoản phải thu, hàng tồn kho tại đây

Về phạm vi nghiên cứu, tác giả sẽ tiến hành quan sát, phân tích, đánh giá tình hình quản lý doanh thu, khoản phải thu, hàng tồn kho trong phạm vi toàn Trung tâm thông tin di động Khu vực I bao gồm văn phòng Trung tâm, các Chi nhánh, các Cửa hàng trên địa bàn 14 tỉnh miền Bắc

4 Phương pháp nghiên cứu:

Luận văn sử dụng phương pháp hệ thống hóa lý luận, kết hợp với quan sát, phân tích, đánh giá thực tế công tác kế toán quản trị doanh thu, khoản phải thu, hàng tồn kho tại Trung tâm thông tin di động Khu vực I để chỉ ra những hạn chế từ đó đưa ra các đề xuất nhằm hoàn thiện

Chương II: Thực trạng công tác kế toán quản trị doanh thu, khoản phải thu, hàng

tồn kho tại Trung tâm thông tin di động Khu vực 1

Chương III: Một số giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán quản trị

doanh thu, khoản phải thu, hàng tồn kho tại Trung tâm thông tin di động Khu vực I Ngoài ra, Luận văn còn có phụ lục, danh mục bảng biểu, sơ đồ, danh mục các từ viết tắt và danh mục tài liệu tham khảo

Mặc dù tác giả đã có nhiều cố gắng, song do kiến thức còn hạn chế nên chắc chắn luận văn còn nhiều thiếu sót, tác giả mong nhận được sự góp ý của quý thầy cô

và bạn đọc để luận văn được hoàn thiện

Xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG I

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ, DOANH THU, KHOẢN

PHẢI THU, HÀNG TỒN KHO

1.1 TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ

1.1.1 Khái niệm kế toán quản trị:

Kế toán nói chung đã ra đời từ rất lâu, nó tồn tại và phát triển qua các hình thái kinh tê, xã hội Cùng với sự phát triển của nền kinh tế hàng hóa, kế toán ngày càng hoàn thiện và phát triển cả về nội dung và hình thức, thực sự trở thành công cụ không thể thiếu trong quản lý, kiểm tra, kiểm soát và điều hành các hoạt động tài chính tại mỗi tổ chức, đơn vị

Chức năng của kế toán nói chung là cung cấp thông tin về hoạt động kinh tế, tài chính của một đơn vị, tổ chức cho các đối tượng sử dụng thông tin, nhằm 3 mục đích

(3) Kiểm soát kết quả hoạt động của đơn vị( đối tượng bên trong)

Cùng với sự phát triển của nền sản xuất hàng hóa, sự phát triển của khoa học, công nghệ quản lý, đối tượng sử dụng thông tin kế toán ngày càng đa dạng với các mục đích cụ thể khác nhau với từng đối tượng sử dụng thông tin Điều đó thúc đẩy kế toán phát triển và cho ra đời các loại kế toán khác nhau, cụ thể kế toán chia thành kế toán tài chính và kế toán quản trị

Sự chia tách kế toán thành kế toán tài chính và kế toán quản trị là để thực hiện các mục đích cụ thể của các đối tượng sử dụng thông tin Kế toán tài chính thực hiện mục đích thứ (1) là cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài, còn mục đích thứ (2) và thứ (3) là do kế toán quản trị thực hiện, đáp ứng nhu cầu thông tin của các đối tượng bên trong đơn vị Như vậy do có phạm vi, mục đích cung cấp thông tin khác nhau nên kế toán doanh nghiệp được chia thành kế toán tài chính và kế toán quản trị

Về khái niệm kế toán quản trị, đã có rất nhiều học giả, nhiều tổ chức nghề nghiệp

kế toán đưa ra các khái niệm khác nhau:

Theo định nghĩa của viện kế toán viên quản trị Hoa kỳ thì kế toán quản trị “ Là

trình thực hiện các mục đích của tổ chức Kế toán quản trị là một bộ phận thống nhất trong quá trình quản lý và nhân viên kế toán quản trị là những đối tác chiến lược quan trọng trong đội ngũ quản lý của tổ chức”

Nhận diện: Là sự ghi nhận và đánh giá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm có

hành động kế toán thích hợp

Đo lường: Là sự định lượng, gồm cả ước tính các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra

hoặc dự báo các sự kiện kinh tế có thể xảy ra

Phân tích: Là sự xác định nguyên nhân của các kết quả trên báo cáo và mối quan

hệ của các nguyên nhân đó với các sự kiện kinh tế

Diễn giải: Là sự liên kết các số liệu kế toán hay số liệu kế hoạch nhằm trình bày

thông tin một cách hợp lý, đồng thời đưa ra các kết luận rút ra từ các số liệu đó

Truyền đạt: Là sự báo cáo các thông tin thích hợp cho nhà quản trị và những

người khác trong tổ chức

(PGS.TS Trần Văn Dược, Đặng Kim Cương, Kế toán quản trị Lý thuyết và bài

tập, Nhà xuất bản Thống kê 2010)

Còn theo PGS.TS Đoàn Xuân Tiên “Kế toán quản trị là một khoa học thu nhận,

xử lý và cung cấp những thông tin định lượng về hoạt động của đơn vị một cách cụ thể, giúp các nhà quản lý trong quá trình ra các quyết định liên quan đến việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra, kiểm soát và đánh giá tình hình thực hiện các hoạt động của đơn vị”

(PGS.TS Đoàn Xuân Tiên, Giáo trình kế toán quản trị doanh nghiệp, Nhà xuất

bản Tài chính 2009)

Khoản 3, điều 4 Luật kế toán Việt Nam 2003 định nghĩa “Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị

và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán.”

Thông tư 53/2006/TT-BTC cũng ghi rõ “ Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán” (Luật Kế toán, khoản 3, điều 4)

Kế toán quản trị nhằm cung cấp các thông tin về hoạt động nội bộ của doanh nghiệp, như: Chi phí của từng bộ phận (trung tâm chi phí), từng công việc, sản phẩm; Phân tích, đánh giá tình hình thực hiện với kế hoạch về doanh thu, chi phí, lợi nhuận; quản lý tài sản, vật tư, tiền vốn, công nợ; Phân tích mối quan hệ giữa chi phí với khối lượng và lợi nhuận; Lựa chọn thông tin thích hợp cho các quyết định đầu tư ngắn hạn

và dài hạn; Lập dự toán ngân sách sản xuất, kinh doanh; nhằm phục vụ việc điều

hành, kiểm tra và ra quyết định kinh tế Kế toán quản trị là công việc của từng doanh nghiệp, Nhà nước chỉ hướng dẫn các nguyên tắc, cách thức tổ chức và các nội dung, phương pháp kế toán quản trị chủ yếu tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp thực hiện.”

Và còn rất nhiều khái niệm khác về kế toán quản trị nhưng tựu trung lại các khái niệm trên đều tập trung làm rõ khái niệm kế toán quản trị ở một số vấn đề sau:

Thứ nhất, kế toán quản trị là một hệ thống kế toán cung cấp các thông tin định

lượng

Thứ hai, đối tượng sử dụng thông tin kế toán quản trị là những đối tượng bên

trong tổ chức, đơn vị

Thứ ba, mục đích sử dụng thông tin của kế toán quản trị là để hoạch định và

kiểm soát các hoạt động của tổ chức, đơn vị

(PGS.TS Đoàn Xuân Tiên, sách đã dẫn)

1.1.2 Nhiệm vụ và vai trò của kế toán quản trị:

a, Nhiệm vụ của kế toán quản trị

Điều 3, phần 1, Thông tư 53/2006/TT-BTC qui định về nhiệm vụ của kế toán quản trị như sau:

• Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo phạm vi, nội dung kế toán quản trị của đơn vị xác định theo từng thời kỳ

• Kiểm tra, giám sát các định mức, tiêu chuẩn, dự toán

• Cung cấp thông tin theo yêu cầu quản trị nội bộ của đơn vị bằng báo cáo kế toán quản trị

• Tổ chức phân tích thông tin phục vụ cho yêu cầu lập kế hoạch và ra quyết định của Ban lãnh đạo doanh nghiệp

Ngoài các nhiệm vụ trên, nhiệm vụ cụ thể của kế toán quản trị bao gồm:

Tính toán và đưa ra nhu cầu vốn cho một hoạt động hay một quyết định cụ thể

Để thực hiện những mục tiêu cần phải huy động các nguồn lực vào đầu tư thiết bị, dự trữ hàng tồn kho, lao động nghĩa là doanh nghiệp phải đương đầu với một nhu cầu đầu tư về vốn cố định và vốn lưu động Vì vậy một trong những nhiệm vụ của kế toán quản trị là tính toán và đưa ra mô hình về nhu cầu vốn cho một loại sản phẩm, một thời hạn giao hàng, một thời hạn giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó

Đo lường, tính toán chi phí cho một hoạt động, sản phẩm hoặc một quyết định cụ thể Trong thực tế, kế toán quản trị phải tính toán, đo lường giá phí, giá thành của từng

như xác định chi phí theo từng địa điểm phát sinh chi phí đê biết được chi phí, giá thành của từng đối tượng tính giá cụ thể là bao nhiêu nhằm tăng cường trách nhiệm vật chất của các bộ phận, cá nhân trong doanh nghiệp, tăng cường hạch toán kinh tế nội bộ doanh nghiệp

Tìm ra giải pháp tác độnglên các chi phí để tối ưu hóa mối quan hệ Chi phí-Khối lượng-Lợi nhuận Việc đo lường chi phí của một hoạt động thao một mục đích nào đó

là kết quả cụ thể của kế toán quản trị Tuy nhiên một nhiệm vụ quan trọng hơn của kế toán quản trị là phải giúp nhà quản lý có những giải pháp tác động lên các chi phí này, nghĩa là cần phải xác định nguyên nhân gây ra các chi phí để có thể can thiệp, tác động vào các nghiệp vụ, các hoạt động phát sinh chi phí Điều đó có nghĩa là cần phải: Một mặt, phân tích các chi phí một cách cụ thể để hiểu các chi phí được hình thành như thế nào

Mặt khác, khuyến khích những người, những bộ phận có liên quan tác động tới các thành phần chi phí, làm việc phù hợp với chính sách và qui định của doanh nghiệp nhằm tiết kiệm và hạ thấp chi phí Điều đó không có nghĩa mục tiêu duy nhất là luôn

hạ thấp chi phí mà cần phải tối ưu hóa mối quan hệ giữa chi phí và lợi ích(giá trị) mà

nó tạo ra

Trọng tâm của kế toán quản trị là chi phí, do vậy khi tổ chức kế toán quản trị chi phí cần phải lưu ý

- Nhận biết (nắm bắt) chi phí một cách đúng dắn nhất (từng loại chi phí)

- Tính toán chi phí theo yêu cầu ra quyết định của nhà quản lý

- Xem xét, phân tích mối quan hệ Chi phí-Khối lượng-Lợi nhuận

Để kế toán quản trị là công cụ hữu ích cho người quản lý, có thể nói rằng việc nắm bắt chi phí là cần thiết với cả ba giai đoạn của quá trình quản lý: xác định mục tiêu, định hướng, đánh giá sau

Đồng thời, kế toán quản trị giúp những người ra quyết định xác định những vấn

đề cần quyết định, định vị và đánh giá các giải pháp, chọn lựa những giải pháp phù hợp

b, Vai trò của kế toán quản trị

Chúng ta cùng xem các chức năng cơ bản của quản lý trong một doanh nghiệp qua sơ đồ sau

Sơ đồ 1.1: Các chức năng cơ bản của quản lý

Qua sơ đồ này có thể thấy dự liên tục của hoạt động quản lý từ khâu lập kế hoạch đến thực hiện, kiểm tra, đánh giá, rồi sau đó lại quay lại khâu lập kế hoạch cho kỳ sau, tất cả đều xoay quanh hoạt động ra quyết định

Như vậy để làm tốt các chức năng quản lý, nhà quản trị phải có thông tin cần thiết để có thể ra các quyết định đúng đắn Kế toán quản trị là nguồn chủ yếu cung cấp nhu cầu thông tin đó Vai trò của kế toán quản trị thể hiện trong các khâu của quá trình quản lý được thể hiện cụ thể như sau:

- Cung cấp thông tin cho quá trình xây dựng kế hoạch: Kế hoạch là một chức năng quan trọng của quản lý, việc xây dựng kế hoạch hợp lý cho các mục tiêu tương lai trong nền kinh tế thịtrường có tính cạnh tranh là một vấn đề sống còn của doanh nghiệp Kế hoạch mà nhà quản trị phải lập thường dưới hình thức dự toán Dự toán là

sự liên kết các mục tiêu lại với nhau và chỉ rõ cách huy động và sử dụng những nguồn lực sẵn có về mặt tài chính để đạt được những mục tiêu đó Để chức năng lập kế hoạch

và dự toán của quản lý được thực hiện tốt, có tính hiệu lực và có tính khả thi thì chúng phải dựa trên những thông tin hợp lý và có cơ sở, những thông tin này chủ yếu do kế toán quản trị cung cấp

.- Cung cấp thông tin cho quá trình tổ chức thực hiện: với chức năng tổ chức thực hiện, nhà quản trị phải biết cách liên kết tốt nhất giữa tổ chức con người với các nguồn lực sẵn có của doanh nghiệp lại với nhau để các mục tiêu đã đề ra sẽ được thực hiệnvới hiệu quả cao nhất Để làm tốt các chức năng này, nhà quản trị cũng có nhu cầu

về thông tin kế toán quản trị Kế toán quản trị sẽ cung cấp thông tin cho các tình huống khác nhau của các phương án khác nhau để nhà quản trị có thể xem xét đề ra quyết

Ra quyết định

Kiểm tra, đánh giá hoạt động(kết quả công việc)

Tổ chức thực hiện

Tổ chức thực hiện

phù hợp với các mục tiêu chung

- Cung cấp thông tin cho quá trình kiểm tra, đánh giá: nhà quản trị sau khi triển khai thực hiện kế hoạch thì bước tiếp theo là phải kiểm tra và đánh giá quá trình thực hiện đó Phương pháp kiểm tra, đánh giá thường sử dụng là phương pháp so sánh Theo phương pháp này, tất cả số liệu thực hiện được so sánh với số liệu dự toán để từ

đó phát hiện sai lệch giữa kết quả đạt được với mục tiêu đã đề ra Để làm được điều này, nhà quản trị cần đuợc kế toán cung cấp các báo cáo thực hiện để đánh giá, có tác dụng như một bước phản hồi giúp nhà quản trị nhận diện ra những vấn đề còn tồn tại cần có tác động của quản lý

- Cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định: với chức năng ra quyết định đòi hỏi nhà quản trị phải có sự lựa chọn hợp lý trong nhiều phương án đặt ra Ra quyết định tự thân nó không phải là một chức năng riêng biệt , mà là sự kết hợp cả ba chức năng lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra và đánh giá, tất cả đều đòi hỏi phải có quyết định đề ra Do đó phần lớn thông tin do kế toán quản trị cung cấp phục vụ chức năng ra quyết định của nhà quản trị Đó là một chức năng quan trọng, xuyên suốt quá trình quản trị doanh nghiệp, từ khâu lập kế hoạch, tổ chức thực hiện cho đến khâu kiểm tra và đánh giá Chức năng ra quyết định được thực thi trong suốt quá trình hoạt động ở doanh nghiệp Để có những thông tin thích hợp đáp ứng cho nhu cầu ra quyết định của quản lý, kế toán quản trị sử dụng các phương pháp phân tích thích hợp, chọn lọc những thông tin cần thiết rồi tổng hợp, trình bày chúng theo một trình tự dễ hiểu nhất và truyền đạt các thông tin này cho nhà quản trị Kế toán quản trị giúp cho nhà quản trị trong quá trình ra quyết định không chỉ bằng cách cung cấp thông tin thích hợp, mà còn bằng cách vận dụng các kỹ thuật phân tích vào trong những tình huống khác nhau, để từ đó nhà quản trị có cơ sở lựa chọn ra quyết định sản xuất kinh doanh thích hợp nhất

- Góp phần tổ chức cải tiến công tác quản lý doanh nghiệp: tất cả các nguồn lực của doanh nghiệp đều được kế toán đo lường, định lượng thành các chỉ tiêu kinh tế, biểu hiện dưới hình thức giá trị, nhằm cung cấp thông tin có giá trị cho chức năng kiểm tra và đánh giá Quá trình kiểm tra và đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh nhằm để nhận biết tiến độ thực hiện và những nguyên nhân sai lệch giữa kết quả đạt được so với mục tiêu đặt ra Ngoài ra, quá trình này còn giúp cho doanh nghiệp phát hiện những thay đổi sẽ xảy ra tiếp theo Nếu kết quả kiểm tra và đánh giá đúng đắn thì

sẽ có tác dụng tốt cho doanh nghiệp trong việc điều chỉnh kế hoạch và là cơ sở để ra các giải pháp tiến hành trong tương lai Thông qua quá trình kiểm tra và đánh giá còn

giúp doanh nghiệp phát hiện các tiềm năng cần phải được khai thác và khai thác bằng cách nào sẽ có hiệu quả nhất, đồng thời phát hiện những chỗ còn tồn tại yếu kém Như vậy, để công tác quản lý của doanh nghiệp được hoàn thiện nhất thiết phải dựa trên các chỉ tiêu kinh tế và các thông tin của kế toán quản trị cung cấp Vì thế kế toán quản trị

là một công cụ góp phần hoàn thiện tổ chức, cải tiến công tác quản lý doanh nghiệp

1.1.3 Yêu cầu của thông tin kế toán quản trị

Thông tin của kế toán quản trị là một trong những nguồn thông tin quan trọng cho việc ra quyết đinh của những nhà quản lý doanh nghiệp vì vậy đó phải là những thông tin có chất lượng theo yêu cầu của người sử dụng thông tin và phải đảm báo các yêu cầu:

Thích hợp: Trong kho thông tin rất nhiều và đa dạng của doanh nghiệp, kế toán

quản trị phải sàng lọc, đánh giá và cung cấp những thông tin thực sự phù hợp với yêu cầu, mục đích sử dụng của nhà quản lý doanh nghiệp, liên quan trực tiếp đến việc ra các quyết định của nhà quản lý, tránh tình trạng “ nhiễu thông tin”

Đầy đủ: Nhà quản lý cần phải có tất cả những thông tin cần thiết để có thể thực

hiện một quyết định, nếu không có một bức tranh tổng thể( đầy đủ thông tin), nhà quản

lý rất có thể sẽ đưa ra những quyết định sai lầm

Chính xác: Thông tin nhất thiết phải chính xác vì sử dụng thông tin không chính

xác có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng và thất bại khôn lường Tuy nhiên thông tin chỉ nên chính xác vừa đủ với mục đích sử dụng, không cần thiết phải đi vào những chi tiết không cần thiết để đạt sự chính xác tuyệt đối

Rõ ràng: Thông tin phải rõ ràng đối với người sử dụng, nếu người sử dụng

không thể hiểu thông tin một cách đúng đắn thì họ không thể sử dụng thông tin một cách đúng đắn

Đáng tin cậy: Thông tin phải được những nhà quản lý sử dụng chúng tin tưởng

Không phải tất cả các thông tin đều chắc chắn nhưng một số loại thông tin phải chắc chắn nhất là những thông tin về hoạt động kinh doanh, hay thông tin liên quan đến quá trình sản xuất

Truyền đạt: Trong mọi tổ chức, các cá nhân được giao quyền hạn để thực hiện

một nhiệm vụ nào đó và họ phải được cung cấp đúng và đủ thông tin cần thiết để thực hiện nhiệm vụ này

Đúng lúc: Thông tin cần phải được cung cấp đúng lúc, đúng thời điểm phục vụ

cho nhu cầu phân tích, đánh giá và ra quyết định trong một khoảng thời gian đã định,

Chi phí: Thông tin phải có giá trị nào đó, nếu không nó không đáng để bỏ chi

phí ra để thu thập, ngoài ra, lợi ích có được từ thông tin cũng phải cao hơn chi phí để

có được thông tin đó

Vậy nguồn thông tin của kế toán quản trị có thể lấy được ở đâu? Thông tin kế toán quản trị có thể lấy được từ hai nguồn chính

Thứ nhất, nguồn thông tin từ nội bộ doanh nghiệp bao gồm hệ thống sổ sách kế

toán tài chính, sổ theo dõi nhân sự, sổ theo dõi sản xuất, sổ theo dõi chi tiết thời gian

Thứ hai, nguồn thông tin từ bên ngoài: nguồn thông tin ngoài bao gồm thông tin

ban đầu thu thập được từ việc quan sát, phỏng vấn trực tiếp hoặc nguồn thứ cấp được tổng hợp qua sách báo, tạp chí, các bài viết, các báo cáo

1.1.4 So sánh kế toán quản trị với kế toán tài chính

a Điểm giống nhau:

Kế toán quản trị và kế toán tài chính là hai bộ phận không thể tách rời của kế toán doanh nghiệp, chúng có những điểm giống nhau:

Thứ nhất, cả kế toán tài chính và kế toán quản trị đều đề cập đến các sự kiện kinh

tế trong doanh nghiệp và đều quan tâm tới tài sản, nguồn vốn, chi phí, doanh thu, kết quả hoạt động

Thứ hai, cả kế toán tài chính và kế toán quản trị đều dựa trên hệ thống ghi chép ban đầu của kế toán Hệ thống ghi chép ban đầu là cơ sở để kế toán tài chính soạn thảo các báo cáo tài chính định kỳ cung cấp cho các đối tượng bên ngoài Đối với kế toán quản trị, hệ thống đó cũng là cơ sở để vận dụng, xử lý nhằm tạo ra các thông tin thích hợp cho việc ra quyết định của các nhà quản trị Kế toán quản trị sử dụng rộng rãi các ghi chép hàng ngày của kế toán tài chính, mặc dù có triển khai và tăng thêm số liệu cũng như nội dung của các thông tin đó

Thứ ba, cả kế toán tài chính và kế toán quản trị đều biểu hiện trách nhiệm của nhà quản lý Kế toán tài chính biểu hiện trách nhiệm của người quản lý cấp cao, còn kế toán quản trị biểu hiện trách nhiệm của các nhà quản lý cấp bên trong doanh nghiệp

Tiêu thức phân biệt Kế toán tài chính Kế toán quản trị

Đối tượng sử dụng thông

tin Chủ yếu là các đối tượng bên ngoài tổ chức, đơn vị (

cổ đông, người cho vay, khách hàng, nhà cung cấp, các ngân hàng, nhà đầu tư, các cơ quản quản lý Nhà nước )

Chủ yếu là đối tượng bên trong tổ chức, doanh nghiệp( Chủ doanh nghiệp, Ban giám đốc, Ban giám sát )

Nguyên tắc trình bày và

cung cấp thông tin Tuân theo các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán quốc tế

và quốc gia

Linh hoạt, thích hợp từng tình huống, từng đơn vị không bắt buộc tuân theo các nguyên tắc, chuẩn mực

kế toán chung các qui định của Nhà nước về kế toán quản trị(nếu có) cũng chỉ là hướng dẫn

Tính pháp lý Có tính pháp lệnh, tuân

theo qui định thống nhất của Luật, chế độ kế toán

Tùy thuộc đơn vị, mang tính nội bộ và thuộc thẩm quyền của nhà quản lý đơn

vị Đặc điểm thông tin Chủ yếu dưới hình thức giá

trị, thông tin thực hiện về những giao dịch, nghiệp vụ

đã phát sinh

Thu thập từ chứng từ ban đầu, qua quá trình ghi sổ, tổng hợp, báo cáo

Cả hình thức giá trị, hiện vật, lao động, thông tin chủ yếu hướng tới tương lai( hướng tới những sự kiện chưa phát sinh, sẽ phát sinh)

Thông tin thường không có sẵn nên cần phải thu thập

từ nhiều nguồn( dựa vào hệ thống ghi chép ban đầu của

kế toán, kết hợp với nguồn

từ các bộ phận liên quan) Hình thức báo cáo sử dụng Báo cáo tổng hợp, theo hệ

thống báo cáo tài chính, bắt buộc theo mẫu qui định

Báo cáo theo từng bộ phận, từng tình huống ra quyết định; linh hoạt theo yêu cầu quản lý, không bắt buộc theo khuôn mẫu

Kỳ báo cáo Định kỳ( tháng, quí, năm)

theo qui định Thường xuyên, kỳ ngắn, theo yêu cầu của nhà quản

lý(không qui định được kỳ báo cáo)

1.1.5 Một số nội dung chủ yếu của kế toán quản trị

Khoản 4.1, điều 4, Thông tư 53/2006/TT-BTC hướng dẫn một số nội dung chủ yếu của kế toán quản trị như sau:

™ Kế toán quản trị chi phí và giá thành sản phẩm;

™ Kế toán quản trị bán hàng và kết quả kinh doanh;

™ Phân tích mối quan hệ giữa chi phí, khối lượng và lợi nhuận;

™ Lựa chọn thông tin thích hợp cho việc ra quyết định;

™ Lập dự toán ngân sách sản xuất, kinh doanh;

™ Kế toán quản trị một số khoản mục khác:

+ Kế toán quản trị tài sản cố định (TSCĐ);

+ Kế toán quản trị hàng tồn kho;

+ Kế toán quản trị lao động và tiền lương;

Ngoài những nội dung chủ yếu nêu trên, doanh nghiệp có thể thực hiện các nội dung kế toán quản trị khác theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

1.2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ DOANH THU

1.2.1 Khái niệm về doanh thu

Doanh thu là một vấn đề cơ bản, quan trọng trong hoạt động của mỗi doanh nghiệp Mọi doanh nghiệp muốn có được kết quả kinh doanh tốt hay có được lợi nhuận trước hết họ phải tạo ra được doanh thu nghĩa là phải bán được hàng hóa, dịch

vụ của mình Doanh thu không phải là cái đích cuối cùng mà mỗi doanh nghiệp nhắm đến, tuy nhiên nó là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp

“Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường của doanh nghiệp,

góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu”.(Giáo trình Kế toán tài chính, GS.TS.Nguyễn

Đình Đỗ, TS Nguyễn Vũ Việt, Nhà xuất bản Tài chính 2008)

Theo chuẩn mực kế toán quốc tế số 18_Doanh thu(IAS 18) thì “ Doanh thu là giá trị gộp của lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp đạt được trong kỳ kế toán phát sinh từ các hoạt động kinh doanh bình thường của doanh nghiệp tạo nên sự gia tăng đối với vốn chủ sở hữu, ngoài phần tăng lên từ các khoản đóng góp thêm của các cổ đông”

Còn theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14_Doanh thu và thu nhập khác thì

“Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán,

phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu”

Như vậy khái niệm doanh thu có sự thống nhất cao giữa các tài liệu, các khái niệm đều tập trung nhấn mạnh các vấn đề cơ bản của doanh thu bao gồm:

Thứ nhất, doanh thu là tổng những lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được từ

các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường Hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường là những hoạt động sản xuất, kinh doanh chính của mỗi doanh nghiệp,

nó là nguồn tạo ra doanh thu chủ yếu Ngoài các hoạt động chính của mình, doanh nghiệp còn có các hoạt động khác, không thường xuyên phát sinh cũng mang lại những lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp nhưng không được coi là doanh thu là một phần của thu nhập khác

Thứ hai, doanh thu của doanh nghiệp được xác định cho một “kỳ kế toán” nhất

định.Kỳ kế toán là khoảng thời gian (chu kỳ) cho việc thực hiện ghi nhận hạch toán kế toán, kỳ kế toán thường là một năm Bởi vì doanh thu là một chỉ tiêu liên quan trực tiếp đến việc xác định kết quả hoạt động của một doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định nên doanh thu cũng thường được xác định theo một kỳ kế toán nhất định

Thứ ba, doanh thu là một yếu tố góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu ngoài phần

tăng lên do đóng góp của các cổ đông Phải khẳng định rằng doanh thu không trực tiếp làm tăng vốn chủ sở hữu mà doanh thu và thu nhập khác sau khi trừ đi toàn bộ các chi phí hoạt động của doanh nghiệp thì phần dư lợi nhuận dư ra sẽ được giữ lại một phần

để tăng vốn chủ sở hữu Như vậy ngoài phần đóng góp của các cổ đông bằng việc mua

cổ phiếu góp vốn) vào doanh nghiệp thì việc tăng doanh thu, tạo ra lợi nhuận kinh doanh là một con đường cơ bản để gia tăng vốn chủ sở hữu, gia tăng giá trị doanh nghiệp

Đoạn 04, chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14_Doanh thu và thu nhập khác cũng chỉ rất rõ điều này : “Doanh thu chỉ bao gồm tổng giá trị của các lợi ích kinh tế doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được Các khoản thu hộ bên thứ ba không phải là nguồn lợi ích kinh tế, không làm tăng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp sẽ không được coi là doanh thu (Ví dụ: Khi người nhận đại lý thu hộ tiền bán hàng cho đơn vị chủ hàng, thì doanh thu của người nhận đại lý chỉ là tiền hoa hồng được hưởng) Các khoản góp vốn của cổ đông hoặc chủ sở hữu làm tăng vốn chủ sở hữu nhưng không là doanh thu.”

Trong thực tế khái niệm doanh thu thuần được sử dụng nhiều hơn trong tất cả các báo cáo Doanh thu thuần được xác định bằng tổng doanh thu sau khi trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu hàng đã bán bị trả lại

Sau khi phát sinh bán hàng hóa, dịch vụ, phát sinh doanh thu, có những trường hợp doanh nghiệp cho khách hàng được hưởng các hình thức chiết khấu thương mại

do mua hàng với khối lượng lớn, hoặc phải giảm giá cho khách hàng do những lỗi về phẩm chất hàng hóa, hàng hóa sai qui cách, hàng hóa bị lỗi thời lạc thị hiếu, hoặc doanh nghiệp bị khách hàng trả lại hàng hóa đã mua tất cả các khoản trên đều phải được loại trừ ra khỏi doanh thu đế xác định kết quả Trong trường hợp không phát sinh các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán, hàng bán bị trả lại thì doanh thu thuần chính bằng doanh thu phát sinh

Cách xác định doanh thu: được qui định rất rõ trong chuẩn mực kế toán Việt

Nam số 14 như sau:

Doanh thu được xác định theo giá trị hợp lý của các khoản đã thu hoặc sẽ thu được, nghĩa là doanh thu phát sinh khi doanh nghiệp bán được hàng hóa, dịch vụ của mình cho khách hàng và khách hàng đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán Việc bán hàng tạo ra doanh thu đi liền với việc tạo ra một dòng tiền thu cho doanh nghiệp hoặc tạo ra một khoản phải thu mà doanh nghiệp sẽ thu được trong tương lai

Doanh thu phát sinh từ giao dịch được xác định bởi thỏa thuận giữa doanh nghiệp với bên mua hoặc bên sử dụng tài sản Nó được xác định bằng giá trị hợp lý của các khoản đã thu được hoặc sẽ thu được sau khi trừ (-) các khoản chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán và giá trị hàng bán bị trả lại Đối với các khoản tiền hoặc tương đương tiền không được nhận ngay thì doanh thu được xác định bằng cách quy đổi giá trị danh nghĩa của các khoản sẽ thu được trong tương lai về giá trị thực tế tại thời điểm ghi nhận doanh thu theo tỷ lệ lãi suất hiện hành Giá trị thực tế tại thời điểm ghi nhận doanh thu có thể nhỏ hơn giá trị danh nghĩa sẽ thu được trong tương lai

Khi hàng hóa hoặc dịch vụ được trao đổi để lấy hàng hóa hoặc dịch vụ tương tự

về bản chất và giá trị thì việc trao đổi đó không được coi là một giao dịch tạo ra doanh thu

Khi hàng hóa hoặc dịch vụ được trao đổi để lấy hàng hóa hoặc dịch vụ khác không tương tự thì việc trao đổi đó được coi là một giao dịch tạo ra doanh thu Trường hợp này doanh thu được xác định bằng giá trị hợp lý của hàng hóa hoặc dịch vụ nhận

về, sau khi điều chỉnh các khoản tiền hoặc tương đương tiền trả thêm hoặc thu thêm

Khi không xác định được giá trị hợp lý của hàng hóa hoặc dịch vụ nhận về thì doanh thu được xác định bằng giá trị hợp lý của hàng hóa hoặc dịch vụ đem trao đổi, sau khi điều chỉnh các khoản tiền hoặc tương đương tiền trả thêm hoặc thu thêm

Doanh thu được xác định trong một số trường hợp như sau:

- Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo

phương pháp khấu trừ, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là giá bán chưa có

thuế GTGT;

- Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ không thuộc diện chịu thuế GTGT, hoặc

chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì doanh thu bán hàng và cung cấp dịch

vụ là tổng giá thanh toán;

- Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế tiêu thụ đặc

biệt, hoặc thuế xuất khẩu thì doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giá thanh

toán (bao gồm cả thuế tiêu thụ đặc biệt, hoặc thuế xuất khẩu);

- Những doanh nghiệp nhận gia công vật tư, hàng hoá thì chỉ phản ánh vào doanh

thu bán hàng và cung cấp dịch vụ số tiền gia công thực tế được hưởng, không bao gồm

giá trị vật tư, hàng hoá nhận gia công

- Đối với hàng hoá nhận bán đại lý, ký gửi theo phương thức bán đúng giá hưởng

hoa hồng thì hạch toán vào doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phần hoa hồng

bán hàng mà doanh nghiệp được hưởng

- Trường hợp bán hàng theo phương thức trả chậm, trả góp thì doanh nghiệp ghi nhận doanh thu bán hàng theo giá bán trả ngay và ghi nhận vào doanh thu hoạt động tài chính về phần lãi tính trên khoản phải trả nhưng trả chậm phù hợp với thời điểm ghi nhận doanh thu được xác nhận

- Đối với trường hợp cho thuê tài sản, có nhận trước tiền cho thuê của nhiều năm thì doanh thu cung cấp dịch vụ ghi nhận của năm tài chính là số tiền cho thuê được xác định trên cơ sở lấy toàn bộ tổng số tiền thu được chia cho số năm cho thuê tài sản

1.2.2 Nội dung doanh thu và ghi nhận doanh thu

Nội dung và tiêu chuẩn ghi nhận doanh thu được qui định cụ thể cho từng loại doanh thu phát sinh bao gồm doanh thu bán hàng, doanh thu cung cấp dịch vụ, doanh thu từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi nhuận được chia

a, Doanh thu bán hàng

Doanh thu bỏn hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn tất cả năm (5) điều kiện sau:

(a) Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua;

(b) Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa;

(c) Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;

(d) Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng;

(e) Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

Doanh nghiệp phải xác định thời điểm chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa cho người mua trong từng trường hợp cụ thể Trong hầu hết các trường hợp, thời điểm chuyển giao phần lớn rủi ro trùng với thời điểm chuyển giao lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hợp pháp hoặc quyền kiểm soát hàng hóa cho người mua

Trường hợp doanh nghiệp vẫn còn chịu phần lớn rủi ro gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa thì giao dịch không được coi là hoạt động bán hàng và doanh thu không được ghi nhận Doanh nghiệp còn phải chịu rủi ro gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa dưới nhiều hình thức khác nhau, như:

(a) Doanh nghiệp còn phải chịu trách nhiệm để đảm bảo cho tài sản được hoạt động bình thường mà việc này không nằm trong các điều khoản bảo hành thông thường;

(b) Khi việc thanh toán tiền bán hàng còn chưa chắc chắn và phụ thuộc vào người mua hàng hóa đó;

(c) Khi hàng hóa được giao còn chờ lắp đặt và việc lắp đặt đó là một phần quan trọng của hợp đồng mà doanh nghiệp chưa hoàn thành;

(d) Khi người mua có quyền huỷ bỏ việc mua hàng vì một lý do nào đó được nêu trong hợp đồng mua bán và doanh nghiệp chưa chắc chắn về khả năng hàng bán có bị trả lại hay không

Nếu doanh nghiệp chỉ còn phải chịu một phần nhỏ rủi ro gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa thì việc bán hàng được xác định và doanh thu được ghi nhận Ví dụ doanh nghiệp còn nắm giữ giấy tờ về quyền sở hữu hàng hóa chỉ để đảm bảo sẽ nhận được đủ các khoản thanh toán

Doanh thu bán hàng được ghi nhận chỉ khi đảm bảo là doanh nghiệp nhận được lợi ích kinh tế từ giao dịch Trường hợp lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng còn phụ thuộc yếu tố không chắc chắn thì chỉ ghi nhận doanh thu khi yếu tố không chắc chắn

này đó xử lý xong (ví dụ, khi doanh nghiệp không chắc chắn là chính phủ nước sở tại

có chấp nhận chuyển tiền bán hàng ở nước ngoài về hay không) Nếu doanh thu đã được ghi nhận trong trường hợp chưa thu được tiền thì khi xác định khoản tiền nợ phải thu này là không thu được thì phải hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ

mà không được ghi giảm doanh thu Khi xác định khoản phải thu là không chắc chắn thu được (nợ phải thu khó đòi) thì phải lập dự phòng nợ phải thu khó đòi mà không ghi giảm doanh thu Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi được thì được bù đắp bằng nguồn dự phòng nợ phải thu khó đòi

Doanh thu và chi phí liên quan tới cùng một giao dịch phải được ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp Các chi phí, bao gồm cả chi phí phát sinh sau ngày giao hàng (như chi phí bảo hành và chi phí khác), thường được xác định chắc chắn khi các điều kiện ghi nhận doanh thu được thỏa mãn Các khoản tiền nhận trước của khách hàng không được ghi nhận là doanh thu mà được ghi nhận là một khoản nợ phải trả tại thời điểm nhận tiền trước của khách hàng Khoản nợ phải trả về số tiền nhận trước của khách hàng chỉ được ghi nhận là doanh thu khi đồng thời thỏa mãn năm (5) điều kiện quy định

b, Doanh thu cung cấp dịch vụ

Doanh thu của giao dịch về cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi kết quả của giao dịch đã được xác định một cách đáng tin cậy Trường hợp giao dịch về cung cấp dịch

vụ liên quan đến nhiều kỳ thì doanh thu được ghi nhận trong kỳ theo kết quả phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng Cân đối kế toán của kỳ đó Kết quả của giao dịch cung cấp dịch vụ được xác định khi thỏa mãn tất cả bốn (4) điều kiện sau: (a) Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;

(b) Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó;

(c) Xác định được phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng Cân đối kế toán;

(d) Xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó

Trường hợp giao dịch về cung cấp dịch vụ thực hiện trong nhiều kỳ kế toán thì việc xác định doanh thu của dịch vụ trong từng kỳ thường được thực hiện theo phương pháp tỷ lệ hoàn thành Theo phương pháp này, doanh thu được ghi nhận trong kỳ kế toán được xác định theo tỷ lệ phần công việc đã hoàn thành

Doanh thu cung cấp dịch vụ chỉ được ghi nhận khi đảm bảo là doanh nghiệp

ghi nhận thì phải hạch toán vào chi phí mà không được ghi giảm doanh thu Khi không chắc chắn thu hồi được một khoản mà trước đã đó ghi vào doanh thu (Nợ phải thu khó đòi) thì phải lập dự phòng nợ phải thu khó đòi mà không ghi giảm doanh thu Khoản

nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi được thì được bù đắp bằng nguồn dự phòng nợ phải thu khó đòi

Doanh nghiệp cú thể ước tính doanh thu cung cấp dịch vụ khi thỏa thuận được với bên đối tác giao dịch những điều kiện sau:

(a) Trách nhiệm và quyền của mỗi bên trong việc cung cấp hoặc nhận dịch vụ; (b) Giá thanh toán;

(c) Thời hạn và phương thức thanh toán

Để ước tính doanh thu cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp phải có hệ thống kế hoạch tài chính và kế toán phù hợp Khi cần thiết, doanh nghiệp có quyền xem xét và sửa đổi cách ước tính doanh thu trong quá trình cung cấp dịch vụ

Phần công việc đã hoàn thành được xác định theo một trong ba phương pháp sau, tuỳ thuộc vào bản chất của dịch vụ:

(a) Đánh giá phần công việc đã hoàn thành;

(b) So sánh tỷ lệ (%) giữa khối lượng công việc đã hoàn thành với tổng khối lượng công việc phải hoàn thành;

(c) Tỷ lệ (%) chi phí đã phát sinh so với tổng chi phí ước tính để hoàn thành toàn

chi phí để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ Khi có bằng chứng tin cậy về các chi phí đó phát sinh sẽ thu hồi được thì doanh thu được ghi nhận theo quy định

c, Doanh thu từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi nhuận được chia

Doanh thu phát sinh từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi nhuận được chia của doanh nghiệp được ghi nhận khi thỏa mãn đồng thời hai (2) điều kiện sau:

(a) Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch đó;

(b) Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn

Doanh thu từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi nhuận được chia được ghi nhận trên cơ sở:

(a) Tiền lãi được ghi nhận trên cơ sở thời gian và lãi suất thực tế từng kỳ;

(b) Tiền bản quyền được ghi nhận trên cơ sở dồn tích phù hợp với hợp đồng; (c) Cổ tức và lợi nhuận được chia được ghi nhận khi cổ đông được quyền nhận

cổ tức hoặc các bên tham gia góp vốn được quyền nhận lợi nhuận từ việc góp vốn Lãi suất thực tế là tỷ lệ lãi dùng để quy đổi các khoản tiền nhận được trong tương lai trong suốt thời gian cho bên khác sử dụng tài sản về giá trị ghi nhận ban đầu tại thời điểm chuyển giao tài sản cho bên sử dụng Doanh thu tiền lãi bao gồm số phân bổ các khoản chiết khấu, phụ trội, các khoản lãi nhận trước hoặc các khoản chênh lệch giữa giá trị ghi sổ ban đầu của công cụ nợ và giá trị của nó khi đáo hạn

Khi tiền lãi chưa thu của một khoản đầu tư đã được dồn tích trước khi doanh nghiệp mua lại khoản đầu tư đó, thì khi thu được tiền lãi từ khoản đầu tư, doanh nghiệp phải phân bổ vào cả các kỳ trước khi nó được mua Chỉ có phần tiền lãi của các kỳ sau khi khoản đầu tư được mua mới được ghi nhận là doanh thu của doanh nghiệp Phần tiền lãi của các kỳ trước khi khoản đầu tư được mua được hạch toán giảm giá trị của chính khoản đầu tư đó

Tiền bản quyền được tính dồn tích căn cứ vào các điều khoản của hợp đồng (ví

dụ như tiền bản quyền của một cuốn sách được tính dồn tích trên cơ sở số lượng sách xuất bản từng lần và theo từng lần xuất bản) hoặc tính trên cơ sở hợp đồng từng lần Doanh thu được ghi nhận khi đảm bảo là doanh nghiệp nhận được lợi ích kinh tế

từ giao dịch Khi không thể thu hồi một khoản mà trước đó đã ghi vào doanh thu thì khoản có khả năng không thu hồi được hoặc không chắc chắn thu hồi được đó phải hạch toán vào chi phí phát sinh trong kỳ, không ghi giảm doanh thu

1.2.3 Các thông tin về doanh thu theo yêu cầu quản trị

Con số về doanh thu trong các báo cáo kế toán tài chính chỉ thể hiện một con số

hình thành từ việc bán những hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ nào và mỗi sản phẩm hàng hóa, dịch vụ đóng góp bao nhiêu vào doanh thu

Các nhà quản trị ngược lại lại rất cần những thông tin chi tiết về doanh thu, cơ cấu doanh thu mà doanh nghiệp đang có không chỉ thể hiện bằng tiền mà còn cả bằng

số lượng kết hợp với các thông tin quản trị về chi phí để từ đó có những quyết định về

cơ cấu hàng hóa sản phẩm dịch vụ cung cấp, có tiếp tục kinh doanh một loại hàng hóa dịch vụ hay không, hay có chấp nhận một đơn hàng đặc biệt hay không

Chúng ta đều biết một trong những chỉ tiêu rất quan trọng liên quan đến việc ra quyết định cơ cấu kinh doanh các sản phẩm hàng hóa, dịch vụ của một doanh nghiệp

là chỉ tiêu lãi trên biến phí( hay số dư đảm phí, lãi góp ) Chỉ tiêu này được tính bằng doanh thu trừ phần biến phí tương ứng tạo ra doanh thu đó Và lãi trên biến phí đơn vị được tính bằng giá bán của một đơn vị sản phẩm trừ đi phần biến phí đơn vị của sản phẩm đó Thông thường, trong cơ cấu sản phẩm của một doanh nghiệp, một sản phẩm

có lãi trên biến phí cao hơn sẽ đóng góp nhiều hơn vào việc tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp Vì vậy, các nhà quản trị luôn phải tìm cách để xác định xem đâu là những hàng hóa, hay dịch vụ có tỉ suất lái trên biến phí cao để ưu tiên giành các nguồn lực của doanh nghiệp cho việc thúc đẩy kinh doanh các sản phẩm đó

Và để xác định được chỉ tiêu lãi trên biến phí của một loại hàng hóa, dịch vụ thì thông tin đầu tiên, quan trọng chính là thông tin về doanh thu của loại hàng hóa, dịch

vụ đó Vì vậy có thể kết luận rằng một trong những yêu cầu hàng đầu đối với thông tin

về doanh thu cần thiết cho công tác quản trị của một doanh nghiệp là thông tin về cơ cấu doanh thu của các sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp đang kinh doanh Bên cạnh thông tin về cơ cấu doanh thu theo sản phẩm, một thông tin khác cũng không kém phần quan trọng là thông tin về cơ cấu doanh thu theo bộ phận Thông tin

về cơ cấu doanh thu theo bộ phận đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm đồng loạt với khối lượng lớn trên nhiều thị trường Cơ cấu doanh thu theo bộ phận( thị trường) sẽ giúp cho nhà quản trị đánh giá được những thị trường tiềm năng, có khả năng tiêu thụ lớn, đóng góp nhiều vào tổng doanh thu của doanh nghiệp

từ đó có các chính sách phù hợp để thúc đẩy

Một thông tin nữa về doanh thu mà nhiều các nhà quản trị cũng rất quan tâm chính là thông tin so sánh doanh thu của cùng một loại sản phẩm hàng hóa, dịch vụ hoặc của cùng một bộ phận( thị trường) qua các kỳ Việc so sánh doanh thu của một loại sản phẩm hàng hóa, hay của một bộ phận qua các kỳ sẽ giúp cho nhà quản trị đánh giá được mức độ tăng trưởng về doanh thu của sản phẩm hàng hóa, hay của bộ phận

đó Qua đó, nhà quản trị có thể nhận biết được sản phẩm hàng hóa hay thị trường đang phát triển ở giai đoạn nào trong vòng đời của sản phẩm để có những chính sách thích hợp

Nói tóm lại để phục vụ tốt cho yêu cầu quản trị tại mỗi doanh nghiệp, thông tin

về doanh thu cần phải được đáp ứng được đầy đủ không chỉ là thông tin về tổng số tiền

mà còn là thông tin về cơ cấu doanh thu, số lượng sản phẩm tiêu thụ, thông tin so sánh

về doanh thu qua các kỳ Chỉ có như vậy các nhà quản trị mới có đầy đủ thông tin để phân tích, đánh giá và đưa ra các quyết định phù hợp

1.3 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KHOẢN PHẢI THU VÀ QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU

1.3.1 Khái niệm về khoản phải thu

Trong nền kinh tế việc mua hàng và thanh toán tiền luôn gắn liền với nhau Người bán ngoài việc muốn bán được hàng còn luôn muốn thu được tiền ngay Ngược lại, người mua hàng muốn mua được hàng đồng thời lại muốn trì hoãn việc thanh toán tiền hàng trong một khoảng thời gian nhất định Tất nhiên với lần mua hàng đầu tiên, khi người bán và người mua chưa biết về nhau thì việc thanh toán ngay là việc đương nhiên Nhưng qua nhiều lần mua hàng, người mua, người bán tìm hiểu thông tin về nhau và cũng để thúc đẩy hoạt động bán hàng, người bán sẽ có các chính sách cho người mua được mua chịu có nghĩa là được mua hàng và được thanh toán chậm trong một khoảng thời gian nhất định

Khi bán chịu, các khoản nợ của khách hàng được kế toán theo dõi trên bảng cân

đối kế toán của người bán và thể hiện thành các “khoản phải thu”

“Các khoản phải thu là khoản nợ của các cá nhân, các tổ chức đơn vị bên trong

và bên ngoài doanh nghiệp về số tiền mua sản phẩm, hàng hóa, vật tư và các khoản

dịch vụ khác chưa thanh toán cho doanh nghiệp”(GS.TS Ngô Thế Chi, Giáo trình kế

toán tài chính, Nhà xuất bản Tài chính 2008)

“ Hàng hóa và dịch vụ thường được bán cho khách hàng theo phương thức trả chậm và khoản tiền này được gọi là khoản phải thu của khách hàng Phải thu của khách hàng tăng lên theo các thương vụ bán trả chậm và giảm đi khi khách hàng chi

trả, được phản ánh vào tài khoản Phải thu của khách hàng”( Đặng Kim Cương,

Nguyên lý kế toán Mỹ, Nhà xuất bản Thống kê 2010)

Trên Bảng cân đối kế toán của tất cả các doanh nghiệp đều có sự hiện diện của chỉ tiêu khoản phải thu của khách hàng Tùy vào chính sách bán chịu, lĩnh vực kinh

doanh của doanh nghiệp mà khoản mục này chiếm tỉ trọng lớn hay nhỏ Đây là một chỉ tiêu quan trọng trong vốn lưu động của doanh nghiệp

1.3.2 Vai trò và bản chất của khoản phải thu

a, Vai trò của khoản phải thu

Dưới góc độ quản trị, các nhà quản trị có thể giá tăng giá trị cho vốn cổ đông bằng cách tác động đến việc đầu tư vốn lưu động vào khoản phải thu, xác định thời hạn bán chịu và xây dựng hệ thống tiêu chuẩn bán chịu

Quản trị tốt khoản phải thu góp phần làm tăng giá trị vốn cổ đông, ngược lại quản trị khoản phải thu kém hiệu quả sẽ làm giảm giá trị vốn cổ đông Điều này đã thể hiện rất rõ ai trò của khoản phải thu tác động đến tình hình tài chính cũng như hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp:

Thứ nhất, bởi vì khoản phải thu là tài sản ngắn hạn thường được trang trải bởi

nguồn huy động vốn ngắn hạn nên sẽ rất lãng phí nếu khoản phải thu quá lớn Đôi khi một tỉ lệ khoản phải thu cao cũng là một tín hiệu cho thấy có nhiều khoản phải thu được thanh toán không đúng hạn thậm chí là nợ xấu, khó đòi Xa hơn, nếu không được giám sát tốt khoản phải thu có thể vượt khỏi tấm kiểm soát và trở thành mầm mống cho những trục trặc trong tính thanh khoản của doanh nghiệp

Thứ hai, nếu điều khoản bán chịu của doanh nghiệp không có tính cạnh tranh so

với các đối thủ cạnh tranh cùng ngành thì về lâu dài sẽ khó thu hút được khách hàng, làm giảm khả năng sinh lời của doanh nghiệp

Cuối cùng, nếu doanh nghiệp xây dựng tiêu chuẩn bán chịu không phù hợp thì doanh nghiệp sẽ tự đánh mất khách hàng, làm suy giảm doanh thu do các tiêu chuẩn bán chịu quá thắt chặt hoặc doanh nghiệp sẽ không thu hồi được công nợ nếu tiêu chuẩn bán chịu quá lỏng lẻo Cả hai điều này đều có khả năng làm giảm giá trị vốn chủ

sở hữu doanh nghiệp

b Bản chất của khoản phải thu

Khoản phải thu phát sinh trực tiếp từ các giao dịch bán chịu hàng hóa, dịch vụ Khi một giao dịch bán chịu phát sinh có nghĩa là người bán tự nguyện chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa dịch vụ của mình cho người mua với cam kết sẽ thanh toán tiền vào một ngày xác định trong tương lai

Trong nền kinh tế hiện nay, các khoản mua bán chịu thường được nhắc đến với thuật ngữ “Tín dụng thương mại” Thông thường tại các doanh nghiệp, tín dụng thương mại có xu hướng cao hơn tín dụng ngân hàng Bất kể ai, dù là cá nhân hay

doanh nghiệp khi áp dụng tín dụng thương mại đều nhận thây hai lợi ích tối thiểu của

nó đó là doanh thu tăng và hiệu quả của lợi ích so với chi phí

Tất nhiên, khách hàng có thể đi vay ngắn hạn tại các ngân hàng thương mại nhưng họ sẽ phải trả lãi suất cao hơn, và mất nhiều thời gian, thủ tục hơn Có nhiều người cho rằng mua chịu là một kiểu “chiếm dụng vốn” mà không phải trả lãi, kỳ thực

là tiền lãi đã hàm chứa trong giá bán chịu rồi

Đối với các nhà quản trị bán hàng, khoản phải thu phát sinh từ các giao dịch mua bán chịu hay tín dụng thương mại đem tới cho họ hai cái lợi:

Thứ nhất, sự thuận tiện của việc mua chịu sẽ có tác dụng kích thích khách hàng,

làm tăng doanh thu cho doanh nghiệp

Thứ hai, việc bán chịu sẽ tạo uy tín và ổn định tương đối cho doanh nghiệp do

doanh nghiệp có được nhiều khách hàng “ruột” thường xuyên

So với tín dụng ngân hàng, tín dụng thương mại có những lợi thế nhất định:

Thứ nhất là lợi thế về thông tin vì người bán thường xuyên trao đổi, giám sát

người mua, đánh giá quá trình thanh toán và quan trọng hơn là những thông tin này là một phần tất yếu trong các giao dịch mua bán chịu nên không cần phải mất chi phí để

có được thông tin

Thứ hai là lợi thế về kiểm soát vì người mua lệ thuộc vào hệ thống cung cấp của

người bán nên tất yếu chịu sự kiểm soát của người bán một cách tự nguyện

Thứ ba là lợi thế về thu hồi, khi người mua không có khả năng thanh toán, người

bán có thể thu hồi lại hàng hóa và chuyển cho khách hàng khác Điều này thực hiện dễ dàng hơn và tiết kiệm chi phí hơn việc ngân hàng đứng ra phát mãi tài sản khi người đi vay không có khả năng thanh toán

Để tìm hiểu rõ hơn bản chất của giao dịch mua bán chịu, ta sẽ đánh giá động cơ của các bên khi tham gia mua bán chịu

Thứ nhất về động cơ tài chính, bình thường khi bán chịu, người bán lấy giá cao

hơn do đã ngầm định một lãi suất chiết khấu bằng hoặc cao hơn lãi suất ngân hàng Người bán cũng có lợi thế về chi phí so với ngân hàng do: có sự tương đồng giữa các khách hàng; thông tin thu thập được trong quá trình bán hàng như qui mô và tần số đơn hàng, lịch trả nợ và tình hình chiết khấu; khả năng phát sinh nợ xấu thấp vì hàng hóa mua vào gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh của người mua; khả năng thu hồi khi người mua không có khả năng thanh toán cao hơn

Thứ hai về động cơ hoạt động, nhà cung cấp phản ứng với sự biến động của nhu

cầu hàng hóa qua cách mà họ bán chịu, thay vì phải tốn kém chi phí nhiều hơn để gia tăng công suất hoặc thay đổi mức tồn kho

Thứ ba về động cơ chi phí, chi phí cho hợp đồng đối với người mua sẽ được tiết

kiệm do họ có thể kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa trước khi chấp nhận thanh toán Người bán tránh được rủi ro do giao nhận tiền mặt thường xuyên

Ngày nay, các giao dịch mua bán chịu ngày càng trở nên phổ biến Tuy nhiên theo dự đoán trong tương lai, các giao dịch mua bán chịu sé giảm do xuất hiện các xu hướng: các công ty đặt mục tiêu tối thiểu hóa vốn lưu động trong đó có các khoản phải thu phát sinh do mua bán chịu; do có sự kết nối thông tin trong quản trị; và sự phát triển nhanh chóng của thương mại điện tử làm rút ngắn chu kỳ luân chuyển tiền tệ

1.3.3 Quản trị khoản phải thu

1.3.3.1 Chức năng của quản trị khoản phải thu

Công tác quản trị khoản phải thu trong mỗi doanh nghiệp phải thực hiện được

các chức năng chính là:

Kiểm soát nợ xấu và các khoản phải thu hiện hành nhằm duy trì khả năng linh hoạt về tài chính Vì chỉ tiêu khoản phải thu thường chiếm tỉ trọng đáng kể trong

tài sản lưu động ngắn hạn của doanh nghiệp nên những biến động của khoản phải thu

sẽ có ảnh hưởng tới tình hình tài chính của doanh nghiệp Nếu để phát sinh các khoản

nợ xấu, khó đòi doanh nghiệp sẽ phải sử dụng nguồn dự phòng tài chính để bù đắp do

đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh cũng như tình hình tài chính của doanh nghiệp

Tối ưu hóa cơ cấu tài sản của doanh nghiệp, chuyển khoản phải thu thành tiền đúng thời hạn Khoản phải thu là một khoản mục tài sản ngắn hạn trên Bảng cân

đối kế toán và thường được tài trợ bằng các nguồn vốn ngắn hạn Việc duy trì một tỉ lệ khoản phải thu phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa được cơ cấu tài sản của mình Việc giám sát, đôn đốc để các khoản phải thu chuyển hóa thành tiền đúng thời hạn sẽ

có tác động tích cực đến tình hình tài chính của doanh nghiệp đặc biệt là khả năng thanh toán

Phân tích rủi ro khách hàng và quyết định đáp ứng yêu cầu mua chịu của khách hàng Đây là một chức năng rất quan trọng của quản trị các khoản phải thu

Nếu doanh nghiệp phân tích tốt các thông tin về khách hàng để xây dựng được một chính sách bán chịu phù hợp thì không những thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hóa của

doanh nghiệp, nâng cao uy tín của doanh nghiệp với khách hàng, đồng thời đảm bảo được tình hình tài chính của doanh nghiệp ổn định, lành mạnh

Nhà quản trị vừa phải thực hiện chức năng của mình nhằm đạt được mục tiêu vừa phải giảm thiểu chi phí quản trị, giám sát liên tục và kiểm soát kịp thời mọi thông tin liên quan đến khoản phải thu

1.3.3.2 Chính sách bán chịu

Công việc đầu tiên của quản trị các khoản phải thu là phải xây dựng được một chính sách bán chịu phù hợp Trong môi trường cạnh tranh, các doanh nghiệp không tự mình chủ quan quyết định chính sách bán chịu mà thường tham khảo các doanh nghiệp cùng nghành Vì vậy điểm khác biệt còn lại giữa các doanh nghiệp chỉ là về hình thức

và phạm vi bán chịu

Chính sách bán chịu của mỗi doanh nghiệp thường được cấu thành bởi 4 yếu tố

• Tiêu chuẩn bán chịu

• Điều khoản bán chịu

• Hạn mức bán chịu

• Quy trình thu tiền

a, Tiêu chuẩn bán chịu:

Những điều kiện tối thiểu về uy tín của khách hàng để được chấp nhận bán chịu gọi là tiêu chuẩn bản chịu Dựa trên cơ sở phân tích tài chính và những thông tin phi tài chính, người phân tích sẽ đánh giá khách hàng có đủ tiêu chuẩn bán chịu hay không Những khách hàng mới thường được cấp một hạn mức bán chịu thấp và thường phải có đảm bảo bằng tài sản hoặc bảo lãnh của ngân hàng trong khi những khách hàng lớn, khách hàng thường xuyên thì đôi khi không cần phải có những điều kiện ràng buộc chặt như vậy

Để xây dựng được tiêu chuẩn bán chịu, các doanh nghiệp thường sử dụng công thức 5C đế đánh giá khách hàng dựa trên 5 tiêu chí: Tư cách( Character), vốn( Cappital), khả năng trả nợ( Capacity), điều kiện kinh doanh(Condition), và tài sản đảm bảo( Collateral)

Tư cách là tiêu chí đầu tiên, quan trọng nhất đánh giá uy tín của khách hàng Nó

được hiểu là đạo đức, lòng tin, khả năng và chất lượng quản lý, sự sẵn sàng trả nợ Trách nhiệm trả nợ được thể hiện khi nợ quá hạn phát sinh Vì thế, người phân tích cần dựa vào dữ liệu quá khứ về việc trả nợ và những đánh giá của cá đối tác khác của khách hàng

Vốn ở đây được hiểu là giá trị tài sản ròng hay chênh lệch giữa tổng tài sản và nợ

phải trả, là những gì còn lại nếu phải thanh lý tài sản để trang trải cho các nghĩa vụ nợ Tuy nhiên, con số thuần túy dựa trên sổ sách này trên thực tế không có nhiều ý nghĩa lắm bởi vì một khi phải thanh lý doanh nghiệp để trang trải các nghĩa vụ nợ thì tài sản thường sẽ được bán theo giá thị trường và giá này thường thấp hơn so với giá trị ghi trên sổ sách

Khả năng trả nợ là khả năng tạo ra dòng tiền từ hoạt động kinh doanh để trả nợ

khi đến hạn Khả năng này thường được phân tích chủ quan dựa trên dữ liệu tài chính công bố và nhận định về tương lai trong điều kiện nền kinh tế phát triển bình thường Công cụ đánh giá tốt nhất khả năng trả nợ của khách hàng là các báo cáo lưu chuyển tiền trong quá khứ và báo cáo lưu chuyển tiền dự toán

Điều kiện kinh doanh có thể bao gồm các yếu tố khách quan, tương đối khó

định lượng như bối cảnh nền kinh tế và môi trường kinh doanh, tình hình chung của ngành và lý do của nhu cầu mua chịu

Tài sản đảm bảo là tiêu chuẩn không mấy quan trọng trong quan hệ mua bán

chịu Khách hàng cam kết sử dụng tài sản của mình làm bảo đảm cho khoản mua chịu

và người bán có quyền yêu cầu khách hàng bán tài sản để trả nợ Tuy nhiên trên thực

tế rất ít trương hợp bán chịu có tài sản đảm bảo

b, Điều khoản bán chịu

Thời gian mà khách hàng được chậm trả và tỉ lệ chiết khấu do thanh toán sớm nếu có được gọi chung là điều khoản bán chịu Trong cùng một ngành, điều khoản bán chịu của các doanh nghiệp thường gần giống nhau Các yếu tố này được xác định như sau:

Thứ nhất, thời hạn thanh toán, có thể tính từ ngày ghi trên hóa đơn hoặc từ ngày

nhận được hàng cho đến ngày thanh toán, tùy vào điều khoản hợp đồng Đối với người bán, ngày thanh toán là ngày nhận được tiền mặt vào quĩ hoặc ngày ngân hàng báo Có khoản thanh toán của khách hàng trên tài khoản ngân hàng của người bán

Thời hạn thanh toán phụ thuộc vào tình hình tiêu thụ sản phẩm của ngành trên thị trường bao gồm đặc điểm của sản phẩm, cơ cấu thị trường và điều kiện thị trường Điều khoản bán chịu về thời hạn thanh toán được người bán xác định dựa trên điều kiện cạnh tranh nhưng ít khi có sự khác biệt lớn giữa những người bán trong cùng ngành Tuy nhiên trong một số trường hợp, những người bán có thị phần lớn hoặc có lợi thế cạnh tranh đặc biệt sẽ có cơ hội đơn phương thay đổi điều khoản bán chịu và

ngược lại trong một số trường hợp các khách hàng lớn cũng có những cơ hội của riêng mình để mặc cả với nhà cung cấp về điều khoản bán chịu

Thứ hai, tỉ lệ chiết khấu thanh toán, là tỉ lệ phần trăm được khấu trừ trên hóa đơn

nếu khách hàng thanh toán trong một khoản thời gian nhất định nào đó Chiết khấu thanh toán là một điều khoản bán chịu quan trọng

Chiết khấu thanh toán tùy thuộc vào nhà cung cấp, uy tín của khách hàng, lịch sử quan hệ mua bán chịu, qui mô của đơn hàng và thời điểm diễn ra giao dịch mua bán

c, Hạn mức bán chịu

Tổng số tiền của tất cả các đơn hàng, các hợp đồng mua bán mà khách hàng được chậm thanh toán cho nhà cung cấp gọi là hạn mức bán chịu Hạn mức bán chịu giống như “quota” cho khách hàng, khi mua chịu thì hạn mức sẽ giảm đi và ngược lại khi thanh toán hạn mức sẽ tự động tăng trở lại

Vậy hạn mức bán chịu như thế nào là phù hợp? Đây là một câu hỏi rất khó để trả lời Tất nhiên, xác định hạn mức bán chịu trước hết phải dựa vào nhu cầu của khách hàng, chúng ta không thể áp đặt mức bán chịu là 1 triệu đồng cho yêu cầu mua chịu

100 triệu đồng được Vậy hạn mức bao nhiêu là phù hợp, một số liệu kinh nghiệm cho thấy hạn mức là khoảng 10% trên giá trị tài sản ròng của khách hàng hoặc hạn mức cao nhất mà nhà cung cấp khác đang áp dụng cho khách hàng( Công ty xếp hạng tín dụng Duns & Bradstreet, website: http://www.dnp.com./us)

Hầu hết các công ty lớn trên thế giới áp dụng phương pháp này kết hợp với kết quả đánh giá các chỉ tiêu tài chính và báo cáo xếp hạng của các công ty xếp hạng tín dụng chuyên nghiệp

d, Quy trình thu tiền

Quy trình thu tiền bao gồm các báo cáo chi tiết liên quan đến thời điểm và cách thức thu hồi các khoản nợ đã quá hạn Quy trình này qui định thời hạn thu tiền, các biện pháp xử lý kể từ khi khoản nợ bị quá hạn và những trường hợp cần yêu cầu sự tham gia của bên thứ ba

1.3.3.3 Quy trình ra quyết định bán chịu

Qui trình ra quyết định bán chịu sẽ đạt hiệu quả cao hơn nếu ta hiểu rõ từng công việc phải làm trước khi ra quyết định Sơ đồ 1.3.1.Quy trình ra quyết định bán chịu sẽ khái quát cho chúng ta qui trình ra quyết định bán chịu

Sơ đồ 1.2 Quy trình ra quyết định bán chịu

Theo đó, khi nhận đề nghị từ khách hàng mới hoặc đề nghị gia tăng hạn mức mua chịu của khách hàng hiện tại, người bán cần quyết định có nên tiến hành điều tra khách hàng hay không

Nếu chấp nhận điều tra, người bán phải tìm kiếm thông tin từ nhiều nguồn khác nhau và tiến hành điều tra chi tiết, mức độ điều tra phù hợp với qui mô của khoản bán chịu

Trường hợp khoản bán chịu được chấp thuận, bộ phận theo dõi bán chịu phải xác định hạn mức bán chịu tối đa và thời hạn bán chịu cụ thể Sau khi giao hàng, người bán sẽ gửi hóa đơn và theo dõi trên sổ sách về khoản phải thu từ khách hàng Với người mua, khi nhận hàng sẽ kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hóa, đối chiếu với đơn đặt hàng và theo dõi trên sổ kế toán là một khoản phải trả cho người bán

Người mua sẽ quyết định thời điểm thanh toán, thanh toán sớm để được hưởng chiết khấu theo điều khoản mua chịu hoặc sẽ thanh toán vào cuối thời hạn cho phép Nếu việc thanh toán được thực hiện đúng hạn, quy trình bán chịu sẽ được lặp lại cho các đơn hàng tiếp theo Cũng có trường hợp người mua không trả tiền đúng hạn thì người bán sẽ phải yêu cầu người mua phải thanh toán đúng hạn theo điều khoản bán chịu đã ghi trong hợp đồng mua bán, nếu người mua vẫn tiếp tục không thanh toán theo đúng điều khoản bán chịu qui định thì sẽ cần phải có sự can thiệp của bên thứ ba

1.3.3.4 Lập dự phòng phải thu khó đòi

Dù đã quản lý chặt chẽ tất cả các khoản phải thu phát sinh nhưng sẽ có những trường hợp có những khoản phải thu vượt ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp mà doanh nghiệp không thể thu hồi được, gây ra tình trạng thất thoát một phần tài sản của doanh nghiệp đó là trường hợp phát sinh các khoản nợ phải thu khó đòi

“Các khoản nợ phải thu khó đòi là các khoản nợ mà người mắc nợ không có khả

năng trả nợ đúng kỳ hạn.”(GS.TS Ngô Thế Chi, Giáo trình kế toán tài chính, Nhà xuất

bản Tài chính 2008)

Việc phát sinh các khoản nợ phải thu khó đòi có khả năng ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp dẫn đến nguy cơ thất thoát một phần tài sản của doanh nghiệp Để tránh tình trạng tình hình tài chính của doanh nghiệp bị ảnh hưởng khi có các khoản nợ khó đòi phát sinh, phù hợp với nguyên tắc thận trọng trong kế toán, các doanh nghiệp phải lập dự phòng phải thu khó đòi khi có những bằng chứng tin cậy về việc phát sinh các khoản nợ phải thu khó đòi

Nhận đơn đặt hàng

và đề nghị mua chịu

Khách hàng đề nghị tăng khoản bán chịu

Xem xét các yếu

tố thay đổi trong tình trạng khách hàng

Điều tra lại khách hàng

Điều tra tối thiểu:

Tình hình thanh toán trong quá khứ, phân tích tài chính

Quyết định bán chịu

Giao hàng, xuất hóa đơn, ghi tăng khoản phải thu Thu tiền khách hàng

Cập nhật tài khoản phải thu Tiếp tục quy trình mới

Kiểm tra số dư khoản phải thu mới

và hạn mức bán chịu

Chấm điểm

Lập dự phòng phải thu khó đòi là việc doanh nghiệp trích trước vào chi phí của doanh nghiệp một khoản chi để khi có các khoản phải thu khó đòi phát sinh, doanh nghiệp không thu được tiền thì tình hình tài chính của doanh nghiệp không bị ảnh hưởng Việc lập dự phòng phải thu khó đòi thường được thực hiện vào cuối niên độ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính Mức lập dự phòng với khoản phải thu khó đòi và việc xử lý xóa nợ khó đòi phải tuân theo qui định của chế độ tài chính kế toán doanh nghiệp

Tại Việt Nam, Bộ Tài chính đã có thông tư 228/2009/TT-BTC hướng dẫn chi tiết việc trích lập dự phòng và xử lý đối với các khoản nợ phải thu khó đòi với một số nội dung chủ yếu như sau:

Các khoản nợ khó đòi là các khoản nợ phải thu đảm bảo các điều kiện sau:

- Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ, bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết

nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác

Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý như một khoản tổn thất

- Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi:

+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay

nợ hoặc các cam kết nợ khác

+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế (các công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng ) đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết

Phương pháp lập dự phòng:

Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên Trong đó:

- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau:

+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm

+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm

+ 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên

- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị

các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đã chết… thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng

- Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp

Xử lý khoản dự phòng:

- Khi các khoản nợ phải thu được xác định khó đòi, doanh nghiệp phải trích lập

dự phòng theo các quy định tại điểm 2 Điều này; nếu số dự phòng phải trích lập bằng

số dư dự phòng nợ phải thu khó, thì doanh nghiệp không phải trích lập;

- Nếu số dự phòng phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì doanh nghiệp phải trích thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệp phần chênh lệch;

- Nếu số dự phòng phải trích lập thấp hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì doanh nghiệp phải hoàn nhập phần chênh lệch ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp

Xử lý tài chính các khoản nợ không có khả năng thu hồi:

Nợ phải thu không có khả năng thu hồi bao gồm các khoản nợ sau:

- Đối với tổ chức kinh tế:

+ Khách nợ đã giải thể, phá sản: Quyết định của Tòa án tuyên bố phá sản doanh nghiệp theo Luật phá sản hoặc quyết định của người có thẩm quyền về giải thể đối với doanh nghiệp nợ, trường hợp tự giải thể thì có thông báo của đơn vị hoặc xác nhận của

cơ quan quyết định thành lập đơn vị, tổ chức

+ Khách nợ đã ngừng hoạt động và không có khả năng chi trả: Xác nhận của cơ quan quyết định thành lập doanh nghiệp hoặc tổ chức đăng ký kinh doanh về việc doanh nghiệp, tổ chức đã ngừng hoạt động không có khả năng thanh toán

- Đối với cá nhân phải có một trong các tài liệu sau:

+ Giấy chứng từ (bản sao) hoặc xác nhận của chính quyền địa phương đối với người nợ đã chết nhưng không có tài sản thừa kế để trả nợ

+ Giấy xác nhận của chính quyền địa phương đối với người nợ còn sống hoặc đã mất tích nhưng không có khả năng trả nợ

+ Lệnh truy nã hoặc xác nhận của cơ quan pháp luật đối với người nợ đã bỏ trốn hoặc đang bị truy tố, đang thi hành án hoặc xác nhận của chính quyền địa phương về việc khách nợ hoặc người thừa kế không có khả năng chi trả