Phân tích đề xuất một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát hệ thống sản xuất tại công ty TNHH panasonic electronic devices việt nam

Nhiệm vụ quan trọng của thống kê là phản ánh khách quan và kịp thời các hoạt động sản xuất, thu được các thông tin có độ tin cậy cao về tiến trình thực hiện các kế hoạch sản xuất của các

HOÀNG ĐỨC THẮNG

PHÂN TÍCH ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT HỆ THỐNG SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH PANASONIC ELECTRONIC DEVICES VIỆT NAM

Chuyên ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH

số giải pháp hoàn thiện kiểm soát hệ thống sản xuất tại công ty TNHH Panasonic Electronic Devices Việt Nam" là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nghiên cứu trong luận văn là trung thực và chưa từng được công bố trong bất kỳ công trình nào khác từ trước đến nay

Hà Nội, ngày 19 tháng 09 năm 2012

thống sản xuất tại công ty TNHH Panasonic Electronic Devices Việt Nam” hình thành khi tôi bắt đầu tham gia chương trình đào tạo Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh của trường Đại học Bách Khoa Hà Nội Xuất phát từ yêu cầu thực tế tại nhà máy lắp ráp và kiểm tra – Công ty TNHH Panasonic Electronic Devices Việt Nam, tôi thấy rằng việc ứng dụng các kiến thức về Quản trị sản xuất vào hoạt động của nhà máy là việc cần thiết, nhất là trong giai đoạn nhà máy mới hoạt động được hơn hai năm Tôi bắt đầu nghiên cứu đề tài này từ khi tôi mới chỉ có những khái niệm cơ bản về quản lý sản xuất được học tại trường Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các bạn trong lớp, đồng nghiệp và các thầy cô trong Viện Kinh tế và Quản lý – Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội

Cảm ơn TS Trần Sỹ Lâm đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn tôi hoàn thành đề tài này

Cảm ơn TS Trần Thị Bích Ngọc, giảng viên môn Quản trị sản xuât - Viện Kinh

tế và Quản lý – Đại học Bách Khoa Hà Nội Những bài giảng của cô là tài liệu quan trọng giúp tôi hình thành ý tưởng và thực hiện đề tài

Cảm ơn Ban Giám đốc Công ty TNHH Panasonic Electronic Devices Việt Nam, đặc biệt là anh Phan Quốc Tuấn – Trưởng phòng sản xuất đã tạo điều kiện cho tôi được thử nghiệm các kết quả nghiên cứu của mình vào hoạt động sản xuất thực tế tại nhà máy để tôi có thể kiểm chứng các kết quả nghiên cứu của mình Tôi xin trân trọng dành những đóng góp nhỏ của mình trong cuốn luận văn này cho nhà máy lắp ráp linh kiện điện tử Panasonic Electronic Devices Việt Nam

HOÀNG ĐỨC THẮNG

STT

3 Sơ đồ 1-3 Mức độ hoàn thành chương trình sản xuất theo chủng

loại sản phẩm tại phân xưởng gia công cơ khí 18

4 Sơ đồ 1-4 Sơ đồ kiểm soát năng suất lò nung Clanke trong nhà máy

5 Sơ đồ 1-5 Nguyên tắc về qua trình ra các quyết định và phân tích

tiến trình sản xuất 20

6 Sơ đồ 2-1 Sơ đồ tổ chức công ty TNHH Panasonic Electronic

7 Sơ đồ 2-2 Sơ đồ công nghệ sản xuất bộ thu song Tivi 31

8 Sơ đồ 2-3 Sơ đồ phân cấp trong nhà máy sản xuất tại công ty

TNHH Panasonic Electronic Devices Việt Nam 45

1 Bảng 2.1 Sổ giao ca 40

2 Bảng 2.2

Thống kê phương tiện hỗ trợ công tác thống kê tác nghiệp sản xuất của công TNHH Panasonic Electronic Devices Việt Nam

43

3 Bảng 2.3

Mức độ sai lệch so sánh giữa định mức kế hoạch với thực hiện sản xuất của công ty TNHH Panasonic Electronic Devices Việt Nam

49

4 Bảng 3.1 Cơ cấu nhân sự của bộ phận kiểm soát hệ thống sản xuất

công tyTNHH Panasonic Electronic Devices Việt Nam 60

7 Bảng 3.4 Mẫu báo cáo sản xuất hàng ngày cấp phân xưởng 73

8 Bảng 3.5

Số lượng trang thiết bị cần thiết để phục vụ công tác thu thập và xử lý thông tin trong kiểm soát hệ thống sản xuất tại công ty TNHH Panasonic Electronic Devices Việt Nam

75

9 Bảng 3.6

Công tác thu thập thông tin, loại báo cáo, thời gian và cách thức báo cáo của từng vị trí trong hệ thống kiểm soát sản xuất tại công ty TNHH Panasonic Electronic Devices Việt Nam

77

10 Bảng 3.7

Quy định chung về mức kỷ luật, các trường hợp áp dụng trong kiểm soát hệ thống sản xuất tại công ty TNHH Panasonic Electronic Devices Việt Nam

83

11 Bảng 3.8

Quy định chung về mức khen thưởng, áp dụng trong kiểm soát hệ thống sản xuất tại công ty TNHH Panasonic Electronic Devices Việt Nam

85

Hoàng Đức Thắng – Luận văn Thạc sĩ   1 

MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết của đề tài:

Hoạt động sản xuất vật chất tự cung tự cấp đã tồn tại phát triển cùng với nền văn minh của con người từ hàng nghìn năm nay, yếu tố vật chất luôn là cốt lõi của mọi hình thái kinh tế và nó làm cho khoa học phát triển qua những cải tiến phát minh, sáng chế Chính vì vậy văn minh loài người mới đạt đến trình độ như ngày hôm nay

Trong nền kinh tế tri thức hiện nay ngành dịch vụ đang chiếm một tỷ trọng rất lớn nhưng nó luôn cần một nền móng vững chắc để phát triển đó chính là sản xuất vật chất, sản xuất hàng hóa

Hơn lúc nào hết khi trình độ khoa học kỹ thuật của con người đạt tới đỉnh cao cộng với

sự toàn cầu hoá giúp cho những thành tựu khoa học đó đến với từng cá nhân trên khắp thế giới nhờ chuyển giao công nghệ Sự cạnh tranh khốc liệt khi sân chơi có nhiều đối thủ khiến các doanh nghiệp sản xuất phải không ngừng đầu tư nghiên cứu từ công nghệ cho đến khoa học quản lý nhằm cung cấp cho khách hàng những sản phẩm tốt với giá thành hợp lý mới có thể tồn tại và phát triển được

Ngành công nghiệp sản xuất linh kiện điện tử cũng không nằm ngoài vòng xoáy cạnh tranh khốc liệt đó, với rất nhiều nhà máy sản xuất linh kiện điện tử lớn và nổi tiếng của thế giới đang hiện diện tại Việt Nam như: Samsung, Sony, GE, Intel thì đề tài : “

Phân tích đề xuất một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát hệ thống sản xuấttại công ty TNHH Panasonic Electronic Devices Việt Nam” sẽ giúp cho công ty

Panasonic hoàn thiện hệ thống kiểm soát sản xuất trên các quan điểm khoa học hơn, phù hợp hơn với tình hình thực tế tại Việt Nam, và hơn nữa nó sẽ giúp công ty TNHH Panasonic Electronic Devices Việt Nam có được những sản phẩm tốt với giá thành thấp hơn với các đối thủ trong ngành, cuối cùng là tăng năng lực cạnh tranh để tồn tại và phát triển

2 Mục đích nghiên cứu đề tài:

Hoàng Đức Thắng – Luận văn Thạc sĩ 2

Mục đích nghiên cứu của đề tài là phân tích và đánh giá thực trạng trong công tác

kiểm soát hệ thống sản xuất của công ty TNHH Panasonic Electronic Devices Việt

Nam hiện tại, trên cơ sở đó đề xuất những giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát sản

xuất của công ty TNHH Panasonic Electronic Devices Việt Nam nhằm tạo cho công

ty phát triển vững chắc trong tương lai

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

- Đối trượng nghiên cứu: Họat động của hệ thống kiểm soát sản xuất công ty

TNHH Panasonic Electronic Devices Việt Nam

- Phạm vi nghiên cứu: Các hoạt động liên quan tới kiểm soát hệ thống sản

xuất của công ty TNHH Panasonic Electronic Devices Việt Nam trong khoảng thời

gian ba năm gần đây (2009-2012)

4 Phương pháp nghiên cứu:

- Trong quá trình nghiên cứu, luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu:

phân tích thống kê, phân tích hệ thống, phân tích so sánh

5 Nội dung của đề tài:

Luận văn được chia thành 3 chương như sau:

Chương 1 : Cơ sở lý luận về sản xuất và kiểm soát hệ thống sản xuất

Chương 2: Phân tích Thực trạng kiểm soát hệ thống sản xuất tại công ty

TNHH Panasonic Electronic Devices Việt Nam

Chương 3: Một số đề xuất Hoàn thiện kiểm soát hệ thống sản xuất cho công

ty TNHH Panasonic Electronic Devices Việt Nam

Hoàng Đức Thắng – Luận văn Thạc sĩ 3

CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ SẢN XUẤT

VÀ KIỂM SOÁT HỆ THỐNG SẢN XUẤT 1.1 Khái niệm về hệ thống sản xuất

1.1.1 Khái niệm sản xuất

Theo quan niệm phổ bến trên thế giới thì sản xuất được hiểu là: “ quá trình

tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ ”

Một hệ thống sản xuất sử dụng các yếu tố đầu vào là nguyên vật liệu thô, con

người, máy móc, nhà xưởng, kỹ thuật công nghệ, tiền mặt và các nguồn tài nguyên

khác để chuyển đổi nó thành sản phẩm hoặc dịch vụ Sự chuyển đổi này là hoạt động

trọng tâm và phổ biến của hệ thống sản xuất Mối quan tâm hàng đầu của các nhà

quản trị hệ thống sản xuất là các hoạt động chuyển hoá của sản xuất

Sơ đồ 1-1: Quá trình sản xuất

Như vậy, về thực chất sản xuất chính là quá trình chuyển hoá các yếu tố đầu

vào, biến chúng thành các sản phẩm hoặc dịch vụ ở đầu ra Ta có thể hình dung quá

trình này như trong sơ đồ 1-1

Theo nghĩa rộng, sản xuất bao hàm bất kỳ hoạt động nào nhằm thoả mãn nhu cầu

của con người Phân lọai các họat động sản xuất theo ba bậc: sản xuất bậc 1; sản xuất

bậc 2 và sản xuất bậc 3

- Sản xuất bậc 1 (sản xuất sơ chế): là hình thức sản xuất dựa vào khai thác tài

nguyên thiên nhiên hoặc là những hoạt động sử dụng các nguồn tài nguyên có sẵn,

Hoàng Đức Thắng – Luận văn Thạc sĩ 4

còn ở dạng tự nhiên như khai thác quặng mỏ, khai thác lâm sản, đánh bắt hải sản,

trồng trọt

- Sản xuất bậc 2 (Công nghiệp chế biến): là hình thức sản xuất, chế tạo, chế

bến các loại nguyên liệu thô hay tài nguyên thiên nhiên biến thành hàng hoá như gỗ

chế biến thành bàn ghế, quặng mỏ chế biến thành sắt thép Sản xuất bậc 2 bao gồm

cả việc chế tạo các bộ phận cấu thành dùng để lắp ráp thành sản phẩm tiêu dùng và

sản phẩm công nghiệp

- Sản xuất bậc 3: (công nghiệp dịch vụ): Cung cấp hệ thống các dịch vụ nhằm

thoả mãn nhu cầu đa dạng của con người Trong nền sản xuất bậc 3, dịch vụ được sản

xuất ra nhiều hơn các hàng hoá hữu hình Các nhà sản xuất công nghiệp được cung

cấp những điều kiện thuận lợi và dịch vụ trong phạm vi rộng lớn Các công ty vận tải

chuyên chở sản phẩm của các nhà máy sản xuất từ nhà máy đến các nhà bán lẻ Các

nhà buôn bán và nhà bán lẻ cung cấp dịch vụ đến người tiêu dùng cuối cùng Ngoài

ra còn nhiều loại dịch vụ khác như: bốc dỡ hàng hoá, bưu điện, viễn thông, ngân

hàng, tài chính, bảo hiểm, y tế, giáo dục, nhà hàng, khách sạn

1.1.2 Đặc điểm của sản xuất hiện đại

Quản trị sản xuất ngày nay ngày càng được các nhà quản trị cấp cao quan tâm, coi

đó như là một vũ khí cạnh tranh sắc bén Sự thành công chiến lược của doanh nghiệp

phụ thuộc rất nhiều vào sự đánh giá, tạo dựng, phát triển các nguồn lực từ chức năng

sản xuất Sản xuất hiện đạ có những đặc điểm sau:

- Thứ nhất, sản xuất hiện đại yêu cầu phải có kế hoạch hợp lý khoa học, có đội

ngũ kỹ sư giỏi, công nhân được đào tạo tốt và thiết bị hiện đại

- Thứ hai, quan tâm ngày càng nhiều đến thương hiệu và chất lượng sản

phẩm Đây là một tất yếu khách quan khi mà tiến bộ kỹ thuật ngày càng phát triển với

mức độ cao và yêu cầu của cuộc sống ngày càng nâng cao

- Thứ ba, càng nhận thức rõ con người là tài sản quý nhất của công ty Yêu cầu

ngày càng cao của quá trình sản xuất, cùng với sự phát triển của máy móc thiết bị,

vai trò năng động của con người trở nên chiếm vị trí quyết định cho sự thành công cho

trong các hệ thống sản xuất

Hoàng Đức Thắng – Luận văn Thạc sĩ 5

- Thứ tư, sản xuất hiện đại ngày càng quan tâm đến vấn đề kiểm soát chi phí

Việc soát chi phí được quan tâm thường xuyên hơn trong từng chức năng, trong mỗi

giai đoạn quản lý

- Thứ năm, sản xuất hiện đại dựa trên nền tảng tập trung và chuyên môn hoá cao

Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật đã làm các công ty thấy rằng không thể

tham gia vào mọi lĩnh vực, mà cần phải tập trung vào lĩnh vực nào mình có thế mạnh

để giành vị thế cạnh tranh

- Thứ sáu, sản xuất hiện đại cũng thừa nhận yêu cầu về tính mềm dẻo của hệ

thống sản xuất Sản xuất hàng loạt, quy mô lớn đã từng chiếm ưu thế làm giảm chi

phí sản xuất Nhưng khi nhu cầu ngày càng đa dạng, biến đổi càng nhanh thì các đơn vị

vừa và nhỏ, độc lập mềm dẻo có vị trí thích đáng

- Thứ bảy, sự phát triển của cơ khí hoá trong sản xuất từ chỗ thay thế cho lao

động nặng nhọc, đến nay đã ứng dụng nhiều hệ thống sản xuất tự động điều khiển

bằng chương trình

- Thứ tám, mô phỏng các mô hình toán học được sử dụng rộng rãi để hỗ trợ cho

việc ra các quyết định sản xuất – kinh doanh

1.1.3 Khái niệm quản trị sản xuất và tác nghiệp

Doanh nghịêp là một tổ chức kinh tế tham gia các hoạt động sản xuất kinh doanh

nhằm cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ thoả mãn nhu cầu thị trường và thu về cho

mình một khoản lợi nhuận nhất định Mỗi doanh nghiệp là một hệ thống có mối quan

hệ chặt chẽ với môi trường bên ngoài và có cấu trúc bên trong gồm nhiều phân hệ

khác nhau Để thực hện mục tiêu của mình, mỗi doanh nghịêp phải tổ chức tốt các bộ

phận cấu thành nhằm thực hiện các chức năng cơ bản Sản xuất là một trong những

phân hệ chính có ý nghĩa quyết định đến việc tạo ra sản phẩm và cung cấp dịch vụ cho

xã hội Quản lý hệ thống sản xuất sản phẩm, dịch vụ là chức năng, nhiệm vụ cơ bản

của từng doanh nghiệp Hình thành, phát triển và tổ chức điều hành tốt là cơ sở và

yêu cầu thiết yếu để mỗi doanh nghiệp có thể đứng vững và phát triển trên thị trường

“Quản trị sản xuất chính là quá trình thiết kế, hoạch định, tổ chức điều hành và

kiểm tra theo dõi hệ thống sản xuất nhằm thực hiện mục tiêu sản xuất đã đề ra“

Hoàng Đức Thắng – Luận văn Thạc sĩ 6

Cũng giống như những phân hệ khác, hệ thống sản xuất bao gồm nhiều yếu tố cấu

thành, có mối quan hệ khăng khít, chặt chẽ với nhau Toàn bộ phân hệ sản xuất được

biểu diễn bằng sơ đồ sau đây:

Đột biến

Thông tin Thông tin

Phản hồi Phản hồi

Sơ đồ 1-2: Hệ thống sản xuất / tác nghiệp

Yếu tố trung tâm của quản trị sản xuất là quá trình biến đổi Đó là quá trình chế

biến, chuyển hoá các yếu tố đầu vào thành hàng hoá hoặc dịch vụ mong muốn, đáp

ứng nhu cầu của xã hội Kết quả hoạt động của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào

việc thiết kế, tổ chức và quản lý quá trình biến đổi này

Các yếu tố đầu vào rất đa dạng gồm có nguồn tài nguyên thiên nhiên, con người,

công nghệ, kỹ năng quản lý và nguồn thông tin Chúng là điều kiện cần thiết cho bất

kỳ quá trình sản xuất hoặc dịch vụ nào muốn quá trình sản xuất kinh doanh của

doanh nghiệp có hiệu quả cần phải tổ chức, khai thác, sử dụng các yếu tố nguồn lực

đầu vào hợp lý, tiết kiệm nhất

Đầu ra chủ yếu gồm hai loại là sản phẩm và dịch vụ Đối với hoạt động cung cấp dịch

vụ, đầu ra được thể hiện dưới nhiều dạng khó nhận biết một cách cụ thể như trong sản

xuất Ngoài những sản phẩm và dịch vụ được tạo ra sau mỗi quá trình sản xuất, dịch

vụ còn có các loại phụ phẩm khác có thể có lợi hoặc không có lợi cho hoạt động sản

xuất kinh doanh, đôi khi đòi hỏi phải có chi phí rất lớn cho việc xử lý, giải quyết

chúng, chẳng hạn: phế phẩm, chất thải

Quá trình biến đổi

Kiểm tra

Hoàng Đức Thắng – Luận văn Thạc sĩ 7

Thông tin phản hồi là một bộ phận không thể thiếu trong hệ thống sản xuất của

doanh nghiệp Đó là những thông tin ngược cho biết tình hình thực hiện kế hoạch sản

xuất trong thực tế của doanh nghiệp

Các đột biến ngẫu nhiên làm rối loạn hoạt động của toàn bộ hệ thống sản xuất dẫn

đến không thực hiện được những mục tiêu dự kiến ban đầu Chẳng hạn thiên tai, hạn

hán, lũ lụt, chiến tranh, hoả hoạn v.v

Nhiệm vụ của quá trình sản xuất và dịch vụ kế là thiết kế và tổ chức hệ thống

sản xuất nhằm biến đổi đầu vào thành các yếu tố đầu ra sau mỗi quá trình biến đổi,

nhưng với một lượng lớn hơn lượng đầu tư ban đầu Giá trị gia tăng là yếu tố quan

trọng nhất, là động cơ hoạt động của các doanh nghiệp và mọi tổ chức, cá nhân có liên

quan trực tiếp đến quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Giá trị gia tăng là

nguồn gốc tăng của cải và mức sống của toàn xã hội; tạo ra nguồn thu nhập cho tất cả

các đối tượng có tham gia đóng góp vào hoạt động của doanh nghiệp như những người

lao động, chủ sở hữu, cán bộ quản lý và là nguồn tái đầu tư sản xuất mở rộng, đảm bảo

cho sự tồn tại và phát triển lâu dài của doanh nghiệp

1.1.4 Mục tiêu của quản trị sản xuất

Các doanh nghịêp tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm mục tiêu

sinh lời Lợi nhuận tối đa là mục tiêu chung nhất, mục tiêu cuối cùng của bất kỳ

doanh nghiệp nào khi đầu tư tiền của và sức lực vào các hoạt động kinh doanh trên thị

trường Quản trị sản xuất đồng thời với tư cách là tổ chức quản lý sử dụng các yếu tố

đầu vào và cung cấp đầu ra phục vụ nhu cầu của thị trường, vì vậy, mục tiêu tổng quát

đặt ra là đảm bảo thoả mãn tối đa nhu cầu của khách hàng trên cơ sở sử dụng hiệu quả

nhất các yếu tố sản xuất Nhằm thực hiện mục tiêu này, quản trị sản xuất có các

mục tiêu cụ thể sau:

- Bảo đảm chất lượng sản phẩm và dịch vụ theo đúng yêu cầu của khách hàng

- Giảm chi phí sản xuất tới mức thấp nhất để tạo ra một đơn vị đầu ra

- Rút ngắn thời gian sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ

- Xây dựng hệ thống sản xuất của doanh nghiệp có độ linh hoạt cao

Hoàng Đức Thắng – Luận văn Thạc sĩ 8

Các mục tiêu cụ thể này gắn bó chặt chẽ với nhau, tạo ra sức mạnh tổng hợp,

nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường

1.2 Khái niệm và tầm quan trọng của kiểm soát trong quản lý

1.2.1 Khái niệm kiểm soát

- “ Kiểm soát là quá trình áp dụng các cơ chế và phương pháp nhằm đảm bảo

các hoạt động và kết quả đạt được phù hợp với những mục tiêu, kế hoạch đã

định và các chuẩn mực đã đặt ra của tổ chức “

- “Kiểm soát là việc dựa vào các định mức, các chuẩn mực, các kế hoạch đã

định để đánh giá hiệu quả công tác quản trị của cấp dưới

1.2.2 Mục đích cơ bản của kiểm soát

- H.Fayol đã khẳng định: “Trong ngành kinh doanh, sự kiểm soát gồm có việc

kiểm chứng xem mọi việc có được thực hiện theo như kế hoạch đã được vạch ra, với

những chỉ thị những nguyên tắc đã được ấn định hay không Nó có nhiệm vụ vạch ra

những khuyết điểm và sự sai lầm để sửa chữa, ngăn ngừa sự tái phạm Nó đối phó với

mọi sự vật, con người và hành động”

Goctr cho rằng: “Sự hoạch định quản trị tìm cách thiết lập những chương trình

thống nhất, kết hợp và rõ ràng” và còn “Sự kiểm soát bắt buộc các công việc phải

theo đúng kế hoạch”

Từ những quan điểm nói trên về kiểm soát có thể rút ra mục đích cơ bản của kiểm

soát là:

- Xác định rõ những mục tiêu, kết quả đã đạt được theo kế hoạch đã định

- Xác định và dự đoán những biến động trong lĩnh vực cung ứng đầu vào, các yếu

tố chi phí sản xuất cũng như thị trường đầu ra

- Phát hiện chính xác, kịp thời những sai xót xảy ra và trách nhiệm của các

bộ phận có liên quan trong quá trình thực hiện, quyết định, mệnh lệnh, chỉ

thị

- Tạo điều kiện thực hiện một cách thuận lợi các chức năng: uỷ quyền, chỉ huy

và thực hiện chế độ trách nhiệm các nhân

Hoàng Đức Thắng – Luận văn Thạc sĩ 9

- Hình thành hệ thống thống kê báo cáo với những biểu mẫu có nội dung

chính xác, thích hợp

- Đúc rút, phổ biến kinh nghiệm, cải tiến công tác quản lý nhằm mục tiêu đã

định, trên cơ sở nâng cao hiệu suất công tác của từng bộ phận, từng cấp,

từng cá nhân trong bộ máy quản trị kinh doanh

1.2.3 Tầm quan trọng của hoạt động kiểm soát

- Từ những thập niên 90 của thế kỷ XX, kiểm soát đã trở thành công cụ được các

nhà quản trị sử dụng để giám sát nhân viên dưới quyền và kiểm soát các hoạt động của

chính họ

- Nhờ kiểm soát mà đo được mức độ chính xác, sự phù hợp của các quyết định, các

mục tiêu chiến lược, chiến thuật đã được hoạch định của doanh nghiệp

- Nhờ kiểm soát mà đánh giá được kết quả đã đạt được, duy trì các hoạt động đang tiến

hành, phát hiện nguyên nhân sai sót từ đó điều chỉnh các quyết định trong tương lai

- Thông qua các tài liệu kiểm soát, nhà quản trị sẽ có được hệ thống thông tin đầy

đủ, cập nhật để làm căn cứ hoạch định mục tiêu cho tương lai

Tóm lại: Sự cần thiết của kiểm soát nảy sinh từ ý muốn của những người hoạch

định và ra quyết định, muốn biết kết quả thực hiện những mệnh lệnh, quyết định của

cấp dưới, qua đó thẩm định, mức độ chính xác, tính khả thi của những mục tiêu đã hoạch

định

- Ngoài ra, tính tất yếu của kiểm soát cần xuất phát từ mối liên hệ tương tác giữa

các hoạt động trong doanh nghiệp Kiểm soát có ý nghĩa to lớn trong việc phối hợp

các hoạt động quản trị từ: xác định mục tiêu, xây dựng chiến lược, xác lập cơ cấu tổ

chức, tạo động lực kích thích động cơ của người lao động trong doanh nghiệp

1.3 Khái niệm kiểm soát hệ thống sản xuất, chức năng, nhiệm vụ và nội dung

của quá trình kiểm soát hệ thống sản xuất

Hoàng Đức Thắng – Luận văn Thạc sĩ 10

1.3.1 Khái niệm kiểm soát hệ thống sản xuất

Kiểm soát sản xuất bao gồm có các nội dung chính là: thống kê; kiểm tra, phân

tích và điều chỉnh các quyết định sản xuất, nó là giai đoạn cuối cùng của quản lý sản

xuất Nền tảng để thực hiện các công việc được bắt đầu từ thống kê tác nghiệp Nhiệm

vụ quan trọng của thống kê là phản ánh khách quan và kịp thời các hoạt động sản

xuất, thu được các thông tin có độ tin cậy cao về tiến trình thực hiện các kế hoạch sản

xuất của các bộ phận sản xuất, tình hình đảm bảo tất cả các nguồn lực để kiểm soát kịp

thời và điều chỉnh tiến trình sản xuất đang diễn ra, nâng cao chất lượng quản trị sản

xuất nói chung

1.3.2 Các chức năng của kiểm soát hệ thống sản xuất

Kiểm soát hệ thống sản xuất bao gồm có ba chức năng đó là: Thống kê; kiểm tra,

phân tích và điều chỉnh thực hiện vai trò phản hồi trong quá trình sản xuất

- Chức năng thống kê tác nghiệp tiến hành:

Vào sổ các dữ liệu hản ánh hoạt động của các bộ phận sản xuất theo quy định, tích

luỹ, phân loại, hệ thống hoá lại các dữ liệu đó Những dữ liệu của thống kê tác

nghiệp sẽ được sử dụng trong quá trình kiểm tra, phân tích và điều chỉnh ở các bước

tiế theo Yêu cầu cần đảm bảo cho các nhà quản trị sản xuất các thông tin: đầy đủ, kịp

thời và chính xác nhằm đánh giá chính xác quá trình sản xuấtvà có thể kịp thời đưa ra

các tác động điều chỉnh

- Chức năng kiểm tra và phân tích:

Đóng vai trò quan trọng trong việc chuẩn bị các thông tin phân tích để từ đó có thể đưa ra

các quyết định điều chỉnh quá trình sản xuất Trong quá trình kiểm tra và phân tích đó

cần thiết phải tiến hành phân tích và đánh giá toàn diện các đối tượng quản lý, phân

tích các nguyên nhân phát sinh các sai lệch giữa tiến trình thực tế so với kế hoạch,

tìm ra những tiềm năng của hệ thống sản xuất, đưa ra các phương án khác nhau của

các quyết định quản lý nhằm điều chỉnh quá trình sản xuất (ví dụ: khi điều chỉnh lịch

trình sản xuất, có thể xem xét các phương án sử dụng các tiềm năng bên trong và huy

động các nguồn lực bên ngoài để đảm bảo hiệu quả cao nhất cho quá trình sản xuất)

Hoàng Đức Thắng – Luận văn Thạc sĩ 11

Nhiệm vụ cơ bản của chức năng kiểm tra đó là: thông báo kịp thời cho các nhà

quản trị biết về những phát sinh trong quá trình sản xuất bằng cách so sánh các dữ

liệu về tình trạng thực tế với kế hoạch và các định mức quy định Trong quá trình đó

cần làm rõ ý nghĩa của những sai lệch và đưa ra các dự báo về khả năng có thể thực

hiện các chương trình sản xuất mà không cần thực hiện các tác động điều chỉnh lên

tiến trình sản xuất Trong trường hợp có khả năng đó xảy ra thì có thể coi như những

sai lệch là không đáng kể Để đưa ra được các quyết định điều chỉnh có hiệu quả các nhà

quản trị cần phải biết được nguyên nhân thực sự của các phát sinh, mức độ ảnh hưởng

đến tiến trình sản xuất, và khả năng có thể loại bỏ những sai lệch đó nhằm đạt được những

kết quả mong muốn trong thời hạn đề ra

Chuẩn bị thông tin phân tích phản ánh hoạt động của đối tượng quản lý sẽ thực

hiện trong quá trình phân tích hoạt động sản xuất Thông tin phân tích cần chứa đựng

các dữ liệu về tình hình thực hiện chương trình sản xuất (kế hoạch sản xuất), các

nguyên nhân và các nhân tố gây ra các rối loạn trong quá trình sản xuất, các tiềm

năng có thể khai thác Trong quá trình phân tích đó có thể phân tích những bất cập của

kế hoạch sản xuất và sự không phù hợp của những định mức đang sử dụng Thông tin

phân tích được tích luỹ và sử dụng nhằm làm rõ quy luật diễn ra của quá trình sản

xuất, dự báo các tình huống của sản xuất với mục tiêu đưa ra các cảnh báo về sự phát

triển bất lợi và loại trừ các tổn thất có thể xảy ra

- Chức năng điều chỉnh các quyết định sản xuất:

Thực hiện các công việc như đưa ra các quyết định, các biện pháp nhằm loại trừ

các sai lệch, rối loạn trong quá trình sản xuất Tuy nhiên cũng cần lưu ý rằng không

phải thực hiện sự điều chỉnh để đạt mục tiêu ban đầu bằng bất cứ giá nào vì như thế sẽ

ảnh hưởng tới hiệu quả sản xuất

1.3.3 Nhiệm vụ và nội dung của kiểm soát hệ thống sản xuất

1.3.3.1 Nhiệm vụ và nội dung của thống kê tác nghiệp sản xuất:

Hoàng Đức Thắng – Luận văn Thạc sĩ 12

Nhiệm vụ quan trọng của thống kê là phản ánh khách quan và kịp thời các

hoạt động sản xuất, thu được các thông tin có độ tin cậy cao về tiến trình thực

hiện các kế hoạch sản xuất của các bộ phận sản xuất, tình hình đảm bảo tất cả

các nguồn lực để kiểm soát kịp thời và điều chỉnh tiến trình sản xuất đang diễn

ra, nâng cao chất lượng quản trị sản xuất nói chung

Thống kê tác nghiệp sản xuất cần phải bao quát được tất cả các đối tượng quản lý:

từ khâu chuẩn bị sản xuất, đến các khân sản xuất chính, phụ và phụ trợ, tất cả các

nguồn lực sản xuất (máy móc thiết bị, nguyên vật liệu, nhân lực ), tiêu thụ sản

phẩm hoàn chỉnh và điều đó có nghĩa là cần thiết thống kê tác nghiệp sản xuất phải

phản ánh đầy đủ và kịp thời các phương diện hoạt động của doanh nghiệp

Ví dụ như: thông tin dành cho nhà quản trị tác nghiệp về chuẩn bị sản xuất cần

phải có về tình hình thực hiện kế hoạch chuẩn bị sản xuất trên toàn doanh nghiệp và

cho từng bộ phận sản xuất, từng người thực hiện, các thống kê về sự tương thích với

các định mức tiêu hao nguyên vật liệu, chi phí nhân công, thời gian thực chạy của các

máy móc thiết bị sản xuất, thống kê về tình hình thực hiện các biện pháp nhằm ứng

dụng kỹ thuật mới, tình hình chuẩn bị sản xuất các sản phẩm mới, tăng chất lượng

các sản phẩm đang sản xuất Trong lĩnh vực đảm bảo vật tư và kỹ thuật cho sản xuất

cần thiết có thông tin về thực hiện các kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu, bán

thành phẩm mua ngoài, thông tin về sự vận động của dòng vật chất trong các xưởng

và sử dụng chúng trong sản xuất,

Thống kê tác nghiệp sản xuất bao gồm tính toán theo các nguyên công của quy

trình công nghệ tại các xưởng: vận động của đối tượng lao động trong các kho của các

xưởng, trong kho trung tâm, tính toán về sự chuyển giao giữa các kho, thông tin về

phế phẩm sản xuất sản xuất, thời gian ngừng lãng phí của máy móc thiết bị, công

nhân, thông tin về số lượng sản phẩm sản xuất ra, tình hình thực hiện kế hoạch sản

xuất tại các phân xưởng, thông tin về số lượng bán thành phẩm trong sản xuất

Trong quá trình lập các kế hoạch điều độ sản xuất (tác nghiệp) cần phải có thông tin

về tiến trình thực của sản xuất

Hoàng Đức Thắng – Luận văn Thạc sĩ 13

Thông tin về tiến trình sản xuất không chỉ phục vụ cho lập kế hoạch sản xuất

mà còn được sử dụng để kiểm soát và điều chỉnh quá trình sản xuất Nói chung

ngay cả những hệ thống sản xuất rất ổn định thì vẫn có trường hợp xảy ra các thay đổi,

phát sinh trục trặc và cần thiết phải điều chỉnh lại các kế hoạch sản xuất đã lập ra Ví

dụ như: cung cấp thiếu nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sản xuất cho các kho, xuất

hiện các sai hỏng hàng loạt chất lượng sản phẩm, thiếu vắng công nhân, vi phạm

thời hạn sửa chữa các máy móc, thiết bị công nghệ

Để quản lý hiệu quả sản xuất cần có các dữ liệu về hoạt động của các phân xưởng,

bộ phận sản xuất phụ, sản xuất các công cụ, dụng cụ sản xuất, tiến hành các hoạt

động vận tải, sửa chữa các thông số của thống kê tác nghiệp không chỉ cần phản

ánh quá trình sản xuất đang diễn ra mà còn cần ghi lại tất cả các thay đổi, sai lệch với

các kế hoạch, các định mức, có nghĩa là phản ánh về tình hình của quá trình sản xuất,

cụ thể như:

- Sản lượng đạt được trong thực tế của từng phân xưởng, bộ phận sản xuất trong đơn

vị theo hiện vật và giá trị

- Chuyển động của các đối tượng lao động trong quá trình sản xuất, tình trạng bán

thành phẩm

- Lượng phế phẩm trong sản xuất, các tổn thất phát sinh do ngừng máy móc,

thiết bị và công nhân

- Số lượng tại các kho và sự vận động của dòng vật chất qua các kho

Nền tảng thông tin kiểm soát và phân tích là các số liệu thực về tiến trình sản

xuất , các thông tin về kế hoạch và các thông tin định mức tra cứu Các định mức

có thể liệt kê như: mức thời gian sản phẩm, định mức phục vụ máy móc, thiết bị công

nghệ, định mức sử dụng công suất máy (phụ tải máy), định mức tiêu hao nguyên vật

liệu, năng lượng điện Từ đó có thể thấy, thống kê tác nghiệp cũng đồng nghĩa với thu

thập thông tin về kết quả làm việc của các phân xưởng, bộ phận sản xuất, trong một

khoảng thời gian nhất định để kiểm tra và điều chỉnh quá trình sản xuất ở bước tiếp

theo Những thông tin này còn được tổng hợp lại và dùng với mục đích hoạch định sản

xuất trong các giai đoạn dài hơn: cho các tháng, các quý

Hoàng Đức Thắng – Luận văn Thạc sĩ 14

Như vậy trong hệ thống quản lý Doanh nghiệp thống kê tác nghiệp đóng vai

trò:

- Là nguồn thu nhận liên tục các thông tin về kết quả làm việc của nhà máy

nói chung và từng các thành phần nói riêng, về tình hình đảm bảo vật tư và các

nguồn lực khác cho quá trình sản xuất

- Là phương tiện kiểm soát hàng ngày và mang tính hệ thống tiến trình thực

hiện các chương trình sản xuất (kế hoạch) và thực hiện kịp thời các điều chỉnh

cần thiết

- Là nguồn dữ liệu để phân tích kinh tế và phát hiện các tiềm năng để nâng

cao hiệu quả sản xuất và dự báo về phát triển sản xuất

Tất cả những điều trên được đảm bảo chỉ khi tổ chức hợp lý hệ thống thống kê tác

nghiệp trên toàn bộ quy mô của Doanh nghiệp Các phương tiện có thể dùng cho

thống kê tác nghiệp là các thiết bị đo lường- kiểm tra được kết nối với máy tính cá

nhân và hệ thống mạng máy tính để cung cấp cho các nhà quản trị thông tin đầy đủ, cập

nhật và chính xác Các đặc điểm tổ chức sản xuất sẽ ảnh hưởng quan trọng đến các

nguyên tắc xây dựng hệ thống thống kê tác nghiệp sản xuất cũng như trình độ phát

triển trong sử dụng công nghệ thông tin

Hệ thống thống kê tác nghiệp cần phải trả lời các yêu cầu sau:

+ Có khả năng tác nghiệp cao trong thu thập và sử dụng thông tin Về thực tế

cần thiết đảm bảo có thông tin trong thời gian thực (có thông tin trực tiếp ngay

sau khi kết thúc đăng ký và ghi lại)

+ Loại bỏ sự trùng lặp trong công việc ở mỗi mắt xích của hệ thống

+ Loại bỏ các thông tin thừa cho người sử dụng

+ Tối thiểu các số liệu lưu dữ

+ Đảm bảo khả năng tổng hợp thông tin theo mức độ cần thiết của những

người quản lý

+ Tối thiểu các lao động thủ công trong thực hiện các tài liệu thống kê sơ cấp

+ Nâng cao trách nhiệm của những người vào dữ liệu thống kê

Hoàng Đức Thắng – Luận văn Thạc sĩ 15

Trong toàn Doanh nghiệp và trong từng phân xưởng cần giải quyết nhiệm vụ

tính toán các chỉ tiêu sau: thực hiện các chương trình sản xuất tại các bộ phận

theo từng tháng, quý, năm, theo hai đơn vị: hiện vật và giá trị, phân chia quỹ

lương cho các phân xưởng, các bộ phận sản xuất, sự nhịp nhàng của tiến trình

sản xuất, mức độ bán thành phẩm, thời gian còn lại để thực hiện các đơn đặt

hàng, phế phẩm theo số lượng và giá trị, năng suất và tiền lương cho từng nhóm

lao động, giá thành sản phẩm, thời gian thực tế bỏ ra, thực hiện chương trình

sản xuất và các kế hoạch tác nghiệp tại các phân xưởng, bộ phận sản xuất theo

các ca, ngày, tuần, tình hình thực hiện các đơn hàng xuất khẩu, thực hiện các kế

hoạch dự trữ, tình hình chuyển giao các chi tiết sản phẩm giữa các kho, số lượng

tồn kho thực tế, số lượng thừa, thiếu chi tiết

• Thứ tự đăng ký và chế biến các thông tin:

+ Đăng ký các thông tin sơ cấp về tình trạng sản xuất tại hệ thống máy tính

của phân xưởng

+ Tổng hợp thông tin ở các phân xưởng và chuyển cho quản đốc phân xưởng,

bộ phận điều độ sản xuất và đưa về trung tâm máy tính chung của Doanh

nghiệp

Để tổ chức hiệu quả hệ thống thống kê tác nghiệp cần thiết phải giải quyết bài

toán hệ thống mã hoá và mã hoá thông tin (mã hoá các sản phẩm, chi tiết cấu

thành, các nguyên công công nghệ, các vật tư, nguyên vật liệu sản xuất, các bán

thành phẩm, phân xưởng, bộ phận sản xuất, máy móc thiết bị công nghệ, các

nhóm lao động theo các nghề khác nhau, )

• Lựa chọn các chỉ tiêu phản ánh quá trình sản xuất :

Trong quá trình đánh giá cần thiết phải đánh giá đầy đủ quá trình sản xuất Những đặc

điểm khách quan về dòng chảy của quá trình sản xuất, đó là các chỉ tiêu kinh tế Các

chỉ tiêu đó có thể thuộc vào các loại định tính và định lượng

Một số ví dụ về các chỉ tiêu tổng hợp được sử dụng để kiểm soát quá trình sản

xuất:

Hoàng Đức Thắng – Luận văn Thạc sĩ 16

+ ở cấp Doanh nghiệp: sản lượng sản xuất tính theo đơn vị hiện vật và theo giá

trị, sản lượng sản xuất theo từng chủng loại sản phẩm trong danh mục sản xuất tính

theo đơn vị hiện vật và theo giá trị, số lượng người lao động, quỹ lương, giá thành sản

phẩm

+ ở cấp phân xưởng: sản lượng sản xuất tính theo đơn vị hiện vật và theo giá trị

Sản lượng sản xuất theo từng chủng loại sản phẩm trong danh mục sản xuất tính

theo đơn vị hiện vật và theo giá trị Số lượng người lao động, quỹ lương, giá thành sản

phẩm, chi phí sản xuất

+ ở cấp tổ đội sản xuất: số lượng công nhân, sản lượng sản phẩm sản xuất, năng

suất lao động từng công nhân trong một ca, một ngày, chi phí sản xuất

Việc lựa chọn tập hợp các chỉ tiêu này cũng là một nhiệm vụ phức tạp bởi phải

thoả mãn yêu cầu phản ánh đầy đủ quá trình sản xuất nhưng đồng thời phải tối thiểu

hoá, dễ thống kê, tính toán và có khả năng tổng hợp theo mỗi cấp quản lý, không được

trùng lặp nhau Quy mô kiểm soát cũng cần tương ứng với các nhu cầu của hệ thống

quản lý và phân tích thông tin

1.3.3.2 Nhiệm vụ và nội dung của giai đoạn kiểm tra, phân tích

- Nhiệm vụ và nội dung của kiểm tra

Trong quá trình kiểm tra có thể chia ra các giai đoạn:

+ So sánh giá trị thực của những chỉ tiêu kiểm soát với cac giá trị kế hoạch

+ Xác định ý nghĩa và mức độ sai lệch

Trong giai đoạn đầu chúng ta cần so sánh các số liệu thực về quá trình sản xuất đã

thu được trong bước thống kê tác nghiệp với các số liệu về kế hoạch, xác định những

sai lệch tuyệt đối, tương đối, truyền thông tin đến những nhà quản trị tương ứng

Trong giai đoạn thứ hai cần xác định mức độ cho phép của các sai lệch mà không

làm phá vỡ các chỉ tiêu kế hoạch Khi xác định rằng các sai lệch là đủ lớn để tiến hành

các can thiệp điều chỉnh thì trong từng trường hợp cụ thể các nhà quản lý thường sử

dụng những kinh nghiệm cá nhân và kinh nghiệm của các chuyên gia và có thể

những cảm nhận của chính mình Trong trường hợp phát sinh một loạt các sai lệch

trên các chỉ tiêu khác nhau thì cần thiết phải đưa ra các dự báo tác nghiệp về quá

Hoàng Đức Thắng – Luận văn Thạc sĩ 17

trình sản xuất và kết quả thực hiện các chương trình sản xuất, đánh giá phương án

thực hiện kế hoạch sản xuất mà không có sự can thiệp vào quá trình sản xuất

- Nhiệm vụ và nội dung của phân tích hoạt động sản xuất

Nhiệm vụ phân tích hoạt động sản xuất có thể chia ra làm ba giai đoạn sau:

+ Giai đoạn một:

Xác định nguyên nhân và những đối tượng chịu lỗi gây ra những sai lệch giữa

thực tế và kế hoạch, làm rõ các tiềm năng sản xuất:

Những nguyên nhân có thể chia ra thành hai nhóm: bên trong và bên ngoài Bên

ngoài không phụ thuộc vào hoạt động của các đối tượng quản lý, (ví dụ như: mất điện,

chậm cung ứng nguyên vật liệu, ), còn bên trong: dừng máy móc, thiết bị, thiếu

công nhân, vi phạm mức tiêu hao các nguồn lực đã quy định Trong mỗi trường hợp

cụ thể cần tìm rõ nguyên nhân và đối tượng chịu lỗi, là người chịu trách nhiệm về

những tổn thất cho quá trình sản xuất, ví dụ như: máy ngừng thì có thể là do thợ

không cung ứng đủ nguyên vật liệu tại bộ phận sản xuất

Trong quá trình phân tích các nguyên nhân có thể sử dụng mô hình mối quan hệ

nhân - quả Cùng với tiến trình phân tích hoạt động sản xuất thì rất cần thiết làm rõ

các tiềm năng sản xuất để từ đó xây dựng giải pháp hợp lý hoá sử dụng các nguồn lực

sản xuất và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh

+ Giai đoạn hai:

Xây dựng các quan hệ nhân - quả phát sinh trong quá trình sản xuất, xác định các

yếu tố ảnh hưởng đến chỉ tiêu hoạt động sản xuất và đo lường ảnh hưởng của chúng Để

tìm nguyên nhân đã ảnh hưởng đến các chỉ tiêu của hoạt động sản xuất và làm rõ những

nhân tố gây ảnh hưởng xấu đến việc đạt các mục tiêu kế hoạch của sản xuất thì rất cần

thiết phải xây dựng mô hình mối quan hệ nhân - quả phát sinh giữa các tham số

trong quá trình sản xuất Mô hình này cần phải đưa vào các chỉ tiêu chính mà đã sử

dụng để đánh giá quá trình sản xuất (Mô hình hay sơ đồ nhân quả có thể xây dựng theo

sơ đồ xương cá ISHIKAWA - công cụ của quản lý chất lượng để truy tìm các lỗi và

nguyên nhân của lỗi )

Ví dụ cho phân mối quan hệ nhân quả tại phân xưởng gia công cơ khí:

Hoàng Đức Thắng – Luận văn Thạc sĩ 18

Sơ đồ 1-3 Mức độ hoàn thành chương trình sản xuất

theo chủng loại sản phẩm tại phân xưởng gia công cơ khí

Mức độ hoàn thành chương trình sản xuất theo chủng loại sản phẩm

Sản xuất sản

phẩm A

Sản xuất sản phẩm C

Thiếu công nhân

Sản xuất hỏng

Sửa chữa ngoài

Thiếu dụng cụ sản xuất

Thiếu nguyên vật liệu

Thiếu điện

Chất lượng Nguyên vật liệu thấp

Tay nghề và ý thức công nhân kém

Hỏng công cụ , dụng cụ sản xuất

Hoàng Đức Thắng – Luận văn Thạc sĩ 19

- Ta cũng có thể tìm nguyên nhân và kết quả của công việc theo sơ đồ xương cá

ISHIKAWA:

+ Giai đoạn ba:

Chuẩn bị các thông tin phân tích cần thiết để đưa ra các quyết định điều chỉnh sản

xuất

Các nhà quản trị cần phải có đầy đủ các thông tin về đối tượng quản lý và các

công cụ đánh giá hậu quả của những quyết định của mình lên các chỉ tiêu của hoạt động

sản xuất, hiệu quả sản xuất Để đưa ra các quyết định về điều chỉnh quá trình sản xuất thì

các nhà quản trị cần sử dụng thông tin phân tích về nguyên nhân đã dẫn đến các sai

lệch, sự sẵn có các tiềm năng sản xuất để giảm rối loạn sản xuất Quá trình lựa chọn

các quyết định điều chỉnh có thể thể hiện theo biểu đồ sau:

Sơ đồ 1 - 4 Sơ đồ kiểm soát năng xuất lò nung clanke

trong nhà máy sản xuất xi măng

Năng xuất lò nung clanke

Sự đôn đốc, kiểm tra của quản đốc, trưởng ca

Tình trạng máy móc

Chất lượng

NVL chính

Chậm cung cấp NVL

Chất lượng phụ gia

Không có kế

hoạch làm việc

ý thức làm việc của công nhân

Kỷ luật không

nghiêm của nhà

máy

Mức trách nhiệm thấp, thiếu sự kiểm soát từ cấp trên

Hoàng Đức Thắng – Luận văn Thạc sĩ 20

Có

Điều chỉnh

So sánh các giá trị các chỉ tiêu thực tế và các giá trị kế hoạch

Có các thay đổi?

Dự báo hậu quả của các sai

lệch

Có đủ lớnkhông ?

Làm rõ các nguyên nhân sai lệch, những tiềm năng sản xuất

Xây dựng các phương án quyết định vềđiều chỉnh quá trình sản xuất

Dự báo về kết quả của từng phương án quyết định

Kết quả có tốt không?

Không

Có Không

Phân tích

Kiểm tra

Sơ đồ 1-5: Nguyên tắc về quá trình

ra các quyết định và phân tích tiến trình sản xuất

Hoàng Đức Thắng – Luận văn Thạc sĩ 21

1.3.3.3 Nhiệm vụ và nội dung của giai đoạn điều chỉnh quá trình sản xuất

Quá trình điều chỉnh sản xuất gồm ba bước sau:

- Chuẩn bị thông tin để ra quyết định

- Ra quyết định và thông qua

- Thực hiện quyết định và kiểm soát thực hiện

+ Trong bước chuẩn bị thông tin: cần chế biến thông tin (về những sai lệch

trong sản xuất, những hướng ưu tiên sản xuất, tình trạng các nguồn lực ) và trình

bày theo hình thức văn bản giấy, hoặc video, ghi âm hoặc các tín hiệu khác cho phép

+ Giai đoạn xây dựng các quyết định và thông qua quyết định: đưa ra các

phương án quyết định khác nhau và lựa chọn một trong số đó Trong quyết định rất cần

ghi đầy đủ các thông tin như: thời hạn quy định cần hoàn thành, lựa chọn những người

tham gia, đưa thêm những thông tin bổ xung, thống nhất và ra quyết định, xác định

những nguồn lực cần thiết để thực hiện quyết định

Những điều kiện cần để thực hiện quyết định điều chỉnh quá trình sản xuất là:

Đảm bảo về mặt tổ chức: có đủ các nguồn lực cần thiết trong tay những người chịu

trách nhiệm thực hiện để thực hiện quyết định, đầy đủ các tài liệu hướng dẫn của tổ chức

cần thiết để ứng xử trong từng tình huống phát sinh

Đảm bảo về thông tin cần thiết để hài hoà hoạt động của những người thực hiện

+ Trong giai đoạn thực hiện các quyết định: thì cần kiểm soát thực hiện của

các thành viên nhóm thực hiện và trong đó có thể tiếp tục đưa ra các điều chỉnh cần

thiết cho những người thực hiện quyết định điều chỉnh sản xuất

Việc điều chỉnh đưa ra các yêu cầu sau đây:

• Lập kế hoạch sản xuất tác nghiệp rõ ràng

• Kiểm soát liên tục và theo dõi tiến trình thực hiện

• Thực hiện cần nhanh chóng và nghiêm ngặt theo các quy định của lãnh

đạo

• Ý thức trách nhiệm của các nhà quản trị sản xuất tác nghiệp

Hoàng Đức Thắng – Luận văn Thạc sĩ 22

Trong các quyết định điều chỉnh sản xuất có thể sử dụng các loại nguồn dự trữ: vật

chất; thời gian; tổ chức Nguồn dự trữ về vật chất liên quan đến bổ xung máy móc

thiết bị công nghệ, công cụ, dụng cụ sản xuất, nguyên vật liệu Liên quan đến thời

gian là có thể huy động làm ngoài giờ, bổ xung ca làm việc trong ngày Liên quan đến

tổ chức có thể là phân chia lại các nguồn lực giữa các phân xưởng, các bộ phận sản

xuất, Việc sử dụng các nguồn lực dự trữ này như thế nào là trách nhiệm của các

bộ phận điều độ và các nhà quản trị

- Bộ máy điều độ trong một nhà máy thông thường được tạo bởi từ ba cấp:

+ Cấp nhà máy: ở cấp nhà máy thì thường được gọi là phòng kế hoạch điều độ

trung tâm

+ Cấp phân xưởng: thường được gọi là kế hoạch điều độ của phân xưởng

+ Cấp bộ phận sản xuất: ở cấp bộ sản xuất thì chỉ có một điều độ viên thực

hiện nhiệm vụ điều độ

Việc phân cấp điều độ này còn phụ thuộc vào: quy mô, đặc điểm của tổ chức sản

xuất, kết cấu sản xuất Tại những nhà máy lớn thì lãnh đạo Phòng kế hoạch - điều độ

trung tâm là điều độ viên trưởng với quyền hành điều phối công việc của các nhóm điều

độ khác nhau để đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng cho quá trình sản xuất (các nhóm đó

liên quan đến tất cả các phân xưởng sản xuất khác nhau trong nhà máy, từ sản xuất

chính đến phụ và phụ trợ)

- Các chức năng của điều độ viên trưởng sẽ bao gồm:

* Kiểm soát tiến trình thực hiện chương trình sản xuất theo các chủng loại

sản xuất chính, ra những quyết định điều chỉnh để loại bỏ các chậm muộn phát

sinh

* Đưa ra các cảnh báo cần thiết về những rối loạn sẽ xảy ra trong tiến trình

sản xuất khi có những dấu hiệu không bình thường trong hoạt động của hệ

thống máy móc thiết bị công nghệ, chậm cung ứng nguyên vật liệu, công cụ dụng

cụ sản xuất, vi phạm các định mức tiêu hao vật tư trong các phân xưởng

* Thực hiện tính toán và phân tích lãng phí thời gian máy móc thiết bị trong

các ca làm việc

Hoàng Đức Thắng – Luận văn Thạc sĩ 23

- Trách nhiệm của bộ phận điều độ cấp phân xưởng: ví dụ như với phân

xưởng lắp ráp cơ khí thì chỉ là nhằm đảm bảo cung ứng đầy đủ cho các bộ phận sản

xuất trong các phân xưởng bán thành phẩm, chi tiết lắp ráp theo nhu cầu của sản

xuất trong phân xưởng đã đề ra (đúng về chủng loại và kịp thời theo thời gian)

Bộ máy điều độ sản xuất của các phân xưởng sản xuất kiểm soát và điều chỉnh việc

sản xuất sản phẩm theo từng chủng loại của từng phân xưởng đó và thực hiện các

chức năng sau:

* Tập hợp các thông tin từ các bộ phận sản xuất theo tiến trình sản xuất

* Nhận các thông báo từ các bộ phận sản xuất trong phân xưởng về những

bất ổn phát sinh, những chậm muộn và những nhân tố làm ảnh hưởng đến việc

hoàn thành các kế hoạch theo thời gian đã đề ra

* Lãnh đạo phân xưởng theo những nhiệm vụ sản xuất hàng ngày và lịch

trình sản xuất tác nghiệp

* Giao những hướng dẫn, các chỉ đạo cho các bộ phận của phân xưởng để

loại bỏ những phát sinh gây ra chậm muộn, kiểm soát việc thực hiện các chỉ đạo

tác nghiệp đó

* Kiểm soát công việc của các bộ phận chuẩn bị sản xuất cho phân xưởng

* Thông tin cho lãnh đạo phân xưởng và lãnh đạo bộ phận điều độ cấp phân

xưởng về những trường hợp không bình thường đòi hỏi phải can thiệp Tiến

hành các cuộc họp điều độ theo các vấn đề cần thực hiện của các nhóm theo

nhiệm vụ được giao trong hiện tại

* Kiểm soát việc đưa các thiết bị, máy móc vào ra theo lịch trình sửa chữa

Hiệu quả hoạt động của bộ máy điều độ phụ thuộc rất nhiều vào tổ chức các

mối quan hệ trong nhà máy (với bộ phận cung ứng vật tư, cơ điện, công nghệ- kỹ

thuật) để tạo ra sự phối kết hợp nhịp nhàng trong thực hiện các quyết định điều

chỉnh sản xuất Mối quan hệ giữa bộ máy điều độ với bộ máy quản trị sản xuất

tác nghiệp chiếm vị trí đặc biệt quan trọng bởi cả hai đều nằm trong sự thống

nhất cảu Phòng kế hoạch - điều độ trung tâm để đảm bảo sự phối hợp ra quyết

định về điều chỉnh quá trình sản xuất

Hoàng Đức Thắng – Luận văn Thạc sĩ 24

1.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến kiểm soát hệ thống sản xuất và các phương

hướng hoàn thiện kiểm soát hệ thống sản xuất

1.4.1 Các nhân tố ảnh hưởng đến kiểm soát hệ thống sản xuất

Có rất nhiều các nhân tố ảnh hưởng tới chất lượng của kiểm soát hệ thống

sản xuất nhưng nhìn chung có các nhân tố ảnh hưởng chính sau:

- Thiết kê bộ máy kiểm soát hệ thống sản xuất:

+ Bộ máy kiểm soát hệ thống sản xuất có phù hợp với quy mô, tình hình thực

tế của đơn vị sản xuất hay không, ví dụ: thông thường ở các nhà máy quy mô trung

bình và lớn thì Bộ máy kiểm soát thường được phân làm 3 cấp (Cấp nhà máy, cấp

phân xưởng, cấp tổ đội sản xuất) mới đáp ứng được yêu cầu kiểm soát, còn với quy mô

nhỏ doanh nghiệp có thể kiểm soát qua 2 cấp mà vẫn đảm bảo tính kịp thời và chính

xác trong điều hành sản xuất

+ Những người tham gia vào kiểm soát hệ thống sản xuất có được quy định

trách nhiệm, quyền hạn và chế độ ưu đãi một cách rõ ràng không có đủ năng lực để đảm

nhiệm công việc không

- Thiết kế các quy định trong quản lý họat động kiểm sóat: những văn bản

quy định, mẫu báo cáo liên quan đến hoạt động kiểm soát

- Trang thiết bị kiểm soát: các trang thiết bị trong quá trình kiểm soát sản

xuất sẽ làm giúp kịp thời phát hiện các sai lệch, trục trặc trong họat động sản xuất,

nâng cao độ chính xác của các thông tin kiểm soát ví dụ như: nếu có bộ đàm, và

camera theo dõi hoạt động sản xuất, người điều động sản xuất trưởng trên văn phòng có

thể phát hiện và điều khiển trực tiếp với điều động viên ở phân xưởng,và ngược lại,

phân xưởng có thể xin ý kiến chỉ đạo trực tiếp từ cấp trên, hoặc nếu được trang bị máy

tính, phần mềm nối mạng từ phân xưởng lên văn phòng công ty thì viêc xử lý dữ liệu

sẽ chính xác và nhanh chóng hơn

- Các văn bản quy định có liên quan đến hoạt động sản xuất: như khen

thưởng, kỷ luật: điều này rất quan trọng vì khi xảy ra sự cố có liên quan đến trách

nhiệm cho đối tượng rõ ràng mà không được xử lý thích đáng sẽ gây phản ứng coi nhẹ

cho các trường hợp khác, dẫn đến mất kỷ luật, hoặc khen thưởng không đúng mức sẽ

Hoàng Đức Thắng – Luận văn Thạc sĩ 25

không kích thích được tính tự giác, sáng tạo đóng góp của con người tham gia vào quá

trình sản xuất sẽ tạo ra sự chây ỳ chậm phát triển của cả hệ thống sản xuất

- Mối quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận kiểm soát với các bộ phận khác,

trong một doanh nghiệp mọi hoạt động của các bộ phận khác nhau đề có liên quan

chặt chẽ với nhau, đòi hỏi phải có sự hỗ trợ, phối hợp nhịp nhàng thì hệ thống của cả

doanh nghiệp mới hoạt động tốt được ví dụ: nhà máy thực hiện chậm tiến độ một đơn

hàng xuất khẩu do khách quan máy hỏng đòi hỏi sự phối hợp của bộ phận xuất nhập

khẩu để thương thuyết về thời gian chẳng hạn

- Chất lượng kế hoạch sản xuất tác nghiệp, và các định mức: (tiêu hao

nguyên vật liệu, máy móc ) Nếu không có những chỉ tiêu kế họach, định mức cụ

thể và chi tiết thì sẽ không kiểm soát được một cách toàn diện hoặc, ngòai ra các kế

hoạch, bảng định mức không đúng với thực tế làm thông tin trong sản xuất bị xáo trộn

không có thước đo và kiểm soát sẽ sai lệch

- Triển khai thực hiện hoạt động kiểm soát: có một bộ máy kiểm soát phù

hợp với đầy đủ các phương tiện hỗ trợ nhưng muốn nó hoạt động hiệu quả đòi hỏi các

thành viên tham gia phải thực hiện đúng quy trình công việc, làm việc nghiêm túc, có

trách nhiệm, phải biết xử lý tình huống một cách khoa học nhanh nhạy đòi hỏi người

lam công tác kiểm soát có trình độ chuyên môn

Sự phản ánh có trung thực khi phát hiện các trường hợp gây ra lỗi, không

được bao che, trốn tránh trách nhiệm cũng là yêu cầu cần thiết trong xây dựng những

chuẩn mực nghề nghiệp cho bộ máy kiểm soát Ví dụ: những kiểm soát viên cấp

phân xưởng và tổ đội thường có mối quan hệ gắn bó về mặt tình cảm do cùng nhau

làm việc trong cùng một địa điểm nên họ ngại va chạm, làm mất lòng người khác dẫn

đến bỏ qua hoặc bao che cho những hành vi sai phạm, hoặc khi máy móc bị dừng,

sản phẩm bị lỗi do công nhân mất tập trung làm việc thường đổi cho tình trạng máy

móc không tốt và trưởng bộ phận lại bao che cho họ

1.4.2 Các phương hướng hoàn thiện kiểm soát hệ thống sản xuất

Hoàng Đức Thắng – Luận văn Thạc sĩ 26

Muốn có một hệ thống kiểm soát sản xuất hoạt động thực sự có hiệu quả đòi hỏi

phải làm tốt các yếu tố sau:

- Hoàn thiện bộ máy kiểm soát bao gồm: Hoàn thiện phân cấp trong bộ máy

kiểm soát, hòan thiện các văn bản quy định phân công trách nhiệm, nhiệm vụ cụ thể

cho từng cấp, từng vị trí trong bộ máy

- Trang bị hoàn chỉnh trang thiết bị kiểm soát và hỗ trợ kiểm soát như: Hệ

thống thông tin giữa các phân xưởng và văn phòng nhà máy, (điện thoại, bộ đàm),

Trang bị máy tính cho từng phân xưởng và nối mạng nội bộ nhà máy nhằm cập nhật

thông tin hàng ngày, nếu quy mô nhà máy lớn có thể trang bị phần mềm kiểm soát

sản xuất, camera theo dõi công nhân làm việc, thiết bị cân đong điện tử ở phân xưởng,

máy chấm công (scaner)

- Hoàn chỉnh các văn bản quy chế, quy định của nhà máy một cách khoa học

( có chế tài xử phạt rõ ràng với những vi phạm và mức thưởng tương xứng với

những thành tích nổi bật )

- Đào tạo chuẩn cho đội ngũ tham gia công tác kiểm soát tại các phân xưởng :

hiểu rõ về hệ thống sản xuất, tầm quan trọng của công tác kiểm soát sản xuất để nâng

cao ý thức trách nhiệm, thực hiện các báo cáo, nhật ký làm việc một cách trung thực

và khoa học

- Hoàn thiện công tác hoạch định kế hoạch tác nghiệp sản xuất, các hệ thống

định mức:

- Tăng cường các họat động phối kết hợp giữa các Bộ phận khác nhau trong

doanh nghiệp nhằm tăng hiệu quả kiểm sóat các họat động sản xuất

Hoàng Đức Thắng – Luận văn Thạc sĩ 27

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Chương 1 đã hệ thống hóa các vấn đề lý luận liên quan đến đề tài như:

• Khái niệm về hệ thống sản xuất

• Khái niệm và tầm quan trọng của kiểm soát hệ thống sản xuất

• Các nhân tố ảnh hưởng đến kết quả và hiệu quả của hệ thống sản xuất: thiết kế

bộ máy kiểm soát sản xuất, các văn bản, chính sách có liên quan đến quản lý họat động

kiểm soát hệ thống sản xuất, các trang thiết bị kiểm soát, công tác lập kế họach

trong họat động sản xuất và các công tác xây dựng định mức trong họat động sản xuất,

trình độ và ý thức trách nhiệm, kỷ luật của đội ngũ nhân viên tham gia thực hiện các

nhiệm vụ kiểm soát hệ thống sản xuất, mối quan hệ tương tác giữa các Bộ phận

khác nhau trong nhà máy nhằm hỗ trợ cho họat động kiểm soát tiến hành nhịp

nhàng

• Các phương hướng hoàn thiện kiểm soát hệ thống sản xuất

Đây là những nền tảng lý thuyết quan trọng để sử dụng trong quá trình nghiên cứu,

phân tích các họat động kiểm soát hệ thống sản xuất của công ty TNHH Panasonic

Electronic Devices Việt Nam được trình bày trong chương 2 ngay sau đây

Hoàng Đức Thắng – Luận văn Thạc sĩ 28

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT HỆ THỐNG

SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY TNHH PANASONIC ELECTRONIC DEVICES

VIỆT NAM 2.1 Quá trình hình thành và phát triển công ty TNHH Panasonic

Electronic Devices Việt Nam

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Panasonic

Electronic Devices Việt Nam

Công ty TNHH Panasonic Electronic Devices Việt Nam là doanh nghiệp 100%

vốn nước ngoài trực thuộc tập đoàn điện tử Panasonic có trụ sở tại Nhật Bản, thành lập

tại Hà Nội năm 2006 với chức năng sản xuất, lắp ráp các linh kiện điện tử cho Tivi và

điện thoại di động Đến nay, công ty đã phát triển cả bề rộng lẫn bề sâu với tổng số lao

động gần 2000 người doanh thu hàng năm bình quân khoảng 200 triệu USD

Đôi nét về công ty TNHH Panasonic Electronic Devices Việt Nam

* Địa chỉ: Lô J1-2 khu CN Thăng Long, Đông Anh, Hà Nội

* Vốn đầu tư: 43 triệu USD

* Thành lập: ngày 27 tháng 4 năm 2006

* Doanh thu: năm 2008: 72 triệu USD; Năm 2009: 138 triệu USD; Năm 2010: 204

triệu USD; Năm 2011: 232 triệu USD; dự kiến năm 2012 là 230 triệu USD

* Lĩnh vực hoạt động chính: lắp ráp, sản xuất các loại linh kiện cho Tivi và điện

thoại di động

* Sản phẩm chủ yếu: bộ thu sóng Tivi, loa điện thoại di động

* Năng lực sản xuất:

- Bộ thu sóng khoảng 26 triệu sản phẩm / năm

- Loa điện thoại di động khoảng 20 triệu sản phẩm/năm

* Thị trường tiêu thụ chủ yếu: xuất khẩu 100% ra nước ngoài là châu Á, châu

Mỹ, và châu Âu

* Thành tựu của Công ty:

Hoàng Đức Thắng – Luận văn Thạc sĩ 29

- Là công ty sản xuất bộ thu sóng Tivi lớn nhất trong tập đoàn Panasonic chỉ sau

3 năm hoạt động

- Doanh nghiệp tiêu biểu Việt Nam trong lĩnh vực bảo vệ môi trường

- Công đoàn vững mạnh trong các khu công nghiệp và chế xuất năm 2008

- Công ty đạt chứng chỉ chất lượng ISO9001-2000 và ISO14000 năm 2008 Chỉ

sau chưa đầy 2 năm hoạt động

2.1.2 Tổ chức nhân sự của công ty công ty TNHH Panasonic Electronic

Devices Việt Nam

Tổ chức của công ty TNHH Panasonic Electronic Devices Việt Nam gồm đầy đủ

các phòng ban đảm nhiệm các chức năng, lĩnh vực hoạt động cụ thể của công ty theo

hướng chuyên môn hoá

Ban lãnh đạo điều hành của công ty bao gồm: Tổng giám đốc, 2 giám đốc bộ phận

- Tổng giám đốc lãnh đạo chung các vấn đề của công ty, tìm kiếm khách hàng và

thực hiện các chức năng báo cáo với công ty “Mẹ” và lãnh đạo trên tập đoàn

- Giám đốc sản xuất lãnh đạo các phòng: Kỹ thuật, Sản xuất, Chất lượng, Kế hoạch

- Mua hàng - Bán hàng và các kho nguyên vật liệu, kho thành phẩm

- Giám đốc khối hành chính phụ trách: Phòng Hành chính nhân sự, phòng kế toán

tài chính, phòng cơ sở vật chất Khối này có nhiệm vụ hỗ trợ và luôn phải lấy khối

sản xuất làm trung tâm để có các hỗ trợ cần thiết cho hoạt động kiểm soát sản xuất

Ngoài ra còn có các trưởng phòng và đội ngũ các quản đốc, trưởng chuyền đảm

nhiệm các nhiệm vụ cụ thể trong bộ phận

Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH Panasonic Electronic Devices Việt Nam được

thể hiện theo hình (2.1)

Tổng giám đốc (General Director)

Giám đốc sản xuất Giám đốc khối

hành chính

Hoàng Đức Thắng – Luận văn Thạc sĩ 30

2 2 Phân tích thực trạng về kiểm soát hệ thống sản xuất tại công ty

n phẩm bộ

bộ thu sóngnhiệm vụ tình ảnh và â

Sản ph

ghệ sản xu

iệu bộ máy ectronic D

Sơ đồ 2-2 S

ồn: Phòng

ận văn Thạc

g kiểm soá evices Việt

ộ thu sóng T

g cho Tivi (thu tín hiệu

âm thanh để

hẩm hoàn th

ất bộ thu s

y kiểm soát evices Việt

Sơ đồ công

Sản xuất, c Devi

c sĩ

t hệ thống

t Nam Tivi:

(còn gọi là T

u từ Anten vhiển thị lên

ại công ty T

một linh kiện

au đó phân tíTivi

Hoàng Đức Thắng – Luận văn Thạc sĩ 32

Qua nghiên cứu về công tác kiểm soát hệ thống sản xuất trong công ty

TNHH Panasonic Electronic Devices Việt Nam cho thấy, mặc dù công ty không có

một bộ máy kiểm soát hệ thống sản xuất độc lập và chuyên trách nhưng nó vẫn tồn

tại khách quan trong hoạt động sản xuất mà cán bộ nhân viên, lãnh đạo công ty và

những người quản lý sản xuất đang phải kiêm nhiệm và thực hiện hàng ngày

Bộ máy kiểm soát hệ thống sản xuất của công ty TNHH Panasonic Electronic

Devices Việt Nam bao gồm có các bộ phận sau:

Kho nguyên vật liệu, Phòng kế hoạch - mua hàng - bán hàng, phòng sản xuất,

phòng kỹ thuật, phòng quản lý chất lượng và kho thành phẩm

- Thủ kho nguyên vật liệu có nhiệm vụ: ghi chép các dữ liệu xuất nhập nguyên

vật liệu, kiểm soát tồn kho và báo cáo lên phòng sản xuất, phòng kế hoạch mua bán

để luôn đảm bảo cung cấp đủ nguyên vật liệu cho sản xuất Ngoài ra còn phải kết hợp

chặt chẽ với phòng Quản lý chất lượng để kiểm soát chất lượng đầu vào của nguyên

vật liệu

- Phòng kế hoạch - mua hàng - bán hàng có nhiệm vụ: Thu thập các báo cáo về

tình hình sản xuất, nguyên vật liệu, và tình hình bán hàng, rồi tổng hợp lại và phân

tích tình hình thực tế so với kế hoạch để có phương án chỉ đạo, điều chỉnh cho phù hợp

với kế hoạch sản xuất-mua hàng-bán hàng đã đề ra

- Phòng sản xuất có nhiệm vụ: đảm bảo sản lượng và chất lượng sản phẩm được

giao trên cơ sở lập kế hoạch sản xuất cụ thể về con người, máy móc và nguyên vật

liệu Người chịu trách nhiệm cao nhất cho nhiệm vụ này là Trưởng phòng sản xuất

+ Quản đốc (Supervisor) có nhiệm vụ: Lập kế hoạch tác nghiệp sản xuất chi tiết

giao cho các bộ phận, trưởng chuyền và theo dõi, kiểm tra, đôn đốc tiến trình thực

hiện sản xuất theo kế hoạch, phát hiện những trục trặc, phát sinh trong quá trình sản

xuất gửi lên trưởng phòng và các phòng ban liên quan để phối hợp giải quyết

+ Các trưởng chuyền có trách nhiệm: Phân công công việc cho từng vị trí làm

việc trực tiếp là công nhân và theo dõi đôn đốc các thành viên trong dây chuyền, ghi

nhật ký sản xuất hàng ngày, làm báo cáo sản xuất nộp cho Quản đốc

Hoàng Đức Thắng – Luận văn Thạc sĩ 33

- Phòng quản lý chất lượng có nhiệm vụ: Lập các thủ tục, các tiêu chuẩn kiểm

soát chất lượng, an toàn cho các phòng ban trong công ty Kiểm tra chất lượng sản

phẩm sản xuất ra và chất lượng nguyên vật liệu nhập vào hàng ngày rồi tổng hợp

báo cáo về phòng Kế hoạch - phòng mua nguyên vật liệu và phòng bán hàng

- Thủ kho thành phẩm có nhiệm vụ theo dõi: Khối lượng hàng hóa nhập từ dây

chuyền và hàng hóa xuất ra khỏi nhà máy cũng như tồn kho hàng ngày báo về cho

phòng kế hoạch bán hàng và phòng sản xuất

- Phòng kỹ thuật có nhiệm vụ: kiểm soát tình trạng hoạt động của máy móc

nhằm đảm bảo thời gian dừng dây chuyền do hỏng máy là ít nhất Kết hợp với các

phòng ban khác trong việc triển khai, cài đặt máy móc cho việc sản xuất sản phẩm

mới

Sơ đồ hệ thống sản xuất của công ty TNHH Panasonic Electronic Devices Việt

Nam

Kết luận rút ra: Như vậy là bộ máy kiểm soát hệ thống sản xuất của công ty

TNHH Panasonic Electronic Devices Việt Nam khá hoàn chỉnh về mặt phân cấp do

đó nếu phân công trách nhiệm, nhiệm vụ một cách khoa học và hợp lý thì nó sẽ đem

lại hiệu quả cao cho quá trình sản xuất

Kho NVL Xưởng lắp ráp

kiểm tra

Kho thành phẩm

Phòng kế hoạch-mua hàng-bán hàng

Phòng quản lý chất lượng Phòng Kỹ

thuật

Hoàng Đức Thắng – Luận văn Thạc sĩ 34

2.2.2 Các quy định chung về hoạt động kiểm soát hệ thống sản xuất của công

ty TNHH Panasonic Electronic Devices Việt Nam:

Các quy định, điều lệ của công ty mang ý nghĩa quan trọng dẫn đường cho hoạt động

của công ty, mọi phòng ban, bộ phận đều hoạt động dựa theo bảng hướng dẫn này

Một công ty có quy trình làm việc khoa học và việc thực hiện nó một cách nghiêm

túc sẽ cho kết quả như mong muốn, ngược lại thực hiện không tốt sẽ dẫn đến bộ máy

bị đảo lộn, các hoạt động bị rối loạn trong công tác tổ chức và có thể tan rã

Trích điều lệ của công ty TNHH Panasonic Electronic Devices Việt Nam quy định

cho hệ thống kiểm soát sản xuất do phòng Quản lý chất lượng công ty lập bao gồm

các điều sau: (nguồn: Jobs descriptions - mô tả công việc - Phòng Quản lý chất

lượng - Panasonic Electronic Devices Việt Nam, tháng 1 năm 2012):

1 Nhiệm vụ của Phòng kế hoạch - mua hàng - bán hàng: lập kế hoạch sản

xuất theo kế hoạch được giao của ban giám đốc trình Giám đốc nhà máy phê

duyệt, cụ thể những công việc đó là:

- Đối với nhóm Kế hoạch:

+ Lập kế hoạch sản xuất và cung ứng vật tư, thiết bị, nhân công, kế hoạch tồn kho

trong từng thời kỳ: năm, quý, tháng, tuần giao cho từng bộ phân chuyên trách đảm

nhiệm

+ Lập mẫu báo cáo giao cho bộ phận cấp dưới thực hiện

+ Tổng hợp báo cáo sản xuất hàng ngày, kiểm tra phân tích thông tin sản xuất và ra

các quyết định điều chỉnh

+ Làm báo cáo tuần, tháng, quý, năm trình ban giám đốc khi có yêu cầu

+ Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc, điều chỉnh việc thực hiện kế hoạch sản xuất ở các bộ

phận sản xuất

+ Tổ chức các cuộc họp thường niên trong nội bộ hệ thống sản xuất, liên kết với các

phòng ban khác phối hợp thực hiện công tác sản xuất với các công tác khác của

công ty

+ Phát hiện những trường hợp sai phạm kỷ luật, những tấm gương trong sản xuất

lập và trình ban giám đốc ra quyết định

Hoàng Đức Thắng – Luận văn Thạc sĩ 35

- Đối với nhóm mua hàng:

+ Theo dõi kế hoạch sản xuất và sản lượng thực tế để mua nguyên vật liệu đảm bảo

+ Lập kế hoạch bán hàng chi tiết cho năm, tháng và tuần, ngày cụ thể

+ Kết hợp với bộ phận sản xuất và kho thành phẩm để luôn đáp ứng sản lượng cho

xuất hàng

+ Có các điều chỉnh lịch xuất hàng phù hợp với tình hình nguyên vật liệu và sản xuất

• Nhiệm vụ của phòng sản xuất: trưởng phòng sản xuất chịu trách nhiệm lập

và kiểm soát việc thực hiện kế hoạch sản xuất và giám sát cấp dưới

- Đối với các quản đốc phân xưởng:

+ Thực hiện các kế hoạch do phòng kế hoạch vật tư đưa xuống, tính toán làm các kế

hoạch bộ phận để thực hiện sản xuất một cách thuận lợi nhất

+ Giao nhiệm vụ cho từng trưởng ca, trưởng chuyền, theo dõi hàng ngày việc thực

hiện kế hoạch, phát hiện những trục trặc, khó khăn hoặc các vấn đề phát sinh thu thập

dữ liệu gửi phòng kế hoạch giải quyết

+ Phân công làm các báo cáo nộp phòng kế hoạch vật tư – mua và bán hàng hàng

ngày

- Đối với các trưởng chuyền có trách nhiệm nhận và thực hiện kế hoạch của quản đốc

phân xưởng, giao công việc cụ thể cho từng công nhân, trực tiếp sản xuất và

kiểm tra, đôn đốc, theo dõi việc chấp hành của công nhân, báo cáo quản đốc những

trường hợp sai phạm hoặc những phát sinh trong quá trình sản xuất

• Nhiệm vụ của phòng quản lý chất lượng: Soạn thảo các văn bản, nội quy, quy định

của công ty theo các tiêu chuẩn của tập đoàn và ISO Kiểm tra giám sát việc chấp